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REPUBLIQUE ALGERIENNE DEMOCRATIQUE ET POPULAIRE

MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE


UNIVERSITE D’ORAN Es-Senia
FACULTE DES SCIENCES HUMAINES ET DE LA CIVILISATION ISLAMIQUE
DEPARTEMENT DE BIBLIOTHECONOMIE ET DES SCIENCES DOCUMENTAIRES

Mémoire de Magister

Thème

La Numérisation des Archives en Algérie :


Problématique et Faisabilité
Cas de la DGAN et des Wilayas d’Alger et d’Oran

Présenté par Sous la direction de


Melle KHTIR Fouzia F. Dr. ABDELLILAH A.

Jury composé de:


Dr. OUAMRANE Président Maître des conférences Univ. d’Oran
Dr. SAMRA H. Examinateur Maître des conférences Univ. de Constantine
Dr. BATTOUCHE K. Examinateur Maître des conférences Univ. de Constantine
Dr. ABDELILLAH A. Rapporteur Maître des conférences Univ. d’Oran

2007

1
Plan

Page
Introduction Générale 5
Problématique
Hypothèses
Méthodologie

Chapitre I
Eléments d’histoire et gestion des archives
Introduction 22
1) Notions et concepts 24
2) Aperçu historique des archives 29
3) La gestion des archives 37
4) La diffusion des archives 46
5) la gestion actuelle des archives : records Management 48
6) les archives Ouvertes 50

Chapitre II
Numérisation et gestion électronique des archives
Introduction 53
1) La gestion électronique des documents 54
2) L’archivage électronique 55
3) La Numérisation 60
4) Le traitement technique des documents numérisés 68
5) La conservation à long terme des documents électroniques 72

Chapitre III
La numérisation des archives en Algérie
Introduction 75
1) Numérisation et gestion électronique des archives à la DGAN 76
2) Wilaya d’Alger : numérisation et conservation des archives 89
3) Wilaya d’Oran : numérisation de la conservation foncière 99
Conclusion 107

2
Chapitre IV
Contribution à la mise en œuvre d’un projet de numérisation
des archives
Introduction 111
1) la conception d’un projet de numérisation 113
2) la mise en œuvre du projet 115
3) les choix techniques 123
4) les étapes du projet 125
5) l’après numérisations 130
Conclusion 131

Conclusion générale 132

3
A
Ma très chère mère
La mémoire de mon père
Toute ma famille
Je dédie ce modeste travail

4
Pour ses précieux conseils, sa disponibilité, et son aide continue qui m’ont facilitée la
réalisation de ce travail, je tiens à exprimer toute ma gratitude à mon directeur de recherche,
Dr ABDELILLAH Abdelkader, en lui exprimant ma profonde reconnaissance.

Je remercie tout particulièrement Mr. SOUFI Fouad pour les conseils qu’il m’a tout au long
de ce travail, prodiguée.

Mes remerciements vont également aux membres du jury, pour avoir si bien accepté de juger
mon travail et pour l’attention qu’ils vont m’apporter.

Je tiens également à remercier les personnes qui m’ont facilitée la réalisation de ce travail,
notamment :
La section informatique à la DGAN, ainsi que toute l’équipe des archivistes-
documentalistes.

Le chef du service des archives de la Wilaya d’Alger Mr RAHAL R., ainsi que Melle
RAMI Saliha documentaliste-archiviste.

La cellule de numérisation au service des archives de la Wilaya d’Oran,


principalement Fouzia et Nadia.

Que tous ceux, et toutes celles que je n’ai pu nommer, mais qui ont contribué directement ou
indirectement à la réalisation de ce travail, trouvent ici l’expression de mes vives
reconnaissances.

5
Introduction Générale

6
Introduction générale

Les archives représentent la trace de toutes les activités de l’Homme, une partie
de sa culture, et un élément de sa civilisation, elles constituent la mémoire de la nation,
le facteur de préservation des droits de l’Etat et des particuliers, et la matière première
pour la recherche scientifique et pour l’écriture de l’histoire, seulement pour qu’elles
puissent rendre service il faut qu’elles soient conservées dans de bonnes conditions. Il
incombe à l’Etat à travers ses services, de mettre en place les dispositifs élémentaires,
nécessaires à leurs sauvegardes. On comprend par là que la principale tâche des
services d’archives, et le souci principal de tout archiviste est de préserver ce
patrimoine archivistique le plus longtemps possible, et de mettre en place les
conditions nécessaires qui permettent cela, et celles de la mise en place de ces fonds à
ceux qui les demandent.

Sauf que cette source sous sa forme originelle en tant que papier est condamnée
à disparaître, aussi longtemps qu’elle durera, affectée soit par un affectant humain due
à l’utilisation excessive, ou naturel, et ceci quelque soient les précautions prises.

Ces raisons ont poussé les spécialistes qui se sont toujours souciés des moyens
de conservation de ces masses de documents de plus en plus colossales, à réfléchir aux
modes ou modalités de leur communication aux chercheurs. Les nouvelles
technologies ont depuis le temps été les moyens adéquats à cela, Microfilms,
Microfiches,… furent à une époque utilisés pour stocker des informations dans le but
de les préserver et de les communiquer aux chercheurs sous ces formes, ce qui
faciliterait d’ailleurs beaucoup leur travail.

Depuis quelques années la technologie numérique constitue de toute évidence


une incitation à la conservation et diffusion des archives. Un outil qui séduit par sa
maniabilité et son perfectionnement. Cette méthode de stockage des documents afin de
les préserver et les communiquer à qui de droit a pris de l’ampleur dans les pays
occidentaux, où un nombre important de systèmes d’informations ont adopté ce

7
procédé de gestion électronique des documents afin de conserver leurs documents, en
particulier les plus précieux et les plus demandés, et d’étendre leurs communications à
un plus large public. Les résultats réalisés ont été remarquablement satisfaisants.

Des organismes spécialisés dans l’imagerie numérique ont mis en place un


nouveau matériel permettant aux bibliothécaires et archivistes de numériser des
documents précieux et fragiles sans les abîmer, avec des logiciels qui corrigent la
courbure des pagent et évitent la déformation de l’image restituée, d’où l’intérêt pour
les services d’archives notamment.

Sujet donc d’actualité dans beaucoup de domaines et notamment pour les


systèmes d’information qu’ils soient bibliothèques, centres de documentation, ou
encore d’archives, la numérisation suscite de plus en plus de séminaires, et journées
d’étude qui visent la présentation ainsi que la description de ce procédé, de ses
avantages et les possibilités que présente cette technologie, notamment en ce qui
concerne la conservation des documents de valeur, leur communication ou diffusion à
un plus grand nombre de public, les possibilités et rapidités de diffusion et d’accès à
distance, et la facilité dans la recherche de ce fabuleux moyen technologique.

En Algérie on ne pouvait rester indifférent devant ce phénomène, aux avantages


qu’il présente, à l’impact qu’il a sur l’accès à l’information. Quelques rares organismes
ou systèmes d’information, d’archives en particulier, tel les Archives Nationales, ceux
de la wilaya d’Alger, et d’Oran, les services de la justice, ont déjà entrepris un
premier pas vers ce procédé.

Les archives n’ont pu donc échapper à cette ère numérique qui touche tout le
monde et tous les domaines, et la numérisation des archives, ou la conservation des
documents papiers sous la forme électronique, est depuis quelques années l’opération
qui connaît une large utilisation sur le plan international et dont le but est de garantir
une meilleure conservation des contenus et contenants par la conversion des mots et
images en chiffre binaire qui rend possible la conservation du document dans son

8
intégralité, et donc sa communication par la consultation du document numérique sur
place ou même à distance, c’est là d’ailleurs la finalité de tout projet de numérisation
des fonds archives.

La numérisation offre aussi la possibilité de conserver des copies conformes


aux originales et utilisables au même niveau que celles-ci, puisque les lois, notamment
aux pays qui utilisent ces techniques ne mettent sous réserve l’utilisation d’attestations
issues du document numérisé que lorsque ce dernier est contesté par l’organisme
destinataire.

Entreprendre un projet de numérisation n’est pas une opération aisée, il


nécessite une maitrise des techniques de numérisation, une connaissance des normes,
et une préparation, afin de garantir sa réussite, nombreuses ont été les expériences qui
n’ont pas atteint les objectifs.
Cette contribution s’inscrit dans cette perspective de numérisation des archives, elle a
été entreprise dans le but de connaître de près ce processus, sa mise en œuvre en
Algérie par certains organismes, et les règles qui le cadrent, et a été intitulée:
La numérisation des archives en Algérie :
Problématique et faisabilité
Cas de la DGAN et des wilayas d’Alger et d’Oran

9
Les objectifs de ce travail de recherche

Ce travail de recherche répond principalement à deux objectifs :


1) la faisabilité technique du projet de numérisation des archives en Algérie : cas
des archives nationales et des wilayas d’Alger et d’Oran

2) l’accessibilité des usagers à ces fonds à travers une technique et un outil.

Les motivations :

Deux motivations justifient le choix de ce sujet, l’une peut être jugée objective, mais
l’autre paraît plutôt subjective, et elle découle du faite d’avoir activé dans le domaine
durant plus d’une dizaine d’années, il parait difficile de pencher pour un autre champ
d’investigation, même si cela relève de la subjectivité, ça reste une motivation.

Pour être plus objectif, on dira que le patrimoine archivistique en Algérie ayant
énormément souffert des transferts vers l’étranger, de l’indifférence des responsables,
doit impérativement faire l’objet de toutes les possibilités et techniques qui peuvent
servir à sa mise en valeur ou à sa sauvegarde, les nouvelles technologies offrent
d’énormes possibilités dans la gestion de ces documents, de même que la numérisation
des archives et leur gestion électronique connaissent un grand essor à l’heure actuelle,
si elles sont entreprises selon les normes.

10
La conception du projet

Le travail se compose de quatre chapitres :


Le premier chapitre définit des notions générales sur l’archivistique, du point de vue
historique, législation, gestion, communication, et notamment les nouvelles approches
concernant la gestion des archives, ce qui est appelé actuellement Records
Management.

Le deuxième chapitre est consacré à la gestion électronique des documents, où nous


essayerons de montrer l’apport des nouvelles technologies aux opérations de
conservation et de communication des documents archives, et notamment concernant
la technique de numérisation dans les systèmes d’information, et en particulier les
archives, les avantages qu’elle présente, les logiciels de numérisation, la migration des
données, la conservation et communication des documents numériques.

Le troisième chapitre concerne l’étude des cas, y sont décrites les expériences de
numérisation entreprises par la direction des archives nationales, et les services des
archives des Wilayate d’Alger et d’Oran.

Le quatrième chapitre est une contribution qui aborde la conduite du projet, son étude,
sa mise en œuvre, les étapes qui le composent, le matériel utilisé, et la préparation du
cahier de charges du projet, ainsi que le suivi et l’après numérisation.

11
La problématique

Le problème de conservation et de communication des archives finit par se


poser à un moment donné, et tout archiviste ou conservateur se trouve confronté à un
moment donné aux problèmes de conservation et de consultation des archives dont il
est responsable, de même que la détérioration et la disparition des patrimoines
archivistiques à travers le temps pose la problématique de leur stockage et de leur
communication en posant des questions tel que :
Doit-on laisser ce patrimoine s’acheminer vers une disparition certaine et proche ? Ou
alors doit-on chercher les moyens adéquats qui permettraient leur préservation et y
faciliteraient l’accès pour les chercheurs ? Ce n’est là qu’une simple question de bon
sens.
Le fonds archives en Algérie dont une importante partie fut transférée en
France avant 1962, à l’instar de ceux des autres départements, a également souffert des
destructions surtout celles intentionnées de l’administration coloniale, le reste
représente le patrimoine historique de toute une nation et quelque soit l’entretient lui
consacré ne pourra durer éternellement. A partir de là une conservation de ces
documents sur supports technologiques devient obligatoire afin de sauvegarder la
mémoire de la nation. Les microformes furent utilisées quelques années auparavant, et
il se trouve que le moyen adéquat pour le stockage et la communication des
documents, et qui en plus connaît un succès sur le plan international actuellement est
la numérisation et le document numérique, et donc si on pense qu’on doit utiliser un
moyen ou une technologie pour préserver, stocker et surtout valoriser nos fonds on
devrait choisir la numérisation.

L’environnement numérique devient peu à peu l’environnement normal de la


production, du stockage, et de la diffusion de l’information, et même si les supports
traditionnels, et principalement le papier restent très présents dans l’activité
quotidienne, les technologies de l’information et de la communication ont un impact
de plus en plus fort sur la façon dont l’information est créée, archivée, et consultée.

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La numérisation, sujet d’actualité, et moyen le plus pertinent pour la
conservation et diffusion, notamment des archives, connaît un grand succès sur le plan
international, et commence à susciter l’intérêt en Algérie en tant que nouveau moyen
de conservation et de communication de l’information ou des documents, elle n’est
plus l’objet d’expérimentation ou de confirmation, ce qui nous pousse à se demander si
en tant que nouveau moyen de stockage et d’accès à l’information et aux documents,
qui a donné ses preuves ailleurs, les projets de numérisation entrepris jusque là en
Algérie, ont été menés suivant les lignes directives, et en application des normes ?
Répondent t-ils aux exigences de tels projets ? Sont t-ils des opérations réussies ?
Quels avantages offrent-ils aux chercheurs.
Les projets de numérisation foisonnent dans les bibliothèques et centres
d’archives, et il se trouve que l’improvisation et l’enthousiasme prennent parfois le pas
sur la réflexion organisée. Conduire un projet de numérisation c’est réfléchir aux
publics concernés, fixer l’ambition et les limites du projet intellectuel et technique,
exploiter et valoriser le produit de la numérisation. Les centres d’archives qui
souhaitent donc se lancer dans ce qui est assurément le défi professionnel de ce 21ème
siècle doivent tenir compte de cela, et s’il est admis que la numérisation devient pour
eux une nécessité, il faut admettre que le problème n’est pas de savoir s’il faut
numériser ou pas, le problème est plutôt de savoir :
1) dans quels objectifs mener un projet de numérisation ?
2) quels sont les documents ou fonds susceptibles d’être numérisés ?
3) comment aborde t’on un projet de numérisation ?
4) dans quelle mesure s’inscrit un projet de numérisation ?
5) quels matériels utiliser pour numériser ? Et avec quels logiciels ?
6) Et comment voir l’après numérisation ?

13
Hypothèses
La problématique posée contient deux hypothèses de base :

Première hypothèse :
Les projets de numérisation des archives en Algérie ont tous été menés dans un esprit
communicationnel en premier lieu, qu’ils servent ensuite la conservation en tant que
copie complémentaire de type différent, qu’ils s’inscrivent dans cette perspective sur le
court ou moyen terme.

Deuxième hypothèse :
Les projets de numérisation des archives entrepris jusque là en Algérie, font l’objet
d’études technique et scientifique, et sont donc menés conformément aux normes.

Cette deuxième hypothèse nous amène à poser quelques hypothèses secondaires :

Que tout projet de numérisation d’archives, est précédé par une opération d’évaluation
des fonds à numériser, qui détermineront ceux qui seront numérisés et pourquoi, car il
n’est pas intéressant de tout numériser dans un service d’archives.

Que les matériels et logiciels utilisés font l’objet d’une étude par rapport à la nature
des fonds concernés par l’opération, leurs volumes, le temps consacré à l’opération.

Que l’on est conscient des entraves de la conservation de ces documents numérisés sur
le long terme, et surtout de l’évolution des technologies, qui nécessite une veille
technologique.

14
La Méthodologie :

La démarche méthodologique dans ce travail ne peut qu’être hypothéco-déductive,


étant donné qu’il s’agit d’étudier un phénomène, de vérifier son application sur le
terrain, par rapport aux normes le régissant, et à partir de cas précis.

La méthode requise s’appuie sur l’analyse descriptive, et comparative par rapport aux
normes en vigueur et par rapport aux cas étudiés.

Descriptive quand il s’agit de décrire et d’expliquer le phénomène étudié, de


vérifier et d’évaluer sa mise en œuvre.

Comparative puisque il fallait comparer cette réalité avec les normes directrices
des projets de numérisation, et comparer entre ces projets supposés être les mêmes, du
point de vue objectifs, conceptions, et applications.

Les instruments méthodologiques :


La nature de l’étude, de même que la démarche adoptée nécessitait d’entreprendre
deux outils pour la réalisation de ce travail :

D’abord l’entretien pour collecter toutes les informations utiles auprès des
responsables et des maitres et opérateurs des projets, ceci était dans le but de connaitre
les informations impossibles à observer tel que les objectifs, les budgets alloués, de
mesurer leur maitrise des techniques de la numérisation.

L’observation était l’élément de base de notre travail qui consistait à étudier une
technique, notamment son application sur le terrain, le traitement scientifique et
technique réalisé, les insuffisances, caractéristiques, et tous les détails de ces projets.

15
Les lieux d’investigation :

Trois organismes censés être les principaux centres d’archives en Algérie du point de
vue structure, et de l’ampleur et nature des fonds d’archives qu’ils gèrent et conservent
à leurs niveaux, ont été concernés par cette étude :

La direction générale des archives nationales (D.G.A.N.) en tant que principal


organisme chargé de la constitution et conservation du patrimoine archivistique
national, et de sa mise à disposition des utilisateurs, en mettant en place tous les
moyens nécessaires à cette fin, et en tant que premier organisme spécialisé qui mena
un projet de numérisation de ses archives en Algérie.

La wilaya d’Alger en tant que premier service d’archives de wilaya ayant entrepris une
opération de dématérialisation d’une partie de ses fonds, et par rapport à l’ampleur de
son projet du point de vue structure.

Et en fin le projet de numérisation de l’ensemble des fonds de la conservation foncière


de la wilaya d’Oran, entrepris en collaboration avec la direction générale des domaines
en tant qu’archives de direction externe d’une extrême importance pour les usagers.

La documentation utilisée :
Tout travail de recherche, quelque soit sa nature ne pourrait être réalisé sans le recours
à la documentation nécessaire. Concernant cette investigation qui touchait en
particulier aux champs des archives, et de la numérisation, il était question de faire
appel à plusieurs types de documents.

16
Les ouvrages qui traitent les sujets champs de préoccupation, ou les thèmes en
relation.

Les ouvrages de références étaient indispensables pour définir certains concepts ou


notions.

A certains moments il était question de se référer aux textes officiels en relation avec
le sujet traité.

La nature technique du sujet nous a contraints à solliciter à plusieurs reprises les sites
Web, ou l’Internet de façon générale, car le sujet de la numérisation connait une
évolution rapide dont certaines informations ne sont souvent pas évoquées dans les
ouvrages, du moins ceux qui existent dans les bibliothèques côtoyées.

Les publications périodiques et en particulier celles spécialisées, traitant le sujet ont


été d’un grand apport car souvent elles traitent le sujet de façons approfondies, celui de
la numérisation plus précisément, elles évoquent les plus récentes investigations sur le
sujet.

Les comptes rendus et actes de séminaires et journées d’étude qui évoquaient le sujet
de la numérisation des archives, et où certains spécialistes ‘’racontent’’ les expériences
de leurs pays, les difficultés rencontrées, les inconvénients et avantages, étaient d’une
extrême utilité pour ce travail.

Et enfin nous citerons les travaux de recherche quoique rares qui concernaient le sujet
des archives.

17
L’état de la question :
La question de l’archivage électronique et à l’encontre de ce qu’on pourrait penser, ne
date pas d’aujourd’hui, puisque déjà dans les années cinquante, elle fut débattue aux
Etas Unis d’Amérique, et même très vite appliquée, pour se voir élargie au reste des
pays anglo-saxons juste après.
Par la suite on songea à appliquer ce même principe de l’archivage électronique qui
concernait au début les documents d’origine numérique, aux archives analogiques en
procédant d’abord à leur dématérialisation ou numérisation, et à les conserver sous
cette forme sur d’autres supports, puis ensuite à les diffuser sur le réseau Internet afin
d’y faciliter l’accès au large public.
En France, ces procédés de l’archivage électronique, ainsi que de numérisation des
fonds archives remontent à 1969 exactement avec la numérisation des délibérations
sonores du conseil général, pour se voir lancé à grande échelle à partir de 19971, et
dont les statistiques de 2005 font état de 328 opérations de numérisation, dont 218
projets répartis sur les centres d’archives départementales, 29 fonds touchés par ce
procédé aux archives nationales, 73 fonds numérisés aux archives municipales, et 08
fonds numérisés par d’autres services d’archives2. Certains de ces fonds sont
disponibles à l’heure actuelle sur Internet. Pourtant en France on estime être très en
retard sur la question de la numérisation par rapport aux pays anglo-saxons et même
par rapport à certains pays européens. Dans le monde arabe, certains pays à l’exemple
de la Tunisie, le Qatar, ou l’Egypte sont assez avancés dans ce domaine par rapport
aux autres pays.
Si actuellement sur le plan international, le débat sur la question de la nécessité de la
numérisation des archives ou des avantages d’une telle opération ne s’évoque plus, et
qu’il tient plutôt sur les questions –entre autres- de la normalisation, et de
l’uniformisation des techniques de numérisation, sur la durée de vie des supports de
stockage, sur la migration des données et des pertes qu’elle peut induire.
En Algérie, le débat sur la nécessité de numérisation et d’archivage électronique du
patrimoine archivistique, en particulier l’historique ne date que de quelques années.

1
Direction des archives de France, Rapport d’activité des services publics, Paris, DAF, 1998, p.66
2
DE SOLAN, Olivier, la numérisation dans les archives:état des lieux, in culture & recherche,
http://www.culture.gouv.fr/culture/éditions/r-cr.htm

18
Au départ, aux alentours de l’an 2000, on évoquait la question de la numérisation des
archives à l’occasion des rencontres, journées d’étude, ou séminaires qui étaient
consacrés à la question des archives en général, et où on parlait de la nécessité
d’associer, à l’instar des pays étrangers, les technologies de l’information et de la
communication dans la gestion et la conservation des documents archives.
C’est pratiquement à partir de l’année 2005, qu’on consacra des assises, sous formes
de rencontres ou séminaires consacrés spécialement à cette question de la
numérisation des archives et dont on citera :

Le séminaire international sur la conservation du patrimoine documentaire écrit et


audiovisuel organisé par le ministère de la communication à Alger du 19 au 21
décembre 2005, et consacré à la réglementation et l’environnement et à l’apport des
nouvelles technologies de l’information et de la communication, et où l’on indiqua que
le métier de la sauvegarde du patrimoine archivistique passe inévitablement par leur
numérisation, et en comparaison avec la durée et les moyens alloués aux opérations de
numérisation des archives en France, cités par les experts français présents, qui
estimèrent que la numérisation des archives algériennes pourrait prendre autant de
budget et de temps et que cela pourrait prendre jusqu’à quinze ans3.

Le séminaire international sur la gestion des archives notariales, « archives notariales :


gestion et mémoire » organisé à Alger les 21 et 22 janvier 2006, avec la participation
de 26 pays, qui a été une vrai occasion d’échange des expériences entre les pays
présents, surtout sur les dernières méthodes scientifiques de gestion et de conservation
des archives, plusieurs communications ont lors de ce séminaire porté sur l’archivage
électronique, la numérisation et conservation électronique, sur la nécessité de
conserver les archives conformément aux critères internationales et de former des
agents pour cela.

3
BEY, Selim, la numérisation des archives nationales, in Quotidien d’Oran du 20/12/2005

19
La conférence scientifique de la section régionale arabe du conseil international des
archives ARBICA (Arab Regional Branch of International Council of Archives),
organisée à Alger les 19, 20 et 21 juin 2006, sur les techniques modernes de la gestion
des archives et l’environnement numérique, avec plusieurs interventions qui tournaient
tous autour des l’apport des nouvelles technologies dans cette gestion, et en particulier
sur l’archivage électronique et la numérisation des archives, ainsi que les archives
ouvertes.
Les participants ont tout de même exposé les limites de l’utilisation de cette technique
en ce qui concerne les archives, dues à la durée de vie dérisoire des supports
numériques et au volet légal de ces reproductions, d’où la nécessité de préserver les
originaux et n’utiliser les copies numérisées que pour la communication.
En dépits de ces mises en gardes, et vu leur impact sur la communicabilité, un appel
fut lancé dans ce séminaire à tous les pays arabes de la nécessité de développer
l’utilisation des nouvelles technologies pour la sauvegarde des patrimoines
archivistiques, et sur la coopération entre eux dans ce domaine, en les invitant à tirer
profit des expériences des pays qui sont déjà avancés dans ce domaine, à l’exemple de
la Tunisie qui d’après la lecture de ses représentants sur leur projets de numérisation et
d’archivage électronique, et de l’avis de tous les intervenants à réalisé un travail
remarquable dans ce sens. Les travaux de ce congrès se sont clôturés d’ailleurs avec la
mise en place lors de ce séminaire d’une commission pour les archives électroniques et
la normalisation des archives électroniques.

Un séminaire sur l’apport des nouvelles technologies de l’information dans la


préservation des archives s’est tenu à Constantine les 5 et 6 mars 2006, organisé par le
laboratoire d’études et de recherche sur l’information scientifique et technologique et
en partenariat avec les archives nationales, le département d’histoire, et les archives de
la wilaya de Constantine. Parmi les thèmes abordés figurait la question de la
numérisation des archives, la gestion électronique des documents, l’archivage
électronique, la nécessité d’associer les TIC à la gestion de conservation et de
communication des archives et ses avantages.

20
Toujours à Constantine, un autres séminaire est prévu les 16 et 17 avril 2007, organisé
par L.E.R.I.D.S.T., autour du thème la numérisation dans les bibliothèques
universitaires : réalités, enjeux et perspectives, et concernera la numérisation des
fonds documentaires, des archives, et manuscrits, les avantages de ce processus, les
techniques de numérisation ainsi que la normalisation dans la gestion électronique des
documents, les archives ouvertes, et ce qui est intéressant dans ce séminaire c’est que
les débats ne concernent plus de la nécessité de numériser ou d’utiliser les nouvelles
technologies dans la gestion des patrimoines documentaires et archivistiques, mais
évoquent plutôt la question des techniques de la numérisation, ainsi que
l’uniformisation ou normalisation des traitements des documents numérisés ou
numériques.

21
Les travaux de recherche :

Concernant les travaux de recherches ayant évoqué le sujet des nouvelles technologies
dans les archives, de la numérisation des archives ou de façon plus générale la gestion
électronique des documents on citera :

L’étude ayant concerné le cas de la direction des archives nationales dans la


numérisation et gestion électronique d’une partie du patrimoine archivistique
historique d’Algérie, étude présentée par Mr BOUNAAMA dans le cadre de la
préparation d’un mémoire de magistère en bibliothéconomie, à l’université de
Constantine.

