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Bien former,

pour mieux servir

ADMINISTRATION
Module 3
REDACTION ADMINISTRATIVE
Edition 2013

1
2
3
4

Avec la participation financière


de l’Union Européenne
Ouvrage réalisé dans le cadre de l’appui du PDDC à la SNRC-AD
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

PREFACE

La constitution de 1991 consacre la décentralisation à la fois comme la forme


d’organisation administrative et territoriale du Burkina Faso, et comme un des
piliers fondamentaux du processus de développement à la base. L’adoption par
l’assemblée nationale en 2004 de la loi portant Code général des collectivités
territoriales (CGCT) a permis au processus de passer à la communalisation
intégrale. Cette extension territoriale a soulevé la question des capacités des
acteurs locaux à assumer leurs nouvelles responsabilités avec les compétences
transférés.

En référence à cette disposition, la Stratégie nationale de renforcement des


capacités des acteurs de la décentralisation (SNRC-AD) adoptée en conseil des
ministres le 04 juillet 2012, consacre la formation comme un des axes stratégiques
d’intervention pour le renforcement des capacités des acteurs de la décentralisa-
tion. En effet par le passé, pour permettre aux élus locaux de mener à bien leurs
missions, diverses mesures de formation, d’information et de sensibilisation ont
été entreprises sans coordination, ni harmonisation des contenus, ce qui n’a pas
permis d’atteindre les objectifs souhaités.

En positionnant l’ENAM au centre de la coordination des réflexions sur la formation


des acteurs de la décentralisation, l’opérationnalisation de la SNRC-AD se présente
comme un défi à relever. La création du Département collectivités territoriales
(DCT) répond à cette préoccupation, en particulier par le développement et la
mise à disposition de modules de formation standardisés pour la formation des
acteurs des collectivités territoriales.

3
Avec l’appui institutionnel de partenaires technique et financier, notamment le
Programme Décentralisation / Développement Communal (PDDC-GIZ) à travers
un cofinancement avec l’Union Européenne dans le cadre du Programme d’appui
aux investissements communaux (PADIC) et le Fonds d’Investissement pour les
Collectivités décentralisées (FICOD), l’ENAM a élaboré une série de modules.

Le présent module est le fruit d’un processus piloté par le DCT avec la contribution
d’experts du domaine venant d’horizons divers (ministères techniques, collectivités
territoriales et leurs structures faîtières, personnes ressources ayant une
expérience pratique avérée dans le domaine, etc.). Ce module en lien avec les
thématiques de la décentralisation et du développement local est élaboré pour
servir de support de formation à tous les intervenants dans le domaine.

PREFACE
3
Le DCT dans son rôle définit par la SNRC-AD veillera à la diffusion et au respect
des normes pédagogiques exigées pour tous les outils de formation élaborés pour
renforcer les capacités des acteurs de la décentralisation, ainsi que la relecture et
la mise à jour des outils lorsque cela sera nécessaire.

L’ENAM tient à remercier le Ministère fédéral allemand de la Coopération


économique et du Développement (BMZ), l’Union européenne, ainsi que la
communauté des partenaires techniques et financiers pour leurs appuis qui ont
permis au DCT de se doter d’outils pédagogiques de qualité pour la formation
initiale et continue dans le cadre de la décentralisation au Burkina.

Le Directeur Général de l’Ecole Nationale


d’Administration et de Magistrature

Benoît G. KAMBOU./.
Officier de l’Ordre National

PREFACE

4
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

TABLE DES MATIéRES

SIGLES ET ABREVIATIONS 7
FICHE DESCRIPTIVE 8
INTRODUCTION 10
SOUS MODULE 1 : 11
LES REMARQUES PRELIMINAIRES A LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
SOUS MODULE 2 : 21
LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DE LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
SOUS MODULE 3 : 29
LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF
SOUS MODULE 4 : 34
LA LETTRE ADMINISTRATIVE
SOUS MODULE 5 : 42
LES DOCUMENTS ET ACTES ADMINISTRATIFS UTILISES
COURAMMENT PAR LES COLLECTIVITES TERRITORIALES »
CONCLUSION 64
ANNEXES 66
BIBLIOGRAPHIE 73

TABLE DES MATIéRES

5
3

6
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

SIGLES ET ABREVIATIONS

CGCT Code Général des Collectivités Territoriales


MATD Ministère de l'Aménagement du Territoire et de la
Décentralisation
MENA Ministère de l'Education Nationale et de l'Alphabétisation
MRA Ministère des Ressources Animales
M A S S N Ministère de l'Action Sociale et de la Solidarité Nationale
ENAM Ecole Nationale d'Administration et de Magistrature
CARFO Caisse Autonome de Retraite des Fonctionnaires
PJ Pièces Jointes

SIGLES ET ABREVIATIONS

7
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

FICHE PEDAGOGIQUE

MODULE 4 REDACTION ADMINISTRATIVE

Formateurs du Département Collectivités


Intervenants Territoriales

Coordination ENAM/ DCT (Département Collectivités


Territoriales)
Volume horaire 60 heures pour les cycles A et B
40 heures pour le cycle C
La formation porte sur la rédaction adminis-
trative, les remarques préliminaires, les
Champ de caractéristiques de la rédaction administrative,
la formation le vocabulaire administratif, les documents et
actes administratifs utilisés par les collectivités
territoriales.

Objectif général :
le renforcement des capacités et des com-
pétences des apprenants en matière de rédaction
admirative en général et celles de leur
contexte professionnel en particulier
Objectifs spécifiques :
u cerner les principes et les caractéristiques
Objectifs
de base de la rédaction administrative
pédagogiques
u maitriser les techniques de rédaction des
différents documents administratifs (rap-
ports, notes administratives, correspondances
dances, délibérations, procès-verbaux,

3
arrêtés, décisions etc.…)
u traiter des cas pratiques relatifs aux dits
documents
u découvrir les techniques de base à utiliser

pour garantir la production et la compréhen-


sion des documents administratifs exempts
de fautes et de tournures maladroites
opérations de contrôle de tutelle
Elèves fonctionnaires
Agents des collectivités territoriales
u

Public cible
u Cadre des services déconcentrés
u

u Membres de la société civile

FICHE PEDAGOGIQUE

8
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

Les remarques préliminaires de la rédaction


administrative
u

Programme indicatif
Les caractéristiques de la rédaction
de la formation
administrative
u

Le vocabulaire administratif
Les documents et actes administratifs
u

utilisés par les collectivités territoriales


u

Les principales caractéristiques de la


rédaction administrative sont cernées
u

Les techniques de rédaction des rapports,


notes administratives, des correspon
u

dances, etc.…, clairs, concis et pertinents


Résultats attendus sont maitrisées
Des cas pratiques relatifs aux documents
administratifs sont traités
u

Les techniques de base à utiliser pour garantir


la production et la compréhension des
u

documents administratifs exempts de


fautes et de tournures maladroites sont
découvertes

La formation est organisée autour des


séquences suivantes :
Séquences de la
u andragogie
formation u méthodes participatives

u exercices pratiques

u t ravaux de groupes suivis d'exposés

Cours magistraux
Méthodes/
Brainstorming
u

Techniques
Travaux de groupes
u

pédagogiques
Forum de discussions et débats
u

Exercices sur des cas pratiques


u

Modalités Devoirs individuels


d'évaluation Etudes de cas pratiques et exposés
u

3
u

Cinq clauses à respecter :


1. tout participant à droit à la parole pour
poser des questions et exprimer ses opinions ;
2. tout participant a le devoir d'écouter les
Modalités autres ;
d'évaluation 3. nous avons tous le devoir de respecter les
opinions des autres
4. chaque acteur (formateur et apprenants)
s'efforcera de respecter les horaires prévus ;
5. par souci de respect mutuel, les téléphones
cellulaires doivent être impérativement
éteints ou mis sous silencieux.

FICHE PEDAGOGIQUE

9
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

INTRODUCTION

L'Administration se définit comme l'ensemble des services et des


agents chargés d'assurer la marche des services publics ; la carac-
téristique du service public, c'est la satisfaction de l'intérêt
général. Pour satisfaire cet intérêt général, l'administration est
amenée à prendre des décisions, édicter des règles, instruire des
dossiers, donner des avis etc…C'est dire qu’ à l'intérieur de ses
services que dans ses relations avec l'extérieur, elle privilégie la
relation écrite car celle-ci laisse des traces. Le langage de
l'Administration obéit à des principes ainsi qu'à des règles de fond
et de forme que ses agents chargés de la rédaction des différents
documents administratifs se doivent de connaitre .

Le présent module qui s'adresse principalement aux agents des


collectivités territoriales vise le renforcement de leurs capacités et
de leurs compétences .Plus spécifiquement, il leur permettra de
cerner les principes et les caractéristiques de base de la rédaction
administrative et de maitriser les techniques de rédaction des différents
documents administratifs.

INTRODUCTION

10
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

SOUS MODULE 1
LES REMARQUES PRELIMINAIRES
A LA REDACTION ADMINISTRATIVE

La rédaction d'une correspondance n celui de parler comme tout le

administrative, d'un document monde et d'être trop familier ;


administratif suppose au préalable n et celui d'employer un langage

pour le rédacteur la connaissance de d'apparence technique et d'être


certains principes, le respect d'un obscur et incompris de l'usager
ensemble de règles de formes et de du service public.
fonds. Cela contribue à la bonne
Il est admis généralement de nos
compréhension du message
jours qu'il n'y a pas un langage spé-
véhiculé, à la bonne lisibilité du
cifique à l'Administration ; seul le
texte écrit.
style peut être différent. Le langage
administratif c'est :
Les objectifs pédagogiques
le français le plus simple ;
Aux termes de ce sous-module, l'ap- le plus clair ;
u

prenant doit être capable de : le plus accessibles à tous.


u

- connaitre les grands principes de


u

la rédaction administrative ; Toutefois, pour bien rédiger, il y a


- maitriser les règles de forme et certaines règles à respecter. Le
de fond de la rédaction adminis- respect de ces règles permettra à
trative. l'administration d'être lue et com-
prise dans le message que véhicule
1.1. Les remarques prŽliminaires la correspondance administrative. Il
était admis que, dans la communi-
L'Administration privilégie les rela- cation, les choses se passaient un
tions écrites. Administrer c'est : peu selon le schéma simpliste :

3
u prendre des décisions ; l'émetteur produit un message qui
u donner des avis ; est reçu par un récepteur.
u édicter des règles ;

u répondre à des demandes ; De nos jours, ce schéma est remis en


u informer ;
cause, car le message existe en lui-
u instruire des dossiers.
même, le destinataire ne « reçoit »
pas une information mais doit la
Certains de ces actes se font orale- décrypter. En effet, « c ' e s t l e
ment. Cependant, le mode de rela- lecteur qui fait le texte ».
tion le plus usité reste l'écrit. Le
rédacteur des actes administratifs Paul Valéry1 disait : « il n'y a pas de
est constamment soumis à deux vrai sens d'un texte. Il n'y a pas
dangers opposés :
1
Paul ValŽry : auteur franais, XVIIIme sicle.

LES REMARQUES PRELIMINAIRES DES LA REDACTION ADMINISTRATIVE


11
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

d'autorité de l'auteur. Quoi qu'il ait B. La notion de service public


voulu dire, il a écrit ce qu'il a écrit.
Une fois écrit, un texte est comme Au - delà de la notion de puissance
un appareil photo dont chacun peut publique, l'administration se distingue
se servir à sa guise. Il n'est pas sûr des autres activités par le fait
que le constructeur en use mieux qu'elle est un service public, c'est - à
qu'un autre ». - dire au service de la collectivité
nationale et qu'elle vise à satisfaire
Autrement dit, pour qu'il atteigne l'intérêt général. L'administration
son but, il ne suffit pas seulement doit aussi savoir faire preuve de
qu'un texte soit bien écrit, il faut rapidité dans ses actions. De ces
aussi qu'il soit lisible par l'usager deux notions découlent les principes
du service public. Cela suppose que généraux de la rédaction adminis-
soient remplies certaines condi- trative.
tions qui seront exposées dans les
grands principes de la rédaction C. L'obligation de rŽponse
administrative et de la préparation
Toute correspondance administrative
de la rédaction.
mérite réponse dans un délai correct.
Pour comprendre ce que peuvent C'est une question de politesse mais
avoir de particulier le style et les aussi de droit. En général, l'absence
règles de la correspondance de réaction ouvre des droits au
administrative, il faut connaître recours. Il est donc préférable,
l'esprit qui préside à la définition de chaque fois que c'est possible, de
l'Administration. répondre dans un délai raisonnable.

