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Chapitre 5 : Fermeture du projet au cours de la phase d'exploitation

CHAPITRE 5 : FERMETURE DU PROJET AU COURS


DE LA PHASE D'EXPLOITATION
Objectifs
Les objectifs de ce chapitre sont les suivants

• Découvrir l'importance de la gestion de la qualité lors de la phase


d'exploitation.
• Comprendre les autres activités de la phase d'exploitation.
• Comprendre la nécessité de la fermeture du projet.
• Identifier les étapes à suivre pour fermer le projet.
• Célébrer la réussite d'un projet.

Introduction
La phase d'exploitation inclut les activités finales nécessaires à la clôture
du projet et au transfert de la solution et des connaissances au client.

L'équipe chargée de la gestion du programme prépare les factures finales,


compile les retours d'expériences et génère le rapport de fermeture du projet.
Elle prépare également un dossier contenant tous les livrables du projet et les
formulaires d'acceptation. Ces documents sont passés en revue avec le client
afin qu'il donne son approbation finale et son accord.

L'équipe dirigeante continue à prendre en charge le processus par le biais des


activités de la discipline de gestion du changement de l'organisation de façon
à favoriser la réussite de la mise en œuvre et des autres activités. Ce mécanisme
de communication permanent contribue à garantir l'adoption du projet par
les utilisateurs.

Les ressources des équipes fonctionnelle et technique, qui sont chargées d'assurer
le support après la mise en service, résolvent les problèmes survenant lors du
déploiement sur la base utilisatrice. À ce stade, les équipes de support technique
sont également sollicitées pour veiller à ce que le transfert de la solution au client
et au support technique s'effectue sans problème (conformément au contrat
de support applicable).

Tout transfert de connaissances n'ayant pas été effectué lors des phases
antérieures est réalisé lors de celle-ci. Une fois les activités de support après
la mise en service terminées, l'équipe achève toutes les tâches logistiques
requises et obtient la signature finale pour le projet.

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Gestion de la qualité
Au cours de la phase d'exploitation, la gestion de la qualité vise à s'assurer
d'une part que toutes les activités de la phase sont terminées et approuvées,
et d'autre part qu'elles sont conformes aux normes de qualité du client.

Comme pour toute autre phase du cycle de vie du projet, le chef de projet peut
organiser une réunion d'examen de passage à la fin de la phase d'exploitation.

Pour garantir la gestion de la qualité lors de la phase d'exploitation,


la méthodologie Microsoft Dynamics® Sure Step planifie des activités
spécifiques dans ce domaine comme suit :

• préparation et organisation de l'examen de passage de phase ;


• résolution des points en attente ;
• finalisation du transfert des connaissances ;
• consignation des retours d'expériences ;
• fermeture du projet.

Résoudre les points en attente


Les problèmes et autres questions liées au projet sont documentés et traités
tout au long du cycle de vie du projet.

Toutefois, même si des efforts optimaux sont déployés, des questions peuvent
rester en suspens ou de nouvelles questions peuvent être identifiées avant,
pendant et après l'activité de mise en service. Après la mise en service, les
utilisateurs finaux continuent à se familiariser avec le nouveau système et de
nouveaux problèmes peuvent être identifiés. Les points non résolus doivent
être examinés avec le client et une solution finale doit être adoptée d'un
commun accord.

Finaliser le transfert des connaissances


Dans le cadre de cette activité, le chef de projet identifie toutes les connaissances
qui restent à transmettre au client.

Elles incluent notamment les éléments suivants :

• points en suspens que le client consent à traiter ;


• emplacement où se trouve l'ensemble de la documentation ;
• documentation relative aux autorisations de sécurité qui s'adresse
à l'administrateur ;
• tâches de support technique.

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Les tâches de support exécutées par l'équipe de consultants seront transférées


à l'équipe informatique du client. Elles comprennent les procédures relatives à la
maintenance et la mise à jour du système, ainsi que toutes les autres procédures
mises en place au cours de l'implémentation du projet.

Le chef de projet du client planifie une réunion pour mettre en œuvre le transfert
des connaissances et s'assurer que tous les participants requis sont disponibles
pour effectuer cette opération.

