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Ministère de l’Enseignement Supérieur de la BURKINA FASO

Recherche Scientifique et de l’Innovation Unité – Progrès – Justice


----------------

BURKINA FASO
==Ministère de l’Enseignement Supérieur de la Recherche Scientifique
Unité – Progrès – Justice
et de l’Innovation ----------------

(MESRSI)
SOCIETE DES ENTREPRISE DE
---------------------------- CONSTRUCTION WOUMTABA (ECW)
SARL

INSTITUT SUPERIEUR PRIVE POLYTECHNIQUE

RAPPORT DE STAGE

Pour l’Obtention du Diplôme de Technicien Supérieur (D.T.S)

OPTION : FINANCE COMPTABILITE

THEME :

PROCEDURE DU TRAITEMENT DES PIECES DE CAISSE

Présentée par DIPAMA Bilguissa

MAITRE DE STAGE

Monsieur SINGBEOGO Souleymane

Comptable Chargé Fournisseurs et Moyens Généraux A ECW-SARL

Table des matières


DEDICACES.............................................................................................................................III

Présentée par DIPAMA Bilguissa I


REMERCIEMENT..................................................................................................................IV
LISTES DES SIGLES ET ABREVIATIONS..........................................................................V
PREAMBULE...........................................................................................................................VI
INTRODUCTION GENERALE..........................................................................................VIII
PREMIERE PARTIE :..............................................................................................................X
GENERALITE SUR LA STRUCTURE D’ACCUEIL : ECW..............................................X
PRESENTATION DE ECW.....................................................................................................X
CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE DE ECW.................................................XI
I-HISTORIQUE....................................................................................................................XI
II- DOMAINE D’INTERVENTION..................................................................................XII
II.1 Travaux de Génie Civil................................................................................................................................XII
II.2 Travaux de Génie rurale.............................................................................................................................XII
CHAPITRE II : ORGANISATION ET LE FONCTIONNEMENT DE ECW SARL....XIV
II-1- LES INSTANCES DE DECISIONS........................................................................XIV
II-1-1- L’assemblée générale ordinaire............................................................................................................XIV
II-1-2 Le Conseil de gestion................................................................................................................................XIV
II-2-Les Directions et leurs Attributions................................................................................XV
II-2-1- La Gérance................................................................................................................................................XV
II-2-2-Département Travaux et Prestations de Services.................................................................................XV
II-2-3-Département Logistique et Matériel......................................................................................................XV
II-2-4-Département Administration, Financier et Comptable.......................................................................XV
ENREGISTREMENT DES PIECES DE CAISSE............................................................XVII
DEUXIEME PARTIE :........................................................................................................XVII
CHAPITRE I : L’APPROCHE THEORIQUE DE LA TENUE DE CAISSE DANS UNE
ENTREPRISE DE BTP......................................................................................................XVIII
I-DEFINITION................................................................................................................XVIII
I-1- La caisse.....................................................................................................................XVIII
I-2-Les Décaissement ou paiement (en espèce)................................................................XIX
I-3- Les Encaissements de caisse.........................................................................................XIX
I-4-Les types de pièces de caisse...........................................................................................XX
CHAPITRE II : LA TENUE DE CAISSE A ECW-SARL................................................XXI
II -A-1- Introduction et présentation....................................................................................XXI
II-A-2- La comptabilisation des opérations de caisse......................................................XXI
II-A-3-La décentralisation de la saisie de caisse..................................................................XXI
II-B-5 Les conditions.......................................................................................................XXIII
REMARQUES ET SUGGESTIONS............................................................................XXV
REMARQUES...................................................................................................................XXV
SUGGESTIONS...............................................................................................................XXVI

Présentée par DIPAMA Bilguissa II


DEDICACES

NOUS DEDIONS CE PRESENT RAPPORT A NOS PARENTS

REMERCIEMENT
Beaucoup de personnes ont contribué de diverses manières pour rendre ce rapport de
stage une réalité. Pour ce faire :

Nous voulons remercier tout d’abord Monsieur le Directeur Général de ECW

Présentée par DIPAMA Bilguissa III


Ensuite nous remercions notre maitre de stage, monsieur SINGBEOGO Souleymane
Comptable Chargé fournisseurs et Moyens Généraux, qui n’a ménagé aucun effort à
répondre à toutes nos préoccupations.

Nos remerciements vont également à l’endroit de madame la directrice de l’ISPP ainsi


que le corps professoral de l’ISPP pour la qualité de la formation dispensée.

