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Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur

Support de Cours
3 – Données de Base
Tables des matières

TABLE DES MATIERES


3- DONNEES DE BASE.................................................................................................... 3

3.1 - CREER UNE NOUVELLE SOCIETE ................................................................................... 4


3.2 - GERER LA NOMENCLATURE DE MAINTENANCE ............................................................... 6
3.2.1 - ARBORESCENCE ANALYTIQUE .................................................................................... 7
3.2.2 - STRUCTURE ANALYTIQUE ..........................................................................................10
3.2.3 - ARBORESCENCE GEOGRAPHIQUE ..............................................................................11
3.2.4 - EXPLORATION ARBORESCENTE..................................................................................13
3.3 - GERER LES EQUIPEMENTS ...........................................................................................13
3.3.1 - LA FICHE EQUIPEMENT ..............................................................................................13
3.3.2 - LA FAMILLE D'EQUIPEMENT ........................................................................................13
3.3.3 - REGROUPEMENTS D’EQUIPEMENTS ...........................................................................13
3.3.4 - ETAT D'EQUIPEMENT .................................................................................................13
3.3.5 - PLANNING EQUIPEMENT ............................................................................................13
3.3.6 - TRANSFERT D'EQUIPEMENT ET HISTORIQUE ...............................................................13
3.4 - GERER LES ORGANES .................................................................................................13
3.4.1 - LA FICHE ORGANE.....................................................................................................13
3.4.2 - ORGANE BANALISE, ORGANE IDENTIFIE ......................................................................13
3.4.3 - REGROUPEMENTS D’ORGANES..................................................................................13
3.5 - GERER LES ARTICLES .................................................................................................13
3.5.1 - LA FICHE ARTICLE .....................................................................................................13
3.5.2 - LES ARTICLES STOCKES ............................................................................................13
3.5.3 - LA FICHE DE STOCK ..................................................................................................13
3.5.4 - GESTION DES MAGASINS ET EMPLACEMENTS ..............................................................13
3.5.5 - LA FAMILLE D'ARTICLE (IMPUTATIONS)........................................................................13
3.5.6 - REGROUPEMENT D’ARTICLES ....................................................................................13
3.6 - GERER LES INTERVENANTS..........................................................................................13
3.6.1 - LA FICHE INTERVENANT (ROLE)..................................................................................13
3.6.2 - PLANNING INTERVENANT ...........................................................................................13
3.6.3 - CIRCUITS DE VALIDATION DANS OPTIMAINT..............................................................13
3.7 - GERER LES FOURNISSEURS .........................................................................................13
3.7.1 - LA FICHE FOURNISSEUR ............................................................................................13
3.7.2 - LA FAMILLE FOURNISSEUR ........................................................................................13
3.7.3 - GESTION DES CONTRATS FOURNISSEUR ....................................................................13
3.8 - GERER LES RUBRIQUES ET IMPUTATIONS (ANALYSE) ....................................................13
3.8.1 - LES RUBRIQUES .......................................................................................................13
3.8.2 - LES COMPTES ET IMPUTATIONS .................................................................................13
3.9 - DONNEES DIVERSES ....................................................................................................13
3.9.1 - LES CHAMPS PERSONNALISES ..................................................................................13
3.9.2 - LES AUTRES DONNEES ANNEXES ..............................................................................13

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Module 3 : Données de Base

3 - Données de Base

SOMMAIRE

 Créer une nouvelle Société


 Gérer la nomenclature de maintenance
 Gérer les équipements
 Gérer les organes
 Gérer les articles
 Gérer les liens de nomenclature
 Gérer les Intervenants
 Gérer les Fournisseurs
 Gérer les Rubriques et Imputations (analyse)

_________________________________________________________________

Objectif :

Le module "Données de Base" a pour objectif d’expliquer la définition des différents


éléments de base nécessaires à l'utilisation du progiciel OptiMaint.
Ces éléments de base concernent :
1. la création de sociétés dans le logiciel,
2. la définition de l'organisation des données nécessaire tant à l'utilisation du
progiciel, qu'aux analyses souhaitées,
3. la gestion des intervenants et des fournisseurs,
4. sans oublier les éléments analytiques indispensables que sont les rubriques
et les imputations,

Public concerné :

Responsable Maintenance
Chef de projet
Le service comptabilité

Pré requis :

Module 1 – Environnement Général d'OptiMaint

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Module 3 : Données de Base

3.1 - Créer une nouvelle Société

Création Nouvelle Société


Identité
Identité (Code
(Code ++ Désignation)
Désignation) –– Devise
Devise (Code
(Code ++ Désignation)
Désignation)

SOCIETE ZZ

Récupération
des données de base
d’une société existante

SOCIETE 01

_________________________________________________________________

Accès à la fonction :

Menu Fichier │Nouvelle société

Définition :

OptiMaint est un progiciel multi sociétés. L'ensemble des données propres à une
société est totalement indépendant des données d'une autre société. Cela signifie que
l’on peut avoir deux fois le même numéro d'équipement dans deux sociétés
différentes.
La société peut donc se définir comme le premier niveau hiérarchique de la structure
de la base et de l’organisation des données.

Remarque :
La définition de la ou des sociétés est un choix important pour le mode de
fonctionnement d'OptiMaint.
Les tableaux de bord se font par société.
Le paramétrage est attaché à la société, par conséquent, pour une société, un seul
paramétrage est possible.
Seules les données liées à l'administration sont externes à la société.
Pour plus de détails, se reporter au module 2 - Administration d'OptiMaint.

Description :

Lors de l'installation du progiciel, une société est créée automatiquement et nommée


"OptiCar".
Cette société fictive (code : ZZ) permet de faire tous les tests et toutes les analyses
possibles sur des données « réelles ».

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Module 3 : Données de Base

Cette société (code ZZ) servira de base pour la création des autres sociétés.
Il est possible de récupérer certaines données de la société OptiCar (ex : les N° de
compte comptable, les devises…) pour éviter d’avoir à les recréer.

Important :
− Ne jamais utiliser la société ZZ comme société de travail : le contenu peut être
modifié lors du changement de version.

Remarque :
− Au démarrage de l'application, l'utilisateur doit obligatoirement indiquer dans
quel dossier « société » il souhaite travailler. Par défaut, le dernier dossier
société ouvert est proposé.
− L'utilisateur n'est pas obligatoirement autorisé à ouvrir tous les dossiers
société de la base de données.
Pour plus de détails, se reporter au module 2 - Administration d'OptiMaint.

Pour créer un nouveau dossier société, il faut disposer des droits « administrateur »
Les informations obligatoires pour une nouvelle société sont :
- le code de la nouvelle Société sur 2 caractères alphanumériques
- la Désignation de cette nouvelle société
- le Code de la devise principale à utiliser dans cette société (EUR pour la
devise Euro). Cette devise apparaitra notamment sur les bilans financiers.
- la Désignation de cette devise principale

Dans le champ Copie des données de la société, sélectionner la société à partir de


laquelle seront récupérées certaines données de base (rubriques, devises, ...).

La liste des données pouvant être recopiées d'une société à l'autre est listée dans une
grille.
Cocher dans la colonne Choix les tables correspondantes aux données devant être
copiées.

Remarque :
- Une présélection de tables à copier est proposée par défaut.
- OptiMaint copiera toutes les données choisies dans la nouvelle société.

A la validation, OptiMaint crée la dite société et se place directement dessus : le nom


de cette société apparait dans la barre de titre de l'environnement d'OptiMaint.

Pour compléter le dossier Société, notamment en renseignant l'adresse : se reporter à


la fonctionnalité de Personnalisation Société accessible via Fichier | Personnaliser |
Société.
Pour plus de détails, se reporter au module 9 – Personnalisation d'OptiMaint

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Module 3 : Données de Base

3.2 - Gérer la nomenclature de maintenance

OptiMaint
Organiser ses données

Arborescence analytique Arborescence géographique

_________________________________________________________________

Objectif :

L'objectif de ce chapitre est de définir les différentes entités qui dans OptiMaint vont
permettre d'organiser la gestion des actifs de la société.

Définition :

La nomenclature ou gestion des actifs permet non seulement de structurer l'ensemble


des caractéristiques des moyens à maintenir dans une base de données, mais aussi
de définir tous les niveaux d'imputation et d'analyses techniques et financières.

La nomenclature ou organisation de données se définit au travers d'une arborescence


analytique.
Si nécessaire, une arborescence géographique est aussi possible.

Description :

L'organisation des données est une étape non seulement obligatoire, mais aussi
fondamentale pour le fonctionnement même du progiciel.
Des choix faits lors de la définition de cette organisation des données vont dépendre
d'une part, l'utilisation quotidienne du progiciel, et d'autre part, les analyses et les
bilans futurs.

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Module 3 : Données de Base

3.2.1 - Arborescence analytique

La Nomenclature
SOCIETE

SECTEUR 1 SECTEUR 2

DIVISION 1 Centre DIVISION 2


analytique

CF 1 CF 2 CF 3 CF 4
Coûts

EQUIPt 1 EQUIPt 2 EQUIPt 3 EQUIPt 4


GROUPE

ORGANE 1 ORGANE 2 FAMILLE

SOUS FAMILLE

ARTICLE 1 ARTICLE 2 ARTICLE 3

_________________________________________________________________

Description :

La nomenclature d'OptiMaint s'articule autour de niveaux d'arborescence et de


regroupements.
A partir de 7 niveaux et regroupements obligatoires, le progiciel peut être étendu
jusqu'à 17 niveaux et regroupements d'analyse.

Dans cette partie sont expliquées successivement les différentes entités gestionnaires
de la nomenclature, à savoir :
- les niveaux : division et centre de frais ou C.F.
- les regroupements secteur et centre analytique.

Le secteur

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Division | Secteur

Définition :

La société peut être décomposée en un ou plusieurs secteurs.


C'est un niveau facultatif.

Description :

Pour créer un secteur, entrer un code et une désignation.


Il est possible de préciser un code Siret, un code A.P.E., un N° intracommunautaire,
ainsi qu'une Adresse.
Ces données propres au secteur pourront être utilisées dans la gestion des
commandes pour l'adresse de facturation et/ou de livraison.

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Module 3 : Données de Base

Pour plus de détails, se reporter au module 9 – Personnalisation d'OptiMaint, chapitre 9.3 - Personnalisation
des achats.

L'option "Impression désignation Secteur sur les commandes" paramètre l’affichage


de la désignation du secteur sur les bons de commandes.

La division

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Division | Division

Définition :

La société est décomposée en une ou plusieurs divisions.


C'est le premier niveau obligatoire.
Une division peut appartenir à un secteur.

Description :

Pour créer une division, entrer un code et une désignation.

La division peut être par exemple une zone d'activité de la société ou encore un site
géographique.

Il est possible de préciser un code Siret, un code A.P.E., un N° intracommunautaire,


ainsi qu'une Adresse.
Ces données propres à la division pourront être utilisées dans la gestion des
commandes pour l'adresse de facturation et/ou de livraison.
Pour plus de détails, se reporter au module 9 – Personnalisation d'OptiMaint, chapitre 9.3 - Personnalisation
des achats.

L'option "Impression désignation Division sur les commandes" paramètre l’affichage


de la désignation de la division sur les bons de commandes.

Remarque :
- Dans les petites et moyennes structures, il est fréquent qu’il n’y ait qu’une
seule division créée.
- Dans des structures plus importantes, la division peut représenter une
entreprise autonome.

Le centre analytique

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Centre de frais | Centre analytique

Définition :

Le centre analytique est un regroupement de centres de frais intra ou inter divisions.

Description :

Chaque centre analytique se caractérise par un code et une désignation.

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Module 3 : Données de Base

Le centre de frais ou C.F.

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Centre de frais | Centre de frais

Définition :

Le centre de frais permet une approche analytique des coûts.


Toute imputation d'un coût (main d'œuvre, article, facture) se fait impérativement à ce
niveau de nomenclature.
Il est indispensable de définir au moins un C.F. pour analyser une répartition des
coûts.
Un C.F. appartient obligatoirement à une division.

Description :

Selon les structures, le centre de frais revient à un site, un service, un atelier ou à un


centre de coût.
La notion de centre de frais est donc à rapprocher du découpage financier en place
dans l'entreprise afin que la décomposition analytique des coûts de la maintenance
soit en phase avec les règles de gestion en place.

Un centre de frais est défini par un code et une désignation.


Il est obligatoirement rattaché à une Division, et peut aussi être rattaché à un Centre
analytique.

Dans la définition d'un C.F., il est aussi possible de préciser un code Siret, un code
A.P.E., un N° intracommunautaire, ainsi qu'une Adre sse. Ces données propres au
C.F. pourront être utilisées dans la gestion des commandes pour l'adresse de
facturation et/ou de livraison.
Pour plus de détails, se reporter au module 9 – Personnalisation d'OptiMaint, chapitre 9.3- Personnalisation
des achats.

L'option "Impression désignation Division sur les commandes" paramètre l’affichage


de la désignation de la division sur les bons de commandes.

La case à cocher "Direct" permet de distinguer la main d'œuvre directe et la main


d'œuvre indirecte si nécessaire.

Les options "Saisie Equipement obligatoire pour un achat non stocké" et "Saisie
Organe obligatoire pour un achat non stocké" impliquent à l'utilisateur de préciser
respectivement l'équipement et/ou l'organe lors de la saisie de commandes.

L'onglet "Imputation" n'est accessible que si l'option "Liens centres de frais /


Imputations" est activé dans la personnalisation de la société.
Dans le cas où cette option est activée dans les paramètres société, on visualise dans
cet onglet, les liens possibles entre les C.F. et les imputations comptables afin d'éviter
des incohérences de saisie dans OptiMaint.
Pour plus de détails, se reporter au module 9 – Personnalisation d'OptiMaint, chapitre 9.1 - Personnalisation
générale et au chapitre 3.9 – Gérer les rubriques et les imputations de ce chapitre

La case à cocher "Obligation de contrôler la cohérence du couple C.F./Imputation


dans les saisies" permet de forcer le contrôle systématique de la présence du lien
C.F. / Imputation dans les saisies suivantes sur les lignes de D.A., de commandes, de
B.R. ou de facture.
Si cette option n'est pas cochée, les liens avec les imputations permettent uniquement
de limiter les listes déroulantes dans les saisies.

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Module 3 : Données de Base

3.2.2 - Structure analytique

Analyse : C.F. et Rubrique


Contenu
Contenu de
de l’intervention
l’intervention
t i on QUOI
QUOI &
& COMBIEN
COMBIEN ??
en Activités
Activitésde
de Consommation
Consommation
Facturation
Facturation
d’articles

rv Maintenance
Maintenance de
deStock
Stock
d’articles
non
nonstockés
stockés

nte Coûts
Coûts Coûts
Coûts Coûts
Coûts

I M.O.
M.O. Article
Article Facture
Facture

Catégorie
Bénéficiaire
Catégorie
Nature de Préventive
Préventive
de l’intervention

l’intervention Catégorie
CENTRE DE FRAIS
Catégorie
Curative
Curative
RUBRIQUE Equipement
Catégorie
Catégorie
Divers
Divers

_________________________________________________________________

Description :

OptiMaint est une GMAO, donc un outil de gestion des coûts.

En effet, chaque intervention de maintenance suivie dans OptiMaint engendre un coût


global qui se décompose en 3 types distincts :
− les coûts main d'œuvre (M.O.) qui correspondent à la valorisation des heures
de main d'œuvre saisies dans les activités,
− les coûts articles qui correspondent à la valorisation des pièces en stock
consommées pour la réalisation de l'intervention,
− les coûts factures qui regroupent tous les achats de prestations ou autres
pièces non gérées en stock dans OptiMaint.

L'analyse des coûts consiste alors à ventiler non seulement le coût global, mais
également ces 3 types de coûts selon 2 axes :
− d'une part, le bénéficiaire de l'intervention : au minimum le C.F.
− d'autre part, la nature de l'intervention : la rubrique

Remarque :
Le niveau de précision dépend des besoins. Le "bénéficiaire" peut être un C.F., un
équipement ou un organe (voir chapitres suivants).

Les rubriques sont réparties en trois catégories correspondant à la nature générale


des coûts :
- Préventif
- Correctif
- Divers
Pour plus de détails sur la Rubrique, voir le chapitre 3.9 – Gérer les rubriques et les imputations de ce
chapitre.

