MODULE 3 :« MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME DE GESTION DE
TRÉSORERIE EN DATE DE VALEUR »
Animé par : LAMINE CISSE
Expert Comptable Stagiaire
Superviseur Cabinet SEC DIARRA LIMINAIRE PLAN DU MODULE 3 « MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME DE GESTION DE TRÉSORERIE EN DATE DE VALEUR » Nous aborderons dans ce module les points suivants: ❖ I. Généralités,
❖ II. Méthodologie pour la mise en place d’un système de GT en valeur,
❖ III. Suivi de trésorerie en valeur.
GÉNÉRALITÉS Définition du système de gestion de la trésorerie en date de valeur: La date d’opération ou date comptable diffère de la date de valeur. En général: -pour les crédits, la date de valeur intervient après la date d’opération; -pour les débits, la date de valeur intervient avant la date d’opération. Exemple: -le solde de départ le 1er jour du mois M est identique entre la comptabilité et la position du compte en valeur pour un montant de 1000 FCFA. GÉNÉRALITÉS Définition du système de gestion de la trésorerie en date de valeur: -Le 5 du mois M remise à l’encaissement d’un chèque de 2 000 crédité à J+2C. -Le 10, émission de plusieurs chèques d’un montant global de 5 000 FCFA présentés au paiement par les fournisseurs une semaine plus tard sur trois jours, débités à J–2 ouvrable, -le 18, versement d’un chèque sur de 3000, crédité à J+2C. GÉNÉRALITÉS Définition du système de gestion de la trésorerie en date de valeur: -la trésorerie en date de valeur vise à informer l’entreprise des décaissements et encaissements induits par ses opérations et ce au jour le jour et banque par banque. c’est un système qui se distingue de la comptabilité par: -l’urgence du traitement au jour le jour des flux, -l’approximation des montants ,l’exactitude comptable n’a aucun intérêt pour le trésorier. En comptabilité le centime est l’unité de base. En trésorerie, l’unité retenue est le millier de FCFA, le trésorier « parie » et utilise des statistiques. GÉNÉRALITÉS Définition du système de gestion de la trésorerie en date de valeur: -l’objectif de la gestion en date de valeur est d’économiser les frais financiers. L’idéal est d’avoir une trésorerie « zéro », c’est-à-dire la position par laquelle une entreprise apporte très exactement les fonds dont elle a besoin, sans jamais avoir d'encaisse disponible ni de crédit à court terme. Cette position serait l'idéale pour l'entreprise, puisqu'elle n'aurait pas d'intérêt à payer, ni d'argent gelé. En effet, tout solde à vue créditeur est improductif, puisque la banque ne le rémunère pas. A l'inverse, tout solde en valeur débiteur coute le taux du découvert facturé par la banque. MÉTHODOLOGIE POUR LA MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME DE GT EN VALEUR L'approche méthodologique permettant de concevoir et de mettre en place un système rationalisé de gestion de trésorerie en date de valeur s'articule autour de deux axes : -inventaire des flux financiers; -positionnement des flux. 1. Inventaire des flux financiers: Le résultat de cet inventaire doit pouvoir permettre de dresser un tableau détaillé des différents flux financiers de l'entreprise: Méthodologie pour la mise en place d’un système de GT en valeur 1. Inventaire des flux financiers:
TYPES DE FLUX ENCAISSEMENTS DECAISSEMENTS
