Instituto Universitario de Tecnología

Antonio José de Sucre

Departamento de Administración
Administración I

PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

Profesor: Bachilleres:
Lcdo.

Julio de 2010
 INDICE

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………4
EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LA ADMINISTRACIÓN……………………6
LA ADMINISTRACIÓN…………………………………………………………9
LA EMPRESA…………………………………………………………………11
Elementos
Tipos
Importancia
LA PLANIFICACIÓN…………………………………………………………24
Ventajas
Desventaja
Tipos de planes
Importancia
Pasos del proceso de Planificación
LA ORGANIZACIÓN…………………………………………………………39
Clasificación
Propósitos
Tipos
Principios
Importancia
ORGANIGRAMAS……………………………………………………………47
Tipos
LA EJECUCIÓN………………………………………………………………49
Actividades de la Ejecución.
ESCALA DE MASSLOW……………………………………………………51
ESTÁNDARES………………………………………………………………53
Tipos
CONTROL……………………………………………………………………55
El proceso del control
Factores que influyen en el control
LA DIRECCIÓN………………………………………………………………59
Elementos
Importancia
Principios
LIDERAZGO…………………………………………………………………64
Características
Importancia
Tipos
LA COMUNICACIÓN…………………………………………………………69
Barreras
Proceso
CONCLUSIÓN…………………………………………………………………74
BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………75
 INTRODUCCIÓN

Las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de

organizaciones y logrado todo tipo de hazañas desde hace miles de año. Sin
embargo, la teoría de la administración se suele considerar un fenómeno
relativamente reciente que surge con la industrialización de Europa y
Estados Unidos en el siglo XXI.

La administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el

que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas
seleccionadas.

Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o

grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras
y a las de servicio.

Existen dificultades al remontarse al origen de la historia de la

administración. Algunos escritores, remontan el desarrollo de la
administración a los comerciantes sumerios y a los egipcios antiguos
constructores de las pirámides, o a los métodos organizativos de la Iglesia y
las milicias antiguas.

Sin embargo, muchas empresas pre-industriales, dada su escala

pequeña, no se sentían obligadas a hacer frente sistemáticamente a las
aplicaciones de la administración.

Las innovaciones tales como la extensión de los números árabes (entre

los siglos V y XV) y la aparición de la contabilidad de partida doble en 1494

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proporcionaron las herramientas para el planeamiento y el control de la
organización, y de esta forma el nacimiento formal de la administración. Sin
embargo es en el Siglo XIX cuando aparecen las primeras publicaciones
donde se hablaba de la administración de manera científica, y el primer
acercamiento de un método que reclamaba urgencia dada la aparición de la
revolución industrial.

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 EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LA ADMINISTRACIÓN

La práctica administrativa comienza desde que el hombre se hace

sedentario y se agrupa en tribus. Surge allí la necesidad de administrar las
funciones del gobierno y la economía del estado. En las primeras
civilizaciones como las Aztecas, Mayas, Incas, egipcia (en la que la
construcción de las pirámides evidencia la existencia de una compleja
organización), Mesopotámicas, Grecas, Romanas, Chinas(Aproximadamente
en el año 800 a. C. se publico la constitución de Chow. En ella se hace una
descripción de cargos y responsabilidades de toda la población al servicio del
emperador), Persas, entre otras, se evidencia el conocimiento y uso de la
administración en su desarrollo cultural, económico, político y social. La
filosofía tuvo gran influencia en las primeras manifestaciones de la
administración: en Grecia el filósofo Socrates en sus teorías del estado
expone la importancia de la administración del gobierno. Por otra parte
Platón en su libro "La República", expone principios sobre la forma
democrática del gobierno y la administración de los negocios públicos.
También Aristóteles en su libro "La Política" plantea tres formas de
administración pública: La Monarquía, La Aristocracia, La Democracia.

En la Edad Media Maquiavelo expuso cuatro principios para la

supervivencia de cualquier organización:

Aprobación de las masas, aquí plantea la jerarquía de la autoridad.

Cohesión. Este principio reconoce la necesidad de que el pueblo conozca
lo que puede esperar del gobierno y lo que este puede esperar de aquel.
Liderazgo. El gobierno es un administrador y debe conducir al pueblo
hacia el logro de los propósitos mas elevados.

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 Derecho a la supervivencia. Cuando la supervivencia esta en peligro el
gobierno debe tomar las medidas pertinentes.

Francis Bacon (1561-1626). Filosofo y estadista Ingles aporta a la

administración el principio de la prevalencia de lo accesorio.

Tomas Hobbes (1588-1679). Desarrollo la teoría del origen

contractualista del estado. El estado impone el orden y la organización en la
vida social.

Jacobo Rousseau (1712-1778). Desarrolló la teoría de la contratación

social.

A partir de 1776 con la invención de la maquina de vapor por James Watt

y su aplicación en la producción surge una nueva concepción del trabajo
modificando por completo la estructura social y comercial de la época. Esta
revolución industrial dio lugar al contexto industrial, tecnológico, social,
político y económico de las situaciones, problemas y variables a partir de las
cuales se inicia la teoría clásica de la administración. Surgen los primeros
movimientos para despertar conciencia en relación con los problemas
administrativos. En esta época se plantea la necesidad de buscar nuevos
enfoques para mejorar la administración de empresas. Surgen varios
pioneros de la administración como Charles Babbage (1883), Andrew Ure
(1835), Adam Smith (1776) y Alfred Marshal quienes aportan valiosas ideas a
la administración. Karl Marx (1818-1883). Expone que todos los fenómenos
históricos son el producto de las relaciones económicas entre el hombre y
propinó el estudio de las leyes objetivas que rigen el desarrollo económico de
la sociedad. En 1867 Marx publica "El Capital" y luego sus teorías respecto a

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la plusvalía, basada en la teoría del trabajo. Las ideas de Marx y Engeles
promovieron el surgimiento del socialismo y el sindicalismo.

Pero fue a partir del siglo XX cuando se inicia el desarrollo de una teoría
moderna para la administración de las empresas. Sobre la base de los
aportes que dejaran Frederick Taylor, Luther Gulick, Frank y Lilian Gilberth,
James Money en Estados Unidos, Henry Fayol en Francia, En Gran Bretaña
Linda Urwick y Olivia Sheldon. Estos han sido los precursores de la
administración y sus principios. Orientan la teoría de la administración
durante las primeras décadas del siglo XX. En esta época surge la
administración científica con los aportes de Frederick Taylor y Henry Fayol.
Frederick Taylor (1856-1917), ingeniero norteamericano realizó extensos
estudios de todos los componentes de la producción. Utilizó la observación y
medición mediante experimentos controlados, su teoría consistió en aplicar el
método científico a la administración. La iniciativa de crear una ciencia de la
administración comenzó con un énfasis en las tareas y el estudio del trabajo
de los obreros. Luego definió los principios de la administración aplicables a
todas las situaciones de la empresa. La organización nacional del trabajo se
fundamento en el análisis del trabajo operacional, en el estudio de los
tiempos y movimientos, en la fragmentación de las tareas y en la
especialización del trabajador. Frederick Taylor afirmaba que " El objetivo de
la administración es el de asegurar la máxima prosperidad para el patrón
junto con la máxima prosperidad para el obrero, haciendo notar que la
máxima prosperidad de ambos constituye el objetivo básico de la
administración de cualquier empresa.

En la década de los 50 surgen otros estudios y aportes importantes como

Maslow con su teoría de las necesidades del ser humano, Douglas Mc.

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Gregor con su teoría X-Y y el grupo Johson, KastRosenweig con sus
estudios sobre la administración de sistemas.

Otro aporte a la administración lo constituye el uso de la matemática, por

el énfasis dado a los métodos cuantitativos del análisis. Además se aplica la
teoría del muestreo de la estadística para la solución de ciertos problemas
administrativos. También se utiliza la teoría de la probabilidad, se aplica la
concentración de la atención en la toma de decisiones y el estudio de la
administración por medio del enfoque de sistemas.

LA ADMINISTRACIÓN

También conocida como Administración de empresas es la ciencia social,

técnica y arte que se ocupa de la planificación, organización, dirección y
control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el
conocimiento, etc) de la organización, con el fin de obtener el máximo
beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo
esto de los fines que persiga la organización.
.Descomponiendo la definición tenemos:

Planificar: Es el proceso que comienza con la visión del Nro 1 de la

organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las Estrategias y
políticas organizacionales, usando como herramienta el Mapa estratégico;
todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y
las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis FODA). La planificación
abarca el largo plazo (de 5 años a 10 ó más años), el mediano plazo (entre 1

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años y 5 años) y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual más
detalladamente.

Organizar: Responde a las preguntas de, Quien? va a realizar la tarea,

implica diseñar el organigrama de la organización definiendo
responsabilidades y obligaciones; Como? se va a realizar la tarea; Cuando?
se va a realizar; mediante el diseño de Proceso de negocio, Cursogramas
que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en que
secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

Dirigir: Es la influencia, persuasión que se ejerce por medio del Liderazgo

sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto
en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de
Toma de decisiones.

Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo

con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las
medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico,
nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante
un sistema de Control de gestión; por otro lado también se contratan
auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas
funcionales de la organización.

El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones; por lo

tanto es aplicable a Empresas privadas y públicas; Instituciones públicas y
Organismos estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo:
Iglesias; Universidades; Gobiernos y organismos municipales, provinciales,
nacionales; Hospitales; Fundaciones, etc; y a todos los tipos de empresas
privadas; e incluso las familias y hogares.

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EMPRESA

La empresa es la institución o agente económico que toma las decisiones

sobre la utilización de factores de la producción para obtener los bienes y
servicios que se ofrecen en el mercado. La actividad productiva consiste en
la transformación de bienes intermedios (materias primas y productos
semielaborados) en bienes finales, mediante el empleo de factores
productivos (básicamente trabajo y capital).