Consigner les retours d'expériences


Le chef de projet planifie une réunion avec l'équipe de consultants pour discuter
des réalisations accomplies dans le cadre du projet et des domaines à améliorer.
Au cours de cette réunion, chaque consultant fait part de ses observations sur
ce qui s'est bien passé et ce qui aurait pu mieux fonctionner. Les retours
d'expériences relatifs à cette implémentation peuvent servir de lignes directrices
aux consultants pour leurs engagements ultérieurs.

Le chef de projet compile et documente également toutes les observations


de l'équipe de consultants. Le cas échéant, les conclusions de cette discussion
peuvent être partagées avec le client ; elles peuvent aussi être utilisées
exclusivement à des fins internes.

Autres activités d'exploitation


Outre les activités de gestion de la qualité, d'autres activités sont recommandées
lors de la phase d'exploitation. En fonction du type de projet et des besoins,
il peut notamment s'agir des activités suivantes :

• support après la mise en service ;


• transfert de la solution au personnel de support ;
• vérification des livrables par rapport à l'énoncé des travaux
et aux modifications approuvées ;
• mise en place d'une stratégie permanente de test et de contrôle
qualité ;
• test de la reprise sur sinistre ;
• optimisation et réglage des performances.

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Support après la mise en service


Une fois que la solution Microsoft Dynamics® ERP nouvellement implémentée
a été mise en service, l'organisation qui a procédé à cette implémentation doit
assurer le support technique.

Cette activité est essentielle pour la réussite de l'implémentation. Même si


les utilisateurs finaux ont été formés, ils peuvent ne pas être suffisamment
familiarisés avec leur nouveau système. Si le consultant applicatif est affecté
au support technique de ces utilisateurs et se montre disponible pour répondre
aux questions, ces derniers se sentiront plus confiants.

En outre, le consultant applicatif peut analyser les difficultés qui surviennent


et en informer les chefs de projet des deux parties de façon à déterminer si ces
problèmes résultent de choix de configuration, ou correspondent à un nouveau
besoin ou à un défaut du produit. Dans tous les cas, ce mécanisme permet
de traiter les problèmes de façon proactive et de limiter la frustration des
utilisateurs finaux.

Le support technique sur site peut s'avérer préférable au cours des premières
semaines de la mise en service, mais les chefs de projet du cabinet de conseil et
du client peuvent choisir de combiner le support technique sur site et à distance.

Transfert de la solution au personnel de support


Bien que le support après la mise en service soit nécessaire et essentiel, il s'agit
d'une activité limitée dans le temps.

Le chef de projet du client doit indiquer clairement la date de fin du support après
la mise en service. Après la mise en service du système et à l'approche de cette
date de fin, l'équipe projet transfère la solution au système de support technique
permanent.

La documentation en ligne et les autres ressources disponibles doivent également


être communiquées au chef de projet du client.

Vérification des livrables par rapport à l'énoncé


des travaux
Au cours de cette activité, la documentation finale des livrables est passée en
revue, finalisée et préparée afin d'être remise au client. Il convient de finaliser
tous les documents afin que la transition s'effectue sans problème.

Les livrables et les critères d'acceptation sont évalués par rapport à l'énoncé
des travaux et aux ordres de modification de façon à garantir que toutes
les obligations contractuelles ont été respectées. L'impact des changements
autorisés lors du processus d'implémentation doit également être mesuré.

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Mise en place d'une stratégie permanente de test


et de contrôle qualité
Les activités de contrôle qualité et de test s'étendent depuis l'implémentation
et le déploiement de la solution Microsoft Dynamics ERP jusqu'à la phase
d'exploitation.

L'utilisation du système de production lors de la phase de production peut révéler


des défauts au sein d'un produit ou d'une fonctionnalité qui n'ont pas été détectés
au cours des activités de test menées précédemment dans le cadre des phases
de développement et de déploiement.

En outre, il peut s'avérer nécessaire d'appliquer des correctifs, des Service


Packs ou des mises à jour dans le cadre du processus de maintenance continue
de la solution Microsoft Dynamics ERP.

La planification des tests exécutés lors de la phase d'exploitation inclut


les tâches suivantes :

• identification de la stratégie de test permanente qui inclut les étapes


et les approbations requises ;
• création d'un processus de gestion des modifications apportées au
système pour le transfert des modifications depuis l'environnement
de développement et/ou de test vers l'environnement de production ;
• identification des ressources permanentes de contrôle qualité
et de test ;
• mise en place d'un environnement de test permanent ;
• planification des tests de performances/de charge pour
la surveillance du système.

