FICHE N° 17 : fiches n° 10 à 16, un audit n’implique pas
en principe la collecte de données person-
RÉALISER UN AUDIT nelles. Dans ces conditions, sa réalisation DES PROCÉDURES n’a pas à être déclarée à la CNIL. ET DES PRATIQUES RH Préciser les procédures RH De quoi s’agit-il ? par une analyse documentaire Un audit des risques discriminatoires Différents types de documents peuvent consiste à analyser les procédures et les être utilisés pour préciser l’activité RH et pratiques RH d’une structure, afin d’iden- les procédures en vigueur au sein d’une tifier les « bonnes pratiques » déjà en place, organisation : d’alerter sur les pratiques risquant de pro- – les outils utilisés par les services RH ou duire des discriminations, et le cas échéant mis à leur disposition pour gérer les recru- de préconiser des actions correctives (mise tements ou les carrières : fiches de poste, en place d’outils RH, formations ou actions formulaires de candidature, grilles d’éva- de sensibilisation des acteurs concernés...). luation, bases de données informatisées, logiciels spécifiques... ; La démarche nécessite de : – des documents présentant la structure et – préciser les procédures RH de l’établis- le fonctionnement des services RH : orga- sement concerné à partir d’une analyse documentaire (outils RH, documents de nigrammes, présentations de nouvelles communication interne ou de reporting) ; procédures, indicateurs de suivi de l’activité RH, évaluations internes des pratiques – confronter ces procédures aux pratiques RH, rapports destinés à des organismes existantes, en observant le fonctionnement externes (CNIL, cabinets d’audit) ; de services RH en situations concrètes et en interrogeant les acteurs concernés ; – des documents relatifs à la composition – évaluer les risques discriminatoires et de la population salariée : rapports annuels proposer des actions correctives. d’activité, bilan social, rapports de situation comparée… ; Il est recommandé d’avoir recours à un – des documents de communication interne prestataire extérieur, qui dispose des et externe visant à promouvoir la non- compétences requises et garantit la neu- discrimination : note, règlement, charte, tralité de l’évaluation. accord, outil de sensibilisation, module de formation… À la différence des mesures statistiques ou des enquêtes présentées dans les
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Analyser les pratiques RH à partir • le recours éventuel à des intermédiaires
d’observations et d’entretiens de l’emploi pour faire une première Une deuxième étape de l’audit consiste à sélection ; confronter les procédures à la réalité des • la mobilisation possible des réseaux pratiques. Des entretiens peuvent être réa- de relations, de manière informelle ou lisés auprès des personnes impliquées dans par la mise en place d’un système de les différents aspects de l’activité RH, en cooptation ; les interrogeant sur les tâches afférentes • le traitement différencié susceptible à leur fonction et en confrontant ensuite d’être effectué selon qu’il s’agit d’une les informations et points de vue recueillis, candidature interne, externe, cooptée ou afin de vérifier le degré d’application des recommandée. procédures et l’utilisation des outils RH – à la gestion des CV reçus, en précisant : mis à disposition. Des observations dans les services RH peuvent également être • les modalités de réception et de routage réalisées pour analyser leur fonction- (candidatures électroniques, CV papier) ; nement habituel, qu’il s’agisse d’assister à • le volume de candidatures concernées ; des entretiens d’embauche (en sollicitant • le recours éventuel à des fonctions de l’accord préalable des candidats), ou de tri automatique et de présélection sur préciser l’usage des outils RH à disposition, la base de critères prédéterminés ou les tâches assignées à chacun au sein du normés. service, les relations avec d’autres services de l’établissement étudié... – aux procédures de sélection des candi- datures, en précisant : Par exemple, l’analyse des pratiques de • les personnes impliquées à chaque recrutement d’un employeur conduira à étape du recrutement (lecture des CV, s’intéresser : entretien téléphonique, rencontre) et les – au sourcing, en précisant : modalités de prise de décision (indivi- • le degré de formalisation préalable du duelle ou collégiale) ; besoin de recrutement et l’expression des • les critères de sélection invoqués à compétences attendues ; chacune de ces étapes pour retenir ou • la manière dont ce besoin est ensuite refuser une candidature ; diffusé, à l’interne (bourses d’emplois, • les outils à disposition (fiches de postes, intranet...) ou à l’externe (portail de grilles d’évaluation, bases de données l’emploi, salons...), et si l’un de ces canaux informatisées, recrutements par simu- de recrutement est privilégié ; lation, par webcam, CV anonyme...) ;