Para poder desarrollar su actividad la empresa necesita disponer de una

tecnología que especifique que tipo de factores productivos precisa y como
se combinan. Asimismo, debe adoptar una organización y forma jurídica que
le permita realizar contratos, captar recursos financieros, si no dispone de
ellos, y ejerce sus derechos sobre los bienes que produce.

La empresa es el instrumento universalmente empleado para producir y

poner en manos del publico la mayor parte de los bienes y servicios
existentes en la economía. Para tratar de alcanzar sus objetivos, la empresa
obtiene del entono los factores que emplea en la producción, tales como
materias primas, maquinaria y equipo, mano de obra, capital, etc… Dado un
objetivo u objetivos prioritarios hay que definir la forma de alcanzarlos y
adecuar los medios disponibles al resultado deseado. Toda empresa engloba
una amplia gama de personas e intereses ligados entre sí mediante
relaciones contractuales que reflejan una promesa de colaboración. Desde
esta perspectiva, la figura del empresario aparece como una pieza básica,
pues es el elemento conciliador de los distintos intereses.

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 La empresa es la unidad económica de producción encargada de
combinar los factores o recursos productivos, trabajo, capital y recursos
naturales, para producir bienes y servicios que después se venden en el
mercado.

Para producir un bien o servicio es necesario utilizar diversos elementos

como las máquinas, herramientas, vehículos, materias primas, el local, el
obrero, etc. Estos elementos existen pero para que se reúnan y combinen
debe existir alguien que tome la decisión de hacerlo, ha esta persona se le
va denominar empresario.

Otras definiciones: Es un tipo de organización con peculiaridades:

• Desde el punto de vista económico: "Es una unidad de producción

encargada de combinar recursos productivos para transformarlos en bienes y
servicios que satisfagan las necesidades de las unidades de consumo".

• Desde el punto de vista económico y social: "Unidad económica y social

formada por factores humanos, técnicos y financieros con una cierta
estructura y con distintos objetivos y cuya función es abastecer de productos
y servicios a la sociedad".

CARACTERÍSTICAS GENERALES:

• Persigue un fin económico: es decir genera nuevo bienes y servicios

• Tiene un fin lucrativo: Busca obtener las máximas ganancias y

beneficios

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 • Tiene un fin mercantil: convierte recursos en productos que vana
destinarse al mercado.

• Tiene una responsabilidad: La empresa responde o garantiza las

condiciones de su producción

ELEMENTOS DE LA EMPRESA

Se consideran elementos de la empresa todos aquellos factores, tanto

internos como externos, que influyen directa o indirectamente en su
funcionamiento.

Los principales elementos de la empresa son los siguientes:

a) El empresario: Es la persona o conjunto de personas encargadas de

gestionar y dirigir tomando las decisiones necesarias para la buena marcha
de la empresa. No siempre coinciden la figura del empresario y la del
propietario, puesto que se debe diferenciar el director , que administra la
empresa, de los accionistas y propietarios que han arriesgado su dinero
percibiendo por ello los beneficios.

b) Los trabajadores: Es el conjunto de personas que rinden su trabajo en

la empresa, por lo cual perciben unos salarios.

c) La tecnología: Está constituida por el conjunto de procesos productivos

y técnicas necesarias para poder fabricar (técnicas, procesos, máquinas,
ordenadores, etc.).

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 d) Los proveedores: Son personas o empresas que proporcionan las
materias primas, servicios, maquinaria, etc., necesarias para que las
empresas puedan llevar a cabo su actividad.

e) Los clientes: Constituyen el conjunto de personas o empresas que

demandan los bienes producidos o los servicios prestados por la empresa.

f) La competencia: Son las empresas que producen los mismos bienes o

prestan los mismos servicios y con las cuales se ha de luchar por atraer a los
clientes.

g) Los organismos públicos: Tanto el Estado central como los

Organismos Autónomos y Ayuntamientos condicionan la actividad de la
empresa a través de normativas laborales, fiscales, sociales, etc.

TIPOS DE EMPRESA

Según el Sector de Actividad:

• Empresas del Sector Primario: También denominado extractivo, ya que

el elemento básico de la actividad se obtiene directamente de la naturaleza:
agricultura, ganadería, caza, pesca, extracción de áridos, agua, minerales,
petróleo, energía eólica, etc.

• Empresas del Sector Secundario o Industrial: Se refiere a aquellas que

realizan algún proceso de transformación de la materia prima. Abarca
actividades tan diversas como la construcción, la óptica, la maderera, la
textil, etc.

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 • Empresas del Sector Terciario o de Servicios: Incluye a las empresas
cuyo principal elemento es la capacidad humana para realizar trabajos físicos
o intelectuales. Comprende también una gran variedad de empresas, como
las de transporte, bancos, comercio, seguros, hotelería, asesorías,
educación, restaurantes, etc.

Según el Tamaño: En nuestro país lo que prolifera mas son las

microempresas, generalmente de propiedad de empresarios individuales.
Desde la señora que vende empanadas en las calles hasta el lustrador de
zapatos

• Grandes Empresas: En estas empresas los trabajadores son mayores a

100, las ventas anuales supera a las 25 UIT.

Estas corresponden a las grandes industrias metalúrgicas,

automovilísticas, distribuidoras y generadoras de energía, compañías de
aviación. En su mayoría son inyectadas por el Estado

Ventajas de la grande empresa.

• Favorecen la balanza comercial con las exportaciones de los bienes

generados.

• Poseen facilidad de financiamiento, por dar mayor garantía a los

conglomerados financieros del pago de la deuda.

• Constan de la mayoría de profesionales de una sociedad.

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 • Las barreras de entrada son relativamente escasas debido a la gran
cantidad de mano de obra.

• Está basada en esquemas automatizados con mecanismos de control

formalizados

Desventajas de la grande empresa.

• Son víctimas del descenso de la economía lo cual genera la

disminución en los salarios y sueldos.

• No satisfacen las necesidades especiales de una sociedad, por ser

consideradas como una actividad no rentable.

• Se ve acechada por la burocratización

• Los circuitos de información y las redes de comunicación los lentos y

complejos.

• Desajustes entre las decisiones tomadas por los mandos medios y el

empresario.

• Medianas Empresas: La administración es independiente (generalmente

los gerentes son también propietarios).El Capital es suministrado por
propietarios. En estas empresas el número de trabajadores es mayor de 40
pero menor a 100. Las ventas anuales superan a las 25 UIT.

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 Ventajas de la mediana empresa.

• Aseguran el Mercado de trabajo mediante la descentralización de la

mano de la mano de obra.

• Tienen un efecto socioeconómico importante ya que permite la

concentración de la renta y la capacidad productiva desde un número
reducido de empresas hacia uno mayor.

• Reducen las relaciones sociales a términos personales más estrechos

entre el empleador y el empleado favoreciendo las conexiones laborales ya
que, en general, sus orígenes son unidades familiares.

• Presentan mayor adaptabilidad tecnológica a menor costo de

infraestructura.

• Obtienen economía de escala a través de la economía interempresarial,

sin tener que reunir la inversión en una sola firma.

Desventajas de la mediana empresa.

• Falta de financiamiento adecuado para el capital-trabajo como

consecuencia de la dificultad de acceder al Mercado financiero.

• Tamaño poco atrayente para los sectores financieros ya que su

capacidad de generar excedentes importantes con relación a su capital no
consigue atrapar el interés de los grandes conglomerados financieros.

• Falta del nivel de calificación en la mano de obra ocupada.

17
 • Dificultades para desarrollar planes de investigación

• Se le dificulta a la mediana empresa hacer frente a las complicadas y

cambiantes formalidades administrativas y fiscales, a las trabas aduaneras,
todo lo cual le insume costo de adecuación más alto que las grandes
empresas y les dificulta poder mantenerse en el Mercado

• Pequeñas Empresas: En términos generales, las pequeñas empresas

son entidades independientes, el propietario no necesariamente trabaja en la
empresa y el numero total de trabajadores no excede a 40 personas. El valor
de las ventas anuales no excede a 25 UIT.

Ventajas de la pequeña empresa.

• Motiva a los empleados de corporaciones a formar empresas propias,

debido a los bajo salarios y sueldos por la agravación que sufre la economía.

• Generación de empleos: Se le atribuye a las pequeñas empresas el

mayor porcentaje de generación de empleos de un país. Es por esto que son
consideradas como una importante red de seguridad de la sociedad.

• Fomento de la innovación: Ej. La navaja de afeitar de seguridad, el reloj

de cuerda automática, el helicóptero, el acero inoxidable, la fotocopiadora,
etc.

• Satisfacción de las necesidades de las grandes compañías: ya que

surgen como distribuidoras de las empresas de mayor tamaño, agentes de
servicios y proveedores.

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 • Ofrecimiento de bienes y servicios especializados: Pues las pequeñas
empresas resuelven las necesidades especiales de los consumidores. Ej.
Arreglar un reloj, comprar un disfraz, etc.

• Constituye una importante herramienta de la economía de servicios, la

cual ha ido a través de los años desplazando la economía de escala de las
grandes empresas.

• Consta de una técnica de manufactura asistida por computadora: La

cual le permite ser tan eficientes como las grandes empresas.

• Microempresas: Por lo general, la empresa y la propiedad son de

propiedad individual, los sistemas de fabricación son prácticamente
artesanales, la maquinaria y el equipo son elementales y reducidos, los
asuntos relacionados con la administración, producción, ventas y finanzas
son elementales y reducidos y el director o propietario puede atenderlos
personalmente. El número de trabajadores no excede de 10 personas y el
valor de las ventas anuales no excede de 12 UIT.

Ventajas De La Microempresa

• Al igual que la pequeña y mediana empresa es una fuente generadora

de empleos.

• Se transforman con gran facilidad por no poseer una estructura rígida.

• Son flexibles, adaptando sus productos a los cambios del Mercado.

Desventajas de la microempresa:

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 • Utilizan tecnología ya superada

• Sus integrantes tienen falta de conocimientos y técnicas para una

productividad más eficiente.

• Dificultad de acceso a crédito.

