Fiche de cours 2

Le compte rendu de réunion : Méthodologie

Elément : Communication professionnelle / 2020-2021
Pr. N. BAYED
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Toute réunion, notamment si elle s’est conclue par des décisions, donne lieu à la rédaction
d’un compte rendu, qui peut s’adresser à deux types de destinataires :

- Les participants : l’objectif est de laisser dans les esprits un résumé des discussions
menées et les décisions prises dans une réunion. Attention ! Le rédacteur du compte rendu ne
doit ni omettre ni déformer, même involontairement, quelque propos que ce soit, surtout s’il
est lui-même impliqué dans la discussion de façon forcément partiale.

- Une autorité : dans le cas où le destinataire n’a pas assisté à la discussion et qu’une
réglementation prévoit qu’il doit connaître, contrôler, voir valider des solutions adoptées en
réunion. Le document peut parfois se limiter à un « relevé de décisions », dont la rédaction
est alors succincte.
En tous cas, on mesure l’effort de clarté exigé puisqu’il s’agit de rendre compte de paroles ou
de conclusions à une tierce personne absente, qui ne disposera d’aucun référent réel pour
l’aider à en saisir le contenu.

Méthodologie du compte rendu de réunion

I- L’entrée en matière :
Il ne s’agit pas d’introduire la réunion, mais de la présenter. Dans cette présentation, on
trouve classiquement les renseignements ci-après :

- La nature de la réunion : conseil ? Comité ?;

- Sa qualification : ordinaire ? Extraordinaire ?;
- Son objet : information ? Enquête ? Concertation ? Décision ? Election ?;
- Le lieu, la date et l’heure de sa tenue ;
- Ses participants (présents, absents (absents excusés, absents représentés)). Cette
précision est importante car elle permet de clarifier deux problèmes éventuels : celui du quota
minimum parfois exigé pour que la réunion puisse se tenir et voie ses décisions validées, et
celui du nombre de votants en cas de scrutin ;
- Son ordre du jour : l’ensemble de points qui seront discutés au cours de la réunion (permet
aux participants à la réunion d’anticiper les points abordés et de se préparer efficacement).

Le rédacteur peut avoir le choix entre deux présentations de cette partie :

1- Présentation classique : faire figurer, sous forme de quelques lignes, ces renseignements
au début du document ;
2- Présentation innovante : réserver tous ces renseignements à la seule première page, qui
devient ainsi, en quelque sorte, une page de couverture.

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II- Le cœur des débats :
Le compte rendu suivra le déroulement chronologique de la réunion, aussi bien dans sa
macrostructure (ordre du jour) que dans ses microstructures (ordre des échanges de paroles).

Dans un souci de clarté, le rédacteur doit faire attention aux points suivants :

1- Le choix des idées retenues : il ne faut sélectionner que les idées qui ont donné lieu à
plusieurs échanges ou qui semblent les plus importantes ;

2- L’attribution claire d’une idée à son auteur : ce qui permet d’éviter toute ambiguïté.
Autrement dit, il faut relier chaque parole à celui qui l’a prononcée afin qu’il soit clairement
identifié. L’objectif étant de reformuler l’essentiel des propos échangés ;

3- L’indication de chaque prise de position par rapport aux autres participants d’une part, et
à l’ensemble du groupe de l’autre. Cette exigence signifie que le rédacteur doit être attentif
aux notions de convergences et de divergences, afin que le lecteur puisse percevoir les terrains
d’accord ou les pommes de discorde entre les membres.
Aussi, il s’agira, surtout à la fin d’une discussion, de situer une idée par rapport au groupe :
représente-t-elle l’avis d’une infime minorité, d’une majorité étroite ou fait-elle l’unanimité ?.

4- L’ordre chronologique des débats : pour plus de clarté de la communication, le rédacteur

ne doit pas hésiter à réorganiser, en toute objectivité, l’ordre des échanges pour rendre son
texte plus aisément compréhensible en les regroupant autour de centres d’intérêt, de façon à
rendre le document exploitable par celui qui n’aurait pas pris part à la réunion.

5- L’attention portée aux thèmes récurrents susceptibles d’apparaître dans toute

réflexion, à savoir :

Les faits Les objectifs Les causes Les Les problèmes

conséquences
Les contraintes Les solutions La solution Les conditions Les limites de la
envisageables adoptée de réussite solution

L’ordre de traitement de ces critères (que nous retrouvons dans le rapport et le rapport de
stage) sera celui suivi par les participants, ce qui aidera le rédacteur à construire un texte utile,
clair et pertinent.

III- Les dernières lignes :

Dans la conclusion du compte rendu de réunion, il y a lieu de :
- Enumérer les décisions prises et leur importance ;
- Remercier les membres de leur participation ;
- Indiquer que l’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée en précisant l’heure de fin de la
réunion.

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IV- Important à retenir :
Le compte rendu doit être :
- Assez bref pour être maniable et mémorisable ;
- Assez précis pour permettre à un absent de comprendre l’évolution des débats ;
- Assez synthétique pour valoriser l’essentiel et clarifier les échanges ;
- TOUJOURS OBJECTIF.