09 - Personnalisation - D - OptiMaint

Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur
Support de Cours
9 – Personnalisation d’OptiMaint
Tables des matières
TABLE DES MATIERES

1. PERSONNALISATION D’OPTIMAINT........................................................................... 3
2. PERSONNALISATION GENERALE (SOCIETE ET TERMINOLOGIE).......................... 4
3. PERSONNALISATION DES INTERVENTIONS............................................................10
4. PERSONNALISATION DES ACHATS..........................................................................15
5. PERSONNALISATION ARTICLES (STOCKS) .............................................................22
6. PERSONNALISATION DES CHAMPS .........................................................................24
7. PERSONNALISATION DES ECRANS..........................................................................27
8. ETATS PERSONNALISES ...........................................................................................30
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Module 9 : Personnalisation d’OptiMaint
1. Personnalisation d’OPTIMAINT
Personnaliser, c’est choisir les options permettant

d’adapter le comportement d’OptiMaint
à vos besoins
Une société = Une personnalisation = Un comportement d’OptiMaint
Trois niveaux de Par exemple :

personnalisation
Personnalisation
Personnalisation … Numérotation des documents
Utilisation de la TVA ?
générale
générale Terminologie …
Personnalisation
Personnalisation … La demande d’achat est obligatoire !
Intervention : Qu’est-ce qu’une panne ?
par
parfonction
fonction de
de gestion
gestion Modifier le format de la commande …
Personnalisation
Personnalisation … Masquer des champs
Créer de nouveaux champs
des
des zones
zones de
de saisie
saisie Rendre obligatoire ou facultative la saisie …
_________________________________________________________________
Objectif :
Le module "Personnalisation d'OptiMaint" a pour objectif de définir les différents
éléments de personnalisation qu'offre le progiciel OptiMaint.
Public concerné :
Responsable Maintenance
Chef de projet
Pré requis :
Connaître les règles de gestion du service Maintenance et plus globalement de la
société.
Connaître l’environnement et le vocabulaire d’OptiMaint.

2. Personnalisation générale (Société et Terminologie)
Personnalisation de la SOCIETE
Dossiers
Images
documents Décimales
Devises logo
Adresse Options
SOCIETE 01
Numérotation Divers
Menus spécifiques,
clôture,
accès simultanés…
Epuration Calendrier
Messagerie
…sans oublier la Terminologie
_________________________________________________________________
Accès à la fonction
Fichier | Personnaliser | Société
Fichier | Personnaliser | Terminologie
Définition :
La personnalisation de la société permet de définir les paramètres généraux qui
seront appliqués à l'ensemble de la société.
Description :
La personnalisation de la société s'articule autour des 8 onglets correspondant aux
thèmes suivants :
1. l'Adresse de la société : Indiquer ici les coordonnées complètes de la société
(adresse, téléphone, fax, e-mail, site web, Siret, A.P.E. et
n° intracommunautaire).
Ces coordonnées peuvent par exemple être utilisées sur les bons de
commandes
Pour plus de détails, voir le chapitre Personnalisation des Achats de ce même module
2. Les Devises utilisées par la société : la Devise principale sera alors l'unité
dans laquelle seront stockées et exprimées toutes les valeurs de type
monétaire de la base de données.
Il existe une option pour utiliser une devise secondaire. Cette option, à
l'origine utilisée surtout pour le passage à l'euro, reste encore utile pour les
structures qui travaillent réellement avec 2 devises, par exemple, le dollar et
l'euro.
3. Le nombre de Décimales : les nombres de décimales ici définis pour les

données numériques, monétaires et temporelles seront valables aussi bien

pour la saisie que pour l'affichage.
4. Les Dossiers : pour le stockage des Images, des Documents ou encore du

Logo de la société, on définit ici les emplacements de chaque thème. Pour le
logo, il est alors aussi possible de définir une taille et une position.
5. Les Options se gèrent sous forme de case à cocher :
- Impression codes barres : impression de codes barres sur les B.T., les D.I.,
les Commandes et les listes d'Inventaire.
- Affichage état Equipement : dans la fenêtre équipement, affichage d'une icône
représentant l'état actuel de l'Equipement
- Utilisation de la TVA : concerne la gestion des articles, des commandes et
des factures fournisseurs.
- Liens centres de frais / imputations : la gestion de ces liens permet de limiter
et préciser les liens plausibles entre les centres de frais et les imputations
comptables afin d'éviter des incohérences de saisie dans OptiMaint (lignes de
D.A., lignes de commande, ligne de B.R., lignes de facture...).
- Inclure les coûts imputés aux projets dans les coûts des budgets : permet
d'inclure ou d'exclure les coûts imputés à des projets dans les coûts des
budgets (Centre de frais, Equipement, Compte, Imputation, Imputation /
Centre de frais).
- Autoriser la saisie des prix à 0 dans les commandes, les réceptions et les
factures : si cette option est active, la saisie des prix nuls est possible dans les
commandes, les réceptions et les factures. Dans ce cas, la saisie d'un prix nul
doit être explicite par la saisie de la valeur "0" dans les champs de saisie des
prix unitaires. Pour les demandes d'achats, elles subissent indirectement les
règles de gestion appliquées aux commandes. En ce qui concerne les
réceptions, un prix unitaire saisi à zéro sera utilisé comme tel pour le calcul du
PMP.
Remarque :
Dans ce cas, la saisie d'un prix nul doit être explicite par la saisie de la valeur "0" dans
les champs de saisie des prix unitaires.
Les demandes d'achats subissent indirectement les règles de gestion appliquées aux
commandes.
Pour les réceptions, cette option fonctionne conjointement avec l'option de
personnalisation des réceptions sur l'autorisation de saisie des prix à 0.
Pour plus de détails sur numérotation automatique, voir les parties relatives aux familles d'équipements,
d'organes et d'articles dans le module 3 – Données de base
- Autoriser la saisie directe d'un document sans l'avoir référencé au préalable :

si cette option est active, il sera possible d’associer des fichiers directement,
sans les avoir déclarés dans les documents OptiMaint.
- Les boutons Ligne précédente et Ligne suivante entraînent une validation : si
cette option est active, lorsque l'utilisateur clique sur un bouton ligne
précédente ou ligne suivante (par exemple dans la fenêtre ligne de
commande) une validation des éventuelles modifications en cours est faite
automatiquement.
- Envoi de messages par le Moniteur : si cette option est active, Le Moniteur
tentera d'envoyer des messages liés aux D.I. et B.T. (voir Personnalisation
D.I. - B.T.) ainsi qu'aux B.T. en retard (voir Messages Automatisés) lors des
traitements de génération de B.T. préventifs et d'importation de données. Il
est recommandé de ne pas cocher cette case si ces messages ne sont pas
utilisés.
- Suggestions de réapprovisionnement Articles non stockés : si cette option est
active, il est possible de lancer l'édition des suggestions pour les articles

stockés et/ou non stockés.

- Famille Intervenant obligatoire : si cette option est active, la famille devient
obligatoire lors de la création d'un intervenant.
- Suppression automatique de la dernière entête sans lignes lors de la création
dùne nouvelle entête : Nouvelle option permettant, lors de la création d’un
nouvel entête pour une entité donnée, de supprimer le dernier entête sans
ligne créé précédemment par ce même utilisateur. (Entités Concernées : D.A.,
Commandes, Bon réceptions, factures, Campagnes.)
- Autoriser compte non lié à l'imputation (achats) : si cette option est active, il
est possible de saisir le Compte sur les lignes de D.A., D.P., Commande, B.R.
et facture, indépendamment de l'Imputation.
- Création automatique des liens : Lors des transactions suivantes, OptiMaint
proposera de créer automatiquement les liens entre Equipement et Article,
entre Organe et Article, ou entre Equipement et Organe, si ceux-ci n'existent
pas. Dans le cas des liens avec Article, on pourra indiquer la quantité (1 par
défaut).
Liste des transactions concernées : Sortie article, Création organe identifié,
Transfert organe.
- Liens Familles / Sous-familles :
- Articles : possibilité de gérer des liens entre familles et sous-familles
d'articles avec l'option de Création automatique des liens permettant une
proposition de création de lien lors de la mise à jour d'un article.
- Equipements : possibilité de gérer des liens entre familles et sous-familles
d'équipements avec option Création automatique des liens permettant une
proposition de création de lien lors de la mise à jour d'un équipement.
- Organes : possibilité de gérer des liens entre familles et sous-familles
d'organes avec option Création automatique des liens permettant une
proposition de création de lien lors de la mise à jour d'un organe.
- Suivi consommation préventif/curatif. : Cette fonctionnalité permet d'avertir
l'utilisateur dans le cadre d'une maintenance préventive ou d'une suggestion
de réappro. incluant le préventif, qu'un article prévu sur cette maintenance
(via la gamme) à déjà été sorti en dehors du préventif sur le même
Equipement (et éventuellement organe). Le but étant d'éviter un échange de
pièce systématique en préventif sur un équipement (organe) alors que
quelques jours auparavant une action "curative" à forcé l'échange de cette
même pièce (du fait de la casse par exemple).
Une fois activée, cette option permet alors au niveau des liens
Gamme/Articles de cocher l'option 'Suivi Conso.' pour chaque lien.
Remarque :
Les avertissements se traduisent sous la forme suivante sur un B.T. préventif généré
par le moniteur :
- Dans l'édition du B.T., un message d'alerte est affiché en rouge pour chaque
article concerné.
- Dans l'onglet Articles prévus, les lignes concernées par une alerte sont
surlignées en rouge, un message est également affiché en bulle d'aide et
enfin un bouton 'info' permet d'avoir le détail du dernier mouvement de sortie
correspondant.
Les avertissements se traduisent sous la forme suivante dans le cadre d'une

