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Volume 13 No 4 Décembre1996

L'image de l'école: un enjeu


pour le chef d'établissement

Comment mieux gérer son temps


Colette PAILLOLE, FRANCE

I. RELEVÉ DE MON TEMPS

Le temps est observable objectivement: mettre périodiquement mon emploi du


temps sous contrôle évite les fausses représentations, permet l'analyse critique et
donc l'amélioration de la manière dont je me suis occupé. C'est ausi la garantie de
ne pas retomber dans mes habitudes antérieures.

L'exercice consiste, sur une période représentative de mes occupations (une


journée, mieux une semaine ou un mois), à noter le plus exhaustivement
possible, au fur et à mesure, l'heure, la nature de mes activités (quelles
qu'elles soient, sans omettre la plus futile ou la plus naturelle) et le temps que
j'y ai passé.

La grille suivante peut être utilisée:


I. RELEVÉ DE MON TEMPS

Le temps est observable objectivement: mettre périodiquement mon emploi du


temps sous contrôle évite les fausses représentations, permet l'analyse critique et
donc l'amélioration de la manière dont je me suis occupé. C'est ausi la garantie de
ne pas retomber dans mes habitudes antérieures.

L'exercice consiste, sur une période représentative de mes occupations (une


journée, mieux une semaine ou un mois), à noter le plus exhaustivement
possible, au fur et à mesure, l'heure, la nature de mes activités (quelles
qu'elles soient, sans omettre la plus futile ou la plus naturelle) et le temps que
j'y ai passé.

II.
Le temps, c'est notre matière première, nous sommes les enfants de la durée limitée. Coincés
entre une date de début et de fin de vie, nous avons tout loisir de fermer les yeux sur cette
dure réalité: mais, dans ce cas, nous n'avons pas choisi le bon métier. Ou bien nous voulons
ouvrir les yeux et maîtriser un peu mieux le temps de vie que nous espérons avoir et alors
nous avons choisi le bon métier.

Spécialistes de la gestion du temps de nos élèves, comme de celui de nos professeurs, maîtres
incontestés de l'emploi du temps, nous ne savons pas toujours, pourtant, à quoi nous
employons le nôtre: combien de fois, à la fin d'une journée harassante, nous nous demandons
à quoi nous avons bien pu occuper notre temps: tel courrier, démarré le matin, n'est même pas
terminé le soir.

Partagés entre les sollicitations, qu'elles soient internes ou externes à l'établissement, qu'elles
passent par notre porte ou notre combiné téléphonique, partagés entre la nécessité de remplir
un certain contrat administratif et une certaine disponibilté aux personnes, entre une attitude
de porte ouverte et une autre de bureau fermé, le temps nous échappe souvent.

Chacun aimerait gagner du temps , pour mieux faire son métier et pour réserver encore du
temps à sa vie personnelle, familiale, culturelle L'aliénation, personne n'en veut mais peu
savent l'éviter.

La gestion du temps est un domaine empirique où il n'existe pas de loi universelle. Pourtant il
est possible d'améliorer la gestion de son temps à condition:

• de prendre le risque de se découvrir autrement ou plus profondément,


• d'accepter d'opérer un retour sur son activité,
• d'analyser les différents moments de son travail,

et ainsi de se rendre compte du style de direction que cette gestion intuitive suppose pour
chacun, avec en toile de fond une autre connaissance de soi et une manière évidente de
conduire sa vie.

Enfin il existe, à partir de cette analyse, la possibilité de mettre en oeuvre des stratégies et des
outils qui permettent une gestion plus efficace de son temps.

La connaissance de soi, aussi bien dans son rythme biologique que dans sa façon de diriger
son établissement et sa vie, une rationalisation de son capitaltemps, une économie de fatigue,
une opérationnalité plus grande et souvent une plus grande sérénité, sont au bout de la
démarche d'autoformation proposée dans ce numéro de La revue des Échanges.

Voici d'abord la fiche d'identité de l'atelier.


FICHE D'IDENTITÉ DE L'ATELIER

I. OBJECTIFS

Les exercices qui suivent visent à me rendre capable:

• d'identifier les principales caractéristiques de la gestion de mon temps;


• de mieux gérer mon temps.

II. DÉROULEMENT

II.1 Mise en situation individuelle en deux phases:

• la 1ère consiste à remplir le relevé de mon temps


• 2e consiste à répondre à un questionnaire de diagnostic personnel.