• La producción generalmente, va encaminada solamente al Mercado

interno.

Según la Propiedad del Capital: Se refiere a si el capital está en poder de

los particulares, de organismos públicos o de ambos. En sentido se clasifican
en:
• Empresa Privada: Son las que están constituidas por los aportes de
capital realizados por personas particulares. Tiene libre gestión productiva y
administrativa orientada fundamentalmente la maximización de beneficios.

• Empresa Pública: Estas empresas son propiedad del Estado quien se

encarga de la gestión empresarial. El objetivo de las empresas públicas no
es necesariamente la obtención de lucro, sino que busca la satisfacción de
necesidades de la población.

• Empresa Mixta: Es el tipo de empresa en la que la propiedad del capital

es compartida entre el Estado y los particulares

Según el Ámbito de Actividad: Esta clasificación resulta importante

cuando se quiere analizar las posibles relaciones e interacciones entre la
empresa y su entorno político, económico o social. En este sentido las
empresas se clasifican en:

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 • Empresas Locales: Aquellas que operan en un pueblo, ciudad o
municipio

• Empresas Provinciales: Aquellas que operan en el ámbito geográfico de

una provincia o estado de un país.

• Empresas Regionales: Son aquellas cuyas ventas involucran a varias

provincias o regiones.

• Empresas Nacionales: Cuando sus ventas se realizan en prácticamente

todo el territorio de un país o nación.

• Empresas Multinacionales: Cuando sus actividades se extienden a

varios países y el destino de sus recursos puede ser cualquier país.

Según el Destino de los Beneficios: Según el destino que la empresa

decida otorgar a los beneficios económicos (excedente entre ingresos y
gastos) que obtenga, pueden categorizarse en dos grupos:

• Empresas con Ánimo de Lucro: Se constituye la empresa con el

propósito de explotar y ganar más dinero.

• Empresas sin Ánimo de Lucro: Las empresas sin ánimo de lucro se crea
para favorecer a terceros y no para recibir beneficios ni gozar de sus
servicios, por lo cual, los beneficios que se obtengan del desarrollo de las
actividades de la empresa se destinarán a la propia entidad para que ésta
pueda seguir desarrollando sus actividades de forma que los objetivos que
se persiguen reviertan de la mejor manera posible en la colectividad.

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 Según la Forma Jurídica: La legislación de cada país regula las formas
jurídicas que pueden adoptar las empresas para el desarrollo de su actividad.
La elección de su forma jurídica condicionará la actividad, las obligaciones,
los derechos y las responsabilidades de la empresa. En ese sentido, las
empresas se clasifican —en términos generales— en:

Unipersonal: Es la persona física que realiza en nombre propio y por

medio de una empresa, una actividad comercial, industrial o profesional.

IMPORTANCIA

Una de las formas más sencillas de la administración, en nuestra

sociedad, es la administración del hogar y una de las más complejas la
administración publica. Pero el fenómeno administrativo no solamente nació
con la humanidad sino que se extiende a la vez a todos los ámbitos
geográficos y por su carácter Universal, lo encontramos presente en todas
partes. Y es que en el ámbito del esfuerzo humano existe siempre un lado
administrativo de todo esfuerzo planeado.

La importancia de la administración se ve en que está imparte efectividad

a los esfuerzos humanos.

Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones

humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona
previsión y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante.

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 Reyes Ponce nos enumera la importancia de la administración como:

La administración se da donde quiera que existe un organismo social,

aunque lógicamente sea más necesaria, cuanto mayor y más complejo sea
éste.

El éxito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de

su buena administración y sólo a través de ésta, de los elementos materiales,
humanos, etc. con que ese organismo cuenta.

Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es

indiscutible y obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad,
simplemente no podrían actuar si no fuera a base de una administración
sumamente técnica.

Para las empresas pequeñas y medianas, también, quizá su única

posibilidad de competir con otras, es el mejoramiento de su administración, o
sea, obtener una mejor coordinación de su elementos: maquinaria, marcado,
calificación de mano de obra, etc.

La elevación de la productividad, preocupación quizá la de mayor

importancia actualmente en el campo económico, social, depende, por lo
dicho, de la adecuada administración de las empresas, ya que si cada célula
de esa vida económico social es eficiente y productiva, la sociedad misma,
formada por ellas, tendrá que serlo.

En especial para los países que están desarrollándose; quizá uno de los
requisitos substanciales es mejorar la calidad de su administración, porque,
para crear la capitalización, desarrollar la calificación de sus empleados y

23
trabajadores, etc., bases esenciales de su desarrollo, es indispensable la
más eficiente técnica de coordinación de todos los elementos, la que viene a
ser, por ello, como el punto de partida de ese desarrollo.

Podemos concluir la importancia de la administración, con los hechos

que la demuestran objetivamente:

 La administración se aplica a todo tipo de Empresa

 El éxito de un organismo depende directa e inmediatamente de su
buena administración.
 Una adecuada administración eleva la productividad
 La eficiente técnica administrativa promueve y orienta el desarrollo.
 En los organismos grandes de la administración es indiscutible y
esencial.
 En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es
aplicando la administración.

LA PLANIFICACIÓN

Desde el punto de vista de diferentes pioneros de la administración:

George Terry: "La planificación es seleccionar información y hacer

suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para
realizar los objetivos organizacionales."

Idalberto, Chiavenato: "La planificación es una técnica para minimizar la

incertidumbre y dar mas consistencia al desempeño de la empresa."

24
 David, Ewing: "La planificación es en gran medida la tarea de hacer que
sucedan cosas que de otro modo no sucederían"

La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base

para las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son
los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por
tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación
comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para
alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación determina donde se
pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en que orden debe
hacerse.

CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN:

Las características más importantes de la planificación son las siguientes:

1. La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en

ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.

2. La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación

se halla ligada a la previsión.

3. La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al

establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio
orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la
incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.

25
 4. La planificación busca seleccionar un curso de acción entre varias
alternativas: la planificación constituye un curso de acción escogido entre
varias alternativas de caminos potenciales.

5. La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el

sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como
totalidad.

6. La planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden.

Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.

7. La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin

la definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y
no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con
anterioridad.

8. La planificación es una técnica cíclica: la planificación se convierte en

realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la
planificación permite condiciones de evaluación y medición para establecer
una nueva planificación con información y perspectivas más seguras y
correctas.

9. La planificación es una función administrativa que interactúa con las

demás; está estrechamente ligada a las demás funciones – organización,
dirección y control – sobre las que influye y de las que recibe influencia en
todo momento y en todos los niveles de la organización.

26
 10. La planificación es una técnica de coordinación e integración: permite
la coordinación e integración de varias actividades para conseguir los
objetivos previstos.

11. La planificación es una técnica de cambio e innovación: constituye

una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e
innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y
debidamente programados para el futuro.

VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN

Existen muchas ventajas para la planificación que deben estimular a

todos los gerentes en todos los niveles de cualquier organización. Entre las
cuales podemos mencionar las siguientes:

1. Requiere actividades con orden y propósito. Se enfocan todas las

actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva
de los esfuerzos.

2. Señala la necesidad de cambios futuros. La planificación ayuda al

gerente a visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave
para posible una posible participación.

3. Contesta a las preguntas "y que pasa si…" Tales preguntas permiten al
que hace la planificación, a través de una complejidad de variables ver e
intuir los posibles planes de contingencia.

4. Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse

que la planificación esta dando los resultados buscados.

27
 5. Estimula la realización. El hecho de poner los pensamientos en papel y
formular un plan proporciona al que hace los planes la orientación y el
impulso de realizar y lograr los objetivos.

6. Obliga a la visualización del conjunto. Esta comprensión general es

valiosa, pues capacita al gerente para ver las relaciones de importancia,
obtiene un entendimiento más pleno de cada actividad y aprecia la base que
apoya a las actividades administrativas.

7. Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones. Se hace un

mejor uso de lo que se dispone.

8. Ayuda al gerente obtener status. La planificación adecuada ayuda al

gerente a proporcionar una dirección confiada y agresiva.

DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACION

Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la

planificación.

1. La planificación está limitada por la exactitud de la información y de los

hechos futuros. La utilidad de un plan está afectada por la corrección de las
premisas utilizadas como sub-secuentes. Si las condiciones bajo las cuales
fue formulado el plan cambian en forma significativa, puede perderse gran
parte del valor del plan.

2. La planificación cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la

planificación excede a su contribución real. Creen que seria mejor gastar el
dinero en ejecutar el trabajo físico que deba hacerse.

28
 3. La planificación tiene barreras psicológicas. Una barrera usual es que
las personas tienen más en cuenta el presente que el futuro.

4. La planificación ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planificación

obliga a los gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo.

5 .La planificación demora las acciones. Las emergencias y apariciones

súbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento. No
puede dejar pasar el tiempo valioso reflexionando sobre la situación y
diseñando un plan.
6. La planificación es exagerada por los planificadores. Algunos críticos
afirman que quienes hacen la planificación tienden a exagerar su
contribución.
7. La planificación tiene limitado valor práctico. Algunos afirman que la
planificación no solo es demasiada teórica.

TIPOS DE PLANES

• Según su clase:
El plan es un producto de la planificación, es un resultado inmediato, es
el evento intermedio entre el proceso de planificación y el proceso de
implementación del mismo. El propósito de los planes se encuentra en: La
previsión, la programación y la coordinación de una secuencia lógica de
eventos. Los planes deben responder al qué (objeto), cómo (medios), cuándo
(secuencia), dónde (local) y por quién (ejecutante o persona).

Entre los diversos tipos de planes figuran: objetivos ó metas, políticas,

procedimientos, métodos, programas y presupuestos. Al respecto, algunos
tratadistas consideran que de los anteriores planes, las más importantes son

29
las políticas y los programas, dentro de los que se incluyen los objetivos y los
procedimientos.

