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NOTE SUR LE CYCLE TRESORERIE

I - CONTROLE DES PAIEMENTS :


La plupart des règlements effectués habituellement le sont aujourd’hui par chèque ou par traite. Cette pratique s’explique par la commodité que présente ce mode de
paiement, mais aussi par les avantages qu’il offre à l’entreprise en matière de contrôle. Les fonds bancaires sont par nature moins accessibles que les espèces
déposées dans une caisse. Les mouvements bancaires sont retracés sur des états tenus par un tiers, la banque.
Il en résulte que, si le contrôle interne est bon, les sorties de caisse ne concernent que des sommes réduites ou nécessitant une extrême urgence, telles les avances sur
frais, petites fournitures, frais de transports.
1) Paiement par chèque ou virement :
a) signatures autorisés :
Les personnes qui disposent de la signature des chèques agréées auprès des banques, doivent être limitativement désignés (procès-verbaux du conseil
d’administration, pouvoirs transmis au banques .) Il sera utile de prévoir soit la nécessité d’une double signature à partir d’une certaine somme, soit un montant pour
chaque signature (si le montant )- double signature –engager 2 responsabilité.
Exemple : A signe les chèques jusqu’à 1000 DT et B signe les chèques jusqu’à 10000 DT
b) L’établissement des chèques ou ordres de virements.
Les chèques présentés aux signataires doivent être barrés et établis au nom des bénéficiaires (barrés, ce n’est qu’a la banque que je dois disposer)
La responsabilité de leur conservation jusqu’au moment où ils sont envoyés à leur destinataires incombe aux signataires. Ils ne doivent en aucune circonstance être
retournés à la personne qui les a préparés. Il est préconisé de les envoyer le plus rapidement possible
c) Examen et validation des pièces justificatives :
Les personnes ne doivent signer les chèques qu’après avoir vérifié leur bien-fondé, càd examiné les éléments justificatifs joints. Ces justificatifs doivent être,
l’original de la facture ou autre éléments
Une fois le chèque correspond aux pièces justificatifs émis ces documents doivent être validée par une mention de paiement inscrite manuellement ou avec l’aide
d’un tampon « Payé Par Chèque ».
2) Paiement par caisse :
a) Principe de base :
En matière d’opération de caisse, un principe fondamentale de contrôle interne est que :
« les encaissements reçus . ne doivent pas être affectés directement au paiements des dépenses ».
b) Signature autorisé :
Les autorisations de dépenses peuvent être le fait de personnes différentes selon leur nature ou le service de l’entreprise concerné. Par exemple, un plan
d’autorisation pourra prévoir de la manière suivante le remboursement en espèce des notes de frais inférieures à un montant donné :
Magasiniers - livreurs : autorisation du chef de magasin ou du directeur de la logistique ;
Représentants : autorisation du directeur commercial ;
Services administratifs : autorisation du directeur administratif ;
Directeur et chefs de services : autorisation de la direction générale.
c) Examen et validation des pièces justificatives :
Le caissier doit s’assurer que les pièces qui lui sont présentés, afin de justifier la dépense, ont été dûment autorisées.
Il doit également s’assurer de l’identité du bénéficiaire notamment pour les avances les salaires ou les remboursements de frais :.
Le bénéficiaire doit obligatoirement signer un reçu qui lui présente le caissier et que celle ci conservera.
Avant l’enregistrement des dépenses ; le caissier doit aussi noter les justificatifs afin de prévenir leur réutilisation.
Ceci peut être le fait d’une mention manuscrite telle que « Payé par caisse le ………. » et d’une numérotation .
II - CONTROLE DES ENCAISSEMENTS
De la même manière que les encaissements ; les encaissement peuvent être réalisés en espèces ou par chèque .
Les encaissements en espèces concernent essentiellement les ventes aux comptants qui peuvent s’avérer assez importantes.
1) Les encaissements par chèques :
Le courrier doit parvenir à un service « réception du courrier »(ou secrétariat de direction) dont les membres ne doivent en aucun cas avoir accès à la trésorerie et
aux comptes clients.
Le montant des chèques extrait du courrier peut être suivi :
- Par établissement d’une bande machine récapitulative.
- Par listage sur un ou plusieurs registres. Tenus quotidiennement récapitulent les dates de réception du chèque, non du tireur, de l’établissement financier
tiré et montant.
2) Les encaissements par caisse :
a) Principe de base :
Ce principe de base est le même que celui énoncé par les décaissements :
« les recettes de caisse ne doivent pas être affecté au paiement des dépenses »
L’application de ce principe permet un contrôle renforcé des différents types de recettes.
b) Les encaissements effectués par les agents de l’entreprise ou par des tiers :
Ce type d’encaissement représente des risques assez élevés et ne doit être utilisé que pour des raisons précises (quelqu’un de confiance ) car il se peut que la
personne qui vend met avec lui une personne pour encore celle ci peut partir avec l’argent (le caisse)
c) Les ventes au comptant :
L’entreprise doit d’abord s’assurer qu’elle possède un contrôle sur toutes les recettes provenant de ventes au comptant. A cet effet, il lui faudra recenser les différents
points de vente (dépôts, usines, magasins).
Les contrôles à prévoir porteront sur les deux phases constitutives d’une vente au comptant, c’est à dire, d’une part la livraison de la marchandise et le paiement de
client à la caisse .d’autre part, le suivi comptable de l’opération et le transfert des fonds.
Un autre contrôle se fait au niveau comptable (vérifier que la marchandise livrée enregistré )
Tous les fonds reçues (espèces et chèques ) doivent être remis rapidement au caissier principal
Le vendeur doit aussi envoyer les fonds à la fin de chaque journée sous de déduction d’un montant fixe autorisé par le direct et destinée à réaliser son «  Fond de
Roulement ».
Une personne des services comptables n’ayant pas accès à la trésorerie compare alors le totale de la bonde d’enregistrement relative aux transaction de la journée
avec les sommes reçus par le caissier ou avec le bordereau de remise en banque (catégorie à pièces)
Toute différente au delà d’un seuil de tolérance fixée doit faire immédiatement l’objet d’investigation et éventuellement d’un rapport d’une personne responsable.
(cela suppose l’autorisation de personne responsable )