TYPES MOYENS DE % ENC. NOMBRE % DEC. NOMOBRE PAIEMENT CHEQUE x y x y CHEQUE Autres banque x y x y CHEQUE banque UEMOA x y x y EFFETS x y x y VERSEMENTS ESPECE x y x y VIREMENTS x y x y MÉTHODOLOGIE POUR LA MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME DE GT EN VALEUR 1. Inventaire des flux financiers: Il est bien clair que tous les flux financiers ne comportent pas le même degré d'aléas. Dans un horizon de 8 jours, positionner un chèque encaissé ne pose pas de problème. En revanche, un virement reçu ne peut être connu par le trésorier que 3 ou 4 jours, voire une semaine, après son crédit en valeur. MÉTHODOLOGIE POUR LA MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME DE GT EN VALEUR 2. Positionnement des flux financiers: C'est l'axe le plus important sur lequel le trésorier doit agir, on distingue trois types de positionnement : -sur conditions bancaires; -sur pari; -sur loi statistique. MÉTHODOLOGIE POUR LA MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME DE GT EN VALEUR 2.1.positionnement sur conditions bancaires: Lors du positionnement des flux de trésorerie, il s'agit d'appliquer les conditions de banque relatives à chacun des mouvements. Les opérations les plus susceptibles d'être positionnées, selon ce principe, sont: -les traites à l'encaissement ou le produit de leur escompte, -les chèques, -les crédits documentaires payables à vue ou à terme. -etc. MÉTHODOLOGIE POUR LA MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME DE GT EN VALEUR 2.1.positionnement sur conditions bancaires: Les mouvements incertains nécessitent un traitement particulier reposant sur l'organisation d’un circuit d'information en temps réel (virements reçus, etc.). En effet, sauf système d’information en temps réel, le trésorier n'a pas la maîtrise de la date à laquelle un client a effectué un virement. En théorie, le positionnement des virements reçus des clients ne devrait pas poser des difficultés, dans la mesure où cette opération est créditée en date valeur (jour de l'opération ou J+1). MÉTHODOLOGIE POUR LA MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME DE GT EN VALEUR 2.1.positionnement sur conditions bancaires: Or, ce jour est ignoré de l'entreprise réceptrice du virement et les avis de crédit relatifs à cette opération sont reçus généralement avec une semaine (généralement) de retard. En conséquence, le solde en date valeur tenu par le trésorier est en pratique erroné pendant cette semaine faute d'avoir l'information à temps. MÉTHODOLOGIE POUR LA MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME DE GT EN VALEUR 2.1.positionnement sur conditions bancaires: Pour remédier à cette problématique, le trésorier doit constamment téléphoner à sa banque afin de se faire communiquer tous les mouvements reçus dont le montant est supérieur à 1 million de FCFA par exemple (Barre à définir selon la taille de l'entreprise). Une autre solution qui se développe progressivement et qui consiste en une connexion bancaire via des progiciels de communication ou ligne internet. Ces outils vont vraisemblablement permettre de réduire partiellement le recours au téléphone. MÉTHODOLOGIE POUR LA MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME DE GT EN VALEUR 2.2. positionnement sur pari: Cette technique est valable pour tous les mouvements qui revêtent un caractère exceptionnel, important et aléatoire. La probabilité de réalisation d'un pari est très faible, c'est pour cela que le trésorier doit s'appuyer sur un raisonnement bien réfléchi. En effet, quand une entreprise émet des chèques, il convient de distinguer deux sous- ensembles de chèques: • le sous-ensemble des chèques petits montants qui pourront donner lieu à un traitement statistique ; • le sous-ensemble de chèques gros montants pour lequel, seul un suivi individuel permettra une, approche plus fiable du solde en date de valeur. MÉTHODOLOGIE POUR LA MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME DE GT EN VALEUR 2.2. positionnement sur pari: En effet, quand une entreprise émet des chèques, il convient de distinguer deux sous- ensembles de chèques: •le sous-ensemble des chèques petits montants qui pourront donner lieu à un traitement statistique ; •le sous-ensemble de chèques gros montants pour lequel, seul un suivi individuel permettra une, approche plus fiable du solde en date de valeur. MÉTHODOLOGIE POUR LA MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME DE GT EN VALEUR 2.2. positionnement sur pari: Ce suivi nécessite néanmoins une bonne connaissance du comportement historique des bénéficiaires des différents chèques émis. Le tableau à prévoir pour ce travail pourrait se présente comme suit: SOCIÉTÉ « X » BANQUE « A »
