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Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur

Support de Cours
2 – Administration d’OptiMaint
Tables des matières

TABLE DES MATIERES


2- ADMINISTRATION D’OPTIMAINT ............................................................................... 3

2.1 - GERER LE POSTE DE TRAVAIL ....................................................................................... 4


2.1.1 - INSTALLER OPTIMAINT ............................................................................................... 5
2.1.2 - CONTROLER LA BASE DE DONNEES (UTILITAIRES) ........................................................ 6
2.1.3 - METTRE EN PLACE ET UTILISER LE MONITEUR ............................................................10
2.2 - GERER LES ACCES A OPTIMAINT .................................................................................19
2.2.1 - GERER LES PROFILS .................................................................................................20
2.2.2 - GERER LES SOCIETES PAR PROFIL .............................................................................23
2.2.3 - GERER LA CONFIDENTIALITE PAR PROFIL ....................................................................24
2.2.4 - GERER LES UTILISATEURS .........................................................................................26
2.2.5 - GERER L’ACCES GENERAL A L’APPLICATION ...............................................................30
2.2.6 - GERER LES SESSIONS UTILISATEURS .........................................................................32
2.3 - GERER LA COMMUNICATION .........................................................................................34
2.3.1 - UTILISER LA MESSAGERIE UTILISATEUR ......................................................................35
2.3.2 - GERER LES MESSAGES AUTOMATISES ........................................................................39

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

2 - Administration d’OptiMaint

SOMMAIRE

 Gérer le poste de travail


 Gérer les accès à OptiMaint
 Gérer la communication

Objectif :

Le module « Administration » a pour objectif de vous rendre autonome dans la mise


en place et dans l’exploitation technique de la solution OptiMaint. Ce module se
découpe naturellement en trois parties :
1 – Gestion du poste de travail : mettre à disposition l’application.
2 – Gestion de l’utilisateur : administrer les accès à l’application.
3 – Gestion de la communication : gérer les échanges entre les acteurs de la GMAO

Public concerné :
Chefs de projet ou Administrateurs G.M.A.O.
Responsable application
Responsable exploitation informatique

Pré requis :
Module 1 – Environnement Général d’OptiMaint
Module 3 – Données de Base

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

2.1 - Gérer le poste de travail

SOMMAIRE

 Installer OptiMaint
 Contrôler la base de données
 Mettre en place et utiliser le Moniteur

Objectif :
Le but de cette première partie est de décrire les étapes et outils d’administration
propres à la préparation du poste de travail.

Définitions :
- OptiMaint s’appuie sur une architecture de type Client Serveur : L’application
repose sur un exécutable principal, OptiMaint.exe, dialoguant avec une
base de données dont l’accès est géré via une liaison de type ODBC (Open
Data Base Connectivity de Microsoft™).

- Pour la préparation du poste de travail, OptiMaint dispose d’outils


complémentaires de contrôle de la base de données.

- D’autres exécutables participent à l’utilisation d’OptiMaint : le « Moniteur »


par exemple est un outil distinct permettant de déléguer des traitements
d’OptiMaint à une machine éventuellement séparée.

Ces trois points sont développés dans ce qui suit.

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

2.1.1 - Installer OptiMaint

Multiposte Bureau
à distance

ODBC
ODBC

BdD
BdD

ODBC

Monoposte ODBC

Définitions :
Pour utiliser OptiMaint il existe trois modes principaux d’installation :
- Monoposte : l’installation reposant sur la mise en place de l’application et de
la base de données sur un poste utilisateur unique.
- Réseau : mono ou multiposte, utilisation en mode client serveur avec un ou
plusieurs clients OptiMaint connectés à une base distante.
- Terminal Server™ : utilisation en mode client serveur avec le « bureau à
distance » de Microsoft™ (client léger). Dans ce cas OptiMaint est utilisé dans
des sessions Windows™ simultanées sur un serveur distant hébergeant
l’application. La base de données peut avoir été installée sur la même
machine ou sur une machine séparée (PC, Serveur de données, toute unité
de stockage située sur le réseau…)

Principe général à retenir :


L’installation repose sur les trois étapes suivantes :
- Création de la base de données
- Création de la source de données ODBC
- Installation de l’application
Accès aux informations :

Pour en savoir plus sur l’installation d’OptiMaint, se reporter à la procédure de


première installation livrée dans le cédérom fourni par APISOFT ou dans son contenu
téléchargeable à partir du site internet d’APISOFT (Accès club utilisateur). Le choix de
la procédure à utiliser se fera en fonction :
- du mode d’installation (Monoposte / Réseau / Terminal Server)
- du SGBD (Système de Gestion de Base de Données) choisi parmi la liste
suivante :
Microsoft Access
Microsoft SQL Server
Microsoft MSDE
DB2 (OS400)
MySQL
Oracle
PostgreSQL
Sybase

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

2.1.2 - Contrôler la base de données (utilitaires)

Base
de
Données

Accès aux utilitaires :


Les utilitaires de contrôle de la base de données sont installés par défaut dans le
répertoire d’OptiMaint, et restent indépendants de l’application principale.

Définitions :
Les utilitaires de contrôle de la base de données d’OptiMaint n’ont pas vocation à se
substituer aux outils de gestion de base de données standard du marché. Ces
utilitaires sont plus des accessoires participants à la mise en œuvre du logiciel.

- Isql.exe : Exécuter une série d’instruction de mise à jour SQL sur la base
d’OptiMaint.
- Init Registre.exe : Initialiser l’entrée du registre Windows™ de l’application
OptiMaint.
- TestBdD.exe : Outil de diagnostic, permettant notamment de tester la
connexion à la base de données.

Description :

Utilitaire Isql.exe

Objet de l’utilitaire
Exécuter une Instruction SQL pour la mise à jour d’une base de données.

Contextes d’utilisation

Lors de l’installation de la base de données « Isql » permet de lancer une instruction


SQL soit manuellement via un éditeur, soit par l’insertion d‘une requête enregistré
dans un fichier *.sql : la création de la base de données initiale passe par l’insertion
des enregistrements d’une société de démonstration OptiCar. Cette opération peut
être exécutée via cet utilitaire.

Dans le cadre de la maintenance courante, l’administrateur peut être conduit à


appliquer des corrections sur les données en fonction d’anomalies rencontrées et dont

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

les solutions sont livrées par l’équipe Support d’APISOFT. Ces corrections sont
formalisées par des scripts SQL qu’il suffit d’exécuter via « Isql »

Lors des changements de version d’OptiMaint, certaines opérations de mise à jour de


la base de données sont prévues par le passage de scripts sql. Là aussi
l’administrateur pourra très directement exécuter ces scripts via « Isql »

Bien sûr il faut souligner ici, que « Isql » ne se substitue pas au produit standard du
marché et se limite aux instructions de mise à jour des données. Les instructions de
type Select ne sont pas intégrées.

Mode opératoire

1) Dans le répertoire d’installation d’OptiMaint, lancer l’exécutable Isql.exe (par


double click)
Attention !
Si vous lancez cet utilitaire pour la première fois sur votre poste, Isql vous
conduit à configurer l’accès au serveur de données.
Dans la fenêtre de configuration préciser les données suivantes :
- SGBD : Système de Gestion de Base de Données cible
- DSN : le nom de la source de données utilisée (source de type ODBC)
- Owner : en fonction du SGBD, le nom du propriétaire de la base
- U.I.D : Le code utilisateur qui sera utilisé par Isql pour l’accès à la base
- Mot de Passe : associé au code utilisateur
- Nom de la base de données (pour une base de type fichier, préciser le
chemin d’accès à la base)
Pour en savoir plus sur la configuration de l’accès au serveur de données, se
reporter au paragraphe suivant traitant de l’utilitaire « Init Registre ».

2) Pour insérer une requête en provenance d’un fichier *.sql


- Dans le menu général, accéder au menu Fichier | Ouvrir
- Dans l’explorateur de fichier, sélectionner le fichier contenant la requête à
insérer.
- A la fin de l’insertion, vérifier que Isql affiche correctement le chemin d’accès à
cette requête

3) Pour lancer la requête


- Cliquer sur le bouton « Valider »

4) Pendant l’exécution de la requête :


- Si Isql rencontre des anomalies, les codes et descriptions de ces anomalies
sont affichés dans la partie inférieure de la fenêtre.
ère
- Si « Arrêt sur erreur » est coché, le traitement s’arrête à la 1 erreur.
- Sinon le traitement continue en séquence en affichant les erreurs.
- A défaut d’anomalie, Isql rend compte de la fin d’exécution du script par le
message « Exécution script terminée » sous la barre de titre de la fenêtre.

Utilitaire Init Registre.exe

Objet de l’utilitaire
Cet utilitaire initialise l’entrée du registre Windows™ contenant les paramètres
standard de configuration d’accès à la base de données pour l’application OptiMaint.

Important : Cet utilitaire n’a aucun impact sur les configurations spécifiques
d’OptiMaint, ni sur la configuration utilisée par « Isql.exe ». Init Registre.exe ne fait
que supprimer les paramètres de l’ID Configuration « OptiMaint » (configuration
standard)

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

Mode opératoire

1) Dans le répertoire d’installation d’OptiMaint, lancer l’utilitaire par double click


sur Init Registre.exe

2) Le message « Initialisation de la base de registre effectuée » apparaît

3) Cliquer « Ok » pour fermer la fenêtre

4) Au prochain lancement d’OptiMaint la fenêtre de configuration d’accès à la


base de données se présente : il suffit alors de repréciser les paramètres puis
de valider :
Dans la fenêtre de configuration préciser les données suivantes :
- SGBD : Système de Gestion de Base de Données cible
- DSN : le nom de la source de données utilisée (source de type ODBC)
- Owner : en fonction du SGBD, le nom du propriétaire de la base.
- U.I.D : Le code utilisateur qui sera utilisé par Isql pour l’accès à la base
- Mot de Passe : associé au code utilisateur
- Nom de la base de données (pour une base de type fichier, préciser le
chemin d’accès à la base)
- Site Web PHP : En cochant cette case OptiMaint génère le fichier de
configuration utilisable par la connexion au SGBD par l’application DI
Web.
- Format des dates Base de données : précision du format attendu par le
SGBD cible. Pour certains SGBD ce format n’est pas modifiable.