L'Administration est l'ensemble des 1.2. La prŽparation de la


services et des agents chargés d'assurer rŽdaction, la prŽsentation
la marche des services publics avec du document administratif,
les deux volets de ce terme : le volet le choix des mots et la
puissance publique et le volet service construction de la phrase
public.
1.2.1. La préparation
A. La notion de puissance publique de la rédaction

3 L'Etat et ses démembrements, dans


leurs activités, détiennent la
puissance publique, et, de ce fait,
Il est fortement conseillé dans toute
rédaction de procéder au préalable à
une préparation.
l'autorité. Les actes de l'administra-
tion sont souvent des décisions A. Conna”tre et comprendre
(accords, tutelle, agréments,
Dans toute rédaction, la première
instructions, ordres, informa-
étape est sans conteste d'avoir
tions….) ; d'où une certaine imper-
quelque chose à dire. Cela semble
sonnalité, une certaine solennité de
de toute évidence. Mais dans nos
ses actes, mais aussi la prudence de
administrations, cela ne semble pas
ses formules.
toujours être le cas. En effet, de

LES REMARQUES PRELIMINAIRES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

12
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

nombreux agents de la fonction document administratif comporte


publique commencent une lettre, un une introduction, un exposé et une
rapport, un compte rendu sans conclusion.
avoir une idée exacte du contenu à
y mettre. Une bonne rédaction sup- 1.2.2.1. L'introduction
pose la connaissance du dossier et sa Elle a pour but essentiel de prévenir
compréhension. le lecteur de ce que l'on va lui dire.
B. Phase de collecte des donnŽes Elle est généralement courte, claire
et précise. Elle consiste en une
La rédaction porte toujours sur un présentation ou un rappel du prob-
domaine de l'action administrative. lème ou de l'affaire traitée.
Dans ces conditions, il est indispensable
de faire des recherches sur la ques- Elle permet :
u de comprendre dès le départ le
tion afin de se procurer les éléments
problème (dans le cadre de la lettre
essentiels permettant de faire une
par exemple elle doit toujours se
bonne rédaction. suffire à elle-même en l'absence
de la lettre à laquelle elle apporte
Une fois tous les matériaux rassem-
une réponse);
blés, l'on détermine l'utilisation que
u d'analyser le problème posé et de
l'on veut en faire, la direction dans porter attention à ses divers aspects.
laquelle on va orienter la rédaction, u de situer le problème pour le des-
la solution éventuelle à laquelle on tinataire. Elle commence souvent
souhaite aboutir. Ce n'est donc par une des formules suivantes :
qu'après cette phase que l'on passe n Par lettre du…….. ,
à l'élaboration du plan. n En réponse à votre lettre du….,

n Mon attention a été appelée


C. Elaboration d'un plan sur, (Mais éviter le « comme
Dans toute rédaction, l'élaboration suite »)
d'un plan est une phase capitale. La
Il est a droit de profiter de l'intro-
valeur de la rédaction tant dans la
duction pour annoncer le plan.
forme que dans le fond en dépend en
grande partie. Le plan en général
Exemple :
comporte trois parties, à savoir :

3
- l'introduction ; Par lettre du……………… vous
- le corps du texte ; m'aviez demandé de vous adresser
- la conclusion. toutes les informations sur les con-
ditions relatives aux différentes
1.2.2 La présentation du inscriptions des agents du
document administratif Secrétariat Général du Ministère de
la Promotion de la Femme pour leur
Quel que soit le document adminis- formation en gestion axée sur les
tratif, un plan est absolument résultats. C'est bien volontiers que
nécessaire. Cela n'est pas une ques- je vous fais connaître, en réponse,
tion d'exercice, de style, mais de les conditions d'inscription aux
clarté et de solidité de l'édifice. Le différents instituts de formation.

LES REMARQUEs PRELIMINAIRES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

13
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

1.2.2.2. L'exposé une instruction ; une proposition ;


un avis ; une requête ; une question :
Il varie en fonction du problème. Le destinataire ne doit avoir aucun
Cependant, quelques règles peuvent doute sur l'interprétation de la décision
être observées : ainsi notifiée.
u le respect de l'équilibre entre les

parties : les éléments identiques Elle est généralement introduite


doivent être traités de façon
par une des formules suivantes :
identique ;
n Aussi, je ………………….

n Aussi ai-je…………………..
u la loi de l'intérêt croissant qui
n C'est pourquoi… …….
veut qu'on mette l'accent d'abord
n En conséquence… ………….
sur les faits les moins importants
pour finir par ceux qui doivent n Par conséquent……………

emporter décision. n Il y a lieu donc……… ……..

n Je vous invite donc…………


1.2.2.3. L'argumentation
La conclusion comporte en terme
Elle va varier en fonction de la non équivoque, l'objet de la lettre ou
nature du document administratif du document administratif.
et de la stratégie retenue. Souvent
après avoir rappelé l'objet de la 1.2.2.5 La rédaction
requête : proprement dite
u on résumera les faits de l'espèce ;

u on rappellera le droit ;

u on terminera par une conclusion


A. Le choix du ton
très nette.
Une fois le plan établi, il faut déter-
En général, il est préférable d'ex- miner le ton qu'il convient d'employer
poser les arguments dans un ordre en fonction du sujet, des personnes
croissant en gardant le plus impor- à qui l'on s'adresse et des circons-
tant pour la fin. Le lecteur y trouve tances dans lesquelles la rédaction
un intérêt croissant et le dernier est faite.
argument doit emporter son adhésion.
En fonction de ce qui précède, l'on

3
1.2.2.4. La conclusion détermine le temps dans lequel on
souhaite faire sa rédaction. Ce sera
La conclusion doit être brève tout en soit le présent de narration, soit le
tirant les conséquences de ce qui a passé composé. Par ailleurs, il faut
été dit. Elle doit être soignée tant choisir entre le style direct ou indi-
dans la forme que dans le fond. Par rect. Mais les deux formes peuvent
ailleurs c'est la partie la plus impor- être utilisées.
tante de la correspondance.
B. La relecture et la correction
Tout document administratif, sauf
s'il s'agit d'un texte de pure infor- Cette phase est indispensable pour
mation, doit déboucher sur des éviter toutes les erreurs possibles.
conclusions précises : une décision ; Comme indiqué plus haut, la

LES REMARQUES PRELIMINAIRES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE


14
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

communication et le langage de slogans courts et percutants. Pour


l'administration doivent être com- s'en rendre compte, il suffit d'ob-
muns à tous les citoyens. server les phrases portées sur les
L'Administration représentant affiches. La force du message est
l'Etat doit s'exprimer correctement. inversement proportionnelle à sa
L'expression correcte de l'adminis- longueur. La phrase la plus simple
tration suppose les points suivants : est celle qui comporte : un sujet, un
- une grammaire correcte ; verbe et un complément.
- la précision dans l'expression ;
- la clarté de l'expression ; Il faut déplorer l'usage abusif de la
- la courtoisie et le respect. longue phrase autant que les phrases
courtes du style télégraphique. La
1.2.3 Le choix des mots phrase la plus longue et la plus
difficile est celle qui présente des
1. Supprimez les mots inutiles « e n c h â s s e m e n t s », c'est-à-dire
qui ne sont pas toujours des groupes de mots qui sont inter-
porteurs de sens, alourdissent calés entre deux mots : entre sujet
la phrase et compromettent et verbe par exemple :
s a compréhension.
« L'admission à une prestation
Exemples : d'aide sociale est prononcée au vu
n Par lettre (en date) du
des conditions d'attribution telles
n Un délai (d'une durée) de
qu'elles résultent des dispositions
n Une somme (d'un montant)
légales et règlementaires et pour les
n La présente circulaire a pour
prestations légales relevant de la
objet de définir : cette circulaire compétence du ministère de l'action
définit sociale ou pour les prestations que
n Je m'interroge sur le point de
le département crée de sa propre
savoir si : je me demande si initiative,au vu des conditions d'at-
tribution telles qu'elles résultent
2. Recherchez les mots les plus
des dispositions du règlement
courts, les plus simples, les
ministériel d'aide sociale mentionné
plus connus du grand public.
à l'article 34 de la loi n0 45 - 2007 du
23 juillet 2007 complétant la loi n°

3
Exemple
Remplacer les locutions par un mot : 43 du 25 mars 2006 relative à la
n « sauf » à la place de « à l'exception » répartition des compétences entre
n « pour » à la place de «en vue » l'Etat et les collectivités locales »
n « si » à la place de
Nous avons là une phrase d'une
« dans l'hypothèse »
c e n t a i n e de mots à rebondisse-
1.2.4 La construction des phrases ments successifs et à fioritures
inutiles, dont la portée est difficile à
La phrase courte favorise la lisibilité. saisir.
Le lecteur comprend ce qu'il retient
immédiatement. Les publicistes Il eut été plus clair et le texte aurait
l'ont bien compris et trouvent des eu plus de force si elle avait été
formulée de la manière suivante :

LES REMARQUES PRELIMINAIRES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

15
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

«Des dispositions législatives facilitent la lecture et la compréhen-


ou règlementaires fixent les sion.
conditions d'admission aux
prestations d'aide sociale. En Cependant, pour être retenu, un
outre un règlement départe- texte doit comporter un minimum
mental d'aide sociale précise de référence à la personne, un mini-
les conditions d'attribution mum d'intérêt humain.
des prestations relevant de la
Le style administratif en général
compétence du département ou
méconnaît cet impératif. Par la
de celles qu'il crée de sa propre
tournure à la troisième personne du
initiative »
singulier et le recours à une
Soit deux phrases, la première en désignation en termes de catégorie,
treize (13) mots, la seconde en vingt « bénéficiaire, assujetti, demandeur, ..).
huit (28) mots. Le contenu du message Le style administratif déperson-
est le même. nalise, déshumanise. Ainsi s'ex-
plique l'impuissance du public à se
En résumé : souvenir de l'information adminis-
trative.
S'agissant des phrases, voici les con-
seils à retenir : Ce style impersonnel se justifie peut
1. Adapter la longueur de la phrase - être pour les textes juridiques :
au niveau culturel du public visé : lois, décrets, arrêtés, mais non pour
n Pour le grand public : jamais l'imprimé porteur du message, ni à
plus de quinze mots ; fortiori pour une lettre. La correc-
n Pour tout autre public : jamais tion à ce défaut est simple : il suffit
plus de vingt cinq mots de substituer le style direct au style
indirect.
2. Adopter la construction la plus
élémentaire : sujet - verbe - com- Ainsi au lieu d'écrire « si la pro-
plément : ne jamais intercaler un priété du demandeur n'est pas effec-
groupe de mots supérieur à douze tivement imposée à l'une de ces
mots entre deux mots complé- deux taxes, le renseignement peut
mentaires. Chassez les enchâsse- être obtenu par lui auprès du service

3
ments (groupe de mots intercalés) des impôts du lieu d'imposition »
Ecrire « Si votre propriété n'est
3. Développer une seule idée par pas imposée à l'une de ces
phrase. Plutôt qu'une phrase deux taxes, demandez le ren-
longue, préférez une suite de seignement au service des
phrases courtes toutes complètes impôts dont elle dépend »
sur le plan syntaxique. N'essayez
pas de tout dire en même temps. En résumé, s'agissant du style, les
conseils ci-après peuvent être
1.3. Le style administratif appliqués :

Les conseils ci- dessus relatifs à 1. personnaliser, humaniser les phrases


l'usage des mots et des phrases - dire « je » lorsqu'il s'agit du

LES REMARQUES PRELIMINAIRES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

16
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

service émetteur, dire « vous » L'adverbe « bien vouloir » constitue


lorsqu'il s'agit du destinataire. « J e l'auxiliaire habituel de tous les
rappelle » au lieu de « il est rappelé verbes par lesquels l'administration
que » traduit son action.

2. que toutes les phrases soient au Exemple : Vous avez bien voulu
s t y l e d i r e c t, adressées au m'informer ;
lecteur comme s'il se trouvait en
face de soi, employer l'impératif Je vous prie de bien vouloir me
de préférence à l'indicatif « n ' o u- rendre compte de la situation qui
bliez pas » et non « ne pas prévaut dans votre service.
omettre »
1.4. L'emploi des majuscules,
3. autant que possible, utiliser des la ponctuation et les
termes qui sécurisent. Présenter plŽonasmes
l'information sous forme de ques-
1.4.1. L'emploi des majuscules
tion - réponse. Ne pas avoir peur
des éléments affectifs « j'ai le Les majuscules s'emploient nor-
plaisir, j'ai le regret » malement :
- en tête d'une phrase ;
Les mots ne sont pas neutres. A cet
- en tête d'un nom propre ou
égard, on peut citer Paul Eluard2 : «
considéré comme tel ;
il est des mots qui font vivre. Le mot
- après une citation.
amour et le mot liberté »
1.4.2. La ponctuation
S'il n'y a pas de vocabulaire spécial,
ni syntaxe particulière dans la La ponctuation remplit trois fonc-
rédaction administrative, il faut tions importantes :
cependant noter qu'il existe un cer- u elle facilite et parfois conditionne

tain nombre de mots et de formules la compréhension d'un texte (un


couramment employés dans la déplacement d'une virgule peut
rédaction administrative. Dans le changer le sens d'une phrase) ;
vocabulaire administratif, deux u elle indique les pauses, ce qui est
locutions verbales sont d'un usage essentiel pour la lecture orale,

3
courant et suffissent parfois à carac- mais aussi pour la compréhension ;
tériser les documents administratifs.
Il s'agit des expressions suivantes : u elle permet d'économiser des
mots explicatifs.
Avoir l'honneur;
Il n'y a pas de règle spéciale et
Vouloir bien.
intangible à la ponctuation dans la
Exemple : J'ai l'honneur de vous rédaction administrative.
prier de bien vouloir m'autoriser à Cependant, il y a lieu de souligner
assister à la conférence sur la ges- les points qui sont sources d'erreurs.
tion axée sur les résultats qui se
Le point
tiendra à……………le………………..
C'est le signe le plus important. Il
marque la fin d'une phrase c'est-à-
2
Paul Eluard : auteur franais XVIII me sicle

LES REMARQUES PRELIMINAIRES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

17
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

dire d'une unité complète de sens. Il 1.5. La signature des documents


a un rôle majeur en matière de administratifs
lisibilité ; on ne l'utilise pas assez ;
il faut y recourir deux à trois fois Qui peut signer ?
plus. Il se met après les abrévia-
tions : (M., MM., p.) 1.5.1. Tout document adminis-
tratif doit être signé
Attention : il ne se met pas¨
u dans les sigles (MEF, SONABEL, La signature est un élément essen-
ANPE) ; en effet l'emploi du tiel du document. Elle constitue
point n'y est pas évident ; même la condition de validité des
u dans les unités de mesure (cm,
documents et actes administratifs.
km/h, F)
C'est pour cela que la date du docu-
u lorsque l'abréviation se termine
ment est la date de la signature et
par la dernière lettre du mot
d'origine (Mlle, n°, Mmes) non celle de la saisie, de l'envoi ou
de la publication au journal officiel.
Le point d'interrogation et le
point d'exclamation Cela découle du principe de la
Ils se rencontrent rarement dans le responsabilité de l'administration
langage administratif mais ne sont qui s'engage par un document.
pas proscrits. Aussi :
Pas de point de suspension le «nous » collectif est à proscrire
après etc. dans les écrits de l’Administration
u

alors que cela est admis dans le


La virgule commerce et l'industrie dont l'or-
La virgule est le signe le plus délicat ganisation repose le plus souvent
qui donne lieu au plus grand nom- sur des sociétés anonymes gérées
bre d'erreurs. Pour cette raison par des organismes collectifs
nous devons quand nous rédigeons y (conseil d'administration)
veiller particulièrement. u le pronom impersonnel « o n » est
à bannir ;
Le tiret
Ecrire j'ai décidé, je vous informe,
Il est souvent utilisé, notamment

3
Ne jamais signer l'équipe de
dans les énumérations. Il s'emploie
Anonymement le service de ceci
aussi à la place de la parenthèse
La commission d'agrément de cela
pour séparer une remarque inci-
dente que l'on veut mettre en 1.5.2. La compétence
valeur.
Le signataire du document adminis-
1.4.3 Les pléonasmes tratif est la personne qui détient
également l'autorité (Maire,
Le pléonasme est la répétition de
Président du conseil régional, Chef
mots dont le sens est identique.
de département, Directeur général,
Exemples : allumer la lumière,
directeur central, chef de service
applaudir des deux mains, écho
d'office, chef de service…). En effet
sonore, etc.