Enfin, nous profitons également de l’occasion de la rédaction de notre rapport de


stage pour adresser nos remerciements à tout le personnel de ECW pour leur disponibilité,
leur patience, leur dévouement à répondre à toutes nos préoccupations et à nous fournir
les informations nécessaires. Nous adressons par la même occasion nos remerciements à
tous ceux qui de près ou de loin nous ont assistés dans la rédaction de ce rapport

LISTES DES SIGLES ET ABREVIATIONS

ECW : Entreprise de construction woumtaba

SARL : Société à Responsabilité Limitée

DTS : Diplôme de Technicien Supérieur

Présentée par DIPAMA Bilguissa IV


FC : Finance Comptabilité

SYSCOA  : Système Comptable Ouest Africain

ISPP : Institut Supérieur Polytechnique Privée

CAMES : Conseil Africain et Malgache pour l’Enseignant Supérieur

PREAMBULE
L’Institut Supérieur Privé Polytechnique (ISPP) est un établissement privé
d’enseignement supérieur, ouvert en 1998. Cette ouverture a été régularisée par l’arrêté
ministériel N° 2004-019/MESSRS/SG/DGESRS/CNESSP/SP du 30 janvier 2004. Il
forme des cadres moyens et supérieurs, compétents et polyvalents, répondant aux besoins
des entreprises publiques et privées. Situé dans les quartiers Kouritenga (siège), Patte
d’oie (annexe 1) et Koulouba (annexe 2) de la ville de Ouagadougou, ville au tissu

Présentée par DIPAMA Bilguissa V


économique composé de grandes entreprises, de PME/PMI dynamiques, l’ISPP
développe un enseignement de qualité dans les domaines du management et des sciences
de gestion.

Plus de la moitié des diplômes proposés par l'ISPP sont reconnues par le Conseil Africain
et Malgache pour l'Enseignement Supérieur (CAMES) ce qui témoigne de la qualité de la
formation de l'ISPP.

Depuis l’année académique 2012 - 2013, l’ISPP a fait son entrée dans le système Licence,
Master, Doctorat (LMD). IL propose désormais deux cycles de formations.

 Un premier cycle, ouvert aux titulaires du baccalauréat, qui propose des formations dans
les filières suivantes :

- Finance Banque,
- Banques et Institutions de Micro Finance,
- Communication d’Entreprise,
- Finance Comptabilité,
- Gestion Marketing,
- Gestion des ressources Humaines,
- Gestion Commerciale,
- Marketing Management,
- Secrétariat Bureautique,
- Transport et Logistique,
- Droit,
- Science Economique de Gestion,
- Génie Civil (BTP).

Cette formation est sanctionnée par la Licence professionnelle dans les filières
respectives. Il est à noter qu’en deuxième année, les étudiants conservent toujours la
possibilité de se présenter au :

- Brevet de Technicien Supérieur (BTS), Diplôme d’Etat ;


- Diplôme de Technicien Supérieur (DTS), dont la plupart est reconnue par le CAMES.

 Un second cycle, qui prépare les étudiants aux diplômes de Master niveau BAC+5 dans
les filières suivantes :

- Comptabilité et Gestion Financière,


- Gestion des Ressources Humaines,

Présentée par DIPAMA Bilguissa VI


- Comptabilité Contrôle et Audit,
- Marketing et Stratégie
- Management Stratégique des Projets,
- Management de la Qualité, de la Sécurité et de l’Environnement
- Banques et Institutions de Micro Finance,
- Finance Comptabilité Contrôle,
- Bio statistique,
- Transport Logistique,
- Finance,
- Communication d’Entreprise et des Institutions,
- Gestion des Entreprises,
- Statistiques appliquées : « Gestion des Risques Financiers »,
- Droit des Affaires et Fiscalité.

Pour les filières du premier et troisième cycle, les diplômes correspondants ne peuvent
être délivrés qu’après la soutenance d’un rapport de stage pratique en entreprise devant un
jury. Quant au Master Professionnel, l’obtention du diplôme ne se fait qu’après dépôt du
mémoire à la direction de l’école.

INTRODUCTION GENERALE

Pendant son exploitation l’entreprise réalise des opérations avec son environnement et
dans son enceinte même. Il s’agit des transactions qui entraînent les mouvements de
biens, de services et de moyens de règlement entre entreprise et les banques : on parle de
flux. Les flux d’espèces sont les mouvements de monnaie entre l’entreprise et les autres
agents économiques ou à l’intérieur de l’entreprise.

Présentée par DIPAMA Bilguissa VII


Son environnement étant complexe et en perpétuelle mutation, l’entreprise recherchera
donc l’information nécessaire pour saisir les opportunités et se prémunir des dangers
éventuels. En effet, pour faire face à l’environnement concurrentiel, les dirigeants de
l’entreprise doivent combiner les techniques de gestion les plus appropriées à l’étude des
facteurs et à la compréhension des phénomènes internes et externes de cette organisation.
Cela nécessite la mise en place entre autres d’une caisse adéquate, qui permettra
l’enregistrement et la classification des faits valorisés ou quantifiés qui marquent la vie de
l’entreprise ; ce qui offrirait une organisation financière et comptable conforme à la
législation en vigueur.

L’application de cette caisse a pour atout complémentaire une comptabilité pour une
garantie d’informations fiables et compréhensibles implique le respect des normes et des
principes directeurs régis par le système comptable ouest africain (SYSCOA).

La notion « TRAITREMENT DES PIECES » fait appel à tout document ou fiche


d’origine interne et externe impliquant une intervention du service comptable ayant un
caractère de preuve, de contrôle ou faisant l’objet d’une écriture comptable. Cette
définition englobe trois aspects : l’aspect de preuve ; l’aspect de contrôle et l’aspect de
traitement.

