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Manuel de procédures comptables de

PROCEDURES COMPTABLES DE
Manuel de procédures comptables de

I- ORGANISATION DE LA COMPTABILITE
Manuel de procédures comptables de

1.1- le système et les procédés comptables

DOCUMENT DE BASE JOURNAUX GRANDS LIVRES BALANCE


INFORMATIQUES

BILAN

JOURNAL
GENERAL

LIVRE
D’INVENTAIRE
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Le système d’information comptable est constitué par l’ensemble des


moyens et procédures de recherche et de collecte de saisie et de diffusion de
l’information administrative, financière et comptable de…

Il permet d’enregistrer les opérations de façon chronologique et en temps


réel dans les comptes appropriés, conformément aux principes admis et aux
prescriptions du système comptable OHADA.
De façon spécifique, ses fonctions prennent en compte :

 La tenue d’une comptabilité en partie double ;


 La tenue d’une comptabilité générale intégrée avec les modules de suivi
budgétaire ;
 La comptabilisation et le suivi de toutes les opérations de…
 Le suivi des immobilisations et des stocks ; l’établissement des états
financiers.

Les procédures d’enregistrement des pièces comptables quant à elles se


déroulent de la manière suivante :

 Réception des documents comptables.


 Vérification et approbation.
 Imputation ou codification des pièces comptables ;
 Saisie des opérations ;
 Edition des documents comptables ;
 Analyse, régularisation des comptes et rapprochements bancaires

1.2- La Réalisation Des Travaux Comptables

Une partie des travaux sera effectuée par la Comptabilité de … et l’autre


partie par un cabinet comptable.

 Traitement comptable des opérations ;


 La paie ;
 La gestion des stocks ;
 La saisie des opérations ;
 La tenue des comptes clients et fournisseurs
 La mise à jour du journal général ;
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 Les inventaires ;
 La mise à jour du livre de paie ;
 Le paiement des impôts ;
 La tenue du registre des amortissements ;
 La mise à jour du livre d’inventaire ;
 La vérification de toutes les opérations comptables ;
 La vérification des opérations fiscales ;
 L’établissement des situations trimestrielles ;
 L’établissement des états financiers de fin d’exercice.

1.3- Travaux réalisés par le cabinet comptable

 La vérification de toutes les opérations comptables ;


 La vérification des rapports financiers (état d’exécution budgétaire)
élaborés par …
 La vérification des opérations fiscales ;

 La vérification des états financiers de fin d’exercice.


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II- TRAVAUX COMPTABLES


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2.1- Travaux Au Cours De L’exercice

Ils portent sur ;

 La saisie des différentes opérations courantes est lancée dès le 15 du mois


afin de respecter certaines échéances fiscales ;
 Tirage des journaux respectifs en vues d’effectuer les rapprochements
avec les pièces comptables et de porter des modifications en cas
d’erreurs ;
 L’analyse trimestrielle des comptes des tiers à partir du grand livre ;
 Elaboration des rapprochements entre les états des différentes banques et
les relevés bancaires afin de procéder aux régularisations nécessaires.

La comptabilité est soumise à des contrôles semestriels afin de garantir la


fiabilité des informations financières et comptables de … pour la période de
référence.

2.1.1- Réception Des Documents Comptables

Les documents comptables reçus par le Service de la comptabilité sont


enregistrés dans un registre comprenant ;

 La date ;
 Le numéro d’ordre ;
 La désignation ;
 La provenance ;
 Le montant ;
 Le destinataire ;
 L’émargement.
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Les documents sont consignés dans le registre et le numéro d’ordre


d’enregistrement est porté sur les documents reçus. Lorsque le document
comprend plusieurs justificatifs comptables, le numéro d’enregistrement doit
être porté sur chaque justificatif.

Exemple : document N° 402 comprenant cinq (05) pièces, la numérotation


sera 402 1/5, 402 2/5, 402 3/5, 402 4/5, 402 5/5.

Le registre est remis au responsable Administratif et Financier avec les


documents reçus. Il procède à un premier contrôle et fait décharger les
documents au Comptable chargé et les traiter.

A chaque début d’exercice fiscal et tout au long de ce dernier, le Service


de la comptabilité effectue des travaux préparatoires qui s’articulent sur la
réception et le dépouillement des documents d’une part et leur codification
d’autre part.