Informations complémentaires sur le registre et l’ID Configuration


Pour l’ensemble des applications d’APISOFT INTERNATIONAL, la configuration
d’accès aux bases de données est enregistrée dans la base de registre de
Windows™ aux emplacements de clé suivants :

Pour une configuration Client Server classique :


HKEY_CURRENT_USER\Software\VB and VBA Program Settings\Apisoft

Pour une configuration Terminal server :


HKEY_USERS\{######}\Software\VB and VBA Program Settings\Apisoft
Où {######} représente l’identification de la session terminal server utilisée par
l’utilisateur.
L’installation standard d’OptiMaint insère à ce niveau du registre une clé « OptiMaint »
représentant l’ « ID configuration » standard de l’application.
Par extension cet ID est utilisable par toutes les applications d’APISOFT pour
récupérer les paramètres standard ou spécifiques de connexion au SGBD cible.

1) Par exemple l’ID configuration est utilisable par le Moniteur pour la détection
de la base de données cible des traitements lancés. Pour en savoir plus se
reporter au chapitre concernant l’utilisation du Moniteur.
2) Par ailleurs le premier lancement de l’utilitaire Isql.exe, décrit plus haut,
conduit à une configuration spécifique enregistrée dans un ID Configuration
« ISQL ».
3) Enfin, il est possible de spécifier l’ID Configuration en tant que paramètre de
la chaine de commande des raccourcis vers l’application OptiMaint : la chaine
OptiMaint.exe [{id configuration}] conduit à une nouvelle configuration. Il
devient alors possible de mettre à la disposition de l’utilisateur plusieurs bases
de données utilisant la même application.

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

Utilitaire TestBdD.exe

Objet de l’utilitaire
Cet utilitaire permet de lancer un test technique de connexion à OptiMaint en prenant
comme référence l’ID Configuration standard « OptiMaint ».

Contexte d’utilisation
En fin d’installation standard d’OptiMaint, ce test permet d’exécuter une validation
technique de l’accès à la base de données ainsi que l’insertion, la modification et la
suppression d’un enregistrement test dans la base de données pour valider un
premier niveau de fonctionnement logiciel.

Mode opératoire

1) Dans le répertoire d’installation d’OptiMaint, lancer l’utilitaire par double click


sur TestBdD.exe

2) Dans la fenêtre « OptiMaint : Test Base de Données », valider pour lancer


le test
3) Une fois le test terminé, un résultat doit s’afficher en indiquant :

Tentative d'ouverture de la source de données :


« Vos paramètres de configuration standard »
Ouverture OK
Tentative d'insertion
Insertion OK

Tentative de lecture des données


Lecture des données OK

Tentative de modification
Modification OK

Tentative de suppression
Suppression OK

Tentative de relecture des données


Relecture des données OK

Tests terminés

Si tel est le cas, la connexion est correcte, sinon, il est conseillé de relancer
« Init registre.exe » puis de reconfigurer l’accès à la base de données avant
d’exécuter un nouveau test.

Information complémentaire
L’option « Registre OptiMaint : Paramètres de connexion » permet de lancer une
analyse approfondie de la base de registre et d’éditer un compte rendu de
configuration du poste utilisateur.

Petit Quizz :
Vrai/Faux
Lorsqu’un utilisateur ne parvient pas à se connecter à la base de
données il vaut mieux faire un test par TestBdD puis en cas d’anomalie
utiliser Isql pour reconfigurer la connexion

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

2.1.3 - Mettre en place et utiliser le Moniteur

Accès à la fonction :

« Optimaint_Moniteur.exe » : programme exécutable situé dans le répertoire


d’installation du logiciel (par défaut C:/Program Files/Apisoft/OptiMaint).
Ou
Par le menu d’OptiMaint : Préventif | Préventifs | Moniteur transactionnel
Remarque :
Les accès particuliers aux différents traitements du Moniteur sont décrits dans le
détail de la présentation qui suit.

Définitions :
Le Moniteur a pour vocation d’exécuter des traitements d’OptiMaint de manière
asynchrone. En fonction du volume de données à traiter et donc des ressources
machines à allouer, le lancement de ces traitements doit être planifié et déclenché
automatiquement en dehors des plages horaires de travail.

Description :
Installation du Moniteur sur les postes clients

L’installation du Moniteur, est commandée par la validation d’une option au cours de


l’installation générale d’OptiMaint et correspond à la mise à disposition de l’exécutable
« Optimaint_Moniteur.exe » dans le répertoire d’installation sur le poste de l’utilisateur.
Pour en savoir plus, se reporter aux procédures livrées dans le pack d’installation.

Le plus souvent le Moniteur d’OptiMaint est mis en place sur une machine séparée
pilotée à distance par l’équipe d’administration du logiciel.

Utilisation générale du Moniteur

Les traitements du Moniteur sont déclenchés :


- En mode interactif via la fenêtre Moniteur
- Ou en mode batch via des lignes de commandes de type MS DOS™.

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

Dans le cas du mode interactif, chaque traitement est accessible par le menu du
Moniteur. Il est en outre possible de fixer des préférences de déclenchement de
certains traitements.
Accéder pour cela au menu Options | Préférences.
- Une première série de paramètres vous permet de fixer la fréquence de
déclenchement et le comportement de certains traitements.
- Une seconde série vous permet de commander la création de fichiers
journaux (historique de la transaction)

Dans le cas d’une utilisation en mode batch, chaque traitement est déclenché et
paramétré par une commande spécifique dont la syntaxe générale est :

« Optimaint_Moniteur.exe [{ID configuration}][,{valeur}[,{société}[,{délai}[,{option}]]]] »

Pour en savoir plus la description détaillée qui suit donne les différents cas d’emploi
de cette chaine de commande.
- Le paramètre {ID configuration} fait référence à l’entrée du registre à utiliser
pour la connexion du Moniteur à OptiMaint. Ce paramètre étant optionnel, la
valeur par défaut est « OptiMaint ».
Pour en savoir plus sur le registre se reporter au chapitre précédent «
Contrôler la base de données ».
- Le paramètre {valeur} correspond au type de traitement à lancer

Traitement {valeur}
B.T. préventifs 1
Moniteur Transactionnel 2
Moniteur d’Impression 3
Calcul des charges 4
Calcul des besoins 5
Calcul du bilan 6
Epuration des données Non Applicable

- Le paramètre {société} correspond à la société concernée par le traitement


- Les paramètres {délai} et {option} diffèrent selon les traitements.

Les conditions d’emploi de ces paramètres sont détaillées par traitement dans ce qui
suit :

Traitement B.T. préventifs

Objet du traitement

Création automatique des Bons de Travaux et Campagnes selon les règles du menu
préventif.

Lancement

- Déclenchement manuel : accès direct à l’ouverture du moniteur ou bien par le


tableau de bord : « Génération B.T. préventifs »).

Dans la fenêtre « Génération B.T. préventifs »


- Sélectionner la société concernée
- Puis valider

Remarque :
Cette fenêtre ne peut être fermée par l’utilisateur.

- Déclenchement automatique : mode interactif par le moniteur selon les préférences

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

paramétrées dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de commande


« Optimaint_Moniteur.exe,1,{société} »

Fonctionnement et résultat attendu

Au lancement, le traitement parcourt la liste des fiches de maintenance préventive et


des modèles de campagnes planifiés.
Pour chaque fiche et modèle éligible, c'est-à-dire dont la condition de déclenchement,
calendaire ou compteur, est vérifiée, OptiMaint génère :
- Un bon de Travail (fiche de maintenance préventive)
- Une ou plusieurs campagnes (modèle de campagne)
Pour en savoir plus sur les aspects fonctionnels du préventifs se reporter au module «
Gestion des Interventions »
La liste des bons de travaux et campagnes générés est accessibles directement dans
le tableau de bord d’OptiMaint et par les différents moyens de recherches liés à ces
documents.
Pour en savoir plus se reporter au module « Gestion des Interventions »
Outre la génération des documents B.T et Campagnes dans le logiciel, OptiMaint
fournit un fichier « journal » du traitement en fonction des préférences du Moniteur. Ce
fichier est déposé dans le répertoire d’installation du Moniteur. Un accès direct au
journal est accessible à partir du tableau de bord selon la personnalisation de celui-ci.
Pour en savoir plus se reporter au module « Gestion des Profils ».

Information importante : Les préférences du Moniteur permettent de personnaliser le


comportement d’OptiMaint à la Génération des B.T. Préventifs. En cas d’anomalie de
traitement le choix entre l’arrêt et la continuité du traitement est conditionné par le
paramètre « Traitement du préventif continuera malgré les anomalies rencontrées ».
Si le paramètre est coché il est recommandé de cocher également le paramètre de
création du « Journal pour le traitement de génération des B.T. préventifs.

Traitement Moniteur Transactionnel

Objet du traitement

Gestion de données en masse à partir de tables intermédiaires (tables « TR »


d’OptiMaint) : Création / Modification / Suppression d’enregistrement.