LES REMARQUES PRELIMINAIRES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

18
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

sa signature engage l'administra- 1.5.3 : La délégation


tion (sauf le cas de faute profession-
nelle détachable du service). La signature engage l'administra-
En matière de compétence, on dis- tion (Etat, région, commune,
tingue : département, ville, établissement
public…). On ne peut apposer sa
u la compétence ratione materiae : signature au bas d'un document
c'est-à-dire par rapport à l'objet administratif que si on a délégation
de la décision (le Ministère de (de pouvoir ou de signature) pour ce
l'Administration Territoriale et faire. Pour être valable la déléga-
de la Décentralisation ne peut tion doit respecter deux conditions :
pas accorder un permis de cons-
truire, ni accorder une assistance
u une condition de légalité : il faut
maternelle);
qu'un texte législatif ou réglemen-
Exemples : taire le prévoie; ainsi, le Code
- Le maire ne peut pas reconnaitre général des collectivités territori-
une association ; ales prévoit :
- Le président de conseil régional - une délégation de pouvoir des
n'est pas compétent en matière présidents des conseils aux
d'état civil. vice-présidents et aux adjoints
- une délégation de signature
u La compétence ratione personae :
aux secrétaires généraux de
par rapport à la personne : le mairies et des conseils
signataire doit être légalement régionaux.
investi du pouvoir de décision ou
avoir délégation ; u une condition de publicité : la
délégation doit être soumise à
u La compétence ratione temporis : une publication régulière au jour
par rapport au temps : le signa- nal officiel du Faso.
taire doit être compétent à la
date de signature (d'où l'impor- On distingue traditionnellement la
tance de la datation) ; délégation de signature et la déléga-
les tribunaux ont par exemple
tion de pouvoir.
annulé des décisions signées par
des ministres appartenant à des

3
gouvernements démissionnaires. La délégation de pouvoir vise le
titulaire d'un poste ou d'une fonc-
u Il pourrait en être de même tion anonymement : par exemple le
d'une décision prise par un ministre chargé de la promotion de
directeur après la démission de la Femme, le préfet, le gouverneur,
ses fonctions. le Secrétaire général d'un départe-
ment ministériel. Si le titulaire
u La compétence ratione loci : change, la délégation est main-
par rapport au territoire : le tenue. Elle est permanente et
Gouverneur du centre ne peut anonyme. Par ailleurs, la délégation
pas approuver une décision de
de pouvoir dessaisit l'autorité délé-
son collègue des Hauts - Bassins.
gante (cf. Décret N° 2008-
738/PRES/PM/MFPRE/MEF/MATD

LES REMARQUES PRELIMINAIRES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

19
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

portant modalités de compétence


dans les administrations publiques
au Burkina Faso).

La délégation de signature au
contraire est personnelle et provi-
soire. Elle est caduque si le
déléguant ou le délégataire change.
Elle ne fait pas perdre au délégant
son pouvoir qui peut le reprendre à
tout moment : le signataire signe en
son nom.

La signature par ordre


Pour les actes mineurs, un agent
peut être autorisé à signer à la place
de son chef direct momentanément
absent, sans délégation écrite, en
vertu d'une autorisation le plus sou-
vent verbale. On dit qu'il signe par
ordre : il fait donc précéder son nom
de la mention P.O

Exemple : Pour le directeur de


….empêché et par ordre le chef de
service de.

LES REMARQUES PRELIMINAIRES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

20
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

LES REMARQUES PRELIMINAIRE DES LA REDACTION ADMINISTRATIVE

21
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

SOUS MODULE 2
LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES
DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

L'Administration dans ses rapports permanence cette règle dans la


tant avec ses propres services rédaction administrative ;
qu'avec les usagers doit s'exprimer - comment juger de la dignité d'un
correctement et se faire comprendre style de rédaction ?
sans ambiguïté. Pour ce faire, le
document administratif comporte A. La signification de la dignitŽ en
un certain nombre de caractéris- matire de rŽdaction administrative
tiques qui seront traités dans ce Il est important de noter que la dignité
sous-module. se traduit par le choix des expres-
Les objectifs pédagogiques sions empreintes de politesse. Il est
admis qu'en rédaction administra-
Aux termes de ce sous-module, l'ap- tive on ne doit jamais se départir du
respect et de la considération réels
prenant doit être capable de :
envers le (les) destinataire(s)
- cerner les principales caractéris-
quelles que soient les circonstances.
tiques de la rédaction administra-
tive ; B. De la nŽcessitŽ d'observer en
- connaitre les qualités d'un docu- permanence la rgle de dignitŽ en
ment administratif. matire de rŽdaction administrative

2.1. Le principe de la dignitŽ La dignité dans le langage adminis-


tratif est un attribut de la puissance
En matière de rédaction adminis- publique dont l'administration est
dépositaire. Elle révèle la noblesse,

3
trative, l'auteur d'un écrit quel que
soit son niveau dans la hiérarchie la solennité et la majesté de la
de son organisation, doit savoir- prérogative du service public. Elle
faire preuve dans ses écrits du souci s'impose en tout temps et en tout
de dignité. Mais dans la pratique lieu : Que l'administration s'adresse
que recouvre cette notion ? à un riche ou à un pauvre, à un
A ce niveau trois aspects essentiels groupe social défavorisé ou à un
seront retenus à savoir : leader d'opinion.

- la signification de la dignité en C. Comment juger de la dignitŽ d'un


matière de rédaction administra- style de rŽdaction ?
tive ;
Pour juger dans un écrit du principe
- de la nécessité d'observer en
de la dignité dans la rédaction

LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

22
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

administrative, il y a tout d'abord le Ensuite, on appréciera le niveau de


critère du langage correct, aussi dignité de la correspondance admin-
bien du point de vue de la gram- istrative à travers l'utilisation
maire, de la syntaxe que de courante et fréquente des formules
l'orthographe. Ce critère implique de considération vis - à - vis des
que des expressions triviales, usagers ou des agents de l'ad-
vulgaires, grivoises, familières ou ministration.
grammaticalement douteuses ne
soient pas utilisées dans les écrits
administratifs.

Exemples :

Expressions à éviter dans un Expressions recommandées


écrit
Face à votre comportement et à vos Le DG ne saurait tolérer indéfini-
agissements, le Directeur Général ment de tels agissements de votre
vous montrera de quel bois il se part.
chauffe
Il m'apparaît que les références de
Cette société veut manifestement
la société YT en notre possession
rouler l'Agent Comptable
ne permettront pas à l'Agence
Comptable de rentrer dans son
droit.

Ce fournisseur veut manifeste- Il m'apparaît que les références de


ment rouler la Direction de ce fournisseur sont non conformes
l'Administration et des Finances au dossier d'appel d'offres.

J'ai reçu votre lettre N° 2012-020/ J'ai l'honneur d'accuser réception


MPF/SG/DGD du 09 janvier 2012 de votre lettre N° 2012 -005/
dont les termes m'ont beaucoup MPF/SG/DGD du 09 janvier 2012
choqué portant sur…….. Je suis cepen-
dant au regret de ne pas partager

3
votre point de vue.

2.2. Le respect de la hiŽrarchie Le vocabulaire choisi rappelle en


permanence ce principe :
C'est l'Etat ou la collectivité qui a
un pouvoir. Aussi, tout le système A. L'importance du respect de
administratif repose-t-il sur le la hiŽrarchie
principe hiérarchique. Les pouvoirs
de chaque agent proviennent d'une Les écrits du subalterne se dis-
délégation. En cela, et en aucune tinguent de ceux du supérieur, le
façon il ne peut les outrepasser et respect de la hiérarchie dans toute
doit rendre compte. organisation crée une discipline

LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

23
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

indispensable dans son fonction- de l'efficacité administrative aussi


nement. Sans cette discipline, il bien au niveau de l'administration
règnerait une anarchie, dans nos centrale, déconcentrée que décen-
divers services administratifs, un tralisée.
désordre inquiétant et fort préjudi-
ciable au bon fonctionnement de B. La manifestation de la hiŽrarchie
l'administration. dans la rŽdaction administrative

L'autorité hiérarchique s'exerce du Dans la rédaction administrative,


haut vers le bas, tandis que la les formules employées délimitent
subordination hiérarchique clairement les niveaux d'autorité.
s'observe du bas vers le haut. Ce Les exemples ci- après donnent à
respect détermine très souvent les titre indicatif, un aperçu des dis-
formules et les termes employés à tinctions dans l'expression adminis-
l'égard du correspondant. La chaîne trative, elles sont fonction et
hiérarchique est le principal fondées sur les liens hiérarchiques.
soubassement de l'organisation et

b1. Pour faire connaître un fait ou une idée


Le supérieur L’ égal Le subordonné
- Fait connaître - Fait connaître - Fait connaître
- Informe - Informe - Informe
- Porte à la - Porte à la - Porte à la
connaissance connaissance de connaissance de
- Fait observer - Attire l'attention de - Attire l'attention de
- Attire l'attention - Fait remarquer
- Fait remarquer
- Engage
- Prescrit

b2. Pour envoyer un document ou le renvoyer à son expéditeur


Le supérieur L’égal Le subordonné
- Adresse - Adresse - Adresse
- Envoie - Envoie - Joint

3
- Joint - Joint - Fait parvenir
- Fait retour - Fait retour - Soumet

b 3. Pour donner un ordre


Le supérieur L’ égal Le subordonné
- Prie de - pas d'ordre à donner - pas d'ordre à donner
- Invite à
- Convie à
- Engage à
- Enjoint de
- Ordonne de……que

LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

24
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

b 4. Pour transmettre une requête ou adresser une demande


Le supérieur L ’é gal Le subordonné
- Demande
- Demande de bien vouloir
- Sollicite
- Soumet

N B : Le subordonné demande de bien vouloir et non de vouloir bien

b5. Pour soumettre une proposition

Le supérieur L ’é g al Le subordonné
- Suggère de commun accord - Propose
- Convient de - Présente à l'agrément de
- Soumet à l'approbation de
- Soumet à l'appréciation
- Soumet à la signature de

N.B. Lorsque le subordonné écrit au supérieur, il est inconvenant


pour le premier de souligner des mots ou des phrases de son
document pour les mettre en évidence. Ceci est un manque de
respect.

b6. Pour transmettre un renseignement


Le supérieur L ’é g al Le subordonné
-Informe - Fait connaître - Rendre compte
- Expose

LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

25
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

2.3. Le sens de la responsabilitŽ des intérêts particuliers. Elle se doit


en conséquence d'être impartiale,
Le fonctionnaire s'engage person-
sans passion et de ne pas exprimer
nellement. Aussi, en matière de
des sentiments personnels qui ne
rédaction administrative :
sont pas forcement éprouvés par le
u le « o n » et le « n o u s » collectif

sont à exclure ; signataire.


il faut écrire « j e » ;
Il est souvent conseillé d'éviter des
u l'anonymat est exclu ;
u

expressions trop personnelles, arbi-


u tout acte administratif doit être
signé ; (le nom du signataire est traires ou sentimentales. En effet,
toujours indiqué) le signataire de la correspondance
u les lettres sont toujours n'écrit pas en son nom personnel,
adressées à un responsable et mais au nom des fonctions qu'il
non à un service. exerce au sein de la structure
administrative. Un écrit doit pou-
Il faut par ailleurs noter que le fonc- voir être accepté par n'importe quel
tionnaire s'engage personnellement agent investi de la même fonction,
de par le principe de la responsabilité. au nom de la continuité du service
En revanche, il n'est pas d'usage de public.
mettre directement en cause des
personnes étrangères à l'adminis- Cette notion d'objectivité renferme
tration. des valeurs de pérennité, d'unité et
de continuité de l'administration.
D'où les expressions : Ces valeurs sont cristallisées dans
u « mon attention a été attirée » ; la rédaction administrative à tra-
u « mon attention a été appelée sur » ; vers un style impersonnel froid et
u « il m'a été signalé » ; un argumentaire fondé sur des faits
u « il me revient que», au lieu de réels ou des idées éprouvées.
nommer l'intervenant.

2.4. L'objectivitŽ
L'Administration évite tout ce qui a
un caractère émotionnel ou subjec-

3
tif. D'où l'emploi fréquent de l'ex-
pression " j'ai l'honneur" En
matière de rédaction administra-
tive, il faut se refuser l'utilisation
d'images ou d'expressions trop per-
sonnelles, encore que de nos jours
les expressions telles que « j'ai le
plaisir » ou « j'ai le regret »
soient admises.

