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Préambule ............................................................................................... 3
Notions comptables de base .............................................................. 4
- Le principe de la partie double
- Le plan comptable
- Le compte de résultat ou compte d’exploitation
- Informations relatives à l’utilisation du logiciel
- Balance – Journaux
Création de Dossier / Exercice ........................................................... 7
- Objectif
- Création d’un compte correspondant à un exercice comptable
- Consultation des comptes
- Précisions concernant les soldes
- Le solde Banque
- Le solde Caisse
- Le Report à nouveau
Paramétrages du plan comptable...................................................... 9
- Objectif
- Création de nouveaux comptes dans le plan comptable
- Modification du libellé d’un compte
- Suppression d’un compte
Les Ecritures comptables ................................................................. 10
- Création d’une écriture
- Modification d’une écriture
- Suppression d’une écriture
- Recherche d’une écriture
- Tri des écritures
Les Balances ........................................................................................ 11
- Balance des dépenses / recettes
- Balance des Comptes de tiers
Les Journaux........................................................................................ 12
- Journaux dépenses / recettes
- Journaux caisses / banques

Le Rapprochement bancaire............................................................. 13
- Qu’est ce qu’un rapprochement bancaire ?
- A quoi sert un rapprochement bancaire ?
- Comment établir un rapprochement bancaire ?

1
Le Compte de résultat ........................................................................ 14
- Objectif
- Fonctionnement
- Sélection d’un compte à intégrer au compte de résultat
- Suppression de l’affichage d’un compte dans le compte de
résultat
- Non sélection d’un compte ventilé
- Gestion des montants ventilés en fonction des affichages de
comptes
- Consultation du compte de résultat
Export des écritures ........................................................................... 16
- Objectif
- Exportation d’une liste d’écriture
Le travail des bénévoles .................................................................... 16
- Objectif
- Saisie des montants
Le Compte de tiers .............................................................................. 17
- Les écritures comptables
- Utilisation sans les comptes de tiers
- Utilisation avec les comptes de tiers
La clôture de l’exercice ...................................................................... 19
- Les différentes étapes de la clôture de l’exercice
- Le changement d’exercice
Sauvegarde et restauration manuelles........................................... 21
- Comment effectuer la sauvegarde manuelle du logiciel ?
- Comment effectuer la restauration manuelle du logiciel ?
- Comment effectuer une restauration manuelle après une perte
complète du logiciel ?

Sauvegarde en ligne ........................................................................... 22

- Qu’est ce que la sauvegarde en ligne ?
- La stratégie de sauvegarde
- Modalités de souscription de la sauvegarde en ligne
- Utiliser la sauvegarde en ligne après souscription
- Comment effectuer la restauration en ligne des données ?

Les postes analytiques ...................................................................... 23

- Comptabilité analytique
- Comment créer les postes analytiques ?
- Comment ventiler mes dépenses et mes recettes sur les postes
analytiques ?
- Comment consulter le solde de mes postes analytiques ?

2
Préambule

L'objectif de Compt’Easy est de répondre à un besoin exprimé par un grand

nombre de bénévoles associatif.

En effet lors de nos différents échanges avec le monde associatif, groupes de

travail, études, sollicitations spontanées suite à l'utilisation de nos solutions
Dirig'Club, nous avons été sollicités pour la création d'un logiciel de
Comptabilité simplifiée à mi-chemin entre les leaders du secteur orientés sur
les grosses structures proches de l'entreprise et les solutions existantes en
téléchargement gratuit ou développées en interne.

Notre démarche est la même que pour tous nos logiciels : simplicité
d’utilisation, convivialité et esthétisme.
A partir des règles de base, nous avons simplifié la tenue de la comptabilité de
votre association, en vous permettant une saisie simple de vos opérations et
des listes d'opérations ou de comptes accessibles par un simple clic.

Le logiciel permet la saisie des opérations courantes de l'association afin de

déterminer le compte de résultat / exploitation de l'année en cours, les soldes
des comptes financiers et des comptes de tiers s’ils sont utilisés.
La consultation d'une balance des comptes et des journaux comptables par
catégories permet une photographie intéressante des chiffres clés de
l'association.

