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Organisation & mission des réceptions Mission du réceptionnaire

Formation Le réceptionnaire ne peut être qu’une personne formée aux contrôles et à l’utilisation de
l’outil de réception.

Mission de contrôle Le Réceptionnaire assure une mission de contrôle et d’herméticité :


 Aucun mouvement, qu’il soit de marchandise ou de personne, ne doit échapper à
son contrôle.
 Il engage sa responsabilité sur :
• Les quantités entrées ou sorties en nombre de colis/unité
d’expédition,
• La qualité des colis réceptionnés ou expédiés,
• La qualité du traitement des litiges de réception avec les
transporteurs.
 Il assure l’herméticité et la propreté de la cour et des quais de réception.
 Il fait respecter le protocole de sécurité et la charte des transports signée
entre le magasin et les transporteurs.

Rôle de la 1 ère
réception La 1 ère réception a plus que jamais un rôle primordial :

 Plus de la moitié des marchandises passent directement en linéaire ou en réserve :

contrôle aléatoire sur les fournisseurs directs

 sur les entrepôts :

 les produits sensibles


 Les contrôles manuels déclenchés en 1ère réception : réserves en
cours de transport…
 Détermination des responsabilités entre le fournisseur et le transporteur lors de
litiges ultérieurs.
 Dans le processus d’accélération des flux physiques d’entrées de marchandises en
magasin : tri des marchandises, balisage des flux
Contrôles de première La première Réception exerce donc un contrôle sur :
réception
 La qualité de la prestation du transporteur, contrat de transport :

 Le dénombrement de marchandise prise en charge par le transporteur est


présent lors du déchargement du camion. :

- nombre colis/palettes/unités d’expédition indiqués sur le bon de transport ou la


lettre de voiture

 Les unités d’expédition (colis, palettes...) sont en bon état :

1. Détection de vols en cours de transport : herméticité du camion ou de


la remorque, cheminement correct du câble T.I.R. pour les savoyardes
(camions bâchés), plombs non conformes ou détériorés, colis ouverts,

2. Détection d’articles invendables : colis mouillés, colis abîmés…

3. Dégerbage des unités d’expédition

 Les litiges ou réserves détectés en première réception sont notés sur


le bon de transport ou la lettre de voiture et co-signés par le chauffeur et le
réceptionnaire.

 Les heures d’arrivée et de départ du camion sont inscrites sur le bon


de transport ou la lettre de voiture.
 L’herméticité des boxes cartons agrafés (contenant des produits
sensibles) est systématiquement contrôlée en 1ère réception.

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Fonction indépendante Le Réceptionnaire assure une fonction indépendante, non soumise au commercial :

 Il est la seule personne à fixer les rendez-vous avec les transporteurs.

 Il est la seule personne autorisée à créer les réceptions.

 Il crée les réceptions au vu de la marchandise.

 Il signale, aux Responsables Appro ou C.D.G., toute anomalie de fonctionnement.

Cour de service et accès réception

Surveillance du quai La surveillance du quai est assurée par le Réceptionnaire.

Accès extérieur sécurisé Les accès, donnant vers l’extérieur, sont sécurisés.

Accès autorisé La cour de service fait partie de l’enceinte de l’Hypermarché et à ce titre, il ne doit
pas être possible d’y pénétrer sans autorisation.

Les allées et venues dans la cour de service doivent être motivées, connues et
contrôlées par le Réceptionnaire :

 La liste des mouvements autorisés et non autorisés est connue du


réceptionnaire

En dehors des heures En cas d’absence du Réceptionnaire :


d’ouverture
 Les accès à la cour de service se font sous contrôle.

Exemples : Clés confiées à une personne désignée, caméra, présence de la


sécurité etc..

Accès par la cour L’accès du magasin par la cour de service est interdit au personnel.

Accès à la cour fermés A chaque fois que cela est possible, les accès à la cour de service seront fermés.

Caméra P.C. Il est conseillé d’installer une caméra reliée au P.C. permettant le balayage de l’ensemble
du quai de jour comme de nuit.

