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PRÉSENTATION
Ce manuel énonce les politiques et procédures qui régissent les activités de Pallia-
Vie et de la Maison de soins palliatifs de la Rivière-du-Nord. L’organisme sera
nommé, pour les besoins du texte « Pallia-Vie » puisque ce dernier représente le
nom officiel regroupant les deux entités. Les politiques et procédures apparaissant
dans le manuel y sont incluses afin qu’elles soient respectées et appliquées, sauf
dans les cas exceptionnels où une autorisation ou une dérogation préalable a été
obtenue. Les demandes de dérogation doivent être transmises aux ressources
humaines ou encore par la voie hiérarchique habituelle jusqu’à la direction générale
ou au comité exécutif.
Nous espérons enfin que ce manuel constituera pour vous un instrument utile qui
vous aidera à vous acquitter de vos responsabilités avec succès et surtout œuvrer
avec aisance dans votre milieu de travail ou de bénévolat.
Le présent Manuel des politiques de gestion des ressources humaines a été finalisé
au printemps 2016. Malgré tout le soin qui a été porté à sa révision, il est possible
que des erreurs ou omissions se soient glissées par inadvertance. Si vous en
découvrez, n’hésitez pas à nous le signaler.
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TABLE DES MATIÈRES
I. Objectifs et portée des politiques
II. Valeurs organisationnelles
III. Philosophie de gestion
IV. Équité en matière d’emploi
V. Structure organisationnelle et décisionnelle
VI. Recrutement, sélection et embauche (processus de dotation)
VII. Période de probation
VIII. Dossier de l’employé
IX. Statut du personnel
X. Catégories d’emplois
XI. Horaire et semaine de travail
XII. Feuille de temps
XIII. Salaire et paie
XIV. Équité salariale
XV. Gestion de la rémunération et augmentation salariale (voir politique
salariale)
XVI. Temps supplémentaires
XVII. Retards et absences
XVIII. Congés à court et long terme
XIX. Jours fériés
XX. Congés circonstanciels et congés pour décès
XXI. Vacances ou congés annuels
XXII. Politique sur l’ancienneté
XXIII. Politique de conciliation travail – vie personnelle
XXIV. Avis disciplinaire au dossier de l’employé
XXV. Évaluation annuelle de rendement
XXVI. Remboursement de frais de déplacements, de voyage et de repas
XXVII. Politique contre la discrimination, le harcèlement et la violence
XXVIII. Politique de formation, de développement professionnel et de
perfectionnement
XXIX. Politique sur la reconnaissance de l’engagement du personnel et des
bénévoles (anniversaire de service)
XXX. Politique de dénonciation
XXXI. Santé, sécurité et environnement de travail sain
XXXII. Tenue vestimentaire
XXXIII. Fin d’emploi : lettre de confirmation d’emploi (certificat de travail) et
lettre de référence
XXXIV. Autorisation pour les références
XXXV. Adoption et révision des politiques de gestion des ressources humaines
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I. Objectifs et portée des politiques
En lien avec la réalisation de la mission de notre organisation, trois valeurs ont été
identifiées et retenues pour guider nos actions et orienter nos décisions. Ces
valeurs de compassion, de respect et de dignité sont également reflétées à travers
nos politiques de gestion des ressources humaines et s’articulent également et
principalement à travers notre philosophie de gestion.
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III. Philosophie de gestion
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utiliser de manière optimale toutes les formes de ressources (humaines,
matérielles, technologiques, etc.) pour offrir des services de qualité dans un
contexte de saine gestion financière.
ÉNONCÉ
La direction de l’organisme croit à l’équité en matière d’emploi pour tous les
employés et bénévoles et soutient une telle équité; elle s’attend à ce que
l’ensemble des ressources humaines en fasse autant. En accord avec cette politique,
l’organisme embauchera et rémunérera les employés sur la base des compétences
et des habiletés requises et en fonction du poste occupé.
Pallia-Vie ne fera pas de discrimination illégale et s’attend à ce que les employés
n’en fassent pas non plus contre un postulant à l’emploi ou toute autre personne
en raison de l'origine ethnique ou nationale, la couleur, le sexe, la grossesse,
l'orientation sexuelle, l'état civil, l'âge sauf dans la mesure prévue par la loi, la
religion, les convictions politiques, la langue, la condition sociale, un handicap ou
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l'utilisation d'un moyen pour pallier à ce handicap ou tout autre motif interdit par
la loi.
CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le conseil d’administration constitue l’instance finale en ce qui concerne la prise de
décision d’ordre organisationnelle, financière et stratégique.
Responsabilités:
initier, développer et implanter l’ensemble des orientations stratégiques de
l’organisation;
s’engager auprès des entités financières qui agissent comme bailleurs de fond
ainsi qu’auprès des donateurs externes à respecter les engagements prévus et à
réaliser la mission à l’intérieur du budget établi;
rendre compte de l’intégrité des dépenses financières à l’intérieur des lignes
directrices contractuelles convenues avec le Centre Intégré de Santé et des
Services Sociaux des Laurentides;
approuver les politiques organisationnelles;
établir le mandat et les responsabilités de la direction générale.
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COMITÉ EXÉCUTIF
Le comité exécutif est composé de la présidence du conseil d’administration ainsi
que d’au moins trois (3) membres du conseil d’administration qui comblent les
fonctions de secrétaire, trésorier ainsi qu’un rôle de représentant des
administrateurs.
Responsabilités :
appliquer les orientations stratégiques identifiées par le conseil d’administration;
s’engager auprès du conseil d’administration à encadrer les opérations à
l’intérieur d’un budget et de paramètres préétablis;
rendre compte de l’intégrité des dépenses financières à l’intérieur des lignes
directrices convenues.
ÉQUIPE DE GESTION
L’équipe de gestion est composée de la direction générale, des responsables et des
coordonnateurs de chaque service.
Ce comité:
discute de nouvelles initiatives à partir d’un point de vue opérationnel aussi bien
que d’un point de vue organisationnel;
veille à l’application des politiques et procédures et les communique à l’ensemble
de l’organisation;
représente une tribune à travers laquelle les participants peuvent apporter un
feedback et des recommandations sur des situations d’ordre opérationnel ou
organisationnel;
fournit une tribune afin de faciliter l’atteinte d’un consensus et la prise de décision
autour des problèmes relatifs aux procédures opérationnelles se répercutant soit
sur les bénévoles ou les employés de diverses équipes;
partage l’information concernant des nouvelles procédures et pratiques en
respect du secteur opérationnel concerné;
identifie des stratégies pour faciliter l’implantation des initiatives de chaque
service.
Il s’agit aussi d’une tribune à travers laquelle les responsables et les coordonnateurs
peuvent échanger sur les développements significatifs de leur service respectif et
discuter des questions ou problèmes d’intérêt commun et de l’implantation de
nouvelles initiatives.
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VI. Recrutement, sélection et embauche (processus de dotation)
ÉNONCÉ
Les décisions touchant l’embauche des employés doivent respecter la planification
des ressources humaines en vigueur.
POLITIQUE
Toutes démarches de recrutement, sélection et d’embauche sont planifiées et
s’appuient sur une connaissance précise des besoins à combler et d’un profil des
compétences clairement identifiées.
La création de tout nouveau poste rémunéré devra avoir reçu, au préalable, l'aval
du conseil d'administration.
Avant de procéder au recrutement pour un poste, la direction générale et le
responsable du service concerné doivent déterminer s’il est justifié de pourvoir au
poste vacant ou déterminer si le poste vacant peut faire l’objet d’une
restructuration de façon à ce que ses diverses fonctions soient exécutées de
manière plus efficace.
MODALITÉS DE RECRUTEMENT
La première démarche consiste à mettre à jour les données relatives à la description de poste;
L’adjointe aux ressources humaines doit être avisé du besoin à combler avec toute l’information
nécessaire pour pouvoir procéder à l’affichage du poste ;
L’adjointe aux ressources humaines procède donc à l’affichage interne et externe, selon le cas,
en fonction du poste à combler ;
Le poste à combler est alors inscrit sur notre site internet dans la section « emploi » par l’adjointe
aux ressources humaines ;
Les curriculum vitae reçus devraient être conservés pour une période de six mois, au terme de
laquelle ils doivent être détruits.
La présélection, pour toutes les catégories d’emplois, à l’exception des emplois aux soins, est
effectuée par l’adjointe aux ressources humaines qui recommande les candidats à retenir pour
une entrevue ;
La sélection des candidats pour les postes aux soins est effectuée par la coordonnatrice aux soins
conjointement avec l’adjointe aux ressources humaines ;
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Les entrevues sont la responsabilité d’un comité de sélection composé au minimum de deux
personnes, dont le responsable du service ainsi que l’adjointe aux ressources humaines ;
Les entrevues pour des postes de professionnels et de cadres font appel à un comité composé
d’au moins trois (3) personnes incluant la direction générale et au moins un administrateur du
conseil d’administration ;
Tout au long de l’entrevue et afin que le candidat retenu puisse choisir en toute connaissance
de cause de travailler pour l'organisme, il reçoit suffisamment d’information quant aux
conditions de travail en vigueur et quant à la tâche qu’il aura à assumer;
Le responsable du service concerné ou le comité de sélection détermine l’ordre de priorité des
candidats à retenir, s’il y’a lieu;
Ce comité prend la décision d’engager l’employé, s’il y a lieu ;
Par respect pour les candidats qui se sont déplacé pour l’entrevue, il est important d'aviser les
candidats non retenus par courriel ou téléphone une fois le processus terminé.
MODALITÉS D’EMBAUCHE
Avant qu’une offre soit présentée à un candidat sélectionné :
L’adjointe aux ressources humaines vérifie et obtient par écrit les références du candidat après
avoir obtenu par écrit son consentement (voir formulaire d’autorisation de références);
L’adjointe aux ressources humaines se charge de rédiger la lettre d’embauche ou le contrat de
travail de l’employé (cadres et professionnels) en conformité à notre politique salariale.