Au travers de cette aide, nous vous proposerons une utilisation et quelques

astuces adaptées à vos attentes, répondant ainsi à votre besoin du moment.

Nous espérons rendre la tenue comptable de votre association plus simple

avec les informations nécessaires pour un suivi adéquat.

Jean-Luc Blache
Directeur associé
(DESS d’économie du sport et des
loisirs & Diplôme d’études
comptable et financière)

3
Notions comptables de base
La comptabilité fait appel à de nombreuses règles du point de vue de son
enseignement et de sa définition.

Notre premier objectif est de vous familiariser avec quelques notions abordées
dans l'utilisation du logiciel.

Le principe de la partie double

Lorsque vous réalisez un achat ou un encaissement pour le compte de

l'association, vous faites appel en comptabilité à 2 opérations simultanées :
Pour un achat vous payez une facture, pour un produit vous encaissez une
recette en banque.

La contrepartie de votre action dépense / recette a une incidence sur un

compte financier (caisse, banque) : en comptabilité on constate l'achat avec la
facture correspondante par la contrepartie d'un titre de paiement (chèque,
virement, note de caisse).

C'est ce que l'on appelle la partie double en comptabilité qui se matérialise par
une opération de débit et une opération de crédit que vous retrouverez dans
ce logiciel, que l'on nomme " Ecriture ".

Le plan comptable

Pour suivre les opérations comptables réalisées par l'association et mieux les
identifier, il faut affecter à chaque action un compte correspondant à la nature
de l'opération.

Ce logiciel utilise :

- les comptes de charges (achats) = Classe 6

- les comptes de produits (recettes) = Classe 7
- les comptes financiers (banque / caisse) = Classe 5
- et si besoin les comptes de tiers (fournisseurs, clients, …) = Classe 4

Cette limitation du plan comptable s'explique par notre volonté d'éviter les
écritures relatives au bilan et aux opérations de régularisation courantes dans
la tenue de comptabilité relative à l'entreprise, qui sont disponibles dans le
logiciel Compt’Easy Bilan.

4
Astuce : Pour les non-initiés, l'impression puis la consultation de la liste du
plan comptable permet une meilleure approche de l'affectation des Charges
ou Produits de l'association.
De plus, le paramétrage des comptes vous permet une personnalisation et
une adaptation à vos besoins.

Le compte de résultat ou compte d'exploitation

Le compte d'exploitation de l'année représente la soustraction entre la somme

des recettes / produits et la somme des dépenses / charges enregistrées sur
l'année de référence.

Il représente donc la soustraction entre le solde de tous les comptes de la

classe 7 et de la classe 6 comptabilisés.

Ce solde est :
- positif si les recettes sont supérieures aux dépenses (bénéfice)
- négatif dans le cas contraire (déficit).

Informations relatives à l'utilisation du logiciel

Pour la navigation du logiciel Compt'Easy, vous ne devez utiliser que les

icônes prévues à cet effet pour accéder aux différentes fonctionnalités. Ainsi,
vous optimiserez son utilisation.

Consultation des Journaux, Balances, Liste des écritures : ils sont accessibles
uniquement après la 1ère écriture relative à ces rubriques.

Exemple : Le journal « dépenses » n'est consultable qu'après la 1ère écriture

de dépenses, le journal « recettes » idem après la 1ère écriture de recettes.

Balance - Journaux

La Balance des comptes :

Il s'agit d'une présentation qui permet d'afficher la liste des comptes par nature
/ classe avec leurs soldes sur la période de saisie comptable, 3 balances sont
disponibles.
Cet outil permet le suivi des charges et produits de l'exercice en cours ainsi
que l'état des comptes de tiers.

5

Charges :

Liste des comptes de charges utilisés sur la période (c'est-à-dire des comptes
de charges ventilés dans les écritures) avec leurs soldes cumulés
correspondants.

Exemple : 3 achats de matériels sportifs à 3 moments différents de 100 €,

fera apparaître un solde de 300 €.

Produits :

Idem " Charges "

Comptes de tiers :

La présentation change compte tenu de la spécificité de l'utilisation de ces

comptes.

