LES TYPES DE REUNIONS

Il existe autant de types de réunions que de raisons d'organiser de telles rencontres.

Lors de ces rendez-vous, l'information peut circuler de manière horizontale,
transversale, descendante ou ascendante, selon toujours le but défini par l'organisateur.

Les réunions d'information 

Voici probablement le type de rencontre le plus répandu - mais aussi le plus mal mené.
Lors de ces meetings,  l'animateur donne de manière relativement structurée des
renseignements aux participants qui ont une posture "passive". L'information
circule ici de façon descendante.

Objectif
Transmettre un message - plus ou moins détaillé - à toutes les personnes concernées
- et en théorie présentes à ladite réunion. 

Quelques exemples situationnels

  nomination d'un nouveau responsable,
  arrivée d'un nouveau salarié dans une équipe,
  conférence,
  réorganisation d'un service,
  rappel de consignes de sécurité,
  rachat par une autre entité,
  formation,
  fixation d'objectifs,
  réunion de service
  etc.

Format d'animation
L'animation est directive : un présentateur, un auditoire.

Quelques approches pour l'animation

Présentation classique type Powerpoint ; pour plus d'efficacité et lorsque le temps est
limité :  Pitch ,Pechakucha , réunion de brief
Les réunions de revue 
Très formelles, ces rencontres sont plutôt protocolaires, mais essentielles à la réussite
de tout projet. Ellesregroupent toutes les personnes concernées par un projet
particulier : commanditaire, chef de projet, équipe, partenaires, sponsor, etc.

Motif de la rencontre
Réunir tous les acteurs d'un projet afin de valider les différents livrables pour
faire le point de manière très formelle sur un projet avec tous les acteurs
concernés . En effet, au cours de ces rencontres, les participants suivent les
différentes étapes du projet, valident l'avancement de ces dernières, rectifient la
trajectoire en apportant les modifications nécessaires le cas échéant, etc.

Quelques contextes
  revue de projet ,
  revue de fabrication,
  comité de pilotage,
  revue de sprint,
  etc.

Comment animer ?
Le protocole de ces revues est relativement formaté . Il est ici essentiel de le suivre
afin d'assurer la réussite du projet.

   Les méthodes à privilégier  : diagramme de Gantt , diagramme de Pareto , RACI

Les réunions d'échanges

Les protagonistes échangent sur un/des sujet.s particulier.s . A l'instar du débat,
chaque participant peut émettre un avis, poser des questions, proposer de nouvelles
pistes de travail, etc. La posture de chacun des protagonistes est donc "participative".
L'animateur, quant à lui, aura plutôt un rôle de "facilitateur".

Objectif de l'échange
Mener collectivement un travail sur un sujet particulier de manière à avancer plus
rapidement et plus efficacement.

Exemples d'échanges
  ambiance du service,
  avancement de chacun sur sa partie d'un projet,
  innovation,
  etc.

Type d'animation à privilégier

Stand-up meeting , kick-off meeting pour le lancement d'un projet, atelier de travail,
briefing d'équipe (par exemple pour faire le point de la semaine)

   Quelques outils utiles  : rétroplanning , SCAMPER ,  Brainstorming  ou bien son

opposé, le reverse brainstorming ...

Les réunions de résolution de problèmes

Les participants se réunissent dans le cadre d'un dysfonctionnement, une
problématique particulière, un incident quelconque mis au jour et empêchant le bon
déroulement du projet dans le but de faire évoluer positivement la situation. 

But
Débloquer une situation, résoudre un problème, trouver une solution à une difficulté
rencontrée, gérer un conflit, etc.

Format d'animation rencontré

La posture de l'animateur est ici semi-directive .

   Quelques méthodologies à appliquer : Brainstorming   ou bien son opposé,

le  reverse brainstorming , méthode des 5 pourquoi , diagramme d' Ishikawa , Gap
analysis , CATWOE ,  6 chapeaux de la réflexion , QQOQCP
Les réunions de prise de décision
Comme leur nom l'indique, l'enjeu de ces rendez-vous est ici très clair et bien souvent
stratégiquement essentiel : il s'agit de prendre une décision quant à une situation
donnée. Les participants réfléchissent ensemble ainsi à la meilleure option possible.

Finalité
Prendre une décision afin de débloquer la situation, quelle qu'elle soit, et faire repartir le
projet dans le bon sens ou lui donner une nouvelle orientation plus favorable.

Exemples situationnels
  choix (fournisseur, technologie, etc.),
  recrutement : sélection du candidat retenu,
  orientation stratégique,
  etc.