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REGLES INTERNES CR-MS-SL-001 FR

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PATROM – REGLES DU TRANSPORT ROUTIER

Objet : Ces règles internes définissent les exigences intangibles en matière d’organisation du
transport routier dans les filiales de la branche M&S du périmètre « PATROM ».

Application : Les présentes Règles s’appliquent à l’ensemble des Filiales du M&S du périmètre
PATROM c'est-à-dire des Zones Afrique Moyen Orient, Amériques (hors USA et Canada), et
Asie Pacifique dans lesquelles s’effectuent des opérations de transport par route par une flotte
propre, dédiée, non dédiée ou messagerie. Elles concernent tous les produits pétroliers
transportés en vrac et/ou en conditionnés par un véhicule de transport de marchandises
classés « véhicules lourds » par la réglementation locale.
L’ensemble des responsables de ces entités sont en charges de leur mise en œuvre.

Pour les sociétés non détenues à 100 % par le Groupe TOTAL, les représentants de TOTAL
dans les organes de direction de ces entités soumettent ces pratiques à l’approbation desdits
organes.

Révision Date Rédigé par Vérifié par Validé par Approuvé par
0 20/05/14 Groupe de travail Philippe Girard Anne de Peyrelongue Francis Jan
1
2

Métier : Supply, Logistique Entité propriétaire : MS/SL/OCL

Version originale écrite en français


Sommaire :
1- Documents de référence 2
2- Préalable 2
3- Définitions - abréviations 3
4- Règles du Transport Routier : Les 7 chapitres du PATROM 5
4.1 - Engagement du Management 5
4.2 - Le Management du Transport 6
4.3 - La gestion HSEQ 9
4.4 - La gestion des Véhicules 11
4.5 - Le personnel de conduite du Transporteur 15
4.6 - La gestion des tournées 17
4.7 - La gestion du Contrat 20
5- Le Système de management du Transport (SMT) 23
5.1 - Organisation de SMT : 23
5.2 - Les auditeurs : 23
5.3 - La fréquence des audits 23
5.4 - Le rapport d’audit : 24
6- La gestion des dérogations 24

Annexe 1 : Liste des documents attachés au PATROM

Ce document est établi par et pour la branche M&S. Il est à usage interne et ne peut être diffusé à des tiers sans son autorisation préalable.
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1 - Documents de référence

 DirSec 20 : Gestion de Crise


 GM-GR-SEC- 015 Bonnes Pratiques de la gestion de crise
 DIR-GR-SEC-003 Sécurité de la conduite automobile
 GM-MS-HSEQ-660 : Guide d’analyse et d’enquête des accidents de transport
d’hydrocarbures par route.
 MS 01.00 SG/GOUV/CN : Délégation de pouvoirs
 DIR-GR-DIAG-002 : Principes et pratiques achats dans le Groupe
 DIR-MS-04 : Règles achats fondamentales au sein du M&S

2 - Préalable

Dans le cadre de la politique sécurité de la branche Marketing & Services, une attention
particulière doit être apportée sur :

 Les pratiques métiers du Transport,


 Le professionnalisme des équipes Logistique des filiales et des entreprises de transport.,

PATROM est le document de référence pour les zones AME, AMO, AP, il définit les règles
minimum obligatoires en matière de gestion des Transports utilisés pour acheminer le
produit. Chaque zone et/ou filiale a la possibilité d’appliquer des règles plus contraignantes.

Les objectifs du PATROM sont de :


• Définir des règles de référence pour la gestion du transport routier
• Renforcer la sécurité des opérations et réduire le nombre d’accidents
• Optimiser les flux de transport
• Professionnaliser l’activité de la filiale et de ses transporteurs et améliorer le
comportement des acteurs du transport via le contrat PATROM

Annexe 1 : Liste des documents attachés à PATROM

Ce document liste les Règles Internes, les Guides et Manuels, les cahiers des Charges
applicables aux chapitres du PATROM. Cette liste n’est pas exhaustive et s’enrichira en fonction
des besoins des Zones Géographiques ou des Directions centrales.

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3 - Définitions - abréviations

Flotte propre : Véhicules propriétés de l’entité ou en leasing/location. Le personnel de


conduite est employé à l’entité opérée.

Flotte dédiée : Véhicules à usage exclusif mis à disposition par un transporteur pour le
compte d’une entité opérée. Le personnel de conduite est employé de l’entreprise de
transport.

Flotte non dédiée: Véhicules à usage non exclusif, utilisée de façon prévisible voire
régulière du fait de la nature de l’activité et/ou pour faire face à des besoins temporaires liés
à un surcroit d’activité (hors transport pour répondre à une situation de crise majeure), mis à
disposition d’un entité par un transporteur. L’intégralité de la cargaison appartient à
l’entité opérée. Le personnel de conduite est employé de l’entreprise de transport.

Transport de type messagerie : On désigne par « messagerie » toute activité


d’acheminement de marchandise conditionnée qui nécessite une ou plusieurs opérations
de tri, de groupage, ou dégroupage vers des zones de distribution. Ce type de transport
regroupe généralement des marchandises de plusieurs expéditeurs dans un même
véhicule. Le transporteur est responsable de l’organisation du groupage/dégroupage. Ce
terme désigne également le transport des marchandises directement à partir de points
d’enlèvement (entrepôts, usines, etc.) vers les clients, où le chargement du camion appartient
à plusieurs chargeurs.

Nota : Transport pour répondre à une situation de crise majeure : traité par la
Direction de la zone (conflit, conditions météorologiques exceptionnelles, …). La dérogation et
les règles à appliquer seront fixées par le Directeur de zone (AP, AME, AMO).

Le tableau ci-dessous définit les exigences applicables à la filiale.en fonction du type


de flotte utilisée (voir définition ci-dessus).

Chaque zone et/ou filiale a la possibilité d’ajouter des exigences supplémentaires.