L'affichage fait apparaître 4 soldes :

- Le cumul des comptes partie Débit / Crédit
- le solde correspondant, le plus souvent créditeur pour les comptes
fournisseurs (état de la dette en cours auprès des fournisseurs),
débiteur pour les comptes clients (sommes restantes à percevoir).

Il s'agit d'un bon outil pour suivre l'en cours des comptes de tiers.

Les Journaux de comptes permettent de visualiser toutes les écritures pour

une classe 6 / 7 ou un compte (financier).
Chaque fois qu'un compte de charges est utilisé dans une écriture, vous le
retrouverez dans la liste " journaux des Charges / Recettes ".

Pour les comptes " Banque ", cette liste d'écriture permet d'effectuer un
rapprochement bancaire sur la période à considérer.

6
Création de Dossier / Exercice

Objectif

- Gérer plusieurs comptabilités (ou associations) de manière cloisonnée

- Consulter le / les exercice(s) précédent(s) (cf. Clôture)

Création d’un compte correspondant à un exercice comptable

- Cliquez sur l’icône “Roue dentelée” en haut à droite sur le sommaire

- Cliquez sur le bouton créer
- Saisissez le nom de votre association
- La création du plan comptable dure environ 1 minute 30 sec, ensuite
saisissez:
o La période de référence qui comprend la date de début et de
fin d’exercice et l’année de l’exercice (entrer qu’une seule date
--> ex : année fiscale 2007, début de l’exercice : 01/09/07, fin
de l’exercice : 31/08/08, année de l’exercice : 2008)
o Les noms de vos différentes banques
o Les soldes initiaux de vos banques, comptes de tiers, caisse,
et fonds associatif (résultat des exercices précédents)

Consultation des dossiers

- Dans « Gestion des dossiers », cliquez sur le bouton « Toutes »

- Vous pouvez consulter vos dossiers et en sélectionner un pour la
session en cours

Précisions concernant les soldes

Il existe 3 types de solde essentiels pour tenir une comptabilité.

Lorsque vous redémarrez une saison associative et ce avant de saisir la

moindre opération comptable, vous disposez de trois soldes si votre
comptabilité est à jour :

Le solde Banque

C'est le montant correspondant à votre solde sur le dernier relevé bancaire du

dernier jour de votre exercice précédent.

7
Exemple : Si votre exercice associatif démarre le 1/06/2005, il s'agira du solde
bancaire de votre relevé au 31/05/2005, s’il démarre le 01/01/2006 il s'agira de
votre solde bancaire de votre relevé au 31/12/2005.

Si votre solde banque fait apparaître un concours bancaire ou déficit vis-à-vis

de la banque, vous devez saisir votre solde en négatif (Ex : - 275 €).

Si votre solde banque fait apparaître un solde positif en votre faveur, vous
devez saisir votre solde en positif (Ex : 275 €).

Le solde Caisse

Il reprend les mêmes bases que la banque avec une différence notable, le
solde caisse est toujours positif puisque par définition lorsqu'il n'y a plus de
disponibilité, la caisse doit être réalimentée.

Le Report à nouveau

Le report à nouveau / Fonds associatif représente les réserves de l'association

accumulées depuis sa création. C'est-à-dire l'addition des résultats successifs
de l'association depuis sa création.

Exemple : Une association qui a 3 années d'existence :

- Résultat N-3 : + 1 500 €, le report à nouveau est de 1 500 €

- Résultat N-2 : - 700 €, le report à nouveau est de 800 € (1 500 - 800)
- Résultat N-1 : + 3 000 €, le report à nouveau est de 3 800 €
(1 500 - 800 + 3000)

Le report à nouveau au début de l'année N serait de : 3 800 €.

8
Paramétrage du plan comptable

Objectif

- Créer un plan comptable qui correspond à votre activité

Création de nouveaux comptes dans le plan comptable

- Cliquez sur l’icône “Roue dentelée” en haut à droite sur le sommaire

- Cliquez sur “Plan Comptable Personnalisé”
- Cliquez sur une des quatre classes du plan comptable (4, 5, 6, 7)
- Ensuite cliquez sur le bouton « créer » :
o des croix vertes apparaissent devant chaque n° de compte
- Cliquez sur la croix du n° de compte auquel ce no uveau compte devra
être associé :
o Une boite de dialogue vous propose de saisir une extension
et un libellé
- Compt’Easy Asso vous propose une extension libre sous la racine
« parent ». Vous pouvez saisir une extension alpha numérique (le nom d’un
client ou d’un fournisseur)
- Puis saisissez un libellé de compte
o Le compte créé se positionnera à la racine du compte
parent.

