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AUDIT INTERNE ET EVALUATION DE LA CONFORMITE LEGALE

AUDIT INTERNE DES SYSTEMES DE MANAGEMENT

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Définition de l’audit
Processus méthodique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des preuves
objectives et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure
les critères d’audit sont satisfaits.

L’audit est un examen permettant d’évaluer :


L’existence, L’application, l’adéquation d’un système qualité par rapport à un
référentiel fixé au départ.

Le but principal d’un audit est d’évaluer le besoin d’action, d’amélioration ou de


correction.
L’audit est alors considéré comme un outil de progrès et il n’est :
ni une inspection,
ni un moyen de contrôle,
ni un mode de surveillance

Buts des audits internes

Déterminer l’adéquation et la conformité des éléments de système aux exigences


spécifiées (internes et normes), de leur documentation et à la mise en œuvre des
exigences;
Déterminer dans quelles mesures le système mis en œuvre est efficace pour
atteindre les objectifs;
Fournir la possibilité d’améliorer les systèmes de management;
Vérification de la mise en œuvre des actions correctives.

LA NORME D’AUDIT ISO 190011


Principes de l’audit;
Management des programmes d’audit;
Les compétences des auditeurs;
Applicable à tout organisme pour les audits internes ou externes

Structure de la norme
La norme est constituée de 7 articles :
Article 1 : Domaine d’application
Article 2 : Références normatives
Article 3 : Termes et définitions
Article 4 : Principes de l’audit
Article 5 : Management d’un programme d’audit
Article 6 : Activités d’audit
Article 7 : Compétences et évaluation des auditeurs
L’Annexe A illustre l’application des lignes directrices de l’Article 7 à différentes
disciplines.
L’Annexe B fournit des lignes directrices supplémentaires destinées aux auditeurs
sur la planification et la réalisation des audits
Principes de l’audit
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Principes des auditeurs:
Déontologie: confiance; intégrité;
Présentation impartiale: rendre compte de manière honnête et précise;
Conscience professionnelle: prendre des décisions avisées dans toutes les
situations d’audit;
Confidentialité: sûreté des informations.
Principes des audits
Indépendance: le fondement de l’impartialité de l’audit et de l’objectivité des
conclusions d’audit;
Approche fondée sur la preuve :Il convient que les preuves d’audit soient vérifiables.
DEFINITIONS
Définitions
Programme d’audit:
Ensemble d’un ou plusieurs audits planifié pour une durée spécifique et dirigé dans
un but spécifique.
champ de l’audit:
Etendue et limites d’un audit.
plan d’audit :
Description des activités et des dispositions nécessaires pour réaliser un audit.
Critères d’audit :
Ensemble de politiques, procédures ou exigences utilisées comme référence vis-à-
vis de laquelle les preuves objectives sont comparées.
Preuves d’audit:
Enregistrements, énoncés de fait ou autres informations pertinents pour les critères
d’audit et vérifiables.
Constatations d’audit:
Résultats de l’évaluation des preuves d’audit recueillies, par rapport aux critères
d’audit.
Audité
Organisme qui est audité.
Auditeur
Personne possédant la compétence nécessaire pour réaliser un audit.
Equipe d’audit
Un ou plusieurs auditeurs réalisant un audit assistés, si nécessaire, par des experts
techniques.

Le responsable du programme d’audit


Doit avoir les aptitudes et compétences dans les domaines suivants:
les activités, produits et processus de l’audité;
les exigences légales et autres exigences appropriées, liées aux activités et produits
de l’audité;
Une connaissance générale des principes de l’audit;
Une connaissance des normes de système de management et les documents de
référence;
Aptitudes à manager;
Compréhension des techniques et des pratiques des activités d’audit.

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Responsabilités du responsable du programme
La désignation de l’auditeur responsable pour chaque audit en fonction de l’objectif
et de la nature de l’audit, la date considérée, la disponibilité de personnel, etc. ;
L’assignation des ressources adéquates pour la réalisation des audits, soit la
disponibilité d’auditeur(s), le budget nécessaire, le temps requis et les moyens
appropriés ;
Le support à l’équipe d’audit si celle – ci est confrontée à des problèmes en cours
de l’audit ;
La conservation des documents d’audit pour assurer une suite dans le programme
d’audit ;
L’aspect amélioration de tout le programme d’audit, soit la formation et l’évaluation
des auditeurs.

L’équipe d’audit
préférable une équipe d’audit, avec un minimum de deux auditeurs:
cela assure une meilleure objectivité;
obtenir ainsi une seconde opinion s’il a des doutes sur un aspect.
un auditeur responsable pour chaque audit planifié.