L'Administration est au service de


tous. Elle est le garant de l'intérêt
général et ne doit pas représenter

LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

26
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

A EVITER RECOMMANDE

- Je vous annonce - J'ai l'honneur de vous informer


- J'ai l'agréable devoir de - J'ai l'honneur de porter à votre
- Je suis très ému par connaissance
- Mon prédécesseur vous a accordé - Je vous suis gré de
- Tout le monde est unanime à - Par lettre N°..du ….vous avez été
- Mon constat se fonde sur des faits bénéficiaire de ………
têtus. - Il me semble que……..pourrait
recueillir
- En l'état actuel des évènements,
je crois pouvoir dire

2.5. La prudence abondamment le conditionnel ou


des formules de réserve.
Le langage administratif ne
cite que des faits établis, 2.6. La prŽcision et l'exactitude
incontestables, vérifiables et
clairement démontrés. Le Tout fait, toute lettre, tout
principe de la prudence dans document est rapporté avec
ces conditions recommande au précision. En aucun cas, le
rédacteur l'utilisation du con- langage administratif ne doit
ditionnel. accepter des approximations,
d'où le rappel du timbre, de la
« Il m'a été signalé que des date, de l'objet, du n°, de la
incidents se seraient produits à » référence et des pièces jointes
« À mon avis » le cas échéant.
« Pour ma part »
« Il serait souhaitable », Exemple :
« Il serait indiqué », « votre lettre n° 2012 - 015/MEF
« Il conviendrait » /SG/DDG/DLR du 06 janvier 2012
relative à……… »
Enfin, il est parfois nécessaire de ne
pas trop engager l'avenir et de se 2.7. La courtoisie

3
ménager la possibilité de revoir les
décisions en fonction de données Le rédacteur doit être objectif. Il
nouvelles. Dans la pratique rédac- agit dans le cadre des lois et règle-
tionnelle, il faut éviter : ments, sans passion personnelle.
Aussi, en matière de rédaction
- de révéler ou de tenir compte des administrative les mots comme :
faits dont la véracité n'est pas u « stupide » ;

u « idiot »
prouvée de façon incontestable ;
u « insensé » etc.
- d'énoncer des jugements péremp-
toires, absolus et universels. doivent être évités.
C'est pourquoi la rédaction Aussi, tout mot vexant, humiliant,
administrative utilise assez vulgaire, familier ou les expressions

LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

27
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

triviales et grivoises ne trouvent En tout état de cause, les décisions


pas leur place dans un écrit admin- de l'administration doivent être
istratif. comprises de tous. En cela, elles
Mais on dira : doivent être précises et concises
u « il me semble opportun » pour éviter tout flottement dans
u « j'ai l'honneur de vous faire l'interprétation. Dans la plupart des
connaître » administrations, c'est le manque de
u « vous avez bien voulu appeler
clarté et de précision qui oblige par-
mon attention » fois l'administration à recourir à des
u « il ne m'a pas été possible »
textes interprétatifs ou à des correc-
2.8. La clartŽ et l'efficacitŽ tions. L'usage des mots simples avec
des sens précis et non approximatifs
Quand on rédige une correspon- sera la règle d'or de tout bon rédac-
dance administrative, c'est pour teur. Les références intactes ou peu
être compris. Partant de cette sûres sont à éviter au maximum.
hypothèse, la correspondance
administrative doit être : En conclusion, les caractéristiques
u « simple » étudiées constituent une ébauche
u « claire » des principes directeurs devant
u « compréhensible » éclairer les praticiens.
u « lisible »

Il faut supprimer tous les détours


pompeux et lourds, en croyant don-
ner à la phrase une certaine
noblesse. Dans un souci de clarté on
peut citer les textes auxquels on fait
référence ; par exemple " en appli-
cation de l'article X de la Loi de
Finances, gestion 2010"

2.9. L'homogŽnŽitŽ
L'homogénéité résulte de l'observation

3
par tous les rédacteurs des règles
ci - dessus exprimées sans tenir
compte du service d'appartenance
du rédacteur, ni de son lieu d'affec-
tation.

La rédaction administrative aboutit


le plus souvent à l'action : préparer
et prendre des décisions. Pour être
efficace, l'action doit toujours s'ex-
primer avec netteté et simplicité
afin d'être comprise de tous.

LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

28
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

SOUS MODULE 3
LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF

L'administration emploie couramment des mots et des formules qui sont


déterminés par le respect de la hiérarchie ; celui-ci constitue comme il a été
mentionné plus haut, une des principales caractéristiques de la rédaction
administrative.

Les objectifs pédagogiques

Aux termes de ce sous-module, l'apprenant est en mesure de :

- se familiariser avec le vocabulaire administratif ;


- maitriser les différentes formules qui président à la rédaction de tout
document administratif.

3.1. Les formules d'introduction

* Se référant à un événement précédent


Par lettre du ............................................................
Par communication téléphonique...........................
suite à ......................................................................
Pour faire suite à ....................................................
Me référant à ..........................................................

* Avec ou sans référence


- J'ai l'honneur :
* de vous faire connaître, faire savoir, signaler, informer.....

3
* de vous rendre compte, exposer...............................
* de soumettre à votre appréciation...........................
* de porter à votre connaissance.................................
* de vous envoyer.........................................................
* de vous transmettre, vous faire parvenir................
* d'appeler, d'attirer votre attention sur...................
* d'accuser réception de votre lettre du ....................
- Il m'a été signalé, donné de constater .........................
- Mon attention a été attirée sur le fait que .................
- Il m'est revenu que .......................................................
- Je suis saisi de .............par ..........................................
- Vous m'avez entretenu de ............................................
- Nous étions convenus ...................................................

LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF

29
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

* Lettre d'un supérieur à un subordonné ou lettre entre égaux


- J'ai l'honneur de vous signaler...
- J'ai l'honneur de vous informer...
- J'ai l'honneur de vous faire connaître...
- J'ai l'honneur de vous faire savoir...

* Lettre de subordonné à supérieur


- J'ai l'honneur de vous rendre compte...
- J'ai l'honneur de vous soumettre...
- J'ai l'honneur de porter à votre connaissance...
- J'ai l'honneur de vous transmettre...
- J'ai l'honneur de vous faire parvenir...

3.2. Les formules d'exposition ou de discussion

* Les plus courantes


Je note, j'observe, je constate, je précise, j'ajoute, je souligne,
je confirme, je rappelle........

* Avec atténuation et courtoisie


Je me permet de ....................................................
Je crois devoir ........................................................
Je ne peux que .......................................................
Je ne perds pas de vue ..........................................
Je ne sous-estime pas ..... , mais ...........................
Je ne peux pas prendre en considération .............

* D'une manière plus autoritaire


Il m'appartient, il vous appartiendra ...................
Je prends acte, je prends bonne note ...................
Vous voudrez bien me donner acte, ......................
Je serais conduit, appelé, amené à .......................
Je prendrai position sur ........................................
Il n'est pas exclu que .............................................

3 3.3. Les formules tendant ˆ prŽvenir certains arguments


Il n'est pas question que ....... ou ..... de ................
Je n'ignore pas .......................................................
Je ne suis pas sans savoir, sans méconnaître.....
Bien que certains éléments puissent ....................

3.4. Les formules ŽnumŽratives


En premier lieu, en deuxième lieu ........................
D'une part ............... d'autre part .........................
D'abord ........... ; ensuite .......... ; enfin ..................

LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF

30
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

A titre principal ....... à titre subsidiaire, ou accessoire, ou secondaire...


Considérant que .........................................
Etant donné que .........................................
Compte tenu de .........................................
En revanche (plus élégant que "par contre")....
Par ailleurs...

3.5. Les formules de politesse ou de courtoisie


3.5.1. Le rôle de la locution verbale

1. " Recevez " ne s'emploie que lorsqu'on s'adresse à une personne de


qualité peu élevée ou dans une lettre contenant des réserves, même si
la courtoisie est légèrement accentuée par "je vous prie de recevoir".
2. " Agréez ", employé seul, s'utilise entre égaux.
3. " Croyez " est un terme amical exclu de la correspondance
administrative.
4. " Veuillez croire....." appelle un complément tel que "...en ma
respectueuse considération......." ou "...en mon entier dévouement...".
5. " Veuillez agréer " s'emploie envers une personne à laquelle on veut
marquer une grande déférence.

6. " Je vous prie de croire " s'emploie envers une personne à laquelle
on veut marquer une plus grande déférence (par exemple, une haute
personnalité).

7. " Daignez agréer, Madame,..." est employé pour marquer une


grande courtoisie envers une femme.

3.5.2. Le rôle du complément de la locution

Groupe de compléments utilisés de préférence à l'égard de personnes


étrangères à l'administration :
- l'assurance de ma considération distinguée.

3
- l'assurance de ma considération très distinguée.
- l'assurance de ma parfaite considération.
- l'assurance de ma considération la plus distinguée.

Groupe de compléments utilisés à l'égard de supérieurs


hiérarchiques :

Les quatre groupes de compléments précédents sont utilisés, mais on


rajoutera :
- l'expression de mon profond respect et de mon entier dévouement,
- l'expression de mon entier et respectueux dévouement.

Groupe de compléments réservés aux très hautes personnalités

LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF

31
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

entre elles :
- l'assurance (ou l'expression) de ma haute considération
- l'assurance (ou l'expression) de ma très haute considération
- les assurances de ma très haute considération.

3.6 Les formules de conclusion


- En conséquence... En conclusion... En définitive.... En résumé....
En bref..................................................................................................
- Je vous prie .........................................................................................
- Je vous serais reconnaissant de bien vouloir....................................
- Je vous serais obligé...........................................................................
- Je vous saurais gré..............................................................................
- Vous voudrez bien prendre toutes dispositions pour .......................
- Vous voudrez bien veiller à ................................................................
- Il ne vous échappera pas qu'il serait hautement désirable .............
- J'attacherai du prix, le plus grand intérêt, le plus grand prix .....
- Je ne puis que vous laisser le soin de ...............................................
- Vous voudrez bien soumettre à mon approbation ............................
- Il vous revient d'assurer l'exécution de ces instructions et de m'en
rendre compte .... Je vous invite à tenir la main.....ou à prendre
attache avec.......
- Je vous saurais gré des dispositions utiles et diligentes que vous
voudrez bien prendre pour ….
- Il convient de ... ; Il importe de ... ; Il y a lieu de ... ; Il paraît indis-
pensable de ..., nécessaire de ..., préférable de ..., souhaitable de

3.7 D'autres expressions utilisées dans le langage administratif

* Pour exposer un problème


- J'évoque, je souligne,
- Je rappelle,
- Je considère,
- Je note,

3
- Je signale,
- J'observe,
- Je précise, ...

* Pour exprimer un choix


- Il paraît souhaitable...
- Il importe de (que)...
- Il y a lieu de ...
- Il convient de ...

* Pour souligner une idée


- D'une manière générale.... Dans tous les cas ....
- En tout état de cause ...

LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF

32
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

- En l'espèce...... En l'occurrence.... A ce sujet...... A cet égard .........


- Sous cette réserve ........ En particulier ........Pour autant que ..........
- Dans la mesure où....

* Pour souligner une cause


- Situation due à ............ Imputable à .......... En raison de ..........
- Conformément...........

* Pour souligner une conséquence


- Il ressort que .......... Il en résulte que ...
- Cela ( et non ceci ) conduit à penser que ...

* Pour préciser un but


Ce texte vise.... Cette mesure tend à .... En vue de ..... Afin de ...

* Pour exprimer son point de vue


- marquer son accord - émettre des réserves
- approuver une proposition - suggérer, souligner, constater...

Remarque :
On écrit :
1) croire à l'expression de…
2) croire en l'assurance de ...
3) Dans la correspondance administrative, le terme de "sentiments" n'est
pas utilisé.

3.8. Les formules particulires concernant les femmes


1) - Madame ou Mademoiselle ?
En cas de doute, écrire "Madame".

2) - Formules envers une femme que l'on veut considérer :


- Veuillez agréer, Madame, l'expression de ma respectueuse considération,
- Veuillez agréer, Madame, l'expression de mon grand respect,

3
- Veuillez agréer, Madame, l'expression de mes respectueux hommages.
- Veuillez agréer, Madame, l'expression de mes hommages les plus
respectueux.
- Daignez agréer, Madame, l'expression de ma respectueuse considération.
- Croyez, Madame, à l'assurance de ma respectueuse considération.

LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF

33
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

SOUS MODULE 4
LA LETTRE ADMINISTRATIVE

L'administration ressent le besoin - de services relevant d'une même


de communiquer tous les jours soit administration
à l'intérieur de ses services soit à Exemple : le Gouverneur de la
l'extérieur. Pour ce faire, elle rédige région de… au Haut-commissaire
beaucoup de correspondances de la province de …(cf.modèle 2)
administratives au titre desquelles - entre services centraux et services
la lettre occupe une place de choix ; déconcentrés
on distingue ainsi la lettre entre Exemple : le Ministre de …. au
services ou lettre à forme adminis- Directeur régional de …
trative de la lettre privée ou lettre à (cf.modèle 3).
forme personnelle.
b) Quand à l'intérieur d'une même
Les objectifs pédagogiques administration le subordonné
s'adresse à son supérieur hiérar-
Aux termes de ce sous-module, l'ap- chique dans le cadre de l'exercice
prenant doit être capable de : de ses fonctions
Exemple : le Directeur général
- faire la différence entre une lettre des collectivités territoriales
à forme administrative et une à
lettre à forme personnelle ; Monsieur le Ministre de
- connaitre leur principe ; l’Aménagement du territoire et
- maitriser leur présentation. de la décentralisation .
(cf.modèle 4)
4.1. La lettre entre services ou
lettre ˆ forme administrative 4.1.1. Le principe

3 La lettre entre services est utilisée Il y a un principe de base en matière


dans les cas suivants : de rédaction de la lettre à forme
administrative : elle ne comporte ni
a) Quand la lettre est adressée par formule d'appel ni formule de
un service administratif à un politesse entre administration et
autre service administratif ; ces autorités administratives hiérar-
services peuvent relever : chisées.
- de départements ministériels
Les exceptions à ce principe sont au
différents
nombre de trois (03) :
Exemple : le MATD au MENA ;
- les correspondances adressées
(cf.modèle 1)
aux présidents d'institutions

LA LETTRE ADMINISTRATIVE

34
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

(Président du Faso, Président de sigle du n° indique le service ou la


l'Assemblée Nationale, Président structure au niveau de laquelle la
du Conseil économique et social lettre a été expédiée ;
etc.).
- les correspondances adressées c. le nom du pays
aux présidents des conseils des Il est situé en haut et à droite de la
collectivités territoriales (maires, page ;
Présidents des conseils
d. la devise
régionaux).
Elle est située en dessous du nom
- les correspondances adressées
du pays et disposée par rapport à ce
entre autorités non hiérarchisées.
dernier pour tenir compte de
Exemple : Le Directeur général
l'esthétique (centrage avec le nom
de l'ENAM au Directeur général
du pays) ;
de la CARFO.
e. la suscription
Il faut souligner que le signataire C'est la fonction de l'expéditeur.
d'une lettre à forme administrative Elle est située en dessous de la
s'exprime toujours à la première devise et positionnée par rapport au
personne du singulier « J e » et timbre et par rapport à la date si
s'adresse au destinataire à la deux- celle-ci est portée en entête ;
ième personne du pluriel « v o u s ».
f. la souscription
4.1.2. La présentation de la lettre C'est le nom ou la fonction ainsi que
à forme administrative l'adresse du destinataire ;

