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Mars 2013
Introduction 1
Qu’est-ce qu’un PMO orienté business ? 2
Les six facteurs clés de succès de l’alignement stratégique 3
Alignement des dirigeants de l’entreprise 3
Alignement de la stratégie de l’entreprise 4
Alignement des indicateurs de l’entreprise 5
Alignement des clients de l’entreprise 6
Alignement de la maturité de l’entreprise 8
Alignement de la culture de l’entreprise 9
Les implications pour les systèmes PPM 10
Conclusion 12
Le guide ultime de la réussite d’un Bureau des Projets (PMO) orienté business
Introduction
Garder le cap, même en affichant de bonnes performances opérationnelles, ne suffit plus
pour rester compétitif et survivre dans un monde caractérisé par des mutations rapides.
Les entreprises et leurs dirigeants doivent s’adapter à l’intensification de la concurrence et
l’évolution du climat économique, ainsi qu’aux exigences constantes des clients qui
veulent toujours plus à moindre coût. Par conséquent, les dirigeants ne seront pas sereins
tant qu’ils ne seront pas assurés que leur entreprise dispose de la souplesse et de la
réactivité nécessaires à l’ajustement de la stratégie et l’exécution des projets.
Mais les initiatives de gestion de portefeuille de projets (PPM) et les PMO ne disposent
pas de feuille de route cohérente pour les guider constamment vers le succès. Leurs
défaillances peuvent être attribuées à leur incapacité à identifier et traiter les six facteurs
clés de succès de l’alignement stratégique. Ce livre blanc définit ce qu’est un PMO orienté
business, ce qui le différencie d’un PMO traditionnel, et décrit les six facteurs clés de
succès de l’alignement stratégique. Le document aborde les questions suivantes :
Quelles répercussions les PMO orientés business ont-ils sur les systèmes PPM ?
Le guide ultime de la réussite d’un Bureau des Projets (PMO) orienté business
Ainsi, au plus haut niveau, les PMO ont la capacité à faire évoluer l’entreprise en se basant sur une gestion et
une exécution de projet, programme et portefeuille, qui soient des vecteurs de changement. Les PMO
orientés business peuvent activer des changements stratégiques, voire des transformations majeures au sein
de l’entreprise. La réussite repose sur deux axes clés : avoir une mentalité orientée business et prendre de la
hauteur pour disposer d’une visibilité globale de l’entreprise.
Cet état d’esprit contraste avec celui d’un PMO traditionnel dont l’entreprise est axée sur les résultats de ses
tactiques, telles que ses pratiques de gestion de portefeuille et de projet. Les PMO traditionnels sont souvent
considérés comme étant trop axés sur la théorie, voire trop bureaucrates et administratifs, ou pire encore,
comme les représentants de la « police de conformité ».
Cependant, le modèle traditionnel du PMO est remis en cause par la plupart des entreprises, en raison de la
rapidité des changements économiques qui incitent les PMO à devenir performants en fournissant de
nouvelles capacités, en démontrant de nouvelles forces et en répondant à de nouvelles exigences, telles que :
Une des principales conséquences de l’accélération de l’évolution économique est la nécessité d’adapter les
processus PPM pour les petits projets de courte durée, afin d’augmenter le taux de réussite et de garantir la
pertinence des résultats. Plus les cycles de vie d’un projet sont longs, plus ils augmentent le risque d’échec,
ainsi que le risque que les profits escomptés ne s’avèrent pas finalement aussi importants.
Le comité de direction de votre PMO n’est pas représenté par des dirigeants clés de l’entreprise, tels que
le DSI, le Directeur Financier, le Directeur des Opérations, le DRH ou les Directeurs de Division ;
Un manager fonctionnel, chargé de promouvoir la réussite du PMO et de la Gestion de Portefeuille de
Projets, n’a pas été missionné ou n’est pas représenté dans votre comité de direction ;
Les projets complexes et de grande envergure n’ont pas de commanditaire ou de responsable désigné au
sein de l’entreprise ;
Votre directeur de PMO n’a pas construit de solides alliances au niveau de la direction de l’entreprise.