2.1.1.1.- documents reçus

La ventilation des dossiers obéit à une répartition fonctionnelle ;

 Banques
 Achats
 Caisse
 Operations diverses

a) Banque :

Les documents à traiter sont :

 Les bordereaux de remise de chèque en ce qui concerne les règlements


reçus ;
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Les avis de débit,

Les ordres de paiement accompagnés des pièces justificatives respectives


(factures fournisseurs, lettre-commande, marchés) pour les dépenses effectuées
au profit des fournisseurs transmis par le Responsable Administratif et Financier
et pour les apprivoisements de la caisse.

b) Achats :

On relève :

 Les factures SONEL, SNEC, CAMTEL, les factures fournisseurs émanant


du Responsable administratif et Financier ;
 Les factures fournisseurs en provenance du Responsable administratif et
Financier et portant les imputations budgétaires ;
 Les notes de débours

c) Caisse :

Deux catégories des documents sont reçues :

 Les pièces de recettes ;


 Les pièces de sortie

d) Operations Diverses

Parmi les documents reçus, on peut citer :

 Les états mensuels de la paie du personnel de ….


 Les pièces justificatives des budgets
 Les feuilles d’OD de régularisation lors des travaux de fin d’exercice

Pour un souci d’efficacité, la comptabilité de … est subdivisée en


comptabilité auxiliaire. C’est ainsi que l’on distingue ;

 La comptabilité auxiliaire des banques ;


 La comptabilité auxiliaire des achats
 La comptabilité auxiliaire des opérations diverses
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2.1.1.2- Pré-comptabilisation

La pré-comptabilisation consiste à apposer un cachet ou une fiche mettant


en exergue les comptes à débiter et à créditer ainsi que leur montant respectif
après un control arithmétique et de conformité des documents reçus.

2.1.2- traitement des opérations courantes

Les opérations sont classées en cinq catégories et donnent lieu à quatre


types de comptabilisation ;

 Operations bancaires ;
 Achats ;
 Operations effectuées à la caisse ;
 Opérations diverses.

2.1.2.1- Banque

Dès réception des documents relatifs à cette rubrique on procède :

 Au contrôle arithmétique et de conformité des justificatifs comptables


avant les classements dans un chrono ;
 A l’identification des créanciers (cas de remise chèque) ou des
fournisseurs (cas de paiement). En cas d’inexistence du compte on
actualise le plan comptable par la création de comptes de charges entrant
en jeu ;
 A la saisie informatique ;
 A l’édition du journal informatique et au contrôle des saisies

2.1.2.2- Achats

 La réception des doubles des factures fournisseurs ;


 Le contrôle de conformité entre la facture et le bon de commande d’une
part, et sur le mode de cal part, et sur le mode de calcul de la TVA et des
retenue à la source de la TVA et de l’IR d’autre part ;
 La codification ;
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 La consignation dans un registre manuel des achats faisant apparaitre le


montant HT ainsi que la TVA déductible ;
 La saisie informatique ;
 Le tirage du journal des achats pour la période de référence ;
 Le contrôle de conformité entre les factures saisies et le journal
 Le classement dans le chrono « achats » des factures avec les journaux
respectifs.

2.1.2.3 Caisse

Tout décaissement des fonds pour financement des besoins de service


ainsi que tout encaissement donne lieu au traitement comptable ci-après :

 Contrôle des pièces justificatives de la caisse ;


 Codification des pièces de sortie et de recettes à partie de la pièce
justificative (facture fournisseur, ordre de mission, état de frais de relève,
facture clients, etc)
 Classement des pièces de caisse dans le chrono ;
 Saisie ;
 Edition des listings pour effectuer des rapprochements avec les
justificatifs ;
 Correction des erreurs et omissions et édition du listing définitif ;
 Classement du listing dans les chronos des pièces de caisse

2.1.2.4 Opérations diverses

Dans cette rubrique, sont regroupées toutes les opérations n’appartenant ni


aux banques, ni aux achats, ni à la caisse. Les informations financières
véhiculées par ces opérations sont tour à tour :

 Analysées ;
 Codifiées ;
 Saisies à l’informatique ;
 Edifiées au journal qui est contrôlé à son tour ;
 Classées dans un chrono

Il peut être crée plusieurs sous-journaux des opérations diverses comme :

 Paie ;
 Note débours ;
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 Etc.