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Module 3 : Données de Base

3.2.3 - Arborescence géographique

Usine de Nantes

Fab. 1 Fab. 2

Conditionnement

Equipement

Organe

Article

_________________________________________________________________

Définition :

L'arborescence géographique permet de positionner les équipements dans un nombre


illimité d'emplacements géographiques.

Pour définir une arborescence géographique, il faut d’abord créer les emplacements
puis les organiser les uns par rapport aux autres.

Pour créer un emplacement…

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Equipements | Emplacement géographique

Description :

La définition d'un emplacement se réalise par l'attribution d'un code Emplacement et


d’une désignation.
Il est possible d’y associer :
- un Commentaire,
- une Icône : le bouton de commande permet d’afficher l'ensemble
des icônes disponibles à sélectionner,
- une image, par exemple, une photo ou un dessin représentatif de
l'emplacement : double-cliquer sur la zone d'image, puis cliquer sur
l'icône de recherche de fichiers afin d’indiquer le chemin d’accès à
l’image (cette fonction dispose d'une prévisualisation du fichier
image).

Un emplacement peut n’être positionné qu'une seule fois dans l’arborescence


géographique si on coche l'option "Emplacement unique".
Cette option est impérative pour utiliser cet emplacement dans la gestion des
mouvements d’Equipements/Organes.
Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir module Annexe A01 – Gestion des Mouvements de
Réparables

Il est possible également d’indiquer des consignes de sécurité à respecter lors de


toute intervention dans cet emplacement géographique en complétant l'onglet

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Module 3 : Données de Base

Consignes sécurité.

Pour organiser les emplacements…

Accès à la fonctionnalité :

Dans l'Exploration arborescente, sélectionner une arborescence de type


géographique, puis faire un clic droit sur la société et sélectionner "Organiser les
emplacements".

Description :

La fenêtre d'Organisation des emplacements géographiques permet de sélectionner


ou modifier le ou les emplacements liés à l'emplacement indiqué en haut à gauche de
la fenêtre. On qualifiera cet emplacement d'emplacement en cours d'organisation.
Si dans cette liste, certains emplacements sont cochés, cela signifient que ces
emplacements cochés sont déjà rattachés à l'emplacement en cours d'organisation.
Pour placer un ou plusieurs emplacements sous l'emplacement en cours
d'organisation, il suffit de les sélectionner dans la colonne "Choix".

Le positionnement des emplacements s’effectue par ordre hiérarchique du plus élevé


vers le plus bas.
Ex : arborescence géographique de la France :
On positionne d’abord les régions, puis les départements puis les cantons…

Pour organiser les équipements…

Accès à la fonctionnalité :

Dans l'Exploration arborescente de type géographique, faire un clic droit et


sélectionner "Organiser les équipements".

Description :

La fenêtre d'Organisation des équipements dans les emplacements géographiques


permet de sélectionner ou modifier le ou les équipements liés à l'emplacement indiqué
en haut à gauche de la fenêtre. On qualifiera cet emplacement d'emplacement en
cours d'organisation.
Les critères de recherche suivants permettent de filtrer la liste des équipements à
afficher : le code Equipement, la Désignation de l'équipement, la Division, le C.F., ou
encore les regroupements possibles au niveau de l'équipement (Groupe, Famille,
Sous-famille).
Il est aussi possible de limiter la liste uniquement aux équipements qui n'ont pas
d'emplacement en cochant l'option "N'afficher que les Equipements sans
emplacement".

Si dans la liste résultante, certains équipements sont cochés, cela signifient que ces
équipements cochés sont déjà rattachés à l'emplacement en cours d'organisation.
Pour placer un ou plusieurs équipements sous l'emplacement en cours d'organisation,
il suffit de les sélectionner dans la colonne "Choix".

Remarque :
Les équipements dont on gère les Mouvements ne sont pas affichés : il faut utiliser les
fenêtres "Mouvement équipement/organe" et "Réception équipement/organe" pour les
déplacer.
Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir module Annexe A01 Gestion des mouvements des
réparable

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Module 3 : Données de Base

3.2.4 - Exploration arborescente

_____________________________

Définition :

L'exploration arborescente est un modèle visualisation de l'organisation des données.

L'exploration peut être de 2 types :


1. analytique : une arborescence de type analytique développe tous les niveaux
et regroupements à partir de la société.
Le détail des différents niveaux de nomenclature a été explicité précédemment.

2. géographique : une arborescence de type géographique affiche les


emplacements à partir de la société, puis développe les niveaux à partir du
niveau équipement.
Le détail sur l'arborescence géographique, en particulier la définition des emplacements, est expliqué dans
la partie précédente.

Description :

Avec OptiMaint, il est possible de définir autant d'explorations arborescentes que


nécessaires : c'est la personnalisation de l'arborescence.
L'objectif de cette personnalisation est de donner à chacun des utilisateurs d'OptiMaint
uniquement les informations qui leur sont pertinentes.

Exemple : l'arborescence du responsable maintenance peut être exhaustive et


montrer tous les niveaux d'analyse, alors que l'arborescence d'un technicien se
limitera aux centres de frais et aux équipements qui le concernent.

Pour créer ou modifier une arborescence

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Arborescence | Personnalisation

Description :

Pour créer une arborescence…


1. Entrer le code de l'Arborescence
2. Entrer sa désignation
3. Sélectionner son Type : analytique ou géographique
4. Sélectionner le ou les niveaux / regroupements à visualiser dans l’exploration

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Module 3 : Données de Base

arborescente en cochant dans la colonne "Visible"


Pour visualiser les éléments supprimés logiquement, cocher la colonne "Elts
supprimés" pour le niveau choisi.
5. Valider

Pour modifier une arborescence…


1. Saisir le code de l'Arborescence directement dans le champ ou via la liste
2. Modifier le ou les niveaux / regroupements à visualiser dans l’exploration
arborescente en cochant / décochant dans la colonne "Visible"
Pour visualiser les éléments supprimés logiquement, cocher la colonne "Elts
supprimés" pour le niveau choisi
3. Valider

Pour consulter une arborescence

Accès à la fonctionnalité

Menu Bases | Arborescence | Exploration ou la touche F2

Description

A l'ouverture de la fenêtre Exploration Arborescente, OptiMaint propose la dernière


arborescence consultée par l'utilisateur connecté.
Pour choisir une autre arborescence, sélectionner-là dans la liste déroulante.

Pour développer l'arborescence il suffit de cliquer sur le niveau ou regroupement à


dérouler. Un symbole + ou – pouvant apparaitre, cliquer dessus pour développer ou
réduire les niveaux à visualiser.

Un clic droit sur un niveau ou regroupement permet d'accéder au menu contextuel qui
permet de :
- ajouter un sous élément à la liste en accédant directement à l'écran de
création traditionnel,
- consulter la fiche de l'élément sélectionné,
- actualiser l'affichage de l'arborescence.
- Tout développer ou tout réduire.

Attention : tout développer peut demander un certain temps d’exécution en fonction


du volume d’information.

Dans le cas des éléments Equipement et Organe, OptiMaint permet d’accéder aux
fonctionnalités opérationnelles de la gestion des interventions (création d'une D.I.,
création d'un B.T., création d'un B.T. mono-activité et création d'une activité hors B.T.)
à partir du menu contextuel (rappel : clic droit sur un élément)

Remarque :
Les icônes de couleur grise indiquent que l'élément est supprimé logiquement.
Exemple, l'icône suivante signifie que l'équipement est supprimé logiquement.

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Module 3 : Données de Base

3.3 - Gérer les Equipements

Gestion des équipements

 Fiche équipement
 Famille d’équipement
 Regroupement d’équipements
 Etat d’équipement
 Planning d’équipement
 Transfert d’équipement et historique

_________________________________________________________________

Objectif :

L'objectif de ce chapitre est de définir les différentes entités d'OptiMaint relatives à la


gestion des équipements : les différents regroupements possibles, leurs affectations,
leur suivi…

Définition :

Un équipement peut se définir comme un moyen ou un ensemble de moyens de


production, d'exploitation… sur lequel peut porter une intervention de maintenance
afin de le maintenir en état de fonctionnement pour une utilisation optimale.

Description :

Dans OptiMaint, la définition des équipements est indispensable pour le suivi de la


maintenance.

IMPORTANT
Ce niveau est aussi obligatoire si on souhaite comptabiliser des Pannes et des temps
d’indisponibilités car ces calculs s’effectuent par équipement et en fonction de certains
paramètres de la gestion des interventions.

La gestion des équipements s'articule autour de différentes fonctionnalités obligatoires


ou non pour la mise en place du parc à maintenir dans OptiMaint :
- La fiche équipement elle-même permet de centraliser toutes les données
relatives à l'équipement, tant des données descriptives que des données
opérationnelles, sans oublier la possibilité de documenter cette fiche avec des
caractéristiques personnalisées.
- Les équipements peuvent être regroupés selon 4 axes principaux. Chaque
structure peut donc définir ses propres critères pour regrouper ses
équipements : regroupements fonctionnels, regroupements analytiques…

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Module 3 : Données de Base

- Un équipement pourra aussi être créé par copie.


- Il existe aussi des fonctionnalités de gestion de liens entre les équipements et
les niveaux inférieurs, à savoir, les organes et les articles.
- Il est aussi possible de gérer un planning des équipements (temps
d’ouverture).

A quelques exceptions près, l'ensemble des fonctionnalités de base nécessaires à la


gestion des équipements se trouvent dans le menu Bases | Equipements.

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Module 3 : Données de Base

3.3.1 - La fiche équipement

La Fiche EQUIPEMENT
Renseignement obligatoires…
Code Equipement, Désignation, C.F. et Famille d’équipements

A compléter si besoin…
pour regrouper : Groupe d’équipements, Sous-famille d’équipements,
Type Equipement
pour caractériser : Criticité, N° série, N° inventaire, Marque,
Consignes de sécurité…
pour gérer : Responsable, Destinataire D.I./B.T.,
Date limite garantie…
pour son planning : Classe, Mise en service…

_________________________________________________________________

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Equipements | Equipement

ou le raccourci disponible dans la barre d'outils


ou par l’arborescence, faire un clic-droit sur un C.F. puis ajouter un équipement.

Description :

La fiche équipement, composée de plusieurs onglets, regroupe non seulement des


données descriptives (criticité, n° de série, prix d'achat…), mais aussi des données
opérationnelles telles que les fiches de maintenance préventives ou encore les
compteurs qui concernent l'équipement.
Pour créer un équipement, il est obligatoire de renseigner les 4 entités suivantes :
- son code identifiant Equipement,
- sa désignation,
- le C.F. auquel il est rattaché,
- La Famille d'équipement à laquelle il appartient.

Remarque :
1. A un instant donné, un équipement ne peut être rattaché qu'à un seul C.F.. Il
est tout à fait possible qu'un équipement change de C.F. au cours de sa vie.
Pour cela, on effectue une opération de Transfert d'Equipement.
Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir Transfert d'équipement et historique

2. Le code identifiant de l'équipement peut être automatique en fonction des


paramètres de la famille de l'équipement.
Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir la partie La Famille d'équipements

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Module 3 : Données de Base

. Sur l'onglet Général, on peut aussi documenter…

- les regroupements Sous-famille et Groupe d'équipements,


Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir la partie Regroupements d'équipements

- la Criticité qui peut définir comme le degré d'importance de l'équipement.

Remarque :
La criticité de l'équipement n'a aucun effet sur la priorité des B.T. générés sur
l'équipement. Autrement dit, ce n'est pas parce qu’un équipement sera considéré
comme "Très critique", que les B.T. seront automatiquement prioritaires. La priorité
des B.T. se gère manuellement.
Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir le module Gestion des Interventions, chapitre Interventions

Pour créer une criticité : menu Bases | Equipements | Criticité. Une criticité s'identifie
par un code et une désignation, ainsi qu'une définition du niveau de criticité (valeur
numérique). Dans la grille située au dessous de l'échelle de définition de niveau de
criticité sont répertoriés tous les codes du plus critique au moins critique.

- La Classe horaire qui définit les jours et heures de fonctionnement théorique


de l'équipement : il s’agit d’un modèle hebdomadaire des horaires d’ouverture
de chaque équipement
Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir la partie Planning Equipements.

Remarque :
S'il n'y a pas de classe horaire de renseigner sur la fiche équipement, OptiMaint
considèrera que l'équipement fonctionne 24 heures sur 24, et 7 jours sur 7.

- Le champ image permet d'insérer une photo ou un plan de l'équipement :


double-cliquer sur la zone d'image, puis cliquer sur l'icône de recherche de
fichiers afin d’indiquer le chemin d’accès de l’image (cette fonction dispose
d'une prévisualisation du fichier image).

- Le champ Emplacement indique l'emplacement géographique de


l'équipement. Il ne pas être mise à jour dans cette fenêtre. Pour renseigner ou
modifier ce champ, il faut utiliser l'Arborescence géographique.
Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir la partie Arborescence géographique.

Remarque :
Si l'équipement est soumis à la gestion des Mouvements, Le champ Emplacement de
la fiche Equipement est renseigné par l'Emplacement ou le Magasin ou le Fournisseur
où se situe l'équipement.
Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir module Annexe A01 Gestion des mouvements des
réparable

Sur l'onglet Compléments…

Il est possible de compléter la fiche équipement avec les éléments suivants :


− le Fournisseur, et/ou la Marque
Pour plus de détails sur la gestion des fournisseurs et des marques, voir la partie Gérer les Fournisseurs.

− le Responsable et/ou le Destinataire DI/BT : les personnes ou services qui


peuvent être renseignées ici doivent être créés dans la base des intervenants
d'OptiMaint. Le Destinataire DI/BT précisé sur la fiche Equipement sera alors
proposé par défaut par OptiMaint dès qu'une DI et/ou un BT portera sur
l'équipement en question.
Pour plus de détails sur la gestion des intervenants, voir la partie Gérer les Intervenants.
− le Type Equipement : c'est un moyen de regroupement, en complément des
notions de famille, sous-famille et groupe.
Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir la partie Regroupements d'équipements.

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Module 3 : Données de Base

− le N° Série, le N° inventaire, le Prix et la date d'achat : ces champs sont à


renseigner manuellement.
− la Date de mise en service : si elle n’est pas indiquée, on enregistre par défaut
la date du jour de la création de l’équipement.
− la Date limite de garantie : Si cette date n'est pas encore dépassée, alors
OptiMaint précisera la mention "Equipement sous garantie" sur tout B.T.
concernant l'équipement. Cette mention apparaît tant sur la fiche Bon de
travail que sur l'édition et impression du B.T.
− le Taux horaire indiqué sur la fiche Equipement sera utilisé pour valoriser les
temps d'indisponibilité de l'équipement. Par défaut, OptiMaint met ce champ à
0.
Pour plus de détails sur la notion d'indisponibilité, voir la partie Planning d'équipements.

− La case à cocher "Hors service" permet de geler temporairement toutes les


interventions préventives qui concernent l'équipement.
− La case à cocher "Organe obligatoire" permet d'obliger les utilisateurs à saisir
un organe sur tous les comptes-rendus activités qui concernent cet
équipement.
− La case à cocher "Compteur obligatoire" permet d'obliger les utilisateurs à
saisir la valeur du compteur de l'équipement lors de la clôture d'un B.T. (ou
lors de l'indication "travail terminé") qui concerne cet équipement.

Sur l'onglet Consignes sécurité…

Sur cet onglet, sous forme de texte libre, il est possible d’écrire les consignes de
sécurité à respecter lors de toute intervention sur cet équipement.
En cochant l'option "Afficher ces consignes sur les édition de la D.I. et du B.T.", ces
consignes apparaîtront systématiquement sur toutes les éditions de D.I. et de B.T.
concernant cet équipement.

Sur l'onglet Commentaires/Doc…

Le champ Commentaires est complètement libre : indiquer toute autre information


nécessaire pour la documentation de la fiche Equipement (au format texte).
Il est aussi possible de lier des Documents joints à l’équipement.
Pour lier un nouveau document ou modifier les liens existants, il suffit d'utiliser le
bouton Documents joints (sous réserve des droits d’accès à la fonction).
Pour avoir le détail (ou lancer la prévisualisation) d'un document, double-cliquez sur la
ligne correspondante.

Remarque :
1. Lors de l'édition de l'historique de l'équipement, les documents joints sont
édités uniquement si l'option Impression a été activée dans la fenêtre Liens
Equipement/Document.
Pour plus de détails sur la gestion des documents, voir la partie Gérer des documents du module
Environnement Général.

