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Guide méthodologique destiné aux gestionnaires financiers

Clôture 2014
et rattachements des
charges et des produits
Sommaire
Introduction ………………………………………………………………………………………………3
1. Dépenses
1.1. Cas général des dépenses (factures parvenues en 2014) ………………………..4
1.2. Charges A Payer (CAP) ………………………………………………………………12
1.3. Charges Constatées d’Avance (CCA) ………………………………………………22
1.4. Liquidation des factures d’achat parvenues en 2015 ………………..……………25
2. Recettes
2.1. Cas général des recettes …………………………………………………………….49
2.2. Produits A Recevoir (PAR) …………………………………………………………..55
2.3. Produits Constatés d’Avance (PCA) ……………………………………………….61
2.3. Liquidation des factures de vente émises en 2015 ………………......………..…66
3. Prestations internes ………………………………………………………………………………..68
4. Régies d’avances et de recettes …………………………………………………………………69
5. Opérations spécifiques de rattachement de recettes à l’exercice
5.1. Les droits d’inscription ………………………………………………………………70
5.2. Les contrats de recherche ou de formation ………………………………………72
5.3. Autres opérations gérées à l’avancement ………………………………………..76
5.4. Les projets pluriannuels d’investissement ………………………………………..78
Introduction

La comptabilité générale retrace l’ensemble des mouvements affectant le


patrimoine, la situation financière et le résultat de l’établissement.
 Elle est tenue par exercice s’étendant sur une année civile.

Dans les établissements publics, comme dans le secteur privé, la règle est que
tous les droits acquis au cours d’un exercice doivent être rattachés à cet exercice.
 Principe des « droits constatés »
 Permet de donner une image fidèle et sincère de l’établissement.

La période d’inventaire permet d’opérer le bon rattachement des opérations à


l’exercice auquel elles se rapportent selon la procédure des « charges à payer »
et des « charges constatées d’avances » pour les dépenses, et des « produits à
recevoir » ou « produits constatés d’avances » en ce qui concerne les recettes.

Dans SIFAC c’est la date comptable qui détermine l’exercice sur lequel
l’impact budgétaire et comptable sera effectué.

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1. Dépenses
1.1. Cas général des dépenses

 Les commandes
Date limite de saisie des commandes : le 28 novembre 2014
 Anticiper vos besoins courants
 Vérifier l’existence des commandes relatives aux dépenses récurrentes
 S’assurer auprès du fournisseur de la livraison ou de la réalisation de la
prestation sur 2014

Courant décembre 2014 : seules les commandes de transports,


restauration, traiteur et maintenance urgente restent autorisées.
Les bons de commandes de prestations internes ne seront autorisés que
s’ils concernent la période de décembre.

Contrairement aux années précédentes, les procédures de


commande restent identiques à celles appliquées tout au long de
l’année : saisie par les gestionnaires de composantes, unités de
recherche et services ou par ceux des pôles mutualisés.
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1. Dépenses
1.1. Cas général des dépenses

Lors de l’analyse de vos dépenses de fin d’année, nous vous rappelons de ne pas
oublier les dépenses de prestations de service qui n’ont pas toujours fait l’objet
d’une commande (même si elles le devraient), comme par exemple les contrats de
location de photocopieuse, les contrats de maintenance, l’affranchissement…

Les bons de commandes seront créés sur une base évaluative du reste à livrer,
avec une ligne de poste :
 par période de facturation,
 par type de dépense (consommation, abonnement, location)
 par taux de TVA.

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1. Dépenses
1.1. Cas général des dépenses

 Le service fait
C’est le service fait qui détermine le rattachement à l’exercice
indépendamment de la date de réception de la facture.

 Sensibiliser les acheteurs à l’importance du service fait au fil de l’eau


 Prendre l’attache de l’initiateur de la commande et faire des points réguliers
sur la réalisation du service fait
 Transmettre très régulièrement les attestations de service fait à votre service
financier

La saisie régulière des services faits est primordiale durant la


période de clôture. Elle doit concerner aussi bien les commandes
ponctuelles dès leurs dates de réalisation que celles faisant l’objet
d’une facturation périodique dès la fin de la période.

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1. Dépenses
1.1. Cas général des dépenses

 Liquidation des factures d’achat reçues en 2014

Arrêt de la période d’inventaire : plus de possibilité de liquider début


janvier les factures reçues durant les congés de fin d’année.

Les factures reçues durant le mois de décembre seront liquidées au fur et à


mesure par les composantes, unités de recherche, services ou par le bureau
facturier.

Date limite de liquidation de dépenses et missions : le 31 décembre 2014


Date limite de réception à l’AGC des listes dép signées : le 6 janvier 2015

La validation des liquidations de dépenses ne sera plus accessible à compter


du 31 décembre 2014 au soir.

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1. Dépenses
1.1. Cas général des dépenses

• Cas 1 : Facture reçue en 2014 à traiter en flux classique


 Saisie de la facture en flux classique (transaction MIRO)
 La date comptable doit être saisie à la date du jour

Date de facture fournisseur


Date comptable impérative
(<= 31/12/2014)
à la date du jour (2014)
La date de base correspond à la date du démarrage du
délai global de paiement.
b
Saisir en « date base » :
- soit la date de réception de la facture, si la date de service
fait est antérieure à la date de réception de la facture,
- soit la date de service fait (réception de la marchandise,
réalisation de la prestation…), si la date de service fait est
postérieure à la date de réception de la facture.
Veillez à la cohérence des flux. En périmètre SFACT, l’outil prend comme date de démarrage
du DGP la date la plus récente entre la date du scan, la date
de la facture + 2 jours ouvrés et la date du SF. 8
1. Dépenses
1.1. Cas général des dépenses

 De manière exceptionnelle, facture parvenue avant le 9 janvier 2015, sans


commande mais avec service fait 2014
 contacter l’assistance SIFAC (sifac@unistra.fr) pour demande d’accord
pour la saisie sur 2014 d’un bon de commande hors périmètre (ie hors
transports, restauration, traiteur et maintenance urgente)
 courant décembre, saisie de la commande, du service fait et de la facture
sur 2014 (cas général)
 du 1er au 9/01/2015, saisie de la commande et du service fait sur 2014
(CAP) puis liquidation de la facture sur 2015

 Annulation de MIRO
Les factures MIRO générées par erreur sur l’exercice 2014 ne pourront faire
l’objet d’une annulation en MR8M
 une demande d’annulation devra être formulée à l’assistance SIFAC
(sifac@unistra.fr) afin de procéder à cette opération

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1. Dépenses
1.1. Cas général des dépenses

• Cas 2 : Facture reçue en 2014 à traiter en liquidation directe


 Saisie de la facture en liquidation directe (transaction FB60)
 Pour rappel, la date limite de saisie a été fixée au 31/12/2014
 La date comptable doit être saisie à la date du jour

Date de facture fournisseur


a (<= au 31/12/2014)

Date comptable impérative


à la date du jour (2014) La date de base correspond à la date du démarrage du
délai global de paiement.

b Saisir en « date base » :


- soit la date de réception de la facture, si la date de service
fait est antérieure à la date de réception de la facture,
- soit la date de service fait (réception de la marchandise,
réalisation de la prestation…), si la date de service fait est
postérieure à la date de réception de la facture.