2.2 Travaux De Fin D’exercice

Ils sont déclenchés en fin d’exercice budgétaire en vue de l’établissement


des états financiers (bilan, compte de résultat). Ils s’articulent autour :

 Des travaux d’inventaire ;


 De l’établissement des états financiers ;
 De la déclaration des résultats.

2.2.1 Travaux d’inventaire

Avant d’établir un bilan et le compte de résultat, il faut apporter aux


comptes de la balance avant inventaire toutes corrections et modifications
nécessaires, afin qu’ils correspondent à la réalité de l’inventaire annuel des
éléments actifs et passif de ….

2.2.2 Organisation des travaux

L’organisation des travaux passe par :

 L’identification des travaux ;


 La répartition des travaux ;
 Le contrôle

a) L’identification des travaux :

On peut les classer en trois (03) groupes :

 Inventaires physiques ;
 Analyses des comptes ;
 Calculs des valeurs

 Inventaires physiques
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Ces inventaires, qui donnent une force probante à la comptabilité, doivent être
effectués en fin d’exercice pour tous les biens de …. Ils portent généralement sur les
stocks, les immobilisations et la caisse.

Notons simplement que les écarts dégagés entre les données physiques et
les données comptables doivent être portés à la connaissance du Responsable
Administratif et Financier (sous-estimation /surestimation en valeur).

 Analyse des comptes

Cette étape est la partie charnière des travaux et concerne tous les comptes
du bilan et des résultats.

Les analyses de comptes sont faites quelque soit la nature du compte, le


résultat visé étant la fiabilité du solde du compte.

D’une manière générale, un compte est exact si l’analyse a démontré


l’existence des pièces justificatives des opérations.

 Calcul des valeurs

Les travaux d’évaluation concernent essentiellement :

 Le cut-off (principe de séparation des exercices tant pour les charges que
pour les produits) ;
 Le calcul des amortissements ;
 Le calcul des provisions ;
 Le calcul des impôts et taxes, des charges sociales,
 La valorisation des stocks ;
 L’évaluation des dettes et des créances en devises

L’objectif de ces travaux vise la sincérité et la régularité des comptes qui sont
les critères essentiels d’une comptabilité fiable. La sincérité résultant de l’évaluation
correcte des valeurs comptables et d’une appréciation raisonnable des risques. La
régularité relevant plutôt de la conformité aux règles et procédures en vigueur. Elle
peut s’apprécier eu égard aux règles fixées par la loi. Au sein de …, il faut respecter
à la fois les règles du plan comptable OHADA et les principes fiscaux.
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III- ETABLISSEMENT DES ETATS COMTABLES


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… présente périodiquement son activité et l’état de son patrimoine à travers des


documents de synthèse.

Principes Généraux à la clôture de l’Exercice :

Apres l’inventaire comptable, ajustement de compte de bilan et de résultat,


écritures de régularisation …), le plan comptable OHADA impose la
présentation normalisée, tant sur la forme que sur le fond, des documents de
synthèse :

 Compte de résultat ;
 Bilan ;
 TAFIRE ;
 Annexes.

… doit présenter également un rapport comprenant :

 Un rapport d’activité ;
 Un rapport financier.
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IV- LES LIVRES COMPTABLES


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Le journal général est tenu en fin de mois au vu des journaux centralisateurs. Il


peut être mis à jour à la fin de l’exercice mois par mois. Le livre d’inventaire
comptable qui reprend les deux tableaux financiers (le compte des résultats et le
bilan). Il est rempli à la fin de l’exercice, après l’arrêté des comptes. Le registre
d’amortissement présente la situation des immobilisations sous forme de fiches
par immobilisation. Le livre de paie. Les livres auxiliaires :

 Achats caisse
 Banque
 Paie 
 Opérations diverses.
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V- LE PLAN COMPTABLE
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Il est établi conformément au plan comptable OHADA et au vu des


activités réalisées.
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VI- AUDIT, CONTROLE, SUPERVISION ET REPORTING


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VI.1 Planification Et Coordination Des Missions De Contrôle D’audit Et De


Supervision

Cette procédure a pour objectifs de :

 S’assurer que les ressources de … sont gérées conformément aux


dispositions légales et réglementaires applicables à toutes ses opérations ;
 Garantir la qualité, la fiabilité et la constance de l’information au sein de …
 Accompagner l’audit externe dans la mise en œuvre des procédures de
contrôle au sein de … ;
 Contrôler l’application des directives contenues dans les programmes de
travail annuel et des dispositions des Accords de financement ;
 Vitrifier le respect des procédures mises en place.

