Vous êtes sur la page 1sur 116

Mémoire de fin d’étude

Cycle Normal

Le contrôle interne de la fonction achat


dans une entreprise de grande
distribution :

Cas
Mr. Bricolage

Zakaria HAMRAOUI

Option
Finance

Encadrant :
M. A. BIADE
Reconnaissance

A tous ceux qui m’ont aidé dés mes premiers jours.

Une page est laissée vide à leur hommage.


Remerciements

La réalisation de ce travail, qui me tient tant à coeur, ne s’est pas faite sans
embûches. Toutefois, l’heureux dénouement auquel je suis parvenu a été possible
grâce à de nombreuses aides.

Aussi nous tenons à exprimer ma profonde gratitude et mes vifs


remerciements à tous ceux qui de près ou de loin ont participés à la réalisation de
ce mémoire. Les uns avec des conseils francs et déterminants, les autres encore
avec des mots d’encouragement ou même des paroles réconfortantes.

A toutes ces personnes, nous disons une fois encore merci avec des pensées
particulières :

A l‘ensemble du personnel du Groupe CBI, et de Mr. Bricolage.

A Madame Kenza BENJELLOUN, Responsable Audit et contrôle interne au


sein de Groupe CBI pour ses qualités professionnelles et humaines.

M. Abdelmounaim BIADE, Professeur de Finance et de contrôle de gestion,


pour ses qualités professionnelles, humaines ; et surtout du parrainage dont il
m’a fait bénéficier pendant mes deux derniers stages.
Plan
Intérêt du sujet ....................................................................................................................................5

Première partie : Partie théorique......................................................................................................7


Chapitre I : Intérêt d’un manuel de procédures ............................................................................... 8

Section 1. Manuel de procédures : un moyen pour améliorer les performances de l’entreprise ...........8

Section 2. Manuel de procédures, moyen de renforcer le contrôle interne ............................................11

Chapitre2 : La notion du contrôle interne .........................................................................................14

Section 1. Définition et principes de base du contrôle interne...............................................................14

Section 2 : La démarche d’évaluation du contrôle interne.....................................................................20

Section 3 : La démarche du contrôle interne du circuit Achats-Fournisseurs.......................................23

Chapitre 3 : La Relation entre le contrôle interne et la gestion du risque......................................31

Section1 : La fonction de la gestion du risque .......................................................................................31

Section2 : Intégration de la gestion du risque au sein du contrôle interne.............................................39

Section3 : Les facteurs du risque inhérent liés au circuit achat – fournisseurs ......................................42
Deuxième partie : Partie pratique .............................................................................. 47

Chapitre 1 : Démarche d’évaluation du contrôle interne des achats locaux .................................. 49

Section1 : Saisie de la procédure achats locaux....................................................................................49


Section2 : Vérification de l’existence : Test de Conformité ..................................................................57

Section3 : L’évaluation préliminaire de la procédure ............................................................................58

Section4 : Les tests de permanence........................................................................................................73

Section5 : Evaluation Définitive du Contrôle Interne au niveau des achats ..........................................79

Chapitre 2 : Démarche d’évaluation du contrôle interne des achats à l’import ...........................82

Section1 : Saisie de la procédure achats à l’import................................................................................82

Section2 : Vérification de l’existence : Test de Conformité ..................................................................86

Section3 : L’évaluation préliminaire de la procédure d’achat à l’import .............................................86

Section4 : Les tests de permanence .......................................................................................................92

Section5 : Evaluation Définitive du Contrôle Interne au niveau des achats à l’import ........................95

Chapitre 3 : Analyse des procédures et synthèse des risques au sein de Mr.Bricolage ................97

Section1 : les achats locaux ...................................................................................................................97

Section2 : les achats à l’import .............................................................................................................101

Conclusion
Bibliographie
Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Intérêt du sujet :
La Grande Distribution constitue l’un des secteurs les plus importants de l’économie. Elle
constitue le canal principal entre le secteur productif ou importateur et le consommateur. Elle est
le régulateur entre l’offre et la demande. Lorsque la distribution ne joue pas son rôle, des effets
négatifs se font sentir sur l’économie : ralentissement de la production, rentrées fiscales réduites,
augmentation des prix…
Plusieurs facteurs ont contribué à l’apparition de la distribution moderne : évolution des
transports, urbanisation, les mutations sociales… en Europe et notamment en France, ce mode de
distribution a connu une forte extension depuis la fin de la guerre mondiale, cependant pour
éviter la disparition du commerce traditionnel, les pouvoirs publics français ont adopté une
réglementation de ce secteur. Ainsi, le régulateur a soumis à autorisation les ouvertures ou
extensions des surfaces de vente et a institué une taxe destinée à financer un plan d’aide aux
petits commerçants.
Au Maroc l’extension des villes ainsi que l’accroissement de l’offre et la demande ont stimulé à
partir des années 90 la réalisation d’investissements importants dans la grande distribution par de
grands groupes nationaux et internationaux (Groupe ONA, METRO, Groupe CHAABI, le
groupe CBI….)

D’après une étude menée en juillet 2001 par le ministère de commerce, les grandes
surfaces de vente au Maroc réalisent entre 5% et 8% du commerce de détail, ce qui montre à quel
point la marge de progression de ce secteur doit être importante pour arriver au niveau Européen.

La grande distribution par la nature de sa structure et son activité regroupe différents


métiers interdépendants nécessitant la mise en place d’un audit de plusieurs systèmes coordonnés
pour atteindre une qualité totale.

En outre, on prendra comme sujet d’étude la fonction achat dans le secteur de la


distribution par la conception d’une procédure pour cette fonction, avec la proposition d’une
démarche pour son contrôle interne.

Ce choix se justifie pour deux raisons bien valables :

D’abord parce que la fonction achats est une fonction clé dans les entreprises de la
distribution. En effet, cette fonction a pris son essor dans nos entreprises , il y’a une quinzaine
d’années. Depuis les années 90, la montée en puissance de la fonction achats s’est accélérée et
ceci dans tous les secteurs économiques. D’une fonction opérationnelle axée principalement sur
les approvisionnements, elle est devenue une fonction stratégique dont la maîtrise conditionne
les enjeux majeurs de l’entreprise à savoir, sa pérennité, sa compétitivité et son développement.

Le poids des achats représente 40 à 70% du chiffre d’affaires selon le secteur d’activité,
d’où la nécessité absolue de maîtriser cette fonction. En effet, nombreux risques sont associés à
cette fonction dont le risque de fraude n’est pas le moindre, il est donc impératif que cette
fonction dispose d’un système de contrôle interne particulièrement efficace et il appartient à
l’audit interne de s’en assurer régulièrement.

Mémoire de fin d’étude 5


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Cependant, dans le souci de présenter un travail qui s’approche plus de la réalité et qui
traite plus de l’aspect pratique et ayant effectué mon stage auprès d’un pionnier de la distribution
spécialisée au Maroc, j’ai eu l’occasion d’assister à des missions d’audit, dont Mr Bricolage,
dans lesquelles j’ai pu voir de plus pré les étapes suivies dans l’appréciation du contrôle interne
de différentes sections et plus fréquemment la section achats fournisseurs, ce qui a entraîné une
certaine maîtrise de cette procédure, et c’est d’ailleurs pour cette deuxième raison que mon choix
s’est porté sur cette section pour en faire mon thème de mémoire.

Néanmoins, il serait judicieux de signaler que la démarche adoptée pour l’appréciation du


contrôle interne de la section achats fournisseurs ne s’éloigne pas beaucoup de celle appliquée
pour le reste des sections.

Effectivement, la méthodologie et les instruments retenus demeurent inchangés mais en


tenant compte des particularités de chaque fonction (section.

Le mémoire sera présenté en deux parties dont la première sera entièrement consacrée à
une présentation théorique de la conception des procédures, et du contrôle interne.

Dans la deuxième partie de ce travail, je me pencherai sur l’aspect pratique en mettant en


avant la procédure achat et les principaux instruments susceptibles de mener à bien
l’appréciation du contrôle interne relatif à cette fonction.

Mémoire de fin d’étude 6


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr.
Bricolage

Première Partie :
Partie Théorique

Mémoire de fin d’étude


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr.
Bricolage

Chapitre 1 : Intérêt d’un manuel de


procédure

Mémoire de fin d’étude


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Chapitre 1 : Intérêt d’un manuel de procédure

Section 1 : Manuel de procédures comptables moyen d’amélioration des


performances de l’entreprise
La mise en place d’un manuel de procédures comptables contribue incontestablement à
l’amélioration de l’organisation de l’entreprise et de ses performances en général. Ces
améliorations peuvent se limiter à la fonction comptable comme elles peuvent concerner, à
différents degrés, les autres fonctions de l’entreprise.

En effet, la disponibilité et la fiabilité de l’information financière permettent aux services


techniques et commerciaux de réaliser un pilotage en temps réel et par conséquent, disposer
d’une capacité de réaction qui peut faire la différence vis à vis de la concurrence. Ainsi, la
connaissance des chiffres réels de la période précédente ou même de la veille, qu’ils s’agissent
du coût de production, prix d’achat etc, permet aux commerciaux et aux responsables de
production de l’entreprise de se situer par rapport aux données du marché et de pouvoir redresser
la situation en temps opportun.

Outre l’impact direct sur l’amélioration de la qualité et la fiabilité de l’information


financière et comptable, le manuel d’organisation comptable est un moyen pour la lutte contre
les coûts cachés et notamment ceux liés à des traitements en double emploi ou des dépenses non
maîtrisées du fait d’une absence totale de contrôle de ces dernières etc.

D’autres part, il existe d’autres avantages ou bienfaits du manuel d’organisation


comptable sur l’entreprise.

1- Meilleure définition des tâches et des responsabilités du personnel


L’entreprise et son personnel forment un groupe distinct avec ses propres règles de
fonctionnement.
Comme toute autre forme de groupe social, les règles de fonctionnement au sein de l’entreprise
devraient être clairement établies et suffisamment diffusées pour une meilleure communication
et efficacité dans l’action du personnel.

Les dangers d’une absence de règles ou d’une mauvaise définition des procédures
peuvent être désastreux pour l’entreprise. Ainsi, une telle défaillance peut être à l’origine des
détournements et fraudes de tout genre au sein de l’entreprise. Exemple, l’absence d’un
responsable désigné des stocks ce qui ne permet pas de responsabiliser directement une personne
pour tout écart constaté sur les stocks ; ou la vacance d’un poste de responsable de la
comptabilité ce qui peut être à l’origine de comptabilisation d’écritures fictives etc.

D’autre part, l’activité de contrôle au sein de l’entreprise repose essentiellement sur une
définition des responsabilités et en cas d’absence ou d’insuffisance de cette dernière, le contrôle
perd de son intérêt et de son efficacité.

Mémoire de fin d’étude 8


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Il en résulte que les procédures écrites au sein de l’entreprise responsabilisent davantage


le personnel, instaurent un contrôle réciproque entre les différents postes de responsabilité et
créent un climat de travail favorable à l’exercice des contrôles.

2- Continuité du service

Nombreuses sont les entreprises qui, à un moment de leur existence, se sont confrontées à
une situation de départ non programmé d’un de leur membre du personnel qui occupait un poste
sensible dans l’entreprise.

Cette situation perturbe grandement la gestion de l’entreprise et peut dans certains cas
être fatale pour cette dernière. C’est notamment le cas d’une entreprise qui se sépare
brusquement de son commercial et que ce dernier emporte avec lui toutes les informations sur la
clientèle ainsi que les détails des créances clients de l’entreprise.

Mis à part le fait que l’entreprise dispose toujours de la possibilité de poursuivre en


justice son personnel pour obtenir réparation de dommage causé du fait d’un départ non
programmé intervenu dans le non-respect de la réglementation du droit du travail, et dans
l’attente d’une éventuelle réparation, l’entreprise sera confrontée à de sérieux problèmes au
quotidien. Il s’agit donc d’assurer la continuité du service et par conséquent, celle de l’entreprise.
D’autre part, un employé devenu indispensable pour l’entreprise, représente un danger et un
risque pour cette dernière dans la mesure où elle en devient de plus en plus dépendante et par
conséquent plus vulnérable.

L’entreprise pour se prémunir contre ces risques, devrait mettre en place une organisation
et un système d’information permettant de capitaliser l’expérience et le savoir de l’ensemble de
son personnel. Ce système devrait permettre de constituer une mémoire d’entreprise capable
d’assurer sa continuité.

L’analyse des postes et des responsabilités au sein de l’entreprise permet de s’assurer que
l’organisation mise en place est capable de s’adapter à n’importe quelle situation d’urgence y
compris celle du départ de l’un ou plusieurs de ses employés.

La formation du personnel nouvellement recruté peut être notamment basée sur le


contenu du manuel d’organisation ce qui permet de réduire le temps nécessaire à l’adaptation au
poste et donc un gain de temps et une économie d’argent.

L’existence d’un manuel de procédures comptables facilite grandement la rotation du


personnel de la fonction comptable ainsi que les remplacements en cas de départ en congé ou
durant les périodes de courtes absences.

On en déduit que le manuel d’organisation comptable apparaît comme un moyen efficace


pour capitaliser et diffuser le savoir-faire au sein de l’entreprise.

Mémoire de fin d’étude 9


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

3- Actualisation et mise à jours facile des procédures ;

L’organisation et les besoins de l’entreprise ne sont pas figés dans le temps et ils sont en
perpétuelle évolution. Ainsi, le manuel d’organisation comptable ne saurait être immuable et
devrait faire l’objet d’une actualisation et mise à jours tenant compte de tous les changements qui
peuvent intervenir.

En général, l’existence d‘un manuel de procédures et plus particulièrement celui des


procédures comptables suscite un débat et des interrogations parmi le personnel de la société ce
qui laisse dégager des critiques sur leur degré d’adaptation aux besoins de l’entreprise. Ces
critiques peuvent donner lieu à des propositions visant l’amélioration de ces procédures.
Il apparaît donc que le manuel d’organisation comptable peut constituer une plate forme de base
facilitant toute action d’amélioration de l’organisation et des procédures mises en place au sein
de l’entreprise. Son absence découragerait cette dernière de s’engager à l’occasion de chaque
revue de l’organisation, dans un processus de recensement et regroupement des procédures.
Raison pour laquelle, la décision de l’entreprise de se doter d’un manuel d’organisation qu’il soit
général ou comptable, peut relever du domaine de la stratégie de l’entreprise dans la mesure où
cette dernière s’engage dans un processus de modernisation et maîtrise de son organisation et
activité.

4- Contribution à l’accélération de la production des états financiers


Le manuel d’organisation comptable dans sa description détaillée des procédures, de leur
déroulement dans le temps et des responsabilités de chacun des membres du personnel du service
contribue à la résolution des problèmes pratiques liés à la production des comptes sociaux.
Ainsi, l’apport du manuel en matière d’accélération de la production des comptes de l’entreprise
peut être apprécié à travers les améliorations suivantes :
ƒ Recensement exhaustif des documents nécessaires à la tenue et production des comptes,
ƒ Identification des sources de ces documents et définition de leur contenu et forme ;
ƒ Description des procédures comptables et leur déroulement dans le temps ;
ƒ Définition des tâches et des responsabilités de chacun des membres du personnel ;
ƒ Indication des règles et normes comptables adoptées par l’entreprise pour la tenue et la
production de ses comptes ;
ƒ Etc.

Toutes ces actions ont un impact très positif sur le déroulement des opérations de tenue et
production des comptes sociaux de l’entreprise dans la mesure où elles permettent une
clarification des règles de fonctionnement au sein de la fonction comptable et par conséquent,
une amélioration des performances du personnel de la dite fonction due à l’augmentation de leur
degré d’autonomie dans le travail.

Mémoire de fin d’étude 10


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Section 2 : Manuel d’organisation comptable moyen de renforcer le contrôle


interne

1- Meilleure traçabilité de l’information ;


La traçabilité de l’information (ou chemin de Révision) se trouve définie de manière très
détaillée dans le cadre du manuel d’organisation comptable et plus particulièrement
l’information comptable et financière. En effet, de sa source jusqu'à son classement définitif,
cette information ou opération est décrite dans son contenu et sa forme ainsi que tous les
traitements qui y sont attachés. Ainsi une transaction d’achat est décrite depuis l’étape de
l’expression du besoin jusqu’au classement définitif de la facture fournisseur en passant
notamment par les étapes suivantes :
ƒ L’établissement du bon de commande ;
ƒ Approbation du bon de commande ;
ƒ Réception de la commande ;
ƒ Réception et comptabilisation de la facture du fournisseur ;
ƒ Paiement de la facture ;
ƒ Classement et archivage de la facture ;

L’intérêt d’une telle description et détail est de pouvoir à chaque instant remonter à la source
de l’information et de s’assurer de sa fiabilité et de celle de tous les contrôles qui s’y sont
exercés. Ainsi, si l’on souhaite s’assurer que la marchandise commandée est bien réceptionnée
au niveau du magasin de l’entreprise et grâce au numéro de la commande et celui du bon de la
réception vérifier sur les fiches des stocks tenues au niveau du magasin pour s’en assurer. Plus
encore, les articles de la commande ne sont pas encore consommés ou vendus et grâce à leurs
codes, on peut s’assurer de leur existence physique dans le magasin.

Dans le cas où, ces articles auraient été vendus ou consommés, il est possible de les retrouver
soit sur les factures de ventes pour les marchandises vendues ou sur les bons de sorties du
magasin pour celles consommées en interne.
Comme on peut le constater, la description des procédures dans le cadre du manuel
d’organisation comptable permet de définir le chemin parcouru par chaque type de transaction du
début jusqu'à la fin et de permettre ainsi l’exercice à posteriori de tous ces types de contrôles sur
ces opérations.

Outre le fait que cette description permet de répondre à une obligation comptable, elle est
de nature à renforcer le système de contrôle interne en assurant la matérialisation de toutes les
transactions ayant une incidence sur les comptes de l’entreprise.

En conclusion, le système de contrôle devrait garantir la « Piste d’audit » à trois niveaux :


ƒ Permettre la reconstitution chronologique des opérations ;
ƒ Cheminement ininterrompu depuis toute information jusqu’à sa pièce d’origine (et
inversement) ;
ƒ Justification de l’évolution d’un solde entre deux arrêtés grâce à la conservation des
mouvements comptables.

Mémoire de fin d’étude 11


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

2- La mise en place des contrôles permanents, élément indissociable d’un


véritable contrôle interne

L’existence de procédures internes assurant un contrôle permanent des opérations


réalisées est de nature à renforcer l’efficacité du système de contrôle interne de l’entreprise. En
effet, un système de contrôle interne efficace repose essentiellement sur la possibilité de réaliser
à posteriori des contrôles sur le respect des procédures dans la réalisation des transactions et
traitements. Ces contrôles pour être efficaces devraient être réalisés de manière permanente et
universelle.

Le manuel de procédures décrit le fonctionnement de ces dernières et recense l’ensemble


des contrôles devant assurer le respect de ces procédures. Ces contrôles devraient être
matérialisés pour permettre des vérifications dans le temps. Ceci est la condition d’un système de
contrôle interne fiable.

Il apparaît donc que les contrôles permanents et universels ne peuvent être mis en place
que dans le cadre de procédures internes. Ces dernières, si elles sont écrites auront plus de poids
et de valeur et permettront de responsabiliser davantage le personnel de l’entreprise et de réduire
ainsi les risques de fraude et de détournement.

