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Votre modèle de cahier des

charges prêt à l'emploi


Pourquoi un cahier des charges ?

Vous partez en quête d’un ERP ? Afin de bien préparer le projet, il est nécessaire de constituer un
cahier des charges pour identifier les processus de l’entreprise, qualifier les besoins et choisir le
prestataire qui correspondra le mieux.

Ce document est votre feuille de route : il décrit comment l’entreprise fonctionne aujourd’hui, et
comment elle aimerait fonctionner demain, équipée d’une solution ERP. Parce qu’il sera transmis à des
prestataires pour une consultation, et qu’il sera l’intermédiaire entre les différents interlocuteurs du
projet, il doit être le plus détaillé possible.

Pour vous faciliter la tâche, nous vous proposons ce modèle de cahier des charges prêt à l’emploi.

Sommaire

Présentation de la société et de son activité 3


1 – La société 3
Fiche d’identité et chiffres clés 3
2 – La volumétrie 4

Le projet et ses objectifs 5


1 – Le contexte et les objectifs du projet 5
2 – La présentation de l’existant 6
Les processus 6
Le système d’information 6
3 – L’expression des besoins fonctionnels 6

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Les exigences commerciales et techniques 8
1 – Les exigences commerciales 8
2 – Les exigences techniques 8
3 – Le timing du projet 9
Le calendrier de déploiement 9
Le rétroplanning de consultation 10
4 – Les éléments contractuels 11

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Présentation de la société
1 – La société

Pour débuter le cahier des charges, il est important de présenter l’entreprise, son activité, son
contexte, son organisation... Voici une liste (non exhaustive) d’informations que vous devez
renseigner.

Fiche d’identité et chiffres clés

● Raison sociale
● Siège social
● Année de création
● Structuration globale (Business units, agences, domaines d’activité stratégiques...)
● Nombre de sociétés
● Description de leurs activités
● Dernier chiffre d’affaires et année

→ Toutes les données de structuration sont à décliner, pour chaque société ou chaque BU, si elles ont
des missions différentes.

Pour que le prestataire ait un maximum d’informations, n’hésitez pas à ajouter des éléments
plus détaillés sur l’entreprise :

● Présentation détaillée de la société


● Historique
● Détail de l’offre
● Informations administratives et financières

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2 – La volumétrie

Dans le cadre d’un projet ERP, la volumétrie de l’entreprise a une importance particulière. Il s’agit
de l’un des critères qui impactera le choix de la solution.

Exemple BU 1 Exemple BU 2 Total

Nombre de collaborateurs

Dont - opérationnels

Dont - fonctions support

Nombre de clients existants

Nombre de projets menés (par an)

Nombre moyen de nouveaux clients (par mois)

Panier moyen par projet (tranche)

Nombre de commandes (par mois)

Nombre de factures émises (par mois)

Nombre de Notes de frais (par mois)

Nombre de factures fournisseurs (par mois)

→ Toutes ces données sont à décliner, pour chaque société ou chaque BU, si elles ont des activités
différentes.

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Le projet et ses objectifs
Dans cette partie, vous devez présenter le plus clairement possible les objectifs et les enjeux de
la mise en place d’un ERP, ainsi que les bénéfices attendus. Pensez à prioriser les objectifs et à
mettre en avant les attentes des différents interlocuteurs qui utiliseront l’outil.

1 – Le contexte et les objectifs du projet

Pour quelles raisons faut-il mettre en place /remplacer une solution ERP au sein de l’entreprise ?
Quels sont les objectifs de développement ? À court terme ? À long terme ? Renseignez à
minima les éléments suivants.

● Le contexte général du projet et les constats


Par exemple : pertes de productivité observées, coûts trop importants, problématiques de
gestion des ressources…

● Les objectifs et les enjeux


Par exemple : uniformiser les informations issues de tous les services, assurer la continuité des
flux pour avoir la bonne information en temps réel, améliorer l’organisation de la logistique et de
la production, faire une refonte et une harmonisation des systèmes d’information…

→ Astuce : vous pouvez décrire les objectifs et les enjeux par service –  pour la direction générale, le
commerce, l'administration des ventes...

● La contribution de ces objectifs à la stratégie d’entreprise


Par exemple : disposer d’un SI plus fluide pour appuyer la croissance de la société.

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● Qu’envisagez-vous après le déploiement de l’outil ?
Par exemple : nombre d’utilisateurs, ajout d’accès, déploiement de nouvelles fonctionnalités ? À
moyen terme ? À long terme ?