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1. Dépenses
1.1. Cas général des dépenses

 Traitement des rejets de dépenses


 Jusqu’au 14 décembre 2014, les rejets sont retournés aux gestionnaires
financiers pour traitement sur l’exercice 2014.

 Du 15 décembre 2014 au 22 janvier 2015 les rejets seront retraités par


les gestionnaires financiers sous la coordination de la DFI et de la DIRE.
Durant cette période, les rejets de dépenses seront transmis par l’agence
comptable à la DFI qui se chargera de les faire parvenir par courriel aux
gestionnaires financiers pour correction rapide du service fait sur
l’exercice 2014 (date comptable au 31/12/2014). Les dépenses seront
ainsi imputées sur le budget 2014.
La liquidation de la facture sera effectuée en date comptable 2014 ou
2015 selon la date de transmission au visa de l’agence comptable.

 Fin des prises en charge des dépenses par l’Agence Comptable


Date prévue : le 23/01/2015
11
1. Dépenses
1.2. Charges à payer

 Les charges à payer


• Principe
Ce sont des charges qui relèvent de l’exercice qui s’achève mais qui n’ont pas
été comptabilisées à la clôture, généralement parce que la facture n’est pas
encore parvenue.
La technique des charges à payer (CAP) permet le rattachement à l’exercice N
des dépenses dont le service est fait au plus tard le 31/12/N mais pour
lesquelles, à cette même date, l’établissement n’a pas reçu les factures
fournisseur ou les justificatifs nécessaires au paiement de ces dépenses.
La charge est ainsi rattachée à l’exercice N qui se clôture alors que la dépense
définitive sera liquidée en N+1.

Aucune charge à payer ne doit être émise


sur une convention gérée en RA

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1. Dépenses
1.2. Charges à payer

 Les charges à payer (hors masse salariale et frais de mission)


• Méthodologie des CAP (hors MS et frais de mission)
En flux classique, le service fait valorisé permet de constituer la charge à payer :
 en fonctionnement (hors frais mission et MS)
 en investissement à/c de cette année

L’impact budgétaire et comptable de la dépense se fait dès la saisie du service


fait (transaction MIGO). Ainsi, la comptabilisation des CAP s’effectue tout au long
de l’année sur les comptes :
 4081 « Fournisseurs – FNP s/ biens et services » en fonctionnement hors MS,
 4084 « Fournisseurs – FNP s/ immobilisations » en investissement.
Le solde de ces comptes en fin d’année correspond à la part de service fait
restant à facturer.

Date limite de saisie des CAP : le 9 janvier 2015

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1. Dépenses
1.2. Charges à payer

• Méthodologie des CAP (hors MS et frais de mission) - suite


La complétude des charges à payer en fin d’année se base donc sur
l’analyse des commandes en cours (quantités restant à livrer non nulles) et
sur le constat des services faits manquants.
A l’inverse, les services faits erronés ou sans objet devront être annulés.
D’où l’importance d’une mise en qualité régulière des flux budgétaires.

 Analyse des commandes en attente de service fait


La transaction ZME2K [variante « Analyse des restes à livrer » et mise en
forme « Analyse des restes à livrer»] permet d’obtenir la liste des
commandes d’achat n’ayant pas donné lieu à service fait ou à un service fait
partiel (se reporter aux colonnes « A livrer » pour reste à livrer en quantité et
« RàL » pour reste à livrer en valeur).
Les commandes doivent être saisies avec rigueur afin que la CAP
puisse faire l’objet d’une liquidation sécurisée : sélection du ou des
groupes de marchandises appropriés, du fournisseur exact et du code
de TVA applicable.
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1. Dépenses
1.2. Charges à payer

• Méthodologie des CAP (hors MS et frais de mission) - suite

 Traitement en charge à payer en cas de service fait


Il convient de prendre l’attache de l’initiateur de la commande pour faire un
point sur la réalisation du service fait.
Si le service est fait avant le 31 décembre 2014 mais non matérialisé dans
SIFAC : saisie du service fait en MIGO avec
 date comptable = date du jour ou = 31/12/2014 si saisie en 2015
 date de pièce = date du service fait

Date effective du
service fait (<=
31/12/14)
Date du jour
(31/12/14 au plus
tard)

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1. Dépenses
1.2. Charges à payer

• Méthodologie des CAP (hors MS et frais de mission) - suite

 Correction en l’absence de service fait


Si la commande d’achat doit être annulée car elle est sans objet, il suffit de
retourner sur la commande et de mettre chaque poste à la corbeille.
Si les restes à livrer de la commande ne seront jamais livrés par le
fournisseur, il convient de retourner sur la commande et de cocher la case
« livraison finale » dans l’onglet « livraison ».

 Correction des services faits erronés ou sans objet


A la fin de l’année le compte 4081 ne doit retracer que les réelles CAP.
C’est pourquoi il convient de s’assurer de la pertinence des services faits
enregistrés dans SIFAC grâce à l’analyse des services faits en attente de
facturation. La transaction FBL3N (variante «CAP») permet d’obtenir la liste
des commandes avec service fait mais dont la facture n’a pas été saisie.
Si cette liste comporte des services faits erronés ou sans objet, il convient de
les annuler via la transaction MIGO.
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1. Dépenses
1.2. Charges à payer

• Méthodologie des CAP (hors MS et frais de mission) - suite

 A l’issue de ces opérations, seules doivent figurer les CAP attestées par
l’ordonnateur

Mode d’emploi du contrôle à l’aide de la FBL3N


1. Lancer la transaction FBL3N
2. Sélectionner la variante « CAP »
3. Cliquer sur le filtre (ne pas modifier les 3 filtres actifs)
4. Ajouter 1 filtre supplémentaire pour vos structures, puis appuyer sur
Entrée afin que SIFAC prenne en charge l’élément en affichant

WE = pièce de
service fait

5. Exécuter avec l’horloge


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1. Dépenses
1.2. Charges à payer