3- Meilleure séparation des tâches ;


Séparer les tâches c’est faire des choix en matière de regroupement des différentes
responsabilités au sein de l’entreprise. L’application de la règle de séparation des tâches consiste
à ne pas confier à un même service ou à une même personne, des responsabilités jugées
incompatibles. Ainsi, il serait déconseillé de confier à une même personne la responsabilité
d’approuver aussi bien les commandes que leur paiement dans la mesure où il n’y aurait pas de
possibilité de contrôle réciproque entre la fonction d’achat et de celle financière en matière de
vérification des factures d’achat. La séparation entre ces deux fonctions assure à l’entreprise la
possibilité de contrôle de détection exercé par la fonction comptable sur les factures d’achats

Le manuel d’organisation dans sa phase de conception répond à certains problèmes liés à


la difficulté de séparer entre certaines fonctions ou tâches avec le souci de couvrir tous les
risques d’erreur ou de fraude par la mise en place de contrôle de détection et de protection.

L’analyse faite dans le cadre de la conception du manuel d’organisation s’avère une étape
nécessaire dans le renforcement du système de contrôle interne.

4- Amélioration du degré d’harmonisation des comptes de l’entreprise par


rapport aux normes comptables ;

L’autre objectif du système de contrôle interne est d’assurer que les comptes produits par
l’entreprise sont réguliers, sincères et donnent une image fidèle de la situation financière et
patrimoniale de l’entreprise. Cette régularité ne peut être atteinte que dans le respect des règles et
normes comptables en vigueur.

Mémoire de fin d’étude 12


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

La contribution du manuel d’organisation comptable dans le cadre de l’harmonisation des


règles et pratiques comptables adoptées par l’entreprise est très appréciable dans la mesure où
elle permet :

ƒ Au personnel chargé de la tenue et établissement des comptes de disposer d’un référentiel


unique au lieu d’une diversité de sources réglementaires et normatives ;
ƒ De ne pas personnaliser les pratiques et les règles et d’éviter les interprétations
individuelles de chacun des membres du personnel des textes de lois et règlements;
ƒ De permettre aux utilisateurs des comptes une meilleure visibilité grâce à une définition
plus exacte des règles et normes comptables et ce, de manière permanente ;
ƒ Etc.

L’harmonisation des règles et normes comptables adoptées par l’entreprise constitue une
obligation légale qui peut être satisfaite dans le cadre d’une mise en place d’un manuel
d’organisation comptable conçu par un professionnel.

Mémoire de fin d’étude 13


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr.
Bricolage

Chapitre 2 : La notion du contrôle interne

Mémoire de fin d’étude


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Chapitre 2 : La notion du contrôle interne

Section 1 : Définition et principes de base du contrôle interne


Dans toute mission d’audit, et précisément après la phase de la prise de connaissance,
l’auditeur procède à une appréciation du contrôle interne de l’entité auditée et ce, afin d’en
apprécier les points forts et les points faibles et de déterminer la nature, l’étendue et le calendrier
de ses travaux.

1- Définition de la notion de contrôle interne

Nombreuses sont les définitions qui ont essayé d’appréhender la notion du contrôle
interne. Dans toutes ces définitions, le contrôle interne apparaît comme un état de fait existant
dans l’entreprise mais qui doit, par l’intervention humaine, devenir délibéré, c’est à dire
constituer un système.

Je vais dans ce qui suit, dresser un portrait non exhaustif de ces approches de définition.

L’ouvrage du congrès 1977 de l’ordre des experts comptables et comptables agréés portant
sur le contrôle interne, a donné la définition suivante :

«Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise.
Il a pour but d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information,
d’une part et de l’autre, l’application des instructions de la direction et de favoriser
l’amélioration des performances. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et procédures
de chacune des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci. »

Définition de France Révision : ( cabinet d’audit français )

« Le contrôle interne est constitué par l’ensemble des mesures de contrôle, comptable ou
autre, que la direction définit, applique et surveille, sous sa responsabilité, afin d’assurer la
protection du patrimoine et la fiabilité des enregistrements comptables et des comptes annuels
qui en découlent. »

« Le contrôle interne est le processus mis en œuvre par le conseil d’administration, les
dirigeants et le personnel d’une organisation, destiné à fournir l’assurance raisonnable quant aux
objectifs suivants : la réalisation et l’optimisation des opérations, la fiabilité des opérations
financières, la conformité aux lois et aux réglementations en vigueur. »

« Le système de contrôle interne est l’ensemble des lignes directrices, mécanismes de


contrôle et structure administrative mis en place par la direction, en vue d’assurer la conduite
ordonnée et efficace des affaires de l’entreprise. »

« Le contrôle interne consiste en l’organisation rationnelle de la comptabilité et des


services administratifs visant à prévenir les erreurs, les fraudes et les détournements. »

Mémoire de fin d’étude 14


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Après avoir approché la notion de contrôle interne, il convient de se pencher sur les
objectifs de ce dernier et ce, en vue de mieux en cerner la notion.

2- Objectifs du contrôle interne :

L’examen du contrôle interne consiste à s’assurer qu’il existe dans l’entreprise révisée un
ensemble de procédures visant à :

2.1- Maîtriser l’entreprise :

La maîtrise de l’entreprise est l’un des objectifs évidents d’un conseil d’administration et
des dirigeants opérationnels. L’acceptation du terme «maîtrise» dépasse le simple contrôle dans
la mesure où les dirigeants sont les garants de la pérennité de l’entreprise.

« Le contrôle interne comptable résulte du choix et de la mise en œuvre de méthodes, de


moyens humains et matériels adaptés à l’entreprise et propres à prévenir, ou tout au moins à
révéler, sans retard les erreurs et les fraudes. »

« C’est l’ensemble des lignes directrices et mécanismes établis et maintenus par la


direction en vue de faciliter la réalisation de son objectif et d’assurer, dans la mesure du possible,
la conduite ordonnée et efficace des affaires de l’entité. »

A ce titre, ils doivent définir clairement les objectifs, les budgets, les structures et les
procédures. C’est donc un ensemble de dispositifs intégrés qu’on appelle le contrôle de gestion
de l’entreprise.

2.2- Sauvegarder les actifs :

L’obligation de l’administrateur est de s’assurer que les actifs de la société acquis grâce
au capital ( et éventuellement d’autres ressources) sont protégés en permanence, à travers les
diverses transformations du cycle opérationnel.

Les fonds disponibles initialement se transforment, par exemple, en investissements


immobiliers ou en stocks d’exploitation. Leur protection exige la mise en place d’un ensemble
cohérent de moyens de contrôle.

Ceci exige non seulement que l’existant physique concorde avec l’enregistrement
comptable de l’actif, mais que toutes les entrées et les sorties pendant un exercice soient
complètes, régulières, autorisées et justifiées.

Mémoire de fin d’étude 15


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

2.3- Assurer la qualité de l’information :

L’information comptable doit être objective. Il s’agit de donner une image fidèle de
l’entreprise dans son environnement. L’information doit être disponible dans la forme et les
délais prescrits par la loi pour servir d’outil aux tiers.

Il convient de signaler que la plupart des faillites, des dépôts de bilan et de liquidations
judiciaires font ressortir une faiblesse commune : le manque d’un système d’information de
qualité.

La prévention préalable des difficultés dans les entreprises nécessite un système


d’information fiable, car une entreprise ne peut être gérée, dirigée ou maîtrisée si elle ne le
possède pas.

2.4- Assurer l’application des instructions de la direction

Il s’agit essentiellement de :
La conformité des décisions avec la politique de la direction ;
Le respect des politiques, plans et procédures ;
La conformité aux orientations de l’organe exécutif ;

Il est nécessaire d’envisager une étape de contrôle, qui consiste à faire comparer par un tiers
les instructions données et les actions exécutées, afin de donner des garanties sur l’application
effective d’instructions valables à tous les niveaux de l’entreprise.

2.5- Favoriser l’amélioration des performances :

Cet objectif peut être décliné sous forme des sous objectifs suivants : utilisation
économique et efficace des ressources ; promotion de l’efficience opérationnelle ; prévention et
détection des fraudes et des erreurs.

Dans une acceptation plus évolutive du contrôle interne, on peut intégrer un objectif plus
ambitieux que les précédents. Les définitions les plus modernes du contrôle interne lui assignent
l’objectif de respect de l’efficacité et de l’efficience de l’entreprise.

L’efficacité concerne la capacité d’une organisation à atteindre le but qu’elle s’est fixée,
l’efficience est la qualité de l’organisation qui lui permet d’être efficace au moindre coût.

L’efficacité et l’efficience de l’organisation nécessitent l’implantation d’un processus de


communication bien défini entre les divers niveaux hiérarchiques de l’organisation. Le processus
concerne les informations qualitatives et quantitatives, et mène à la mise en place des procédures
et des systèmes opérationnels et administratifs.

Au vu des objectifs assignés au contrôle interne et des définitions sur lesquelles


convergent les professionnels, on peut affirmer que le contrôle interne est effectivement «un

Mémoire de fin d’étude 16


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

ensemble de sécurités immatérielles ». Il s’agit d’un dispositif incorporel, voire une richesse
incorporelle qui devrait être évaluée.

Ainsi, pour atteindre ces divers objectifs et compte tenu des orientations données par le
plan de mission, l’auditeur effectue une étude et une évaluation des systèmes qu’il a jugé
significatifs en vue d’identifier d’une part les contrôles internes sur lesquels il souhaite s’appuyer
et d’autre part les risques d’erreurs dans le traitement des données afin d’en déduire un
programme de contrôle des comptes adapté.

De cette norme, on peut identifier deux points importants, à savoir : que l’étude et
l’évaluation du contrôle interne ne doivent porter que sur les systèmes jugées significatifs par
l’auditeur. Il ne lui appartient donc pas d’évaluer tous les systèmes de l’entreprise. que cette
évaluation du contrôle interne sert à établir un programme de travail adéquat pour le contrôle des
comptes.

On peut donc qualifier de contrôle interne le fait, pour une entreprise, d’avoir un système
d’organisation et de procédures qui assure une fiabilité satisfaisante de l’information (ainsi
qu’une protection satisfaisante de son patrimoine).

Bien entendu, le contrôle interne ne peut être mis en place sans le respects d’un certain
nombre de principes qui en constituent les véritables piliers, à savoir : l’organisation,
l’intégration, la permanence, l’universalité, l’indépendance, l’information et l’harmonie.

3- Principes généraux du contrôle interne :

Le contrôle interne repose sur un certain nombre de règles de conduite ou de préceptes


dont le respect lui conférera une qualité satisfaisante.

Les principes sur lesquels s’appuie le contrôle sont :


1. L’organisation ;
2. L’intégration ;
3. La permanence ;
4. L’universalité ;
5. L’indépendance ;
6. L’information ;
7. L’harmonie.

3.1- Le principe d’organisation

Pour que le contrôle interne soit satisfaisant, il est nécessaire que l’organisation de
l’entreprise possède certaines caractéristiques. A cet effet, l’organisation doit être : préalable ;
adaptée et adaptable ; vérifiable ; formalisée ; et doit comporter une séparation convenable des
fonctions.

Mémoire de fin d’étude 17


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

La règle de séparation des fonctions a pour objectif d’éviter que, dans l’exercice d’une
activité de l’entreprise, un même agent cumule :
ƒ Les fonctions de décision,
ƒ Les fonctions de détention matérielle des valeurs et des biens,
ƒ Les fonctions d’enregistrement,
ƒ Les fonctions de contrôle.
En effet, un tel cumul favorise les erreurs, les négligences, les fraudes et leur dissimulation.

3.2- Le principe d’intégration

Les procédures mises en place doivent permettre le fonctionnement d’un système


d’autocontrôle mis en œuvre par des recoupements, des contrôles réciproques ou des moyens
techniques appropriés.

Les recoupements permettent de s’assurer de la fiabilité de la production ou du suivi d’une


information au moyen de renseignements émanant de sources différentes ou d’éléments
identiques traités par des voies différentes (concordance d’un compte collectif avec la somme
des comptes individuels).

Les contrôles réciproques consistent dans le traitement subséquent ou simultané d’une


information selon la même procédure, mais par un agent différent, de façon à vérifier l’identité
des résultats obtenus (total des relevés de chèques reçus et total des bordereaux de remises en
banques).

Les moyens techniques recouvrent l’ensemble des procédés qui évitent, corrigent et
réduisent, autant que faire se peut, l’intervention humaine et par voie de conséquence les erreurs,
les négligences et les fraudes (traitements automatiques informatisés, clefs de contrôle).

3.3- Le principe de permanence

La mise en place de l’organisation de l’entreprise et de son système de régulation -le contrôle


interne- suppose une certaine pérennité de ces systèmes. Il est clair que cette pérennité repose
nécessairement sur celle de l’exploitation.

3.4- Le principe d’universalité

Ce principe signifie que le contrôle interne concerne toute les personnes dans l’entreprise, en
tout temps et en tout lieu. C’est à dire qu’il ne doit pas y avoir de personnes exclues du contrôle
par privilège, ni de domaines réservés ou établissements mis en dehors du contrôle interne.

3.5- Le principe d’indépendance

Ce principe implique que les objectifs du contrôle interne sont à atteindre indépendamment
des méthodes, des procédés et moyens de l’entreprise. En particulier, le réviseur doit vérifier à ce
que l’informatique n’élimine pas certains contrôles intermédiaires.

Mémoire de fin d’étude 18


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

3.6- Le principe d’information

L’information doit répondre à certains critères tels que la pertinence, l’utilité, l’objectivité, la
communicabilité et la vérifiabilité.

3.7- Le principe d’harmonie

On entend par principe d’harmonie, l’adéquation du contrôle interne aux caractéristiques de


l’entreprise et de son environnement. C’est un simple principe de bon sens qui exige que le
contrôle interne soit bien adapté au fonctionnement de l’entreprise.

A ce niveau, la notion du contrôle interne a été appréhendée à travers trois phases : une
approche de définition, un listing des objectifs et un ensemble de principes. Afin de mieux cerner
cette notion, il importe de la nuancer d’autres notions qui, très souvent, lui sont assimilées.

4- Obstacles et limites du contrôle interne

Toutes les organisations doivent bien gérer les obstacles du contrôle interne afin de le
rendre efficace sur tous les niveaux.

4.1- Le coût du contrôle

Il est souvent reproché au contrôle interne d’augmenter les charges de l’entreprise par
l’embauche de personnel nouveau et la réalisation d’investissement supplémentaire.

Il faut cependant observer : que le contrôle interne est un élément de sécurité dans
l’entreprise, dont le coût peut s’analyser comme celui de l’assurance ; que le contrôle interne est
avant tout une meilleure répartition des tâches avant leur multiplication ; que le contrôle interne
doit être à la mesure du risque qu’il doit couvrir. On doit ainsi souligner que si le risque encouru
est faible, la mise en place d’une procédure dont le coût serait supérieur au risque encouru
deviendrait une faiblesse dans l’optique du rapport coût/efficacité.

4.2- Les problèmes humains

La mise en place d’un système de contrôle interne peut être interprétée comme une remis
en cause de la direction du personnel. Cependant, il faut observer : que le personnel doit être
clairement informé des objectifs réels du contrôle interne ; que les éventuels obstacles soulevés
par le personnel relèvent plus de la résistance au changement en général ; que le contrôle interne
joue en faveur du personnel, car il interdit qu’il soit suspecté.

Bien entendu, la notion du contrôle interne n’est pas uniquement une rhétorique puisque
son application pratique se fait par le biais d’une démarche bien précise.

Mémoire de fin d’étude 19


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Section 2 : La démarche d’évaluation du contrôle interne


La démarche utilisée par l’auditeur dans son appréciation du contrôle interne relatif aux
principaux cycles d’opération et éléments d’actif ou de passif qui en résultent, peut être
schématiquement résumée dans les cinq étapes suivantes :
1. La première étape consiste à prendre une connaissance rapide mais suffisante des
modalités de son fonctionnement interne et des réalités de son environnement ;
2. Après cette phase préliminaire, l’auditeur effectuera une prise de connaissance détaillée
du dispositif du contrôle interne ;
3. La troisième étape consiste en l’évaluation du dispositif de contrôle interne ;
4. Au cours de la quatrième étape, le réviseur effectuera plusieurs tests de permanence
d’application des procédures du contrôle interne ;
5. Dans la dernière étape, il formulera son jugement, à partir de son évaluation des
conclusions obtenues au cours des quatre premières étapes.

1- La phase préliminaire

Cette phase de travail est indispensable à l’auditeur pour lui permettre d’assimiler, les
principales caractéristiques de l’entreprise, son degré d’organisation, le comportement de ses
dirigeants et principaux collaborateurs, et de définir, aussi précisément que possible, la matière et
l’étendue de la mission.

L’auditeur pourra prendre une première connaissance des documents qui peuvent exister
dans l’entreprise. Il s’attachera tout particulièrement à l’organisation générale de l’entrepris
(organigramme. Définition des fonctions, délégations de pouvoir, moyens en matériel et en
personnel…), à l’organisation comptable.

2- La prise de connaissance détaillée du dispositif du contrôle interne

La prise de connaissance du dispositif de contrôle peut s’effectuer selon cinq techniques :


ƒ La prise de connaissance de documents existants ;
ƒ La conversation d’approche ;
ƒ L’analyse des circuits par diagramme ;
ƒ Les questionnaires et les guides opératoires ;
ƒ Les grilles d’analyse de contrôle interne.

Les résultats de cette évaluation doivent permettre :.

ƒ d’identifier les points forts ;


ƒ d’identifier les points faibles ;
ƒ et ainsi, après avoir établi un document de synthèse, de passer à la vérification du
fonctionnement du système.

Mémoire de fin d’étude 20


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

2.1- La prise de connaissance de documents existants

Cette prise de connaissance consiste à recenser tout ce qui peut aider l’auditeur à
apprécier les systèmes, procédures et méthodes de l’entreprise. On peut recenser des documents
internes (organigrammes, diagrammes, manuels de procédures, rapports des auditeurs
internes…) ainsi qu’externes (dossier constitué par le commissaire aux comptes, rapports rédigés
par d’autres professionnels…).

2.2- La conversation d’approche

Il s’agit là de la technique la plus informelle. En effet, le professionnel va, au cours d’un


ou plusieurs entretiens, demander de décrire les systèmes en place.
Cette technique présente un certain nombre d’avantages. En particulier, sur le plan
psychologique, il est moins frustrant pour les personnes entendues de décrire librement des
systèmes dans lesquels elles évoluent que de se sentir obligées de répondre à une foule de
questions dont elles ne perçoivent pas toujours l’articulation.

2.3- L’analyse des circuits par diagrammes

Un diagramme est une représentation graphique d’une suite d’opérations dans laquelle les
différents documents, postes de travail, de décisions, de responsabilités, d’opérations sont
représentés par des symboles réunis les uns aux autres suivant l’organisation administrative de
l’entreprise.
Les objectifs des diagrammes de circulation sont de :
Donner un enregistrement des procédures et systèmes de l’entreprise et de mettre en
relief les aspects importants du contrôle interne ;
Etre une base pour les tests de conformité qui servent à vérifier que les procédures sont
bien appliquées.

2.4- Les questionnaires et guides opératoires

Les questionnaires permettent à l’auditeur, grâce à un grand nombre d’interrogations


précises, de déceler les forces et les faiblesses du contrôle interne.
Les questionnaires se présentent habituellement sous deux formes : l’une
Simplifiée qui ne motive pas d’autre réponse que le oui et le non ( questionnaires fermés) et
l’autre plus complète, qui entraîne nécessairement des observations détaillées ( questionnaires
ouverts).

Les questionnaires sont souvent précédés de guides opératoires qui permettent de les
préparer afin qu’aucune question essentielle ne soit omise. A la limite, les guides opératoires
peuvent servir de questionnaires.

Faciles d’emploi les questionnaires garantissent qu’aucun point fondamental à examiner


n’est oublié. Par contre, il y a lieu de se méfier du caractère standard des listes types qui sont à
adapter aux entreprises en cause.

