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Février 2007

Dossier : Gestion d’entreprise (26) Page 1/2

La clôture annuelle des comptes :


Comment bien la préparer… ?
Le secret de la réussite, c’est la préparation… C’est vrai aussi avec la clôture annuelle
des comptes qui constitue un événement majeur pour l’entreprise.

La clôture annuelle des comptes ne se résume Le second mode consiste à ‘attendre’ la fin de
l’exercice social pour effectuer tous les travaux
pas à produire un bilan et un compte de résultat
Olivier AVRIL
pour les services des impôts, le greffe et un d’inventaires et d’analyses. C’est alors ‘la grande
Gérant Associé d’Acting-finances
banquier. agitation comptable’ faite de demandes à tous
oavril@acting-finances.com
C’est au contraire un ensemble, beaucoup plus les intervenants, de recherche de documents et
06 25 78 11 44
complet, qui comprend une annexe analysant ou de renseignements, d’aller et retours sur des
détaillant les principaux postes, un rapport de sujets qui devrait avoir trouvé depuis longtemps
gestion, de nombreuses analyses, à l’image du plan leur solution. Quelquefois aussi, c’est le temps de
de financement. quelques ‘surprises’ sur les résultats…
Il faut aussi produire les documents prévisionnels C’est évidemment le premier système qui assure
Les experts d’Acting-finances
dans le cadre de la prévention des difficultés des la meilleure qualité, la meilleure productivité et la
interviennent, de façon très souple
(quelques jours par mois…), très entreprises. Document subi et établi ‘à la va vite’ ou meilleure image vis-à-vis des partenaires
opérationnelle (dans l’entreprise, au contraire utilisé pour une réflexion sur certains extérieurs.
pour faire…) et en facturant des aspects prévisionnels de l’entreprise. C’est celui qu’ont adopté depuis très longtemps
honoraires (il ne s’agit pas de multi les sociétés Anglo-saxonnes mais aussi de très
salariat). nombreuses sociétés françaises ayant des
1. Les ‘acteurs’
Cette forme d’externalisation de la Il est très fréquent de considérer que la clôture impératifs externes de diffusion d’informations
direction financière s’adresse à annuelle, c’est ‘l’affaire’ de la comptabilité ou de la rapides et fiables.
plusieurs types d’entreprises : direction financière. C’est une erreur ! Bien sûr, entre ces deux modes d’organisation
Les jeunes entreprises qui décrits schématiquement, il y a bien des
cherchent à financer et piloter leur En réalité, la comptabilité dépend de l’alimentation situations intermédiaires. A chacun de retrouver
croissance par les différents départements situés en amont, où il se situe dans le niveau de qualité.
Les filiales de Groupes qui avec leurs propres outils :
souhaitent fiabiliser leur reporting Commandes et factures clients avec des Dans certains cas (situations spéciales, plan
et améliorer leur rentabilité éléments spécifiques à identifier (les avoirs, les d’amélioration, …), l’entreprise a recours, en
Les PME & PMI qui doivent
litiges, les réductions, les retours,…) ; collaboration avec ses experts comptables ou
conduire un projet spécial (fusion /
Les stocks et leurs caractéristiques pouvant commissaires aux comptes, à ’des pré –clôtures’,
acquisition, croissance, ERP, sorte de répétition générale permettant de bien
transmission,…) ou qui rencontrent induire des provisions ;
des difficultés Les éléments de paye avec leurs tester les points faibles de l’organisation.
régularisations, leurs éléments variables, leurs Elles sont organisées de telle sorte que le travail
provisions ; n’ait pas à être fait en double, ou le moins
Les investissements industriels, les études, possible.
avec par exemples des informations sur les mises
en service et donc les calculs d’amortissements ; 3. Le « Kiféquoi » et le calendrier
Les commandes d’achats, les litiges
fournisseurs, les avoirs à recevoir,… Il s’agit d’identifier de manière formelle, par
Les éléments juridiques avec les impacts processus, les fournisseurs d’information, de leur
possibles dans les comptes ; expliquer les données nécessaires à la
comptabilité, le format éventuel, le mode de
C’est donc l’ensemble de l’entreprise qui est
transmission, et d’inventorier les difficultés
concerné, quelque soit sa taille. Ne pas en tenir
possibles.
compte, c’est obliger le maillon final à ‘courir dans
Les différents services opérationnels trouveront
tous les sens’ pour récupérer tant bien que mal les
fréquemment des solutions qui n’avaient pas été
éléments nécessaires. L’implication de la Direction
envisagées par le service comptable.
35, rue Arthème Genteur Générale pour sensibiliser l’ensemble de l’entreprise
Ce travail d’inventaire réalisé, il reste à établir le
92150 Suresnes aux enjeux de la clôture est donc essentielle.