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Flotte Flotte Flotte non


Exigences PATROM applicables propre dédiée dédiée
Messagerie

4.1 ENGAGEMENT DU MANAGEMENT


4.1.1 Engagement et implication du management    
4.1.2 Définition des objectifs sur l’activité Transport    
4.1.3 Revue de Direction de l’activité Transport    
4.1.4 Plan annuel de visite sécurité, inspections et contrôles    n/a
4.1.5 Audit Interne    
4.2 LA GESTION DU TRANSPORT
4.2.1 Organisation Transport    
4.2.2 La formation    
4.2.3 Veille réglementaire    
4.2.4 Procédures opérationnelles    n/a
4.2.5 Indicateurs de performance    
4.2.6 Revue d’exploitation transport    n/a
4.2.7 Plan d’actions Transport    n/a
4.3 LA GESTION HSEQ
4.3.1 Organisation HSEQ    
4.3.2 Identification des risques et analyse des taches critiques
   n/a
(vrac et matières dangereuses)
4.3.3 Plan d’urgence transport (vrac et matières dangereuses)    n/a
4.3.4 La CMC    
4.3.5 Le plan de sureté transport (mat. Dangereuses classes 2
   n/a
et 3)
4.3.6 L’analyse des accidents et presqu’accidents    
4.4 PERSONNEL DE CONDUITE DES TRANSPORTEURS
4.4.1 Spécification technique des véhicules    n/a
4.4.2 Réception d’un nouveau véhicule dans la Flotte    n/a

pool de
4.4.3 Contrôles des véhicules par la filiale   véhicules (voir n/a
Nota du 4.4.3
a)
4.4.4 Contrôles des véhicules par le transporteur n/a   
4.4.5 Maintenance des véhicules    
4.5 PERSONNEL DE CONDUITE DES TRANSPORTEURS
4.5.1 Formation initiale et périodique des chauffeurs 
  pool de n/a
chauffeurs
4.5.2 Manuel du chauffeur    n/a
4.5.3 Suivi et accompagnement des chauffeurs    n/a
4.5.4 Santé et visite médicale    n/a

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Flotte Flotte Flotte non


Exigences PATROM applicables propre dédiée dédiée
Messagerie

4.6 LA GESTION DES TOURNEES


4.6.1 Les invariants d‘exploitation transport    n/a
4.6.2 Safe to Dispatch et Safe to Load
Safe to Dispatch    n/a
Safe to Load    
4.6.3 OBC 
 
Voir 4.6.3
n/a
4.6.4 Management des risques routiers    n/a
4.6.5 Enregistrement des événements et analyse des
   
tendances
6.1.6 Process de livraison Optimisé    
4.7 LA GESTION DU CONTRAT
4.7.1 Processus Achats    
4.7.2 Contrat de Transport n/a   
4.7.3 Revue de Contrat n/a   
4.7.4 Suivi et Evaluation Transporteurs n/a   

Les exigences sont adaptées à chaque type de flotte. La définition de chaque thème ci-dessus est
détaillée dans les chapitres suivants.

4 - Règles du Transport Routier : Les 7 chapitres du PATROM

4.1 -Engagement du Management

4.1.1 - Engagement et Implication du management


 Engagement du Directeur Général :
o Le Directeur Général doit faire mention dans sa charte d’engagement, des
engagements de la filiale en termes de sécurité, sureté et santé dans le domaine du
transport.

 Implication du Management de la Filiale (y compris le Directeur Général)


o Le management, doit à tous niveaux s’engager dans le déploiement du PATROM
(HSEQ, Achats, RH, Commerces…).

4.1.2 - Définition des objectifs sur l’activité Transport


Le Directeur Général de la filiale doit fixer annuellement des objectifs clairs, précis sur l’activité
transport.

Ces objectifs doivent :


 Couvrir l’ensemble de l’activité transport (Exploitation, Matériel, HSE, Achats, etc …)
 Être mesurables
 Faire l’objet d’un reporting mensuel
 Viser à l’amélioration continue

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En complément ces objectifs peuvent être déclinés dans les objectifs des entretiens individuels
annuels des personnes concernées de la filiale.

4.1.3 - Revue de Direction de l’activité Transport


Une Revue de Direction de l’activité transport doit être réalisée au moins 2 fois par an en
présence des membres du Comité de Direction.

Cette revue doit comprendre notamment, un suivi des objectifs, un suivi de la réalisation des
plans d’actions. Cette Revue de Direction doit faire l’objet d’un procès-verbal.

4.1.4 - Plan annuel de visite sécurité, inspections et contrôles


Le Directeur Général, lors de l’établissement du plan annuel de visite sécurité, s’assure que
l’activité transport est intégrée au même titre que les autres activités.

Des inspections et contrôles doivent être réalisés régulièrement et aléatoirement par le


management afin de vérifier que :
o les règles et procédures sont connues, comprises et appliquées
o les véhicules et installations sont conformes

4.1.5 - Audit Interne : Audit des processus internes


Dans le cadre de l’audit interne, la filiale doit mettre en place un processus d’audit de l’activité
transport. Les auditeurs doivent être indépendants de la fonction auditée. A minima, un audit
interne annuel de toute ou partie de l’activité transport doit être réalisé (ex : l’équipe d’audit
interne peut être constituée du HSE et Responsable Conformité ou du Contrôleur Interne de la
filiale).

4.2 -Le Management du Transport

4.2.1 - Organisation Transport


La filiale doit se doter d’une organisation transport adaptée à sa taille et à son activité.

Le Directeur Général veille à ce que le Responsable Transport soit en mesure d’accomplir ses
tâches et d’assumer sa mission et notamment qu’il puisse exercer son contrôle sur les activités
connexes au transport effectuées par l’entreprise.

Cette organisation doit regrouper l’ensemble des fonctions opérationnelles liées au transport
(dispatch, suivi des OBC, …) sous la responsabilité d’une seule et même personne : Le
Responsable Transport.

Le Responsable Transport est rattaché à la Direction Logistique ou à la Direction d’Exploitation.