Sur l'onglet personnalisable…

Cet onglet n’a pas de titre par défaut dans le logiciel.


Il contient la liste des champs personnalisés affectés à la famille de l'équipement.
Cette affectation ainsi que le libellé de cet onglet sont définis dans la famille
équipement.
- Saisir directement dans cette liste la valeur correspondant au champ
personnalisé en cliquant sur la cellule correspondante.
L’affichage des champs peut se limiter à un Thème particulier en précisant celui-ci

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Module 3 : Données de Base

dans la zone de saisie située au dessus de la liste.


Ce choix sera conservé pour l'utilisateur afin qu'il retrouve cette ergonomie lors d'une
prochaine consultation.
Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir la partie La Famille d'équipements

Sur l'onglet Organes/Articles…

Dans cet onglet, on consulte et/ou modifie la liste des organes et la liste des articles
liés à l'équipement.
Dans la liste des articles, OptiMaint affiche aussi les articles liés à l'équipement via un
organe. Dans ce cas, la désignation de l'article est précédée du pictogramme
organe .
Le bouton permet d'ajouter respectivement un lien équipement/organe, un lien
équipement/article.
En double-cliquant sur une ligne de la liste des organes (respectivement liste des
articles), on accède directement à la fiche de l'Organe sélectionné (respectivement la
fiche de l'Article sélectionné).

Sur l'onglet Compteurs/Préventifs…

Dans cet onglet, il est possible de créer et/ou consulter la liste des compteurs, la liste
des fiches de maintenances préventives, ainsi que la liste des modèles de campagnes
planifiés liés à l'équipement.
Le bouton permet d'ajouter respectivement un nouveau compteur, une nouvelle
fiche de maintenance préventive, un nouveau modèle de campagne.

En double-cliquant sur une ligne des listes, OptiMaint ouvre la fenêtre


correspondante.

Sur l'onglet B.T./Planning…

Sur cet onglet, on visualise la liste des B.T. Edités/En cours, c'est-à-dire la liste des
Bon de Travaux non clôturés concernant l'équipement.
Le bouton permet de créer un nouveau B.T. directement à partir de cette fiche
Equipement.
Un double clic sur un B.T. présent dans la liste ouvre la fenêtre correspondante en
fonction des droits d’accès.

Dans cet onglet, OptiMaint affiche également le planning théorique de l'équipement.


Les nombres indiquent le volume des heures d’ouverture quotidiennes de
l’équipement (issues de la classe horaire indiquée dans l’onglet général).

Le bouton permet d'accéder directement à la fenêtre Planning afin de gérer le


planning de l'équipement, en fonction des droits d'accès.
Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir la partie Planning Equipements.

Sur l'onglet Contrats…

Sur cet onglet apparait la liste de tous les contrats en cours qui concernent
l'équipement.
Par un double clic sur une ligne de cette liste, on accède au contrat en question, en
fonction des droits d'accès.
Pour plus de détails sur la gestion des contrats, voir la Gérer les Fournisseurs.

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Module 3 : Données de Base

Sur l'onglet Mouvements…

La case à cocher Gestion Mouvements permet de gérer les mouvements de cet


équipement. Si elle est cochée, il est obligatoire de renseigner l'Article identifié auquel
est rattaché l'équipement. Il est aussi possible de renseigner la valeur actuelle de
l'équipement, c'est-à-dire le Prix immobilisé.

La grille présente les Derniers mouvements depuis une date définie. Par défaut,
OptiMaint propose un historique de 1 an.
Le bouton permet d'accéder directement à la fenêtre Mouvement d'Equipements
qui permet de gérer les mouvements depuis et vers des Emplacements
géographiques, des Magasins, des Fournisseurs.
En double-cliquant sur une ligne de la liste des Derniers mouvements, on accède à
une fenêtre Mouvement qui résume les caractéristiques du mouvement sélectionné.
Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir le module Gestion des Mouvements.

Remarque :
Si la case Gestion Mouvements n'est pas cochée, s'affiche dans cet onglet l'historique
des transferts de l'équipement.
Pour plus de détails, voir la partie Transfert d'équipements et historique.

Création d’Equipements par copie


Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Equipements | Copie Equipement

Description :

Pour simplifier la création des équipements, il est possible d’utiliser un équipement


existant qui servira de modèle pour effectuer une copie.
OptiMaint récupèrera certaines données choisies du modèle tout en précisant d’autres
spécifiques au nouvel équipement à créer.

Sélectionner l’équipement modèle dans le champ Equipement à copier.


Dans le champ Nouvel équipement, indiquer le code identifiant du nouvel équipement
à créer.
Remarque :
Dans le cadre d’une codification automatique, ne pas remplir ce champ.
Pour plus de détails, voir la partie Famille d’équipements.
Il est possible de modifier la désignation, le C.F., la famille, la date d’achat, la date de
mise en service et la date limite de garantie, le numéro de série.

Il est également possible de récupérer certaines autres données de l’équipement


modèle par les cases à cocher correspondantes : les commentaires, documents
joints, les différents liens avec les organes et les articles etc. ainsi que la maintenance
préventive et les compteurs associés.

Remarque :
Lors de la recopie des fiches de maintenance préventive, la date de mise en service
indiquée servira de référence pour calculer une date de prochaine intervention
positionnée dans le futur par une multiplication de la périodicité de chaque fiche de
maintenance préventive concernée.
Pour plus de détails, voir le chapitre 04 Gestion des Interventions et la partie maintenance préventive

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Module 3 : Données de Base

3.3.2 - La famille d'équipement

La Famille d’Equipement

Personnalisation Sous Famille


 adapter les écrans de saisie  proposer une liste prédéfinie
 ajouter des champs spécifiques  gérer les liens famille / sous famille

Une famille d’équipement


regroupe des équipements de même nature.

Caractéristiques communes
Symptôme = Anomalie constatée
Diagnostic = Description des causes
Remède = Solution de l’anomalie

_________________________________________________________________

Accès à la fonctionnalité

Menu Bases | Equipements | Famille

Définition :

La famille d'équipements se définit comme un regroupement d'équipements de même


nature, c'est-à-dire, qui peuvent être caractérisés par les mêmes éléments, dont les
interventions peuvent être gérées au travers des mêmes symptômes, diagnostics et
remèdes.
On peut utiliser une notion de famille technologique.
Ce regroupement obligatoire peut aussi être utilisé pour faciliter les recherches et les
analyses techniques et/ou financières.

Description :

Dans OptiMaint, une Famille d’équipements s'identifie par un code Famille et une
désignation.
La famille d'équipements est un élément particulier dans l'organisation des données
car elle permet de :
− gérer une Numérotation automatique des équipements
− définir des Champs personnalisés dans la documentation de la fiche
équipement
− paramétrer l’affichage et le caractère obligatoire ou non de certains champs
de la fiche équipement
− piloter les Symptômes, Diagnostics et Remèdes potentiels pour la gestion et
le suivi des interventions sur les équipements rattachés à cette famille.

Sur l'onglet Général…

Outre la case à cocher Suppression qui permet de bloquer temporairement ou


définitivement l'utilisation de cette famille, on note la présence de l'option de
Numérotation automatique Equipements.

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Module 3 : Données de Base

Si cette case est cochée, les codes identifiants des équipements de cette famille
seront générés automatiquement par OptiMaint lors de leur création.
Deux champs deviennent accessibles pour renseigner :
− Le Format, c'est-à-dire le masque ou modèle qui sera utilisé lors de la
création du code identifiant de l'équipement.
Ce format doit être composé d’un unique groupe d'au moins 3 caractères # ; ce
groupe de 3 # format la valeur numérique qui sera incrémentée à chaque création
d’équipement. Cette chaine de # peut être précédée et/ou suivie d’un libellé
alphanumérique constant.
− Le Dernier numéro qui correspond au numéro utilisé lors de la dernière
création d’équipement. Cette valeur entièrement modifiable manuellement,
détermine le dernier chrono utilisé pour codifier le dernier équipement rattaché
à cette famille d'équipements. A chaque création d'un nouvel équipement
avec la numérotation automatique, cette valeur est augmentée de 1.

Exemple :
Format : 10_####_AB
Dernier numéro : 100
Le prochain équipement créé aura comme identifiant 10_0101_AB, puis le suivant
10_0102_AB…

Remarque :
Concernant la numérotation automatique, il existe une option de personnalisation au
niveau de la société qui permet d'interdire la numérotation manuelle des équipements.
Pour plus de détails, voir le chapitre Personnalisation générale du module Personnalisation d'OptiMaint

Sur l'onglet Champs personnalisés…

Cet onglet permet de définir les champs personnalisés utilisés pour chaque famille
d'équipement afin qu’ils apparaissent sur la fiche des équipements concernés.

Ces champs seront présentés dans l'onglet personnalisable de la fenêtre équipement.


Cet onglet portera le nom indiqué dans le champ "Titre onglet" via la famille
d'équipements.

Pour sélectionner le ou les champs personnalisés que l'utilisateur retrouvera sur la


fiche équipement, cocher dans la colonne "Choix" les champs voulus.
La saisie de ce champ personnalisé peut devenir obligatoire en cochant sur la colonne
"Saisie obligatoire".
Pour plus de détails sur la gestion des champs personnalisés, voir le chapitre Personnalisation des champs
du module Personnalisation d'OptiMaint

Sur l'onglet Paramétrage des Champs…

Cet onglet liste les champs des onglets Général, Compléments, Consignes sécurité et
Commentaires/Doc. et de la fiche Equipement qu’il est possible de paramétrer :
− En les rendant Invisible
− En rendant leur Saisie obligatoire
Il suffit pour cela de cocher la colonne adéquate face aux champs voulus, puis de
valider.

Sur l'onglet Symptôme…

Dans cet onglet, on définie les codes symptômes potentiellement utilisables pour
toutes les interventions sur les équipements rattachés à cette famille d'équipements.
Le bouton permet de piloter les liens entre la famille Equipement sélectionnée et

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Module 3 : Données de Base

les symptômes.
Pour se faire, dans la fenêtre Liens famille Equipement / symptôme, il suffit de cocher
dans la colonne "Choix" les Symptômes à lier à la Famille Equipement sélectionnée.

Créer un Symptôme…
Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Divers | Symptôme

Définition :

Le symptôme, saisi sur une D.I., un B.T. ou une fiche activité hors B.T., permet de
préciser l'anomalie constatée sur un équipement.

Description :

Un symptôme se définit par un code Symptôme et une désignation.


Dans l'onglet Famille Equipement, s'affiche la liste des familles d'équipements liées au
symptôme sélectionné.

Remarque :
Le bouton permet de piloter les liens entre le Symptôme sélectionné et les
familles Equipement.
Pour se faire, dans la fenêtre Liens Symptôme / famille Equipement, il suffit de cocher
dans la colonne "Choix" les familles Equipement à lier au Symptôme sélectionné.
On notera que les liens entre les familles d'équipements et les symptômes peuvent se
gérer indifféremment à partir de la fenêtre Famille Equipement ou de la fenêtre
Symptôme.

Sur l'onglet Diagnostic…

Dans cet onglet, on définie les codes diagnostics potentiellement utilisables pour
toutes les interventions sur les équipements rattachés à cette famille d'équipements.
Le bouton permet de piloter les liens entre la famille Equipement sélectionnée et
les diagnostics.
Pour se faire, dans la fenêtre Liens famille Equipement / diagnostics, il suffit de cocher
dans la colonne "Choix" les diagnostics à lier à la Famille Equipement sélectionnée.

Créer un diagnostic …
Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Divers | Diagnostics

Définition :

Le diagnostic, saisi sur une fiche d'activité, permet de préciser la cause réelle de
l’intervention sur un équipement.

Description :

Un diagnostic se définit par un code Diagnostic et une désignation.


Dans l'onglet Famille Equipement, s'affiche la liste des familles d'équipements liées au
diagnostic sélectionné.

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Module 3 : Données de Base

Remarque :
Le bouton permet de piloter les liens entre le diagnostic sélectionné et les familles
Equipement.
Pour se faire, dans la fenêtre Liens diagnostic / famille Equipement, il suffit de cocher
dans la colonne "Choix" les familles Equipement à lier au diagnostic sélectionné.
On notera que les liens entre les familles d'équipements et les diagnostics peuvent se
gérer indifféremment à partir de la fenêtre Famille Equipement ou de la fenêtre
diagnostic.

Sur l'onglet Remède…

Dans cet onglet, on définie les codes remèdes potentiellement utilisables pour toutes
les interventions sur les équipements rattachés à cette famille d'équipements.
Le bouton permet de piloter les liens entre la famille Equipement sélectionnée et
les remèdes.
Pour se faire, dans la fenêtre Liens famille Equipement / remèdes, il suffit de cocher
dans la colonne "Choix" les remèdes à lier à la Famille Equipement sélectionnée.

Créer un remède …
Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Divers | Remèdes

Définition :

Le remède, saisi sur une fiche d'activité, permet de préciser la solution apportée au
moment de l’intervention sur un équipement.

Description :

Un remède se définit par un code Remède et une désignation.


Dans l'onglet Famille Equipement, s'affiche la liste des familles d'équipements liées au
remède sélectionné.

Remarque :
Le bouton permet de piloter les liens entre le remède sélectionné et les familles
Equipement.
Pour se faire, dans la fenêtre Liens remède / famille Equipement, il suffit de cocher
dans la colonne "Choix" les familles Equipement à lier au remède sélectionné.
On notera que les liens entre les familles d'équipements et les remèdes peuvent se
gérer indifféremment à partir de la fenêtre Famille Equipement ou de la fenêtre
remède.

Sur l'onglet Sous-Familles…

Lorsque l'option société Liens Familles/Sous-familles (dans la personnalisation de la


société) est activée pour les équipements, on indique ici la ou les sous-familles
directement liées à la famille en cochant dans la colonne "Choix".
Ce lien servira de filtre dans les listes déroulantes et sa cohérence sera de plus
contrôlée lors des transactions enregistrées.

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Module 3 : Données de Base

3.3.3 - Regroupements d’équipements

Regrouper les Equipements


pour mieux analyser la maintenance

Famille d’Equipements
Machines de production
Groupe d’Equipements Véhicules légers
Ligne de production A Poids Lourds
Sécurité Chariot
Ligne de Bus Extincteurs
… Bâtiments
Mobilier

Sous Famille
d’Equipements
Machine fixe Type d'Equipements
Machine transportable Modèle au sein d’une marque
Véhicule Essence …
Véhicule Diesel

_________________________________________________________________

OptiMaint dispose de plusieurs moyens de regroupements d'équipements.


− Groupe d'équipements,
− Famille d'équipements,
− Sous-famille d'équipements,
− Type d'équipements,

Un seul de ces regroupements est obligatoire : c'est la famille d'équipements.


Pour plus de détails, voir la partie La famille d'équipements de ce chapitre.

Il est à noter que chacun de ces regroupements peuvent être utilisé comme critère de
recherche, de tri et de résultats dans les écrans de recherche liés aux équipements.
Par ailleurs, ce sont aussi des filtres dans les différents états d'analyses techniques et
financières proposé par OptiMaint.
Pour plus de détails, voir le chapitre Bilans de la Maintenance.

Les regroupements : Groupe, Sous-famille et Type sont facultatifs et peuvent être


utilisés de façon non systématique.

Groupe Equipement…

Exemples de groupe d'équipements : ligne de production, chaîne de montage,


équipements de sécurité etc.

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Equipements | Groupe

Description :

Un Groupe Equipement se définit par un code Groupe et une désignation.

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Module 3 : Données de Base

Le Groupe Equipement est un élément de regroupement de l'arborescence analytique


complètement indépendant des autres regroupements possibles autour de la notion
d'équipements.
On peut utiliser une notion de groupe fonctionnel.

Remarque :
La fenêtre d’enregistrement des groupes d’équipements et la même que pour les
groupes d’organes.
Sélectionner l’une des deux possibilités en cliquant sur le bouton de sélection
correspondant.

Sous-famille Equipement…

Exemples de sous-familles d'équipements : machines fixes, machines transportables,


véhicules essence, véhicules diesel…
Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Equipements | Sous-famille

Description :

Une Sous-famille Equipement se définit par un code Sous-famille et une désignation.

La Sous-famille Equipement est un élément de regroupement de l'arborescence


analytique qui peut être complètement indépendant des autres regroupements
possibles autour de la notion d'équipements, ou bien qui peut être lié à une ou
plusieurs familles Equipement.