• Objetivos
Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se
dirige las actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus
departamentos, secciones o funciones. Por lo regular los objetivos de mayor
jerarquía representan el fin hacia el cual se dirige la empresa, la dirección, el
staff. Los objetivos son las metas que se quiere alcanzar con relación a los
inversionistas, a los consumidores, al personal, entre otros.

Un departamento puede tener sus propios objetivos, siendo diferentes a

los que constituyen el plan básico de la empresa, pero no por ello dejan de
contribuir al alcance de los de la organización. Los objetivos o metas son
planes y requieren de un proceso de planeación al igual que el resto de los
planes.

• Políticas
Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que
permiten conducir el pensamiento y la acción de quienes se tenga a cargo.
Es en este punto donde los administradores deben ser sagaces para que los
subordinados no acepten como políticas una serie de pequeñas decisiones
que no se tomaran con este objetivo. Y usualmente las políticas se apoyan y
precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Las políticas
generales de la empresa son tomadas por el consejo de administración, en
las cuales se basaran las políticas de los departamentos

Todas estas delimitan un área o marco dentro del cual se debe decidir
asegurando que las decisiones sean sólidas y contribuyan al alcance los

30
objetivos. Al igual que hay diversos tipos de objetivos, también los hay de
políticas, entre ellas tenemos: políticas de promoción interna, de competir
con base en los precios, políticas en publicidad o políticas departamentales,
como el contratar los ingenieros egresados de las universidades o impulsar
la participación de los empleados para contribuir con la cooperación.

• Procedimientos
Son planes por que establecen un método o forma habitual para manejar
actividades futuras, es decir, son planes relacionados con métodos de
trabajo o ejecución. Sirven como guías de acción mas que de pensamiento
pues señalan el cómo deben hacerse ciertas actividades. Usualmente los
procedimientos corresponden a planes operacionales y se representan a
través de flujo gramas.
• Método
El método es fundamental para toda acción, el cual puede definirse como
la manera prescrita para el desempeño de una tarea dada con consideración
adecuada del al objetivo, instalaciones disponibles y gastos totales de
tiempo, dinero y esfuerzo.

Un método trata con una tarea que comprende un paso en un

procedimiento y específica como se va ejecutar este paso. Por lo general
esta confinado a un departamento y con frecuencia a los esfuerzos de un
empleado que se dedica a una tarea especifica.

• Presupuesto
Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en
términos numéricos, están relacionados con dinero, ya sea a través de
ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos
pueden estar expresados en términos financieros o en horas-hombre, horas-

31
maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de
inversión, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto es una
herramienta de control, no sirve como una medida fiel de éste, si antes no ha
reflejado los planes.

Los presupuestos pueden ser planes estratégicos si cubren la totalidad

de la empresa y un largo periodo de tiempo; pueden ser planes tácticos
cuando cobijan una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser
planes operacionales. Si su dimensión es local y de corto plazo.

• Programas
Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que
se da entre este último con las actividades que deban llevarse a cabo.
También pueden definirse como un conjunto de metas, políticas, reglas,
procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una acción específica, la
programación puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeño
tamaño o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar
actividades, hasta programas complejos o de gran tamaño, en donde ya se
requieren técnicas matemáticas, bases de datos, etc.

Un programa primario puede requerir muchos programas derivados de la

planeación de los negocios, por ejemplo es extraño encontrar un programa
que se sostenga a sí mismo, por lo general se subordinan unos con otros, lo
que hace muy difícil la planeación. Es por esto que la planeación coordinada
requiere de ciertas habilidades administrativas que permitan el logro de los
objetivos.

32
 Según su fin:

• Nuevos
Es aquella planificación que se pretende plantear, por lo tanto aun no
existe y se necesita de un estudio previo, es donde se identifica un nuevo
objetivo por lo tanto se desarrolla un nuevo plan.

• Vigentes
Son aquellos planes que ya están establecidos, y se están ejecutando.

• Correctivos
Son aquellos planes que se ejecutan para ajustar a los ya establecidos
con anterioridad, por lo general son correcciones en pequeñas fallas en los
planes actuales. En estos planes se determina las posibles fallas que no
permitirían alcanzar los objetivos establecidos. Son complementarios de los
planes vigentes.

Según su uso:

• Una sola vez

Estos planes hacen referencia a los que se establecen para lograr un
objetivo especifico en un momento especifico, es decir aquellos que se
laborar para realizar una actividad o tarea única, que no se repetirá o por los
menos no se repetirá en un periodo de tiempo largo.

• Varias veces
Son los planes que se desarrollan con la finalidad de ser ejecutados en
varias ocasiones, es un estilo de planificación cíclica por al ser ejecutada en

33
su totalidad no finaliza sino por el contrario comienza de nuevo, es una
planificación continua.

Según su período de realización

Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los

siguientes períodos:

• Corto plazo
También llamada planificación operativa; se lleva a efecto en cada planta
y almacén. Es una extensión de la planificación a mediano plazo, con gran
énfasis en los presupuestos flexibles, los relacionados con los niveles de
producción específicos durante el período no mayor a un año.

Incluye el uso de pronósticos trimestrales de ventas suministrados por

mercadotecnia.

• Mediano plazo
Es un subconjunto de la planificación a largo plazo.

Se centra en las mismas áreas que la planificación a largo plazo, pero

dentro de un marco de tiempo menor (de dos a cinco años). Los estados
financieros forma en este período son más detallados que aquellos para la
planificación a largo plazo. En definitiva se refinan los planeas estratégicos a
largo plazo de la organización al desarrollar planes financieros más
específicos. El resultado de este nivel de planeación sirve como entrada para
la planeación a corto plazo.

34
 Se relaciona primordialmente con la planificación financiera, de manera
que pueda colocar a la organización en la mejor postura financiera para
materializar las oportunidades descubiertas por la planificación a largo plazo.

• Largo plazo
Su parte central está formada por las consideraciones estratégicas en
cuanto a oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para
satisfacerlas. Una característica distintiva de este tipo de planificación es el
descubrir oportunidades, y después desarrollar estrategias y programas
efectivos para capitalizar dichas oportunidades.

Se concentra en la extrapolación de datos recopilados de fuentes

externas e internas para proyectar la información relacionada con la
comercialización y distribución, técnica y de instalaciones, financiera, de
recursos humanos y otros aspectos. Comienza con un entendimiento realista
de los mercados, productos, plantas, almacenes, márgenes, utilidades,
retorno sobre la inversión, flujo de efectivo, disponibilidad de capital,
capacidades de ingeniería y habilidades y capacidades del personal

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN

En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones

reconocen la importancia de la planificación para su crecimiento y bienestar a
largo plazo. Se ha demostrado que si los gerentes definen eficientemente la
misión de su organización estarán en mejores condiciones de dar dirección y
orientación a sus actividades. Las organizaciones funcionan mejor gracias a
ello y se tornan más sensibles ante un ambiente de constante cambio.

35
 Supone un marco temporal de tiempo más largo que otros tipos de
planificación. Ayuda a orientar las energías y recursos hacia las
características de alta prioridad.

Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe

participar activamente ya que ella desde su punto de vista más amplio, tiene
la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la organización.
Además se requiere adhesión de la alta dirección para obtener y apoyar la
aceptación en niveles más bajos.

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización

racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden
presentar en el futuro, más no los elimina. Prepara a la empresa para hacer
frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de
éxito.

Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un

afán de lograr y mejorar las cosas. Reduce al mínimo los riesgos y
aprovecha al máximo las oportunidades. Promueve la eficiencia al eliminar la
improvisación. Minimiza el trabajo no productivo y se obtiene una
identificación constructiva de los problemas y las potencialidades de la
empresa.

Por ultimo, cabe destacar que la planificación es la primera función del

proceso administrativo, por tanto, realizar una buena planificación conlleva a
tener una buena organización, dirección y control de la empresa lo cual se
traduce en una administración cien por ciento efectiva.

36
 PASOS DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN.

 Estar conscientes de las oportunidades: El conocimiento de las

oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de la organización,
es el punto de partida real para la planificación. Es importante observar
previamente todas las posibles oportunidades futuras y verlas con claridad y
por completo. Todos los gerentes deben conocer cuál es su situación en
cuanto a sus puntos fuertes y débiles, comprender que problemas desean
resolver y porqué, así como saber que esperan ganar. La planificación
requiere del diagnóstico realista de la situación de oportunidad.
 Establecer objetivos: El segundo paso es establecer objetivos para toda la
empresa y después para cada unidad de trabajo subordinada. Ésta se debe
hacer tanto para el largo plazo como para el corto plazo. Los objetivos
especifican los resultados esperados y señalan lo que se tiene que hacer en
definitiva, a qué habrá de darse prioridad y qué tendrá que lograrse mediante
la red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y
programas. Los objetivos forman una jerarquía.
 Desarrollo de premisas: Un tercer paso lógico en la planificación es
establecer, difundir y obtener consenso para utilizar premisas de planificación
críticas, tales como pronósticos, políticas básicas aplicables y planes
existentes de la compañía, son suposiciones sobre el medio ambiente en el
cual se llevará a cabo el plan. El principio básico de las premisas de
planificación es: cuanto más comprendan las personas encargadas de la
misma y estén más de acuerdo en utilizar premisas de planificación
consistentes, será más coordinada la planificación de la empresa. La
elaboración de pronósticos es importante en la fijación de premisas. Las
premisas están limitadas a suposiciones que son críticas o estratégicas, para
un plan, es decir, aquellas que influyen más sobre su operación..

