CONCEITUAÇÃO

EXAME SISTEMÁTICO E INDEPENDENTE,

PARA DETERMINAR SE AS ATIVIDADES
E SEUS RESULTADOS ESTÃO DE
ACORDO COM DISPOSIÇÕES
PLANEJADAS, SE ESTAS FORAM
IMPLEMENTADAS COM EFICÁCIA E SE
SÃO ADEQUADAS À CONSECUÇÃO DOS
OBJETIVOS .”
Explicando melhor :
Termo Explicação
Sistemático • Periódico e Padronizado
Independente • Pessoal que a executa não deve
ter responsabilidade direta pela
atividade que será avaliada
( imparcialidade )
Disposições Planejadas • Estabelecimento dos pontos a
serem verificados, formas,
critérios de aceitação, etc. .
Implementadas • Atividades em funcionamento
Adequadas • Atividades em funcionamento
de acordo com as rotinas
preestabelecidas
 Objetivos de uma Auditoria

Determinar a conformidade ou não conformidade dos
elementos do Sistema com requisitos especificados;

Determinar a eficácia do Sistema implementado no
atendimento aos objetivos especificados;

Prover ao auditado uma oportunidade para melhorar o
Sistema;

Permitir o cadastramento do Sistema da organização
auditada em registro;

Avaliar inicialmente, um fornecedor quando se pretende
estabelecer uma relação contratual;

Verificar se o Sistema da própria organização continua a
atender aos requisitos especificados e está sendo
implementado;

Verificar, dentro de uma relação contratual, se o Sistema do
fornecedor continua a atender aos requisitos especificados e
está sendo implementado;

Não verificar só os aspectos negativos; Não tem caráter
punitivo .
 CLASSIFICAÇÃO DAS
AUDITORIAS

AUDITORIA DE PRODUTO
Checa a adequação do produto/serviço
comparando com as especificações
preestabelecidas. É, portanto uma
auditoria direcionada para a adequação
ao uso e sempre realizada no produto
acabado.
 CLASSIFICAÇÃO DAS
AUDITORIAS

AUDITORIA DE PROCESSO
Verifica a capacidade de um
determinado processo de produzir os
resultados preestabelecidos. Deve ser
dada a ênfase aos recursos tanto
materiais como humanos, nas diversas
fases de execução do processo,
comparando se com o prescrito no
Sistema.
 CLASSIFICAÇÃO DAS
AUDITORIAS

AUDITORIA DE SISTEMA
Avalia a conformidade do Sistema
implementado, em todas as áreas da
organização, comparando com os
requisitos preestabelecidos do modelo
conceitual aplicável.
 AUDITORIA DE ADEQUAÇÃO

É também conhecida como auditoria de

documentação ou auditoria de gestão.

É um exercício de escritório que
determina até que ponto o sistema escrito,
representado pelos documentos a ele
relacionados atendem adequadamente aos
requisitos da norma aplicável.
 AUDITORIA DE CONFORMIDADE

Esta é a auditoria que procura estabelecer
até onde o sistema documentado é
implementado e observado pelos
empregados, ou seja:
estão as pessoas trabalhando de acordo
com o sistema?
 TIPOS DE AUDITORIAS

INTERNA : (Nós em Nós)

É a Auditoria realizada na própria organização. O
principal objetivo, é a auto-avaliação do Sistema
implementado.
Deve ser respeitada a independência dos
auditores com relação às atividades avaliadas.
Caracteriza-se pela integração entre auditores e
auditados, facilitando assim a discussão dos resultados.
É também conhecida como

Auditoria de 1ª Parte
 TIPOS DE AUDITORIAS

EXTERNA:
É a Auditoria realizada por uma organização
em outra, a partir de uma situação contratual.
Caracteriza-se pelo fato dos auditores não
estarem envolvidos diretamente com o sistema a
ser auditado e a experiência transmitida pelos
mesmos.
 TIPOS DE AUDITORIAS

Ela se apresenta de duas formas :

Auditoria de 2ª Parte e
Auditoria de 3ª Parte .

Auditoria de 2ª Parte, (Nós Neles)

É realizada pela organização compradora em seus
fornecedores, tendo como objetivo avaliá-los e qualificá-
los para situações contratuais .

