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05/09/2006– documentation

FICHE TECHNIQUE
Documention de processus
Cette fiche présente quatre exemples de formulaire pour documenter un processus
et des sous-processus. Pour compléter ces formulaires, on doit préalablement
avoir réaliser une travail de description et de modélisation du processus actuel.
Voici différents exemples tirés de différents ouvrages spécialisés.

Exemple 1

PROCESSUS D’ACHATS

Finalité du processus : Sélectionner les fournisseurs afin de garantir la fourniture de matières premières de la qualité
voulue, au moment voulu et au meilleur prix

INTRANTS origine EXTRANTS destination

• Cahier des charges


• Proposition d’homologation
(besoins de nouveaux Études Études
de nouveaux fournisseurs
fournisseurs)
• Proposition de prix • Demandes de prix
• Propositions contrats Fournisseurs • Contrats à signer Fournisseurs

• Contrats signés • Notation qualité


• Choix (homologation) de • Mise à jour base de
Études Approvisionnement
nouveaux fournisseurs données fournisseurs
• Retour d’information sur la Logistique entrant et
qualité des fournisseurs Fabrication

Exigences_attendues
Clients : • Échangeurs sans défaut (qualité matières et accessoires)
• Respect des délais (pas de retard dû aux fournisseurs)
Entreprise : • Rentabilité (coûts des achats)
Réglementaires : • Pas de contrefaçon, pas de travail au noir

Responsabilités
Propriétaire du processus : Responsable achats

MOYENS ET RESSOURCES Fournis/entretenus par

• Responsable achats
Humains : • Acheteur matières et accessoires Ressources humaines
• Acheteur équipements et services
• Bureau + postes informatiques
Matériels : • Réseau informatique et progiciel achats Moyen généraux
• Fax, téléphone, Internet
Fournie/entretenue par
SUPERVISION

• Respect des délais (nombre de livraisons à l’heure / total livraisons) Logistique entrant
• Conformité livraisons (nombre de livraisons NC / total livraisons) Logistique entrant
Indicateurs :
• Qualité fournitures (nombre pièces en défaut / total pièces achetées) Contrôleur qualité
• Coûts (part achat dans prix de revient) Finances (contrôleur de gestion)

Surveillance : • Rencontre et audits fournisseurs Responsable des achats

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FONCTIONNEMENT DU PROCESSUS

Le processus ACHATS prend en charge deux cycles d’activités :


1. La recherche de nouveaux fournisseurs
2. L’évaluation des fournisseurs sélectionnés
Le schéma ci-dessous décrit ces deux cycles :

Acteurs Activités Observations

1 2
Si la demande vient des
études, le support est
Études Demande ou décision un cahier des charges
ou de rechercher de
Fabrication nouveau fournisseur

L’acheteur utilise tout


moyen à sa disposition
Recherche fournisseur (annuaires, internet, salons, …)
Acheteur et demande de
propositions Si prévisions> > 1000 $
au moins 3 fournisseurs
doivent être consultés
(cf. procédure appel d’offres)
Acheteur NON
+ Une phase de négociation,
= Proposition
Resp. Achats incluant des visites ou des
négociation OK ?
+ audits, peut être nécessaire.
ou
demandeurs changement
de fournisseur
La commande test fait l’objet
d’un contrôle et d’une
Passage d ’une traçabilité renforcés
Approvisionneur commande test (cf. procédure d ’homologation)

Le responsable d’achat
analyse tous les mois les
Resp. Achats Réception et analyse indicateurs de performance
(+ demandeur retour d’informations des fournisseurs.
si besoin) qualité et délais
Lorsqu’il s ’agit d ’une
première commande
(homologation) le
demandeur doit être associé.
NON Prestation NON (1re fois)
Resp. Achats
(+ demandeur (2e fois) = OK ?
si besoin) changement
Un audit du fournisseur
de fournisseur Courrier de demande peut être déclenché si
d’action au fournisseur besoin
oui
Resp. Achats

Si nouveau fournisseur un
contrat cadre est établi.
Mise à jour base de
Resp. Achats données fournisseurs Une fois par an, chaque
fournisseur reçoit sa
notation qualité.

fin

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Exemple 2

MACRO PROCESSUS DE FABRICATION

Finalité du processus : Fabriquer les échangeurs commandés par nos clients, selon la qualité définie dans le dossier de
fabrication et dans les délais confirmés au client

INTRANTS origine EXTRANTS destination

• Ordres de fabrication • Échangeurs finis


Commercial
(commandes validées (accompagnés de leurs
Logistique
ordres de fabrication
• Planning de fabrication Planification validés)
• Dossier de fabrication Études • Dossiers de fabrication
(avec des demandes de Études
• Matières premières Logistique modifications si besoin)

Exigences attendues
Clients : • Échangeurs sans défaut
• Respect des délais
Entreprise : • Productivité et rentabilité
• Respect environnement
Réglementaires : • Hygiène et sécurité du travail
• Marquage CE

Responsabilités
Propriétaire du processus : • Responsable achats
Pilotes : • Responsable atelier emboutissage
• Responsable atelier soudure
• Responsable atelier montage