37
 Determinación de cursos alternativos : El cuarto paso en la planificación,
es buscar y examinar cursos alternativos de acción, en especial aquellos que
no se manifiestan claramente. Pocas veces existe un plan para el que no se
tienen alternativas razonables y con frecuencia una alternativa no obvia
resulta ser la mejor.
 Evaluación de cursos alternativos: Después de buscar cursos alternativos
y examinar sus puntos fuertes y débiles, el siguiente paso es evaluarlos,
preponderando los que se ajusten a las premisas y las metas. Quizás un
curso parezca ser el más rentable, pero requerirá de un gran desembolso de
efectivo y tendrá un periodo de recuperación lento; tal vez parezca menos
rentable, pero puede tener menos riesgo; otro quizás esté más acorde con
los objetivos a largo plazo en la compañía.
 Seleccionar un curso: Es el punto en el que se adopta el plan, el punto real
de toma de decisiones. Ocasionalmente, el análisis y la evaluación de cursos
alternativos da por resultado que dos o más son aconsejables y el gerente
puede decidir seguir varios cursos en lugar del mejor.
 Formulación de planes derivados: Cuando se toma la decisión, pocas
veces la planificación está completa; por lo tanto se señala un séptimo paso.
Se requieren planes derivados para respaldar el plan básico.
 Expresión numérica de los planes mediante la presupuestación: Después
de tomar las decisiones y establecer los planes, el paso final para darles
significado, es llevarlos, convirtiéndolos en presupuestos.

La planificación proporciona estándares (indicadores) de control contra

los cuales puede medirse el desempeño. Si existe una desviación
significativa entre el desempeño real y el planeado, puede tomarse una
acción correctiva.

38
 Debe hacerse notar que la planificación no es un esfuerzo ocasional si se
quiere que sea efectiva y logre los resultados deseados. Más bien es un
círculo continuo que nunca debe terminar en una organización; debe ser
vigilada periódicamente, revisada y modificada de acuerdo con los
resultados.

LA ORGANIZACIÓN

Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para lograr metas y

objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento
humano y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados
que cumplen funciones especializadas. También se definen como un
convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico.
Las Organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la
Administración de Empresas, y a su vez de algunas áreas de estudio de
otras disciplinas como la Sociología, la Economía y la Psicología.
Una Organización es un grupo social compuesto por personas, tareas y
administración, que forman una estructura sistemática de relaciones de
interacción, tendientes a producir bienes o servicios para satisfacer las
necesidades de una comunidad dentro de un entorno y así poder satisfacer
su propósito distintivo que es su misión.

Organización: Es un sistema de actividades coordinadas formado por dos

o más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de
la organización. Una organización solo existe cuando hay personas capaces
de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener
un objetivo común. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de

39
comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así generar el
medio que permite la acción de una empresa. La organización es el acto de
disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y
financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido
dispuestas para estos propósitos.

En la organización es preciso primero establecer sus leyes o al menos

principios teóricos para así continuar elaborando una teoría sobre ellos.
Típicamente, la organización está en todas partes.

CLASIFICACIÓN

Finalidad:
 Con fin de lucro.
 Sin fin de lucro.
Estructura:
 Formales.
 Informales.
Tamaño:
 Grande.
 Mediana.
 Pequeña.
 Micro emprendimiento.
Localización:
 Multinacional – internacional.
 Nacional.
 Local o regional.
Producción:

40
  Bienes.
 Servicios.
Propiedad:
 Publica.
 Privada.
 Mixta.
Grado de integración:
 Totalmente integrada.
 Parcialmente integrada.
Actitud frente a los cambios:
 Rígido.
 Flexible.

PROPÓSITO

El propósito de la organización es ayudar a lograr que los objetivos

tengan significado y contribuyan a la eficiencia organizacional.

La creación de una estructura, la cual determine las jerarquías

necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y
sus funciones dentro del grupo social.

Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de

cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus
fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas
y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más
productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.

41
 Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha
dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en
la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar
para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas
capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente
si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones
se relacionan unas con otras.

Este es un principio general, válido tanto en la administración de

empresas como en cualquier institución.

Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que

sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y
quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se
eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de
responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de
decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

TIPOS

Organización formal:
Es un sistema de tareas bien determinadas, cada una de estas tiene en
si una determinada cantidad especifica de autoridad, responsabilidad y deber
de rendir cuentas.

Esta organización facilita la determinación de objetivos y políticas, es una

forma de organización fija y predecible, lo que permite a la empresa anticipar
sus futuros logros.

42
 Organización Lineal
Se originó con los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de
la era medieval.

Es una organización muy simple y de conformación piramidal, donde

cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área, cada vez que las
líneas de comunicación son rígidamente establecida.

Tiene una organización básica o primaria y forma un fundamento de la

organización. Sus características las pasaremos a enunciar a continuación.

Autoridad lineal y única:

Es la autoridad del superior sobre los subordinados. Cada subordinado
se reporta solamente a su superior, tiene un solo jefe y no recibe ordenes de
ningún otro.

PRINCIPIOS

Principio escolar:
Cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el puesto
administrativo más alto de una empresa cada puesto subordinado, más clara
será la responsabilidad para tomar decisiones y más eficaz la comunicación
organizacional.

Principio de delegación por resultados esperados:

La autoridad delega a todos los gerentes individuales debe ser adecuada
para asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados.

43
 Principio del carácter absoluto de la responsabilidad:
La responsabilidad por la acciones no puede ser mayor que la implícita
en la autoridad delegada, ni debe ser menor.

Principio de unidad de mundo:

Mientras más completas sean las relaciones de dependencia de un solo
superior, menor será el problema de instrucciones opuestas y mayor la
sensación de responsabilidad personal por los resultados.

Principio de nivel de autoridad:

El mantenimiento de la delegación requiere que las decisiones propias de
la autoridad de los administradores individuales deben tomarlas ellos en
lugar de hacerlas ascender por la estructura de la organización.

La estructura organizacional: actividades departamentalizadas: La

organización incluye el diseño de una estructura departamental. Aunque hay
varios principios en esta área uno de ellos es de gran importancia.
Principio de la definición fundamental:

Mientras más clara sea la definición de un puesto o un departamento

sobre los resultados esperados, las actividades a realizar y la autoridad de
organización delega y la comprensión de las relaciones de autoridad e
informales con otros puestos, la persona responsable podrá contribuir en
forma más adecuada al logro de los objetivos de la empresa.

El proceso de organización: Los diversos principios de delegación de la

autoridad y de la departamentalización son verdades fundamentales del

44
proceso organizacional. Se relacionan con fases de los dos aspectos
primarios de organizar: la autoridad y los agrupamientos de actividades..
Existen otros principios que se refieren al proceso de organizar, a través de
cuya aplicación los gerentes obtienen un sentido de proporción o una medida
del proceso total de la organización.

Principio del equilibrio:

En toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicación de los

principios o técnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de
la estructura para cumplir los objetivos de la empresa.

El principio del equilibrio es común a todas las áreas de las ciencias y a

todas las funciones del administrador. Las ineficacias de extensos tramos de
administración se deben equilibrar con las ineficacias de largas líneas de
comunicación. Las pérdidas ocasionadas por el mando múltiple se deben
equilibrar con las ganancias provenientes de la pericia y la uniformidad para
delegar la autoridad funcional en los departamentos de "staff" y de servicios.
Los ahorros de la especialización funcional en la departamentalización se
deben equilibrar con las ventajas de establecer departamentos responsables
de utilidades, semi independientes por el conducto o por territorio. De nuevo
resulta evidente que la aplicación de la teoría de la administración depende
de la situación específica.

Principio de flexibilidad:

Mientras más increíbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la

estructura de una organización, mejor podrá ésta cumplir con su propósito.
En cada estructura se deben incorporar procedimientos y técnicas para

45
anticipar y reaccionar ante el cambio. Toda empresa avanza hacia su meta
en un ambiente cambiante, tanto externo como interno. La empresa que
sufre de inflexibilidad, tanto si se trata de resistencia al cambio,
procedimientos demasiado complicados o líneas departamentales
demasiado rígidas, se arriesga a ser incapaces de hacer frente a los retos de
los cambios económicos, técnicos, biológicos, políticos y sociales.

Principio de facilitación del liderazgo:

Puesto que la gerencia depende en alto grado de la calidad del liderazgo

de quienes se encuentran en puestos gerenciales, es importante que la
estructura organizacional contribuya a crear una situación en la que el
administrador pueda dirigir con mayor eficacia. En este sentido, la
organización es una técnica para fomentar el liderazgo. Si la asignación de
autoridad y los arreglos estructurales crean una situación en la que exista la
tendencia a que los jefes de departamentos sean considerados como líderes
y en el cual se les ayude en sus tareas de liderazgo la estructuración
organizacional habrá cumplido una tarea esencial.

IMPORTANCIA

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la

organización son:

1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado

que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes
(expansión, contracción, nuevos productos, etc), lo que obviamente redunda
en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

46
 2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr
los objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las
actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

4. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos

e incrementando la productividad.

5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y

responsabilidades.

ORGANIGRAMA

Franklin Benjamin. Un organigrama es la representación gráfica de la

estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades
administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí
los órganos que la componen.
Gómez Ceja, Guillermo. Es la gráfica que muestra la estructura orgánica
interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus
niveles de jerarquía, y las principales funciones que desarrollan.

Kast, Freemont y James E. Rosenzweig. Una manera característica de

describir la estructura es por medio del organigrama impreso, en el que se
especifican las redes de autoridad y comunicación formales de la
organización. A menudo, el organigrama es un modelo simplificado de la
estructura. No es una representación exacta de la realidad y por lo tanto

47
tiene limitaciones. Muestra sólo algunas relaciones aun en el nivel de la
organización formal, y ninguna en la organización informal.

Koontz, Harold. Toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se

puede representar en forma gráfica puesto que un diagrama simplemente
señala las relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas
principales de autoridad.

Munch Galindo y García Martínez. Los organigramas son

representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que
muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las
obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.

Reyes Ponce, Agustín. Los sistemas de organización se representan en

forma intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos
también como Cartas o Gráficas de Organización.

TIPOS

Los organigramas se diferencian entre si por las características de la

organización que presentan. Por ello pueden mencionarse varios tipos
tomando en cuenta una serie de criterios y factores con fines únicamente
didácticos.

De acuerdo a su presentación:

Organigramas Verticales: Son organigramas que representan la

estructura jerárquica, desde arriba hacia abajo. Son los organigramas más
utilizados.