6. Obtention de l’état

 Insertion des pièces justificatives dans la bannette des commandes


Une fois les corrections effectuées, cette liste ne doit comprendre que les
CAP établies et validées par l’ordonnateur.
Il convient alors de vérifier la présence ou d’intégrer dans la bannette de
chaque commande concernée, a minima la copie du bon de commande signé
et l’attestation du service fait signée ainsi que, obligatoirement pour les
dépenses supérieures à 5 000 €, les pièces pouvant justifier la date du service
fait (bons de livraison, constat de réception, décision d’admission…)
Cette procédure permet un visa comptable des CAP totalement dématérialisé. 18
1. Dépenses
1.2. Charges à payer

• Méthodologie des CAP (hors MS et frais de mission) - suite


 Dans un souci de simplification, il n’est plus nécessaire d’éditer et de
faire signer cette liste par l’ordonnateur
Les CAP contrôlées par l’agence comptable correspondent à celles présentes
dans Sifac au 9 janvier 2015 (visibles par la FBL3N –cf précédemment-).

 La période d’inventaire est supprimée


Il n’est plus possible de liquider dans les premiers jours de janvier les factures
reçues durant la période des congés de fin d’année.
Au fur et à mesure de l’arrivée des factures en 2015, ces dernières
seront liquidées en date comptable 2015 en référençant un flux
2014 sans attendre le visa de la charge à payer.

Cette procédure permet de fluidifier les flux


 Jusqu’au 9 janvier 2015 : CAP en date comptable 2014 (antérieure ou
égale au 31 décembre 2014) = commande et service fait en 2014
 A compter du 5 janvier 2015 : liquidation de la facture en date comptable
2015 en référençant la CAP 2014 (cf point 1.4) 19
1. Dépenses
1.2. Charges à payer

 Les charges à payer relatives aux frais de mission


• Principe
Lorsqu’une mission s’est déroulée sur l’exercice N, les frais de mission afférents
se rattachent à l’exercice N.
La technique des charges à payer (CAP) permet le rattachement à l’exercice N
de l’estimation des frais de mission lorsque la mission s’est déroulée durant
l’année N et que l’état de frais n’a pas été liquidé à la clôture (pas de retour des
pièces justificatives…)

• Méthodologie des CAP frais de mission


L’ordre de mission a été créé avant le 31 décembre 2014 pour un déplacement
effectué en 2014.
 Cas où les justificatifs sont obtenus avant le 31 décembre 2014 : saisir les
frais de mission et les comptabiliser (transaction ZPRRW_MIS) en date
comptable 2014.
 Cas où les frais de mission ne sont pas liquidés au 31 décembre 2014 :
saisir une liquidation directe afin de rattacher une CAP mission à 2014
(le flux mission ne génère pas automatiquement de CAP car pas de service fait valorisé).
20
1. Dépenses
1.2. Charges à payer

• Méthodologie des CAP frais de mission - suite


La liste des déplacements effectués en 2014 dont les frais de mission ne sont
pas liquidés sera transmise aux composantes pour validation.
 transmission le 5 janvier 2015
 retour impératif avant le 7 janvier 2015

La saisie des CAP sera effectuée par la Direction des Finances


qui transmettra les pièces à l’Agence Comptable jusqu’au 9 janvier 2015

Sur l’exercice 2015


 extourne (annulation) des CAP mission par l’Agence Comptable
 liquidation des frais de mission par les gestionnaires selon la procédure
courante dès réception des justificatifs

21
1. Dépenses
1.3. Charges constatées d’avance

 Les charges constatées d’avance


• Principe
Ce sont des charges comptabilisées durant l’exercice N mais dont tout ou partie
concerne l’exercice suivant (N+1).
La technique des charges constatées d’avance (CCA) permet d’annuler sur N
la quote-part de la dépense relative à N+1 et de l’imputer sur l’exercice suivant
(la quote-part consomme ainsi le budget de N+1).
La dépense définitive est ainsi liquidée et payée (le cas échéant) en N mais la
charge est répartie entre l’exercice N et l’exercice N+1.
La quote-part de la dépense relative à N+1 est déterminée par un prorata :
 généralement, le prorata temporis (le prorata du temps)
 dans certains cas, le prorata financier est plus approprié (proratisation de
la dépense à hauteur de la recette).

Aucune charge constatée d’avance


ne doit être émise sur une convention gérée en RA
22
1. Dépenses
1.3. Charges constatées d’avance

 Les charges constatées d’avance


• Méthodologie des CCA
 Sur l’exercice N
Une CCA se matérialise dans Sifac par un avoir d’un montant égal à la
quote-part de la dépense relative à N+1 (en contrepartie du compte 486).
 l’analyse des CCA à émettre est menée par les gestionnaires et
synthétisée dans une formulaire (hors Sifac, disponible sur l’ENT)
 la saisie des CCA est centralisée à la DFI, la DIRE et au Service Valo.
 Sur l’exercice N+1
La CCA est régularisée dans Sifac par l’extourne de la CCA en N+1 :
 l’avoir est contrepassé (annulé) par l’Agence comptable, ce qui génère
une charge sur le budget N+1
 aucune intervention des gestionnaires n’est requise en N+1 (cf point 1.4.)

Date limite de transmission du formulaire de CCA : le 14 janvier 2015


23
1. Dépenses
1.3. Charges constatées d’avance

• Méthodologie des CCA - suite


En pratique, les CCA restent encore peu mises en œuvre à l’université.
Le recours à cette technique peut être développé par une analyse des
dépenses.

Pratiquement, l’identification des CCA peut être réalisée au fil de l’année et


le formulaire transmis dès à présent au service concerné :
 direction des finances – bureau du budget pour les composantes et
services
 direction de la recherche – département financement de la recherche
pour les unités relevant de l’UB Recherche
 service de valorisation pour les unités relevant du SAIC

24
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015
 Toutes les factures liquidées en 2015 le seront en date comptable 2015
Gestionnaires ou SFACT

A compter du 1er janvier 2015, au fur et à mesure de l’arrivée des factures, la


liquidation de ces factures sera effectuée uniquement sur l’exercice 2015
(date comptable 2015) soit par les gestionnaires des composantes, unités de
recherche et services hors bureau facturier, soit par le bureau facturier

 soit en référençant un flux 2014 (commande et service fait en 2014) sans


attendre le visa de la CAP et facturation en 2015

 soit en référençant un flux 2015 : commande, service fait et facturation en


2015

25
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015
 Liquidation 2015 référençant une CAP 2014
• Principe
Le principe est de poursuivre le flux dépense et de solder la charge à payer
constatée sur l’exercice N au fur et à mesure de l’arrivée des factures sur
l’exercice N+1.