Lorsque l'option société Liens Familles/Sous-familles (dans la personnalisation de la


société) est activée pour les équipements, on définie dans l'onglet Familles la ou les
familles directement liée(s) à la sous-famille sélectionnée en cochant dans la colonne
"Choix".
Ce lien servira de filtre dans les listes déroulantes et sa cohérence sera de plus
contrôlée lors des transactions enregistrées.

Remarque :
Lorsque l'option de personnalisation société Liens Familles/Sous-familles est
désactivée, toutes les familles et sous-familles peuvent être associées les unes aux
autres. La liste présente dans cet onglet affiche alors l'ensemble de toutes les sous-
familles sans possibilité de sélection.
Pour plus de détails, voir le chapitre Personnalisation Générale du module Personnalisation d'OptiMaint

Type Equipement…

Exemples de type d'équipements : modèle au sein d'une marque…


Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Equipements | Type Equipement

Description :

Un Type Equipement se définit par un code Type et une désignation.

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Module 3 : Données de Base

Le Type Equipement est un élément de regroupement qui n'apparaît pas dans


l'arborescence analytique; il est complètement indépendant des autres regroupements
possibles autour de la notion d'équipements.

Rappel général :
C’est 3 différents niveaux sont facultatifs
Ils peuvent être utilisés différemment en fonction de chaque famille d’équipements.

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Module 3 : Données de Base

3.3.4 - Etat d'équipement

Etat
Etat Equipement
Equipement

Temps
Temps d’indisponibilité
d’indisponibilité Panne
Panne

ARRET MODE DEGRADE EN SERVICE

temps écoulé temps d’intervention Pas de temps


entre le début d’indisponibilité
et la fin du B.T.

_________________________________________________________________

Accès à la fonctionnalité

Menu Bases | Equipements | Etat Equipement

Définition :

L'Etat Equipement est le paramètre qui détermine le mode de calcul du temps


d’indisponibilité des équipements lors des interventions.
Il peut s’appliquer également aux organes.

Description :

Un Etat Equipement se définit par un code et une désignation.


Chaque état suit un des trois modes de calcul suivant : arrêt, mode dégradé, en
service.
Ces trois modes permettent un calcul différent du temps d’indisponibilité :
− Arrêt : indisponibilité totale du début à la fin de l’intervention
Le temps d'indisponibilité calculé correspondra au temps écoulé entre le début du B.T.
ou de la D.I (date/heure de création ou d’émission) et la fin (date/heure de fin de la
dernière fiche d’activité) en fonction des horaires d’ouverture de l’équipement (voir
chapitre suivant)

− Mode dégradé : indisponibilité partielle en fonction des activités réalisées


Le temps d'indisponibilité calculé correspondra au temps cumulé des activités
enregistrées sur l’intervention pendant le temps d'ouverture de l'équipement.
Ex : Un problème apparait sans qu’une machine soit arrêtée, on arrêtera la machine
seulement pour la réparation.

− En service : pas d'indisponibilité.


Ex. : Lors d’un contrôle de fonctionnement d’une machine.

Remarque :
Le temps d’indisponibilité n’est calculé que lorsque l’intervention est déclarée terminée
ou clôturée (en fonction des paramètres de gestion des interventions voir chapitre 09
– Personnalisation d’OptiMaint)

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Module 3 : Données de Base

Le choix de l'Etat peut également avoir une incidence sur le calcul du nombre de
pannes selon la personnalisation en place pour la gestion des B.T.
En cochant la case Panne, l’état indiquera si l’intervention correspond à une panne
dans les bilans lorsqu’il s’agit d’une intervention corrective (rubrique de catégorie
corrective).
Pour plus de détails, voir le chapitre Personnalisation des Interventions du module Personnalisation
d'OptiMaint.

On peut également associer une icône de couleur à l’état en utilisant le bouton .

Cet icône apparaitra sur la fiche de l’équipement ainsi que dans l’arborescence.

La case à cocher "Etat par défaut" permet de définir un état d'équipement qui sera
automatiquement renseigné sur les D.I. et les B.T. dès la saisie d'un équipement.

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Module 3 : Données de Base

3.3.5 - Planning Equipement

Classe Horaire

Planning Equipement
Equipement
11 CH-01
CH-01
d’Equipement

Planning
Planning Equipement
Equipement CH-01
CH-01
8:00 11:0 14:0 19:0
0 0 0
Lundi
Temps d’ouverture

22
Saisie d’exception
Cause d’exception :
Arrêt de production pendant 1h
Exemple : Arrêt momentané
Nouvel horaire :
de la production
8:00 – 11:00 15:00 – 19:00

_________________________________________________________________

Description :

Pour gérer le planning des équipements, c'est-à-dire les heures d’ouverture (ou de
fonctionnement) quotidiennes, il est nécessaire de définir certaines données de base
ou fonctions de gestion :
- la Classe horaire,
- la Cause d’exception,
- le Planning en lui-même (saisie des exceptions incluse)

La classe horaire
Accès à la fonctionnalité :

Bases | Equipements | Classe horaire

Définition :

La Classe horaire définit un modèle hebdomadaire des horaires d’ouvertures


quotidiens que l’on applique sur équipement (voir chapitre Fiche équipement).
Ce temps d’ouverture sera pris en compte dans le calcul du temps total
d'indisponibilité de cet équipement.

Description :

Pour créer une classe, entrer un code Classe et une désignation.


Indiquer les heures d’ouverture par jour sous la forme hh:mm. Les boutons latéraux
permettent d’utiliser la fonction copier / coller de Windows.
Il est possible de saisir jusqu'à 2 tranches horaires par jour.

Remarque :
- La saisie "24:00" est autorisée sur cet écran pour définir une borne de fin
d'une tranche horaire.
Exemple : Horaires journée de 00:00 à 05:00 et de 21:00 à 24:00 (temps dispo = 8h).

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Module 3 : Données de Base

- Une classe pourra être saisie sur un B.T. pour indiquer une modification
particulière des horaires lors d’une intervention.

La cause d'exceptions
Accès à la fonctionnalité

Bases | Equipements | Cause d'exceptions

Définition :

La cause d’exception est une modification ponctuelle du planning d’un équipement.


Une cause d’exception permet de modifier sur un jour les horaires d’ouverture d’un
équipement.
IMPORTANT : Il ne peut donc avoir qu’une Exception par jour dans le planning.

Description :

Pour créer une cause d’exception, entrer un code Cause et une désignation.
Le choix d’une couleur est possible par le bouton . Cette couleur apparaitra sur
le planning des équipements.

La case à cocher "Saisie des horaires" indique, lorsqu'elle est cochée, qu'il s'agit
d'une modification des horaires standards de l'équipement. Il faudra dans ce cas saisir
les nouveaux horaires pour chacune des journées concernées lors de la saisie des
exceptions (voir les 2 chapitres suivants).
Si elle n’est pas cochée, aucun horaire d’ouverture ne sera indiqué donc il n’y aura
aucun temps d’indisponibilité lors des interventions pendant cette exception.

Il est possible d’indiquer également des horaires par défaut qui seront bien sur
modifiables.

Le Planning
Accès à la fonctionnalité :
Bases | Equipements | Planning

Ou par le raccourci ou le bouton de la fiche équipement

Définition :

Cette fonction permet de visualiser et de modifier le planning des équipements afin


des gérer leurs temps d’ouvertures quotidiens.

Description :

Il est possible d’afficher le planning de tous les équipements sur une période donnée.
Cette période est défini par les dates « du / au » à saisir obligatoirement.

Des filtres sont possibles afin de limiter l’affichage et la taille du planning :


équipement, division, CF, classe, famille, groupe.
Il est aussi possible de n’afficher que les équipements ayant déjà une exception à leur
planning par la sélection d’une cause dans le champ correspondant.

Valider pour afficher le planning

Pour modifier le planning par la saisie d’une cause d’exception, cliquer sur la case

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Module 3 : Données de Base

croisant la ligne d’un équipement et la colonne d’une date puis cliquer sur le bouton

Saisie d’une cause d’exception .

OptiMaint affiche la fenêtre de saisie de la cause d’exception.


Sélectionner la cause à appliquer, modifier les horaires quand c’est possible et si
besoin.
Un commentaire peut aussi être indiqué.

Valider pour enregistrer la modification du planning

Remarque :
La saisie d’une cause d’exception sur plusieurs équipements et sur plusieurs jours est
possible.
Il suffit de sélectionner plusieurs de ces données dans la grille du planning avant de

cliquer sur le bouton Saisie d’une cause d’exception


Pour supprimer une cause, effectuer la même démarche que la saisie et cliquer le

bouton supprimer .

La saisie d'exceptions
Accès à la fonctionnalité :

Bases | Equipements | Saisie des exceptions

Définition :

Cette fonction permet de visualiser et de modifier le planning d’un équipement afin


des gérer son temps d’ouverture quotidien.

Description :

Sélectionner un équipement.
L’affichage propose mois par mois le planning de l’équipement

Pour saisir d’une cause d’exception, cliquer sur une ou plusieurs dates puis
sélectionner une cause d’exception.
Modifier les horaires quand c’est possible et si besoin.
Un commentaire peut aussi être indiqué.

Valider pour enregistrer la modification du planning.

Remarque :
La saisie d’une cause d’exception sur plusieurs jours est possible mais sur un seul
mois. Pour une saisie d’exception en chevauchement sur plusieurs mois, il est
nécessaire d’utiliser la fonction Planning Equipement.

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 33/83


Module 3 : Données de Base

3.3.6 - Transfert d'équipement et Historique

Transférer les Equipements

CF1
CF1 CF2
CF2
Equipement
Equipement

L’historique de
Le
Le mouvement
mouvement
l’équipement
de
de transfert
transfert
reste attaché
est
est historisé
historisé
au centre de frais

Chaque équipement est rattaché à un et un


seul centre de frais à l’instant T
__________________________________________________________________

Accès à la fonctionnalité :

Bases | Equipements | Transfert


Ou par la modification du CF sur la fiche d’un équipement

Définition :

Le transfert d’un équipement d’un centre de frais vers un autre permet d’enregistrer
d’une part la date du mouvement « physique » de l’équipement et d’autre part
d’indiquer une date de référence pour l’arrêt et le début de l’enregistrement des coûts
pour les deux centres de frais concernés.

Description :

Sélectionner l’équipement à transférer


Sélectionner le CF d’arrivée de l’équipement.
Entrer la date et l’heure du transfert (par défaut l’heure système)

Valider pour enregistrer le transfert

lors du transfert, il est possible de saisir :


- un N° interne
- un Motif

Remarque :
Pour créer un motif : Menu | Bases | Divers | Motif

Entrer un code et une désignation puis Valider pour créer un motif de transfert

Il est aussi possible de modifier le destinataire des DI et BT en cours ainsi que le


destinataire et intervenant des fiches de Maintenance Préventive de l’équipement

Remarque :
S’il existe des commandes non réceptionnées et/ou non facturées concernant cet
équipement, OptiMaint ne les modifiera pas et pourra afficher un message d’erreur

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 34/83


Module 3 : Données de Base

lors de la réception et de la facturation.


Il est donc important de modifier ou de solder et facturer toutes les commandes en
cours pour cet équipement avant le transfert.

Même remarque pour les interventions : les coûts sont enregistrés à la date de la
clôture des interventions. Les coûts d’une intervention ne sont donc affectés qu’à 1
seul centre de frais : celui dont l’équipement dépend à la date de clôture.

transfert

Consultation de l’historique
Accès à la fonctionnalité :

Bases | Equipements | Historiques des transferts

Description :

Il s’agit d’une fenêtre de recherche.

Valider pour lister les transferts en fonction des filtres sélectionnés parmi :
- Un équipement particulier
- Un Centre de frais
- Une période entre une date de début et de fin
- Un motif
- Un N° interne

Il est possible d’éditer la liste issue de la recherche.

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Module 3 : Données de Base

3.4 - Gérer les Organes

SOMMAIRE

 La fiche organe
 Organe banalisé, organe identifié
 Regroupement d’organes

_________________________________________________________________

Objectif :

L'objectif de ce chapitre est de définir les différentes entités relatives à la gestion des
organes par analogie avec les équipements ; mais également expliquer les modes de
gestion particuliers de ce niveau de la nomenclature.

Définition :

Un organe est défini comme un sous-ensemble d’équipement.


Ce peut être un élément très particulier d’un seul équipement comme une zone
commune présente sur plusieurs équipements.

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 36/83


Module 3 : Données de Base

3.4.1 - La fiche organe

Gestion des Organes

Un organe est un sous-ensemble


fonctionnel d’équipement

Identifier Equipement
Liens de nomenclature
Fiche Organe Liens Organes /
Copie Organe Equipements
Document / Liens Organes / Articles
Commentaire Copie des liens
Consignes de sécurité Regrouper (analyse)
Famille
Organe Sous Famille
Groupe
Type

Affecter :
Personnaliser Organe Identifié / Banalisé
Famille Transfert (Organe Identifié)
Copie personnalisation Historiques des mouvements
Article

_________________________________________________________________

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Organes | Organe

ou le raccourci
ou par l’arborescence, clic droit sur un équipement puis ajouter un organe.

Description :

La fiche Organe, composée de plusieurs onglets, regroupe non seulement des


données descriptives (criticité, n° de série, prix d'achat…), mais aussi des données
opérationnelles telles que les fiches de maintenance préventives ou encore les
compteurs qui concernent l’organe.

Les organes disposent si besoin des mêmes informations que les équipements (N° de
série, prix, fournisseur…) ainsi que des quatre niveaux de regroupement à savoir :
- la famille : information obligatoire qui paramètre la fiche organe
- la sous-famille
- le groupe
- le type d’organe

Pour créer ces niveaux de regroupement, se reporter au chapitre Regroupement


d’organes.

Pour créer un organe, indiquer :


- un code
- la désignation de l’organe
- la famille auquel il appartient

Les autres informations sont par défaut facultatives.

L’information majeure de la fiche organe est la présence de la case à cocher Organe


identifié dans l’onglet général.
Cette information est expliquée dans le chapitre suivant.

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Module 3 : Données de Base

3.4.2 - Organe banalisé, organe identifié

Organe Banalisé
Tractopelle n° TR002
« Cabine Tractopelle »
CABTR

Bras de levage
n° BL0019

Tractopelle n° TR001

Bras de levage
n° BL0021

Bras de levage
Organe Identifié
« Bras de levage »
n° BL0020

_________________________________________________________________

Définition :

Un organe est identifié s’il est unique et ne se trouve que sur un seul équipement à un
instant t.
Un organe est banalisé si on peut le trouver sur plusieurs équipements à la fois.

En fonction des besoins, chaque organe sera soit identifié ou banalisé.

Description :

Pour définir un organe comme identifié, cocher la case organe identifié sur l’onglet
général de l’organe

Remarque :
On peut modifier la situation identifié ou banalisé d’un organe.

Par défaut un organe qui vient d’être identifié n’est rattaché à aucun équipement.
Il faut donc ensuite le transférer sur un équipement.

Transfert d’un organe :

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Organes | Transfert


Cliquer sur le bouton à droite du champ équipement de l’onglet général

Définition :

Un transfert permet d’enregistrer le déplacement d’un organe d’un équipement vers


un autre à une date précise.

Description :

Sélectionner l’organe à transférer

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 38/83


Module 3 : Données de Base

OptiMaint affiche l’équipement d’origine ou aucun s’il s’agit du premier transfert.


Sélectionner l’équipement d’arrivée et valider.

Remarque :
Seuls les organes identifiés sont transférables mais il est aussi possible d’enregistrer
des liens Organes/Equipements pour tous les types d’organes.

Liens Equipement / Organes :

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Organes | Liens Organes / Equipements


Le bouton Liste des équipements de l’onglet Equipements / Articles
ou suite à un nouveau transfert

Description :

Sélectionner un organe
Valider permet de lister des équipements (les filtres familles, sous familles et groupe
sont disponibles pour limiter la liste)
Il suffit de cocher la case choix sur les équipements à lier à l’organe.

Valider pour enregistrer le lien.

Remarque :
Concernant les organes identifiés, il s’agit de liens potentiels. C'est-à-dire qu’un
organe peut potentiellement appartenir à plusieurs équipements mais qu’on ne le
trouve que sur un seul à un instant t.

Concernant les organes banalisés, il s’agit des équipements disposant de l’organe.