suggestion de réappro. prenant en compte le préventif sur date horizon :
- Dans l'édition de la suggestion, une alerte ainsi que la liste des sorties
'curatives' est affichée pour chaque article concerné par une alerte.
- Dans l'écran Validation de suggestion, les lignes concernées par une alerte
sont surlignées en rouge, un message est également affiché en bulle d'aide et

enfin le bouton 'info' permet d'avoir accès au détail des derniers mouvements
de sortie correspondants.
Exemple 1 :
Lors de la génération des B.T. préventifs par le moniteur, une maintenance est
détectée sur l'Equipement EQU-01 et la gamme VIDANGE. Sur cette gamme
VIDANGE il existe un lien article défini comme suit : ART-001 , Qté=1, Suivi Conso =
OUI (coché).
Le suivi conso. étant activé pour l'article ART-001, une recherche est donc effectuée
sur le dernier mouvement de sortie ayant pu être effectué à titre 'hors préventif' (non
lié à un B.T. préventif) depuis la fin du dernier B.T. clôturé correspondant à la fiche de
maintenance préventive.
Si un mouvement est trouvé, alors une alerte sera affichée pour cet article sur ce B.T..
Exemple 2 :
Lancement du calcul des besoins dans l'optique d'une suggestion de réappro. :
Pour les besoins liés aux fiches de maintenance préventives, et pour chaque lien
article/gamme incluant un suivi conso., une recherche est effectuée sur le dernier
mouvement de sortie ayant pu être effectué à titre 'hors préventif' (non lié à un B.T.
préventif généré par le moniteur) depuis la fin du dernier B.T. clôturé correspondant à
la fiche de maintenance préventive.
Si un mouvement est trouvé, alors une alerte est positionnée sur le prochain besoin lié
à la fiche de maintenance préventive.
Lancement d'une suggestion de réappro avec prise en compte du préventif :
Les alertes éventuellement positionnées lors du calcul des besoins sont prises en
compte
6. La Numérotation des différentes entités d'OptiMaint : il est possible d'indiquer

les valeurs qui sont utilisées pour la génération automatique des numéros de
certains documents. Chaque valeur indique le dernier numéro qui a été utilisé
pour un document donné, et à chaque nouvelle création, OptiMaint
incrémentera cette valeur.
Il est donc possible de réinitialiser à tout moment une valeur (par exemple à 0), ou
encore de définir une plage de valeurs en fixant une valeur minimum et une valeur
maximum.
Important
Si on fixe une plage de valeurs insuffisantes, OptiMaint ne pourra plus créer de
nouveaux éléments dans la base de données. Il est utile aussi de rappeler que ce
numéro est un identifiant, et qu'il ne peut donc pas exister deux éléments portant le
même numéro.
L'option Interdire la numérotation manuelle permet dans le cas d'une mise en

place d'une codification automatique d'interdire une codification manuelle pour
les équipements, les organes, les articles et les documents. Dans le cas où
l'on interdit la codification manuelle, il faut bien entendu définir les règles de
numérotations au niveau des familles.
Pour plus de détails sur numérotation automatique, voir les parties relatives aux familles d'équipements,
d'organes et d'articles dans le module 3 – Données de base
7. L'Epuration permet de définir qu'elle sera la durée de rétention des

enregistrements des fichiers de mouvements. Cette durée est exprimée en
mois.
Le traitement d'épuration supprimera automatiquement les enregistrements de la base
de données qui auront atteint ou dépassé cette durée.
8. La Messagerie permet d'indiquer les paramètres de configuration de la

messagerie internet, notamment pour pouvoir envoyer les B.T. et les
commandes par e-mail :

• Identification du serveur de messagerie des courriers sortants

(SMTP) : renseigner soit une adresse IP, soit un nom.
• Numéro du Port sur le serveur de messagerie des courriers sortants
(SMTP) : la valeur la plus souvent utilisée est 25.
Si les serveurs sortants (SMTP) imposent une authentification, les identifiants
demandés peuvent être saisis au niveau de la personnalisation de la société.
Ces identifiants sont cryptés dans la base de données.
9. Le Calendrier d'OptiMaint permet d'indiquer les paramètres de configuration

des dates dans les calendriers d'OptiMaint, à savoir :
• le positionnement du premier jour de la semaine,
• le positionnement de la première semaine de l'année.
10. L'onglet Divers regroupe aussi les personnalisations suivantes :

• La possibilité de définir le nombre d'enregistrements maximum qui seront lus
lors d'une recherche. Un message avertira l'utilisateur lorsque le nombre
d'enregistrements recherchés est supérieur à la Limite recherches.
Remarque :
Cette restriction ne concerne que le chargement des grilles dans les fenêtres de
recherche ; les éditions seront toujours complètes.
• La possibilité de définir le nombre d'enregistrements maximum qui seront lus

dans une liste déroulante. Au-delà de cette Limite listes déroulantes, la liste
restera vide, en attente d'une présélection éventuelle.
• La possibilité d'activer ou non les 2 menus spécifiques suivants :

• Conversion B.R. en factures (dans le menu : Achats),
• Gestion des incidents (dan le menu : Interventions).
• Gestion des Frais d’Approche
Pour plus de détails sur ces 3 fonctionnalités, se reporter respectivement dans le module 4 – Gestion des
interventions, module 5 – Gestion des achats., module A02 Gestion des frais d’approche
• Les 3 Dates de clôture qui sont possibles de définir dans OptiMaint :

Si une date de clôture Main d'œuvre est renseignée, aucune saisie
d'activité ne peut être faite pour une date inférieure ou égale à cette
date.
Si une date de clôture Article est renseignée, aucune entrée ou sortie des
stocks ne peut être faite pour une date inférieure ou égale à cette
date.
Si une date de clôture Facture est renseignée, aucune facture fournisseur
ne peut être faite pour une date inférieure ou égale à cette date.
Remarque :
Ces trois dates de clôture peuvent être mises à jour lors du calcul du bilan : elles
correspondant à la date de fin de la période de calcul.
• Le Nombre d'accès simultanés maximum, permet de définir un nombre

d'accès simultanés maximum possible pour la société.
Lorsque le nombre de sessions ouvertes pour cette société atteindra cette
valeur, toute nouvelle connexion sera refusée à l'utilisateur.
• La case à cocher Suppression, lorsqu'elle est validée, permet d'interdire
l'utilisation de la société. Toutes les données sont néanmoins conservées
dans la base.
• Le Mode de calcul des compteurs : cette option est utilisée dans les éditions
"Compteurs ; coûts à l'unité" (mensuels ou non). En fonction de l'option
choisie, la valeur de compteur est précisément celle du jour (dates saisies,
frontières de mois) ou bien une estimation est faite en fonction des valeurs les

plus proches.
11. L’onglet Responsables permet de sélectionner (nommer) un responsable au

niveau de la société parmi les intervenants disposant d’une adresse e-mail
valide. Cette fonction est utilisée dans le cadre des Messages Automatisés
Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, se reporter respectivement dans le module 02 – Administration
d’OptiMaint.
La personnalisation de la Terminologie permet de modifier certains termes

prédéfinis d'OptiMaint afin d'adapter le logiciel à la terminologie pratiquée dans
l’entreprise.
Une fois la Langue choisie dans laquelle on souhaite adapter la terminologie, s'affiche
la liste de l'ensemble des termes modifiables. Il suffit de cliquer sur une ligne pour en
modifier le contenu. Une nouvelle fenêtre s'ouvre pour permettre :
- de saisir le terme à utiliser et, en fonction de la langue choisie,

- de définir le genre (masculin/féminin) du terme de remplacement
Ceci dans un souci d'une orthographe correcte dans les phrases utilisant ce nouveau
terme.
Pour supprimer une personnalisation de terme, il suffit de cliquer sur la ligne du terme
à corriger, puis de cliquer sur le bouton de suppression.