En matière de présentation de la g. l'objet


lettre à forme administrative, on L'objet est toujours porté dans la
distingue les mentions permanentes lettre. Il est situé sur le bord gauche
des mentions circonstancielles. de la page et de préférence à 2
u Les mentions permanentes
interlignes avant le début du texte
de la lettre ; l'objet doit être synthé-
Au titre des mentions permanentes, tique.
il y a lieu de noter : h. les lieu et date

3
Ils peuvent être portés en entête
a. le timbre entre la devise et la suscription ou
Nom et adresse de l'administration alors en bas après la dernière ligne
d'origine, situé en haut à gauche de du texte de la lettre sur la partie
la page ; droite de la page à partir de la ligne
médiane. S'il se trouve que la
b. le numéro (n°) suscription est reportée à ce niveau,
C'est le n° d'ordre de la lettre dans celle-ci se placera en dessous de la
l'année ou la période considérée. Il date, au dessus de la signature ;
est formé des chiffres de l'année et
est suivi par le n° d'ordre de la i. la signature
lettre et les sigles des structures La signature est une inscription de
désignées dans le timbre. Le dernier façon particulière et permanente, la

LA LETTRE ADMINISTRATIVE

35
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

plupart du temps illisible, du nom


d'une personne dans le but d'ex-
primer sa responsabilité ou d'au-
thentifier l'acte signé ;

j. nom et prénoms plus


d'autres signes distinctifs
(profession, décoration)
u Les mentions circonstancielles
Elles viennent s'ajouter aux men
tions permanentes si les circons-
tances dans lesquelles la lettre
est écrite le nécessitent.

a) les références
La référence évoque un évène-
ment ou un document antérieur
qui sont joints à la lettre à envoyer
et qui entrent dans les motifs
justificatifs de la lettre. Cette
mention est située en dessous de
la mention du n°.

b) les pièces jointes


Cette mention désigne les docu-
ments qui sont joints à la lettre à
envoyer et ils doivent avoir une
relation avec le sujet traité dans la
lettre. Elle peut être placée en
entête avant le texte de la lettre :
c'est le cas quand la liste des
documents à joindre n'est pas
longue. Si la liste est longue, la
mention sera portée en bas après
le texte, sur le bord gauche de la
page et en dessous des mentions

3
ampliation et copie si elles existent
c'est-à-dire mettre les mentions
ampliations et copies et après on
met PJ.

c) ampliation
Cette mention est portée chaque
fois que la communication d'un
exemplaire de la lettre à une
autorité autre que son desti-
nataire parait obligatoire. Elle est
portée après le texte de la lettre,
sur le bord gauche de la page.

LA LETTRE ADMINISTRATIVE

36
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

SCHEMA DE LA LETTRE A FORME ADMINISTRATIVE

Initiales rédact. et dactylo


Dénomination ETAT
Devise

Timbre du service

Lieu / Date
N° d'enregistrement

Souscription
Fonction expéditeur
à
Objet
Fonction destinataire

Références

Pièces jointes

Corps du document
ou

3
texte

Ampliation Signature

LA LETTRE ADMINISTRATIVE

37
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

4.2. La lettre ˆ forme personnellemonsieur, madame) et de politesse


(veuillez agréer, je vous prie de bien
La lettre à forme personnelle est vouloir agréer …. l'assurance ou
utilisée dans les cas suivants : l'expression de ….) sont de rigueur.
a. Quand l'administration s'adresse 4.2.2 La présentation
à un particulier ; ce particulier
Les mentions permanentes et les
peut être une personne morale
mentions circonstancielles évoquées
(une association, une société) ou
dans la présentation de la lettre à
une personne physique (un
forme administrative se retrouvent
administré quelconque).
dans celle de la lettre à forme per-
Exemple :
sonnelle.
- Lettre du maire de ……….. à
un habitant du secteur ……..
- Lettre du président du conseil
régional de …….. à l'association
X ; (cf.modèle 5).
b. Quand ce particulier s'adresse à
l'administration
Exemple : lettre de monsieur x …
au maire de …. (cf.modèle 6).
c. Quand au sein d'une administra-
tion, un agent écrit en son nom
personnel et non en tant que tit-
ulaire d'une fonction à son
supérieur hiérarchique
Exemple : lettre de monsieur Y,
Adjoint administratif au
Président du Conseil régional de
…. pour solliciter un congé
administratif (cf.modèle 7).

d. quand l'Administration s'adresse


à un de ses agents d'une manière

3
personnelle (cf. modèle 8).

e. Quand la lettre a un contenu pro-


tocolaire,
Exemple : lettre entre deux
présidents d'institutions
(cf.modèle 9).
4.2.1. Le principe
Dans la lettre à forme personnelle,
l'usage des formules d'appel
(Monsieur le maire, monsieur le
président du conseil régional,

LA LETTRE ADMINISTRATIVE

38
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

SCHEMA DE LA LETTRE A FORME PERSONNELLE

Initiales rédact. et dactylo


Dénomination ETAT
Devise
Si autorité administrative envoie
Timbre

Lieu / Date
N° d'enregistrement

Souscription
expéditeur
Objet à
destinataire

Références

Pièces jointes

Formule d’appel

3
Corps de la lettre

Formule de coutoisie

Ampliation Signature

LA LETTRE ADMINISTRATIVE
39
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

SOUS MODULE 5
LES DOCUMENTS ET ACTES
ADMINISTRATIFS UTILISƒS
COURAMMENT PAR LES
COLLECTIVITƒS TERRITORIALES

En plus de la lettre, les collectivités rendu est de donner une informa-


territoriales, pour communiquer, tion et/ou de conserver des traces
ont recours à un certain nombre de écrites d'un évènement ; par
documents et d'actes administratifs. ailleurs, disposant de traces écrites
d'un évènement, l'autorité desti-
Les objectifs pédagogiques nataire du compte rendu peut
exploiter ce dernier en vue de donner
Aux termes de ce sous-module, l'ap-
une justification à ses décisions.
prenant doit être capable de :

- connaitre les principaux docu- c. caractéristiques du compte


ments et actes administratifs rendu
utilisés couramment par les La caractéristique essentielle du
collectivités territoriales ; compte rendu est la fidélité. Le
- rédiger lesdits documents et actes;rédacteur ne doit pas omettre les
- proposer un modèle de chacun faits observés. Il ne doit pas non
d'eux. plus minimiser leur importance.
Ainsi la relation est faite dans le
5.1. Les documents administratifs compte rendu comme si tous les
faits avaient la même importance.
5.1.1. Le compte rendu

3
Le plus souvent, le compte rendu
a. définition est fait sous forme synthétique, c'est
Le compte rendu est un document - à - dire que la relation est un
descriptif qui relate les faits que le résumé fidèle dans l'ordre choisi par
rédacteur a constaté ou les informa- le rédacteur, de ce qui a été observé
tions qu'il a enregistrées. Rédigé à ou entendu.
la suite d'une mission ou à l'initia-
tive du rédacteur, le compte rendu d. classification des comptes
est adressé au supérieur hiérar- rendus
chique. Il y a deux types de comptes rendus :
u le compte rendu hiérarchique ;
b. but du compte rendu u le compte rendu de réunion.
L'objectif immédiat du compte

LES DOCUMENTS ET LES ACTES ADMINISTRATIFS UTILISƒS COURAMMENT PAR LES C.T.

40
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

Le compte rendu hiérarchique u organisation; parfois les partici

Il est rédigé à l'intention du pants peuvent être énumérés à


u

supérieur hiérarchique. Il peut ce niveau. Mais le plus souvent,


avoir été rédigé à la suite d'une mis- l'introduction comporte un renvoi
sion reçue ou sur l'initiative propre à une liste de présence.
du rédacteur. La catégorie des
n développement
comptes rendus hiérarchiques com-
La partie développement du compte
prend :
rendu correspond à la relation des
n le compte rendu de mission; faits. Elle peut être intégrale ou
n le compte rendu d'activité ; synthétique.
n le compte rendu d'inspection ;
n conclusion
n le compte rendu d'incidents ou
La conclusion d'un compte rendu de
d'accidents.
réunion est une explication synthèse
u Le compte rendu de réunion

Le compte rendu de réunion est une suggestions, recommandations ou


relation qui rapporte le déroule- propositions de mesures décidées en
ment de la réunion, date et heure du cours des débats.
début de la réunion, l'organisation
de la réunion, les débats, les propo- Présentation du compte rendu
sitions de mesures à prendre, date de réunion
et heure de la fin de la réunion et la
Le prologue est la phrase liminaire
liste des participants à la réunion.
(cf.modèle 10). rappelant l'objet, le lieu, l'heure et
la date de la réunion, le nom et la
n Le caractère de la rédaction per- qualité des membres présents et
met de distinguer un compte rendu absents.
analytique d'un compte rendu intégral.
Dans le compte rendu analytique, la
relation est faite sous forme d'un
résumé. Pour le compte rendu inté-
gral, la relation répète notamment
dans la partie débat, intégralement
ce qui a été dit.

e. structure du compte rendu

3
de réunion
Le groupe de compte rendu de réunion
comprend trois (3) parties communes
à tous les genres littéraires (intro-
duction, développement et conclusion).
introduction
Elle comporte toutes les indications
n

permettant de savoir de quelle réu-


nion il s'agit :
u nature de la réunion, circonstance

de la réunion ;
u Lieu, date et heure ;

LES DOCUMENTS ET LES ACTES ADMINISTRATIFS UTILISƒS COURAMMENT PAR LES C.T.

41
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

Ministère de la Promotion de la Femme Burkina Faso


--------- Unité - Progrès - Justice
Secrétariat Général
---------
Direction des Etudes et de la Planification
---------

N° 2011 _______/MPF/SG/DEP
Ouagadougou, le

Compte rendu de la réunion du conseil de


Direction du 1er avril 2011

Le conseil de direction de la direction des études et de la planification


s'est tenu le Mercredi 1er avril 2011 à partir de 8 heures dans la salle
de conférence de ladite direction sous la présidence de monsieur
…...........en vue de......ou autour de l'ordre du jour suivant :
1-
2-
3-
4- : divers
- Assistaient à la réunion/rencontre..........................
- Etaient présents
- Etai (en) t absent (s) excusé (s)
- Etai (en) t absent (s)

Ou bien : la liste des participants est jointe en annexe

La relation des débats


Les débats doivent être relatés de la manière aussi succincte que
possible. On ne mentionne, avec le nom de l'intervenant, que les
interventions d'un certain intérêt.

3
Les discussions longues et confuses seront évoquées par une formule
générale.
Exemple : Un échange de vues, auquel ont participé MM…. A eu lieu
sur le problème de …….

La relation des décisions prises

Si des décisions sont prises au cours de la réunion, il s'agit de déterminer


les conditions dans lesquelles le vote a été éventuellement acquis :
majorité simple, majorité qualifiée (des 2/3) par exemple, unanimité,
vote à main levée, à bulletin secret, par consensus.

LES DOCUMENTS ET LES ACTES ADMINISTRATIFS UTILISƒS COURAMMENT PAR LES C.T.

42
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

La levée de la séance

La levée de la séance doit être indiquée brièvement.


Exemple : L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à ……….
(Heure et minutes).
Le compte rendu de séance est signé par le (la) secrétaire de séance et
le (la) président (e). Il est dressé une copie à chacun des membres
présents ou excusés.

Il en est également envoyé une à l'autorité administrative chargée de


prendre la décision définitive, lorsque les membres ayant participé à
la réunion n'ont pas un pouvoir de décision.

Exercice d'intégration

Dans le cadre des réunions de concertation mensuelles que vous avez avec
votre personnel et les différents chefs de service, il est prévu au titre du
mois de mai la cinquième réunion.

A l'ordre du jour sont inscrits les points suivants :


1. le fonctionnement des services ;
2. utilisation abusive du téléphone ;
3. absentéisme ;
4. divers.

Se mettre en groupe de ….. pour faire la réunion et choisir un


président et un rapporteur.

LES DOCUMENTS ET LES ACTES ADMINISTRATIFS UTILISƒS COURAMMENT PAR LES C.T.

43
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

5.1.2. Le rapport d'absence de passivité : il s'im-


plique et fait des propositions;
u

a - définition u Absence de servilité: il n'a pas à

faire plaisir à qui que ce soit.


Le rapport est un document de com-
munication interne préparé à
l'attention du supérieur hiérarchique
en vue de lui permettre de prendre c. éléments constitutifs du
une décision ou de lui permettre rapport d'étude portant sur
d'avoir connaissance aussi complète une question administrative
que possible d'une situation.
- l'élaboration du rapport commence
Document de réflexion comme la
par le diagnostic à partir des
note, le rapport se distingue de cette
informations relatives à la ques-
dernière par l'importance des
tion à traiter ;
développements sur la question.
- la deuxième étape est l'analyse
b - but du rapport des éléments révélés par le
diagnostic;
Le rapport est une démonstration à - la troisième étape est la déduc-
partir de l'analyse des faits réels. A tion faite de l'analyse et des
la différence du compte rendu, il mesures à prendre ;
porte des jugements de valeur sur
un problème. Il constitue un outil de A la suite de l'analyse d'une situa-
travail permettant à un supérieur tion, plusieurs hypothèses de
d'être complètement informé d'une mesures peuvent être retenues.
affaire et de prendre une décision.
En général, le rapport est formulé - la quatrième étape est la descrip-
comme une lettre à forme adminis- tion des mesures possibles. cette
trative d'un subordonné à un description dit en quoi consistent
supérieur hiérarchique. les mesures à prendre et présente
les avantages et les inconvénients
Exemple : Rapport à Monsieur de chacune d'entre elle.
le Maire sur l'établissement
des actes d'état civil - la cinquième étape est l'établis-
sement d'un ordre de préférence

3
Le rapport doit d'abord exposer des des mesures décrites. Cet ordre
faits précis, vérifiés avec indication de préférence est celui du rédac-
de sources d'information. teur du rapport. Il doit présenter
ces raisons d'être.
Le rapport se termine par une
proposition de décision à prendre - la sixième étape est la justifica-
par l'autorité responsable. Le rédac- tion de l'ordre de préférence des
teur doit y faire preuve : mesures proposées.

d'absence de parti pris: il fait le d - caractéristiques du rapport


tour des problèmes et relate les
u

Le rapport présente deux carac-


faits et témoignages de façon
téristiques essentielles :
objective;

LES DOCUMENTS ET LES ACTES ADMINISTRATIFS UTILISƒS COURAMMENT PAR LES C.T.