Mémoire de fin d’étude 21


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

2.5- Les grilles d’analyse de contrôle interne

Les grilles d’analyse de contrôle interne ou grilles d’analyse faisant ressortir les fonctions
assumées par les postes de travail sont des tableaux à double entrée effectuant l’inventaire des
différentes opérations réalisées et permettant en particulier de repérer les cumuls de fonctions.

Après avoir passé l’étape de prise de connaissance du dispositif du contrôle interne,


l’auditeur procède à l’évaluation dudit dispositif.

3- L’évaluation du contrôle interne

Dans la démarche de l’auditeur, cette étape revient à identifier les forces et les faiblesses du
système examiné. Cette évaluation peut se faire soit dans un rapport de synthèse, soit par un
tableau d’évaluation du système précisant l’impact des faiblesses sur
Les états financiers, les incidences sur l’audit ou les recommandations à faire pour
améliorer le système.

4- Le contrôle de l’application permanente des procédures

Cette étape consiste à s’assurer que : le système décrit existe réellement ; les points forts
recensés ont bien fonctionnés.

5- La conclusion de l’évaluation du contrôle interne

L’objectif que poursuit l’auditeur en appréciant le contrôle interne est de déterminer dans
quelle mesure il pourra s’appuyer sur ce contrôle interne pour déterminer la nature, l’étendue et
le calendrier de ses travaux.

Tout au long des travaux qu’il réalisera dans le cadre de l’appréciation du contrôle interne,
l’auditeur ne devra pas perdre de vue cet aspect décisionnel. Il pourra cependant formuler des
recommandations.
Le diagramme suivant illustre la démarche du réviseur.

Mémoire de fin d’étude 22


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Section 3 : La démarche du contrôle interne du circuit Achats-


Fournisseurs

Chaque entreprise est organisée sous forme de circuits. Chaque circuit est décomposé en
un ensemble de procédures.

La procédure est définie comme étant la description détaillée des étapes successives des
traitements des données depuis la naissance de l’opération jusqu’à son enregistrement comptable.

Les principaux circuits de gestion de l’entreprise sont :


ƒ Ventes–Clients.
ƒ Immobilisations.
ƒ Trésorerie.
ƒ Paie-personnel.
ƒ Production Stocks.
ƒ Achat fournisseur.

Je m’attacherai à analyser plus en détail les spécificités de la section


Achats – Fournisseurs vue que c’est le sujet du présent travail. Pour étudier ce circuit, il s’avère
nécessaire de présenter ses différentes étapes ainsi que les objectifs du contrôle interne dans
l’audit dudit circuit.

1- les objectifs du contrôle interne de la section Achats – Fournisseurs

L’analyse du système de contrôle interne de la fonction achats – fournisseurs doit


permettre de s’assurer que :

ƒ Les séparations de fonctions sont suffisantes.


ƒ Tous les achats de l’entreprise sont correctement autorisés et comptabilisés.
ƒ Les achats comptabilisés correspondent à des dépenses réelles de l’entreprise.
ƒ Ces dépenses sont faites dans l’intérêt de l’entreprise et conformément à son objet.
ƒ Tous les achats enregistrés sont correctement évalués.
ƒ Tous les avoirs à obtenir sont enregistrés.
ƒ Toutes les dettes concernant les marchandises et services reçus sont enregistrées dans la
bonne période.
ƒ Toutes les commandes sont dûment autorisées
ƒ Les marchandises livrées en quantité et en qualité sont celles figurant sur les bons de
commande.
ƒ Les marchandises sont contrôlées à leur réception

Pour ce faire, un certain nombre de principes doivent être respectés dont notamment la
séparation des fonctions. Donc cette séparation doit être claire et ainsi permettre le déroulement
des procédures en minimisant le risque de fraude, d’oublie et de faute. C’est la raison pour
laquelle, l’auditeur doit s’assurer du respect de ce principe en ce qui concerne :

Mémoire de fin d’étude 23


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

ƒ L’émission des demandes d’achats.


ƒ L’établissement des commandes.
ƒ L’autorisation des commandes
ƒ La comparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reçus avec les
commandes.
ƒ La comparaison bon de réception/ commande/ facture.
ƒ L’imputation comptable.
ƒ La vérification de l’imputation comptable
ƒ Le contrôle des factures.
ƒ Le suivi des avoirs à recevoir.
ƒ Le bon à payer.
ƒ La tenue du journal d’achats.
ƒ La tenue de l’inventaire permanent.
ƒ La tenue des comptes individuels fournisseurs.
ƒ Le rapprochement des relevés fournisseurs avec les comptes.
ƒ Le rapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseurs.
ƒ La centralisation du journal d’achats.
ƒ La signature des chèques.
ƒ L’envoi des chèques.
ƒ L’acceptation des traites.
ƒ La tenue du journal des effets à payer.
ƒ La tenue du journal de trésorerie.
ƒ L’annulation des pièces justificatives.
ƒ L’approbation des opérations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs -
créditeurs divers.
ƒ L’accès à la comptabilité générale

2- Les étapes de l’évaluation du contrôle interne du circuit achat Fournisseur

De prime abord, il convient de rappeler que le circuit Achats – Fournisseur est celui qui
recouvre l’organisation de l’entreprise dans ses relations avec ses fournisseurs de biens et
services.

Par ailleurs, le circuit achats - fournisseurs est l’un des circuits qui traite des données
répétitives qui nécessitent une bonne compréhension.

L’objectif de la phase de compréhension et d’évaluation des données répétitives est


d’obtenir suffisamment d’informations pour être en mesure d’évaluer la probabilité d’erreurs
importantes pour l’audit dans les informations comptables issues des traitements des données
répétitives. Cette évaluation du risque est la base de la détermination de la nature et de l’étendue
des tests de validité nécessaires sur les soldes des comptes concernés pour détecter la présence
possible de telles erreurs.

Ces objectifs peuvent se résumer comme suit :

Mémoire de fin d’étude 24


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

ƒ Tous les achats sont saisis et enregistrés (exhaustivité).


ƒ Toutes les factures enregistrées correspondent à des achats réels effectués dans l'intérêt de
l'entreprise (réalité).
ƒ Tous les achats enregistrés sont correctement évalués.
ƒ Tous les achats ainsi que les produits et charges connexes sont enregistrés dans la bonne
période.
ƒ Tous les achats ainsi que les produits et charges connexes sont correctement imputés,
totalisés et centralisés.
ƒ
ƒ Tous les paiements sont autorisés et correctement enregistrés.

Dans le cadre d'un bon contrôle interne, on rencontre généralement les services suivants :

ƒ Services initiateurs de la commande. Ils émettent des "demandes d'achat" dans des limites
strictement définies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer
directement aux fournisseurs.
ƒ Service "Achats". Il établit les bons de commande sur la base soit des demandes d'achats,
soit des besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les
délais de livraison.
ƒ
ƒ Service "Réception". Il s'assure de la conformité de la livraison avec la commande
(quantité et qualité).
ƒ
ƒ Service "Stocks". Il reçoit la marchandise du service "Réception" et procède aux
enregistrements permettant un suivi quantitatif.
ƒ
ƒ Service "Comptable". Il enregistre les factures lorsque celles-ci ont été approuvées.
ƒ
ƒ Service "Trésorerie". Il règle les factures en s'assurant de leur approbation par les
personnes compétentes (approbation sur la facture, la date et le moyen de paiement).

Quant aux étapes d’évaluation du contrôle interne du circuit Achats – Fournisseurs, elles
s’articulent autours des axes suivants :

1) Déclenchement de la commande,
2) Acceptation et traitement des livraisons,
3) Enregistrement des dettes,
4) Paiement des factures.

Mémoire de fin d’étude 25


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

2.1- Déclenchement de la commande

2.1.1- Objectifs du contrôle interne :

Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner
l'assurance que les commandes de marchandises ou de biens et services sont faites en fonction
des besoins de l'entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes autorisées à le faire.

En ce qui concerne les achats de matières et de marchandises ces objectifs sont


indissociables des problèmes de gestion des stocks.

Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière


satisfaisante aux questions suivantes :
ƒ Qui peut déclencher la commande ?
ƒ Quand passer la commande ?
ƒ Quelle quantité faut-il commander ?
ƒ À quel fournisseur doit-on s'adresser ?

2.1.2- Organisation correspondant à ces objectifs

Les éléments suivants constituent, en général, les bases d'une organisation satisfaisante :

ƒ Une demande d'achat est établie par les services utilisateurs et transmise au
service "Achats",
ƒ Un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des
exemplaires standard et pré numérotés, à partir des demandes d'achat par le
service "Achats",
ƒ Les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de
réception, de stockage, d'expédition, de tenue de l'inventaire permanent, de
l'enregistrement comptable et du règlement des factures,
ƒ
ƒ Les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées
par écrit et un montant maximum autorisé est défini,
ƒ Les quantités à commander sont déterminées en fonction des besoins de
l'entreprise.

Les besoins de réapprovisionnement peuvent, par exemple, être déterminés par les magasiniers
en fonction d'un niveau minimal de stocks par produit déterminé à l'avance, ou par le service
"Approvisionnement" en fonction des besoins de production. La date de passation de la
commande et les quantités à commander dépendent essentiellement des quantités en stock, des
consommations et des délais de livraison. Une procédure particulière doit être envisagée afin de
procéder à la relance des marchandises non livrées à la date prévue.

Le non-respect de telles procédures peut conduire :

Mémoire de fin d’étude 26


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

ƒ Soit à des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se
traduire par des frais financiers ou des coûts de stockage trop élevés, ainsi
que par des pertes dues au vieillissement ou à la détérioration des produits.

La signature des personnes autorisées doit apparaître clairement sur le bon de commande; ce qui
suppose que cette signature soit connue de la personne chargée de vérifier le bon de commande
avant son envoi. Dans les sociétés importantes, il est recommandé qu'un cahier de signatures
reproduise un fac-similé des signatures autorisées.

ƒ Soit à des achats insuffisants ou à contretemps, pouvant se traduire par des


retards de production, des pertes de vente, des frais excessifs de
réapprovisionnement et des conditions moins avantageuses quant aux prix.

Le choix du fournisseur doit permettre d'obtenir, par comparaison des possibilités


offertes, le meilleur prix eu égard à la qualité exigée. Généralement, il existe une liste de
fournisseurs agréés pour les différents produits ou services achats comprenant les prix obtenus et
leurs délais de livraison ; cette liste fait l'objet d'une remise en cause et d'une mise à jour
périodique. Il doit y avoir une procédure d'appels d'offres dûment documentée et une
justification, au cas où le fournisseur le moins disant n'a pas été retenu.

2.2- Acceptation et traitement des livraisons (ou des services reçus)

2.2.1- Objectifs du contrôle interne

Il faut en ce domaine garantir que :

ƒ Les délais de livraison prévus sont respectés,


ƒ Les livraisons (ou les services reçus) ne peuvent être acceptés que s'ils
correspondent à une demande,
ƒ Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.

2.2.2- Organisation correspondante

Les éléments suivants constituent, en général, les bases d'une organisation satisfaisante :

ƒ Un bon d'entrée (ou de réception) est établi pour chaque réception. Il est
particulièrement utile que ces bons soient pré numérotés.
ƒ Dans les petites entreprises, un double du bon de commande peut servir de
bon de réception. On pourra même admettre dans certains cas l'utilisation du
bon de livraison du fournisseur, mais à la condition que celui-ci soit
numéroté dès son arrivée.
ƒ Un contrôle des réceptions est prévu. Les livraisons ne doivent être
acceptées que dans la mesure où la réception correspond à un bon de
commande de l'entreprise. Pratiquement, il est nécessaire que le service
chargé de la réception possède une copie de l'ordre d'achat l'autorisant à

Mémoire de fin d’étude 27


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

effectuer une entrée de marchandises. Sur cette copie, il est souhaitable que
les quantités soient omises.

Un certain nombre de vérifications doivent être effectuées ; elles sont généralement faites en
deux temps :
ƒ Contrôle de spécification et de quantité par rapprochement entre le bon de
commande et le bon de réception,

ƒ Contrôle de qualité de la marchandise reçue ; il ne peut être fait que par une
personne compétente (en général un technicien) qui procédera soit de
manière exhaustive, soit par sondages.

Les vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur le bon de réception.

2.3- Enregistrement des dettes

2.3.1- Objectifs du contrôle interne

Le contrôle interne doit garantir que :


ƒ Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures
et des services,
ƒ La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.

2.3.2- Organisation correspondant à ces objectifs

La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises reçues pour lesquelles
aucune facture n'est encore parvenue. A cet égard, une bonne procédure (parmi d'autres
possibles) consiste à transmettre systématiquement à la comptabilité les doubles des bons de
commande et des bons de réception. Ceci permet à cette dernière, d'une part, d'effectuer le
regroupement en liasse du bon de commande, du bon de réception et de la facture ; d'autre part
de pouvoir connaître à tous moments l'ensemble des réceptions effectuées pour lesquelles la
facture n'a pas encore été reçue.

Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée de manière que soient évités :

ƒ La perte ou simplement l'absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet


esprit, il est indispensable que les factures soient centralisées dès réception par la
comptabilité. Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux différents services
qui peuvent avoir à les utiliser (par exemple au service "Achats" pour vérification
des prix facturés). De plus, les délais de circulation dans les différents services et
les litiges éventuels ne doivent pas faire obstacle à la récupération de la T.V.A.
dans les délais normaux,
ƒ
ƒ Les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu à
des litiges et détériorer l'image de marque de l'entreprise,
ƒ Les retards de règlement qui peuvent se traduire par le versement d'indemnités,

Mémoire de fin d’étude 28


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

ƒ L’enregistrement incorrect des charges nées de ces opérations.

A cet égard, on peut mentionner les procédures suivantes :

ƒ Dès leur réception, les factures sont numérotées, afin de permettre leur
identification et datées afin de mémoriser leur date d'arrivée,
ƒ
ƒ Les doubles doivent être oblitérés d'un tampon "Duplicata - Ne pas enregistrer",
ƒ Avant d'être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de noter
que l'ensemble des factures classées en attente devra être examiné avec soin en fin
d'exercice, au moment de l'établissement du bilan),
ƒ Un certain nombre d'opérations est effectué avant l'enregistrement de la facture :

Un rapprochement de la facture, du bon de réception et du bon de


commande en vue de s'assurer que la facture correspond à une réception
effective, acceptée et légitime,
Vérification de la facture : additions, multiplications, prix unitaire, calcul
des taxes,

Affectation comptable des montants figurant sur la facture ; comptes de


charges, de T.V.A., fournisseurs et éventuellement imputations
analytiques,

Concernant le problème particulier de la T.V.A. à récupérer, des


instructions écrites précises sont données aux comptables chargés des
imputations en mentionnant les cas où la récupération est possible, les cas
où elle ne l'est pas, l'application éventuelle de pourcentage de
récupération, etc,
approbation de la facture, par une personne responsable,

ƒ Une fois enregistrée, la facture doit être classée dans un échéancier jusqu'à ce
qu'elle soit payée.

Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilité doit être en mesure de
les suivre, par exemple :

ƒ En cas de retour des marchandises après un premier usage qui n'a pas donné
satisfaction, il convient d'obtenir du fournisseur un avis de réception et il faut
demander au fournisseur d'établir un avoir.

Ce genre de situation se traduit en général par diverses négociations qui se prolongent dans le
temps (parfois même par un contentieux). Dans tous les cas, il est indispensable que l'ensemble
des réclamations soit suivi par un responsable. Les factures en suspens doivent faire l'objet d'un
contrôle constant et plus particulièrement à l'occasion de l'établissement des comptes de fin
d'exercice,

Mémoire de fin d’étude 29


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

ƒ en cas de livraison incomplète, des précautions doivent être prises quant aux
modalités de règlement,
ƒ si des avances sont versées au fournisseur, une procédure doit être mise en place
pour qu'elles viennent en déduction du règlement définitif,
ƒ si les ristournes constituent une habitude de la profession (grands magasins par
exemple), une procédure particulière doit être mise en oeuvre pour les suivre.

2.4- Paiement des factures

2.4.1- Objectifs du contrôle interne

Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la mise en
paiement sont les suivants :
ƒ Les factures sont contrôlées avant mise en paiement,
ƒ La mise en paiement est dûment autorisée,
ƒ Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.

2.4.2- Organisation correspondant à ces objectifs

Les procédures suivantes sont généralement considérées comme satisfaisantes au regard du


contrôle interne :

ƒ Le service comptable compare les éléments figurant sur la facture (prix, qualité,
quantités) avec une copie des bons de réception et les bons de commande,
ƒ
ƒ La mention "bon à payer" n'est portée sur la facture qu'après comparaison de
celle-ci avec les bons de réception et de commande correspondants.
ƒ
ƒ Le bon à payer est porté uniquement sur l'original, afin d'éviter de le donner
plusieurs fois pour la même facture. A cette fin, lorsque la facture est reçue en
plusieurs exemplaires, la mention "duplicata" est indiquée dès la réception, sur les
exemplaires autres que l'original.

Les factures comptabilisées portent la référence de l'enregistrement afin d'éviter les doubles
comptabilisations ; les factures payées sont annulées par la mention "payé" pour éviter un double
usage et portent la référence du paiement.

Mémoire de fin d’étude 30


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr.
Bricolage

Chapitre 3 : La Relation entre le contrôle


interne et la gestion du risque

Mémoire de fin d’étude


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Chapitre 3: Relation entre le contrôle interne et le management des


risques

Section 1 : La fonction de Risk Management

1- Qu’est ce qu’on entend dire par « Enterprise Risk Management » ?

Le management des risques est un processus mis en œuvre par le Conseil


d’administration, la direction générale, le management et l'ensemble des collaborateurs de
l’organisation. Il est pris en compte dans l’élaboration de la stratégie ainsi que dans toutes les
activités de l'organisation. Il est conçu pour identifier les événements potentiels susceptibles
d’affecter l’organisation et pour gérer les risques dans les limites de son appétence pour le risque.
Il vise à fournir une assurance raisonnable quant à l'atteinte des objectifs de l'organisation.

Cette définition reflète certains concepts fondamentaux. Le dispositif de management des


risques :

ƒ Est un processus permanent qui irrigue toute l’organisation,


ƒ Est mis en œuvre par l’ensemble des collaborateurs, à tous les niveaux de
l’organisation,
ƒ Est pris en compte dans l’élaboration de la stratégie,
ƒ Est mis en œuvre à chaque niveau et dans chaque unité de l’organisation et permet
d’obtenir une vision globale de son exposition aux risques,
ƒ Est destiné à identifier les événements potentiels susceptibles d’affecter l’organisation,
et à gérer les risques dans le cadre de l’appétence pour le risque,
ƒ Donne à la direction et au Conseil d’administration une assurance raisonnable (quant à
la réalisation des objectifs de l’organisation),
ƒ Est orienté vers l’atteinte d’objectifs appartenant à une ou plusieurs catégories
indépendantes mais susceptibles de se recouper.

Cette définition est volontairement large. Elle intègre les principaux concepts sur lesquels
s’appuient les sociétés ou d’autres types d’organisation pour définir leur dispositif de
management des risques et se veut une base pour la mise en œuvre d’un tel dispositif au sein
d’une organisation, d’un secteur industriel ou d’un secteur d’activité. Elle est centrée sur
l’atteinte des objectifs fixés pour une organisation donnée, et constitue en cela une base pour la
définition d’un dispositif de management des risques efficace.