3. Personnalisation des Interventions
D.I. B.T.
Activité Campagne
_________________________________________________________________
Menu Fichier | Personnaliser | D.I. – B.T. – Activité – Campagne
Définition :
La personnalisation des interventions consiste dans le réglage de paramètres propres au
comportement d’OptiMaint dans les quatre domaines suivants :
Gestion des Demandes d’Intervention
Gestion des Bons de Travaux
Gestion des Activités
Gestion des Campagnes
Description :
La fenêtre « Personnalisation D.I – B.T. – Activité – Campagne » est subdivisée en quatre
onglets répartissant les paramètres ou points de personnalisation par domaine.
Onglet D.I. (demandes d'intervention)
Options de saisie
La clôture ne peut être effectuée que dans une transaction séparée : la clôture
sera alors effectuée dans la fenêtre « Clôture Interventions », il n'est alors plus
possible de clôturer une demande d'intervention à partir de la fenêtre de saisie
des activités hors B.T.
Clôture proposée par défaut dans la saisie des activités hors B.T. (cette option
est incompatible avec l'option "Clôture...transaction séparée") : Une case
« Clôture » apparaît cochée dans la fenêtre de saisie « Activité hors B.T. ».
Pour signifier que l’intervention n’est pas terminée il suffit de décocher cette
case.
Indication "Travail terminé" sur activité hors B.T. : une case à cocher
« Terminé » est proposée lors de la saisie des activités hors B.T. en relation
avec une D.I. (en lieu et place de la case « Clôture » du paragraphe précédent.)
Verrouillage champ émetteur : il est impossible de saisir l'émetteur d'une D.I. Il
faut dans ce cas que chaque Utilisateur d'OptiMaint soit relié à un intervenant
qui sera proposé par défaut en tant qu'émetteur.
Verrouillage champ destinataire : il devient alors impossible de saisir le
destinataire d'une D.I. dans les fenêtres « Prise en compte d'une DI » et

« Conversion d'une DI en BT ». Chaque Utilisateur d'OptiMaint doit alors être

relié à un code intervenant à proposer par défaut en tant que destinataire.
Proposer par défaut le C.F de L’émetteur : OptiMaint complètera le champ C.F
avec celui indiqué dans la fiche de l’intervenant émetteur.
L’observation est renseignée par défaut à partir de la désignation du
symptôme : lorsque le symptôme sera sélectionné, OptiMaint complétera
l’observation de la D.I avec la désignation de celui-ci
Destinataire par défaut, s'il est renseigné, ce code intervenant sera
systématiquement affiché lors de la création d'une nouvelle demande
d'intervention.
Fréquence de contrôle d'arrivée d'une D.I. Ce paramètre permet d'indiquer la
fréquence de contrôle d'arrivée d'une Demande d'Intervention (en minutes).
Lors de l'arrivée d'une nouvelle DI pour lequel l'utilisateur est concerné en tant
que destinataire, un signal sera affiché dans la barre de tâche d'OptiMaint.
Un simple clic sur cette icône permet d'ouvrir automatiquement la fenêtre
« Prise en compte D.I. ».
Options d'impression
Impression automatique sur l'imprimante du destinataire (ou envoi par mail) :
Cette option précise que la création d’une D.I. sera immédiatement suivi de son
édition ou d’un envoi de courrier électronique à l’adresse de l’intervenant
destinataire. Pour en savoir plus se reporter à la gestion des Intervenant dans le
module « Données de base d’OptiMaint ».
Module D.I. sur Internet
Nombre d'éléments affichés dans les listes déroulantes : Si la valeur est nulle,
la fenêtre déroulera l'ensemble des données à afficher sans gestion de pages.
Site Intranet : Le site mentionné sera appelé lorsque l'utilisateur, dans la page de
login, clique sur le lien "quitter". Cette zone permet donc de renseigner une
adresse URL d'une page du site hébergeur pour le retour de l'utilisateur lorsqu'il
quitte le module D.I. Attention ! Ne pas mentionner le préfixe "http://" dans la
saisie, mais pas saisir directement l'adresse de la page (exemple :
"www.monsite.fr/mapagederetour.htm").
Onglet B.T. (bon de travail)
Options de saisie
La clôture ne peut être effectuée que dans une transaction séparée : la clôture
sera alors effectuée dans la fenêtre « Clôture Interventions ». Il n'est alors plus
possible de clôturer le bon de travail à partir de la fenêtre de saisie des activités
sur B.T. ou à partir de la fenêtre des lignes de facture.
La clôture est proposée par défaut dans la saisie des activités sur B.T. (cette
option est incompatible avec l'option "Clôture...transaction séparée") - Une case
« Clôture » apparaît cochée dans la fenêtre de saisie « Activité sur B.T. ». Pour
signifier que l’intervention n’est pas terminée il suffit de décocher cette case.
Indication "Travail terminé" sur activités sur B.T. : une case à cocher
« Terminé » est proposée lors de la saisie des activités sur B.T. (en lieu et place
de la case « Clôture » du paragraphe précédent.)
Utiliser les cycles de validation des interventions / rubrique. : ce paramètre doit
être coché afin de mettre en place les cycles de validation par signature sur les
interventions pour des rubriques choisies.
La date et l'heure de début sont modifiables : cette donnée peut alors être gérée
manuellement pour corriger le début réel d’une intervention. Ce champ a un
impact direct sur le calcul d’indisponibilité.
Envoi de message lorsqu’un BT est en retard de plus de x jours : lorsque ce
nombre de jours est renseigné, le Moniteur Transactionnel et/ou la Génération
de B.T préventifs enverra un message électronique aux destinataires et
intervenants principaux des bons de travail en retard. Exemple : si on renseigne
7 jours, seront pris en compte les B.T dont la date souhaitée se situe à plus
d'une semaine dans le passé. La fenêtre Messages Automatisés permet de

paramétrer plus finement de nombreux types de messages d'alerte.
Impression d'un avis automatique lors de la suppression d'un B.T. : La
suppression d’un Bon de Travail place celui-ci en situation annulée. Si cette
option est cochée un « avis d’annulation » est édité automatiquement à
l’adresse du destinataire (selon les paramètres de la fiche de l’intervenant
concerné). Pour en savoir plus sur la fiche de l’intervenant, se reporter au
chapitre traitant de la gestion des intervenants dans le module « Données de
Base ».
Impression d'un tableau de saisie des activités et des sorties des articles. : Si
cette option est cochée, OptiMaint insère dans l’imprimé du Bon de Travail deux
cadres destinés à recevoir les notes des intervenants concernant leur activité et
le stock utilisé pendant l’intervention.
Impression déportée en création : les BT devant être édités (ou envoyés par
messagerie électronique) le seront de façon différée au lancement du Moniteur
d'impression.
Préventif planifié
Délai pour la création des B.T. préventifs : Ce délai exprimé en jour(s) permet
d’anticiper la génération (et donc l’édition) des B.T. à des fins d’organisation du
travail. Si ce paramètre est à 0, les Bon de travaux seront créés le jour de leur
traitement prévu par la fiche de maintenance préventive.
Remarque :
Ce délai peut être indiqué au niveau de la gamme et/ou de la fiche de maintenance préventive.
Le choix du délai s’effectue ainsi :
- en premier lieu celui de la fiche de maintenance préventive
- si non renseigné, celui de la gamme
- si non renseigné le paramètre générale de la société
Un B.T. préventif ne sera généré que lorsque la valeur du compteur aura

réellement atteint la limite prévue. : La génération d’un B.T. préventif est
normalement conditionnée par la « date de prochaine intervention » de la fiche
de maintenance préventive concernée. Si cette option est cochée, alors la date
de prochaine intervention est ignorée au profit du compteur atteint.
La date souhaitée du B.T. est modifiable. : Si cette option est cochée, l’utilisateur
pourra modifiée manuellement la date souhaitée dans l’onglet « complément »
du bon de travail.
La date de prochaine intervention peut être positionnée dans le passé (lors
d'une mise à jour manuelle de fiche de maintenance préventive, et lors du calcul
automatique de cette date au moment de la clôture d'un B.T. préventif).
La création d’un BT préventif peut générer un message automatisés : si une
règle de message automatisé est liée à l’événement déclencheur « B.T. édité »,
le Moniteur ne générera des messages électroniques lors de la génération des
B.T. préventifs uniquement si cette case est cochée.
Prendre en compte la personnalisation B.T (Edition) du profil du destinataire
lors de l’impression auto d’un B.T : Le B.T dispose d’un destinataire, cet
intervenant destinataire peut être lié à un utilisateur, cet utilisateur est lié à un
profil sur lequel une personnalisation de l’édition du B.T existe ; alors lors de
l’édition du B.T (impression ou envoi par e-mail), OptiMaint tiendra compte de la
personnalisation mise en place sur le profil
Onglet Activité
Options

Avertissement lors d’un chevauchement d’horaire pour un même intervenant :