En effet, le premier aspect a pour objectif de protéger l’entreprise contre tout préjudice
d’un tiers ; ensuite, le second, il tient compte du contrôle externe fait par les autorités
compétentes et du contrôle ayant pour objectif de rationaliser la gestion de l’entreprise par
l’établissement des états périodiques et enfin l’aspect caisse vise à l’élaboration des états
financiers.

L’atteinte de ses objectifs qualifies et quantifies confère à l’information de caisse statut de


traitement particulier dans l’entreprise. Les opérations effectuées sont contrôlées et
enregistrées au jour le jour suivant un ordre donné. Toute erreur en caisse n’est pas
tolérable, cela teint donc à l’interdépendance des documents de caisse. C’est la raison
pour laquelle nous avons décidée de traiter ce thème : « L’enregistrement des pièces de
caisse : cas de ECW ».

L’objectif visé par la comptabilité est donc de parvenir, à un moment donné, à fournir
les informations :

- aux chefs d’entreprise pour la gestion ;


- aux partenaires commerciaux et financiers ;
- à l’Etat à travers les services fiscaux.
La caisse présente d’une part des avantages et d’autre part des inconvénients pour
l’entreprise.

Présentée par DIPAMA Bilguissa VIII


En effet ; la caisse permet à l’entreprise d’effectuée des décaissements de faible
montant sans pour autant prendre du temps pour résoudre certains problèmes.
Par ailleurs ; elle présente aussi des inconvénients qui se présente par le fait que
ces décaissements peuvent être répétitive ou sans être contrôle.
Au regard, il nous revient de poser la question de savoir ; en quoi consiste le
traitement des pièces de caisse ?

Ce stage nous a permis d’avoir une expérience dans la pratique pour le cas de la
société ECW dans le cadre de procédure de traitement des pièces de caisse. Pour aborder
un tel sujet, nous partirons d’une présentation de la société ECW, nous analyserons les
mécanismes internes du processus de traitements des pièces comptables dans
l’entreprise ECW et nous verrons le traitement opère pour aboutir à des propositions
d’amélioration.

Notre rapport s’articule autour de deux grandes parties :

- D’une part, la présentation d’ECW


- D’autre part, le traitement des pièces comptables.

Présentée par DIPAMA Bilguissa IX


PREMIERE PARTIE :

GENERALITE SUR LA STRUCTURE D’ACCUEIL : ECW

PRESENTATION DE ECW

CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE DE ECW

Pour mener à bien notre stage pratique et la rédaction de notre rapport de soutenance au
sein de l’Entreprise de construction Woumtaba (ECW) SARL, nous avons observé un
temps pour connaître les raisons de sa création, les objectifs qu’elle vise. Pour ce faire
nous allons dans un premier temps étudier son historique. Dans un second temps nous
allons situer ses domaines d’intervention afin de mener à bien notre étude.

Présentée par DIPAMA Bilguissa X


I-HISTORIQUE

ECW SARL est une société des entreprises de construction de bâtiment et tout ouvrage de
génie civil et rural.

L’entreprise a été créée en 1990, sous le numéro BF KDG 2009 B 002 registre du
commerce du Burkina Faso puis immatriculée sous le numéro Identifiant Financier
Unique(IFU) 00020915N.

L’objectif de ECW est de fournir des ouvrages aux administrations (administrations


publiques, les projets de développement, les agences des travaux d’intérêt général etc.)
qui interviennent ou financent les travaux dans le secteur du génie civil et/ou travaux
publics(BTP), génie rural. Elle a les coordonnées suivantes :

 Siege Social : Ouagadougou-Province du Kadiogo


- Boite Postal : 11BP1264 Ouagadougou 11
- Numéro IFU : 00020915N
- Tel : 50-36-80-49
 Agence : Koudougou-Province du Boulkiemde
- Boite Postal : 170 Koudougou
- Tel : 50-44-06-16
Agréments techniques
 Catégorie B4 dans les domaines du Bâtiment
 Catégorie T4 dans le domaine des Routes
 Catégorie H dans le domaine des Routes et Pistes à haute intensité de main
d’œuvre.
 Catégorie TE dans les domaines de Barrages et des Aménagements Hydro-
agricole.
 Catégorie R3 dans le domaine de l’Assainissement et eaux usées.
 Catégorie U3 dans le domaine de l’Approvisionnement en eau potable.

II- DOMAINE D’INTERVENTION


ECW Sarl assure plusieurs types de prestations dont :

II.1 Travaux de Génie Civil


- Construction d’infrastructures scolaires
Cette partie met l’action sur la construction des écoles primaire et
secondaires et regroupe les salles de classes (avec 40 mètre cubes pour 50
élèves), le bureau du Directeur, bureau de surveillant, les latrines, les
logements de enseignants.