22
Chapitre I
Eléments d’histoire et de gestion des archives

23
Introduction

Ce que l’homme a hérité de ses ancêtres, est un bien commun dont il peut user,
mais garder intact sinon fructifier pour le transmettre à son tour à ses descendants.
C’est ce qu’on appelle patrimoine, un patrimoine qui comprend ce qui est matériel tel
que les monuments, sites, et édifices historiques, qui forment une partie précieuse de la
civilisation de l’être humain, et à coté de cela il y’a les produits d’une capacité propre
à l’être humain, celle de raisonner, de consigner, et de communiquer des idées et des
informations, et quelque soit la richesse du patrimoine matériel hérité par un peuple et
qui représente un élément important de son identité, de sa culture, et de son passé, il a
besoin pour mieux connaitre l’histoire de ce passé, de textes, d’écrits, et d’archives,
l’autre élément essentiel du patrimoine de l’humanité.
Le patrimoine archivistique représente donc un produit majeur de la civilisation, une
source culturelle, et les sources écrites de l’histoire.
Depuis des siècles, nos prédécesseurs ont pensé à préserver des
informations « écrits », et à les transmettre aux générations futures, et les plus
anciennes archives qui nous sont parvenus en dépit de tous les obstacles qu’elles ont
du rencontrer et ayant subi des dommages souvent irrémédiables, datent de plusieurs
milliers d’années.
Fixées à l’époque antique, et au moyen âge sur des supports assez rigides, tel
que le papyrus, parchemin, et papier, pour ne citer que ceux-ci, puis sur des supports
plus fragiles depuis le 19ème siècle à l’image des documents photographiques,
audiovisuels, sonores, ou encore numériques depuis ce 20ème siècle, mais qui se
caractérisent par des techniques de conservation, de préservation, et surtout de
communication remarquables dues essentiellement à l’usage que fait le monde de
l’écrit et donc des archives, des technologies de l’information et de la communication,
et des progrès réalisés dans ce domaine.
Et si il y’a à peine quelques années les efforts déployés par les spécialistes
visaient la sauvegarde de ces patrimoines en premier lieu, en leur assurant des espaces
de conservation adéquats, leur permettant une longue vie, la tendance actuelle est à la
considération du document en tant qu’archive dès sa création, et à sa prise en charge

24
en tant que telle en mesurant sa valeur non pas actuelle mais future, elle est également
à la normalisation et structuration des formats de description et de diffusion dans le but
de développer la coopération entre les services et à mettre le document archive à
disposition de l’utilisateur là ou il est et à tout moment.

25
1- Notions et concepts
1-1 Qu’est ce que les archives ?
Archive, terme d’origine grecque « arkheia » tiré de « l’archéion » un édifice bien
précis qui abritait les documents publics au Vème siècle av. J.-C.4, appelées
« archivum » en latin, « archives ou records » en anglais, et « archive, watha’iq, ou
mahfoudhate » en arabe, tel que cela apparaît dans les différentes définitions.
Encyclopédies, dictionnaires spécialisés ou pas, associations, personnalités,
législateurs ont tous défini le terme archives par des définitions qui se rapprochent
beaucoup dans leur fond et contenu.
Ainsi le dictionnaire Larousse définit les archives comme étant « d’anciens titres,
chartes, manuscrits et autres papiers important, lieu où on les garde. »5
Ce même dictionnaire dans une récente édition donne la définition suivante au terme
des archives : « ensemble des documents relatifs à l’histoire d’une ville, d’une famille,
etc.…, propre à une entreprise, à une administration. Lieu où sont conservés de tels
documents »6.
Dans le Robert dictionnaire les archives sont définies comme étant « une collection de
pièces, titres, documents, dossiers anciens » et comme « lieu où sont déposés,
conservés »7.
L’encyclopédie Universalis donne la définition suivante: « les archives sont
l’ensemble des documents qui résultent de l’activité d’une institution ou d’une
personne physique ou morale. »8
Alors que pour le dictionnaire encyclopédique des sciences de l’information et de la
communication, les documents conservés en un lieu en vue de retrouver une référence
à un acte du passé, sont les archives.9
Parmi les premiers théoriciens de la discipline on peut signaler les archivistes
hollandais Samuel Muller, Johan Feith, et Robert Fruin qui publièrent en 1898 le
Manuel pour le classement et la description des archives dans lequel ils définissaient

4
C.f. Dictionnaire encyclopédique du livre, Electre, cercle de la librairie, 2002, p136
5
Le petit Larousse illustré, Paris, Larousse, 1982, p59
6
Le petit Larousse illustré, Paris, Larousse, 2001, p.82
7
Le Robert dictionnaire, Paris,
8
Encyclopédie Universalis, Paris, SA, 1993, p.888
9
LAMIZET, B., SILEM, A., Dictionnaire encyclopédique des sciences de l’information et de la communication,
Paris, Ellipses, 1997, p33

26
les archives comme un ensemble organique10, suivis plus tard par le britannique Hilary
Jenkinson, pour qui « les archives forment un ensemble de documents produits lors de
l’exercice de l’activité, et dont elles font partie »11.
Pour Jean Favier12, spécialiste en la question, « les archives sont l’ensemble des
documents reçus ou constitués par une personne physique ou morale ou par un
organisme public ou privé, organisé en conséquence de celle-ci et conservé en vue
d’une utilisation éventuelle ».13
L’association des archivistes français a défini un fonds d’archives comme étant
« l’ensemble des pièces de toute nature que tout corps administratif, toute personne
physique ou morale a automatiquement réuni en raison même de ses fonctions ou de
son activité »14.

Depuis quelques dizaines d’années les juridictions ont commencé à s’intéresser aux
archives, des textes législatifs propres à chaque pays, mais qui se ressemblent dans le
contenu évoquent ce concept d’archives par des définitions, ces textes ne se
contentaient pas de définir le concept, mais évoquaient l’obligation de conservation et
de versement de ces patrimoines aux organismes sensés être chargés de cela.
Ainsi, en France, par exemple la loi du 03 janvier 1979 proposait pour la première fois
en France une définition juridique des archives, qu’elle considère comme étant : «
l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme, et leur support
matériels et reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou
organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. La conservation de ces
documents est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de
la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées,
que pour la documentation historique de la recherche.15

10
FERNANDEZ, José Bernal Rivaz, L’archivistique, les archives et les archivistes face aux défis du troisième
millénaire, in COMMA international journal on archives, N°1-2, 2001, p.19
11
CF. ALLOUSI, S.A.; MALIK, M.M., The archives : history, categories, administration, Baghdad, I.W.A.,
1979, p.68
12
Jean, Favier, directeur des archives nationales de France de 1975 à 1994
13
FAVIER, Jean, Les archives, 9ème éd., Paris, Puf, 2001, p.6
14
Association des archivistes français, Manuel d’archivistique, Paris, S.E.V.P.E.N., 1970, p.23
15
Http:/ www.LegiFrance.gouv.Fr/texteconsolide/PPEAY/HTM, visité en Mai 2006

27
Au Canada, au Québec où les archives ont atteint une dimension considérable, une
première loi en 1969 qui reconnaît comme « archives nationales les documents de
nature privée ou publique, les documents historiques ainsi que ceux des ministères qui
ne sont plus d’utilité courante »16. La loi de 1983 n’emploie pas l’expression
« archives nationales », mais plutôt celles d’archives, archives publiques et archives
privées, elle définit les archives comme « l’ensemble des documents quelle que soit
leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses
besoins ou l’exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d’information
générale »17.
En Algérie c’est la loi du 26 janv. 1988 qui définit les archives dans ses deuxième et
troisième articles :
Art.02 « les documents d’archives sont, au sens de la présente loi, des documents
contenant une information, quels que soient leur date, leur forme, ou leur support
matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service
ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. »18
Art.03 « les archives sont, au sens de la présente loi, constituées par l’ensemble des
documents produits ou reçus par le parti, l’Etat, les collectivités locales, les personnes
physiques ou morales de droit public ou de droit privé, dans l’exercice de leur activité,
identifiés par leur intérêt et leur valeur et soit conservés par leur détenteur ou leur
propriétaire, soit transmis à l’institution d’archives compétente »19.

 Analyse des définitions :


On remarque à travers ces différentes définitions que :
- Les documents ou fonds d’archives se distinguent des autres types de documents, tel
les manuscrits, ou livres, pour ne citer que ceux-ci, « par leur appartenance à un
ensemble de documents »20, mais aussi par leur origine, c’est dire que n’importe quel
ensemble de papiers ne saurait être considéré comme formant des archives à

16
GAGNON-ARGUIN, Luise, L’archivistique : son histoire, ses acteurs depuis 1960, Québec, PUQ, 1992, p.71
17
Http:/www.archives du Quebec.loi 1983
18
J.O.R.A., 1988, n°04
19
Idem
20
Encyclopédie Universalis, Op. Cité, p 888

28
l’exemple des collections, et surtout par le fait d’avoir été produites dans l’exercice
d’une activité.21
- Souvent par le terme d’archives sont définis les documents, que l’endroit où ils sont
conservés, c’est qu’en effet il parait difficile même pour les spécialistes de séparer ce
double aspect qui représente les deux faces qu’ont toujours eu ces institutions.
- On remarque également que les missions des archives publiques découlent des
dispositions de la loi et sont encadrées de manière réglementaire, elles peuvent être
résumées en la collecte, conservation, traitement, et communication.

21
COEURE, S., DUCLERT, V., les archives, Paris, La Découverte, 2001, p.8

29
1-2 La mission des archives
L’action des archives se développe dans une triple direction selon leur clientèle. Elles
doivent d'abord fournir aux autorités gouvernementales toute la documentation
requise. Elles doivent faciliter au public toutes les informations concernant ses intérêts
légitimes et lui délivrer les copies de pièces et autres certificats. Elles ont enfin, vis-à-
vis des instituts de recherche scientifique et des chercheurs individuels, notamment
dans le domaine historique22, des obligations spéciales en raison de leur nature même,
et de la mission des archives découle celle de l’institution qui en a la charge.
Actuellement, souvent des textes législatifs ou réglementaires, traitent et avec
précision les fonctions des services d’archives. Ainsi qu’elles soit nationale, régionale,
ou même communale, l’institution des archives se voit d’abord attribuer :
Une mission administrative : une administration de conservation d’archives est
d’abord au service des autres administrations, dont elle reçoit, traite, et doit
communiquer les documents en cas de besoin.
Avec le temps, la finalité historique devient primordiale, et la collaboration des centres
d’archives et des archivistes avec les chercheurs, universités, académies et les instituts
de recherches s’établit23.
Et au-delà de leurs missions traditionnelles au service de l’administration, de la
recherche historique professionnelle, les services d’archives sont devenus de véritables
relais culturels24, puisque sollicités à chaque occasion pour l’organisation
d’expositions à caractère historique ou culturel, de recevoir des visites, et parfois
même d'assurer des publications de documents.

22
Les archives au service de la recherche historique, Actes de la cinquième conférence internationale de la table
ronde des archives, D.A.F., Imp.nat., 1961
23
SMITH, Wilfried, archives et relations publiques,
http://www.unesco.org/webword/ramp/html/r8532f/r8532f17.htm
24
Nouvelles archives, nouveau public, in Hisoire et archives, société des amis des archives de France, N°
spécial :les archives de France mémoire de l’histoire, Paris, H.Ch., 1997, p.77

30
2- Aperçu historique des archives
2-1- l’évolution des archives dans le temps
L’archivage est un comportement précoce chez l’Homme, ce dernier et dés l’antiquité
éprouva le besoin de marquer certaines informations dans le but de les transmettre, il
utilisa pour cela comme support « toute surface suffisamment grande et facile à
polir »25.
L’histoire des archives est donc fondamentalement liée aux supports utilisés à travers
le temps dans le but de conserver et de transmettre certaines informations. Les
supports utilisés durant les périodes antique et médiévale, souvent de substance
animale ou végétale, se caractérisaient par leur rigidité, mais aussi leur diversité.
Des signets, peintures rupestres26 découvertes dans les grottes sur tous les continents,
représentaient de vrais dépôts d’archives, qui remontent à plusieurs dizaines d’années,
comme c’est le cas de celles de la Nubie d’Egypte27, ou celles du Val Camonica en
Italie qui remontent jusqu’à 8300 ans avant J.-C. et qui s’étendent sur plus de 70 Km.
de longueur.28
L’argile, étant une matière économique et abondante fut largement utilisée sous forme
de tablettes, à une époque où l’écriture n’était pas encore découverte, et où seuls les
chiffres étaient archivés sur ces tablettes.
Des tablettes donc d’argile comportant des inventaires sur le payement d’impôt, le
nombre de têtes de bétail, ou encore des comptes sur la production agraire, furent
utilisées il y’a plus de 3000 ans av. J.C.. Les premières tablettes d’argiles Sumériennes
remontent à 3200 avant J.-C. elles représentaient des aides mémoires servant à inscrire
les chiffres de récoltes ou le nombre de têtes de bétails29. Ce support fut très utilisé en
Grèce, en Syrie, et notamment en Iraq où le code de Hammourabi30 représente l’une

25
FELDER, F., DUCHEIN, M., Livres et documents d’archives : sauvegarde et conservation, Paris, UNESCO,
1986, p. 11
26
DELLSALLE, Paul, Une histoire de l’archivistique, Québec, PUQ, 2000, p.9
27
Appelée aussi par les égyptiens « pays de Koush », se trouve dans l’extrême sud de l’Egypte, contient
d’importants vestiges de la civilisation pharaonique, koushite, et chrétienne, dont ces peintures rupestres.
28
DELLSALLE, Paul, Op.cité, p.11
29
CHABIN, Anne Marie, Je pense donc j’archive, Paris, Harmattan, 1999, p.37
30
Roi de Babylone en Irak (1792-1750 av.J.-C.) son code retrouvé en 1902 est conservé actuellement au Louvre

31
des plus vielles et célèbres archives retrouvées en 1902, gravée sur une stèle de
basilique noire31.
Le cuir a également été parmi les supports les plus anciens, dont les premières
utilisations datent de la IV è dynastie égyptienne entre 2900-2750 av.J.-C32.
La période allant de -100+100 ans a vu les tablettes d’argiles céder la place aux
tablettes de bronze sur lesquelles étaient consignés des actes diplomatiques,et
collections juridiques.33
Tablette de cire, corne, ardoise, l’écorce de bouleau, représentaient donc les principaux
supports de cette période.
L’écorce d’arbre qui était utilisée par les écrivains de l’antiquité et dont l’utilisation fut
généralisée au moyen âge, ou l’écorce de bouleau qui fut utilisée en Russie. Le sceau,
la tablette de cire, succèdent à celle de bois ou d’ivoire, puis c’est l’ardoise qui prend
la relève, parfois gravée pour pouvoir garder l’information plus longtemps.
La cire fut largement utilisée en Europe, en France notamment et cela jusqu’à la
découverte du papier.
L’utilisation de supports plus souples tel que le parchemin ou le papyrus commence
vers le 7ème siècle pour l’enregistrement des divers actes.
Le papyrus fut largement utilisé par les arabes durant la domination des fatimides au
10ème siècle, ainsi que par la chancellerie pontificale à Rome durant la même période34,
avant de céder place au parchemin, qui apparaît à cette époque plus adapté à l’écriture,
et d’une grande souplesse. Le prix très élevé du papyrus ainsi que son extrême fragilité
ont précipité son remplacement par le parchemin au début du XIIè siècle.
Le papier fait son apparition en l’an 195 en Chine d’où il est originaire, et était très
tôt exporté vers le monde arabe qui le répandit dans tout le Moyen Orient surtout en
Syrie, Irak, et Egypte, puis dans toutes les provinces de l’Islam dès la fin du VIIIè
siècle35. Ce n’est que durant le 12ème siècle, que se répand l’usage du papier, qui fut
introduit en Europe par Byzance, à l’aube de la première croisade, et surtout par la
Sicile où les arabes l’introduisent au début du même siècle. Ce support va cependant

31
Le petit Larousse, dictionnaire de langue française, Op.Cité, p.1383
32
FELDER, F., DUCHEIN, M., Op.Cité, p. 11
33
Favier, Jean, Op.cité, p.9
34
DELSALLE, Paul, Op.Cité, p.81
35
Cf. FELDER, F., DUCHEIN, M., Op. cité, p.19

32
rencontrer une méfiance de la part des chancelleries, le considérant comme une
matière périssable qui ne pourra être utilisée pour les actes publics, le papier reste donc
d’usage privé et artistique jusqu’au milieu de ce siècle qui va connaître une utilisation
excessive du papier après l’invention de l’imprimerie, cette dernière qui va donner une
autre dimension à l’utilisation du papier, qui va s’étendre et s’accroître.

2- 2 Les nouvelles formes d’archives :


Si les documents conservés jusqu’à l’heure actuelle sont majoritairement des
documents écrits, avec l’avènement des nouvelles technologies, l’écrit a cessé d’être
l’unique forme de documents, d’autres formes d’archives sont nées, le fichier
informatique, la mémoire magnétique, le film, le son enregistré du cinéma36 et de la
vidéo, sont des archives au même titre qu’un dossier manuscrit ou même
dactylographié37, c’est dire que la technologie à abolie ce qui séparait entre ce qui est
manuscrit ou même dactylographié des autres formes d’enregistrement de
l’information, ce qui fait l’archive c’est en fait sa fonction au moment de sa naissance
ou formation sans que cela aie un quelconque rapport avec sa forme ou le support qui
le porte.38
L’apparition de ces nouvelles formes d’archives a poussé certains pays à modifier le
contenu même de leurs textes législatifs définissant les archives, incluant ces nouveaux
types d’archives dans les textes de lois régissant les archives. C’est ainsi qu’en France
par exemple et en raison de la multiplication et génération des bases de données, des
sites Web, fichiers textuels, la loi du 13 mars 200039, est venue non pas abroger mais
modifier et compléter les lois précédentes définissant le concept d’archives, et ceci en
reconnaissant la ‘’valeur probante’’ des documents sur supports électroniques. Ceci à
donné lieu à une sérieuse prise en charge de ces nouveaux types d’archives consistant
en leur évaluation, versement aux services d’archives en vue d’un archivage
‘’électronique’’ à long terme.

36
KAMMERHOFFER, Léopold, Nouveaux domaines, nouvelles archives, actes du congrès international des
archives, Séville, 2000, P. 105
37
LAMIZET, B., SILEM, A.., Op.cité, p. 33
38
C.F., FAVIER, J., Op.cité, p.5-6
39
http :// www.tif.journal officiel.gouv.fi/2000/03968001.tif

33
2-3 Les archives d’Algérie :
 L’époque antique :
L’histoire des archives d’Algérie de l’époque antique peut s’expliquer par les
incalculables gravures, dessins, et peintures rupestres découvertes dans de nombreuses
régions d’Algérie40, et notamment dans le Tassili, et qui montrent qu’à l’instar des
peuples d’ailleurs, les algériens de l’antiquité avaient l’objectif de conserver des
informations, et de les communiquer aux générations futurs.

 L’Epoque médiévale :
Durant l’époque médiévale, l’histoire des archives algériennes est fondamentalement
liée à celle des pays musulmans de l’Afrique du nord. Divers supports ont été utilisés
pour les documents dites archives pour le moyen âge musulman, les papyrus et papiers
conservés par hasard dans les sables en Egypte en sont une preuve, de même que « les
papyrus retrouvés proviennent presque exclusivement de l’Egypte et ce qui a été
trouvé ailleurs étant pratiquement négligeable »41. Concernant les civilisations qui se
sont succédées dans la régions, et dont la plupart sont islamiques, elles ont mis en
œuvre des pratiques administratives écrites, les arabes ayant utilisé le papier dés la
seconde moitié du VIIIe siècle, longtemps avant les pays occidentaux, ont adopté des
politiques archivistiques qui ont fait que les documents étaient conservés dans les
mosquées, les services administratifs « habous », et les zaouïas, et dans les tribunaux
musulmans, que cela soit à Marrakech, Tunis ou Alger42.

 La période ottomane
Bien que les archives privées de même que les archives du Beyleck aient longuement
souffert des combats qui ont duré dans la région pendant tous les 18ème et 19ème
siècles43, les spécialistes reconnaissent que sous l’empire ottoman les archives vont

40
CAMPS, G., Age de bronze en Afrique du nord, in revue africaine, 1960, n° 268-269, p.35
41
CAHEN, Claude, Le passé et le présent des archives arabes : du moyen âge aux temps modernes, actes de
colloque les arabes par leurs archives (XVIè- XXè siècles ), Paris 9-11 avril 1974, p.10
42
DELLSAL, Paul, Op.Cité, p.47
43
CHENTOUF, B., Décolonisation et problème des sources : sources locales, étrangères, et espagnole de
l’histoire de l’Algérie au XIX siècle, actes de séminaire international sur les sources espagnoles de l’histoire
d’Algérie, Oran 20-22 Avril., Alger, Archives nationales n°spécial, 1994, p.14

34
atteindre des dimensions encore inconnues auparavant, pour l’ensemble de la
civilisation islamique. Les archives nationales, les archives des tribunaux religieux
(Mahākim shar’iyya) constituent une source importante de l’histoire des pays de
l’empire ottoman44. Concernant l’ organisation des archives ottomanes, elles étaient
en général, réparties dans des registres, « les defter », ou en pièces isolées « awrak 45»,
et classées selon les bureaux qui les ont constituées, quand aux cotations, elles
adoptaient le nombre comme base, c'est-à-dire les documents concernant une même
affaire étaient réunies sous le même numéro46, des fonds importants se sont constitués
durant cette période à Tunis, au Caire, à Fès, à Alger, comme à Izmir en Turquie, et
témoignent de l’intérêt accordé aux archives à cette époque. Il est cependant à signaler
que la majorité des archives d’Algérie concernant cette période, se trouvent
actuellement en France, ayant été transférées dés le début de la colonisation.

 La période coloniale
L’Afrique a été la proie du colonialisme pendant tout le XIXè siècle, elle a été très
touchée par les transferts d’archives vers les pays colonisateurs47, l’Algérie n’a pas
échappé à cela, bien au contraire, puisque dés les premières années de sa conquête à
l’Algérie, l’administration coloniale va mettre les archives, sous l’autorité de ses
« hommes ». En 1845 le chef du secrétariat de l’administration centrale48se verra
confier la mission de conservation des archives, il procéda par la collecte de celles
encore conservées dans les mosquées et les zaouïas, qu’il conservera dans des dépôts
aménagés pour cela, avant de les transférer à Paris après la création du ministère de
l’Algérie et des colonies en juin 186049, d’autres nombreux documents ont été détruits,

44
RAYMOND, André, les documents comme source pour l’histoire économique et sociale de l’Egypte au
XVIIIe siècle, actes du colloque les arabes par leurs archives (XVIè- XXè siècles), Paris 9-11 avril 1974 p.125
45
Idem p. 126
46
DELSALLE, Paul, Op. Cité, p. 51
47
MBAYE, Saliou, Problèmes spécifiques aux archives en Afrique, in « La Gazette des archives », N°166, 1er
trim. 1982, pp. 24-25
48
SOUFI, Fouad M., En Algérie l’Etat et ses archives, Thèse de Magister, Alger, Univ., p.157
49
BADJADJA, A., Source de l’histoire du Proche Orient et de l’Afrique du nord dans les archives et les
bibliothèques françaises, actes de colloque international sur les archives concernant l’histoire d’Algérie et
conservées à l’Etranger, Alger, 16-19 Fev.1998, publication des archives nationales, N°8/1998, p.40

35
ou éparpillés dans d’autres pays après 183050, le reste a souffert des combats pendant
tout le XIXème siècle, jusqu’en 1908, aucune mesure de sauvegarde ne fut prise, « les
archives des administrations d’Alger étaient entassées pêle-mêle dans des caves du
vieux palais »51, dans des conditions peu convenables, à l’abri des intempéries peut
être mais pas de la poussière ni de la moisissure et des destructions intentionnées ou
pas.
On peut dire que l’organisation rationnelle et systématique des archives centrales
d’Algérie ne date que de 190852, quand par un arrêté fut crée un service d’archives,
l’archiviste du gouvernement général fut chargé de procéder à une enquête méthodique
de tout les dépôts (préfectures, sous préfecture, greffes, archives militaires)53, et de
rendre compte de la nature des documents qu’ils renfermaient, et d’en provoquer s’il
le fallait des versements au gouvernement général, ce qui fut fait puisque des tonnes
d’archives d’Algérie demeurent jusqu’à présent en France.
L’histoire des archives algériennes de la période coloniale se caractérise par la
construction de quelques bâtiments destinés à abriter des archives, au niveau des
départements régionaux ou leur annexant, elle se caractérise également par la
généralisation de la conservation des documents que produisaient les administrations,
le classement par série était le mode adopté, chaque série correspondait à un sujet, et
se divisait elle-même en plusieurs sous séries.
Deux faits marquent cette période, le fait le plus marquant est que l’administration
française et dès le début a exclu les algériens du domaine des archives, et cette
situation de ne permettre à aucun algérien d’accéder à ce secteur stratégique durera
jusqu’au jour de l’indépendance où aucun archiviste algérien n’existait, et les dépôts
départementaux sont resté pour quelques temps dans la même situation.
Cependant le fait le plus douloureux de cette période demeure le transfert, à Aix en
Provence (France), entre 1961-1962, à la veille de l’indépendance de l’Algérie, de la
majeure partie des archives algériennes, (200.000 boites) : 600 tonnes d’archives de la
période coloniale (1830-1962), et 1500 cartons de la période ottomane, selon A.

50
CHENTOUF, B., Op. Cité, p.14
51
FRANC, Julien, Les sources d’archives : histoire de la colonisation de l’Algérie, Alger, S.n., 1978, p.35
52
Cabinet du gouverneur général d’Algérie, Service d’information, Documents algériens : les archives de
l’Algérie, N°31, 15 oct. 1984
53
FRANC, Julien, Op. Cité, p.36

36
Badjadja54, contrairement à Oran où la quantité des archives transférées n’a pu
dépasser les 43 tonnes, soit l’équivalent de 1600 sacs55, Alger et Constantine ont
connu des transferts massifs puisque de Constantine furent transférées pas moins de
18000 liasses, soit l’équivalent de 200 tonnes, et le drame à été à Alger où Pierre
Boyer va emporter jusqu’aux collections de presse56. Cette époque est marquée
également par les destructions massives d’une grande quantité d’archives qui n’ont pu
être transférées vers la France.