2 – La présentation de l’existant

Les processus
Dans cette partie, décrivez les principaux processus de l’entreprise.

● Présentation des processus actuels (facultatif)

Expliquez comment l’entreprise fonctionne actuellement (traitement des commandes, gestion


des projets, achats, etc.) et quels sont les processus métier impactés par la mise en place d’un
ERP.

L’astuce Akuiteo

Si l’entreprise a des activités différentes, il est important de penser à les décliner. N’hésitez pas
également à insérer des logigrammes et des tableaux pour rendre la lecture du cahier des
charges encore plus claire !

● Formalisation des processus cibles / processus métiers souhaités

Expliquez par un schéma comment l’entreprise devrait fonctionner idéalement, processus par
processus.

Le système d’information

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Décrivez ici quels sont les logiciels actuellement utilisés par l’entreprise, en vous posant les
bonnes questions : quel est le périmètre de chaque logiciel ? Quels sont les logiciels qui doivent
être remplacés par l’ERP ? Ceux qui pourraient l’être facultativement ? Ceux qui doivent rester ?

3 – L’expression des besoins fonctionnels

L’expression des besoins doit être issue d’ateliers de travail avec des utilisateurs de chaque
domaine fonctionnel. Il convient ensuite de présenter les besoins en les découpant par domaine
fonctionnel et / ou par processus.

Posez-vous les questions suivantes :


● Quelles sont les fonctionnalités que le futur ERP doit absolument couvrir ? (must-have)

● Quelles sont les autres fonctionnalités qui sont importantes, mais pas indispensables ?
(nice-to-have)

L’astuce Akuiteo

Découvrez comment bien distinguer un must-have d’un nice-to-have !

Le meilleur moyen de présenter ces besoins ? La grille fonctionnelle ! Ça tombe bien, on vous en
a préparé une, prête à l’emploi !

Télécharger la grille fonctionnelle type

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Les exigences commerciales et
techniques
Pour choisir le bon ERP, vous devez vous montrer pointilleux… mais toutes les exigences ne
relèvent pas du fonctionnel. Il est temps de lister les autres critères à prendre en compte !

1 – Les exigences commerciales

Il est important de communiquer sur les critères avec lesquels vous allez évaluer le futur éditeur
ou éditeur-intégrateur de logiciel ? (liste non exhaustive)

❏ La couverture des besoins fonctionnels


❏ L’expertise sectorielle de l’éditeur - intégrateur
❏ Le coût global du projet
❏ Le respect des délais de réalisation du projet (voir partie « Le timing du projet »)
❏ La capacité à accompagner l’entreprise (conduite du changement, formations
proposées, etc.)
❏ La capacité à répondre aux besoins en standard, c’est-à-dire sans développement
spécifique
❏ L’évolutivité de la solution : la capacité à absorber la croissance de l’entreprise, à intégrer
de nouveaux modules, de nouvelles versions...
❏ L’ergonomie et la facilité d’utilisation de la solution
❏ Le niveau d’engagement du prestataire sur le projet (respect des délais et pertinence de

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l’équipe proposée)

L’astuce Akuiteo

Même si tous ces critères sont importants, faites l’exercice de vous donner un ordre de priorité
pour choisir la bonne solution !

2 – Les exigences techniques

Voici quelques exemples de questions à vous poser.

● Quel est le mode de souscription souhaité : SaaS ou On-premise ?


● Si l’entreprise souhaite installer la solution chez elle, dispose-t-elle d’un moteur de base
de données existant ?
● Depuis quel type de matériel doit-on accéder à la solution
(ordinateurs, tablettes, mobile) ?
● Quelles sont les nécessités d'interfaçage de ce logiciel avec le SI existant ? Avec des
tiers extérieurs à la société, par exemple des clients ?

L’astuce Akuiteo

Ne préjugez de rien avant et ouvrez la discussion avec les prestataires  : même si vous avez des
idées en tête, restez ouverts, vous pourriez bien avoir des bonnes surprises  !

3 – Le timing du projet

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Les interlocuteurs du prestataire
Avant de vous plonger dans le timing du projet, vous devez présenter les différents
interlocuteurs qui seront les acteurs clés de la consultation, et auront à échanger avec les
prestataires. C’est essentiel pour les relations à venir : ces personnes assureront le jeu des
questions / réponses, devront réceptionner les différents documents, s’occuperont de la
planification de démos, etc. Ces collaborateurs, qui doivent bien connaître les processus
internes et avoir une certaine sensibilité technique pour piloter le projet, pourront ensuite
accompagner le changement tout au long de la mise en place du logiciel.

