DÉVELOPPER SON ESPRIT DE SYNTHÈSE À L’ÉCRIT

Mme. Zineb El Hammoumi

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 Sommaire

La communication écrite

Caractéristiques
L’écrit professionnel
Les particularités de l’écrit
Les règles de formes et de les règles de fond
Le plan

Les écrits professionnels

Email
Compte rendu

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 Sommaire

La rédaction

Termes de demande
Amorces d’introduction
Articuler le message
Formes de conclusion
Règles de courtoisie

Cas pratiques

Rédaction emails
Synthèse de documents

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 Introduction

▪ Dans la communication écrite, le destinataire est éloigné. Le message doit

donc être complet, achevé, lisible.

▪ La grammaire, la ponctuation et l'orthographe doivent être corrects. Le

vocabulaire est en général plus élaboré qu'à l'oral.

▪ Ce qui marque avant tout la communication écrite est le souci d'être

compris du destinataire, à qui on ne pourra pas toujours expliquer une
deuxième fois le message qu'on veut lui transmettre.

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 Caractéristiques

▪ La communication par l’écrit impose des contraintes spécifiques.

▪ Le cadre géographique et temporel

▪ Dans une situation de communication orale, l’émetteur et le

destinataire communiquent en temps réel et si un message n’est
pas compris la rétroaction est immédiate, chaque personne peut
demander des explications ou des précisions.

Emetteur Message oral Récepteur

Rétroaction immédiate

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 Caractéristiques

▪ La communication écrite est presque toujours différée. Le

récepteur lit le message sans l’émetteur et s’il ne le comprend
pas, il ne peut pas y avoir explication en temps réel mais en
temps différé. Entre temps les malentendus, les rumeurs, les
interprétations ont le champs libre…

Emetteur Message écrit Récepteur

Rétroaction différée

Il en résulte qu’on ne peut pas écrire comme on parle!

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 Caractéristiques

▪ L’absence de métalangage

▪ Le message oral est accompagné de nombreuses informations

qui le complète : le ton, l’expression du visage, la gestuelle, la
vitesse d’élocution, le regard etc.

▪ Le message écrit n’est accompagné d’aucun signe extérieur.

Seuls les mots et la ponctuation donnent un sens au message.

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 Caractéristiques

Conséquences

▪ Les mots doivent être justes et précis.

▪ Le message doit être autonome, se suffire à lui même et ne

nécessiter aucune explication ou commentaire complémentaire.

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 Caractéristiques

La solution consiste à préciser pour chaque idée les points suivants :

Qui écrit à qui?

Quoi qu’est-ce que motive la lettre?

Où se situe l’émetteur, où se situe le destinataire?

Quand quelle est la date du document?

Comment quel support écrit doit-être privilégié (courrier,

email…)?

Pourquoi quelle réaction l’émetteur attend-il du

destinataire?

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 Les particularités du message écrit

▪ L’écrit reste: un message reçu sur papier ou imprimé à partir d’une

page Internet peut être consulté par la suite. Cette permanence de
l’information évite toute déformation du message. Il peut servir de
preuve juridique et peut être archivé.

▪ L’écrit peut être reproduit exactement et distribué.

▪ Il peut être révisé et corrigé avant que quelqu'un ne le voie.

▪ Sa rétroaction est différée dans le temps.

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 Les particularités du message écrit

▪ Il peut s’adresser à plusieurs personnes à la fois (en mettant en

copie plusieurs personnes).

▪ Il suppose toujours l’utilisation d’un support sur lequel le message est

formulé: papier, CD, écran d’ordinateur, panneau…

▪ Il peut être organisé par l’émetteur, pour faciliter la découverte de

l'information spécifique.

▪ Il peut contenir des textes et des images (photos, dessins,

graphiques, schémas).

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 Pensez AVANT d’écrire

Demandez vous :

▪ Que veux-je dire ? Pensez comment vous exprimer au mieux vous-

même.