2- Les méthodes modernes de gestion des risques

On définit généralement le risque comme les inconvénients potentiels d'une décision ou


d'une action, et la probabilité d'une perte ou d'un sinistre, ou encore d'un événement et de ses
conséquences. Toutefois, l'essence de la gestion moderne des risques vise autant à profiter des

Mémoire de fin d’étude 31


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

opportunités de prospérer qu'à éviter des pertes potentielles. Chaque action mise en œuvre ou
omise comporte des risques, positifs par la possibilité de tirer un avantage, négatifs par la
menace d'un échec. Ainsi, une fusion ou une acquisition peut être envisagée pour diverses
raisons, dont l'avantage concurrentiel que confère une plus grande part du marché ou l'accès à
une technologie qui nécessiterait autrement des années de développement. Lors d'une fusion ou
d'une acquisition, le rajustement de l'effectif et la gestion des différences de culture d'entreprise
peuvent entraîner des coûts monstres, et mener à une diminution du prix des actions ou, dans le
pire des cas, à la faillite. La gestion des risques permet d'encadrer l'analyse décisionnelle; elle
vise à minimiser la probabilité d'une perte et à maximiser les bienfaits de vos décisions.

Pas de décision à prendre, donc probablement pas de risque. L'analyse des risques
comporte deux dimensions : l'une, quantitative (ampleur des risques associés à une décision,
habituellement exprimée comme la probabilité et l'importance de ses avantages potentiels et de
ses conséquences) et l'autre, qualitative (ce que la décision et l'éventail des résultats possibles
signifient pour l'entreprise et ses parties prenantes, selon les valeurs, objectifs, besoins et
préoccupations de chaque partie). Les domaines traditionnels de la gestion des risques, comme
l'assurance et les risques financiers, tendent à se focaliser sur les éléments quantitatifs. Or, si l'on
ignore les aspects qualitatifs des risques et la charge de valeur de ces derniers, le résultat peut
être désastreux.

Ce domaine suscite de plus en plus l'intérêt du public et des dirigeants du secteur privé —
un engouement nourri par les exigences du public et des actionnaires recherchant des entreprises
bien gérées qui atteignent leurs objectifs et évitent les pertes. Il y a 20 ans, le gestionnaire des
risques était le responsable de l'achat des assurances. De nos jours, les professionnels de la
gestion des risques s'occupent de nombreuses questions, notamment des atteintes à la réputation,
des exigences de contrôle préalable et des communications avec les parties prenantes au sujet des
risques et des avantages associés aux activités de l'entreprise. Un nombre croissant
d'organisations se convertissent à la gestion des risques, ce qui les oblige à s'assurer que tous les
risques sont gérés d'une manière constante et disciplinée. Cette approche holistique tient compte
des aspects stratégiques (quels produits ou services devons-nous offrir pour atteindre nos
objectifs?), financiers (comment protéger l'entreprise contre le risque de change?) et
opérationnels (quels sont les programmes de prévention des sinistres et les plans d'urgence?).

La gestion des risques opérationnels vise l'excellence de l'exploitation et s'appuie sur le


processus planification-action-évaluation-ajustement utilisé en gestion de la qualité et de
l'environnement. Le processus d'amélioration continue appliqué à la gestion des risques
opérationnels compte quatre volets:

Planification : nécessite une analyse visant à identifier les risques et leurs répercussions
possibles sur les résultats, de même qu'une évaluation du niveau des contrôles des risques
existants et l'établissement des actions nécessaires pour colmater les brèches du programme de
gestion des risques qui pourraient empêcher l'organisation d'atteindre ses objectifs (s'assurer que
l'on fait les bonnes choses).

Action : mise en œuvre des contrôles des risques et activités de gestion des risques.

Mémoire de fin d’étude 32


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Évaluation : recours au contrôle et à la vérification afin de s'assurer que les contrôles des risques
sont mis en œuvre comme prévu (s'assurer que les choses sont faites correctement).

Ajustement : il est essentiel que la direction générale effectue des examens périodiques pour
s'assurer que le programme de gestion des risques continue de répondre aux besoins de
l'entreprise et que les modifications nécessaires y sont apportées.

Le volet de la planification comporte généralement les étapes suivantes :

• Identification des dangers. Divers dangers et sources de risque sont cernés, et un


inventaire en est dressé.

• Évaluation des risques. Évaluer la probabilité et la gravité potentielle des conséquences


des risques identifiés. Déterminer aussi les niveaux de tolérance, qui reflètent la
propension à prendre des risques.
• Analyse des lacunes. L'efficacité des contrôles de gestion existants pour des risques
significatifs est évaluée. Les forces et les faiblesses du cycle d'amélioration continue de
l'entreprise en matière de gestion des risques opérationnels sont relevées.

• Évaluation des options en matière de contrôles des risques. Ces options sont générées et
évaluées en fonction de leur potentiel de réduction des risques, des ressources qu'elles
requièrent et d'autres avantages liés aux coûts et aux affaires. L'évaluation porte en
premier sur les risques les plus importants dont la gestion est jugée médiocre à la suite de
l'analyse des lacunes.

Le processus commence par la détermination des risques (ou dangers) auxquels


l'entreprise est exposée. Cela peut comprendre toutes les sources de sinistres potentiels : pertes
d'exploitation, atteintes à la santé, aux biens, à l'environnement, à la réputation de l'entreprise et à
d'autres actifs ou objets de valeur. La plupart des méthodes d'identification des dangers sont de
nature qualitative et sont bien adaptées au travail d'une équipe de représentants qui connaissent
tous les aspects de l'exploitation de l'entreprise. Les listes de contrôle constituent un bon moyen
de s'assurer que les risques bien connus sont relevés, et une série de questions de simulation peut
aider à déceler les risques cachés. Quelle que soit la méthode, l'équipe d'analyse des risques
devrait commencer par examiner les activités de l'entreprise en visitant les installations puis en
procédant à un examen de la documentation, notamment de la politique de gestion des risques,
des procédures opérationnelles et de toute information disponible concernant les risques
(sommaire des déclarations de sinistres, des incidents touchant la santé et la sécurité, des arrêts-
machines et des sondages sur la satisfaction des employés). À la fin du processus d'identification
des risques, on obtient une liste des sources de risques opérationnels.

Mémoire de fin d’étude 33


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Exemple de liste des dangers

Danger Sinistres potentiels directs et indirects


Chargements non arrimés • Blessures pouvant entraîner des souffrances humaines, des
absences, des amendes et une augmentation du temps de gestion.
• Manques à produire et pertes de temps attribuables aux articles
endommagés ou perdus (recherche des articles égarés ou
rechargement sur une nouvelle palette).

Palettes endommagées • Blessures pouvant entraîner des souffrances humaines, des


absences, des amendes et une augmentation du temps de gestion.
• Manques à produire et pertes de temps attribuables aux articles
endommagés ou perdus (recherche des articles égarés ou
rechargement sur une nouvelle palette).

Congestion des allées • Blessures et incidents liés aux tracteurs de manutention.


• Peut être un obstacle en cas d'évacuation, et entraîner des
blessures et des amendes.

Absence de protection contre les vols à • Blessures, décès, pertes financières, augmentation des primes
main armée d'assurance.

Véhicules non verrouillés • Dommages, perte de véhicule, blessures, décès, augmentation


des primes d'assurance.

Chutes d'une hauteur importante • Blessures pouvant entraîner des souffrances humaines, des
absences, des amendes, et une augmentation du temps de gestion
et des primes d'assurance.

Mauvais service à la clientèle • Perte de clients, diminution de la part de marché, profit moindre.

Émissions d'oxyde de carbone • Problèmes de santé et de qualité de l'air.

Dangers relatifs aux déplacements • Blessures, augmentation du temps de gestion et des primes
d'assurance.

Inaptitude à la tâche • Utilisation inappropriée de l'équipement, entraînant des incidents


qui peuvent porter atteinte aux personnes, aux biens, à
l'environnement ou à la production.

Articles lourds non palettisés • Blessures liées au soulèvement des articles.

Fuites provenant d'un appareil de • Incendie/explosion, blessures, dommages à l'équipement ou à


chauffage au gaz

Mémoire de fin d’étude 34


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

l'immeuble.
• Absences, amendes, augmentation du temps de gestion et des
primes d'assurance.

Acides d'accumulateurs • Rejet/dégradation dans l'environnement.


• Amendes.

Outils à main • Microtraumatismes répétés causés par une mauvaise ergonomie.

Pression attribuable aux échéanciers • Tendance à aller au plus vite, pouvant réduire la qualité du
produit ou causer des incidents.

Enchevêtrement dans des équipements • Blessures, absences.


comportant des pièces mobiles, p.ex., un • Amendes, augmentation du temps de gestion et des primes
convoyeur d'assurance.

L'étape suivante consiste à quantifier le risque associé à chaque danger, ce qui permet de
hiérarchiser les risques selon leur acceptabilité, c.-à-d. de cibler ceux qui nécessitent une
attention immédiate ou dont la priorité est moindre. L'élaboration d'une matrice de risque est
utile pour mesurer le risque posé par divers dangers.

Exemple de matrice de classement de la gravité des conséquences

Catégorie SANTÉ SÉCURITÉ ENVIRONNEMENT ENTREPRISE


Catastrophique • Maladie mortelle • Blessure mortelle • Émission brute de • Fermeture de
• Responsabilité • Responsabilité produits chimiques l'installation
toxiques ou contrôlés pendant une
• Procès, pénalités et semaine ou plus
amendes • Perte financière
ou dommages de
1 000 000 $ ou
plus
Critique • Maladie • Absence de plus • Rejet externe • Arrêt d'une
chronique d'une journée pour contenu chaîne de montage
permanente cause de blessure • Amendes, ou plus, jusqu'à la
• Invalidité de • Responsabilité ordonnance de fermeture
longue durée réglementation du complète de
• Responsabilité ministère l'usine, de une
journée à une
semaine
• Perte de
100 000 $ à
1 000 000 $

Mémoire de fin d’étude 35


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Modéré • Maladie curable • Soins médicaux • Rejet interne • Arrêt d'une


de longue durée d'une journée ou contenu chaîne de montage
• Aucune moins pendant une
responsabilité • Responsabilité journée ou moins
minimale • Perte de 10 000 $
à 100 000 $
Mineur • Maladie curable • Premiers soins, • Rejet interne de • Fermeture d'une
de courte durée aucune absence moins de un gallon, chaîne de montage
• Aucune • Aucune pouvant être contenu pendant une heure
responsabilité responsabilité et nettoyé ou moins
• Perte de moins de
10 000 $

La tolérance d'une entreprise à l'égard des risques se trouve codifiée lorsque le niveau de
risque qu'elle attribue à chaque cellule de la matrice de risque est établi. Chaque organisation a sa
propre tolérance à l'égard du risque et son propre profil de risque. La propension d'une entreprise
à prendre des risques est liée à ses valeurs, à ses objectifs et à sa culture. Il est essentiel que
l'équipe de direction de l'organisation établisse les critères de tolérance à l'égard du risque et
fournisse l'engagement, le soutien et les ressources nécessaires aux dirigeants pour qu'ils puissent
élaborer et mettre en œuvre des activités de gestion des risques.

Lorsque l'entreprise a une solide maîtrise de son profil de risque, elle doit déterminer si sa
gestion des risques est excessive ou insuffisante. L'analyse des lacunes appliquée à un système
de gestion a pour but de déterminer avec quelle efficacité (selon les meilleures pratiques)
l'entreprise gère ses risques. L'analyse est menée à deux niveaux : celui de l'efficacité des
contrôles de risque existants pour les dangers et les scénarios définis (conception et mise en
œuvre du système, rôles et responsabilités, et communications) et celui de l'efficacité du système
de gestion dans son ensemble (planification-action-évaluation-ajustement).

Le processus d'analyse des lacunes est plutôt simple : pour chaque risque significatif,
l'équipe relève les contrôles des risques existants et attribue une cote (élevée, moyenne ou faible)
à sa façon de gérer les risques, selon les critères suivants : qualité de la conception et de la mise
en œuvre des politiques et procédures de gestion des risques qui permettra d'atteindre
l'excellence opérationnelle; compréhension et adoption de rôles et responsabilités à l'égard de la
gestion des risques, tant par les dirigeants que les employés; efficacité de la communication à
l'égard des risques opérationnels.

Ce classement de l'efficacité de la gestion est utilisé de pair avec le classement des


risques dans le but de produire une matrice d'analyse des lacunes qui contribuera à clarifier les
priorités à respecter dans le processus d'amélioration. Lorsque l'entreprise maîtrise ses risques et
connaît les forces et faiblesses de son système de gestion des risques, elle peut mieux répartir les
ressources correspondantes.

Il est important de préciser qu'une analyse des lacunes n'est pas une vérification du
respect des exigences réglementaires. Toutefois, il est prudent de profiter de l'occasion pour
relever les exigences réglementaires et les lacunes propres aux scénarios de risque à l'étude. Les
lacunes typiques des systèmes de gestion des risques comprennent une piètre communication des
politiques et procédures, l'échec du suivi de la performance en la matière, une mauvaise tenue de

Mémoire de fin d’étude 36


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

dossiers, la non-consignation des incidents évités de peu, et le manque de planification


d'urgence, y compris les plans en cas de sinistre et les plans d'évacuation.

L'étape finale de la planification d'un système de gestion des risques consiste à générer,
évaluer et sélectionner les contrôles des risques. L'évaluation doit tenir compte de la réduction
prévue des risques (par la réduction soit de la fréquence, soit de la gravité des conséquences), des
avantages (meilleur moral, réduction des déchets) et des coûts (ressources requises en argent, en
temps et en espace). Il convient également de tenir compte des effets secondaires (nouveaux
dangers découlant des contrôles choisis) et de l'acceptabilité des contrôles. Par exemple, les tests
de dépistage de la consommation d'alcool ou de drogues peuvent sembler une solution évidente
pour réduire les accidents liés à l'aptitude à la tâche, mais ils peuvent aussi nuire au moral et,
selon le territoire, peuvent faire l'objet de restrictions.

Après avoir établi le profil de risque de l’entreprise et effectué l'analyse des lacunes, on
ne regardera plus jamais les activités d'exploitation du même œil. L’entreprise aura une
conscience aiguë de l'accroissement potentiel de ses risques et de ce qu’elle doit faire pour gérer
de façon efficace et efficiente ses risques opérationnels, afin de pouvoir poursuivre sa croissance
et prospérer.

Mémoire de fin d’étude 37


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Mémoire de fin d’étude 38


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Section2 : Intégration du risk management au sein du contrôle interne


L’incertitude est une donnée intrinsèque à la vie de toute organisation. Aussi l’un des
principaux défis pour la direction réside-t-il dans la détermination d’un degré d’incertitude
acceptable afin d’optimiser la création de valeur, objectif considéré comme le postulat de base
dans le concept de management des risques. L’incertitude est source de risques et d’opportunités,
susceptibles de créer ou de détruire de la valeur. Le management des risques offre la possibilité
d’apporter une réponse efficace aux risques et aux opportunités associés aux incertitudes
auxquelles l’organisation fait face, renforçant ainsi la capacité de création de valeur de
l’organisation.

La valeur de l’organisation est maximisée d’une part lorsque la direction élabore une
stratégie et fixe des objectifs afin de parvenir à un équilibre optimal entre les objectifs de
croissance et de rendement et les risques associés, et d’autre part lorsqu’elle déploie les
ressources adaptées permettant d’atteindre ces objectifs. Le management des risques comprend
les éléments suivants :

ƒ Aligner l’appétence pour le risque avec la stratégie de l’organisation – L’appétence pour


le risque est une donnée que la direction prend en considération lorsqu’elle évalue les
différentes options stratégiques, détermine les objectifs associés et développe le dispositif
pour gérer les risques correspondants.

ƒ Développer les modalités de traitement des risques – Le dispositif de management des


risques apporte une méthode permettant de choisir de façon rigoureuse parmi les
différentes options de traitement des risques que sont : l’évitement, la réduction, le
partage ou l’acceptation du risque.

ƒ Diminuer les déconvenues et les pertes opérationnelles – Les organisations améliorent


leur capacité à identifier et traiter les événements potentiels, ce qui leur permet d’atténuer
les impondérables et de diminuer les coûts ou pertes associés.

ƒ Identifier et gérer les risques multiples et transverses – Chaque entité est confrontée à
une multitude de risques affectant différents niveaux de l’organisation. Le dispositif de
management des risques renforce l’efficacité du traitement des impacts en cascade et
apporte des solutions intégrées pour les risques à conséquences multiples.

ƒ Saisir les opportunités – C’est en prenant en compte un large éventail d’événements


potentiels que la direction est le mieux à même d’identifier et de tirer parti des
opportunités de façon proactive.

ƒ Améliorer l’utilisation du capital – C’est en ayant une vision claire des risques de
l’organisation que la direction peut évaluer efficacement les besoins en capitaux et en
améliorer l’allocation.

Ces éléments du dispositif de management des risques contribuent à la réalisation des


objectifs de performance et de rentabilité de l’organisation et à la minimisation des pertes. Le

Mémoire de fin d’étude 39


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

dispositif de management des risques contribue aussi à la mise en place d’un reporting efficace et
au respect de la conformité aux lois et réglementations. Ce faisant, il protège l’image de l’entité
et lui épargne les conséquences néfastes d’une perte de réputation. En bref, grâce au déploiement
d’un tel dispositif, une société est mieux armée pour atteindre ses objectifs et éviter les écueils et
les impondérables.

Le dispositif de management des risques comprend huit éléments. Ces éléments résultent
de la façon dont l’organisation est gérée et sont intégrés au processus de management. Ces
éléments sont les suivants :

ƒ Environnement interne – L’environnement interne englobe la culture et l’esprit de


l’organisation. Il structure la façon dont les risques sont appréhendés et pris en compte
par l’ensemble des collaborateurs de l’entité, et plus particulièrement la conception du
management et son appétence pour le risque, l’intégrité et les valeurs éthiques, et
l’environnement dans lequel l’organisation opère.

ƒ Fixation des objectifs – Les objectifs doivent avoir été préalablement définis pour que le
management puisse identifier les événements potentiels susceptibles d’en affecter la
réalisation. Le management des risques permet de s’assurer que la direction a mis en
place un processus de fixation des objectifs et que ces objectifs sont en ligne avec la
mission de l’entité ainsi qu’avec son appétence pour le risque.

ƒ Identification des événements – Les événements internes et externes susceptibles


d’affecter l’atteinte des objectifs d’une organisation doivent être identifiés en faisant la
distinction entre risques et opportunités. Les opportunités sont prises en compte lors de
l’élaboration de la stratégie ou au cours du processus de fixation des objectifs.

ƒ Évaluation des risques – Les risques sont analysés, tant en fonction de leur probabilité
d’occurrence que de leur impact, cette analyse servant de base pour déterminer la façon
dont ils doivent être gérés. Les risques inhérents et les risques résiduels sont évalués.

ƒ Traitement des risques – Le management définit des solutions permettant de faire face
aux risques – évitement, acceptation, réduction ou partage. Pour ce faire le management
élabore un ensemble de mesures permettant de mettre en adéquation le niveau des risques
avec le seuil de tolérance et l’appétence pour le risque de l’organisation.

ƒ Activités de contrôle – Des politiques et procédures sont définies et déployées afin de


veiller à la mise en place et à l’application effective des mesures de traitement des
risques.

ƒ Information et communication – Les informations utiles sont identifiées, collectées, et


communiquées sous un format et dans des délais permettant aux collaborateurs d’exercer
leurs responsabilités. Plus globalement, la communication doit circuler verticalement et
transversalement au sein de l’organisation de façon efficace.

Mémoire de fin d’étude 40


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

ƒ Pilotage – Le processus de management des risques est piloté dans sa globalité et modifié
en fonction des besoins. Le pilotage s’effectue au travers des activités permanentes de
management ou par le biais d’évaluations indépendantes ou encore par une combinaison
de ces deux modalités.