PORTÉE
La politique portant sur la période de probation s’adresse à tous les employés quel que
soit leur statut d’emploi et leur catégorie.
DÉFINITION
Période qui débute dès l’entrée en fonction de l’employé et qui sert à apprécier les
aptitudes professionnelles de l’employé (savoir, savoir-être, savoir-faire).
MODALITÉS
Tout employé doit se soumettre à une période de probation de trois (3) à six (6) mois (tel que
précisé dans le contrat de travail) à compter de la première journée de travail;
La durée de la période de probation varie selon la fonction occupée;
Dès les premiers jours de l’entrée en fonction, le supérieur immédiat et l’employé doivent
revoir ensemble la description de poste pour s’assurer d’une compréhension commune des
responsabilités identifiées ;
L’employé est en évaluation tout au cours de sa période de probation variant de 3 à 6 mois.
Cette période permet à l’employé de s’adapter à l’organisation et permet également, le cas
échéant, de faire les mises au point et les réajustements qui peuvent être requis;
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Environ deux (2) semaines avant la fin de la période de probation, l’adjointe aux ressources
humaines informe le supérieur immédiat de l’employé qu’il devra procéder à une évaluation
écrite de fin de probation;
Avant que ne se termine la période probatoire, le supérieur immédiat devra apprécier le
rendement de l’employé en fonction de l’appréciation des savoirs démontrés et nécessaires
pour la fonction;
Le supérieur immédiat qui le juge nécessaire peut prolonger la période de probation de
l’employé pour une durée maximale de trois (3) mois en y indiquant les changements attendus
ainsi que la date des prochaines rencontres. L’employé doit en être informé par écrit et doit
signer le document indiquant ces modalités. Une deuxième évaluation écrite de fin de
probation sera effectuée à la fin de la nouvelle période identifiée;
Également, pour tout changement d’affectation d’un employé, une période de probation
conforme au statut est remise en vigueur.
PORTÉE
Les pratiques reliées à la gestion du dossier de l’employé s’adresse à l’ensemble des employés
qu’ils soient permanents, « sur appel », à temps plein ou à temps partiel.
ÉNONCÉ
Les dossiers des employés sont conservés dans un endroit à accès limité dans le but de
préserver le caractère confidentiel des renseignements relatifs à chaque employé. Il est
également du devoir et de la responsabilité implicite des employés eux-mêmes de ne pas laisser
leurs documents confidentiels à leur poste de travail ou accessibles.
MODALITÉS
Pour tout nouveau membre du personnel engagé, l’adjointe aux ressources humaines doit
s’assurer que le dossier de l’employé contienne les documents suivants :
lettre d’embauche signée ou contrat signé ;
fiche de route ou feuille d’intégration de l’employé ;
fiche d’informations personnelles ;
contrat d’engagement et de confidentialité ;
accusé de réception du manuel de politiques de gestion des ressources humaines ;
un spécimen de chèque ;
le curriculum vitae de l’employé;
références ;
copie de la licence pour les infirmières-auxiliaires ;
copie du droit d’exercice pour les infirmières ;
formulaires d’impôts (fédéral et provincial) ;
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Par la suite, les documents suivants peuvent s’ajouter :
toutes demandes de congé sans solde et ou vacances ;
certificat médical pour maladie ou accident de travail ;
évaluation annuelle de rendement ;
avis de redressement de la performance.
Les employés doivent également informer les ressources humaines de tout changement qui
pourrait affecter leur situation fiscale.
ÉNONCÉ
Tous les employés, quel que soit leur catégorie d’emploi et leur statut, sont embauchés selon
les modalités relatives au poste occupé.
POLITIQUE
De par la nature de ses opérations, Pallia-Vie peut offrir trois (3) types de contrats à ses
employés :
contrat régulier à durée indéterminée (employé permanent régulier, sans date de fin à son
contrat);
contrat sur appel à durée indéterminée (employé en remplacement nommé « sur appel »,
sans date de fin à son contrat);
contrat à durée déterminée (employé contractuel).
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MODALITÉS
Contrat régulier à durée indéterminée (employé permanent régulier) :
Cette catégorie s’applique aux membres du personnel embauchés pour occuper des fonctions
sur une base régulière, permanente, au sein de Pallia-Vie et dont le contrat de travail ne précise
aucune date de fin.
Ces fonctions sont nécessaires aux opérations minimales courantes de l’organisme nonobstant
le volume de travail à accomplir.
Cette catégorie s’applique aux membres du personnel embauchés pour occuper des fonctions
sur une base ponctuelle et de manière irrégulière afin de répondre aux besoins des opérations
minimales courantes de l’organisme. L’employé est appelé à remplacer pour un ou plusieurs
quart(s) de travail d’un employé absent.
Un contrat sur appel à durée indéterminée n’entraîne pas nécessairement la signature d’un
contrat régulier à durée indéterminée.
Cette catégorie s’applique aux membres du personnel dont l’offre d’emploi stipule une date de
fin de mandat ou de contrat.
Il s’agit d’un emploi de nature ponctuelle où le poste est créé provisoirement pour effectuer un
travail spécifique, généralement de courte durée. Il peut également s’agir d’un contrat de travail
pour un remplacement d’un congé de maladie ou encore un congé de maternité / paternité.
Le cumul de contrats à durée déterminée n’entraîne pas la signature d’un contrat à durée
indéterminée.
X. Catégories d’emplois
Bien que l’organisation soit dotée de classes salariales incluses dans la politique salariale,
l’ensemble des postes se retrouvent dans des catégories d’emplois diverses. La catégorie
d’emploi n’est aucunement reliée aux classes salariales, elles représentent uniquement un
aspect administratif pour départager les catégories. Chaque catégorie d’emploi participe
activement à la réalisation de la mission de l’organisme et leur interaction est essentielle au bon
fonctionnement.
L’organisme regroupe cinq catégories d’emplois qui assurent l’ensemble des services.
Personnel cadre
Cette catégorie comprend les postes suivants :
Direction générale
Coordonnatrice aux soins
Responsable des services administratifs et des installations physiques
Coordonnatrice de Pallia-Vie
Coordonnatrice des bénévoles
Responsable des services alimentaires
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Personnel professionnel
Cette catégorie comprend le poste suivant :
Psychologue
Personnel administratif
Cette catégorie comprend les postes suivants :
Coordonnatrice aux événements
Adjointe aux ressources humaines
Adjointe administrative
Personnel de soutien
Cette catégorie comprend les postes suivants :
Cuisinier
Préposé à l’entretien
PORTÉE
Les informations ci-dessous visent l’ensemble des employés et des bénévoles qui ont des
assignations régulières
POLITIQUE
L'horaire de travail, le nombre d’heures par jour et les responsabilités qui incombent au poste
occupé par l’employé ou le bénévole lui sont confirmés avant son entrée en fonction. Toutefois,
en fonction des besoins organisationnels l’horaire de travail assigné peut être revu et une
demande de changement d’assignation de quart de travail ou de bénévolat peut être formulée
à la personne responsable du service auquel l’employé ou le bénévole est rattaché.
Les horaires de travail tout comme le nombre d’heures travaillées quotidiennement pour chaque
employé et bénévole varient d’un poste à l’autre. Les horaires octroyés aux bénévoles le sont
en fonction de la disponibilité annoncée initialement.
Aucun employé ou bénévole ne peut modifier son horaire de travail, le nombre d’heures requis
à l’exercice de la fonction ou ses responsabilités sans avoir obtenu au préalable l'autorisation du
responsable du service auquel il est rattaché.
En plus de bénéficier d’un horaire de travail allégé, le personnel aux soins peut se prévaloir de
l’horaire de travail rattaché à la conciliation travail – vie personnelle.
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MODALITÉS
En fonction de la catégorie d’emplois, le nombre d’heures représentant une semaine dite
normale de travail ou encore une quinzaine normale varie et est exprimé comme tel dans le
contrat de travail ou lettre d’embauche.
Une semaine normale de travail pour le personnel cadre, le personnel administratif, le personnel
de soutien, pour les infirmières de Pallia-Vie et pour le poste de psychologue varie jusqu’à
concurrence de 37.5 heures calculées du dimanche au samedi mais sont normalement travaillées
entre le lundi et le vendredi.
Une quinzaine normale de travail pour le personnel aux soins varie de 49 à 50.75 heures
calculées du dimanche au samedi, quatorze (14) jours plus tard.
Afin d’assurer plus de flexibilité dans la conciliation travail-vie personnelle, les employés de ces
catégories peuvent opter pour un horaire de travail régulier où le début du quart de travail se
situe entre 7h30 et 9h00. Le tout, afin de répondre aux divers besoins internes et externes, selon
le poste occupé.
Les horaires de travail réduits sur une quinzaine permettent d’assurer une flexibilité dans la
conciliation travail-vie personnelle.
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Modalités de l’horaire de travail spécifique du personnel aux soins :
Pour le personnel aux soins, des postes de 2/14, 5/14, 7/14 et 9/14 représentent les horaires de
travail répartis sur deux semaines. La coordonnatrice aux soins, établie, et ce, pour chaque
fonction, le nombre de postes ouverts qui pourront bénéficier d’un horaire de deux (2), cinq (5)
ou neuf (9) jours répartis sur les 14 jours d’une même période puisque ces horaires sont
complémentaires et qu’il faut maintenir ces postes dans un esprit de continuité des opérations
et des services, sans engendrer du temps supplémentaire ou des inconvénients à l’organisation
notés par la coordonnatrice.