▪ Quel est le meilleur moyen ? Un courrier électronique ? Une lettre ?

Une note ?

▪ Quelles informations y inclure ? Inscrivez toutes les informations qui

servent votre message.

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 Pensez AVANT d’écrire

▪ Quelle est la meilleure structure ? Qu'est-ce qui vient après vos

phrases d'ouverture ? Combien de parties aurez-vous?

▪ Quel est le meilleur ordre ? Comment structurerez-vous le corps du

texte ? Dans un ordre chronologique, par sujet, ou par cause et
effet ?

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 Pensez PENDANT que vous écrivez

▪ Soyez clair. Votre message doit être facilement compris.

▪ Soyez prévenant des sentiments des lecteurs.

▪ Soyez correct. Vérifiez l'orthographe ET relire.

▪ Soyez logique. Faites des transitions entre les phrases et

paragraphes.

▪ Faites -le simple. Écrivez des phrases courtes, simples composées de

mots précis, simples.

▪ Organiser votre écrit: votre document sera vu avant d’être lu.

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 APRÈS avoir écrit, Révisez

▪ Supprimez les mots et informations inutiles.

▪ Ajoutez des détails nécessaires.

▪ Assurez-vous que votre ton est positif.

▪ Cherchez des erreurs dans l'orthographe, la grammaire, les faits.

▪ Prenez les yeux de quelqu’un d’autre: faîtes lire à quelqu'un vos

messages importants.

▪ Renforcez votre message par des informations plus spécifiques ou

de délais.

▪ Assurez vous que votre message se rapproche de ce que vous

voulez vraiment dire.

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 L’écrit professionnel

▪ L’écrit est contraignant car il rend le lecteur dépendant des mots,

des phrases écrites par l’émetteur. Le récepteur est sous
dépendance.

▪ Cette situation de « soumission » le rend souvent exigeant et critique

à l’égard de l’émetteur. Il supporte mal, la perte de temps,
l’approximation, l’erreur, l’ennui. Il est sensible aux fautes
d’orthographe et de style, à l’imprécision... qui peuvent être vécus
comme des atteintes à sa personne et un manque de respect... Il
désire des messages clairs, efficaces et agréables.

▪ Il en résulte des règles quant à la forme et quant au contenu (fond)

du message.

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 Les règles de formes

▪ La présentation d’un message écrit est importante pour la bonne

compréhension du message par les destinataires et parce qu’elle
fait partie de l’image émise par l’organisation.

▪ Tout message écrit doit permettre d’identifier rapidement :

l’émetteur (qui l’envoie) ; le destinataire (à qui il est destiné) ; la
date de création ; le lieu de création et l’objet (la cause). Tous ces
éléments doivent être mis en évidence dans le document.

▪ Il est indispensable d’intégrer également: les pièces jointes (si

nécessaire), l’appellation ou titre de civilité, la formule de politesse
et la signature (avec la qualité du signataire et son nom).

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 Les règles de formes

▪ La mise en forme doit être au service du message et le rendre facile

à lire et à comprendre :

L’écriture doit être claire, précise et directe et ne doit pas faire

perdre de temps à son lecteur;

Les fautes d’orthographes perturbent, distraient et détournent

le lecteur du fond du message. Il faut corriger les courriers;

La mise en page et les paragraphes doivent être aérés, pour

aider le lecteur à lire et à respirer.

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 Les règles de fond

▪ Un message écrit est structuré, c’est-à-dire que les idées sont

organisées selon un plan. Il comprend plusieurs parties qui
permettent de comprendre le message.

▪ Il faut tout d’abord analyser la situation, c’est-à-dire:

Identifier les participants, leur localisation: diffusion limitée à un

seul destinataire ou à plusieurs;

Repérer les relations antérieures: nature, date;

Préciser l’objectif du message: s’agit-il d’informer? De

demander quelque chose? De négocier?