La personne en charge des transports et son équipe auront pour missions clairement définies :
• Le suivi, le contrôle et l’évaluation des transporteurs, notamment les obligations
contractuelles du transporteur en matière de :
• le suivi et le contrôle des véhicules.
• la formation et le suivi des chauffeurs (OBC),

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• l’organisation, l’optimisation et le suivi des tournées de livraison.


• la mise en place des 7 chapitres du PATROM

En outre, il participe aux analyses accidents/incidents, à l’évaluation des risques et autres


actions menées conjointement avec le responsable HSE.

Une fiche de poste détaillée doit être mise en place afin de décrire le profil et les taches des
collaborateurs de l’organisation transport.

4.2.2 - Recrutement et formation au sein de la filiale


Les éléments suivants sont les règles minimum à mettre en place lors du recrutement ou du
transfert d’une personne vers l’organisation transport de la filiale :

 Définition des compétences pour le poste


 Définition de la formation et de la qualification sur la base des réglementations nationale
ou locale
 Mise en place d’une présélection des candidats basée sur la qualification et les références
acquises.
 Définition d’un processus de recouvrement de fonctions entre les collaborateurs
 Mise en place d’un examen médical obligatoire

Les personnels de l’organisation transport doivent suivre un programme de formation adapté


aux besoins de leurs fonctions et être recyclés régulièrement.

Une formation de base sera dispensée à l’ensemble du personnel transport de la filiale.

Cette formation traitera notamment de :


 L’organisation de l’activité transport dans la filiale.
 Dangers et risques associés aux produits transportés.
 Réglementation transport.
 Situations d’urgences.
 Sécurité et de la sureté du transport.

Une formation spécifique sera dispensée en fonction de leur rôle dans l’organisation
transport :
 Responsable Transport
 Formateurs chauffeurs
 Contrôleurs véhicules
 Contrôleurs OBC
 Dispatcheurs
 Analyse des accidents

4.2.3 - Veille réglementaire


Les règlements et législations concernant le transport du pays et des pays traversés (le cas
échéant) doivent être connus et appliqués.
Un inventaire des lois et règlementations à appliquer sera revu régulièrement.

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Une veille réglementaire sera mise en place pour suivre leurs évolutions et un responsable doit
être désigné.

4.2.4 - Procédures opérationnelles


Afin de mettre en œuvre ses obligations contractuelles dans le cadre du PATROM, la filiale doit
mettre en place des procédures opérationnelles respectant les exigences PATROM, adaptées au
contexte local et couvrant à minima les points suivants :
 Contrôles avant chargement et départ du véhicule
 Chargement et déchargement des véhicules
 Comportement sur la route
 Les obligations et interdictions pour les chauffeurs
 Contrôles techniques des véhicules
 Le gazage et dégazage des citernes
 Le contrôle des flexibles
 Pannes des véhicules sur la route
 Inspection des camions

La filiale est tenue de vérifier la compréhension des procédures d'exploitation ci-dessus par les
membres de l'équipe transport de la filiale et par les transporteurs.

4.2.5 - Indicateurs de performance


La filiale doit mettre en place des indicateurs de performance, pour suivre l’activité transport.

Ces indicateurs, adaptés au type de flotte employé, doivent être calculés mensuellement et
doivent concerner notamment :
 La sécurité (ex : nombre d’accidents, nombre d’épandages, nombre de blessés)
 L’exploitation (ex : taux d’utilisation véhicules, nombre de rotation, cout/km parcouru
 Les véhicules (ex : composition de la flotte, âge des véhicules, taux de véhicules à
renouveler, résultats contrôles techniques, nombre de contrôles réalisés, résultats safe
to load)
 Les opérations de conduites (ex : nb de non-respects des règles OBC, taux chauffeurs
formés)
 Le transport (résultats audits SMS, nombre d’accidents par transporteur, nombre de
véhicules par transporteur, nombre de visites/réunions avec le transporteur)

4.2.6 - Revue d’exploitation transport


A minima, une revue mensuelle de l’activité transport doit être réalisée par la Direction
Exploitation de la filiale.

Cette revue doit avoir pour objectifs de suivre :


 l’évolution des KPI et d’en analyser les tendances,
 de faire un point sur le plan d’action transport,
 de faire un suivi des incidents/accidents de la période,
 de faire un suivi des enquêtes accidents,
Cette Revue d’activité doit faire l’objet d’un procès-verbal.
La Direction HSE participe à cette réunion.

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4.2.7 - Plan d’actions Transport


Un plan d’action transport unique doit être mis en place. Il doit intégrer à minima
l’ensemble des actions concernant le transport déterminées à l’issu :
 Des objectifs fixés par la Direction Générale
 Des audits interne et externe (SMT, DCIAG, …)
 Des analyses accidents
 Des revues mensuelles de l’activité transport
 Des revues de direction de l’activité transport
 De l’analyse de l’évolution des tendances des différents KPI
 De l’analyse des écarts aux conformités des exigences du PATROM

Une personne sera désignée responsable du suivi du plan d’action.


Pour chaque action un responsable et un délai de mise en œuvre doivent être définis.

4.3 -La gestion HSEQ

4.3.1 - Organisation HSEQ


La filiale doit nommer un responsable Hygiène, Sécurité et Environnement indépendant des
activités opérationnelles (Logistique, Commerce, etc..) et rattaché au Directeur Général de la
filiale.

Le Directeur Général veille à ce que le Responsable HSEQ soit en mesure d’accomplir ses
tâches, d’assumer sa mission et notamment qu’il puisse exercer son contrôle sur les activités de
transport de l’entreprise.

Les responsabilités du Responsable HSEQ, liées à l’activité transport, seront clairement définies
dans une description de poste et communiquées.

Le responsable HSEQ devra notamment s’assurer que la filiale maitrise toutes les activités
transport y compris les opérations de chargement et de déchargement et que celles-ci sont
exécutées en toute sécurité et sureté.