Présentée par DIPAMA Bilguissa XI


- Construction d’infrastructures sanitaires
Cette partie met en relief la construction de CSPS, de CHR de dispensaire
d’une part et d’autre part la construction de maternité. En effet, pour ce qui
concerne le dispensaire on a les logements du médecin, les latrines, forage,
pharmacie, hospitalisation, maternité, salle d’injection, salle de pansement,
salle de garde, salle d’attente, salle de consultation, salle du major, puisard,
terrasse couverte, terrasse non couvert, patio, couloir. Ainsi, la maternité a
les mêmes plans de construction que le dispensaire mais dispose des
éléments supplémentaires comme la salle de travail, suite couches, paillasse,
salle de sage-femme, rampe, magasin.
- Construction de bâtiments à usage de bureaux
Pour ce qui est de bâtiments à usage de bureaux, il regroupe la salle de
réunion, le bureau de gérant, de secrétaire de direction, des techniciens, des
comptables, d’attente, d’accueil, des toilettes,
- Construction de bâtiments à usage d’habitation
On a attente par construction à usage d’habitation les logements des
ménages qui varie selon les moyens ou l’envie de tout un chacun. On peut
parler de salle à mange, cuisine, séjour, chambres, toilettes, dressing,
magasin.
- Construction d’infrastructures diverses (stations, marchés, abattoirs, gare
routières, stades, centrales de traitement etc.)
- Construction d’ouvrages hydrauliques (ponts, dalots, radiers)
- Construction de pistes rurales
- Construction de routes

II.2 Travaux de Génie rurale


- Construction de barrages et aménagement de périmètres irrigués
- Réalisation de forages
- Aménagement des bas-fonds
- Réalisation de bouis
- Réalisation de digues, de diguettes
- Réalisation de caniveaux
- Assainissement eaux usées et excréta
- Approvisionnement en eau potable

Présentée par DIPAMA Bilguissa XII


CHAPITRE II : ORGANISATION ET LE FONCTIONNEMENT DE
ECW SARL
L’agence entend bien refléter une bonne image afin d’être crédible au sein de son
entourage et d’acquérir la confiance et la fidélité de ses partenaires et collaborateurs. Pour
son fonctionnement, elle a mis en place une organisation de son staff afin de confier à
chaque service les tâches qui lui incombent pour une meilleure exécution et l’obtention de

Présentée par DIPAMA Bilguissa XIII


bons rendements à tous les niveaux. Nous allons, d’emblée, définir les différentes
instances de décisions, pour énumérer ensuite, les différentes directions mises en place
par l’agence et leurs attributions.

II-1- LES INSTANCES DE DECISIONS


L’entreprise de construction woumtaba, comme toutes les autres entreprises a mis en
place une organisation pouvant lui permettre d’atteindre son objectif. A cet effet la société
ECW est composée de directions (organes de direction) et de services rattachés (organes
d’exécution).

II-1-1- L’assemblée générale ordinaire


Elle se réunit une fois l’an et regroupe tous les associés de la société qui en majorité
absolue :

 approuvent les comptes de la société présentés à cet effet par la direction générale ;
 décident de la répartition du résultat de la société ;
 prennent les grandes décisions concernant la vie de la société et donnent des

orientations à la direction générale.

II-1-2 Le Conseil de gestion


Il se réunit chaque lundi pour faire ressortir les avancements et les difficultés des
travaux sur les chantiers pour examiner les tendances au niveau de la société et
prendre des décisions pour la bonne marche de la société. Les travaux du conseil
sont présidés par le directeur général. Il peut se tenir en extraordinaire pour des cas
particuliers

II-2-Les Directions et leurs Attributions


II-2-1- La Gérance
La Gérance de l’entreprise ECW est l’organe de décision par excellence. Le Gérant est
nommé par les statuts de l’entreprise. Sa tâche consiste essentiellement à superviser et à
coordonner les branches de l’entreprise. Elle supervise également les différentes
directions et les autres services.

Pour mieux assister le Gérant dans sa mission, certains organes sont directement rattachés
du point de vue hiérarchique à la Direction Générale, du fait de leur caractère fonctionnel,
ou de leur activité.

Présentée par DIPAMA Bilguissa XIV


II-2-2-Département Travaux et Prestations de Services
Le département est dirigé par un Directeur Technique. Il a pour mission de superviser et
de coordonner la bonne exécution des travaux de prestation. Il est chargé de la
surveillance des chantiers en veillant à une bonne suivie des normes de travail, à
l’application des différents tarifs, Il travaille en collaboration avec les autres services pour
l’atteinte des objectifs de l’organisation. Vu les attributions qui lui sont confiées, la
direction technique demeure l’une des pièces maîtresses de l’organisation.

II-2-3-Département Logistique et Matériel


Cette direction a pour tâche principale la gestion du parc automobile, l’approvisionnement
des différents chantiers en agrégats et en matériaux de construction, l’utilisation des
machines et des engins lourds pour les travaux publics. Elle est assurée par un Directeur
Logistique. Ce service est dirigé avec tact car il a un rôle déterminant pour l’avenir de
l’organisation. Il a pour objectif de fournir les demandes d’agrégats en temps et la mise à
disposition des véhicules pour les travaux.