Construire un plan adapté

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 Les règles de fond

▪ Utiliser des phrases affirmatives, pas de négation

▪ Rédiger à la voix active: Voix active: « Mehdi a supervisé plusieurs

projets ». Voix passive: « Plusieurs projets ont été supervisés par
Mehdi »

▪ Rapprocher le verbe du sujet et du complément d’objet direct

▪ Relier vos idées avec des conjonctions et des mots charnières

▪ Pour rendre votre texte plus dynamique, préférez le verbe au nom

dans vos phrases.

▪ Peser vos mots: pour que vos textes se lisent le mieux possible,
assurez-vous de limiter la longueur de vos phrases à 20 mots.

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 Le plan

▪ Le contenu du message doit être organisé en trois temps:

une introduction qui prépare et met en place le message;

le développement qui formule l’objectif du message;

la conclusion qui met fin au message.

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 Le plan

L’introduction

▪ Il s’agit d’indiquer l’objet de la lettre en résumant les faits. Le

message doit être amené de façon progressive, de façon à
préparer le lecteur au contenu principal du message.

▪ Il faut pour cela resituer l’écrit dans son contexte, rappeler les faits
et préparer le récepteur à ce qui va lui être dit qui est la cause
essentielle du message. L’introduction explique les causes de l’écrit.

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 Le plan

Le développement

▪ Tout message à un objectif. Le développement explique l’objectif

pour lequel il a été conçu.

▪ Le message est présenté en développant les faits et les arguments.

▪ Les idées sont hiérarchisées de façon logique et chronologique afin

que le destinataire du message ait toutes les réponses aux questions
qu’il peut se poser.

▪ Si nécessaire, proposer une solution lorsqu’il y a un problème à

résoudre ou proposer une offre dans le cadre d’un message
commercial.

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 Le plan

La conclusion

▪ Il faut mettre fin à la communication de façon progressive sans

brusquerie pour rester sur une bonne impression; et présenter les
mesures à prendre (c’est la rétroaction attendue par l’émetteur du
destinataire).

▪ Elle propose une suite à donner, énonce une attente, prépare les
relations futures.

▪ La formule de politesse qui consiste à prendre congé du

destinataire.

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 Les écrits professionnels

 Courriers électroniques

 Mettre un objet au mail

 Le mail doit aller à l’essentiel et être court et concis,
 Le nom de votre société doit clairement apparaître,
 Il faut mettre en évidence, par la mise en page, les points que vous
voulez faire ressortir.

 Des fichiers peuvent y être attachés (photo, PDF…) mais attention que
le mail ne soit pas prit pour Spam par les filtres de sécurité.

 Le style est plus direct, les formules de politesse sont raccourcies.

 Un mail doit respecter certain format (taille, poids 100Ko)

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 Les écrits professionnels

▪ Un email devrait contenir les éléments suivants :

Objet;

Appel;

Introduction;

Développement;

Conclusion;

Formule de salutation;

Signature.

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 Les écrits professionnels

▪ Objet: c’est le but du courriel en quelques mots. Tous vos emails doivent
avoir un objet. Assurez-vous qu’ils sont courts, simples et explicatifs
(maximum 5 mots).
▪ Par exemple, si votre email est écrit pour :
Participer à une réunion: Réunion de formation du 12/09/18

▪ L’appel, c’est le début du courriel.

▪ Quelques formules pour commencer vos emails :
À collègue ou un ami : Bonjour X (prénom),
À un supérieur (e): Madame (sans le nom de famille), Monsieur (sans le
nom de famille), Bonjour madame (avec le nom de famille), Bonjour
monsieur (avec le nom de famille), Madame la Directrice,

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 Les écrits professionnels

▪ Introduction: Quelques formules pour commencer vos courriels :

Suite à de notre conversation téléphonique du 12/09/18, ou de

ce matin…

Suite à notre réunion du 13/09/18…

Comme convenu (et non tel que convenu)…

Comme demandé…

Comme promis…

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 Les écrits professionnels

▪ Formule de salutation:

À une ou un collègue: Cordialement / Bien à toi / Salutations

cordiales / Bonne journée / Bonne fin de journée

À une supérieure ou à un supérieur: Sincères salutations, /

Salutations distinguées, / Meilleures salutations / Au plaisir de
vous lire (ou de vous voir),

À quelqu’un que l’on ne connaît pas: Au plaisir de vous

rencontrer, / Bien à vous, (ou les mêmes expressions que pour
une supérieure ou un supérieur)

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 Règles de courtoisie
▪ A une vague connaissance:

Veuillez agréer l’expression de mes salutations distinguées / Je vous

prie de croire, Madame, en l’expression de mes salutations
distinguées.
Je vous prie de recevoir, Monsieur, l’assurance de mes sentiments
les meilleurs.
Recevez, Messieurs, nos meilleurs salutations.
▪ Avec respect ou estime:

Veuillez agréer, Monsieur, l’assurance de nos meilleurs sentiments.

Veuillez croire, Messieurs, à l’assurance de nos sentiments dévoués.
Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes respectueux
sentiments.
Je vous prie de croire, Monsieur, à l’assurance de ma
considération distinguée (ou haute considération).

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 Règles de courtoisie

▪ Il faut toujours dans la phrase de courtoisie (à la fin de l’email),

reprendre la formule d’appel, qui est en début de lettre:

Madame,
…………………………………………………………………………..
Je vous prie de croire, Madame, en l’expression de mes
salutations distinguées.

Monsieur le Ministre,
…………………………………………………………………………..
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mes
respectueux sentiments.

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 Les écrits professionnels

▪ Signature du mail (obligatoire)

▪ Voici un exemple de signature électronique si vous écrivez un email

professionnel :

Amine BELARBI
fonction
Nom de la société (ou logo de la société)

Tél. : +212 522 00 22 00

GSM. : +212 661 20 20 20
Fax: +212 522 20 02 20
a.belarbi@deloitte.ma

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 Les écrits professionnels

▪ Quelques conseils et exemples

▪ Evitez les pléonasmes

Exemples : « absolument essentiel » ou « bilan général ».

▪ Entre deux synonymes, choisissez le plus court

Exemples : « trier » plutôt que « sélectionner », « avant » plutôt

que « antérieurement ».

▪ Utilisez des verbes plutôt que des noms

Exemples : « Pour obtenir une bourse, vous devez ... » plutôt que
« Pour l’obtention d’une bourse, vous devez ... ».

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 Les écrits professionnels

▪ Deux types de compte-rendu :

▪ Le compte-rendu des débats: fidèle, complet, exprimant les

opinions des participants. Les réunions de copropriété, les réunions
de délégués du personnel, de comité d’entreprise prennent
souvent cette forme.

▪ Le compte-rendu de décisions: reprend les décisions prises en

réunion, les actions décidées et rappelle les points en suspens. Il
peut être rédigé à partir de l’ordre du jour de la réunion. Cette
manière de faire, permet à chacun, de connaître les points de
progrès et les axes de travail.

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 Les écrits professionnels

▪ Rédiger le compte-rendu

▪ Il est fortement conseillé de rédiger le compte-rendu « à chaud »,

directement suite à la réunion, car les notes prises au cours de la
réunion font appel à la « mémoire à moyen terme ». Le compte-
rendu doit notamment faire apparaître les points suivants :

Objet de la réunion,
Date de la réunion,
Participants (et absents),
Ordre du jour,
Résumé de chaque point de l’ordre du jour,
Relevé de décisions.

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 Les écrits professionnels

▪ Le compte-rendu de la réunion a plusieurs objectifs :

Acter des décisions

Formaliser le travail réalisé pour permettre, par exemple, aux

personnes absentes à la réunion de pouvoir en connaître les
tenants et aboutissants.

Capitaliser l’information, pour mémoire et archivage.