 L’après 1962
En 1962 le gouvernement algérien fit l’amer constat de l’absence de la majeure partie
des archives d’Algérie transférées à Aix-en-Provence en France, en plus de
l’inexistence d’un quelconque archiviste algérien sur le territoire national,
l’administration française n’ayant permis l’accès à ce secteur à aucun algérien57.
La question des archives transférées en France, et qui a pris l’ampleur (la forme) d’un
contentieux archivistique entre les deux pays, et bien qu’elle continue jusqu’à
aujourd’hui d’alimenter de nombreux débats et séminaires, les spécialistes en archives
regrettent le fait qu’elle ne fut pas abordée, et traitée lors des négociations d’Evian58.
Le premier texte législatif de l’Algérie indépendante, qui concerne les archives, est la
loi 64-959 du 11 janvier 1964, ayant pour objet la reconstitution des archives des
bureaux des hypothèques d’Oran et de Sidi-Bel-Abbès détruites au cours de la guerre,
ce texte suivi de plusieurs autres visant la reconstitution du patrimoine archivistique
national, à l’image de l’ordonnance 71-3660 qui porte l’institution d’un fonds des
archives nationales, et la formation de spécialistes en archives capables de gérer ces
fonds.
L’année 1988 constitue un tournant dans l’histoire des archives de l’Algérie
indépendante puisque deux textes constituants un événement vont voir le jours, le

54
Cf., Le Contentieux archivistique Algéro-Français, Publication des archives nationales d’Algérie, N°03, 1996,
p.10
55
SOUFI, F.M., Op. Cité. p.169
56
Idem, p.168
57
BADJADJA, Abdelkrim, Méthode d’élaboration d’une politique nationale de gestion des archives :
l’expérience algérienne, 2ème séminaire sur les archives des entreprises, Alger, 22-23 Janv., 2001, p.46
58
Soufi, F.M., Op. Cité, p. 165
59
J.O.R.A., 1964, n°09, pp. 78-82
60
J.O.R.A., 1971, n°49, p. 646

37
premier, du point de vue date et importance, est sans doute la loi 88-0961, relative aux
archives nationales, qui a fait que l’Algérie venait d’avoir sa propre loi sur les archives
à l’instar de beaucoup d’autres pays, une loi qui définit les modes de conservation et
de gestion de ce patrimoine, et jusqu’à aujourd’hui, les archives en Algérie obéissent à
cette loi.
Le deuxième texte est le décret 88-4562 portant création de la direction générale des
archives nationales et fixant ses attributions comme instance suprême au niveau
national organisant ce secteur et travaillant pour son développement. La préservation
du patrimoine archivistique, son traitement, et évidemment sa communication à qui de
droit (au public) a toujours constitué une priorité pour la D.G.A.N. et ceci en
commençant par faire le bilan de l’état des archives à travers tout le territoire, la
programmation de plans de développement par la formation d’archivistes et exerçants
dans les archives, l’organisation régulière de séminaires, et rencontres dans le but de
faire connaître les pratiques convenables et récentes de gestion des archives suivant ce
qui se passe dans les pays plus développés dans ce secteur.
La sensibilisation des pouvoirs publics à tous les niveaux et sur tout le territoire afin
de mettre les moyens matériels et humains nécessaires à disposition des services et
organismes d’archives continue de constituer une priorité pour les archivistes, mais en
dépit de tous les efforts déployés par les soucieux de ces trésors, il faut reconnaître que
beaucoup reste à faire, notamment dans le changement de vision d’un bon nombre de
nos décideurs et responsables, dont l’ignorance de la valeur des documents archives
dans différents domaines et en particulier pour l’histoire et les droits, constitue un
blocage à cette politique de développement de ce secteur.
Une série de circulaires, et instructions allant dans ce sens a été, et continue d’être
destinée aux différentes directions et administrations.

61
J.O.R.A., 1988, n°04, pp. 99-101
62
J.O.R.A., 1988, n°09, pp. 260-262

38
3 - La gestion des archives :
L’accès aux documents archives, objectif principal de toute opération d’archivage,
n’est obtenu que grâce à des tris, à la mise en ordre des papiers, à l’établissement
d’instruments de travail (inventaires, répertoires, fichiers), c’est en ces opérations de
traitement des documents que consiste essentiellement le travail technique de
l’archiviste qui commence par la collecte et la réception de ces fonds par les
archivistes, et atteint ses objectifs par leur communication au public.

3-1 La collecte des archives :


L’institution chargée des archives nationales et ses organes veillent à la constitution du
patrimoine archivistique. Dans leur tâche de collecte de ce patrimoine, ils reçoivent
des versements de la part des organismes publics, mais peuvent également recevoir des
archives par d’autres procédures, tel que les achats, dons et legs, préemptions63, dépôts
privés, revendications,…
La conservation des archives est dictée par la législation, dans l’intérêt du public, que
ça soit pour la justification des droits ou pour la recherche scientifique, et elle est
assurée par des organismes compétents chargés de cette fin, tout document considéré
donc comme étant archives doit être versé au service d’archives régional ou national
chargé de sa conservation ou de son archivage.
Le versement est l’opération par laquelle, les papiers sont transférés dans le dépôt
d’archives où ils seront conservés, cette opération de versement peut se faire par
procédure ordinaire, ou selon des procédures extraordinaires64.
L’une des tâches principales des services d’archives est la sensibilisation des
administratifs, les informer et leur expliquer que ne sont concernés par le versement
aux centres d’archives que les documents de troisième âge, c'est-à-dire les archives
historiques65, auxquelles l’organisme producteur n’a plu besoin de recourir, et qui ne
servent qu’a la recherche scientifique pour laquelle elles seront conservées.

63
DE JOUX, Christine, Les archives saisies par le droit, Actes du colloque, les archives au fil du temps, Paris,
PERRIN, 2002, p.164
64
DELSALLE, Paul, Lexique des archives et documents historiques, Paris, Nathan, 1996, p.126
65
Conseil des archives nationales, Circulaire, n°1 du 08 nov.1971

39
Les documents dont la référence est occasionnelle66, doivent être rangés dans des
bureaux distincts des bureaux producteurs, mais au sein du même organisme ou lui
annexés.
A- Les versements ordinaires67 : sont les versements administratifs réglementaires, soit
quand les documents arrivent aux services d’archives en provenance des dépôts de pré
archivage (intermédiaires), ou quand ils sont versés directement par les administrations
ou services producteurs, selon les procédures connues, qui font que les organismes
producteurs assurent les préparations matérielle et intellectuelle des versements : mise
en ordre des documents à verser, élaboration du bordereau de versement, transfert des
documents vers les services des archives.
B- Les versements extraordinaires :
 Dons et legs68 : les centres d’archives peuvent faire l’objet de dons ou de legs
d’archives par des personnes physiques, ou morales. De telles opérations devraient
être facilitées par les services d’archives et ne devraient par contre faire l’objet
d’aucune formalité juridique spéciale.
 Les achats : depuis quelques dizaines d’années, dans certains pays, les centres
d’archives peuvent acquérir des archives par achat, et sont prioritaires lorsque des
particuliers les mettent en vente. En France par exemple, depuis 1952, une part du
budget des archives nationales a été allouée à de telles opérations69. En Algérie, la loi
88-09 permet aux institutions chargées de la conservation des archives de procéder à
l’achat d’archives privées à l’occasion de leur vente en exerçant le droit de
préemption70.
 Les revendications : la législation concernant les archives reconnaît à l’Etat le
droit de revendication de « papiers publics » faisant partie du domaine public71,
quelque soit son détenteur.

66
Idem
67
MAZIKANA, Peter C., la gestion des archives et des documents au service des décideurs, Paris, Unesco,
1990, http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r9008f/r9008f07.htm
68
LE GOFF, Armelle, les archives des associations : approche descriptive et conseils pratiques, Paris,
doc.franç., 2000, p.27
69
SALVADOR, C., GUEZ, R., Projet de loi d’archives type : présentation et texte, Paris, Unesco, 1971, p.113
70
J.O.R.A., 1988, N°4, Art.16
71
Idem, Art.6

40
 Les échanges : pratique très employée autrefois, est peu pratiquée actuellement,
elle concerne les transferts dont font l’objet les archives d’un centre vers un autre, où
leur place semble être plus logique72, ou pouvant servir plus.
 Les dépôts : appelés également les dépôts révocables, concernent les archives
privées d’une personne physique ou morale, qui sont déposées aux archives, sans que
cela n’implique un transfert de propriété73. Les documents déposés demeurent donc la
propriété de leur dépositaire, un contrat liant les deux parties doit être établi, il prévoie
les modes de communication, et la durée du dépôt.
Le versement des archives du service producteur au service d’archives est l’opération
la plus importante et la plus délicate de la gestion des archives, sa réussite dépend des
conditions suivantes :
Le service versant doit mettre en ordre les documents concernés par le versement, et
en respectant la cohérence interne
Une première opération de tri et d’élimination doit être effectuée à ce niveau
Et le plus important est qu’un bordereau de versement doit être rédigé, et
judicieusement par évidemment le service versant.
Le contrôle du versement
Le bordereau de versement présenté par le service versant au service d’archives doit
faire l’objet d’un contrôle de présentation et surtout de contenu de la part du
responsable du service d’archives74, qui peut réclamer des précisions ou même une
nouvelle rédaction. Lors du transfert, ce même responsable doit procéder à une
nouvelle vérification matérielle du versement.

72
Association des archivistes français, Manuel d’archivistique Op. cité, p. 149
73
J.O.R.A. N°4, Loi 88-09, Art. 15
74
Direction des archives de France, Les archives dans les services administratifs : l’esprit et les méthodes, Paris,
D.A.F., 1990, p. 12

41
3-2 Le traitement des archives

A- L’évaluation : appelée autrefois tri l’évaluation peut être définie comme étant « la
séparation entre les documents à conserver et ceux voués à l’élimination »75. C’est à la
fin de l’expiration de leur période d’utilisation courantes par les services ou
organismes producteurs que les archives font l’objet d’un tri afin de définir les
documents qui seront conservés indéfiniment, de ceux qui sont dépourvus de toute
valeur administrative, ou historique, et qui seront destinés à la destruction.
Cette définition met l’accent sur un point important : « la valeur » que peut avoir un
document sur le cours, moyen, ou long terme et qui détermine sa durée de vie :
- Conservation à temps limitée
- Conservation illimitée dans le temps
- Destruction immédiate
D’où le concept d’évaluation qui remplace celui du tri puisque actuellement en
archivistique on ne parle plus de tri mais d’évaluation des archives ou documents à
archiver76. Cette opération d’évaluation est très liée avec la fonction de conservation
puisqu’elle détermine les documents à conserver, de ceux n’ayant aucun intérêt à
l’être, et c’est ce qui fait d’elle l’opération la plus importante de toutes les étapes de
l’archivage, et l’intervention majeur de l’archiviste , et elle se définit comme « étant
l’acte de juger des valeurs que présentent ces documents d’archives (valeur primaire et
valeur secondaire) et de décider des périodes de temps pendant lesquelles ces valeurs
s’appliquent aux dits documents dans un contexte qui tient compte du lien essentiel
existant entre l’organisme concerné et les documents d’archives qu’il génère dans le
cadre de ses activités »77.
Du point de vue archivistique l’évaluation classe les archives en deux catégories : les
documents primaires, de valeur administrative, et les documents secondaires de valeur
archivistique et servant la recherche.

75
DELSALLE, Paul, Lexique des archives et documents historiques, Op. Cité, p.124
76
GUYOTJEANNIN, Olivier, Tris et échantillonnages : empirisme et théories, in La Gazette des archives,
N°124, 1er Trim. 1984, p.5
77
COUTURE, Carol, Les fonctions de l’archivistique contemporaine, Québec, PUQ, 2003, p.104

42
Soumettre les documents d’archives à une évaluation qui déterminerait la durée
pendant laquelle ils seront conservés, est une opération fondamentale dans la gestion
des archives, notamment depuis quelques années, les centres de pré archivage
devraient exposer tout document à une telle opération, il s’agit d’examiner leur valeur
primaire, secondaire, pour l’institution d’origine, et l’utilité qu’ils peuvent avoir pour
la recherche78.
L’évaluation, il faut le reconnaître est un processus complexe, il importe donc de
prévoir un dispositif qui prendrait en considération plusieurs facteurs avant de décider
quand au sort à réserver à ces documents, une commission qui réunit des représentants
des services producteurs, et du centre d’archives, est généralement la formule la plus
appropriée, bien que l’identification des documents qui ont une valeur historique,
incombe aux services d’archives, et s’il revient à l’administration productrice de fixer
la durée de conservation des documents requis pour répondre à ces propres besoins
administratifs et juridiques, il incombe à l’institution d’archives d’identifier les
documents qui ont une valeur historique suffisante pour justifier leur conservation
indéfinie aux archives, c’est là la plus difficile est la plus importante des tâches qui
incombent aux archivistes, et l’erreur n’étant pas permise car une fois prise la décision
de vouer à la destruction des documents, il sera impossible de les retrouver ailleurs. Au
cas de doute dans la valeur que peut avoir un document, il faut le conserver. Cette
tâche d’évaluation ne devrait être confiée qu’à un archiviste sachant ce qu’est la
recherche historique, comment elle se pratique, connaissant l’histoire de la nation et
ayant assez d’expérience pour pouvoir examiner les informations contenues dans ces
documents et en juger de leur intérêt futur pour la recherche.
Toute opération d’évaluation, en plus des connaissances de l’archiviste ou de son
expérience devra se baser surtout sur des critères d’évaluation, des critères qui
représentent des repères pour l’archiviste.

78
WALNE, Peter, Techniques modernes d’administration, des archives et de gestion des documents : recueil de
textes, Paris, Unesco, 1995

43
Nombreux sont les spécialistes en la question ou des archivistes qui par expérience
ont dressé des listes comportant ces critères :
Alors que la commission de James Grigg Committee dans son rapport relatif à
l’évaluation des archives gouvernementales britanniques cerne ces critères aux
documents de valeurs historiques, et à ceux de valeurs administratifs ou juridiques79.
Les critères d’évaluation, sont selon O.H. Meisener au nombre de cinq critères comme
nécessaires pour toute opération d’évaluation et qui sont80 :
1) Les documents anciens, se caractérisent par leur rareté, doivent être conservés
2) Les documents utiles pour l’accomplissement de travail sont conservés tant leur
utilité demeure
3) Les documents relatifs à la création de l’entreprise et nécessaires à son évolution,
doivent être conservés
4) Les documents relatifs aux droits de l’Etat sont également à laisser
5) Et enfin les documents relatifs aux droits de propriété
Si de façon générale les spécialistes en archives, les évaluent selon quatre critères
connus et qui sont les critères : historique, juridique, administratif, et culturel
Depuis quelques années, et selon les fonctions contemporaines de l’archivistique, les
critères d’évaluation des archives, sont surtout des critères pour juger de la valeur
secondaire.
Frank Boles&Julia Marcs Young81 ont suite à un questionnaire auprès d’archivistes,
effectué un classement détaillé des critères dévaluation des archives de valeur
secondaire, qu’ils classent en trois modules :
1) Critères liés à la valeur de l’information, où il est question de se demander pourquoi
ce document a été crée, à son contenu, à l’âge du document, et à ces caractéristiques
physiques.
2) Critères liés aux coûts de la conservation : c’est mesurer la valeur d’un document
par rapport aux coûts que nécessite sa conservation.

79
CF. ELASKER , F., L’évaluation des documents officiels, actes du Ve congrès d’Arab Regional Branch of
International Council of Archives, Tunis, 23-25 Avr. 1984, Pub. Conseil sup. de Doc., 1986, p.79
80
Idem, p.78
81
COUTURE, Carol, Op. Cité, p.141

44
3) Critères liés aux conséquences de la décision résultant de l’évaluation : et qui sont
liés aux relations externes, et politiques et pratiques internes de l’institution.

B- L’élimination
Un bon archiviste, c’est aussi un archiviste qui doit pratiquer l’élimination des
documents82, aussi paradoxale que peut paraître cette réflexion, elle est loin d’être
fausse. Il ne peut être admis d’encombrer des services d’archives par des documents
dont les opérations de tri et d’évaluation ont confirmé l’inexistence de tout intérêt pour
l’administration comme pour la recherche historique, cela éviterait des dépenses
inutiles aux services qui les conservent, en plus leur conservation sera au détriment de
ceux qu’il faut conserver. Dans ce contexte, les spécialistes pensent que seule 10%83
de la production de documents considérés comme archives sont à conserver
indéfiniment.
Il arrive souvent, cependant, que la conservation d'une partie des
documents « échantillon » soit souhaitable, et qui peut concerner une période, une
région, un groupe, et l’échantillon archivistique ainsi épargné peut être utilisé pour
illustrer les travaux courants de bureau, les types d'activité. Le souci de l’archiviste
sera de procéder avec rigueur pour que l’échantillon conservé soit apte à représenter
l’ensemble.84

C-La classification :
Dans le cas idéal, les fonds d’archives sont versés dans l’ordre des activités des
services versants, ils sont réceptionnés par les archivistes, cotés, et insérés dans les
fichiers, inventaires, et autres instruments de recherche, puis communiqués selon bien
sur les textes propres à chaque pays, sauf que l’archiviste en réalité se retrouve souvent
devant des situations de versements de documents non classés ou même en vrac, qu’il
doit lui-même classer.

82
REAU, Louis, archives, bibliothèques, musées, Paris, INALF, 1961, p.103
83
RHOADS, James B., Le rôle de l’administration des archives et de la gestion des documents courants dans les
systèmes nationaux de l’information, Paris, Unesco, 1991, p.12
84
GUYOTJEANNIN, Olivier, Tris et échantillonnages Op.cité, p. 8

45
Il y’a quelques années on parlait de classement des archives, et on définissait cela
comme « une opération de mise en ordre intellectuelle et physique de documents »85.
Actuellement en archivistique comme en sciences de l’information on distingue entre
l’opération intellectuelle (classification), et celle matérielle (classement). La
classification considérée comme processus intellectuel étant donné qu’il s’agit de
distribuer « par classe, par catégories, selon un certain ordre et une certaine méthode »
un ensemble d’article86s. L’objectif d’une telle opération étant bien sur de faciliter le
repérage des informations contenues dans les archives.
La classification précède et prépare à la cotation et à la réalisation des instruments de
recherche, et se réalise suivant un plan de classement considéré comme le premier
instrument de repérage intellectuel, et en application du principe de respect de fonds,
qui est un principe fondamental en archivistique, appelé également principe de
provenance, et qui consiste à laisser groupés des documents émanant d’un même
service ou organisme, c'est-à-dire ne pas les mélanger avec d’autres87, et où chaque
document doit être placé dans le fonds d’où il provient, et à sa place d’origine.
Le principe de respect de fonds comprend trois notions : le respect de la provenance,
de l’intégralité du fonds, ainsi que de l’ordre originel ou primitif88.
Concernant le respect de la provenance, il signifie isoler un fonds d’archives et le
distinguer des autres, à ne pas fusionner des documents d’un même service versés
séparément, ou de services différents bien qu’ils aient le même thème.
Le respect de l’intégralité du fonds signifie qu’on ne doit rien distraire, ni ajouter à un
fonds.
Le respect de l’ordre originel ou primitif consiste à conserver au sein d’un fonds le
classement interne établi par le producteur de ce fonds, car le classement d’un fonds
par son producteur reflète son activité.

85
WALNE, Peter, Etude RAMP, http://www.unesco.org/webword/ramp/html/r8532f/r8532f17.htm
86
COEURE, Sophie, DUCLERT, Vincent, les archives, Paris : la découverte, 2001, p 69.
87
NOUGARET, Ch., GALLAND, B., Les instruments de recherche dans les archives, Paris, Dir. des Arch. de
Fr., 1999, p .33
88
CLEREMBAUX, Joël, JUGE, Christine, La gestion des archives, Paris, S.E.P.T., 2001, p.44

46
D- Le rangement matériel des archives : le classement
Le principe de respect des fonds il faut le dire, s’oppose à la théorie de classement
longtemps retenue par la doctrine archivistique et qui repose sur la division thématique
ou organique du fonds89, avec une répartition physique des articles, un cadre qui séduit
du point de vue intellectuel et arrange les chercheurs, mais qui présente de nombreuses
difficultés.
L’évolution constante des services, des attributions, et des tâches rend rigide tout le
cadre de classement, mais surtout l’affectation d’aires de rangement à des catégories
déterminées de dossiers se fait au détriment d’une gestion optimale de l’espace.
Pour faire face donc aux inconvénients du classement organique, et à l’inflation du
papier produits par les administrations, l’archivistique moderne a mis au point un
système de rangement plus pragmatique, qui repose sur la dissociation totale entre
gestion intellectuelle et gestion matérielle des archives90, un système qui facilite la
gestion des flux d’entrée, simplifie le stockage puisque les aires libérées par les sorties
peuvent être immédiatement réutilisées par de nouveaux versements.

89
COUTURE, Carol, Op. cité, p. 225
90
CHARBONNAU, Normand, ROBERT, Mario, la gestion des archives photographiques, Québec, Presse univ.,
2003, p 83.

47
4- La diffusion des archives :
4 -1 Les instruments de recherche
La raison d’être des documents qu’on décide de conserver comme archives, c’est de
pouvoir être utilisés par ceux qui ont besoin de l’information qu’ils contiennent.
L’archiviste dont ces documents sont sous la charge, a comme mission principale de
faciliter cet accès. L’élaboration d’instruments de recherche qui constitue le cœur des
taches des archivistes est le moyen d’aboutir à cette fin.
Guides, inventaires, répertoires, bases de données, entre autres, décrivant le contenu
des différents fonds d’archives, doivent être mis à disposition du chercheur sans quoi il
lui sera impossible d’accéder à l’information recherchée.
L’objet de la description étant d’identifier et d’expliquer le contexte et le contenu des
documents archives. Des efforts considérables ont été faits sur le plan international
dans le but de l’uniformisation et la normalisation de la description archivistique, afin
de faciliter l’échange des descriptions archivistiques homogènes entre services
d’archives et au delà des frontières, manuelles ou informatisées91. C’est dans ce sens
qu’ en 1999 à Stockholm, le conseil international des archives adopta l’ISAD (G), une
norme qui fournie les lignes directrices pour la description archivistique, « et qui doit
être utilisée soit en relation des normes nationales existantes, soit comme point de
départ pour le développement des normes nationales »92.

4 -2 La communication :
Une fois sa valeur historique établie, un document est versé à un service d’archives.
Les archives sont conservées pour être communiquées, pour l’information qu’elles
contiennent
Le versement s’accompagne généralement d’un accord entre ce service et l’organisme
versant, un accord qui devrait spécifier clairement à quelle date les documents devront
être communiqués aux chercheurs. Dans la plupart des pays le délai entre le versement

91
NOUGARET, Christine, Description et instruments de recherche, journées d’étude de la direction des archives
de France : Archives contemporaines et histoire, Vincennes, 28-29 Nov., 1994, Paris, Arch. Nat., 1995, p.96
92
CIA conseil international des archives, ISAD (G.), norme générale et internationale de description
archivistique, 2ème éd., Madrid, 2000, p.11

48
et la communication au public est fixé par voie réglementaire, un délai qui avoisine les
30 ans dans la plupart des cas93, cependant il se peut que soit interdit l’accès à certains
documents, en général pour des raisons de sécurité nationale ou de protection de la vie
privée94 et secret médical95.
En Algérie, la loi 88-09 du 26 janv.198896 définit clairement les conditions ainsi que
les délais de communication des archives et qui sont de :
25 ans à partir de la date de versement des archives, si elles ne présentent aucune
particularité
50 ans pour affaires portées devant les juridictions
60 ans pour les documents intéressant la sûreté de l’Etat ou la défense nationale
100 ans pour les documents comportant des informations à caractère privé ou de santé.

93
RHOADS, James B., Op. Cité, http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r8906f/r8906f04.htm
94
GAGNON-ARGUIN, Louise, GRIMARD, Jacques, la gestion d’un centre d’archives, Québec, Puq, 2003,
194 p.
95
BERNARD, Français, La communication des documents administratifs, S.l., la lettre cadre territorial, S. d. , p.
73
96
J.O.R.A. n°4, 1988, Art.10

49
5- La gestion actuelle des archives : Records Management 97

A l’encontre des idées connues et héritées depuis le temps et qui sous entendaient que
les archives étaient nécessairement datées d’une certaine ancienneté. Le records
management établissait que désormais un document était archive dès sa création98,
c’est en fait un changement radicale de regard puisque de la notion caractérisant un
document archive autrefois, il y’a dans le fait de soumettre un document dès sa
création à des règles de conservation un regard sur le futur, d’où la notion de
continium99.
C’est dans ce sens que les pays anglo-saxons, ont entrepris il y’a quelques années de
nouvelles politiques de gestion de leurs documents dés leurs créations, ils désignaient
par records Management la gestion des documents courants ou intermédiaires, les
distinguant des archives conservées dans les services d’archives100.
Aux USA, pour accomplir cette fonction, deux importants bureaux ont été créés. Il
s'agit de l'Office of Records Management (Bureau de la Gestion des Documents) et de
l'Office of Federal Records Centers (Bureau des Dépôts Fédéraux de Préarchivage)101.
Ces deux services exercent une interaction étroite avec l'Office des Archives
Nationales, et les fonctionnaires chargés des dossiers au sein des divers organismes du
Gouvernement .Ils concentrent leurs activités dans les domaines de la création de
l'information enregistrée, de l'entretien, et de l'utilisation courante de ladite
information

97
Norme iso 15489, sur le Records Management, http:// www.iso.org & http://Afnor.fr
98
CADALY, Serge, Dictionnaire encyclopédique de l’information et de la communication, Paris, Nathan, 1997,
p.40
99
DROUHET, G., KESLASSY, E, MORINEAU, Records Management, Paris, ADBS, 2000, p17
100
DE LAINE, Joëlle, gestion des archives contemporaines, Acte de la journées d’études, archives
contemporaines et histoire, Paris, direction des Archives de France, 1994, 22p.
101
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/index.htm

50
Au Québec, la loi sur les archives du 21 déc. 1983 reconnaît les archives comme bien
culturel à protéger dès leur création.102
En Australie une norme AS 4390 sur le « records Management » sert de base à un
standard international, elle appelle à prendre en compte, dans un document, non
seulement sa valeur d’information, mais également sa valeur d’archive103.
Le record Management s’étale à toutes les formes des documents, il considère le
document ou le fichier dès sa création avec des caractéristiques d’une archive104.