Le management des risques n’est pas un processus séquentiel dans lequel un élément
affecte uniquement le suivant. C’est un processus multidirectionnel et itératif par lequel
n’importe quel élément a une influence immédiate et directe sur les autres.

Il existe une relation directe entre les objectifs que cherche à atteindre une organisation et
les éléments du dispositif de contrôle interne qui représentent ce qui est nécessaire à leur
réalisation. La relation est illustrée par une matrice en trois dimensions ayant la forme d’un cube.

Cette représentation illustre la façon d’appréhender le management des risques dans sa globalité
ou bien par catégorie d’objectifs, par élément, par unité ou en les combinant.

Mémoire de fin d’étude 41


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Section 3 : les facteurs du risque inhérent liés au circuit achat - fournisseur


Principal facteur de risque, le risque inhérent représente le risque qu’une erreur
quelconque puisse se produire. On distingue généralement trois types de risques inhérents à
savoir, le risque lié à la nature de l’élément, à la nature de l’activité et le risque lié à
l’organisation de la société. L’activité et le risque lié à l’organisation de la société.

1- la nature de l’élément

On distingue à ce niveau :
1) La nature des marchandises/prestations de services achetées est telle que les
quantités de marchandises/prestations de services reçues sont difficiles à vérifier
visuellement, peser, mesurer, ou compter.
2) Les marchandises/prestations de services achetées sont difficilement
différentiables.
3) Les marchandises achetées sont précieuses et sont faciles à revendre.

2- la nature de l’activité /du secteur d’activité

La nature de l’activité, peut aussi constituer un facteur de risque inhérent et ce, de


diverses façons :
1) le volume des marchandises/prestations de services achetées est élevé.
2) Le transfert de propriété des marchandises achetées s’effectue avant ou après la
réception des marchandises.
3) Les achats sont habituellement faits suivant des conditions particulières.
4) La quantité d’achat non standard est élevée .
5) Il y a une grande diversité dans la nature des marchandises/prestations de services
reçues, les fournisseurs, ou les volumes des marchandises/prestations de service
achetées.
6) Les règlements sont effectués avant la réception des marchandises ou des
prestations de service.
7) La structure de tarification des factures est complexe.
8) Les prix de tarification changent fréquemment.
9) Les achats ne sont pas faits habituellement chez des fournisseurs importants et
informatisés.
10) Les montants facturés sont le résultat d’estimations.

3- L’organisation de la société

L’organisation de l’entreprise comporte un ensemble de spécificités susceptibles de


constituer des facteurs de risque à savoir :
1) Les opérations/événements représentant le fait générateur des achats ne sont pas
sous le contrôle de l’entreprise.
2) Les achats sont décentralisés.

Mémoire de fin d’étude 42


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

3) Les achats sont habituellement négociés par différents intéressés.


4) La société dépend économiquement d’un ou plusieurs fournisseurs.

Un tableau récapitulatif

OBJECTIFS RISQUE POTENTIEL PROCÉDURES ENVISAGEABLES POUR


D'AUDIT SE PRÉMUNIR CONTRE CES RISQUES
1. Réalité : toutes ƒ Lien entre le bon de réception et/ou
les factures l'entrée en stock et la facture, ou suivi des
enregistrées Constatation d'une charge prestations reçues et la facture.
correspondent sans sa contrepartie ou ƒ Identification des doubles de facturation à
à des achats double enregistrement la réception (duplicata).
réels ƒ Comptabilisation des originaux des
factures uniquement en présence :
du bon de commande
du bon de réception.
ƒ Rapprochement des quantités
commandées, reçues et facturées.

2. Concerne la Engagement d'achats sans ƒ Autorisation préalable des commandes et


société : tous rapport avec les contrôle de cette autorisation ; liste des
les achats besoins réels de personnes habilitées à signer les bons de
facturés sont l'entreprise : commandes.
effectués dans - confusion de ƒ Procédure permettant le recensement et le
l’intérêt de patrimoine suivi des besoins réels de l'entreprise.
l’entreprise qui - sur stockage et ƒ Mise à jour régulière du fichier des
les risque fournisseurs.
comptabilise d'obsolescence des ƒ Séparation des fonctions réception et
stocks comptabilisation.

Mémoire de fin d’étude 43


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

3.1 Sans oubli : ƒ Séparation des fonctions réception et


tous les achats comptabilisation.
sont saisis et ƒ Sécurité physique des stocks et lien entre
enregistrés l'entrée en stock et la constatation de la
Non exhaustivité des charge.
enregistrements ƒ Rapprochement entre bon de réception,
comptables : entrées en bon d'entrée en stock et/ou mouvement
stock sans d'inventaire permanent, et enregistrement
enregistrement de la de la charge.
charge ƒ Prénumérotation des bons de réception.
ƒ Suivi des commandes non livrées par
antériorité de date de commande.
ƒ Suivi des réceptions non facturées.
ƒ Suivi des factures en attente
d'approbation.
ƒ Identification et appréciation régulière des
charges connexes aux achats (frais de
transports, droits de douane...).
3.2 Sans oubli sorties de stock (retours ƒ Suivi des retours n'ayant pas donné lieu à
: tous les au fournisseur) sans l'émission d'un avoir.
retours de enregistrement du
marchandises produit
aux
fournisseurs
sont saisis et
enregistrés
4.1 Sans double Double comptabilisation ƒ Rapprochement entre bon de réception,
emploi : toutes bon d'entrée en stock et/ou mouvement
les livraisons d'inventaire permanent, et facture
(retours) ne
sont facturées
qu’une seule
fois
4.2 Sans double ƒ Destruction des duplicata de facture
emploi : toutes Double comptabilisation ƒ Mention de la comptabilisation portée sur
les factures la facture
(avoirs) ne sont
comptabilisées
qu’une fois

Mémoire de fin d’étude 44


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

ƒ Règles d'imputation claires des fonctions


5. Tous les achats mises à la disposition des personnes
ainsi que les chargées de la comptabilisation et
produits ou Litiges fournisseurs non notamment :
charges décelés et risque de code fournisseur
connexes sont règlement non justifié plan comptable
correctement distinction charges et immobilisations
imputés, codification analytique.
totalisés et ƒ Contrôle des imputations.
centralisés ƒ Rapprochement des relevés envoyés par
les fournisseurs avec le compte individuel.
ƒ Lettrage régulier des comptes
fournisseurs.

Litige avec les ƒ Rapprochement des éléments de la facture


6. Tous les achats fournisseurs ou avec les éléments de la commande (prix,
enregistrés surévaluation du coût quantités, calcul, TVA).
sont pour l'entreprise. ƒ Suivi et contrôle des rabais, remises et
correctement ristournes.
évalués Mauvaise appréciation ƒ Les taux des devises doivent être
des dettes en devises. régulièrement transmis au service chargé
de la comptabilisation des factures (au
service informatique en cas de conversion
automatique).
ƒ Les montants en devises doivent être
facilement identifiables pour permettre
leur actualisation à la clôture de l'exercice.
ƒ
ƒ État des bons de livraison non facturée,
7. Tous les achats Mauvais rattachement lien avec l'entrée en stocks.
ainsi que les des charges et des ƒ État des bons de retour et de réclamation
produits et produits à l'exercice sans avoir, lien avec la sortie de stock.
charges considéré. ƒ Dispositif de clôture et procédures d'audit
connexes sont diffusées pour le recensement des services
enregistrés reçus non encore facturés.
dans la bonne ƒ Méthode d'abonnement des charges
période récurrentes (loyers, assurances...).

Mémoire de fin d’étude 45


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

’ Autorisation préalable et contrôle des


8. Tous les conditions de règlement.
paiements sont ’ Contrôle et suivi des avances accordées
autorisés et Règlements non justifiés aux fournisseurs par commande.
correctement sur des factures en ’ Séparation des fonctions entre la trésorerie
enregistrés litiges : et la comptabilité fournisseurs.
risque de non ’ Prénumérotation des titres de paiement et
recouvrement contrôle des séquences sur le journal de
(fournisseurs débiteurs) trésorerie.
’ Rapprochement des titres de paiement avec
les pièces justificatives.
’ Lettrage des règlements avec comptes
fournisseurs.
’ Contrôle des journaux de trésorerie pour
éviter les doubles règlements.
’ Mise à jour régulière des signatures
autorisées.

Après avoir passé en revue un ensemble de notions se rapportant au concept contrôle interne,
nous analyserons, dans notre seconde partie, ce même concept mais cette fois, d’un point de vue
purement pratique.

Mémoire de fin d’étude 46


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Deuxième partie : Partie pratique

Mémoire de fin d’étude


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Vu la jeunesse de la structure (Mr Bricolage) – moins d’un an- la mission de contrôle interne
n’étant plus une mission d’évaluation mais aussi vise à rédiger l’ensemble des procédures.

Les achats chez Mr. Bricolage sont de deux types :


1) Achats Locaux ;
2) Achat à l’export.

Donc, la proposition d’une démarche de contrôle interne pour la fonction achat ; sera élaborée en
distinguant celle relative aux achats locaux et celle des achats à l’import.

Mémoire de fin d’étude 48


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Chapitre 1 : Démarche d’évaluation du contrôle


interne des achats locaux

Mémoire de fin d’étude


Chapitre 1 : Démarche d’évaluation du contrôle interne des
achats locaux.
Section1 : Saisie de la procédure achats locaux
Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Section2 : Vérification de l’existence : Test de Conformité

1- Définition et objectif :

Le test de conformité, dit aussi « test de compréhension » est le premier test qu’effectue
l’auditeur, il permet en effet de vérifier la bonne compréhension et l’appréhension du système
existant dans la société, c’est à dire d’une part qu’on lui a bien décrit les procédures qui sont
normalement appliquées dans l’entreprise et qu’il a d’autre part bien saisi les explications qu’on
lui a fournies. Ce test n’a point pour objectif de prouver l’application des procédures mais d’en
vérifier l’existence.

2- L’application du test :

Il est possible de procéder à l’application de ce test de deux manières différentes :


ƒ La confirmation verbale :

En contactant les différents exécutants qui interviennent dans la procédure contrôlée afin,
d’une part de confirmer le déroulement et, d’autre part, de vérifier l’existence des éléments
matériels qui sont impliqués par sa mise en oeuvre.

ƒ L’étude de quelques transactions :

Si l’on opte pour cette deuxième façon d’opérer, on va retracer, à partir d’un document, le
cheminement de celui ci suivant l’ordre indiqué en vérifiant les différentes opérations effectuées.

En effet, pour confirmer la procédure telle que écrite (décrite par un responsable cas
général) ,il faut réaliser des séries d’entretiens avec les personnes suivantes :

• La secrétaire des achats


• Les acheteurs
• Les chefs des différents départements
• Les chefs de rayon
• Les responsables règlement
• Le comptable
• Le chef comptable

Mémoire de fin d’étude 57


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Section3 : L’évaluation préliminaire de la procédure


C’est la phase capitale de l’analyse des procédures, Celle ci :
ƒ Dégage les points forts du système (points forts conceptuels).
ƒ Décèle les points faibles du système (faiblesses conceptuelles).
ƒ Permet de porter une appréciation préliminaire sur les procédures.

Différentes méthodes peuvent être utilisées pour effectuer l’évaluation préliminaire du


contrôle interne, parmi lesquelles les questionnaires du contrôle interne. Ceux ci sont souvent
fermés de telle sorte que les réponses soient par « oui » ou bien par « non ».

Les réponses négatives impliquent généralement des faiblesses du contrôle interne.

Mémoire de fin d’étude 58


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

1- Le questionnaire de contrôle interne général du circuit Achats

Le questionnaire suivant a été élaboré pour répondre de façon globale aux objectifs du
contrôle interne au sein des entreprises commerciales telles que Mr Bricolage.

1.1- Le choix des fournisseurs:


Objectifs :
ƒ S’assurer de l’efficacité de la sélection des fournisseurs et produits.
ƒ Apprécier les indicateurs de sélection (appel d’offre, respect charte Mr Bricolage,
qualité...)

Questions Réponses
Existe t il une liste d’éléments d’appréciation des fournisseurs connus
des acheteurs sur la base de :
ƒ La qualité technique
ƒ Le respect des délais
ƒ La compétitivité/coût de chaque fournisseur
Le référencement des fournisseurs et produits ne se fait que sur la base des offres
validées par des personnes habilitées ?
Existe t il une matérialisation des négociations entre l’acheteur et le fournisseur ?
Existe t il une procédure permettant de retracer les standards à ne pas dépasser dans
la conclusion des contrats de négociation ?
La liste des fournisseurs autorisés, pour les achats est est elle régulièrement mise à
jour ?
La société exerce t elle un contrôle sur les cadeaux et autres avantages accordés aux
acheteurs par les fournisseurs ?

1.2- Passation des commandes :


Objectif 1 : S’assurer que les commandes sont enregistrées uniquement pour des demandes
approuvées
Questions Réponses
Les commandes de biens ou de services ne sont elles faites que sur base de
demandes d’achats établies par des personnes habilitées ?
Les commandes sont elles revues par la Direction avant envoi au fournisseur ?
Chaque département demandeur dispose t il d’un budget de dépenses
prévisionnelles ?
Si oui, la consommation de ces budgets de dépenses est elle suivie régulièrement
pour éviter les dépassements ?
Ce suivi tient il compte des commandes engagées mais non encore facturées ?
L’accès aux demandes d’achat et formulaires de commandes non encore
utilisés est il restreint aux personnes autorisées ?
Existe t il une procédure permettant d’éviter des commandes excessives?
Existe t il une liste des fournisseurs autorisés, pour les achats courants ?
Si oui, est elle:
ƒ Approuvée par un responsable ?
ƒ Régulièrement mise à jour ?

Mémoire de fin d’étude 59


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Objectif 2 : S’assurer que les commandes sont correctement enregistrées

Questions Réponses
Les éléments de la commande sont ils comparés aux documents de la demande
d’achats par des personnes indépendantes de la procédure d’achats ?
La valorisation de la commande se fait par le dernier tarif connu à partir du BRV
(bon de réception valorisé) ?
Fait on attention aux conditions de changement de tarif : promotions, remises
accordées par le fournisseur ?
Les données de la commande sont elles éditées et validées; les erreurs identifiées
sont elles corrigées rapidement ?

Objectif 3 : s’assurer que toutes les commandes sont enregistrées

Questions Réponses
Existe t il un système de déclenchement automatique des commandes lorsque les
stocks arrivent à une quantité minimum ?
Sinon, les quantités minimales sont elles revues régulièrement en fonction des
besoins réels des magasins ?
Des bons de commande sont ils établis systématiquement ?
Si oui, sont ils :
ƒ Prés numérotés?
ƒ Etablis en quantité et en valeur?
ƒ Signés par un responsable, au vu de la demande d’achat?
Si des bons de commandes pré numérotés sont utilisés, leur séquence
numérique est elle utilisée pour :
Enregistrer les engagements pris par l’entreprise?
L’exhaustivité des mouvements de stock ?
Un exemplaire du bon de commande est il communiqué :
Au service réception?
A la comptabilité?
Si oui, ces services s’assurent ils qu’ils les reçoivent tous?
La Direction suit elle les statistiques concernant les réceptions de
marchandises non enregistrées en raison de l’absence ou d’écarts avec la
commande ?

Mémoire de fin d’étude 60


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Objectif 4 : s’assurer de l’absence de faille dans le contrôle interne dans la passation des
commandes.
Questions Réponses
Existence d’une procédure écrite de passation de la commande ?
Sinon, existence d’une note interne du magasin ?
si oui, les contrôles clés de cette note interne sont ils suffisamment exhaustifs ?
Tous les contrôles obligatoires avant la passation de la commande sont
exécutés :
ƒ consultation du calendrier ?
ƒ du stock système ?
ƒ du stock physique ?
ƒ prévisions de vente ?
ƒ - statistiques de vente dans le cas d’opérations saisonnières ?
Existe t il une procédure suivie pour l’autorisation des commandes ?
y a t il des seuils de signature selon la nature de poste ?
ces contrôles sont ils matérialisés ?
Classe t on les bons de commandes relatifs aux livraisons non reçues ?
Existe t il un suivi effectué auprès des fournisseurs n’ayant pas livré ?
Existe t il des commandes passées par téléphone uniquement sans
l’établissement d’un bon de commande ?
Existe t il une procédure suivie si la marchandise livrée par le
fournisseur ne correspond par à la commande ?
commande du saisonnier :
vérifier l’existence d’un budget d’achat validé+ Respect de ce budget lors
de la passation de la commande ?

1.3- Réception marchandises :


Objectif : s’assurer que toutes les commandes passées sont bien réceptionnées

Questions Réponses
Existe t il un service réception ?
Les marchandises reçues sont elles rapprochées des bon de commande et des
bons de livraison fournisseur en ce qui concerne :
ƒ Les quantités (comptage effectif) ?
ƒ La qualité ?
ƒ Les conditions financières?
Des bons de réception sont ils établis systématiquement ?
Si oui, sont ils :
ƒ Prés numérotés ?
ƒ Signés par le réceptionnaire ?
ƒ Datés ?
La pré numérotation des bons est elle utilisée pour contrôler :
L’exhaustivité des bons transmis à la comptabilité, par unité de réception ?
L’enregistrement des mouvements de stocks ?
Les anomalies en matière de quantité et qualité constatées font elles l’objet d’un
bon de retour ?

Mémoire de fin d’étude 61


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Si oui, ces bons sont ils :


ƒ pré numérotés ?
ƒ transmis à une personne chargée d’obtenir les avoirs ?
Si la contestation est due à une avarie de transport le bon de contestation est il
contresigné par le transporteur ?
Existence d’une procédure écrite de la réception marchandise ?
Sinon, existence d’une note interne du magasin ?
les contrôles de cette note interne sont ils suffisamment exhaustifs ?
Planning des livraisons + Transmission des commandes
Le département réception marchandise établit il un planning des livraisons ?
Sinon, y a t’il un autre moyen de connaître les réceptions quotidiennes ?
Existe t’il un contrôle sur l’acheminement des BC des départements
commerciaux au département réception marchandises ?
Le département Réception Magasin dispose t il d’une liste des spécimens de
signature des responsable au sein de Mr. Bricolage?
Le responsable Réception Magasin s’assure t il que toutes les commandes sont
signées par les personnes habilitées ?
Refuse t’il toute commande non signée par une personne habilitée ?
L’accès aux locaux de la réception est il restreint aux personnes étrangères ?
Arrivée du camion à l’unité de réception + contrôles de sécurité
Existe t il un agent de sécurité unité de réception ?
Dispose t il d’un registre où il note les informations sur les livraisons de
la journée ?
(L’agent de sécurité unité de réception noter dans un registre : Le
fournisseur, le nom du transporteur, le matricule du véhicule, la
date, l’heure d’arrivée + rayon à livrer.)
y a t il une procédure de contrôle des camions des fournisseurs contenant une
marchandise à livrer à un autre client ?
Tient on un registre pour noter toutes les réceptions du jour ?
Contrôle des documents du transporteur :
contrôle t on les documents du fournisseurs ?
(présence du fax du BC signé+ Le BL du fournisseur.)
Contrôles effectués à la réception :
Effectue t’on un contrôle de la marchandise reçue ?
ouverture des colis ?
contrôle des références ?
contrôle quantité reçue et quantité sur BRV ?
Existe t-il une procédure pour les cas suivants :
ƒ La marchandise livrée est non commandée ?
ƒ Si la quantité reçue est inférieure à la quantité commandée
ƒ Si la quantité reçue est supérieure à la quantité commandée ?
Si la marchandise reçue est abîmée ou défectueuse ?
Organisation des retours (immédiat et définitif)
Existe t-il au niveau de la réception marchandises deux cahiers numérotés à
souche : un pour le retour immédiat et un autre pour le retour définitif ?
Effectue t’on un suivi de la séquentielle de ces deux carnets pour s’assurer de

Mémoire de fin d’étude 62


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

l’exhaustivité des retours ?