Auditoria de 3ª Parte, (Eles em Nós)

É realizada por um Organismo de Certificação de
Sistemas (OCS)
O objetivo é avaliar e certificar (reconhecer) o Sistema
implementado da organização contratante por interesse
dela ou por imposições de terceiros.
 PROBLEMAS COMPORTAMENTAIS
PROBLEMA SINTOMAS SOLUÇÃO
Auditado procura identificar os responsáveis pela Esclarecer amplamente os objetivos da Auditoria
não - conformidades detectadas. Busca também na Reunião de Abertura. Apontar para os
Busca de Responsáveis
culpar terceiros por falhas sob sua responsabilidade auditados que as falhas são do Sistema e que a
auditoria visa Ação Corretiva e não punição de
culpados
Auditado passa a dar explicações excessivas sobre Esclarecer que aquele não é o momento para
Busca de Justificativas as não - conformidades detectadas, procurando discutir as causas das falhas, e que o auditado terá
justificativas. a oportunidade de identificar as causas
posteriormente. Salientar que a Auditoria não
busca justificativas
Evitar a presença de grupos numerosos durante a
execução da Auditoria, em especial pessoa de
Pânico Auditado fica visivelmente descontrolado,
altos cargos dentro da organização . Quebrar o
passando a truncar informações
gelo, fazendo observações positivas até que o
auditado se acalme .

Inversão da Auditoria Auditado, por motivos diversos, passa a questionar Lembrar ao auditado os objetivos do
o auditor trabalho, informar que eventuais dúvidas
poderão ser respondidas posteriormente, e
retomar a Auditoria
Procurar conscientizar o auditado da importância
Apatia Auditado mostra total indiferença em relação às das ações corretivas, e da necessidade de
falhas identificadas participação de todos para o bom andamento da
Auditoria
 PROBLEMAS COMPORTAMENTAIS
PROBLEMA SINTOMAS SOLUÇÃO
Procura, inicialmente, conscientizar o auditado
de que sua postura é imprópria. Citar fados e
Cinismo Auditado passa a boicotar, ridicularizar ou
dados objetivos que demonstrem a utilidade da
questionar os objetivos da Auditoria
Auditoria. Não entrar em polêmica e desconhecer
a atitude do auditado, caso persista.
Não se envolver na discussão. Observar que a
Auditado aproveitando a oportunidades da polêmica pode ser benéfica para a organização,
Antagonismo Auditoria, passa a criticar o seu próprio setor, mas não naquele momento, já que deve ser
interno atacando posições quanto as metas e métodos cumprido o objetivo da Auditoria.
Procurar esclarecer a natureza do trabalho,
mostrando ser uma ação conjunta
Agressividade Auditado antagoniza a Auditoria de maneira auditor/auditado visando interesse comum. Caso
agressiva, dificultando a coleta de persista, e o auditor concluir que o trabalho está
informações sendo prejudicado, a Auditoria pode ser
interrompida.
O auditado procura interferir na Auditoria : Exercer Autocontrole, de modo a não alterar a
• Mantendo o auditor em salas de reuniões ; sua atuação por causa destas situações. Enfatizar
• Selecionando as evidências objetivas e a necessidade da continuidade da Auditoria.
Contra - Auditoria tomando outras iniciativas ; Fazer perguntas adicionais e buscar novas
• Almoço distante e demorados ; evidências. Deixar que o programa deverá ser
• Interrupções por pessoas não envolvidas cumprido integralmente. Caso haja persistência
na Auditoria tomar posições mais firmes.
 PERFIL DO AUDITOR

Diplomático

Bom Juiz / Respeitoso

Trabalhador (sozinho e em equipe)

Analítico

Entusiasmado

Paciente

Auto-Disciplinado / Pontual

Mentalidade aberta

Inquisitivo

Profissional

Bom comunicador (verbal, escrita)

Imparcial / Discreto / Polido

Honesto / Íntegro

Interessado

Treinado
 POSTURA DO AUDITOR

Buscar objetividade e obter dados reais.

Discutir de imediato as não conformidades.

Opinar em bases éticas e de confiança.

Não atacar as pessoas e sim as não
conformidades.

Não ter medo de falar a verdade.

Mostrar ao auditado que a identificação das
não conformidades tem como objetivo
propiciar uma melhoria do sistema.

Pesquisar.
 DEVERES DO AUDITADO

Colaborar com o bom andamento da auditoria

Manter-se isento de discriminação e receios
indevidos

Prestar apenas as explicações que lhe forem
solicitadas

Não entrar em outros assuntos que forcem uma
apresentação de atividades ou documentos
reservados de sua organização, ou não ligados a
auditoria.

Saber ouvir, ou seja, não se adiantar ao auditor; ter
certeza que entendeu o que o auditor solicitou.

No caso de qualquer dúvida em relação ao escopo
da auditoria, ou a validade das solicitações feitas
pelo auditor, solicitar imediatamente, antes de partir
para qualquer ação, as explicações necessárias.
 AS TÁTICAS DO AUDITOR

Aplique o 5W+1H em todas as situações, durante a
condução da Auditoria.

