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Service des archives

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Introduction : Pourquoi et comment bien archiver?
1. tri et choix de documents à conserver et à
numériser au besoin : exemple
2. conseils pour l’archivage papier
3. conseils de nommage de dossiers et sous
dossiers électroniques
4. classement
5. étiquetage des dossiers et boites d’archives :
exemples
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Pourquoi et comment bien archiver?
D’un point de vue strictement pratique la bonne organisation
des archives papier ou électronique d’une association offre un
avantage administratif important. Elle fait gagner du temps dans
la recherche documentaire, permet de prendre des décisions
rapidement et d’être en conformité avec ses obligations légales
en termes de communication et de conservation des documents
à valeur probante*.
La rapidité d’accès aux documents est primordiale pour le bon
fonctionnement d’une organisation.

* L’article 1734 du Code général des impôts dispose que l’absence de


tenue, la destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les
documents soumis au droit de communication est punie d’une amende de 1
500 euros, l’article 1746, précise que quiconque met les agents habilités à
constater les infractions à la législation des impôts dans l’impossibilité
d’accomplir leurs fonctions est puni d’une amende de 25 000 euros,
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Pourquoi et comment bien archiver?
Dans un 1er temps, le plus important est de faire du tri et
de ne conserver que les documents qui doivent l’être.
Puis de les catégoriser et de créer un plan de classement
par activité, en mettant à plat l’ensemble des activités et
sous activités du service.
L’idéal serait de pouvoir leur donner des durées de
conservation car chaque document à sa propre durée de
vie. Les statuts sont à conserver Ad vidam eternam, une
facture 10 ans, un contrat commercial 5 ans après
expiration,… Pour cela, il conviendrait de réaliser un
tableau de gestion définissant les délais de conservation
et le sort final des archives électroniques identifiées.
Mais commençons par le commencement…
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En pratique
Un dossier mis en ordre et bien identifié, c’est du temps de gagné pour retrouver une information !

• Vous pouvez d’abord éliminer sans problèmes, les brouillons, les doublons, les photocopies de
documents comptables (les originaux étant conservés par le Service Comptabilité), les documents
d’intérêt à très court terme.

• Puis, pour classer, il faut d’abord « catégoriser » les dossiers, puis effectuer un classement
chronologique au sein de ces dossiers. Chaque service à sa propre logique et ses propres
obligations… mais il est important d’identifier rapidement ce que contient une boite ou un
dossier.

• Pour la bonne tenue de vos dossiers, il est recommandé de mettre les documents les plus récents
au-dessus, de rapprocher les documents qui vont ensemble (une lettre et sa réponse, une
réunion avec son ordre du jour, son compte-rendu, ses documents annexes, par exemple), quand
c’est fait, évitez de sortir les pièces d’un dossier sans le signaler (mettre un post-it sur la boite par
exemple). Il convient également de ne pas ouvrir 2 dossiers pour une même affaire et conseillé de
subdiviser les dossiers trop volumineux en autant de sous-chemises que nécessaire.

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1.tri et choix des documents à conserver
et à numériser au besoin
Cas des «AG » ou « CA » conservation
ad vidam eternam

1. Convocation
2. Ordre du Jour
3. Feuille d’Emargement
4. Procès verbal
5. Annexes [ résolutions, bilan,
situation financière, élections,…) 6
2. Conseils pour l’archivage
papier des documents

Pratiques générales

Conseil pour la numérisation

Matériel de conservation pour l’archivage papier

Identification des dossiers et sous-dossiers papier

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Pratiques générales

• Un bon conditionnement des archives, c’est une bonne conservation de la


mémoire du mouvement assurée !

• La numérisation permet une double sauvegarde et une recherche plus


aisée

• Préférez les chemises et sous chemises papiers plutôt que les pochettes
plastiques car elles risquent de détériorer le papier lors de l’archivage
définitif tout comme évitez l’utilisation de trombones et d’épingles qui
rouillent, le scotch et les élastiques qui sèchent et cassent.

• N’archivez pas les classeurs, ils ne rentrent pas dans les boites d’archives.
Préférez ranger les intercalaires dans des dossiers ou pochettes
cartonnées.

• Et surtout identifier bien les contenus


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Conseil pour la numérisation

• Dégrafer les documents avant de les scanner

• Numériser en PDF dans l’ordre proposé au


préalable : 1 dossier = 1 pdf (conseillé)

• Reclasser dans l’ordre initial les documents dans le


dossier papier après numérisation (ne ragrafez pas,
préférez les sous-chemises)

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matériel de conservation
pour l’archivage papier

• Des boites d’archives de 10 ou 15cm de largeur


• Des étiquettes pour les boites format L 99,1 x H 139
mm
• Des chemises sans élastique et des sous-chemises
pour les dossiers et documents
• Rappel : à bannir les classeurs, agrafes, trombones,
scotch et élastiques

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Identification des dossiers
et sous-dossiers papier

Sur les boites d’archives vous pouvez noter par exemple :


• SGDF
• Nom du Service/Département
• La subdivision dans le Service/Département
• La catégorie de dossier daté
• Les noms des différents sous-dossiers datés également

