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OpenTouch Suite for MLE

OmniPCX Enterprise Communication Server


Ensemble Patron/Secrétaire
Résumé

Présentation
Présentation du filtrage
Fonctionnalités supplémentaires du filtrage
Limites
Fonction secrétaire absente
Secrétaire de débordement
Messagerie texte
Présentation

Les postes patron et secrétaire doivent être multilignes

 Pour créer des groupement patron/secrétaire, 2 touches doivent être gérées

 La touche « appel secrétaire » sur le poste patron


 La touche « appel patron » sur le poste secrétaire

 Ces deux touches sont utilisées comme ligne directe (appel, supervision)
 L’association est souvent effectuée sur un numéro secondaire du poste secrétaire afin de notifier si l’appel est à
destination du secrétaire ou si c’est un appel filtré du patron

Patron Secrétaire
Présentation du filtrage

Dans l’ensemble patron/secrétaire, il est possible de filtrer les appels arrivant sur le patron grâce à des
touches de filtrages sur son poste

 Touche RISO : Renvoi Immédiat Selon Origine


 Touche PRISO : Prise Immédiate Selon Origine

Le patron a la possibilité d’activer ou désactiver ses filtrages

Les touches doivent être créées et associées aux tables de filtrage


 Il est possible de créer plusieurs touches de type RISO ou/et PRISO
 Quand une ou plusieurs touches de filtrage PRISO sont activées, l’appui sur une touche de filtrage RISO annule
automatiquement tous les filtrages PRISO (et inversement)
Présentation du filtrage (Suite)

Il est impossible d’activer une touche de filtrage RISO et PRISO simultanément sur un poste patron
 Mais il est possible de valider plusieurs touches de filtrage de même type

Un poste patron peut avoir plusieurs touches de filtrage


 Le patron peut affecter différentes touches de filtrage vers des secrétaires différentes
 Filtrage 1 vers secrétaire 1, filtrage 2 vers secrétaire 2, etc…

Si le patron/la patronne a plusieurs secrétaires, après avoir sélectionné une touche de filtrage il/elle doit
sélectionner la secrétaire qui recevra les appels filtrés grâce à la touche d’appel direct de celle-ci.
Présentation du filtrage (Suite)

Une touche RISO est associée à la table de filtrage

 Quand le patron appuie sur cette touche, si un appel arrive sur le poste du patron et si ce numéro d’appel est dans la
table, l'appel est renvoyé directement sur la secrétaire.
 Si l'appel n'est pas dans la table, le patron reçoit l'appel

Une touche PRISO est associée à la table de filtrage

 Quand le patron appuie sur cette touche, si un appel arrive sur le poste du patron et si ce numéro d’appel est dans la
table, l'appel arrive directement sur la patron.
 Si l'appel n'est pas dans la table, l’appel est renvoyé directement sur le poste de la secrétaire
Fonctionnalités supplémentaires du filtrage (Suite)

Filtrage sélectif

 Pas de filtrage sur les lignes secondaires

 Filtrage total

 Le poste patron peut avoir plusieurs N° d’annuaire

 La fonctionnalité « filtrage » entre le patron et la secrétaire peut être programmée en gestion pour le N° de la ligne principale ou
pour l’ensemble des N° du patron

 Si le filtrage est programmé pour la ligne principale uniquement alors il continura à recevoir les appels concernant ses autres N° (pas
de filtrage sur les lignes secondaires)
 Ses autres N° ne suivent pas le filtrage et sont considérés comme des appels privés
Fonctionnalités supplémentaires du filtrage (Suite)

Supervision du filtrage par la secrétaire

 La secrétaire peut valider/annuler les filtrages avec une touche de supervision et vérifier par la même occasion l’état
des filtrages
 Pour cette fonction il faut gérer sur le poste secrétaire une touche par filtrage
Limites

