GENERALIDADES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

1. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

I.1.1 Sistema de Presupuesto

El Decreto Nº 101-97 aprueba la Ley Orgánica de Presupuesto que establece

las normas para el funcionamiento de los sistemas presupuestario, de
contabilidad integrada gubernamental, de tesorería y de crédito público. El
Ministerio de Finanzas Públicas es el órgano rector del proceso presupuestario
público, a través de la Dirección Técnica de Presupuesto, cuyas atribuciones
principales están referidas a:

• Participar en la formulación de los aspectos presupuestarios de la política

financiera del sector público.

• Dictar las normas técnicas para la formulación, programación de la

ejecución, modificaciones y evaluación de los presupuestos de los
organismos del Estado.

• Preparar el presupuesto general de ingresos y egresos del Estado y

fundamentar su contenido.

• Coordinar los procesos de ejecución presupuestaria de los Organismos e

intervenir en los ajustes y modificaciones del presupuesto.

• Evaluar la ejecución de los presupuestos, aplicando las normas y

criterios establecidos por la ley y las normas técnicas respectivas.

De acuerdo con la Constitución, el Presupuesto General de Ingresos y Egresos

del Estado, aprobado para cada ejercicio fiscal, incluye la estimación de todos
los ingresos y los gastos por realizar. Las entidades descentralizadas presentan
sus presupuestos al Ministerio de Finanzas Públicas (Ejecutivo) y al Congreso de
la República, para su conocimiento e integración al Presupuesto General y
además están sujetos a los controles y fiscalización de los órganos del Estado.

Aprobado el presupuesto general de ingresos y egresos del Estado, el

Organismo Ejecutivo lo pone en vigencia, mediante acuerdo gubernativo, con la
distribución analítica del presupuesto que consiste en su presentación
desagregada hasta el último nivel previsto en los clasificadores y categorías de
programación. El Ministerio de Finanzas Públicas fija las cuotas de
compromisos, devengados y pagos considerando el flujo estacional de los
ingresos y la capacidad real de ejecución.

Sin perjuicio de la evaluación del presupuesto que corresponde a cada

organismo del Estado, el Ministerio de Finanzas Públicas evalúa la ejecución del
presupuesto general del Estado y de los presupuestos de las entidades, excepto
en el caso de las Municipalidades y la Universidad de San Carlos de Guatemala,
tanto en forma periódica durante la ejecución, como al cierre del ejercicio.

Las cuentas del presupuesto general del Estado se cierran el 31 de diciembre

de cada año; los ingresos que se recaudan con posterioridad forman parte del
nuevo ejercicio. Al término de esa fecha, no pueden asumirse compromisos ni
devengarse gastos con cargo al ejercicio que se cierra. Esto es lo que se
denomina la etapa de liquidación del presupuesto. Los saldos en efectivo a fin

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del año fiscal y que no correspondan a compromisos pendientes de pago a esa
fecha, deben ser reintegrados a la tesorería nacional.

I.1.2 Sistema de tesorería

De acuerdo con el Decreto Nº 101-97, la Tesorería Nacional del Ministerio de

Finanzas Públicas es el órgano rector del sistema de Tesorería, y como tal,
coordina el funcionamiento de las unidades de Tesorería que funcionan en las
entidades del sector público , así como dicta las normas y procedimientos
necesarios para su operatividad.

La Tesorería Nacional es responsable de formular, ejecutar, controlar y evaluar

el presupuesto de caja, que es un instrumento para programar los flujos de
fondos del presupuesto general de ingresos y egresos del Estado. Programa y
controla los flujos de ingresos y pagos del gobierno, administra el Fondo
Común, controla el uso eficiente de los saldos disponibles de caja de las
cuentas corrientes de las entidades públicas, no incorporadas en el Fondo
Común y coordina la negociación de las Letras del Tesoro para cubrir
deficiencias estaciónales de caja, hasta por el 20 % de los ingresos corrientes
estimados en el presupuesto. El Ministerio de Finanzas Públicas puede autorizar
el funcionamiento de Fondos Rotativos y la Tesorería puede entregar fondos
con carácter de anticipos, autorizando la apertura y manejo de cuentas
corrientes para facilitar la administración de tales fondos.