48
 Organigramas Horizontales: Son organigramas que representan la
estructura organizativa de izquierda a derecha.
Organigramas Circulares: Son organigramas que representan los niveles
jerárquicos mediante círculos concéntricos desde dentro o fuera y orden de
importancia.

Organigrama Escalar: Son organigramas que consisten en señalar con

diferentes sangrías en el margen izquierdo los diferentes niveles jerárquicos.

De acuerdo a su criterio de preparación:

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas,

además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es
de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en
forma general.
De cargos: Son representaciones gráficas de todas las unidades
administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o
dependencia.

LA EJECUCIÓN

Proceso dinámico de convertir en realidad la acción que ha sido

planeada, preparada y organizada. Al respecto Ferry dice que “en la práctica,
muchos gerentes creen que la ejecución es la verdadera esencia de la
administración. La ejecución trata exclusivamente con personas.”

49
 La motivación de la voluntad del ser humano está relacionada con sus
impulsos, mediante sus aspiraciones en la vida.

ACTIVIDADES DE LA EJECUCIÓN.

1.- Hacer notar de antemano los beneficios individuales y colectivos que

producirá la actividad. Toda persona espera algo por su participación,
debemos reconocer que el ser humano o las personas en su mayoría es
gente adquisitiva. Aunque en la iglesia; nadie espera ganancias materiales,
recordemos que la gente siempre esperara el reconocimiento por el esfuerzo
realizado.

2.- Familiarizar a cada participante con su papel en la organización.

3.- Dar a cada uno la importancia que se merece, esto aplicado seria
confiándole y delegándole responsabilidad y autoridad. Cuando se estimula
el ego de la persona, está hace lo que puede por comportarse de una
manera agradable y beneficiosa hacía aquel que lo gobierna.
4.- Pedir opiniones y considerarlas con la mayor comprensión. Esto se
llama “la técnica de escuchar” y por otra parte, “la administración
participativa”.

Cuando se pide la opinión de alguien, se está tomando en cuenta las

habilidades y el valor de esa persona. Recordemos lo siguiente: “quien no
aprende a escuchar, no aprende a hablar”.

5.- Dar un ejemplo digno. El líder motiva con su propio ejemplo,

recordemos que hay líderes indeseables por su característica de exigir a
otros lo que ellos no hacen. El líder siempre estará a la vista de todos y será
criticado más de lo que se imagina, por lo tanto debe estar listo para ello.

50
 ESCALA DE MASSLOW

Teoría psicológica propuesta por Abraham Maslow en su obra: Una

teoría sobre la motivación humana (en inglés, A Theory of Human Motivation)
de 1943, que posteriormente amplió. Maslow formula en su teoría una
jerarquía de necesidades humanas y defiende que conforme se satisfacen
las necesidades más básicas (parte inferior de la pirámide), los seres
humanos desarrollan necesidades y deseos más elevados (parte superior de
la pirámide).

Pirámide de Masslow. Jerarquía de las necesidades

Necesidades básicas: Son necesidades fisiológicas básicas para

mantener la homeostasis (referente a la salud); dentro de estas, las más
evidentes son:

Necesidad de respirar, beber agua, y alimentarse.

51
 Necesidad de mantener el equilibrio del pH y la temperatura corporal.
Necesidad de dormir, descansar y eliminar los desechos.
Necesidad de evitar el dolor.
Necesidades de seguridad y protección: Estas surgen cuando las
necesidades fisiológicas se mantienen compensadas. Son las necesidades
de sentirse seguro y protegido; incluso desarrollar ciertos límites en cuanto al
orden. Dentro de ellas se encuentran:

Seguridad física y de salud.

Seguridad de empleo, de ingresos y recursos.
Seguridad moral, familiar y de propiedad privada.

Necesidades de afiliación y afecto: Están relacionadas con el desarrollo

afectivo del individuo, son las necesidades de asociación, participación y
aceptación. Se satisfacen mediante las funciones de servicios y prestaciones
que incluyen actividades deportivas, culturales y recreativas. El ser humano
por naturaleza siente la necesidad de relacionarse, ser parte de una
comunidad, de agruparse en familias, con amistades o en organizaciones
sociales. Entre estas se encuentran: la amistad, el compañerismo, el afecto y
el amor. Estas se forman a partir del esquema social.

Necesidades de estima: Maslow describió dos tipos de necesidades de

estima, una alta y otra baja.

La estima alta concierne a la necesidad del respeto a uno mismo, e

incluye sentimientos tales como confianza, competencia, maestría, logros,
independencia y libertad.

52
 La estima baja concierne al respeto de las demás personas: la necesidad
de atención, aprecio, reconocimiento, reputación, estatus, dignidad, fama,
gloria, e incluso dominio.

La merma de estas necesidades se refleja en una baja autoestima y el

complejo de inferioridad.

Autorrealización o autoactualización: Este último nivel es algo diferente y

Maslow utilizó varios términos para denominarlo: «motivación de
crecimiento», «necesidad de ser» y «autorrealización».
Son las necesidades más elevadas, se hallan en la cima de la jerarquía,
y a través de su satisfacción, se encuentra un sentido a la vida mediante el
desarrollo potencial de una actividad. Se llega a ésta cuando todos los
niveles anteriores han sido alcanzados y completados, al menos, hasta cierto
punto.

ESTANDARES

Los estándares representan el desempeño deseado; los criterios

representan las normas que guían las decisiones. Proporcionan medios para
establecer lo que debe hacerse y qué desempeño o resultado debe
aceptarse como normal o deseable. Constituyen los objetivos que el control
deberá garantizar o mantener. La función más importante del control es
determinar cuáles deberían ser los resultados o, por lo menos, qué esperar
de determinada acción. Los estándares o normas proporcionan un método
para establecer qué debe hacerse. Los estándares pueden expresarse en
tiempo, dinero, calidad, unidades físicas, costos o índices. La administración

53
científica se preocupó por desarrollar técnicas que proporcionan buenos
estándares, como el tiempo estándar en el estudio de tiempos y
movimientos.

Entre los ejemplos de estándares o criterios podemos mencionar el costo

estándar, los estándares de calidad y los estándares de volumen de
producción.

El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a

determinados estándares establecidos de antemano; funciona de acuerdo
con la información que recibe. Esta información permite emprender acciones
correctivas oportunas, que son la base del control. En consecuencia el
control debe definirse de acuerdo con los resultados que se pretende obtener
con base en los objetivos, planes, políticas, organigramas, procedimientos. El
control implica una comparación con estándares establecidos previamente
para poner en marcha la acción correctiva cuando se presenta un desvío
inaceptable. Esta acción puede incluir el ejercicio de la autoridad y de la
dirección, aunque no necesariamente en todos los casos. También pueden
revisarse y modificarse los estándares fijados (si no fueron establecidos de
manera apropiada) para adaptarlos a la realidad de los hechos a las
posibilidades de la empresa.

TIPOS

Existen cuatro tipos de estándares estos son:

Estándar de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de

existencias, cantidad de materia prima, número de horas, etc.

54
 Estándar de calidad: Como control de calidad de materia prima, control
de calidad de producción, especificaciones del producto, etc.

Estándar de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado

producto tiempo medido de existencias de un determinado producto, etc.

Estándar de costos: Como costos de producción, costos de

administración, costo estándar, costos de ventas, etc.

EL CONTROL

Etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente

con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de
la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los
hechos van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el

contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan
estratégico.

A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del
concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos
del tema:

Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad

con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios

55
establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de
rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en

relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y
tomando las medidas correctivas necesarias.

George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a

cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de
manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los
hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los

subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa
como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.

Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de

las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos
objetivos.

Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en

relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la
obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del

proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción
correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso
esencialmente regulador.

56
 EL PROCESO DEL CONTROL

A través del control, se verifica el desarrollo de algunos principios puestos

en práctica por el gobierno de la empresa, tales como la disciplina y la unidad
de mando y dirección. A su vez permite conocer en sus justos términos la
eficiencia de algunos procedimientos utilizados.

El control incluye la vigilancia permanente para asegurarse de si todo

cuanto se realiza esta conforme a lo previsto y ordenado. La aplicación del
control tiene efectos lógicos, que no deben desestimarse. Es el hecho
importante que debe producirse una acción correctiva, que permita encauzar
o enmendar la actividad desviada.

Entre otras cosas el proceso de control, es susceptible de aplicación a las

funciones técnicas, financieras, administrativas, contables, comerciales y de
seguridad que desarrolla el llamado de un gobierno de una empresa.

El proceso de control consta de un conjunto de pasos perfectamente

definidos y para que exista el mismo y tenga sentido y eficacia es necesario
cumplir con ese requisito:

Tales pasos son:

Precisar la norma o base de control.

Apreciar y considerar lo que ha realizado.
Comparar los resultados con las normas o bases del control.

57
 Califica esos resultados.
Aprobar o improbar los resultados obtenidos.
Introducir los correctivos a que hubiere lugar.
Todos esos pasos tiene un carácter necesario; de lo contrario, el proceso
de control se desnaturalizaría y perdería su verdadero contenido y
efectividad.

FACTORES QUE INFLUYEN EN EL CONTROL

El entorno: este puede ser estable o dinámico, variante cíclicamente o

completamente atípico. Una buena adaptación del entorno facilitada en
desarrollo en la empresa.

Los objetivos de la empresa: ya sean de rentabilidad, de crecimiento,

sociales y ambientales.

La estructura de la organización: según sea, funcional o divisional,

implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de
control también distintos.

El tamaño de la empresa: esta condición está relacionada con la

centralización, mientras más grande la empresa es necesario
descentralizarla, porque afecta la toma de decisiones debido a la gran
cantidad de información que se maneja.

La cultura de la empresa: las relaciones humanas son muy importantes, y

se debe incentivar y motivar al personal que labora en la empresa.

