Web-conférence L’obeya et le Lean Engineering (ou Lean Development) Animée par : • Ronan HEMIDY : Consultant Senior Black Belt Lean • Laura Balp : Chef de projet marketing Apporteur d’avenir
Cabinet de Conseil & de Formation, spécialisé dans les démarches
d’amélioration des performances et la mise en œuvre terrain.
XL CONSULTANTS XL FORMATION Des consultants ayant 10 à Une pédagogie opérationnelle 15 ans d’expérience terrain. et des stages certifiants.
L’avenir se fait ensemble. Le progrès dépend d’une constante remise en cause de ses certitudes et d'une volonté de changement pour atteindre la culture de la performance et l’Excellence Opérationnelle. Sommaire
1 Notre constat
2 Le contexte Projet
3 L‘obeya description
4 Mise en place et suivi
5 Impacts et résultats associés à la démarche
6 Questions / Réponses Notre constat Le portefeuille de produits/services évolue de plus en plus rapidement. Pour maintenir sa compétitivité et son efficience, il faut répondre rapidement aux attentes des clients
Votre performance de développement est ralentie par :
Une communication difficile aux seins des équipes projets Un décalage entre le réalisé et les attendus Une perte de temps pour faire/refaire avant d’atteindre le résultat escompté Une gestion de la charge complexe Des coûts de non qualité lors des phases de développement Beaucoup d'énergie dépensée pour un pilotage des activités de développement manquant d’efficience
L’innovation et le développement associé sont 2 activités fondamentales
pour assurer un avantage concurrentiel. Au-delà de l’innovation technique, c’est le respect « SQDC » qui permettra d’optimiser cette phase fondamentale et de contribuer à la performance globale Notre constat opérationnel
Plus les gens sont loin les uns des On n’a jamais le temps de bien autres, moins la communication faire, on a toujours le temps de est efficace refaire
Le travail s’étale toujours dans le Ajouter des ressources augmente
temps qu’on a pour le faire le retard à court terme
Le délai de réalisation d’une tâche On a systématiquement tendance
est proportionnel au nombre de à sous-estimer les délais et les tâches à réaliser coûts d’un projet
On est noyé sous l’information, on
n’a souvent pas la bonne Tous les projets sont prioritaires information au bon moment Les objectifs d’une démarche Lean Développement
Améliorer le processus de développement jusqu’à
l’industrialisation
• Concevoir des produits ou services à forte valeur ajoutée
• Réduire les délais de conception des nouveaux produits • Réduire les coûts de mise en œuvre • Réaliser un produit bon du premier coup • Piloter les projets par une mise en place d’un système d’animation de la performance efficient • Augmenter la capacité et le rythme de sortie des nouveaux produits • Etre organisé pour traiter les aléas de la vie série
Le projet est plus qu’un outil organisationnel c’est un mode de
fonctionnement qui permet d’optimiser une activité multidisciplinaire pour tenir le time-to-market En fait c’est quoi un projet?
ISO 10006 — Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble
d'activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que des contraintes de délais, de coûts et de ressources.
Des ressources Un budget Un planning Des activités
Pilotage du Pilotage de la Pilotage de Pilotage d’un
Personnel Performance l’activité Plan d’action (CT/MT/LT) En fait c’est quoi le Lean?
Optimiser le temps de traversée
et le maîtriser. Dans notre cas celui du développement produit
George Plossi
Durée
Avis du Production client Conception produit Conception processus à l’ affaire
Avis Conception Conception
produit Dvpt Production du client processus lean
Délai opérationnel Exemple d’application avec Obeya comme partie de la solution
Projets de développement de produits à l’affaire
Projets de développement de produits « série »
Projets de développement informatiques
Projets de développement de services
L’exécution d’un projet - les gaspillages Tâches non demandées par le client Attente d’information, d’un Réunions inutiles ou inefficaces livrable ou d’une décision Reporting inutiles ou redondants Temps mort entre 2 tâches Recherche d’information Délais non tenus Relances
Livraison trop tôt ou non Flux non
attendues optimisés Livraison avec trop Déplacements Erreurs, Livrables NC d’information (d’un bureau à ou incomplets l’autre, inter- Informations sites…) manquantes ou Réorganisations incomplètes Corriger des erreurs
Décisions top-down « La tête dans le guidon » Perte de temps à aligner objectifs et priorités
Passation d’information Empilement de dossiers
physique ou virtuelle Empilement de problèmes Transport de produits ou de à résoudre Piles de mails dossiers Surabondance d’information L’exécution d’un projet - les impacts
Qualité Produit non conforme, problèmes au démarrage, tâches refaites et pertes de temps dans tout le processus de développement
Délais Non respect des délais, finaux ou intermédiaires, mode dégradé pour rattraper