Responsabilités de responsable de l’audit


s’assure de bien définir le but et le champ de l’audit;
constituer l’équipe d’audit;
procéder à la préparation de l’audit;
agir comme auditeur durant l’audit;
préparer le rapport d’audit;
effectuer le suivi d’audit.

Responsabilité de l’auditeur
participer à la réunion d’ouverture;
aller sur le terrain pour questionner les personnes;
observer les activités reliées à l’audit;
recueillir les preuves nécessaires pour étayer ses observations ;
documenter ses observations et en faire une évaluation objective quand à sa
conformité ;
participer à la préparation du rapport préliminaire qui sera présenté à l’audité lors de
la réunion de clôture;
participer à la rédaction du rapport final de l’audit;
dans tous les cas, il doit apporter son aide à l’auditeur responsable.

Le travail de l’auditeur
Tout au long de l’audit, l’auditeur devra se renseigner sur certains aspects comme :
Les responsabilités et les autorités sont – elles bien définies ;
Les employés disposent – ils des procédures, des instructions de travail, des
formulaires, des moyens de contrôle et autres documents nécessaires pour
accomplir leur tâches en accord avec les procédures ;
Le personnel en place connaît – il, et surtout comprend –il bien le système de
management en place pour opérer convenablement ;

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Les procédures et autre instructions de travail sont – elles suivies dans le
déroulement des activités ;
L’auditeur peut – il évaluer si le personnel dispose des équipements, d’un
environnement et de toutes les autres ressources adéquates pour réaliser les
tâches qui leur sont assignées ;
Est – il possible de juger de l’efficacité des systèmes à partir des observations
faites.

Responsabilités de l’audité
Prévenir ses employés de la tenue de l’audit;
Tout au long de l’audit, il doit coopérer avec l’équipe d’audit en répondant à leurs
demandes ; il doit ainsi être disponible et leur faciliter la tâche ;
Comme l’audit a pour but d’améliorer le SMI, il se doit de fournir tous les
renseignements demandés ;
Suite à l’audit, le responsable du secteur a la responsabilité de préparer un plan
d’actions correctives pour corriger toute situation qui aurait été jugée non conforme.

LE PROCESSUS D’AUDIT
Le programme d’audit
Objectifs et étendue d’un programme
Les priorités de la direction;
La politique commerciale.
Les exigences relatives aux systèmes de management;
Les exigences légales et réglementaire;
Les exigences du client;
Les besoins des autres parties intéressées;
les risques pour l’organisme et les travailleurs.

Management du programme d'audit


Gestion du programme d'audit interne;
La procédure d'audit éventuellement;
Plan de l'audit interne;
Domaine d'application;
Fréquence;
Durée;
choix des auditeurs;
suivi des audits;
Maîtrise des documents.

Mise en œuvre du programme d’audit


Planifier et programmer les audits;
S’assurer de la compétence des auditeurs et des responsables d’équipes d’audits;
Constituer les équipes;
Réaliser les audits;
Conserver les enregistrements du programme d’audit;

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Rendre compte à la direction.

Etablissement du programme d’audit (5.2 ; 5.3)


Objectifs et étendue
Responsabilités
Ressources
procédures
Mise en œuvre du programme d’audit (5.4 ; 5.5)
Programmation des audits
Evaluation des auditeurs
Constitution des équipes d’audit
Pilotage des activités d’audit
Conservation des enregistrements

Surveillance et revue du programme d’audit (5.6)


Surveillance et revue;
Détermination des besoins en matière d’actions correctives et préventives;
Identification des opportunités d’amélioration.

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Facteurs ayant une incidence sur la fréquence
Les processus qui présentent des problèmes connus ou potentiels;
les processus non maîtrisés qui pourront créer des problèmes;
les processus pour lesquels la formation est un facteur important;
les environnements de travail dans lesquels le personnel change souvent.

Facteurs ayant une incidence sur la fréquence


les zones où les processus nouveaux ou beaucoup modifié ont été introduits;
la sécurité;
les risques;
la fiabilité;
nouvelles caractéristiques de conception ou techniques novatrices.

LE PROC Activités d’audit

Déclenchement de l’audit (6.2)


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Nomination du responsable de l’équipe d’audit;
Définition des objectifs, du champ et des critères de l’audit (normes, textes légaux et
réglementaires, procédures internes etc.)
Détermination de la faisabilité de l’audit;
Constitution de l’équipe d’audit;
Etablissement du premier contact avec l’audité.