Modification du libellé d’un compte

- Cliquez sur le crayon se situant à gauche du compte

o Une boite de dialogue propose de saisir un nouveau libellé.

Suppression d’un compte

- Cliquez sur le nom du compte à supprimer

- Cliquez sur le bouton supprimer. Une confirmation vous est demandée.

9
Les Ecritures comptables

Création d’une écriture

- Cliquez sur une des icônes des écritures Dépenses / Recettes /

Paiement des dettes / Encaissement des créances / Virement Financier
o La saisie d’un montant est un préalable à la ventilation des
comptes du plan comptable
o La ventilation d’un compte peut s’effectuer de deux
manières différentes:
 En tapant directement le numéro de compte,
 Ou en cliquant sur l’icône correspondant à la classe
ventilée (4, 5, 6, 7). La liste des comptes apparaît, il suffit
de cliquer sur le compte souhaité pour le ventiler.
- Cliquez sur le bouton valider cette écriture.

Modification d’une écriture

- Cliquez sur “Toutes les écritures”

- Cliquez sur la flèche bleue à gauche de l’écriture sélectionnée :
o Si l’écriture est complète, Compt’Easy Asso ne vous
demandera une validation que pour un changement de
montant,
o Si l’écriture est incomplète, tout changement demandera
une validation.

Suppression d’une écriture

- Cliquez sur “Toutes les écritures”

- Sélectionnez une écriture
- Puis cliquez sur le bouton “Supprimer”

Recherche d’une écriture

- Cliquez sur “Toutes les écritures”

- Cliquez sur le bouton “ Recherche ”
- Cliquez sur une rubrique
- Il est possible de saisir des opérateurs (>, <, = …) afin de vous
permettre d’affiner votre recherche
- Saisissez une valeur
- Puis taper sur la touche “Entrée” de votre clavier.

10
Tri des écritures

Les listes dont les en-têtes de colonne sont bleues peuvent être triées en
procédant comme ci-dessus (cf « Recherche d’une écriture »).

Les Balances

Balance des dépenses / recettes

Le solde correspond à l'addition de toutes les opérations pour chaque compte

de Charges / Produits utilisés.

Exemple 1 : Si vous avez effectué 3 achats différents de ballons de 100 € en

janvier, 200 € en février, 300 € en mars, la balance fera apparaître " Achats de
ballons " 600 € soit l'addition de toutes les opérations d'achats de ballons.

Exemple 2 : Si vous avez encaissé ou enregistré 3 produits liés à des

engagements de sponsors de 1000 € en septembre et 1500 € en décembre, la
balance fera apparaître 7065 " Sponsoring ", 2500 € soit l'addition de toutes
les opérations liées aux sponsoring.

L'impression de la liste représente un document intéressant pour le suivi de

certaines Charges / Produits notamment dans le cadre d'un suivi budgétaire.

Balance des Comptes de tiers

En terme de présentation, les comptes de tiers font apparaître le solde en

débit et en crédit sous la forme suivante :

Cumul Débit Cumul Crédit Solde Initial Solde

401 Fournisseurs 300 € 450 € 150 €

411 Clients 200 € 200 € 1 000 € 0€

Les soldes créditeurs représentent les dettes contractées par l'association, les
soldes débiteurs les créances disponibles de l'association.

Cette balance est importante car elle permet un suivi précis de l'en-cours des
dettes et des créances en fonction des paiements et des encaissements
constatés.

11
Les Journaux

Journaux Dépenses / Recettes

Ces listes permettent la consultation de l'ensemble des écritures par nature

soit par dépenses ou par recettes.

Cette partie est un outil de pointage intéressant pour votre comptabilité ou de

vérification.

Journaux Caisse / Banques

Ces listes permettent la consultation des écritures afférentes à chaque banque

et caisse.