Il incite les archivistes, informaticiens, producteurs de documents à collaborer


ensemble chacun selon ses prérogatives afin de préparer ces documents à l’archivage
définitif.
Gérer les archives courantes et intermédiaires comme capital information incite les
organismes producteurs à bien les connaître, les exploiter, mettre les moyens de les
retrouver rapidement et ce dans le but d’atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été
crées.
Le records Management est une partie du management des ressources en information
dans l’organisme, où si l’information n’est pas saisie dans des systèmes organisés et
accessibles, elle ne sera plus disponible au moment où on la recherchera.
Il faut inclure l’information (document papier ou archive) dès sa création dans un
système d’archivage105. Dans ce contexte, parler d’une politique du records
management c’est parler d’une politique des documents intégrés dans la politique
générale de l’institution

102
GAGNON ARGUINE, Louise, l’archivistique, son histoire, ses acteurs depuis 1960, Op-Cité, p.33
103
DROUHET, G., KESLASSY, E, MORINEAU, Op. Cité, p. 13
104
Idem, p.09
105
BANAT BURGER, Actes de la journée d’étude sur la recherche en archivistique

51
6- Les Archives ouvertes :

Soucieux de profiter des possibilités offertes par Internet pour développer la diffusion
de l’information scientifique, les anglo-saxons sont à l’origine des projets actuels
d’archives ouvertes. Ils ont développé des bases d’archives en ligne. En effet, dés la
fin des années 90, se posa la question de rendre ouvertes, c'est-à-dire interrogeables,
d’abord des bases d’archives numériques en adoptant le dublin Core pour les décrire,
l’expérience a pris de l’ampleur pour s’étaler par la suite aux archives existants sur
papier. Telle a été l’ambition de l’opération de l’OAI (opération archives initiatives),
qui dans le but de rendre ses archives communicables sur le net, elles furent
numérisées, et introduites dans des bases de données106. Suivant le même principe, de
nombreuses expériences d’archives ouvertes, ont vu le jour en France, où les
spécialistes reconnaissent pourtant que cette initiative a commencé à se développer
avec un peu de retard par rapport à quelques pays européens107, et beaucoup de retard
par rapport aux anglo-saxons.
Ainsi, et dans le but de les diffuser à un large public, des fonds d’archives historiques
furent dématérialisés et mis sur le Web, c’est le cas pour de nombreux fonds au
Canada, aux USA, ou encore en France108.
C’est que ces fonds de valeur, une fois numérisés, leur mode de communication ne
pouvait se limiter à une salle de lecture où les postes de consultation étaient
constamment occupés. L’éventualité d’un hébergement interne posait les mêmes
problèmes et était donc à écarter, et étant donnée que la question des droits d’auteur ne
se pose pas pour les archives par rapport aux autres types de documents des
bibliothèques, il était donc important d’user au maximum des nouvelles technologies
de l’information et de la communication pour offrir une communication à distance et
répondre aux besoins des usagers ayant fortement évolué, qui demandaient de plus en

106
SURCOUF, Joël, LUCET, Jean, Les archives sur Internet :de nouveau usages, in Culture et recherche,
http://www.culture.gouv.fr/culture/éditions/r-cr.htm
107
PINTAT, Roland, Les premières initiatives d’archives ouvertes, in BBF, T.48, N°2, p.92
108
CHABIN, Anne Marie, in le Document numérique : l’archivage, N° 2-3, Paris, Hermes, Sc. Pub., 2000, p.
233

52
plus une information de niveau, et arrivant si possible jusqu’à leurs postes de travail.
Les NTIC répondaient à ces attentes offrant des possibilités fantastiques dans ce
domaine de diffusion.
Cette pratique d’archives ouvertes sur Internet de même que les expositions virtuelles
d’archives qui constituaient un objectif pour les services conservateurs de fonds
archivistiques donna lieu à l’apparition d’un nouveau public109, qui faisait surface et
qui ignorait parfois même l’existence de ces patrimoines, et qui souvent s’émerveillait
devant de telles richesses, et prenait plaisirs à les contempler de près et sur écrans.
Les archives ouvertes représentent donc pour les archivistes un domaine de nouvelles
méthodes et de nouvelles pratiques permettant d’assurer l’accès à l’information et
d’arriver à rendre disponible le contenu des archives le plus largement possible.

109
RIVAS FERNANDEZ, José Bernal, L’archivistique, les archives et les archivistes face aux défis du troisième
millénaire, in Comma, International journal of archives, Paris, ICA, N°1-2, 2001, pp.19-28

53
Chapitre II
Numérisation et gestion électronique des archives

54
Introduction

Jusqu’aux années 70, la mission de conservation des archives consistait


essentiellement à protéger les documents sur supports papier des éléments qui peuvent
influencer négativement sur leur longévité. La politique de sauvegarde du patrimoine
archivistique sur ce support nécessitait la prise de mesures préventives tel leur
protection du feu, de l’eau, de l’humidité, des insectes, voir même des lecteurs, avant
de voir les services d’archives songer à d’autres moyens de préservation des originaux
notamment lorsqu’ils sont d’une grande valeur, ou en mauvais état, en leur substituant
une copie de type différent, le plus courant en microformes (Microfilm ou Microfiche)
destinées à la communication. La conservation de ces supports dont la durée de vie
estimée selon leurs producteurs peut atteindre jusqu’à 100 ans, nécessite également la
prise de certaines mesures préventives et protectrices.

Depuis quelques années, et avec les progrès de la technologie, d’autres systèmes de


conservation et de stockage sont apparus. Le support numérique investit les dépôts
d’archives, du fait de l’apparition du document numérique et de la numérisation des
documents archives, processus qui prend de l’ampleur et se généralise un peu partout
dans le monde, notamment dans les pays occidentaux, et en particulier les anglo-
saxons, et auquel on commence à s’intéresser en Algérie.

L’opportunité de l’archivage électronique lancée désormais à grande échelle, ne se


pose plus. La gestion électronique des documents, de même que la conservation
électronique des archives numérisées est une politique très suivie depuis quelques
années dans ce sens, à l’exemple de l’Unesco qui appelle à la conservation du
patrimoine archivistique et numérique et au développement des techniques
d’archivages des archives sur papier, des normes archivistiques ont été développées
dans ce sens pour la mise en place des procédures de collecte, de traitement, de
diffusion et de conservation de l’information à l’exemple de la norme ISO 15489 sur le
Records management.

55
1- La gestion électronique des documents :
Dans les années 80 ce terme de gestion électronique des documents (GED) c’est
substitué au terme d’archivage optique utilisé auparavant, pour se voir s’élargir par la
suite à tout types d’information et devenir GEIDE (Gestion électronique de
l’information et des documents existants)110 , un système qui a pour fonction de gérer,
stocker, archiver et restituer des informations et des documents électroniques au sein
d’une organisation.
Actuellement l’archivage électronique fait désormais partie de la gestion électronique
des documents, il est présenté comme garantie de bonne administration dans
l’organisation.

Acquisition Gestion
(Collecter (Traitement)
dématérialiser)

Stockage
GEIDE

Diffusion Archivage
(Interne - Electronique
Externe)

Les fonctions d’une GEIDE

110
Observatoire des NTIC-DESS SID(Univ. Lille), Les enjeux du management de l’information dans les
organisations usages, outils, techniques, Paris, ADBS, 1999, p. 44

56
2- L’archivage électronique
L’archivage électronique ne peut que s’inscrire et faire partie intégrante d’un système
de gestion électronique des documents, qui rassemble l’ensemble des techniques qui
permettent d’accéder le plus rapidement aux masses d’informations stockées ou
archivées, selon définition précise des objectifs.

Le contexte de sa naissance :
L’idée de l’archivage électronique s’est posée pour la première fois aux Etats Unis
d’Amérique, suite à la perte de documents électroniques comportant des informations
d’une extrême importance, et qui n’existaient que sous la forme électronique, sur le
serveur du ministère de la défense. Les pays anglo-saxons, notamment l’Australie,
ainsi que le Canada, étaient les premiers à suivre
En France, les premières archives électroniques reçues par un service d’archives,
remontent à l’année 1970, quand le centre des archives contemporaines (service
Constance) recevait des fichiers statistiques sous la forme électronique111. Et
pratiquement à partir de l’année 2000, les services d’archives ont connu des
versements successifs d’archives électroniques, tel que les documents de la justice, des
permis de construire112…
Actuellement l’archivage électronique fait désormais partie de la gestion électronique
des documents dans les administrations. (Le records Management).
En Algérie, la production des documents numériques n’étant pas encore familière aux
administrations et entreprises, c’est l’archivage des documents papiers sous la forme
électronique, après leur numérisation qui commence à se développer.

111
BANAT-BERGER, Françoise, L’archivage électronique en France, le nouveau contexte de l’administration,
in Culture&recherche, N°103, Oct.-Déc., 2004, p.14
112
Idem

57
L’archivage électronique a pour vocation, de conserver à long terme tous les types de
documents, y compris ceux qui se trouvent déjà sous une forme électronique ‘’les
documents numériques ‘’, dont l’évaluation, confirme la valeur historique ou valeur
secondaire, et qui doivent être conservés.

Même si leur procédé de conservation à long terme est le même, il faut cependant faire
La distinction entre archives électroniques et archives numérisées, car si dans le
premier cas on recherche la plus grande longévité des formats et supports techniques,
dans le second on suit au plus près l’évolution des besoins des utilisateurs113, en
matière de communication ou d’accès notamment. .

Bases E-Mail
Fichiers
De Fax Bureautique
Données

Archivage
Electronique
Forums Sites Web
De
Discussion

Documents Multimédia
Numérisés

Archivage Electronique : Champs d’application

113
Association des archivistes suisses, L’archivage électronique en Suisse, http://www.staluzem.ch/vsa/ag ae
a/home f.html , in Bulletin des Archives de France sur l'archivage à long terme des documents électroniques, n°
9, octobre 2002

58
2-1 L’archivage électronique des documents numériques :
La technologie numérique a crée un bouleversement dans la constitution des fonds
d’archives, par la diversité des documents produits. Certaines de ces nouvelles «
archives » témoignant de l’activité de leurs auteurs ou producteurs, méritent d’être
conservées.

Parmi les documents numériques susceptibles de l’archivage électronique :

 Documents ou fichiers bureautiques114: de plus en plus de documents ou


d’information électroniques sont produites par les administrations et entreprises qui
gèrent des activités de comptabilité, élections, examens sous forme numérique, et
parfois uniquement sous cette forme, ces documents (texte, son, ou image) s’ils
présentent un intérêt pour l’organisme producteur, le public, ou pour la recherche, ils
sont concernés par l’archivage électronique.
Dans ce cas la GEIDE proposera de gérer les différents cycles de vie des documents et
des circuits de leur diffusion automatiques entre différents acteurs. on pourrait alors
dire que c'est un système de gestion informatisé du cycle de vie d'un document
électronique depuis sa création jusqu'à sa destruction ou son archivage (archivage
électronique), en vue de faciliter et d'optimiser l'accès à l'information qu'il contient et à
celle qui le concerne (méta données)115. C’est le principe du records Management.

 Les bases de données : la saisie d’information dans une base de données


permet à la fois le traitement et la recherche d’une information précise116. Ces bases de
données dés lors qu’elles touchent aux droits des personnes (familles, patrimoine,
santé, travail) ont une valeur assez longue et souvent historique, d’où la nécessité de
leur archivage à long terme.

114
DHERENT, Catherine, Les archives électroniques :manuel pratique, Paris, DAF, 2002, p.73
115
HARBO, Olé, Services d’information, bibliothèques et archives, étude RAMP, Paris, Unesco, 2001, p.123
116
LE BLANC, Marie-Noël, Archivage de bases de données, in la Gazette des archives, n°163, 4ème Trim.1993,
pp.331

59
Trois types de stratégies d’archivage semblent exister, pour l’instant, elles ne sont pas
forcément exclusives les unes des autres117 :
La conservation " à plat " sous la forme de fichiers textuels (à l’origine, au format
ASCII)
La conservation sous forme de fichiers XML des données à caractère historique. Le
choix du XML118 comme format de conservation doit faciliter la réutilisation, tout en
évitant les problèmes liés aux changements de structure des tables des bases de
données
La conservation de la base de données en tant que témoins de toutes les activités d’un
milieu social implique la conservation du plus de fonctionnalités et de données
possibles de la base de données119

 Les documents multimédias : le multimédia c’est la présence de texte, son, et


images (fixes ou animées) dans un même document ou sur un même support, et
l’archivage du multimédia, c’est la sauvegarde sur des supports numériques à grande
capacité (Cdrom, DVD, DON,…) des documents existants sous cette forme ou
devenus multimédia au moment de l’archivage120, par l’intégration de commentaire
(plans), légende,…

 Les sites Web : L’archivage des sites internet et (intranet) est une
préoccupation de plus en plus partagée, les anglo-saxon sont déjà avancés dans ce
contexte, en France la direction des Archives de France et la Bibliothèque nationale
de France,121 toutes deux concernées à des titres différents par cette question, ont
décidé de collaborer pour étudier les solutions techniques envisageables et les
modalités d’un travail commun.

117
D’ACIER, Louis Faivre, les archives électroniques, un défi pour l'avenir ? , Compte rendu de colloques,
archivage des bases de données in Bulletin des Archives de France sur l'archivage à long terme des documents
électroniques, N° 13, novembre 2003
118
Observatoire des NTIC-DESS SID(Univ. Lille), Op. Cité, p.63
119
Bases de données, http://www.culture.fr/documentation/arcade/pres.htm
120
CHABIN, Anne Marie, Le management de l’archive, Paris, Hermes Sc. &Pub., 2000, p.138
121
L’archivage des sites Web : la collaboration entre la direction des Archives de France et la BNF, Bulletin des
Archives de France sur l'archivage à long terme des documents électroniques N° 8, juillet 2002,
//www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/DAFBuleelectronique.htlm

60
Concernant ces sites Web qui ne sont pas produits en plusieurs exemplaires, et dont les
producteurs se comptent par centaines de milliers, et sachant que la durée moyenne de
vie d’une page Web est de 75 jours, et que dans certains cas, les chercheurs
d’informations plus anciennes, sont confrontés à la disparition de la page recherchée,
deux solutions sont possibles122
Que le créateur du site archive ses propres fichiers.
Qu’un tiers les capte depuis un ordinateur extérieur et les archive. Dans ce deuxième
cas il faut sélectionner ceux qui doivent être conservés.

 Les listes de discussion (Listserv), ou en français : les forums de discussion,


constituent un phénomène nouveau de la technologie numérique, intéressant dans la
perspective archivistique, puisqu’ ils produisent l’envoi de nombreux messages qui
sont parfois des informations ponctuelles, et de valeur, ou des réponses précises, dont
la validité est très courte123. L’ensemble des messages relatifs à un sujet donné, isolé
des messages divers constitue un dossier important, qui peut être trié, organisé, et
conservé.
Ces plates formes d’échanges n’ayant pas vocation à assurer l’archivage des données,
les informations qui doivent être conservées, soit pour faire preuve, soit en raison de
leur intérêt patrimonial, doivent alors être transférées sur des plates formes
d’archivage, dans les services publics d’archives, en ce qui concerne les documents à
conserver définitivement.

2-2- L’archivage électronique des documents analogiques


L’archivage numérique des documents analogiques (papier, microformes (microfilm,
microfiche…)) suppose la conversion d’abord de ces documents sous forme
électronique (dématérialisation) par le procédé de numérisation, puis de les conserver
sous cette forme.

122
CHABIN, Anne Marie, Le management de l’archive, Op. Cité, p.140
123
CHESNOT, Guy, Logiciels de bases de données, Paris, Vuibert, 2000, p.2

61
3 La Numérisation :
3-1Définition : La numérisation des documents ou archives : c’est la reproduction
d’un document qui existait préalablement sur un autre support (papier, film, …) en
mémorisant l’image de chaque parcelle du document en une suite de point binaire
0et1124, à l’aide d’une valeur numérique équivalent dans le système de codage adopté :
lettre « A », lettre « B », point noir ou point banc, suite de points d’une même couleur,
etc…Elle est censé respecter non seulement le contenu, mais aussi la forme du
document numérisé « ce qu’il dit et ce qu’il montre »125. Le document crée par cette
action de numérisation est appelé document numérique, ce qui n’et pas le cas pour le
document d’origine (papier ou film), des restaurations et retouches peuvent être
opérées sur le document par des logiciels spécialisés, sans pour autant en engendrer un
autre.

Opération de Numérisation d’un document archive

Document Numérisation Document Numérique


Principe de la numérisation

124
OSSAMA, François, Les nouvelles technologies de l’information : enjeux pour l’Afrique subsaharienne,
Paris, L’Harmattan, 2001, p.121
125
CHABIN, Anne-Marie, Le management de l’archive, Op. Cité, p.116

62
3-2 Les objectifs de la numérisation : ils peuvent être résumés en :
1) -La diffusion : le 1er objectif qui justifie une telle entreprise est sans nul
doute une meilleur diffusion dans des conditions optimales de communication et de
consultation avec notamment :
- Une reproduction rapide.
- Des coûts réduits.
- La communication des documents fragiles ou rares.
- L’accès à distance via Internet ou un Extranet.

2) -La préservation : Numériser pour sauvegarder ?


La reproduction numérique constituerait un nouveau mode de préservation et de
communication plutôt qu’un moyen de conservation (durée de vie du fichier
numérique non garantie à long terme)

3-3- L’infrastructure de la numérisation :


L’opération de numérisation fait intervenir des matériaux appelés périphériques de
numérisation, des scanners ou des appareils photos numériques, pilotés par des
logiciels qui gèrent le processus, le tout manipulé par des ordinateurs de grande
capacité, autour d’un réseau assurant les différentes étapes de l’opération, du scanning
au stockage et à la diffusion.
Dans un processus de numérisation, l’infrastructure est un élément d’une extrême
importance, qui influence sur les résultats obtenus, et la réussite de l’opération,
l’infrastructure doit être bien étudiée et choisie selon les normes.

63
Conception matérielle d’une opération de numérisation et d’archivage électronique de documents archives

Documents Scanners

Postes de Numérisation Poste de Traitement


(OCR )

Serveur

Supports de Imprimante Postes de Consultation Ordinateur Postes d’Indexation


Stockage Portable

64
3-4 Les étapes de la numérisation :
La numérisation des archives analogiques ainsi que de leur archivage numérique passe
par les étapes suivantes :
1) Le scanning : dématérialisation du document, et sa reproduction en fichier
numérique, pour les archives qui existaient préalablement sous la forme analogique,
souvent en papier, le scanning est la première étape permettant sa conversion en
document numérique, en vue d’un archivage électronique.

2) L’océrisation le format image issu de la scannérisation d’un document n’assigne


aucune structuration sémantique aux données contenues dans l’image, le texte écrit est
compris en tant qu’image et non en tant que suite de caractères intelligibles126, la seule
utilisation possible est l’affichage et l’édition. Pour que l’ordinateur soit en mesure
d’effectuer des traitements sur le texte il faut effectuer une opération de
reconnaissance optique de caractères (OCR : Optical Caracters Recognittion). Des
logiciels d’OCR ont été créés pour convertir une image en texte, ils permettent la
traduction de groupes de points d’une image numérisée en caractères. (Voire liste des
logiciels OCR)
L’utilisation d’un logiciel OCR pratiquant la reconnaissance optique des caractères,
est une opération très importante et obligatoire dans un processus de numérisation,
cependant il faut noter que ces logiciels sont sensibles à la qualité des formes de
caractères127, et à la qualité de l’écriture, et si le texte est peu visible, le taux d’erreurs
sera élevé.

3) Le formatage : un document électronique (numérique d’origine ou numérisé), peut


être constitué de texte, de sons, d’images, …Dans un système de GEIDE, il est
nécessaire, afin de réduire les coûts, d’optimiser le stockage donc de réduire le
« poids », c'est-à-dire le volume.

126
DHERENT, Catherine, Les archives électroniques : manuel pratique, Paris, Direction des archives de France
, 2002, p.49
127
EMPTOS, H. ; LE BOURGOIS, F., La reconnaissance dans les images numérisées : OCR et transcription,
Actes de journées d’étude, Lille, 16 et 17 janvier 2003, p.109

65
Des formats de stockage ont été développés et s‘appuient sur les principes de
compression suivants :
- Le format TIFF 128: permet une numérisation à haute résolution, il a pour objectif
d’obtenir une image de qualité suffisante pour permettre :
L’impression de bonne qualité
La consultation experte (analyse de détails de l’image par zoom)
Une réutilisation informatique, il est préconisé pour les textes, les fichiers issus de ce
type de formatage sont moins volumineux

- Le format JPEG129 (joint Picture Expert Group) : préconisé pour les photographies
couleurs, permet de réduire le volume de l’image dans un rapport de 10 à 40.
- Le Format ITU-T130 (définie par l’International Télécommunication Union -
Télécommunication : utilisé pour la transmission par fax
- Le format GIF131 : pour transmission d’image couleur en deçà de 256 couleurs
(logos), sur le Web, il a été remplacé par le format PNG moins volumineux.
- Le format PNG132 (Portable Network Graphics : utilisé pour le transfert sur Web

4) L’indexation : c’est le moyen d’identifier le document image afin d’établir un lien


entre la notice ou fiche du document et le ou les fichiers d’images correspondants, par
l’attribution d’un identifiant unique qui sera porté sur le document numérisé et sur la
fiche ou notice descriptive.
L’indexation comporte deux types de description d’un document :
Une description externe qui porte sur des données telles que la date, la source, le
producteur, et une description du contenu.
L’indexation peut être manuelle ou automatique

128
WESTBELL, Isabelle, AUBRY, Martine, La numérisation des textes et des images : techniques et
réalisations, Actes des journées d’études organisées à la maison de recherche, Lille, 16-17 Janv. 2003, p.42
129
PAVIE, Olivier, Numériser et retoucher ses images, Paris, S.&S.M., 1998, p.173
130
Observatoire des NTIC.DESS SID, Op. Cité, p. 47
131
CHABIN, Anne-Marie, Le document numérique, Op. Cité, p.204
132
WESTBELL, Isabelle, AUBRY, Martine, Op.Cité, p.43

66
L’indexation manuelle : condensation ou analyse constituée à partir du document, et
qui peut être complétée par la formation d’index où seront indiqués les descripteurs.
On peut utiliser pour l’indexation un logiciel sur mesure ou un logiciel prêt-à-porter
(Access, Winisis).
L’indexation automatique : actuellement c’est la plus utilisée, son mode le plus
courant c’est le full text : tous les mots sont extraits pour former un index général, les
mots outils sont exclus.
Il existe deux types d’indexations :
- Celle fonctionnant avec un index atomique (indexation simple) qui assimile les
indicateurs de contenu aux mots simples du texte.
- Celle fonctionnant par index complexe qui manipule les groupes de mots
aboutissant à des index plus spécifiques

5) le stockage: trois grandes familles peuvent être répertoriées comme supports de


stockage :

- Les mémoires optiques : tels que le disque optique numérique (DON), qui
peuvent stocker plusieurs centaines de Go, le DON-R133, les Cd-Rom, (640Mo),
le disque laser, ou encore le CD- Photos pour les archives avec une capacité de
stocker de 100 à 500 images.
- Les mémoires magnétiques : avec une capacité de stockage en Giga-octets,
avec les disques et bandes magnétiques, disquettes, disques durs, ou les bandes
en bobine. les disques magnétiques stockent jusqu’à 200 Go134.
- Les mémoires magnéto-optiques : supposant à la fois les technologies optique
et magnétique à l’image du Mini disc135.

133
CALAS, M.F. ; FONTAINE, J.M., la conservation des documents sonores, Paris, CNRS, 1996, p.85
134
FAVRE, Gérald, Fonds documentaires: un prestataire pour numériser, in Archimag, N°136, Juillet-Aout,
2000
135
FONTAINE, Jean-Marc, Conservation des supports d’archivage : les disques optiques enregistrables, in
Culture&recherche http://www.culture.gouv.fr/culture/editions/r-cr.htm

67
6- La diffusion :

La diffusion ou communication des archives peut s’effectuer de deux manières :


En ligne : par des réseaux informatiques internes (intranet), ou externe (extranet), aux
moyens d’ordinateurs interconnectés et selon objectifs de l’organisme136.

Hors ligne : en consultation sur place, mais également sur des supports ou médias

La diffusion dans un système GEIDE n’est pas systématique, on peut se contenter


d’une consultation des documents électroniques en le visualisant via un moniteur
possédant une résolution et une qualité d’affichage suffisantes.

La diffusion d’un système GEIDE donne les documents suivants : impression, fax,
publication sur Cd-rom, Web, …

136
OSSAMA, François, Op.Cité, p.125

68
3-5 Avantages de la numérisation des archives
L’entreprise d’une opération de numérisation des archives, bien qu’elle soit une action
coûteuse, nécessitant des moyens, humains, et matériels, elle assure certains avantages,
notamment en ce qui concerne :

- La sécurité des données : le processus de numérisation assure le passage de l’intégrité


des données lors de la dématérialisation137.

- Permet la réalisation de duplication des images en nombre indéfini, et sur différents


supports, sans rien perdre de la qualité de l’image numérisée138.

- Ralentie la dégradation des originaux, souvent due à la manipulation excessive.

- on peut procéder à des restaurations virtuelles et améliorer la qualité de l’image139.

- La pérennisation des informations140


Les images numérisées ne se dégradent pas avec le temps, il suffit de les
transformer sur de nouveaux supports en cas d’évolution technique

- Rapidité et simplification de l’accès à l’information :


Recherches automatisées diversifiées, par mots clés, noms, ou autre, selon
indexation réalisée bien évident.
Temps de réponse très réduits, l’ordinateur pouvant exécuter des opérations de
recherche très rapides.
Accès de plusieurs chercheurs au même document en même temps
Possibilité d’accès à distance

137
VARLAMOFF, M.-T. ; KREMP, V., IFLA: principes de conservation, paris, Ifla PAC, N°3, p.71
138
Idem
139
http://www.rlg.org/preserv/ diginews
140
DHERENT, Catherine, Op. Cité, p.17

69
4- Le traitement technique des documents numérisés
La numérisation des archives nécessite en plus du traitement scientifique
préalablement réalisé à l’exemple de l’indexation, un traitement technique accompli en
même temps ou à l’issu de l’opération de dématérialisation, sans quoi la pérennité de
la conservation et la lisibilité des documents seraient impossible : l’encodage qui
consiste à donner un format standard et ouvert, indépendant par rapport à l’évolution
des machines et des logiciels141, les ressources créées doivent être documentées au
moyen de métadonnées appropriées, qui devraient fournir une description détaillée et
cohérente des objets, et aider l’utilisateur à naviguer dans un environnement
informationnel donné.

4-1-Les métadonnées : la problématique des métadonnées est un enjeu majeur dans


la numérisation. Définies comme étant « des données sur les données »142, les
métadonnées renseignent sur le nouveau document numérique, permettant de
l’identifier et de le retrouver, c’est des informations associées au document numérisé
qui sont créés dans le déroulement même de l’opération de numérisation143 . Il existe
trois types de métadonnées
Métadonnées descriptives144 : se sont des informations sur l’identité du documents,
une sorte de notice bibliographique, qui permet d’effectuer la recherche des documents
numérisés dans un catalogue ou un instrument de recherche informatisé, elles peuvent
être exploitées par tout moteur d’indexation et de recherche approprié.
Métadonnées de gestion145 : gèrent les : stockage, migration, communication, et
conservation des documents numérisés à moyen ou long terme, un identificateur
univoque est attribué à chaque document numérique, en général il doit comporter

141
GAUDIN, Frédérique, quelle normalisation pour les documents numérisés en vue d’une conservation et
consultation à long terme, http://www.devinci.fr/
142
GUILIANI, Elisabeth, les métadonnées de la convergence à la normalisation, in Dossier de l’audiovisuel : les
archives télévisuelles à l’heure du numérique, N°93, Sep.Oct.2000, p.29
143
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr, les archives électroniques, Direction des archives de France,
visité Mai 2006
144
Initiative des métadonnées du Dublin Core, guide d’utilisation, version française,
http://www.bibl.ulaval.ca/DublinCore/usage guide-2000716fr.ftm, visité Juill 2006
145
CHESNOT, Guy, Logiciels de stockage de données, Paris, Vuibert, 2000, p. 164

70
l’identifiant de l’institution en préfixe, suivi de l’identifiant du document numérisé
(équivalent du n° d’inventaire)
Métadonnées de structure146 : consistent en la description des documents ou archives
numérisées, afin de pouvoir effectuer des recherches dans le contenue. Les modalités
de description à plusieurs niveaux de description, en respectant l’architecture des fonds
archivés.
Des réflexions tentent de normaliser ces éléments de métadonnées en réintégrant la
valeur archives des documents numérisés, à l’exemple de la provenance du document.