01 42 04 30 11 planning dont le détail dépendra du niveau de
06 25 78 11 44 performance de l'organisation.
2. Les bonnes et moins bonnes façons …
acting@acting-finances.com Chaque clôture sera l’occasion de son
d’organiser la clôture annuelle.
www.acting-finances.com amélioration.
SARL au capital de 30 000 Euros Selon les entreprises, Il existe schématiquement Le planning de clôture doit constituer un
R.C.S Nanterre deux modes d’organisation : véritable engagement de respect des délais et de
Siret 490 095 973 00015
Le premier consiste à effectuer tout au long de qualité de l’information pour l’ensemble de
l’année une pratique continue des analyses, l’entreprise.
contrôles et inventaires comptables qui rend le Une réunion de préparation est souvent utile
travail de fin d’exercice presque banal, et qui fait pour que les principaux acteurs puissent se
que les résultats sont déjà appréhendés, la clôture rencontrer avant les opérations elles-mêmes :
ne venant que confirmer les estimations préalables. Direction Générale, service commercial, achats,
Tout au plus y a-t-il une tension un peu plus forte logistique, service juridique, ressources
du fait des délais courts et de l’intervention des humaines, …
réviseurs extérieurs. C’est évidemment le reporting Elle doit aboutir à l’appropriation par chaque
mensuel, complet et disséqué qui sert de support à responsable de sa partie de la clôture annuelle
cette organisation comptable rigoureuse. des comptes de l’entreprise.
4. Les points sensibles….. entités du groupe doit donc être bien 8. Améliorer les clôtures annuelles
Les points comptables délicats d’une maîtrisée. Quelques questions à se poser pour
entreprise sont bien sûr spécifiques à 6. Les spécificités pour les Groupes savoir si la clôture annuelle sera facile
chacune. Leur identification doit être prévu dans votre entreprise ….
à l’avance et faire l’objet d’un plan d’action Les prestations intra-groupes - Y a-t-il une centralisation rapide et régulière
et d’un calendrier. Quelques exemples : Appelés aussi ‘management fees’, ils des informations vers la comptabilité ?
Les travaux d’évaluation complexes désignent l’ensemble des services - Les documents transmis sont ils
L’évaluation des actifs incorporels et généralement rendus par la Société Mère. standardisés selon des règles précises ?
des titres de participation. Dans certains Parvenir à une contribution équilibrée de - Y a-t-il une répartition claire des travaux de
cas, la réponse n’est pas ‘au fond du tiroir’ chacun au fonctionnement du Groupe ne clôture entre opérationnels et comptables ?
et doit donner lieu à une étude… doit pas s’improviser au moment de la - Y a-t-il une un bon niveau d’intégration et
Les évaluations des risques juridiques, clôture. Il faut éviter les écueils du ‘trop’ et d’automatisation ?
environnementaux, … du ‘pas assez’ qui peuvent être sanctionnés - Y a-t-il une bonne maîtrise des schémas
fiscalement et pénalement. (règles OCDE) comptables pour TOUS les événements
Les travaux souvent peu automatisés
opérationnels ?
Pour les immobilisations en cours, le La consolidation
- La comptabilité peut elle faire valoir la règle
système de mise en service des biens doit Indépendamment des sociétés cotées qui
comptable dans l’organisation ?
être soigneusement mis au point à doivent se soumettre à cette obligation,
Et puis,
l’avance. La complexité technique ou le c’est une opération obligatoire pour les
Y a-t-il un planning de clôture ?
volume ne permettra pas au dernier petits groupes qui dépassent certains
Y a-t-il une réunion de préparation ? Si oui,
moment une improvisation. critères (250 personnes, et 30 millions de
celle-ci intègre t-elle l’analyse des
La cohérence entre les achats et les chiffres d’affaires ou 15 millions de total de
événements significatifs de la période, les
stocks est généralement fournie par un bilan). Certaines entreprises peuvent aussi
tâches critiques en amont de la ‘compta’ ?
progiciel. Si les clôtures mensuelles n’ont librement décider d’établir des comptes
Intègre t-on bien à la comptabilité le principe
pas rodé le processus, il y a danger ! Il consolidés afin d’améliorer leur vision
de l’importance relative ? (= éviter la
faut aussi rapprocher les stocks théoriques économique.
précision excessive qui empêche d’avoir
comptables et l’inventaire physique… Une préparation spécifique de la clôture des
suffisamment de temps pour l’essentiel).
L’évaluation des risques commerciaux comptes consolidés est indispensable car :
à travers les litiges, retours, avoirs, … Les règles d’établissement (IFRS) Et les délais de sortie de résultat.
Les choix d’options comptables peuvent diverger des comptes sociaux. Les Comment les réduire ?
