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PROGRAMME NATIONAL EQUITAS 2020-2021

LE BUDGET ET LE RAPPORT FINANCIER


Tenir un budget est une partie importante du processus des Projets d'action communautaire
(PAC). Chaque organisation qui réalise un PAC reçoit une bourse de 750$ pour le réaliser. Ce sont
les enfants et les jeunes, avec le support de leur intervenant-e, qui décideront comment la bourse
sera dépensée, en respectant certaines règles.

L'objectif de cette fiche est de vous guider quant à l’utilisation de la bourse et sur la création des
rapports financiers que vous devrez créer pour justifier vos dépenses auprès d’Equitas.

LES ÉTAPES DU PROCESSUS BUDGÉTAIRE :

Étapes Description Date

1 Recevoir la C'est votre coach Equitas qui vous enverra la Novembre 2020
bourse bourse sous forme de chèque.

2 Planifier votre Lorsque l’on planifie son projet, il faut aussi bien Novembre 2020
budget prévoir ses dépenses financières. Faire un budget
et estimer les coûts du projet peut beaucoup
aider à la planification du projet.

3 Dépenser la Assurez-vous que vous dépenses sont Novembre 2020


bourse et admissibles. Assurez-vous de bien conserver tous à Février 2021
conserver toutes vos reçus lorsque vous faites des dépenses pour
les factures votre projet. Nous aurons absolument besoin de Date limite : 28
recevoir chacune de ces factures. Aucune février 2020
dépense ne peut être faite après le 28 février
2020.

4 Remplissez votre Voir la section « Comment soumettre un rapport Novembre 2020


rapport financier financier » ci-dessous. à Février 2021

5 Soumettre votre Envoyez votre rapport financier à votre coach Date limite : 28
rapport financier Equitas, avec une copie électronique de tous vos février 2020
reçus. Vous devrez également envoyer les reçus
originaux par la poste au bureau d’Equitas.
BUDGET : QUOI FAIRE ET NE PAS FAIRE

À FAIRE À NE PAS FAIRE

Dépenser tout votre budget de 750$. Dépenser plus de 750$ : Equitas ne peut pas
couvrir plus que le montant de 750 $. Si vous
*Attention de ne pas dépasser la date décidez de dépenser plus que 750$, assurez-vous
limite pour les dépenses qui est le 28 que votre organisation peut couvrir les frais
février 2021. excédentaires.

Dépenser moins de 750$ : Si vous ne parvenez


pas à dépenser les 750$, nous allons devoir vous
demander de nous renvoyer le montant
excédentaire. Nous ne voulons pas cela, nous
voulons que la bourse soit utilisée en entier par
et pour les jeunes. C’est pourquoi il est important
de prévoir ses dépenses.

Conserver tous vos reçus originaux. Perdre ses reçus originaux.

Mettez-les dans un endroit sécuritaire


pour ne pas les perdre. Vous aurez besoin
des reçus originaux pour votre rapport de
dépenses.

Dépenser la bourse sur des achats Dépenser la bourse sur des achats non
admissibles, par exemple : admissibles, par exemple :

- Des articles spécifiquement liés à - Des achats de matériel qui dureront plus
votre PAC ou du matériel nécessaire longtemps que le projet ou des dépenses en
à la réalisation de votre PAC (le capitale (un appareil photo ou un iPad)
papier pour affiches, les marqueurs, - Des activités générales de collecte de fonds,
la location d'un appareil photo, etc.) des campagnes ou des parrainages,
- Des services fournis dans le cadre du (organiser une vente de pâtisseries)
projet (un photographe, un mentor - Des achats qui servent à financer des
pour les jeunes, un artiste mentor, activités qui ont déjà eu lieu avant le début
etc.) du PAC ou qui ne sont pas en rapport avec le
- Des activités qui créent des liens PAC
entre les participant-e-s de votre PAC
et/ou pour célébrer votre PAC (soirée
pizza, sortie culturelle, etc.)
- Des honoraires pour les jeunes, afin
de compenser leur travail

2
Consulter votre coach Equitas si vous Attendre la fin du projet pour poser des
avez des questions. questions.

Il sera trop tard pour ajuster le tir et les dépenses


non admissibles risquent de devoir être
remboursées.

COMMENT SOUMETTRE UN RAPPORT FINANCIER

1) Remplir le rapport financier

Le rapport financier à remplir vous sera envoyé par courriel. Voici comment le remplir :

- Date: Indiquez la date d'achat de l'article.


- # Reçu: Veuillez numéroter tous vos reçus (inscrire 1, 2, 3, etc. sur les reçus papiers) et
inscrire ce numéro dans la colonne "Numéro de reçu" afin que nous puissions les valider
lorsque vous nous les présenterez.
- Description: Décrivez en quelques mots cette dépense (Livraison de pizza pour l’atelier).
- Montant: Indiquez le montant exact que vous avez dépensé pour cet article. Ce montant
comprend les taxes et les pourboires si applicables.
- Balance: Votre balance se réduira automatiquement lorsque vous entrerez le montant
que vous avez dépensé pour vos articles dans la colonne "Montant". Cela vous permettra
de voir facilement le montant de votre bourse qu'il vous reste à utiliser.

3
2) Soumettre le rapport, ainsi que vos reçus

Vous devrez faire parvenir votre rapport et vos reçus à Equitas avant le 28 février 2021.

- Vous devrez nous faire parvenir une copie électronique de votre rapport par courriel,
avec une copie de tous vos reçus numérisés.
- Vous devrez ensuite nous faire parvenir tous vos reçus originaux en version par la poste.
C’est une exigence de nos bailleurs de fonds.

Les exceptions à l'envoi des reçus par la poste sont les suivantes :

Votre service des finances ne l'autorise pas – si c’est le cas, nous aurons besoin d’une
lettre justificatrice de la part de la personne responsable des finances
Le reçu est uniquement électronique

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