Le responsable HSEQ doit vérifier que l’activité Transport est bien intégrée dans les outils listés
ci-dessous:
 Politique et engagement de la Direction
 Identification des risques (sur site, sur route, camions) et analyse des tâches
 Gestion du changement tel que :
o Nouveau véhicule ou modification de véhicule
o Processus opératoire/changement de processus
o Nouvelle route ou modification de route
o Modification de points de chargement/déchargement
 Gestion de crise et plan d’urgence
 Plan de sureté
 Reporting sécurité
 Enquêtes accidents

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4.3.2 - Identification des risques et analyse des taches critiques


a) L’analyse des risques
Une analyse de risques doit identifier les risques liés aux opérations de transport et évaluer les
pertes potentielles que peut subir la filiale (perte humaine, financière, environnementale,
médiatique, etc …). Pour être complète, elle doit porter entre autre sur les éléments suivants :
 Analyse de l’activité transport (dispatch, temps de travail, achat, …)
 Analyse des équipements : étude portant sur les risques liés à l’utilisation de la flotte
(Spécifications, contrôles et maintenance)
 Analyse de taches critiques : on étudie les taches exécutée par le personnel de conduite
qui représentent un haut potentiel de perte en termes de santé sécurité et
environnement, …

b) Analyse des tâches critiques


Cette analyse est un outil indispensable pour mettre en place une politique de prévention.
Une identification des risques liés aux tâches doit être réalisée afin de déterminer les scénarios
de pertes possibles et les conséquences associées.
Les tâches qui sont identifiées comme les plus critiques doivent faire l’objet de mesures de
prévention pour réduire ou supprimer les risques associés.

Le processus d’identification et d’évaluation des risques doit être appliqué pour tout
changement (procédure, matériel, produit, itinéraire…) concernant l’activité transport afin de
vérifier si les mesures de prévention en place répondent toujours aux nouveaux risques
identifiés.

Ces analyses doivent être revues :


 de façon régulière (2 à 3 ans) afin de s’assurer que les mesures mises en œuvre sont
efficace et de détecter les risques résiduels
 suite à des résultats d’enquête accident.

Ces analyses doivent être faites conjointement entre le responsable HSEQ, le Responsable
Transport, des transporteurs et conducteurs.

4.3.3 - Le plan d’urgence transport


Le plan d’urgence transport de la filiale doit intégrer les scénariis liés au transport routier. Il doit
notamment préciser les actions à mettre en œuvre pour participer le cas échéant à la gestion de
l’événement, les personnes autorisées à intervenir sur les lieux de l’accident le cas échéant, les
moyens de secours mobilisables - services d’urgence, moyens techniques (grue, traitement
pollution…).

Le plan d’urgence transport de la filiale doit être testé chaque année.

4.3.4 - La gestion de crise


Les personnes mobilisées en interne pour gérer une situation de crise doivent être identifiées au
sein de chaque filiale. La cellule mobilisée se met à disposition des autorités, des secours et du
transporteur pour apporter, le cas échéant, toute assistance nécessaire, notamment en matière
de produit. Les participants doivent être formés au plan d’urgence, notamment sur la partie
transport ainsi qu’aux méthodes de gestion de crise.

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4.3.5 - Le plan de Sureté Transport


Le plan de sûreté doit être défini en cas de transport de matières dangereuses. La filiale doit
intégrer les scénarios liés au transport routier. Il doit notamment préciser les actions à mettre
en œuvre pour limiter la probabilité de survenance d’un acte de malveillance sur les véhicules le
produit transporté et le personnel de transport. Par ailleurs, il convient de s’assurer que les
transporteurs ont élaborés un plan de sureté, si nécessaire.

4.3.6 - L’analyse des accidents et presqu’accidents


L’analyse des accidents et des presqu’accidents est un moyen efficace dans l’amélioration de la
sécurité du transport routier.
Tous les accidents et les presqu’accidents à haut potentiel doivent être analysés de manière
approfondie afin d’identifier les causes premières et fondamentales. Une attention particulière
sera donnée aux accidents de gravité ≥3 et les accidents à haut potentiel (HIPO).
A titre non exhaustif, les événements suivants doivent être analysés systématiquement :
 Renversement de camion (ou de remorque) – indépendamment de la perte de produit
(risque pour le chauffeur),
 Collision entre poids lourds et/ou contre un obstacle fixe rigide tel que mur, pile de pont,
etc., survenue pendant le transport (sont exclus les simples accrochages survenant lors
de manœuvres à basse vitesse, ainsi que les collisions lorsque le camion est à l'arrêt ou
en stationnement),
 Feu sur camion non contrôlable par extincteur,
 Accident de transport à proximité d’une zone sensible (zone protégée, nombreuses
habitations, …).

Les accidents doivent faire l’objet d’un reporting conformément aux règles en vigueur et en
fonction du type de flotte utilisé.

Le rapport d'enquête sur l'accident doit inclure les causes directes et les causes fondamentales suivant
une méthode comme l'analyse de l’arbre des causes.

4.4 -La gestion des Véhicules

4.4.1 - Spécification technique des véhicules


Dans le cadre des nouveaux contrats de transport PATROM et/ou les avenants signés à compter
de la date d’effet du présent document,
 Les nouveaux véhicules utilisés en exclusivité (ou dédiés) doivent répondre à l’ensemble
des spécifications techniques du cahier des charges PATROM. Ces spécifications incluent
notamment les invariants véhicules.
Tous les véhicules utilisé sans exclusivité (ou non dédié) de façon régulière ou exceptionnelle,
doivent respecter à minima les invariants véhicules.

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4.4.2 - Réception d’un nouveau véhicule dans la Flotte


La filiale vérifie que les véhicules intégrant la flotte utilisée sont conformes aux obligations
contractuelles souscrites par le transporteur.

a. Cas des véhicules neufs


Une réception sera réalisée en fonction du Cahier des Charges. Toute non-conformité devra
être corrigée avant acceptation définitive du véhicule dans la flotte.
Cette réception doit être formalisée et traçable.

b. Cas de véhicules existants


La réception sera réalisée sur la base des Invariants et d’un contrôle technique (cf : 4.4.3).
Cette réception doit être formalisée et traçable.