Le choix d’inscrire à l’actif certaines intervenants sont nombreux et souvent Un délai long peut être défini aujourd’hui
dépenses de recherche, … dispersés géographiquement. Le calendrier comme étant supérieur à 60 jours. C’est le
Les travaux en cours sur des contrats doit donc bien prévoir le « kiféquoi » dans cas de la grande majorité des PME.
de prestation de longue durée ou sur des chacune des entités. ‘30 jours’ peut être considéré comme un délai
contrats d’entretien pluri annuels : Un L’élimination des comptes réciproques court.
système permanent doit être mis en place entre les différentes sociétés est Mettant de côté le petits arrangements
et la subjectivité écartée. indispensable pour que les comptes classiques qui consistent à arrêter le mois au
L’impact des normes (US gaap, obtenus soit l’image du Groupe comme s‘il 25, et à ‘toper les flux’ à cette date, nous
IFRS,…) peut compliquer ces choix. était une entreprise unique. C’est vous donnons ci-dessous les mesures
traditionnellement un exercice difficile !... Il classiques qui permettent de réduire
5. La fiscalité.
peut perturber la clôture dans son sensiblement les délais :
Indépendamment du calcul de l’impôt à ensemble. Mettre en place une pré clôture ;
calculer sur les résultats, de nombreux Anticiper un certain nombre d’options ;
travaux spécifiques doivent être planifiés 7. L’habillage des comptes, ou Avoir un reporting mensuel analysé ;
et préparés. Quelques exemples : ‘window dressing’
Intégrer le système d’information ;
Les provisions. Un certain nombre Réviser certains processus. Par exemple
d‘entre elles, jugées nécessaires par le Chercher l’amélioration délibérée :
instaurer des engagements de dépense.
chef d’entreprise, ne sont pas déductibles. En dehors des présentations erronées (=meilleure maîtrise des dépenses + une
(frais décidés avant la clôture mais relevant du pénal, les simples ‘petits connaissance plus rapide pour la compta), ou
exécutés après, provisions pour arrangements’ ont fréquemment plus simplifier, si les délais sont longs, l’évaluation
licenciements ou pour certains risques, …). d’inconvénients que d’avantages. Ils des primes commerciales.
Il est important de ne pas découvrir le masquent la réalité de l’entreprise et
Faire évoluer les mentalités de la fonction
sujet fiscal ‘à la dernière minute’ car ces l’amènent elle-même à une mauvaise comptable et développer son autorité avec le
non déductibilités peuvent transformer un perception de sa réalité économique. soutien de la Direction Générale.
bénéfice comptable avant impôt en perte Chercher à rétablir une image fidèle :
Dans ce cas, Les aménagements doivent au Une chose est certaine : La réduction des
nette (Plus d’impôt à payer…).
délais de clôture ne signifie en aucun cas une
Les crédits d’impôts. (recherche, contraire être réfléchis et anticipés. La
diminution de la qualité comptable. Au
apprentissage, prospection commerciale, photo de l’entreprise, à travers son bilan,
contraire ! (rappelez vous les flux tendus de
nouvelles technologies, famille,…). Leur doit être sous un bon profil pour la mettre
l’école Japonaise qui était le fondement d’une
calcul au dernier moment, avec des en valeur telle qu’elle est. Cela peut
nouvelle qualité).
évaluations insuffisamment approfondies, entraîner des reclassements touchant les
est une source de risque fiscal et de non postes de trésorerie, de crédit client, de Les comptes annuels ont un rôle important
optimisation des possibilités. dettes, … dans les relations opérationnelles de
La participation des salariés ou les Un exemple : Certaines dépenses l’entreprise avec ses fournisseurs, ses clients
contrats d’intéressements, même si ils importantes et non récurrentes, doivent ses banquiers. Le Directeur Général a un rôle
dépendent du résultat fiscal final, doivent être soigneusement évaluées et isolées. essentiel dans ce processus ou il faut avant
faire l’objet de travaux préalables afin de Elles donnent lieu à des reclassements tout ANTICIPER pour bien réussir.
gérer les variables et d’éviter des comptables ou à une information spécifique
surprises… dans l’annexe. A contrario, il faut éviter de
L’intégration fiscale pour les groupes classer en ‘exceptionnelles’ des charges peu Cet article est un travail de synthèse
réalisé par l’équipe d’Acting-finances.
peut générer un profit comptable courantes mais de faibles montants et qui Nos experts peuvent vous aider à améliorer
significatif dans les comptes sociaux de la font finalement partie de la vie de votre processus de clôture et vous aider à
tête de groupe. L’articulation entre les l’entreprise. l’insérer dans le quotidien de l’entreprise.

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