4-2- L’encodage147 :
L’un des principaux objectifs de la numérisation des archives est l’accès à distance,
qui permet d’étendre leur utilisation au plus large public, en les hébergeant dans des
bases de données ou dans des sites, sur le Web. Cependant, pour qu’un document
archives soit visible sur Internet (qu’il soit choisi pour son intérêt particulier ou parce
qu’il fait partie d’un corpus), il ne suffit pas qu’il ait été numérisé et indexé, (cela
nécessite un ensemble de compétences diversifié, formé, et suffisamment nombreux),
car numériser ne sert à rien si les documents reproduits ne sont pas décrits, organisés,
et repérables, et l’utilisation d’autres formats comme le XML ou le HTML devient une
obligation, et le recours pour leur traitement à des systèmes de codages est
inéluctable148.

La naissance de l’EAD (la description archivistique encodée) :


L’EAD est un standard destiné à numériser et encoder pour l’exploitation un type bien
déterminé de documents : les archives et les manuscrits. Le contexte de sa naissance
revient à la bibliothèque du congrès au USA, qui développait vers les années quatre-

146
BURESI, Charlette, CEDELLE-JOUBERT, Laure, Conduire un projet de numérisation, Paris, Enssib, 2002,
p.163
147
Initiative de métadonnées du Dublin Core, Guide d’utilisation version française,
http://www.bibl.ulaval.ca/DublinCore/usageguide-20000716fr.htmMetadata Encoding and Transmission
Standard (METS), http://www.loc.gov/standards/mets/
148
BLANCHETTE, François, Encodage, http://www.unicode.org

71
vingts, une norme de catalogage des manuscrits et fonds archives : la norme APPM
(archive, personal papers and manuscrits)149qui donnait les règles pour la description
des archives et manuscrits. Cependant ces outils, mêmes s’ils permettaient le repérage
d’un fonds dans un dépôt, ne permettaient le repérage d’un document particulier à
l’intérieur d’un fonds, il fallait donc trouver un système qui soit capable de restituer
une structure hiérarchique complexe.
La société des archivistes américains (SAA), en partenariat avec des experts du SGML
du secteur commercial, ont développé la première version ‘’alpha’’ du standard EAD
en février 1996, puis la version ‘’Béta’’ en novembre de la même année, et en 1998, la
première version officielle, une version mise à jour en 2002 dans sa version actuelle150,
elle est pensée dès le départ dans l’optique d’une diffusion des documents archives par
Internet, son principe est comment informatiser des données textuelles en gardant toute
la richesse du texte intégral. Utilisée au départ avec le langage HTML, qui est issu du
SGML, elle s’est vue actuellement le remplacer avec le XML qui également est issu
du SGML.

L’EAD est une définition de type de document (DTD) fondée sur le même principe de
description à plusieurs niveaux, que la norme internationale ISAD(G)151, elle a été
influencée par la DTD/TEI (Texte Encoding Initiative), et elle contient des éléments
comparables à certaines zones du format Marc152.
L’on notera qu’en 2001, une autre DTD, spécifiques aux archives, existe : l’EAC
(contexte archivistique encodé), compatible avec la norme internationale
ISAAR(CPF)153, complémentaire du format Unimarc, mais l’EAC, demeure un
standard peu utilisé par les structure d’archives en comparaison avec l’EAD.

149
QUEYROUX, Fabienne, EAD, la description archivistique encodée, Lille, C.S.U.L., 2003, p.75
150
Idem
151
CLAVAUD, F., Guide pour la mise en œuvre de la DTD EAD au centre historique des archives
nationales(CHAN), Oct.2004, http://www.culture.fr/culture/mrt/numerisation, visité en Sep.2006
152
SIBILLE, Claire, Description des archives, norme et outils informatiques, actes des journées européennes sur
la DTD/EAD et EAC, 7 -8 oct.2004, in Culture et recherche, N°103, Oct.-Déc.2004, p.17
153
CLAVAUD, F., Répertoire des notaires parisiens au centre historique des archives : l’application ETANOT
au format EAC, in Culture&recherche, N°103, Oct.-Déc., 2004, p.17

72
Le principe de fonctionnement du codage EAD consiste à placer dans le texte des
balises qui auront à encoder un type de texte intégral. Ces balises peuvent concerner la
structure du texte : un chapitre, ou un paragraphe, sa forme, et même le fond c'est-à-
dire son contenu, les balises peuvent à leurs tour, être précisées par des attributs.
L’EAD accepte douze niveaux hiérarchiques et plus s’il le faut, et ne limite pas la
taille du champ154.

154
Guide pour la mise en œuvre de la DTD EAD 2002 au Centre historique des Archives nationales (CHAN)
(version 4 pour le Web, octobre 2004)

73
5- La conservation à long terme des documents électroniques :

La conservation à long terme des documents ou archives électroniques ou numérisées


nécessite des efforts considérables155. Un document numérique ou numérisé se
caractérise par un certain nombre de risques ou d’inconvénients liés notamment aux
supports numériques, parmi lesquels :

 La fragilité des supports

Aujourd’hui, les supports numériques les plus fiables disponibles sur le marché ont
une durée de garantie de 50 ans (disques numériques en verre)156 ce support en verre,
haut de gamme, qui devrait être exigé dans toute opération de numérisation d’archives,
mais qui n’est accessible pour des raisons de coût qu’à certaines administrations ou
archives. Cette durée de vie est dérisoire par rapport à celle d’un bon papier

 L’équipement nécessaire à la lecture


Seul l’écrit offrant une lisibilité immédiate, tout document sous forme numérique
requiert donc un matériel spécifique157 pour pouvoir être consulté. Outre
l’investissement financier pour la mise en place de ces outils de lecture, il conviendra
de les renouveler fréquemment pour s’adapter aux supports futurs.

 La Migration des supports


L’évolution des supports impliquant une évolution des matériels, tout support ancien
devra être régulièrement réenregistré sur un support récent et performant158. La
stratégie de la migration, malgré de nombreuses critiques, semble être actuellement
l’unique chemin envisageable comme technique de conservation159.

155
CANELAS-ANOS, Magdalena, Gestion et utilisation des archives électroniques dans le contexte de la
mondialisation, actes du XIVème congrès international sur les archives, Séville, 2000, p.92
156
CALAS, M.F. ; FONTAINE, J.-M., La conservation des documents sonores, Paris, CNRS, 1996, p.151
157
CHABIN, Anne-Marie, L’archivage, in Document numérique, Op. Cité, p.93
158
Les besoins et les données techniques de préservation http://.ifla.org/IV/ifla67/papers/163-168f.pdf
159
THIBODEAU, Kenneth, Conservation et migration des documents électroniques, actes du XIVème congrès
sur les archives, Séville, 2000, p.93

74
 La Surveillance des supports
Contrairement au support papier, où des contrôles visuels permettent de détecter
d’éventuelles altérations, le support numérique défaillant ne peut pas faire l’objet
d’une détection préventive de sa dégradation. Ainsi, on se trouve contraint à la mise en
place de contrôles fréquents de l’état de conservation de documents électroniques très
sensibles160, et de leur lisibilité. Ces contrôles devront permettre de déceler le
vieillissement prématuré d’un type de support161, et ainsi hâter la migration sur des
supports neufs. En tout état de cause, les supports électroniques endommagés seront
dans la plupart des cas irrécupérables, et les données perdues. Il convient également de
contrôler les supports après chaque migration.

 Les effets pervers de la miniaturisation des supports


La miniaturisation a aussi ses inconvénients. Parmi les millions de disques numériques
que nous allons graver dans les années à venir, comment retrouvera-t-on un CD-ROM
de 10 cm et pesant 30 grammes, s’il est mal rangé, ceci équivaut à une perte162, et
perdre un CD-ROM aujourd’hui, représente l’équivalent de milliers de pages
imprimées.

 Des nouvelles compétences du personnel


Les archivistes vont devoir requérir des compétences informatiques de plus en plus
pointues163, et une grande technicité leur permettant d’utiliser et évaluer les futurs
systèmes de sauvegardes numériques ? Il ne s’agira plus comme naguère, de protéger
un fonds d’archives contre l’eau, le feu et les insectes, voire contre le lecteur, mais de
s’assurer de la validité et de la sécurité dans la mise en place de procédures
complexes164 visant à conserver une information dématérialisée.

160
Principes technologiques et organisationnels de préservation des documents numériques.
http://www-sv.cict.fr/adbu
161
DHERENT, Catherine, Op. Cité, p.52
162
VARLAMOFF, M.T., KREMP, V., Op. Cité, p. 71
163
Idem, p. 72
164
http://www.rlg.org/preserv/diginews

75
Chapitre III

La numérisation des archives en Algérie :


Etudes de cas

76
Introduction

A l’aube de ce troisième millénaire, poussée sans doute par la vague Internet, les
besoins en communication ont explosé, l’information se doit d’être accessible à tout
instant, de n’importe où, à tout ceux qui la demandent, d’où la nécessité de numériser
leurs fonds pour les entreprises, bibliothèques, centres de documentation, et
d’archives, ces derniers peut être à un degré de plus puisque les fonds qu’ils gèrent
n’existent que sous un seul exemplaire, un exemplaire parfois d’une grande valeur,
représentant un intérêt pour l’individu, comme pour la société, et qui doit donc être
préservé et conservé sur le long terme. En plus les chercheurs qui désirent les
consulter sont contrains parfois de faire de longues distances à cette fin, ces fonds
archives ont donc plus d’une raison d’être numérisées plus que tout autre type de
documents.
La réalité est pourtant tout autre chose, les archives en ce domaine de numérisation
accusent un retard remarquable par rapport aux bibliothèques, pour ne citer que celles-
ci, et cela sur le plan international même. De même que le secteur des archives en
Algérie est très en retard dans ce domaine ou cette politique de numérisation par
rapport aux archives étrangères.
Rares sont les quelques organismes ou services d’archives ayant compris l’importance
de ce processus et entrepris un projet dans ce sens.
Nous citerons suivant l’ordre chronologique, l’action des archives de la commune de
Tlemcen lesquels ont procédé depuis fin 2004 à la numérisation de tout l’état civil.
Le projet de numérisation de quelques fonds d’archives historiques, au niveau de la
direction des archives nationales.
Le ministère de la justice qui mène une politique de numérisation des minutes,
Opération commencée depuis quelques mois
Le service des archives de la Wilaya d’Alger qui entreprend depuis début 2006 la
numérisation de ses archives, l’état civil, et le fonds domaine communal pour l’heure
actuelle.
Et enfin nous citerons la numérisation des archives de la propriété foncière conservées
aux archives de la wilaya d’Oran.

77
1- Archives Nationales : Numérisation et gestion électronique des archives
1-1 Aperçu historique de la DGAN:
Crée en 1988, par le décret 88-45 du 1er Mars, en parallèle à la création du centre des
archives nationales, la direction générale des archives nationales, s’est vue attribuée de
nombreuses missions concernant la prise en charge des archives en Algérie, de la
valorisation de ce patrimoine, de la mise en œuvre de la politique de sa gestion et
communication, et entre autres, la prise de toute mesure pour l’acquisition des
techniques de restauration, de reproduction, et d’informatisation des archives. C’est
dans ce sens et dans un souci de préservation du patrimoine archivistique qui remonte
à l’époque Ottomane et l’amélioration des moyens techniques de consultation, que
l’institution des Archives Nationales a mis en place un projet de numérisation des
documents historiques, afin de pouvoir les transmettre aux chercheurs et générations
futures.
Ce projet entrepris depuis Mai 2005, est resté dans l’essai jusqu’au début 2006 où il est
rentré en pratique réellement, sous la responsabilité de la section informatique.

1-2- Les objectifs du projet :


- Sauvegarder la mémoire de l’Etat en conservant ce patrimoine sur un nouveau
support et en utilisant les services des nouvelles technologies appliquées de plus en
plus sur le plan international
- Rendre plus facile et plus rapide la communication de ces archives aux chercheurs

1-3 La mise en œuvre du projet


1-3-1 Etapes précédant l’opération
Tout projet a besoin de préparation l’anticipant, concernant son projet de numérisation
et d’archivage électronique, la DGAN a d’abord entrepris l’opération par
l’infrastructure nécessaire, sa mise en place, et la désignation des fonds concernés par
la numérisation.

78
Le choix du prestataire
Une fois la décision de numérisation de certains fonds historiques prise, il fallait
penser à qui confier cette tâche : un prestataire externe ou interne

Numérisation interne ou externe ?


Le facteur humain (archivistes, informaticiens) ne représentant pas un problème pour
la direction, en plus de l’état de la collection (archives anciennes datant) a amené
celle-ci à opter pour un développement interne.

La présence d’une section informatique au niveau de la DGAN, composée d’un


nombre assez important d’informaticiens (ingénieurs, techniciens), a amené les
responsables à leurs confier cette opération de numérisation, plutôt que d’aller
solliciter les services d’un prestataire extérieur qui ignorerait la finalité des archives et
donc ses comportements vis à vis de tells documents.

L’acquisition des matériels :


L’infrastructure matérielle étant un élément très important dans un système de
numérisation et d’archivage électronique, doit être décrite, il en est de même pour le
système mis en place qui a un rôle primordial dans l’opération. Ces deux éléments ont
un impact direct sur les résultats obtenus, ils doivent être parfaitement étudiés.
En perspective de cette opération la direction s’est dotée de l’équipement nécessaire :
Cinq postes Pc.
Six scanners (Deux scanners A3)
(Trois scanners A4)
(Un scanner pour microformes : microfilms et microfiches), mais qui n’a
pas encore été utilisé.
Un serveur (pc avec grande capacité)
Un juke-box : Robot pour le stockage et l’archivage automatisé
Supports de stockages

79
Ceci bien sur en plus du matériel qui existait déjà, puisque des opérations
d’informatisation ont eu lieu avant, et des bases de données étaient mises à disposition
des chercheurs. L’équipement de consultation existait donc déjà ;

L’acquisition des logiciels :


Une démarche de numérisation et de gestion électronique d’un fonds archives
nécessite en plus du matériel informatique, un ensemble de logiciels permettant le
fonctionnement du système, dans le présent cas les logiciels indispensables pour le
projet et acquis par la direction ont été :
‘’Laser- fiche ‘’, comme base de données de l’opération, incluant un ensemble de
modules, où chaque module est doté d’un logiciel effectuant une fonction précise :
Un logiciel de dématérialisation « Scanning »
Un logiciel de retouches
Un logiciel d’indexation
Un logiciel d’OCR
Un logiciel de formatage

‘’Q- Star HSM (hierarchical storage management)’’ : chargé de la programmation du


stockage automatisé, et de l’automatisation de l’archivage, et doté d’un logiciel de
gestion de la bibliothèque des volumes (Juke-box).

Un réseau interne (intranet): a été par ailleurs mis en place pour la diffusion des fonds
consultables.

-La mise en place d’un réseau informatique


Vu le volume important des archives à numériser, et le nombre importants des
archivistes et informaticiens, dont jouit la direction des archives nationales, en plus du
nombre important des chercheurs qui y accèdent quotidiennement, on opta pour une
décentralisation des traitements, et de la communication, où toutes ces structures ont

80
été reliées autour d’un serveur, avec comme solution un réseau interne offrant les
avantages suivants :
- Décentralisation de l'acquisition des documents numériques.
- Rapidité d'exécution.
- Cadence élevée d'importation des documents numériques.
- Décentralisation de la communication

81
Architecture du système de numérisation et d’archivage électronique à la DGAN

Numérisation Numérisation
OCR, Indexation OCR, Indexation

Scanner A4

Numérisation
OCR, Indexation

Scanner A3 Le Serveur

Juke-box
Compression
Stockage
Scanner A3 Scanner A3 Migration

Numérisation Numérisation
OCR, Indexation OCR, Indexation

Postes de consultation
Travail d’archivistes Travail d’informaticiens

82
Les fonds numérisés :
Une commission composée de responsables d’archives au niveau de la direction
(directeurs, sous directeurs) se charge de l’évaluation des fonds d’archives conservées,
afin de définir ceux qui seront concernés par l’opération, c’est ainsi que cette
commission a donné le feu vert de passer à l’action pour les fonds suivants :
L’ensemble du fonds de l’époque ottomane
Le fonds du croissant rouge algérien
Le fonds constitution algérienne
Le fonds traité de paix
Le fonds scouts musulmans
Le fonds CNRA (Conseil National de la Révolution Algérienne)
Le fonds GPRA (Gouvernement Provisoire de la République Algérienne)
Ces fonds historiques ont été choisis dés le lancement de l’opération, parce que très
demandés pour certains, et anciens, nécessitant un duplicata en communication pour
les autres.

Interface du projet de numérisation à la DGAN montrant les différents fonds


numérisés jusqu’à l’heure actuelle

83
1-3-2 Les étapes du projet :
Ce projet de numérisation et de gestion des archives à la DGAN, se divise en deux
grandes (principales) phases, dont chacune se subdivise également en plusieurs
étapes.
La première phase incombe aux archivistes, et consiste en la préparation des fonds à
numériser, dépoussiérage, traitement, indexation, numérisation, formatage,
Océrisation.
La deuxième phase incombe aux informaticiens qui se chargent de l’archivage
électronique, la conservation à long terme de ces archives numérisées, leur migration
vers d’autres supports dans l’avenir.
Ces deux phases liées formes un système GEIDE, qui commence par l’acquisition des
documents soit par numérisation, soit par importation de fichiers, et prends fin avec la
communication et la conservation de ces documents.
Ce système GEIDE offre:
- La possibilité de protéger les données contre les accès non autorisés ou mal
intentionnés. Un utilisateur autorisé doit être authentifié par le système lors d’une
tentative d’accès.
Voir Annexe 1
- Solution paramétrable et évolutive
-Solution paramétrable :
Ce système permet le libre paramétrage des métadonnées décrivant un document
(déclaration, modification, ajout, ou suppression des champs).
-Solution évolutive :
L’intégration de nouvelles applications grâce à des outils de développement associés
au système GEIDE.
(Exp. gestions des versements, gestion des magasins, modules d’impression…).
Interface ergonomique :
Une ergonomie Basée sur des Icônes et des Aides en ligne facilitant le travail sur les
différents logiciels de la base de données.
Voir Annexe 2

84
Première phase : se compose des étapes suivantes :
A- La préparation des fonds à numériser : comporte l’organisation, vérification du
nombre d’unités (liasses, boites, registres), et approximativement le nombre de pièces
ou de pages, ainsi que la vérification de l’état de la collection.

Dépoussiérage : afin de réaliser une bonne numérisation, c'est-à-dire des images


nettes, claires, et lisibles il faut procéder au dépoussiérage des feuilles, cette tâche
même si elle revient aux agents spécialisés, elle passe sous la supervision des
archivistes, responsables du résultas des images obtenues

Traitement : il est certain qu’un fonds non traité (tri, classement, cotation) ne peut
faire l’objet de dématérialisation, ni de gestion électronique, cependant ceci ne se pose
pas pour les archivistes, les fonds en question, dans leur totalité, ayant fait l’objet de
traitement préalablement.

B- La numérisation : les archivistes, chacun se charge personnellement du fonds sous


sa charge, de la dématérialisation page par page, ils affirment que le facteur temps,
important dans de telles opérations, n’est pas pris en considération à la DGAN, où on
ne se presse pas pour en finir, l’important c’est de réaliser de bons résultats, d’autant
plus qu’on a à faire à des documents d’une extrême importance et sensibilité en tant
qu’archives.
Le logiciel choisi permet une numérisation simple et efficace des documents, tout en
améliorant la qualité des images numérisées et l’acquisition automatique
d’informations.
Il répond à certaines exigences dont nous citerons:
- Sécurisation des données et de l’accès :
On peut numériser soit à partir du scanner (A4, A3), selon le format des documents,
soit importer un fichier issu d’un autre système (Exp.:fichier Word)
Voir Annexe 3

85
- Dossier scanné
Un document Image dans ce système représente un dossier d’archives composé de
plusieurs pièces.
Voir Annexe 4

- Confidentialité
L’application donne la possibilité de masquer certaines données sensibles ou non
communicables à un moment donné.
Voir Annexe 5

C- Le formatage :
Le format TIFF, a été décidé pour les images obtenues, puisque il s’agit globalement
de documents textes, notons que l’application prend en charge également les fichiers
son et image avec des formats correspondants.

D- L’indexation :
L’indexation des documents est une étape essentielle au bon fonctionnement du
système
A la DGAN, les archivistes après avoir introduit le document numérisé dans le
système, l’identifient en remplissant tout les champs de la carte index, préalablement
préparée, permettant ainsi de le retrouver facilement.
Pour l’indexation, la DGAN a opté pour le logiciel Microsoft Access
Voire annexe 6

86
E- Opération OCR ou Reconnaissance Optique des Caractères
L’OCR permet de transformer l’image en texte et d’indexer l’ensemble en « full-text »
ou « texte intégral » afin d’utiliser ce contenu comme index et faciliter ainsi la
recherche.
Le logiciel d’ OCR acquis par la DGAN, prend en charge les lettres Arabes et Latines
(dactylographiés).
Cette étape d’OCR ne peut concerner que les documents lisibles et en bon état, pour
garantir un bon résultat au moment de la recherche.
Voir Annexe 7

Deuxième phase
A fur et à mesure du travail réalisé par la première équipe des archivistes, l’équipe des
informaticiens accomplit son travail via le serveur. Elle procède à l’archivage
électronique, c'est-à-dire la sauvegarde et la conservation à long terme des archives
numérisées.

A- Le stockage des données


Le stockage est un élément essentiel du système GEIDE, il a été étudié avec minutie.
Vu le volume informationnel à stocker (des milliers voir des millions d’images de
différentes tailles), il a été impératif de penser au meilleur stockage des données.
L’institution des Archives Nationales a opté pour un matériel haut de gamme, le
JUKE-BOX. Ce matériel servira pour l’archivage définitif.
Ne seront stockées (on line) sur les disques durs du Serveur dédié à la GEIDE, que les
archives couramment consultées.
C’est une nouvelle technologie qui permet le stockage et l’accès à des capacités de
données s’étageant, par robot, selon Configuration de méga octet à des téraoctets.
Le Juke Boxe supporte la technologie UDO (Ultra Density Optical), et UDO RW
(réinscriptible).

87
Les médias sont manipulés dans le robot par un bras munis d’un « picker » qui peut
saisir les UDO des « slots » et les insérer automatiquement dans des lecteur/graveur
(le temps d’accès est en millisecondes, le taux de transfert est d’environ 3 à 6 MO/s).
Voir Annexe 8
Pour gérer cette technologie des éditeurs ont créé des logiciels spécialisés en matière
de stockage.
le « Qstar HSM (Hierarchical storage management)» reconnu mondialement a été
sélectionné pour la gestion des médias à la DGAN.
Il dispose de plusieurs fonctionnalités:
- Archivage automatique : les données sont stockées sur des disques ultra rapides qui
permettent une combinaison optimale de performances et de sécurité.
- Migration des données : (programmation sur une base horaire, journalière,
hebdomadaire ou mensuelle)
- Transportabilités des supports qu’ils soient au format sdf (standard data format) ou
UDF (ultra density format) les volumes logiques crées peuvent êtres déplacés
physiquement entre des plates formes UNIX ou Windows2000..
- Réalisation de Copy Disk Qstar une copie exacte des supports d’un jeu afin de
permettre le stockage des données en toute sécurité dans un endroit hors site.

B- La diffusion
Les fonds numérisés étant dans leur majorité des fonds historiques communicables, ils
sont à la disposition des chercheurs et consultables localement à la salle de lecture de
la direction sur le réseau interne (intranet) auquel les chercheurs accèdent « in line »,
via ‘’Internet explorer ‘’.
Il est à signaler cependant qu’aucun fonds numérisé n’est disponible sur le site de la
direction, la diffusion par Internet ou même à distance par Extranet, n’est pas une
priorité de l’ordre du jour, du moins à l’heure actuelle.

88
C- La recherche et la Restitution
Après avoir été numérisé, indexé, et stocké sur une mémoire électronique, le document
peut être destiné à la recherche.
Le système offre une possibilité de recherche à deux niveaux : simple ou avancée, et
multicritères, à travers : mots-clés, thèmes, termes géographiques, nom de personne,
titre, selon l’indexation préétablie.
Voir Annexe 9

Le résultat de la recherche sera un document image qui peut être constitué de plusieurs
pages. Le résultat indique le numéro de page et le nombre d’occurrences.
Voir Annexe 10

89
Analyse :
La direction des archives nationales a été le premier organisme à avoir entrepris un
projet de numérisation des archives historiques sur le plan national. la numérisation
était dans le but de la préservation du patrimoine archivistique ancien, sa sauvegarde et
son archivage à long terme sous la forme électronique, ainsi que sa mise à disposition
des chercheurs sous cette forme afin de préserver les originaux, sauf que le fait de
communiquer les fonds numérisés par le biais du réseau interne est un handicap pour
un bon nombre de chercheurs, il aurait été plus avantageux de penser à un réseau plus
vaste sous la forme d’un Intranet regroupant les centres régionaux, ou les universités,
ou même les diffuser sur le Web, à l’instar de ce qui se passe sur le plan international,
ceci aurait évité aux chercheurs de se déplacer jusqu’à Alger, d’autant plus que se sont
des fonds demandés et très consultés.
Concernant la mise en œuvre du projet du point de vue technique, et en comparaison
des autres projets étudiés, il faut dire que le projet de numérisation des archives mené
par la direction des archives nationales, parait être le plus étudié, fonctionnant plus au
moins selon les normes et exigences de numérisation.
D’abord par le choix des fonds à numériser, qui sont des fonds historiques, très
consultés et donc tout à fait communicables au public.
La conduite du projet par deux équipes spécialisées, la première composée
d’archivistes chargés du processus de numérisation, et la deuxième d’informaticiens
assurant l’archivage électronique.
L’application d’un traitement d’OCR sur les images numérisées
Le stockage sur différents médias : magnétiques (bandes), et optiques (Cd-R et DON),
et la gestion robotisée de ces médias : enregistrement, stockage, sauvegarde,
duplication, et migration.
La diffusion via un réseau interne (Intranet), et même si l’idéal c’est la diffusion à
distance, la diffusion par l’intranet pour un premier temps est un avantage pour les
utilisateurs qui peuvent consulter le même document en même temps.
Le seul point négatif est la non sauvegarde d’une image ‘’Brut du scan’’ avant le
formatage, qui servirait à changer de formats de diffusion notamment, ultérieurement
si c’est nécessaire.

90
2-Wilaya d’Alger : numérisation et conservation
Le service des archives de la wilaya d’Alger est le premier service de wilayas sur le
plan national à avoir entrepris un projet de numérisation de ses archives, opération
lancée en 2005 et qui se poursuit jusqu’à l’heure actuelle.