44
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

- la première est que le rapport est le cinquième type de rapport,


exhaustif (très détaillé); est le rapport de présentation en
u

- la deuxième caractéristique est Conseil des Ministres.


que le rapport est personnalisé.
C'est un document dans lequel le 5.1.3. La circulaire
rédacteur a toute la latitude pour
5.1.3.1. Définition
exprimer ses points de vue et for-
muler ses propositions. La circulaire est un document
administratif à destination collec-
e - classification des rapports
tive de l'autorité titulaire du pou-
Il y a cinq types de rapports : voir hiérarchique, pour guider la
o le premier type est un rapport por- conduite de ses subordonnés. Elle
tant étude d'un sujet ; est destinée à régir le fonction-
nement interne de l'administration
Exemples : et n'est pas opposable en principe
- rapport sur le transport urbain, au tiers. (cf.modèle 11)
rapport sur les effets de la
dévaluation, Exemples :
- rapport sur la vie chère; - circulaire du Premier ministre
relative à la nomination des
u le deuxième type est le rapport directeurs au sein des établisse-
d'activités. ments de l'Etat ;
Il intervient généralement à l'occa- - circulaire du maire de ... relative
sion d'un bilan d'activités d'une à l'utilisation du téléphone dans
institution. Dans un tel rapport, le les services municipaux.
bilan des activités ou le compte
rendu des activités constitue la par- 5.1.3.2. Objet
tie du diagnostic.
L'objet de la circulaire peut être :
u le troisième type de rapport, - l'interprétation des lois et règle-
c'est le rapport de mission ; ments ;
Il est rédigé à l'issue d'une mission - le rappel d'une règlementation
confiée à un agent ou à un groupe existante ;
- les relations et le comportement

3
d'agents d'une administration. La
partie diagnostic sera constituée ici au service ;
par la relation de ce qui a été vu et - l'introduction d'une réglementa-
entendu pendant le déroulement de tion nouvelle et dans ce dernier
la mission. cas, elle a une valeur juridique.
Remarque :
u le quatrième type de rapport,
Il arrive que certains présidents
est le rapport d'inspection de conseil de collectivité envoient
Ici, la partie diagnostic sera consti- une même circulaire aux conseillers,
tuée par la description de l'état dans aux directeurs et chefs de services,
lequel la mission d'inspection a aux autorités coutumières et
trouvé l'administration à inspecter. religieuses ce qui est incorrect.

LES DOCUMENTS ET LES ACTES ADMINISTRATIFS UTILISƒS COURAMMENT PAR LES C.T.

45
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

5.1.3.3. Présentation

Les indications suivantes sont men-


tionnées :
- le numéro d'ordre et la date ;
- l'origine ;
- les destinataires ;
- l'objet.

5.1.4. Le procès-verbal

5.1.4.1. Définition
Le procès-verbal est une forme par-
ticulière de compte-rendu mais
ayant force probante à la différence
du compte rendu. Il constate, relate
et authentifie des évènements, des
situations soit internes à l'adminis-
tration soit susceptibles d'être
opposés à l'administration.

Le procès-verbal doit être exact


c'est-à-dire qu'il rapporte fidèle-
ment les faits, les déclarations ; son
rédacteur se doit d'être neutre et
impartial et éviter de faire des
interprétations ou des commen-
taires personnels.

5.1.4.2. Classification

Il existe différents types de procès-


verbaux :
- procès-verbal judiciaire ;
- procès-verbal administratif ;

3 Ici il sera question du procès-verbal


administratif qui intéresse les col-
lectivités territoriales notamment le
procès-verbal de réunion et le
procès-verbal de passation de service.

5.1.4.3 Le procès-verbal de réunion


Le procès-verbal de réunion est
nécessaire lorsqu'au cours d'une
réunion, d'une rencontre des points
importants sont abordés et des déci-
sions prises.

LES DOCUMENTS ET LES ACTES ADMINISTRATIFS UTILISƒS COURAMMENT PAR LES C.T.

46
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

PRESENTATION DE LA CIRCULAIRE

MINISTERE DE …. BURKINA FASO


DIRECTION DE ………. Unité - Progrès - Justice

Ouagadougou, le ……..

CIRCULAIRE

N°……/PF/M…../SG/D

Objet :
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………..

Attache

Signature
(Prénoms, nom)

LES DOCUMENTS ET LES ACTES ADMINISTRATIFS UTILISƒS COURAMMENT PAR LES C.T.

47
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

PRESENTATION D'UN PROCES-VERBAL DE REUNION

n formule d'introduction.

L'an deux mille deux et le ..........., à partir de .........heures, a eu lieu,


dans les locaux de
............................la réunion ordinaire du conseil d'administration de ...

Autres éléments de l'introduction :


- présidence et secrétariat de séance;
- ordre du jour ;
- participants (présents, absents excusés, absents non excusés)

n formule finale

- fait à .................., les jours, mois et an que dessus


- signature
- le ou les auteurs
- le président de séance et chaque participant, s'il s'agit d'une réunion.

Les travaux des sessions des collectivités, (conseil municipal, conseil


de régional) sont sanctionnés par un procès verbal. Ledit procès-ver-
bal doit être approuvé par les conseillers avant son adoption ; dans
l'ordre du jour qui leur est envoyé pour la tenue de la prochaine ses-
sion, figure comme premier point, l'adoption du procès-verbal de la
dernière session. (cf.modèle 12).

LES DOCUMENTS ET LES ACTES ADMINISTRATIFS UTILISƒS COURAMMENT PAR LES C.T.

48
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

PRESENTATION D'UN PROCES-VERBAL DE SESSION


DU CONSEIL

COMMUNE DE ….. BURKINA FASO


Unité - Progrès -Justice
PROCES-VERBAL
DE LA SESSION DU CONSEIL MUNICIPAL DE ……….

L'an deux mille douze et le … à … heures, la réunion du Conseil


municipal de ….. s'est tenue dans la salle des délibérations de la
mairie sous la présidence du maire …

Outre le maire, assistaient à la réunion les membres (présents,


absents excusés ou non, procuration) les autres (représentants de l'Etat,
secrétaire etc.)
N° Nom et Prénoms Qualité Observations
1
2
3
4
5
6
NB. : Pour remplir la liste de présence, l'on inscrit d'abord les présents,
ensuite les absents ayant donné une procuration, les absents excusés et
enfin les absents non excusés avant les autres participants non mem-
bres du conseil.

Abordant le 1er point de l'ordre du jour,


Abordant le 2e point de l'ordre du jour,
Abordant le 3e point de l'ordre du jour,
L'ordre du jour étant épuisé, la séance a été levée à ….

3
Le(s) Secrétaire de séance Le Président de séance
Prénoms et Nom Prénoms et nom

5.1.4.4 Le procès-verbal de peut être engagée par le contenu de


passation de service l'acte doivent le signer. Il fait ressor-
tir certaines situations (politique,
Le procès-verbal de passation de économique, administrative, finan-
service est un procès-verbal un peu cière etc.) et permet par conséquent
particulier dans la mesure où il est de situer clairement la responsabil-
contradictoire entre deux agents qui ité de chacun des responsables qui
doivent tous deux le signer. Toutes se succèdent à un poste donné.
les personnes dont la responsabilité

LES DOCUMENTS ET LES ACTES ADMINISTRATIFS UTILISƒS COURAMMENT PAR LES C.T.

49
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

La passation de service entre gou- - la gestion des ressources


verneurs, hauts-commissaires, humaines ;
préfets, maires, présidents des - la gestion des ressources
conseils régionaux donne lieu à financières ;
l'élaboration d'un procès-verbal de - la gestion du patrimoine.
passation de service. Il s'articule
autour de 3 axes principaux :

PRESENTATION D'UN PROCES-VERBAL


DE PASSATION DE SERVICE
PROVINCE …………. BURKINA FASO
COMMUNE DE ………….. Unité - Progrès - Justice

PROCES-VERBAL DE PASSATION DE SERVICE

L'an mil neuf cent quatre vingt et le …. Nous … (nom + qualité + grade
+ n° matricule) cessant ce jour nos fonctions de … avons procédé à la
passation de service et à la transmission de tous les documents de la
dite (Préfecture, Mairie etc…) à … (nom + qualité + grade +n°
matricule) nommé (Haut-commissaire, Préfet ou Maire) - référence du
texte de nomination et qui prend ses nouvelles fonctions à comporter
d'aujourd'hui.

Le Monsieur ……… reconnait d'une part avoir reçu toutes les archives
tant ordinaires que confidentielles (de la Préfectures ou Mairie) et
d'autre part avoir examiné et signé avec nous tous les registres règle-
mentaires tenus dans les diverses sections.
I ………..
II………..
etc………….

LES DOCUMENTS ET LES ACTES ADMINISTRATIFS UTILISƒS COURAMMENT PAR LES C.T.

50
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

5.1.5. Le communiqué l'intérieur d'un service ; dans ce


cas, elle prend l'appellation de
Le communiqué est un document
« note de service » ;
par lequel une autorité administra-
tive porte à la connaissance du pub- La note doit être brève et concise ;
lic une information susceptible de elle s'adresse à un égal, à un
l'intéresser. supérieur ou à un subordonné.
Exemples : vaccination des Remarque :
enfants de 0 à 5 ans, ouverture d'un A l'intérieur d'une même
concours administratif, recrute- structure administrative
ment des élèves dans les écoles pri- (ministère, gouvernorat,
maires de la commune etc. mairie, conseil régional)
on échange généralement
Le contenu du communiqué est pas des lettres mais des
porté à la connaissance du public notes.
soit par affiche soit par les médias
ou les deux à la fois. Le commu- Sa présentation change suivant la
niqué n'est pas soumis à des règles situation hiérarchique de l'expédi-
de présentation particulière, mais teur et du destinataire :
doit être rédigé en des termes précis - s'il s'agit d'une note adressée à
et concis. Il commence générale- un supérieur hiérarchique, ce
ment par une formule qui indique sera une note à l'attention de ….
son origine : - si elle est adressée à un égal, ce
« le maire de la commune de sera une note pour …
…. Communique » - si elle porte instruction générale
« le président du conseil au sein d'un service ce sera une
régional de …. Communique » note de service.
Le communiqué est beaucoup util- 5.1.6.1. La note de service
isé par les présidents des conseils
des collectivités territoriales pour La note de service est un document
toucher de larges couches de la pop- administratif émanant de l'autorité
ulation tant en zone urbaine que hiérarchique et destinée à commu-
rurale (cf. modèle 13). niquer aux personnels ou aux struc-
tures qui relèvent de cette autorité
5.1.6. La note des informations ou des ordres

3
relatifs au fonctionnement du service.
La note est un document adminis-
tratif utilisé à l'intérieur d'une La note de service est une mesure
même administration pour traiter de nature purement administrative
des affaires courantes du service. c'est-à-dire qu'elle n'a pas de valeur
Elle a pour objet de : juridique : elle est exclusivement à
- fournir des informations, des usage interne et n'est opposable
instructions ; qu'au personnel du service con-
- être une analyse d'un dossier cerné. Elle ne peut être évoquée à
dont elle résume les éléments ; l'égard ou à l'encontre des usagers
- accompagner un document pour du service ou à l'égard des tiers. ( c f .
l'expliquer ; modèle 14)
- porter une instruction générale à

LES DOCUMENTS ET LES ACTES ADMINISTRATIFS UTILISƒS COURAMMENT PAR LES C.T.

51
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

SCHEMA DE PRESENTATION D'UNE NOTE DE SERVICE


Timbre Nom du Pays
(Nom et adresse du La devise
Service émetteur)
Lieu et date (ici ou en bas)

N° 2012______/Sigle

NOTE DE SERVICE

Objet : (ici ou bien au niveau


du libellé du document)

Diffusion (ampliation)
* Fonction du signataire
Signature

Prénom (s) et Nom


Profession ou tout élément
d'identification supplémentaire
Ampliations :
5.1.6.2. la note à l'attention de ..- porter une information ;
- faire le point sur un dossier ;
D'usage courant, la note à l'atten- - faire la synthèse d'un document
t i o n d e … . est généralement (étude, texte législatif ou réglemen-
adressée par un subordonné à son taire). (cf. modèle 15)
supérieur hiérarchique et a pour
objet de :
PRESENTATION D'UNE NOTE A L'ATTENTION DE …
COMMUNE DE..........
MAIRIE ..., le........... 2007

3
NOTE
à l'attention de Monsieur le Maire

Objet :
INTRODUCTION
DEVELOPPEMENT
CONCLUSION
Le chef de service
Signature
Prénoms, nom

LES DOCUMENTS ET LES ACTES ADMINISTRATIFS UTILISƒS COURAMMENT PAR LES C.T.

52
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

5.1.7 La convocation

Le Code Général des Collectivités


Territoriales (CGCT) prévoit dans
ses articles 157 et 233 que les
conseils régional et municipal se
réunissent en session sur convoca-
tion respectivement du président du
conseil régional et du maire.

Le CGCT précise que des convoca-


tions doivent être adressées par
écrit, par affiche et par communiqué
aux membres du conseil et doivent
comporter l'indication de l'ordre du
jour, de la date, de l'heure et du lieu.
En outre, à toute convocation
doivent être joints tous les docu-
ments nécessaires afférents à la
tenue de la session.

Il est recommandé la lettre de con-


vocation quand on s'adresse à des
autorités, à des personnalités d'un
certain rang à des élus locaux ou en
général à des personnes sur
lesquelles on n'exerce aucune
autorité hiérarchique.