II-2-4-Département Administration, Financier et Comptable


Il est dirigé par une directrice Administrative, Financière et Comptable qui a pour
principale mission de superviser toutes les affaires administratives financières et
comptable. On peut citer la gestion budgétaire, les transactions financières entre la société
ECW et les autres agents économiques, l’élaboration des états, ainsi que le contrôle de
toutes opérations comptables. En outre elle s’occupe de la trésorerie, notamment les
encaissements, les décaissements dont les taches courantes sont essentiellement le
contrôle de la caisse et le règlement des factures. Elle coordonne aussi les activités
comptables, tel que veillé à la mise en place d’une comptabilité appropriée et à
l’exploitation optimal des ressources de l’organisation. Ce service effectue à son niveau
deux (02) catégories de tâches à savoir :

Les tâches courantes telles que :

-L’enregistrement et le classement des pièces comptables ;

-L’imputation des pièces comptables ;

-La saisie des pièces déjà imputées ;

-Et enfin la tenue des journaux et livres comptables.

Les tâches périodiques comme :

-L’analyse des compte ;

Présentée par DIPAMA Bilguissa XV


-Le rapprochement bancaire ;

-les régularisations

-Et enfin la production des états financiers (bilan, compte de résultat. . .

DEUXIEME PARTIE :
ENREGISTREMENT DES PIECES DE CAISSE

Présentée par DIPAMA Bilguissa XVI


CHAPITRE I : L’APPROCHE THEORIQUE DE LA TENUE DE
CAISSE DANS UNE ENTREPRISE DE BTP
La survie d'une entreprise ou plus généralement d'une organisation réside dans la capacité de ses
membres à agir de manière cohérente et efficiente pour atteindre les objectifs poursuivis par
l'organisation. La réalisation de ces objectifs intéresse non seulement ceux qui interviennent
directement dans sa gestion, mais également ceux qui, d'une manière ou d'une autre, contribuent à
son financement et sont par conséquent intéressés par les performances de l’entreprise dans
laquelle ils ont décidé d'investir, à la rentabilité des capitaux investis et pour finir au système de
gestion des dirigeants. De ce fait, l'entreprise apparait donc comme un lieu où se situent des
intérêts souvent convergents, mais parfois contradictoires. Elle est ainsi amenée à produire un
certain nombre d'informations répondant aux diverses préoccupations qu'elle suscite. Par

Présentée par DIPAMA Bilguissa


XVI
I
conséquent vu le caractère important des informations qui émanent du fonctionnement de toute
entreprise, il serait judicieux pour les gestionnaires de ses entités de veiller scrupuleusement au
bon traitement des informations qui seront divulguées par la suite aux divers utilisateurs. Ainsi, la
mise au point d’un système d’information de caisse à tout son intérêt. Dans ce premier point de
la deuxième partie, notre travail portera sur les différents systèmes de caisse susceptibles d’être
utilisé au moment de l’élaboration de l’information de caisse, ainsi que les différents
mouvements d’encaissements et décaissements ; et les enregistrements de ses pièces.

I-DEFINITION
I-1- La caisse

La caisse est l’endroit où est entreposé l’argent en espèces d’une structure, elle doit être
sous scellés. L’argent disponible ne sert théoriquement qu’à financer les dépenses de
faible montant.

La gestion des fonds de caisse

La gestion des fonds de caisse représente les différentes opérations comptables qui
permettent d’assurer la traçabilité financière complète et fidèle d’une entreprise. Pour
faire plus simple, il s’agit de la notation des mouvements notamment des dépenses et
recettes relatif aux fonds de caisse.

Les différentes procédures de gestions prennent donc en compte les flux d’encaissement
(apport de fonds de caisse, acomptes et créances client), et de décaissement (dépenses,
prélèvement et remises en banque) à partir du moment de l’ouverture de la caisse à la
fermeture de celle-ci.

La gestion des fonds de caisse repose sur les pratiques comptables strictes et parfois
complexes qui permettent de gérer principalement les espèces qui constituent les fonds de
caisse. L’opération de gestion est à refaire pendant le cycle de caisse qui comprend
l’ouverture, les rapports et prélèvement en cours de journée et clôture de caisse.

L’intérêt La bonne gestion des fonds de caisse

Les opérations de la tenue des fonds de caisse doivent être effectuées au quotidien afin
d’assurer le reflet concret et fidèle des éléments de gestion quotidien. Elle à donc pour
fonction essentielle de permettre de suivi des espèces en caisse au cours et en fin d’une
journée.

En au cas, les rapports et /ou les prélèvements ne doivent alors être émis ni erronés dans
la gestion des fonds de caisse. Les fonds de caisse sont aussi très sensibles dans la gestion

Présentée par DIPAMA Bilguissa


XVI
II
d’une société, d’où la nécessite d’apporter une attention particulière à toutes les
opérations s de gestion.

Gérer correctement les fonds de caisse vont alors permettre à l’entreprise de mesurer ses
évolutions et des progrès à entreprendre. Il faut alors effectuer la gestion des fonds de
caisse suivant les bonnes pratiques en comptabilité. Les démarches de gestion des fonds
de caisse trouvent aussi leur intérêt dans l’analyse des chiffres d’affaires.

I-2-Les Décaissement ou paiement (en espèce)


Le paiement des factures en espèce est conditionné par le niveau de la caisse. Lorsque le
fournisseur se présente à l’échéance de sa facture pour paiement, l’assistant du chef
comptable procède à la vérification de l’existence et la conformité de la facture, le bon de
commande et le bon de livraison. Si ces éléments sont conformes, il procède au paiement
avec l’autorisation du Directeur Général.