Pour en savoir plus sur la structure des tables « TR », se reporter à l’aide du Moniteur
Transactionnel (touche F1) à partir de la fenêtre concernée.

Les étapes générales du traitement en masse de données sont les suivantes :


1) Préparation des données par l’intermédiaire d’un outil externe à la base de
données (tableur, interface…).
2) Intégration des données dans les tables TR correspondantes
3) Lancement du Moniteur Transactionnel
4) Exploitation des résultats à partir du Moniteur Transactionnel ou directement
dans OptiMaint

Ce qui suit ne décrit que les étapes 3 et 4. En ce qui concerne les étapes 1 et 2,
APISOFT accompagne ses clients dans le choix d’une solution adaptée à leur existant
et à leur besoins.

Lancement du Moniteur

- Déclenchement manuel : accès par le moniteur : Menu Traitements | Moniteur


Transactionnel

Dans la fenêtre « Moniteur Transactionnel », sélectionner (éventuellement) la société


concernée puis valider

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

- Déclenchement automatique : mode transactionnel par le moniteur selon les


préférences paramétrées dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de
commande « Optimaint_Moniteur.exe,2,{société} »

Fonctionnement et exploitation des résultats

Pour la société sélectionnée le traitement parcourt les tables du moniteur (Tables TR)
en ne sélectionnant que les enregistrements à traiter (c'est-à-dire dont le code
situation est positionné à 0. Pour en savoir plus sur la structure des tables TR, se
reporter à l’aide en ligne du Moniteur Transactionnel – touche F1.
Pour chaque enregistrement le Moniteur exécute l’ordre donné par un champ dédié de
la table concernée : il peut alors s’agir d’un ordre de création, de modification ou de
suppression de la donnée décrite par l’enregistrement.
A la fin de l’exécution, le moniteur renseigne le code situation de chaque
enregistrement traité en stipulant une position erreur, le cas échéant (code -1) en
renseignant littéralement un message d’erreur dans un champ prévu à cet effet. Si
l’exécution n’a pas rencontré d’anomalie le code situation est positionné à la valeur 1.
Un fichier « journal » est disponible en fin de traitement en fonction du paramétrage
du Moniteur Transactionnel (Accès Moniteur | Options | Préférences). Ce fichier
déposé par défaut dans le répertoire d‘installation du Moniteur Transactionnel, peut
être appelé directement à partir de celui-ci par le bouton situé en bas à gauche de
la fenêtre.

En cas d’anomalie ou d’abandon du traitement une fonctionnalité de « reprise


transactions » permet pour certaines tables TR d’accéder aux contenu des
enregistrements restant à traiter ou en anomalie.
Dans la fenêtre du Moniteur Transactionnel, cliquer sur le bouton
Dans la fenêtre Reprise Transactions :
- Sélectionner la société de travail
- Cocher le bouton radio correspondant aux type d’enregistrement à gérer
(erreur ou à traiter)
- Dans la liste déroulante, sélectionner la table concernée.
Remarque :
Les tables disponibles correspondent aux tables d’interface spécifiques :
- les mouvements de sortie d'article (table TR_SORTIES)
- les mouvements de compteurs (table TR_CPT_MVTS)
- les activités sur BT (table TR_ACTIVITES)
- les bons de travaux (table TR_BTS)
- les demandes d'intervention (table TR_DIS)
- les mouvements d'entrée d'article (table TR_ENTREES)
- les inventaires (table TR_INVENTAIRES)
- La sélection d’un intervalle de dates permet de sélectionner les
enregistrements selon leur date de création.

Une première validation permet d’accéder à la liste des enregistrements pour


modification selon les erreurs constatées.
Une seconde validation enregistre les modifications apportées en repositionnant
chaque enregistrement en situation « à traiter » (code Situation = 0)

Une fonction « Suppression Transactions » permet de supprimer tout ou partie des


transactions :
Accès par le bouton des fenêtres « Moniteur Transactionnel » et « Reprise
Transactions ».

Dans la fenêtre Suppression Transactions :


- Sélectionner la société de travail

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

- Cocher les types d’enregistrements à supprimer (en erreur, correctement


traités, non traités, ou tous les enregistrements)
- Cocher la liste des tables TR cibles pour la suppression des transactions
- La sélection d’un intervalle de dates permet de sélectionner les
enregistrements selon leur date de création.
- A la validation , le moniteur procède à la suppression définitive des
enregistrements concernés

Traitement Moniteur d’Impression

Objet du traitement

Lancement d’éditions déportées des Demandes d’Intervention et/ou Bons de Travaux


dans le cas où l’utilisateur ne dispose pas de l’accès aux imprimantes des
Destinataires.

Lancement

- Déclenchement manuel : accès par le moniteur : Menu Traitements | Moniteur


d’Impression.

Dans la fenêtre « Moniteur d’Impression »


- Sélectionner la société concernée
- Préciser les types de documents à traiter : D.I. et/ou B.T.
- Puis valider

- Déclenchement automatique : mode transactionnel par le moniteur selon les


préférences paramétrées dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de
commande « Optimaint_Moniteur.exe,3,{société} »

Fonctionnement

Pour la société sélectionnée le traitement parcourt les tables correspondant aux DI et /


ou BT et procède au lancement de l’édition des documents à l’adresse de leur
Destinataire (Imprimante et/ ou courrier électronique).
Remarque :
Les documents sélectionnés correspondent aux DI et BT ne possédant pas de date
d’impression au moment du traitement. Cette date d’impression est mise à jour par le
traitement d’impression dans la mesure où celui-ci a correctement détecté
l’imprimante cible ou le server smtp cible

Traitement Calcul des charges

Objet du traitement

Calcul et mise à disposition du planning de charges en main d’œuvre sur un horizon


donné.

Lancement

Déclenchement manuel : accès par le moniteur : Menu Traitements | Calcul des


charges.
Remarque :
Ce traitement opérationnel est aussi accessible dans le menu Traitement d’OptiMaint
et ne nécessite pas dans ce cas l’installation spécifique du moniteur sur le poste de
l’utilisateur.

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

Dans la fenêtre « Calcul des Charges »


- Sélectionner la société concernée (par le moniteur uniquement)
- Préciser une date d’horizon de planning : cette date servira de butoir au calcul
et bien sûr à l’affichage des données de planning correspondantes.
- Limiter éventuellement sur un élément de la nomenclature concerné : permet
de ne sélectionner qu’une partie des équipements.
- Préciser éventuellement le code d’un intervenant Destinataire.
- Valider ensuite le mode de calcul :
• Partiel : le calcul prend en compte uniquement les fiches de
maintenance qui ont été modifiées depuis le dernier calcul
• Complet : le calcul prend en compte toutes les fiches
- Puis valider pour lancer le calcul

Déclenchement automatique : mode interactif par le moniteur selon les préférences


paramétrées dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de commande
« Optimaint_Moniteur.exe,4,{société},{délai} » où délai est fixé en nombre de mois.

Fonctionnement

Pour la société sélectionnée le traitement parcourt les fiches de maintenances


préventives, les modèles de campagnes planifiés, les campagnes ainsi que les bons
de travaux non clôturés.
- Pour les données du préventif et des modèles de campagnes planifiés, le
traitement crée un enregistrement par occurrence calculée dans l’horizon
sélectionné. Les occurrences sont positionnées en regard de la date de la
prochaine intervention et de la fréquence des interventions prévues.
- Pour les données non planifiées, c'est-à-dire non générées par le moniteur, le
traitement créée un enregistrement par Bon de Travail.
Le résultat est exploitable dans les fonctions suivantes :
- Planning des charges
- Edition Plan de charges hebdomadaire
- Synthèse des charges et ressources
Pour en savoir plus, se reporter au module « Gestion des Interventions »

Traitement Calcul des besoins

Objet du traitement

Recensement des besoins articles liés aux actions préventives et curatives planifiées
dans un horizon donné.
Lancement

- Déclenchement manuel : accès par le moniteur : Menu Traitements | Calcul des


besoins.
Remarque :
Ce traitement opérationnel est aussi accessible dans le menu Traitement d’OptiMaint
et ne nécessite pas dans ce cas l’installation spécifique du moniteur sur le poste de
l’utilisateur.
Dans la fenêtre « Calcul des Besoin »
- Sélectionner la société concernée (par le moniteur uniquement)
- Préciser une date d’horizon de calcul : cette date servira de butoir à la prise
en compte des besoins articles.
- Préciser éventuellement la branche de la nomenclature analytique
concernée : permet de ne sélectionner qu’une partie des équipements
- Préciser éventuellement le code d’un magasin de stock.
- Valider ensuite le mode de calcul :
• Partiel : le calcul prend en compte uniquement les fiches de

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

maintenance qui ont été modifiées depuis le dernier calcul


• Complet : le calcul prend en compte toutes les fiches
- Puis valider
- Déclenchement automatique : mode interactif par le moniteur selon les préférences
paramétrées dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de commande
« Optimaint_Moniteur.exe,5,{société},{délai} » où délai est fixé en nombre de mois.

Fonctionnement

Pour la société sélectionnée le traitement parcourt les fiches de maintenances


préventives, les modèles de campagnes planifiés, les campagnes ainsi que les bons
de travaux non clôturés.
- Pour les données du préventif et des modèles de campagnes planifiés, le
traitement crée un enregistrement par article prévu (quantité) sur les gammes
concernées par occurrence calculée dans l’horizon sélectionné. Les
occurrences sont positionnées en regard de la date de la prochaine
intervention et de la fréquence des interventions prévues.
Pour les données non planifiées, c'est-à-dire non générées par le moniteur, le
traitement crée un enregistrement par article prévu (quantité) par Bon de Travail
concerné.