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 39/83


Module 3 : Données de Base

3.4.3 - Regroupements d’Organes

Regrouper les organes


pour mieux analyser la maintenance

Groupe d’Organes Famille d’ Organes


Alimentation en Energie Moteurs
Sécurité Groupe hydrauliques
Process Armoires électriques
… outillages

Sous Famille
d’ Organes
Moteurs Essence Type d'Organes
Moteurs Diesel Modèle au sein d’une marque
Principales …
Secondaires

_________________________________________________________________

OptiMaint dispose de plusieurs moyens de regroupements d'organes, les mêmes que


pour les équipements :
− Groupe d’organes,
− Famille d'organes,
− Sous-famille d'organes,
− Type d'organes,

Un seul de ces regroupements est obligatoire : c'est la famille d'organes.


Menu Bases | Organes | Familles

Il est à noter que chacun de ces regroupements peuvent être utilisé comme critère de
recherche, de tri et de résultats dans les écrans de recherche liés aux organes.
Par ailleurs, ce sont aussi des filtres dans les différents états d'analyses techniques et
financières proposé par OptiMaint.
Pour plus de détails, voir le chapitre Bilans de la Maintenance.

Les regroupements : Groupe, Sous-famille et Type sont facultatifs et peuvent être


utilisés de façon non systématique.

Menu Bases | Organes | Groupe


Menu Bases | Organes | Sous-famille
Menu Bases | Organes | Type organe

A l’image des regroupements d’équipements, enregistrer chaque élément par un code


et une désignation.

Concernant les Sous-famille, lorsque l'option société Liens Familles/Sous-familles


(dans la personnalisation de la société) est activée pour les équipements, on définie
dans l'onglet Familles la ou les familles directement liée(s) à la sous-famille
sélectionnée en cochant dans la colonne "Choix".
Ce lien servira de filtre dans les listes déroulantes et sa cohérence sera de plus
contrôlée lors des transactions enregistrées.

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 40/83


Module 3 : Données de Base

Remarque :
Lorsque l'option de personnalisation société Liens Familles/Sous-familles est
désactivée, toutes les familles et sous-familles peuvent être associées les unes aux
autres. La liste présente dans cet onglet affiche alors l'ensemble de toutes les sous-
familles sans possibilité de sélection.
Pour plus de détails, voir le chapitre Personnalisation Générale du module Personnalisation d'OptiMaint

Remarque pour les groupes d’organes:


La fenêtre d’enregistrement des groupes d’organes est la même que pour les groupes
d’équipements.
Sélectionner l’une des deux possibilités en cliquant sur le bouton de sélection
correspondant.

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Module 3 : Données de Base

3.5 - Gérer les Articles

SOMMAIRE

 La fiche article
 Les articles stockés
 La fiche de stock
 Gestion des magasins et emplacements
 La famille d’article (imputations)
 Regroupement d’articles

_________________________________________________________________

Objectif :

L'objectif de ce chapitre est de définir les différentes entités d'OptiMaint relatives à la


gestion des articles : les différents regroupements possibles, leur affectation, leur
suivi, etc.

Définition :

Un article est un moyen ou un ensemble de moyen pouvant être localisé et


consommé sur un équipement ou un organe.
Il n’est pas obligatoire de le gérer en stock mais on peut en suivre les besoins et la
consommation dans le cadre de la gestion de la maintenance.

IMPORTANT
Un équipement se maintient, on gère des interventions sur un équipement.
Un article se remplace, on n’intervient pas sur un article.

Description :

La création d’articles est indispensable pour gérer les stocks.

La fiche Article, elle-même, permet de centraliser toutes les données relatives à


l’article, tant des données descriptives (prix, liens fournisseurs…) que des données
opérationnelles (commandes en cours, besoin en préventifs…).

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Module 3 : Données de Base

3.5.1 - La fiche article

Gestion des Articles


L’article est un composant d’équipement ou
d’organe
ou tout autre élément distinct dont la
consommation
entraîne un coût (matière ou service)
Organe
Identifier Liens de nomenclature
Fiche Article Liens Articles / Equipements
Copie Article Liens Articles / Organes
Document / Copie des liens
Commentaire
Regrouper (analyse)
Personnaliser
Famille
Famille Article Sous Famille
Copie personnalisation
Groupe
Approvisionner :
Stocker : Liens fournisseurs
Article stocké : Oui ou Non Notion d’article de remplacement
Magasin et fiches de stocks Données de réapprovisionnement
Valorisation : PMP Equipement

_________________________________________________________________

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Articles | Article

ou le raccourci disponible dans la barre d'outils

Description :

La fiche article est composée de plusieurs onglets.

Pour créer un article, il est obligatoire de renseigner les informations suivantes :


- Son code identifiant
- Sa désignation
- La Famille d'article à laquelle il appartient (voir chapitre Famille article)
- L’unité de stockage et de consommation
- Le code TVA (pour les achats) Remarque : il est possible de ne pas gérer la
TVA
- L’aspect stocké ou non : soit on coche la case non-stocké ou bien on
sélectionne un magasin

Remarque :
Un article peut être stocké dans plusieurs magasins.
Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir la fiche de stock
La codification des articles peut être automatique en fonction des paramètres de la
famille de l’article.
Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir la partie La Famille d'article

Sur l'onglet Général, il est possible de documenter…

- les regroupements Sous-famille et Groupe d'équipements


Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir la partie Regroupements d’articles.
- La marque

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 43/83


Module 3 : Données de Base

- La référence fabricants
- L’utilisation de l’article dans la gestion des mouvements par les cases à
cocher article identifié équipement ou organe
Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir le module Gestion des mouvements.

Remarque :
Pour créer une unité : menu Bases | Articles | Unité
Pour créer une marque : menu Bases | Divers | Marque (voir chapitre Données
annexes)

Sur l'onglet Compléments…

On rappelle ici les informations de l’aspect stocké ou non de l’article ainsi que les
informations concernant les stocks et les conditions de réapprovisionnement.

OptiMaint permet d’indiquer notamment :


- 3 prix différents :
• Standard (prix catalogue)
• dernière commande (mise à jour automatiquement)
• PMP (voir chapitres les articles stockés)
- Un délai de livraison (indicatif)

- Des quantités :
• en demande d’achat et en commande
• suggérée : s’il existe une suggestion de réapprovisionnement (voir
module Gestion des Achats)
• en stock : quantité totale dans tous les magasins

- Les conditions de réapprovisionnement générales (voir chapitre Fiche de


stock pour plus de détails):
• Stock maximum : attention ce seuil est bloquant au niveau des
commandes (cette information est souvent nécessaire que lors de
volume de stockage limités ex : cuve de carburant)
• Point commande : seuil de déclanchement de la suggestion de
réapprovisionnement
• Stock minimum
• La case à cocher pour qu’OptiMaint gère les suggestions de
réapprovisionnement pour cet article
• la quantité de réapprovisionnement par défaut

- Les dates des derniers mouvements :


• Obsolescence : date à partir de laquelle l’article est obsolète. L’article
n’apparaitra plus dans les listes à partir de cette date (cette
information remplace la case à cocher suppression que l’on peut
trouver par exemple sur la fiche équipement)
• Dernière entrée et sortie ainsi que la quantité
• Dernier inventaire et l’écart

Remarque :
Certaines informations de l’onglet complément peuvent être précisées pour chaque
fiche de stock.
Par exemple : en fonction des magasins, les conditions de réapprovisionnement
peuvent varier.

Sur l'onglet Fourn/article rempl.

Pour ajouter un lien Article fournisseur, cliquer sur le bouton :

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 44/83


Module 3 : Données de Base

Sélectionner ensuite le fournisseur et son délai de livraison pour l’article

La désignation est modifiable (pour un fournisseur étranger par exemple) : c’est celle-
ci qui apparaitra sur les commandes fournisseurs.
Le prix unitaire et la référence fournisseurs pourra être mis à jour à chaque
commande.

Il est possible de gérer des unités d’achat différentes des unités de stock (ex : un
bidon de 20 litres). Indiquer le coefficient reliant les deux unités.

Sur l'onglet Equipement / Organe …

Dans cet onglet, on consulte et/ou modifie la liste des équipements et des organes qui
présente cet article.
Le bouton permet d'ajouter respectivement un lien Article/équipement, un lien
Article/organe.

Sur l'onglet Stocks/gammes…

Dans cet onglet, on consulte et/ou modifie la liste des fiches de stock de l’article dans
le cas d’un article stocké.
Le fait de compléter le magasin dans l’onglet complément permet de créer
automatiquement une fiche de stock à la création de l’article.
Le bouton permet d'ajouter respectivement une nouvelle fiche de stock (voir
chapitre la fiche de stock et ou de créer un lien Article par gamme (voir module
Gestion des Interventions)

Sur l'onglet Commandes / B.T…

On visualise ici les commandes en cours (non soldées) concernant cet article ainsi
que les BT non clôturés

Le bouton permet d’ouvrir la fenêtre commande et ainsi de créer une nouvelle


commande.
Pour plus de détails voir le module Gestion des Achats

Sur l'onglet Commentaires/Doc…

Le champ Commentaires est complètement libre : indiquer toute autre information


nécessaire pour la documentation de la fiche Equipement (au format texte).
Il est aussi possible de lier des Documents joints à l’équipement.
Pour lier un nouveau document ou modifier les liens existants, il suffit d'utiliser le
bouton Liens Article / Document .
Pour avoir le détail (ou lancer la prévisualisation) d'un document, double-cliquez sur la
ligne correspondante.

Remarque :
Lors de l'édition de l'historique de l'équipement, les documents joints sont édités
uniquement si l'option Impression a été activée dans la fenêtre Liens
Equipement/Document.
Pour plus de détails sur la gestion des documents, voir la partie Gérer des documents du module
Environnement Général.

Sur l'onglet Consignes sécurité…

Sur cet onglet, sous forme de texte libre, il est possible d’écrire les consignes de

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 45/83


Module 3 : Données de Base

sécurité à respecter lors de toute intervention prévu avec cet article.


En cochant l'option Edition sur B.T., ces consignes apparaîtront systématiquement sur
tous les B.T. concernant cet équipement.

Sur l'onglet personnalisable…

Cet onglet n’a pas de titre par défaut dans le logiciel.


Il contient la liste des champs personnalisés affectés à la famille de l'équipement.
Cette affectation ainsi que le libellé de cet onglet sont définis dans la famille
équipement.
Saisir directement dans cette liste la valeur correspondant au champ personnalisé en
cliquant sur la cellule correspondante.
L’affichage des champs peut se limiter à un Thème particulier en précisant celui-ci
dans la zone de saisie située au dessus de la liste.
Ce choix sera conservé pour l'utilisateur afin qu'il retrouve cette ergonomie lors d'une
prochaine consultation.
Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, voir la partie La Famille d'équipements

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 46/83


Module 3 : Données de Base

3.5.2 - Les articles stockés

Magasin Principal :
Magasin suggéré par défaut pour les mouvements de stock

Emplacement :
Emplacement unique de l’article dans le magasin principal

Valorisation PMP :
Prix Moyen Pondéré = Q1xP1 + … + QnxPn Q = Quantité, P =
Prix
Q1 + … + Qn

Réapprovisionnement
 Stock Maximum : Message d’avertissement en cas de dépassement
 Point de commande : Niveau de déclenchement (compte tenu du délai de
livraison)
 Stock minimum : ou stock de sécurité (consommé dans la délai de sécurité)
 Suggestion réappro : case à cocher pour la prise en compte de l’article dans le
calcul
 Quantité Réappro : la quantité suggérée est un multiple de celle-ci

_________________________________________________________________

Description :

La gestion d’articles stockés nécessite des informations et impose des règles de


gestion particulières pour les deux points principaux suivants :

Valorisation des stocks :

OptiMaint obéit aux règles de gestion comptable du PMP (Prix Moyen Pondéré).
C'est-à-dire que toute entrée de stock modifie la valeur moyenne de chaque article et
les sorties seront valorisées en fonction de cette valeur moyenne.
La règle de calcul est la suivante :

Prix Moyen Pondéré = Q1xP1 + … + QnxPn Q = Quantité, P = Prix


Q1 + … + Qn

Réapprovisionnement :

Quantité
Suggestion de réappro
Q max Stock maxi

Point de commande
PC (déclenche la suggestion de réappro)

Q mini Stock mini

Temps

délai livraison fournisseur délai de sécurité


(dépend du délai de livraison,
de la consommation moyenne de l’article,de l’importance de l’article)

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Module 3 : Données de Base

OptiMaint permet de gérer le réapprovisionnement des stocks et d’automatiser le


passage des commandes en fonction des niveaux de stock et des besoins.
Pour plus de détails voir le module Gestion des Achats

Certaines données paramètrent les conditions de réapprovisionnement parmi


lesquelles :

- Le stock maximum permet, lorsqu'il est renseigné, d'indiquer le niveau


maximum du stock qu'il ne faudra jamais dépasser. Lors de la création d'une
commande de l'article pour ce magasin, OptiMaint vérifiera que la quantité
commandée n'entraine pas un stock supérieur au stock maximum.

- Le point de commande est utilisé dans l'état de suggestions de


réapprovisionnement. Tout article dont la quantité en stock (pour ce magasin)
est inférieure ou égale au point de commande, apparaîtra dans l'état de
suggestions. Attention : il faut pour cela que la case à cocher Suggestion
réappro soit validée, ce qui est possible uniquement si c'est également le cas
dans la fiche Article.

- Le stock minimum représente le stock de sécurité. Dans le cas d'une sortie de


stock dans ce magasin, OptiMaint signalera lorsque la sortie entraîne un stock
inférieur au stock minimum.

Ces trois données (stock maximum, point de commande et stock minimum) sont
accessibles en saisie et prises en compte (dans les suggestions de
réapprovisionnement, les contrôles sur les sorties, etc.) uniquement si la case
Paramètres propres à la fiche de stock est cochée (sinon, ce sont les données de la
fiche Article qui seront utilisées).

Remarques :
- Le point de commande doit correspondre à une quantité moyenne
consommée durant le délai de réapprovisionnement, auquel on ajoute le stock
minimum.
- Lors de la création d'un article, une fiche de stock est créée automatiquement
pour le magasin principal de l'article.
- Le P.M.P. peut être saisi à la création de la fiche de stock, mais pour la mise à
jour, l'écran "Mise à jour PMP" est disponible par le menu Bases | Articles |
Mise à jour P.M.P

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Module 3 : Données de Base

3.5.3 - La fiche de stock

Gestion des Magasins


et fiche de stock

Article
Article A001
A001
Magasin
MagasinPrincipal
Principal: :M1
M1

PMP
PMP==S1xPMP1
S1xPMP1++S2xPMP2
S2xPMP2++S3xPMP3
S3xPMP3
S1
S1++S2
S2++S3
S3

Magasin
MagasinM1
M1 Magasin
MagasinM2
M2 Magasin
MagasinM3
M3
Article A001 Article A001 Article A001
Stock = S1 Stock = S2 Stock = S3
PMP1 PMP2 PMP3
Emplacement E1 Emplacement E2 Emplacement E2

_________________________________________________________________

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Articles | Fiche de stock

ou le raccourci disponible dans la barre d'outils


ou par le bouton Fiches de stock dans l’onglet Stocks /gammes de la fiche article

Description :

La fiche de stock est l’indication de stockage d’un article dans un magasin et permet
de gérer des informations particulières à préciser pour chacune d’entres elle.

La quantité en stock peut être initialisée lors de la création d'une nouvelle fiche de
stock. Elle est ensuite mise à jour automatiquement lors de chaque mouvement de
stock.

On propose aussi un emplacement de l'article dans ce magasin et un PMP.

Réapprovisionnement :

Les conditions de réapprovisionnement (stock mini maxi et point de commande)


peuvent être spécifiques pour chaque fiche de stock.
Par défaut chaque fiche de stock récupère les informations générales de l’article mais
pour les différencier, il suffit de cocher la case Paramètres propres à la fiche de stock

Remarque :
Lors du lancement des Suggestions de réapprovisionnement, si l'option "Edition tout
magasin confondu" est choisie, seules les données (point de commande, stock mini)
de la fiche Article sont prises en compte, même si la case Paramètres propres à la
fiche de stock est cochée.

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Module 3 : Données de Base

3.5.4 - Gestion des magasins et emplacements

Article A001
Emplacement E1
Magasin M1 Article A002
Emplacement E1

Article A003
Emplacement E2

Article A005 Article A004


Emplacement E3 Emplacement E2

_________________________________________________________________

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Articles | Magasin

Description :

Pour créer un magasin, indiquer un code et une désignation.