Busque evidências objetivas em bases factuais;
peça: mostre-me como; mostre-me onde; mostre-
me o que é e quando é; busque registros;

Faça perguntas hipotéticas: o que acontece se...;
suponha que...;

Não se preocupe em dizer que não entendeu, e
pedir para que seja explicado novamente;

Peça evidências para comprovar a resposta;

Seja sistemático:
 não deixe de fazer perguntas;
 coloque uma pergunta de cada vez;
 não se esqueça de fazer perguntas óbvias;
 pense cuidadosamente a respeito das perguntas;
 pergunte a quem realiza a tarefa, e não a seu superior;
 AS TÁTICAS DO AUDITOR (cont.)

Não jogue conversa fora; seja preciso;

Use linguagem que o auditado compreenda;

Fale com clareza e cuidado;

Repita a pergunta se necessário;

Mostre interesse ; saiba ouvir;

Volte ao local, sempre que necessário, para
complementar aspectos ou informações ainda
não totalmente esclarecidas;

Use sua lista de verificação para não perder a
abrangência necessária; esteja preparado;

Conduza a auditoria buscando a rastreabilidade
para frente e para traz, através dos requisitos
especificados;
FATORES QUE INFLUENCIAM A PROGRAMAÇÃO

Freqüência das auditorias

Tipo de auditoria

Número de Auditores (externos / internos)
disponíveis

Complexidade das auditorias

Tempo necessário para o planejamento

Tempo necessário para a realização

Tempo necessário para emitir o relatório

Tempo necessário para analisar respostas e
verificar ações corretivas

Considerações quanto a férias, feriados e
disponibilidade do auditado.
 XPTO PROGRAMA DE AUDITORIA Folha __ /__
Tipo de Avaliação : Inicial ___ Supervisão Especial Recertificação
Nome :
Empresa Local :

Equipe Auditor Líder :

de Membros :
Avaliação
Reunião de Abertura : Avaliação : Reunião de Fechamento :
Dia ___ /___/___ de ___/___/___ Dia ___ /___/___
Horário : à ___/___/___ Horário :

Departamento :
Requisito Dia : ____/____ ____/____ ____/____ ____/____ ____/____ ____/____ ____/____ ____/____
Descrição Horário
4.1.1 Política da Qualidade :
4.1.2 Organização :
4.1.3 Análise Crítica pela Adm. :
4,2 Sistema da Qualidade :
4,3 Análise Crítica de Contrato :
4,4 Controle de projeto :
4,5 Controle de Doc. e dados :
4,6 Aquisição :
4,7 Cont. prod. forn. pelo cliente :
4,8 Identif. e Rasteabilidade :
4,9 Controle de processo :
4,10 Inspeção e ensaios :
4,11 Cont. equip. de insp. e ensaios :
4,12 Situação de Insp, e ensaios :
4,13 Cont. de prod. não conforme :
4,14 Ação corretiva e preventiva :
4,15 Man.,armaz.,preserv.,e entrega :
4,16 Controle de Registros :
4,17 Auditorias Internas :
4,18 Treinamento :
4,19 Serviços associados :
4,20 Técnicas estatísticas :
Nome Comentários :
Assinatura
Data ____/_____/_____
 PLANO DE AUDITORIA

Características:

Deve ser apresentado ao cliente;

Deve ser comunicado a Equipe de
Auditores;

Deve ter flexibilidade para ser mudado
 PLANO DE AUDITORIA
Deve incluir:

Nome, endereço da organização a ser auditada;

Objetivo e escopo da auditoria;

Identificação da documentação de referência que
deverá ser utilizada na auditoria;

Identificação do Auditor Líder e equipe auditora;

Idioma da auditoria (quando aplicável);

Data e local da execução da auditoria;

Identificação das unidades organizacionais a serem
auditadas (no caso da organização ter várias
plantas);

Tempo previsto para a realização da auditoria (se for
possível por planta ou por setor);

Critérios de confidencialidade;

Distribuição do Relatório da Auditoria.
 LISTA DE VERIFICAÇÃO

Objetivos:

Assegurar a continuidade da execução
dos trabalhos ;

Assegurar abrangência;

Assegurar a profundidade da Auditoria.
 Considerações para a sua elaboração

Estudar com antecedência a documentação de referência;

Conhecer o local/processo a ser auditado in locco antes da
sua elaboração;

Não colocar perguntas que não avaliem conformidades;

Fazer perguntas que, embora não constem claramente na
documentação de referência, podem influir em um item
auditado;

Quando da utilização de perguntas fechadas, que recebem
respostas do tipo SIM/NÃO, garantir que a avaliação SIM
indique uma atividade executada corretamente e a avaliação
NÃO, em uma não conformidade;