Test de la reprise sur sinistre


Cette activité doit être accomplie régulièrement, au moins une fois par an ;
en outre, il est recommandé de la mettre en œuvre avant la mise en service.
Elle vise à tester l'environnement de reprise sur sinistre et les procédures
de basculement afin de vérifier que les processus décrits dans le guide
des activités de production sont complets et efficaces.

Les principales étapes de ce processus sont les suivantes :

• élaboration et étude du plan de test de reprise sur sinistre ;


• consignation et analyse du processus lors d'une série de tests ;
• mise à jour de la documentation afin de refléter les problèmes
éventuels et les solutions apportées.

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Optimisation et réglage des performances


L'objectif de cette tâche est de mettre au point la solution afin d'obtenir des
performances optimales ; elle sert également à planifier la capacité pour répondre
à l'évolution des besoins en termes d'infrastructure au fil de l'exploitation de
la solution.

Elle est exécutée peu de temps après la mise en service, puis régulièrement
de manière proactive afin d'éviter qu'une chute inacceptable des performances
ne perturbe les utilisateurs.

Initialement, ce processus vise les trois objectifs clés suivants :

• garantir l'implémentation appropriée de toutes les meilleures


pratiques en matière de performances ;
• surveiller et analyser l'utilisation des ressources pour tous
les composants soumis à des charges de production réelles ;
• fournir une ligne de base pour les performances.

Les analyses ultérieures peuvent ensuite être centrées sur


les modifications suivantes :

• application de correctifs et de Services Packs ;


• mise à jour des statistiques de base de données, des index
et de la configuration de disque pour les fichiers de données ;
• archivage d'anciennes données contenues dans des tables
volumineuses ;
• examen des modifications personnalisées apportées au code.

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Atelier 5.1.1 - Résoudre les points en attente


Au cours de cet atelier, vous allez identifier les points en attente pour
l'implémentation de Tailspin Toys.

Scénario

Différents tests ont été effectués lors des phases de développement et de


déploiement. Les tests unitaires et fonctionnels ont été exécutés au début
du mois de septembre, tandis que les tests d'acceptation par les utilisateurs
ont été mis en œuvre le 28 octobre 2010.

Ces tests ont révélé un certain nombre de problèmes restés jusque là sans
solution. Il a été convenu que les solutions proposées seraient implémentées
après la mise en service.

Étape par étape


Étape 1 - Identifier les problèmes à résoudre.

1. Un certain nombre de problèmes ont été détectés lors des tests exécutés dans
le cadre des phases de conception et de développement. Parmi les problèmes
identifiés lors des tests unitaires et fonctionnels, indiquez ceux qui peuvent
être traités au cours de cette phase.

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2. Parmi les problèmes identifiés lors des tests d'acceptation par les utilisateurs,
indiquez ceux qui peuvent être traités au cours de cette phase.

3. Comment ces types de problèmes peuvent-ils être classés à ce stade du cycle


de vie du projet ?

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Atelier 5.1.2 - Retours d'expériences


Microsoft Dynamics Sure Step souligne l'importance d'une réunion traitant
des retours d'expériences. Au cours de cette réunion, l'équipe pourra analyser ses
performances et entreprendre des actions proactives pour ses engagements futurs.

Scénario

Cette classe inclura une session sur les retours d'expériences, dont le sujet sera
l'étude de cas elle-même.

Étape par étape


Étape 1 - Se préparer à participer à la discussion collective.

Préparez-vous à participer à la discussion collective en répondant aux questions


suivantes :

• Qu'avez-vous appris au cours de cette étude de cas ?


• Que pensiez-vous de Microsoft Dynamics Sure Step avant d'assister
à cette formation ?
• Que pensez-vous de Microsoft Dynamics Sure Step après avoir
assisté à cette formation ?

Étape 2 - Organiser la discussion collective.

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Fermeture du projet
Après la mise en service, plusieurs tâches doivent êtres accomplies pour s'assurer
que le projet est conforme aux conditions convenues au départ et vérifier que le
client est satisfait du résultat final. Il est important de clôturer officiellement
le projet et d'obtenir l'acceptation (signature) formelle de tous les livrables.