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 Les écrits professionnels

▪ Diffuser le compte-rendu

Le compte-rendu doit être diffusé à l’ensemble des

participants, pour validation.

Après un délai de l’ordre de 1 à 2 jours, si des propositions de

modifications ont été faites, le compte-rendu final devra être à
nouveau envoyé à l’ensemble des participants.

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 Les écrits professionnels

Le rapport et note de synthèse

▪ Fond

C’est un document de travail qui est remis à une ou plusieurs

personnes. Par nature, ce document peut être assez long et peut
contenir des avis personnels de l’émetteur.

▪ Exemples :

Un rapport sur l’évolution des ventes d’un produit, sur un

nouveau produit …

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 Les écrits professionnels

Le rapport et note de synthèse

▪ Forme: le document doit faire apparaître

La nature du document : Note d’information

l’émetteur (qui l’envoie),

le destinataire (à qui il est destiné),

la date de création,

le lieu de création,

l’objet (la cause).

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 Termes de demande

▪ Auriez-vous l’amabilité de…..

▪ C’est la raison pour laquelle, je sollicite un rendez-vous….

▪ Je vous prie de bien vouloir… Je vous remercie de…

▪ Je vous serais reconnaissant de bien vouloir.

▪ Pourriez-vous…? Vous serait-il possible de…?

▪ Espérant une réponse favorable de votre part…

▪ Je souhaiterais connaître votre point de vue sur…

▪ Votre point de vue sur… me serait précieux.

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 Articuler le message

Avec des mots charnières, nous mettons mieux en évidence les idées

▪ Pour ajouter: ainsi que, de plus, de surcroit, également, en outre, et,

par ailleurs, en dernier recours, voire (et même)...

▪ Pour citer: ainsi, c’est le cas de, excepté, hormis, notamment, par
exemple, quant à…

▪ Pour conclure: ainsi, alors, aussi, c’est pourquoi, en conclusion, en

conséquence, en définitive, finalement, par conséquent, pour
toutes ces raisons…

▪ Pour constater: à l’évidence, alors, compte tenu de, donc,

effectivement, en raison de, étant donné…

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 Articuler le message

▪ Pour énumérer: d’une part…d’autre part, l’un…l’autre, soit…soit,

non seulement…mais encore, tout d’abord…ensuite, enfin…, en
premier lieu…en second lieu…en troisième lieu…

▪ Pour nuancer: à défaut, cependant, certes, contrairement à, dans

le cas contraire, en revanche, faute de, mais, malgré, néanmoins,
or, pourtant, sans doute, tout au moins, toutefois…

▪ Pour préciser: au cas où, car, c’est-à-dire, dans ce cas, dans la

mesure où, dans l’hypothèse où, du reste, en ce qui concerne, en
effet, parce que, quant à…

▪ Pour résumer: à cet effet, ce qui entraine, de fait, (de ce fait), d’où,
en d’autres termes, en résumé, en somme…

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 Articuler le message

Exemples:

▪ Vous avez bien voulu m’accorder ce stage et je vous en remercie

vivement.

▪ En raison des difficultés rencontrées, nous ne poursuivrons pas ce

projet.

▪ Quant à l’obligation de résultats, soyez assurés que nous ferons de

notre mieux.

▪ Il convient, en premier lieu, de prendre les mesures qui s’imposent.

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 Articuler le message

▪ Dans l’hypothèse où cette autorisation nous serait accordée…

▪ Nous nous verrions obligés, dans le cas contraire, de fermer ce café.

▪ Vous pourrez toujours, en dernier recours, vous adresser à votre

supérieur.

▪ De fait, la situation nécessite une participation de tous les services.

▪ Veuillez, par conséquent, prendre rapidement contact avec nous.