Aucune limite au sujet du nombre de touche RISO /PRISO par poste

1000 tables utilisables en RISO ou PRISO


 16 paramètres dans chaque table
 tous les numéros annuaire
 tous les faisceaux
 un ou plusieurs numéros d’annuaire
 un ou plusieurs faisceaux
 un ou plusieurs numéros abrégés
 un ou plusieurs numéros opératrice
 un ou plusieurs numéros T2(numéro RNIS spécifique )

 Il est possible de mélanger différents paramètres dans la même table de filtrage


Fonction secrétaire absente

Cette fonction est possible uniquement sur un poste SECRÉTAIRE et sur une seule touche

Elle permet à la secrétaire de signaler son absence à son ou ses patrons

Le filtrage est alors suspendu tant que la secrétaire n'a pas ré-appuyé sur la touche

Lorsque cette touche est validée, les appels personnels destinés à la secrétaire aboutissent quand même sur
le poste de celle-ci
Secrétaire de débordement

Dans une configuration Patron-Secrétaire il peut exister une "Secrétaire de débordement", qui prend
automatiquement la place de la secrétaire officielle, lorsque celle-ci est en position de secrétaire absente,
et qui assure les mêmes fonctions

Il n'existe qu'une seule "Secrétaire de débordement" par patron, mais celle-ci peut avoir plusieurs patrons

Ce poste ne doit pas être déjà déclaré ''Secrétaire'' de ce patron


Messagerie texte

Il est possible d'envoyer quelques messages entre le patron et la secrétaire


 Par exemple :
 Si quelqu'un arrive dans le bureau de la secrétaire pour voir le patron, le secrétaire peut envoyer un message textuel au patron, le
patron peut répondre au message
 Quelques messages prédéfinis sont disponibles
 Le patron peut recevoir ou envoyer un message lorsqu’il est en conversation ou au repos.

Cette fonction permet à la secrétaire d’envoyer un message urgent à son patron sans numéroter. Cinq
messages pré-définis sont disponibles :
 Arrivée de M_,
 Appel de M_,
 Appel urgent de M_,
 Attendus en réunion,
 Vous avez un RDV
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OmniPCX Enterprise Communication Server

Ensemble Patron / Secrétaire

Apprendre comment
 Configurer l'ensemble Patron / Secrétaire

Sommaire
1 Touches multi-lignes .......................................................................... 2
1.1. Création de l’ensemble Patron / Secrétaire ...................................................... 2
1.2. Touche d’absence pour la secrétaire .............................................................. 3
1.3. Messagerie .............................................................................................. 4
2 Fonction et tables de filtrage ............................................................... 4
2.1. Sélection du type de filtrage sur le poste du patron ............................................ 4
2.2. Création des tables de filtrage ...................................................................... 5
2.3. Création de la touche de fonction RISO ........................................................... 6
2.4. Création de la touche de fonction PRISO .......................................................... 6
2.5. Supervision filtrage .................................................................................... 7
2.6. Secrétaire de débordement .......................................................................... 7
3 Maintenance ................................................................................... 9
3.1. Vérification de l’ensemble Patron/Secrétaire .................................................... 9
2
Ensemble Patron / Secrétaire

Implémentation

1 Touches multi-lignes

Gérer un ensemble Patron/Secrétaire :


- Le 31001 est le poste de l’assistant
- Le 31002 est le poste du patron

1.1. Création de l’ensemble Patron / Secrétaire

Ouvrez l’application “Configuration” de la 8770. A partir de la « Configuration OXE », gérez :

Usagers/<Patron> /Touch.programmables

Ouvrez l’usager
« Patron »
(ex.31002)

Sélectionnez la
touche
programmable
souhaitée (ex.5)

No Touche Numéro de la touche programmable (ex.5)


Fonction Appel Secrétaire
No annuaire Numéro d’annuaire de la secrétaire (ex.31001)
Numéro touche Numéro de la touche programmable sur le poste de l’assistant (ex.5)
Mnemo Utilisé pour identifier la touche programmable ; le texte apparait sur l’écran du poste (ex. Secretaire)