… est soumise aux contrôles et à la supervision du Conseil d’Administration ou autre


instance supérieure.

Les missions de contrôle, d’audit et de supervision seront effectuées en vue


d’améliorer l’efficacité de la gestion de …. Les missions d’audit externe seront
réalisées une fois par an.

Les autres missions de contrôles et de supervision seront exécutées au


quotidien au cours de l’exécution des diverses taches de ….

VI.1.1- Missions de supervision

Les objectifs des missions de supervision seront essentiellement menés par le


Conseil d’Administration (CA).

A ce stade, le CA :

 Evaluera les résultats. Obtenus par activité et les comparera aux


prévisions ;
 Evaluera le niveau d’exécution du plan de passation des marchés ;
 Examinera la régularisation et la conformité des pièces et documents
comptables ainsi que leur cohérence avec les rapports d’activité
élaborés.

VI.1.2 Différentes missions d’audit

Dans le cadre de la mise en œuvre des activités de …, il existe plusieurs types


d’audit recommandés :
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 Audit des rapports financiers :


 Audit de l’exécution du budget des activités financées par …
 Audit d’exécution et audit du processus de passation de marchés.

Ces audits annuels doivent être réalisés par des auditeurs indépendants
sélectionnés conformément aux normes en vigueur au Cameroun. Il auront pour rôle
essentiels d’évaluer le niveau général de réalisation des activités de … et d’atteinte
des objectifs au moyen de mesure d’indicateurs et d’analyse des différents
problèmes constituant des obstacles à la réalisation des projets.

Les auditeurs indépendants seront désignés par … en concertation avec les


bailleurs de fonds suite à un appel à candidature public dans le journal officiel.

Les copies du rapport d’Audit préparé par le cabinet d’audit externe devront
être transmises aux bailleurs dans les 14 jours qui suivent leur réception par ….

Le contrôleur externe ou auditeur externe vérifiera à posteriori la régularité des


dossiers de financement approuvés ainsi que l’existence et la consistance des
rapports d’activité périodiques présentés par le Direction de ….

L’auditeur externe du projet effectuera systématiquement une mission d’audit


des Etats de dépenses et des comptes.

L’auditeur externe devra exprimer clairement son opinion sur le contrôle


interne et sur l’information financière et comptable dans son rapport d’audit.

Il sera produit un rapport sur le contrôle interne et un rapport sur l’audit des
états financiers. L’auditeur externe apportera une attention particulière à la
vérification de l’existence, de la régularité, et du classement approprié des pièces
justificatives des dépenses figurant sur les états certifiées des dépenses.

Cet audit aura pour but de vérifier que les états financiers sont présentés
conformément aux normes comptables internationales et aux principes généralement
admis. L’auditeur devra également vérifier que les fonds ont été utilisés
exclusivement pour la réalisation des objectifs de … et dans le respect des règles et
procédure en vigueur au sein de ….
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VI.1.3 Exécution des missions de contrôle et de supervision

Les missions de contrôle et de supervision seront effectuées à tous les


niveaux principalement au niveau central.

 Les missions de contrôle et de supervision au niveau central doivent


permettre de :
 Vérifiiez le bon fonctionnement des différents projets de … ;
 Evaluer les résultats obtenus par activité à comparer avec les prévisions ;
 Vérifier la cohérence des pièces de dépenses avec les documents :
 Effectuer le contrôle des livres de banque et des carnets de cheque et le
rapprochement du solde bancaire ;
 Renforcer les capacités des acteurs du terrain par des formations

VI.2 REPORTING

Les manuels de procédures de … doivent préciser la qualité et la régularité


des rapports à produire et le mode d’archivage … doit produire les rapports
principaux suivants :

 Les rapports financiers sur l’exécution des activités (trimestriels et annuels) ;


 Les rapports d’activités sur l’état d’avancement des activités (semestriels et
annuels) :
 Les rapports sur l’exécution du budget ;
 Rapports de suivi des indicateurs de performances de …
 Le rapport d’activités et financiers des fins de cycles de financements
externes.

