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INFORMATIONS GENERALES
Nom de l'établissement : HOLISTÉA N° de contrat : 7087333
CONCLUSIONS DE L'AUDIT
Présentation de l'établissement - Contexte
Changements RH : Direction RH (1 journée par semaine) et Direction des Opérations (temps plein). Direction clinique plus
Taux de conformité par thème
structurée ainsi que Direction des Etudes. Se rapprocher des compétences demandées par des spécialistes.
Revérifier les normes RH. Restructurer les contrats des formateurs pour être conforme à la convention. Depuis septembre remise
à la norme de tous les contrats.
Mission Direction des Opérations : facilitateur. Modernisation de l'école en informatique (matériel et logiciel), gestion d'école
métier, partie planning et pédagogique à migrer. A terme sur support mobile. Axer le développement sur le site internet et la
communication. Une newsletter a commencé au niveau de la vie de l'école. Ambition internationale à long terme. Medecine
alternative complémentaire. Démarrage partenariat avec Hôpital Cergy.
370 étudiants postbac (en baisse) / 80 professionnels de santé. Environ 60 professionnels à temps partiel / Environ 24 en ETP :
chiffres stables. Revenus ont diminué mais charges stables (maintien de la qualité de l'encadrement). Masse salariale importante.
6.1. Un établissement
Rentrée 2019 : dernière année du décret. Evolution du référentiel à terme (clinique, enseignement salarié).
identifié et reconnu
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Ostéopathie : conformité et qualité de service de la formation
Rapport d'audit de suivi n°2
conforme à la réalité humaines compétentes
6.3. Des locaux permanents et
des équipements dédiés
0 100%
6.6. Une formation
6.4. Des ressources humaines 6.5. Un établissement
0 100% exigeante et
compétentes pérenne
professionnelle
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Ostéopathie : conformité et qualité de service de la formation
Rapport d'audit de suivi n°2
L’établissement a défini son objet et son fonctionnement dans ses statuts. Statuts mis à jour le 28 février 2017. Vu CR AG.
C Objet : Article 2. Fonctionnement : Article 19 à
6.1.1. Eléments de preuve et contrôle : 21.
L’établissement dispose Statuts : vérification de l'objet et de la description du fonctionnement
de statuts
L’établissement est régulièrement enregistré auprès du Tribunal de Commerce quand il
Ref. Arrêté 29/09/14
Annexe 1 : 2.2 - 2.4
s’agit d’un établissement à but lucratif.
C K-bis du 9 mai 2019.
Eléments de preuve et contrôle :
K-Bis de moins de 3 mois
L’établissement est en mesure de justifier ses déclarations préalables, prévues par le Rectorat de Versailles : courrier du 20 mars
code de l’éducation, auprès du rectorat académique, au procureur de la République et de 2017 et réponse initiale d'ouverture de
la préfecture du lieu d’implantation. l'établissement au 1er décembre 2003.
Déclaration du 14 novembre 2018 pour mise à
Eléments de preuve et contrôle : C jour.
Justificatifs des déclarations : Préfecture du Val d'Oise : courrier du 20 mars
- au rectorat académique 2017.
- au procureur de la République Procureur de Pontoise : courrier du 20 mars
- à la préfecture 2017 / Réponse du 31 août 2017.
6.1.2.
L’établissement est
identifié auprès de Dans le cas où l’établissement assure une formation initiale à des étudiants sous statut de
l’administration formation continue, il est enregistré auprès de la DIRECCTE.
cf. professionnels de santé financés.
Eléments de preuve et contrôle : Récépissé de déclaration d'activité d'un
Ref. Arrêté 29/09/14 Justificatif de l’enregistrement auprès de la DIRECCTE ou copie de la demande pour l’année en C prestataire de formation. Cf. 7 octobre 2015.
Annexe 1 : 2.5 – 2.6 cours
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Rapport d'audit de suivi n°2
Il comprend a minima :
- le bilan de scolarité Vu rapport d'activité 2017 / 2018.