Après avoir saisi les soldes initiaux dans la gestion du compte, le logiciel
propose un suivi de l’évolution de vos soldes bancaires (cf. Rapprochement
bancaire) et de caisse.

12
Le Rapprochement bancaire

Qu’est ce qu’un rapprochement bancaire ?

Un rapprochement bancaire est l'opération consistant a mettre en évidence et

à identifier les enregistrements comptabilisés dans l'association non encore
portés sur le relevé de banque et inversement a mettre en évidence et à
identifier les flux portés sur le relevé de banque non encore comptabilisés
dans l'association.

A quoi sert un rapprochement bancaire ?

Un rapprochement bancaire a plusieurs utilités :

- Il sert, à comptabiliser les flux portés sur le relevé de banque et non

encore comptabilisés dans l'association par oubli ou méconnaissance
- Il sert à corriger les doubles comptabilisations effectuées par
l'association par erreur
- Il sert, en rapprochant les sommes comptabilisées dans l'association a
celles portées sur les relevés de banque a déceler les erreurs de
comptabilisation commises par l'association (inversions de chiffres,
décimales mal placées,...) ou les erreurs commises par la banque
(erreur de montants, montants enregistrés ne se rapportant pas à
l'association,...
- Il sert à identifier les chèques établis par l'association et non encore
encaissés par son destinataire
- Il sert a suivre et vérifier les remises d'espèces en banques

C'est ainsi le seul moyen de vérifier l'exactitude et l'exhaustivité de la

comptabilisation des opérations bancaires se rapportant à l'association.

Comment établir un rapprochement bancaire ?

- Cliquez sur le bouton « Rapprochement bancaire » sur le compte de

banque sur lequel vous désirez effectuer le rapprochement bancaire
- Saisissez dans la rubrique du solde de fin de mois située en haut à
gauche de votre écran, le solde de fin de période apparaissant sur le
relevé de banque de la banque choisie. Attention à bien identifier s'il
s'agit d'un solde créditeur ou d'un solde débiteur.

13
 - Pointer les écritures comptabilisées par l'association et figurant dans le
relevé bancaire en cochant par un clic, la case située à droite de
l'écriture dans la colonne P (Pointée). Pointer également ces sommes
sur le relevé bancaire par une coche manuelle visible
- Une fois les écritures pointées, Compt’Easy Asso calcule l’écart entre
le solde de votre relevé bancaire et le total des écritures pointées plus le
solde au dernier jour du mois précédent.

Le Compte de résultat

Objectif

Présenter un compte de résultat personnalisé en fonction de vos objectifs de

présentation.

Fonctionnement

A chaque ventilation d’une écriture sur les classes de charges (6) et de

produits (7), Compt’Easy Asso indique à l’aide d’un drapeau jaune dans
(Compte de résultat / Paramétrages / Liste des comptes à inclure) les comptes
ventilés.

Sélection d’un compte à intégrer au compte de résultat

- Cliquez sur “Paramétrage” de Compte de Résultat

- Cliquez sur le compte sélectionné, la coche verte signifie l’intégration de
ce compte dans la présentation du compte de résultat.

Suppression de l’affichage d’un compte dans le compte de résultat

- Cliquez sur “Paramétrage” de Compte de Résultat

- Cliquez sur le compte sélectionné pour le supprimer de l’affichage du
compte de résultat. La coche verte disparaît.

Non sélection d’un compte ventilé

Si un compte ventilé n’est pas sélectionné, Compt’Easy Asso le signalera

dans le compte de résultat en le surlignant en rouge et vous permettra de
l’intégrer en cliquant dessus.

14
Gestion des montants ventilés en fonction des affichages de comptes

Compt’Easy Asso remonte automatiquement les montants des comptes

ventilés qui ne sont pas affichés dans le compte de résultat, dans le compte «
Parent » le plus proche.

Exemple : le montant du compte 6011 qui ne serait pas affiché sera

additionné dans le compte 601.

Consultation du compte de résultat

Le compte de résultat représente la synthèse des opérations décrites

préalablement, et la matérialisation du travail de l'année puisqu'il représente
l'objectif à atteindre.

