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Sage ERP X3 – Outils avancées

7. EPURATION ET HISTORISATION purge and archive

7.1. PRINCIPES DE BASE Basic principles


process the data Movement type only (we do not purge or archive
Les fonctions d'épuration ou d’historisation traitent les données : customers or items, but invoices, orders, writings)
- De type mouvement uniquement (on n’épure ou on n’archive pas les clients ou les articles,
mais les factures, les commandes, les écritures)
- Définies sous la forme de groupes de tables liées. Defined as groups of related tables.
- Satisfaisant certaines conditions de cohérence (formules d'épuration) fournies en standard
mais modifiables en spécifique. - Satisfying certain consistency conditions (purging formulas) provided
as standard but modifiable in specific.
- Ayant atteint ou dépassé une période de conservation prédéfinie (paramètres d'épuration et
d’archivage). - Having reached or exceeded a predefined retention period (purging and archiving parameters).

Les fonctions d’historisation supposent la création d’un dossier dans lequel les données archivées
vont être stockées et se définissent par groupe de tables.
The archiving functions assume the creation of a folder in which the archived data will be stored and are defined by group of tables.
L’historisation transfère définitivement les données archivables (i.e. répondant aux critères), datées de
plus de N1 jours ou mois, dans le dossier archive.
L’épuration épure définitivement les données non archivables, datées de plus de N’1 jours ou mois, et
les données archivées datées de plus de N2 jours ou mois.
Archiving permanently transfers archivable data (i.e. meeting the criteria), dated more than N1 days or months, into the archive file.
Purging permanently removes non-archivable data, dated more than N1 days or months, and archived data older than N2 days or months.

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Une sauvegarde est indispensable, car ces opérations sont irréversibles et l’épuration conduit à une
suppression de données. A backup is essential, because these operations are irreversible and the purification leads to the deletion of data.

Le paramétrage des règles d'épuration permet de définir les durées de vie à partir desquelles des
mouvements peuvent être épurés ou archivés, en suivant des règles de cohérence par groupes de
table définis par ailleurs.

L'archivage se fait par transfert des données d'une table du dossier vers une table de même structure
(à deux champs près, CREHISDAT et CREHISUSR, qui permettent de connaître les dates et
opérateurs ayant historisé la donnée). Cette table est définie dans un dossier dédié, qui utilise par
ailleurs le dossier courant comme dossier mère, et dont la création est faite automatiquement lors du
premier archivage.

L'intérêt de cette façon de faire réside dans le fait que les fonctions de consultation sur les données de
l'historique fonctionnent alors par simple connexion sur ce dossier, de la même façon qu'elles
fonctionnent sur le dossier en cours.
The configuration of the purging rules makes it possible to define the lifetimes from which movements can be
purged or archived, by following consistency rules by groups of tables defined elsewhere.

Archiving is done by transferring data from a table in the file to a table with the same structure (except for two
fields, CREHISDAT and CREHISUSR, which make it possible to know the dates and operators having
historized the data). This table is defined in a dedicated folder, which also uses the current folder as the parent
folder, and which is created automatically during the first archiving.

The advantage of this way of doing things lies in the fact that the consultation functions on the historical data
then work by simply connecting to this file, in the same way as they work on the current file.

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7.2. CREATION D’UN DOSSIER D’HISTORISATION

Les progiciels Sage sont susceptibles de gérer, par le biais de fonctions d'épuration / archivage, le
transfert vers des archives ou la purge de mouvements qui n'évoluent plus, et qui sont considérés
comme suffisamment anciens pour ne plus être consultés fréquemment.

Développement > Utilitaire > Dossiers > Création dossier historisé Sage software packages are likely to manage, by means of
purification / archiving functions, the transfer to archives or
the purging of movements which no longer evolve, and which
are considered as old enough not to be consulted frequently.