Bilan de scolarité : 366
- l’évaluation de la qualité de l’enseignement : définition de critères d'évaluation
élèves (91 + 66 + 69 + 59 + 81). 88
correspondant aux missions des enseignants, traçabilité et analyse des résultats de
Professionnels de santé (28+17+17+15+11).
l'évaluation annuelle des enseignants réalisant au minimum 200 heures face à face En tout 454 élèves.
rémunérées/année scolaire Evaluation de la qualité des enseignants :
- les procédures de sélection des candidats à la formation : résultats de la sélection évaluation annuelle. La plupart ont plus de 200
(admissibilité sur dossier et admission après entretien) heures en ostéo. Vu exemple dossier papier
6.1.4 - les résultats de l'enquête de satisfaction annuelle des étudiants d'évaluation + entretien professionnel.
L’établissement établit un - les résultats des enquêtes d'insertion à 18 et 30 mois. Responsable de régions font les entretiens de
rapport d’activité à l’issue leurs équipes.
de chaque année Eléments de preuve et contrôle :
Une dizaine d'entretiens annuels d'enseignants
pédagogique Rapport d’activité de l’année pédagogique précédente 2 fiches FI et FI PS (pas d'entretien).
NC Enquête de satisfaction annuelle des étudiants
n'a pas été réalisée sur l'année 2017/2018.
=> NC soldée le 22/07/2019
Commentaire : 2017 / 2018 : vu
Ref. Arrêté 29/09/14 Le rapport d'activité doit être établi conformément à l'article 19 du décret n° 2014-1043 du 12 Enquête 2018 - 2019 sur les enseignants par les
Annexe 1 : 2.8 septembre 2014 étudiants : vu
La procédure de sélection des candidats doit être conforme l'article 1 de l'arrêté du 12 décembre Enquête patient clinique : 86% satisfait/très
2014 : "... les candidats doivent être âgés de dix-sept ans au moins au 31 décembre de l’année de satisfait - 2018/2019.
leur entrée en formation et titulaires du baccalauréat ou d’un titre admis en équivalence. Point fort : Taux de réponse aux enquêtes,
Les candidats sont sélectionnés sur la base d’un dossier comprenant les pièces suivantes : CV, résultats positifs de l'enquête patient
lettre de motivation, dossier scolaire avec résultats et appréciations, attestations de travail le cas clinique
échéant, copie du bac ou du titre admis en équivalence, certificat de scolarité pour les candidats Point fort : Enquête sur la session de mise à
de terminale. niveau
Les candidats retenus se présentent à un entretien visant à évaluer leur motivation et leurs Enquête d'insertion à 18 mois et à 30 mois -
aptitudes à suivre la formation sur la base du dossier." septembre 2018.
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EXCELLENCE
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Rapport d'audit de suivi n°2
L’établissement dispose d'un organigramme administratif et fonctionnel et le maintient à Organigramme de mai 2019.
jour Opportunité d'amélioration : Il serait
C opportun de mentionner le Référent
Eléments de preuve et contrôle : qualité/certification sur l'organigramme.
Organigramme administratif et fonctionnel
6.2.1
La gouvernance de
l’établissement est L’établissement dispose de la liste des membres du conseil d’administration ou des
clairement définie membres associés. Vu liste des membres du CA 2018/2019. M.
C Juan et M. Guillaume.
Eléments de preuve et contrôle :
Ref. Arrêté 29/09/14 Liste des membres du conseil d'administration ou des membres associés
Annexe 1 : 3.10 – 3.11 – 3.12
Des fiches de fonction décrivent les missions de l’équipe de direction, y compris celles du
directeur. Vu fiches de fonction : directeur, encadrant
C clinique, directeur des opérations, directeur des
Eléments de preuve et contrôle : études.
Fiches de fonction/poste/mission
6.2.2 L’établissement dispose d’un règlement intérieur à destination des étudiants qui inclut ou
L’établissement dispose qui comporte en annexe le règlement des évaluations. Vu Règlement interne à destination des
d’un règlement intérieur étudiants 2018/2019.(cf. avec inscription).