Ce traitement est l’un des points d’entrée des suggestions de réapprovisionnement en


stocks et donc du processus de gestion des achats.
Pour en savoir plus se reporter aux modules « Gestion des Stocks » et « Gestion des
Achats »

Traitement Calcul du bilan

Objet du traitement

Consolidation des coûts (Main d’œuvre, Consommation Stocks, Factures) et calcul


d’indicateurs (Nombre de panne, MTBF, MTTR, niveau de disponibilité…)

Lancement

- Déclenchement manuel : accès par le moniteur : Menu Traitements | Calcul du bilan.


Remarque :
Ce traitement opérationnel est aussi accessible dans le menu Traitement d’OptiMaint
et ne nécessite pas dans ce cas l’installation spécifique du moniteur sur le poste de
l’utilisateur.
Dans la fenêtre « Calcul du Bilan »
- Sélectionner la société concernée (par le moniteur uniquement)
- Préciser un intervalle de date pour encadrer le calcul : la date de fin de cet
intervalle sera éventuellement utilisée pour marquer la « clôture » de la
période considérée.
- Préciser éventuellement la branche de la nomenclature analytique
concernée : permet de n’intégrer qu’une partie des équipements (organes) de
l’organisation.
- Préciser éventuellement un mode de clôture. D’une façon générale la clôture,
globale ou partielle, permet d’interdire de saisir des événements modifiant le
bilan dans la période antérieure à la date de clôture. Pratiquement cette date
est mise à jour dans les paramètres de la Société courante et peut être
ajustée manuellement.
- Préciser une ou plusieurs options de calcul pour sélectionner les types de
coûts, et les indicateurs de pannes et indisponibilité.
Pour en savoir plus se reporter aux modules « Bilan de la Maintenance » et
« Personnalisation d’OptiMaint »
- Puis valider pour lancer le calcul.

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

- Déclenchement automatique : en mode interactif par le moniteur selon les


préférences paramétrées dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de
commande « Optimaint_Moniteur.exe,6,{société},{délai},{option} »

{délai} correspond au nombre de mois utilisé pour le calcul.


1 = calcul du mois précédent la date courante.
2 = calcul des 2 derniers mois précédent la date courante, etc. ..
{option} correspond à l'option de clôture :
0 = pas de clôture
1 = clôture globale
2 = clôture partielle MO et Pannes
3 = clôture partielle Article
4 = clôture partielle Factures

Fonctionnement

Pour la branche de nomenclature et la période sélectionnée, le traitement parcourt les


tables d’OptiMaint pour consolider les informations relatives aux saisies d’activités,
mouvements de sortie d’articles stockés, saisie de facture (articles non stockés, et
non référencés), ainsi que les données liées aux pannes et données d’indisponibilité
calculée. Les données sont stockées dans une table dédiée aux éditions de type
« Bilan ».
Pour en savoir plus se reporter aux modules « Bilan de la Maintenance »

Traitement Epuration des données

Objet du traitement

Suppression de données obsolètes (durée de rétention paramétrable par type de


données)
Procédure fortement conseillée

1) Lancer un calcul de bilan (avec ou sans clôture) sur l’ensemble de l’historique


de données
2) Sauvegarder la base de données
3) Vérifier la personnalisation de l’épuration
4) Vérifier dans les préférences du Moniteur si le fichier journal de l’épuration
sera créé.
5) Lancer l’épuration des données

Personnalisation

Il s’agit de fixer une durée de rétention par type de données à épurer.


Accès par le menu Fichier | Personnaliser | Société | onglet épuration : les durées de
rétention sont fixées en mois pour les éléments suivants :
- Données de base :
Budget par C.F.
Budgets par compte
Budgets par Equipement
Projets
Mouvements Flux Equipement
Mouvement Equipement (Transfert entre CF)
Mouvement Organe (Transfert organe identifié entre équipements)
Mouvement flux organe
Exceptions intervenant (Planning)
- Gestion des interventions
Demandes d’Intervention (D.I.)

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

Activités hors B.T.


Bon de Travaux (B.T.)
Campagne
Mouvement Compteur
- Gestion des achats
Demande de prix
Demande d’achat
Commandes
Bon de réceptions (B.R.)
Retours Fournisseur
Factures
- Gestion des stocks
Mouvement Article
Suggestion réapprovisionnement
- Administration
Transactions moniteur

Autre accès par le menu Fichier | Sécurité | Application | Onglet divers : les durées de
rétention sont fixées en jours pour les éléments suivants.
- Administration
Sessions utilisateurs
Messages
Journalisation

Pour obtenir un journal de l’épuration, accéder aux préférences du Moniteur et cocher


le paramètre « Journal pour le traitement de l’épuration »
Accès Menu Options | Préférences, dans le Moniteur.
Le fichier journal sera créé à l’issue du traitement dans le répertoire d’installation du
Moniteur.
Lancement

Déclenchement manuel uniquement : accès par le moniteur : Menu Traitements |


Epuration des données.
Dans la fenêtre « Epuration des données »
- Sélectionner la société concernée
- Puis valider pour lancer le calcul.
Fonctionnement

Pour la société sélectionnée le traitement procède à la suppression physique des


enregistrements selon une durée de rétention fixée (en mois ) par type de données
dans la personnalisation de la société.

Petit Quizz :
Vrai/Faux
Le moniteur transactionnel permet de préparer l’affichage du planning
des charges.
Le calcul du bilan impose dans tous les cas une clôture complète de la
période sélectionnée.
La clôture provoquée par le calcul du bilan est irréversible
L’épuration des données permet de supprimer les erreurs de saisie
Le calcul des besoins facilite grandement la planification des ressources
en main d’œuvre.

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

2.2 - Gérer les accès à OptiMaint

SOMMAIRE

 Gérer les profils


 Gérer la confidentialité
 Gérer les profils / sociétés
 Gérer les utilisateurs
 Gérer les sessions utilisateurs

Objectif :
Le but de cette deuxième partie est de décrire les étapes de configuration des accès à
l’application OptiMaint.

Définitions :
- Les accès à OptiMaint sont régis par l’attribution de droits par un
administrateur à des utilisateurs.
- Ces droits sont regroupés dans la notion de profil : généralement les profils
correspondent à des fonctions d’entreprise, par exemple : responsable de
maintenance, technicien de maintenance, magasinier, acheteur…
- Pour se connecter à OptiMaint chaque acteur de la GMAO dispose d’un code
utilisateur et d’un mot de passe permettant l’authentification : ce code
utilisateur est rattaché à un profil qui lui confère naturellement des droits en
rapport directe avec sa fonction d’entreprise.
- Les droits applicables à partir du profil sont de deux types :
1. Droits d’accès à une liste de société : gérer les profils par société
2. Droits d’accès à une liste de fonctionnalités d’OptiMaint : notion de
confidentialité
- Au niveau de chaque code utilisateur les droits peuvent être affinés :
1. Confidentialité par Centre de Frais, Famille d’Equipement, Magasin
2. Accès aux modules : OptiMaint et/ou OptiCom

Le schéma suivant illustre l’application de droits par profil et au niveau de l’utilisateur :

Pouvoir se Profil par


connecter à Société
ZZ- OptiCar
PROFIL

Créer un Confidentialité
nouveau (Menu)
B.T.

Pour le pont Confidentialités


élévateur (CF, Famille, UTILISATEUR
01-PE Magasin)

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

2.2.1 - Gérer les profils

PROFILS
ACH …
TM RM MAG

Accès à quelles Accès à quelles


fonctionnalités ? données ?
Gestion de la Gestion des accès
CONFIDENTIALITE SOCIETES
par profil par profil

Accès à la fonction :
Menu Fichier | Sécurité | Profil

Définitions :
Un profil est un code regroupant des droits applicables à des utilisateurs.
Remarque :
Les profils sont créés en dehors de toute société.
Il existe trois types de profil :
- Profil de type administrateur : un tel profil étend les droits de l’utilisateur à
l’ensemble des données et fonctionnalités d’OptiMaint. Ce profil permet
notamment de disposer de l’ensemble du menu « Sécurité » et donc de gérer
tous les profils et utilisateurs.
- Profil de type utilisateur avec pouvoirs : un utilisateur avec pouvoir est
« administrateur » dans un périmètre réduit. Si l’accès au menu sécurité lui
est délivré, un utilisateur avec pouvoir ne pourra cependant que créer et gérer
des utilisateurs et profils (courants) : à ces utilisateurs il peut délivrer des
droits égaux ou inférieurs aux siens.
- Profil de type utilisateurs (courants) : Ce type de profil confère des droits
fonctionnels limités par un administrateur ou un utilisateur avec pouvoirs. Un
tel utilisateur n’a aucun accès au menu sécurité.

Description :
La fenêtre « Profil » permet de :
- Créer, modifier, supprimer un enregistrement dans la liste des code Profil,
effectuer une recherche simple.
- Affecter et gérer un tableau de bord (opérationnel).

