Direction Administrative et Financière Gestion du crédit Client Version : octobre 2015
Approbation DAF Approbation DG
I) Introduction et définitions
Le risque clients est une partie non négligeable de l’ensemble des risques que chaque société doit gérer au quotidien. Le niveau de l’encours client et des échus impacte le profil général du risque clients, dans la mesure où la filiale est exposée à un risque de non recouvrement de ses créances. Tous les efforts possibles doivent donc être mis en œuvre pour limiter ce risque de manière pérenne. Des Comités Crédits performants sont un moyen efficace d’évaluer et de maîtriser le crédit client et le risque crédit.
DEFINITIONS
Balance âgée État qui regroupe les soldes des comptes
clients en les ventilant suivant les mois d’échéance et en distinguant parfois les créances échues des non échues. Cet état peut également indiquer le terme de paiement, la limite de crédit, et le nombre de jours de l’encours clients
Lettrage Opération qui consiste à mettre en relation
les débits et les crédits dont la somme algébrique est égale à zéro pour les éliminer de l’analyse du compte.
Relevé de compte à une date donnée Liste des factures et des crédits d’un compte client qui n’ont pu être lettrés, établie à une date donnée.
Contrôleur Crédit Le contrôle Crédit est une fonction,
hiérarchiquement rattachée à la Finance. La responsabilité de cette fonction comprend la revue des limites de crédit et leur validation, l’intégration et le suivi des DMA dans le système et la gestion des commandes bloquées. II) Comité Crédit : définition, participants, fréquences Un comité de crédit est une réunion destinée à examiner les comptes clients afin de prendre des décisions pour réduire l’encours clients ou/et le risque financier supporté par la société chez les clients. Les participants prennent connaissance d’un certain nombre d’indicateurs sur le crédit et les comptes à risque élevés. Le comité évalue ces informations et prend des décisions pour limiter les risques identifiés .
Participants : Le comité crédit se réunit sous l’autorité du Directeur Général ou en cas
d’absence (sur la base d’une délégation formelle), le DF. Les autres membres du comité sont, le DC, le DF, le responsable ADV/contrôleur de crédit. Suivant les besoins, le DG peut inviter des ressources additionnelles pour analyser certains points spécifiques comme par exemple le juridique sur les comptes clients contentieux. Fréquence : Au moins une fois par mois. Il peut y avoir plusieurs comités si le nombre des dossiers à examiner le justifie. Il est fortement recommandé que le DG préside la réunion et soit le garant du processus au sein de la filiale.
Le contrôleur de crédit prépare tous les documents nécessaires à la tenue de la réunion
et les distribue aux membres du comité avant la tenue de la réunion, notamment, la Balance âgées (voir annexe 2), l’Ordre du jour de la réunion, le PV de la précédente réunion, le tableau récapitulatif des déblocages, l’analyse des Crédits éventuellement non affectés, etc…
III) Missions et déroulement du comité crédit
Le comité de crédit a les missions principales suivantes :
• Veiller au respect des limites de crédits accordés
• S’assurer que les montants de crédit accordé par client sont suffisants, et déterminés selon des critères efficients et sécurisés (garanties bancaires, fonds de cautions,…) ; • Veiller au respect des délais et moyens de paiement prévus ; • Mise en place des garanties et leur renouvellement ; • Suivi des objectifs et moyens de réduction du niveau de découvert et du montant des échus ; • Contrôle des dépassements de DMA et des déblocages réalisés en respect des délégations de pouvoirs ; • Valider certaines limites de crédit en respect des délégations de pouvoirs ; • Proposer et valider les actions à prendre dans les cas de clients estimés à risque ou présentant des échus importants : relance, sommation de payer, arrêt des ventes, modifications des conditions de paiement, échéanciers, passage au contentieux ; • Décider des dossiers à transmettre en contentieux et des actions à entreprendre • Validation des provisions clients à comptabiliser et décide des clients à passer en perte ou en profit. L’ordre du jour de la réunion du comité de crédit doit couvrir au minimum les points suivants :
• Les recouvrements de la période ;
• Les comptes en dépassement de délais de paiement ;
• Les comptes en dépassement de la limité de crédit ;
• Les documents commerciaux bloqués : commandes, livraisons, etc.