Notes
Avant de créer la touche Patron/Secrétaire, il est obligatoire de créer au moins une touche multi-ligne.
La touche « Appel Patron » est automatiquement créée sur le poste de la secrétaire sur la touche « 5 ».
3
Ensemble Patron / Secrétaire

Création de la
touche « Appel La touche « Appel
Secrétaire » Patron » est crée
automatiquement

Poste Poste
patron secrétaire

1.2. Touche d’absence pour la secrétaire

Créer une touche d’absence sur le poste de la secrétaire, puis la tester.

Usagers/<Secrétaire> /Touch.programmables
Ouvrez l’usager
« Secrétaire »
(ex.31001)

Sélectionnez la
touche
programmable
souhaitée (ex.6)

No Touche Numéro de la touche programmable (ex.6)


Fonction Secrétaire absente
Mnemo Utilisé pour identifier la touche programmable ; le texte apparait sur l’écran du poste (ex. Secr.absente)

Notes
Lorsque la secrétaire appuie sur cette touche, le patron est automatiquement prévenu que celle-ci est
absente :
Secr.absente > Sur le poste du patron:
Secr.absente > Sur le poste du patron:
4
Ensemble Patron / Secrétaire

1.3. Messagerie

Créer une touche Messagerie patron sur le poste de la secrétaire, puis la tester.

Usagers/<Secrétaire> /Touch.programmables

Ouvrez l’usager
« Secrétaire »
(ex.31001)

Sélectionnez la
touche
programmable
souhaitée (ex.7)

No Touche Numéro de la touche programmable (ex.7)


Fonction Messagerie Patron
Mnemo Utilisé pour identifier la touche programmable; le texte apparait sur l’écran du poste (ex. Mess.patron)

Notes
La secrétaire envoie un message texte sur le poste du patron, et celui-ci peut répondre.

2 Fonction et tables de filtrage

Réaliser la gestion suivante :


- Créer une table de filtrage
- Insérer l’usager « 31000 » dans cette table de filtrage
- Créer une touche RISO et une touche PRISO liée à cette table de filtrage
- Créer une touche de supervision filtrage
Une fois cette gestion mise en place, tester celle-ci.

2.1. Sélection du type de filtrage sur le poste du patron

Usagers/<Patron>
Ouvrez l’usager
« Patron »
(ex.31002)

Sélectionnez
l’onglet « Tout »
5
Ensemble Patron / Secrétaire

Filtrage sélectif Coché/décoché

Notes
Filtrage sélectif : « coché » signifie que seules les lignes principales du patron sont routées vers la secrétaire et
« décoché » signifie que toutes les lignes (même les lignes privées) sont routées.

2.2. Création des tables de filtrage

Expl. Tél. particulières/ 1 D …/Table de Filtrage


Sélectionnez « Table
de filtrage » puis
click-droit\ Créer dans
le menu contextuel.

No de table 1
Type de filtrage Type d’éléments à ajouter dans la table de filtrage (plus d’informations dans les notes ci-dessous)
Contenu Éléments à filtrer (No de faisceau, Numéro d’annuaire,…) (ex.31000)

Notes
Type de filtrage :
Tout No annuaire
Tout faisceau
un No annuaire
un No abrégé
un No opératrice
une touche T2
Répertoire.