Dans le cas qui nous intéresse, à


savoir la convocation aux sessions,
le titre convocation est remplacé par
« objet : convocation à …»

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53
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

PRESENTATION D'UNE CONVOCATION


A UNE SESSION
CB/YA
COMMUNE DE........ BURKINA FASO
N° 97_________/_____/ Unité - Progrès - Justice

LE MAIRE ............., le................ 1997

Monsieur..............................
Conseiller Municipal
Secteur...........

Objet : Convocation de la deuxième session


ordinaire du Conseil

Monsieur le conseiller,

J'ai l'honneur de vous convier à la deuxième session ordinaire


du Conseil Municipal se tiendra le.................... 1997, à ......................
dans la Salle des Fêtes de la Mairie.
L'ordre du jour est le suivant :

1°)...............................
2°)...............................
3°)...............................
4°) Questions diverses.

Vous trouverez ci-joints en annexe les documents ci-après :


-
-
-

3
Je vous prie d'agréer.........................................................

Signature
Prénoms, nom

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54
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5.1.8. La procuration personnelle, donner par procuration


écrite à un collègue de son choix,
Le petit Larousse définit la procura- pouvoir de voter en son nom. Un
tion comme le pouvoir qu'une per- même conseiller ne peut être por-
sonne donne à une autre d'agir en teur que d'une seule procuration. La
son nom. procuration est toujours révocable.
Elle n'est valable que pour une
L'article 30 du décret 2006- seule session ».
208/PRES/PM/MATD du 15 mai
Remarque:
2006 portant règlement intérieur
type du conseil de collectivité terri- La procuration ne peut servir
toriale dispose : « un conseiller de pour le décompte du quorum de
collectivité empêché d'assister à une la session, elle ne sert que pour
séance peut, sous sa responsabilité le vote.

PRESENTATION DE LA PROCURATION

COMMUNE DE…………. BURKINA FASO


Unité - Progrès - Justice

PROCURATION

A la session du Conseil municipal de la commune de …..

Je soussigné …….. Membre du Conseil municipal ne pouvant assister


pour cause de …. A la session du Conseil municipal du …. Donne
procuration à M./Mme …. Membre du conseil, pour effectuer en mes
lieu et place toute opération de vote se rapportant à l'examen des

3
points de l'ordre du jour de la session.

En foi de quoi, je délivre la présente procuration pour servir et valoir


ce que de droit.

Fait à …………………, le ….

Signature
prénoms et Nom

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55
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

5.1.9. Le bordereau d'envoi ou à son subordonné avec ordre de


bordereau de transmission faire le nécessaire pour traiter l'af-
faire.
Il est utilisé pour la transmission
des pièces entre services, chaque « Pour notification à l'intéressé »
fois que la simplicité de cette trans- Le destinataire doit notifier à l'in-
mission ne nécessite pas de com- téressé (agent) la teneur de l'infor-
mentaires particuliers qui justi- mation.
fieraient une lettre d'accompagne-
ment ou une note. Il est question de « Pour suite à donner »
bordereau récapitulatif lorsque sont Le destinataire doit traiter l'affaire,
transmis plusieurs documents à la lui donner une suite.
fois.
« A toutes fins utiles »
L'expéditeur suppose que le document
Les indications du bordereau d'en-
peut intéresser le destinataire ; il le
voi sont :
lui transmet à titre définitif en
- le sommaire (ou nomenclature ou
espérant que ce dernier en fera bon
désignation) qui précise la nature
usage.
et l'objet du document transmis ;
- le nombre de pièces (par nature) ;
« Pour attribution »
- les observations (motif de la
Le document est envoyé à titre
transmission).
définitif au destinataire car il relève
Il doit comporter en outre les men- de sa compétence.
tions suivantes :
- un numéro d'enregistrement ; « Pour éléments de réponse »
- une date ; L'expéditeur (supérieur hiérar-
- une signature ; chique) transmet au destinataire
- l'indication du service d'origine (subordonné) le document pour
et du destinataire. étude et attend une réponse de sa
part.
Les mentions les plus fréquemment
employées à la colonne « « Pour décision »
Observations » sont les suivantes : L'expéditeur (subordonné) transmet

3
le document au destinataire
« Pour avis » (supérieur hiérarchique) pour décision.
L'avis technique du service desti-
nataire est sollicité . « Pour signature »
Le document est transmis pour être
« Pour information »
signé.
C'est pour l'information du service
destinataire car le document envoyé
peut présenter un intérêt pour ledit
service.

« Pour instruction »
Le supérieur transmet le document

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56
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

PRESENTATION D'UN BORDEREAU D'ENVOI

BURKINA FASO
COMMUNE DE ….. Unité - Progrès - Justice
---------
MAIRIE
---------
SECRETARIAT GENERAL
…………, le ……….
N°____________/ Le Maire …………………
A
………………………………….
………………………………….
…………………………………

BORDEREAU D'ENVOI

SOMMAIRE NOMBRE DE PIÈCE OBSERVATIONS

Signature

5.1.10. L'attestation et couramment utilisé :


le certificat - certificat de vie ;
- certificat d'hérédité ;
L'attestation est définie comme - certificat de tutelle ;
étant un témoignage donné - certificat d'indigence ;
généralement par écrit ; on atteste - certificat de résidence ;

3
un fait. - certificat d'origine ;
- certificat de prise ou de reprise
Le certificat se définit comme étant de service ;
un écrit privé ou officiel faisant foi - certificat de cessation de service
de quelque chose ; il est signé par etc.
une personne compétente.
(cf.modèle 16). Le certificat ou l'attestation se ter-
mine toujours par la formule suiv-
L'attestation tout comme le certificat ante : « En foi de quoi, le présent
est utilisé aussi bien dans l'adminis- certificat (ou attestation) a été
tration générale qu'en comptabilité. établi pour servir et valoir ce que de
Dans l'administration générale, droit ».
c'est le certificat qui est le plus

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57
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PRESENTATION DU CERTIFICAT OU DE L'ATTESTATION

Timbre Burkina Faso


-------
N° ________/Sigle Unité - Progrès - Justice
--------

CERTIFICAT DE
ATTESTATION DE

Je (ou le ) soussigné (Fonction du signataire), certifie (atteste) que


.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
................................
En foi de que quoi (le/la présent (e) certificat (attestation) a été
établi(e) pour servir et valoir ce que de droit

Fait à ..........................le..........................
Signature

Prénom (s) et Nom


Tout autre élément distinctif supplémentaire

Dans le domaine de la comptabilité (cas le plus fréquent) qu'à l'ex-


publique, on parle souvent de certi- térieur, un ordre de mission lui est
fication ; le terme est assimilable à établi. L'ordre de mission remplit
la constatation du service fait. plusieurs fonctions :
Quelques exemples : - il donne un caractère officiel au
- certifié la fourniture faite et la déplacement du missionnaire ;
mise en consommation immédiate - il sert de couverture au mission-
- certifié les réparations faites ; naire lors de la survenue de

3
- certifié le transport effectué ; certains évènements durant la
- certifié le service fait mission (accident par exemple) ;
- certifié l'occupation du bâtiment - il donne droit au missionnaire de
de M…………. suivies de la sig percevoir des indemnités pour
nature du bénéficiaire de la couvrir certains frais au cours de
prestation avant le mandatement la mission (hébergement, nourri
et le paiement. ture, déplacement) ;

5.1.11. L'ordre de mission Dans les collectivités territoriales,


(région, commune) délégation de
Quand une autorité ou un agent
signature est donnée au secrétaire
d'une collectivité territoriale est
général (du conseil régional, de la
envoyé en mission tant à l'intérieur
mairie) par le président du conseil

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58
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

(président du conseil régional, N . B : pour les missions à l'ex-


maire) pour signer les ordres de térieur, l'ordre de mission est signé
missions pour les missions s'effectu- par le ministre en charge de la
ant à l'intérieur du pays. L'ordre de décentralisation et le Secrétaire
mission doit indiquer la date de général du Gouvernement et du
départ et la date de retour. conseil des Ministres.

PRESENTATION D'UN ORDRE DE MISSION


COMMUNE DE …………. BURKINA FASO
-------------- Unité - Progrès - Justice
MAIRIE
-------------
SECRETARIAT GENERAL
------------

N° 2012 _____/CT/SG

ORDRE DE MISSION

IMPUTATION - BUDGET DE L'ETAT Nom et Prénoms : …..

Titre III Section 09 Chapitre Fonction :………….


Article - Paragraphe - Rubrique
Lieu : ………………..
SITUATION DES CREDITS
Motif : ……………….
Crédits alloués : -/
Crédits dépensés : Moyen de déplacement : …
Présent engagement :
Disponible (1) : - / Chauffeur :…………….

VISA DU D.A.F Départ : …………..

3
(Ou du Délégué du Directeur
du Contrôle Financier) Retour : ……………..

Réf. : ………………..
AUTRE FINANCEMENT
Organisme Fait à………., le ………
Moyen de transport :
POUR LE MAIRE ET PAR
Conducteur : lui-même
DELEGATION
Frais de séjour : LE SECRETAIRE GENERAL,

Nom et prénoms
Signature

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59
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

5.1.12 La décision Les visas se rapportent à ce qui peut


être vu, donc en principe à des doc-
Elle est normalement employée uments. Ils sont parfois suivis de «
pour prendre des mesures d'exécu- considérants » lorsque sont pris en
tion : réorganisation des services, considération non plus des éléments
mesures individuelles ou collectives de droit mais des éléments de fait
concernant le personnel adminis- ou de circonstance. On dira par
tratif, nomination, affectation, exemple :
mutation, mise en stage, congés, - considérant l'urgence ;
licenciement etc. - considérant les nécessités de
service.
Les autorités qui détiennent le pou-
Il est donc incorrect d'écrire « vu
voir de décision sont les ministres et
l'urgence ; vu les nécessité de service ».
responsables de structures décon-
centrées, les maires et présidents
La formule décisoire est suivie du
des conseils régionaux etc…
dispositif, découpé en articles, chacun
La présentation de la décision obéît portant sur un point différent des
aux exigences des documents offi- mesures prises.
ciels (timbre) Il convient de noter qu'il est indis-
pensable de limiter le nombre des
Elle comporte ensuite la formule visas aux textes strictement indis-
décisoire constituée de la désigna- pensables et directement en rapport
tion de l'autorité signataire, des avec les dispositions prises.
visas et considérants et du verbe (cf.modèle 17).
correspondant à la qualification de
l'acte.

PRESENTATION DE LA DECISION

Timbre Nom du Pays

Devise
N° et Objet de la décision

3
L’intitulé exact et précis de l’autorité qui
prend la décision
Visa
Visa La mention

Le dispositif

DECIDE

Lieu et Date
Article 1
Signature
Article X
Prénoms et Nom

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¤0
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

5.2. Les documents ˆ caractre 5.2.1.2 La présentation de


juridique la délibération

Il s'agit essentiellement de la La délibération comporte des men-


délibération et de l'arrêté. tions obligatoires et des mentions
occasionnelles.
5.2.1 La délibération a) les mentions obligatoires
- le lieu, le jour et l'heure de la
L'article 14 de la loi N° 055- séance ;
2004/AN du 21 décembre 2004, - la présidence de la séance ;
ensemble ses modificatifs et textes - la liste de présence en précisant
d'application dispose : les absents excusés et ceux non
« Les collectivités territoriales s'ad- excusés ce qui permettra d'ap-
ministrent librement dans le respect précier les conditions de vote et
strict de l'intégrité territoriale et de de vérifier que le quorum a bien
l'unité nationale, de l'identité et de été atteint.
l'autonomie de chaque collectivité.
Les collectivités territoriales sont b) Les mentions occasionnelles
dirigées par des conseils élus qui - les modalités du vote (scrutin
règlent les affaires locales par des secret ou à main levée) ;
délibérations » En fonction des - l'énonciation des suffrages
sujets traités et des décisions qui en exprimés, les votes pour ou contre,
résultent, en fonction de la collectivité les abstentions.
territoriale (région, commune
urbaine, commune rurale, commune c) L'objet de la délibération
à statut particulier) les délibérations Le problème posé doit être bien for-
prises sont plus ou moins nom- mulé ainsi que la décision qui a été
breuses. (cf.modèle 18) prise.

Il y a lieu de préciser que la


5.2.1.1 Le sens de la délibération doit être signée par le
délibération président du conseil de collectivité
et par le secrétaire de séance. Elle
La délibération revêt principale- doit être transmise à l'autorité de

3
ment deux (02) sens : tutelle pour être exécutoire.
- c'est en tout premier lieu les
débats du conseil de la collectivité
territoriale (conseil municipal,
conseil régional) sur un sujet
donné.
- c'est ensuite l'acte juridique
faisant foi, de la tenue, dans des
conditions réglementaires, de la
réunion du conseil de collectivité
territoriale, ainsi que des débats
et des décisions qui en ont résulté.

LES DOCUMENTS ET LES ACTES ADMINISTRATIFS UTILISƒS COURAMMENT PAR LES C.T.

61
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

BURKINA FASO
COMMUNE DE ………….. Unité - Progrès - Justice

Délibération n°2012 …………….


Portant …………………………..

Conseillers en exercice :
Conseillers présents :
Conseillers absents :
Quorum

Le Conseil municipal de la commune de … régulièrement convoqué


conformément aux dispositions de l'article … de la loi …. Portant code
général des collectivités territoriales au Burkina Faso, s'est réuni en
session (ordinaire ou extraordinaire) le … dans … sous la présence de
Monsieur …. Maire de la commune de ….

EXPOSÉ

Le Conseil municipal

Vu ……………..
Vu ………………
Vu ……………….
Vu ……………….

DELIBERE

Article 1 : ………………….
Article 2 : La présente délibération prend effet pour compter de la

3
date d'approbation par l'autorité de tutelle.

Ainsi fait et délibéré les jour, mois et … dessus

Les secrétaires de séance Le président de séance

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62
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

5.2.2. L'arrêté fonctionnaires chargés de l'exécution ;


- la date et la signature.
Les articles 212 et 303 du CGCT (cf. modèle 19)
précisent que le président du conseil
régional et le maire exercent leur Préoccupation majeure en matière
pouvoir réglementaire par voie de rédaction d'un acte réglemen-
d'arrêté. taire en général, particulièrement
d'un arrêté.
5.2.2.1. Définition
La préoccupation majeure doit être
L'arrêté est un acte juridique, de motiver la décision notamment
matérialisant une décision, créant lorsque celle-ci porte atteinte à un
des droits et des obligations et pou- droit ou restreint une liberté. En
vant être opposable au tiers. effet, le défaut ou l'insuffisance de
Exemple : arrêté du maire accor- motivation peut amener le juge
dant une parcelle à x …. administratif à annuler l'acte
administratif en question (arrêté,
5.2.2.2. Les conditions de validité décision, délibération).