 Dans le cas où il n’y a pas d’écart de montant entre la facture et le service


fait, la charge à payer sera régularisée sur l’exercice N+1 mais n’affectera
que les crédits de l’exercice N.
 Dans le cas où le montant de la facture est supérieur à celui du service
fait, l’écart existant sera imputé sur les crédits N+1
(écart positif = dépense complémentaire N+1).
 Dans le cas où le montant de la facture est inférieur à celui du service fait,
l’écart existant sera imputé sur les crédits N+1
(écart négatif = recettes N+1 pour le fonctionnement
= avoir de dépense N+1 pour l’investissement).
26
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015

• Paramétrage
Avant de commencer la saisie de la facture via la transaction MIRO, il faut
cocher une option qui permettra de sélectionner une mise en forme particulière
lors de la saisie de la facture.

1. Cliquer sur puis sur Option, dans le dossier « Visualisation 1 » cocher le


champ

2. « Afficher clés »

3. Valider l’option par OK 27


1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015

• Cas des CAP en fonctionnement sans écart de montant avec la facture


Exemple de commande sur un secteur exonéré comme l’enseignement (TVA non
déductible) :
 Montant de la commande 2014 : 1 500 € HT, soit 1 800 € TTC, soit 1 800 € HTR
(Hors Taxe Récupérable car la TVA n’est pas déductible dans cet exemple)
 Montant du service fait saisi sur l’exercice 2014 : 1 500 € HT
 CAP à hauteur du HTR = 1 800 €
 Montant de la facture reçue sur l’exercice 2015 : 1500 € HT soit 1 800 € TTC

Saisie de la facture fournisseur via la transaction MIRO sur l’exercice 2015 de la


même façon qu’une facture classique.

NE PAS MODIFIER LA DATE COMPTABLE (=date du jour)

28
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015
• Cas des CAP en fonctionnement sans écart de montant avec la facture - suite
Le montant du service fait est égal au montant de la facture.
La saisie de la facture s’effectue de la même façon qu’un facture classique en
indiquant dans le champ texte la mention « TRAITEMENT CAP N°300XXXXX »

4081 (FBL3N)
1 800
TTC de la facture

401 Fournisseur X
300.00
1 800

N° de pièce du service fait (CAP)


Périmètre SFACT : zone non
renseignée par l’outil

Commande qui a fait l’objet


de la CAP

29
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015

• Cas des CAP en fonctionnement inférieures à la facture


Le montant de la facture est supérieur au montant du service fait valorisé.
Il y a donc un écart positif entre le montant de la facture et celui de la CAP.

Exemple de commande sur un secteur exonéré (TVA non déductible) :


 Montant de la commande 2014 : 1 500 € HT, soit 1 800 € TTC, soit 1 800 € HTR
(Hors Taxe Récupérable car la TVA n’est pas déductible dans cet exemple)
 Montant du service fait saisi sur l’exercice 2014 : 1 500 € HT
 CAP à hauteur du HTR = 1 800 €
 Montant de la facture reçue sur l’exercice 2015 : 2 000 € HT soit 2 400 € TTC
 Ecart de 500 € HT soit 600 € TTC

Saisie de la facture fournisseur via la transaction MIRO sur l’exercice 2015.

30
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015

• Cas des CAP en fonctionnement inférieures à la facture - suite

TTC de la facture

N° de pièce du service fait (CAP)

Commande qui a fait l’objet de la CAP

Rapatriement automatique du service fait valorisé HT


31
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015

• Cas des CAP en fonctionnement inférieures à la facture - suite

Saisie du montant HT de la facture reçue

Cliquer sur pour vérifier les écritures comptables.


32
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015

• Cas des CAP en fonctionnement inférieures à la facture - suite

Comptabilisation de la facture avec


solde du compte 40810000 et
imputation de l’écart positif sur le
budget 2015 sur l’adresse
Les écritures comptables sont : budgétaire de la commande 2014.
Débit 40810000 pour la valeur initiale,
Débit classe 6 : le système impute automatiquement sur le budget 2015 le
montant de l’écart, soit 600 € sur le secteur exonéré (TVA non déductible).
Crédit fournisseur pour le montant TTC.
Sauvegarder

Edition de la liste des dépenses pour transmission à l’agence comptable.


Afin d’assurer un traitement prioritaire des factures il est important d’apposer la
mention Régularisation de CAP sur la liste.
33
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015

• Cas des CAP en fonctionnement supérieures à la facture


Le montant de la facture est inférieur au montant du service fait valorisé.
Il y a donc un écart négatif entre le montant de la facture et celui de la CAP.

Dans le cas où le montant de la facture 2015 est inférieur à la charge à payer


constatée en 2014, l’écart négatif ne doit pas être comptabilisé au crédit de
l’imputation d’origine mais sur un compte de recette dédié 75830000 en raison
du changement d’exercice.

Saisie de la facture fournisseur via la transaction MIRO sur l’exercice 2015.

Les écritures comptables sont alors :

Débit 40810000 pour la valeur initiale.


Crédit fournisseur pour le montant TTC.
Crédit 75830000 pour l’écart de prix (montant crédité sur le budget 2015).

34
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015
• Cas des CAP en fonctionnement supérieures à la facture - suite
Saisie de la facture via la transaction MIRO.

c 500,00

N° de pièce du service fait (CAP)

a. Saisie de la facture en date comptable du jour avec saisie du montant TTC et de la TVA
b. Rapatriement automatique du service fait valorisé HT
c. Ecart négatif correspondant à la différence entre les 1 500 € HT de la CAP, et les 1 000 € HT facturés 35
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015
• Cas des CAP en fonctionnement supérieures à la facture - suite
Sélection de l’onglet « compte général » pour l’imputation de l’écart

d. Validez le message pour gestion de l’écart

e
e. Sélectionnez la mise en forme Z_ECARTS_CAP

36
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015
• Cas des CAP en fonctionnement supérieures à la facture - suite

Avant modification

Après modification
f

f. Il faut obligatoirement saisir dans la colonne :


• Compte général : 75830000
• Montant dev. Pièce : le montant HT de l’écart (écart entre le HT de la CAP et le HT de la facture)
• Supprimer la valeur dans centre de coût
• Domaine fonctionnel : RZREGU
• Compte budgétaire : 7583

g. ENTREE après la saisie des nouvelles valeurs

La pièce est équilibrée.


37
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015

• Cas des CAP en fonctionnement supérieures à la facture - suite


Cliquer sur pour vérifier les écritures comptables.