Elle constitue donc pour la société, un moyen de preuve sur le plan fiscal, comptable,
administratif et commercial. De ce fait, elle doit comporter des informations capitales.

Le bon ou reçu de sortie de caisse est le document pré-numéroté et établi par le comptable

qui atteste de l’accord donné par les personnes habilitées pour la réalisation de l’achat.
Ces autorisations de décaissement sont indispensables car tout paiement (ou
remboursement) par la caisse doit au préalable avoir été autorisé.

I-3- Les Encaissements de caisse


La caisse est approvisionnée par rapport à des doléances avisées par le Directeur Général
et par la suite par la Directrice Administrative Financière et comptable, qui établit des
chèques approuvés par le Directeur Général, correspondant le montant des doléances du
jour.

I-4-Les types de pièces de caisse


Les pièces de caisse sont de nature diverse. On peut citer :

- les factures fournisseurs,

- les pièces de caisse, (VOIR ANNEXE 1)

- les avis de débit et de crédit ;

Présentée par DIPAMA Bilguissa XIX


CHAPITRE II : LA TENUE DE CAISSE A ECW-SARL
II -A-1- Introduction et présentation
Dans le chapitre précédent, nous avons étudiés la présentation et les procédures de
décaissements et encaissements ce qui nous permettrons de passer sur la manière
d’enregistrements des opérations de caisse.

La saisie de la caisse dans l’entreprise est une composante importante pour


l’enregistrement des opérations financières. Le journal de caisse fait partie des documents
que l’entreprise peut fournir en cas de contrôle. C’est également un poste essentiel pour a
prise de décision stratégique.

II-A-2- La comptabilisation des opérations de caisse


Les écritures comptables relatives à la caisse concernent des comptes spécifiques, selon le
mode de paiement et s’il s’agit d’encaissement ou de décaissement.

Présentée par DIPAMA Bilguissa XX


Les enregistrements se fond toujours par ordre chronologie, sans présenter de rupture. Ce
niveau d’exigence entraîne naturellement l’utilisation d’outils comptable dématérialisés.
Lorsqu’il y a paiement au comptant, le journal de caisse est mis à jour de façon détaillée
pour toutes ventes. Lorsque les sommes sont moins importantes, il permit de réaliser la
transcription en fin de la journée.

Selon les normes des écritures comptables définies par le plan comptable général, le
compte de caisse est de 571.

Il débit à chaque opération de paiement en espèce pour ensuite créditer :

*70 : vente de produits, prestations de service, marchandises HT

*443 : TVA collecté

Pour les paiements en espèce et en carte bancaire, il faut créditer les comptes :

*512 : chèque à encaissement

*515 : cartes bancaires à encaisser

II-A-3-La décentralisation de la saisie de caisse


La saisie de caisse dans l’entreprise est une composante importante pour l’enregistrement
des opérations financières. Le journal de caisse fait partie des documents que l’entreprise
peut fournir en cas de contrôle. C’est également un poste essentiel pour la prise de
décision stratégique.

Les solutions logicielles de saisie de caisse permettent aujourd’hui de décentraliser les


données pour mieux les exploiter. En effet ; la connexion facilite l’enregistrement des
pièces justificatives, et la saisie des écritures comptables.

II-B- LA TENUE DE CAISSE EN GENERALE


II-B-1 Tenir une caisse comptabilité
La gestion d’une entreprise se doit d’être rigoureuse et respectueuses
des obligations comptables juridiques et financières. Il est ainsi conseillé
de passer par un expert-comptable compétent qui sera à même
d’appréhender ces obligations. Parmi celles-ci, la bonne tenue de sa
caisse a une importance et permet d’anticiper des problèmes importants
(contrôle fiscal, problématiques liées à la trésorerie…). Le présent article
donne quelques conseils afin de tenir correctement sa caisse.

Présentée par DIPAMA Bilguissa XXI


Les écritures de caisse doivent être inscrites quotidiennement, sans blanc, ni rature, ni
surcharge.
Tous les mouvements de caisse sont numérotés et justifiés par une pièce comptable
portant exactement le même numéro (reçu, ticket, copie de facture, ...)

En outre, certaines obligations devront être respectées :


-    Il faut distinguer les encaissements en espèce des encaissements par chèque,
-    La caisse doit être créditée du montant de la remise en cas de remise en banque de
chèques,
-    Il convient de dissocier les encaissements des décaissements.
Concernant ce dernier point, le professionnel devra, sur son livre de caisse, utiliser deux
colonnes différentes, l’une mentionnant les recettes et l’autre les dépenses.
En outre, de manière pratique, le commerçant voulant s’assurer que sa caisse soit bien
tenue, devra respecter certains processus (afin d’éviter les vols notamment) :
-    Les chèques de banque devront être déposés le plus vite possible à la banque,
-    Il faudra prévenir les éventuels vols, en déposant par exemple les espèces dans un
coffre-fort,
-    Les vols devront être assurés,
-    Les paiements en espèce devront être limités. Une pièce justificative pourra être
demandée si ceux-ci sont importants.