A la validation d’une fiche d’activité, OptiMaint affiche un message indiquant un
chevauchement d’horaire avec une ou des fiches d’activités saisies
antérieurement pour le même code intervenant. Cette situation devient
bloquante si de tels chevauchements sont interdits.
Un chevauchement d’horaires pour un même intervenant est interdit : A la
validation d’une fiche d’activité, OptiMaint affiche un message indiquant et
interdisant le chevauchement d’horaire avec une ou des fiches d’activités
saisies antérieurement pour le même code intervenant.
Ignorer cette option pour la saisie multiples : pour la saisie d’activités multiples
ou d’activités sur campagne, les paramètres ci-dessus ne sont pas pris en
compte afin d’éviter la répétition des messages d’avertissement ou de blocage.
Prendre en compte le planning de l’intervenant lors de la saisie d’activité : Si
cette option est cochée le calcul du temps passé entre le début et la fin déclarée
sera réduit au temps de présence théorique de l’intervenant sur la période
concernée et en fonction du planning de celui-ci.
Avertissement lorsque le temps passé saisi dépasse le temps de présence
théorique : Si le temps passé saisi sur une activité dépasse le temps de
présence théorique correspondant au planning de l'intervenant, un
avertissement sera montré à l'utilisateur. L’activation de cette option est
conditionnée par l’option « Prendre en compte le planning de l’intervenant lors
de la saisie d’activité ».
Message bloquant si l'organe est identifié et non rattaché à l'équipement. :
Lors de la saisie d’une fiche d’activité, le renseignement manuel d’un organe
doit correspondre aux liens actuels avec l’équipement concerné par le bon de
travail. Cette option permet de mettre en évidence une éventuelle erreur
d’utilisation.
Afficher les intervenants appartenant au même C.F. que l'intervenant lié à
l'utilisateur connecté : Si cette option est cochée, la liste déroulante du champ
intervenant de la fiche d’activité sera réduite aux intervenants de même centre
de frais que l’intervenant de l’utilisateur connecté. Cette option est notamment
applicable dans le cas d’une utilisation multi-site d’OptiMaint pour une Société
unique : elle complète les fonctionnalités de confidentialité, permettant ainsi de
limiter l’affichage des données selon le contexte de leur utilisation.
Avertissement lors d’un chevauchement de temps d’indisponibilité : un
avertissement sera affiché si dans la période comprise entre le début de
l'intervention (BT ou DI) et la fin de l'activité saisie, il existe d'autres
interventions dont le temps d'indisponibilité a déjà été calculé sur le même
équipement. La liste des interventions en conflit peut être visualisée après
avertissement.
Le temps d'indisponibilité calculé automatiquement est modifiable sur les
fiches d'activités. En fin d’intervention, c'est-à-dire lorsque l’intervention est
déclarée « Terminée » ou « Clôturée » (selon les options de clôture choisie) en
cours de saisie d’activité sur B.T. renseigne le temps d’indisponibilité calculé : si
cette option est cochée, alors le temps d’indisponibilité peut être ajusté par
l’utilisateur.
L'état de l'équipement est pris en compte pour déterminer s'il s'agit d'une
panne. Dans le cas contraire, tout B.T. curatif sera comptabilisé comme une
panne. Pour en savoir plus sur la notion de panne se reporter aux chapitres
« Etat de l’équipement » et « Rubrique » du module « Données de base ».
Onglet Campagne
Options de saisie
La clôture d’une ligne de campagne sans B.T. ne peut être effectuée que dans
une transaction séparée : la clôture sera alors effectuée dans la fenêtre
« Clôture Interventions », il n'est alors plus possible de clôturer une demande
d'intervention à partir de la fenêtre de saisie des activités sur campagne.
Clôture proposée par défaut dans la saisie des activités hors B.T. sur ligne de

campagne (cette option est incompatible avec l'option "Clôture...transaction

séparée") - Une case « Clôture » apparaît cochée dans la fenêtre de saisie
« Activités sur Campagne ».
Indication "Travail terminé" sur activités hors B.T. sur ligne de campagne :
une case à cocher « Terminé » est proposée lors de la saisie des activités sur
campagne (en lieu et place de la case « Clôture » du paragraphe précédent.)
Saisie de la date souhaitée lors de la génération manuelle d’une campagne à
partir d’un modèle : Lors d’un lancement manuel d’une campagne par le biais
du modèle, OptiMaint proposera de saisir la date souhaitée de la campagne.
Par défaut la date du jour sera proposée.
Impression des activités réalisées sur lignes de campagne. : Si cette option est
cochée, l’imprimé « Campagne » insère un cadre présentant les activités
saisies pour chaque ligne de campagne.
Impression des commentaires d’activités : les commentaires des activités déjà
réalisées sur une campagne apparaitront sur l’édition de celle-ci.
Impression automatique sur l'imprimante du destinataire (ou envoi par mail) :
Cette option précise que la création manuelle ou la génération d’une campagne
sera immédiatement suivie de son édition ou d’un envoi de courrier électronique
à l’adresse de l’intervenant destinataire. Pour en savoir plus se reporter à la
gestion des Intervenant dans le module « Données de base d’OptiMaint ».
Lors de l'impression automatique de la campagne : imprimer uniquement les
lignes de campagne du destinataire. : Si cette option et l’option précédente
sont cochées, alors OptiMaint personnalisera l’imprimé « Campagne » en
limitant l’édition aux seules lignes correspondant aux destinataires concernés.
TPM
Verrouillage champ intervenant : lors de saisie d’activités TPM, le champ
Intervenant ne sera pas modifiable mais pré rempli avec l’intervenant lié à
l’utilisateur connecté.

4. Personnalisation des Achats
Gestion des Achats

Fournisseur Demande
Stocks Articles de Prix
Suggestion Réappro
Validation Suggestion
D.A. Demande
Mise à jour article stocké
de Prix
Validation
par signature
Conversion D.A
en commande
Commande Demande
de Prix
Réception Retour
Facture
Facturation / Avoir fournisseur
Validation Comptabilité externe
_________________________________________________________________
Fichier | Personnaliser | Demande de prix
Fichier | Personnaliser | Demande d’achats
Fichier | Personnaliser | Commandes
Fichier | Personnaliser | Bon de réception
Fichier | Personnaliser | factures
Définition :
La personnalisation des Achats permet de définir les règles générales de gestion des
achats et des coûts qui en résultent. Ces paramètres vont modifier l’utilisation de
certaines fonctions et modifier le caractère obligatoire de certaines informations.
L’objectif est de paramétrer OptiMaint pour répondre de manière optimale aux besoins
de la société.
Description : Personnalisation des demandes de prix

Cette fenêtre permet de définir le caractère obligatoire de certains champs de la
demande de prix.
Il est possible d’ajouter un commentaire en pied de demande de prixpar exemple :
Merci de faire référence au numéro d’Appel d’offre lors de vos réponses..
Ce texte sera affiché sur toutes les éditions de demande de prix.
Il possible de disposer de 1, 2 ou 3 visas, c'est-à-dire des cadre de signatures avec

les mentions : nom et signature. Pour cela, entrer le titre du ou des visas à afficher sur
l’éditions (la saisie de bas en haut correspond à l’affichage sur l’éditions de gauche à
droite en pied de page). Exemple de visas : Responsable achat
De même, OptiMaint propose d’afficher jusqu’à 3 cases à cocher manuellement sur le

document après impression. Pour cela, entrer le titre de chaque case souhaitée.
Ces cases à cocher seront affichées sur la même ligne que les visas.

Description : Personnalisation des demandes d’achats

Cette fenêtre permet de définir le caractère obligatoire de la DA dans le circuit de
gestion des achats et de modifier certains paramètres de saisie.
Par défaut, la Demande d’achat n'est pas obligatoire.
Pour la rendre Obligatoire, il faut cocher la case « Demande d’achat obligatoire » dans
l’onglet « Général » ; deux options sont alors possibles :
- Soit la DA est obligatoire dans tous les cas avant toute commande, dans ce
cas, sélectionner l’option « Systématiquement »
- Soit l’utilisation d’une DA n’est pas systématique selon certains critères. Ces
critères sont sélectionnables en cochant les cases correspondantes :
• Famille Articles : cocher la case « Famille Articles » pour choisir les

familles d'articles pour lesquelles toute commande devra passer par
une D.A. la sélection s’effectue dans l’onglet « Familles Articles » en
cochant la case « Choix » de chaque famille Concernées
• Famille Fournisseurs : même démarche que pour les familles
d’articles
• Montant Commandé : cocher la case « Montant de la Commande »
pour qu'au delà d'un certain montant, la DA devienne obligatoire.
Dans ce cas, saisir la valeur du montant dans la zone de saisie
appropriée.
• Prix unitaire de l'article : Cocher la case « Prix unitaire de la
commande » pour qu'au delà d'un certain prix unitaire d'un article sur
une ligne de commande, la DA devienne obligatoire. Dans ce cas,
saisir la valeur du montant dans la zone de saisie appropriée.
Avec les critères de famille d’article et famille de fournisseur, la sélection des familles
concernées peut se faire avec les boutons « Sélectionner tout » et
« Désélectionner »
L’onglet « Divers » permet de paramétrer le caractère obligatoire de certaines

informations en cochant la case correspondante.
On peut ainsi définir la saisie obligatoire :
- du Secteur sur l'entête de DA
- de la Division sur l'entête de DA
- du CF sur l'entête de DA
- de l’Acheteur sur l’entête
- de l’Article sur la ligne de DA
- du CF sur la ligne de DA
- de l'Equipement sur la ligne d'une DA (en cas d’achat d’article non stocké)
- du CF ou de l’Equipement (en cas d’achat d’article non stocké)
- du code Imputation sur la ligne de DA systématiquement ou seulement en cas
d’achat d’article non stocké sur la ligne de DA
- de la date de livraison
- du code du projet (investissement) sur la ligne de DA
Description : Personnalisation des commandes