Les modalités relatives à l’accessibilité à ces horaires sont identifiés dans la section « conciliation
travail – vie personnelle » du présent manuel, indiquant ainsi qu’un horaire encore plus allégé
pourrait être disponible aux employés qui le demandent afin de mieux concilier travail et vie
personnelle, et ce, seulement si un poste à raison de deux (2), cinq (5) ou neuf (9) jours sur
quatorze (14) se trouvait ouvert.
En fonction des réalités organisationnelles, l’horaire de travail 5/14 sera réparti comme suit et
l’employé doit en être conscient avant de soumettre sa candidature : L’horaire correspondra au
poste ouvert affiché tout en considérant que les journées pourraient ne pas être successives et
incluraient une fin de semaine sur deux.
La personne qui occupe le poste à raison de 9/14, soit l’horaire complémentaire, travaillera selon
l’horaire suivant :
L’horaire correspondra au poste ouvert affiché tout en considérant que les journées ne seraient
pas successives et incluraient une fin de semaine sur deux.
Quant à l’horaire de deux (2) jours sur les 14, ils auront lieu les :
journées complémentaires aux postes 5/14
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XII. Feuille de temps
ÉNONCÉ
Dès qu’un employé se présente sur les lieux du travail ou qu’il demande que des vacances lui
soient versées puisqu’il demande un congé de travail, il doit remplir une feuille de temps qui
entraîne le versement des sommes dues.
MODALITÉS
Pour chaque catégorie d’emploi une feuille de temps facilitant la compilation des heures
travaillées ou prises en vacances est disponible;
Les employés doivent inscrire leurs heures travaillées et assignées quotidiennement sur la
feuille de temps en vue de la paie. Il s’agit de la forme officielle de confirmation des heures
de présence au poste;
Les heures entrées sont comptabilisées et approuvées par le supérieur immédiat le lundi
précédant la paie;
Les employés absents doivent indiquer « zéro » dans la section réservée aux heures travaillées
sur la feuilles de temps;
Le dimanche est toujours la première journée d’une période et celle-ci se termine un samedi,
quatorze (14) jours plus tard.
MODALITÉS
Les conditions de travail de l’employé se trouvent dans la lettre d’embauche ou dans le contrat
de travail dûment signé par le supérieur immédiat et l’employé au moment de son embauche.
Cette entente dicte donc les conditions de travail et salariales qui se trouvent rattachées au lien
d’emploi et dans le cas de poste régulier, l’horaire de travail et le nombre d’heures d’une semaine
ou d’une quinzaine normale de travail.
Le salaire versé à l’embauche, les révisions salariales et les ajustements de salaires se font en
respect de la politique de gestion de la rémunération qui figure dans ce document.
En lien avec la feuille de temps complétée, approuvée et remise aux ressources humaines :
Le paiement des heures travaillées pendant la période de référence de ces deux semaines se
fait le jeudi suivant;
Les employés sont rémunérés sur une base de deux (2) semaines, soit 26 périodes de paies
par année;
La paie est versée au compte de l’employé tous les deux jeudis par dépôt direct.
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XIV. Équité salariale
PORTÉE
Cette politique s’adresse tant aux candidats à l’emploi qu’aux employés en poste.
ÉNONCÉ
Pallia-Vie est assujetti à la loi provinciale sur l’équité salariale depuis le 1er janvier 2011. Cette loi
a pour but d’éliminer la discrimination systémique basée sur le sexe à l’égard des personnes qui
occupent des emplois dans des catégories d’emplois à prédominance féminine.
Ces écarts sont jugés comme tel seulement qu’au sein même de l’organisation.
MODALITÉ
Un exercice d’équité salariale doit être réalisé pour apprécier les écarts entre les postes.
ÉNONCÉ
Pallia-Vie paie les employés sur la base d’une semaine normale de travail relative au poste occupé
et selon les modalités inscrites au contrat de travail.
POLITIQUE
En fonction de notre saine gestion financière, toutes les procédures sont mises en place pour
éviter que du temps supplémentaire soit occasionné. Aucune heure supplémentaire payable
n'est permise à un employé sans avoir obtenu au préalable l'autorisation du responsable du
service auquel il est rattaché. Les heures supplémentaires qui ne sont pas préalablement
approuvées ne seront pas versées à la paie, sauf pour une situation opérationnelle significative.
S’il advenait que la réalisation de temps supplémentaire soit accordée, voici comment le calcul
des heures supplémentaires serait défini :
aux fins du calcul des heures supplémentaires, la période de calcul est répartie entre le
dimanche et le samedi sept (7) jours plus tard;
les heures supplémentaires excédant la quarantième (40ième) heure de la semaine sont payées
à temps et demi;
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Les employés de ces catégories ne reçoivent pas de compensation pour les heures
supplémentaires effectuées. La semaine normale de travail est inscrite au contrat, mais l’atteinte
des objectifs détermine la durée de celle-ci.
La rémunération annuelle rétribue ce groupe d’employés pour toutes les responsabilités qu’ils
doivent effectuer dans le cadre de leurs fonctions;
La direction générale peut accorder une reprise de temps ponctuelle en reconnaissance du
temps investi par un employé pour atteindre les résultats identifiés dans un délai prescrit;
Étant le seul détenteur d’un poste, le volume de travail peut varier au courant de l’année et
selon les circonstances organisationnelles;
La période de temps qui pourrait être repris ne devra en aucun cas nuire aux activités
quotidiennes ou à l’avancement de dossiers pour lesquels des résultats sont attendus;
Dans un souci de reconnaissance et d’offrir le repos souhaité, les employés touchés et
intéressés sont encouragés à reprendre leur temps dans les deux à quatre semaines qui suivent
la fin d’une période achalandée;
Il ne s’agit aucunement d’une pratique de cumul des heures supplémentaires et aucun registre
ne sera tenu à cet effet puisque la nature de l’emploi, la rémunération, et les compétences
exigées pour l’emploi sont reconnues dans la valeur accordée au poste.
PORTÉE
La présente politique s’applique à tous les employés et bénévoles de l’organisme qui prévoient
un retard ou qui doivent s’absenter de manière très ponctuelle.
ÉNONCÉ
L'organisme s’attend à ce que les employés et bénévoles adhèrent à certaines procédures
administratives lors d’un retard ou d’une absence ponctuelle au travail de façon à maintenir la
qualité des services à la clientèle.
POLITIQUE
La présence des employés et bénévoles est essentielle à la bonne qualité des services rendus par
l'organisme. À cet effet, chaque employé et bénévole doit faire tous les efforts appropriés pour
assurer sa présence au travail, selon son horaire d’assignation.
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MODALITÉS
RETARD :
Dès que l’employé ou le bénévole constate qu’il sera en retard, il doit en informer le responsable
de son service par téléphone.
ABSENCE IMPRÉVISIBLE :
Toute absence imprévisible doit être rapportée au responsable du service auquel l’employé ou le
bénévole est rattaché ou aux ressources humaines, le plus tôt possible avant le début de la
période de travail. L’employé devra alors informer le responsable des motifs de son absence.
Les bénévoles sont invités à suivre les procédures en place qui consistent à appeler à l’accueil ou
au poste des infirmières lorsqu’il n’y a personne au poste d’accueil. Ces personnes aviseront et
mettront en place les démarches de remplacement.
Dès qu’un employé ou un bénévole prévoit qu’il sera absent, il doit aviser son supérieur immédiat
ou les ressources humaines, pour le personnel aux soins, le plus tôt possible avant la date
d’absence afin de planifier le remplacement de celui-ci. L’employé doit alors faire connaître le
motif de son absence et sa durée approximative.
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Si, après la journée où un accident est survenu l’employé est incapable de reprendre son travail, il
doit fournir une attestation médicale. L’adjointe aux ressources humaines complétera l’avis de
l’employeur et entamera les démarches auprès de la CSST.
PORTÉE
La politique portant sur le congé sans solde s’adresse à tous les employés permanents réguliers
quelle que soit leur catégorie d’emplois.
ÉNONCÉ
Dans des circonstances particulières, Pallia-Vie offre aux employés la possibilité de prendre un
congé sans solde, à condition de répondre à certains critères. Généralement, le congé sans solde
aux fins de formation et pour des raisons familiales sera pris en considération. Des motifs de
voyage à long terme peuvent également être retenus selon des critères spécifiques.
Pour fin de considération, un congé représente une absence autorisée du travail qu’elle soit
rémunérée ou non.
Le congé sans solde peut être de courte durée (court terme) ou encore représenter un congé à
long terme.
Il est implicite que nous encourageons les employés à faire les démarches par eux même et entre-
eux pour trouver une personne occupant la même fonction pour les remplacer, et ce, en tout
temps comme démarche initiale. Également, il est important de considérer que la présence de
l’employé est attendue sur tous les quarts de travail auxquels il est assigné.
MODALITÉS D’UN CONGÉ À COURT TERME (voir politique de vacances ou congés annuels)
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MODALITÉS D’UN CONGÉ À LONG TERME (voir politique de vacances ou congés annuels)
Ce congé peut être accordé à un employé permanent régulier que s’il ne représente aucun
inconvénient, jugé comme tel par le responsable, pour le service dans lequel il travaille;
Le congé à long terme peut être accordé qu’une seule fois pendant que l’employé est en poste;
Pour être admissible au congé à long terme, le candidat doit avoir cumulé cinq (5) années de
service continu au sein de l’organisation ;
La période maximale d’absence est de trois (3) mois, jumelant congé sans solde et rémunéré ;
Le congé à long terme peut être pris uniquement dans les périodes entre le 15 septembre et
le 15 décembre ou entre le 15 janvier et le 15 juin;
L’employé qui souhaite demander un congé à long terme doit soumettre une demande par
écrit à son supérieur immédiat au moins deux (2) mois avant la date du début du congé. Ce
document doit entre-autre comprendre :
- la date de début du congé et la date de retour au travail
- le motif de l’absence
Le responsable du service évaluera la demande et, après une consultation avec l’adjointe aux
ressources humaines, la décision sera communiquée par écrit au candidat ;
La décision d’approuver la demande dépend des critères suivants :
- l’ancienneté du candidat et son rendement antérieur ;
- les raisons énoncées concernant le congé ;
- l’impact envisagé que l’absence pourrait avoir au niveau des activités du service ;
- la difficulté anticipée à trouver un remplacement pour l’employé durant la période de
congé.