4.4.3 - Contrôles des véhicules par la filiale


La filiale doit mettre en place à minima les trois types de contrôles des véhicules suivants à une
fréquence régulière.

Le management doit mettre en place un mécanisme permettant de vérifier la qualité des


différents contrôles.

a. Le contrôle technique des véhicules (vetting):


Le Contrôle Technique sera réalisé sur chaque véhicule au minimum une fois par an.
Ce contrôle doit être réalisé par la filiale et/ou par une structure agrée par la filiale,
indépendante du propriétaire et de l’exploitant du véhicule (transporteur).
Ce contrôle technique devra comporter à minima les points suivants :
• Mesure de l’efficacité du freinage du véhicule
• Inspection de la structure du véhicule (châssis, citerne, échelle, rambarde de
sécurité, pare cycliste etc…)
• Inspection du circuit électrique
• Contrôle complet du dispositif d’attelage
• Contrôle d’étanchéité de la citerne et des obturateurs interne de sécurité et des
vannes (citerne vrac)
• Contrôles des flexibles (état, validité, continuité électrique) (citerne Vrac)

En cas de résultat de contrôle technique négatif, la filiale notifiera au transporteur son refus
d’utiliser le véhicule pour transporter le produit et ce jusqu’à sa remise en conformité.

Nota : Dans le cas de transport par une flotte non dédiée, la filiale devra contrôler et valider un
ensemble de véhicules (pool véhicules) proportionnellement à son volume d’activité. Le
transporteur aura l’obligation d’utiliser uniquement des véhicules validés par la filiale.

b. Le Safe to Load :
Ce contrôle du véhicule (propre, dédié, non dédié) sera réalisé à minima avant l’entrée dans
une installation de chargement opérée par la filiale, des dépôts tiers opérés par la filiale, ou des
dépôts tiers dans lesquels la filiale a du passage.

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Ce contrôle est effectué par un personnel formé appartenant à la filiale ou à un prestataire


agréé (le transporteur exclu). Ce contrôle donne l’autorisation de chargement du véhicule et de
son utilisation pour effectuer la tournée. Le PATROM a défini une liste de critères dont certains
sont bloquants et d’autres non bloquants. Concernant les critères bloquants, si l’un d’eux est
constaté, le camion ne pourra pas être chargé.

c. Contrôle inopiné des véhicules


La filiale doit réaliser des contrôles inopinés des véhicules. Ils pourront être effectués au
chargement, ou en livraison et le cas échéant lorsque le véhicule est à l’arrêt sur la route, par
toute personne de la filiale préalablement formée.
Ces contrôles devront être enregistrés et analysés.

La filiale doit établir un processus de surveillance pour éviter les retards des contrôles,
l'utilisation de véhicules non-conformes en terme de sécurité ou ayant étaient refusés au Safe
to Load ou au vetting.

4.4.4 - Contrôles des véhicules par le transporteur


La filiale doit s’assurer que les transporteurs mettent en place des contrôles périodiques des
véhicules :

a. Contrôles journaliers des véhicules


Le transporteur devra, chaque matin avant de partir, effectuer un contrôle du véhicule. Ce
contrôle comprendra à minima :
• L’état des pneus et des jantes
• La présence de tous les écrous de serrage des roues
• L’absence de fuite d’air sur le circuit de freinage
• Le fonctionnement du frein de parc
• Le fonctionnement du frein de service
• Le bon verrouillage de la sellette ou de l’attelage
• Les niveaux d’huile, d’eau et de carburant
• L’état et le fonctionnement des feux
• La présence, la pression, et l’accessibilité des extincteurs
• Etat de la citerne
• La fermeture des vannes, la présence des bouchons et l’absence de fuite
Toutes les anomalies devront être remontées au Transporteur pour prise en charge par ce
dernier.

b. Contrôles réguliers des points clefs pour la sécurité


Le transporteur doit réaliser un contrôle régulier des points clefs pour la sécurité du véhicule. Ce
contrôle doit être tracé et comprendre à minima :
• Le système de freinage (vérification de l’épaisseur des garnitures de frein, le bon
fonctionnement des actionneurs, l’absence de fuite sur le circuit pneumatique)
• L’attelage
• La direction
• Les suspensions
• Le châssis
• Le bon fonctionnement des obturateurs internes de sécurité (le cas échéant)
• Etc.

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La périodicité de ces contrôles est à définir entre le transporteur et la filiale en fonction du type
de matériel et de conditions d’utilisation.
Dans le cas de véhicules effectuant des tournées de plusieurs jours dans des conditions difficiles
(état des routes, pistes, etc.) ce contrôle devra s’effectuer à chaque retour de tournées.

c. Le contrôle des flexibles


La durée de vie maximum d’un flexible est de 6 ans. Concernant l’activité Bitume, la durée de
vie des flexibles onduleux inox est de 10 ans.

Chaque flexible de dépotage doit être contrôlé à minima tous les ans. Il doit posséder une
fiche de suivi comprenant le numéro de série du flexible, les résultats des inspections
périodiques, le nom de la personne ayant réalisé les contrôles.

4.4.5 - Maintenance des véhicules par le transporteur


La filiale doit s’assurer que les transporteurs mettent en place un plan de maintenance
documenté des véhicules. Ce plan doit définir les opérations à effectuer et les fréquences
associées (km ou période). Ce plan doit être bâti en fonction des exigences réglementaires, des
préconisations constructeurs et des préconisations du PATROM (les plus restrictives devant
s’appliquer).
Ce plan de maintenance préventive, documenté doit couvrir à minima les points suivants :
• Système de freinage
• Suspension
• Roues, essieux et train de roulement
• Dispositif d’attelage (sellette et pivot ou crochet et attelage)
• Citerne et équipement associée (obturateurs internes, vannes, trous d’homme,
flexibles, etc.)
• Moteur et boite de vitesse
• Roues et jantes
• Sangles et crochets
• Système électrique
• Extincteurs

Le transporteur doit procéder au remplacement des pièces d’usure.