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Figure 2. Le taux de succès d’un PMO est étroitement lié au haut niveau
d’implication et de soutien du leadership de l’entreprise.
Niveau 1. L’alignement de la stratégie répond à la question : « Sur quelle stratégie ce projet s’aligne-t-il ? »
Il s’agit d’un processus après-coup qui assure l’existence d’une idée de projet ou d’un projet en cours. Si ce
processus est exécuté proprement, il représente une approche utile de sélection ou de justification de projets,
ainsi qu’une pratique pour fournir une vue ascendante entre les priorités stratégiques de l’entreprise et les
activités de projet. Ce processus est cependant sujet à des abus, parce que les revendications de l’alignement
sur les objectifs clés peuvent être orientées pour privilégier des projets.
Niveau 2. L’exécution de la stratégie répond à la question : « Quels sont les projets qui doivent être
réalisés pour mettre en œuvre cette stratégie ? » Il s’agit d’un processus répondant à une approche
descendante, qui intervient avant l’idée même d’un projet. Cette approche descendante et externe à la
gestion des activités de projet est essentielle pour la réussite d’un PMO orienté business, parce qu’elle
implique que les parties prenantes doivent tout d’abord impulser les objectifs fixés et hautement prioritaires
de la stratégie de l’entreprise.
Tableau 1. Culture d’un PMO traditionnel comparée à la culture d’un PMO orienté business.
Exemples d’indicateurs Planning, budget, champ Réalisation des bénéfices, satisfaction client, contribution au
d’application et risques au chiffre d’affaires/retour sur investissement, délai de
niveau du projet, ainsi que les commercialisation, délai de rentabilisation et risque
certifications de formation d’investissement
Outils déployés Tableaux de bord de Aide à la décision en temps réel pour piloter la performance
portefeuille et de projet, et de l’entreprise, réaliser des bénéfices et effectuer des
rapports d’activité analyses prévisionnelles pour la planification
d’investissements stratégiques
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Il est à noter que le rôle des outils devra évoluer au niveau du PMO orienté business, en mettant l’accent
non seulement sur des rapports affichant « ce qui s’est passé », mais aussi « ce qui se passe maintenant » et
« ce qui va se passer ». Les PMO pourraient se suffire d’une gestion basée sur ce qui s’est passé (c’est-à-dire
en utilisant seulement leur « rétroviseur ») lorsque la route est relativement simple et prévisible. Cependant,
pour la plupart des entreprises, cette approche n’est plus adaptée en raison de la rapidité de l’évolution
économique. L’imprévisibilité de la route requiert désormais des outils d’aide à la décision en temps réel
pour comprendre ce qui se passe en ce moment, ainsi que des analyses pour mieux planifier les scénarios
futurs.
Figure 4. Des outils seront nécessaires à l’évolution d’un PMO orienté business, en mettant l’accent non seulement sur des
rapports affichant « ce qui s’est passé », mais aussi « ce qui se passe maintenant » et « ce qui va se passer ».
Figure 5. Il existe trois axes stratégiques majeurs qui cartographient les plates-formes de stratégie d’alignement des clients.
Sur les douze pratiques identifiées ci-dessus, les trois plus critiques pour la réussite d’un PMO orienté
Business sont peut-être :
Une déclaration officielle de la valeur d’un PMO. La cause profonde de nombreux, voire de la
plupart des échecs de PMO, est le manque de clarté sur ses objectifs, sa création de valeur et son
autorité. Il est essentiel que la création de valeur soit documentée, communiquée et comprise non
seulement par les membres de l’entreprise, mais aussi par la communauté des gestionnaires de projet. Il
est tout aussi important que son autorité pour mener à bien sa mission soit reconnue par les différentes
parties prenantes. Cela implique une communication sans ambiguïté de la part des hauts dirigeants.
