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PUBLIPOSTAGE

La base de données :

Définition : C'est la base de données qui servira de source à vos documents. En effet, le but
d'un publipostage est de créer de nombreux documents personnalisés en fusionnant
un document standard (la lettre type) avec une base de données. Il est donc nécessaire
d'avoir une source de données avant de créer votre document.

CREER UN PUBLIPOSTAGE SANS LE MODE ASSISTANT

1- Créer la lettre type


 La première chose à faire est de créer votre document en rédigeant les parties qui
seront identiques à chaque courrier (en-tête, expéditeur, corps du texte, formule
de politesse). C'est ce document qui sera fusionné avec la base de données.
 Enregistrez la lettre type

2- Sélection des destinataires


 A partir de la barre d’outil du menu publipostage
 Deux cas se présentent :
 1 er cas : Utiliser la liste existante dans ce cas il faut indiquer le chemin de la base de
donnée. Dans la liste déroulante Type de fichiers, sélectionnez Fichiers Excel.
L’extension d’Excel est « .XLSX »

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Aperçu :

OU
 2ème cas : Entrer une nouvelle liste dans ce cas il faut saisir la base de données dans
une feuille Excel et l’enregistrer
3- Insertion des champs de fusion
 Placer le curseur à l’endroit voulu
 Cliquer sur insérer les champs de fusion dans l’onglet publipostage
 Choisissez dans la liste déroulante le champ correspondant

Note : Pour mettre les champs de fusion en évidence dans votre lettre type, vous pouvez utiliser la
fonction Champs de fusion en surbrillance

Aperçu :

4- Vérification du résultat avant le lancement de la fusion

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 Cliquez sur Aperçu des résultats

Note : Vous avez la possibilité de faire défiler les différents courriers en cliquant sur les
flèches.

Aperçu :

5- Fusion de la lettre type avec la base de données


 cliquez sur Terminer & fusionner.
 Cliquez ensuite sur Modifier des documents individuels.

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Aperçu :

Cochez Tous, sauf si vous désirez générer uniquement une partie de vos courriers.

Aperçu :

 Enregistrer vos lettres fusionnées

RECAPITULATION : pour créer un mailing

1 Créer la lettre type


2 Sélection des destinataires
3 Insertion des champs de fusion
4 Vérification du résultat avant le lancement de la fusion
5 Fusion de la lettre type avec la base de données
6 Enregistrer les lettres fusionnées

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