Création d’un profil

Dans la fenêtre « Profil » :


- Saisir un code profil et une désignation (rappel : en général le profil fait
référence à une fonction d’entreprise). Il est conseillé de créer des profils
indicés de sorte de pouvoir gérer des variantes de profil le cas échéant. Le

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

cas d’emploi des variantes de profil le plus courant est la gestion multi-sites,
dans ce cas chaque site peut avoir besoin d’une répartition spécifique des
fonctionnalités par fonction d’entreprise.
- Définir le type de profil en cochant les cases « Administrateur » ou
« Utilisateurs avec pouvoir » : si aucune des deux cases n’est cochée le profil
est de type « Utilisateur (courant).
- La case à cocher « profil valide » est cochée par défaut, et permet en la
décochant d’invalider temporairement l’accès à OptiMaint pour les utilisateurs
de ce profil. Cas d’emploi : lorsqu’un administrateur veut appliquer une
modification à un profil, il est recommandé de dé-valider provisoirement celui-
ci pour éviter les défauts d’informations engendrés par les taches
d’administrations. Il est par exemple possible de faire basculer une population
d’un profil à un autre et pour cela d’avoir à exécuter des actions masquées
pour l’utilisateur jusqu’à la remise en service de l’application pour cette
population.

- La case à cocher « Modif commande issue D.A. » permet aux utilisateurs liés
à ce profil de modifier une commande issue d’une demande d’achat, si elle
est validée. (Pour en savoir plus se reporter au Module Gestion des Achats).

- La case « Edition Arborescence Autorisée » permet aux utilisateurs liés à ce


profil de pouvoir éditer (imprimer) l’arborescence.

- Déterminer l’accessibilité sur le montant limite de signature de DA des


intervenants en sélection l’option voulu (interdit, lecture seule ou lecture
écriture). Voir Module Données de Bases et Gestion des Achats

- Valider , pour enregistrer le profil.

Paramétrage du tableau de bord

Le paramètre « Tableau de bord » donne l’accès au « Tableau de Bord » pour le profil


courant.
Si le paramètre « Afficher le tableau de bord au démarrage » n’est pas coché,
l’utilisateur devra appeler le tableau de bord par le menu ou la touche de raccourcis
« F3 », sous réserve de disposer du droit d’accès à cette fonctionnalité.
Le tableau de bord dresse un état dynamique de l’encours par fonction de gestion
puis par document et situation de gestion : le principe général est de présenter une
ligne par situation de gestion, à chaque ligne correspond :
- La quantité de documents concernés
- Un accès au détail de la ligne sous forme de liste dynamique
- Pour certaines lignes un bouton processus , permet de lancer le traitement
associé : dans ce cas la date de dernier lancement du traitement peut être
présentée au lieu d’une quantité.
- Le tableau de bord permet d’afficher des alertes colorées selon deux seuils
de dépassement (pour chaque ligne). Pour en savoir plus sur le paramétrage
des couleurs par seuil de dépassement, se reporter au chapitre « Gestion des
préférences » du module « Environnement Général ».
Pour le paramétrage, les lignes du « Tableau de Bord » ont été rassemblées dans
quatre onglets de la fenêtre « Profil » :
- Interventions
- Achats
- Contrats
- Traitements
Pour chaque onglet :
- Une case à cocher générale, située en haut et à gauche de l’onglet, permet
d’ouvrir l’onglet et l’insère dans le tableau de bord.
- Chaque ligne cochée insère la ligne concernée dans le tableau de bord.

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

- Pour chaque ligne il est possible de saisir une ou deux valeurs de seuil de
dépassement (le dépassement d’un seuil entraîne une alerte colorée)

Remarque :
les valeurs de seuils liés à des dates sont à formuler en « jours ».
Si le retard par rapport aux dates des éléments dépense le seuil, le voyant change de
couleur.

Petit Quizz :
Vrai/Faux
Un utilisateur avec pouvoirs ne peut pas donner tous ses droits à un
autre utilisateur
Pour modifier son mot de passe l’utilisateur doit contacter un
administrateur

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

2.2.2 - Gérer les sociétés par profil

PROFILS
ACH …
TM RM MAG

Accès à quelles Accès à quelles


fonctionnalités ? données ?
Gestion de la Gestion des accès
CONFIDENTIALITE SOCIETES
par profil par profil

Accès à la fonction :
Menu Fichier | Sécurité | Profil | Profil / Société

Définitions :
Cette fenêtre permet d’associer à un profil donné la liste des « Sociétés » accessibles
par les utilisateurs liés.

Description :
Dans la fenêtre « Définition des sociétés autorisées par profil », sélectionner un profil
par la liste déroulante.
A la validation du profil, OptiMaint présente la liste des Sociétés

Pour donner accès à une société il suffit de double cliquer dans le champ
« Accessible ? » correspondant à la société cible. Le double click fait apparaître
alternativement « oui / non ».

Puis Valider

Petit Quizz :
Vrai/Faux
Pour les utilisateurs standards on ne peut autoriser l’accès qu’à une
société.

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

2.2.3 - Gérer la confidentialité par profil

PROFILS
ACH …
TM RM MAG

Accès à quelles Accès à quelles


fonctionnalités ? données ?
Gestion de la Gestion des accès
CONFIDENTIALITE SOCIETES
par profil par profil

Accès à la fonction :
Menu Fichier | Sécurité | Profil | Confidentialité

Définitions :
Gérer la confidentialité, c’est associer à un profil donné une liste de fonctionnalités
logicielles.
Rappel : la confidentialité n’est pas gérable pour les profils de type « Administrateur »

Description :
Pour chaque fonctionnalité un niveau de droit est appliqué :
- Accès interdit : la fonctionnalité est occultée dans le menu utilisateur.
- Accès autorisé en lecture uniquement : la fonctionnalité est accessible mais
les actions de modification , et de suppression sont inopérantes pour
tous les enregistrements accessibles. La fonction recherche reste disponible
le cas échéant.
- Accès en lecture / écriture : la fonction est accessible normalement et pour un
usage non restreint.

Gérer la confidentialité (menu)

Dans la fenêtre « Confidentialité », sélectionner un code profil existant.


OptiMaint présente la liste des fonctionnalités du menu sous forme arborescente :
- Pour sélectionner une fonctionnalité : parcourir la structure de l’arbre en
déroulant les sous-menus précédés par un signe + (double clic sur le niveau à
développer / réduire)
- Sélectionner la fonctionnalité cible par un clic droit
- Affecter le niveau de droit requis en sélectionnant la ligne correspondante
(Accès Interdit - Accès autorisé en lecture uniquement - Accès en lecture /
écriture)

Remarque importante :
Il est possible d’appliquer un droit d’un seul click pour l’ensemble d’un sous-menu :
pour cela il suffit de cocher la case « Mise à jour identique sur les menus fils ».

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

Astuce : Le mode opératoire le plus pratique consiste dans ce cas à attribuer le


niveau de droit le plus courant sur l’ensemble du menu ou par sous-menu, puis de
procéder par exception pour affiner tel ou tel sous-menu.

Une fois personnalisée, valider la confidentialité du profil

Gérer la confidentialité (champ)

Il est possible pour les fiches de maintenance préventive de gérer à ce niveau


l’affichage de certain champs.
Dans l’onglet « Confidentialité Champs », pour chaque champ cocher la ligne
correspondante pour masquer celui-ci dans l’environnement du profil concerné.
Les boutons permettent respectivement de sélectionner, désélectionner
toutes les lignes.

La gestion de la confidentialité des champs d’OptiMaint fait l’objet d’une description


complète abordée dans le module « Personnalisation d’OptiMaint »

Une fois personnalisée, valider la confidentialité du profil

Copier la confidentialité d’un profil

Pour accélérer l’administration des utilisateurs, il est possible de copier la


confidentialité établi pour un profil vers un autre profil. Cette fonctionnalité est très utile
lorsqu’on souhaite gérer des variantes de profil à partir d’un profil générique.

Description :

Accès : Menu Fichier | Sécurité | Profil | Copie confidentialité

Pour copier la confidentialité d’un profil, dans la fenêtre « Copie confidentialité » :


- Dans le champ « Copie du profil » : saisir le code du profil à copier
- Dans le champ « Vers le profil » : saisir le code du profil de destination
- Valider pour lancer la copie.
- En interrogeant la « Confidentialité » du profil de destination, il est maintenant
possible d’en modifier les droits.

Petit Quizz :
Vrai/Faux
La confidentialité par profil permet de définir qui créera les utilisateurs
Un profil avec pouvoir ne fait pas l’objet de confidentialité particulière, à la
différence d’un profil administrateur.

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

2.2.4 - Gérer les utilisateurs

UTILISATEURS

PROFILS
ACH …
TM RM MAG

Accès à quelles Accès à quelles


fonctionnalités ? données ?
Gestion de la Gestion des accès SOCIETES
CONFIDENTIALITE par profil
par profil

Accès à la fonction :
Menu Fichier | Sécurité | Utilisateur

Définitions :

Un utilisateur est toute personne amenée à utiliser tout ou partie du logiciel.

Le « code utilisateur » est un code d’accès permettant de se connecter à OptiMaint


avec une liste de droits et valeurs par défaut déterminés par un administrateur.