Relacionar a pergunta com o item ou sub-item do
documento de referência;
 Considerações para a sua utilização

O uso da Lista de Verificação não deve limitar a

atuação dos auditores;

A lista de Verificação pode ser utilizada como
memória ou registro para as auditorias
subseqüentes;

As perguntas devem ser elaboradas de maneira
concisa e objetiva;

A utilização da Lista de Verificação ajuda ao auditor
na administração do tempo durante a execução da
auditoria;

Recomenda-se que a Lista de Verificação não seja
enviada para o auditado, pois o mesmo deve
conhecer o escopo da auditoria.
 Conduzindo a auditoria
A REUNIÃO DE ABERTURA

Apresentar o time de auditores e o pessoal da

administração da organização auditada;

Assegurar que os auditados conheçam bem os
objetivos da auditoria, e têm a exata consciência
do que vai ocorrer e porque vai ocorrer;

Verificar se o programa e plano propostos e
aprovados poderá ser desenvolvido ou ainda
necessita de ajustes, face a possibilidade de
ocorrência de contingências ;
 Conduzindo a auditoria
AUDITORIA DE CONFORMIDADE

Ela deve ser coordenada pelo Auditor Líder

Buscar evidências através de :
 Entrevistas;
 Avaliação de documentos e Registros;
 Observação da execução de atividades;
 Os indícios de não-conformidades
devem ser anotados na Lista de
Verificação e investigados;
 Conduzindo a auditoria
AUDITORIA DE CONFORMIDADE

Deve ser assegurado pelo Auditor Líder:

 Cumprimento da abrangência da
Auditoria;
 Todas as observações e discrepâncias
devem ser baseadas em evidências;
 As não conformidades evidenciadas
sejam informadas de maneira claras e
objetivas;
 Conduzindo a auditoria
AUDITORIA DE CONFORMIDADE

O Auditor Líder pode fazer durante a Auditoria,
reuniões com os auditores, mudança de função
dos auditores e passar informações para o
representante da organização, mostrando a
evolução dos trabalhos;

Os auditores devem anotar os nomes das
pessoas auditadas, suas funções e setores.
 Avaliando os resultados
Categorias de não-conformidades

MAIORES - Indicam quebra do sistema, por não

atendimento a um requisito especificado;
quando não fazemos o que dizemos.

MENORES - Falta de eventuais instruções onde
se façam necessárias , ou falhas ocasionais nos
procedimentos auditados; quando não impacta
o produto ou o processo.
Avaliando os resultados
Categorias de não-conformidades

EXEMPLOS

NÃO CONFORMIDADE
A IT 5.2 foi encontrada na revisão n.º 2 e a revisão atual
é a de n.º 3
Todos os registros relativos à insp. e ensaios finais
estavam sem assinatura do responsável
Duas IT encontradas no setor de compras relativas à
atividade de aquisições encontram-se desatualizadas
O paquímetro de n.º 2233 foi encontrado com a data de
calibração vencida
 Reunião de fechamento

A reunião de fechamento encerra a auditoria de
maneira conclusiva e profissional. Nela também
são combinadas datas para conclusão de
quaisquer ações corretivas necessárias, e
qualquer medida de supervisão subsequente. A
reunião é dirigida pelo auditor líder, devendo ser
conduzida da seguinte forma:
 Agradecimento por ajuda e cooperação da
organização auditada;
 Declarar que a confidencialidade será
mantida;
 Breve resumo da abrangência da auditoria;
 Reunião de fechamento

Reapresentar a equipe (para informar qualquer
pessoa que não tenha participado da reunião de
abertura);

Esclarecer que, embora muitas conformidades
tenham sido encontradas, somente as não-
conformidades serão relatadas; e que nem
todas as não-conformidades existentes possam
ter sido identificadas durante a auditoria;

Solicitar que perguntas e discussões somente
sejam feitas no final das apresentações;

Apresentar resumo das conclusões (sem
enfeites);
 Reunião de fechamento

Apresentar recomendações;

Abertura para discussões sobre assuntos
específicos (não será questionada a validade
das não -conformidades; mas poderão ser
dados esclarecimentos)

Acordar datas para as ações corretivas
necessárias;

Explicar as medidas de supervisão a serem
tomadas;

Distribuir cópias dos relatórios individuais de
não conformidades e do relatório final.
 Reunião de fechamento (cont.)

Durante a Reunião de Fechamento é importante:

Negociar a forma de esclarecimento de dúvidas;

Falar de maneira objetiva relatando os fatos;

Lembrar que o auditor líder preside a reunião;

Permanecer flexível;

Estar preparado para acontecimentos
inesperados;

Demonstrar calma;

Usar auxílios visuais, quando possível para
apresentação dos resultados;

Administrar provocações.