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Réception et bureau du réceptionnaire

Zones de réception La réception est divisée en zones matérialisées par un marquage au sol :
3 Zone de déchargement et de contrôle : la zone est vide au moment du
déchargement.

3 Zone de tri ou d’éclatement : flux de marchandises

3 Zone de retours : dépôt des retours fournisseurs en attente d’enlèvement.

croisement des flux réception / expédition

Dégagement des quais L’aire de réception est toujours dégagée :

 Le nombre de camions en cours de déchargement est limité au nombre de


réceptionnaires : programmation des heures de rendez-vous ;

Bureau du réceptionnaire Le bureau du réceptionnaire est disposé de sorte que le réceptionnaire ait une bonne
visibilité du quai et de la cour.

 Le bureau du Réceptionnaire doit être surveillé ou fermé, son entrée est


formellement interdite à toute personne étrangère non accompagnée.

 En dehors des heures d’ouverture, le bureau du réceptionnaire est fermé


à clé. Les clés sont déposées au P.C. sécurité.

 Le tampon de réception est mis sous clé.

Toute disparition de document engage la responsabilité du réceptionnaire.

Matériel à disposition Chaque réception doit mettre en place ou disposer au minimum de :

Elément Fonction

Un planning de réception  Gestion des rendez-vous


transporteurs : affichage du planning
actualisé et daté

 Communication du planning aux Chefs


de marché et gestionnaires d’appros

Un téléphone

Une imprimante laser

Un fax

Tampon de réception A apposer sur les documents officiels de


livraison ou de retours

Tampon de refus A apposer lors de refus de livraison

Un appareil photographique Etayer les dossiers de litiges au déchargement


numérique : plus de qualité, permet une
transmission WEB

Remarque :

L’appareil peut être utilisé


conjointement par le Service Sécurité
et la Réception

Support et documents Chaque réception doit disposer de support ou documents suivants :

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Elément Fonction

Catalogue des différents emballages Photo à l’appui, désignation, taux de


consignation

Avis de réception manuels Frais généraux uniquement

Avis de sortie Retour de marchandises vers les fournisseurs


ou entrepôts

Avis de cession Cessions de marchandises entre magasins

Carnet de refus : Pour confirmation au fournisseur

3 contrôle de température NB : Les refus sont motivés sur le bon du


transport co-signés par le réceptionnaire et
3 dépassement délai de livraison
le chauffeur.

Carnet de réserves Pour confirmation au fournisseur

NB : Les réserves sont motivées sur le bon


du transport co-signées par le réceptionnaire
et le chauffeur

Bon de réception frais généraux Réception des frais généraux

Un exemplaire du protocole de sécurité Opération de chargement et de


signé avec les transporteurs déchargement

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Gestion des flux de marchandises

Planning de livraisons Le Réceptionnaire reçoit ses livraisons en fonction du planning de livraisons :

 Le planning est établi en concertation avec les Chefs de rayon.

 Le planning est révisé en permanence et au minimum tous les trois mois.

Eléments du planning Le planning de livraison doit comporter :

 Les jours de rendez-vous dont le samedi.


 Les plages horaires de 15,20,30 minutes.
 Le nom des transporteurs permanents.
 Des cases vides pour indiquer les transporteurs ou rendez-vous
ponctuels.
 Un espace pour indiquer le volume exprimé en colis ou en palette.
 Des zones bloquées pour les réunions, les pauses, les retours ou autres
obligations

Flux de marchandises Le Réceptionnaire a tout pouvoir pour faire respecter cette organisation.

 L’organisation des flux est sous la responsabilité du Réceptionnaire et doit permettre


une évacuation immédiate des marchandises réceptionnées.

Fax d’annonce transporteur Le FAX d’annonce et de validation des livraisons comporte :


 Le n° de rayon ou le type de produit.
 Le nom du fournisseur.
 Le n° de la commande.
 Le nombre de palettes ou colis avec des colonnes pour donner ou refuser
l’accord.
 Une zone observation pour indiquer la cause du refus ou futures dates de
présentation.

cf. modèle

La veille de la livraison Le réceptionnaire vérifie :

Fournisseurs directs Plate-forme

La présence de la commande en fonction du La présence de la commande en fonction du


fax. fax envoyé la veille : commande /nombre de
colis ou d’unités d’expédition (U.E).