Remarque importante :
Il faut bien distinguer la notion d’utilisateur de la notion d’intervenant :

- Intervenant est toute personne ou organisation fonctionnelle de l’entreprise


participant à la chaîne de maintenance. Le « code d’intervenant » précise
l’acteur impliqué dans une action de gestion. L’intervenant n’est pas
nécessairement amené à se connecter à OptiMaint.
- L’utilisateur se connecte à OptiMaint, un code intervenant peut lui être
affecté par défaut.
Par exemple : Si on convient que les responsables de services de l’entreprise
font appel à la maintenance pour les interventions, deux dispositifs sont
possibles pour les demandes d’intervention :

1. Chaque responsable de service se connecte avec son code utilisateur


pour saisir ses demandes d’intervention en y précisant son code
d’intervenant émetteur.
2. Ou bien : Chaque responsable de services appelle un central qui
collecte les demandes d’intervention et saisit celles-ci dans OptiMaint
en précisant le code de l’émetteur (origine de l’appel).
er
Dans le 1 cas chaque responsable de services a besoin d’un code
utilisateur dans le second cas le code intervenant suffit.
Remarque :
Un utilisateur peut saisir les actions de plusieurs intervenants

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

Description :
La fenêtre « Utilisateur » permet de créer, modifier, supprimer, rechercher des codes
« utilisateur »

Pour créer un nouvel utilisateur :

- Dans le champ « Utilisateur », saisir le nouveau code utilisateur (identifiant


de connexion)
- Préciser obligatoirement le nom de la personne concernée
- Préciser son prénom

Onglet « Général » : Attribution des droits généraux

Dans l’onglet général :


- Renseigner obligatoirement le profil de l’utilisateur : ce code attribue les droits
d’accès aux fonctionnalités et sociétés déterminés dans la gestion du profil.
- Préciser obligatoirement la langue de travail de l’utilisateur : l’interface
graphique d’OptiMaint est alors traduite dans la langue de l’utilisateur. Les
langues de travail disponible sont le Français, l’Espagnol et l’Anglais.
- Données de connexion :
1. Nombre de sessions maxi : limite le nombre de connexions
simultanées possibles pour l’utilisateur : l’utilisateur pourra ouvrir
autant de sessions OptiMaint sur des postes différents (ou session
Windows™). Par défaut le nombre maxi est le nombre de connexions
simultanées accordé par la licence.
2. Verrouillage de l’intervenant émetteur sur les recherches des
D.I. : si cette case est cochée l’utilisateur n’aura pas accès à la liste
déroulante du champ émetteur des recherches de D.I., autrement dit
cet utilisateur ne pourra consulter que la liste de ses Demandes
d’Intervention, à condition d’avoir précisé une valeur d’intervenant par
défaut dans l’onglet prévu à cet effet.
3. Utilisateur Valide : Si cette case est décochée, l’utilisateur concerné
n’aura pas accès à OptiMaint.
4. Date limite de connexion : au-delà de cette date l’utilisateur ne
pourra pas se connecter à l’application
5. Durée validité du mot de passe : permet de saisir le nombre de
jours pendant lesquels le mot de passe sera valide. Lorsque le mot de
passe est périmé, OptiMaint oblige l'utilisateur à le changer.
6. Mot de passe / Confirmez le mot de passe : Saisie aveugle d’un
mot de passe provisoire par l’administrateur. A la prochaine
connexion l’utilisateur sera invité à modifier son mot de passe.
7. Dernière mise à jour le : indique la date de dernier changement de
mot de passe par l'utilisateur.
8. Nombres d’échecs de connexion : indique le nombre d'erreurs de
saisie du mot de passe par l'utilisateur. Si ce nombre atteint le
Nombre maximum de tentatives de connexion défini au niveau de
l'Application, alors l'utilisateur est automatiquement dé-validé. Pour en
savoir plus se reporter au chapitre « Gérer l’accès général à
l’Application ».
9. Modules accessibles : Si les deux modules « OptiMaint » et
« OptiCom » son cochés, la fenêtre d’identification présentera à
l’utilisateur le choix de se connecter à l’un des modules. Vous devez
préciser ici au moins un module d’accès. Si un seul module est coché
l’utilisateur est automatiquement dirigé vers celui-ci à la connexion.
Pour en savoir plus sur « OptiCom » se reporter au manuel « Gestion
des Interventions »
Pour définir la liste des utilisateurs par modules :
- Cliquer sur le bouton
- Dans la fenêtre « Liens Utilisateurs / Modules », rechercher la

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

liste des utilisateurs à gérer en précisant éventuellement les


critères de recherches (Profils, Langue…), puis valider
- Dans la liste affichée cocher les cases correspondantes aux
choix des modules à affecter aux utilisateurs. Les boutons et
permettent de cocher / décocher l’ensemble des lignes pour
un module donné, puis procéder éventuellement par exception.
- Puis valider

Onglet « Adresse » : Gestion de la communication

Dans l’onglet adresse :


- Précision des données d’adresse administrative standard : Adresse / Code
postal / Ville / Téléphone / Télécopie
- E-mail : Adresse e-mail utilisée pour l’envoi de messages externes. Cette
adresse est couplée au serveur SMTP précisé ci-dessous.
- Autorisation d’envoi de message : Si cette case est cochée, OptiMaint
pourra gérer l’envoi de courriers électronique à partir d’une session de cet
utilisateur. Pour en savoir plus se reporter à la partie « Gérer la
communication » de ce module.
- Serveur courrier sortant (SMTP) : Ce paramètre est utiliser pour l’envoi des
message. Une valeur par défaut peut provenir des paramètres de la Société si
celle-ci a été préalablement renseignée. Pour en savoir plus se reporter au
module « Personnalisation d’OptiMaint ».
- Port : Le port de communication requis pour le SMTP désigné.
- Mon SMTP requiert une authentification : le cas échéant (case cochée) il
est alors possible de préciser un code utilisateur et un mot de passe requis
pour l’accès au serveur de courrier sortant (Ces paramètres peuvent être
renseignés par défaut au niveau de la Société). Pour en savoir plus se
reporter au module « Personnalisation d’OptiMaint ».

Onglet « Valeurs par défaut » : Aide à la saisie

Pour les données suivantes les valeurs sont renseignées par défaut selon certains
contextes (fenêtres d’OptiMaint) :
- Intervenant : fenêtres D.I., B.T., D.A., Signature D.A., Commande, B.R.,
Facture, Mise à jour des compteurs, Incident, Saisie d'activités multiples.
- Magasin principal : fenêtres Entrée exceptionnelle, Sortie unitaire, Sorties
multiples, Ligne de bon de réception et Ligne de Commande.
- Secteur : fenêtres D.A. et Commande
- Division : fenêtres D.A. et Commande.
- C.F. : fenêtres D.A., Commande, Sortie unitaire et Sorties multiples.
- Rubrique : fenêtres D.A., Commande, Sortie unitaire et Sorties multiples.
- Imputation : fenêtres D.A. et Commande.
- Fournisseur : fenêtres D.A. et Commande.
- Destinataire D.I. / B.T. : fenêtres D.I., B.T.
- Acheteur : fenêtres D.A. et Commande.

Onglets C.F., Familles Equipement, Magasin

Ces onglets permettent d’appliquer une confidentialité par « Centre de Frais »,


« Famille d’Equipement » ou/et « Magasin » à chaque utilisateur.

Principe de fonctionnement :
- La confidentialité n’est applicable qu’à des utilisateurs non administrateur.
- Lorsque cette confidentialité est gérée par un administrateur, le périmètre de
gestion n’est pas limité.
- Lorsque cette confidentialité est gérée par un utilisateur avec pouvoir, le
périmètre de gestion est restreint à ses propres droits. Pour en savoir plus, se
reporter au chapitre « Gérer les profils »

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

- Le principe est le même pour les trois onglets :


1. Cocher la case « Confidentialité » pour accéder au paramétrage des
lignes de confidentialité : les trois colonnes « Lecture/Ecriture »,
« Lecture Seule » et « Invisible » apparaissent alors modifiables.
2. Pour rendre inaccessible un ou plusieurs éléments, les trois cases
des lignes correspondantes doivent être décochées : la case
« Invisible » doit alors rester grisée. Dans ce cas les éléments
concernés sont exclus ou occultés de tout traitement ou recherche.
3. Sinon cocher la case correspondante au droit à accorder :
- Une restriction « Lecture Seule » implique de ne pas pouvoir
effectuer de modification sur les données dépendantes de
l’élément concerné. Par exemple : pour interdire la modification
des Bon de Travaux liés aux équipements d’une Famille donnée,
accéder à l’onglet « Famille d’Equipement » et cocher le champ
choix de la colonne « Lecture seule » de la famille concernée.
- Un droit en « Lecture/ Ecriture » autorise toutes les actions de
gestion sur les données dépendantes de l’élément concerné.
- Si aucune case n’est cochée, alors l’élément concerné
demeurera invisible et inutilisable pour l’utilisateur.
- Si enfin une des case Lecture / Ecriture ou Lecture Seule est
cochée, il reste possible de cocher la case Invisible pour limiter
les listes déroulantes associées dans les fenêtres d’OptiMaint
sans pour autant limiter le droit d’accès et d’écriture aux données.

Remarque :
Ce niveau de confidentialité vient compléter la confidentialité par profil appliquée à
l’utilisation des fonctions du logiciel. Pour en savoir plus se reporter au chapitre
« Gérer la confidentialité par profil »

Petit Quizz :
Vrai/Faux
La confidentialité par CF est bloquante pour la gestion multi-site
La confidentialité par magasin ne peut en aucun cas bloquer les
transferts de stock entre les magasins

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

2.2.5 - Gérer l’accès général à l’Application

Accès à la fonction :
Menu Fichier | Sécurité | Application

Définitions :
Ce menu permet d’administrer au plus haut niveau les conditions de connexion des
utilisateurs.

Description :
Onglet Général

- Accès à l’application : fixer l’accès actuel à l’application pour une catégorie


d’utilisateur. Cette option permet d’interdire provisoirement l’utilisation
d’OptiMaint pendant les opérations d’administrations particulières.
- Identification Utilisateur au démarrage :
1. Cocher « Liste déroulante Utilisateurs » pour donner accès à la liste
des utilisateurs dans la fenêtre de connexion.
2. Cocher « Champ Utilisateur vide par défaut » pour forcer la saisie
d’un code à chaque connexion. Permet de dédier un poste à une
équipe tournante, et d’inviter les utilisateurs à préciser leur identifiant
systématiquement. Si l’option n’est pas cochée le dernier utilisateur
est proposé par défaut.
- Message de bienvenue : Ce message peut servir de moyen de
communication entre un responsable d’application ou un administrateur et les
utilisateurs. Ce message est affiché au bas de la fenêtre de connexion à
OptiMaint.