DATE ENVOI N° CHEQUE MONTANT DATE DE ECART EN BÉNÉFICIAIRE
EN K FCFA DEBIT EN JOUR: Date VALEUR Envoi/Date Débit MÉTHODOLOGIE POUR LA MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME DE GT EN VALEUR 2.2. positionnement sur pari: La notion de petits et gros chèques est propre à chaque entreprise. La barre relative au montant minimum des gros chèques doit être placée assez haut. Il n’est pas en effet, souhaitable que plus d’une vingtaine de chèques soient suivis individuellement chaque mois (TVA, gros fournisseurs, etc.). MÉTHODOLOGIE POUR LA MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME DE GT EN VALEUR 2.3. positionnement sur loi statistique: Ce principe concerne les mouvements en grand nombre. Le cas d'utilisation le plus fréquent de ce type d'approche concerne les débits de chèques. Cette technique s'applique bien à la situation des entreprises qui effectuent 70% de leurs dépenses par chèques, et qui sont normalement expédiés par lots, une seule fois par semaine. L'objectif d'un envoi groupé de chèques consiste à éclater une fois par semaine un montant significatif selon une loi statistique de débit. L'élaboration d'une telle loi nécessite une analyse statistique du comportement historique des bénéficiaires de chèques de l'entreprise. MÉTHODOLOGIE POUR LA MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME DE GT EN VALEUR 2.3. positionnement sur loi statistique: Une loi statistique relative aux petits chèques émis sera fiable si elle est élaborée sur la base d'un échantillon représentatif, c’est-à-dire 100 à 200 chèques. A remarquer que ces chèques peuvent faire l'objet d'une présentation décalée à la banque. LE SUIVI EN VALEUR 1.la fiche en valeur: Dans sa conception, un système de gestion de la trésorerie en date de valeur est relativement simple. Il s'agit de positionner tous les flux financiers (recettes et dépenses) en date de valeur, au lieu de les enregistrer en date d'opération ( date comptable ). LE SUIVI EN VALEUR 1.la fiche en valeur: Les conditions de valeur et les jours de fermeture des banques entraînent des impossibilités des dates de valeur. Comme l'indique le tableau synoptique ci- après, pour chaque opération, il existe deux jours de la semaine où il ne peut y avoir de débit en valeur. Les jours fériés le cas éventuel sont également non ouvrables. LE SUIVI EN VALEUR 1.la fiche en valeur: Du point de vue pratique, le positionnement des flux financiers sera effectué sur une " fiche en valeur " du type de celle qui est présentée ci-dessous: FICHE DE SUIVI BANQUE BNDA MOIS: AVRIL 2020 Mouvements mercredi 1 jeudi 2 vendredi 3 samedi 4 dimanche 5 lundi 6 mardi 7 K FCFA avril 2020 avril 2020 avril 2020 avril 2020 avril 2020 avril 2020 avril 2020 Recettes -remise espèces, -cheque SP, -effets, -virement, -etc. Total recettes LE SUIVI EN VALEUR 1.la fiche en valeur: FICHE DE SUIVI BANQUE BNDA MOIS: AVRIL 2020 dimanche Mouvements K mercredi 1 jeudi 2 avril vendredi 3 samedi 4 5 avril lundi 6 mardi 7 avril FCFA avril 2020 2020 avril 2020 avril 2020 2020 avril 2020 2020 DEPENSES: -petits chèques xxxxxxxxx émis, xxxxxxxxxx x -gros chèques xxxxxxxxx émis, xxxxxxxxxx x xxxxxxxxx -effets, xxxxxxxxxx x -virement émis, -etc. Total Dépenses
Solde avant décision
Décisions escompte, crédit de trésoreirie, placement
Solde après décision
LE SUIVI EN VALEUR 1.la fiche en valeur: Ce calcul est conduit sur une durée maximale d’un mois.