Préparation des activités d’audit (6.3)


Les objectifs de préparation:
Pour l'auditeur: faire prendre conscience à l'auditeur:
de l'objectif de de l'audit,
du domaine d'application,
se donner le temps pour réaliser une enquête préliminaire sur l'audit.

Pour l'audité: faire prendre conscience:


de l'objectif et du domaine d'application,
de l'échéancier d'audit.
Revue des documents pertinents des systèmes de management, y compris des
enregistrements, et détermination de leur adéquation par rapport aux critères
d’audit;

Préparation du plan d’audit


Répartition des tâches au sein de l’équipe d’audit;
Préparation des documents de travail: lors de la préparation des documents de
travail (, il convient que l’équipe d’audit se pose les questions suivantes pour
chaque document:
Quel enregistrement d’audit sera généré avec ce document de travail?
Quelle activité d’audit est concernée par ce document de travail particulier?
Quel sera l’utilisateur de ce document de travail?
Quelle information est nécessaire pour préparer ce document de travail?

Réalisation des activités d’audit sur site (6.4)


Conduite de la réunion d’ouverture.
Réalisation d’une revue de documents au cours de l’audit.
Communication pendant l’audit.
Attribution des rôles et responsabilités des guides et des observateurs.
Recueil et vérification des informations.
Production de constatations d’audit.
Préparation des conclusions d’audit.
Conduite de la réunion de clôture.

Préparation, approbation du rapport d’audit (6.5)


• Préparation du rapport d’audit.
• Approbation et diffusion du rapport d’audit.

Clôture de l’audit
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L’audit est fini lorsque toutes les activités décrites dans le plan d’audit ont été
réalisées ou autrement convenues avec le client (par exemple situation fortuite ne
permettant pas de terminer l’audit selon le plan).

Réalisation du suivi d’audit (6.7)


Les conclusions de l’audit peuvent mentionner, selon les objectifs d’audit, la
nécessité de corrections et d’actions correctives, ou d’amélioration.
Ces actions sont généralement décidées et réalisées par l’audité dans des délais
convenus. Le cas échéant, il convient que l’audité informe la personne responsable
du management du programme d’audit et l’équipe d’audit de l’état d’avancement de
ces actions.
Il convient de vérifier l’achèvement et l’efficacité des actions entreprises. Cette
vérification peut faire partie intégrante d’un audit ultérieur.

La réunion initiale (d’ouverture)


L’introduction : présentation de l’équipe d’audit aux membres de la direction
auditée participant à la réunion.
L’objet et le champ d’application de l’audit : il doit confirmer l’objet et le champ
d’application de l’audit, tels que l’audité en a préalablement été informé.
La confirmation du plan d’audit : il doit confirmer que le plan d’audit qui a été
envoyé à l’audité est toujours acceptable.
La confirmation que les différents services ont été informés et qu’un représentant
de la direction sera disponible dans chaque service visité.
La clarification et les explications : fournir à la direction de l’audité les
explications nécessaires concernant le processus d’audit afin que le déroulement de
celui – ci se déroule sans incident.
L’organisation de la réunion de clôture : il doit confirmer l’heure et l’endroit où se
tiendra la réunion de clôture et demander la présence de tous les participants.

Le constat d’audit
L’auditeur doit essayer d’exprimer la non – conformité avec les éléments suivants :
l’exigence;
la nature de la non – conformité;
les preuves tangibles (documents, produits, contrats etc. ).

Les méthodes de recueil d’informations


Des entretiens ;
L’observation des activités, et
La revue de documents.

La réunion de clôture
Le programme contient :
Remerciements.
Participation.
Objet et limites de l’audit.
Importance de l’échantillon de l’audit.

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Les constats de non – conformité.
Résumé de l’audit.
Clarification des constats de non – conformités.
Le suivi.
Clôture de la réunion.

Le rapport d’audit
Les informations se rapportant à l’audit.
L’objet.
Le domaine d’application.
L’équipe de l’audit.
Le résumé.
La réunion initiale.
La réunion de clôture.
Les demandes d’actions correctives.

Le processus de l’action corrective

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La personne désignée de l’audité est responsable de :
La détermination de l’étendue du problème.
La correction des non –conformités.
L’établissement des causes profondes.
La mise en application de l’action corrective.
La modification formelle des procédures opérationnelles ou des règles
professionnelles pour éviter une résurgence du problème.