En aucun cas, l’employé ne peut demander un congé à long terme pour occuper un autre
emploi;
Pendant la durée d’un congé à long terme, l’employé ne peut pas cumuler des sommes ($) de
vacances et le calcul de son ancienneté (pour le personnel aux soins) sera suspendu pour la
durée du congé ;
L’employé doit confirmer aux ressources humaines la date officielle de son retour ou l’aviser
par écrit de sa démission au moins trente (30) jours avant cette date.
PORTÉE
L’ensemble du personnel a droit aux jours fériés suivants selon les mesures de calcul des normes
du travail ou à une indemnité pour chaque férié. S’ils sont assignés au travail, ils doivent avoir
travaillé à temps plein la veille (jour ouvrable précédent) et être présente à temps plein le
lendemain (jour ouvrable suivant) à moins de motifs valables ou d’approbation obtenue.
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MODALITÉS
Congés fériés
Selon les normes du travail du Québec, les huit (8) jours suivants sont considérés comme des
congés fériés payés :
Jour de l’An (1er janvier)
Lundi de Pâques ou le Vendredi Saint (pour les employés qui se trouvent dans les catégories
d’emplois suivantes : cadre, professionnel et administratif, selon les activités relatives à la
fonction);
Le troisième lundi de mai (Fête des Patriotes);
Le 24 juin (Saint-Jean-Baptiste – la journée ne peut être changée);
Le 1er juillet (Fête du Canada – peut-être déplacée selon les activités du service);
Le premier lundi de septembre (Fête du travail);
Le deuxième lundi d’octobre (Actions de grâces);
Le 25 décembre (jour de Noël).
En considération des heures supplémentaires réalisées annuellement, les employés cadres,
professionnels et administratifs bénéficient également du lendemain de Noel et du jour de
l’An.
Pallia-Vie reconnaît les jours fériés ci-haut et, dans la mesure du possible, accorde à son
personnel le congé correspondant. En fonction de la nature de l’organisation, certains
employés peuvent être appelés à travailler des jours précis selon leur fonction.
Lorsque le congé tombe la fin de semaine, le congé peut être déplacé au jour ouvrable
précédant ou suivant.
Les salariés qui sont obligés de travailler à l'occasion d'un jour férié ont droit à une indemnité
ou un congé compensatoire, au choix de l'organisme.
Calcul :
La méthode de calcul des indemnités pour les jours fériés est établit par les Normes du
travail.
22
Fêtes religieuses:
Pour les fêtes religieuses autres que celles mentionnées précédemment, une demande de
congé doit être acheminée au supérieur au moins deux (2) semaines à l’avance. L’approbation
des congés pour des fêtes religieuses de toute confession ne peut en aucun cas porter le
nombre de jours fériés payés de l’employé à plus de huit (8). Il sera donc pris en vacances ou
sans solde.
PORTÉE
Pallia-Vie accorde à l’ensemble de ses employés les congés prévus par les normes du travail
pour les obligations personnelles et sociales suivantes.
MODALITÉS
Considérant la nature et les activités de l’organisation ainsi que sa philosophie de gestion, la
durée du congé rémunéré en cas de décès de proches est supérieure à ceux normalement
alloués par les normes du travail, tout comme la durée du congé non-rémunéré.
23
L’employé qui demande un congé rémunéré à la suite du décès d’un membre de sa famille
immédiate peut être tenu de présenter des pièces justificatives. Lorsqu’un certificat de décès
est exigé, ce document devra être remis à l’adjointe aux ressources humaines.
EXCEPTIONS
L’employé peut demander des jours de congé supplémentaires dans des circonstances
exceptionnelles et pour toute autre raison (ex. : incendie dans sa maison, sinistre) qui n’est
pas couverte dans la présente politique. Pour ce faire, l’employé doit s’adresser à son
supérieur immédiat. Les pièces justificatives doivent être remises aux ressources humaines.
PORTÉE
La politique portant sur les vacances annuelles s’adresse à tous les employés quel que soit
leur statut et leur catégorie d’emploi.
DÉFINITIONS
Année de référence : aux fins de calcul du cumul des vacances annuelles, il s’agit de la
période débutant le 1er mai et se terminant le 30 avril de l’année suivante.
MODALITÉS
Les employés cumulent une banque de journées (heures) de vacances annuelles à chaque paie
où ils ont travaillé ou ont des heures assurables qui leur ont été versées. Cette banque de
journées se cumule sur la paie sous forme de valeur monétaire ($) et correspond à un
pourcentage et non à un nombre d’heures;
Toutes les journées de vacances annuelles accumulées au 30 avril peuvent être prises par
l’employé dès le 1er mai. Autrement dit, toutes les heures de vacances annuelles accumulées
au 30 avril peuvent être prises par l’employé au cours de l’année de référence suivante.
Habituellement, le congé annuel se prend dans l’année qui suit l’acquisition du droit à ce
congé;
Pour un employé qui n’a pas terminé une année complète d’emploi à la fin de la période de
référence, le droit aux congés pour cette période est calculé proportionnellement au salaire
versé pendant la période de référence;
Tout employé ayant un contrat à durée indéterminée mais étant sur appel ou encore un
employé contractuel peut faire la demande pour des vacances annuelles ;
Pallia-Vie encourage l’employé à prendre ses vacances dans l’année suivant le cumul des
journées et à ne pas les reporter. Cette pratique est souhaitable afin de permettre un temps
de repos à tout un chacun;
Lorsqu’un employé atteint une ancienneté de cinq (5) ans de service continu, il commence à
cumuler au 1er mai précédant sa date d’anniversaire, des journées de vacances annuelles à
raison de 6%.
24
Calcul du cumul des vacances :
Le droit au congé annuel est déterminé par le nombre d’années de service continu au sein de
Pallia-Vie. Le modèle suivant est retenu :
ÉNONCÉ
Les procédures à suivre permettent une planification adéquate de la disponibilité des employés
au sein de chaque service ainsi que l’utilisation des heures de vacances que l’employé a
cumulées durant la période de référence.
MODALITÉS
Tous les employés qui désirent prendre du temps de repos ou des vacances officiellement
cumulées doivent soumettre leurs dates au plus tard le 31 mars pour la période estivale et le
1er octobre pour l’hiver à venir;
Le fractionnement du congé annuel est permis et même encouragé;
Les employés recevront la confirmation de l'approbation de leurs vacances maximum quatre
(4) à six (6) semaines après la date de fin du dépôt collectif des demandes;
Les autorisations peuvent varier en fonction des demandes reçues, des besoins à répondre et
des remplacements nécessaires à effectuer, si tel était le cas;
L’organisation se réserve le droit de déterminer un nombre maximal d’employés pouvant
s’absenter en même temps par poste occupé;
Considérant l’ensemble des remplacements et les activités de chaque service, Pallia-Vie a
choisi de limiter la durée de l’absence à 21 jours de calendrier pour les employés aux soins.
Pour les employés des autres catégories, Pallia-Vie les encourage à limiter la durée de leur
absence à deux (2) semaines consécutives soit 15 jours de calendrier afin de soutenir les
activités;
L’horaire des vacances sera basé sur les demandes obtenues à la fin de la période du dépôt
des demandes;
25
Si une demande de congé conflictuelle pouvait survenir entre deux personnes occupant la
même fonction, l’ancienneté de l’employé prévaudra;
Toutes les demandes reçues après la date de tombée, devront être ajoutées à l’horaire des
vacances, après l’approbation par le supérieur des demandes reçues en bon et due forme, et
devront se soumettre aux disponibilités restantes;
Une fois l’horaire des vacances approuvé, si l’employé choisissait de changer ses dates, il
devra se soumettre aux disponibilités restantes, et ce, peu importe son ancienneté et sa
fonction;
Pour des raisons d’absence de maladie, d’accident ou de congé de maternité ou paternité, les
vacances peuvent exceptionnellement être reportées à l’année suivante.
Il est du devoir de chaque responsable de service d’assurer une planification adéquate des
vacances annuelles de ses employés.
Pour des raisons administratives, l’employé doit mentionner à l’adjointe aux ressources
humaines s’il veut recevoir son versement de paie de vacances par anticipation (c’est-à-dire,
de recevoir le versement dû pendant son absence sur la paie qui précède son départ) ou s’il
souhaite le recevoir au moment de la paie habituelle. Il est de la responsabilité de l’employé
de mentionner son choix au moins un mois avant son départ en vacances, si non, la paie sera
traitée normalement;
Le calcul du pourcentage de vacances se fait à partir du salaire versé à chaque période de
paie. Celui-ci apparaît sur chaque paie. Il est possible que le pourcentage (montant) cumulé
de vacances pendant la période de référence ne corresponde pas au salaire gagné au moment
de prendre les vacances. Ceci s’explique si une augmentation salariale a eu lieu pendant la
période de référence ou si l’employé est passé d’un échelon à un autre;
Pour le motif mentionné précédemment, il est possible que l’indemnité de vacance cumulée
dans l’année de référence précédente représente un nombre de jours moindre mais
l’employé peut se prévaloir quand même d’une absence d’une durée correspondant au
pourcentage rattaché. Cette différence peut être notable puisque les vacances prises sont
payables au taux horaire en vigueur au moment où elles sont prises alors qu’elles ont été
cumulées à deux taux différents, si une augmentation a été consentie;
Pour le personnel aux soins et à l’accompagnement ainsi que le personnel de soutien, une
fois l’année de référence terminée, l’employé peut faire une demande de versement de son
indemnité de vacances (par tranches ou en totalité) sans se prévaloir de son congé. Toutefois,
par souci de santé et pour s’assurer que l’employé bénéficie d’un temps de repos, Pallia-Vie
encourage fortement l’employé à prendre ce temps d’arrêt;
Pour les employés cadres, professionnels ou ceux des services administratifs, les journées non
utilisées durant l’année de référence ne peuvent être payées. Elles demeurent toujours
disponibles pour l’année suivante, elles ne se perdent jamais mais ne sont pas monnayables.