Les enregistrements concernant la maintenance des camions doit être conservés.

La filiale doit s’assurer que chaque véhicule (tracteur, porteur, semi-remorque et remorque)
possède un carnet d’entretien véhicule, retraçant des interventions techniques effectuées
(interventions, date, kilométrage, personne ayant réalisée l’intervention).

Lorsque la filiale dispose de sa propre flotte, elle devra mettre en place un plan de maintenance
similaire.

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4.4.6 - Marquage des véhicules


a. Image de marque et logo
Ne peuvent porter la marque et le logo TOTAL, que les véhicules en propriété ou les véhicules à
usage exclusif de la filiale et ce en conformité avec le cahier des charges de la charte graphique
visuelle du groupe. La pose de la marque et logo sur ces véhicules n’est pas une obligation.

Le Numéro d’urgence : Un numéro d’urgence doit figurer sur la citerne/remorque et sur les
portes du tracteur.

b. Signalisation et placardage
Sauf réglementation locale différente, le véhicule sera signalisé conformément à la
réglementation ADR.

A l’avant du tracteur :
 une plaque-étiquette relative à la classe de danger et le n° ONU de la marchandise
transportée.
De chaque côté du réservoir :
 Etiquette de danger
A l'arrière du réservoir :
 une plaque-étiquette relative à la classe de danger et le n° ONU de la marchandise
transportée.
 Etiquette de danger

4.5 -Le personnel de conduite du Transporteur

4.5.1 - Formation initiale et périodique des chauffeurs


Tous les chauffeurs affectés par le transporteur à une mission dans le cadre d’un contrat avec
une filiale de Total doivent conformément à ce contrat, avoir suivi une formation initiale
comprenant les 6 thèmes suivants :

1. Formation matières dangereuses si concerné


2. Formation aux opérations de chargement et déchargement
3. Formation aux règles et procédures PATROM
4. Comportement et conduite préventive (Théorique)
5. Pratique de la conduite préventive
6. Remonté d’information sur les tournées à risques / incidents

La filiale doit faire le nécessaire pour s’assurer que tous les chauffeurs aient suivi ces
formations.
La validité d’une formation est de 2 ans. Avant l’expiration de ce délai, le transporteur devra
avoir fait suivre une formation de recyclage aux salariés qu’il affecte à l’exécution du contrat
signé avec une filiale de Total. Passé ce délai le chauffeur ne sera plus habilité à travailler pour
la branche M&S tant qu’il n’aura pas suivi une formation de recyclage.
Les personnes dispensant ces formations doivent être agrées par la filiale et avoir suivi le
programme de formation des formateurs défini par PATROM.
La formation pratique à la conduite préventive doit être réalisée par un moniteur de conduite
agrée par la filiale.

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Nota : Dans le cas de transport par une flotte non dédiée, le transporteur s’engage à mettre à
disposition de la filiale un ensemble de chauffeurs (pool chauffeurs) proportionnellement à son
volume d’activité qui auront été formé à minima aux thèmes 1 à 4 de la formation ci-dessus Le
transporteur aura l’obligation d’utiliser uniquement ces chauffeurs. La filiale devra s’en assurer.

4.5.2 - Manuel du chauffeur


La filiale doit mettre en place un manuel chauffeur reprenant :
 Son engagement HSE
 L’ensemble des règles et consignes à respecter par les chauffeurs, notamment :
o Les temps de conduite, de travail et de repos
o Les limites de vitesses par type de route
o Les interdictions et obligations
o Les procédures de chargement et de déchargement
o Les situations d’urgence
o Des recommandations concernant la santé

Ce manuel doit être rédigé dans une langue compréhensible par le transporteur et son
personnel de conduite.

Il est annexé au contrat signé avec le transporteur.

Il doit être distribué à chaque chauffeur, commenté et expliqué.

4.5.3 - Suivi et accompagnement des chauffeurs


a. Mise en place des moniteurs chez les transporteurs
La filiale doit s’assurer que chaque transporteur a désigné un ou plusieurs moniteurs en charge
de la formation et du suivi des chauffeurs.

b. Causerie sécurité « Toolbox meeting »


Une communication régulière doit être réalisée auprès des chauffeurs afin de rappeler les règles
et consignes, les bonnes pratiques et commenter les différents événements ainsi que les REX et
safety alert. Ces causeries organisées par le transporteur et/ou en collaboration avec la filiale
doivent permettre également la remontée des informations par les chauffeurs. Une traçabilité
de ces réunions doit être assurée.

c. Evaluation des chauffeurs


La filiale doit s’assurer que la conduite et le comportement de chaque chauffeur est évalué par
un moniteur de conduite à minima une fois par an.

4.5.4 - Santé et visite médicale


Chaque chauffeur devra passer une visite médicale annuelle (avec à minima un contrôle de la
vue). Le transporteur devra suivre le calendrier de ces visites et garantira à la filiale le respect
de cette exigence.
Les certificats médicaux d’aptitude seront communiqués à la filiale sur demande.

Le transporteur et/ou en collaboration avec la filiale organisera des sessions de sensibilisation


sur les risques liés à la consommation des drogues, alcool, médicaments, …

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Des contrôles d’alcoolémie (lorsque


lorsque la règlementation le permet)) et de drogue (lorsque cela est
possible) doivent être réalisés et tracés.
tracés

4.6 -La gestion des tournées

4.6.1 - Les invariants d’exploitation transport


Le respect des limites de vitesse et la gestion de la fatigue des conducteurs sont des fac
facteurs
primordiaux pour la sécurité des opérations de transport.

Le PATROM a défini des invariants


nvariants sur ces sujets. Ils s’appliquent obligatoirement en l’absence
de réglementation locale plus contraignante. Chaque filiale ou zone, one, si elle le souhaite, peut
fixer des règles plus contraignantes.