Comptabilisation de la
facture avec solde du
compte 40810000 et
imputation de l’écart négatif
sur le compte en recette sur
le 75830000.

Sauvegarder

Edition de la liste des dépenses pour transmission à l’agence comptable.


Afin d’assurer un traitement prioritaire des factures il est important d’apposer la
mention Régularisation des CAP sur la liste.

38
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015
 Traitement des charges à payer en investissement
• Principe
Le principe est le même que pour le traitement des CAP de fonctionnement.

Attention cependant, si le montant de la facture est inférieur au montant du


service fait valorisé, l’écart sera porté au crédit de l’imputation budgétaire
de classe 2 d’origine (« avoir » de dépense) et non pas en recette au compte
75830000.

Exemple de commande sur un secteur exonéré (TVA non déductible) :


 Montant du service fait saisi sur l’exercice 2014 : 1 500 € HT
 CAP à hauteur du HTR = 1 800 € (= TTC car non déductible)
 Montant de la facture reçue sur l’exercice 2015 : 2 000 € HT soit 2 400 € TTC
 Ecart de 500 € HT soit 600 € TTC

39
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015
• Cas des CAP en investissement inférieures à la facture (écart positif)

En cas d’écart positif, il est géré sur le montant de l’onglet « référence commande »
Sur exemple : SFV à 1 800 € (1 500 € HT) et facture fournisseur à 2 400 € TTC

40
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015
• Cas des CAP en investissement inférieures à la facture (écart positif) - suite

Impact comptable de la saisie de la facture

41
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015
• Cas des CAP en investissement supérieures à la facture (écart négatif)
Saisie de la facture via la transaction MIRO.

N° de pièce du service fait (CAP)

a. Saisie de la facture en date comptable du jour avec saisie du montant TTC et de la TVA
b. Rapatriement automatique du service fait valorisé HT
c. Ecart négatif correspondant à la différence entre les 1 500 € HT de la CAP, et 1 000 € HT facturés 42
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015
• Cas des CAP en investissement supérieures à la facture (écart négatif) - suite

Sélection de l’onglet « compte général » pour l’imputation de l’écart

d. Validez le message pour gestion de l’écart

e. Sélectionnez la mise en forme Z_ECARTS_CAP

43
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015
• Cas des CAP en investissement supérieures à la facture (écart négatif) - suite

Avant modification

Après modification
f

f. Il faut obligatoirement saisir dans la colonne :


• Montant dev. Pièce : le montant HT de l’écart (écart entre le HT de la CAP et le HT de la facture)
Les autres valeurs ne sont pas modifiées

g. ENTREE après la saisie des nouvelles valeurs

La pièce est équilibrée.


44
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015

• Cas des CAP en investissement supérieures à la facture (écart négatif) - suite


Cliquer sur pour vérifier les écritures comptables.

Comptabilisation de la facture
avec solde du compte
40810000 et imputation de
l’écart négatif sur le compte
d’investissement concerné.

Sauvegarder

Edition de la liste des dépenses pour transmission à l’agence comptable.


Afin d’assurer un traitement prioritaire des factures il est important d’apposer la
mention Régularisation des CAP sur la liste.

45
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015
 Cas particuliers du dénouement des CAP
• Centre de coût non reconduit :
Si le service fait valorisé en N concerne un centre de coût non reconduit sur
N+1, avec une facturation en N+1 comportant un écart de prix positif ou négatif,
merci de faire une demande d’assistance (sifac@unistra.fr).

• Changement de code de TVA à la facturation :


Si vous êtes en secteur mixte ou exonéré et que le taux de TVA de la facture est
inférieur à celui saisi dans la commande (provoquant ainsi une baisse du
montant HTR), vous devez faire une demande d’assistance (sifac@unistra.fr).

• Gestion des avoirs :


Les avoirs ne peuvent pas être traités en régularisation d’une charge à payer. En
effet, Sifac crédite automatiquement le compte de charge d’origine or ce montant
doit créditer obligatoirement le compte 7583.
Il vous faudra saisir les avoirs en flux classique recette sur l’article G7583 selon
la procédure habituelle d’annulation de mandat sur exercices antérieurs.
46
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015

• Non facturation de la charge à payer :


La non facturation totale en 2015 d’une charge à payer constatée en 2014 doit
rester exceptionnelle. Il est impératif de relancer le fournisseur pour avoir la
facture.

L’annulation du service fait en MIGO ne doit pas être faite !

Vous pouvez vous trouver dans une situation nécessitant l’annulation de la CAP,
en cas de liquidation judiciaire du fournisseur, en cas d’erreur de fournisseur, ou
en cas de doublon.
Il faudra compléter et retourner le formulaire « Annulation d’une charge à payer »
à Nadia CAUMONT (Bureau Organisation et Gestion financières, Direction des
Finances).

Un point régulier sera effectué par les services de l’Agence comptable et de la


Direction des Finances sur l’avancement du traitement des charges à payer.
47
1. Dépenses
1.4. Liquidation des factures d’achat
parvenues en 2015
 Traitement des charges à payer relatives aux frais de mission
• Principe
La CAP est mission est extournée (annulée) sur 2015. Il convient de liquider les
frais de mission dès réception des pièces justificatives.

 Traitement des charges constatées d’avance


• Principe
La CCA est extournée (annulée) sur 2015, ce qui impute la quote-part de
dépense sur l’exercice 2015. Aucune intervention n’est requise de la part des
gestionnaires.

48
2. Recettes
2.1. Cas général des recettes

 Liquidation des factures de vente sur 2014

Il convient de rattacher à l’exercice qui s’achève, toutes les recettes découlant


d’un droit acquis dans l’exercice.
 Anticiper les facturations dès à présent
 Vérifier la complétude des droits acquis sur l’exercice : recettes découlant
de conventions ou contrats signés donnant des droits en 2014,
subventions notifiées dont l’acte attributif concerne 2014, prestations de
services effectuées en 2014 à facturer…

Date limite de réception à l’AGC des listes de recettes : le 9 janvier 2015

49
2. Recettes
2.1. Cas général des recettes

 Liquidation des factures de vente sur 2014


• Cas des liquidations de factures de vente en flux classique
La commande de vente (VA01) a été créée avant le 31 décembre 2014.
La prestation a été réalisée sur l’exercice 2014 mais la facture n’a pas été
émise en 2014.