Cette fenêtre permet de paramétrer :
- le caractère obligatoire de certaines informations
- la gestion générale des commandes
- les éditions : quelles informations apparaitront sur les documents ?
- les relances de livraisons

Personnalisation générale des commandes : onglet « Général »
Les options possibles sont activables en cochant les cases correspondantes :

- Saisie du secteur obligatoire sur l'entête d'une commande
- Saisie de la division obligatoire sur l'entête d'une commande.
- Saisie du C.F. obligatoire sur l'entête d'une commande. Rappel les données
précisées sur l’entête sont valables pour toutes les lignes de commande
- Saisie du C.F. obligatoire sur la ligne de commande, y compris dans le cas
d'un article référencé stocké
- Saisie du code imputation obligatoire sur la ligne d'une commande, y compris
dans le cas d'un article référencé stocké
- Saisie de l'équipement obligatoire sur l’entête
- Saisie de l'équipement obligatoire sur la ligne d'une commande dans le cas
d’un achat d’article non stocké
- Saisie de l’Acheteur obligatoire
- Verrouillage du champ Acheteur et / ou Demandeur : pré rempli avec les
données liées à l’utilisateur connecté
- Saisie obligatoire du projet sur la ligne
- Saisie obligatoire de l’article sur la ligne
- Nom de l'opérateur modifiable sur l'entête de la commande. Par défaut, c'est
le nom de l’utilisateur connecté à OptiMaint.
- Suppression logique seule d'une commande, dans ce cas, lors de la
suppression d'une commande, celle-ci passe en situation 'Annulée' (ce
paramètre est également appliqué aux demandes d'achat).Si non coché,
OptiMaint effectue une suppression physique de la commande (plus de trace
ni d’historique)
- Masquer les frais de port sur les commandes et les factures. Dans ce cas, les
frais de port ne pourront être saisis que sous forme d'une ligne de commande
et d'une ligne de facture.
- Exporter les données de la commande dans un fichier texte. (le fichier résultat
sera placé dans le dossier d'installation d'OptiMaint : par défaut Program
Files\Apisoft\OptiMaint).
- Case à cocher exporter : elle permet d’exporter l’édition de la commande vers
une autre application via interface à l’aide d’une case à cocher dans l’onglet
général de la fenêtre « Commande »
Le champ Programme interface édition contient le nom éventuel du programme

d'interface à exécuter lors du lancement de l'édition d'une commande (ce programme
doit être placé dans le dossier d'installation d'OptiMaint : par défaut Program
Filespisoft\OptiMaint).
Onglet « Edition »
En cochant les cases correspondantes, on permet l’affichage des informations

suivantes sur l’édition de la commande :
- nom de l'opérateur
- nom du demandeur
- nom de l'acheteur
- C.F. sur chaque ligne. Dans ce cas, le C.F. est imprimé à la place de la date
de livraison (seule la date de livraison indiquée sur l'entête est imprimée dans
ce cas).
La case « Edition commande interne » active ou non la possibilité d’éditer un

document interne de commande avec d’avantage d’informations sur chaque ligne de
commande (comme le CF, l’imputation comptable ou le magasin). Ce document peut
servir de base à une analyse interne des commandes ou pour établir une commande
par un autre système.
Cette édition spécifique contient de nombreuses informations qui ne concernent pas

forcément le fournisseur mais plutôt un service interne de l’entreprise (Achats ou

comptabilité).
Il est possible d’afficher jusqu’à deux champs personnalisés issus de la fiche du

fournisseur de la commande (voir Module Données de bases). Sélectionner le ou les
champs personnalisés dans les listes de choix correspondantes.
Cette option permet par exemple d’afficher le N° de client que l’on dispose chez le
fournisseur.
Il est possible d’ajouter un commentaire en pied de commande par exemple :

Toute facture non accompagnée dùn exemplaire ci-joint vous sera retournée.
Ce texte sera affiché sur toutes les éditions de commande.
Il possible de disposer de 1, 2 ou 3 visas, c'est-à-dire des cadre de signatures avec

les mentions : nom et signature. Pour cela, entrer le titre du ou des visas à afficher sur
l’éditions (la saisie de bas en haut correspond à l’affichage sur l’éditions de gauche à
droite en pied de page). Exemple de visas : Responsable achat
De même, OptiMaint propose d’afficher jusqu’à 3 cases à cocher manuellement sur le

document après impression. Pour cela, entrer le titre de chaque case souhaitée.
Ces cases à cocher seront afficher sur la même ligne que les visas.
Exemple de cases à cocher : Commande Investissement et Commande Maintenance
pour spécifié manuellement le type d’achat même s’il est déjà saisie sur OptiMaint
Onglet « Adresses »
Il est possible d’afficher une adresse en entête de commande en cochant la case

correspondante. Cette adresse sera placée en haut à gauche du document.
Si cette option n’est pas choisie, OptiMaint peut afficher le logo de la société s’il est
connu (voir chapitre Personnalisation Société).
Le fait de laisser une zone libre permet l’utilisation de formulaire de commande pré-
imprimé avec l’entête de la société.
Autrement, les adresses possibles sont celles de :

- la Société
- le Secteur
- le Division
- le Centre de Frais
Si une adresse n’est pas renseignée sur la fiche d’un élément (voir Module Donnés de
bases), OptiMaint affichera l’adresse du niveau directement supérieur de la
nomenclature si elle est renseignée.
Si le centre de frais renseigné sur l’entête de la commande ne comporte pas
d’adresse, OptiMaint affichera l’adresse de la Division de laquelle il dépend.
Il est possible d’afficher deux adresses en pied de commande en cochant la case

correspondante. Dans ce cas, sélectionner l’adresses de facturation et de livraison à
afficher sur l’édition parmi celles de :
- la Société
- le Secteur
- le Division
- le Centre de Frais
Si une adresse n’est pas renseignée sur la fiche d’un élément (voir Module Donnés de
bases), OptiMaint affichera l’adresse du niveau directement supérieur de la
nomenclature si elle est renseignée.
Il est possible d’utiliser l’adresse spécifique du contact du fournisseur, si celle-ci est

précisée, en cochant la case correspondante.

Onglet « Relances »
C’est ici que se paramètre la gestion des relances de livraisons. OptiMaint propose
jusqu’à deux modèles de relances en fonction du retard de livraison (vois Module
Gestion des Achats).
Etapes à suivre pour chaque modèle :
1. Entrer la valeur du retard qui déclenchera l’édition du document

2. Entrer le texte à afficher sur le document
Exemples :
er
Pour un retard de moins de 15 jours (1 paramètre), on saisie un texte appelant à
régulariser la commande.
Pour un retard de plus de 15 jours, on saisie un texte annulant la commande passée
et supprimant le fournisseur concerné des références.
Description : Personnalisation des Bons de réception
Cette fenêtre permet de paramétrer certaines options qui concernent la gestion des
bons de réception (BR).
Pour activer ces options, cocher la case correspondante :
- Contrôle des doublons sur BL : la saisie du n° de Bon de livraison sera

contrôlé lors de la réception (il est demandé alors de confirmer ou d'invalider
cette saisie)
- Saisie commande obligatoire : la saisie de la commande sera obligatoire lors

de la création d'un bon de réception donc la saisie de réception sans
commande au préalable n’est plus possible.
- Saisie code transporteur obligatoire : la saisie du code transporteur sera

obligatoire lors de la création d'un bon de réception.
- Affichage et modification prix sur ligne de B.R. : le prix et le code TVA d'une
ligne de commande seront affichés et modifiables lors de la réception. Cette
option se révèle utile sur les réceptions des articles stockés en relation avec
une commande fournisseur. Par défaut, le prix unitaire n'est pas accessible en
saisie sauf lorsque la réception n'est pas liée à une commande. Exemple :
pour un achat d’hydrocarbure, le prix varie entre la commande et la réception,
et c’est le prix à la réception qui fait foi pour la facturation.
- Edition reste à livrer proposée par défaut : lors de l'édition d'un B.R., il sera
automatiquement proposé une autre édition récapitulant le reste à livrer de la
commande.
- Impression étiquettes Articles : un bouton apparaitra sur la fenêtre B.R. afin

d’imprimer les étiquettes des articles reçus (éventuellement avec le code
Barre voir chapitres Personnalisation Articles)
- Modification B.R. exportés autorisée : dans le cadre d’interface, un B.R.

exporté pourrait être modifiable
- Suppression logique d’un B.R. : dans ce cas, lors de la suppression d'un Bon
de réception, celui-ci passe en situation 'Annulé'.Si non coché, OptiMaint
effectue une suppression physique de la réception (plus de trace ni
d’historique)
Le champ Programme interface édition contient le nom éventuel du programme

d'interface à exécuter lors du lancement de l'édition d'un Bon de Réception (ce

programme doit être placé dans le dossier d'installation d'OptiMaint : par défaut
Program Files\Apisoft\OptiMaint).
Description : Personnalisation des Factures
Cette fenêtre permet de paramétrer la saisie des Factures fournisseurs afin de

l'adapter aux besoins de la société.
Pour activer ces paramètres, cocher les cases correspondantes :