II.2 Analyse de mon relevé de temps en vue de déterminer les gains de temps possibles et de
rechercher les autres améliorations possibles, en utilisant la grille d'analyse, pour:

-Être au clair de ma fonction


-Connaître ma propre relation au temps
-Mettre mon emploi du temps sous contrôle
-Restructurer les tâches
-Réhabiliter la notion de vitesse
-Acquérir une pensée prévisionnelle

II.3 Les idées que je retiens, à quoi je voudrais m'engager.

II. POUR EN SAVOIR PLUS

Indications bibliographiques
Heure Tâches Durée
1. Un professeur demande
8h00 5 minutes
un changement de salle
8h05 Tri du courrier 15 minutes
... ... ...
I bis. DIAGNOSTIC PRÉALABLE

Avant d'analyser mon relevé de temps, je réponds en 15 minutes à ce petit questionnaire, pour
établir une sorte de diagnostic préalable à cette analyse.

Qu'estce que le thème de la


gestion du temps évoque
pour moi ?
Quelles sont les principales causes internes et externes qui
perturbent la gestion de mon temps?
Où se situent mes points forts, mes atouts?
Où se situent mes points faibles, mes difficultés?
Si je me projette dans dix huit mois, comment mon
établissement aura-t-il évolué ?
Quelles retombées cette évolution aura-t-elle pour moi ?
Plus précisément, quelles sont les améliorations que je
recherche?
Que ferais je si j'avais plus de temps?
Qu'est ce qui m'empêche de trouver ce temps?

II. ANALYSE DE MON EMPLOI DU TEMPS

Il s'agit de passer en revue l'inventaire de mes tâches que je viens de faire au moyen de mon
relevé de temps pour analyser ces données et identifier les anomalies, déterminer les gains de
temps possibles et rechercher les autres améliorations possibles.

Le premier objectif est de gagner du temps: en reprenant activité après activité, je peux
analyser les gains de temps possibles et compléter le tableau ci-dessous.

Pour cela, je passe chacune de mes tâches au crible des questions suivantes:

estce supprimable ?

estce délégable?
estce modifiable?
estce déplaçable?
estce regroupable?

Ensuite il est possible d'observer les points marquants de mon organisation, en m'aidant de la
liste des points d'observation suivants (à moi de voir les plus pertinents pour moi):

la durée totale de chacune de


mes journées de travail;
le pourcentage de tâches supprimables, délégables,
modifiables, déplaçables, regroupables;
le pourcentage d'activités individuelles et collectives;
le nombre des séquences de travail dans une journée (une
même activité peut avoir plusieurs séquences si elle a été
interrompue) et la durée moyenne des séquences;
la part des activités prévues par rapport aux activités
imprévues;
la part des activités prévues et réalisées par rapport aux
activités prévues et non réalisées;
la part des activités achevées par rapport aux activités
commencées et inachevées;
l'échéance de l'activité...

TABLEAU D'ANALYSE DU RELEVÉ


Temps économisable Moyen Remarques
1. Tri du courrier Délégation Tâche du secrétariat
... ... ...
... ... ...

PRENONS LE TEMPS
D'UN SOURIRE
AVEC LE RAPPEL DE
QUELQUES LOIS
SOCIOLOGIQUES:
Loi de Parkinson:
le travail se dilate
jusqu'à remplir la
durée disponible
pour son
accomplissement.
Loi de Douglass: dossiers et documents s'entassent jusqu'à
remplir l'espace disponible pour leur rangement.
Loi de Pareto: 80% de la valeur vient de 20% des dossiers
et 20% de la valeur de 80% des dossiers.
Loi de Murphy: rien n'est aussi simple qu'il y paraît ;
chaque chose prend plus de temps qu'on ne le croit ; ce qui
a la possibilité de se détraquer se détraquera.
Loi coutumière: l'urgent, c'est de l'important qui n'a pas été
traité à temps.

Il y a quatre types d'activités. Les activités:


1) urgentes et importantes,
2) importantes mais pas urgentes,
3) urgentes mais pas importantes
4) ni urgentes, ni importantes

Les études montrent que la plupart des responsables commencent par les tâches ni urgentes ni
importantes, parce qu'elles semblent plus faciles! alors qu'il est évident qu'il faudrait
commencer par les premières.
Pour que ces exercices d'analyse soient utiles, il faut être très critique avec soimême (s'aider
de la liste des principales causes de gaspillage et des réflexions pour mieux gérer son temps ).
C'est à cette condition que l'on détectera ses points sensibles et que l'on pourra prendre des
résolutions tenables . L'aide d'un observateur, le plus éloigné possible de ses préoccupations
professionnelles, sera précieuse.
Identifier toutes les causes de perte de temps: manque de préparation, dispersion, temps de
mise en route , ceux que l'on appelle les chronophages : les personnes ou les événements
mangeurs de temps !
Détecter les points noirs comme pour la circulation routière, la répétition d'incidents gênants