L’utilisation des OBC permet de s’assurer du respect par le conducteur des temps de conduite et
de repos, des plages de conduite autorisées (notamment l’interdiction de conduite de nui
nuit) et
les limitations de vitesse par type de route.

4.6.2 - Safe to Dispatch et Safe to Load


La
a filiale doit mettre en place les processus suivants :

a. Safe to Dispatch.
Pour un véhicule en flotte propre,
propre dédiée et non dédiée, ce e processus doit permettre de
contrôler, avant toute affectation de tournée le couple véhicule/chauffeur, de la façon suivante:

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Le véhicule :
 Est connu et conforme aux exigences PATROM
 Est à jour de ses échéances de contrôles techniques (Contrôles Réglementaire et ceux
exigés par Total)
 Et que toutes les anomalies bloquantes le concernant sont bien levées.

Le chauffeur :
 Est connu et formé selon les obligations contractuelles du transporteur
 Est à jour de ses échéances notamment :
o Validité du permis de conduire
o Visite médicale
o Recyclage de formation (Formations Réglementaires et celles exigées par le
PATROM et/ou la zone géographique).
 Et que toutes les anomalies bloquantes le concernant sont bien levées.

b. Safe to Load
Ce processus permet de contrôler, avant chargement que :
 Le véhicule est celui qui est prévu au planning et qu’il est apte à être chargé
conformément à nos exigences minimales.
 Le chauffeur est celui qui a été désigné par le transporteur et prévu au planning, il a un
permis de conduire et ses formations valides.

4.6.3 - Les OBC


Les véhicules doivent être équipés d’ordinateur de bord s’appuyant sur les technologies GPS et
GPRS (dans le respect de la réglementation locale) et doivent permettre d’assurer un suivi et un
contrôle du comportement des chauffeurs.
Les OBC et leur suivi doivent être conformes aux documents de référence en vigueur.

Les transporteurs doivent mettre en place le processus de contrôle qui permet de :


 Analyser quotidiennement les comportements des chauffeurs et avoir une réaction
immédiate en fonction de la gravité de l’évènement.
 Suivre les résultats à une fréquence hebdomadaire et mensuelle pour analyser les
tendances.
Les informations provenant des OBC doivent remonter à la filiale, conformément au contrat de
transport, afin qu’elle les analyse.

Dans le cas d’une flotte non dédiée : Dans le pool de véhicule validé (voir 4.4.3), si le véhicule
est utilisé 15 jours par mois, alors ce dernier devra être équipé d’un ordinateur de bord.

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4.6.4 - Management des risques routiers


a. Analyse des Risques Routiers.
Une analyse des risques routiers doit être réalisée par la filiale et les transporteurs. Les
résultats de cette analyse doivent être partagés entre tous les acteurs (transporteurs,
Chauffeurs, Filiale, dispatcheurs). Cette analyse doit être mise à jour régulièrement afin de tenir
compte des évolutions sur le terrain. Cette information doit être utilisée par les dispatcheurs
pour organiser les tournées.

b. Management des Risques Routiers.


Un processus de Management des risques routiers doit être mis en place, qui doit couvrir:
 L’information des chauffeurs sur les principaux dangers permanents et temporaires avant
le début de la tournée.
 La mise à jour des informations sur les dangers temporaires à l’issue d’une tournée.

4.6.5 - Enregistrement des événements et analyse des tendances


Tous les événements survenus lors de la préparation et la réalisation des tournées doivent être
enregistrés notamment :
 Les non-conformités au Safe To Dispatch et/ou au Safe To Load
 Les accidents/incidents au chargement, en conduite et en livraison
 Les non-respects des règles OBC
Une analyse des tendances par type d’événement doit être réalisée régulièrement afin de
déterminer les principales récurrences et de mettre en œuvre un plan d’actions adapté.

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4.6.6 - Process de livraison optimisé


Le Responsable Transport doit s’assurer que son processus est performant et optimum.

a. Une organisation optimale


Un dispatch centralisé doit être mis en place.

Les tâches entre les acteurs (commerce, finance, dépôt, …) jouant un rôle dans le processus
doivent être clairement définies.

Un engagement écrit entre les commerces et le service transport doit être rédigé pour acter les
droits et obligations de chacun. Ce « Service Level Agreement » permet entre autre d’établir
l’heure maximum de prise de commande, le délai de livraison standard, la prestation de service
du transport…

b. Profil du dispatcheur et les liste des tâches


Le Dispatcheur est une personne clef dans le processus de la livraison. Une fiche de poste
détaillée doit être mise en place afin de décrire le profil et les tâches de ce dernier (voir 4.2.1).

c. Mettre en place un dispatch efficace


Pour avoir un dispatch efficace, il est nécessaire de faire un état des lieux de la situation et
mettre en place un plan d’amélioration. A ce titre le Responsable Transport doit :
 Connaitre et comprendre les coûts de transport
 Mettre en place une situation “win-win” avec les interlocuteurs de la Logistique et les
clients internes
 Réduire / éliminer les contraintes
 Améliorer la communication interne
 Mettre en place une organisation adaptée
 Optimiser les quantités et les délais de livraison
 Revoir ou faire évoluer la tâche du dispatcheur
 Avoir une flotte de camion adaptée aux prévisions commerciales et répondant aux
spécifications véhicules

d. Suivi de la performance du dispatch


Le Responsable Transports doit rechercher en permanence le meilleur compromis entre le coût
et le service au client.
Un suivi d’indicateurs de performances est nécessaire pour évaluer l’efficacité du dispatch.

4.7 -La gestion du Contrat

La gestion des relations avec les transporteurs doit être encadrée par un contrat formalisé, et
doit s’exercer dans le respect des règles de délégation de pouvoirs mis en place au niveau des
entités et dans le respect à la fois des règles de fonctionnement Achats et des dispositions du
programme PATROM.