II-B-2 Les différentes méthodes permettant de tenir sa caisse

Lorsque les opérations consignées dans la caisse sont simples (lorsque par exemple, on
applique taux de TVA), le commerçant peut se contenter de tenir un agenda de caisse où
sont reprises les recettes journalières. 
Lorsqu’elles sont plus complexes (différents taux de TVA applicable…), il convient de se
doter d’un outil permettant de justifier le détail des recettes :
-    Une bande de caisse enregistreuse, qui mentionne la date de la vente, la désignation du
produit ou du service vendu, le prix et la TVA applicable,
-    Le brouillard de caisse, qui permet d’inscrire de manière manuscrite le détail des
ventes quotidiennes en fonction de leur réalisation.
Dans ces situations, l’agenda de caisse ne doit mentionner que la récapitulation des
recettes de manière journalière. 
Les commerçants qui ne sont pas soumis à une comptabilité d’engagement doivent tenir

Présentée par DIPAMA Bilguissa XXII


un livre journal présentant l’ensemble de leurs dépenses et de leurs recettes
professionnelles. 

II-B-3- Cas des reçus de caisse

Souvent appelés bordereaux de caisse, les reçus de caisse sont des documents
généralement constatés lors des paiements en espèces ou en numéraire. Ils servent à la
justification des dépenses effectuées par l’entreprise au comptant. La caisse aussi établi
les chèques pour les règlements des factures ou pour l’exécution d’une dépense. (VOIR
ANNEXE 2)

II-B-4 Les objectifs

Disposer d’une caisse sous scellés permet de subvenir aux menues dépenses
quotidiennes correspondant aux besoins à court terme de l’association.

Bons/reçu de caisse

Le bon de sortie accompagné de l’autorisation de dépense permet de retracer son


circuit de validation et d’éligibilité.

II-B-5 Les conditions

La tenue de la caisse fonctionne selon les principes suivants :

• Principe d’organisation : qui contraint toute structure à définir les tâches, les pouvoirs et
les responsabilités ainsi que les circuits de cheminement de l’information, les procédures
et les instructions relatives au traitement des données comptables.

• Principe de séparation des fonctions incompatibles : de sorte à permettre un


cloisonnement qui protège le patrimoine de l’organisation.

• Principe de contrôle réciproque : croisé et permanent de la trésorerie afin de minimiser


autant que possible les risques d’erreur, d’omission et de malversation financière.

Bons de sorties de caisse

De l’autorisation de dépense à la sortie de caisse :

• L’autorisation de dépense est un document établi par le demandeur et qui doit être visé
par au moins son supérieur hiérarchique et le comptable.

• Sur la base de l’autorisation de dépense le caissier établit un ordre de décaissement et le


fait viser au bénéficiaire.

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XXII
I
• L’autorisation de dépense doit être accompagnée des pièces justificatives et comprendre
les éléments suivants :

L’identité du demandeur, le montant total de la dépense prévue, l`objet de la dépense, le


nom du projet correspondant, les signatures (celle du demandeur et celle de la personne
habilitée à autoriser la dépense).

• Les pièces justificatives doivent être numérotées et classées méthodiquement dès leur
enregistrement dans le suivi de caisse. Le journal de caisse et les pièces justificatives sont
conservés par le comptable.

• Les avances de fonctionnement doivent être gérées de façon rigoureuse

L’éligibilité des dépenses (ces règles s’appliquent à toute dépense quel que soit le mode
de paiement)

Une dépense est qualifiée d’éligible, c’est-à-dire valable, lorsque :

• elle est prévue au budget,

• elle est conforme au budget, c’est-à-dire dans les normes budgétaires,

• elle est faite en conformité avec les règles édictées dans le manuel des procédures
(exemple: les procédures d’achat et de mise en concurrence des fournisseurs potentiels),

• elle est appuyée par une pièce justificative probante

• elle est faite dans le cadre et l’intérêt de la structure.

Toute dépense qui ne respecte pas ces critères n’est pas éligible, donc à rejeter.

Toute dépense sans contrepartie réelle de biens et services est considérée comme un cas
de malversation financière.

Bons d’entrées de caisse

Lors d’encaissements, le caissier établit un bon de caisse pré-numéroté auquel est joint :

• soit le bordereau de retrait bancaire ou la photocopie du chèque dans le cas de retrait de


fonds provenant de la banque,

• soit le reçu d’entrée de caisse provenant d’une AGR ou des cotisations des membres ou
des dons, des services payant (contribution des bénéficiaires).

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XXI
V
Tout fonds retiré à la banque doit d’abord être versé dans la caisse pour l’établissement du
bon d’entrée de caisse avant d’être utilisé.

Les entrées en caisse doivent être notifiées dans le journal de caisse.

REMARQUES ET SUGGESTION

Pendant la durée de notre stage, nous avons pu observer les forces et les faiblesses
d’ECW dont nous citerons les principales.