Le règlement intérieur est aisément accessible dans les lieux de l'établissement. Vu Manuel de l'étudiant avec règlement des
C évaluations (papier à la scolarité, sur
Ref. Arrêté 29/09/14 Eléments de preuve et contrôle : plateforme). + règlement intérieur de la clinique.
Annexe 1 : 3.13 Règlement intérieur
Règlement des évaluations
Vérification documentaire et visuelle
6.2.3
L’établissement dispose L’établissement dispose d’un descriptif de l’organisation de la vie étudiante (manuel, guide
d’un descriptif de de l’étudiant, …).
l’organisation de la vie
Ce dernier est aisément accessible : affichage et/ou site internet ou intranet. Manuel de l'étudiant. Plaquette. Site internet,
étudiante C page facebook. Bureau des associations.
Eléments de preuve et contrôle :
Descriptif de l’organisation de la vie étudiante
Ref. Arrêté 29/09/14
Vérification documentaire et visuelle (affiche, site internet et/ou intranet)
Annexe 1 : 3.14
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Ostéopathie : conformité et qualité de service de la formation
Rapport d'audit de suivi n°2
Commentaire :
La liste des membres doit être conforme à l'article 12 du décret n°2014-1043 du 12 septembre
2014
Ils attestent sur l’honneur ne pas être membre d’un autre CS d'un établissement de
6.2.4 formation à l'ostéopathie et ne siègent pas au conseil d’administration de l’établissement.
L’établissement dispose
d’un Conseil scientifique Eléments de preuve et contrôle :
Attestations pour l'année pédagogique en cours Attestations sur l'honneur mises à jour datant de
Ref. Arrêté 29/09/14 Liste du conseil d’administration ou des associés C 2019 et 2018.
Annexe 1 :3.15 – 3.16 – 3.17
Commentaire :
La liste des membres doit être conforme à l'article 12 du décret n°2014-1043 du 12 septembre
2014
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Rapport d'audit de suivi n°2
Les représentants des enseignants et les représentants des tuteurs de stage attestent sur
6.2.5
l’honneur ne pas être membres d’un autre CP d'un établissement de formation à
L’établissement dispose
l'ostéopathie et ne pas participer à l’administration d’un autre établissement agréé.
d’un Conseil pédagogique
Eléments de preuve et contrôle :
Attestations pour l'année pédagogique en cours C Attestations sur l'honneur mises à jour.
Ref. Arrêté 29/09/14
Annexe 1 : 3.18 – 3.19 – 3.20 Commentaire :
La liste des membres doit être conforme à l'article 13 du décret n°2014-1043 du 12 septembre
2014
Le CP se réunit au moins deux fois par année pédagogique dont une fois dans le premier
trimestre de l’entrée en formation.
Commentaire :
Conformément à l'article 13 du décret n°2014-1043 du 12 septembre 2014 et à l'article 18 de
l'arrêté du 12 décembre 2014
Commentaire :
Conformément à l'article 23 de l'arrêté du 12 décembre 2014
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Commentaire :
Les locaux administratifs accueillant les étudiants sont également à prendre en compte
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Commentaire :
Chacun des points doit être conforme pour que la caractéristique soit conforme
La vérification du planning d'occupation des locaux au regard du nombre d'étudiants inscrits
permet de savoir si l'établissement dispose de suffisamment de locaux
5 coordinateurs pédagogiques car 1 coordinateur par promotion
Commentaire :
Chacun des points doit être conforme pour que la caractéristique soit conforme
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Rapport d'audit de suivi n°2
Le directeur de l’établissement a :
- autorisation d’user du titre d’ostéopathe
6.4.1 - une expérience de management d'au moins 5 ans ou un titre universitaire de niveau 1 en
Une direction compétente management.
et expérimentée
Le représentant légal de l’établissement est autorisé à exercer cette fonction.
C Vu l'ensemble des documents demandés.