La fiche en valeur doit permettre une détermination
simple du solde en date de valeur au jour le jour.
Cette fiche doit être tenue banque par banque puisqu'il
existe une position de trésorerie pour chacune d’entre elles. Une entreprise en relation avec 5 banques, par exemple, devra tenir on permanence 5 fiches en valeur. LE SUIVI EN VALEUR 1.la fiche en valeur: C'est au vu du solde du jour et d'éclairage sur l'avenir immédiat que seront prises des décisions financières d'escompte, de mobilisation de crédit, de virement inter- banques, etc.. Sur cette fiche apparaissent l'ensemble des flux financiers (encaissements et décaissements) identifiés par nature (chèques, virement, etc.). LE SUIVI EN VALEUR 1.la fiche en valeur: Le trésorier doit positionner ces flux sur cette fiche à leur date de débit ou de crédit en valeur. La fiche des flux financiers positionnés en dates de valeur, doit être comparée postérieurement avec les relevés bancaires afin d'éviter dans le futur toute dérive par rapport aux soldes réels. Cette dérive peut être la conséquence d'oublis ou de flux positionnés pour des montants différents. LE SUIVI EN VALEUR 2. Contraintes techniques relatives à la tenue d’une position en valeur: 2.1.Positionnement des opérations certaines en valeur: Connaissant les conditions de banque appliquées à toutes les opérations de crédit et de débit, le trésorier doit normalement les positionner en date de valeur (voir chap.2 sur les conditions bancaires). LE SUIVI EN VALEUR 2. Contraintes techniques relatives à la tenue d’une position en valeur: 2.2. Positionnement des opérations incertaines en valeur: Les mouvements incertains nécessitent un traitement particulier reposant sur l'organisation d’un circuit d'information en temps réel (virements reçus, etc.) et un suivi statistique régulier, ou des paris (chèques émis, domiciliation d'effets, etc.). LE SUIVI EN VALEUR 2. Contraintes techniques relatives à la tenue d’une position en valeur: 2.2. Positionnement des opérations incertaines en valeur: 2.2.1 Le positionnement des virements reçus: Sauf système d’information en temps réel, le trésorier n’a pas la maîtrise de la date à laquelle un client a effectué un virement. En théorie, le positionnement des virements reçus des clients ne devrait pas poser des difficultés, dans la mesure où cette opération est créditée en date valeur (jour de l'opération ou J+1). Or, ce jour est ignoré de l'entreprise réceptrice du virement et les avis de crédit relatifs à cette opération sont reçus généralement avec une semaine (généralement) de retard. LE SUIVI EN VALEUR 2. Contraintes techniques relatives à la tenue d’une position en valeur: 2.2. Positionnement des opérations incertaines en valeur: 2.2.1 Le positionnement des virements reçus: En conséquence, le solde en date valeur tenu par le trésorier est en pratique erroné pendant cette semaine faute d'avoir l'information à temps. Pou remédier à cette problématique, le trésorier doit constamment téléphoner à sa banque afin de se faire communiquer tous les mouvements reçus dont le montant est supérieur à 1 million de FCFA par exemple (Barre à définir selon la taille de l'entreprise). LE SUIVI EN VALEUR 2. Contraintes techniques relatives à la tenue d’une position en valeur: 2.2. Positionnement des opérations incertaines en valeur: 2.2.1 Le positionnement des virements reçus: Une autre solution qui se développe Progressivement et qui consiste en une connexion bancaire via des progiciels de communication ou ligne internet. Ces outils vont vraisemblablement permettre de réduire partiellement le recours au téléphone. LE SUIVI EN VALEUR 2. Contraintes techniques relatives à la tenue d’une position en valeur: 2.2. Positionnement des opérations incertaines en valeur: 2.2.2 le positionnement des chèques émis:
Quand l'entreprise émet un chèque en faveur d’un de ses
fournisseurs, elle ignore totalement la date à partir de laquelle le chèque va être présenté à la banque pour paiement. LE SUIVI EN VALEUR 2. Contraintes techniques relatives à la tenue d’une position en valeur: 2.2. Positionnement des opérations incertaines en valeur: 2.2.2 le positionnement des chèques émis:
Les chèques émis rentrent dans un circuit totalement indépendant de
l'entreprise émettrice.