Traitement fax Les transporteurs communiquent la veille, par fax, les commandes à livrer (maxi en fin de
transporteurs matinée) Annexe 5

 Le téléphone peut, de façon exceptionnelle, être utilisé.

 Après la réception du FAX, le réceptionnaire vérifie l’existence de la commande dans le


portefeuille de commandes :

Si… alors…

Existence de la commande Annote sur le FAX l’heure du rendez-vous


dans la case « OUI » de «Accord» en regard
des N° de commandes autorisés.
Absence de commande Cocher la case « NON » de «Accord» en
regard du N° de commande refusé et le motif
du refus

 Renvoi du fax, ainsi complété, au transporteur.

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Livraison fournisseurs directes

Contrôle aléatoire Les fournisseurs directs sont contrôlés en seconde réception, de façon aléatoire, la
fréquence dépend de la classe auquel appartient le fournisseur.

En première réception, deux types de flux de marchandises :

 Flux de marchandises avec contrôle de seconde réception

 Flux de marchandises sans contrôle de seconde réception

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Livraison fournisseurs directes

Documents obligatoires Le chauffeur remet obligatoirement au réceptionnaire les documents de réception :

 Le bon de transport ou lettre de voiture

 Le bon de livraison

Remarque :

L’absence de bon de transport ou lettre de voiture et/ou bon de livraison du fournisseur


est un motif de refus de la marchandise.

Plates-formes Le réceptionnaire, pour les plates-formes, en cas de rajout sur le fax, vérifie dans l’outil
de réception :

 La présence de la commande

 La date de livraison attendue

Les contrôles Le réceptionnaire effectue les contrôles qualitatifs et quantitatifs :

 L’état des unités d’expédition : colis ou palettes ...,unité d’expédition


endommagée : colis ouvert, abîmé ou palette filmée détériorée.

 La quantité des unités d’expédition livrées : palettes ou colis ou poids, cohérence


entre le nombre d’unités d’expédition reçu par la réception et celui annoncé sur le
bon de transport ou la lettre de voiture.

Cheminement correct du Le cheminement correct du câble TIR est le suivant :


câble T.I.R.
- passage de ce dernier dans tous les pontets, attention à l’avant de la
remorque en partie supérieure.
- état et longueur du câble(et non des deux câbles ! !).

Face avant de
la remorque bâchée.

Cheminement correct
du câble T.I.R.

Pontets A proscrire ! !

Bord de la bâche.

uite…

Plomb homologué Le plomb homologué est le scellé métallique à bords recourbés.


Exemple type « TYD »

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Liste des produits Les contrôles de seconde réception entrepôts sont obligatoires sur la liste des produits
sensibles sensibles et les box agrafés de produits sensibles livrés par l’entrepôt :

∑ vérifier l’intégrité du box en première réception, réserves à mettre sur la


lettre de voiture dans le cas contraire puis contrôle forcé en seconde réception.

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Les emballages

Echange standard Le réceptionnaire pratique l’échange standard.

Suivi des emballages La gestion des emballages se fait par la lettre de voiture.
Un suivi doit permettre au réceptionnaire de justifier la dette emballage, par
entrepôt et par fournisseur, pour lesquels le magasin ne peut pratiquer l’échange
standard (Callens, Lebrun etc...).

Cf. document de suivi proposé en annexe.

Emballages restitués Les emballages restitués sont impérativement notés sur le Bon de Transport ou la
Lettre de Voiture.

Principe et suivi entrepôt Lorsque l’échange standard n’est pas possible, l’entrepôt, en accord avec le magasin, fait
un enlèvement par le transporteur habituel.

Gestion entrepôt Les entrepôts gèrent les sorties et les entrées d’emballages à partir des lettres de
voiture :

 Validation des palettes réceptionnées sur lettres de voiture.

 Annonce des palettes restituées sur la lettre de voiture.

Etat de la dette Chaque fin de mois le réceptionnaire reçoit un état de la dette palettes qu’il doit valider,
avec son propre suivi et retourner à :

 L’interlocuteur entrepôt :
Service « Gestion des palettes » de l’Entrepôt d’origine.