Ref. Arrêté 29/09/14 Eléments de preuve et contrôle :
Annexe 1 : 5.28 – 5.29 – 5.30 - Attestation d'enregistrement ADELI
5.31 CV
Extrait du casier judiciaire – Bulletin n°3
Commentaire :
Point 1 : conformément à l'article 10 du décret n° 2014-1043 du 12 septembre 2014
6.4.2
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Ostéopathie : conformité et qualité de service de la formation
Rapport d'audit de suivi n°2
6.4.2
Des personnels et L’établissement respecte le statut des formateurs, défini dans la Convention collective
intervenants nationale de l'enseignement privé indépendant.
pédagogiques compétents Les formateurs peuvent disposer d'une convention d'honoraires dans une limite de 150
et formés heures au total pour l'établissement et par tranche de 100 étudiants inscrits.
Les autres formateurs souscrivent un contrat de travail avec l'établissement. Grande majorité : CDD ou CDI.
Ref. Arrêté 29/09/14 Vu exemples.
Annexe 1 : 5.34 – 5.35 – 5.36 – Eléments de preuve et contrôle : C
5.37 – 5.38 – 5.39 – 5.40 – 5.42 – Contrats de travail des formateurs Un seul cas de convention d'honoraires.
5.43 – 5.46 Conventions d’honoraires Vu facture en référence à la convention.
Commentaire :
Convention collective nationale de l'enseignement privé indépendant du 27 novembre 2007
Les salariés permanents disposent d’une fiche de poste/de mission/de fonction. Vu fiches de poste.
Opportunité d'amélioration : Poursuivre la
C réflexion sur la refonte des fiches de poste
Eléments de preuve et contrôle :
Fiches de poste/de mission/de fonction
L’établissement assure le maintien et la progression des compétences des personnels par Vu plan de développement des compétences
la formation. Les besoins sont identifiés au cours notamment de l’entretien professionnel 2019.
et repris dans le plan de formation continue des personnels. 469 heures de formation externe. Des
C formations internes ont également lieu.
Eléments de preuve et contrôle : Opportunité d'amélioration : Envisager de
Plan de formation continue des personnels valoriser les formations internes dans
l'organisation de l'entreprise
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Rapport d'audit de suivi n°2
Les formateurs ostéopathes doivent justifier d'une expérience professionnelle d'au moins
5 ans.
C Vu exemples.
Eléments de preuve et contrôle :
Attestations d'enregistrement ADELI
Commentaire :
cf. art. 15, 16 et 21 du décret n° 2014-1043 du 12 septembre 2014
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Ostéopathie : conformité et qualité de service de la formation
Rapport d'audit de suivi n°2
C Vu dossier pédagogique.
6.6.1
L’établissement a élaboré
un dossier pédagogique
Commentaire :
Le tableau du début de l’annexe III de l’arrêté du 12/12/2014 présente des différences dans le
décompte des heures de CM et TD pour les années 1 et 2 par rapport au détail présenté par la
suite par unité d’enseignement
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Rapport d'audit de suivi n°2
Commentaire :
cf. art. 17 du décret n° 2014-1043 du 12 septembre 2014
Commentaire :
cf. art. 17 du décret n° 2014-1043 du 12 septembre 2014
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du cursus de formation
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L’établissement assure une formation pratique clinique en proposant : Process et organisation sont restés les mêmes.
- un nombre minimum d’heures de formation pratique clinique Travail sur l'équipe des encadrants. Equipe plus
(la comptabilisation des heures se fait à partir de la commission de validation 2ème resserrée plus compétente plus présente. Avant
session de l’année N-1) équipe clinique : majorité de professeurs (30 ou
40). Désormais équipe réduite à 20. Formation
au management - coaching. Recrutement en
interne et externe de 6 personnes.
Vu ventilation :
1ère année 2016/2017 : 50 heures. Pour
observation clinique : M. Koudoud Z (manque 4h
mais ne fait plus partie de l'école).
2ème année 2016/2017 : 70 heures. Pour
observation clinique vu détail.
3ème année 2016/2017 : 104 heures pour
C formation pratique clinique. Désormais depuis
2017/2018 : 2 stages clinique interne + mémoire.