MOYENS ET RESSOURCES Fournis/entretenus par

• Directeur de production
• Responsable d’atelier
• Conducteurs de presse
Humains : Ressources humaines
• Soudeurs
• Ouvriers de montage
• Acheteur matières et accessoires
• Presses à emboutir
• Postes de soudure
• Ligne de montage Équipements industriels
Matériels : • Équipements de test
• Équipements de manutention (chariots élévateurs, bacs …)
• Hall de production Moyen généraux
• Réseau informatique et progiciel suivi production

SUPERVISION Fournie/entretenue par

• Respect des délais (commandes à l’heure / total commandes) Responsable production


• Retour clients (nombre de livraisons avec retour / total livraisons) Commercial
Indicateurs : • Qualité production (nombre de retouches / total pièces contrôlées) Contrôleur qualité
• Productivité (rapport temps passé / temps alloué) Responsable production
rentabilité (marge brute production) Finances

• Propreté ateliers et abords Responsable de production


Surveillance : • Respect consignes de sécurité Responsable de production
• Perception qualité client (questionnaire satisfaction) Commercial

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FONCTIONNEMENT DU MACRO PROCESSUS

Le processus FABRICATION est découpé en trois processus : emboutissage, soudure et montage / test.

Fabrication
Dossier de
fabrication
Planning de
fabrication

soudés (+ OF & dossier


Dossier de 1/2 corps d’échangeur

sur les échangeurs et


Monter les raccords
de fab. renseignés)

MONTAGE / TEST
(+ OF & dossier de

corps d’échangeur
corps d’échangeur
EMBOUTISSAGE

fabrication

Souder les corps


fab.renseignés)
Former les 1/2

d’échangeur
SOUDURE

les tester
Commandes ÉCHANGEURS
acceptées fabriqués
(ordres de (+PV de test)
fabrication)

Matière
acceptés
et stockées ordres de
fabrication
renseignés

MAÎTRISE DES SOUS-PROCESSUS


Responsables Contrôles traçabilité documentation
EMBOUTISSABLE • Chef d’atelier • Autocontrôle • OF renseigné • Procédure
emboutissage emboutissage
SOUDURE • Chef d’atelier • Autocontrôle • OF renseigné • Procédure
soudure soudure
MONTAGE / TEST • Chef d’atelier • Autocontrôle • OF renseigné • Procédure de
test montage
• Test d’étanchéité • P-V de test
• Contrôleur • Procédure
qualité d’étanchéité

Observations :

• La commande acceptée et transmise par le commercial sous forme d’un ordre de fabrication (OF). L’OF suit la
fabrication de lot et sert de traçabilité pour les contrôles ainsi que pour l’enregistrement des temps passés.

• Le dossier de fabrication (dossier de définition du produit), issu du bureau d’études, est fourni à chaque
fabrication et suit le lot comme l’OF. Il est restitué au BE en fin de cycle, avec éventuellement des demandes de
modifications en cas de problèmes détectés lors de la fabrication.

• Le service de planification fournit à chaque chef d’atelier un planning prévisionnel des commandes acceptées.

• Le P-V de test est fait en double, l’original est fourni au client, la copie est archivée.

• Les OF renseignés sont analysés en fin de mois par le responsable de production, pour calculer les indicateurs,
puis archivés.

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Exemple 3

Nom du processus Page 1 Nom du processus Page 2

Quelques caractéristiques du processus Mesure du processus

Finalité : Objectifs associés au processus (besoins et attentes des


clients du processus, déploiement des objectifs définis par la
direction) :

Intrant : Indicateurs de performance du processus :

Extrant : Appréciation du risque de non atteinte des objectifs


et/ou d’insatisfaction du client du processus (risque =
occurrence x gravité*) :

• Intervenants externes qui bénéficient des Données de pilotage


extrants Pilote (si désigné) :
• Exigence attendue des intervenants

Description des sous processus du processus : Points forts (suite à analyse Points à améliorer (suite à
du processus, remontées du analyse des
terrain, retour d’expérience) dysfonctionnements
remontés du terrain, retour
d’expérience)

Liens fonctionnels (processus amont, processus * Échelle de gravité : * Occurrence


aval) :
1 à 3 : un standard de 1 à 3 : possible mais jamais
performance non atteint vu
4 à 6 : plusieurs standards non 4 à 5 : observé au moins
atteints une fois
7 à 10 : objectifs non atteints, 6 à 9 : observé plus d’une
pouvant aller jusqu’à l’arrêt du fois
processus 10 : une fois sur deux

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Exemple 4

Nom : Date : Version : Nom : Date : Version : _

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Pilote ou responsable du processus : INDICATEURS DE PROCESSUS

Finalité : Nom de l’indicateur :

Mode de calcul :

Axes stratégiques de rattachement : Origine de l’information :

Responsable Fréquen- Mode de Destina-


ce diffusion taires

Donnés d’entrée : Données de sortie :

Nom de l’indicateur :

Mode de calcul :

Entités contribuants au processus : Origine de l’information :

Responsable Fréquen- Mode de Destina-


ce diffusion taires

Objectifs de performance du processus :

Nom de l’indicateur :

Indicateurs de performance du processus : Mode de calcul :

Origine de l’information :

Responsable Fréquen- Mode de Destina-


ce diffusion taires

Références applicables :

Nom de l’indicateur :

Mode de calcul :

Liens fonctionnels (non exhaustif) : Origine de l’information :

Responsable Fréquen- Mode de Destina-


ce diffusion taires

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