Frais retour emballages Les frais relatifs au retour des emballages en entrepôts sont intégrés dans le Taux de
Prestation Logistique payé par chaque Magasin :

 En cas de retour massif dû à un stockage volontaire magasin, les frais de retour


sont à la charge du magasin.

 Lorsque le transporteur refuse régulièrement la prise en charge des palettes en


retour, il y a lieu de mentionner sur la lettre de voiture. « Refus de reprise de
XX palettes»

Niveau de la dette et La dette emballage vis-à-vis des entrepôts et des fournisseurs :


épuration
 doit représenter approximativement la valeur des emballages d’une livraison
moyenne.

 doit être apurée au moins une fois par trimestre.

Rangement Les emballages sont rangés par catégorie, sur des emplacements définis.

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La seconde réception marchandises

Présentation

Fonction & mission de l’employé logistique de seconde réception

Formation L’employé logistique de seconde réception ne peut être qu’une personne formée au
principe du contrôle de seconde réception.

Mission L’employé logistique de seconde réception assure une mission de contrôle.

Il engage sa responsabilité sur :

 Les quantités entrées ou sorties en nombre de pièces,

 La qualité de la marchandise réceptionnée,

 La codification : le bon passage en caisse de chacun des articles

 Il assure la propreté de la zone de seconde réception et de la zone de mise en


conformité

Garant du contrôle des L’employé logistique de seconde réception est le garant qu’aucune marchandise ne quitte la
marchandises zone de seconde réception sans avoir été contrôlée.

Polyvalent L’employé logistique de seconde réception doit être polyvalent : Il doit pouvoir contrôler
aussi bien du textile que du bazar, de l’EM ou du PGC .

Tâches transformation de L’employé logistique de seconde réception assure également des tâches de
la marchandise transformation de la marchandise: antivolage, étiquetage, filmage…

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Zone de seconde réception & matériel

Situation géographique La zone de seconde réception :

 Doit être la plus proche possible de la première réception.


 Doit être clairement délimitée.
 Les tables doivent être dans le sens des flux.
 Les chaînes de contrôle sont organisées par type de flux : réappro,
promo et saisonnier.

Matériel à disposition Le matériel nécessaire pour effectuer un contrôle de qualité et rapide :

 Ecran, clavier et douchette en parfait état de fonctionnement


 Imprimante laser
 Feuille de procès verbal de seconde réception.

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Les contrôles de seconde réception

Rapprochement L’employé logistique de seconde réception :


marchandises / documents
Etape Action

1 récupère l’avis de livraison, le bon de livraison

2 repère la marchandise correspondante

3 vérifie le nombre de colis annoncé sur l’AL avec les colis physiques

4 vérifie le numéro de commande inscrit sur les colis

5 Puis

Si... alors...

Concordance Il peut commencer son contrôle


quantitatif

Anomalies Il se rapproche de la première


réception pour vérification.

Deux méthodes de contrôle Deux méthodes de contrôles sont possibles dans l’outil de réception :

 Réception avec précompte : flashage du produit et saisie de la quantité. C’est un


contrôle à la commande qui est effectué.

 Réception avec contrôle manuel : copie de la commande à l’écran.

Réception dans les 48 Une réception doit être traitée dans les 48 heures qui suivent son arrivée. Passé ce délai,
heures le fournisseur n’est plus tenu de donner suite aux litiges éventuels.

NB : la règle des 48 heures est purement contractuelle et n’a pas de valeur juridique.

Charte Logistique / La charte Logistique-Magasins fixe des délais particuliers pour le traitement des litiges.
Magasins Au-delà de ces délais, les réserves ne sont pas prises en compte :

 Dans les 24 heures ouvrées, après la livraison en PGC suivant la 1ère réception.

 Dans les 48 heures ouvrées, après la livraison en non alimentaire suivant la 1ère
réception.

Les réserves formulées auprès de la Logistique concernent uniquement un nombre


d’articles erronés à l’intérieur des colis ou sur une erreur de code.

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