Ces deux cahiers sont ils visés par des personnes habilitées ?
Envoie t’on une copie du bon de retour immédiat au contrôle facture (présence
de l’accusé du fax) ?
Effectue t’on un archivage adéquat des carnets utilisés (par ordre chronologique
d’utilisation) ?
Existe t’il une relance auprès des fournisseurs pour les retours non encore
récupérés ?
Gratuités :
Les gratuités sont portées à la connaissance de l’équipe RM, du chef de
département et du chef de rayon ?
Est elle respectée ?
L’emplacement de stockage des gratuités est –il sécurisé ?
Aucun mouvement n’est il possible sans autorisation ?
Existe t’il une gestion des stocks de gratuité ?
Tous les mouvements de stock sont ils notés sur un état ?
Existe t’il une liste des gratuités et de leur mouvements ?

1.4- Contrôle des factures & comptabilisation

Objectif 1 : S’assurer que les montants enregistrés en dettes fournisseurs sont conformes aux
biens reçus ?

Questions Réponses
Les factures et avoirs sont ils transmis directement par le service courrier à la
comptabilité ?
Le service comptable attribue t’il un numéro d’ordre chronologique aux factures
et avoirs reçus avant de les transmettre aux personnes chargées
se les vérifier ?
Si oui, garde t il une trace de ces numéros pour suivre le retour des factures et
relancer le service concerné ?
Les doubles de factures et avoirs sont ils annulés, par apposition d’un tampon «
duplicata » ?
Les factures reçues sont elles vérifiées avec les bons de commande et de
réception en ce qui concerne :
ƒ Les quantités ?
ƒ La qualité. ?
ƒ Les prix unitaires ?
ƒ Les conditions financières ?
Les anomalies constatées font elles l’objet de bons de contestation ?
Si oui suivent ils les mêmes règles que ceux émis à réception (pré
numérotation….) ?
Les avoirs reçus sont ils contrôlés avec les bons de retour et ou de contestation
et les factures d’origine en ce qui concerne :
ƒ Les quantités ?
ƒ Les prix ?

Mémoire de fin d’étude 63


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Les factures et avoirs reçus sont ils contrôlés en ce qui concerne :


ƒ Les multiplications les additions le montant de la TVA ?
ƒ La déduction des avances, acomptes, remises ?
ƒ Les contrôles effectués sur les factures et avoirs sont ils clairement
matérialisés pour permettre une vérification à posteriori qu’il ont tous été
effectués ?
Les imputations sont elles :
ƒ Données par des personnes compétentes disposant des documents
nécessaires ?
ƒ Revues par un responsable ?
L’ouverture d’un nouveau compte fournisseur est elle soumise à autorisation ?
Les factures qui ne cadrent pas avec les BRV sont elles isolées et étudiées ?
Les paiements relatifs à ces factures sont il identifiés et suivis précisément?

Objectif 2 : S’assurer que les montants enregistrés en dettes fournisseurs sont correctement
calculés et enregistrés ?
Questions Réponses
La Direction compare t elle régulièrement les achats comptabilisés avec les achats
attendus (sur la base de sa connaissance de l’activité au quotidien) ?
Rapproche t on régulièrement les relevés envoyés par les fournisseurs de
la comptabilité ?
Les imputations comptables sont elles :
ƒ Données par des personnes compétentes ?
ƒ Revues par un responsable ?
Les factures et les avoirs sont ils contrôlés et les anomalies rapidement corrigées ?
Les contrôles effectués sur les factures et avoirs sont ils clairement matérialisés
pour permettre une vérification a posteriori ?
Vérifie t on les interfaces du système fournisseurs (de la commande à la
comptabilisation des dettes)? Les erreurs décelées sont elles corrigées rapidement ?

Objectif 3 : S’assurer que tous les biens réceptionnés sont saisis et traités dans les dettes
fournisseurs

Questions Réponses
Les marchandises reçues sont elles rapprochées des bons de commande
en ce qui concerne :
ƒ Les quantités (comptage effectif) ?
ƒ La qualité ?
ƒ Les prix unitaires?
ƒ Les conditions financières?
Rapproche t on régulièrement les relevés envoyés par les fournisseurs de la
comptabilité ? Les écarts décelés sont ils recherchés et expliqués ?
Sont elles corrigées rapidement ?
La comptabilité fournisseur reçoit elle un exemplaire :
ƒ Des bons de commande ?
ƒ Des bons de réception (marchandises) ?

Mémoire de fin d’étude 64


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Si oui, en contrôle t elle l’exhaustivité ?


Les numéros manquant sont ils réclamés ?
Vérifie t on les interfaces du système fournisseurs (de la commande à la
comptabilisation des dettes) ? Les erreurs décelées sont

Objectif 4 : S’assurer que les biens réceptionnés sont enregistrés dans les dettes fournisseurs sur
la période appropriée ?

Questions Réponses
Une balance fournisseurs est –elle établie régulièrement ?
Son total est –il rapproché avec le compte collectif ?
Une balance des créditeurs divers est –elle établie régulièrement ?
Les écarts éventuels sont ils :
ƒ Analysés rapidement ?
ƒ Corrigés après approbation ?
Lorsque les fournisseurs, ou créditeurs envoient des relevés de compte, sont ils
comparés avec la comptabilité ?
Les écarts sont ils analysés et corrigés après approbation ?
Les soldes des comptes fournisseurs et créditeurs divers sont ils régulièrement
analysés ?
Porte t on une attention particulière aux soldes débiteurs ?
Les comptes de régularisation passif, sont ils régulièrement analysés ?les causes des
montants anciens sont elles recherchées ? les apurements sont ils autorisés ?
Rapproche t on régulièrement les relevés envoyés par les fournisseurs de la
comptabilité ? Les écarts décelés sont ils recherchés et expliqués ?
Les marchandises reçues sont elles rapprochées des bons de commande en ce qui
concerne :
ƒ Les quantités (comptage effectif) ?
ƒ La qualité ?
ƒ Les prix unitaires?
ƒ Les conditions financières?
Les factures fournisseurs et les avoirs reçus lors d’une clôture comptable, avant ou
après, sont ils revus et réconciliés pour s’assurer de leur correcte imputation sur
l’exercice approprié ?
Les marchandises reçues avant, lors ou après une clôture comptable, sont elles
recensées et rapprochées pour vérifier leur enregistrement sur l’exercice approprié
?
Les bons de commande sans facture mais relatifs à des réceptions avant
clôture sont ils identifiés et provisionnés ? La Direction revoit elle ce
listing ?
Les relevés de compte bancaires sont ils régulièrement rapprochés de la
comptabilité ?

Mémoire de fin d’étude 65


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Objectif 5 : S’assurer que les dettes fournisseurs ne sont ajustées que pour des raisons valides
Questions Réponses
Rapproche t on régulièrement les relevés envoyés par les fournisseurs de la
comptabilité ? Les écarts décelés sont ils recherchés et expliqués ?
La direction de la société revoit elle et approuve t elle les avoirs et les
ajustements avant leur enregistrement, ainsi que toute écriture non récurrente au
débit des comptes fournisseurs ?
Le service comptable attribue t il un numéro d’ordre chronologique aux factures et
avoirs reçus avant de les transmettre aux personnes chargées de
les vérifier ?
Objectif 6 : s’assurer que les avoirs et autres ajustements sont correctement calculés et
enregistrés?

Questions Réponses
Rapproche t on régulièrement les relevés envoyés par les fournisseurs
la comptabilité ? Les écarts décelés sont ils recherchés et expliqués ?
Les factures et avoirs comptabilisés sont ils individualisés pour éviter un double
enregistrement ?
Les factures et les avoirs sont ils contrôlés et les anomalies rapidement corrigées ?
Le système fournisseurs permet il d’éviter que les utilisateurs enregistrent des
ajustements sur les comptes fournisseurs au delà des limites autorisées ou du
montant initial de la commande ?

Objectif 7 : s’assurer que tous les avoirs justifiés et les autres ajustements relatifs aux dettes
fournisseurs sont enregistrés et traités ?

Questions Réponses
Rapproche t on régulièrement les relevés envoyés par les fournisseurs de la
comptabilité ? Les écarts décelés sont ils recherchés et expliqués ?
La personne chargée de réclamer les avoirs s’assure t elle qu’elle reçoit tous les
bons de retour ou de réclamation (quelle que soit leur origine) ?
Une demande d’avoir est elle établie pour chaque litige ?
Existe t il un suivi des avoirs reçus par rapport aux demandes d’avoirs émises ?
Les avoirs non reçus sont ils réclamés régulièrement ?
Le paiement des factures est il bloqué tant que les avoirs n’ont pas été reçus ?
La procédure de suivi des avoirs à recevoir inclut elle les avoirs de remise ou de
ristournes contractuelles ?
Les bons de retour sont ils pré numérotés ? Les bons de retour en suspens sont ils
revus et étudiés ?

Mémoire de fin d’étude 66


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Objectif 8 : s’assurer que les avoirs et autres ajustements sur les dettes fournisseurs sont
enregistrés sur la période appropriée ?

Questions Réponses
Rapproche –t- on régulièrement les relevés envoyés par les fournisseurs de
la comptabilité ? Les écarts décelés sont ils recherchés et expliqués ?
Le rapprochement effectué entre les factures/avoirs reçus autour de la
clôture et les bons de réception/retour, reçus autour de la clôture est il
utilisé pour établir, en fin de période, le montant des factures à recevoir ?
Sinon, existe t’il une procédure pour saisir les provisions à effectuer ?
Les factures de transport sont elles rapprochées avec les avis de transport
pour établir la provision ?
Les bons de commande sans facture mais relatifs à des réceptions avant
clôture sont ils identifiés et provisionnés ? La Direction revoit elle ce
listing ?
Analyse t on les charges de la période par rapport au budget ou à
l’exercice précédent, pour identifier les anomalies de provision ?

1.5- Règlement fournisseurs :


Objectif 1 : S’assurer que les décaissements sont effectués uniquement pour des biens et
services reçus

Questions Réponses
Les dépenses enregistrées sont elles comparées régulièrement aux
dépenses budgétées ?
Toute décision de paiement est elle prise par une personne habilitée après
qu’elle se soit assurée de la justification de la dépense ?
La direction a t elle dûment autorisée ces habilitations ?
La direction revoit elle la liste des paiements fournisseurs avant son envoi?
Les titres de paiement sont ils signés par des personnes autorisées au vu
de décisions régulières étayées par des pièces justificatives probantes et
uniques ?
La direction revoit elle régulièrement la liste des chèques retournés pour
signature non autorisée, altérations, et/ou fraudes ?

Objectif 2 : S’assurer que les paiements effectués concernent uniquement des fournisseurs
autorisés
Questions Réponses
Les chèques sont ils visés par le signataire pour s’assurer qu’ils sont
signés à l’ordre du destinataire approprié
La documentation justificative du paiement est elle annulée après
enregistrement du décaissement (tampon réglé)?
La direction revoit elle la liste des fournisseurs autorisés avant d’effectuer
un paiement ?
La direction revoit elle régulièrement la liste des chèques retournés pour
signature non autorisée, altérations, et/ou fraudes ?

Mémoire de fin d’étude 67


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Objectif 3 : S’assurer que les décaissements sont correctement calculés et enregistrés

Questions Réponses
Rapproche t on régulièrement les relevés envoyés par les fournisseurs de la
comptabilité ? Les écarts décelés sont ils recherchés et expliqués ?
Les titres de paiement sont ils signés par des personnes autorisées au vu
de décisions régulières étayées par des pièces justificatives probantes et
uniques ?
Les relevés bancaires sont ils rapprochés régulièrement de la comptabilité
générale ?

Objectif 4 : S’assurer que tous les décaissements sont ils enregistrés ?

Questions Réponses
Rapproche-t- on régulièrement les relevés envoyés par les fournisseurs de la
comptabilité ?
Les relevés bancaires sont ils rapprochés régulièrement de la comptabilité
générale ?
Les soldes des comptes fournisseurs et créditeurs divers sont ils régulièrement
analysés ? Porte- t- on une attention particulière aux soldes
débiteurs ?
Les chèques émis sont ils séquentiellement numérotés ? La séquence des
chèques émis est elle enregistrée ? Les chèques annulés sont ils barrés
pour éviter leur ré- utilisation et archivés pour analyse postérieure ?

Objectif 5 : S’assurer que les décaissements sont enregistrés sur la période où ils sont réalisés

Questions Réponses
Les relevés bancaires sont ils rapprochés régulièrement de la comptabilité
générale ?
Tous les règlements effectués par l’entreprise ou pour son compte sont ils
comptabilisés dès leur émission ou dès leur reconnaissance
(prélèvements, …) ?
Les décaissements à la clôture d’un exercice comptable, juste avant où après, sont
ils revus pour s’assurer de leur correcte imputation sur la
Période appropriée?

Mémoire de fin d’étude 68


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

1.6- Mise a jour du fichier fournisseurs

Objectif : S’assurer que seules des modifications valides sont portées au fichier fournisseurs

QUESTIONS REPONSES
Le fichier maître des fournisseurs est il revu périodiquement par la
direction pour s’assurer de sa validité et de sa mise à jour ?
Les changements enregistrés sur le fichier fournisseur sont ils comparés
aux justificatifs pour d’assurer de leur correct enregistrement ?
Les changements significatifs sur le fichier maître fournisseurs sont ils
autorisés par la direction ?

2. Grille de séparation des tâches et des fonctions Cycle Achat :

La nature de chaque tâche est représentée par une lettre:


A: autorisation
C: contrôle
E: enregistrement
F: financière
O: opérationnelle

1:Chef département.
2: Secrétaire commerciale.
3: Chef de rayon.
4: Réceptionnaire.
5:L’agent comptable.
6: Directeur général.
7: Responsable de la trésorerie.
8 : Responsable règlements.

Mémoire de fin d’étude 69


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Personnel concerné
Fonctions
Nature 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Non
Réalisé
1. Emission des demandes d’achats O
2. Etablissement des commandes O
3. Autorisation des commandes A
4. Réception des marchandises ou P
services
5. Tenue de l’inventaire permanent E
6. Contrôle commande/facture C
7. Contrôle bon de réception/facture ou C
BL
8. Imputation comptable E
9. Vérification de l’imputation C
comptable
10. Contrôle des factures C
11. Signature Bon à payer A
12. Tenue du journal des achats E
(enregistrement)
13. Tenue des comptes fournisseurs E
14. Rapprochement des relevés C
fournisseurs avec les comptes
15. Rapprochement de la balance C
fournisseurs avec le compte collectif
16. Centralisation des achats O
17. Signature des chèques F
18. Envoi des chèques F
19. Acceptation des traites A
20. Enregistrement des décaissements E
(tenue du
journal de trésorerie et du journal des
effets)
21. Annulation des pièces justificatives A
22. Suivi des avoirs à recevoir C
23. Accès à la comptabilité générale E

Mémoire de fin d’étude 70


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

3. Synthèse des faiblesses conceptuelles du contrôle interne au sein du cycle Achats


locaux

A la fin de l’évaluation préliminaire du contrôle interne, l’équipe doit rédiger une


synthèse des points faibles et forts relèves pendant cette première phase.

3.1- Les points faibles :

La synthèse des faiblesses conceptuelles du contrôle interne au sein du cycle achats


locaux, résume des faiblesses relevées par le questionnaire déroulé.

Durant les entretiens conduisant à l’élaboration des procédures, on a pu relevés ces faiblesses qui
ne sont tirés qu’a titre d’exemple :

ƒ Au niveau du choix des fournisseurs :


La non matérialisation des négociations entre l’acheteur et le fournisseur avant l’établissement
des contrats.
Risque : Absence de transparence dans l’établissement des contrats

L’absence de contrôle sur les cadeaux et les autres avantages accordés aux acheteurs par les
fournisseurs pourrait entraîner une entente entre ceux ci et les acheteurs ;
Risque : Des achats qui se ne feraient pas dans les meilleures conditions pour l’entreprise.

La non mise à jours de la liste des fournisseurs autorisés pour les achats.
Risque : commande des produits déréferencés, rupture de stock

ƒ Au niveau de la passation des commandes :

Certaines commandes sont passées sans consulter le cadencier ni même le stock physique.
Risque : sur stockage et démarque connue.

ƒ Au niveau de la réception marchandises :

La réception marchandises souffre d’un manque de place ; l’aire de réception est réduite.
Risque : de loupés et réduction de l’efficacité dans la reconnaissance des produits.

La RM connaît une circulation constante des fournisseurs et des livreurs du fait de :


L’emplacement de l’administration RM à l’intérieur de la réception marchandises
Risque : de vol.

Les mouvements de stock des gratuités ne sont pas gérés :


Risque : difficulté de reconstitution du stock et risque de vol.
Au niveau de la comptabilisation et la paiement fournisseurs

Le système fournisseurs ne dispose pas de contrôles permettant d’éviter d’effectuer des


ajustements sur les comptes fournisseurs au delà des limites autorisées

Mémoire de fin d’étude 71


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Risque : possibilité de modification du compte fournisseurs sans approbation du chef comptable


puisque les modifications sont passées directement par les utilisateurs dus système fournisseurs,
et risque de détournement.

Les dépenses enregistrées ne sont pas comparées régulièrement aux dépenses budgétées,
Risque : d’aboutir à des dépassements et partant à un déséquilibre financier.

ƒ Au niveau de la séparation des tâches :

Le cumul par une seule personne de tâches à la fois des tâches d’autorisation, de contrôle et
d’enregistrement, ce qui est contraire au principe d’organisation et pourrait engendrer des
erreurs, négligences ou encore des fraudes et des dissimulations.

3.2- Les points forts du système

Ce sont des éléments de la procédure dont Mr. Bricolage est considérée en bonne application des
procédures déjà prescrites

Comme pour les points de faiblesses On peut citer des exemples de forts dont possède Mr.
Bricolage avant l’établissement des procédures :

ƒ Au niveau des décaissements :

L’entreprise s’assure que les décaissements sont effectués uniquement pour des biens reçus .
Les paiements effectués concernent uniquement des fournisseurs autorisés.
Les décaissements sont correctement calculés et enregistrés.
Tous les décaissements sont enregistrés.
Les décaissements sont enregistrés sur la période où ils sont réalisés.
ƒ Au niveau de la mise à jour des comptes fournisseurs :

Seules les modifications valides sont portées au fichier fournisseurs.

Mémoire de fin d’étude 72


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Section4 : Les tests de permanence :


Ils ne concernent que les points réputés forts lors de l’évaluation préliminaire. Ils ont
pour objet de vérifier que ces points forts sont réellement appliqués et cela d’une façon
constante.

• Choix des tests à effectuer :


Les tests que l’on a décidé d’effectuer, en concertation avec ma chef de mission, se rapportent
bien sur aux éléments réputés forts (de conception).
• Choix des opérations à tester :
Une fois que l’on aura sélectionné les tests à effectuer, on va opérer un choix parmi les
opérations, lequel choix se fera par unités monétaires et de la façon suivante :
• La population :
Représente l’ensemble des achats effectués par l’entreprise au titre de l’exercice et qui sont
relatifs aux produits locaux.
• Précision Monétaire:
La précision monétaire, sera fixée par le chef de mission.

1- Premier test :
Il s’agit pour ce test de s’assurer que les commandes sont dûment autorisées et correctement
enregistrées. Le test peur être présenté comme suit :

N° facture Date facture N° BC

En ce qui concerne les contrôles effectués au titre de du test, on teste la bonne tenue des
documents importants pour l’exécution de la procédure. Donc comme exemple on peut citer les
tests suivants :
(1) : existence bon de commande.
(2) : signature du chef de département et du directeur magasin.
(3) : signature du chef de Rayon.
(4) : rapprochement facture avec le BL fournisseur par l’agent comptable.
(5) : Existence de la mention « saisie » sur les factures saisies.