L’adresse est facultative mais peut servir au niveau des commandes comme adresse
de livraison. Pour cela, cocher la case Adresse de livraison.

On peut associer un magasin à un centre analytique (indicatif).

La case Emplacement unique défini, si elle est cochée, que chaque article présent
dans ce magasin dispose d’un emplacement propre et qu’il n’existe pas 2
emplacements identiques dans le magasin.
Cela impose une codification pour chaque emplacement.

La désignation du magasin peut s’afficher sur la commande en cochant la case


correspondante.

Des consignes de sécurité pourront être indiquées pour toutes interventions sur ce
magasin (indicatif).

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Module 3 : Données de Base

3.5.5 - La famille d'article (Imputations)

Famille Article :
Imputation par code d’Imputation
Dans le sens Article vers Famille de Compte

Article 1 Famille 1 Imputation 1 Compte 1

Article 2
Article 3 Famille 2
Article 4 Famille
de compte
Article 5 Imputation 2
Article 6 Famille 3
Article 7
Article 8 Compte 2

Article 9 Famille 4 Imputation 3


Article 10

Dans le sens Famille de Compte vers Article

_________________________________________________________________

Accès à la fonctionnalité

Menu Bases | Articles | Famille

Définition :

La famille se définit comme un regroupement d'articles de même nature


On peut utiliser une notion de famille technologique.
Ce regroupement obligatoire peut aussi être utilisé pour faciliter les recherches et les
analyses techniques et/ou financières.

Description :

Une Famille d’articles s'identifie par un code et une désignation.

La famille d'article est un élément particulier dans l'organisation des données car elle
permet de :
− Gérer une Numérotation automatique des articles
− Définir des Champs personnalisés dans la documentation de la fiche article
− Paramétrer l’affichage et le caractère obligatoire ou non de certains champs
de la fiche équipement
Pour ces données, la famille d’articles obéit aux même règles que la famille
équipement, se reporter au chapitre famille équipement pour d’avantage
d’informations
− Définir des imputations comptables à appliquer par défaut pour chaque
mouvement de stock.
− Définir l’obligation de demande d’achat

On peut donc orienter les répartitions analytiques des coûts (imputations ou compte
comptable directement en fonction de chaque famille d’articles.

Dans l’onglet Imputations, sélectionner les imputations comptables et/ou les compte
comptable à préciser sur les mouvements d’entrées et de sorties de stock.

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 51/83


Module 3 : Données de Base

3.5.6 - Regroupement d’articles

Regroupement d’articles

Groupe

Article A001 Article A004


Emplacement E1 Emplacement E2

Article A002 Article A005


Emplacement E1 Emplacement E3

Sous - Famille Famille

Article A003
Emplacement E2

_________________________________________________________________

OptiMaint dispose de plusieurs moyens de regroupements d'articles comme pour les


équipements : Groupe, Famille, Sous-familles.

Un seul de ces regroupements est obligatoire : c'est la famille d'articles.


Pour plus de détails, voir la partie La famille d'articles de ce chapitre.

Il est à noter que chacun de ces regroupements peuvent être utilisé comme critère de
tri et de résultats dans les écrans de recherche liés aux articles.
Par ailleurs, ce sont aussi des filtres dans les différents états d'analyses techniques et
financières proposé par OptiMaint.
Pour plus de détails, voir le Module Bilans de la Maintenance.

Les regroupements Groupe et Sous-famille sont facultatifs et peuvent être utilisés de


façon non systématique.

Pour créer ces éléments :

Menu Bases | Articles | Groupe


et
Menu Bases | Articles | Sous-famille

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Module 3 : Données de Base

3.6 - Gérer les Intervenants

SOMMAIRE

 La fiche Intervenant (rôles)


 Planning Intervenant
 Circuit de validation dans OptiMaint

_________________________________________________________________

Objectif :

Ce chapitre permet de détailler la création et les modes de gestion des acteurs du


logiciel : les intervenants.
La gestion des intervenants est nécessaire pour valider « qui fait quoi » dans
OptiMaint.

Remarque :
Les intervenants sont des éléments distincts des utilisateurs et ne gèrent pas les
accès aux fonctions du logiciel (voir module administration du logiciel)

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Module 3 : Données de Base

3.6.1 - La fiche intervenant (rôle)

Intervenant dans la chaîne


de maintenance
Notion d’Acteur Notion de Ressource
Rôle de l’intervenant Intégration dans l’organisation
 Interventions  CF
 Stocks  Responsable (recherche, valo.)
 Achats (+ Option montant DA)  Fournisseur (intervenant externe)
Planning de l’intervenant
Communication  Gestion du temps travaillé
 Edition DI/BT vers destinataire
 E-Mail DI/BT vers destinataire Qualifications
 Adresses  Principale, secondaire
 Notion de valorisation
Association à un code utilisateur
 Droits utilisateurs Valorisation Main d’Oeuvre
 Code intervenant par défaut  Taux intervenant
 A défaut = > taux qualification
Association à des cycles de  A défaut = > taux responsable
validation Interventions / Achats
 Signature Documentation
 Signataire  Rattachement de document spéciaux (RH,
Qualification, Courriers…)

_________________________________________________________________

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Intervenants | Intervenant

ou le raccourci disponible dans la barre d'outils

Définition :

L’intervenant est un acteur du logiciel et défini généralement une personne physique


dans le logiciel, c'est-à-dire quelqu’un pouvant apparaitre dans les listes de sélection
dans les fonctions d’OptiMaint.

Description :

Pour créer un intervenant, il est obligatoire de renseigner :


- Son code (initiale, matricule, code interne…)
- Son nom
- Son prénom

La partie la plus importante de la fiche intervenant est la définition des rôles dans
l’onglet général.
Chaque rôle défini si l’intervenant concerné apparaitra ou non dans les listes
correspondantes répartie en 3 secteurs :

1. les Interventions :

- Emetteur D.I/B.T : paramètre la liste des émetteurs sur le DI et le BT


- Destinataire D.I/B.T : liste des destinataires
- Saisie d’activité : liste des intervenants dont on peut enregistrer des activités
(un utilisateur peut saisir les activités de plusieurs intervenants)
- Clôture B.T : la dernière activité issue de l’intervenant pourra clôturer

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Module 3 : Données de Base

l’intervention. Un intervenant peut avoir le rôle clôture pour qu’un utilisateur


saisisse l’information dans OptiMaint.
- Saisie d’activité TPM : autorise la saisie d’activité TPM pour cet intervenant

2. les Stocks :

- Mouvements : intervenant autorisé à effectuer tous les mouvements d’entrées


et de sorties de stock ou réceptions
- Réceptions : liste des personnes sur les bons de réceptions de commande.
(voir module Gestion des achats)
- Contrôle qualité : peut enregistrer un contrôle qualité au niveau des lignes de
réception

3. les Achats :

- Demandeur : apparait dans la liste des demandeurs


- Acheteur : apparait dans la liste des acheteurs
- Facturation : apparait dans la liste des intervenants enregistrant une facture
Un utilisateur peut enregistrer une facture pour plusieurs intervenants.

Il est possible de préciser une famille d’intervenants qui permet de paramétrer


l’affichage des informations de la fiche de l’intervenant (comme pour les familles
d’équipement).
Pour créer une famille : menu Bases | Intervenants | Famille

On peut également indiquer dans l’onglet général :


- un centre de frais
- un responsable : un autre intervenant créé au préalable
- un fournisseur : pour la main d’œuvre extérieure
- une photo : double cliquer dans le cadre et indiquer le chemin d’accès du
fichier

il est possible de supprimer logiquement un intervenant par la case à cocher


suppression. Dans ce cas, OptiMaint proposera de transférer les charges de cet
intervenant sur un autre.

Sur l'onglet Compléments, il est possible de documenter…

- L'imprimante ou l'E-mail : dans le cas où l'intervenant sera destinataire de


B.T. ou de D.I., il est possible de les imprimer automatiquement (voir chapitre
rubriques)
- Il est nécessaire également dans ce cas de cocher la case Edition B.T. / D.I.
sur imprimante et/ou la case Envoi B.T. / D.I. par E-mail. Pour ce dernier cas il
est également possible de sélectionner le format du document joint au courriel
et de demander une confirmation de lecture par la case à cocher
correspondant. Le bouton permet d’accès à une fenêtre de contrôle de
ces paramètres pour l’ensemble des Intervenants.
- Il est possible de saisir un montant maximum de commande pour un
intervenant demandeur. Au delà de ce montant, la création d'une demande
d'achat devient obligatoire.
- La case Application de ce montant maximal à la signature des demandes
d’achats permet d’interdire la signature d’une Demande d’Achat si le montant
total HT de celle-ci dépasse ce seuil.
Remarque :
Les droits d’accès à ce paramètre sont gérés par profil. (voir Module Gesion de
l’Administrations)
- Le mot de passe peut être demandé lors des signatures des demandes
d'achat et aussi lors des signatures des interventions. Il doit être saisi deux
fois pour confirmation. Voir chapitre Circuits de validation dans OptiMaint

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Module 3 : Données de Base

Sur l'onglet Qualification, il est possible de documenter…

Une ou plusieurs qualifications pour chaque intervenant.

Ces qualifications peuvent être indicative mais également limitative lors de l’affectation
des interventions (voir Module gestion des interventions).
Il faut définir la qualification principale.

Pour créer une qualification : menu Bases | Intervenants | qualification

Un taux horaires peut être affecté à une qualification pour le calcul des coûts de main
d’œuvre (voir suite de ce chapitre).

Sur l'onglet Horaires, il est possible de documenter…

On indique dans cet onglet les horaires de présence hebdomadaire.

Remarque :
- Ces horaires ne proposent qu’une seule coupure par jour
- Il s’agit d’un modèle hebdomadaire fixe. Pour modifier ensuite les horaires
(gérer des équipes 2x8h par exemple), utiliser les fonctions de gestion de
planning des intervenants et de saisie des exceptions (voir chapitre suivant).

Il est possible de préciser un taux horaire pour chaque intervenant afin de calculer ses
coûts de main d’œuvre.
S’il n’y a pas de taux horaires de précisé à ce niveau, OptiMaint vérifiera s’il y a un
taux sur la qualification principale de l’intervenant et sinon recherchera le taux horaire
du responsable de l’intervenant (onglet général).
S’il n’y a aucune information dans ces trois cas, les coûts de main d’œuvre sur les
interventions seront nuls.

Remarque :
OptiMaint permet de gérer différents coefficients horaires à saisir lors des comptes-
rendus d’interventions.
Pour créer un coefficient horaire : Menu Bases | Intervenants | Coefficient horaire.
Un code et une désignation sont nécessaires ainsi que le coefficient horaire
multiplicateur des futurs coûts de main d’œuvre.

Sur l'onglet Adresse, il est possible de documenter…

Il est possible ici d’indiquer l’adresse de l’intervenant.

Remarque :
L’adresse e-mail de cet onglet est juste indicative. Celle utilisée par OptiMaint pour les
envois d’e-mail automatique (message et D.I/B.T) se trouve dans l’onglet
Compléments.

Sur l'onglet Commentaires/Doc…

Le champ Commentaires est complètement libre : indiquer toute autre information


nécessaire pour la documentation de la fiche Intervenant (au format texte).
Il est aussi possible de lier des Documents joints à l’intervenant.

Sur l'onglet personnalisable…

Cet onglet n’a pas de titre par défaut dans le logiciel.


Il contient la liste des champs personnalisés affectés à la famille de l'intervenant.

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Module 3 : Données de Base

Création d’équipe d’intervenant

Dans le cadre des activités et la gestion des campagnes (notamment TPM voir
module Gestion des interventions), il est possible de créer des équipes
d’intervenants : menu | Bases | Intervenants | Equipe
Une équipe se distingue par un code et une désignation.
Dans l’onglet Intervenants, cocher dans la colonne choix les intervenants inclus dans
l’équipe (seuls les intervenants autorisés à la Saisie d’activité TPM apparaissent dans
la liste).
Un responsable de l’équipe peut aussi être désigné.
Lors d’activité TPM, une saisie globale d’activités pour une équipe pourra être
effectuée.

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Module 3 : Données de Base

3.6.2 - Planning Intervenant

Planning d’Intervenant

Horaires
Horairesnormaux
normauxde de
l’intervenant
l’intervenantI-02
I-02

Saisie Exception
 Cause : AM
Le planning fixe  Nouvel horaire : 8h à 12h

le temps travaillé Gestion Cause d’exception


Exemple : AM - Après Midi Libre
théorique de Code + Désignation
l’intervenant Couleur
Icône
Nouveaux horaires par défaut

_________________________________________________________________

Description :

Pour gérer le planning des intervenants, c'est-à-dire les heures de présence


quotidiennes, il est nécessaire de définir :
- Les motifs de modification de planning : les causes d’exceptions
- Le planning en lui-même : mise en place des causes d’exceptions

Les causes d'exceptions


Accès à la fonctionnalité

Bases | Intervenants | Causes d'exceptions

Définition :

La cause d’exception est une modification ponctuelle du planning d’un intervenant.


Une cause d’exception permet de modifier sur un jour les horaires de présence d’un
intervenant.
IMPORTANT : Il ne peut donc avoir qu’une Exception par jour dans le planning

Description :

Pour créer une cause d’exception, entrer un code et une désignation.


Le choix d’une couleur est possible par le bouton . Cette couleur apparaitra sur le
planning des intervenants.

La case à cocher Saisie des horaires indique, lorsqu'elle est cochée, qu'il s'agit d'une
modification des horaires standards. Il faudra dans ce cas saisir les nouveaux horaires
pour chacune des journées concernées lors de la saisie des exceptions (voir les 2
chapitres suivants).
Si elle n’est pas cochée, le temps de présence sera nul lors de l’application de cette
cause dans le planning.

Il est possible d’indiquer également des horaires par défaut qui seront bien sur
modifiables.

On peut aussi indiquer un icône parmi ceux disponibles. Cet icône s’affichera sur le
planning.

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Module 3 : Données de Base

Le Planning
Accès à la fonctionnalité :
Bases | Intervenants | Planning

Définition :

Cette fonction permet de visualiser et de modifier le planning des intervenants afin des
gérer les horaires de présence.

Description :

Il est possible d’afficher le planning de tous les intervenants sur une période donnée.
Cette période est défini par les dates « du / au » à saisir obligatoirement.

Des filtres sont possibles afin de limiter l’affichage et la taille du planning : intervenant,
C.F, qualification, responsable.
Il est aussi possible de n’afficher que les intervenants ayant déjà une exception à leur
planning par la sélection d’une cause dans le champ correspondant.

Valider pour afficher le planning

Pour modifier le planning par la saisie d’une cause d’exception, cliquer sur la case
croisant la ligne d’un intervenant et la colonne d’une date puis cliquer sur le bouton

Saisie d’une cause d’exception .

OptiMaint affiche la fenêtre de saisie de la cause d’exception.


Sélectionner la cause à appliquer, modifier les horaires quand c’est possible et si
besoin.
Un commentaire peut aussi être indiqué.

Valider pour enregistrer la modification du planning

Remarque :
La saisie d’une cause d’exception sur plusieurs intervenants et sur plusieurs jours est
possible.
Il suffit de sélectionner plusieurs de ces données dans la grille du planning avant de

cliquer sur le bouton Saisie d’une cause d’exception


Pour supprimer une cause, effectuer la même démarche que la saisie et cliquer le

bouton supprimer .

Par un clic-droit dans le planning, il est également possible :


- d’ouvrir la fenêtre de saisie de cause d’exception et également
- effectuer un Copier / Coller d’une exception sur une autre date ou
période
- supprimer la saisie d’une exception de planning
- répéter un cycle plusieurs (exemple pour le travail d’équipe : répéter
un cycle Matin –Après midi sur plusieurs semaines)

La saisie d'exceptions
Accès à la fonctionnalité :

Bases | Intervenants | Saisie des exceptions

Définition :

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Module 3 : Données de Base

Cette fonction permet de visualiser et de modifier le planning d’un intervenants afin


des gérer son temps de présence mensuel.

Description :

Sélectionner un intervenant.
L’affichage propose mois par mois le planning de l’intervenant

Pour saisir d’une cause d’exception, cliquer sur une date puis sélectionner une cause
d’exception.
Modifier les horaires quand c’est possible et si besoin.
Un commentaire peut aussi être indiqué.