Si un jour de congé férié coïncide avec la période de vacances annuelles de l’employé, le
congé férié prévaut de sorte que l’employé conserve cette journée de vacance prévue dans
sa banque de vacances cumulées et peut donc la reporter ou se la faire payer, selon sa
catégorie d’emploi.
26
MODALITÉS DE PAIEMENT DES VACANCES AU DÉPART :
L’employé qui quitte son emploi a droit au paiement des heures de vacances cumulées non
utilisés à son dossier.
XXII. Ancienneté
PORTÉE
La politique de reconnaissance de l’ancienneté s’adresse uniquement au personnel assigné aux
soins puisqu’une telle pratique est répandue dans le milieu. Toutefois, le mécanisme de
reconnaissance du service continu pourrait s’appliquer aux employés qui travaillent à la
cuisine.
DÉFINITION
Dans ce cas précis, il importe de mentionner qu’il ne s’agit aucunement de la reconnaissance du
service continu tel que stipulé par les Normes du travail ni la reconnaissance des années de
service pour des fins de calculs pour le positionnement salarial.
L’ancienneté correspond ici, au nombre d’heures total travaillé dans un poste spécifique depuis
l’entrée en fonction de l’employé, et ce, uniquement pour le personnel aux soins.
POLITIQUE
Le nombre d’heures représentant l’ancienneté dans un poste constitue la donnée retenue pour
la priorité des vacances annuelles et pour établir la priorité de la liste de rappel et pourrait même
être considéré pour l’obtention d’un poste permanent tout en considérant l’évaluation de
rendement.
MODALITÉS
L’ancienneté, est comptabilisée en heures travaillées deux fois par années et les employés aux
soins sont identifiés par ordre décroissant d’heures travaillées depuis leur entrée en fonction.
Cette information est partagée aux employés pour des fins de remplacement ponctuels.
Selon les modalités inscrites précédemment pour le choix des vacances annuelles, les
personnes ayant cumulé le plus d’heures de travail seront les premières à être privilégiées;
Lors d’un remplacement ponctuel ou de plus longue durée, l’ordre du cumul d’ancienneté
représente le mécanisme retenu;
Pour l’obtention d’un poste laissé vacant, l’ancienneté prévaudra tout en tenant compte de
la performance de l’évaluation annuelle de rendement et de l’harmonisation au sein de
l’équipe convoitée.
27
XXIII. Politique de conciliation travail- vie personnelle
PORTÉE
La politique de conciliation travail – vie personnelle touche spécifiquement les employés aux
soins. Cette politique pourrait également concerner tout employé qui fait partie d’un groupe
d’employés, c’est-à-dire qu’il n’est pas le seul à occuper sa fonction.
POLITIQUE
Pallia-vie, de par ses activités, la nature des fonctions ainsi qu’en reconnaissance de son statut
d’organisme à but non lucratif et des moyens financiers qu’il dispose offre déjà à ses employés
des postes qui représentent moins de 37,5 heures par semaine. Toujours dans un esprit de
vouloir conserver l’expertise de son personnel, Pallia-Vie démontre une ouverture à offrir un
horaire de travail allégé aux employés, favorisant ainsi le personnel qui a atteint l’âge de la
retraite. Les modalités sont identifiées dans un souci d’une planification optimale des effectifs.
MODALITÉS pour postuler et obtenir un poste selon les modalités de conciliation travail – vie
personnelle
L’employé doit remettre une lettre explicative de ses intentions à avoir un poste réduit ou avec
des journées supplémentaires;
L’employé doit passer au travers les procédures administratives d’usage (entrevue, sélection et
démission de son poste actuel);
L’employé doit être conscient que son nouvel horaire est en continu, sans interruption annuelle
et qu’il ne peut retourner à son ancien poste puisque toutes les modalités de remplacement ont
été effectuées.
ÉNONCÉ
Les mesures disciplinaires se veulent constructives et doivent être appliquées avec justice et
équité et de manière progressive.
POLITIQUE
La direction générale doit être tenue informée des avis écrits et peut être impliquée à tout
moment dans l’une ou l’autre des mesures. Selon la gravité et la fréquence des problèmes
rencontrés et en tenant compte des circonstances, les mesures disciplinaires ici-bas peuvent être
appliquées. Selon la gravité du geste, la gradation des étapes peut ne pas être prise en compte.
MODALITÉS :
Il est possible que le supérieur immédiat doive émettre un avertissement officiel ou doive
prendre des mesures disciplinaires envers un employé à cause d’habitudes de travail
insatisfaisantes, y compris, mais sans s’y limiter, un mauvais rendement, un non-respect des
28
directives, une attitude déplacée ou négative, des retards excessifs ou des absences répétées ou
une dérogation aux politiques et procédures de l’organisme.
En suivant et en documentant, avec les ressources humaines, chaque étape identifiée ici-bas,
le supérieur immédiat fournit à l’employé la possibilité d’améliorer sa prestation au travail.
29
L’employé doit être informé qu’il a la possibilité de répondre par écrit à ce document ; les
commentaires de l’employé seront versés à son dossier.
Fin d’emploi :
Lors de sa fin d’emploi, un employé ne peut conserver aucun document ou information propre
à l’organisme;
Lors de sa fin d’emploi, l’employé doit rencontrer son supérieur immédiat et l’adjointe aux
ressources humaines pour signer l’avis de congédiement et remettre tout le matériel
appartenant à l’organisme.
PORTÉE
L’évaluation annuelle de rendement s’adresse à tous les employés.
DÉFINITION
Le rendement, c’est la contribution de l’employé à l’atteinte des résultats de son secteur
d’activités et de son équipe. Le rendement est évalué en fonction des résultats, des compétences
et des comportements démontrés pendant une période donnée.
ÉNONCÉ
Le processus d’évaluation de rendement est avant tout un exercice de communication entre
l’employé et son supérieur, le tout orienté vers l’amélioration du rendement ou encore le
maintien à un niveau de rendement élevé. Il est important de mentionner que des discussions et
échanges fluides sont encouragés tout au long de l’année de manière à éviter l’effet de surprise
tant de la part de l’employé que celle du supérieur.
Cet exercice doit être perçu comme une opportunité de connaître et de discuter des attentes des
deux parties quant à la performance au travail pour l’année à venir.
MODALITÉS :
L’évaluation de rendement soutient plusieurs objectifs tant pour l’employé que pour le supérieur
immédiat. Le formulaire d’évaluation annuelle donne davantage de détails au sujet des
démarches et procédures officielles.
30
préciser de quel type de soutien il a besoin de la part de son supérieur et du reste de
l’organisation.
PROCÉDURES
L’évaluation de rendement est effectuée à un intervalle de douze (12) mois et a normalement
lieu entre janvier et la fin mars;
Afin de se préparer pour la rencontre, l’employé et son supérieur sont invités à remplir le
formulaire individuellement. Les deux employés peuvent se référer à la description de poste
de l’employé. Le supérieur pourra avoir besoin de consulter l’évaluation de rendement
précédente (si une évaluation a déjà été faite), ses notes ou autres documents pertinents pour
compléter le document;
Une fois que l’employé a complété son questionnaire, il le remet à l’adjointe aux ressources
humaines pour une consultation possible par le supérieur;
La réunion devrait avoir lieu à un moment qui convient aux deux parties. Les personnes
concernées doivent prévoir le temps nécessaire pour bien s’acquitter de cette tâche dans le
respect des individus;
Il est conseillé de commencer la rencontre avec une revue du processus, afin que les deux
parties aient la même compréhension et les mêmes attentes quant à son déroulement.
Les indications relatives au déroulement se retrouvent dans le formulaire d’évaluation;
L’employé et son supérieur comparent alors leurs résultats, les discutent et s’il y a des écarts,
génèrent des solutions;
Les deux parties doivent signer le formulaire officiel, soit celui rédigé par le supérieur, et
remettre les copies aux ressources humaines;
Ce processus peut être repris à tout moment pendant l’année si un redressement, des
corrections ou améliorations s’imposaient ou auraient été identifiés au moment de
l’évaluation annuelle;
Un employé, en désaccord avec une partie du contenu de son appréciation de rendement, a
la possibilité de répondre par écrit au document. Les commentaires de l’employé seront versés
à son dossier.
31
XXVI. Remboursement de frais de déplacements, de voyage et de repas
PORTÉE
La présente politique s’applique à tous les employés et bénévoles de l’organisme qui doivent se
déplacer, débourser pour des repas ou de l’hébergement dans le cadre de leurs fonctions ou d’une
assignation spéciale ou encore parce qu’ils ont réalisé des achats préalablement autorisés.
ÉNONCÉ
Cette politique a pour but d’encadrer la planification des dépenses relatives aux achats et divers
déplacements des employés de l’organisme, voire même des bénévoles.
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déplacements, le mode de transport utilisé, l’hébergement et les coûts approximatifs rattachés,
l’identification des coûts de repas, etc. ;
3. Ce formulaire de « planification et autorisation de déplacements » ne remplace en rien les
procédures entourant l’approbation finale des comptes de dépenses.