I.1.3 Sistema de Crédito Público

El órgano rector del sistema es la Dirección de Financiamiento Externo y

Fideicomisos, cuya función es asegurar una eficiente programación, utilización y
control de los medios de financiamiento que se obtengan mediante operaciones
de crédito público. Es responsable de:

• definir los fundamentos técnicos para preparar adecuadamente la política

de crédito público,

• establecer las normas para el seguimiento y control del uso de los

préstamos vinculados con proyectos financiados por organismos
internacionales,

• organizar el sistema de información sobre mercado de capitales de

crédito,

• tramita las solicitudes de autorización para iniciar operaciones de crédito

público,

• normaliza los procedimientos de emisión, colocación y recuperación de

cartera de bonos,

• mantiene un registro actualizado del endeudamiento integrado al

sistema de contabilidad,

• coordina con la Tesorería para negociar las letras del Tesoro, y,

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 • establece estimaciones y proyecciones presupuestarias del servicio de la
deuda pública y de los desembolsos, supervisando su cumplimiento.

Ninguna entidad del sector público puede iniciar trámites para realizar
operaciones de crédito público sin la autorización previa del Ministerio de
Finanzas Públicas.

I.1.4 Sistema de contabilidad gubernamental

La Dirección de Contabilidad del Estado, dependiente del Ministerio de Finanzas

Públicas, es el órgano rector del sistema de contabilidad integrada
gubernamental, y como tal, responsable de prescribir, poner en funcionamiento
y mantener dicho sistema en ámbito del sector público. Dicta las normas de
contabilidad para el sector público, realiza el registro sistemático de las
transacciones del sector público y prepara la liquidación anual del presupuesto,
para su remisión a la Contraloría de Cuentas y al Congreso de la República.

CONCEPTO DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

La Contabilidad Gubernamental, es el conjunto de principios, normas y

procedimientos, para registrar, resumir, analizar e interpretar las
transacciones realizadas por los entes público con la finalidad de
preparar Estados Financieros y Presupuestarios que faciliten el análisis
de la mismas y la obtención de indicadores que permitan una racional
evaluación de ingresos y gastos, así como la Situación Financiera de la
Hacienda nacional, durante y al termino de cada ejercicio fiscal.
La contabilidad Gubernamental, constituye el sistema de información
financiera más importante de los Organismo del Sector Público, a través
del cual se puede conocer la gestión realizada y los efectos que ellas
producen en el patrimonio público.

En la actualidad la Contabilidad Gubernamental, constituye una fuente

de información que significa un verdadero apoyo en los niveles
directivos, ya que precisa disponer de información adecuada para la
adopción de decisiones, articulando un sistema de información que
apoya a la administración y alimenta al proceso de planificación,
programación, presentación, ejecución y control de las actividades de los
Organismo del Sector Público.
En síntesis se trata de un sistema especializado mediante el cual se
logra y se tiene en cuenta, la aplicación de principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados, las normas y procedimientos contables, para
el registro de las operaciones financieras que realizan los organismos
públicos con los bienes y recursos aportados por la colectividad.

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA Y PROCESO CONTABLE

El Sistema de Contabilidad Gubernamental establece un proceso de

integración ordenado con controles en las diferentes áreas contables
para producir información financiera oportuna y confiable.
La referida integración contable que se logra mediante el Sistema
conduce a tecnificar los mecanismos de proyección y ejecución del
presupuesto, facilita el análisis financiero y permite la evaluación del
cumplimiento de las metas del Gobierno.

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A continuación se precisan los principales fundamentos que conforma el
sistema:

a. Unidad de Almacén.-

Cosiste en la registrar desde el punto de vista contable, de todos los

bienes muebles que ingresan a los organismos públicos por cualquier
concepto como entrada de almacén; aunque en algunos casos el ingreso
al almacén se produzca de manera simbólica, tales como los
semovientes. Es decir las adquisiciones de bienes realizadas por los
entes públicos, destinados al uso, consumo o producción, deberán
previamente ser registrados como ingreso en los almacenes de la
entidad. Esta característica tiene como finalidad primordial robustecer
las labores de control interno y canalizar la información que sirva para
formular el Parte Diario de Almacén, como elemento de integración
contable.

b. Unidad de Caja.