Coûts Non respect des budgets, amputation d’autres budgets, prix de revient plus élevé que prévu Les projets de développement problématiques 1- Pilotage global des projets 2- Pilotage d’un projet
• En amont (cycles budgétaires) • En amont
• Consolidation des budgets • Définir le besoin des clients • Consolidation des plannings - Externes en fin de projet • Consolidation des ressources - Internes à chaque jalon • Définition des enjeux, priorités et des modes • Définir le planning et les jalons d’arbitrage - Livrables - Interfaces • En exécution - Délais • Remontée des points durs • Anticiper les problèmes potentiels • Arbitrages et priorisations • Les rôles et responsabilités (RACI) • En exécution - Le chef de projet • Respecter les livrables, les délais et les temps - Les sponsors définis, gérer les aléas - Les acteurs / experts • Remonter les points durs et les traiter • Anticiper et réagir vite en cas de dérive
3- Exécution d’un projet
• Faire la chasse aux gaspillages : Non Qualité, sur-production, attentes et recherches d’informations, transports et déplacements, opérations inutiles, accumulations de dossiers, gaspillage d’intelligence Le développement et les outils Lean Les modes de choix des outils et de mises en œuvre seront différents suivant la typologie des pertes identifiées : Pour les axes d’amélioration de l’organisation du (des) projet(s) ‒ Les rôles et responsabilités et le RACI associé ‒ L’ Obeya Room ‒ La gestion du portefeuille de projets ‒ Le pilotage des indicateurs du/des projet(s) Pour les axes d’amélioration des flux d’informations ‒ L’analyse de la Voix du Client ‒ La définition de livrable interne et jalons projets ‒ La définition des interfaces entre métiers / départements / projets ‒ La standardisation des processus ‒ La définition de la voix du client exhaustive (client final et interne) ‒ L’exploitation des retours d’expériences dans la boucle de développement Pour les axes d’améliorations de la qualité des processus ‒ La maîtrise des risques projets ‒ L’analyse des modes de défaillance (Arbre des causes, AMDEC,…) ‒ La définition de standards de pilotage et documentaires ‒ L’analyse des diagramme de flux associés aux processus impliqués ‒ La Maîtrise de la conception équipements ‒ La théorie des contraintes et l’identification des chemins critiques En donnant la visibilité et en impliquant l’ensemble des collaborateurs et notamment : Les équipes de production qui vivront en série avec le développement Les membres de l’équipe projet et leurs services respectifs Comment traiter ces problématiques ?
Un pilotage en mode Un interfaçage avec le
Obeya reste de l’organisation
On partage une vision
du projet / portefeuille projets
Un support Un rituel ancré visuel dans un dans l’activité espace dédié Alignement sur le processus Projet (si existant) Scenario 2.1 Strategy 1 Scenario Strategy 2 2.2 Strategy 3 Scenario 2.3 Strategy 4 t
Savoir être Communication
Objectif de fonctionnement collaboratif Mode AGILE Réunion régulière Itération
Communication Voix du client Tableau de bord
Standard Ressources Projet Planning
Planning partagé L’obeya L’ obeya (« grande salle ») implique en fait plusieurs approches du Lean : Un pilotage de l’activité en prenant en compte les aspect. Suivant un prisme classique S/Q/D/C mais Pilotage aussi via les 4P Performance Une approche systémique des problèmes guidée Personnel par la « résolution de problème ». Plan d’action Une définition claire des rôles et responsabilités qui permettent rapidement de définir les implications de chacun et obtenir la mobilisation de tous
Un fonctionnement logique d’analyse des impacts suivant
les axes : Produit Process Flux (physiques et informatifs) Hommes Obeya Room (grande salle)
« Quatre mûrs physiques pour supprimer les mûrs virtuels de nos esprits »
(Initier sur le modèle Prius par Toyota)
Les gains attendus d’une démarche de développement associée à une Obeya Gains pour les Collaborateurs ‒ Passer d’un débat d’opinions à des faits ‒ Elever le niveau de compétences des collaborateurs par « la culture agile » ‒ Travailler avec des équipes responsables de leur contribution (Work Package) ‒ Moins de stress ‒ Aligner les équipes sur un objectif commun. ‒ Des rôles, responsabilités et priorités clairs Gains sur la Qualité ‒ Maîtriser les aléas lié au processus de développement ‒ Rendre les processus utilisés robustes et les interactions visibles ‒ Réduire les insatisfactions clients en cours et en fin de projet Gains sur les Délais ‒ Améliorer la montée en cadence (Ramp up) lors du démarrage ‒ Diminuer les temps de mise au point et les itérations lors des phases de développement Time to Market Gains sur la Productivité ‒ Intégrer cette efficience dans l’ensemble de la chaine de valeurs, y compris les fournisseurs ‒ Améliorer la communication pour travailler en mode agile Partage du juste nécessaire Les questions fondamentales pour préparer son obeya Qui dois-je impliquer dans Quel est le périmètre l’Obeya ? considéré ?