La présentation du compte de résultat reprend l'organisation du plan

comptable avec une présentation des comptes de charges compris entre 60-
68, et les comptes de produits compris entre 70-78 ainsi que les comptes 86-
87.

Edition du compte de résultat en format pdf

- Cliquez sur « Présentation du compte de résultat »

- Cliquez sur le bouton « imprimer »
- Cliquer sur le bouton « pdf »
- Le document pdf est créer, vous pouvez à présent choisir l’emplacement
de son enregistrement

15
Export des écritures

Objectif

Exporter les écritures de Compt’Easy Asso au format Excel.

Cette fonction est accessible à partir de “Toutes les écritures”, ainsi que dans
tous les “Journaux”.

Exportation d’une liste d’écriture

- Cliquez sur “Toutes les écritures”,

- Puis cliquez sur l’icône de disquette avec la flèche rouge en bas à
gauche de votre écran :
- Une boite de dialogue vous propose de saisir le libellé du fichier
d’export. Vérifiez que l’extension .xls est toujours présente.
Le fichier sera exporté sur le bureau de votre ordinateur.

La procédure est identique pour l’exportation des journaux.

Le travail des bénévoles

Objectif

L’association a la possibilité de valoriser et de comptabiliser, le travail des

bénévoles ainsi que le non remboursement ou la mise à disposition de
moyens par les bénévoles.

Bien entendu, l’intégration de cette valorisation aussi bien en charges qu’en

produits ne modifie pas le résultat comptable de l’association.

Elle permet de quantifier le bénévolat réalisé par les dirigeants de l’association

auprès des collectivités territoriales ainsi que de l’état (Ministère Jeunesse et
Sports).

Si vous ne souhaitez pas valoriser cette partie, vous laisserez les comptes 86
et 87 à 0 €.

16
Saisie des montants

- Cliquez sur l’icône « Présentation » du compte de résultat située sur le

sommaire
- Saisissez directement les montants
o en face des comptes 860, 861, 864 pour les comptes de
charges
o en face des comptes 870, 871, 875
- Les totaux II des charges & produits doivent être égaux

Le Compte de tiers

Les écritures comptables

Vous disposez de 5 rubriques de saisies d'opérations comptables appelées

"Ecritures comptables " :

- Dépenses / Charges
- Recettes / Produits
- Paiement des dettes / Charges
- Encaissement des créances / Produits
- Virement financier

Point important : Le logiciel Compt'Easy permet une utilisation à 2 vitesses

des opérations comptables afin de répondre aux différents publics utilisateurs
tout en respectant les exigences standards de la comptabilité et une utilisation
simple.

Utilisation sans les comptes de tiers

La majeure partie des associations utilise les comptes financiers (Banque /

Caisse) en contrepartie systématique des opérations de Dépenses / Charges -
Recettes / Produits.

La saisie, l'enregistrement des opérations se réalise lorsque la Banque / La

Caisse sont utilisés.

Exemple : Un achat de ballons de 300 € payé par la banque (Chèque N° …)

dans "Saisie d'une écriture de dépenses", des cotisations licenciés 560 €
encaissées et remises en banque dans " Saisie d'une écriture de recette ".

17
Utilisation avec les comptes de tiers

Les utilisateurs plus avertis pourront intégrer la gestion des comptes de tiers
dans leurs opérations. Cette approche nécessite pour les béotiens de la
comptabilité un minimum de formation initiale ou un suivi très pointilleux de
l'aide.

En effet le recours aux comptes de tiers correspond pour l'association à

l'enregistrement dans ses livres comptables non pas du paiement ou de
l'encaissement mais d'une dette contractée et non payée ou d'une créance
constatée et non payée.
L'utilisation des comptes de tiers nécessite non pas 1 écriture mais au
minimum 2 écritures comptables (plusieurs si le compte de tiers est soldé en
plusieurs fois).

Exemple : Un achat de ballon de 300 € acheté chez le fournisseur A.