Le responsable d’audit a la responsabilité de :


Vérifier que l’action corrective a été entreprise.
Vérifier que l’action corrective est efficace.
Clore le dossier de non – conformité.
e processus d’audit
LES TECHNIQUES D’AUDIT
Connaissances de base
Il est important que l’auditeur connaisse et mettre en application les éléments suivants :
la portée de l’audit, ce qui lui permettra de restreindre les points couverts à ceux qui
sont pertinents;
les domaine des normes du système applicable, de façon à être précis dans
l’examen du système;
les exigences contractuelles et réglementaires.
une connaissance minimale des produits ou des procédés impliqués,
une méthode de travail qui favorise une approche systématique et ordonnées;
la connaissance du processus d’audit et l’art de poser des questions.
Ce dernier élément est important, car même s’il possède les premiers éléments, sa
tâche sera plus difficile si l’auditeur n’est pas un bon communicateur ou ne connaît
pas le processus d’audit.

Exigences pour un auditeur


La connaissance des normes et documents de référence .
Une connaissance générale de l’industrie.
La connaissance d’industrie spécialisée.
Exigences légales et contractuelles applicables, et autres exigences qui s’appliquent
à l’audité.
Une expérience des processus d’audit.
La maturité et le professionnalisme.
Les facultés analytiques.
Les facultés de communication.
Les relations.
Les facultés d’organisation.
La curiosité.
Le bon sens et le discernement.

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Processus de communication
7 % par les mots
38 % par le ton de la voix
55 % par l'expression du visage et du corps
Il est à tout le momen aussi important d'écouter que de parler lorsqu'on
communique avec quelqu'un.

Communication pendant l’audit


Il peut être nécessaire de définir des dispositions formelles pour la communication
pendant l'audit au sein de l'équipe d'audit et avec l'audité.
L'équipe d'audit doit faire régulièrement le point pour échanger des informations,
évaluer l'avancement de l’audit et repartir de nouveau les taches entre les auditeurs
si nécessaire.
Le responsable de l'équipe d'audit doit informer régulièrement l'audité et, si
nécessaire, le commanditaire de l'audit, de l'avancement de l'audit et de toute
difficulté (p. ex., le rapport a la direction de l'audite à la fin de la journée).
La communication doit se faire régulièrement.
L'auditeur doit informer immédiatement l'audité et, si nécessaire, Ie commanditaire
de l'audit, de toute preuve constatée au cours de l'audit qui laisse supposer un

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risque immédiat ou significatif (p. ex., lié à la sécurité. à l'environnement ou à la
qualité).
Tout problème concernant une question en dehors du champ de l'audit doit être
notée et communiquée au responsable de l'équipe d'audit pour déterminer les
actions appropriées.
Lorsque les preuves d'audit disponibles indiquent que Ies objectifs d'audit sons
irréalisables, il convient que le responsable de l'équipe d'audit en rapporte les
raisons et fasse approuver tout besoin de modifications.
Il convient de passer en revue avec le commanditaire de l'audit et de faire approuver
par celui-ci et, le cas échéant, l'audité, tout besoin de modifications du champ de
l'audit.

Le comportement
Les comportements positifs et négatifs ont des effets sur les commanditaires, les
audités et les auditeurs.
Le comportement engendre le comportement, c’est-à-dire que la façon dont on se
comporte a un effet direct sur le comportement des autres (notre interlocuteur aura
tendance a imiter notre comportement).
On doit savoir choisir son comportement : si on opte pour la courtoisie et la politesse,
notre interlocuteur en fera de même a notre égard

La réticence
La réticence est une réaction humaine naturelle d'une personne qui se sent menacée,
mise au défi ou évaluée d’une façon ou une autre.
Certaines personnes ont une réaction négative lorsqu'elles se voient offrir de l’aide –
il s’agit souvent du type de gens « qui savent tout » qui manquent souvent
d'assurance.
La plupart des gens sont réticents a affronter des problèmes difficiles; la plupart de
nous craignent la confrontation, tandis que d'autres sont mal a l'aise dans de telles
situations.
La réticence se manifeste souvent lorsqu'il y a un bris de communication entre deux
personnes.
Au cours de l'audit, il est probable que l'auditeur rencontre des personnes réticentes;
p.ex., une personne qui :
demande continuellement plus de détails ou qui demande toujours de clarifier
les questions ;
préfère garder le silence, en donnant très peu de réponses (ou en n’offrant
même aucune) ;
attaque l'auditeur ;
se dit déconcertée ;
met en doute la méthodologie ;
affirme que le problème n'existe plus.

Comment réagir à la réticence?