Valider pour enregistrer la modification du planning.

Remarque :
La saisie d’une cause d’exception sur plusieurs jours est possible mais sur un seul
mois.
Il suffit de sélectionner plusieurs jours dans la grille et de sélectionner une cause.

Valider pour enregistrer les modifications

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Module 3 : Données de Base

3.6.3 - Circuits de validation dans OPTIMAINT

Interventions Achats
Rubrique Cycle de validation
Demande d’Achat pour
Cycle de validation Intervention conversion en commande
(avant clôture)
Signature Niveau 1 Signature Niveau 1
Signataires Signataire
s

Signature Niveau 2 Intervenants Signature Niveau 2


Signataires Signataire
s

Signature Niveau n Signature Niveau n


Signataires Signataires

_________________________________________________________________

Objectif :

OptiMaint permet la mise en place de procédures de validation par signature


informatique.
Ces procédures concernent la validation des demandes d’achats en vue de leur
passage en commande et/ou la validation des travaux terminés avant clôture
définitive.

Définition :

La validation par signature informatique est l’enregistrement de la saisie qui autorise


ou non le passage à la situation suivante dans le processus (Achat ou Intervention).
Cette saisie peut être sécurisée par mot de passe (sur la fiche intervenant).

Description générale :

La mise en place d’un circuit de validation (Achat ou Intervention) s’effectue toujours


en 2 étapes :
1. Définition et la création des signatures : définition des étapes
hiérarchiques du circuit de validation
2. Définition des intervenants signataires : validation des intervenants
autorisés à utiliser chaque niveau de signatures

Pour le circuit de validation des Demandes d’achats

Etape 1 : création des niveaux de signatures


Accès à la fonctionnalité

Bases | Intervenants | Signatures D.A.

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Module 3 : Données de Base

Description :

Pour créer une signature, entrer un code et une désignation.

Un numéro de niveau permet de classer les signatures en fonction de leur ordre


d'apparition dans le processus de validation des demandes d'achat.

Un niveau de signature peut être défini comme obligatoire en cochant la case


correspondante.
Il est possible de limiter le caractère obligatoire en fonction d’un montant que l’on peut
indiquer dans le champ correspondant.
Le circuit de signature des demandes d’achats peut donc être défini en fonction du
montant des lignes de DA ex :
Si Ligne de DA inférieur à 500 € : 2 niveaux de signature
Entre 500 € et 2000 € : 3 niveaux
Plusieurs de 2000€ : 4 niveaux

Il est également possible de préciser des informations modifiables sur les demandes
d’achat concernées, après l’utilisation de cette signature dans le processus de
validation. (voir Module 05 - Gestion Achats)

Remarque :
La sélection des champs modifiables après la signature est possible lors de la création
du niveau ou seulement s’il existe un niveau de signature supérieur.
Aucun champ n’est modifiable après le dernier niveau de signature (Demande d’Achat
validée)

Etape 2 : sélection des signataires


Accès à la fonctionnalité

Bases | Intervenants | Signataires D.A.

Description :

Sélectionner une signature.


Il est possible de limiter la liste des intervenants en fonction d’un nom, d’un CF, une
famille, un fournisseur ou un intervenant particulier.

Valider pour afficher la liste des intervenants.

Sélectionner les intervenants pouvant utiliser ce niveau de signature en cochant la


case choix.
L’utilisation obligatoire de mot de passe peut également être définie par intervenant en
cochant la colonne correspondante.

Valider pour enregistrer l’organisation des intervenants signataires.

Pour le circuit de validation des Interventions

Préambule :

Cette option est disponible en fonction des paramètres des interventions de chaque
société (voir module personnalisation d’OptiMaint) mais elle n’est pas activée par
défaut pour la société de démonstration OptiCar.

Il est possible de sélectionner un circuit de signature différent en fonction de chaque


rubrique (nature d’intervention) voir chapitre Gérer les rubriques.

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Module 3 : Données de Base

Les étapes de signatures sont donc définissables en fonction des interventions.

Etape 1 : création des niveaux de signatures


Accès à la fonctionnalité

Bases | Intervenants | Signatures interventions.

Description :

Pour créer une signature, entrer un code et une désignation.

Un numéro de niveau permet de classer les signatures en fonction de leur ordre


d'apparition dans le processus de validation des demandes d'achat.
Un niveau peut être défini comme obligatoire en cochant la case correspondante.
Une case à cocher permet de définir si l’utilisation de cette signature engage ou non la
clôture d’une intervention.

Il est possible de prédéfinir la liste des intervenants signataires en fonction des


informations de chaque intervention comme l’intervenant émetteur ou destinataire
précisé sur l’intervention.
La case à cocher paramètre l’utilisation obligatoire d’un mot de passe.

Etape 2 : sélection des signataires


Accès à la fonctionnalité

Bases | Intervenants | Signataires interventions

Description :

Sélectionner une signature.


Il est possible de limiter la liste des intervenants en fonction d’un nom, d’un CF, une
famille, un fournisseur ou un intervenant particulier.

Valider pour afficher la liste des intervenants.

Sélectionner les intervenants pouvant utiliser ce niveau de signature en cochant la


case choix.
L’utilisation obligatoire de mot de passe peut également être définie par intervenant en
cochant la colonne correspondante.

Valider pour enregistrer l’organisation des intervenants signataires.

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Module 3 : Données de Base

3.7 - Gérer les Fournisseurs

SOMMAIRE

 La fiche fournisseur
 La Famille fournisseur
 Liens article – fournisseur
 Gestion des contrats fournisseur

_________________________________________________________________

Objectif :

Ce chapitre permet de détailler la création et les modes de gestion des fournisseurs


ainsi que les informations spécifiques en découlant et les différentes fonctions
annexes.

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Module 3 : Données de Base

3.7.1 - La fiche fournisseur

Travailler avec un fournisseur


Condition de paiement
Service Famille
Contacts Mode de règlement Litige
Fonction Fournisseur
Conditions de livraison

Fournisseur
Contrats

Achats
Article Demande de Prix
Liste des DA
fournisseurs Commande
potentiels Réception
Facture

Interventions Intervenants
Définitions des
Bon de Travaux
intervenants externes
Campagne
(fournisseur par défaut)

Equipement
Organe
Fournisseur pour Info

_________________________________________________________________

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Fournisseurs | Fournisseur

ou le raccourci disponible dans la barre d'outils

Définition :

Le fournisseur est une entité extérieure à la société.


Un fournisseur est obligatoire dans le cadre des commandes, réceptions et factures.
Il peut également être indiqué lors des interventions effectuées par une société
extérieure et pourra dans ce cas être associé à un intervenant (voir chapitre
précédent).

Description :

Pour créer un fournisseur, il est obligatoire de renseigner :


- Son code
- Sa dénomination
- Sa famille (voir chapitre suivant)

Sur l'onglet Général, on peut aussi documenter…

- un N° de Siret
- un code A.P.E
- un N° intracommunautaire
- un N° de compte : par exemple compte de paiement utilisé par la comptabilité
- le fait que le fournisseur soit aussi un transporteur : indication possible sur les
bons de réceptions

Sur l'onglet Adresse…

On indique ici l’adresse complète du fournisseur qui apparaitra sur les documents

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Module 3 : Données de Base

issus d’OptiMaint (demande de prix, commande etc.).


L’adresse e-mail pourra être utilisée pour l’envoi de ces documents par e-mail.
Un clic sur les boutons ou permet d’ouvrir directement le logiciel de
messagerie pré rempli pour envoyer un e-mail ou le navigateur internet par défaut de
l’ordinateur.

Sur l'onglet Compléments…

On précise ici les différentes relations possibles avec le fournisseur concernant :


- les conditions de paiement : délai de paiement de facture
- les modes de règlement : outil de paiement (virement etc.)
- condition de livraison : franco de port ou autre
Ces données doivent d’abord être créées par le menu Bases | Fournisseurs | …, avec
un code et une désignation pour chacune d’entres elles.

Remarque :
La société ZZ : OptiCar propose par défaut des données opérationnelles (ex : franco
de port, 90 jours fin de moi…). Il est possible de les récupérer lors de la création d’une
nouvelle société.

Il est possible de préciser la devise applicable sur les commandes pour un fournisseur
(fournisseur étranger généralement).
On peut indiquer également :
- un montant minimum de commande : ce montant sera indiqué sur les
suggestions de réapprovisionnement et dans la fenêtre commande
- Le pourcentage de remise, lorsqu'il est renseigné, est proposé par défaut sur
toutes les commandes du fournisseur
- La case Exonération TVA indique, lorsqu'elle est cochée, que les commandes
pour ce fournisseur ne comporteront pas de TVA (Exemple : fournisseur
étranger).
- La case BT obligatoire sur lignes de commande indique, lorsqu'elle est
cochée, que la saisie du B.T. est obligatoire sur les lignes de commandes de
ce fournisseur.
- La case Frais de port sur DA/commande indique, lorsqu'elle est cochée, que
les frais de port des commandes et des D.A. liées à ce fournisseur seront
calculés de l'une des façons suivantes :
o % sur total H.T. : les frais de port de l’entête de commande et des lignes
de D.A. sont calculés en fonction de ce pourcentage (si renseigné)
appliqué aux montants H.T.
o Montant forfaitaire : cette valeur (si renseignée) alimentera par défaut les
frais de port des entêtes de commande et de D.A.
On ne peut renseigner qu'une seule de ces deux rubriques

Sur l'onglet Commandes

On visualise toute les commandes éditée ou en cours chez un fournisseur.

Sur l'onglet Marque

Il est possible d’associer un fournisseur à une ou plusieurs marques et vice versa (voir
chapitre Autres Données annexes).
Cliquer sur le bouton pour ajouter des marques à ce fournisseur et cocher la
colonne choix pour les marques sélectionnées.

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Module 3 : Données de Base

Sur l'onglet Contact

Il est possible d’indiquer les différents contacts d’un fournisseur.


Cliquer sur le bouton pour ouvrir la fenêtre de création de contact.
Remplir les informations telles que :
- la civilité
- le nom
- le prénom
- les coordonnées : adresse, téléphone, fax…

Il est possible d’indiquer une Fonction ou un Service à chaque contact.


Pour créer ces informations : Menu | Bases | Fournisseurs | …

On peut indiquer également s’il s’agit du contact principal du fournisseur ou non et s’il
s’agit du contact de la commande par défaut : dans ce cas la mention « à l’attention
de … » apparaitra sur la commande en dessous de l’adresse du fournisseur et l’e-mail
de référence sera celui de ce contact dans le cas d’un envoi par e-mail de la
commande.

Sur l'onglet Commentaires/Doc…

Le champ Commentaires est complètement libre : indiquer toute autre information


nécessaire pour la documentation de la fiche Equipement (au format texte).
Il est aussi possible de lier des Documents joints au fournisseur.

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Module 3 : Données de Base

3.7.2 - La Famille fournisseur

Famille d’articles

Ex : Famille
Ex : Famille
Grossistes
Prestataires
Electrique

Fournisseur F004
Fournisseur F001

Fournisseur F002 Fournisseur F005

Fournisseur F003

_________________________________________________________________

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Fournisseurs | Famille

Description :

Une Famille de fournisseurs s'identifie par un code et une désignation.

La famille de fournisseurs permet notamment d’imposer l’utilisation de la demande


d’achat et ainsi un circuit de validation avant le passage en commande (voir chapitre
précédent et module Gestion des Achats) : cocher la case Demande d’achat
obligatoire.

La famille de fournisseurs permet également de :


− Définir des Champs personnalisés dans la documentation de la fiche
fournisseur
− Paramétrer l’affichage et le caractère obligatoire ou non de certains champs
de la fiche fournisseur

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Module 3 : Données de Base

3.7.3 - Gestion des contrats fournisseur

Fournisseur

Contrat Réf : xxx

Contrat

Avenant 1
- Equipement A
Contrat
- Equipement B
Avenant 2
- Equipement A
- Equipement B
- Equipement C

_________________________________________________________________

Objectif :

Ce chapitre permet explique les notions de gestion spécifique des contrats afin de
pouvoir gérer et suivre les différents contrats fournisseurs avec OptiMaint

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Fournisseurs | Contrats | Contrat

ou le raccourci disponible dans la barre d'outils

Définition :

Un contrat se définit comme une convention formelle ou informelle, passée entre deux
parties. Le but est de garantir un respect de règles établis à l’avance notamment en
termes de coût
Avec OptiMaint, il s’agit de créer l’information qui centralisera l’ensemble des données
autour des contrats fournisseurs dans le logiciel : gestion des coûts, période et
échéance, …

Description :

La création d’un contrat s’effectue en 2 étapes :


1. Définition et création d’un cadre général
2. Définition et création d’un premier avenant qui défini les règles à
suivre (période, équipements ou organes concernés…)

Remarque :
La création d’un nouvel avenant à un contrat clôture l’avenant précédent, il doit donc
reprendre toutes les conditions du contrat et pas seulement les modifications.

Les modifications d’un contrat entrainent généralement la création d’un nouvel


avenant. OptiMaint autorise toutefois la modification d’un avenant s’il n’existe aucun
lien avec le contrat dans le logiciel, c'est-à-dire aucun achat, aucune intervention ni
aucun mouvement de stock. Dans ce cas le contrat et son avenant passe en situation
en-cours.

Etape 1 :

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Module 3 : Données de Base

Pour créer un contrat, il est obligatoire de renseigner :


- Son code
- Sa désignation
- Sa famille : qui permet de définir des champs personnalisés et de paramétrer
l’affichage et le caractère obligatoire ou non de certains champs du contrat
- Le fournisseur
- La référence du contrat et le contact peuvent aussi être indiqués

Les autres informations de l’onglet général (rubrique, CF, …) sont disponibles pour
limiter le champ d’action du contrat, la liste des équipements et organes concernés.

Dans l’onglet compléments, on défini :


- la date de début du contrat
- la date de prochaine échéance : OptiMaint permet de suivre les échéances de
tous les contrats via le tableau de bord
il est possible de préciser :
- un délai de préavis
- une date de révision prévu (sinon calculée par le préavis)
- une durée de reconduction, tacite ou non
- une date de fin prévisionnelle.
- les paramètres de facturation

Valider pour créer le contrat (cadre général) et accéder à la fenêtre Avenant pour
définir les règles de gestion.
Sinon ouvrir le contrat et dans l’onglet Avenants, cliquer sur le bouton ou double
cliquer sur la ligne concernant l’avenant choisi.

Etape 2 :

Un avenant à un contrat est défini par une date d’effet (début de la période) et une
période en nombre de mois.
Cette période ne correspond pas forcément à la période entre la date de début du
contrat et la date de prochaine échéance.
Elle détermine le découpage du contrat en plusieurs périodes distinctes sur la durée
totale du contrat afin d'analyser plus précisément le nombre de BT et les coûts.

Il est possible de préciser certaines informations pour l’analyse des interventions :


- le nombre de BT prévu
- le total des coûts prévus
- Délai d’intervention en heure : le fournisseur s’engage à intervenir en moins
de x heures
- Durée d’intervention en heure : le fournisseur s’engage à clôturer l’intervention
en moins de x heures
- Durée de garantie : le fournisseur garantie le matériel x jours après
l’intervention
- La référence de l’avenant

Remarque :
La date de départ pour contrôler le délai d'intervention est déterminée de la façon
suivante :
- Pour les bons de travaux, la date de départ sera la date et heure de début de
B.T
- Pour les activités hors BT en rapport avec une D.I., la date de départ sera la
Date et Heure de la D.I.
- Dans les autres cas, il n'y aura pas de contrôle sur le délai d'intervention

Les cases à cocher paramètres :


- Sortie d’articles autorisée : le stock de la société peut être utilisé dans le cadre

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Module 3 : Données de Base

du contrat pour une intervention du fournisseur


- Main d’œuvre interne autorisée : les intervenants de la société peuvent
travailler avec le fournisseur pendant l’intervention

Il faut ensuite déterminer les équipements et/ou les organes concernés par l’avenant
dans l’onglet Equipements/Organes.
OptiMaint propose 2 modes de sélection distincts :
- Le mode statique : pour choisir les équipements manuellement dans une liste

en cliquant sur le bouton et en cochant la colonne choix pour les


équipements ou les organes voulus.
- Le mode dynamique : OptiMaint sélectionnera tous les équipements ou
organes appartenant à une famille et/ou sous famille et/ou groupe (un seul
élément de chaque n’est sélectionnable)

L’onglet Commentaires/Doc autorise la saisie libre de texte et de joindre des


documents à l’avenant.