Communautés de pratiques. Un grand nombre d’analystes de l’industrie PPM, ainsi que d’experts et
de consultants en PPM s’accordent à dire que l’existence de communautés dynamiques de pratiques sera
un facteur de succès de plus en plus important. Les PMO qui mettent l’accent sur la culture et la
contribution de communautés de pratiques gagneront le cœur et l’implication des gestionnaires de
projet.
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Cela permet également de clarifier le vocabulaire, notamment les termes suivants : le PMO orienté business
(associé à la dimension « approche »), le PMO stratégique (associé à la dimension « impact ») et le PMO
d’entreprise (associé au « champ d’application »). Ces trois dimensions sont définies comme suit :
Figure 6. La maturité du PMO peut être définie par trois dimensions : approche, impact et champ d’application.
En résumé, l’approche s’assimile à l’état d’esprit, l‘impact à la stratégie par rapport à l’effet tactique et le champ
d’application se réfère à l’influence sur les domaines fonctionnels, les frontières organisationnelles et le spectre
des travaux formels et informels des projets.
Il est essentiel de maintenir l’équilibre entre ces vecteurs de maturité. Par exemple, si l’objectif est d’obtenir
un impact stratégique très élevé, l’accent sera porté sur l’initiative stratégique et l’exécution du programme
plutôt que sur l’exécution du projet. Cet objectif étend le champ d’application du PMO d’entreprise à
l’exécution de programmes stratégiques qui transcendent généralement les frontières organisationnelles. Et
cette action, à son tour, garantit une approche davantage orientée business, soutenue par le leadership de
l’entreprise et une bonne compréhension des objectifs et indicateurs stratégiques.
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Lors de la construction d’un PMO, il est également important de veiller à l’alignement entre la maturité du
personnel, des processus et de la technologie afin de gérer le changement organisationnel avec succès.
Figure 7. Il est crucial de maintenir l’équilibre entre les niveaux de maturité du personnel, des processus et de la
technologie.
Le processus de gestion des ressources constitue un excellent exemple de scénario dans lequel il est essentiel
d'aligner les personnes, les processus et la technologie. Le Modèle de Maturité de Gestion des Ressources
d’Oracle Instantis (RMMM) l’illustre parfaitement. Il définit cinq niveaux de maturité (cf. Figure 8).
Figure 8. Le RMMM définit 5 niveaux de maturité. Les entreprises prennent un risque majeur si elles n’alignent pas
proprement leurs niveaux de maturité entre le personnel, les processus et la technologie qui soutient l’activité.
Il y a un « gouffre » entre les niveaux 3 et 4. De nombreuses entreprises se précipitent prématurément vers des
niveaux de maturité supérieurs et échouent. Pour la plupart des entreprises, le niveau 3 est le « niveau idéal » pour
pouvoir établir « les bons processus », compte tenu du niveau d'information requis par l'entreprise pour prendre
des décisions efficaces en matière de ressources. En outre, les systèmes doivent être configurés pour s'aligner sur
le niveau de maturité des processus et non pas pour encourager les services informatiques à gérer plus de
fonctionnalités qu’ils ne le peuvent.
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Figure 9. Les PMO orientés business doivent être souples pour soutenir les besoins uniques
des différents environnements de projets multiples.
Tout en intégrant des pratiques culturellement acceptables, émanant des différents environnements de
projets multiples, les PMO doivent aussi créer de la valeur en renforçant la cohérence dans l’exécution de
plusieurs processus de haut niveau. La figure 10 suggère certains domaines dans lesquels la cohérence est
de rigueur.
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Figure 10. Les PMO doivent s’efforcer d’apporter de la cohérence dans l’exécution des processus de haut niveau.
Tableau 2. Les répercussions des PMO orientés business sur un système PPM
Alignement des dirigeants de Le système PPM doit être facile à utiliser pour les dirigeants et générer des rapports
l’entreprise personnalisés et des outils d’aide à la décision.
Alignement de la stratégie de Le système PPM doit permettre un alignement de la stratégie selon une approche
l’entreprise ascendante et une exécution de la stratégie selon une approche descendante, et
fournir des outils de simulation pour faciliter la prise de décision.