Ces rapports doivent être transmis à tous les bailleurs contributeurs, au plus
tard à la fin du mois suivant la fin de la période concernée pour les rapports
trimestriels et semestriels, et dans les deux (2) mois qui suivent la fin de l’exercice
pour les rapports annuel. Ces rapports doivent s’intégrer dans le système de suivi –
évaluation des captivités de … et sont transmis par le président du Conseil
d’Administration aux principaux bailleurs de Fonds.

Ces rapports doivent être élaborés suivant les canevas prévus dans le manuel
de suivi-évaluation de … voir annexes N° 1 et 2)

Un rapport semestriel d’activités est produit par exercice pour la période allant
de janvier à Juin, et un rapport annuel en fin d’exercice.

Ces rapports se présenteront suivant un format mutuellement adopté, et


devront comporter les activités de programmes, les informations sur les résultats
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obtenus par rapport aux résultats attendus y compris les causes de l’écart, l’état des
dépenses (en FCFA) indiquant les allocations ainsi que l’utilisation des fonds, les
problèmes rencontrés et/ou prévus et toute autre information relative à l’exécution du
programme.

Les rapports financiers eux devront comparer dans la même devise, les couts
des activités réalisées dans la période couverte par le rapport au budget de la même
période. Les rapports financières doivent être préparés sous une forme et à un
niveau des détails permettant de comparer le budget par rapport aux réalisations.
Les explications sur les écarts de budget doivent être fournies dans le rapport.

VI.3 GESTION DU RISQUE

CONTEXTE GENERAL

Les mesures de sécurité mentionnées dans ce chapitre sont à titre indicatif.


Le Directeur Exécutif et le responsable Administratif et Financier de … doivent bien
analyser les autres types de risques qui pourraient apparaitre et proposer des
mesures adéquates.

MENACES ET RISQUES

… a opté pour une mise à jour des mesure de sécurité de son personnel, tant dans
les bureaux que lors des déplacements. Certaines mesure ont été réévaluées et
adaptées. De nouvelles dispositions seront prises en fonction de l’évolution des
risques. Le Responsable Administratif et Financier est mandaté pour :

 Adapter la stratégie, les règles et les procédures proposer et appuyer le plan


de mise en œuvre, la structure et les modalités de gestion ; fournir son appui
dans la sélection d’équipements utiles et de fournisseurs compétents ;
 Renforcer le réseau d’informations préventive sur les risques encourus dans
le pays tenir à jour les modalités et protocoles de communication avec les
réseaux de sécurité ;
 Proposer la documentation appropriée et lorsque requis, proposer et voir à
faire organiser la formation du personnel.

MENACES ET RISQUE TELS QUE PERÇUS PAR LE PERSONNEL DE …

Le Responsable Administratif et financier pourra conduire en cas de besoin


une consultation du personnel afin de mieux cerner les risques perçus :
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EXEMPLES DE MENACES

A LA MAISON AU TRAVAIL SUR LA VOIE PUBLIQUE

Menaces verbales Agressions verbales Intimidation

Agressions planifiées Kidnapping Operations de police

Voies de faits Prise d’otage Bris de vitre

Incendie Provocation Vol de véhicules

Assassinat Incendie Echange de tirs

Cambriolage Glissade et chute Kidnapping

Vandalisme / vol Vol de phare, de clignotant, auto


radio

Appel –anonyme / sollicitation Marché public (pickpocket)

Vol de véhicules et Manifestation


accessoires

Tremblement de terre Blocage naturel

Kidnapping Blocage intentionnel

Accident

Accrochage

Agression verbales

Provocations

Prise d’otage

Crue et inondation

ORGANISATION GENERALE DE LA STRATEGIE


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REGLE DE GESTION

Une bonne organisation du système de sécurité est primordiale pour son


efficacité.