Une solution pour contourner ce problème consiste à procéder à une
analyse statistique des chèques émis. Cependant, il est délicat de procéder à une analyse statistique sur une base de données hétérogènes, c'est à dire sur un ensemble de petits chèques et de gros chèques. (La notion de petit et gros chèque est propre à chaque entreprise). LE SUIVI EN VALEUR 2. Contraintes techniques relatives à la tenue d’une position en valeur: 2.2. Positionnement des opérations incertaines en valeur: 2.2.2 le positionnement des chèques émis:
Donc ce raisonnement conduit à distinguer deux sous-
ensembles • le sous-ensemble des petits chèques qui pourront donner lieu à un traitement statistique ; • le sous-ensemble de gros chèques pour lequel, seul un suivi individuel permettra une approche plus fiable du solde en date de valeur. LE SUIVI EN VALEUR 2. Contraintes techniques relatives à la tenue d’une position en valeur:
2.2. Positionnement des opérations incertaines en valeur:
2.2.2 le positionnement des chèques émis:
*le sous ensemble des petits chèques :
Une loi statistique relative aux petits chèques émis sera fiable si elle est élaborée sur la base d’un échantillon représentatif, c’est-à-dire 100 à 200 chèques.
A remarquer que ces chèques peuvent faire l'objet d'une présentation
décalée à la banque. il ne peut y avoir de débit en valeur : le samedi et le dimanche ou jours fériés le cas échéant. La loi statistique est présenté en jours débitables. LE SUIVI EN VALEUR 2. Contraintes techniques relatives à la tenue d’une position en valeur: 2.2. Positionnement des opérations incertaines en valeur: 2.2.2 le positionnement des chèques émis:
**le sous ensemble des « gros »chèques :
Comme on l'avait déjà mentionné, la notion de petits et gros chèques est propre à chaque entreprise. La barre relative au montant minimum des gros chèques doit être placée assez haut. Il n'est pas en effet, souhaitable que plus d'une vingtaine de chèques soient suivis individuellement chaque mois (TVA, gros fournisseurs, etc.). LE SUIVI EN VALEUR 2. Contraintes techniques relatives à la tenue d’une position en valeur: 2.2. Positionnement des opérations incertaines en valeur: 2.2.2 le positionnement des chèques émis:
**le sous ensemble des « gros »chèques :
Ces chèques ne subiront pas le même traitement que les petits chèques, c'est-à- dire ils ne seront pas traités selon une analyse statistique, mais selon une approche de « parie ». Soit l'historique suivant des débits en valeur sur un gros chèque; Quel pari faire? Le 02 ; 13 ; 10 ; 11 ; 12 ; 10 ; 15 ; 11 ; 9 ;27 LE SUIVI EN VALEUR 2. Contraintes techniques relatives à la tenue d’une position en valeur: 2.2. Positionnement des opérations incertaines en valeur: 2.2.2 le positionnement des chèques émis:
**le sous ensemble des « gros »chèques :
On observe que les chèques sont débités entre le 9e et le 15e jour, suivant le jour d'envoi des chèques. Le bon sens opterait pour la moyenne ou pour la médiane de cette série. La moyenne et la médiant se situent vers le 12e après la date d'envoi. En effet, quel est l’intérêt du responsable financier d'une entreprise à effectuer un pari sur un gros chèque ? certainement pour obtenir une position de trésorerie proche de la réalité, mais généralement aussi, pour opérer la meilleure décision relative à ce chèque dont le montant est important. COURS DE GESTION DE TRESORERIE MODULE 3 :« MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME DE GESTION DE TRÉSORERIE EN DATE DE VALEUR »
