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DGCS Mali recrute pour un partenaire 02 stagiaires secrétaires dont 01 pour Bamako et 01 Ségou

Nom du poste : Secrétaire Réceptionniste


Département/ Unité : Administration
Emplacement et pays : Bamako et Ségou (Mali)
Superviseur : Responsable Administratif et financier
Conditions de travail : Capable d’exercer différentes tâches administratives
Mission : Assurer l’accueil et le secrétariat

FONCTIONS ET TACHES
Fonctions essentielles Taches essentielles %
1 Assurer l’accueil des visiteurs
 Réceptionner et filtrer les visites au bureau
Accueil  Tenir l’agenda des visites et des rendez-vous, 20
prendre des rendez-vous pour les différentes
équipes
2 Gérer les appels téléphoniques et les courriers
 Gérer la réception des appels téléphoniques
 Saisir les courriers et rapports (transmission et
classement)
 Réceptionner le courrier (collecter, enregistrer,
transmettre aux intéressés, archiver)
Contrôler les mouvements du personnel
 Tenir le cahier de présence du personnel de
bureau
 Recueillir les demandes de congés et 80
Secrétariat d’absence et transmission à la Direction
 Elaborer le rapport mensuel de suivi des
présences (à remettre au Responsable des
Ressources Humaines)
Contrôler la papeterie
 Gérer le petit magasin de fournitures courantes
pour le bureau (enregistrer les entrées et
sorties ; signaler les besoins de commandes à
l’avance au logisticien, assurer l’inventaire
régulier du stock de consommation courante

Et de tout autre appui à l’institution qui n’interfère pas


au bon déroulement de ses activités, à la demande de
ses responsables hiérarchiques

Relations
Interne Externe Contact Motif
Directrice Nationale, Visiteurs, Accueil et orientation des visiteurs
RAF, CP, Coordinateurs partenaires,
de zone, TDL prestataires,
Fournisseurs
PROFIL REQUIS :
Scolarité : DUTS, Maitrise en secrétariat ou technique de bureautique
Expériences : 6 mois d’expérience dans des fonctions similaires
Connaissances : Logiciels informatiques MS Office, internet un atout
Habilités : Parfaite maitrise du français et à un second degré de l’anglais sera un atout ;

 Avoir de très bonnes connaissances en suivi administratif des dossiers ;


 Avoir une bonne maitrise de la gestion des correspondances ;
 Avoir une bonne connaissance de la gestion des appels téléphoniques
 Avoir une maitrise du français parlé et écrit ;
 Avoir une bonne capacité rédactionnelle
 Être courtois et serviable
 Avoir une grande capacité d’écoute.

COMMENT POSTULER ?
Les candidats sont invités à envoyer leur CV, lettre de motivation, la photocopie des diplômes et des certificats
de travail à recruitment.dgcs@gmail.com au plus tard le 24/11/2020 à 11h00.

NB: Seuls les candidats dont les dossiers ont été sélectionnés seront contactés.