• Les comptes non lettrés : analyse de l’évolution des crédits non affectés ;
• Les comptes qui nécessitent une décision à prendre (Revue de DMA, clients ayant émis des chèques revenues impayés, échus d’antériorités supérieures à 3 mois,…) ;
• Les comptes litigieux.
Le comité devrait concentrer son analyse sur les comptes présentant des risques (dépassement de limite de crédit, retard de paiement significatifs, etc). Chaque cas devrait faire l’objet d’une décision en indiquant la responsabilité managériale et le délai dans lequel la décision prise devra être réalisée.
Exemple de décisions à prendre :
• Rechercher l’explication d’une anomalie spécifique sur un compte donné ;
• Réconcilier le compte avec le client ;
• Faire une relance personnalisée à un client (visite, téléphone, courrier …) ;
• Demander une garantie formelle (caution bancaire, nantissement, hypothèque, dépôt
de garantie, effet de commerce, chèque postdaté…) ;
• Réviser la limite de crédit ;
• Réviser les conditions de règlement ;
• Suspendre tout crédit à un client ;
• Suspendre toute livraison ou mettre sous condition précise à définir ;
• Augmenter le dépôt de garantie ;
• Ré échelonner la dette ;
• Facturer des intérêts ;
• Passer un client au contentieux ;
• Démarrer ou Rompre toute relation commerciale.
Etc…(voir aussi annexe 1) PV de réunion :
Toutes les décisions prisent en réunion, surtout en ce qui concerne les plans d’actions et le suivi, doivent être documentés et inscrites dans le PV de la réunion.
Tous les PV de réunion doivent être diffusés suivant les deux jours après la tenue du comité. Les PV sont revus et approuvés à la réunion suivante avant de passer aux autres points de la réunion.
IV) Procédure de relance commerciale et passage au contentieux.
Le processus retenu en cas de retard de paiement constaté est le suivant :
1) relance téléphonique (DC),
2) relance écrite avant mise en demeure (DC) qui peut être sous la forme de courier postal ou de courriel. Dans les deux cas, un accusé de réception s’impose.
3) mise en demeure par voie d’huissier (sur décision du comité de crédit: DC + DAF + DG). Dans ce cas, le DAF contacte l’avocat de la société qui mandate un huissier dans la zone géographique du client.
4) En cas d’échec de l’étape précédente, la société saisit son avocat via le DAF et convoque le client au tribunal. Annexe 1
Le comité est aussi responsable des points suivants (pas systématiquement mais sur le moyen terme, ces points doivent être régulièrement évoqués) :
• Décisions de réorganisation du processus du crédit dans la filiale (Révisions et
approbation des modifications éventuelles de la politique de crédit et des procédures, modifications des descriptions de tâches, demande de ressources additionnelles permanentes ou pour régler un problème ponctuel, revue des délégations de pouvoirs etc…) ;
• Approbation des créances irrécouvrables ;
• Proposition et validation des créances douteuses ;
• S’assurer que la filiale respecte les règles de délégation dans le processus de crédit
• S’assurer que les clients sont correctement affectés suivant les classes de risque ;
• Analyse des raisons de blocage et des déblocages de commandes pour optimiser la
gestion du processus de la gestion du crédit (DMA incorrect, faiblesse des recouvrements par exemple). Annexe 2 : exemple de balance âgée
N° No m No n é c h u e 0 - 3 0 jo u rs 3 1- 6 0 jo u rs 6 1- 9 0 jo u rs P lu s d e 9 0 jo u rs c ré a n c e é c h u e To ta l c ré a n c e Cm - 1 Limi