1. Génération de la facture de vente (VF01)

Indication de la
date de facture

Renseigner le n°
de la commande
de vente

2. Valider par « Entrée »

50
2. Recettes
2.1. Cas général des recettes
Génération de la facture de vente en date du jour 2014
ou en date du 31/12/2014 du 1er au 9 janvier 2015 (VF01)

Cliquer sur la
loupe pour
afficher les
données d’en-
tête de facture

Activation de
l’option de
comptabilisation
sur 2014.
Après la date
limite de
réception des
factures
(09/01/2015)
cette option
sera désactivée.
51
2. Recettes
2.1. Cas général des recettes

• Cas d’un flux classique où la commande de vente (VA01) n’a pas été créée
avant le 31 décembre mais la prestation a été réalisée sur l’exercice 2014.
Génération de la commande de vente en date du 31/12/2014 (VA01)
Lors de la création de la commande de vente, la donnée « Date de document »
permet de piloter la date de prévision budgétaire de recette et donc, post
31/12/2014, de créer une prévision de recette sur l’exercice 2014.

Date de commande client


<= au 31.12.2014
Pilotage de la date
document et donc de la
date de prévision de la
recette indépendamment
de la date du jour.

52
2. Recettes
2.1. Cas général des recettes
Génération de la facture de vente en date du jour 2014
ou en date du 31/12/2014 du 1er au 9 janvier 2015 (VF01)

Cliquer sur la
loupe pour
afficher les
données d’en-tête
de facture

Activation de l’option
de comptabilisation
sur 2014.
Après la date limite
de réception des
factures (09/01/2015)
cette option sera
désactivée.

53
2. Recettes
2.1. Cas général des recettes

• Cas des liquidations directes des factures de vente ou avoirs (FV70)

Les recettes émises du 5 au 9 janvier 2015 sur l’exercice 2014 doivent être
saisies en date de facture et date comptable du 31/12/2014.

Date de facture
Date comptable impérative au
impérative au 31/12/2014.
31/12/14

54
2. Recettes
2.2. Produits à recevoir

 Les produits à recevoir


• Principe
Ce sont des produits qui relèvent de l’exercice qui s’achève mais qui n’ont pas
été comptabilisés à la clôture.

La technique des produits à recevoir (PAR) permet de rattacher à l’exercice N


 les droits acquis par l’établissement avant le 31 décembre N (livraison
d’un bien ou réalisation d’une prestation pour le compte d’un client dans
l’année, droit acquis par une convention…)
 mais pour lesquels, à cette même date, le gestionnaire ne peut émettre
une facture de vente définitive (du fait d’une incertitude sur le montant ou
de l’absence momentanée d’une pièce justificative).

La recette provisoire est ainsi rattachée à l’exercice N qui se clôture alors que la
recette définitive sera émise en N+1.

Aucun produit à recevoir


ne doit être émis sur une convention gérée en RA
55
2. Recettes
2.2. Produits à recevoir

 Les produits à recevoir


• Méthodologie des PAR
 Sur l’exercice N
Un PAR se matérialise dans Sifac par une facture de vente d’un montant
estimatif émise en liquidation directe (en contrepartie du compte 418).
 l’analyse des PAR à émettre est menée par les gestionnaires et
synthétisée dans une formulaire (hors Sifac, disponible sur l’ENT)
 la saisie des PAR est réalisée par chaque gestionnaire en pièce pré-
enregistrée et le formulaire ainsi que les pièces justificatives mis en
bannette

 Sur l’exercice N+1


Le PAR est régularisé dans Sifac par l’extourne du PAR en N+1 :
 la recette provisoire est contrepassée (annulée) par l’AGC, ce qui génère
une réalisation de recette négative sur le budget N+1 (attention, recette
positive dans Sifac car les recettes émises figurent en négatif)
56
2. Recettes
2.2. Produits à recevoir

• Méthodologie des PAR - suite


 Sur l’exercice N+1
 la recette définitive est émise pour son montant exact selon la procédure
habituelle sur le budget N+1 par les gestionnaires, dès que cela sera
possible (à réception des documents en attente, à échéance des
opérations en cours…).

Date limite de transmission du formulaire de PAR saisis : le 14 janvier 2015


(hors gestion à l’avancement)

En pratique, les PAR peuvent être émis dès la fin d’année (novembre -
décembre lorsqu’il est certain que la pièce justificative ne sera pas disponible)
et le formulaire transmis au service concerné :
 direction des finances – bureau du budget pour les composantes et
services
 direction de la recherche – département financement de la recherche pour
les unités relevant de l’UB Recherche
 service de valorisation pour les unités relevant du SAIC 57
2. Recettes
2.2. Produits à recevoir

• Méthodologie des PAR - suite


La saisie d’un PAR s’effectue via la transaction FV70 :
1. Sélection du tiers client
2. Sélection du code de TVA : W* en cas de collecte, X1 si pas de collecte

58
2. Recettes
2.2. Produits à recevoir

• Méthodologie des PAR - suite


3. Dans l’onglet Détail, définir le compte divergeant spécifique :
- 41800000 pour les PAR hors subventions (compte 7 hors 74)
- 44877000 pour les subventions de fonctionnement à recevoir (compte 74)
- 44871000 pour les subventions d’investissement à recevoir (compte 10 ou 13)

4. Validation de la saisie en cliquant sur afin de pré enregistrer


L’impact budgétaire est réalisé et la pièce reste modifiable en central.
59
2. Recettes
2.2. Produits à recevoir
• Exemples de PAR
 Cas d’un facture à émettre
Une prestation de service est effectuée par une plateforme sur l’exercice N mais
la facture reste à établir au 31/12/N car le nouveau tarif n’est pas voté en CA.
En N, le gestionnaire :
 remplit le formulaire PAR : objet, montant estimé (le nouveau tarif) et
adresse budgétaire (CP, compte comptable, domaine fonctionnel, eOTP, fonds) puis
transmet les pièces au service compétent
 saisit le PAR en pièce pré-enregistrée sur le client approprié.
En N+1, le PAR est extourné et le gestionnaire émet la recette définitive.

 Cas des facturation récurrentes


Une composante facture des prestations trimestriellement à terme échu.
 Soit les factures trimestrielles couvrent l’année civile complète et aucun PAR
n’est nécessaire.
 Soit la facture du trimestre novembre-janvier sera émise en 2015 et un PAR
évaluatif relatif à novembre et décembre est à émettre. 60
2. Recettes
2.3. Produits constatés d’avance

 Les produits constatés d’avance


• Principe
Ce sont des produits comptabilisés durant l’exercice N, mais dont tout ou partie
concerne l’exercice suivant (N+1).