Dans cet exemple, lorsque le patron valide sa touche de filtrage RISO (touche 6), tous les appels locaux sont
routés vers sa secrétaire. Lorsque celui-ci valide la touche de filtrage PRISO (touche 7), seul l’appel de l’usager
31000 n’est pas routé vers la secrétaire (les appels externes comme internes sont routés vers la secrétaire)
6
Ensemble Patron / Secrétaire

2.3. Création de la touche de fonction RISO

Usagers/<Patron> /Touch.programmables

Ouvrez l’usager
« Patron »
(ex.31002)

Sélectionnez la
touche
programmable
souhaitée (ex.6)

No Touche Numéro de la touche programmable (ex.6)


Fonction Touche RISO
Mnemo Utilisé pour identifier la touche programmable ; le texte apparait sur l’écran du poste (ex. RISO T1)

2.4. Création de la touche de fonction PRISO

Usagers/<Patron> /Touch.programmables

Ouvrez l’usager
« Patron »
(ex.31002)

Sélectionnez la
touche
programmable
souhaitée (ex.7)

No Touche Numéro de la touche programmable (ex.7)


Fonction Touche PRISO
Mnemo Utilisé pour identifier la touche programmable; le texte apparait sur l’écran du poste (ex. PRISO T1)
7
Ensemble Patron / Secrétaire

2.5. Supervision filtrage

Usagers/<Secrétaire> /Touch.programmables

Ouvrez l’usager
« Secrétaire »
(ex.31001)

Sélectionnez la
touche
programmable
souhaitée (ex.8)

No Touche Numéro de la touche programmable (ex.8)


Fonction Supervision filtrage
No annuaire Numéro d’annuaire du patron (ex. 31002)
Numéro Touche Touche RISO sur le poste du patron (ex.6)
Mnemo Utilisé pour identifier la touche programmable; le texte apparait sur l’écran du poste (ex. Sup. filtrage)

Notes
Une touche par touche RISO/PRISO.
Dans cet exemple, lorsque le patron a validé le filtrage en pressant la touche RISO (ex.6), la secrétaire le sait
avec la LED sur sa propre touche de Supervision filtrage (ex.8).

La secrétaire peut annuler la fonctionnalité de filtrage à partir de son propre poste en pressant la touche de
Supervision filtrage (ex.8).

2.6. Secrétaire de débordement

Usagers/<Secrétaire débordement> /Touch.programmables

Ouvrez l’usager
« Secrétaire
débordement »
(ex.31003)

Sélectionnez la
touche
programmable
souhaitée (ex.2)

No Touche Numéro de la touche programmable (ex.2)


Fonction Secrétaire débordement
No annuaire Numéro d’annuaire du patron (ex. 31002)
Mnemo Utilisé pour identifier la touche programmable; le texte apparait sur l’écran du poste (ex. Assistante
deb)
8
Ensemble Patron / Secrétaire
9
Ensemble Patron / Secrétaire

3 Maintenance

3.1. Vérification de l’ensemble Patron/Secrétaire


Open a Telnet/Serial Connection

Commande multitool
Résultat +------------------- [ Main Menu ] ---------------------+
[ 0] - Exit
[ 1] - Consult Multilines And Supervised Sets
[ 2] + Consult Boss/Secretary
[ 3] - Consult Sets With Data keys
[ 4] - Consult Sets With Supervision Data keys
[ 5] + Consult Directory Number Supervision
[ 6] - Consult Supervision Keys On Attendant
[ 7] - Consult Attendant Assistant Key On Attendant Group
[ 8] - Consult Supervised Trunk Groups and Keys
[ 9] + Consult Supervised Trunks and Keys
[10] + Multiline Sets With Their Multiline Keys
[11] + Consult Secondary MLA Keys
[12] + Consult Voice Mail Supervision Keys
Commande 2
Résultat +------- [ Consult Boss/Secretary ] -------+
[ 0] - Father Menu
[ 1] - Consult All <Boss> Sets
[ 2] - Consult All <Secretary> Sets
[ 3] - Consult All <Routing Secretary> Sets
CHOICE?
Commande 1
Résultat 1 | 61000 | 9 | 0 | 61001 | 8 | 0
ooo Number Of <Boss> Sets = 1
Commande 2
Résultat 1 | 61001 | 8 | 0 | 61000 | 9
| 0
ooo Number Of <Secretary> Sets = 1