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 Les articulations

▪ Conjonctions de coordination : Mais, où, et, donc, or, ni, car

▪ Conjonctions de subordination : Comme, quand, que, quoi

▪ Opposition : Mais, bien que, cependant, en revanche, malgré le fait

que, par opposition à

▪ Comparaison : Comme, aussi, alors que, de la même manière que,

tel que

▪ Conséquences : Par conséquent, si bien que, donc, alors, c’est

pourquoi

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 Les articulations

▪ Cause : Car, parce que, a cause de, en effet

▪ But : Afin de, pour, dans le but de

▪ Addition : de plus, en plus, et, de surcroît, avec, en outre

▪ Concession : bien que, certes, mais

▪ Adverbes : cependant, néanmoins, toutefois, pourtant, certes, en

revanche

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 Formes de conclusion

On lance en conclusion une proposition, une prise de position, un

appel à réponse.

▪ Je reste à votre entière disposition pour vous fournir tous

renseignements complémentaires / Je reste à votre disposition pour
toute information complémentaire;

▪ Je vous remercie de l’intérêt que vous voudrez bien accorder à

cette requête.

▪ Je vous remercie de revenir vers moi dés que possible.

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 Formes de conclusion

▪ Je suis à votre disposition pour convenir d’un rendez-vous, à votre

convenance, dés la semaine prochaine.

▪ Vous remerciant par avance pour votre compréhension, je vous

prie de….

▪ Dans l’attente d’une réponse favorable (ou positive), je vous prie de

croire, Madame, en l’expression de mes salutations distinguées.

▪ Je vous remercie pour votre réactivité (ou je compte sur votre

réactivité habituelle)

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 Formes de conclusion

▪ Locutions impersonnelles

Il convient de...
Il y a lieu de...
Il importe de...
Il paraît souhaitable, indispensable, préférable de….
Il vous appartient de...
Il est nécessaire, opportun de...

▪ Exemple :
Il y a donc lieu de faire exécuter immédiatement la disposition
prévue,
Il est indispensable que vous interveniez efficacement,
Il serait opportun que vous sollicitiez...

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 Formes de conclusion

▪ Autres locutions

Je vous convie...
Je vous prie de ... Je vous invite à...
Je vous remercie de……
Je vous engage à...
Je veillerai à... J'attacherai de l'intérêt à...
Je vous serais reconnaissant de...

▪ Exemple:

Je vous prie de bien vouloir me rendre compte, pour le..., des

dispositions que vous aurez prises.

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 Points d’impact pour une lettre

▪ Mon message est-il formulé correctement et rédigé dans les temps?

▪ Va-t-il parvenir à son destinataire dans des conditions et des délais

satisfaisants? Quel moyen de transmission vais-je utiliser? Télécopie,
messagerie, informatique, courrier? Ce moyen de diffusion sera-t-il
adapté à celui qui recevra l’information?

▪ Existe-t-il dans mon message des stimuli (incitations) pour frapper

l’intérêt du lecteur, piquer sa curiosité et lui donner envie de lire le
contenu de l’information?

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 Points d’impact pour une lettre

▪ La teneur du message est-elle claire? Le sens facile à saisir? Le

récepteur aura-t-il du plaisir à en prendre connaissance?

▪ La portée de l’information va-t-elle atteindre l’esprit du destinataire,

y laisser une trace?

▪ Une fois parvenu à destination, le message saura-t-il déclencher

chez le lecteur une prise de décision, une action rapide en retour?

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 Exercice de rédaction de mails

1. Vous informez votre responsable de votre absence à la réunion

de service du lundi 17/09/18.
2. Vous envoyer à votre directeur le compte rendu de réunion
3. Vous envoyez un mail à trois collègues pour leur faire connaître un
site qui vous semble intéressant.
4. Vous informez votre responsable des changements d’horaire du
bureau de Casablanca.
5. Vous informez votre responsable que la réunion du comité de
gestion prévue à Paris le 24/09/18 est annulée.
6. Vous informez votre responsable que la photocopieuse doit être
remplacée.
7. Vous demandez à l’un de vos collègues de vous envoyer un
document important.

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