COMPTE RENDU DE REUNION

ORGANISATION CARAVANE
D’INFORMATION ET DE RECRUTEMENT

Jour : Samedi 10 Octobre 2020

Lieu : Studio SPPA- Bali
Heure : 15-17 heures
Etaient présents : Claudine, Daniel, Nathalie, Marie-Claire
Excusés : Kiki Mouto
ORDRE DU JOUR
1- Actions à réaliser
2- Elaboration de l’Event Flow
3- Budget
4- Divers

Claudine a commencé par remercier les amis présents à cette réunion et brossé le
sommaire de l’évènement. La caravane se déroulera le Vendredi 23 Octobre 2020
de 17-19 heures à la Salle des Fêtes d’Akwa, 200 personnes attendues.
Il est question de relancer les clubs pour obtenir la liste de leurs invités.
L’ami Daniel a partagé avec nous l’expérience du Congo.

2- EVENT FLOW
Maître de cérémonie : Daniel EKOTTO
- Remerciements / Mise en contexte
- Lecture de l’ agenda
- Story Telling (Témoignage d’un Lion)
- Diffusion d’un film
- Prise de parole du DG
- Jeu de questions/réponses
- Affiliation/Barbecue / Socialisation

Horaires Activités Détails Responsables

16- 17heures Mise en place Welcome Lion Protocole
Vidéo Com. comm
Sonorisation
Branding de la
salle

Arrivée des Dispatching des Conseil de Zone

Lions rôles
Pointage Protocole
17h - 17H30 Accueil des Fiche de Protocole
invités présence Responsables
Un verre offert effectifs
17h30 Lancement du Introduction Daniel EKOTTO
programme
Histoire et Kiki MOUTO
« story telling » parcours d’un
Lions

Diffusion d’un Vidéo... Les

film Lions dans le
monde et au
Cameroun.
Daniel EKOTTO
Etre Lion
La marque Lions
Clubs
International
Appel à
manifestation
d’intérêt
 Prise de parole Histoire et Serge Constant
du DG parcours d’un EBENE
Lions
18 heures 15 Questions – Questions – Ouvert
Réponses Réponses Protocole
19 Heures Affiliation + Instants de Protocole
Barbecue + partage Conseil de Zone
socialisation renforcé par les
autres Lions
19h30 Fin de la cérémonie PCZ

SUPPORTS A REALISER
- Carte d’invitation : elles seront numériques et imprimées
Quantité de carte à imprimer : 50

- Différentes fiches
Fiche de présence
Fiche d’affiliation (ceux qui s’engageront sur place, ceux qui sont intéressés
que l’on relancera et une pour les indécis)

- 02 kakemonos
3- BUDGET
Il a été revu à la baisse au vu de la situation de trésorerie des clubs. Un montant
de 50.000 frs est attendu par club, soit 600.000 frs pour 12 clubs.
Pour la rubrique barbecue un montant de 400.000 frs a été alloué
Boisson………………………….100.000 frs
Production des cartes d’invitation………..25.000 frs
Sonorisation+ mini régie vidéo………………75.000 frs
Daniel a accepté le montant restant comme sa contribution à l’organisation de ce
projet.
 4-DIVERS

- Le branding du site se fera par tous les clubs, il est donc demandé à chaque
club d’apporter son roll-up/ bannière.
- Prévoir un rapporteur pour cet évènement qui notera séance tenante les
différentes interventions.
- Dan appellera tous les présidents de club pour les relancer au sujet de la
liste de leurs invités.
- Nathalie enverra le brief créa au graphiste.
- Le graphiste produira les échantillons de billet lundi en matinée.