Exemple de nommage d’une boite d’archives intermédiaires :


• SGDF
• FORMATION
• CONSEILS FORMATION 2017
• Comptes-rendus
• Réglementation et documentation extérieure
• Sessions de formation

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3. Conseils de nommage de dossiers
et sous-dossiers électroniques

Pour les AG par exemple, on les nommera :

Si vous avez numérisé l’ensemble des documents d’AG, nommez le fichier PDF
obtenu : SGDF_AG_2016.pdf

Si vous avez préféré scanner pièce par pièce, vous devez créer un dossier et le
nommer : SGDF_AG_2016
Et y classer toutes les pièces (fichiers PDF) en bien les nommant :
 SGDF_AG_2016_CONV.pdf [Convocation]
 SGDF_AG_2016_OJ.pdf [Ordre du Jour]
 SGDF_AG_2016_FE.pdf [Feuille d’Emargement]
 SGDF_AG_2016_PV.pdf [Procès Verbal]
 SGDF_AG_2016_Annexes.pdf [ résolutions ; situation financière, élections,…)
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Tableau des règles de nommage

Elément Règle A éviter / commentaires / remarques Exemple


Sujet Pas de verbe, adverbe, adjectif et mot vide (articles, AG_2016_
_ Il s’agit du sujet principal traité au sein du document. mots de liaisons, pronoms etc)
_ Il faut utiliser des noms communs ou propres selon les cas Éviter les dénominations fourre-tout comme «à classer » youreup_
écrits en minuscules non accentuées. ou « divers » et les noms ou prénoms de personnes

Éviter aussi les informations redondantes :


Par exemple si un document est en « .ppt » , il faut éviter
de répéter « powerpoint » dans la description.

Type de Les espaces vides ont tendance à se transformer en AG_2016_PV_20160428_VV


Il faut utiliser seulement l’underscore « _ » (tiret du 8) pour « % » selon les ordinateurs.
séparateur séparer les éléments.

Type de _CR (compte-rendu)


_ Qualifie la nature des documents _SP (Synthèse projet)
document _ Utilisation préconisée d’abréviations définies dans un _RS (Rapport de Stage)
_OJ (Ordre du Jour)
document récapitulatif
_PV (Procès Verbal)

Date Pour un listage chronologique des fichiers ou dossiers _20160428


_ Date de création du document ou de l’événement. informatiques, le format date à l’américaine convient _201604
_ Format à l’américaine AAAAMMJJ mieux _2016
_ pour nommer une période on utilise un underscore (« _ ») _201604_07

Version du Eviter la présence de multiples versions du même _V01


_ Distingue les différentes versions d’un document. document. L’important est de conserver la version
document _ Signalées par un « V » en majuscule suivi de deux chiffres ; définitive _V12
version validée « VV » ; version définitive « VD »
_VV 13
4. classement

Classement informatique

1. Créer des dossiers principaux par activité et par année: ex : gestion des conseils de
formation: « CONSEILS_FORMATION_2016-2017»
Jamais de nom de personnes ou de catégories fourre-tout, pensez à vos successeurs!

2. Et créer des sous-dossiers par type de documents, ex : « conseils_formation » ;


« réglem_doc_ext » ; « sessions_formation »

3. Et y classer les différents documents dans l’ordre chronologique, exemples :


- conseil_formation_201701
- réglem_ACM_2017 ; réglem_scoutisme_2017 ; réglem_ski_2017
- boucle_ta_formation_azimut_201711 ; calendrier_form_SGDF_2016-
2017.pdf ; planning_BAFA_BAFD_2016-2017.pdf…

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Exemple d’arborescence de classement électronique

Le classement papier ne diffèrera


pas beaucoup du classement
électronique et le nommage des
fichiers PDF et des dossiers papier
sera quasiment identique

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5. étiquetage des
dossiers papier et boites d’archives

FORMATION

CONSEILS FORMATION

2017

Comptes-rendus

Réglementation et
documentation extérieure
Comptes-rendus Les dossiers papier doivent
conseils_formation_2017
être correctement identifiés Sessions de formation
car en cas de prêt, il faut
pouvoir les reclasser dans la
bonne boite 16
FORMATION

Réglementation et documentation
extérieure
conseils_formation_2017
CONSEILS FORMATION

2017

Comptes rendus

Réglementation et
documentation extérieure

Sessions de formation

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Exemple de classement d’un jamboree dans 3
boites, identification des dossiers et étiquetage

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Et lorsque l’on archive définitivement, quels que soient les
supports et les catégories de documents (conseils, AG, CA,
correspondance, archives RH, comptables, …) c’est le sous-
classement chronologique qui prime.

Alors autant appliquer cette règle tout de suite!

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Document rédigé par Corinne Desmettre,
Responsable du Service des Archives
Et de la Documentation
SCOUTS ET GUIDES DE FRANCE
65 rue de la Glacière
75 013 PARIS
01 44 52 37 51- cdesmettre@sgdf.fr
https://blogs.sgdf.fr/servicearchives/

2016