1. Repas
À moins d'indications contraires, les frais de repas pris à moins de 50km de Pallia-Vie ne sont
normalement pas remboursés.
Les frais de repas, appuyés de reçus, peuvent être remboursés dans les limites prévues au tableau
des dépenses autorisées concernant les indemnités pour les repas dans les situations suivantes :
lorsque l’employé est tenu d'assister à des conférences, à des formations et à des réunions
officielles qui durent toute la journée et que les repas font partie intégrante des activités (ex. :
réunions avec d’autres Maisons de soins palliatifs, formation d’employés, etc.) ;
lorsque le remboursement des dépenses est manifestement raisonnable et légitime parce
qu'elles découlent des fonctions de l’employé ou d’un mandat spécial qui lui est confié;
Pallia-Vie ne rembourse pas les frais de boissons alcoolisées lors des repas;
l’employé qui doit, dans le cadre de sa fonction rencontrer des donateurs, ne peut absorber la
facture de l’ensemble des convives;
le tableau ci-bas indique les frais maximum qui seront remboursés :
Frais maximum remboursés – révisés annuellement – valide 1er juillet 2017 au 30 juin 2018
Déjeuner 12$ - 13$ taxes et pourboire inclus
Dîner 15$ - 17$ taxes et pourboire inclus
Souper 25$ - 30$ taxes et pourboire inclus
33
2. Transport
Le moyen de transport doit être déterminé en fonction de la réalité de l’employé qui doit se
déplacer en tenant compte des coûts, de la commodité et de l’accessibilité ;
Les frais de stationnement ou de transport en commun seront remboursés lors de la
La présentation des preuves justificatives;
Les déplacements de groupe sont grandement encouragés;
Lorsqu’un employé doit se rendre à un colloque ou une formation, le transport jusqu'à
ce lieu lui est remboursé.
L’employé doit être remboursé selon le taux par kilomètre pour la distance parcourue
entre la résidence et le lieu de rencontre, ou entre Pallia-Vie et le lieu de rencontre,
selon le lieu de départ et d’arrivée après les 20 premiers kilomètres parcourus
quotidiennement;
Le taux applicable de remboursement du kilométrage est révisé annuellement. Les
frais d’essence sont couverts par cette allocation;
Aucune contravention n’est remboursée.
4. Formulaires
Le compte de dépenses accompagné des pièces justificatives, s’il y a lieu, doit être remis au
Service des finances et de l’administration dans les jours qui suivent le déplacement et dans une
période maximale d’un mois après le déplacement.
1. Repas
À moins d'indications contraires, les frais de repas pris à plus de 50km de Pallia-Vie (sans nuitée)
ne sont normalement pas remboursés.
34
Les frais de repas, appuyés de reçus, peuvent être remboursés dans les limites prévues au tableau
des dépenses autorisées concernant les indemnités pour les repas selon les mêmes modalités que
les déplacements à moins de 50km de Pallia-Vie.
2. Transport
Le moyen de transport doit être déterminé en fonction de la réalité de l’employé qui doit se
déplacer en tenant compte des coûts, de la distance, de la commodité et de l’accessibilité;
La solution la plus économique de déplacement sera presque toujours privilégiée; location
d’auto, remboursement du km, achat de billets d’autobus ou de train, etc.;
Les déplacements de groupe sont grandement encouragés;
Les frais de stationnement ou de transport en commun seront remboursés lors de la
présentation des preuves justificatives;
Lorsqu’un employé doit se rendre à un colloque ou une formation, le transport jusqu'à ce lieu
lui est remboursé. L’employé doit être remboursé selon le taux par kilomètre pour la distance
parcourue entre la résidence et le lieu de rencontre, ou entre Pallia-Vie et le lieu de rencontre,
selon le lieu de départ et d’arrivée après les 20 premiers kilomètres parcourus
quotidiennement;
Le taux applicable de remboursement du kilométrage est révisé annuellement. Les frais
d’essence sont couverts par cette allocation;
Aucune contravention n’est remboursée.
4. Formulaires
Le formulaire de planification et autorisation de déplacements doit accompagner le formulaire
de compte de dépenses lors de la remise au Service des finances et de l’administration. Les
pièces justificatives doivent accompagner les deux documents.
Les pratiques indiquées dans la présente section s’appliquent dans le cas d’un employé qui, dans
l’exercice de ses fonctions, se retrouve à l’extérieur pour une nuit ou plus.
1. Repas
L’employé en déplacement se voit octroyer un montant maximal pour chaque déjeuner, dîner et
souper pendant qu’il est à l’extérieur.
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Souper 25$ - taxes et pourboire inclus
2.Transport
Se référer à cette sous-section dans la section relative aux « déplacements à plus de 50km » de
Pallia-Vie.
4. Hébergement
Les frais réels d’hébergement quant à eux seront remboursés sur présentation de la facture
originale de l’hôtel.
En matière d’hébergement, Pallia-Vie approuve la réservation de chambre individuelle dans des
établissements sûrs, bien situés, sécuritaires et confortables ou ceux référés par les
organisateurs du colloque.
5. Formulaires
Le formulaire de planification et autorisation de déplacement doit accompagner le formulaire de
compte de dépenses lors de la remise au Service des finances et de l’administration. Les pièces
justificatives doivent accompagner les deux documents.
PORTÉE
La politique contre le harcèlement s'applique à tout le personnel et tous les bénévoles qui
travaillent pour Pallia-Vie ainsi qu’aux stagiaires accueillis.
DÉFINITIONS
Responsable délégué :
l’adjointe aux ressources humaines ou la direction générale pour les cadres ;
36
Harcèlement :
la manifestation par des paroles, des écrits, des actes ou des gestes, répétés et non désirés, de
nature à porter atteinte à la dignité ou à l’intégrité physique ou psychologique de la personne ou
de nature à entraîner pour cette dernière des conditions de travail ou de vie défavorables ou
néfastes. De manière générale, le harcèlement signifie des actes répétés ; toutefois, un seul acte
grave qui engendre un effet nocif continu peut aussi être qualifié de harcèlement;
Médiation :
est une façon souple de résoudre un conflit en demandant à une personne neutre d’aider les
parties en cause à parvenir à une solution mutuellement acceptable (à l’amiable);
Mise en cause :
personne qui fait l’objet d’une plainte déposée selon la présente politique;
Plaignant :
comprend, lorsque le sens du texte l'exige, toute personne qui s’estime victime de discrimination,
harcèlement ou violence, qu'elle porte officiellement ou non une plainte de harcèlement.
ÉNONCÉ
En qualité d’employeur, Pallia-Vie s’engage à fournir un milieu de travail dans lequel toutes les
personnes qui y œuvrent sont traitées avec respect et dignité.
La présente politique permet de tout mettre en œuvre pour assurer un milieu de travail sans
harcèlement et qui soit propice au respect de la dignité, de l’estime, à l’épanouissement de chaque
individu en établissant des mécanismes d’aide et de recours afin de protéger leur intégrité physique
et psychologique.
La politique met l’accent sur la prévention et le règlement rapide du harcèlement puisque toute
allégation de harcèlement est grave et doit être traitée sérieusement. Il faut l’aborder avec
délicatesse, promptitude et discrétion.
Tous les employés, les bénévoles et les stagiaires doivent, par les moyens indiqués ci-après,
contribuer au maintien d’un milieu de travail exempt de harcèlement, de discrimination et de
violence:
en adoptant envers les collègues de travail (employés, bénévoles ou stagiaires) une attitude
fondée sur l’ouverture d’esprit, la confiance et le respect mutuel;
en adoptant et en manifestant une attitude d’intolérance à l’égard du harcèlement ou de toute
autre forme de discrimination;
en dissuadant leurs collègues de harceler ou de discriminer d’autres collègues;
en encourageant leurs collègues apparemment victimes de harcèlement ou de toute autre
forme de discrimination à tenter de résoudre le problème en discutant avec l’auteur présumé
du harcèlement ou avec un cadre;
37
en se présentant comme témoin dans tous les cas où ils ont pu constater eux-mêmes qu’un
collègue a fait l’objet de harcèlement et fournir des renseignements à un cadre ou responsable
délégué de façon discrète et confidentielle.
MODALITÉS
Formes de harcèlement :
La présente politique interdit la discrimination, le harcèlement et la violence fondés sur les motifs
suivants : la nationalité, la couleur, le sexe, la grossesse, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’âge, la
religion, les convictions politiques, la langue, l’origine ethnique ou nationale, la condition sociale,
un handicap ou l’utilisation d’un moyen pour pallier à ce handicap.
38
OBJECTIF de résolution de la situation :
L’objectif de la résolution hâtive de la situation est de résoudre toute situation ou tout conflit dès
que possible, de façon juste et respectueuse, sans avoir à recourir au processus officiel de plainte.
Lorsque la situation n’est pas résolue ou si la personne offensée ne désire pas s’adresser
directement à la personne visée, elle devra rencontrer son supérieur ou tenter d’obtenir des
conseils du responsable délégué pour obtenir de l’information en matière de harcèlement, afin de
trouver une solution et de régler le problème.
PROCESSUS de plainte :
Tout employé, bénévole ou stagiaire peut déposer une plainte auprès du responsable délégué
dès qu’il devient évident que la résolution hâtive (à l’amiable) a échoué ou n’est pas jugée
appropriée;
il faut donc alors passer au travers des étapes aussi tôt que possible ;
tant le plaignant que le mis en cause ont la responsabilité et le devoir de collaborer au
processus de résolution dès que la démarche est entamée ;
le partage d’information concernant une plainte de harcèlement avec les parties doit
demeurer confidentiel. Les gens impliqués dans la plainte ne doivent discuter de la plainte
qu’avec les personnes qui ont besoin d’en prendre connaissance.