Pour être valable, l'arrêté doit être : Sur un plan plus général, la volonté
- transcrit et signé sur un registre de clarification des rapports entre
spécial ; l'administration et les usagers de
- publié, lorsqu'il contient des dis- service public impose aux autorités
positions d'ordre réglementaire locales d'avoir le souci permanent
- notifié s'il comporte des disposi de justification, d'explication du
tions individuelles ; contenu des actes administratifs.
- transmis, dans certains cas, pour
contrôle de légalité au représen-
tant de l'Etat.

5.2.2.3 Les mentions obligatoires :

- l'indication précise de l'autorité


qui le prend ;

3
- les visas : concernent les textes
d'application, à partir desquels
l'arrêté a été pris tout en respec-
tant la hiérarchie des textes et
leur chronologie ;
- les considérants : se rapportent à
des faits ou à des circonstances
motivant la prise de l'arrêté ;
- la mention « arrêté » ;
- le dispositif qui généralement est
subdivisé en articles ;
- la désignation, si nécessaire, des

LES DOCUMENTS ET LES ACTES ADMINISTRATIFS UTILISƒS COURAMMENT PAR LES C.T.

63
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

PRESENTATION DE L’ARRETE

Timbre Nom du Pays

Devise

N° et Objet de l’Arrêté

L’intitulé exact et précis de l’autorité qui


prend l’Arrêté
Visa
Visa La mention

Le dispositif

ARRETE

Lieu et Date
Article 1

Article X Signature

LES DOCUMENTS ET LES ACTES ADMINISTRATIFS UTILISƒS COURAMMENT PAR LES C.T.

64
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

CONCLUSION

Le message véhiculé par l'Administration doit être clair, précis et concis


afin d'être compris de tous ; les agents chargés de la rédaction des docu-
ments et actes administratifs devront se pénétrer des principales carac-
téristiques de la rédaction administrative que sont notamment la dignité,
le respect de la hiérarchie, la courtoisie, l'objectivité. La bonne gouver-
nance locale que les présidents des conseils de collectivités territoriales
sont amenés à promouvoir sera fonction en partie de la compétence des
agents qui animeront l'Administration décentralisée et de la qualité des
documents et actes administratifs qu'ils élaboreront

CONCLUSION

65
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

ANNEXES

I. ANNEXE : LES LOCUTIONS LES PLUS UTILISEES DANS


LA CORRESPONDANCE OFFICIELLE
A) Pour faire connaître un fait ou une idée
Le supérieur L'égal Le subordonné

- fait connaître - fait connaître - suggère


- informe - informe - soumet à l'approbation
- porte à la connais- - porte à la connais- - sollicite de
sance sance - signale que
- fait observer - attire l'attention - propose
- attire attention - fait remarquer - rend compte
- fait remarquer - appelle l'attention
- engage
- expose
- prescrit

B)Pour adresser un document ou le renvoyer à son expéditeur


Le supérieur L'égal Le subordonné
-- Adresse -- adresse - adresse
- envoie - envoie (adresse en retour)
- joint - joint - joint
- fait retour - fait retour - fait parvenir
(ou fait renvoi) (ou adresse en retour) - transmet

C) Pour donner un ordre

3
Le supérieur :
- prie de.., invite à , convie à.., engage à…, enjoint à, ordonne de (que) …

Autres formules utilisée par le supérieur :


- Il importe de ………………….
- Je vous demande de …………..
- J'ai décidé …. …………………..
- J'attache du prix (ou de l'intérêt), un grand prix, ou le plus grand prix
à ………
- Vous veillerez à ce que …………………

D) Pour adresser une demande

ANNEXES

66
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

Le subordonné :
- demande
- demande de bien vouloir
- sollicite (dans le cas de demande à caractère personnel seulement)

E ) Pour donner un renseignement


- le supérieur informe,
- l'égal fait connaître,
- le subordonné rend compte et expose

F) Pour soumettre une proposition à un supérieur


Le subordonné :
- propose …, si cette proposition est de son ressort ; présente à l'agrément
de … Soumet à l'approbation …, à l'approbation …, à la signature.
Suggère …, si l'objet de la proposition dépasse ses responsabilités
propres.

G) Pour indiquer l'importance de la décision du supérieur


Le subordonné écrit :
« J'appelle l'attention sur la gravité … ou … sur l'urgence … »

H ) Pour un particulier

Le représentant de l'administration :
«avise», « fait connaître », « porte à la connaissance ».

II. ANNEXE : LES FORMULES LES PLUS UTILISEES DANS


LA REDACTION ADMINISTRATIVE

A) Les formules d'introduction

* Se référant à un évènement précédent


Par lettre du ………………………………………

3
Par communication téléphonique …………………….
Comme suite à ……………………………………………
Pour faire suite à ……………………………………………..
Me référent à ……………………………………………………

* Avec ou sans référence


J'ai l'honneur :
- de vous faire connaître, faire savoir, signaler, informé ……………
- de vous rendre compte, exposer ……………………………..
- de soumettre à votre appréciation …………………………….
- de porter à votre connaissance ……………………………
- de vous envoyer ………………………………………..
- de vous transmettre, vous faire parvenir …………………

ANNEXES

67
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

- d'appeler, d'attirer votre attention sur …………….


- d'accuser réception de votre lettre du ………………
- Il m'a été signalé, donné de constater ………………………..
- Mon attention a été attiré sur le fait que ………………….
- Il m'est revenu que ……………………………….
- Je suis saisi de ………… par ………………..
- Vous m'avez entretenu de ……………….
- Nous étions convenus………………

* Lettre d'un supérieur à un subordonné ou lettre entre égaux


- j'ai l'honneur de vous signaler…..
- j'ai l'honneur de vous informer…..
- j'ai l'honneur de vous faire connaître ……
- j'ai l'honneur de vous faire savoir…………
* Lettre de subordonner à supérieur
- j'ai l'honneur de vous rendre compte….
- j'ai l'honneur de vous soumettre …………
- j'ai l'honneur de porter à votre connaissance ……….
- j'ai l'honneur de vous transmettre ………………
- j'ai l'honneur de vous faire parvenir…………………..
B ) Les formules d'exposition ou de discussion
Les plus courantes
Je note, j'observe, je précise, j'ajoute, je souligne, je confirme,
je rappelle………
- Avec atténuation et courtoisie
Je me permet de … Je crois devoir … Je ne peux que …
Je ne perds pas de vue..
Je ne sous- estime pas …., mais …
Je ne peux pas prendre en considération …..

- D'une manière plus autoritaire


Il m'appartient, il vous appartiendra ……………………
Je prends acte, je prends bonne note ………………………..

3
Vous voudrez bien me donner acte, ………………………….
Je serais conduit, appelé, amené à ………………………………
Je prendrai position sur …………………………………………….
Il n'est pas exclu que …………………………………………………
C / Les formules tendant à prévenir certains arguments
Il n'est pas question que ou ……. de ………………
Je n'ignore pas …………………………………………
Je ne suis pas sans savoir, sans méconnaître ……………….
Bien que certains éléments puissent …………………………..
D) Les formules énumératives
En premier lieu, en deuxième lieu ………………
D'une part ………… d'autre part …………………

ANNEXES
68
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

D'abord ………… ; ensuite ………….. ; enfin ……..


A titre principal …à titre subsidiaire, ou accessoire, ou secondaire …..
Considérant que …………………………
Etant donné que ……………………………
Compte tenu de …………………………….
En revanche (plus élégant « par contre …
Par ailleurs…
E) Les formules de conclusion
En conséquence…; en conclusion… ; en définitive…; en résumé….;
en bref.
- Je vous prie……….
- Je vous serais reconnaissant de bien vouloir….
- Je vous serais obligé…
- Je vous saurai gré….
- Vous voudrez bien prendre toutes dispositions pour ….
- Vous voudrez bien veiller à…….
- Il ne vous échappera pas qu'il serait hautement désirable….
- J'attacherai un prix, le plus grand intérêt, le plus grand prix…
- Je ne puis que vous laisser le soin de …..
- Vous voudrez bien soumettre à mon approbation….
- Il vous revient d'assurer l'exécution de ces instructions et de m'en rendre
compte….
- Je vous invite à tenir la main… ou à prendre attache avec……
- Je vous saurai gré des dispositions utiles et diligentes que vous
voudrez bien prendre pour……………………………………………………
- Il convient de ..; il importe de… ; il y a lieu de ; il paraît indispensable
de … .nécessaire de … ; préférable de… ; souhaitable de……..
F ) Les autres formules
* Pour exposer un problème
Evoquer, souligner, rappeler, considérer, noter, signaler, observer, préciser, …

* Pour exprimer un choix


Il paraît souhaitable.Il importe de (que…. Il y a lieu de …Il convient

3
de …

* Pour souligner une idée


D'une manière générale …Dans tous les cas… En tout état de cause ….
En l'espèce …….En l'occurrence …. A ce sujet ……… A cet égard ……
Sous cette réserve….. En
particulier ……… Pour autant que …… dans la mesure où….

* Pour souligner une cause


Situation due à … Imputable à …..En raison de ….. Conformément …

* Pour souligner une conséquence


Il ressort que … Il en résulte que ….Cela (et non ceci) conduit à penser que

ANNEXES

69
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

* Pour préciser le but


Ce texte vise ….. Cette mesure tend à ……. EN vue de…. Afin de ……..

* Pour exprimer son point de vue


- marquer son accord - émettre des réserves
- approuver une proposition
- suggéré, souligner, constater ……………………………………..
G) Les formules de politesse et de courtoisie
Le rôle de la locution verbale
n « Recevez » : ne s'emploie que lorsque l'on s'adresse à une personne

de qualité peu élevée ou dans une lettre contenant des réserves,


même si la courtoisie est légèrement accentuée par « je vous prie de
recevoir » ;
n « Agréez » employé seul, s'utilise entre égaux ;

n « Croyez » est un terme amical exclu de la correspondance

administrative ;
n « Veuillez croire …… » appelle un complément tel que « … en ma

respectueuse considération.. » ou « en mon entier dévouement … » ;


n « Je vous prie de croire » s'emploie envers une personne à

laquelle on veut marquer une plus grande déférence (par exemple une
haute personnalité) ;
n « Daignez agréer … » est employé pour marquer une grande

courtoisie envers une femme

Quelques exemples précis de tournures et nuances exprimant le respect de


la hiérarchie dans la correspondance.

Transmission hiérarchique : formule "Sous Couvert"


Choix des mots et expressions : trois hypothèses

1) Pas de connotation hiérarchique (relation entre égaux ou avec les


tiers, ou bien désir du supérieur d'atténuer par courtoisie la relation
hiérarchique).

3 Formulations utilisables :
- Je vous serais très obligé de……
- j'ai l'honneur de vous informer, faire connaître, adresser, faire parvenir,
demander de bien vouloir…..
- Entre, égaux ou à un tiers : suggérer, proposer,

2) De supérieur à subordonné, avec connotation hiérarchique :


Exemples de tournures :
- J'ai l'honneur de vous faire connaître (faire savoir), qu'une réunion
aura lieu le … à laquelle vous êtes convié (je vous prie d'assister).
- Je tiens à (je crois devoir) vous faire observer (vous faire remarquer) que…

ANNEXES

70
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

- je vous demande de me donner votre avis (de régler cette affaire) dans
les meilleurs délais.
- Je vous envoie ci-joint pour étude…
- Je vous engage à faire preuve de plus de circonspection à l'avenir.
- Je vous prie de veiller à la parfaite exécution de cette tâche.
- Je vous prie de bien vouloir me transmettre…
- J'attache du prix (un grand prix, le plus grand prix) à la réalisation
rapide de ce projet.
- J'attache de l'intérêt (un grand intérêt, le plus grand intérêt)
aux résultats de cette campagne.
- Je vous ordonne d'être dorénavant présent à 7 h 30 à votre poste.
3) De subordonné à supérieur (subordination hiérarchique).
Expressions :
- J'ai l'honneur de vous rendre compte des résultats de ma mission, de
vous exposer les motifs de …, de solliciter l'autorisation de…, de vous
faire parvenir ci-joint le rapport, de soumettre à votre (bienveillante
attention)…
- Je vous suis (serais) très obligé** de la bienveillante attention que vous
voudrez bien porter à ma demande (à ma requête).
- Je vous saurais***gré de bien vouloir* m'accorder l'autorisation de… il
me semble qu'il conviendrait de…

Remarques :
*Vouloir bien et bien vouloir :
Bien, placé avant, atténue l'expression de la volonté (bienveillance, bonne
volonté, bon vouloir).
**Attention à l'orthographe de ces deux formules voisines :"savoir gré" et
"être obligé de"

ANNEXES

71
3

72
AD : REDACTION ADMINISTRATIVE

BIBLIOGRAPHIE

- Loi N°055-2004/AN du 21 décembre 2004 portant code général des


collectivités territoriales au Burkina Faso, ensemble ses modificatifs et
textes d'application
- Rédaction administrative Afrique
Jacques GANDOUIN / Jean-Marie ROUSSIGNOL,
3ème édition mise à jour
- Le Vade Mecum de l'élu local, MATDS
- La rédaction administrative Burkina Faso
Baloma Marcel SANDAOGO, édition 1995
- Cours : La rédaction administrative
Gustave Nia MILLOGO
- Cours : Techniques et outils de gestion administrative
Gaoussou OUEDRAOGO
- Module de la rédaction administrative
Ambroise SOME

BIBLIOGRAPHIE

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Ouvrage réalisé dans le cadre de l’appui du PDDC à la SNRC-AD
Ministère de l’Aménagement du Territoire,
et de la Décentralisation (MATD)

Programme Décentralisation/Développement Communal (PDDC)

01 BP 1485 Ouagadougou 01
Tel : + 226 50 36 99 86/87
Fax : + 226 50 36 98 95

Bien former,
pour mieux servir

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