La technique des produits constatés d’avance (PCA) permet d’annuler sur N


la quote-part de la recette de fonctionnement relative à N+1 et de l’imputer sur
l’exercice suivant (la quote-part est ainsi une réalisation de recette du budget de N+1).
La recette définitive est ainsi liquidée et facturée (le cas échéant) en N mais le
produit est réparti entre l’exercice N et l’exercice N+1.
La quote-part de la recette relative à N+1 est déterminée par un prorata :
 généralement, le prorata temporis (le prorata du temps)
 dans certains cas, le prorata financier est plus approprié (proratisation de
la recette à hauteur de la dépense).

Aucun produit constaté d’avance


ne doit être émis sur une convention gérée en RA
61
2. Recettes
2.3. Produits constatés d’avance

 Les produits constatés d’avance


• Méthodologie des PCA
 Sur l’exercice N
Un PCA se matérialise dans Sifac par une facture de vente de type avoir
d’un montant égal à la quote-part de la recette relative à N+1 (en
contrepartie du compte 487).
 l’analyse des PCA à émettre est menée par les gestionnaires et
synthétisée dans une formulaire (hors Sifac, disponible sur l’ENT)
 la saisie des PCA est réalisée par chaque gestionnaire en pièce pré-
enregistrée et le formulaire ainsi que les pièces justificatives mis en
bannette
 Sur l’exercice N+1
Le PCA est régularisé dans Sifac par l’extourne du PCA en N+1 :
 l’avoir de recette est contrepassé (annulé) par l’Agence comptable, ce qui
génère une produit sur le budget N+1
 aucune intervention des gestionnaires n’est requise en N+1
62
2. Recettes
2.3. Produits constatés d’avance

• Méthodologie des PCA - suite


Date limite de transmission du formulaire de PCA saisis : le 14 janvier 2015
(hors gestion à l’avancement)

En pratique, les PCA peuvent être réalisés au fil de l’année (lorsque le


prorata temporis est utilisé) et le formulaire transmis dès à présent au
service concerné :
 direction des finances – bureau du budget pour les composantes et
services
 direction de la recherche – département financement de la recherche
pour les unités relevant de l’UB Recherche
 service de valorisation pour les unités relevant du SAIC

63
2. Recettes
2.3. Produits constatés d’avance

• Méthodologie des PCA - suite


La saisie d’un PCA s’effectue via la transaction FV70 :
1. Sélection l’opération
2. Sélection du tiers client (voir pièce d’origine)
3. Modification du compte général dans l’onglet Détail (48710000)
4. Sélection du code de TVA (voir pièce d’origine)

N° pièce à réduire

5. Validation de la saisie en cliquant sur afin de pré-enregistrer


L’impact budgétaire est réalisé et la pièce reste modifiable en central. 64
2. Recettes
2.3. Produits constatés d’avance

• Exemples de PCA
 Cas d’un loyer facturé en début de période
La composante facture sur l’exercice N un loyer trimestriel de 900€ au titre de
la période allant de novembre N à janvier N+1. Dès l’émission de la facture de
vente, le gestionnaire :
 indique dans le formulaire l’objet du PCA à émettre, le montant calculé au
prorata temporis (soit 300€) et l’adresse budgétaire (CP, compte
comptable, domaine fonctionnel, eOTP, fonds) puis le transmet à la DFI
 saisi le PCA sur N en pièce pré-enregistrée.

65
2. Recettes
2.4. Liquidation des factures de vente émises en
2015
 Factures de vente émises en 2015
• Principe
A compter du 12 janvier 2015, toutes les factures de vente seront émises en
date comptable 2015.

 Régularisation des produits constatés d’avance


• Principe
Le PCA est extourné (annulé) sur 2015, ce qui impute la quote-part de recette
sur l’exercice 2015. Aucune intervention n’est requise de la part des
gestionnaires.

66
2. Recettes
2.4. Liquidation des factures de vente émises en
2015
 Régularisation de produits à recevoir en 2015
• Recette en flux classique :
Indiquer le n° de pièce du ficher Excel (ce fichier est envoyé en début d’année, il
récapitule les PAR par composante) dans le champ "Désignation" de la
commande de vente (Onglet Vente), transaction VA01.

• Recette en liquidation directe :


Indiquer le n° de pièce du fichier Excel dans le champ "Texte" de la liquidation
directe (Onglet Données de base), transaction FV70.

Les zones « Désignation » et « texte » ne sont pas reportées sur la facture.


67
3. Prestations internes

 PI gérés hors interface


Réception à la DFI des factures de vente de PI jusqu’à novembre inclus :
28 novembre 2014 au plus tard
Les PI relatives aux 11 premiers mois de l’année doivent être émises dans leur
totalité et transmises de manière régulière à la DFI.
Réception à la DFI des décisions de PI et des factures de vente de décembre :
17 décembre 2014 au plus tard

 PI gérées avec l’interface : magasin de chimie et imprimerie


Arrêt de la facturation : 12 décembre 2014
Réception à la DFI des fichiers de PI de décembre :
17 décembre 2014 au plus tard

68
4. Régies d’avances et de recettes

 Régies d’avances
Arrêt des décaissements sur régies de dépenses : 5 décembre 2014
Réception à l’AGC des listes de pièces de factures d’achat :
9 décembre 2014 au plus tard

 Régies de recettes
Arrêt des encaissements : 12 décembre 2014
Réception à l’AGC de l’état mensuel de décembre et des listes de pièces de
factures de vente : 17 décembre 2014 au plus tard

 Régie du Planétarium
Arrêt des encaissements : 9 janvier 2015
Réception à l’AGC des listes de pièces de factures de vente :
21 janvier 2015 au plus tard
69
5. Opérations spécifiques
5.1. Les droits d’inscription

 Droits d’inscription en formation initiale (compte 7061)


Les droits d’inscription en formation initiale sont répartis sur l’année universitaire :
proratisation des droits N/N+1 répartis pour 1/3 sur N et 2/3 sur N+1.
 Lorsque les droits d’inscription 2013/2014 sont titrés par la composante
(EM, IIEF, ITIRI, CEIPI), il lui revient de saisir concomitamment les PCA
afférents à hauteur des 2/3 de la recette et de transmettre simultanément
les deux types de pièce à l’AGC.
Inversement, lorsque des droits d’inscription ne sont pas titrés à la clôture,
il revient à la composante d’émettre un PAR égal à 1/3 des droits non
comptabilisés.
 Les droits universitaires issus d’Apogée sont comptabilisés en fin
d’exercice : la saisie des titres et des PCA afférents est effectuée en
central.
Cette saisie au fil de l’eau permet une meilleure lisibilité de la situation
budgétaire.
Saisie des droits d’inscription en formation initiale et des PCA afférents :
dès à présent et jusqu’au 9 janvier 2015
70
5. Opérations spécifiques
5.1. Les droits d’inscription

 Droits d’inscription en formation continue (compte 7065)


Les droits d’inscription en formation continue se rattachent à l’exercice durant
lequel s’est déroulée l’action de formation. Lorsque l’action se déroule sur
deux exercices, ils sont alors répartis au prorata des jours sur ces deux
exercices.