Soit 214 heures.
4ème année 2017/2018 : 408 heures en
formation pratique clinique + examens de
Eléments de preuve et contrôle :
compétences cliniques - Au total 460 heures - en
Tableau de ventilation des heures pour l’année
moyenne 40 patients par élève (2413 patients
pour 59 étudiants). 7150 consultations soit 115
6.6.3 par étudiant.
5ème année 2017/2018 : 113 journées de
L’établissement assure
clinique interne soit 904 heures. Se rajoutent les
une solide formation heures d'événementiel. 3901 patients / 23232
pratique clinique consultations - 78 en promo. Environ 300
consultations par étudiant.
Ref. Arrêté 29/09/14
Annexe 1 : 5.33 – 7.50
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Rapport d'audit de suivi n°2
L’établissement établit une liste des lieux de stage proposés aux étudiants après
vérification des documents d’agrément des lieux et signature d’une convention générale Vu liste coordonnées des maîtres de stage.
de partenariat. Vu modèle de convention de stage chez un
ostéopathe. Vu convention de partenariat avec
C ADOMA. Vu planning événementiels. Vu
Eléments de preuve et contrôle :
Documents d’agrément des lieux de stage exemple partenariat avec soins palliatifs de
Cergy Pontoise.
Conventions générales de partenariat
Liste des lieux de stage
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Ostéopathie : conformité et qualité de service de la formation
Rapport d'audit de suivi n°2
Ref. Arrêté 29/09/14
Annexe 1 : 7.52 – 7.53
Les 150 consultations de la 5ème année doivent se faire pour au moins les deux tiers au
sein de la clinique interne de l’établissement.
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Ostéopathie : conformité et qualité de service de la formation
Rapport d'audit de suivi n°2
Les résultats de ces enquêtes sont analysés, enregistrés, et font l’objet d’actions Sujets récurrents. Exemples : amélioration de la
d’amélioration et d’un suivi. restauration, évolution de l'intranet prévue.
C Ordre du jour CODIR : 2 fois par mois.
Réunions de délégués.
Eléments de preuve et contrôle :
Enregistrements des actions d’amélioration et suivis
Commentaire :
cf. art. 19 du décret n° 2014-1043 du 12 septembre 2014
L’établissement :
6.6.6 - enregistre les réclamations, les suggestions et les avis des étudiants et des patients et
en accuse réception ;
L’établissement prend en Traitement au fil de l'eau.
- traite les réclamations, les suggestions et les avis et enregistre la suite donnée.
compte et traite les C 1 personne en 2018.
réclamations, suggestions Lettres de remerciements.
Eléments de preuve et contrôle :
et avis
Enregistrements
Accusés de réception
Commentaire :
Vérification de l'aménagement des locaux
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Ostéopathie : conformité et qualité de service de la formation
Rapport d'audit de suivi n°2
recherche scientifique
L’établissement dispose d'une équipe dédiée à la recherche.
EXCELLENCE
Eléments de preuve et contrôle : 6 personnes dédiées au minimum. + 2 étudiants.
Liste des membres de l’équipe dédiée C (exemple : douleur chronique).
Commentaire :
Entretien avec au moins l'un des membres de l'équipe de recherche
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Rapport d'audit de suivi n°2
L’établissement communique de façon claire et précise auprès des candidats, quels que
soient les supports de communication.
6.7.1
L’établissement
Il s’emploie à ce que chaque information communiquée soit vérifiable.
communique de façon
Vu sur site internet (exemple : résultat enquête
claire et précise auprès
d'insertion…) et papier (plaquette).
des candidats Eléments de preuve et contrôle :
C Le site internet est amené à évoluer
Tous les supports de communication : papier et/ou numériques prochainement.