La communication est l’élément central de la stratégie de sécurité. Elle


intervient, pour rendre celle-ci efficace, tant au niveau de la prévention qu’en cas
d’urgence. Qui informe qui ? Qui rend compte à qui ? Comment ? Dans quel délai ?
En quels cas ? Avec quel code de communication ? Quoi faire à partir de quelles
informations ? Quels sont les modes d’alerte et d’alarme ? Si toutes ces questions
ne trouvent pas une réponse claire et univoque dans la stratégie adoptée, le
système risque d’être défaillant et de ne pas permettre une juste et rapide réaction
en cas d’urgence. Le personnel est alors appelé à agir vite et en situation de stress
maximal. L’efficacité n’est garantie que si les rôles et les responsabilités ont été
prédéfinis, simplifiés pour chaque personne. Sinon, le niveau de confusion demeure
élevé et d’autres problèmes risquent de s’ajouter au sinistre, empirant la situation ou
empêchant les gens d’y faire face de manière efficiente.

Outre le responsable Administratif et Financier, des rôles essentiels sont


dévolus aux gardiens assurant le service de protection, de gardiennage et de
surveillance. Les prestataires de services, dans ce domaine, ainsi que le personnel
qu’ils entendent mettre à la disposition de …, doivent faire l’objet d’une évaluation
sérieuse. Dans ce contexte, … élabore, éventuellement, avec les compagnies de
sécurité un contrat explicite et détaillé, relevant ses attentes et les obligations de la
compagnie. Le Directeur Exécutif de … de concert avec le Responsable
administratif et financier, établira un guide d’attribution de marché en matière de
sécurité pour le compte de … conformément aux règles de procédures applicables.

TRAITEMENT DES MENACES ET DES RISQUES


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Aucune menace n’est à ajouter ou minimiser ; autant les dangers émanant de


l’action des malveillants (menaces anthropiques), que ceux pouvant provenir de
catastrophes naturelles (menaces naturelles) sont à considérer et apprécier selon
leur niveau de probabilité. On fera attention à ne pas sous –estimer un danger parce
que son occurrence est rare ou peu probable, à ne pas oublier non plus dans les
tiroirs les procédures pour de tels dangers er se rendre ainsi incapable d’y faire face
le jour où ils se présentent. C’est souvent ce qui arrive concernant les procédures de
lutte contre l’incendie. En cette matière, la formation et l’entrainement du personnel
dédié à certaines tâches spécifiques (surveillance, alerte et levée de doute,
intervention) sont souvent négligés : on préfère généralement, pour des raisons de
confort mental, « minimiser ou oublier » les risques.

Un plan de sécurité est dynamique. Son établissement n’est jamais définitif.


L’analyse des menaces, l’estimation des risques, l’étude des vulnérabilités, la mise
en place des mesures préventives et des réponses en cas d’urgence doivent faire
l’objet d’évaluation périodique par le Responsable Administratif et financier, de
concert avec la Direction et les Cadres de …
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VI.4 AIDE MEMOIRE SYNTHETISE POUR LES CONTROLES

RANG RUBRIQUES CONTROLES A EFFECTUER


1 Manuel de procédures Tous les membres du personnel sont imprégnés de
son contenu
2 Job description, contrat de Fiche d’engagement signé par chaque membre du
travail, statut du personnel personnel
et règlement intérieur
3 Procédures d’accès dans Les horaires de travail sont connus de tous et toutes
les bureaux de … les entrées/sorties dans le bureau sont consignées
dans un registre
Le secrétariat est doté du matériel de travail adéquat,
4 Procédures de gestion du notamment les livres de courrier « arrivée » et « 
courrier « départ », le livre de transmission, le dateur et les
cachets.
Chaque personnel dispose d’une fiche d’identification
5 Procédures de gestion du les procédures d’embauche, de permission d’absence,
personnel de congé et sanction sont définies et connues de tous.
Le mécanisme de contrôle financier est bien défini ; i)
6 Procédures des achats processus du contrôle financier (demande d’achat,
(approvisionnements) facture proforma, bon de commande, bordereau de
livraison ; ii) réception des biens et de la facture du
fournisseur et iii) règlement de la facture et procédure
de déboursés
Les registres employeur en 3 fascicules existent ;
7 Procédures fiscales et Déclaration d’embauche ou de cessation d’emploi sont
sociales faites à la CNPS ;
Obligations fiscales et sociales sont respectées
mensuellement et annuellement
Toutes les missions sont préalablement autorisées
8 Procédures des missions (signature de l’ordre de mission) les missions sont
justifiées 48 heures après le retour de mission.
Chaque véhicule du parc automobile dispose d’une
9 Procédure de gestion des fiche de suivi ;
véhicules Chaque véhicule de service est muni d’une fiche de
bord qui est renseignée au jour le jour ;
Chaque véhicule de service est doté d’une fiche
d’entretien
Le chauffeur est responsable de la mise à jour du
dossier légal du véhicule (carte grise, assurance, visite
technique)
Les fiches de stocks sont en place et régulièrement
mises à jour pour chaque article détenu
10 Gestion des stocks L’inventaire physique est effectué
Chaque 31 décembre
Tenue du registre de stock de carburant et inventaire
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physique à la fin de chaque mois et au 31 décembre