2-1-Aperçu historique :
Le service des archives de la wilaya d’Alger, un service très touché par les transferts
d’une grande partie de ses fonds vers la France à la veille de l’indépendance puisque
plusieurs tonnes d’archives furent envoyés à Aix-en –Provence, le conservateur en
place à l’époque n’ayant pas épargné jusqu’aux collections des journaux.
Les responsables actuels, et dans le but de préserver le patrimoine archivistique, et
surtout de faciliter la recherche ont entrepris un projet de numérisation d’une partie
des archives, avec en premier lieu les registres d’état civil, tables décennales, et
l’ensemble des archives du fonds domaine communale.

2-2 la mise en œuvre du projet


2-2-1 Etape préparatoire
La première étape, la plus difficile sans doute, a été de sensibiliser la hiérarchie quand
à la nécessité de la numérisation, puisque n’ayant pas une autonomie financière, il
fallait arriver à obtenir le financement de l’opération de la part de la wilaya.
Dépendant donc du secrétariat général de la wilaya à l’instar de tous les services
d’archives de wilayas, le service des archives de la wilaya d’Alger a présenté un
projet menu d’une étude détaillée en démontrant l’importance de l’opération, ses
objectifs, et son impact sur la recherche d’informations, la recherche administrative
notamment.
Une fois l’avis favorable reçu, le service se lança dans la préparation (rédaction) du
cahier de charge du projet en prenant soin -affirme le responsable du service- de
préciser les moindres détails du point de vue objectif, choix de matériels, et de
logiciels.
Une fois l’offre de marché lancée, le service reçoit la réponse ou l’offre de service de

91
deux prestataires privés intéressés par le projet, mais craignant les problèmes connus
avec le privé, en particulier le non suivi des projets, le changement d’activités, les
tarifs exagérés, le projet a été attribué au centre technique de l’information et de la
communication (CETIC), un prestataire étatique, expérimenté et ayant prouvé son
savoir faire dans des projets similaires, ou de gestion d’information.

Domiciliation du projet : prestation interne


Concernant la domiciliation de l’opération, et vu l’état des documents à numériser qui
sont des archives anciennes dont l’état ne permet pas le déplacement et qui en plus
sont continuellement demandées par l’administration et le public, a contraint les
responsables à opter pour une numérisation interne au niveau du service même, où un
espace a été aménagé à cette fin.

Acquisition du matériel
Le service ne disposant pas à son niveau d’assez d’infrastructure pour un projet d’une
telle ampleur, les responsables étaient dans l’obligation d’acquérir le matériel
nécessaire à cela. Un équipement acquis en deux parties :
On acquit donc dans le première partie :
- 05 Pc dont :
Un serveur Ram512, extensible à 4Go
04 Micro-ordinateurs : 3.00GHZ, Ram520, Disque 80Go
Contrôleur RAID (3 disque dur 37GO pour un total de 219 GO
Graveur DVD
DVD-R (Worm)
Quatre scanners
Un scanner pour documents reliés (A3 – A4) : la Flasheuse.
Voir Annexe N°11
Un scanner A0 pour les documents grands formats, de marque Xérox Océ 4030, avec
résolution de 600dpi, noire et blanc et gris, d’une vitesse d’une page par seconde.
Voir Annexe N°12

92
Un scanner A4 à plat de marque Fujitsu Fi-4120c, avec une vitesse de numérisation de
25ppmn. à 200dpi
Un scanner A3 pour à plat de marque Fujitsu, pour documents dépassant
(210mmx297mm)
Dans la deuxième partie du matériel acquis, l’on fera la commande de quatre autre pc
et quatre scanners (3 A4 et 1 A3) avec les mêmes caractéristiques
Le montant de la totalité des équipements s’élève selon le chef de service à environ 9
millions de dinars (900 millions de centimes), le scanner A0 coûtant à peu prés 3
millions de dinars, même prix pour la flacheuse.
Actuellement le projet met en marches huis stations de numérisations, pour huis
archivistes- documentalistes.

Les logiciels :
Un logiciel d’acquisition « Harmony » qui se compose de deux éléments
‘’ Puccini’’ outil d’acquisition des documents, de recherche, de visualisation, et
d’impression
‘’Rossini’’, gestionnaire de stockage multi support, multi localisation (archivage
automatique sur supports normés.
Logiciel ‘’VRS’’ : VirtualReScan , module pour l’amélioration des images
numérisées.

Des garanties variant entre six mois et une année ont été requises pour l’ensemble de
l’infrastructure : matériels et logiciels.

L’installation du matériel et du réseau


Le service ne disposant pas parmi son effectif de spécialistes en informatique,
l’installation du matériel et du réseau a été attribuée et garantie par le prestataire.

93
94
La formation du personnel :
La formation du personnel était l’une des conditions exigée par le service lors de
l’élaboration du cahier de charge. Une formation de six mois a été garantie par le
prestataire à l’ensemble des archivistes en poste.

2-2-2 Les étapes de la numérisation et de l’archivage électronique:


A- Phase préparatoire :
Consiste au Traitement des fonds concernés par la numérisation : à l’encontre des
archives concernées par la numérisation à la direction des archives nationales qui
étaient préalablement traités, les archivistes de la wilaya d’Alger procédaient d’abord
par le traitement (indexation) des fonds à numériser, en utilisant le logiciel Microsoft
Access, opération indispensable pour toute numérisation ou gestion électronique,
chaque archiviste se chargea donc d’indexer le fonds qu’il devait numériser.

B- La numérisation :
A chaque archiviste incombe la tâche de numérisation du fonds qu’il a traité. Le
scanning ainsi que toutes retouche ou restauration effectuées sur les images, sont
assurés par l’archiviste.
Lors du scanning s’affiche une fenêtre offrant la possibilité de numériser avec
retouches ou sans retouches ou restaurations, le responsable de l’opération effectue son
choix par rapport à l’état du document.
Voir Annexes avec N° 13 et 14
Ainsi et jusqu’à l’heure actuelle ( Nov.2006), après plus d’une année du lancement de
l’opération ont été numérisées les fonds suivants :
Etat civil : opération lancée comme test puis interrompue en attendant de terminer
avec le fonds du domaine communal qui a vu la mobilisation de toute l’équipe des
archivistes chargés de l’opération de numérisation.

95
Fonds domaine communal : fonds presque numérisé dans sa totalité, avec environ
200.000 pièces scannées.

Interface du logiciel de numérisation démontrant les fonds numérisés

C- Le formatage :
Les documents dans leur majorité sont numérisés sous format TIFF, étant donné qu’il
s’agit de documents textuels (format texte), les rares documents comportant des
images ou photographies, sont scannés sous format JPEG.
Après acquisition, chaque image est d’abord convertie en format PDF puis attachée à
la fiche indexée lui correspondant.
Voir Annexe 15

96
D- L ’OCR :
Les archives numérisées à la wilaya d’Alger sont scannées sous format image,
l’opération d’OCR (reconnaissance optique de caractères), c’est à dire la conversion
du document scanné en mode image en mode texte, n’est pas pratiquée à la wilaya
d’Alger.

E- La diffusion :
Les documents numérisés sont diffusés en format PDF, c'est-à-dire que lors de la
recherche s’affiche sur écran pour les utilisateurs le fichier en mode PDF, ce format a
été privilégié par les responsables parce qu’il n’autorise pas de modifications ou
rectifications, bien que jusqu’à l’heure actuelle, seuls les archivistes en poste, peuvent
avoir l’accès aux archives numérisées puisque se sont des fonds non communicables
au public (Etat civil et domaine communal).

F- Le stockage :
Les fonds numérisés sont compressés dans le but d’être stockés sur des supports autres
que le disque dur du serveur. Le service des archives de la wilaya d’Alger a choisi de
stocker ses fonds numérisés sur deux supports différents, puisque la multiplication des
supports est très conseillée en archivage électronique pour pallier et prévenir toute
détérioration ou perte.
Il a été question donc de stockage sur CD-R et DON.

97
G- La recherche :
La recherche se fait sur la base de données (l’élément du système) ‘’Puccini’’ où a été
importée la base de données préalablement traitée sous Access, car ne l’oublions pas
on ne peut pratiquer la recherche sur les documents scannés, étant donné qu’ils le sont
en mode image qui ne permet que la visualisation ou l’impression et non la recherche.
La recherche est multicritères selon les champs que contient la base de données, tel
que cela apparait sur l’image suivante :
Voir Annexe N° 16

L’affichage du résultat de la recherche peut donner lieu à l’affichage de l’image


scannée correspondante, si on le souhaite, puisque à l’issue de l’opération de
numérisation, le fichier et formater en PDF, et ce dernier attaché avec la fiche indexée
lui correspondant.
Voir Annexe n° 17
La recherche ainsi que la diffusion sont monopostes à la wilaya d’Alger, et ne peuvent
y accéder que le personnel chargé de l’opération ou le chef service.

98
Analyse
Le service des archives de la wilaya d’Alger avait comme principal objectif de la
numérisation d’une partie de ses archives, selon le premier responsable du service, la
communication administrative c'est-à-dire rendre plus facile et surtout plus rapide les
recherches et les réponses au profit de l’administration, pourtant il est une évidence
que la dématérialisation des archives serve en premier lieu la communication, et à
distance notamment, et en second lieu la préservation.

Concernant la mise en œuvre de projet de la wilaya d’Alger, ce qui saute aux yeux dès
le début c’est son ampleur du point de vue infrastructure et ressources humaines, à
comparer même avec celle de la DGAN, qu’elle dépasse, et quand on sait que le
volume des fonds archives conservés au niveau de la wilaya d’Alger est inférieur par
rapport à ce qui est conservé aux archives nationales, et n’atteint même pas le quart de
ce qu’il ya aux archives de la wilaya d’Oran. Ceci pour dire que les moyens financiers
dégagés pour l’opération, ainsi que le nombre des ressources humaines mobilisées,
avec huit archivistes, ne reflètent pas à vrai dire le travail réalisé, encore moins les
objectifs visés.
Concernant le procédé technique, ce qui est à signaler c’est la non prise en
considération dans le système mis en place, de certains éléments pourtant
indispensable dans toute numérisation à l’exemple de la reconnaissance automatique
des caractères, ce qui rend impossible les recherches sur le document numérisé, et qui
sont plutôt effectuées dans une bases de données à part, alors que dans les projets de
numérisation qui sont entrepris sur le plan international la question de l’océrisation ne
se discute plus vue ses avantages, d’autant plus que les logiciels OCR existants sont
de plus en plus pertinents et actuellement même les écritures manuscrites peuvent être
reconnues automatiquement.
Le système d’archivage dans ce projet est également à discuter puisqu’il n’utilise
aucun support magnétique pour le stockage, ces supports étant moins fragiles que les
supports optiques, et avec plus de longévité sont conseillés pour le stockage sur le long
terme , notamment des archives dématérialisées.

99
Mais l’inconvénient capital de ce projet réside dans le fait de l’absence totale d’une
volonté, même sur le moyen ou long terme pour la diffusion de ces fonds qui sont
d’ailleurs non communicables, et il n’y est admis l’accès à aucune personne à
l’exception de ceux qui l’exécutent, ce qui s’oppose au principe de la numérisation des
archives qui demeure la communication en particulier à distance.

100
3- Wilaya d’Oran : numérisation de la conservation foncière
3-1 Aperçu historique
A défaut de l’existence d’un centre régional pour les archives à Oran, le service des
archives de la wilaya d’Oran, se charge de la conservation en même temps des
archives intermédiaires des différents services de la wilaya, et des archives historiques,
en particulier celles d’avant 1962. Ayant été moins touché par les transferts de ses
fonds vers la France à la veille de l’indépendance, par rapport à ceux d’Alger et de
Constantine, il abrite donc en son sein, un important patrimoine d’archives mis au
service de l’administration, du public, et des chercheurs.
Les efforts des conservateurs de ces fonds sont concentrés sur la mise en place de tous
les moyens permettant leur préservation, ainsi que leur mise à disposition des
différents usagers. C’est justement dans ce sens qu’à partir de Septembre 2006, et en
partenariat avec la direction des domaines, le service des archives de la Wilaya d’Oran
entama sa première expérience de numérisation d’une partie des archives conservées à
son niveau.
Ce projet s’inscrivait donc dans une politique plutôt ancienne consistant à la
conservation des archives de valeur, servant la recherche et les intérêts personnels, sur
des supports autres que le support d’origine papier en mauvais état.

3-2 La description du projet :


Le projet d’archivage électronique à la Wilaya d’Oran concerne à l’heure actuelle
uniquement le fonds des hypothèques, c'est-à-dire les registres des titres et actes de
propriétés du foncier conservés au niveau du service des archives de la wilaya d’Oran.
C’est donc en partenariat avec la direction des domaines, organisme producteur de ces
archives, et qui continue de les utiliser à des fins administratives afin de répondre aux
demandes des citoyens, en détachant une équipe constituée de trois employés au
niveau de la wilaya, que ce projet est mené.
Ce fonds qui se constitue de 3839 registres, datant de1865à 1913, concerne l’ensemble
des villes du département d’Oran de l’époque coloniale, à savoir : Sidi Bel Abbes,
Mostaganem, Mascara, et Oran.

101
3-3 Les objectifs du projet
La direction des domaines visait l’acquisition d’une copie sous forme électronique à
son niveau dans le but de l’exploiter dans ces recherches quotidiennes au profit du
public, puisque ne pouvant conserver les originaux en son sein pour des problèmes
d’espace, et de conservation, et de ne pas continuer d’être contrainte de déléguer une
équipe au niveau des archives de la wilaya d’Oran.
Le service des archives de par sa mission envers les patrimoines archivistique visait la
sauvegarde de ce fonds si important, et sa conservation sur le long terme, vu que son
état commençait à se détériorer.

3-4 La mise en ouvre du projet


3-4-1 Etape préparatoire
A- Les ressources humaines :
Le projet est mené par une équipe composée de trois informaticiens, un ingénieur, un
ingénieur d’application et un technicien, qui s’occupent du coté technique du projet
c'est-à-dire l’opération de numérisation, d’agents d’administration qui assurent la
préparation des lots à numériser.

B- L’infrastructure
La direction des domaines s’est engagée à acquérir le matériel informatique nécessaire,
ainsi que les différents logiciels indispensables
De sa part le service des archives de la wilaya d’Oran s’est mobilisé pour aménager le
laboratoire devant abriter l’opération, s’est engagé à préparer les documents qui seront
numérisés, et à assurer leur traitement préalable, notamment en ce qui concerne leur
indexation, opération nécessitant beaucoup de temps et de moyens humains.

B-1 Le matériel informatique


Quatre micro ordinateurs de grande capacité furent acquis, deux scanners à plat de
forme A3, de marque Fujitsu, deux micros serviront comme station de
dématérialisation, un comme poste d’indexation, et un comme serveur et poste

102
d’archivage, d’autre postes servant de station de consultation par réseau, seront
implantés au niveau de la direction des domaines.

Deux graveurs CD, et deux graveurs DVD avec lecteurs


Un juke-box est prévue afin de manipuler (stocker, gérer, archiver) les médias, il fait
l’objet d’une commande et sera normalement livré.

B-2 Les logiciels


Le logiciel Autark DGAN Algérie a été développé en vue de l’archivage numérique
des fonds en question, il comprend les outils de numérisation, d’OCR, d’indexation, de
gravure et d’archivage électronique, dans un standard de gestion documentaire, et
piloté par un pilote Twain assurant la cohésion entre ces différents logiciels

Les différents composants du système Autark


Autark Algérie n’est pas un programme unique, mais un ensemble de cinq modules
chargés chacun d’une partie du système global
1- Autark-scanner, qui numérise les documents analogiques et génère les fichiers de
contrôle destinés à la suite du traitement.
2-Scan2CD, qui grave sur CD-R les fichiers générés en 1ère session
3- Autark Index, qui permet d’indexer les fichiers images présents sur le CD-R, avec
création d’une base de données recevant les données d’indexation
4- Index2CD, qui grave sur CD-R la base de données générée en 2ème session
5- Autark DMS, qui importe dans un système de gestion documentaire les fichiers
images et données d’indexation correspondantes. La mise à jour courante
(scannérisation, indexation et archivage) ainsi que la correction de l’indexation sont
également possibles avec Autark DMS.

103
104
3-4-2 Les étapes de l’archivage numérique du projet
A- Phase préparatoire
Les fonds concernés par la numérisation étant préalablement classés par wilayas, et
chronologiquement, ne nécessite que l’indexation qui est réalisée par l’équipe chargée
de la numérisation.

B- La numérisation
La scannérisation : le logiciel acquis permet la dématérialisation selon divers modes,
mais pour des raisons de volumes, liées au stockage des données, les documents sont
scannés en mode demi teinte (gris) ou en mode trait, et cela par rapport à l’état des
documents, et à leur visibilité, puisque ce sont des modes qui ne demandent pas
beaucoup de place pour le stockage, de même que le niveau de la résolution choisie, et
pour les mêmes raisons est à 200 dpi.
Voir Annexe 18
Quand aux images scannées elles ne sont enregistrées qu’après visualisation et
contrôle
Voir Annexe 19

C- Le formatage :
Notons qu’Autark génère la numérisation des fichiers images dans un format spécial
TIF, un format qui n’est pas reconnu par d’autres logiciels de traitement graphiques tel
que pain shop pro et …, et ne peut être traité que par des modules d’Autark,ceci était
dans le but d’éviter que :
Les documents générés par Autark puissent être manipulés par traitement graphique
puisque se sont des archives
Des documents autres que ceux générés par Autark puissent être intégrés dans le
système.

105
D- Le stockage
Juste après la scannérisation, la vérification, et enregistrement l’image scannée est
immédiatement gravée ou stockée sur CD-R, en double exemplaire, en vue d’une
conservation à long terme, la session Scan2CD se charge de graver en une seule passe
les fichiers scannérisés sur un CD vierge en faisant en sorte que :
Tous les fichiers scannérisés trouvent de la place sur le CD
Laisse suffisamment de place sur le CD pour graver ultérieurement la base de données
d’indexation
Voir Annexe 20

E- l’indexation :
Le logiciel Access a été choisi pour indexer les données relatives aux documents
numérisés, il est inclus dans les modules du système. Une base de données contenant
plusieurs champs a été conçue dans ce sens. Lors de l’indexation des données, le
document scannérisé apparait à gauche de la zone de saisie, afin de faciliter
l’extraction des données, les zones en rouge permettant le repérage des actes doivent
être obligatoirement remplies, les autres sont facultatives. Notons que le nombre élevé
des champs que contient la base de données, l’écriture manuscrite difficilement
déchiffrable, le volume des fonds concernés par l’opération contraint les archivistes
à ne remplir que quelques zones nécessaires pour la recherche, les autres le seront
ultérieurement, il est claire que l’indexation est l’opération la plus couteuse et la plus
lente dans tout projet de numérisation.
Le système permet sans difficultés toute correction, ou de suppression de données
indexées.
Gravure et stockage des données d’indexation :
Tous les attributs ou mots-clés saisis lors de l’indexation sont stockés dans une base de
données : Autark-algérien.mdb
Cette base de données est gravée dans une deuxième session sur le CD contenant déjà
les fichiers numérisés lors de la première session
Voir annexe 21

106
F- La reconnaissance optique de caractère
Bien qu’un logiciel d’OCR fut acquis et fait partie des modules du système, il demeure
qu’il na jamais été utilisé jusqu’à l’heure actuelle, et ce pour la simple raison qu’il
n’est capable de reconnaitre que l’écriture saisie ou dactylographiée, caractères arabes
compris, et que les documents concernés par la dématérialisation jusqu’à l’heure (actes
de vente, et de propriété) sont tous manuscrits, ce qui contraint les chargés de
l’opération à effectuer les recherches sur la bases de données contenant les
informations indexées et qui est archivée en même temps et sur le même support que
les images scannées.
Voir annexe 22

G- La recherche :
Les fichiers numérisés et fichiers d’index créés dans le cadre de la saisie rapide sont
importés en batch du CD gravé (1ère et 2ème sessions) dans les archives gérées par
Autark. Lors du transfert, les données importées font l’objet d’un contrôle automatique
de vraisemblance.
Une fois que ces données ont été correctement transférées aux archives, toute
recherche ou modification de l’indexation peut alors s’opérer à loisir sur le module
Autark-dms.exe
Voir annexe 23

H- La diffusion : la diffusion au grand public n’est pas un objectif dans ce projet étant
donné qu’il concerne dans sa première étape, et jusque là, la numérisation du fonds
conservation foncière dans le but de le conserver sur le long terme, par contre ce qui
est prévue c’est la diffusion par réseau (Intranet) pour la direction des domaines, c’est
d’ailleurs dans cette perspective qu’une station du système fut implantée au niveau du
siège de la direction, seulement elle n’est pas encore fonctionnelle puisque le réseau
n’est pas encore mis en marche. Par ailleurs il est possible d’avoir une copie des actes
recherchés au profit des demandeurs par impression.

107
Analyse
Pour le fonds des hypothèques conservées au service des archives de la wilaya d’Oran
la numérisation a été entreprise dans un but de préservation et de communication
administrative.
Concernant la conduite du projet, et après une étude minutieuse, il a été remarqué que
le système mis en place est un système très performant, conçu conformément aux
exigences, et techniques de numérisation à l’exemple de la conservation des images
‘’brut du scan’ avant de les formater ce qui permet de changer de format
ultérieurement si on décide de changer le mode de diffusion, ou encore la présence
d’un logiciel d’OCR, bien que ce dernier ne permet de reconnaitre que l’écriture
imprimée ou dactylographié, puisque il fut acquis à l’instar de l’infrastructure
matérielle et logicielle en 2001, alors que les logiciels OCR capables de reconnaitre
l’écriture manuscrite n’existaient pas encore. Le système prévoit l’implantation d’un
juke-box qui permettrait la gestion automatisé des médias de stockage, et des
migrations, et enfin avec l’installation d’un intranet au niveau de la direction des
domaines, le service producteur de ces documents et le service des archives de la
wilaya d’Oran, lieu de leur conservation.
Le seul, mais grand inconvénient de ce système, est le fait qu’il ait été conçu et monté
à l’étranger, en Allemagne plus exactement, ce qui rend la sollicitation du prestataire
en cas de besoin, très difficile, d’autant plus qu’il fut acquis en 2001, et n’a été
fonctionnel en Algérie qu’en 2006, et encore que les informaticiens ayant subi le stage
pratique ne sont pas ceux qui le mènent actuellement, ce qui rend la tâche de ces
derniers difficile en cas de pannes qui durent parfois des semaines et même des mois,
et qui se retrouvent parfois avec une seule station fonctionnelle, et si aucune solution
n’est trouvée dans l’immédiat, il est certain que ce projet ira droit à l’échec. Ceci, il
faut le dire entrave beaucoup le cheminement du projet et surtout en ce qui concerne le
calendrier temps tracé, d’ailleurs la question à laquelle on n’a pas eu de réponse c’est
pourquoi avoir sollicité les services d’un prestataire étranger, s’il existe plusieurs
prestataires en Algérie, privés ou étatiques, ainsi que les spécialistes en informatique
capables de réaliser des systèmes de numérisation d’archivage électronique très
performants.

108
Conclusion

L’archivage électronique des documents analogiques comme option de conservation


sur le long terme étant une problématique très discutable, c’est donc leur diffusion qui
s’impose comme principal objectif des projets de numérisation. Nos services
d’archives doivent prendre cette évidence en considération, et œuvrer dans ce sens.

Cependant, et bien que la durée de vie de ces supports soit mal connue, et sujet de
débat, ceci ne diminue en rien la nécessité de numérisation des archives, notamment
les plus précieuses et les plus consultées, puisque les formes d’origine ne sont pas non
plus durables, de même que le document numérique offre la possibilité de réalisation
de copies, d’autant plus que les supports utilisés pour stocker l’information numérisée
connaissent une baisse de coût remarquable, ce qui les rend facilement duplicables, et
peuvent être ainsi conservés en des lieux différents. La conservation des archives
analogiques sous la forme numérique devient donc le second objectif, un objectif qui
nécessite la prise de certaines exigences

Les projets de numérisation qu’on vient d’étudier sont de récentes expériences


entreprises par d’importants organismes d’archives sur le plan national, censés
conserver en leur sein des patrimoines historiques de grande valeur.
Cependant, si ces trois structures ont les mêmes fonctions à savoir préservation,
conservation, et communication du patrimoine archivistique, il demeure qu’ils n’ont
pas visé les mêmes objectifs lors de l’entreprise de la numérisation de leurs archives,
que l’objectif de préservation a souvent été privilégié par rapport à la communication,
et bien qu’ils visent tous – à différents degrés – la conservation à long terme de ces
documents par le processus de numérisation, aucun de ces organismes n’utilise les
bandes magnétiques pour la conservation des archives numérisées pourtant connues
par leur longévité supérieure, et par leur fragilité inférieure, par rapport aux supports
numériques, de même que la diversité ou variété des supports de stockage est

109
recommandée dans de tel projets. Il en est de même pour les disques en verre pourtant
conseillés pour le stockage des archives numérisées sur le long terme.

Mais en dépit des quelques lacunes remarquées et déjà cités, et concernant les points
positifs, il faut reconnaître que ces organismes ont été les premiers sur le plan national
à avoir utilisé les nouvelles technologies dans le secteur des archives, ils ont le mérite
d’avoir tenté de sauver le patrimoine archives de la perte, aussi tardive qu’elle peut
être, puisque des fonds tel que le fonds ottomane, sont dans un état qui ne permet pas
leur consultation par les chercheurs, ni leur conservation sur le long terme, il en est de
même pour les archives de l’état civil et des hypothèques des wilayate d’Alger et
d’Oran, des fonds dont la numérisation est indispensable et même urgente vu leur
importance pour l’administration comme pour le citoyen et qui en plus sont dans un
état parfois lamentable.

L’idéal pour les organismes d’archives qui entreprennent des projets de numérisation
de leurs archives, est qu’un document numérique puisse servir au même titre que
l’original. Actuellement, dans les pays où la numérisation des archives, et l’archivage
électronique connaissent un grand essor, les législations, permettent théoriquement
une acception large de la signature électronique.

Concernant la conduite de tels projets, et notamment en ce qui concerne les techniques


et traitements appliqués quelques remarques sont à présenter.
Il est clair qu’il ne serait pas intéressant de tout numériser, que toute opération ou
projet de numérisation doit d’abord faire l’objet d’une évaluation des fonds à
numériser, d’une préparation ainsi que d’une étude scientifique et technique
précédent le projet

Le matériel et les logiciels de numérisation doivent faire l’objet d’une étude


approfondie étant donné qu’il existe actuellement sur le marché une multitude de
matériels et de logiciels de numérisation, les responsables doivent acquérir ceux qui
répondent le mieux à leurs besoins par rapport à l’état des collections, et à leur

110
volume, un logiciel nécessaire à la lecture de données peut s’avérer ne permettant pas
de convertir les fichiers crées avec des versions précédentes, il est de même pour les

supports puisque une conservation à long terme est aussi l’affaire de fiabilité des
supports et de pérennité des matériels.