Onglet Gestion Mots de Passe

- Mot de passe obligatoire : Interdit les mots de passe blanc


- Nombre maximum de tentatives de connexion : Après ce nombre de
tentatives infructueuses, l’utilisateur concerné est dé-validé et doit prendre
contact avec son administrateur.
- Nombre de mots de passe historisés : Ce paramètre contrôle la

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

modification des mots de passe. Au changement de mot de passe OptiMaint


interdit le nouveau mot de passe si celui-ci est présent dans l’historique.
- Longueur minimum du mot de passe : permet d’interdire les mots de passe
ne respectant pas la taille précisée ici.
- Contrôle si temps inactivité >= nb minutes : Si une valeur est saisie…
1. La sélection du bouton radio « Verrouillage session » implique un
verrouillage de la session de l’utilisateur obligeant celui-ci à s’identifier
à nouveau après le délai d’inactivité. (Les données en cours de saisie
ne sont pas perdues)
2. La sélection du bouton radio « Fermeture » implique la déconnexion
de l’utilisateur, le nombre d’accès disponible(s) est alors réajusté.

Onglet Divers

- Durée rétention messages : fixe la durée en jours, à compter de la date


courante, au-delà de laquelle le traitement épuration des données supprime
les messages créés par la messagerie d’OptiMaint (la date de référence est la
date de création de chaque message)
- Durée rétention sessions : fixe la durée en jours, à compter de la date
courante, au-delà de laquelle le traitement épuration des données supprime
l’historique des événements de connexion à OptiMaint / OptiCom.

Petit Quizz :
Vrai/Faux
OptiMaint déconnecte systématiquement tous les utilisateurs toutes les
dix minutes.
Si un utilisateur change son mot de passe, il ne peut réutiliser le
précédent utilisé qu’au bout de dix jours calendaires

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

2.2.6 - Gérer les sessions utilisateurs

Accès à la fonction :
Menu Fichier | Sécurité | Sessions

Remarque :
Cette entrée de menu appelle un exécutable indépendant de l’application
« Session.exe » situé dans le répertoire d’installation d’OptiMaint.

Définitions :
La fonction « Sessions » est un utilitaire de pilotage des sessions utilisateurs et de
visualisation de leur historique.
Lorsqu’un utilisateur se connecte dans OptiMaint, OptiCom ou le module PDA une
session est créée dans la base de données. Cette session est suivie par un statut.

Description :
La fenêtre « OptiMaint : Pilotage des sessions » est d’abord une fenêtre de recherche.
- A l’ouverture de la fenêtre, les critères de sélection sont positionnés pour
accéder à l’état actuel des connexions. Il suffit donc de valider pour obtenir
l’état de sessions actives concernant l’ensemble des modules (OptiMaint :
OptiCom / Module PDA)
Par cette fenêtre l’administrateur peut « interrompre une ou plusieurs
« session(s) active(s) », pour cela :
1. Cocher le champ choix correspondant aux lignes des sessions
concernées.
2. Puis arrêter la ou les sessions par le bouton . OptiMaint oblige
l’administrateur à accompagner d’un message court cette interruption
3. Pour envoyer un message à toutes les sessions sans les interrompre
cliquer sur , taper un message puis valider
- Les sessions peuvent cependant avoir un statut différent et il est possible de
sélectionner les sessions selon ce statut (ou tous les statuts à la fois)
1. Statut « Actives » : concerne les sessions en cours, utilisé par les

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personnes connectées actuellement (le nombre de sessions actives


est limité par la quantité d’accès simultanés décernée par la licence
d’utilisation du logiciel).
2. Statut « Interrompues » : concerne les sessions pour lesquelles on a
demandé l’arrêt. Pour en savoir plus se reporter au chapitre « Gérer
l’accès général à l’Application.
3. Statut « Terminées » : concerne toutes les sessions terminées.
4. Statut « Anomalies » : concerne les tentatives de connexion
inabouties. Pour chacune d’elles le motif de l’anomalie est indiqué.
- Pour visualiser l’historique on peut encore préciser et valider la
recherche selon les critères suivants :
1. Par utilisateur / profil / société
2. Par type d’anomalie si on recherche les sessions en statut
« Anomalie »
3. Par date ou période
4. Par module utilisé

Petit Quizz :
Vrai/Faux
Il est impossible de connaître l’heure de déconnexion normale d’un
utilisateur

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

2.3 - Gérer la communication

SOMMAIRE

 Utiliser la messagerie utilisateur


 Gérer les messages automatisés

Objectif :
Le but de cette troisième partie est de décrire les outils de communication par
messages disponible dans OptiMaint.

Définitions :
Rappel préalable : dans OptiMaint on distingue les notions d’utilisateur et
d’intervenant :
- Un utilisateur se connecte dans OptiMaint avec des droits incluant
éventuellement l’utilisation des outils de communication.
- Un intervenant est un code attribué à un acteur impliqué dans la chaîne de
maintenance : à ce code peuvent être associés des paramètres d’envoi de
courrier électronique.
La fonction « messagerie » est un outil de communication parallèle au processus de
gestion d’OptiMaint, permettant à des utilisateurs de communiquer entre eux.
(Procédure manuelle)
La fonction « messages automatisés » est un outil de communication intégré aux
processus de gestion d’OptiMaint, permettant à des utilisateurs de communiquer avec
des intervenants.

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

2.3.1 - Utiliser la messagerie utilisateur

Groupe A
Utilisateur 1
Utilisateur 2

Utilisateur 3

Utilisateur 4

Groupe B

Accès à la fonction :
Menu Fichier | Messagerie

Ou par le bouton de la barre de raccourcis

Définitions :
La « messagerie » est un outil de communication permettant à tout
utilisateur d’effectuer :
- L’envoi de messages textes à un ou plusieurs utilisateurs ou groupes
d’utilisateurs.
- Le suivi courant de ses messages.
- Des recherches sur le contenu et les propriétés sur l’ensemble des
messages selon les règles de confidentialité (tous les messages étant
enregistrés dans la base de données).
Le « groupe » permet de rassembler plusieurs utilisateurs sous un même code
utilisable comme destinataire (par analogie avec la notion de liste de diffusion connue
sur ce type d’outils).

Attention !
La messagerie d’OptiMaint reste un outil simple, dont la vocation n’est pas de se
substituer aux outils de messagerie spécialisés présents dans l’entreprise.

Description :
Gestion des groupes utilisateurs
Accès : Menu Fichier | Sécurité | Groupe Utilisateurs
Dans la fenêtre « Groupe Utilisateurs »
Dans l’onglet « Général » :
- Saisir le Code de « Groupe Utilisateurs » et sa « Désignation » (notion de liste
de diffusion)
- La coche « Groupe valide » permet de d’ajouter ou de retirer un groupe dans
la liste déroulante qui sera utilisée par la suite.
Dans l’onglet « Utilisateurs » :

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

- Cocher les utilisateurs à joindre au groupe concerné


- Les boutons permettent de cocher ou décocher l’ensemble des lignes
pour gérer ensuite la liste par exception.
Puis valider pour finaliser la création du groupe

Envoi d’un message


Dans la fenêtre « messagerie »,
- Accéder à la fenêtre « Nouveau message » en cliquant sur le bouton
- Dans la fenêtre « Nouveau Message »
1. Désigner le(s) destinataire(s) du message : pour cela sélectionner un
ou plusieurs destinataires dans les champs « Utilisateur(s) » et/ou
« Groupe(s) ». Les listes déroulantes permettent de cocher les choix
multiples. Ces choix multiples se traduisent par la succession des
codes sélectionnés, séparés par des points virgules « ; ». La saisie
manuelle est bien entendu possible.
2. Pour envoyer le message à l’ensemble des utilisateurs cocher la case
« Tout le monde »
3. Préciser le degré d’ « Importance » du message : l’Importance sera
un critère de recherche et de tri pour la recherche des messages.
4. Préciser éventuellement un « Type d’envoi », Immédiat ou Différé :
dans le cas d’un envoi différé, le message sera visible pour les
destinataires une fois que la date et l’heure précisées auront été
atteintes.
5. Préciser obligatoirement un « Objet ».
6. Développer un « Commentaire » dans le champ (multi-lignes) prévu à
cet effet.
7. Enfin, valider , pour envoyer le message.
Réception d’un message
Pour prendre connaissance de ses nouveaux messages, l’utilisateur peut :
- Aller chercher ses messages en accédant à la fenêtre « Messagerie »
- Eventuellement obtenir une alerte d’arrivée contenant les nouveaux
messages

A l’ouverture de la fenêtre « Messagerie », OptiMaint rafraichit et présente la liste des


messages reçus dans l’onglet « Messages Reçus ».
- Les messages non lus apparaissent en caractère gras.
- Il est alors possible de filtrer les messages reçu selon le code de l’utilisateur
émetteur : sélectionner le code via la liste déroulante dans le champ utilisateur
puis cliquer le bouton
- Trier selon la date d’envoi du message dans l’ordre croissant ou décroissant
en cochant le bouton radio prévu à cet effet
- Trier de la même manière par ordre d’importance ou par code utilisateur
émetteur
- Ouvrir un message par double clic sur la ligne correspondante
Dans la fenêtre « Message reçu » :
1. Pour envoyer une réponse, cliquer sur le bouton répondre .
OptiMaint libère la zone de commentaire du message d’origine pour
accueillir la réponse de l’utilisateur. Valider pour envoyer la
réponse à l’émetteur.
2. Pour archiver le message en cours, cliquer sur le bouton archiver :
le message reste présent dans la base de données mais disparait de
la liste des nouveaux messages.
- Actualiser la liste des messages en cliquant sur le bouton
- Archiver tout ou partie des nouveaux messages :
1. Sélectionner les messages en cochant unitairement le champ archive
de chaque message ou bien en cochant la coche général « Archive »

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

pour sélectionner l’ensemble des messages.