PRINCIPALES CAUSES DE GASPILLAGE

1. Les causes externes

Le téléphone

quand il coupe la parole, interrompt l'activité


quand il empêche la préparation
de la réponse
quand il dérange inutilement
(ligne directe)

Les réunions et rendezvous

quand ils sont imprévus, de dernière minute


quand ils ne sont pas préparés,
sans ordre du jour
quand les heures de début et de
fin ne sont pas fixées et pas
respectées
quand les suites à donner ne sont
pas explicitées

Les visites

quand elles sont improvisées, sans réflexion


préalable
quand elles interrompent l'activité
en cours
quand la porte est
systématiquement ouverte sous
prétexte d'être convivial et
disponible

Les attentes et les déplacements

quand les retards sont acceptés


quand les mises en route traînent
en longueur
quand les déplacements se font
plus par habitude que par
nécessité

La bureaucratie des autres

quand on oublie de faire l'analyse de la valeur des


travaux qui nous sont demandés.

2. Les causes personnelles

la rigidité intellectuelle: faire les choses par


habitude, utiliser toujours les mêmes méthodes
la difficulté à se mobiliser intellectuellement
le perfectionnisme: faire à la
perfection les tâches faciles
l'indiscipline personnelle: la fuite
devant les problèmes importants,
l'autoémiettement
le souci d'omniprésence: tout
voir, tout vérifier et contrôler,
refuser de déléguer
le manque de planification
personnelle, foncer sans réflexion
préalable, faire au coup par coup
l'autocensure: ne pas oser
s'évader, se relaxer mais oser
contrarier son rythme biologique
la fuite devant le travail qui ne
nous plaît pas
le sentiment de culpabilité à faire
ce que l'on aime
l'autobureaucratie,
l'hyperprotection derrière la
paperasse inutile, foncer dans le
travail sans faire l'analyse de la
valeur

RÉFLEXIONS

POUR MIEUX GÉRER SON TEMPS

ETRE AU CLAIR SUR SA FONCTION:


Quel rôle estce que je veux jouer ? comment estce que je me vois dans ma fonction? (le
toujours disponible ou sur rendezvous , le technique ou le politique , le groupiste ou le
solitaire )

CONNAÎTRE SA PROPRE RELATION AU TEMPS:


Quel est mon rythme, suisje du matin ou du soir? alterner les temps faibles et les temps forts,
distinguer le vrai travail de la besogne

METTRE SON EMPLOI DU TEMPS SOUS CONTR LE:


Périodiquement, établir un relevé précis de son temps et s'observer

RESTRUCTURER LES TÂCHES:


Éliminer, modifier, regrouper, varier, déléguer

AGIR SUR L'ENVIRONNEMENT:


Filtrer, savoir travailler avec sa secrétaire, dire non , ou oui, mais

SE VIVRE AU DEUXIÈME DEGRÉ:


Se planifier et écrire son programme, affecter un budgettemps à chaque tâche et s'y tenir,
créer des outils et des méthodes collectives de gestion du temps (agendas muraux,
comptesrendus d'activités , valoriser les temps de préparation avec la méthode des 3 tas (1. ce
que je peux traiter vite, 2. ce qui demande une légère préparation, 3. ce qui nécessite une
maturation)

RÉHABILITER LA NOTION DE VITESSE:


La vitesse est compatible avec la qualité. S'entraîner à la vitesse, en réfléchissant avant d'agir

ACQUÉRIR UNE PENSÉE PRÉVISIONNELLE:


Se donner du temps pour se voir et se revoir, se demander ce qu'on aimerait avoir fait d'ici un
mois, un an, 5 ans et plus ...
ÉCONOMISER DU TEMPS
Les idées que je retiens

Mes objectifs: Échéance: Moyens:


1.
2.
3.

Mes remarques, mes réflexions:

QUELQUES RÉFÉRENCES BIBLIOGRAPHIQUES

Roger MOYSON: Gestion du temps: le manuel d'un nouvel humanisme , Éditeur De


Boeck 1995
L'aliénation progressive du cadre qui travaille de plus en plus longtemps mais de
moins en moins bien, au détriment de sa vie privée.
Jacques BOISSY: Gérer son temps , Éd. Presses du management, 1992
Des conseils pour gagner du temps et apprendre à planifier son travail tout en
améliorant ses capacités personnelles.
Yannick TREHOREL: Gagner du temps Éd. Guides pratiques pour l'encadrement
Comment diagnostiquer ses pertes de temps, économiser et investir son temps pour
l'essentiel.