39
Il se pourrait qu’il ne puisse y avoir de médiation si la personne mise en cause a cessé ses fonctions
auprès de Pallia-Vie soit à titre d’employé, de bénévole ou de stagiaire.
Étape-4 – Enquête
Lorsque la médiation n’a pas permis d’obtenir une solution à la plainte ou s’il n’y a pas eu de
médiation, le responsable délégué doit effectuer une enquête et en informer toutes les parties
concernées. Si la médiation est entreprise à n’importe quel moment pendant l’enquête, cette
dernière est suspendue et ne reprend que si la médiation échoue.
Étape-5 – Décision
Le responsable délégué examine tous les renseignements pertinents et décide des mesures à
prendre ou recommande à la direction générale les mesures à prendre. Il doit informer les parties,
par écrit, de l’issue de l’enquête et s’assurer que des mesures correctives ou disciplinaires seront
prises et appliquées s’il y a lieu.
Autre recours :
Une plainte portée en vertu de la présente politique n’a pas pour effet de priver le plaignant des
autres recours prévus par la loi.
PORTÉE
La politique relative à la formation s’adresse exclusivement aux employés permanents réguliers pour
des formations individuelles. Toutefois si des formations de groupe étaient offertes, les employés
« sur appel » et contractuels pourraient s’y joindre.
40
ÉNONCÉ
Inscrits dans la philosophie de gestion de Pallia-Vie et placés sous la responsabilité conjointe des
coordonnateurs et responsables de services et de la direction générale, la formation et le
développement des employés sont essentiels au fonctionnement actuel et futur de l’organisme.
D’ailleurs, l’identification des besoins de formation se fait par les employés cadres et la direction
générale.
DÉFINITIONS
Orientation :
Procédure d’accueil visant à aider tous les nouveaux employés à connaître l’organisation et à
s’assurer que chaque employé reçoive l'information nécessaire pour son intégration dans son
service. Elle vise aussi à faire connaître à l'employé les procédures, politiques, directives, etc.
Entraînement à la tâche :
Activités visant l’acquisition des connaissances, habiletés, procédures et processus nécessaires à
l’exercice de nouvelles fonctions dans le cadre d’un emploi donné. L’entraînement à la tâche est
offert en cours d’emploi par une ressource interne (collègue, supérieur, etc.).
Formation continue :
Ce terme fait référence aux actions de formation initiées par les coordonnateurs et responsables
dans le but d’améliorer le niveau de performance d’une équipe.
Perfectionnement professionnel :
Ceci signifie toute action de formation visant l’acquisition ou l’amélioration des compétences
professionnelles ou d’habiletés personnelles d’un employé en lien avec son emploi.
Compétences :
Connaissances ou habiletés pour accomplir une tâche ou remplir un rôle. Les habiletés peuvent être
d’ordre cognitif, affectif ou social.
Exercice financier :
Période de douze (12) mois débutant le 1er juillet et se terminant le 30 juin de l’année suivante pour
laquelle un budget a été établi.
OBJECTIFS DU PERFECTIONNEMENT
maintenir et rehausser les qualifications compte tenu de l’évolution des tâches, du mouvement du
personnel ainsi que des services à rendre à la clientèle.
contribuer à la résolution de situations problèmes;
effectuer des mises à jour en fonction des nouveautés ou des nouvelles règles;
faciliter l’adaptation des employés et des équipes de travail aux changements dans leur
environnement et faciliter la réalisation des objectifs organisationnels.
MODALITÉS
la formation continue et le perfectionnement professionnel représentent une responsabilité
partagée entre l’employé et l’organisation ;
tout employé affecté à une nouvelle fonction doit recevoir les activités d’entraînement à la
tâche requises pour cette fonction ;
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tout besoin de formation continue et de perfectionnement professionnel doivent être justifiés
en regard de la fonction actuelle ou future ou de besoins à répondre éventuellement ;
les priorités de formation continue et de perfectionnement professionnel des employés sont
définies à partir des besoins organisationnels ;
tout projet de changement technologique, organisationnel ou de modifications d’équipement
doit inclure et prévoir les activités de formation requises. Cette démarche prévisionnelle est
réalisée par le coordonnateur ou le responsable.
Formation continue :
Le budget de formation continue est mis à la disposition de la direction générale, des coordonnateurs
et des responsables de services afin de les soutenir dans le maintien de l’offre de services de très
grande qualité. La formation continue sert en particulier à :
diminuer l’écart observé entre la performance de l’équipe et les objectifs à atteindre ;
introduire de nouveaux outils ou de nouvelles façons de faire pour le service ;
introduire de nouvelles tâches ou responsabilités pour un ou plusieurs employés ;
augmenter le niveau de compétences du personnel dans tout domaine pertinent à l’atteinte des
objectifs organisationnels ;
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MODALITÉS D’APPLICATION
1. Les montants sont alloués annuellement selon le budget approuvé;
2. Les sommes accordées peuvent être utilisées pour rembourser des dépenses telles que :
- les frais d’inscription et le coût des cours, conférences, ateliers et activités auxquelles assiste
l’employé ;
3. Les sommes accordées ne peuvent pas servir à payer :
- les cartes de membre de clubs, associations, ordre professionnel ou autres organisation
semblables.
4. Le montant accordé à chaque service variera en fonction du montant total disponible
annuellement.
5. Sur approbation préalable, l’employé engage les frais et sera remboursé, à l’issue du cours, sur
présentation des pièces justificatives et d’une preuve de réussite du cours, le cas échéant.
6. Les dépenses qui dépassent les montants autorisés à un employé au titre de perfectionnement
professionnel doivent être payées par l’employé.
PORTÉE
Cette politique s’adresse tant aux employés qu’aux bénévoles.
ÉNONCÉ
Par cette politique, Pallia-Vie souhaite reconnaître l’investissement du personnel et des bénévoles
présentant plusieurs années à son service.
La reconnaissance des années de service d’un employé ou d’un bénévole constitue un moteur
essentiel au renforcement du sentiment d’appartenance, à sa motivation et à son bien-être dans
l’organisation.
Dans un souci d’équité, tous les employés et bénévoles possédant un même nombre d’années au
service de Pallia-Vie ont droit à une reconnaissance formelle de la part de la direction.
DÉFINITIONS
Reconnaissance :
La reconnaissance se définit d’abord comme une réaction constructive et authentique, exprimée par
une personne ou une organisation à la suite d'une action d'un employé qui mérite d'être relevée.
Elle constitue une appréciation de la contribution des personnes, en matière de pratique de travail,
d’investissement personnel et de mobilisation. La reconnaissance consiste à souligner l’importance
de ces actions et de leurs résultats vers l’atteinte d’objectifs spécifiques de l’organisme.
La reconnaissance se manifeste de façon formelle ou informelle, individuelle ou collective, privée ou
publique.
Reconnaissance formelle :
La reconnaissance formelle s’exprime dans le cadre d’activités planifiées et structurées visant à
souligner l’appréciation de l’engagement démontré.
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Reconnaissance informelle :
La reconnaissance informelle vise à démontrer la même appréciation, mais se manifeste de façon
spontanée, voire même quotidienne.
Service continu :
Le service continu se poursuit lors de congé de maladie prolongé ou encore lors d’un congé de
maternité pour les motifs reliés exclusivement à la reconnaissance des années de service.
RESPONSABILITÉ
L’adjointe aux ressources humaines ainsi que la coordonnatrice des bénévoles sont chargées
d’identifier les employés et les bénévoles qui doivent être reconnus annuellement pour leur
engagement auprès de Pallia-Vie.
Elles voient, avec la direction générale, à l’organisation des activités de reconnaissance annuelles.
MODALITÉS D’APPLICATION
Afin d’assurer l’uniformité et le traitement équitable de tous les employés et bénévoles, les
modalités de reconnaissances sont prédéterminées pour chacun des anniversaires.
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XXX. Politique de dénonciation
PORTÉE
Tous les membres du personnel et les bénévoles peuvent se prévaloir de cette politique.
ÉNONCÉ
La présente politique de dénonciation vise à protéger les employés et les bénévoles contre un
traitement préjudiciable ou un congédiement suite à la divulgation d’information normalement
confidentielle et ce, dans l’intérêt de l’organisme.
Pour se prévaloir d’une protection, l’employé ou le bénévole doit d’abord divulguer l’information à
l’adjointe aux ressources humaines ou un membre de l’équipe de gestion ou à la direction
générale selon leur occupation et selon les personnes impliquées.
OBJECTIFS DE LA POLITIQUE
faire en sorte que les employés ou les bénévoles se sentent en confiance et ne craignent pas
d’exprimer leurs doutes et d’agir;
donner aux employés et aux bénévoles des moyens d’exprimer leurs doutes et d’obtenir de
l’information sur les mesures qui ont été prises par la suite;
s’assurer que l’on donne suite aux doutes soulevés par les employés ou les bénévoles;
garantir une protection contre de possibles représailles ou du harcèlement aux employés ou
bénévoles qui allèguent de bonne foi une inconduite et la croient suffisamment fondée.
POLITIQUE
La politique vise à appuyer les employés et les bénévoles qui ont de sérieux doutes concernant des
actions fautives au sein de l’organisme telles qu’une conduite illégale, des pratiques financières
douteuses ou une conduite présentant un danger pour les patients, les familles, les employés ou
pour les installations physiques, par exemple :
une infraction criminelle (par ex. fraude, corruption ou vol) a été ou semble être commise;
la santé ou la sécurité d’une personne est mise en péril ou peut l’être;
toute forme d’action ou de conduite inappropriée a eu lieu;
des dommages ont été, ou peuvent être, faits à l’image de l’organisme ou encore aux
infrastructures ;
les dons sont utilisés de manière non autorisée ;
l’information sur l’une des circonstances ci-haut mentionnées est délibérément dissimulée ou
fait l’objet de tentatives de dissimulation.