 Il revient à chaque composante (SFC, CEIPI, IDT principalement)


d’analyser le rattachement de ces produits à l’exercice et de transmettre
les tableaux d’analyse à la DFI pour le 28 janvier 2015 au plus tard
 Après validation par la DFI, les PAR et/ou PCA seront saisis et transmis
à l’AGC du 2 au 5 février 2015 au plus tard

71
5. Opérations spécifiques
5.2. Les contrats de recherche ou de formation

 Cas des contrats subventionnés gérés en ressources affectées


• Principe
La procédure des RA concernent les contrats ouverts jusqu’en 2013 inclus et
reste utilisée jusqu’à la date d’achèvement des dits contrats.
La codification des eOTP concernés débute par A (ANR), E (Europe) ou S
(autres bailleurs).

• Calendrier
Date limite de saisie des commandes : 28 novembre 2014
Date limite de réception des listes de pièces de dépenses signées à l’AGC :
6 janvier 2015
Préparation par l’AGC et saisie par la DFI des recettes sur ressources
affectées : du 2 au 6 février 2015

72
5. Opérations spécifiques
5.2. Les contrats de recherche ou de formation

 Cas des contrats subventionnés gérés comme subventions sous condition


• Principe
Les contrats ouverts à compter de 2014 font l’objet d’une comptabilisation
spécifique aux subventions sous condition.
La codification des eOTP concernés débute par AA (ANR), EA (Europe) ou SA
(autres bailleurs).
 Les subventions ne peuvent être comptabilisée qu’une fois la condition
d’attribution du financement levée, à savoir la justification des dépenses
éligibles.
 Analyse exhaustive des contrats en cours à la clôture : au regard des
dépenses réalisées, des ajustements seront comptabilisés.

• Calendrier
Réalisation des analyses par le Pôle Unique d’Ingénierie et transmission à la DFI
: 3 février 2015 au plus tard
Date limite de transmission à l’AGC des subventions à recevoir et/ou des PCA :
5 février 2015 73
5. Opérations spécifiques
5.2. Les contrats de recherche ou de formation

 Cas des contrats de recherche avec contrepartie gérés à l’avancement


• Principe
Les contrats de recherche avec contrepartie (couramment appelés contrats RP)
correspondent principalement aux contrats de valorisation ouverts au SAIC.
Quelques uns sont ouverts au sein de l’UB Recherche
La codification des eOTP concernés débute par P.
Ces contrats sont gérés à l’avancement.
 Analyse exhaustive des contrats en cours à la clôture : au regard des
dépenses réalisées, des ajustements seront comptabilisés (PAR et/ou
PCA pour le différentiel lorsque l’analyse est menée à marge nulle).

• Calendrier
Réalisation des analyses par service valo. et la DIRE puis transmission à la DFI :
3 février 2015 au plus tard
Date limite de transmission à l’AGC des PAR et/ou des PCA : 5 février 2015

74
5. Opérations spécifiques
5.2. Les contrats de recherche ou de formation

 Cas des contrats de recherche lucratifs gérés à l’achèvement


• Principe
Les contrats de recherche avec contrepartie lucratifs correspondent à des
prestations soumises à l’impôts sur les sociétés et sont ouverts au SAIC.
La codification des eOTP concernés débute par P.
Ces contrats sont gérés à l’achèvement, le titre définitif n’étant émis qu’à
l’achèvement du contrat.
 Analyse exhaustive des contrats en cours à la clôture : au regard des
dépenses réalisées, des ajustements seront comptabilisés (en-cours de
production).

• Calendrier
Réalisation des analyses par service valo. en lien avec l’AGC
Date limite de transmission à l’AGC des titres d’en-cours de production :
5 février 2015

75
5. Opérations spécifiques
5.3. Autres opérations gérées à l’avancement

 Autres opérations gérées à l’avancement


• Principe
La gestion à l’avancement est également mise en œuvre dans le cadre des
opérations disposant d’un financement fléché et pour lesquelles les dépenses se
répartissent sur au moins deux exercices. Il s’agit essentiellement :
- des contrats doctoraux
- de contrats spécifiques de composantes ou de services
 Analyse exhaustive des contrats en cours à la clôture : au regard des
dépenses réalisées, des ajustements seront comptabilisés (PAR et/ou
PCA pour le différentiel lorsque l’analyse est menée à marge nulle).

• Calendrier
Réalisation des analyses puis transmission à la DFI : 3 février 2015 au plus tard
Date limite de transmission à l’AGC des PAR et/ou des PCA : 5 février 2015

76
5. Opérations spécifiques
5.3. Autres opérations gérées à l’avancement

• Exemple d’opération gérée à l’avancement


Certaines recettes sont allouées à l’établissement pour la réalisation d’un objet
précis qui peut générer des dépenses sur plusieurs exercices.
La composante ou le service a émis une recette de 1000€ en N pour la
réalisation d’une prestation. Les dépenses afférentes sont de 400€ en N, le
solde sera consommé sur N+1. Le gestionnaire :
 indique dans le formulaire l’objet du PCA à émettre, le montant calculé au
prorata financier (soit 600€) et l’adresse budgétaire (CP, compte comptable,
domaine fonctionnel, eOTP, fonds)
 saisi le PCA sur N en pièce pré-enregistrée.

77
5. Opérations spécifiques
5.4. Les projets pluriannuels d’investissement

 Projets pluriannuels d’investissement


• Principe
Les projets pluriannuels d’investissement correspondent à des projets
d’investissement immobilisé financés par des subventions d’investissement
spécifiques. Il s’agit essentiellement :
- des opérations immobilières de construction ou de restructuration importante
- des équipements scientifiques financés, en particulier par le CPER
- des premiers équipements financés par un tiers.

 Les subventions ne peuvent être comptabilisée qu’une fois la condition


d’attribution du financement levée, comme la réalisation des travaux ou la
justification de l’acquisition des équipements.
 Analyse exhaustive des projets en cours à la clôture : au regard des
dépenses réalisées, des ajustements seront comptabilisés.

• Calendrier
Réalisation des analyses et transmission à la DFI : 28 janvier 2015 au plus tard
Date limite de transmission à l’AGC des subventions à recevoir et/ou des PCA :
5 février 2015 78

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