Une facture est remise à la livraison des ballons, le fournisseur acceptant un
paiement à 90 jours. Vous pouvez enregistrer l'achat des ballons par la
contrepartie du compte de tiers 401 « Fournisseurs Ballons » qui matérialise
la dette contractée auprès du fournisseur de ballons dans " Saisie des
écritures de dépenses ".
Vous constatez la charge et la dette contractée le jour de l'opération.
90 jours après, vous régulariserez la dette en payant par chèque en utilisant
l'écriture " Paiement des dettes ".

18
La clôture de l’exercice

Attention :
Avant la clôture de l'exercice, nous vous conseillons impérativement de
procéder aux opérations suivantes :

- Vérification de votre comptabilité (factures reçues, produits de l'exercice,

état des tiers, comptes financiers)
- L'édition papier de la liste des rubriques "Toutes les écritures",
"Balances", "Journaux", "Compte de résultat"
- La sauvegarde sur un support de stockage de votre choix (voir §
suivant)

En effet à l'instar des logiciels du marché, la validation de la clôture ne permet

plus ensuite de modifier les écritures, les opérations sont validées.

Astuce :
Une fenêtre d’avertissement s’affiche à chaque étape de la clôture de
l’exercice, vous pouvez l’agrandir pour lire l’ensemble de l’avertissement, elle
s’enregistrera automatiquement sous le format demandé lors de ses
prochaines ouvertures.

Les différentes étapes de la clôture de l’exercice

Etape 1 :

- Cliquez sur le bouton “Lancer l’Etape 1”

Compt’Easy Asso génère votre nouvel Exercice et votre Plan

Comptable, identique au précédent.
L’ensemble des comptes créés durant l’exercice est introduit dans le
Plan comptable généré.
Cette étape peut être conduite avant même la clôture réelle de
l’exercice, et permet ainsi de travailler “à cheval” sur deux exercices.

Une mise à jour sera effectuée en étape 3.

Etape 2 :

- Cliquez sur le bouton “Lancer l’Etape 2”

Compt’Easy Asso transfère les Soldes de vos Comptes de Tiers et de

Banques.
L’ensemble des balances est transféré sur le nouvel exercice.

19
 Cette étape peut être réalisée jusqu’à la clôture définitive de l’exercice
afin de mettre à jour les “soldes initiaux” de l’exercice suivant.

Etape 3 :

- Cliquez sur le bouton “Lancer l’Etape 3”

Compt’Easy Asso clôt définitivement l’exercice.

Tous les comptes sont gelés.
Une mise à jour générale est effectuée afin de transférer les comptes
qui auraient été créés depuis l’étape 1, ainsi que les soldes réels et
définitifs des comptes de Tiers et de Banques.

L’exercice est alors arrêté.

Vous pourrez à tout moment revenir sur cet exercice mais en aucun cas y
effectuer des modifications.

Le changement d’exercice

Vous pouvez choisir l’exercice par défaut sur lequel s’ouvrira le logiciel en
procédant ainsi :

- Gestion des dossiers (roue dentelée)

- Cliquer sur le bouton « toutes »
- Sélectionner le compte par défaut en cochant la case correspondante à
l’exercice souhaité

20
Sauvegarde et restauration manuelles
Comment effectuer la sauvegarde manuelle du logiciel ?

- Cliquez sur le bouton « Boîte à outil » situé en haut à droite du

sommaire
- Cliquer sur l’icône « disquette » de la procédure de sauvegarde sur
support externe
- Compt’Easy Asso ouvre une fenêtre en créant un fichier nommé
«ComptEasyAssoOr Copie.USR »
- Enregistrez ce fichier sur un support externe (Clé USB, disque externe,
CD rom.)

Comment effectuer la restauration manuelle du logiciel ?

- Renommez le fichier « ComptEasyAssoOr Copie.USR » en

« ComptEasyAssoOr.USR »
- Copier le fichier « ComptEasyAssoOr.USR » dans le répertoire
C/Program Files/Atalante/ComptEasyAssoOr
- Le nouveau fichier remplacera l’ancien

Comment effectuer une restauration manuelle après une perte complète

du logiciel ?

- Réinstaller le logiciel avec le support d’origine

- Reprendre la procédure de restauration décrite ci-dessus

Important :
Le logiciel ne doit pas être ouvert pendant ces opérations.