Mémoire de fin d’étude 73


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

1.1- Existence bon de commande.

Pour le test, on utilise un tableau suivant:

N° facture Date facture N° BC (1)


(*)

Si le bon de commande existe l’auditeur mentionne OK dans la case correspondante de la


colonne (1) ; si non il écrit Non.

1.2- Signature du chef de département et du directeur magasin :


Pour le test, on utilise un tableau suivant:

N° facture Date facture N° BC (2)


(*)

(*) Si le bon de commande est signé par le chef de département, et le directeur magasin : OK
Si Non : Non

1.3- Signature du chef de Rayon :


Pour le test, on utilise un tableau suivant:

N° facture Date facture N° BC (3)


(*)

(*) Si la signature du chef de rayon existe sur le bon de commande : OK


Si Non : Non

1.4- Rapprochement facture avec le BL fournisseur par l’agent comptable.

Pour le test, on utilise un tableau suivant:

N° facture Date facture N° BC (4)


(*)

(*) Si le rapprochement facture avec le BL fournisseur par l’agent comptable est fait : OK
Si Non : Non

Mémoire de fin d’étude 74


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

1.5- Existence de la mention « saisie » sur les factures saisies.

Pour le test, on utilise un tableau suivant:

N° facture Date facture N° BC (4)


(*)
(*) Si la signature de l’agent comptable existe sur le bon de la facture saisie: OK
Si Non : Non

Conclusion du premier test


Dérouler ce premier permet à l’auditeur de s’assurer que les commandes :
ƒ Sont enregistrées uniquement pour des demandes approuvées : contrôles 1, 2 et 3
ƒ Sont correctement enregistrées : contrôle 4.
ƒ Sont toutes enregistrées : contrôle 5

Enfin, le test permet de conclure est ce que les points forts ressortis lors de l’évaluation
préliminaire sont véritablement des points forts du système ou non.

Mémoire de fin d’étude 75


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

2. Deuxième test:

Ce test concerne les dossiers relatifs aux différents produits locaux qu’achète la société. Il
consiste, pour chaque dossier compris dans la sélection à effectuer une série de contrôles afin de
vérifier le respect de la procédure d’Achat de ces produits.

Les contrôles qu’on peut effectuer sur les dits dossiers sont les suivants :
(1) : Existence de Facture
(2) : BL fournisseur signé par le réceptionnaire
(3) : Existence de la pièce de saisie
(4) : Matérialisation de la vérification de l’imputation comptable par le chef comptable
(5) : Visa du chef de département
(6) : Visa du chef de rayon
(7) : Présence de note de débit ou de crédit en cas de litige
(8) : Présence du mail de confirmation du prix ou quantité

X: contrôle effectué.
NA : contrôle non applicable.
NN : contrôle non effectué.

Comme pour le premier test, un choix des dossiers objet de contrôle doit être effectué
selon les critères d’échantillonnage déjà fixé.

Les dossiers sélectionnés sont regroupées sur un tableau comme suit :

Date N° dossier Montant

Le test st considéré satisfaisant si dans la majorité des cas le resultat du contrôle st positive.

2.1- Existence des factures


Pour le test, on utilise un tableau suivant:

Date N° dossier Montant (1)

Mémoire de fin d’étude 76


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

2.2- Existence et signature du bon de livraison fournisseur par le


réceptionnaire :

Pour le test, on utilise un tableau suivant:

Date N° dossier Montant (2)

2.3- Existence de la pièce de saisie :

Pour le test, on utilise un tableau suivant:

Date N° dossier Montant (3)

2.4 - Matérialisation de la vérification de l’imputation comptable par le


chef comptable
Pour le test, on utilise un tableau suivant:

Date N° dossier Montant (4)

.
2.5 Visa du chef de département:
Pour le test, on utilise un tableau suivant:

Date N° dossier Montant (5)

2.6 - Visa du chef de rayon :

Pour le test, on utilise un tableau suivant:

Date N° dossier Montant (6)

2.7 – Présence de note de débit et de crédit en cas de litige :


Pour le test, on utilise un tableau suivant:

Date N° dossier Montant (7)

2.8 - Présence du mail de confirmation du prix ou quantité:

Mémoire de fin d’étude 77


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Pour le test, on utilise un tableau suivant:

Date N° dossier Montant (8)

Conclusion du premier test


Dérouler ce premier permet à l’auditeur de s’assurer que :

ƒ Pour le traitement des comptes Fournisseurs :

Les montants enregistrés en dettes fournisseurs sont conformes aux biens et services reçus : si les
contrôle 1, 3 et 7 sont satisfaisants.

Les montants enregistrés en dettes fournisseurs sont correctement calculés et enregistrés.

Les biens réceptionnés sont saisis et traités dans les dettes fournisseurs :
Les biens réceptionnés sont enregistrés dans les dettes fournisseurs sur la période appropriée
Les dettes fournisseurs ne sont ajustées que pour des raisons valides : contrôle 8.Satisfaisant.

ƒ Pour les décaissements :

Les décaissements sont effectués uniquement pour des biens et services reçus.
Les paiements effectués concernent uniquement des fournisseurs autorisés
Les décaissements sont correctement calculés et enregistrés
Les décaissements sont enregistrés.
Les décaissements sont enregistrés sur la période où ils sont réalisés.

Mémoire de fin d’étude 78


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Section5 : Evaluation Définitive du Contrôle Interne au niveau des achats

Dans cette partie sont regroupées les faiblesses du contrôle interne, dont il est nécessaire
de remédier, pour assurer la pérennité du système. Donc ce sont les conclusions tirées à la fin du
processus.

Pour le cas de Mr. Bricolage, dont il n’a pas encore un système de contrôle interne efficace ; on a
pu relever les points suivants :

Faiblesse constatée Risque existant Recommandations


Absence de matérialisation Absence de transparence Prévoir l’établissement par
des négociations entre les dans l’établissement des une personne indépendante au
acheteurs et les fournisseurs. contrats. processus d’achat de PV pour
retranscrire les négociations
entre l’acheteur et le
fournisseur.
Absence de contrôle sur les Possibilité d’une entente Instaurer au sein de la société,
cadeaux. entre les fournisseurs et les un système de contrôle
acheteurs et partant des concernant les cadeaux.
achats qui se ne feraient
pas dans les meilleures
conditions pour l’entreprise.
La non mise à jours de la liste des ƒ Commande des produits Mettre en place une
fournisseurs autorisés pour déréferencés application qui permettra lors
les achats. ƒ Rupture de stock. du référencement ou
déréférencement du
fournisseur de mettre à jour
automatiquement la base de
données fournisseurs.

Certaines commandes sont Sur stockage et démarque Toute commande doit être
passées sans consulter le connue passée sur la base de
calendrier ni même le stock consultation du calendrier et du
physique . stock physique.
.

La réception marchandises souffre loupés et réduction de Prévoir l’extension de l’aire de


d’un manque de place ; l’aire de l’efficacité dans la réception par le transfert du
réception est réduite. reconnaissance des local carton à l’arrière du
produits. magasin.

La RM connaît une circulation Intrusion et vol. Prévoir un réaménagement de


constante des fournisseurs et manière à éviter l’accès à la RM
des livreurs du fait de : des livreurs.
L’emplacement de

Mémoire de fin d’étude 79


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

l’administration RM à l’intérieur
de la réception
marchandises.

Les mouvements de stock des Difficulté de reconstitution ƒ Mettre en place à la RM un


gratuités ne sont pas gérés. du stock et risque de vol. registre pour inscrire les
gratuités entrantes
(fournisseur, date, référence,
quantités,…), et à la sécurité
sortie caisses un registre
reprenant le numéro de
contrat, la date et la référence
exacte (numéro de série,…)
de la gratuité. Une fiche de
stock des gratuités devra être
établie.
ƒ Ce suivi permettra également
de palier le risque d’échange
d’un vieil article par un client
(ayant précédemment
bénéficié d’une gratuité) par
une gratuité du même type.
La sécurité ne dispose pas Vol et mauvaise gestion du ƒ Prévoir un registre à la RM
d’une liste des gratuités. stock reprenant la liste des gratuités
entrées,
ƒ Préparer une liste de ces
gratuités avec les articles
auxquelles elles
correspondent, Communiquer
cette liste à la sécurité,
ƒ Prévoir un registre chez la
sécurité magasin pour noter
toutes les sorties de gratuités
figurant sur le contrat de
vente.
Le système fournisseurs ne ƒ Possibilité de Créer des codes autorisant les
dispose pas de contrôles modification du compte seules personnes habilitées à
permettant d’éviter d’effectuer des fournisseurs sans effectuer des modifications sur
ajustements sur les comptes approbation du chef les comptes fournisseurs.
fournisseurs comptable puisque les
modifications sont
passées directement par
les utilisateurs du
système fournisseurs.
ƒ Risque de détournement.

Mémoire de fin d’étude 80


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Les dépenses enregistrées ne Ceci pourrait aboutir à des Effectuer des rapprochements
sont pas comparées régulièrement dépassements et partant à périodiques entre budgets et
aux dépenses budgétées. un réalisations, de manière à
déséquilibre financier détecter les écarts et partant à
mieux cerner leurs sources.

Il n’existe pas de système Etablir un suivi des avoirs .


permettant de suivre et de
gérer les avoirs.
On remarque que plusieurs Ceci pourrait engendrer des Opérer une séparation des
personnes effectuent des tâches erreurs, négligences ou tâches. Ne pas autoriser le
à la fois des tâches encore des fraudes et des cumul des tâches
d’autorisation, de contrôle et dissimulations d’autorisation, de contrôle et
d’enregistrement. d’enregistrement

Mémoire de fin d’étude 81


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Chapitre 2 : Démarche d’évaluation du contrôle


interne des achats à l’import

Mémoire de fin d’étude


Chapitre 2 : Démarche d’évaluation du contrôle interne des
achats à l’import.

Section1 : Saisie de la procédure achats à l’import.


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Section2 : Vérification de l’existence : Test de Conformité


Il est possible de procéder à l’application de ce test de deux manières différentes :

L’étude de quelques transactions : si l’on opte pour cette deuxième façon d’opérer, on
va retracer, à partir d’un document, le cheminement de celui-ci suivant l’ordre indiqué en
vérifiant les différentes opérations effectuées.

En effet, à l’étude d’une transaction, il s’est avéré que celle ci suit l’ordre indiqué dans la
procédure décrite ci- dessus.

Section3 : L’évaluation préliminaire de la procédure d’achat à l’import


C’est la phase capitale de l’analyse des procédures.
Celle-ci :
ƒ Dégage les points forts du système (points forts conceptuels).
ƒ Décèle les points faibles du système (faiblesses conceptuelles).
ƒ Permet de porter une appréciation préliminaire sur les procédures.

Différentes méthodes peuvent être utilisées pour effectuer l’évaluation préliminaire du


contrôle interne, parmi lesquelles les questionnaires du contrôle interne. Ceux-ci sont souvent
fermés de telle sorte que les réponses soient par « oui » ou bien par « non ».

Les réponses négatives impliquent généralement des faiblesses du contrôle interne.


1- Le questionnaire de contrôle interne général du circuit Achats à l’import

QUESTIONS REPONSES
COMMANDES
ƒ Est-il régulièrement mis à jour ? Non
ƒ Les commandes fournisseurs sont émises après autorisation par des
ƒ personnes habilitées.
ƒ Est-il régulièrement mis à jour ? Non
ƒ Les commandes fournisseurs sont émises après autorisation par des
personnes habilitées.

Des appels d’offres sont faits régulièrement afin de négocier les meilleures
conditions d’achat quant aux produits, aux prix et aux conditions de
règlements avec les fournisseurs.
Les commandes sont classées dans un chrono séquentiel et sont
régulièrement suivies.
LA VALORISATION IMPORT
La valorisation des commandes se fait elle par des personnes habilitées ?
La valorisation de la commande respecte t elle les étapes décrites
dans la procédure ?
RÉCEPTION
y a t il une distinction entre les quais de réception et les quais d’expédition

Mémoire de fin d’étude 86


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

aux magasins ?
Existe t il une zone de retour fournisseurs ?
Existe t il une zone de tri et d’éclatement ?
La zone de réception est elle vide au moment du déchargement du
camion ?
Les marchandises qui sortent de la zone de réception sont elles
systématiquement réceptionnées et contrôlées ?
Les allées et venues dans l’aire de réception sont elles surveillées ?
Le port du badge obligatoire est il respecté par le personnel de l’entrepôt ?

Les intérimaires ont ils un badge ou un autre signe distinctif


reconnaissable ?
Est il possible pour un employé de travailler seul dans une zone de
l’entrepôt non surveillée ? (interdit)
Les rideaux de quai sont ils maintenus fermés en dehors des moments de
déchargement ? (obligatoire)
Les chauffeurs ont ils le droit de se déplacer en dehors de la zone
de réception ? (interdit)
L’accès du bureau de la réception est il restreint ? (bureau surveillé ou
fermé à clef en cas d’absence)
Existe t il un programme de contrôles internes sur le site ?des check lists à
effectuer à chaque étape ?
Des super contrôles sont ils effectués sur des réceptions déjà contrôlées ?
Pour les achats de marchandises, le réceptionnaire s’assure qu’il existe
une commande pour toute réception et que cette réception correspond au
Bon de Commande en terme de quantités, qualité du produit (contrôle
qualité), prix, date de livraison et fournisseur.
Pour les autres achats (frais généraux), les personnes réceptionnant le bien
procèdent à un contrôle d’adéquation entre la commande et la réception, ou
vérifient que la prestation fournie est correcte.
Une procédure est mise en place par l’entreprise afin d’éviter que des
livraisons litigieuses (marchandise abîmée, différence de prix, retours de
marchandises au fournisseur) soient réglées à tort.
Les bons de réception sont classés dans un chrono séquentiel.
Le rapprochement bons de commande pré numérotés / bons de réception
pré numérotés est effectué régulièrement.
Le rapprochement inventaire physique / inventaire permanent est effectué
régulièrement.
Les achats sont comparés avec les achats budgétés.
Une réconciliation est faite chaque mois entre les achats de marchandises et
les mouvements d’entrée de stocks.
Un listing des commandes non livrées est édité régulièrement et est analysé
CORRECTIONS DES RECEPTION
Existe t il une procédure à suivre en cas d’erreurs à la réception ?
Evalue t on l’impact des prélèvements sanitaires sur :

Mémoire de fin d’étude 87


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

ƒ Les stocks ?
ƒ Le coût total en fin d’année ?
Existe t il un suivi administratif pour ces prélèvements ?
RETOURS
Les bons de sortie de stocks (retour au fournisseur) sont classés
chronologiquement (si possible accompagnés d’une copie du bordereau du
transporteur), en attente d’un avoir.
Le rapprochement bons de sorties (retours) de stocks / bons du transporteur
est effectué régulièrement.
Le rapprochement bons de sorties (retours) de stocks / avoirs (quantités et
prix) est effectué régulièrement.
Le rapprochement inventaire permanent / inventaire physique est effectué
régulièrement.
Contrôle des scellés de réception
S’assure t on que les scellés ne sont pas forcés ou chauffés ?
Sont-ils enlevés par une personne autorisée?
Refuse t on les camions non plombés ?
Contrôle données logistiques
Les données logistiques sont elles contrôlées (dimension des colis) ?
EXPEDITION MAGASIN
Réception des commandes des magasins
les commandes magasins sont ils passées par le magasin selon le «
planning des commandes et des livraisons »?
L’extraction des commandes magasins se fait –elle par une personne
autorisée ?
La préparation des commandes respectent elles les conditions
prescrites dans la procédure ?
ENREGISTREMENT COMPTABLE FACTURES
Toutes les factures reçues sont classées dans un chrono.
Toutes les factures fournisseurs sont rapprochées de l’ensemble des bons
de commande bonnes de réception.
Toutes les factures sont comptabilisées rapidement dés leur réception
(après approbation des services émetteurs pour leur règlement).
Toutes les factures sont contrôlées arithmétiquement par la comptabilité
fournisseur.
La balance auxiliaire fournisseurs est rapprochée de la balance générale.
Les comptes fournisseurs sont suivis régulièrement (vérification de
l’absence de double comptabilisation, vérification des règlements,
contrôle des retours et avoirs correspondants, lettrage).
Tous les comptes fournisseurs débiteurs sont analysés de façon
régulière (absence de double règlement...)

La liste des réceptions non facturées est tenue à jour quotidiennement et


sert de base à la comptabilisation des FNP à la fin de l’exercice.
Des procédures de cut off efficaces sont mises en place par l’entreprise à la

Mémoire de fin d’étude 88


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

clôture de l’exercice.
En fin d’année les factures fournisseurs libellées en devises sont converties
au taux de clôture de l’exercice (sauf en cas de couverture de couverture de
change : la dette est alors devenue certaine quant à son montant) et les
écarts de conversion sont enregistrés comptablement.
AVOIRS
Les avoirs sont classés chronologiquement.
La comptabilité fournisseur, lors du suivi des comptes et de la procédure
d’acceptation des factures, s’assure que tout litige ou retour donne lieu à
l’émission d’un avoir de la part du fournisseur.
Une liste des retours n’ayant pas encore donné lieu à la réception d’un
avoir de la part du fournisseur est tenue à jour régulièrement.
En fin d’année cette liste permet de comptabiliser les avoirs à recevoir.
Tous les avoirs reçus sont vérifiés quant aux quantités et aux prix
(rapprochement bon de retour avoir facture).
Les avoirs sont comptabilisés rapidement.
En cas de contrats d’achats spécifiques avec remises conditionnelles, il
existe un suivi par fournisseur et des états issus du système comptable
permettant de justifier la base de calcul de ces remises.
REGLEMENT FOURNISSEURS ETRANGERS
Les factures sont transmises pour approbation aux services émetteurs avant
leur règlement. L’accord des services est matérialisé par une signature et
un bon à payer.
Avant le règlement des factures la comptabilité fournisseurs s’assure que
les acomptes et les avoirs obtenus sont déduits des paiements.
Le règlement d’une facture est fait d’après l’ensemble vérifié Bon de
commande bon de réception facture. La mention réglé le est apposée sur la
facture.
Les rapprochements bancaires sont faits mensuellement et vérifiés
par des responsables.
Il existe une liste des personnes habilitées à signer les titres de paiement.
Cette liste est mise à jour régulièrement et communiquée au service
comptable et aux banques.
SÉPARATION DES TACHES
La personne qui émet une commande est différente de celle qui reçoit les
marchandises, de celle qui comptabilise l’achat et de celle qui émet le
chèque (ou accepte la traite).

Des codes d’accès ont été mis en place pour respecter le point précédent et
seules les personnes autorisées ont accès aux fichiers, programmes et
enregistrements.
Les chéquiers sont conservés par une personne indépendante de celle qui
émet les chèques, dans une armoire ignifugée et sous clé.