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L’organisme Pallia-Vie a choisi d’élaborer et d’instaurer cette politique afin que les employés et les
bénévoles puissent exprimer leurs préoccupations advenant une inconduite professionnelle, et ce,
dès qu’elle survient et d’une façon appropriée. La direction souhaite que l’employé ou le bénévole
témoin d’une inconduite divulgue celle-ci avant qu’il ne soit trop tard pour rectifier la situation ou
encore pour implanter des mesures préventives.
Si des événements suscitent des doutes qui, de l’avis de l’employé ou du bénévole, méritent d’être
examinés, ce dernier devrait se servir de cette politique. Par contre, s’il s’agit d’un tort personnel fait
à son endroit, il devrait se référer à la « Politique contre le harcèlement, la discrimination et la
violence». La politique de dénonciation vise essentiellement toute préoccupation à l’égard d’un
événement susceptible de nuire aux intérêts d’autrui ou de l’organisme lui-même.
PROCÉDURES DE DÉNONCIATION
Dès qu’il a suffisamment de soupçons, l’employé ou le bénévole devrait, en tout premier ressort,
informer les personnes responsables préalablement mentionnées (sauf si cette dernière est la
présumée fautive, auquel cas l’employé ou le bénévole devrait en informer par écrit la direction
générale).
Préférablement, l’employé ou le bénévole rapportera ses soupçons par écrit de la façon suivante :
en faisant l’historique des faits donnant à penser qu’il y a faute (avec dates pertinentes);
en fournissant les raisons qui le portent à croire qu’il y a faute.
PROCÉDURES DE RÉSOLUTION :
Si l’employé ou le bénévole exprime ses doutes verbalement, la personne responsable identifiée qui
reçoit l’information (le récipiendaire) devrait, sur-le-champ, les consigner par écrit par souci de
fidélité avec la version des faits rapportés. L’employé ou le bénévole qui désire préserver la
confidentialité de sa dénonciation doit en faire mention dans son document écrit ou encore
verbalement lors de la rencontre. Le récipiendaire de l’information vérifiera dans quelle mesure
celle-ci peut être gardée confidentielle. Le récipiendaire verra à informer en détail la direction
générale ou si elle est directement concernée, la présidence de l’organisme.
Une fois que l’employé ou le bénévole a fait part de ses préoccupations, la situation sera examinée
pour décider des mesures à prendre, qui peuvent inclure la conduite d’une enquête interne.
L’employé sera informé des personnes qui s’occuperont du cas et de la façon dont il recevra de
l’information de suivi.
Étant donné que cette politique vise à permettre de mener une enquête sur toute inconduite
professionnelle et de faire le nécessaire pour y remédier, nous tiendrons l’employé ou le bénévole
au courant de la suite des choses dans la mesure du possible. Par ailleurs, il faut savoir qu’il ne sera
pas toujours possible de dévoiler les moyens qui seront mis en œuvre, si cela enfreint le devoir de
confidentialité envers une autre personne.
Selon ce qui est le plus approprié, la situation pourra :
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faire l’objet d’une enquête menée par l’équipe de direction ou le comité exécutif ou le conseil
d’administration;
être référée, selon la gravité, à la police locale.
Dans la mesure du possible, l’employé ou le bénévole qui a dénoncé peut être tenu au fait des
conclusions de l’enquête ou de la démarche d’investigation suite à sa dénonciation.
Certaines situations pourront être corrigées sans qu’une enquête soit nécessaire, par des moyens
convenus mutuellement. S’il y a urgence d’agir, des mesures seront immédiatement prises avant
toute forme d’enquête.
ÉNONCÉ
Cette politique a pour but de promouvoir, préserver et encadrer la santé et la sécurité des
employés et des bénévoles en leur procurant un milieu de travail sain et sécuritaire tout en
favorisant les meilleures méthodes de travail.
De plus, elle vise à mettre en œuvre tous les moyens pour éviter des impacts sur la vie des patients,
des familles, des employés et des bénévoles de même que des répercussions financières sur
l’organisme.
MODALITÉS
Le bien-être des employés et des bénévoles est une préoccupation quotidienne dans une
organisation où ce même souci est exprimé envers notre clientèle. Pallia-Vie désire promouvoir et
préserver la santé et la sécurité des employés et des bénévoles en leur procurant un milieu de travail
sécuritaire et en favorisant les meilleures méthodes de travail. Cette politique est le reflet de
l’engagement de la direction ainsi que des attentes qu’elle a face à ses ressources humaines, et a
pour but d’assurer un milieu de travail sain.
PORTÉE
La présente politique s’adresse tant aux employés qu’aux bénévoles et même aux stagiaires.
ÉNONCÉ
Le but de la présente politique est de fournir à l'équipe d’employés, aux bénévoles, aux stagiaires
et autres professionnels, les principales normes et exigences servant à guider leur tenue
vestimentaire lorsqu'ils sont en fonction pour l'organisme.
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POLITIQUE
Les employés, les professionnels et les bénévoles doivent :
Assurer une image professionnelle et respectueuse envers les patients, les familles et leurs
pairs; le professionnalisme implique un savoir-être, un savoir-faire et un savoir et se traduit
également par la tenue vestimentaire;
Faciliter les rapports entre les patients et les employés, les bénévoles et les professionnels,
notamment, en tenant compte des valeurs et de la culture des patients et de leur famille;
Prévenir les écarts et les exagérations dans le choix des vêtements et leurs accessoires;
Refléter leur préoccupation pour une bonne hygiène personnelle et pour la prévention;
Tenir compte du secteur d’activités dans lequel ils exercent leur fonction;
Être informés que les uniformes ou des vêtements d’uniformes sont proscrits.
MODALITÉS relatives à la conformité, à la sécurité et aux normes d’hygiène mais sans s’y limiter
Avoir les ongles courts et bien entretenus;
Porter une barbe taillée permettant le port d’un masque, lorsque requis;
S’assurer que les bijoux portés sont discrets et ne présentent pas de risques de blessures,
d’égratignures et d’infection pour les patients et pour la personne elle-même;
Limiter le nombre de bijoux portés (boucles d’oreilles, bracelet, chaîne, montre, bague,
collier); N.B. : L'organisme ne peut être tenu responsable des objets perdus ou volés;
Porter des vêtements confortables; sobres, d’allure professionnelle, permettant de se mouvoir
sans restriction et dans un tissu opaque de manière à ne pas laisser transparaître les sous-
vêtements;
Porter des chaussures sécuritaires à semelles antidérapantes et talons sécuritaires.
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XXXIII. Fin d’emploi : lettre de confirmation d’emploi (certificat de travail) et lettre
de référence
PORTÉE
Cette politique s’adresse à l’ensemble des gens qui travaillent à Pallia-Vie qu’ils soient permanent
ou des employés sur la liste de rappel ou qu’ils aient eu un contrat de travail ponctuel.
ÉNONCÉ
Chaque employé a droit à un traitement juste et équitable pendant qu’il est à l’emploi de Pallia-
Vie et une fois que celui-ci a quitté l’organisme.
Fin d’emploi :
Lors de sa fin d’emploi, un employé ne peut conserver aucun document ou information propre
à l’organisme;
Lors de sa fin d’emploi, l’employé doit rencontrer son supérieur immédiat et l’adjointe aux
ressources humaines pour signer les documents de départ et remettre tout le matériel
appartenant à l’organisme.
MODALITÉS :
Le Service des ressources humaines émettra seulement que des lettres de confirmation
d’emploi;
Aucune lettre de référence ou de recommandation ne sera rédigée;
La lettre de confirmation d’emploi (aussi nommée certificat de travail par la CNT) peut
uniquement être rédigée par le Service des ressources humaines.
Cette lettre indiquera l’information nécessaire, en conformité aux procédures de l’organisme et
répondra également aux exigences des normes du travail du Québec :
o date d’entrée en fonction ;
o titre du poste occupé ;
o nature du travail réalisé ;
o date de fin du contrat ou de l’emploi ;
o les coordonnées de l’organisme.
L’employé doit formuler une demande écrite pour obtenir sa lettre de confirmation d’emploi. La
demande peut être déposée par écrit aux ressources humaines ou encore formulée par courriel.
Aucune information qualitative de manière à décrire la prestation du travail ne figurera sur la lettre
d’attestation d’emploi. Ces informations représentent davantage celles que l’on retrouve sur une
lettre de références.
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Si, une fois que l’employé a quitté et il souhaite que nous formulions des références quant à sa
prestation de travail, il devra nous fournir un document écrit nous autorisant à le faire. Le supérieur
immédiat se réserve le droit de s’abstenir de formuler des commentaires en indiquant uniquement
des données chiffrées.
ÉNONCÉ
Des références peuvent être demandées à un candidat à l’emploi. À ce moment, celui-ci complète
le formulaire qui autorise le Service des ressources humaines de Pallia-Vie à communiquer avec la
personne citée afin d’obtenir des informations sur la prestation de son travail dans un ancien milieu
de travail.
Le Service des ressources humaines ne base jamais le choix ou le rejet d’un candidat sur les
appréciations d’une seule personne, mais cherche plutôt à se faire une bonne idée du candidat à
partir de tous les renseignements disponibles. L’information fournie reste strictement
confidentielle.
L’ensemble des politiques est adopté par le conseil d’administration de Pallia-Vie en cours d’année
2015-2016 et l’application des politiques entre en vigueur à ce moment.
Un amendement aux politiques peut être fait après avoir été présenté au conseil d’administration.
Tant la direction générale que le conseil d’administration se réservent le droit d’effectuer de tels
changements en cours d’année.
Annuellement, soit à l’assemblée générale, des modifications peuvent être proposées et ratifiées et
se trouvent donc mises à jour dans le manuel en indiquant, toujours à la dernière page du présent
document les dates des mises à jour pour chaque politique.
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