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• les procédures garantissant la traçabilité besoin en recrutement insuffisamment des décisions prises à chaque étape de la explicité, sans identifier précisément les sélection ; compétences attendues ; • les actions éventuellement mises – l’existence d’une pratique, ponctuelle en œuvre pour évaluer la qualité des ou récurrente, pouvant donner lieu à une recrutements (bilan quantitatif, coût discrimination directe ou indirecte, comme des recrutements, retour auprès des par exemple d’écarter certains types de candidats...) ; candidatures en invoquant les attentes • le degré de connaissance des recru- des clients... teurs sur les critères de discrimination prohibés, les outils et ressources à leur Différents niveaux de risque peuvent être disposition, leur expérience éventuelle et distingués pour présenter les résultats de leurs réactions face à d’éventuels cas de l’audit : discrimination... – un premier niveau de risque peut concerner des situations nécessitant Le même type d’analyse peut être effectué une « vigilance ». C’est notamment le sur les autres aspects de l’activité RH : cas lorsqu’un recruteur – en l’absence affectation et intégration des personnes d’outils permettant d’objectiver des com- recrutées, évaluation des salariés, gestion pétences – se retrouve face à un certain des mobilités et des promotions, attribution nombre d’incertitudes quant aux critères des primes, accès aux formations... d’évaluation des candidats. Il peut alors avoir tendance à privilégier son intuition Procéder à une évaluation ou se référer aux opinions courantes qui des risques discriminatoires et faire sont souvent fondées sur des a priori des préconisations ou préjugés, à l’origine de nombreuses L’examen détaillé des procédures et des discriminations. pratiques RH permet de dresser un état – un deuxième niveau de risque discrimi- des lieux en matière de respect de natoire, qualifié de « potentiel », peut l’égalité de traitement, et d’identifier les correspondre à des procédures dont l’ap- situations ou les lieux présentant des plication expose l’employeur à un risque risques discriminatoires. Par exemple, un juridique, et qui doivent donc être mises audit des pratiques de recrutement peut en conformité avec les dispositions légales. conduire à souligner : – un troisième niveau de risque qua- – le manque de formalisation dans la défi- lifié de « réel » en raison de pratiques nition des critères de sélection, dû à un discriminatoires avérées, qu’il s’agisse
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d’actes isolés ou fréquents – en rappelant à
l’organisation concernée qu’il suffit d’un seul cas de discrimination constaté dans ses pratiques RH pour l’exposer à un risque juridique et à un risque d’image. Une dernière étape de l’audit consiste à pré- coniser des actions pour corriger les risques discriminatoires constatés. Il peut s’agir notamment de faire évoluer une procédure pour la sécuriser, de mettre à disposition un nouvel outil RH (grille d’évaluation des compétences, outil permettant la publicité des opportunités de mobilité interne ou de formations...), ou de proposer des formations ou des actions de sen- sibilisation afin de faire évoluer les pratiques des acteurs concernés.
L’analyse de l’activité RH d’une organisation peut
également conduire à souligner l’existence de procédures ou de pratiques déjà en place dont l’application permet de prévenir des risques dis- criminatoires, ou des initiatives individuelles qu’il s’agit de généraliser. Un audit permet ainsi de faire l’inventaire des mesures prises en matière d’égalité de traitement, de les formaliser pour les valider et les faire connaître.
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