Le coût et la durée de l’opération doivent faire l’objet de calcul. La numérisation est


une opération séduisante pour la conservation et la communication des documents,
Néanmoins, il ne faut pas occulter les problèmes financiers que pose une telle
opération, ayant un coût par rapport au matériel utilisé, au niveau de travail souhaité. Il
est de même pour la durée espérée pour l’accomplissement de l’opération et qui
dépend des moyens financiers, humains, et du volume du fonds à numériser.

Il faut également savoir que la numérisation n’est pas une fin en soi, que les
technologies évoluent de façon remarquable, l’après numérisation est aussi sérieuse
que la numérisation même, le plus intéressant est de garantir une conservation à long
terme de la matière numérisée. La technique de la migration assure la pérennité des
données et informations chaque fois que cela devient nécessaire. Elle impose une
veille technologique permanente. Cela implique soit que les Archives comptent dans
leurs effectifs des personnes averties de l’évolution des langages et des outils, soit
qu’elles puissent trouver de telles compétences auprès du service informatique de
l’organisme dont elles dépendent ou auquel elles sont rattachées

111
Chapitre IV
Contribution à la mise en œuvre d’un projet
de numérisation des archives

112
Introduction

La problématique de numérisations n’est plus sujet de débat à l’heure actuelle, et


notamment pour les archives qui ont plus d’une raison d’être numérisées, et dans les
plus brèves délais. Les services d’archives et afin de valoriser leurs patrimoines et les
diffuser à un large public, font de plus en plus recours à d’autres moyens de
conservation et notamment de diffusion. Les nouvelles technologies se sont imposées
comme outils indispensables à la gestion de l’information, et ce, quel qu’en soit le type
ou le support.

En effet, l’avancée technologique des TIC (Technologie de l’information et des


communications) fait que toute information est représentable sous format numérique.
Les archives étant une matière d’information particulièrement importante devraient,
donc, tout particulièrement, bénéficier des avantages que lui offrent ces technologies,
et ce, malgré quelques risques liés à la nature de ces technologies. La présentation ou
la diffusion des archives sous la forme numérique, par le biais des nouvelles
technologies, stipule d’abord leur conversion sous la forme numérique par le processus
de numérisation. Un processus auquel les services d’archives font recours de plus en
plus.

La numérisation dans les archives est un domaine en pleine évolution et une occasion
d’échanges et de collaboration entre les services d’archives. Cependant conduire un
projet de numérisation n’est pas une fin en soi, ni une décision qui s’improvise, il doit
être le résultat de réflexions organisées, raisonnées, étudiées, fixant les objectifs d’une
telle entreprise par rapport aux moyens humains et financiers de l’organisme.
Maitriser les techniques de la numérisation, est une contrainte que doivent satisfaire
ces services avant de s’engager dans un tel projet.

113
Dans ce chapitre l’on tentera de donner ou de définir les principales exigences pour sa
réussite, à partir de ce qui a été relevé des cas étudiés, en comparaison avec ce qui se
pratique par les services étrangers, et ce que proposent les spécialistes dans le
domaine, et ce afin d’essayer de rappeler les lignes directives que doit suivre tout
service entreprenant un tel projet.

114
1- La Conception d’un projet de numérisation des archives

A- La prise de décision :
Décider de dématérialiser un fonds ou les fonds d’archives dont on assure la
conservation, est le premier acte que prennent les responsables ou gestionnaires d’un
centre d’archives, et auquel doivent penser tous les organismes chargés de la
conservation d’archives actuellement, un pas qui sera suivi d’un rude et long travail si
on veut mener notre projet selon les règles.

B- Etudier la faisabilité : déterminer la faisabilité de l’opération de numérisation en


vérifiant la qualité du signalement et l’état de conservation des documents, leurs
caractéristiques techniques externes (format, support, lisibilité), et l’adéquation entre le
coût de l’opération et le budget disponible, le public visé afin de déterminer les choix
techniques (la résolution et le poids des images) est l’autre acte qui doit suivre la
décision de numériser sans quoi il ne connaitra le succès.
.

C- Déterminer le corpus : c’est évaluer afin et déterminer le ou les fonds qui seront
concernés par la numérisation, l’identification des fonds à numériser est le reflexe qui
doit suivre la prise de décision de numérisation d’un fonds archives.
Concernant les archives, il n’est pas intéressant de numériser des documents de
deuxième âge s’il ne seront pas conservés indéfiniment, ceci dit que la numérisation ne
devra concerner que les archives dites historiques qui seront destinées à la recherche
scientifique et à l’archivage à long terme.

115
D- Définir les objectifs à atteindre d’un tel projet :

En effet, si pour les bibliothèques la tendance est qu’on numérise afin de diffuser à un
plus large public, notamment la diffusion en ligne (sur Internet), ou pour des buts
éditoriaux, les services d’archives, et pour des raisons de restriction législative ou
légale en matière de communication des documents archives, peuvent décider d’une
numérisation pour différents objectifs à atteindre.
- Une numérisation juste pour préserver ou pour conserver à long terme
- Une diffusion interne c'est-à-dire par un réseau interne (intranet)
-Une diffusion en réseau externe (Extranet), auquel seront reliés les services d’archives
régionaux, ou de wilayas, ceci d’ailleurs est ce à quoi devront penser les institutions
d’archives en Algérie, car s’il ne leur est encore pas possible de communiquer leurs
fonds historiques au large public sur le Web, ils devront éviter aux chercheurs de
devoir se déplacer aux différents centres d’archives du territoire national à la
recherches des informations recherchées d’autant plus que leur travail nécessite
d’épineuses recherches et donc beaucoup de temps.
-Une diffusion en ligne : sur le réseau Internet
- Une diffusion à des buts éditoriaux sur CD-ROM
On notera qu’on peut tout de même viser deux ou plusieurs objectifs, sur le court,
moyen et long terme. Il est très important de définir nos différents objectifs dés le
départ, car de cela dépendra tout notre travail (matériels acquis, la nature du système
GED qui sera implanté, le niveau de résolution des images scannées, le type de format
sélectionné), et l’idéal est de viser la diffusion via Internet même si c’est encore à
longue échéance, et choisir des formats compatibles avec cela, de façon à ce que si on
décide un jours de mettre nos fonds sur le Web, on n’aura pas à refaire le travail de
dématérialisation.

116
2- La mise en œuvre du projet :
Après avoir défini son corpus concerné par la numérisation et les objectifs à atteindre
par le projet, l’heure est à la détermination des conditions de sa mise en œuvre :
infrastructure matérielle (matériels informatiques et logiciels), choix techniques, ….
Pour cela une étude détaillée doit être faite, un cahier de charges minutieusement
rédigé, comportant les moindres détails et conditions techniques exigées, concernant
les objectifs du projet, l’opération de scanning, les coûts, le calendrier temps, …

A- Le calcul des coûts de la numérisation :


1) Calculer les coûts du projet : l’organisme doit étudier et déterminer les coûts
d’acquisition de matériel (Equipement +Logiciels), les coûts de formation du
personnel, les coûts de sauvegarde, et prévoir les coûts de conservation à long terme.
Le prix proposé dans le devis devra être un des critères de choix, mais on sera surtout
vigilant au niveau de la prestation.
N’empêche, et quelques soient nos moyens qu’il faut exiger que le système acquis doit
être riche en modules et contenir les différents logiciels nécessaires pour l’archivage
électronique.
o Les coûts induits : tout projet de numérisation, en plus des coûts visibles (de
matériels, de logiciels) engendre des coûts induits tels que les frais de transport, de
réparation, ou des retards dans la réalisation.

2) Calculer le temps de l’opération :


Il se définit par rapport au volume des documents à numériser et au personnel pour
l’opération (prestation interne) et par rapport à la nature (capacité) du matériel acquis.
Le calendrier temps doit être arrêté dès le départ.

117
B- Domiciliation du projet :
Décider d’une numérisation interne ou externe dépend des capacités financières de
l’organisme, mais surtout des moyens humains dont t’il dispose, du volume des ses
fonds, ainsi que le volume temps à consacrer à l’opération.
Il est à signaler cependant que concernant les archives et vue leur caractère spécial
comme documents anciens, existants en un unique exemplaire, il est préconisé que
l’opération s’effectue au niveau de l’organisme, même quand elle doit être garantie par
un prestataire, le mode de numérisation peut également dépendre de l’état des
documents à numériser : certains fonds ne sont pas facilement déplaçables, soit du fait
de leur fragilité, soit du fait de leur valeur, soit du fait qu’ils doivent être disponibles à
tout moment, dans ce cas on devrait envisager une numérisation interne

C- A qui confier le projet ?


Deux cas sont possibles :
- S’approprier l’opération, c'est-à-dire confier la tâche à son propre personnel
- Confier le projet à un prestataire. A ce niveau là également deux cas se présentent :
- Que le prestataire se chargera uniquement de nous fournir le matériel nécessaire à
l’opération, de l’implantation du réseau, de la formation de notre personnel à la
numérisation et à l’archivage électronique, pour qu’ils se chargent eux-même de
l’opération.
- Que le projet soit confié à un prestataire qui se chargera de l’intégralité de
l’opération, c'est-à-dire qui assurera en bloc les différentes tâches, numérisation,
archivage électronique, conservation à long terme des archives numérisées.

1- L’appel d’offre :
La demande des services d’un opérateur à qui sera confiée la tâche de numérisation, de
même que l’acquisition d’équipements doivent impérativement faire l’objet d’un appel
d’offre qui justifierait les choix du demandeur.
2- Le choix du prestataire

118
Si le service ou l’organisme d’archives ne possède pas les moyens humains,
notamment, pour leurs confier le travail, la sollicitation des services d’un prestataire
externe devient une nécessité. Le choix d’un prestataire est une délicate tâche, il doit
s’articuler sur des critères de valeur qui se baseront notamment sur :
L’historique du prestataire ou société c'est-à-dire sa date de création, son chiffre
d’affaire, le nombre de son effectif, son assurance civile, et surtout le nombre des
projets de numérisation qu’il a entrepris.
Cependant l’offre de service doit être le critère primordial de choix d’un prestataire
parmi les autres, cette offre doit donc être analysée de façon rigoureuse, elle repose
sur les propositions de l’opérateur, sur les coûts de l’opération (coût unitaire de
scanning, coûts de stockage (médias)), sur la durée de l’opération, sur le matériel
utilisé (Scanners, logiciels), et sur les choix techniques (résolution des images,
formatage, indexation, océrisation).
L’évaluation des critères techniques nécessite une connaissance parfaite des
techniques de numérisation. Si les responsables - à qui revient cette tâche-
reconnaissent les limites de leurs connaissances dans le domaine, il faudra solliciter les
services d’un spécialiste (informaticien), qui sera chargé de l’étude des offres.

Le choix du prestataire est sans doute la phase la plus délicate et dont dépendra la
qualité technique de la numérisation de nos archives, un mauvais choix aura de lourdes
conséquences : une mauvaise numérisation nous contraindra à refaire le travail et donc
à débourser encore de l’argent, à être contraints de continuer à utiliser les originaux, et
si l’échec résulte d’une perte des originaux, surtout concernant les archives, se sera
alors irrémédiable.
- Les devis
Le service demandeur doit exiger que les devis soient détaillés.
L’étude des devis permettra de dégager quelques prestataires qui auront fourni les
meilleures offres. L’étude des devis doit être minutieuse et aussi détaillée que les
devis, pour pouvoir comparer entre propositions, pour éviter les mal entendus
rencontrés lors du travail, ou souvent en fin de l’opération.

119
3- Les Tests sur échantillons :
Le ou les prestataires retenus se verront confier un test sur échantillon, sur les
différents types de documents qu’ils auront à numériser, Si on doit choisir un
prestataire, il faudrait se baser sur les résultats obtenues lors des tests de numérisation
,les responsables auront à comparer entre les résultats des différents prestataires en
comparant les documents scannés aux originaux, et en analysant les résultats de
numérisation réalisés par chaque prestataire :qualité de l’image – degré de
l’océrisation - vitesse de recherche, nombre d’images numérisées en un temps
prédéfini .

D- Le Système GED
1) Nature du système :
Tout système de numérisation d’archives s’inscrit dans un système de gestion
électronique de documents (dématérialisation et archivage électronique) il doit
garantir un certain nombre de paramètres
-Archivage et sécurisation :
L’archivage est un ensemble d’actions, d’outils et de méthodes permettant la
conservation à moyen et à long terme des informations dans le but de les exploiter.
Un bon système d’archivage doit garantir:
- L’authenticité du document :
Les nouveaux documents ou images numérique devraient être identique à l’original.

- La pérennité du système de stockage


Penser à la duplication et la migration des données vers d’autres supports ou formats.

- La confidentialité et l’inviolabilité
Système de verrouillage des documents archivés de manière à n’autoriser l’accès qu’à
certains utilisateurs, et éviter tout accès mal intentionné à des fins de falsification ou
d’usage de faux, notamment pour les archives.

120
2) L’infrastructure
La numérisation des archives en vue d’un archivage électronique a la vocation à être
géré par des outils informatiques qui sont un élément important dans un tell projet.
Le système nécessite une infrastructure matérielle et logicielle, les éléments importants
qui le composent sont:
a) Éléments matériels :
Micro-ordinateur puissant avec micro processeur (400mhz et plus)
Disque dur avec grande capacité (giga octet)
Carte graphique haute résolution non intégrée
Écran très haute définition
Scanners choisis en fonction des besoins (rapidité, taille des documents, volume
des fonds à numériser)
Supports de stockage
Imprimantes

a) -1 Les Scanners :
La technique d’acquisition dépend du format et du type du document: papier, plan,
microforme, ou document numérique.
L’acquisition des documents papiers s’effectue par numérisation à l’aide de scanneur.
Les principales caractéristiques de scanneur sont sa résolution (DPI - Dote Per Inch-
point par pouce), sa vitesse (page par min), type d’acquisition (n/b, couleur..) et le
format des documents.
Il existe actuellement sur le marché un panorama important de scanners selon le type
des documents, leurs formats. Cependant un projet de numérisation de fonds archives
nécessite des scanners professionnels pouvant exécuter un nombre important de page
par minute et donc par jour, avec des bacs pouvant contenir également un grand
nombre de feuilles, puisque on a à faire à des fonds qui peuvent être constitués de
plusieurs millions de pages.

121
o Types de Scanners : les principaux types de scanners indispensables à toute
structure menant un projet de numérisation sont généralement les :

Scanner A4 recto/verso couleur


Scanner A4 recto/verso noire et blanc
Scanner A3 recto/verso couleur
Scanner A4 recto/verso noire et blanc
Scanner A0 pour format supérieur à A3 (Plans, cartes,…)
Scanner pour documents reliés
Scanner pour documents sensibles ou fragiles
Si nous manquons de moyens pour l’acquisition de différents modèles de scanners, il
faut privilégier les A3 plutôt que les A4, puisque les A3 permettent de numériser des
documents A4, tandis que le contraire n’est pas possible
Il faut également que les scanners acquis soient des scanners à plat, qui sont plus
performants.

Les dimensions physiques des documents analogiques correspondants


Type de scanners Dimensions correspondantes en imprimerie
Scanners A4 21 x 29.7cm
Scanners A3 29.7 x 42cm
Scanners A0 84 x119 cm

o Quelques modèles de scanners


 Scanners pour pages noirs & blancs
Voir Annexe N° 24
 Scanners des plans
Voir Annexe N° 25
 Scanners pour documents reliés
Voir Annexe N° 26
 Scanners pour Microformes
Voir Annexe N° 27

122
b) - Eléments logiciels : Tout système GED doit assurer certaines fonctions de
base, et chaque fonction ne peut être réalisée que par la présence du logiciel
correspondant :
Il existe sur le marché une gamme de progiciels ou logiciels dédiés à la numérisation
des archives et à leur archivage électronique
L’opération d’acquisition exige également la présence d’un logiciel de numérisation
sans lequel l’opération ne saurait être effectuée, là également les logiciels existants sur
le marché sont multiples, la liste ci-dessous nous livre les plus utilisés.
Hp precision Scan LTX
ScanOS d’Idéal
DpuScan
OcéScan Logic
ASCENT de Kofax
Capture de Kodak
Acrobat Capture d’Adobe

b) -1 Les logiciels de retouche


Toujours, pour cette première opération de numérisation, et parmi les logiciels
indispensables, celui permettant d’effectuer des retouches ou des modifications – dans
le but de restauration- notamment en ce qui concerne la numérisations des archives qui
sont dans la plus part du temps des documents anciens en mauvais état. Des logiciels
de retouches les plus fiables, et les plus utilisés par les spécialistes de la numérisation
on citera :
Book restorer
Corel Photo paint
Paint Shop Pro
Adope photoshop
Adope Photodeluxe
U-Lead Iphoto
Microsoft Picture-It
VRS

123
b) -2 Logiciels d’OCR : la reconnaissance automatique des caractères requiert
également un logiciel spécial, il existe actuellement un grand nombre de
logiciels OCR

Les principaux logiciels d’OCR


Fabricant Logiciel Langues
CAERE OmniPage Pro 6ou7ou8 13+13 Dictionnaires
XEROX TexteBridge Pro 3/95/98 11+11 Dictionnaires
Intelliant OCR Intelliant (France) Multilingue
Mimetics Easy Rider Elite 10+5 Dictionnaires
Mimetics Easy Rider Classic 10 +Dic Français
Iris IrisPen 29+29 Dictionnaires
Iris IrisPen Executive 29+29 Dictionnaires
Iris Readiris OCR en Arabe
Iris Iris Translator 5 langues au choix
Recognita Recognita plus3.0 63+63 Dictionnaires

b) -3 Le Pilote Twain
Notre système ne saurait fonctionner convenablement sans la présence d’un énième
logiciel appelé le pilote Twain dont le rôle est de coordonner et piloter ces différents
logiciels pour un meilleur résultat, en général ce pilote accompagne le scanner acquis.
Il en est de même pour les pilotes Twain en ce qui concerne la variété existant en
vente, parmi laquelle celle-ci :

Marque Nom du pilote Twain


Agfa FotoSnap, Fotolook
Hawlett-Packard PrecisionScan
microtek ScanWizard
Mustec Scanins Desktop

124
3- Les choix techniques
3-1- Les modes de numérisation :
a- La numérisation en mode image : ne permet que la visualisation ou l’impression
d’un document, elle est préconisée pour les types suivants de documents :
- les plans
- les cartes et affiches
- les microformes
- les films et plaque de verre

b- La numérisation en mode texte : permet d’effectuer de la recherche en plein texte,


de prendre des notes en pratiquant le copier coller.
La numérisation en mode texte peut être obtenue grâce à la reconnaissance
automatique des logiciels d’OCR
Nous signalons qu’actuellement des documents tels que les manuscrits qui étaient
depuis peu de temps numérisés en mode image, peuvent actuellement être numérisés
en mode texte, grâce à de nouveaux logiciels OCR pouvant reconnaitre
automatiquement l’écriture manuscrite.
La numérisation en mode texte concerne donc les documents suivants
- les textes imprimés
- les documents dactylographiés
- les manuscrits

3- 2- La résolution : ce paramètre détermine la finesse de l’image obtenue, cependant


plus la résolution est élevée plus le fichier obtenu sera volumineux, ce qui impactera
lourdement sur la configuration du système de stockage et les temps de transmission et
d’affichage de l’image. Une résolution de 300 dpi, est recommandée pour la plupart
des documents, mais on peut aller jusqu’à 600 dpi pour les documents comportant un
grand nombre de détails, comme on peut scanner à 600 dpi et convertir ces images à
300 dpi pour l’exploitation.

125
La numérisation sert notamment à produire une copie d’archives qui rendra inutile une
nouvelle numérisation du même document, pour cela on doit numériser à la plus haute
résolution ‘’possible’’, c'est-à-dire celle qui n’alourdirait pas notre nouveau document
mais qui en même temps assurerait une bonne visualisation.

3- 3- Les couleurs
- Pour le choix des couleurs, trois situations sont à considérer :
Les documents textuels en noir et blanc, il vaut mieux numériser en une seule
couleur (1 bit par point d’image)
Les documents comportant des images à niveau de gris, il est conseillé de
numériser en niveau de gris (8 bits par point image)
Pour les documents comportant des images couleur, il faut opter pour une
numérisation en couleur, chaque point est représenté par 3 fois 8 bits pour chacune
des couleurs fondamentales.

On remarque que l’on n’est pas tellement libre au choix des couleurs puisque ces
dernières sont liées au poids de l’image étant donné que chaque point représente un
certains nombre de bits, et plus on va vers le gris ou la couleur grise ou multicolore,
plus le nombre des bits par point d’image augmente et alourdira notre fichier de
documents numérisés, on tachera donc de ne pas trop s‘aventurer avec les couleurs.

126
4- Les étapes du projet :

4-1- La Numérisation : concernant l’opération de numérisation ‘’proprement dite’’,


c'est-à-dire l’action de scanning, un geste simple mais qui doit être réalisée suivant les
choix techniques préalablement définis, plusieurs tests doivent être effectués sur des
documents représentatifs de l’ensemble, et surtout des archives les plus délicates, cette
opération ne saurait être réussie sans quelle ne soit précédée par :
La préparation : l’un des aspects les plus importants, mais souvent les plus négligés
dans la chaine de numérisation. Une bonne préparation peut contribuer à éliminer les
erreurs de qualité, les plus rencontrées lors des projets de numérisation.
Il existe deux types de préparations :
 Une Préparation physique : préparation des originaux, organisation des dossiers
à l’intérieur du fonds, et des pièces à l’intérieur du dossier, dépoussiérage, restauration,
dans le but de réaliser une image bien visible, elle doit être réalisée par le propriétaire
des objets originaux.
 Une Préparation technique : concerne le processus de saisie et notamment des
métadonnées, elle est exécutée par l’opérateur.

4- 2- Le formatage :
Le volume des images numérisées, surtout celles numérisées en mode image, pose des
problèmes techniques importants en terme de stockage, ou de transmission des images
sur un réseau limité en débits. Des formats de compression deviennent nécessaires, ils
apportent des gains de place, et représentent une solution pour le stockage à long
terme.
Le formatage des images numérisées dépend du type de diffusion visé, certains type de
formatage trop volumineux rendrait la diffusion en ligne lente, d’autres trop
compressés rendraient les images diffusées moins lisibles, et moins visibles.
Pour le stockage les formats suivants sont proposés, selon le type des documents
- Le format TIFF pour documents de type texte.
- JPEG pour les documents photographiques
Voir chapitre II

127
- Pour la diffusion la tendance est pour les formats TIFF ou PDF pour les
documents de type textes, le PNG pour ceux de type images couleurs
L’on notera que pour les archives et notamment si elles sont numérisées uniquement
dans une perspective de conservation, il faut toujours garder une copie du fichier brut
de Scan c'est-à-dire conserver une copie de l’image en brut, elle nous permettra de
modifier le type de formatage en cas de besoin, si le projet est confié à un prestataire
externe, il faut veiller à avoir cela.

4- 3- Indexation des documents


Elle permet la description du document et de son contenu en vue de faciliter sa
recherche. On distingue:
L’indexation classificatoire : qui offre une description formelle du document, pour des
soucis de rangement en utilisant ses métadonnées (type, auteur, source, date, etc.)
Suivant des normes standardisées (ISAD/G…) en ce qui concerne les archives.

L’indexation par concepts : qui vise plutôt la description du contenu du document pour
faciliter les opérations de recherche.
On distingue l’indexation par mots clés (sélection libre ou par dictionnaire ou
thésaurus), ou indexation automatique du texte intégrale « full text ».

Concernant l’indexation on notera qu’il est conseillé d’opter pour un logiciel dit ‘’prêt-
à-porter’’ tel que Microsoft Access ou WinIsis ou autre, car les logiciels ‘’sur
mesure’’ ne connaissent pas d’évolution parallèle à l’évolution des logiciels
d’exploitation, de plus ils nous contrains à solliciter l’aide de l’opérateur fournisseur
pour chaque problème, ce qui équivaut à des coûts en plus, et si l’opérateur change
d’activité, cela deviendra un vrai problème, c’est le cas pour les bibliothèques avec les
logiciels documentaires qui sont conçus à la demande d’une structure ou organisme,
selon l’état de ses besoins.

128
4- 4- L’encodage :
Si l’on vise la diffusion sur le Web, et si un travail d’indexation a été préalablement
réalisé, on tâchera de le convertir en XML/EAD : format standard spécifique aux
archives, qui assure une pérennité des données, facilite l’indexation, et permet
l’interrogation dans un logiciel de gestion de publication sur Internet.

4- 5- Le stockage :
C’est une phase tout aussi importante, car, ce serait une entreprise risquée de mettre en
place un outil GED sans pour autant réfléchir sur le système de stockage des
documents.
Certains aspects importants doivent être pris en compte:
- Le support de stockage doit être adapté avec le volume des documents. Il doit aussi,
en fonction de la fréquence de consultation et de l’importance des données, offrir un
temps d’accès fiable.
- L’organisation du stockage qui doit être hiérarchisée en fonction du type de
document (texte,vidéo, image etc.).
-Gestions des médias :
- La durée de conservation légale des documents, afin de permettre une épuration
périodique du système.
Le stockage ou l’archivage :
Il n’y a pas de support de stockage spécialement conçu pour les solutions GED. C’est
l’application et les besoins de stockage qui en découlent, qui imposent un support.
Disque dur (capacité en giga octet)
Disque optique numérique (DON)
Disque optique numérique réinscriptible (DON-R) qui permet de lire, d’effacer et de
réécrire les informations. Capacité de 2 à 8 giga
CD-WORM (non réinscriptible) et CD-RW (réinscriptible) Capacité 650 MO et plus

129
Il faut diversifier les supports de stockage, entre supports optiques et supports
magnétiques, d’autant plus que ces derniers sont moins fragiles, durent plus longtemps
que les supports optiques, quoique difficilement manipulables que les supports
optiques.

Le disque en verre : une solution pour l’archivage à long terme :


Il faut dire qu’aucun des supports sus cités n’offre des garanties aux archivistes
investis dans ces projets, et nombreux sont les organismes qui en charge de la
conservation de leurs fonds numérisés, sont confrontés au problème de durée de vie
des médias supportant cette information. A l’heure actuelle, ‘’le disque en verre’’
parait être le plus fiable en matière de durabilité, et la solution pour l’archivage, vu sa
résistance à l’humidité et autres risques, ce disque à destination des archives en
particulier, avec une durée de vie estimée à plus de 50 ans, a été mis au point pour
prévenir tout ces risques de dégradation et quelque soit l’environnement, résistera
également à de nombreux évènements même ceux accidentels, en plus il assure une
grande capacité de stockage. Il est à signaler cependant que le prix élevé de ce disque
en verre – surtout par rapport aux autres supports de plus en plus moins coûteux - ne
permet pas à tous les organismes de l’acquérir.