REMARQUES

Forces

Tout au long de notre stage à ECW, des moyens matériels et humains ont été mis à notre
disposition. Cela nous a beaucoup encouragés et dès le premier jour, nous nous sentions
déjà intégrés et considérés comme membre de l’entreprise. Nous avons apprécié l’esprit
d’ouverture et de compréhension dont a fait preuve le personnel à notre égard. Aussi,
nous avons apprécié la confiance que les responsables de l’entreprise ont manifestée à
notre endroit notamment à travers du minimum de délégation de pouvoir dans nos
domaines de compétence. Tout en apprécient ce cadre de travail participatif nous avons
remarqué d’autres forces qui ne sont les moindres à ECW tel que :

- Le dynamisme du Gérant et sa grande capacité managériale ;


- La jeunesse des directeurs de service toujours prêt à s’investir dans les besoins de
la structure et les attentes des collaborateurs ;

Faiblesses

Il y a un adage qui dit que: « la perfection n’est pas humaine». En revanche, il est possible
de tenir compte de ses erreurs pour s’améliorer. D’où la relève des points faibles et failles
observés durant notre période de stage au sein de ECW et en particulier au niveau du
service de la caisse tel que ;

 L’inadéquation entre l’effectif du personnel permanent et la charge de travail à


réaliser dans les délais impartis ;

 L’absence de contrôle périodique de la caisse ;

 le retard accusé par la collecte de pièces caisse entraine souvent les concentrations
des tâches à exécuter dans un délai relativement court.

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XX
V
SUGGESTIONS

Après avoir décliné nos critiques dans le point précédent, nous nous chargerons de faire
dans celui-ci des suggestions objectives.

*Pour l’efficacité, l’efficience et la rapidité dans l’exécution des tâches de caisse, le


nombre des agents doit être revu à la hausse.

*Il est fortement recommandé de disposer d’une caisse unique (par site ou

établissement) afin de faciliter les règles de son fonctionnement et ainsi mieux


garantir les opérations de contrôle. En l’occurrence, la multiplication des caisses par
bailleur est à éviter.

Dans la mesure du possible, en fonction de la taille de l’association et du volume des


opérations traitées, l’utilisation de la caisse doit être limitée car elle comporte davantage
de risques et d’incertitudes que l’utilisation d’un compte.

Le caissier doit effectuer des versements à la banque lorsque sa caisse atteint un montant
maximum fixé à l`avance pour les entreprises commerciales.

Les procédures liées à la gestion de la caisse et aux autorisations d’encaissements et de


décaissements doivent être prédéfinies et validées en interne.

également de ne pas laisser des sommes trop importantes en caisse.

Faire des contrôles inopinés et des inventaires périodiques de caisse.

CONCLUSION GENERALE

La Société de l’Entreprise de Construction Woumtaaba (ECW-SARL), comme toute


autre entreprise, a besoin de moyen pour atteindre ses objectifs et d’assurer sa pérennité.
Pour se faire, plusieurs facteurs et acteurs sont considérer. Le préalable de ces facteurs est
l’organisation de l’entreprise.

En effet, l’organisation d’une entreprise commence par le recensement des fonctions


nécessaires à son fonctionnement. L’absence d’une fonction se traduit par un
dysfonctionnement. Selon les circonstances, certaines sont plus importante que d’autres,
mais toutes doivent être présentes. C’est du regroupement de ces fonctions au sein de
l’entreprise que résulte l’organisation.

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XX
VI
L’organisation consiste donc à combiner les ressources existantes de l’entreprise ;
humaines, matérielles et financières de façon à permettre l’obtention de la performance la
plus élevée.

Toute entreprise suite un mode de fonctionnement et d’organisation propre à elle. La


stratégie, le métier, la taille, la maturité ; l’histoire et la culture influencent l’organisation
et le fonctionnement de l’entreprise.

Selon les théoriciens du management, la mise en place des procédures efficaces doit
être une préoccupation majeure, car elle est désormais nécessaire pour assurer la
performance de l’entreprise. La négligence de celle-ci constitue une entrave pour son
développement.

EXEMPLES ET ANNEXES DE PIECES DE CAISSE

BON DE SORITE DE CAISSE

DEMENDE DE DECAISSEMENT N°
DATE : DEMANDEUR (NOM ET PRENOMS)

BENEFICIAIRE :

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XX
VII
DETAIL

INTITULE MONTANT BAILLEUR LIGNE


BUDGETAIRE

TOTAL

TOTAL EN
LETTRE……………………………………………………………………

AUTORISATION DE DECAISSEMENT

Responsable Comptable

Date + Signature

Cash : A payer avant le….. Comptable (pour


chèque)

Virement :

Chèque : N° de chèque…………………

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XX
VIII
ANNEXE 2

RECU

Receveur Nom(S) + Identité ……………………………………….


Montant
…………………………………………….

……………………………………………………………

RECU

Receveur Nom(S) +
Identité Montant
Signature (S)
Pour
acquit

Date

A
remplir

ANNEXE 1

PIECES DE CAISSE DEPENSES N° Chronologique…..

Raison Sociale : N° de série Date :

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X
Boîte Postale :

Tel :

Montant en chiffre…………

Libelle de l’opération…………………………………………

Montant en lettre…………………………………………….

Description N° de Compte Débit Crédit

Total pièces……

La Caissière Le bénéficiaire Le COMPTABLE

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