Quelle est la A-t-on des jalons bien
maturité de identifier sur les l’équipe en terme activités ? de pilotage ?
Quels autres rituels/outils sont en place ?
Quels supports et moyens dois-je avoir pour construire le A-t-on des livrables bien visuel ? identifier sur les activités ? Chantier de construction d’une Obeya 1. Rappel des principes du pilotage par intervalle court et du management visuel 2. Partage sur le bon déroulement du projet (identifier ce qui perturbe les journées). 3. Identification du contenu de l'Obeya. Quel est notre but commun ? 4. Conception d'une maquette physique avec balayage des axes primordiaux Partie 1 : Panneaux d’information sur contexte et enjeux, vision client (attendu) Partie 2 : Pilotage, Personnel, performance, plan d’actions adapté à la fréquence de la réunion Partie 3 : Suivi parallèle, escalation et animation sur sujet long terme [partie retour d’expérience en phase 2 suivant la maturité] 5. Test de la maquette en prenant soins de travailler sur la vision globale des impacts (j’ajoute un angle vision de la concurrence si nécessaire dans le pilotage) 6. Lancement de l’obeya en mode test avec un coaching nécessaire pour garantir la conduite des Résolutions de problèmes et la mise en place de solutions pour anticiper
Pas ou peu d’Obeya standard, il faut s’approprier l’outil et
l’adapter à notre maturité et celle de l’organisation (échelle de temps, niveau de détail, exploitation de standard,…) Principes de déroulement 1. Je visualise mon activité. J’identifie les irritants Partager la et les écarts. Ce qui « ne va pas bien se passer » vue d’ensemble sans un point de vigilance marqué.
2. Je réagis avec les équipes sur la prise en Analyser les impacts par compte de l’élément identifié et ses impacts rapport au chemin critique transversaux.
3. Je résous les problèmes avec une approche
méthodique (hors réunion). Je privilégie ceux qui impactent la satisfaction client, l'efficacité J’implémente des solutions opérationnelle et les résultats économiques.
4. Je capitalise en améliorant mes standards de Je capitalise à
travail et ceux de l’équipe. l’échelle de l’organisation
Comme dans l’Animation à intervalle court, le rituel est un
facilitateur pour créer une zone de confort pour l’animateur Priorisation des actions 1. Identifier les irritants qui dégradent la qualité du travail du point de vue du client (rien ne part sans un doute Qualité). Le client ne doit pas subir les conséquence de nos aléas • Le produit part à la date prévue mais Éliminer les causes impactant le client n’est pas au point • Les délais ne sont pas toujours respectés • Il manque toujours quelques points pour clore le projet (documents, validation, spare parts,..)
2. Identifier les irritants qui empêche de travailler
dans la sérénité. On raccourci les boucles internes des projets (validation, signature, processus administratif, …) pour impacter le temps de traversée global Le processus est sous contrôle. Cibler les processus inefficients
3. Améliorer en continu les performances du
processus. • Pilotage et gestion des aléas • Kaizen amélioration continue • Calage des standards Gérer les écarts et affiner la maîtrise Les questions fondamentales pour faire vivre son Obeya Le sens et l’intérêt est-il compris par tous ? Le rituel est-il respecté ?
L’opportunité Les réunions sont elles
est-elle préparées et les sujets donnée à traités hors réunion ? chacun de remonter ces problèmes ? La relation entres les acteurs évolue-elle ?
La fréquence est- elle en phase Ai-je prévu une solution avec l’exécution d’escalation pour certaines des actions ? problématiques ? Obeya Room description Obeya Room exemple Un fondamental : l’implication des équipes
On visualise - les attentes du client - les contributions de chacun et les difficultés associées - Les livrables, jalons et suivi de coûts
d’organisation pour : - Améliorer le fonctionnement - Développer les équipes - Créer un esprit d’équipe efficient Les impacts d’une telle démarche 1. Visibilité des actions 2. Mise en évidence des problèmes et des risques 3. Amélioration de la transparence et de la gestion transversale des impacts 4. Outils de challenge pour les équipes (challenge par le jeu pas par l’enjeu) 5. Montée en autonomie dans les boucles agiles 6. Amélioration de l’engagement et du respect des délais Le contenu (exhaustif) d’une Obeya La description de la voix du client Le périmètre projet La vison globale de l’équipe Le macroplanning Le suivi d’activité Les indicateurs Les sujets à remonter Le plan d’action L’espace analyse/Résolution de problèmes L’horloge!!!
PILOTER ET APPRENDRE ENSEMBLE
un lieu pour penser et motiver Autres outils qui peuvent en découler :
Simplification et optimisation processus
Portefeuille de projets, jalons/livrables Raci Résolution de problème AMDEC … Avez-vous des questions ?
Il est toujours temps de les poser via le module chat