La clôture du projet peut inclure les activités suivantes :

• finalisation de tous les points en attente ;


• prise en charge de toute formation complémentaire destinée
aux utilisateurs ;
• finalisation de tous les documents à remettre au client avec des
informations telles que les coordonnées du support technique ;
• collecte et transmission des retours d'expériences de l'équipe
de consultants ;
• célébration de la fin du projet.

Liste de clôture de l'engagement


La liste de clôture de l'engagement permet de vérifier que les principales
tâches requises pour clôturer un projet ont été effectuées et de s'assurer que
les informations essentielles relatives au projet (telles que les engagements
contractuels, la logistique du site client et les processus de contrôle du projet)
sont définies et documentées.

Les chefs de projet doivent honorer jusqu'au bout leur engagement vis-à-vis
du client et veiller à ce que leur équipe bénéficie de conditions optimales pour
mener à bien le projet. La liste de clôture de l'engagement garantit que toutes
les tâches requises pour clôturer un projet de façon appropriée ont été effectuées.

Réunion et rapport de clôture du projet


La réunion et le rapport de clôture du projet permettent de vérifier et de
documenter les résultats finaux du projet, d'obtenir l'acceptation officielle
du client et de garantir sa satisfaction.

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Atelier 5.2.1 - Organiser la réunion de clôture


Scénario

Maintenant que votre implémentation de Microsoft Dynamics ERP est terminée


pour Tailspin Toys, vous devez préparer et organiser la réunion de clôture.

Étape par étape


Étape 1 - Préparer la réunion de clôture.

Préparez la réunion de clôture en documentant vos conclusions concernant


l'implémentation de Tailspin Toys.

Examinez les documents suivants :

• Liste de clôture de l'engagement ;


• Ordre du jour de la réunion de clôture du projet ;
• Rapport de clôture du projet.

Consignez vos conclusions et remarques dans le rapport de clôture du projet.

Étape 2 - Organiser la discussion collective.

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Célébration de la fin du projet


L'implémentation d'un projet peut s'avérer une expérience longue et extrêmement
difficile pour toute l'équipe d'implémentation. Étant donné que l'achèvement du
projet représente un jalon déterminant pour l'équipe, il incombe au chef de projet
d'organiser une réunion pour célébrer la réussite des employés et reconnaître
les efforts déployés par chacun d'eux.

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Atelier 5.3.1 - Célébrer la fin du projet


Félicitations, vous avez terminé cette formation !

Scénario

Le moment est venu de célébrer la fin de cette formation et de saluer les efforts
déployés par le formateur et les stagiaires.

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Résumé
La fermeture est une étape essentielle de chaque projet. Les projets ne sont pas
de simples opérations, mais des engagements uniques et temporaires. Il convient
de les clôturer. Cette leçon décrit comment clôturer un projet.

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Révision rapide : retours d'expériences


Inscrivez ci-dessous les trois éléments clés que vous avez appris dans ce chapitre

1.

2.

3.

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Solutions
Atelier 5.1.1 - Résoudre les points en attente
1. Un certain nombre de problèmes ont été détectés lors des tests exécutés dans
le cadre des phases de conception et de développement. Parmi les problèmes
identifiés lors des tests unitaires et fonctionnels, indiquez ceux qui peuvent
être traités au cours de cette phase.

RÉPONSE TYPE : 04.01.00 Articles - Articles de remplacement possibles,

07.02.00 Expédition et transport - Vue d'ensemble des articles à recevoir,

07.03.00 Expédition et transport - Documents de transport en fonction

des conditions internationales de vente, 15.01.00 Contrôles qualité -

Organisation de différents contrôles qualité (vérification régulière, retours

client, rappel, etc.), 15.02.00 Résultats du contrôle qualité - Saisie des

résultats négatifs

2. Parmi les problèmes identifiés lors des tests d'acceptation par les utilisateurs,
indiquez ceux qui peuvent être traités au cours de cette phase.

RÉPONSE TYPE : 01.23.00 États financiers - Création du relevé de compte

de résultat, 03.04.00 Recherches/états - Exécution d'une balance âgée des

clients, 05.04.00 Achats de stock - Approbation des commandes fournisseur

3. Comment ces types de problèmes peuvent-ils être classés à ce stade du cycle


de vie du projet ?

RÉPONSE TYPE : Ces problèmes peuvent résulter de bogues ou d'erreurs de

traitement, ou correspondre à des demandes de modification ou de formation

complémentaire

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