21
Sauvegarde en ligne
Qu’est ce que la sauvegarde en ligne ?

La sauvegarde en ligne permet de stocker les informations saisies dans votre

logiciel sur un serveur distant (internet).
La transmission des données est entièrement sécurisée.

La stratégie de sauvegarde

Le logiciel propose 3 options de sauvegarde, libre à vous de choisir la mieux

adaptée à vos besoins :

- Programmez une sauvegarde à intervalles réguliers

• Déterminez une périodicité de sauvegarde selon votre besoin
(1 fois par semaine, tous les 15 jours ou tous les mois)

- Effectuez une sauvegarde à chaque fin de session

• Une sauvegarde sera systématiquement réalisée lors de
chaque fermeture du logiciel

- Ne programmez aucune sauvegarde en utilisant la fonction de

sauvegarde immédiate
• La sauvegarde peut être réalisée à votre gré, quand vous le
souhaitez, en cliquant simplement sur les boutons
« identification / sauvegarder »

Modalités de souscription de la sauvegarde en ligne

Le tarif annuel de la sauvegarde en ligne est : 119 € TTC / an

Si vous souhaitez souscrire à l’offre de sauvegarde en ligne, voici comment

procéder :

- Contactez un conseiller par téléphone au 04.76.23.98.83 ou par mail à

info@atalante.net
- Vous recevez les documents contractuels par mail ou par courrier, à
retourner dûment complétés, signés et accompagnés de votre
règlement de 119€ pour l’année
- A réception de votre contrat, vous recevrez les identifiants vous
permettant une connexion à distance afin de bénéficier de l’option
sauvegarde en ligne

ATTENTION : Si la sauvegarde en ligne n’est pas souscrite, merci de ne

jamais cocher la case « effectuer une sauvegarde à chaque fin de session »

22
Utiliser la sauvegarde en ligne après souscription

- Identifiez-vous en saisissant les identifiants « utilisateur » et « mot de

passe » reçus lors de votre souscription à la sauvegarde en ligne
- Vous pouvez les enregistrer en cochant la case « Mémoriser les
paramètres d’identification »
- Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »

Comment effectuer la restauration en ligne des données ?

- La date de dernière sauvegarde et indiquée en bas à droite de votre

écran
- Cliquez sur le bouton « restauration » pour restaurer dans votre logiciel,
les données sauvegardées à cette date
- Attention : Les données saisies depuis la dernière sauvegarde seront
écrasées

Les Postes Analytiques

Comptabilité analytique

L’objectif est ici de vous permettre ainsi de connaître la répartition de vos

charges et de vos produits par centre de coûts.
Vous devez définir les actions de votre association dont vous voulez connaître
le coût total (répartition de toutes les charges correspondantes à cette action
ainsi que les produits qui peuvent s’y rattacher).
Attention, il est préalablement nécessaire d’avoir bien identifié les actions de
votre association dont vous voulez connaître les informations comptables.
De même, vous devez avoir une attention tout particulière à la saisie de vos
charges et produits afin d’affecter de manière précise le poste analytique.

Comment créer les postes analytiques ?

- Cliquez sur le bouton « Roue dentelée » située en haut à droite du -

sommaire
- Cliquez sur le bouton « Analytique / Plan Comptable Personnalisé »
- Cliquez sur la croix verte à gauche du poste analytique souhaité pour
créer un poste

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Comment ventiler mes dépenses et mes recettes sur les postes
analytiques ?

Les postes analytiques sont ventilés uniquement à partir des écritures de

dépenses et de recettes.

Lors de la saisie de l’une de ces deux écritures :

- Cliquez sur la croix verte à droite de la ventilation analytique
- Saisissez le code analytique ou cliquez sur l’icône de ventilation pour
accéder à la liste des postes et en choisir un
- Saisissez le montant de l’écriture que vous souhaitez affecter à ce poste

Comment consulter le solde de mes postes analytiques ?

- Cliquez sur l’icône « Lecture par poste » dans le bloc « Analytique du

sommaire
- Vous pouvez consulter le montant des dépenses et des recettes ainsi
que le solde pour chaque poste analytique
- En cliquant sur la flèche bleue à gauche de chaque poste, vous pouvez
consulter toutes les écritures afférentes à ce poste.

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