Eléments de preuve de la véracité des informations transmises
Ref. Arrêté 29/09/14
Annexe 1 : 2.9 Commentaire :
L'établissement doit pouvoir apporter la preuve de la véracité pour chacun des éléments diffusés
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Ostéopathie : conformité et qualité de service de la formation
Rapport d'audit de suivi n°2
DISPOSITION D'ORGANISATION
DESCRIPTION DE LA NON-
ENGAGEMENTS DE CONFORME / NON-
CRITERES ET MOYENS MIS EN ŒUVRE ELEMENTS DE PREUVE CONFORMITE
SERVICE CONFORME
(Cf. NC dans l'ART)
Plusieurs séquences. Réunions avec le
Le directeur ou le responsable de l'établissement est chargé de la bonne application des personnel administratif, affichage permanent, 6
engagements et des règles internes liées au présent référentiel. journées Hostéa. Communication par email de la
7.1 Responsabilités C certification. Régulièrement : explications des
Commentaire : évolutions. Echanges également au niveau des
Cette exigence se mesure au travers de l'engagement du responsable de l'établissement lors de syndicats professionnels. Vu CR des réunions
l'audit 2019 et CR JPO 2019.
L’organisation décrite dans le présent référentiel s’appuie sur un système documentaire Vice-Président FNESO et relai auprès du
s’articulant de la manière suivante : Ministère de la Santé : veille réglementaire. Pas
a) Le présent référentiel de modification de décret pour l'instant. Stabilité
b) Les enregistrements apportant la preuve de la mise en œuvre des engagements de depuis 2015.
service Réunion sur l'impact de la réforme du bac :
invitation du Ministère de l'éducation nationale.
c) Les textes réglementaires et/ou normatifs en vigueur
Membre de la FNEP.
Papier / Informatique : Logo + date sur tous les
Commentaire : C documents. Nouveau logiciel : YPAREO =>
Le système documentaire doit couvrir l'intégralité du référentiel. L'auditeur doit trouver les
scolarité / examen. Formation en cours.
enregistrements demandés. Septembre 2019 : migration.
Système de sauvegarde informatique.
Opportunité d'amélioration : Poursuivre la
mise à jour du système d'information
Opportunité d'amélioration : Veiller à
compléter l'étude des impacts de la RGPD.
Commentaire
Une liste, n° de version, lieu de stockage, moyen de diffusion. Idem pour enregistrements.
Pour c), une liste des textes applicables est un minimum, sinon lien vers la rubrique
"règlementaire" d'un site de la profession.
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Rapport d'audit de suivi n°2
L’établissement vérifie ou fait vérifier, avant l'audit initial de certification, puis une fois par
Audit interne réalisé par Mercédès LEBEAU le
an, le respect des caractéristiques définies dans le référentiel et certifiées par Bureau C 1er février 2019.
Veritas Certification.
L’établissement a défini les modalités d’audit interne dans une procédure écrite pour
s’assurer de la conformité des engagements de service du présent référentiel. C Date du 25 octobre 2018
Les résultats de ces audits internes sont enregistrés, les éléments de preuves de
conformité et de non-conformité sont consignés dans le rapport. Le suivi des actions corrrective n'est pas
Lorsqu’une non-conformité a été détectée, l’établissement met en œuvre une action NC Suivi des constats d'audit. formalisé.
=> NC soldée le 22/07/2019
corrective destinée à éliminer la non-conformité détectée et les actions sont enregistrées.
7.4 Information du L’établissement organise des réunions d’animation au cours desquelles le sujet de la
certification de services sera abordé. Elles donnent lieu à un enregistrement. C Vu CR des réunions
personnel
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Ostéopathie : conformité et qualité de service de la formation
Rapport d'audit de suivi n°2
Commentaire :
A vérifier au cours de tous les audits, y compris en audit initial. En audit initial, il faut vérifier que
le client n'a pas communiqué avant d'être certifié. Attention également si l'audit fait suite à une
suspension ou un retrait de certification, le client n'a pas le droit d'utiliser le logo ou toute
référence à la certification dans sa communication.
Vérifier le solde des NC de Les actions réalisées suite aux NC de l'audit de l'audit précédent ont été mises en œuvre Vu procédure d'audit interne (cf. NC soldée du
et sont jugées efficaces par l'auditeur. C précédent audit)
l'audit précédent
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