À l’aide d’un tableau, précisez le rôle de chacun, sa fonction au sein de l’entreprise ainsi que ses
coordonnées et les moyens de communication en cas de questionnements.

Le calendrier de déploiement

Le planning est l’un des éléments clés de réussite : ne le négligez pas ! Et, plutôt que d’imposer
un planning précis – qui, entre nous, a peu de chances d’être parfaitement respecté ! –,
concentrez-vous sur les jalons qui sont importants, voire incontournables pour l’entreprise, en
faisant un rétroplanning.

Phase du projet Date cible

Mise en production

Formation des utilisateurs

Recette avant mise en production

Paramétrages et éventuels développements

Phase d’étude

Lancement du projet

→ Précisez également si vous envisagez un déploiement global, en une seule fois, ou progressif, processus
par processus, BU par BU, etc.

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Le calendrier de la consultation
Pensez à bien fixer le calendrier de la consultation pour donner un cadre au futur prestataire.
Voici un exemple de tableau pouvant vous aider à construire votre planning prévisionnel.

Jalon de la consultation Deadline

Contractualisation

Choix du prestataire

Jeux d’essai et ateliers complémentaires

Définition de la shortlist

Démonstrations générales

Réception des réponses des prestataires

Envoi de la consultation

L’astuce Akuiteo

Afin de cadrer au mieux le projet, vous pouvez également ajouter des souhaits en termes de
format de réponse au cahier des charges. Par exemple ? Accuser réception du cahier des
charges, poser toutes les questions que vous jugerez utiles pour avancer, commenter tout
document ajouté à ce dossier…

4 – Les éléments contractuels

Dans ce cahier des charges, n’oubliez pas de spécifier tous les souhaits contractuels de
l’entreprise. Voici quelques éléments indispensables à surveiller dans le contrat. Liste non-

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exhaustive, bien sûr...

❏ L’unicité du contrat. Mieux vaut éviter la complexité des doubles contrats de type
« licence + prestation de service », et signer un document unique avec l’éditeur. Veillez à
ce que ce document soit explicite et évolutif, si vous souhaitez anticiper les futurs
changements.

❏ La souplesse du contrat. Le document doit préciser ce qui est inclus et ce qui ne l’est
pas (licence, prestations, frais de déplacement, hotline,…) et, surtout, anticiper les
diverses évolutions possibles : extension de licence, dégressivité des prix en fonction de
l’augmentation du volume, reconduction du contrat, intégration de nouvelles
filiales/sociétés dans le projet...

❏ Le type de facturation. Ici, pas de règle toute faite. Stratégiquement, il peut être plus
intéressant de demander un forfait pour certaines prestations ou de laisser les
prestataires soumettre leur point de vue.

❏ Les clauses protectrices. S’il s’agit d’un ERP en SaaS, prêtez attention à la clause de
réversibilité. Celle-ci stipule comment sont récupérées les données si l’abonnement se
termine.

❏ L’obligation de moyens ou de résultat. Cette notion juridique de contractualisation


précise si le prestataire s’engage à mobiliser toutes les ressources à sa disposition pour
mener à bien sa prestation, sans garantie de résultat (obligation de moyens), ou pour
atteindre un résultat déterminé en amont (obligation de résultat). Attention : l’obligation
de résultat ne s’applique généralement qu’à des outils issus d’un développement
spécifique.

❏ La conformité au RGPD. Vous êtes responsable du traitement des données : c’est vous
qui déterminez les finalités et les moyens de l’exploitation des données personnelles de
l’entreprise. Il s’agit donc ici de regarder comment est-ce que la solution va vous
permettre de remplir vos responsabilités (présence de données personnelles,
identification des données sensibles…).

❏ La période d’engagement. En cas d’abonnement à un ERP en SaaS, la période


d’engagement doit être spécifiée. Pour un outil on-premise, certaines prestations
engagent sur une durée indéterminée, à l’image de la maintenance.

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L’astuce Akuiteo

Si vous choisissez une solution ERP, ce n’est pas pour seulement 6 mois : augmenter la période
d'engagement initiale peut être un bon levier de négociation financière !

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