An archive folder is a specific folder associated with the


operating folder, which is defined by:
- A name (HDOSSIER by default).
- Global size parameters.
- Database parameters.
- A coefficient expressing the size of the historical tables
compared to the sizes of the original tables.
- A menu profile, giving access to consultation functions, which
will be the default profile when entering this folder.

Un dossier historisé est un dossier particulier, associé au dossier d’exploitation, qui se définit par :
- Un nom (HDOSSIER par défaut).
- Des paramètres de taille globale.
- Des paramètres base de données.
- Un coefficient exprimant la taille des tables historisées par rapport aux tailles des tables
d’origine.
- Un profil menu, donnant accès à des fonctions de consultation, qui sera le profil par défaut
quand on entrera dans ce dossier.

Remarque : It is generally beneficial to set this archive folder on other disk


volumes, for performance reasons.
Il est en général intéressant de définir ce dossier historisé
It may sur
evend’autres volumes
be interesting disques,
to install pour
it on another des as long as
server,
Sage X3 has been installed on the server in question. It should be
raisons de performance. noted that the creation of a historized folder on another server is not
Il peut même être intéressant de l’installer sur un autre serveur,but
automated, pourvu que Sage
it is perfectly possible,X3once
ait été installé
this folder is created with
sur le serveur en question. Il est à noter que la création
sizesd’un dossier
which may behistorisé
minimal, tosur
move unit autre serveur
to another server .
n’est pas automatisée, mais il est parfaitement possible, unetofois
For this workque ce dossier
afterwards, est
you will créé avec des
need:
- Modify the HISDOS parameter and put the path to the folder with
tailles qui peuvent être minimales, de le déplacer sur the
un server
autre @serveur.
FOLDER syntax
Pour que ceci fonctionne ensuite, il faudra : - Modify if necessary the HISCOE parameter (coefficient of increase
of tables)
- Modifier le paramètre HISDOS et y mettre le chemin d’accès au dossier avec la syntaxe
serveur@DOSSIER
- Modifier le cas échéant le paramètre HISCOE (coefficient d’augmentation de tables)

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Il est à noter qu’à partir du moment où les tables d’un groupe sont déclarées historisées, le traitement
d’historisation va les créer, les dimensionnant en appliquant à la table d’origine le coefficient
multiplicateur défini à la création et stocké dans HISCOE. Ce paramètre ne sert donc que s’il n’y a pas
encore eu d’historisation.

It should be noted that from the moment the tables of a


group are declared historized, the historization processing
will create them, dimensioning them by applying to the
original table the multiplying coefficient defined at creation
and stored in HISCOE. This parameter is therefore only
useful if there has not yet been historization.

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7.3. DEFINITION DES REGLES D’EPURATION ET D’HISTORISATION


These
Ces règles sont fournies en standard dans le progiciel, leurrules are providedrelève
modification as standard in the software package, their
de développement
modification requires specific development.
spécifique.

Développement > Dictionnaire données > Ouverture au paramétrage > Historisation / Epuration

On associe à un code : We associate with a code:


- A group of linked tables
- Un groupe de tables liées - Selection information
- Des informations de sélection - Society
- Site
- Société - Reference date
- Site - Formulas that must be
verified for purification to be
- Date de référence possible

- Des formules qui doivent être vérifiées pour que l’épuration soit possible

Un traitement de contrôle standard, personnalisable par un traitement spécifique complémentaire


A standard control treatment, customizable by a specific additional
treatment
Remarque :

Dans cet exemple, la date de référence utilisée pour savoir quels contrats d’achat peuvent être épurés
est la date DAT (date de calcul de la statistique). Ainsi, on épurera les contrats datés de plus de N
jours. In this example, the reference date used to know which purchase contracts can be purged
is the DAT date (date of calculation of the statistic). Thus, we will purify contracts dated
Tables mises en œuvre more than N days.
Tables implemented

Nom de la table Abréviation Contenu


AHISTO AHI Règles d’historisation et d’épuration
AHISTOD AHD Formules d’épuration