- Conversion B.R. en Facture : un bouton de commande est désormais
disponible sur la fenêtre « Bon de réception », il permet de convertir
directement un B.R. en facture à partir de la fenêtre Bon de réception
- Dévalidation impossible : OptiMaint interdit la dévalidation d'une facture

validée (possible par défaut). Cette interdiction peut s'avérer utile lorsque les
factures sont interfacées avec un logiciel de comptabilité. De plus, lors de la
validation, un numéro de Pièce comptable sera généré automatiquement
- Saisie intervenant obligatoire sur l'entête : on oblige l'utilisateur, qui saisi les
factures, d'indiquer son code identifiant (intervenant)
- Saisie facture fournisseur obligatoire sur l'entête : la saisie de la référence de

la facture du fournisseur est obligatoire afin de garantir la traçabilité des
informations
- Saisie montant T.V.A. sur validation de facture : on permet de saisir ou de

modifier le montant de la TVA calculé par OptiMaint avant validation de la
facture
- Ecart toléré sur montant TTC : le champ de saisie indique la valeur de l’écart
toléré entre le montant TTC calculé par OptiMaint et le montant TTC de la
facture du fournisseur, on peut valider une facture fournisseur dès lors que cet
écart ne dépasse pas la valeur indiquée dans ce champ. Dans le cas
contraire, aucune facture fournisseur ne pourra être validée.
- Valorisation des stocks au prix facture : on permet ainsi de mettre à jour le

PMP d'une fiche de stock lorsque le prix de la commande (ou de la réception)
est différent du prix de la facture correspondante. Dans ce cas, il y a
génération de mouvements correctifs par rapport à l'ensemble des
mouvements de stock intervenus depuis l'entrée en stock (voir explications
plus bas). Cette correction du PMP est faite lors de la validation de la facture.
Cela peut est utile si on veut prendre en compte dans les coûts d’articles les
frais de gestion des achats : frais d’approche par exemple.
- Attention : cette option est irréversible
- Ecart prix B.R. / prix facture (apparaît si l’option précédente est activée): ce
champ permet d'indiquer une tolérance entre le prix d'un bon de réception
concernant un article stocké et le prix de la facture correspondante. Au
dessus de cette valeur, lors de la validation de la facture, il y aura génération
de mouvements correctifs du PMP de la fiche de stock. Ces mouvements se
distingueront des autres mouvements à l'aide de couleurs différentes dans
l'historique des mouvements de stock. Ce paramètre est également utilisé lors
de la modification du PMP d'une fiche de stock. Lorsque l'écart entre l'ancien
et le nouveau PMP est supérieur à la valeur de ce paramètre, il y a création
de 2 mouvements de stock (une sortie de la quantité en stock à l'ancien prix,
et une entrée de la même quantité au nouveau prix). Ces mouvements sont
du type "Modification de fiche de stock" que l'on peut distinguer dans
l'historique des mouvements de stock.

- Facturation possible dàrticles stockés sans BR : permet de facturer des

lignes avec article stocké sans faire référence à un BR Si on génère une
facture à partir d'une commande, les lignes de commandes d’articles stockés
resteront « créées » et évolueront vers « facturées » en fonction des
éventuels BR créés après la facture

5. Personnalisation Articles (Stocks)
Catégories d’articles
gérées dans OptiMaint
Articles
Articles
Référencés
Articles Articles Articles

Stockés Non Stockés Non Référencés
L’article peut faire l’objet L’article peut faire l’objet L’article peut faire l’objet
d’un achat d’un achat d’un achat
L’article est immobilisé en L’article est consommé L’article est consommé
stock à sa réception dès sa réception : dès sa réception :
imputation directe imputation directe
L’article est géré et
(charge) (charge)
valorisé en stock
Sa consommation est
réalisée par une sortie de
stock (voir imputation)
_________________________________________________________________
Fichier | Personnaliser | Articles
Définition :
La personnalisation des articles permet de paramétrer certaines options concernant la
gestion des articles notamment au niveau de la gestion des stocks.
Description :
Pour activer les différentes options cocher les cases correspondantes :

- Saisie de l'imputation interdite : la saisie du code imputation sera interdite
pour un article stocké ou non stocké dans les lignes de commande, BR, retour
fournisseur et facture fournisseur.
Attention : l'imputation demeure néanmoins obligatoire dans certains cas sur les
lignes de commande, de B.R., de retour fournisseur ou de facture. Cette donnée sera
récupérée par défaut avec l'imputation comptable d'entrée mentionnée dans les
familles des articles (pour les articles non stockés, c'est l'imputation des sorties qui
sera utilisée). Si cette imputation par défaut n'a pas été renseignée, mettre l'option en
vigueur peut conduire à un blocage d'attente d'une imputation et de l'impossibilité de
la saisir.
- Suppression mouvement article autorisée : la suppression du dernier

mouvement de stock d'un article sera autorisée.
- Sortie article : saisie obligatoire du BT ou du BS : la saisie d'au moins un des

champs 'Bon de Travail' ou 'Bon de Sortie' sera obligatoire lors de la saisie
d'un mouvement de sortie d'un article.

- Sortie article : saisie autorisée date/heure du mouvement : la saisie de la date

et de l'heure du mouvement sera autorisée lors de la saisie d'un mouvement
de sortie d'un article. Lorsque cette option n'est pas activée, la date et l'heure
du mouvement correspond toujours à la date/heure courante de saisie.
- Sortie article : saisie prix de vente : la saisie d'un prix de vente sera autorisée
lors de la sortie d'un article (fenêtre Sorties multiples uniquement). Ce prix de
vente, mémorisé dans le mouvement d'article, peut être récupéré uniquement
dans une interface (pour facturation clients par exemple).
- Sortie article : avertissement si stock insuffisant pour tous les BT en cours : un

message non bloquant s’affiche lors d’une sortie qui occasionnerait un stock
négatif si étaient pris en compte les sorties des B.T. édités et en cours.
- Saisie autorisée de la date/heure du mouvement pour :
Les Réintégrations
Les Entrées (exceptionnelles)
Les Transferts
Les inventaires
- Impression Code barres : il est possible à partir de la fiche article d'imprimer

des étiquettes « code barres » correspondant à un article donné.
Remarque :
Si cette dernière option et activée, le bouton est apparait sur la fenêtre article.
OptiMaint demande ensuite de paramétrer l’impression des étiquettes « code
barres », renseigner :
- l’imprimante
- la quantité d’étiquettes
- le magasin
Valider pour éditer la ou les étiquettes.
- Pas de création automatique des liens Articles/Fournisseurs Articles Nos-

stockés : OptiMaint ne proposera pas de créer les liens lors de commande
d’articles non-stockés.
- Contrôle du Stock maximum de l’Article lors des entrées exceptionnelles :

OptiMaint contrôle la cohérence du niveau de stock.
- Sortie Article : Numérotation auto. du BS si non renseigné : OptiMaint génère

un numéro automatique du Bon de Sortie

6. Personnalisation des champs
Personnalisation
des zones de saisie
11
Gestion
Gestiondes
desFamilles
Familles
33 Création
Créationdes
deschamps
champs
personnalisés
personnalisés
22 44 Tables
Tables
Lien Utilisateur
Paramétrage
Paramétrage Lienavec
avecles
lesChamps
Champs Utilisateur
des (Liste de valeurs
des Champs
Champs Personnalisés
Personnalisés Type
Type (Liste de valeurs
prédéfinies)
Obligatoire
Obligatoireou
ounon
non Choix
Choixdes
deschamps
champs
de
de données
données prédéfinies)
ÀÀcréer
créer
Invisible
Invisibleou
ounon
non Obligatoire
Obligatoireou
ounon
non
Thème
Thèmedederegroupement
regroupement
Thèmes
Thèmes
(regrouper les champs)
(regrouper les champs)
ÀÀcréer
créer
Action
Actionsur
surles
lesonglets
onglets Action
Actionsur
surl’onglet
l’onglet
GénéraletetCompléments
Général Compléments personnalisable
personnalisable
(onglet à renommer)
(onglet à renommer)
_________________________________________________________________
Définition :
OptiMaint offre la possibilité de personnaliser les écrans des fiches Equipement,
Organe, Article, Intervenant, Fournisseur, Contrat et Projet, plus exactement d'ajuster
les informations contenues dans ces écrans au besoin.
Cette personnalisation s'illustre sur les 2 axes suivants :
1. le Paramétrage des champs qui consiste à pouvoir rendre Invisible ou Saisie
obligatoire les champs d'OptiMaint,
2. l'utilisation de Champs personnalisés qui consiste à définir les nouveaux
champs à compléter ou manquant en fonction des besoins et leurs utilisations
Le paramétrage des champs
Définition :
Le paramétrage des champs est une fonctionnalité mise à disposition des utilisateurs
afin qu'ils puissent ajuster au mieux l'utilisation des écrans de base d'OptiMaint. Hors
mis les champs qui sont obligatoires par défaut dans OptiMaint, il est alors possible de
rendre Invisible ou bien de rendre en Saisie obligatoire les autres champs d'OptiMaint.
Exemple :
Sur la fiche Equipement, pour une famille donnée, il est possible de rendre Invisible le
champ Classe et de rendre en Saisie obligatoire le champ de date de Mise en
Service. Lors de la création d’un nouvel équipement rattaché à cette famille,
l'affichage de la fiche Equipement s'ajustera (le champ Classe disparaîtra de
l'affichage) et lors de la validation, OptiMaint vérifiera si tous les champs obligatoires,
y compris la date de Mise en service sont renseignés. Si ce n'est pas le cas, il
affichera un message explicite.