Mémoire de fin d’étude 89


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

2- Grille de séparation des tâches et des fonctions CYCLE ACHAT :

La nature de chaque tâche est représentée par une lettre:


A: autorisation
C: contrôle
E: enregistrement
F: financière
O: opérationnelle

1: Agent de sécurité
2: réceptionnaire
(a) : tâche informatisée
3: approvisionneur
4: service comptabilité
5: l’Agent comptable siège
6: Directeur général

FONCTIONS 1 2 3 4 5 6 7
1. réception des demandes d’achat O
2. Etablissement des commandes O
3. Autorisation des commandes A
4. sélection fournisseurs O
5. établissement des bons de réception E
6. Comparaison des bons de réception, bon de commande et
bon de livraison C
7. réception de la marchandise O
8. Etablissement des fiches de stocks E
9. L’inventaire physique des stocks C
10. Arrivée des factures O
11. Attribution d’un numéro d’ordre E
12. Comparaison des factures, des bons de commande et des
bons de livraison C
13. vérification des calculs et de la forme des factures C
14. Regroupement des factures F
15. comptabilisation des factures E
16. préparation des ordres de paiement F
17. préparation des chèques fournisseurs F
18. signature des chèques A
19. paiement des petites dépenses urgentes A
20. Enregistrement des décaissements (tenue du journal de
trésorerie et du journal des effets) E
21. Annulation des pièces justificatives A
22. Suivi des avoirs à recevoir C
23. Accès à la comptabilité générale E

Mémoire de fin d’étude 90


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

3. Synthèse des faiblesses conceptuelles du contrôle interne au sein du cycle Achats à


l’import

A la fin de l’évaluation préliminaire du contrôle interne, l’équipe doit rédiger une


synthèse des points faibles et forts relèves pendant cette première phase.

3.1- Les points faibles :

La synthèse des faiblesses conceptuelles du contrôle interne au sein du cycle achats


locaux, résume des faiblesses relevées par le questionnaire déroulé.

Durant les entretiens conduisant à l’élaboration des procédures, on a pu relevés ces faiblesses qui
ne sont citées qu’a titre d’exemple :

ƒ Au niveau de la commande :
La non mise à jour du catalogue des fournisseurs autorisés pour les achats à l’import.
Risque : commande de produits référencés, commande de produits en arrêt de production.
ƒ Au niveau de la réception :
La non distinction entre la zone de réception marchandises et celle de l’expédition aux magasins.
Risque : confusion du personnel de la réception entre la marchandise réceptionnée et celle en
attente d’expédition aux rayons.

Inexistence de contrôle de l’accès au niveau de la zone de réception


Risque : intrusion et vol.
- La non protection des stocks reçus.

La non restriction de l’accès au bureau de la réception.


Risque : mauvaise manipulation des applications concernant la préparation et l’expédition.
Inexistence de suivi régulier des commandes non encore livrées.
Risque : - Problème des évaluations de stock
- Perte liée à la fluctuation des monnaies.

La non évaluation de l’impact des prélèvements sur les stocks et le coût total en fin d’années.
Risque : stocks erronés charges surévaluées.

ƒ Au niveau de la comptabilisation :
Inexistence d’un système permettant de suivre et de gérer les avoirs
Risque : - Non imputation des avoirs sur les factures suivantes
- Autorisation d’avoir pour des montants différents de ceux demandés.
-
ƒ Au niveau de la séparation des tâches :
Les remarques dégagées au niveau de la séparation des tâches au niveau des achats locaux
prévalent tout aussi bien pour les achats à l’étranger.

Mémoire de fin d’étude 91


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

3.2- Les points forts :

ƒ Au niveau des commandes :


Les commandes sont formalisées et autorisées
Les commandes sont rigoureusement suivies : l’entreprise s’assure que toutes les commandes
sont correctement enregistrées.
ƒ Au niveau de la réception :
Les réceptions sont correctement enregistrées et suivies
Les biens réceptionnés sont saisis et traités dans les dettes fournisseurs, sur la période appropriée.
ƒ Au niveau de la comptabilisation :
La rapidité, et l’exactitude, et l’exhaustivité de l’enregistrement comptable des factures.
L’exactitude de l’enregistrement analytique des factures
Les montants enregistrés en dettes fournisseurs sont correctement calculés et conformes aux
biens et services reçus .
Les dettes fournisseurs ne peuvent être ajustées que pour des raisons valides .
ƒ Au niveau du règlement :
La régularité du paiement
Les décaissements ne peuvent être effectués que pour des biens et services reçus.
Les paiements effectués concernent uniquement les fournisseurs autorisés.
Les décaissements sont correctement calculés et enregistrés.
Tous les décaissements sont enregistrés.
Les décaissements sont enregistrés sur la période où ils sont réalisés.

Mémoire de fin d’étude 92


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Section4 : Les tests de permanence :

1- Premier test :
Le premier test consiste en la vérification du respect de la procédure d’achat des produits
étrangers . Concrètement, il s’agissait de sélectionner des dossiers relatifs aux commandes
passées par l’entrepôt, et vérifier si ceux ci contenaient :

1. le cadencier
2. le bon de commande
3. la facture
4. le bon de réception valorisé
5. des justificatifs de litige prix ou quantité

X: contrôle effectué.
NA : contrôle non applicable.
NN : contrôle non effectué.

L’application des contrôles cités en dessus a donné les résultats suivants :

DOSSIER 1 2 3 4 5

Conclusion du premier test :

Les contrôles à opérer sur les dossiers sélectionnés au titre des tests d’application permanente de
la procédure d’achats à l’import permettre de s’assurer du respect de la procédure.

2- Deuxième test:

Le second test consistait à contrôler les enregistrements comptables et l’imputation des


opérations dans les comptes fournisseurs. Donc pour chaque dossier sélectionné, on doit :
1- contrôler l’existence de la pièce de saisie.
2- Vérifier l’imputation des opérations, à travers une simulation des écritures dans
le système (le logiciel informatique utilisé : Sigma).

Mémoire de fin d’étude 93


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

DOSSIER 1 2

Conclusion du second test :


Du second test, doit donner l’assurance que l’enregistrement comptable et le traitement des
comptes fournisseurs sont effectivement fait d’une bonne manière.

Conclusion :

Ces deux test seront effectués afin de s’assurer que :


1- Les commandes ne sont passées qu’après autorisation des personnes ayant
autorité pour cela.
2- Les commandes sont rigoureusement suivies : l’entreprise s’assure que toutes les
commandes sont correctement enregistrées .

Mémoire de fin d’étude 94


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Section5 : Evaluation Définitive du Contrôle Interne au niveau des achats à


l’import:
Après application des test de permanence, il ressort que les forces dégagées au titre de
l’évaluation préliminaire du Contrôle Interne sont de véritables forces du système relatif aux
achats à l’import.

En ce qui concerne les faiblesses théoriques, et étant donné qu’il n’existe guère de
procédures alternatives pouvant les combler, on peut dire que ce sont des faiblesses du système
de contrôle interne relatif au cycle achats fournisseurs ( Achats à l’import ). Ces faiblesses que
nous avons relevées lors de l’examen de la procédure d’achat relative aux achats à l’import sont
semblables à celles dégagées pour la procédure d’achat des produits locaux.

Faiblesse constatée Risque existant Recommandations


La non mise à jour du Commande de produits ƒ Nécessité de mettre à jour le
catalogue des fournisseurs déréférencés, commande de catalogue des produits import
autorisés pour les achats à produits en arrêt de chez les acheteurs.
l’import. production. ƒ Nécessité de coordination entre
les approvisionneurs et la
centrale d’achat
La non distinction entre la Confusion du personnel Dissocier les quais
zone de réception de la réception entre la d’expédition des quais de
marchandises et celle de marchandise réceptionnée réception.
l’expédition aux magasins. et celle en attente d’expédition.
Inexistence de contrôle de ƒ Intrusion et vol. Instaurer un accès limité
l’accès au niveau de la zone ƒ Détournement. aux personnes autorisées
de réception ƒ La non protection des stocks Mise en place d’un parc de
reçus. stockage clôturé, alarme

La non restriction de l’accès au Mauvaise manipulation des Bureau surveillé ou fermé à clef
bureau de la réception. applications concernant la en cas d’absence)
préparation et l’expédition.
Inexistence de suivi ƒ Problème des évaluations de ƒ Etablir un état des commandes
régulier des commandes stock en attente étudié régulièrement
non encore livrées. ƒ Perte liée à la fluctuation des et analysé par un responsable
monnaies. pour action.
ƒ Mettre en place une procédure
d’apurement des commandes
anciennes non soldées.
ƒ Limitation de l’accès à la
transaction de la procédure
d’apurement des commandes.
ƒ Rédiger une procédure de
relance des fournisseurs.

La non évaluation de l’impact Stocks erronés charges ƒ Les échantillons prélevés

Mémoire de fin d’étude 95


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

des prélèvements surévaluées. par la douane doivent être


sur les stocks et le coût total valorisés et comptabilisés dans un
en fin d’années. poste de charge.
ƒ Corriger les stocks du montant
des prélèvements.

Inexistence d’un système ƒ Non imputation des avoirs Etablir un suivi des avoirs.
permettant de suivre et de sur les factures suivantes
gérer les avoirs ƒ Autorisation d’avoir pour des
montants différents de ceux
demandés.
On remarque que Ceci pourrait engendrer ƒ Opérer une séparation des
plusieurs personnes des erreurs, négligences ou tâches. Ne pas autoriser le
effectuent des tâches à la encore des fraudes et des cumul des tâches d’autorisation,
fois des tâches d’autorisation, dissimulations de contrôle et d’enregistrement.
de contrôle et d’enregistrement ƒ Recruter du personnel.

Mémoire de fin d’étude 96


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Chapitre 3 : Analyse des procédures et synthèse


des risques au sein de Mr.Bricolage

Mémoire de fin d’étude


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Chapitre 3 : Analyse des procédures et synthèse des risques au sein


de Mr. Bricolage

Légende
Fréquence d’occurrence du Impact Efficience des Couleur utilisée dans
risque contrôles la carte
1 : Insignifiant 1 : Insignifiant 1 : Inexistante Vert
2 : Mineur 2 : Mineur 2 : Insuffisante Jaune
3 : Modéré 3 : Modéré 3 : Adéquate Marron
4 : Majeur 4 : Majeur 4 : Trop Importante Orange
5 : Catastrophique 5 : Catastrophique 5 : Exagérée Rouge

Section1 : les achats locaux


1. Synthèse des risques et recommandations

N° Du Risque Recommandation Direction Fréquence Impact Efficience


risque (poste) des
concerné (e) contrôles
R1 Absence de Prévoir l’établissement acheteurs 3 4 3
transparence dans par
l’établissement une personne
des contrats. indépendante au
processus d’achat de
PV pour
retranscrire les
négociations
entre l’acheteur et le
fournisseur.
R2 Possibilité d’une Instaurer au sein de la Direceur 1 3 2
entente entre les société, un système de Magasin
fournisseurs et les contrôle
acheteurs et concernant les
partant des achats cadeaux.
qui se ne feraient
pas dans les
meilleures
conditions pour
l’entreprise.
R3 ƒ Commande des Mettre en place une Acheteurs 1 3 2
produits application qui
déréferencés permettra lors
ƒ Rupture de du référencement ou
stock. déréférencement du

Mémoire de fin d’étude 97


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

fournisseur de mettre à
jour
automatiquement la
base de
données fournisseurs.

R4 Sur stockage et Toute commande doit Responsable 2 3 2


démarque connue être passée sur la base de département
de consultation du
calendrier et du
stock physique.

R5 loupés et Prévoir l’extension de Réceptionnaires 2 2 1


réduction de l’aire de réception par
l’efficacité dans la le transfert du
reconnaissance local carton à l’arrière
des produits. du magasin.

R6 Intrusion et vol. Prévoir un Réceptionnaires 3 2 3


réaménagement de
manière à éviter
l’accès à la RM
des livreurs.
R7 Difficulté de ƒ Mettre en place à la Responsable 2 1 2
reconstitution du RM un registre pour département
stock et risque de inscrire les gratuités +
vol. entrantes de la directeur
gratuité. Une fiche magasin
de stock des
gratuités devra être
établie.
ƒ Ce suivi permettra
également de palier
le risque d’échange
d’un vieil article par
un client (ayant
précédemment
bénéficié d’une
gratuité) par une
gratuité du même
type.
R8 Vol et mauvaise ƒ Prévoir un registre à Responsable 2 2 1
gestion du stock la RM reprenant la département
liste des gratuités
entrées,
ƒ Préparer une liste

Mémoire de fin d’étude 98


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

de ces gratuités
avec les articles
auxquelles elles
correspondent,
Communiquer cette
liste à la sécurité,
Prévoir un registre
chez la sécurité
magasin pour noter
toutes les sorties de
gratuités figurant
sur le contrat de
vente.
R9 ƒ Possibilité de Créer des codes Chef comptable 3 3 2
modification autorisant les
du compte seules personnes
fournisseurs habilitées à
sans effectuer des
approbation du modifications sur
chef comptable les comptes
puisque les fournisseurs.
modifications
sont passées
directement par
les utilisateurs
du système
fournisseurs.
ƒ Risque de
détournement.

R10 Dépassements de Effectuer des Directeur 3 4 1


budgets et un rapprochements général
déséquilibre périodiques entre
financier budgets et
réalisations, de
manière à
détecter les écarts et
partant à
mieux cerner leurs
sources.

R11 Il n’existe pas de Etablir un suivi des Responsable 2 3 2


système avoirs. règlement
permettant de
suivre et de
gérer les avoirs.

Mémoire de fin d’étude 99


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

2. La cartographie des risques

Mémoire de fin d’étude 100


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Section2 : les achats à l’import

1. Synthèse des risques et recommandations

N° Du Risque Recommandation Direction Fréquence Impact Efficience


risque (poste) des
concerné (e) contrôles
R1 Commande de ƒ Nécessité de mettre Les acheteurs 2 3 3
produits à jour le catalogue
déréférencés, des produits import
commande de chez les acheteurs.
produits en arrêt de ƒ Nécessité de
production. coordination entre
les approvisionneurs
et la centrale d’achat
R2 Confusion du Dissocier les quais Les 3 2 2
personnel d’expédition des quais réceptionnaires
de la réception de
entre la réception.
marchandise
réceptionnée
et celle en attente
d’expédition.
R3 ƒ Intrusion et vol. Instaurer un accès Directeur 4 3 1
ƒ Détournement. limité magasin
ƒ La non aux personnes
protection des autorisées
stocks reçus. Mise en place d’un
parc de
stockage clôturé,
alarme

R4 Mauvaise Bureau surveillé ou Les acheteurs 4 1 1


manipulation des fermé à clef en cas
applications d’absence)
concernant la
préparation et
l’expédition pour
les rayons
R5 ƒ Problème des ƒ Etablir un état des Les agents 2 3 2
évaluations de commandes en comptables
stock attente étudié
ƒ Perte liée à la régulièrement et
fluctuation des analysé par un
monnaies. responsable pour

Mémoire de fin d’étude 101


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

action.
ƒ Mettre en place une
procédure
d’apurement des
commandes
anciennes non
soldées.
ƒ Limitation de l’accès
à la
transaction de la
procédure d’apurement
des commandes.
ƒ Rédiger une
procédure de
relance des
fournisseurs.

R6 Stocks erronés et ƒ Les échantillons Chef 1 2 2


charges prélevés comptable
surévaluées. par la douane doivent
être valorisés et
comptabilisés dans un
poste de charge.
ƒ Corriger les stocks
du montant des
prélèvements.

R7 ƒ Non imputation Etablir un suivi des Responsable 2 3 1


des avoirs sur avoirs. règlement
les factures
suivantes
ƒ Autorisation
d’avoir pour des
montants
différents de
ceux demandés.

Mémoire de fin d’étude 102


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

2. La cartographie des risques

Mémoire de fin d’étude 103


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Conclusion
Le contrôle interne dépend de l’activité, de l’organisation et des modes de
fonctionnement de l’entreprise : il est propre à chaque entreprise et résulte d’une démarche
rigoureuse d’analyse des enjeux et de mise en place de dispositifs adaptés et efficaces.

Un contrôle interne efficace est un facteur de réussite et de pérennité et assure l’atteinte


des objectifs du management. Il ne se limite pas à une simple fonction mais c’est un état d’esprit
qui doit régner.

Le contrôle interne défini comme la maîtrise des activités est complété par le
management des risques. La reconnaissance du caractère essentiel de la gestion des risques au
regard du contrôle interne s’est traduite récemment par l’émergence du concept de l’Enterprise
Risk Management.

Associer étroitement contrôle interne et gestion des risques assure que le contrôle interne
est un outil opérationnel pour le management, adapté aux enjeux de l’activité et non un
dispositif formel dénué d’intérêt : il s’agit d’éviter la constitution de référentiels exhaustifs de
procédures de contrôle interne qui seraient par trop complexes et coûteux à concevoir et plus
encore à maintenir.

Le gestionnaire des risques doit être toujours au courant des nouvelles pratiques en
matière de risk management.

La conjoncture mondiale imposera aux entreprises marocaines de s’adapter aux normes


internationales en matière de gestion des risques et de fiabilisation de l’information financière.

Mémoire de fin d’étude 104


Le contrôle interne de la fonction achat dans une entreprise de grande distribution : Cas Mr. Bricolage

Bibliographie

Ouvrages et Séminaires

Jacques RENARD : Théorie et pratique de l’audit interne Éditions


d’Organisation 2002

Adel BENHAYOUN : Séminaire Audit interne-Formation de développement


pour les Cadres de l’ONE- ISCAE Novembre 2005

Mémoires de fin d’études ISCAE


Bachir SEDEGUI : le manuel d’organisation comptable outil de gestion et de
contrôle : rôle de l’expert comptable dans sa conception et sa mise en place.
Mémoire CEC Mai 2004

Mémoires du Cycles Normales 2004–2005

Revues
La revue Audit édité par Institut Français de l'Audit et du Contrôle Internes.
Les numéros :
™ 178-Septembre 2005
™ 175- Juin 2005
™ 173- Février 2005

Web :
www.ifaci.com
http://www.camagazine.com
Plan Détaillé
Intérêt du sujet
Première partie : Partie théorique

Chapitre I : Intérêt d’un manuel de procédures

Section 1. Manuel de procédures : un moyen pour améliorer les performances de l’entreprise

1- Meilleure définition des tâches et des responsabilités du personnel


2- La continuité du service

Section 2. Manuel de procédures, moyen de renforcer le contrôle interne

1- Meilleure traçabilité de l’information


2- La mise en place des contrôles permanents, élément indissociable d’un véritable
contrôle interne
3 - Meilleure séparation des tâches

Chapitre2 : La notion du contrôle interne

Section 1. Définition et principes de base du contrôle interne

1- Définition de la notion de contrôle interne


2- Objectifs du contrôle interne
3- Principes généraux du contrôle interne
3.1- L’organisation
3.2- L’intégration
3.3- La permanence
3.4- L’universalité
3.5- L’indépendance
3.6- L’information
3.7- L’harmonie

4- Obstacles et limites du contrôle interne

Section 2 : La démarche d’évaluation du contrôle interne

1-La phase préliminaire

2-La prise de connaissance détaillée du dispositif du contrôle interne


2.1- La prise de connaissance de documents existants
2.2- La conversation d’approche
2.3- L’analyse des circuits par diagrammes
2.4- Les questionnaires et guides opératoires
2.5- Les grilles d’analyse de contrôle interne
3-L’évaluation du contrôle interne

4-Le contrôle de l’application permanente des procédures

5-La conclusion de l’évaluation du contrôle interne


Section 3 : La démarche du contrôle interne du circuit Achats-Fournisseurs

1- Objectifs du Contrôle Interne de la section Achats – Fournisseurs

2-Les étapes de l’évaluation du contrôle interne du circuit achat– fournisseur :

2.1- Déclenchement de la commande


2.2- Acceptation et traitement des livraisons (ou des services reçus)
2.3- Enregistrement des dettes
2.4- Paiement des factures

Chapitre 3 : La Relation entre le contrôle interne et la gestion du risque

Section1 : La fonction de la gestion du risque


Section2 : Intégration de la gestion du risque au sein du contrôle interne
Section3 : Les facteurs du risque inhérent liés au circuit achat – fournisseurs