Donner I 'occasion au commanditaire ou a l'audité d'exprimer ouvertement sa
réticence sans l'interrompre — cela peut permettre d'apaiser ses craintes.
Rester attentif aux messages non verbaux, lesquels constituent habituellement les
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vraies réponses.
Ne pas se sentir personnellement visé par cette attitude, laquelle est plutôt fonction
de la situation ou du processus — ou du rôle de l'auditeur;
tenter simplement de maîtriser son propre comportement afin de rester maître de la
situation et de terminer l'audit.

Obstacles à la communication
Les obstacles physiques comme les bruits de fond lors de discussions dans un
milieu bruyant où l’information obtenue d’une source seconde peuvent résulter en
des observations erronées ;
Les mots peuvent prendre des sens différents selon la personne qui les utilise ou
qui les entend.
Nous percevons des choses différentes à partir des mêmes informations; notre
instruction, notre éducation, notre milieu de travail, notre culture sont d’autant
d’éléments qui affecteront notre façon de percevoir les choses.
Quelle que soit l’importance de l’audit, l’auditeur doit poursuivre les objectifs de
l’audit et, par-dessus tout, conserver le contrôle.
L’audité a également une responsabilité, qui est d’offrir une assistance et une
coopération complète tout au long de l’audit.

Les questions
Formuler les questions avec les mots : qui; quoi, pourquoi, où, quand, comment,
combien.
Ceux – ci demandent une réponse précise.
Suivre un ordre logique :
- soit en partant du début jusqu’à la fin
- soit en remontant de la fin au début.
Eviter de répondre à ses propres questions.
Ne pas poser une question dont la réponse est connue par des preuves tangibles.
Poser la question à celui le plus en mesure d’y répondre (celui qui accomplit la
tâche);
Restreindre l’intervention des responsables lors des interviews des employés.
L’auditeur tout en restant diplomate devra s’efforcer d’obtenir la réponse des
employés

Types de questions
Questions ouvertes :
- que faites – vous quand…
- Expliquez – moi la façon dont vous….
- Quels sont les avantages de …
Questions fermées
- Faites – vous cela quand….
- utilisez – vous la procédure…

Questions hypothétiques
- S’il arrivait que…
- Supposons la situation suivante…

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- Décrivez la marche à suivre dans le cas où…
Questions de vérifications, de confirmation
- je ne comprends pas votre réponse.
- pouvez – vous m’expliquer encore…
- donnez – moi un autre exemple…
- ai – je bien compris quand…

Questions systématiques
- suivre le cheminement du travail ou du procédé
- qui fait quoi, quand, comment, pourquoi?

Attitude à prendre en posant les questions


Parler clairement et avec soin;
Regarder l’audité;
Etre attentif à la réponse;
Donner le crédit qui est du;
Détendre l’atmosphère.

Comportement de l’auditeur
Etre calme et poli
En vous troublant ou en montrant ses émotions, vous laissez percevoir un manque
de contrôle.
Etre ponctuel
Être à l’heure montre que voue êtes conscient de l’importance de l’audit pour
l’audité.
Etre précis
Posez des questions directes qui demandent des réponses courtes et précises;
faites préciser les réponses vagues avant de continuer;
Etre préparé
Disposez de toute la documentation nécessaire; une bonne préparation facilite le
travail et engendre le respect.
Garder le sens des proportions
Assurez- vous que les petites erreurs ne prennent des proportions exagérées.
Etre humain
L’audit est un facteur de stress intense chez l’audité; mettez-le à l’aise dans la
mesure du possible.
Etre décisif
Prenez une décision dès que vous disposez d’assez d’informations.
S’en tenir à l’audit
Gardez le contrôle de l’audit pour minimiser les pertes de temps;
Etre juste
Basez votre jugement sur les faits réels, non sur des idées préconçues ou des
préjugés;
Etre à l’écoute
Ecoutez, comprenez et analyser la réponse de l’audité avant de vous préoccuper de
la prochaine question.

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Difficultés avec un audité

Façon de faire Attitude à adopter


• Mentionner le fait à l’audité
Perte de temps
• Poser des questions précises
• Rester calme et pol
Provocation
• Refuser et prélever vos échantillons
Échantillon fourni pour analyse
pour évaluation.
Epreuve de force • Etre bien préparé; connaître les
faits, être ferme.
Pitié • Montrer un peu de sympathie (par
politesse) et continuer.
• Faire appel au niveau supérieur
Absentéisme
pour vous expliquer la raison ou
fournir un remplaçant.

CONCLUSION

Avoir un objectif précis


Utiliser rigoureusement la méthodologie

Donner envie de progresser

Informer

Travailler en groupe

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