Les champs personnalisés
Définition :
Un champ personnalisé peut se définir comme un élément caractéristique qui n'existe
pas par défaut dans OptiMaint.
Description :
Le principe d'utilisation des champs personnalisés est le suivant :
1. Sélectionner les champs à compléter ou manquant afin d'obtenir une parfaite
adaptation du progiciel au besoin et au métier de l’entreprise (ou du service).
2. Relier ensuite ces champs dans les fenêtres de personnalisation par familles
d'équipement, familles d'organes, familles d'articles, famille d'intervenants,
familles de fournisseurs, familles de contrats ou encore familles de projets.
Pour créer un champ personnalisé

Bases | Divers | Champs personnalisés
Chaque champ personnalisé est défini par un code Champ et une Désignation. C'est
cette désignation qui sera affichée dans les écrans où les champs personnalisés
peuvent être documentés. Sélectionner ensuite le Type de données :
− Alphanumérique avec la possibilité de définir une Longueur maxi,
− Numérique,
− Monétaire avec la facilité de la conversion automatique devise
secondaire/devise principale si ces devises sont définies dans la
Personnalisation de la société.
Pour plus de détails, voir le chapitre Personnalisation générale de ce même module.
− une Date,
− Oui/Non, c'est-à-dire type case à cocher,
− une Image,
− un Lien vers application avec la possibilité de préciser un filtre d'accès aux
fichiers, par exemple *.doc ou *.xls,
− ou une Table utilisateur de type liste déroulante. : cette table doit elle-même
être préalablement définie, comme indiqué plus loin.
Si la case Valeur hors liste autorisée est cochée, l'utilisateur pourra saisir une valeur
autre que celles qui auront été définie dans la table de données utilisateur.
Pour créer une table utilisateur

Bases | Divers | Tables utilisateur
La fenêtre Table utilisateur permet de créer des tables de paramètres (listes de

données) qui pourront ensuite être utilisés dans des listes déroulantes associés aux
champs personnalisés.
Une table utilisateur se définit par un code Table et une Désignation.
Pour chaque ligne de la table utilisateur, entrer un Code et une Désignation : ces
données seront les valeurs qui apparaitront dans la liste déroulante.
Pour ajouter une ligne, il suffit d'utiliser la touche Tab sur la dernière colonne de la
dernière ligne ou bien d'utiliser le bouton Ajouter prévu à cet effet placé sous la

grille dans la partie gauche de l'écran .
Remarque :
Pour naviguer dans la liste :
− en mode "mise à jour" : il suffit d'utiliser la touche Tab pour avancer d'une
cellule ou Shift + Tab pour revenir en arrière,
− en mode "normal" : il suffit d'utiliser les touches de direction du clavier.
Pour passer du mode "normal" au mode "mise à jour", il suffit de taper une touche
au clavier (barre d'espace ou touche Entrée par exemple) ou de cliquer sur une
cellule.
Pour sortir de la grille sans la souris, il suffit d'utiliser la combinaison de touches Shift
+ Echap.
Pour créer un thème

Bases | Divers | Thèmes
La fenêtre Thème permet de définir les différents thèmes qui seront utilisés pour
classer les champs personnalisés via les familles. Un thème se définit par un code
Thème et une Désignation.
Le thème permettra une présentation plus précise des champs personnalisés sur les
fenêtres Equipement, Organe, Article, Intervenant, Fournisseur, Contrat et Projet.
Remarque :
Sur les onglets personnalisables de ces fenêtres, l'utilisateur retrouvera par défaut les
champs du dernier thème consulté.

Annexe 1 : Index Thématique
7. Personnalisation des Ecrans
ur rs
s
D.I. B.T.
teeu
saat
uuee
téé
ililis
iéiét
rirqiq
Activités
ut ti
oocc
dd’ ’u
ubb
r rrru
r rSS
filil
ppaa
rorof
PPaa
r pp
r
ppaa
Masquer
Masquerun
unchamp
champ X X X
Champs
Champsobligatoire
obligatoire X X Non possible
Ajouter
Ajouterun
unChamp
Champ
Personnalisé
Personnalisé
X X Non possible
_________________________________________________________________
Définition :
OptiMaint offre la possibilité de personnaliser les écrans de saisie : D.I, B.T et
Activités (sur et hors B.T).
Ces personnalisations impactent l’ergonomie de saisie des informations mais ne
remettent pas en cause les paramètres de gestions des Interventions.
Préambule :
Avant de mettre en place une ou plusieurs personnalisations d’écrans, il est
nécessaire de valider les besoins en fonction des possibilités offertes.
Description générale et méthodes :

OptiMaint permet de modifier l’affichage des fenêtres :
- Demandes d’Intervention (D.I)
- Bon de Travail (B.T)
- Activité sur BT
- Activité Hors BT
Il est possible de :
- Masquer un ou plusieurs champs à l’écran et sur les éditions
- Rendre un champ obligatoire
- Ajouter un champ personnalisé qui apparaitra dans un onglet spécifique
Ces Choix sont déterminés pour :

- une société : affichage appliqué à tous les utilisateurs de la société
- une rubrique : l’écran est modifié en fonction de la nature de l’intervention
(ex : un B.T curatif aura le symptôme obligatoire alors qu’il est invisible sur les
B.T préventifs)
- un profil d’utilisateurs : limiter l’accès aux informations en fonction des
personnes
Attention :
Les personnalisations d’écrans par profil ne permettent que de masquer un ou
plusieurs champs. On ne peut rendre de champ obligatoire ou ajouter un champ
personnalisé par profil.

Remarque :
il est possible de combiner plusieurs personnalisations et OptiMaint contrôle les
éventuels conflits possibles (obligatoire et invisible).
la personnalisation d’écran par profil n’est accessible qu’aux administrateurs ou aux
utilisateurs avec pouvoir autorisés.
Etape 1 :
Déterminer l’écran à modifier parmi les quatre possibilités.

S’il y a plusieurs écrans à modifier, il y aura plusieurs personnalisations.
Etape 2 :
Choisir le type de paramètre à personnaliser :

- Masquer un champ
- Rendre un champ obligatoire
- Ajouter un Champ personnalisé
Etape 3 :
Choisir le mode d’application du ou des paramètres :

- par société
- par rubrique
- par profil
Si le mode d’application change, il sera nécessaire de créer plusieurs

personnalisations en fonction des cas.
Ex : Avoir un B.T avec le symptôme obligatoire pour le curatif et invisible pour le

préventif et en plus que les informations concernant les coûts disparaissent pour les
techniciens.
Pour cet exemple, OptiMaint aura besoin au minimum de 3 personnalisations d’écran :
- une personnalisation des BT pour les rubriques curatives
- une personnalisation des BT pour les rubriques préventives
- une personnalisation des BT pour le Profil : Technicien
Pour les personnalisations par Société et par Rubrique :
Menu Fichier | Personnaliser | Ecrans
Pour les personnalisations par Profil :
Menu Fichier | Sécurité | Perso Ecrans / Profil
Description :
Chaque personnalisation sera numérotée automatiquement par OptiMaint lors de son
enregistrement. Donc il ne faut rien entrer dans le premier champ de la fenêtre.
Entrer la désignation de la personnalisation (ex : BT spécifique curatif)
Sélectionner le type d’écran à personnaliser dans la liste
Pour les personnalisations par société ou par Rubrique, sélectionner le mode

correspondant au besoin.