58
 LA DIRECCIÓN

 Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen
tareas esenciales. La relación y el tiempo son fundamentales para las
actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las
relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con
ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les
unan para lograr el futuro surge de los pasos de la planificación y la
organización. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado ayudan a sus
empleados a hacer sus mejores esfuerzos.
 Es el planteamiento, organización, dirección y control de las operaciones
de la empresa, a fin de lograr los objetivos que esta persigue y así mismo, los
pueda alcanzar.
 Es la aplicación de los conocimientos en la toma de decisiones, incluye la
tarea de fincar los objetivos, alcanzarlos, determinación de la mejor manera
de llevar a cabo el liderazgo y ocuparse de la manera de planeamiento e
integración de todos los sistemas, en un todo unificado.
 La dirección debe de saber como es el comportamiento de la gente como
individuos y cuando están en grupos y entender la forma en como operan los
diferentes tipos de estructura.
 Es una fuerza que mediante la toma de decisiones basada en los
conocimientos y entendimientos, relaciona entre sí, e integra a través de los
procesos de unión apropiados a todos los elementos del sistema organizado
de una forma calculada para alcanzar los objetivos de una organización.
 La dirección es aquel elemento de la administración en el que se lograr la
realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del

59
administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o
delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultánea que se cumplan
en la forma adecuada todas las órdenes emitidas.

Este es el punto central y más importante de la administración, pero quizá

en el que existe mayor número de discrepancias, aunque éstas sean
accidentales. Así, por ejemplo, unos llaman a este elemento actuación, otra
ejecución.

Terry define la actuación como "hacer que todos los miembros del grupo
se propongan lograr el objetivo, de acuerdo con los planes y la organización,
hechos por el jefe administrativo"

Por su parte, Koontz y O’Donnell adoptan el término dirección, definiendo

ésta como "la función ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados"

Fayol define la dirección indirectamente al señalar: "Una vez constituido

el grupo social, se trata de hacerlo funcionar: tal es la misión de la dirección,
la que consiste para cada jefe en obtener los máximos resultados posibles de
los elementos que componen su unidad, en interés de la empresa".

ELEMENTOS

 El Jefe: Es aquel que tiene la función de dirigir.

 Los Dirigidos: Son a los que dirige el jefe.
 La Situación: Es el momento donde se lleva a cabo la dirección.
 Importancia: Estimula y dirige a las personas al logro de los objetivos,
propuestas o trabajos

60
 IMPORTANCIA.

La dirección es la parte esencial y central de la administración, a la cual

se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos.

En efecto, si se prevé, planea, organiza, integra y controla, es sólo para

bien realizar. De nada sirven técnica complicadas en cualquiera de los otros
cinco elementos si no se logra una buena ejecución, la cual depende de
manera inmediata, y coincide temporalmente, con una buena dirección, en
tanto serán todas las demás técnicas útiles e interesantes en cuanto
permitan dirigir y realizar mejor.

Y es que todas las etapas de la mecánica administrativa se ordenan a

preparar las de las dinámicas, y de éstas la central es la dirección; por ello
puede afirmarse que es la esencia y el corazón de lo administrativo.

PRINCIPIOS

Principios De Fayol

A) Principio de la autoridad responsabilidad: Los gerentes tienen que dar

órdenes para que se hagan las cosas.

Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no

siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan también autoridad
personal (Liderazgo).

61
 B) Principio de la disciplina: Los miembros de una organización tienen
que respetar las reglas y convenios que gobiernan la empresa.
Esto será el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de
acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el rendimiento
superior) y sanciones para las infracciones, aplicadas con justicia.

C) Principio de la unidad de mando: Cada empleado debe recibir

instrucciones sobre una operación particular solamente de una persona.

D) Principio de unidad de dirección: Las operaciones que tienen un

mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan.

E) Principio de la centralizacion-descentralizacion: Fayol creía que los

gerentes deben conservar la responsabilidad final pero también necesitan
dar a su subalterna autoridad suficiente para que puedan realizar
adecuadamente su oficio.

El problema consiste en encontrar el mejor grado de centralización en

cada caso.

F) Principio de la equidad: Los administradores deben ser amistosos y

equitativos con sus subalternos

G) Principio de la iniciativa: Debe darse a los subalternos libertades para

concebir y llevar a cabo sus planes, aún cuando a veces se comentan
errores.

62
 Principios Propuestos Por Koontz Y O`Donell.

A) Principio de dirigir el objetivo: Cuando mas sean capaces los

administradores de armonizar las metas personales de los individuos con las
metas de la empresa, tanto mas eficaz y eficientemente será esta.

B) Principio de armonía del objetivo: La dirección será eficiente en tanto

se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

Los objetivos de la empresa solo podrán alcanzarse si los subordinados

se interesan en ellos, lo que se facilitara si sus objetivos individuales e
intereses personales son satisfechos al conseguir las metas de la
organización y si estas no se contraponen a su autorealización asi mismo,
establece que los objetivos de todos los departamentos y secciones deberán
relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.

C) Principio de unidad de mando: La finalidad de este principio es evitar

posibles conflictos resultantes de la delegación simultanea de las funciones
de varios superiores en un solo subordinado, sin que ninguno de ellos
efectúe un control amplio sobre las actividades.

Este principio hace énfasis en cada subordinado, debe rendir cuentas a

un solo superior.

Principios Propuestos Por Urwick

63
 Urwick fue un autor que provocó divulgar los puntos de vista de los
autores clásicos de su época. Cuatro principios de administración fueron
propuestos por Urwick:
Principio de la especialización: una persona debe realizar una sola
función en cuanto fuere posible, lo que determina, una división especializada
del trabajo.

Principio de autoridad: debe haber una línea de autoridad claramente

definida, conocida y reconocida por todos, desde la cima de la organización
hasta cada individuo de base.

Principio de la amplitud administrativa: este principio (span of control)

destaca que cada superior no debe tener más que un cierto número de
subordinados. El superior no tiene solo personas para supervisarlas, sino
también, las relaciones entre las personas que supervisan.
Principio de la definición: los deberes, autoridad y responsabilidad de
cada cargo y sus relaciones con los otros cargos deben ser definidos por
escrito y comunicados a todos.

LIDERAZGO

Chiavenato, Idalberto (1993), Destaca lo siguiente:

"Liderazgo es la influencia interpersonal ejercida en una situación,

dirigida a través del proceso de comunicación humana a la consecución de
uno o diversos objetivos específicos".

64
 Cabe señalar que aunque el liderazgo guarda una gran relación con las
actividades administrativas y el primero es muy importante para la segunda,
el concepto de liderazgo no es igual al de administración. Warren Bennis, al
escribir sobre el liderazgo, a efecto de exagerar la diferencia, ha dicho que la
mayor parte de las organizaciones están sobreadministradas y
sublidereadas. Una persona quizás sea un gerente eficaz ( buen planificador
y administrador ) justo y organizado-, pero carente de las habilidades del
líder para motivar. Otras personas tal vez sean líder eficaces – con habilidad
para desatar el entusiasmo y la devolución --, pero carente de las habilidades
administrativas para canalizar la energía que desatan en otros. Ante los
desafíos del compromiso dinámico del mundo actual de las organizaciones,
muchas de ellas están apreciando más a los gerentes que también tiene
habilidades de líderes.

CARACTERISTICAS

La propia definición de liderazgo enumera ya varias características:

1) Capacidad de comunicarse. La comunicación es en dos sentidos. Debe

expresar claramente sus ideas y sus instrucciones, y lograr que su gente las
escuche y las entienda. También debe saber "escuchar" y considerar lo que
el grupo al que dirige le expresa.

2) Inteligencia emocional. Salovey y Mayer (1990) definieron inicialmente la

Inteligencia Emocional como -la habilidad para manejar los sentimientos y
emociones propios y de los demás, de discriminar entre ellos y utilizar esta
información para guiar el pensamiento y la acción.- Los sentimientos
mueven a la gente, sin inteligencia emocional no se puede ser líder.

65
3) Capacidad de establecer metas y objetivos. Para dirigir un grupo, hay que
saber a donde llevarlo. Sin una meta clara, ningún esfuerzo será suficiente.
Las metas deben ser congruentes con las capacidades del grupo. De nada
sirve establecer objetivos que no se pueden cumplir.

4) Capacidad de planeación. Una vez establecida la meta, es necesario

hacer un plan para llegar a ella. En ese plan se deben definir las acciones
que se deben cumplir, el momento en que se deben realizar, las personas
encargadas de ellas, los recursos necesarios, etc.

5) Un líder conoce sus fortalezas y las aprovecha al máximo. Por supuesto

también sabe cuales son sus debilidades y busca subsanarlas.

6) Un líder crece y hace crecer a su gente. Para crecer, no se aferra a su

puesto y actividades actuales. Siempre ve hacia arriba. Para crecer, enseña
a su gente, delega funciones y crea oportunidades para todos.

7) Tiene carisma. Carisma es el don de atraer y caer bien, llamar la atención

y ser agradable a los ojos de las personas. Para adquirir carisma, basta con
interesarse por la gente y demostrar verdadero interés en ella; en realidad,
en el carisma está la excelencia. Se alimenta con excelencia, porque es lo
más alejado que hay del egoísmo. Cuando un líder pone toda su atención
en practicar los hábitos de la excelencia, el carisma llega y como una
avalancha cae un torrente sobre el líder.

8) Es Innovador. Siempre buscará nuevas y mejores maneras de hacer las

cosas. Esta característica es importante ante un mundo que avanza
rápidamente, con tecnología cambiante, y ampliamente competido.

66
9) Un líder es responsable. Sabe que su liderazgo le da poder, y utiliza ese
poder en beneficio de todos.
10)Un líder esta informado. Se ha hecho evidente que en ninguna compañía
puede sobrevivir sin líderes que entiendan o sepan como se maneja la
información. Un líder debe saber como se procesa la información,
interpretarla inteligentemente y utilizarla en la forma más moderna y
creativa.

IMPORTANCIA DEL LIDERAZGO

Es importante por ser la capacidad de un jefe para guiar y dirigir.

Una organización puede tener una planeación adecuada, control y
procedimiento de organización y no sobrevivir a la falta de un líder apropiado.
Es vital para la supervivencia de cualquier negocio u organización.