Alignement des indicateurs de Le système doit pouvoir intégrer un ensemble d’indicateurs financiers et non
l’entreprise financiers, et avoir la capacité à les diffuser et les consolider dans un arbre
stratégique ou une hiérarchie de stratégies.
Alignement des clients de Le système doit contribuer à la productivité et la réussite de l’équipe et du chef de
l’entreprise projet à travers une collaboration sociale et un partage des connaissances, et fournir
(équipes et chefs de projet) la possibilité de développer des flux de processus à la fois souples et automatisés.
Alignement de la maturité de Le système doit fournir des capacités étendues de configuration, afin d’avoir autant
l’entreprise de processus que nécessaire pour soutenir l’évolution des niveaux de maturité des
processus à travers les différents environnements de projets multiples.
Alignement de la culture de Le système doit offrir des capacités étendues de configuration pour soutenir les rôles
l’entreprise uniques, la terminologie, les indicateurs, les modèles et plans de projet, les modèles
financiers, etc., afin de favoriser l’adhésion culturelle à différents environnements de
projets multiples.
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En outre, un des enjeux majeurs auquel les PMO orientés business doivent faire face dans le cadre de
l’expansion de leur influence ou de leur degré de maturité affectant leur champ d’application, est l’étendue
des processus PPM et leur automatisation au sein de différents environnements de projets multiples.
Figure 11. Un des enjeux des PMO orientés business est l’étendue des processus PPM et leur automatisation
au sein de différents environnements de projets multiples.
Cet argument plaide en la faveur d’une approche de système unique pour atteindre les objectifs clés de la
plupart des PMO orientés business :
Une amélioration de l’exécution de la stratégie pour garantir aux dirigeants la visibilité de l’alignement
des équipes et activités de projet sur les priorités de l’entreprise.
Une simplification de l’exécution des programmes et de la gestion des risques par le suivi des
programmes qui dépendent de projets couvrant de multiples divisions de l’entreprise.
Une optimisation de l’utilisation des ressources à travers les portefeuilles.
Une réduction du Coût Total de Propriété via la consolidation des silos existants en gestion de
portefeuille de projets.
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Figure 12. Une approche de système unique contribue à atteindre les objectifs clés des PMO orientés business.
Conclusion
En résumé, les PMO orientés business doivent porter intérêt à des solutions PPM d’entreprise qui
répondent à de multiples environnements de projet. En outre, les systèmes PPM basés sur le mode Cloud ou
SaaS (Software as a Service) offrent des avantages significatifs aux PMO orientés business, notamment une
dépendance limitée aux mises à jour informatiques, une administration réduite grâce au mode
d’hébergement, ainsi qu’un financement plus faible car le coût de l’abonnement mensuel peut être affecté
aux charges d’exploitation plutôt qu’aux dépenses en immobilisations.
Quant à l’avenir, les PMO doivent se préparer aux nouvelles tendances des systèmes majeurs. Tout d’abord,
l’intersection des technologies sociales et collaboratives étendra l’influence des PMO orientés business, des
projets formels aux projets informels et de la gestion de données quantitatives à la gestion de données
qualitatives. Puis, comme il est mentionné plus haut, les PMO doivent se préparer à prendre l’entière
responsabilité de leurs analyses et outils d’aide à la décision. Enfin, la convivialité et la possibilité de
configurer de multiples initiatives représenteront des critères clés de sélection des fournisseurs ; en effet, la
Gestion de Portefeuille de Projets orientée business va bien au-delà de la gestion de portefeuille de projets
informatiques, en s’étendant notamment à des projets liés au développement de nouveaux produits et à
d’autres initiatives et environnements stratégiques. L’adhésion culturelle à divers environnements
d’utilisateurs déterminera le sort des PMO, tout comme celui des fournisseurs de systèmes de PMO.
Le guide ultime de la réussite d’un © 2012, 2013, Oracle et/ou ses filiales. Tous droits réservés.
Bureau des Projets (PMO) orienté
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