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4.7.1 - Processus Achats


Les quatre étapes principales du Processus Achats qui doivent être impérativement mises en
place, conjointement, par les Responsables Achats et Transport de la filiale sont reprises
dans le diagramme ci-dessous
dessous :

4.7.2 - Contrat de Transport


Toute relation avec un transporteur doit impérativement faire l’objet d’un contrat de transport.

A cette fin un contrat type de transport de produits pétroliers par route dit « contrat PATROM »
a été défini.
 Le contrat type :
o Ce contrat permet d’améliorer le suivi des transporteurs et tient compte
notamment, de l’évolution des règles de sécurité et d’éthique du Groupe Total.
o Ce contrat reprend les standards du Groupe en termes de contenu et de
présentation.
o Le contenu du corps du contrat renvoie à une annexe technique détaillée pour
toute disposition relative à la définition des prestations et à leurs modalités
d’exécution.
o Seuls les niveaux d’engagements et les conséquences des manquements figurent
dans le corps du Contrat.

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 Cahier des charges technique :


o Cette annexe a pour objet de définir à minima des règles techniques et
opérationnelles que tout transporteur doit respecter.

 Cahier des charges commercial/condition tarifaire


o Cette annexe a pour but de définir les conditions de rémunération de la prestation de
transport

4.7.3 - Revue de Contrat


La revue de contrat s’inscrit dans le cadre de la gestion de la relation fournisseurs. Elle doit être
mise en place à minima une fois par an.

L’objet de cette revue de contrat est de vérifier le respect des obligations du Transporteur
reprises dans le contrat et ses annexes, de mesurer sa performance au moyen d’indicateurs
adaptés, et de mettre en place les actions rectificatives et/ou les plans de progrès associés.

4.7.4 - Suivi et Evaluation Transporteurs


a. Réunion exploitation
Des réunions de suivi avec les transporteurs doivent être réalisées régulièrement afin de passer
en revue à minima les points suivants :
- Anomalie du matériel et anomalie de comportement (violation OBC)
- Problème d’exploitation
- Evénement HSE, REX
- Suivi des indicateurs de performance
- Suivi des plans d’actions

b. Audit SMS Transporteur


La filiale doit réaliser ou faire réaliser un audit SMS transport (Système de Management de la
Sécurité) de chaque transporteur tous les 2 ans. Cet audit doit faire l’objet d’un compte rendu
et d’un plan d’action qui doit être revu régulièrement entre le transporteur et la filiale.

c. Evaluation des performances


Une évaluation des performances du transporteur doit être réalisée chaque année par la
filiale. Cette évaluation doit prendre en compte à minima les critères suivants :
- Performance HSE
- Performance Exploitation
- Performance Technique
- Performance Comportementale

Les résultats de l’évaluation seront communiqués au Transporteur et feront l’objet d’une revue
lors de la revue de contrat annuelle.

Le résultat de l’évaluation se traduit par l’obtention d’un niveau d’agrément :


 Agréé : le Transporteur a un niveau conforme aux exigences du Client. Il s’engage à
poursuivre les actions entreprises afin d’améliorer le score obtenu.
 Agréé sous réserve : le Transporteur doit mettre en place un plan d’actions pour
améliorer son niveau de performance dans un délai de 3 (trois) mois

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 Non agréé : le Client pourra résilier le Contrat conformément à l’article 20 de celui-ci.

5 - Le Système de management du Transport (SMT)

Le SMT est un protocole d’audit de l’activité transport de la filiale, basé sur les 7 chapitres du
PATROM.

Il a été mis en place afin de s’assurer du bon déploiement et de l’appropriation des règles
PATROM.

Les objectifs principaux de l’audit SMT sont de:


 Evaluer la fonction transport dans la filiale et la façon dont elle est appliqué sur le terrain
 S’assurer de l’appropriation des outils PATROM décrits dans les paragraphes précedents.
 S’assurer du professionnalisme des équipes transport
 S’assurer la bonne application des règles PATROM
 Suivre l'activité transport et les résultats de la filiale au moyen d'indicateurs de
performance
 S’assurer qu’une boucle de contrôle à chaque étape des opérations de transport
 Mettre en place des plans d'action

5.1 -Organisation de SMT :

Le plan d’audit doit être élaboré au moins un an à l’avance. Le planning est élaboré par chaque
zones géographiques des le mois de septembre pour l’année suivante. Ces plannings sont
centralisés par MS/SL qui en assure une coordination.
La date définitive de l’audit doit être fixée au moins 6 mois avant la date afin que le planning
des auditeurs soit figé.

5.2 -Les auditeurs :

Les auditeurs sont issus soit de la zone géographique du MS/SL, du MS/HSEQ, ou d’un
organisme tiers.
Un auditeur doit être préalablement formé et nommé. Sa formation consiste à participer à deux
audits SMT en tant qu’auditeur adjoint. Sa nomination se fera par MS/SL sur la base des
évaluations de l’auditeur en formation par le ou les auditeurs confirmés ayant accompagnés
l’auditeur adjoint. MS/SL tient à jour une liste des auditeurs nommés.

5.3 -La fréquence des audits

Chaque zone détermine la fréquence des audits en fonction des résultats obtenus. Dans tous les
cas, la fréquence ne devra pas être supérieure à 4 ans.

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5.4 -Le rapport d’audit :

Un rapport rédigé par l’auditeur sera transmis à la filiale. Ce rapport, basé sur les 7 chapitres du
PATROM reprendra les points forts et point d’amélioration. Il émettra des préconisations
priorisées par des étoiles, sur la base desquelles la filiale bâtira son plan d’action.

6 - La gestion des dérogations

Si une règle PATROM ne peut pas être respectée, une demande de dérogation documentée
devra alors être faite au Directeur de la zone géographique qui la signera suivant la pertinence
de la demande.

Cette demande devra être archivée par la filiale et dans la zone géographique.

La validité de la dérogation doit être définie et ne doit pas exèdre une durée maximum de un
an. Un processus de suivi d’échéance sera mis en place.

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