Por lo contrario, muchas organizaciones con una planeación deficiente y

malas técnicas de organización y control han sobrevivido debido a la
presencia de un liderazgo dinámico.

TIPOS

El líder autócrata: Un líder autócrata asume toda la responsabilidad de la

toma de decisiones, inicia las acciones, dirige, motiva y controla al
subalterno. La decisión y la gula se centralizan en el líder. Puede considerar
que solamente él es competente y capaz de tomar decisiones importantes,
puede sentir que sus subalternos son incapaces de guiarse a sí mismos o
puede tener otras razones para asumir una sólida posición de fuerza y
control. La respuesta pedida a los subalternos es La obediencia y adhesión a
sus decisiones. El autócrata observa los niveles de desempeño de sus

67
subalternos con la esperanza de evitar desviaciones que puedan presentarse
con respecto a sus directrices.
El líder participativo: Cuando un líder adopta el estilo participativo, utiliza
la consulta, para practicar el liderazgo. No delega su derecho a tomar
decisiones finales y señala directrices específicas a sus subalternos pero
consulta sus ideas y opiniones sobre muchas decisiones que les incumben.

Si desea ser un líder participativo eficaz, escucha y analiza seriamente

las ideas de sus subalternos y acepta sus contribuciones siempre que sea
posible y práctico. El líder participativo cultiva la toma de decisiones de sus
subalternos para que sus ideas sean cada vez más útiles y maduras.

Impulsa también a sus subalternos a incrementar su capacidad de auto

control y los insta a asumir más responsabilidad para guiar sus propios
esfuerzos. Es un líder que apoya a sus subalternos y no asume una postura
de dictador. Sin embargo, la autoridad final en asuntos de importancia sigue
en sus manos.

Líder liberal: Mediante este estilo de liderazgo, el líder delega en sus

subalternos la autoridad para tomar decisiones Puede decir a sus seguidores
"aquí hay un trabajo que hacer. No me importa cómo lo hagan con tal de que
se haga bien". Este líder espera que los subalternos asuman la
responsabilidad por su propia motivación, guía y control.

Excepto por la estipulación de un número mínimo de reglas, este estilo

de liderazgo, proporciona muy poco contacto y apoyo para los seguidores.
Evidentemente, el subalterno tiene que ser altamente calificado y capaz para
que este enfoque tenga un resultado final satisfactorio.

68
 LA COMUNICACIÓN

La comunicación es el proceso mediante el cual se transmite información

de una entidad a otra. Los procesos de comunicación son interacciones
mediadas por signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo
repertorio de signos y tienen unas reglas semióticas comunes.
Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como "el intercambio de
sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla,
escritura u otro tipo de señales". Todas las formas de comunicación
requieren un emisor, un mensaje y un receptor. En el proceso comunicativo,
la información es incluida por el emisor en un paquete y canalizada hacia el
receptor a través del medio. Una vez recibido, el receptor decodifica el
mensaje y proporciona una respuesta.

El funcionamiento de las sociedades humanas es posible gracias a la

comunicación. Esta consiste en el intercambio de mensajes entre los
individuos.

Desde un punto de vista técnico se entiende por comunicación el hecho

que un determinado mensaje originado en el punto A llegue a otro punto
determinado B, distante del anterior en el espacio o en el tiempo. La
comunicación implica la transmisión de una determinada información.

BARRERAS

Existen tres tipos de categorías, que se presentan como barreras en una

comunicación efectiva:

69
 Ambientales: Estas son las que nos rodean, son impersonales, y tienen
un efecto negativo en la comunicación, puede ser incomodidad física (calor
en la sala, una silla incomoda, etc.) distracciones visuales, interrupciones, y
ruidos (timbre, teléfono, alguien con tos, ruidos de construcción.)

Verbales: Estas son la forma de hablar, que se interponen en la

comunicación, a modo de ejemplo: personas que hablan muy rápido, o no
explican bien las cosas. Las personas que hablan otro idioma es obvia la
barrera, pero incluso a veces nuestro propio idioma es incomprensible, por
nosotros mismos, ya sea por diferencia de edad, clases sociales, nivel de
educación he incluso entre dos profesionales, de distinto interés, como
ejemplo: un medico, no podría hablar de temas medicinales con un ingeniero,
sino solo con un colega o persona relacionada, con la salud. El no escuchar
bien, es otro tipo de barrerá verbal, cuando no existe atención.

Interpersonales: Es el asunto entre dos personas, que tienen efecto

negativo en la comunicación mutua. Estas barreras interpersonales más
comunes, son las suposiciones incorrectas, y las percepciones distintas.

Una Suposición, es algo que se da por hecho. Correcta o no correcta la

suposición será una barrera en la comunicación.

La Percepción, es lo que uno ve y oye, es nuestro punto de vista, ósea

dos personas pueden percibir un tema con distinto significado, cuando
tomamos un punto de vista como un hecho nos cerramos a otras
perspectivas.

70
 Los prejuicios con relación a la edad, sexo, raza, o religión son también
barreras interpersonales. Estos perjuicios pueden ser tomados
negativamente, según como se planteen.

EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN

Se requieren ocho pasos para realizar el Proceso de Comunicación

efectivamente, sin importar si éste se realiza utilizando el habla, señales
manuales, imágenes ilustradas o cualquier otro medio de comunicación o
tipo de lenguaje. Estos pasos son:

1. Desarrollo de una idea.- Este primer paso es el que le da sentido a la

comunicación, puesto que primero se debe reflexionar y desarrollar la idea
que se desea transmitir con determinada intención, si esto no existiera la
comunicación no tendría caso.

2. Codificación.- El segundo paso consiste en codificar o cifrar el

mensaje, es decir, ponerlo en un código común para emisor y receptor:
palabras (de un idioma común), gráficas u otros símbolos conocidos por
ambos interlocutores. En este momento se elige también el tipo de lenguaje
que se utilizará: oral, escrito, gráfico, mímico, etc. y el formato específico:
oficio, circular, memorándum, póster, folleto, llamada telefónica, dibujo,
video, etc.
3. Transmisión.- Una vez desarrollado y elaborado el mensaje, se
transmite en el lenguaje, formato y código seleccionado, enviándolo a través
de un Canal o vehículo de transmisión, eligiendo el canal más adecuado, que
no tenga barreras y previniendo o controlando las interferencias.

71
 4. Recepción.- El paso anterior permite a otra persona recibir el mensaje
a través de un Canal de recepción; los canales naturales de recepción son
los órganos de los sentidos: vista, oído, olfato, tacto y gusto. Entre más
órganos sensoriales intervengan en la recepción, mejor se recibirá el
mensaje, pero esto no es una garantía; el receptor debe estar dispuesto a
recibir el mensaje, para que éste llegue más fácilmente. Si el receptor no
funciona bien, o pone una barrera mental, el mensaje se pierde.

5. Descifrado o Decodificación.- En este paso del proceso el receptor

descifra el mensaje, lo decodifica e interpreta, logrando crear o más bien
reconstruir una idea del mensaje. Si esa idea es equivalente a lo que
transmitió el emisor se puede lograr la comprensión del mismo.

6. Aceptación.- Una vez que el mensaje ha sido recibido, descifrado e

interpretado, entonces viene la oportunidad de aceptarlo o rechazarlo, lo cual
constituye el sexto paso. La aceptación es una decisión personal que admite
grados y depende de la forma en que fue percibido el mensaje, la
apreciación que se hace de su exactitud, la opinión previa o prejuicio que se
tenga sobre el mismo, la autoridad del emisor y las propias creencias y
valores del receptor y sus implicaciones. Si el mensaje es aceptado,
entonces se logra el efecto deseado y el verdadero establecimiento de la
comunicación.

7. Uso.- Este es el paso decisivo de acción, la reacción que se logra en

el receptor y el uso que él le da a la información contenida en el mensaje
recibido.

8. Retroalimentación.- La retroalimentación es el paso final que cierra el

circuito con la respuesta del receptor, que en este momento toma el papel de

72
emisor, estableciendo así una interacción bilateral: la Comunicación en Dos
Direcciones. Si la retroalimentación no se diera, entonces la comunicación no
se estableció plenamente y sólo se quedó a nivel unilateral como
información. Retroalimentación es el término que se utiliza precisamente
para llamar a la información recurrente o información de regreso, y es muy
necesaria porque es la que indica al emisor si el mensaje fue recibido, si fue
bien interpretado, si se aceptó y utilizó. Cuando la comunicación es
completa, ambos interlocutores estarán más satisfechos, se evitará la
frustración y se podrá acordar mejor la relación personal o laboral que se
tenga, mejorando consecuentemente los resultados de la relación.

La comunicación requiere un clima de confianza, y es muy importante no

defraudar a los demás para que una buena comunicación se pueda dar, ya
sea en el terreno personal o profesional.

73
 CONCLUSIÓN

En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y

constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con
personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas,
llamados Gerente, administradores etc.

La evolución de las organizaciones ha impulsado el surgimiento de un

nuevo tipo de profesional: el administrador. La administración profesional no
se basa en la propiedad, si no en las habilidades que se obtienen por el
conocimiento y la exploración.

Administrar es conseguir que las tareas se ejecuten de la mejor manera

posible, utilizando los recursos disponibles para alcanzar los objetivos,
dándose en todo tipo de organizaciones no es un trabajo que se realiza solo
en empresas o en agencias de gobierno, la administración es necesaria en
iglesias, las prisiones, las tascas y las expediciones de montaña.

La tarea de la administración consiste en interpretar los objetivos de la

empresa y traducirlos en acción empresarial mediante planeación,
organización dirección y control de las actividades realizadas en las diversas
áreas y niveles de la empresa para conseguir tales objetivos.

Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos,

materiales, técnicas monetarias, de tiempo y espacio en una empresa útil y
efectiva y hace que las personas con su trabajo y recursos físicos produzcan,
con el fin de lograr los objetivos del sistema.

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