Cas de la création d’un nouvel avenant :

Rappel : un nouvel avenant à un contrat clôture le précédent.

Le bouton de rappel des données saisies permet lors de la saisie d'un nouvel
avenant de ramener les valeurs des champs du dernier avenant. OptiMaint proposera
également de récupérer les éventuels liens avec les équipements et/ou organes de
l'avenant précédent.

Suivi du contrat :

Il est possible d’éditer un suivi du contrat en cliquant sur le bouton .

Les onglets supérieurs permettent de visualiser l’état des lieux du contrat concernant
les achats, les stocks et les interventions liés au contrat.

Cas de la reconduction de contrat :

Rappel : un contrat est expiré lorsque sa date d’échéance est dépassée.

Pour reconduire un contrat, OptiMaint propose la fonction accessible par le menu


Bases | Fournisseurs | Contrats | Reconduction ou par le tableau de bord en cliquant
sur le bouton à droite de la ligne Contrats expirés à reconduire.

Des filtres sont disponibles pour limiter la liste des contrats.

Pour reconduire un contrat, cocher la colonne choix sur le contrat concerné et entrer
une date de prochaine échéance.

Valider pour reconduire le contrat.

ATTENTION : lors de la reconduction du contrat, OptiMaint ne crée pas de nouvel


avenant ni ne prolonge la période de l’avenant en-cours.

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Module 3 : Données de Base

3.8 - Gérer les Rubriques et Imputations (analyse)

SOMMAIRE

 Les Rubriques
 Les comptes et imputations

_________________________________________________________________

Objectif :

Tout engagement de dépense doit être imputé à un niveau de la nomenclature (centre


de frais, équipement ou organe) mais également caractérisé par une nature propre.
La définition des rubriques va permettre de définir les natures des coûts en fonction
des besoins de la société.

OptiMaint permet également de gérer l’aspect comptable et budgétaire de cette


gestion des coûts par le biais des imputations comptable et des numéros de compte.

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Module 3 : Données de Base

3.8.1 - Les Rubriques

Analyse : CF et Rubrique
n Contenu
Contenu de
de l’intervention
l’intervention
it o QUOI
QUOI ET
ET COMBIEN
COMBIEN ??

e n Activités
Activitésde
Maintenance
de Consommation
Consommation
de
deStock
Facturation
Facturation
d’articles
d’articles

v Maintenance Stock non


nonstockés
stockés

t er Coûts
Coûts
MO
MO
Coûts
Coûts
Article
Article
Coûts
Coûts
Facture
Facture

In
Catégorie
Catégorie Bénéficiaire
Nature de Préventive
Préventive
de l’intervention
l’intervention Catégorie
Catégorie
Curative CENTRE DE FRAIS
RUBRIQUE Curative
Equipement
Catégorie
Catégorie
Divers
Divers

_________________________________________________________________

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Analytique | Rubrique

Définition :

La rubrique caractérise la nature analytique d’un coût et impose le choix d’une


catégorie générale : préventive, curative ou divers
La rubrique est complètement indépendante de la nomenclature.

Description :

Pour créer une rubrique entrer un code et une désignation.


Sélectionner ensuite la catégorie auquel elle appartient parmi les trois disponibles.

La rubrique paramètre également l’édition automatique du BT lors de sa création par


la case à cocher Edition du B.T.
L’impression automatique des B.T (et campagne) est possible si l'édition est autorisée
sur la rubrique du B.T. (voir ci-dessus) et également autorisée pour le destinataire du
B.T (voir chapitre Gestion des Intervenant).

On peut déterminer s’il s'agit d'une rubrique T.P.M ou non, la case à cocher valide si
une campagne associée à cette rubrique sera de type T.P.M ou non (voir module
Gestion des Interventions).

ATTENTION : il n’est pas possible d’utiliser une rubrique de type T.P.M dans les
saisies d'activités autres que les activités T.P.M

Remarque :
En fonction des paramètres de gestion des interventions, un onglet Validations
Interventions peut apparaitre. Sélectionner les signatures à utiliser pour cette rubrique
en cochant la colonne choix correspondante ainsi que le caractère obligatoire du
niveau et son engagement dans la clôture des interventions liées à cette rubrique.

Il est possible de regrouper les rubriques en famille :


Menu Bases | Analytique | Famille rubrique.
Entrer un code et une désignation pour chaque famille de rubrique et valider.

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Module 3 : Données de Base

3.8.2 - Les comptes et imputations

Famille Article :
Imputation par code d’Imputation
Dans le sens Article vers Famille de Compte

Article 1 Famille 1 Imputation 1 Compte 1

Article 2
Article 3 Famille 2
Article 4 Famille
de compte
Article 5 Imputation 2
Article 6 Famille 3
Article 7
Article 8 Compte 2

Article 9 Famille 4 Imputation 3


Article 10

Dans le sens Famille de Compte vers Article

_________________________________________________________________

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Analytique | Imputation comptable

Définition :

L’imputation comptable permet d'imputer les achats de produits et services, lors d'une
commande fournisseur.
Les imputations comptables peuvent être regroupées par numéro de compte eux-
mêmes regroupés par famille de compte.

Description :

Entrer un code et une désignation.


Le numéro de compte comptable permet des regroupements d'imputation à des fins
budgétaires.
Pour créer un compte : menu Bases | Analytique | compte (et famille de compte si
besoin) : Entrer un code et une désignation.

Remarque :
Une imputation peut être prédéfinie lors des mouvements de stock en fonction des
familles d’articles (voir chapitre Famille article)

En fonction des paramètres de la société, il est possible de limiter les liens entre les
imputations et les centres de frais. Par défaut, toutes les imputations peuvent être
utilisées pour tous les CF.

Liens C.F. / Imputations comptables

Accès à la fonction

Menu Bases | Analytique | Liens C.F. / Imputations comptables


Ou à partir de la fenêtre Centre de frais, onglet Imputations comptable

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Module 3 : Données de Base

Pour lier une nouvelle imputation ou modifier les liens existants, cliquer sur le bouton
pour accéder à la fenêtre Liens C.F. / Imputations comptables.
Ces imputations peuvent éventuellement être filtrées selon le Compte précisé.
Pour afficher la liste des imputations comptables, il est possible de choisir d'afficher :
- les imputations supprimées en cochant l'option Inclure les éléments
supprimés,
- uniquement les imputations déjà liées au centre de frais en cochant l'option
N'afficher que les liens actuels.

Dans la grille résultant des critères retenus, modifier les liens entre le C.F. choisi et les
imputations en cochant/décochant dans la colonne Choix sur la (les) ligne(s)
correspondante(s).

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Module 3 : Données de Base

3.9 - Données diverses

Champs personnalisés

T.V.A
Devise
Pays
Priorité
Type Activités
Marque
Adresse

_________________________________________________________________

Objectif :

Parmi les diverses données annexes, OptiMaint permet la création de champs


personnalisés.
Ces champs peuvent servir d’information simple, de critère de recherche ou même
comme outil d’analyse au niveau des bilans.

D’autres données de bases sont également disponibles.

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Module 3 : Données de Base

3.9.1 - Les Champs Personnalisés

Personnalisation
des zones de saisie
11
Gestion
Gestion des
des Familles
Familles
Création
Créationdes
deschamps
champs
33 personnalisés
personnalisés
22 44
Paramétrage
Paramétrage Association
Associationde deChamps
Champs Création
Créationdes
des Création
Créationdesdes
des
desChamps
ChampsStandards
Standards Personnalisés
Personnalisés nouveaux
nouveaux tables
tables
de
del’élément
l’élémentgéré
géré ààlalafamille
famille Champs
Champs utilisateur
utilisateur
par la famille
par la famille •Type
•Typedededonnées
données Liste
Choix
Choixdes
deschamps •Lien Listede
devaleurs
valeurs
champs •LienTable
TableUtil.
Util. prédéfinies
Obligatoire
Obligatoireoui
ouiou
ounon
non Obligatoire
Obligatoireoui
ouiou
ounon
non prédéfinies
Invisible
Invisibleoui
ouiou
ounon
non Thème
Thèmedederegroupement
regroupement

Création
Créationdes
desThèmes
Thèmes
(moyen
(moyende
deregrouper
regrouperles
leschamps)
champs)
Action
Actionsur
surles
lesonglets
onglets Action
Actionsur
surununonglet
onglet
standards
standardsdedelalafiche
fiche supplémentaire
supplémentairede delalafiche
fiche
(onglet
(ongletààrenommer)
renommer)

_________________________________________________________________

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Divers | Champ personnalisé

Définition :

Un champ personnalisé permet d’ajouter une nouvelle information non disponible par
défaut dans OptiMaint.
Ce champ peut être appliqué sur des données de bases via les familles
(Equipements, Articles, etc.) ou sur les fenêtres DI, BT et Activités en fonction de la
personnalisation des écrans (voir module Personnalisation d’OptiMaint)

Description :

Pour créer un champ personnalisé, entrer un code et une désignation. La désignation


correspond à l’intitulé du champ qui apparaitra dans les fenêtres de saisie.

Sélectionner ensuite le type de données à entrer dans le champ :


- Alphanumérique : lettre ou chiffre avec une limite maximum possible
- Numérique : seulement des chiffres
- Monétaire : avec conversion automatique devise secondaire/devise principale
- Date
- Case à cocher oui / non
- Image : le chemin d’accès de l’image devra être renseigné dans le champ
- Lien vers une application (dans ce cas préciser un filtre d'accès aux fichiers,
par exemple *.doc ou *.xls)
- Table utilisateur : sélectionner la liste déroulante prédéfinie. Si la case Valeur
hors liste autorisée est cochée, l'utilisateur pourra saisir une valeur autre que
celles contenues dans la liste. Cette table doit être crée au préalable (voir la
suite de ce chapitre)

Une fois le champ créé, il peut être associé à différentes familles ou écran afin de
pouvoir saisir les informations souhaitées dans les fenêtres correspondantes.

Création d’une Table utilisateur

Accès à la fonctionnalité :

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Module 3 : Données de Base

Menu Bases | Divers | Table utilisateur

Description :

Une table utilisateur correspond à une liste d’informations créée pour être utilisé en
association avec un champ personnalisé.

Description :

Une table se caractérise par un code et une désignation.


Entrer ensuite les données contenue dans la liste avec pour chaque données un code
et une désignation.
La désignation apparaitra dans le champ une fois la donnée sélectionnée.

Création d’un Thème

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Divers | Thèmes

Description :

Pour créer un thème, entrer un code et une désignation.


Ce thème pourra être utilisé pour regrouper les différents champs personnalisés via
les familles.

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Module 3 : Données de Base

3.9.2 - Les Autres Données annexes

T.V.A
Devise
Pays
Priorité
Type Activités
Marque
Adresse

_________________________________________________________________

Création d’un Code T.V.A

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Divers | T.V.A

Description :

Pour créer un code T.V.A, entrer un code et une désignation.


Indiquer le taux de calcul de la taxe en pourcentage : 19.6 pour 19.6 %
Cocher la case correspondante pour définir s’il s’agit du code T.V.A utilisé par défaut
sur les commandes.
Cocher la case pour définir si la T.V.A est utilisée pour les frais de port.
Un numéro de compte pourra être utilisé lors d'une interface avec un logiciel de
comptabilité.

Création d’un Type de facturation

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Divers | Type Facturation

Description :

Entrer un code et une désignation.


Ex : Mensuelle, trimestrielle

Les types de facturation sont utilisables sur les contrats.

Création d’un Devise

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Divers | Devise

Description :

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Module 3 : Données de Base

Pour créer une devise, entrer un code et une désignation.


Entrer ensuite le cours de la devise par rapport à la devise de la société.
Cliquer sur le bouton pour ouvrir le navigateur internet et la page web :
http://fr.finance.yahoo.com/convertisseur pour accéder au dernier taux de conversion.

Remarque :
OptiMaint ne met pas à jour automatiquement les taux de conversion.

Création d’un Pays

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Divers | Pays

Description :

Pour créer un Pays, entrer un code et une désignation.


Entrer ensuite la devise du pays.
Dans ce cas, pour tout fournisseur la devise du pays sera proposée automatiquement.

Remarque :
La société de démonstration ZZ : OptiCar, propose par défaut les devises et codes
pays internationaux et ils peuvent être récupérés lors de la création d’une nouvelle
société.

Création d’une Priorité B.T.

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Divers | Priorité B.T.

Description :

Il est possible de créer 10 niveaux de priorité classé de la plus basse à la plus haute.
Indiqué le code et la désignation de chaque priorité.

Remarque :
La priorité n’est qu’une information enregistrée lors d’une intervention, elle n’influe pas
sur la rapidement de traitement du logiciel : un BT plus prioritaire ne s’imprimera ni
plus vite ni plus tôt qu’un autre !

Création d’un Type d’activité

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Divers | Type activité

Définition :

Un type d’activité permet de préciser les travaux effectués lors d’une activité.
La saisie de cette information peut devenir obligatoire en fonction des paramètres de
gestion des interventions (voir module personnalisation d’OptiMaint et Gestion des
Interventions)

Description :

Pour créer un type d’activité, entrer un code et une désignation.

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Module 3 : Données de Base

Indiquer éventuellement une rubrique pour associer le type d’activité à une rubrique
particulière. OptiMaint vérifiera la cohérence du couple Type activité/Rubrique lors de
la saisie d’activité.

Création d’un Statut B.T.

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Divers | Statut B.T.

Définition :

Le Statut B.T. permet d’indiquer un statut « administratif » ou une information


complémentaire sur le bon de travail.
Cas pratiques :
Dans le cas où les achats ou les stocks ne sont pas gérés dans OptiMaint, il peut être
utilisé comme indicateur de situation (ex : Commande en-cours, Pièces réservées
etc.)
Il peut aussi servir d’indicateur lié à la sécurité ex : Permis feu à signer, consignation
électrique effectuée etc.

Description :

Pour créer un statut B.T., entrer un code et une désignation.

Création d’un Critère de choix

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Divers | Critère de choix

Définition :

Le critère de choix permet de motiver la sélection des réponses aux demandes de prix
en vue d’une possible conversion en achat.

Description :

Pour créer un critère de choix, entrer un code et une désignation.

Création d’une Marque

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Divers | Marque

Description :

Pour créer une marque, entrer un code et une désignation.


Il est possible de préciser une observation à apporter à la marque.

Dans l’onglet fournisseur, on peut indiquer la liste des fournisseurs concernés par
cette marque (voir chapitre Fournisseurs).
Cliquer sur le bouton , cocher la colonne choix pour sélectionner le ou les
fournisseurs concernés.

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Module 3 : Données de Base

La liste peut se limier à une famille de fournisseurs ou simplement les liens actuels ou
contenir les fournisseurs supprimés.

Création d’une Adresse

Accès à la fonctionnalité :

Menu Bases | Divers | Adresse

Description :

Une adresse spécifique sera sélectionnable sur les commandes en tant qu’adresse de
livraison et ou de facturation.
Elle peut servir à remplacer les adresses indiquées par défaut issues des paramètres
des commandes (voir module Personnalisation d’OptiMaint).

Pour créer une adresse, entrer un code et une dénomination.

Compléter par la ville et le pays et les autres informations spécifiques.

Une fois créée, l’adresse sera sélectionnable dans l’onglet Adresse Livraison et
Adresse facturation des commandes (voir Module Gestion des Achats).

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Module 3 : Données de Base

PROPRIETE ET USAGE :

Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel,


fait sans le consentement de la société Apisoft est illicite
(Loi du 11 mars 1957 - loi du 3 juillet 1985).
Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée
par les articles 425 et suivants du code pénal.

Tous droits réservés dans tous pays.

Logiciel original développé par la société Apisoft

CONFORMITE ET MISE EN GARDE :

Compte tenu des contraintes inhérentes sous forme de papier,


les spécifications visées dans la présente documentation
constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications.

Il appartient au client, parallèlement à la documentation,


de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de
mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités.

Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel,


de lire préalablement la documentation.
La documentation correspond à la version référencée.
Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées
sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation
existante pour présenter les modifications
et améliorations apportées à ces mises à jour.

Apisoft recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous


invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions
et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever.

Pour de plus amples informations contacter votre revendeur.

OptiMaint est un progiciel de GMAO développé par la société

www.apisoft.fr

Les marques citées dans ce document sont la propriété de leur détenteur respectif.

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