2. Cliquer sur le bouton archiver : les messages sélectionnés restent
présents dans la base de données mais disparaissent de la liste des
nouveaux messages.

La réception des messages via l’alerte est conditionnée par les préférences de
messagerie de l’utilisateur connecté. Pour paramétrer ces préférences :
- Accéder à vos préférences par le Menu Fichier | Préférences.
- Dans l’onglet messagerie fixer les paramètres suivants :
1. « Fréquence de recherche des nouveaux messages »(en minutes) :
selon cette fréquence de recherche, OptiMaint rafraichit la liste des
messages non lus de l’utilisateur connecté.
2. Cocher l’option « M’avertir lors de l’arrivée d’un nouveau message »
permettra de d’afficher automatiquement la fenêtre « Alerte :
Message(s) non lu(s) » contenant les messages non-lus de
l’utilisateur. Cette option est ajustable par le filtre « Importance » qui
permet de ne sélectionner que les messages correspondant aux
niveaux d’importance demandés par l’utilisateur.
3. Cocher l’option « Effectuer une recherche de nouveaux messages à
la connexion » permettra de faire en sorte qu’OptiMaint rafraichisse la
liste des messages non lu de l’utilisateur dès l’ouverture de session.
4. Cocher le paramètre « Recevoir les nouveaux messages par e-mail
lorsque je ne suis pas connecté à OptiMaint », permettra de faire
suivre le contenu du message vers la messagerie standard de votre
organisation. A condition d’avoir renseigner l’adresse de courrier
électronique dans la fiche de l’utilisateur concerné. Pour en savoir
plus sur la gestion des utilisateurs se reporter à la sous partie « Gérer
les utilisateurs ».
- Puis valider pour appliquer les paramètres.
Pour en savoir plus sur la gestion des « Préférences » se reporter au module
« Environnement Général ».

Suivi des messages (messages envoyés)


Cet onglet affiche la liste des messages que vous avez envoyés depuis la date saisie
dans le champ « Depuis le » (pré-chargé par défaut avec date du jour - 1 mois)
Pour chaque message sont précisés :
- La Date d'envoi
- L'objet
- La situation du message envoyé : le rapport ( Nombre de lectures ou
archivages / Nombre de destinataires ) est affiché en complément pour
information .
- Les utilisateurs destinataires et / ou les groupes destinataires
- Le niveau d'importance
Pour consulter un message envoyé, double-cliquez sur la ligne correspondante.
Si vous souhaitez affiner la sélection des messages envoyés, vous disposez des
critères suivants :
- Destinataire(s) : Lorsqu’un utilisateur et/ou un groupe sont saisis, la liste
résultat ne montrera que les messages émis à destination de ces utilisateurs.
- Options de tri : La liste résultat peut être triée par date d'envoi (tri croissant
ou décroissant), importance ou destinataire(s).
- Depuis le : Permet la saisie de la date départ à partir de laquelle les
messages seront recherchés pour la liste résultat. Par défaut, OptiMaint
propose une date permettant d'afficher les messages envoyés depuis un
mois. Si aucune date n'est saisie tous les messages envoyés seront
proposés.
- Lus / Non lus : L'utilisation de ces cases à cocher permet d'obtenir les
combinaisons suivantes :

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

1. N'afficher que les messages qui ont été lus par tous les destinataires
(Lus cochée, Non lus décochée).
2. N’afficher que les messages qui n'ont pas encore été lus par tous les
destinataires (Lus décochée, Non lus cochée).
3. Afficher tous les messages (Lus cochée, Non lus cochée).
Une fois vos critères saisis, utilisez le bouton pour afficher la liste résultat

Recherche des messages

Pour effectuer une recherche dans l’historique des messages, accéder à la fenêtre de
recherche par le bouton . Pour en savoir plus sur les recherches standards
d’OptiMaint se reporter au module « Environnement Général ».

Les critères de sélection sont les champs standards des messages.


Remarque sur l’option Situation :
- Situation « Différé » : Correspond aux messages différé dont les date/heure
d’envoi n’ont pas été atteintes.
- Situation « Créé » : Messages non lu
- Situation « En cours » : messages envoyés à plusieurs destinataires et non lu
par au-moins un destinataire.
- Situation « Lu » : messages lus par tous les destinataires
- Situation « Archivé » : messages archivé

Attention !
L'écran de recherche respecte les règles de confidentialité suivante :
- Si le profil de l'utilisateur connecté est de type administrateur, tous les
messages pourront être consultés.
- Dans le cas contraire seuls les messages dont l'utilisateur connecté est
l'émetteur ou le destinataire seront consultables.

Petit Quizz :
Vrai/Faux
Les messages archivés sont supprimés de la base.
Les messages différés sont supprimés à partir d’une date paramétrable
Tous les messages sont visibles par tout le monde

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2.3.2 - Gérer les messages automatisés

DI
DI

BT
BT

ACTIVITE
ACTIVITE

CLOTURE
CLOTURE

Accès à la fonction :
Menu Fichier | Personnaliser | Messages automatisés

Définitions :
Au-delà de la gestion des données il est souvent utile de rendre dynamique la gestion
de l’information, et donc de mettre en place des automatismes permettant de faire
circuler cette information entre les acteurs de la maintenance.
La fonction « messages automatisés » contribue à cela en permettant de paramétrer
des règles d’envoi de courrier électronique à la validation des principaux événements
des processus d’Intervention et d’Achat.

Une « règle d’envoi de message » est un code associant un « événement


déclencheur », un « contenu » et des « destinataires ».

Description :
Principe de mise en place des règles d’envoi de messages automatisés

Dans la fenêtre « Messages automatisés » :


- Saisir obligatoirement un code et une désignation pour la règle

- Dans l’onglet général définir le déclencheur :


1. Sélectionner obligatoirement le sujet de la règle : le sujet des
évènements du logiciel : D.I., B.T., D.A, Commande,
Equipements/Organes, Compteurs.
2. Pour le sujet sélectionné cocher le bouton radio correspondant à
l’événement déclencheur souhaité.

- Dans l’onglet destinataires : la liste des destinataires possible est


conditionnée par le sujet et l’événement sélectionnés.
1. Pour chaque destinataire cocher le cas échéant s’il sera destinataire
principal, en copie ou en copie cachée du message. (A, Cc, Cci)
2. Dans la partie basse de l’onglet, il est possible d’ajouter des
destinataires à choisir parmi les intervenants dont l’adresse e-mail a

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Module 2 : Administration d’OPTIMAINT

été renseignée. Pour cela cliquer sur : dans la fenêtre « Liens


Règles / Intervenants » sélectionner les intervenants souhaités,
cocher le mode d’envoi pour chacun puis valider pour importer la
liste dans la règle.

- Dans l’onglet Corps de message définir le contenu : la liste des contenus


possibles est conditionnée par le sujet et l’événement sélectionnés.
1. Sélectionner les lignes de contenu souhaitées
2. Dans la partie basse de l’onglet, il est possible d’ajouter des
commentaires en texte libre à associé au message.

- Dans l’onglet Documents joints définir les documents à insérer dans le


message : la liste des documents possibles est conditionnée par le sujet et
l’événement sélectionnés : sélectionner les lignes de documents souhaitées

- Puis valider , pour enregistrer la règle.

Principe de communication

Rappel : un message automatisé est envoyé par un utilisateur à un intervenant. La


mise en place des messages automatisés implique donc de renseigner correctement
les fiches des utilisateurs et des intervenants.
- Définir les paramètres de messagerie de la société : Personnaliser | Société
- Définir les données de communication des utilisateurs : Fichier | Sécurité |
Utilisateurs | Onglet Adresse :
1. Autorisation d’envoi de message
2. Serveur SMTP (si celui-ci est différent du paramètre de la société)
3. Adresse e-mail
- Renseigner les adresses e-mail des intervenants : Base | Intervenants |
Intervenants | Onglets Compléments.

Petit Quizz :
Vrai/Faux
Les envois de messages automatisés sont pilotés par le moniteur
d’OptiMaint
Les intervenants émetteurs de messages doivent forcément se connecter
à OptiMaint
Les utilisateurs peuvent être destinataires de leurs propres messages

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PROPRIETE ET USAGE :

Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel,


fait sans le consentement de la société Apisoft est illicite
(Loi du 11 mars 1957 - loi du 3 juillet 1985).
Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée
par les articles 425 et suivants du code pénal.

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CONFORMITE ET MISE EN GARDE :

Compte tenu des contraintes inhérentes sous forme de papier,


les spécifications visées dans la présente documentation
constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications.

Il appartient au client, parallèlement à la documentation,


de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de
mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités.

Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel,


de lire préalablement la documentation.
La documentation peut ne pas correspondre à la toute dernière version référencée.
Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées
sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation
existante pour présenter les modifications
et améliorations apportées à ces mises à jour.

Apisoft recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous


invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions
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