Este fundamento del sistema se refiere al control centralizado de los

recursos financieros, debiendo estos reunirse en un fondo común para
financiar los gastos en el sentido de contribuir a que se mantenga el
concepto de unidad de información del manejo de los fondos públicos. La
finalidad de este principio es obtener una información sobre el flujo de
los fondos públicos a través de otro de los elementos del sistema,
denominado Libro de Caja, que es un libro obligatorio restituido para
registrar y resumir todas las informaciones de ingreso y egreso de
efectivo.

c. Paralelismo y Simultaneidad Contable.

Las operaciones realizadas por los organismos públicos son registrados

en la Contabilidad Patrimonial y en la Contabilidad Presupuestaria, es
decir bajo este fundamento a toda operación real registrado en el
proceso contable financiero, corresponde paralela y simultáneamente un
registro en el proceso presupuestario.

De tal forma que en el mismo momento y con los mismos documentos

fuentes pero en distintas áreas se procesa información especializada con
el fin de obtener el Balance de Comprobación Integrado que muestre en
su conjunto las operaciones de bienes, fondos, presupuesto,
endeudamiento y operaciones complementarias.

d. Obligatoriedad de Compromiso:

Con la finalidad de que exista un buen control interno en los organismos

públicos, es de vital importancia el registro contable de las cuentas por
pagar y compromisos presupuestarios previo al pago y la ejecución
presupuestaria.

DELIMITACION EN AREAS CONTABLES

El Sistema Contable ha contemplado la agrupación de operaciones

homogéneas en campos definidos.

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 − Área de Bienes: Comprende las operaciones de adquisición u
obtención, almacenamiento y distribución de los bienes muebles
del gobierno. Incluye también la construcción, adquisición y
registro de la propiedad inmueble del Estado, administrados por
los organismos públicos.

− Área de Fondos: Se refiere a operaciones relacionadas con

los ingresos y egresos de fondos en los diferentes niveles de la
administración pública.

− Área de Presupuesto: Comprende las operaciones que se

derivan del presupuesto de cada ejercicio fiscal, en sus etapas de
promulgación, modificación, ejecución del gasto e ingreso, así
como el análisis y cierre presupuestario.

− Área Complementaria: Comprende todas las operaciones no

indicadas en las áreas anteriormente mencionadas. Es decir,
asientos de apertura, asientos de cierre, asuntos de regularización,
así como los asientos referidos a las cuentas de control, que
completan el circuito contable y son registrados en las notas de
contabilidad.

2.1.3. SISTEMA DE INTEGRACIÓN CONTABLE

El Sistema de Integración Contable es un Sistema informático

desarrollado por la Contaduría Pública de la Nación para ser distribuido
gratuitamente a las entidades del Sector Público, con base en la Ley
Marco Proceso de la Cuenta General de la República 2000, normas
complementarias Instructivo Nº 6 y el Instructivo Nº 7 del Cierre Contable
y sus modificatorias, que permite el registro de los Estados Financieros y
Presupuestales, Anexos y Complementarios, para la elaboración
computarizada y dentro de los plazos establecidos, de la Cuenta General
de la República, en forma confiable y oportuna, generando información
para el Análisis de los Resultados obtenidos y así poder tener un mejor
control de la información Financiera y Presupuestal.

2.1.4. TIPOS DE CONTABILIDAD

El Sistema de Contabilidad Gubernamental establece dos tipos de
contabilidad: la contabilidad patrimonial y la contabilidad presupuestaria
Contabilidad Financiera o Patrimonial.-
Es el campo de la contabilidad que abarca las normas,
procedimientos, cuentas, libros, comprobantes y estados contables
relacionados con la registro de los valores que componen el
patrimonio.
Contabilidad Presupuestaria.-
Es el campo de la contabilidad que abarca las normas,
procedimientos, cuentas, libros, comprobantes, etc. para registrar el
comportamiento de cada presupuesto fiscal, regulando así las
incidencias del proceso presupuestario con criterio programático.