Dans l’onglet Paramétrage des Champs, apparaissent l’ensemble des champs et

onglets modifiable en fonction de l’écran choisi ainsi que plusieurs colonnes offrant les
possibilités voulues :
- Saisie Obligatoire
- Contrôle amont (uniquement pour les BT)
- Invisible Ecran : Masquer le champ
- Invisible Edition : Masquer le champ sur le document
Pour appliquer un paramètre sur un champ, cocher la case correspondante au

croisement du champ et du paramètre.
Remarque :
Le critère Contrôle Amont concerne uniquement les BT pour une personnalisation par
société ou par rubrique, son rôle est de déterminer si le caractère obligatoire du
champ sur le B.T. doit être également appliqué en amont sur les écrans susceptibles
de générer des B.T. de manière indirecte. Les écrans concernés sont : les Fiches de
maintenance préventive, les Modèles de campagne et Lignes de Modèle de
campagne, les Campagne et Ligne de campagne.
Dans l’onglet Champs personnalisés apparaissent les champs personnalisés créés au

préalable dans OptiMaint (voir Module données de Base ou chapitre plus haut).
Il est possible d’indiqué un titre à l’onglet dans lequel apparaitront le ou les champs
personnalisés choisis en remplissant le champ titre onglet.
Pour qu’un champ apparaisse sur l’écran correspondant, cocher la colonne Choix (et
éventuellement les autres paramètres)
La colonne Report B.T, Report Act/BT ou Report Act H BT permet lorsqu’on la coche
de transmettre le champ personnalisé et son contenu d’une étape à l’autre du circuit
des interventions (ex : un champ saisie sur une DI peut être reporté sur le B.T issu de
cette D.I)
Remarque :
L’onglet Champs personnalisés n’est présent que pour les personnalisations d’écrans
par Société et par Rubrique.
Dans l’onglet Affectation, apparaît la liste des sociétés, rubriques ou profil sur lequel
peuvent s’appliquer la personnalisation d’écran.
Cocher la colonne choix pour sélectionner le ou les critères d’affectation.
Un petit symbole apparaît si une personnalisation entre en conflit avec celle
encours de création. Un message explicite apparaitra en cas de validation de la
création d’une personnalisation en conflit avec une déjà mise en place.

8. Etats Personnalisés
_________________________________________________________________
Définition :
OptiMaint permet de déclarer d’autres états que ceux qu’il propose par défaut.
Il ne permet pas de les modifier mais simplement de les ouvrir en lieu et place des
existants ou bien même comme des états individuels (ex : bilan)
Préambule :
Pour créer ou modifier des états Crystal Report ™ ou pour créer des états
personnalisés à partir d’autres logiciels, il est nécessaire d’acquérir les droits
d’utilisation ou les licences nécessaires à leur utilisation auprès de leur propriétaire
respectif.
OptiMaint n’enregistre aucun état dans la base de données. Seul le chemin d’accès
informatique est enregistré dans la base. Si ce chemin est modifié ou perdu
(changement de nom de dossier par exemple), OptiMaint ne pourra ouvrir l’état
souhaité (voir également, le chapitre 01 – Environnement Général et la gestion des documents).
Attention :
Ne modifier pas les états d’origines utilisés par OptiMaint. Ils seront supprimés et
remplacés automatiquement lors de la mise à jour du logiciel.
Enregistrer les fichiers dans des dossiers accessibles par tous (un dossier réseau par
exemple)
Pour les déclarer un état personnalisé :
Menu Bases | Divers | Etat personnalisé
Description :
Entrer un code identifiant et une désignation

Sélectionner le type d’états auquel on fait référence :
- Etat OptiMaint personnalisé : Dans ce cas, préciser à quel état standard

d’OptiMaint il fait référence. Pour visualiser les liens entre l'état standard et
le(s) état(s) personnalisé(s) en cliquant sur le bouton Ajouter
- Spécifique Crystal Report ™ (*.rpt) : Dans ce cas, préciser on utilise les

paramètres de connexion déjà définis pour OptiMaint en cochant l'option
"Utiliser les paramètres de connexion définis pour OptiMaint". Dans le cas
contraire ce sont les paramètres présents dans l’état qui seront utilisés.
- Autres : tout autre état créé à partir d’un autre logiciel
Préciser l'emplacement du fichier (chemin) correspondant à ce dernier

(emplacementphysiquedufichiersurl'ordinateur/exemple :
\ProgramFiles\Apisoft\OptiMaint\EtatPersos\Liste1.rpt)
Pour cela, cliquer sur l'icône de recherche de fichiers afin de parcourir l'ensemble des
répertoires des différents lecteurs (disque ou réseau).
Pour les états personnalisés à partir des originaux OptiMaint, la sélection s’effectue
ensuite au moment de l’édition. OptiMaint permet de choisir quel état ouvrir parmi une
liste lors de la validation de l’édition voulue
Exemple BT :
Pour tous les autres états personnalisés, l’ouverture s’effectue par le menu Editions |
Etats personnalisés :
Sélectionner ensuite l’état souhaité
Eventuellement préciser le contenu de l’état en remplissant la zone de saisie

Descriptif.
Remarque Importante :
Lors de la Création d'un Etat spécifique dans Crystal Report, vérifier les deux champs
paramètres suivants ( obligatoires) :
- champ Paramètre "Société"

- champ Paramètre "Destinataire"
Lors de la création d'un Etat OptiMaint personnalisé dans Crystal Report, il n’est
possible que d’ajouter des champs présents dans les tables présentes. Le fait
d'ajouter une nouvelle table rendra impossible l'édition de cet état à partir d'OptiMaint.

PROPRIETE ET USAGE :
Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel,

fait sans le consentement de la société Apisoft est illicite
(Loi du 11 mars 1957 - loi du 3 juillet 1985).
Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée
par les articles 425 et suivants du code pénal.
Tous droits réservés dans tous pays.
Logiciel original développé par la société Apisoft
CONFORMITE ET MISE EN GARDE :
Compte tenu des contraintes inhérentes sous forme de papier,

les spécifications visées dans la présente documentation
constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications.
Il appartient au client, parallèlement à la documentation,

de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de
mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités.
Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel,

de lire préalablement la documentation.
La documentation peut ne pas correspondre à la toute dernière version référencée.
Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées
sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation
existante pour présenter les modifications
et améliorations apportées à ces mises à jour.
Apisoft recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous

invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions
et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever.
Pour de plus amples informations contacter votre revendeur.
OptiMaint est un progiciel de GMAO développé par la société
www.apisoft.fr
Les marques citées dans ce document sont la propriété de leur détenteur respectif.

09 - Personnalisation - D - OptiMaint

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Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur

TABLE DES MATIERES

2. PERSONNALISATION GENERALE (SOCIETE ET TERMINOLOGIE).......................... 4

3. PERSONNALISATION DES INTERVENTIONS............................................................10

4. PERSONNALISATION DES ACHATS..........................................................................15

5. PERSONNALISATION ARTICLES (STOCKS) .............................................................22

6. PERSONNALISATION DES CHAMPS .........................................................................24

7. PERSONNALISATION DES ECRANS..........................................................................27

8. ETATS PERSONNALISES ...........................................................................................30

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Personnaliser, c’est choisir les options permettant

Une société = Une personnalisation = Un comportement d’OptiMaint

Trois niveaux de Par exemple :

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2. Personnalisation générale (Société et Terminologie)

…sans oublier la Terminologie

3. Le nombre de Décimales : les nombres de décimales ici définis pour les

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données numériques, monétaires et temporelles seront valables aussi bien

4. Les Dossiers : pour le stockage des Images, des Documents ou encore du

5. Les Options se gèrent sous forme de case à cocher :

- Autoriser la saisie directe d'un document sans l'avoir référencé au préalable :

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stockés et/ou non stockés.

Les avertissements se traduisent sous la forme suivante dans le cadre d'une

© APISOFT INTERNATIONAL – Reproduction interdite Page 6/32

6. La Numérotation des différentes entités d'OptiMaint : il est possible d'indiquer

L'option Interdire la numérotation manuelle permet dans le cas d'une mise en

7. L'Epuration permet de définir qu'elle sera la durée de rétention des

8. La Messagerie permet d'indiquer les paramètres de configuration de la

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• Identification du serveur de messagerie des courriers sortants

9. Le Calendrier d'OptiMaint permet d'indiquer les paramètres de configuration

10. L'onglet Divers regroupe aussi les personnalisations suivantes :

• La possibilité de définir le nombre d'enregistrements maximum qui seront lus

• La possibilité d'activer ou non les 2 menus spécifiques suivants :

• Les 3 Dates de clôture qui sont possibles de définir dans OptiMaint :

• Le Nombre d'accès simultanés maximum, permet de définir un nombre

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11. L’onglet Responsables permet de sélectionner (nommer) un responsable au

La personnalisation de la Terminologie permet de modifier certains termes

- de saisir le terme à utiliser et, en fonction de la langue choisie,

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3. Personnalisation des Interventions

Onglet D.I. (demandes d'intervention)

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« Conversion d'une DI en BT ». Chaque Utilisateur d'OptiMaint doit alors être

Onglet B.T. (bon de travail)

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paramétrer plus finement de nombreux types de messages d'alerte.

Un B.T. préventif ne sera généré que lorsque la valeur du compteur aura

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Avertissement lors d’un chevauchement d’horaire pour un même intervenant :

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campagne (cette option est incompatible avec l'option "Clôture...transaction

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4. Personnalisation des Achats

Gestion des Achats

Validation Comptabilité externe

Description : Personnalisation des demandes de prix

Il possible de disposer de 1, 2 ou 3 visas, c'est-à-dire des cadre de signatures avec

De même, OptiMaint propose d’afficher jusqu’à 3 cases à cocher manuellement sur le

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