4-6- Les Outils de recherches et de restitution


Un système GED doit disposer d’outils de recherche permettant l’accès aux documents
via des interrogations simples ou composées, en utilisant un langage de requête (mots
clés, noms, date, lieux , … ou en full text..).
La recherche des documents étant le point fort de tout système GED, leur restitution
sur écran, imprimante, réseau ou autre, est une finalité impérative.

130
4-7- La diffusion
La multiplicité des supports (CD-Rom, DVD, DON, sites Web), ainsi que l’attraction
de l’image sur l’écran, liée aux possibilités du multimédia, sont susceptibles de
sensibiliser de nouveaux publics en leur présentant des ressources dont ils ne
soupçonnaient l’existence, et autant le dire tout suite, la numérisation dans les archives
a beau être un moyen de sauvegarde, de conservation de documents valeureux sur le
long terme, il demeure que la diffusion ne peut être contestée comme principal objectif
d’un tel projet.
Chaque type de diffusion stipule un format particulier qui lui est adapté
Le PDF : pour les documents en noir et blanc ou le TIFF
Le JPEG : pour les autres types de documents
Il faut privilégier les formats pour lesquels le recours à un logiciel d’affichage
spécifique au poste de consultation n’est pas indispensable. Les formats cités sont
traités par les outils standards disponibles sous Windows.

131
5- L’après numérisation :

Le contrôle : c’est un acte tout aussi important que le projet de numérisation lui-
même, et peut être plus car s’étendant dans le temps.
Si notre travail est assuré par un prestataire externe, il faut effectuer un contrôle dès
l’acquisition des supports des images numérisées, et si l’opération s’effectue en
interne, le contrôle doit être permanent, les responsables du projet doivent préparer une
sorte de tableau de bord, qui leur permettrait évaluer le taux de sa réalisation, et de
contrôler les différentes étapes, car le contrôle ne concerne pas uniquement la
numérisation, mais également les supports de stockage, de duplication, et continuer
lors des migrations.

Les migrations :
La conservation des données dans un format et une structuration indépendantes des
matériels et logiciels n’étant pas encore possible à l’heure actuelle, il ne reste que la
migration périodique vers de nouveaux supports comme solution à la pérennité des
données.
La Gestion des médias : lorsque le volume des documents numérisés, est grand –le cas
des archives- la gestion des médias de stockage, leurs duplications, leurs migrations
périodiques deviennent difficiles pour les organismes, des machines spéciales (robots),
ont été mises en place pour effectuer cette tâche :
Le JUKE BOXE (ou bibliothèque de médias) :
Périphérique pouvant contenir des médias, qu’un robot charge et décharge
automatiquement dans des lecteur/graveurs situés à l’intérieur.
Les supports de données sont placés dans des alvéoles, des lecteurs enregistreurs de
ces volumes, un ou plusieurs robots capables de chercher les volumes, de les insérer
dans les lecteurs, puis de les remettre à leurs places.
L’avantage de cette technologie est qu’elle fonctionne avec des logiciels qui
permettent la programmation périodique et automatique des migrations sur les
différents supports utilisés pour le stockage à long terme.

132
Conclusion

La conservation des archives numériques de même que les archives


numérisées doit se faire dans le cadre d’une véritable stratégie de préservation mettant
en application un ensemble de règles visant à garantir l’intégrité de l’information dans
un contexte technologique changeant : duplication de l’information sur plusieurs
supports, voire sur plusieurs supports de types différents, stockage en des lieux
distincts, relectures systématiques, surveillance de l’état des supports, renouvellement
préventif à une périodicité définie (5-8 ans), gestion des migrations, ceci nécessite ce
qu’on appelle une veille technologique...

Conduire un projet de numérisation de fonds archives nécessite en premier lieu


la définition et la fixation des objectifs souhaités, ceux de l’immédiat, comme ceux sur
le moyen ou le long terme, afin de pouvoir les mener et les satisfaire étape par étape,
suivant le calendrier tracé, et selon les moyens humains et financiers disponibles, et
ceci en exerçant un contrôle permanent du taux de réalisation.

Cependant le plus important dans la conduite de projets de dématérialisation et


d’archivage électronique reste la question des normes et lignes directrices qu’il faut
veiller à appliquer et suivre si on souhaite réaliser un travail conforme aux exigences
internationales, et digne d’une coopération avec les organismes de même structures.
Dans tous les cas il faut savoir que les décisions qui seront prises à ce stade auront une
conséquence fondamentale sur la capacité de gestion, de l’accessibilité, de viabilité et
d’interopérabilité des ressources numérisées.

Dans une telle approche, on peut considérer, qu’il est aujourd'hui possible - à
condition de s’en donner les moyens techniques, financiers et organisationnels - de
stocker sans risque de perte d’informations, des volumes de données numériques
considérables de plusieurs dizaines ou centaines de millions d’octets (téraoctets). Il est
également possible d’ouvrir les fonds d’archives ‘’communicables’’ au large public en
les diffusant par réseaux sélectifs ou non, c’est là d’ailleurs sur quoi reposent les
projets de numérisation des fonds archives sur le plan international, d’autant plus que
la question des droits d’auteurs qui peut faire freiner les bibliothèques à l’entreprise de
tells projets, ne se pose pas pour les archives.

133
Conclusion générale

L’explosion d’information à laquelle nous assistons, et qui fait que l’humanité a


produit la dernière décennie plus d’information à archiver que toute autre décennie
d’activité de l’Homme, est due en premier lieu au développement de l’informatique et
de l’usage de plus en plus important, dont fait l’homme de cet outil. Tout ceci modifie
le visage des archives elles mêmes, la fonction des archivistes, et les fondements de
l’archivistique qui se retrouve dans un carrefour de nouveaux contextes, de nouveaux
modes de gestion, et de nouvelles technologies.
Elle modifie le visage des archives par l’apparition de nouveaux types de
documents et notamment le document électronique qui se plait à défier le document
papier, ce qui modifie par la même occasion le rôle ou la fonction des archivistes qui
auront à traiter l’information plus que les documents.
Sachant que cette information présente de plus en plus un intérêt pour le
contrôle des organisations et des sociétés, les archivistes doivent s’approprier le rôle
de records managers dans cette organisation et administration. Ils auront également
dans cette société soumise de plus en plus à des changements accélérés, un rôle d’une
extrême importance fondé sur la communication de cette information, et les archivistes
sont condamnés à assumer ces rôles sinon se sera d’autres disciplines et d’autres
professionnels qui hériteront de cela.
Les professionnels des archives doivent donc changer d’attitude et tirer profit
des possibilités d’utilisation qu’offrent les nouvelles technologies de l’information et
de la communication dans la récupération rapide de l’information, son traitement, sa
diffusion à distance et à long terme, il leur est nécessaire d’entreprendre d’urgence
l’implantation des systèmes de gestion intégrale des documents, en insistant sur leur
évaluation, et l’adoption de politiques de prévention et de conservation du patrimoine
fixé sur les supports traditionnels, en particulier le papier.

Les premiers contacts de d’archiviste avec l’informatique ne datent pas


d’aujourd’hui, l’archivistique s’est servi de cet outil depuis les années 80, pour la
gestion des versements, recherches, et élaboration d’instruments de recherche.

134
Actuellement une autre dimension de l’informatique pour les archives, se fait jour,
c’est l’archivage électronique non seulement des documents numériques mais
également des documents analogiques: dématérialisation des documents textuels
originaux et exploitation des documents ou fichiers numériques.
Les services d’archives doivent inscrire les politiques et les techniques tendant à
la qualité de leur procédures et services comme une priorité, en profitant de ces
nouvelles technologies et en respectant les nouvelles tendances archivistiques par la
prise en charge des archives dès leur création
La numérisation dans les archives reste un domaine en pleine évolution et une
occasion d’échanges fructueux entre les services amenés à s’interroger sur leurs
missions et leur public dans ce nouvel environnement informationnel, l’accès par
internet va se développer et les services d’archives ne peuvent que suivre.
Les politiques de numérisation des archives menées en particulier depuis une
dizaine d’années un peu partout dans le monde ont abouti à la mise en ligne de
nombreux fonds d’archives, et pour ces services d’archives qui ont compris
l’importance de diffuser ces volumes d’information sur le réseau Internet, on peut
parler d’une véritable révolution dans les relations avec le public, puisque un public
nouveau peut désormais accéder à ces fonds, on pourrait même dire que numériser et
diffuser ses archives peut se révéler pour les services d’archives un astucieux pari pour
l’avenir.
En Algérie, l’archivage électronique du numérique n’existe presque pas,
puisque la culture de production même de ce type de document n’étant pas encore
familière aux organisations algériennes, c’est que bien que l’administration algérienne
ait informatisé ses pratiques, la valeur probante des documents produits continue à
résider sur papier.
Par contre, ce qui commence à prendre de l’ampleur, et tend à se généraliser
c’est le processus de numérisation du patrimoine archivistique analogique ancien, en
témoigne le nombre croissant des projets de dématérialisation menés par des services
d’archives communales, de wilayas, de quelques directions, ou encore des archives
nationales. Ceci est un bon signe, d’ailleurs sur ce point il faut dire qu’il est

135
impérativement urgent que la numérisation de certains fonds d’archives, à l’exemple
de tout l’état civil ancien et récent, du cadastre, registres paroissiaux doit couvrir tout
l’ensemble du territoire national et ceci pour des raisons de sauvegarde et de
préservation de ces fonds, en premier lieu et avant que ça ne soit pour des buts
communicationnels, qui reste pourtant la finalité de cette conservation même.
L’ensemble des archives historiques, notamment celles d’avant 1962, ainsi que
les fonds les plus consultés doit suivre, puisque du point de vue législatif toutes les
archives d’avant 1996, sont considérées en tant qu’archives historiques à conserver
indéfiniment, d’autant plus que pour nombreux d’entre eux, ils sont dans des
conditions de conservation peu convenables, il serait donc raisonnable d’avoir une
copie sur un support de type différent à laquelle l’espace de conservation ou de
stockage ne se pose pas.
Pourtant on n’omettra pas de préciser que le principe de la numérisation repose
sur la diffusion en premier lieu, et que la conservation ou la préservation intervient en
second lieu. Le microfilmage est plus sûr en ce qui concerne la durée de vie, mais avec
un équipement très couteux, on imagine mal tous nos services pouvoir l’acquérir, alors
s’il leur est possible de passer directement à la numérisation, il faut le faire, bien que
cette dernière exige un suivi et une veille technologique permanente.
On ne manquera pas de signaler également que le plus important à l’heure
actuelle en Algérie, où ces projets de dématérialisation sont encore à leurs débuts, de
l’importance et la nécessité de les entreprendre conformément aux normes et
exigences régissant ces techniques, il faut que les auteurs de tells projet les connaissent
et les suivent, en profitant des expériences des pays plus développés dans ce domaine
pour pouvoir éviter les erreurs qui peuvent induire à refaire tout un travail de longue
haleine, et donc à gaspiller beaucoup d’argent, à ce titre nous les invitons à bien
étudier la question des techniques de numérisation des archives avant de démarrer un
quelconque projet.

136
Annexe

137
Annexe N°1 :

Annexe N°2 : Interface Ergonomique

138
Annexe N°3 : Interface de l’opération de numérisation

139
Annexe N°4 : Dossier Scanné

140
Annexe N°5 : Confidentialité

141
Annexe N°6 : Indexation

142
Annexe N°7 : Opération d’OCR

143
Annexe 8 : Juke-box et Médias de stockage

144
Annexe N° : 9 RECHERCHE et RESTITUTION

Annexe N° : 10 RECHERCHE et RESTITUTION


Résultat de la recherche
Un document image constitué de plusieurs pages. Le résultat indique le numéro de page et le
nombre d’occurrences

145
Annexe N° 11 : La Flasheuse

Annexe12 : Scanner A0 pour plans

146
Annexe N° 13 : numériser avec VRS (retouches et restaurations)

Annexe N° 14 : Numériser sans VRS

147
Annexe N° 15 : Formatage et Compression des images numérisées

148
Annexe N° 16 : Critères de recherche

Annexe N° 17 : résultat et affichage de la recherche

149
Annexe N°18 : Opération de numérisation

Annexe N°19 : visualisation de la numérisation

150
Annexe N°20 : Stockage des images numérisées

151
Annexe N° 21 : opération d’indexation avec Autark

Annexe N°22 : l’OCR avec Autark

152
Annexe N°23 : Les critères de recherche avec Autark

153
Modèles Capacités
Kodak 9520 A3 - 160p/min 70-300dpi
Kodak 7520 A3 – 120p/min 70-300dpi
Kodak3520 A3 – 85p/min 200-300dpi
Kodak3500 -3510 A3 – 75p/min 200-300dpi
Kodak2500 A3 – 60p/min 100-600dpi
Kodak1500 A3 – 50p/min 100-600dpi
Canon DR5080C A3 – 90p/min 200-400dpi
Panasonic KV-SS25D A4 – 20p/min 150-300dpi
Agfa Snap Scan 310 A4 – 20p/min 300x600dpi
Fujitsu M3093 A4 – 27p/min 100-600dpi

Annexe N°24

Modèles Capacités
SuperWide8050 125cm- couleur-800dpi
Contex Chameleon 64-90cm n&b/couleur – 600dpi

Annexe N° 25

Modèles Capacités
DIGIBOOK 12S Livres A3 –n&b-250-800p/min
Minolta-BookScribe Livres A3 – n&b- 400dpi- 120p/min
MinoltaPS3000 Livres A3 – n&b- 400dpi- 800p/min
MinoltaPS7000 Livres A3 – n&b -400dpi- 800p/min

Annexe N° 26

154
Modèles Capacités
ACS4200 Cartes à fenêtre-30sec/vue-
CanoScanFS2710 Film35mmcouleur-n&b-
2570x3855Pixels- 10-50sec/vue
KodakRFS3570 Film de 35mm couleur-n&b-
2570x3855pixels- 10-50sec/vue
MEKEL M525 Film 16-35mm – 200dpi -100vue/min

Annexe N° 27

Bibliographie

155
ALLOUSSI, S.A. ; MALIK, M.M., The Archives : history, category,
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Gradhiva : Revue d’histoire et d’archives de l’anthropologie, N°30&31, 2001-2002

Histoire et archives / société des amis des archives de France, n°7, 2000,

Histoire et archives, société des amis des archives de France, Paris, Ed. Honoré
champion, n° hors série, 1997

La Gazette des archives

Archimag : Revue d’archives

Archivum, Revue internationale des archives

Comma, journal international des archives

Archives, Revue de l’association des archivistes du Québec

Culture&recherche. –N°103.- Oct.-Déc.,2004

Le Bulletin des bibliothécaires français (BBF)

Documentaliste-Sciences de l’information.

Revue Africaine

160
Actes de colloques :

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Nouveaux domaines, nouvelles archives : l’ère numérique

Journées d’études, Avicenne 28-29 nov. 1994, Archives contemporaines et histoire,


direction des archives de France

Actes planification et développement des archives dans les pays arabes, Tunis, I.S.D.,
1984

Actes de colloque, Les arabes par leurs archives, Paris, CNRS, 1976, 376p.

Colloque international sur les archives concernant l’histoire de l’Algérie conservées à


l’étranger, Alger, 1898

Actes de la journée d’étude sur la recherche en archivistique, Paris, Unesco, 2001

Actes du 5ème congrès d’arab régional branch of international council of archives in


Arbica, Arbica, Tunis, I.S.D., 1985

Acte de la journées d’études, archives contemporaines et histoire, Paris, . direction des


Archives de France, : 1994, 123p.

XIV Congrès international des archives, Séville, 2000, THIBODEAU, Kenneth,


Conservation et migration des documents électroniques : état de la question

Actes des journées d’études organisées à la maison de la recherche, La numérisation


des textes et images, Lille, 16-17 Mars 2003, 190p.

Actes de séminaire international sur les sources espagnoles de l’histoire algérienne,


Oran, 20-22 Avril, 198

Actes de la cinquième conférence internationale de la table ronde des archives, Paris,


1967, les archives au service de la recherche historique, 101p.

Deuxième séminaire sur les archives des entreprises, Alger, 22-23 janvier 2001

Actes du colloque ‘’les archives au fil du temps, Paris, 26 Février, 2002

161
Publications
Publications des archives nationales d’Algérie
Publications du conseil international des archives (norme ISAD/G)
Publications de l’IFLA
Publication du Gouverneur général d’Algérie : service informatique, Documents
algériens : les archives de l’Algérie, N°31, 15 oct. 1948

Ouvrages de référence
Encyclopédie internationale ‘’Les sciences de l’écrit’’
Dictionnaire encyclopédique du livre.-Electre : cercle de la librairie, 2002
Sciences de l’écrit : encyclopédie internationale de bibliologie.- ESTIVALS, Robert
(Sous dir.).- Paris : AIB, 1993
Dictionnaire encyclopédique des sciences de l’information et de la communication.-
LAMIZET, Bernard ; SILEM, Ahmed.- Paris : Ellipse, 1997
Dictionnaire encyclopédique de l’information et de la documentation.- CADALY,
Serge, (Sous dir.).- Paris : Nathan, 1997
Encyclopédie Universalis.- Paris : SA, 1993.- 22t.
Le petit Larousse Illustré, Paris, 2001
Le Robert Dictionnaire

Textes Officiels
Loi 88/09, journal officiel de la république algérienne, N° 04,1988
Loi 64/09, JORA n° 09, 1964
Ordonnance 71-36, JORA n° 49, 1971
Décret 88-45, JORA n°09, 1988
Conseil des archives nationales, Circulaire n°01du 08 nov.1971
Projet de loi d’archives types : présentation et texte ( SALVADOR, C. ; GUEZ, R.), Paris,
Unesco, 1971

162
Webographie

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http:// www.iso.org & http://Afnor.fr
Http:/www.archives du Quebec.loi 1983
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http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr
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http://www.unesco.org/webword/ramp/html/r8532f/r8532f17.htm
http :// www.tif.journal officiel.gouv.fi/2000/03968001.tif
http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r9008f/r9008f07.htm
http://www.unesco.org/webword/ramp/html/r8532f/r8532f17.htm
http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r8906f/r8906f04.htm
http://www.culture.gouv.fr/culture/éditions/r-cr.htm
http://www.staluzem.ch/vsa/ag ae a/home f.html ,
http://www.culture.fr/documentation/arcade/pres.htm
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/DAFBuleelectronique.htl
m
http://www.culture.gouv.fr/culture/editions/r-cr.htm
http://www.bibl.ulaval.ca/DublinCore/usage guide-2000716fr.ftm
http://www.unicode.org
http://.ifla.org/IV/ifla67/papers/163-168f.pdf
http://www-sv.cict.fr/adbu
http://www.acctbief.org/atelier.htm
http://www.atica.pm.gouv.fr/servicesenligne/conservation.shtml

163
Résumé : Les archives constituent la mémoire de la nation, la source de la recherche
scientifique et historique, et la preuve des droits de l’Etat et des individus. C’est ce qui
explique le faite que leur sauvegarde et préservation, ont été et continuent d’être le souci des
autorités en général, et des archivistes en particulier, par l’amélioration des conditions de leur
conservation, leur traitement, et bien évidemment leur diffusion qui constitue la finalité de
toute cette chaine de travail. Divers méthodes et techniques de stockage furent utilisées afin
de conserver des copies de ces patrimoines archives le plus longtemps possibles. Le
Microfilmage a durant longtemps constitué l’une de ces techniques, très largement utilisée sur
le plan international. Actuellement, et avec les progrès des technologies de l’information et de
la communication, la tendance va vers la forme électronique ou numérique qui offre
d’énormes possibilités dans la conservation et notamment la diffusion. Une méthode qui passe
obligatoirement par le processus de numérisation en ce qui concerne les archives analogiques.
Dans ce contexte et sachant que ce procédé n’aboutira à de bons résultats que s’il est entrepris
conformément aux normes et directives le régissant, ce travail visait l’étude de ce phénomène
en Algérie, les objectifs de sa mise en œuvre, sa conduite sur le terrain, et les perspectives de
son développement dans le contexte actuel, en prenant comme exemple des projets de
numérisation entrepris par d’importantes structures d’archives sur le plan national, sensées
conserver à leurs niveaux d’importants patrimoines d’archives à savoir la direction des
archives nationale, et les wilayate d’Alger et d’Oran.

‫ و ﻹﺛﺒﺎت‬،‫ اﻷرﺷﯿﻒ ﯾﻌﺘﺒﺮ ذاﻛﺮة اﻷﻣﺔ و اﻷداة اﻷﺳﺎﺳﯿﺔ ﻟﻠﺒﺤﺚ اﻟﻌﻠﻤﻲ و اﻟﺘﺎرﯾﺨﻲ‬: ‫ﻣﻠﺨﺺ‬
‫ و اﻷرﺷﯿﻔﯿﯿﻦ‬،‫ ﻟﺪى ﻛﺎن اﻻھﺘﻤﺎم ﺑﺤﻔﻈﮫ ﻣﻦ اﻟﻤﮭﺎم اﻷوﻟﯿﺔ ﺑﺎﻟﻨﺴﺒﺔ ﻟﻠﺴﻠﻄﺎت ﺑﺼﻔﺔ ﻋﺎﻣﺔ‬،‫اﻟﺤﻘﻮق‬
‫ و ﺑﻄﺒﯿﻌﺔ اﻟﺤﺎل ﺑﺜﮫ أو‬،‫ ﻣﻌﺎﻟﺠﺘﮫ‬،‫ و ھﺬا ﻋﻦ ﻃﺮﯾـﻖ ﺗﻮﻓﯿـﺮ اﻟﻈﺮوف اﻟﻤﻼﺋﻤﺔ ﻟﺤﻔﻈﮫ‬،‫ﺑﺼﻔﺔ ﺧﺎﺻﺔ‬
‫ وﺳـﺎﺋﻞ و ﺗﻘﻨﯿـﺎت ﻋـﺪﯾـﺪة اﺳﺘـﻌﻤﻠﺖ ﻋﺒﺮ اﻟﺰﻣـﻦ ﻣﻦ أﺟﻞ ﺣﻔـﻆ ﻧﺴﺦ ﻟﮭـﺬه‬.‫إﯾﺼﺎﻟﮫ إﻟﻰ اﻟﻤﺴﺘﻌﻤﻠـﯿﻦ‬
‫ ﺧﺎﺻﺔ اﻟﻤﯿﻜﺮوﻓﯿـﻠﻢ اﻟﺬي ﻋـﺮف اﻧﺘﺸـﺎرا واﺳﻌﺎ ﻋﻠﻰ‬،‫ أھﻤﮭﺎ اﻟﺘﺼﻮﯾﺮ اﻟﻤﺼﻐـﺮ‬،‫اﻷرﺻﺪة‬
‫ ﻣﺠﺎل آﺧﺮ ﻟﺤﻔﻆ ﻧﺴـﺦ‬، ‫ ﺣﺎﻟﯿﺎ و ﻣﻊ اﻟﺘﻄﻮر اﻟﻜﺒﯿﺮ ﻟﻮﺳﺎﺋـﻞ اﻹﻋﻼم و اﻻﺗﺼﺎل‬.‫اﻟﻤﺴﺘﻮى اﻟﺪوﻟﻲ‬
‫ﻣﻦ ھﺬه اﻷرﺷﯿﻔﺎت أﺧﺬ ﯾﻨﺘﺸﺮ وھﻮ ﺣﻔﻆ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ ﻋﻠﻰ اﻟﺼﯿﻐﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿﺔ أو اﻟﺮﻗﻤﯿﺔ و اﻟﺘﻲ ﺗﻘﺪم‬
‫ و ھﻲ اﻟﻌﻤﻠﯿـﺔ اﻟﺘﻲ ﺗﻤﺮ ﺣﺘﻤﺎ ﻋﺒﺮ ﺗﻘــﻨﯿﺔ‬، ‫إﻣﻜﺎﻧـﯿـﺎت ﻛﺒﯿـﺮة ﻟﻠﺤﻔـﻆ و ﺧﺎﺻﺔ اﻹﯾﺼﺎل أو اﻟﺒﺚ‬
‫ ﺿﻤﻦ ھﺬا اﻹﻃﺎر و ﻋﻠﻤـﺎ أن ھﺬه اﻟﺘﻘﻨﯿﺔ ﻻﺗﺆدي‬.‫اﻟﺮﻗﻤﻨﺔ ﺑﺎﻟﻨﺴﺒـﺔ ﻟﻸرﺷﯿﻒ اﻟﻤﻮﺟﻮد ﻋﻞ اﻟﻮرق‬
‫ ﯾﻨـﺪرج ھﺬا اﻟﻌﻤﻞ اﻟﺬي‬، ‫إﻟﻰ ﻧﺘﺎﺋﺞ ﺟﯿﺪة إذا ﻟﻢ ﯾﺘﻢ اﻧﺘﮭﺎﺟﮭﺎ وﻓﻘﺎ ﻟﻠﻤﻌﺎﯾﯿﺮ و اﻟﻘﻮاﻧﯿﻦ اﻟﻤﺘﻌﻠﻘـﺔ ﺑﮭﺎ‬
‫ﯾـﮭـﺪف إﻟﻰ اﻟﺘﻌـﺮف و دراﺳـﺔ ھـﺬه اﻟﻈﺎھـﺮة ﻓﻲ اﻟﺠـﺰاﺋـﺮ ﻣﻦ ﺣـﯿﺚ اﻷھـﺪاف اﻟﺘﻲ ﺗﻘـﺎم ﻋـﻠــﻰ‬
‫ و ﻷﺟﻞ‬،‫ و أﻓﻖ ﺗﻄﻮرھﺎ ﻓﻲ اﻟﻈﺮوف اﻟﺮاھﻨـﺔ‬،‫ ﻃﺮق ﺗﻨﻔــﯿﺬھﺎ أو ﻗﯿﺎدﺗﮭﺎ ﻋﻠﻰ اﻟﻤﯿﺪان‬،‫أﺳـﺎﺳـﮭﺎ‬
‫ھﺬا ﺗﻢ اﻟﺘﻄﺮق إﻟﻰ ﻣﺸـﺎرﯾﻊ ھﯿﺌﺎت أرﺷﯿﻔـﯿﺔ ﻣﺘﺨﺼﺼﺔ و ذات ﺛﻘـﻞ ﻋﻠﻰ اﻟﻤﺴﺘﻮى اﻟﻮﻃﻨﻲ ﻣـﻦ‬
‫ و اﻟﺘﻲ ﺗﺘﻤﺜــﻞ ﻓﻲ اﻟﻤﺪﯾـﺮﯾﺔ اﻟﻌـﺎﻣﺔ‬،‫ﺣﯿﺚ ﻣﺎ ﺗﺰﺧـﺮ ﺑـﮫ ﻣﻦ أرﺻﺪة أرﺷﯿﻔﯿـﺔ ذات أھﻤﯿﺔ ﻛﺒﯿـﺮة‬
.‫ و ﻣﺼﻠﺤﺘﻲ أرﺷﯿﻒ وﻻﯾﺘﻲ اﻟﺠﺰاﺋـﺮ و وھـﺮان‬،‫ﻟﻸرﺷﯿﻒ اﻟﻮﻃﻨﻲ‬

164