Chaque bien à une fiche d’immobilisation ;
11 Gestion des immobilisations Chaque immobilisation est codifiée, étiquetée et
marquée ;
Procès verbaux d’inventaires physiques établis chaque
31 décembre ; procédures de sorties d’immobilisation
respectées
12 Gestion budgétaire Budget élaboré et approuvé
Suivis quotidien, mensuel, trimestriel, semestriel et
annuel effectués
Le caissier tient chronologiquement un brouillard de
caisse ;
13 Procédures de caisse Toute entrée ou sortie d’espèces est soutenue par un
bon de caisse dûment signé ;
Les contrôles de la caisse sont effectués aux périodes
suivantes fin de journée comptable, fin de semaine, fin
de mois et fin de l’exercice comptable ;
Les contrôles inopinés des opérations de caisse sont
effectués ;
Le procès verbal d’inventaire de caisse est établi à
chaque contrôle.
Les comptes bancaires de … sont au nom de …
Tenue du brouillard de banque et du cahier des
14 Procédures banque chèques en portefeuille pour chaque compte bancaire ;
Les chéquiers sont conservés par le responsable qui
tient un registre des chéquiers disponibles ;
Les rapprochements bancaires sont effectués
mensuellement ;
Tenue et mise à jour du budget de trésorerie
15 Procédures comptables L’organisation de la comptabilité existe ;
Les livres comptables sont tenus au jour le jour ;
Les rapports financiers et d’activité sont établis
périodiquement ;
Les missions de contrôle, d’audit et de supervision
sont régulièrement effectuées par les organes
appropriées

VI.5 ANNEXES
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ANNEXE N° 1 : CANEVAS DE RAPPORTS FINANCIERS ET D’ACTIVITE


RAPPORTS TRIMESTRIELS

ANNEXE N° 2 : CANEVAS DE RAPPORTS FINANCIERS ET D’ACTIVITE


RAPPORTS ANNUELS

ANNEXE N° 3 : MODELE D’ETATS FINANCIERS – TABLEAU TRIMESTRIEL DES


RESSOURCES ET DES EMPLOIS

ANNEXE N° 4 : MODELE D’ETATS FINANCIERS – TABLEAU des emplois par


Marché gagné
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ANNEXE N° 1 CANEVAS DE RAPPORTS FINANCIERS ET D’ACTIVITE RAPPORTS TRIMESTRIELS

Code et libellé de Code et libellé des Niveau de Structure Niveau de Observations et


l’activité sous- activités réalisation des responsable consommation du recommandations
prévues sous – activités Budget

ANNEXE N° 2 CANEVAS DE RAPPORTS FINANCIERS ET D’ACTIVITE  : RAPPORTS ANNUELS

Code et libellé de Code et libellé des Résultats prévus Résultats atteints Ecarts Observations et
l’activité sous- activités dans le budget recommandations
prévues

*Ce modèle est également valable pour les rapports semestriels


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ANNEXE N°3 MODELE D’ETATS FINANCIERS : TABLEAU TRIMESTRIEL DES RESSOURCES ET DES EMPLOIS

réalisations Prévisions Ecart


Libellés Trimestre Cumul Cumul Trimestre Cumul Cumul Trimestre Cumul Cumul
en cours annuel total en cours annuel total en cours annuel total

Ressources

Total ressources

Emploi

Total emplois

Excédent déficit
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ANNEXE N° 4 MODELE D’ETATS FINANCIERS :


TABLEAU DES EMPLOIS PAR MARCHES GAGNES

Rubrique ………………………………….…. Marché X……………………………………...

Catégorie de la Dépense ……………………………..……………………

Montant budgétisé……………………………………………………………………………

Dates Libellé opérations montant Dépenses Crédits


cumulées à ce disponibles
jour