Rules

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7.4. PARAMETRES D’EPURATION / HISTORISATION

On définit, pour chaque groupe de données : We define, for each group of data:
- Si on épure et/ou si on historise - If we purge and / or if we archive
- The minimum duration (in days) of data retention
- La durée minimale (en jours) de conservation- des données
The launch frequency for the group (i.e. the minimum
- La fréquence de lancement pour le groupe (i.e. le nombre
number of days to wait sincede
minimum the jours
last purification
à attendre or depuis
historization)
la dernière épuration ou historisation) - The launch date of the last operation is displayed
- La date de lancement de la dernière opération est affichée

Paramétrage > Exploitation > Données > Paramètres épurations

Remarque :

Selon l’opération d’épuration ou d’historisation envisagée, les dates peuvent être ramenées à des
périodes ou à des exercices.
Depending on the proposed purification or historization operation, the dates can be reduced to periods or to exercises.

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7.5. EXECUTION DE L’HISTORISATION / EPURATION

Cette fonction peut être lancée en direct et en batch (tâche AHISTO). This function can be launched live and in batch (AHISTO
task).
Exploitation > Historique / Epuration

Les paramètres à saisir sont : The parameters to be entered are:


- Le groupe de tables concerné - The group of tables concerned
- The desired operation (historization, purification, or
- L’opération désirée (historisation, épuration, ou les deux)
both)
- Une sélection société - A company selection
- A simulation flag (only a trace of what would be
- Un flag simulation (seule une trace de ce qui serait traité
processed est created)
is then alors créée)
- A detail flag (if it is active, the detailed list of keys of
- Un flag détail (s’il est actif, la liste détaillé desthe
clés des lines
purged lignes purgées
is written in theest écrite dans la trace
trace

Remarque :

Selon l’opération d’épuration ou d’historisation envisagée, les dates peuvent être ramenées à des
périodes ou à des exercices.
IL EST IMPORTANT DE FAIRE DES SAUVEGARDES AVANT DE LANCER CETTE FONCTION
Depending on the proposed purification or historization operation, the dates may be reduced to
periods or exercises.
IT IS IMPORTANT TO MAKE BACKUP BEFORE STARTING THIS FUNCTION

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7.6. VISUALISATION DES DONNEES HISTORISEES

La visualisation se fait enViewing


se connectant sur le dossier
is done by connecting to the historisé.
historized file.
Les données accessiblesThe accessible
sont : data are:
- Historical data on historical tables (non-historical data is not visible)
- Les données historisées surdata
- The lespresent
tablesinhistorisées
the operating(les données
file on non historisées
all non-historized tables (for ne sont pas visibles)
- Les données présentesheritage)
dans le dossier d’exploitation sur toutes les tables non historisées (par
héritage)

Remarque :

On ne sait par réunir les données archivées et les données d’exploitation; par contre, on peut utiliser,
dans le dossier archive, potentiellement toutes les fonctions de gestion de X3, automatiquement
bridées en consultation.

Une contrainte existante est que les données archivées doivent avoir la même structure que les
données en cours d’exploitation; ceci signifie que le passage d’un patch induisant des modifications
de données provoque les modifications sur les tables du dossier archive.

Enfin, les états standards Crystal Reports ne gèrent que les données issues d’un seul dossier. Il faut
donc créer des états spécifiques si on désire éditer des données qui sont issues à la fois de tables
présentes dans le dossier d’archive et le dossier courant.
We do not know how to combine archived data and operational data; on the other hand,
we can use, in the archive folder, potentially all the management functions of X3,
automatically restricted in consultation.

An existing constraint is that the archived data must have the same structure as the data in
use; this means that the passage of a patch inducing modifications
data causes changes to the tables in the archive folder.

Finally, standard Crystal Reports only manage data from a single record. You must
therefore create specific reports if you want to edit data that comes from both tables in the
archive folder and the current folder.

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