Auditoria Gubernamental
Mediante Decreto 1126 del 11 de noviembre de 1959, se aprobó la ley Orgánica
del Tribunal y Contraloría de Cuentas. Corresponde a esta la función
fiscalizadora de la hacienda pública y de la ejecución del Presupuesto General
de ingresos y Egresos de la Nación. Es una Institución técnica con

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independencia absoluta de funciones
DIAGRAMA DEL SISTEMA CONTABLE

Cuentas De Balance Cuentas De Gestión Cuentas Del Presupuesto Cuentas De Orden

y Resultado

Clase 1 Clase 3
- Activo Corriente - Gastos Corrientes
- Activo No Corriente Clase 6 Clase 7
Clase 4 - - Cuentas
CUENTAS : Presupuestarias - Cuenta de Control y
Clase 2 - Ingresos Corrientes Contingencias
* Gastos
- Pasivo Corriente * Ingresos
- Pasivo No Corriente Clase 5
- Patrimonio Neto - Resultados

TIPOS DE
CONTABILIDAD PATRIMONIAL O FINANCIERA PRESUPUESTARIA

INTEGRACIÓN: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

ESTADOS : FINANCIEROS PRESUPUESTARIOS

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 I.1.5 Auditoría Gubernamental

Mediante Decreto 1126 del 11 de noviembre de 1959, se aprobó la ley Orgánica

del Tribunal y Contraloría de Cuentas. Corresponde a esta la función
fiscalizadora de la hacienda pública y de la ejecución del Presupuesto General
de ingresos y Egresos de la Nación. Es una Institución técnica con
independencia absoluta de funciones.

I.1.6 Atribuciones de la Contraloría de Cuentas

• Inspeccionar y glosar la contabilidad general de la Nación.

• Velar por el efectivo y oportuno cumplimiento de las obligaciones a favor

del fisco, del Municipio y de las demás entidades a que se refiere esta
ley.

• Vigilar y procurar por los medios legales adecuados, la recaudaci6n y

efectividades de todas las acreedurías, así como la restitución de todos
los fondos y bienes que resulten deberse al Estado, al Municipio, a la
Universidad y demás entidades sujetas a control y fiscalización, en virtud
de examen y liquidación de cuentas, sentencia firme o por cualquier otra
circunstancia.

• Comprobar la exactitud de las existencias y movimientos de los útiles y

materiales que tengan a su cargo los Organismos del Estado, del
Municipio, de la Universidad y demás entidades sujetas a su fiscalización.

• Revisar y verificar cada vez que lo juzgue necesario, las existencias de

especies postales, fiscales y artículos estancados u otros valores que se
hallen en poder de los empleados o agentes autorizados por las leyes o
reglamentos para recibir, custodiar, almacenar o expender tales especies
o valores.

• Ejercer control de las emisiones de las especies postales, fiscales, de

bonos, cupones y otros documentos de la deuda pública emitidos por
Estado o el Municipio, así como sobre las emisiones de billetes que
efectúe el Banco Emisor, los billetes de la Lotería Nacional y cualesquiera
otros documentos o valores que determine la ley.

• Controlar la incineración o destrucción de cédulas, bonos, cupones, y

cualesquiera otros documentos de crédito del Estado o del Municipio y
demás instituciones sujetas a su fiscalización, así como con la
incineración de billetes del Banco Emisor.

• Examinar y glosar las cuentas de todas las entidades y personas a que

se refiere el Articulo 2º. de la Ley. La glosa y fiscalización de las cuentas
municipales podrá ser delegada.

• Practicar inspecciones, revisiones y auditorias en las oficinas sujetas a su

jurisdicción.

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 • Investigar si existe enriquecimiento indebido, de los funcionarios o
empleados públicos, de acuerdo con lo que preceptúa la ley de probidad
e imponer las sanciones que la misma ley determina.

• Suspender a los funcionarios y empleados públicos sujetos a su

jurisdicción a quienes se imputa transgresiones a la ley que puedan ser
constitutivas de delito o falta.

• Autorizar los libros principales y auxiliares de la Contaduría General de la

Nación y los demás que determina la ley.

• Ejercer fiscalización sobre cualquier negocio del Estado que constituya

deuda pública.

I.1.7 Ámbito de competencia

Su función fiscalizadora se extiende a todas las personas que tengan a su cargo

la custodia y manejo de los públicos u otros bienes del Estado, del Municipio, de
la Universidad, de las instituciones estatales autónomas; semiautónomas o
descentralizadas así como sobre las demás entidades o personas que reciban
fondos del Estado y las que hagan colectas públicas. Quedan igualmente
sometidos a la fiscalización de la Contraloría de Cuentas los liquidadores,
fiscalizadores e interventores cuando se trate de los bienes y fondos a que se
refiere este