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Activité Transport par Canalisation

Direction Organisation et Systèmes d’Information


Département Procédures

PROCEDURE DES PROCEDURES


Classement : TRC.00.5
PROCEDURE DES PROCEDURES Référence : PC.ORG.19

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Activité TRC
SOMMAIRE
CHAPITRE
I OBJET DE LA PROCEDURE
II OBJECTIF DE LA PROCEDURE
III DOMAINE D’APPLICATION
IV DOCUMENTS DE REFERENCE
V DEFINITIONS
VI RESPONSABILITES
VII DESCRIPTION DU PROCESSUS DE REDACTION D’UNE PROCEDURE
VII .1. REGLES DE REDACTION
VII .2. PROCESSUS
VII.2.1. INITIALISATION
VII.2.2. REDACTION
VII.2.3. IDENTIFICATION
VII.2.4. VALIDATION
VII.2.5. DIFFUSION
VII.2.6. MISE EN APPLICATION
VII.2.7. MODIFICATION ET MISE A JOUR
VII.2.8. CLASSEMENT
VIII EVOLUTION DU DOCUMENT
- Annexe 1 : Codification et localisation des procédures en fonction de
l’activité : voir page 10/14
- Annexe 2 : Fiche de validation : voir page 11/14
ANNEXES - Annexe 3 : Bordereau de diffusion : voir page 12/14
- Annexe 4 : Logigramme de réalisation et de gestion d’une procédure.
- Annexe 5 : Code Mnémonique des Structures de l’Activité TRC.

Rédacteur Vérificateur Approbateur


Nom : Nom : Nom : B.ZENASNI

Fonction : Fonction : Fonction : Vice-président TRC

Date : Date : Date :

Visa : Visa : Visa :


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I. OBJET DE LA PROCEDURE :

La présente procédure définit les règles d’élaboration, d’approbation et de gestion des


procédures de l’Activité TRC.

II. OBJECTIF DE LA PROCEDURE :

Elle a pour objectif de clarifier les rôles et responsabilités des structures dans le
processus d’élaboration, d’approbation et de gestion des procédures au niveau de notre
Activité, par l’instauration d’une approche globale et cohérente afin de garantir
l’implication et l’engagement de tous dans la réalisation des objectifs.

III. DOMAINE D’APPLICATION :

Cette procédure s’applique à l’ensemble des procédures de l’Activité TRC y compris


celles déjà en vigueur, et qui peuvent être mises en conformité avec la présente
procédure en cas de nécessité.

IV. DOCUMENTS DE REFERENCE :

- Norme ISO 9000 / 2005 (« Système Management de la Qualité – Principes Essentiels


& Vocabulaire »)
- Norme ISO 9001 / 2000. (« Système Management de la Qualité – Exigences »)

V. DEFINITIONS :

¾ Procédure : Manière spécifiée d’accomplir une activité. Cette activité peut


comporter plusieurs tâches. Cette règle écrite d’organisation peut faire appel à
d’autres procédures ou à des modes opératoires.

¾ Mode opératoire : Manière spécifiée d’accomplir une tâche, celle-ci étant souvent
rattachée à un poste de travail.

¾ Processus : Ensemble des moyens et d’activités liés qui transforment des


éléments entrants en éléments sortants.
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¾ Norme : Ensemble de règles, de spécifications techniques et de méthodes de


travail, fixées par des textes de loi et/ou adoptées et approuvées par des
organismes nationaux ou internationaux reconnus, auxquelles un produit ou un
système doit répondre (activité, matériel, méthode). Elle est publiée par un
organisme de normalisation.

VI. RESPONSABILITES :

La Direction Organisation et Systèmes d’Information (OSI) a pour mission de gérer


cette procédure et de procéder à sa mise à jour en cas de besoin.

VII. DESCRIPTION DU PROCESSUS DE REDACTION D’UNE PROCEDURE :

VII. 1. Règles de Rédaction :

¾ Les projets de procédures doivent être rédigés par les structures et/ou personnes
ayant à les appliquer ou à les faire appliquer. Ces projets doivent être transmis à
la Direction OSI. Un groupe de travail est crée à cet effet.

¾ Avant de rédiger un projet de procédure, il faut impérativement définir le résultat à


atteindre.

¾ Le contenu doit être rédigé de la manière la plus claire et la plus simple possible
de façon à être assimilé facilement par le lecteur.

¾ La rédaction doit être faite en utilisant un logiciel de traitement de texte avec une
police d’écriture ARIAL 12. Les titres et sous-titres seront soulignés et en gras. Le
titre de la procédure sur la page de garde sera en ARIAL 16 et en gras.

¾ La marge à gauche sera de trois (03) centimètres au minimum.


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VII. 2. Processus :

VII. 2. 1. Initialisation de la rédaction d’une procédure

Toute structure qui éprouve la nécessité de rédiger une procédure informe le


Département Procédures/OSI de son projet pour qu’il s’assure de sa faisabilité et/ou son
opportunité et qu’il la guide dans la rédaction.

De plus, et pour matérialiser son souhait, la structure initiatrice doit proposer un premier
draft comme avant projet de procédure, au Département Procédures.

VII. 2. 2. Rédaction d’une procédure

Après concertation avec le Département Procédures, la structure ou le groupe de travail


en charge de la procédure s’efforce de répondre, dans la procédure, et pour chaque
étape du processus décrit, aux questions suivantes: Qui, Quoi, Où, Quand, Comment,
Pourquoi?

Logigrammes : Afin d’alléger les textes, il est préférable, lorsque cela est possible
d’utiliser un type de représentation schématique graphique. Par convention, les
symboles à utiliser sont les suivants:

Début / fin de processus

Opération / Action

Décision / Choix / Vérification

Flux de produit / d’information

En annexe 4 est représenté le logigramme de réalisation et d’actualisation d’une


procédure.

Dans le cas où le projet de procédure ne répond aux conditions précitées, le


Département Procédures suggère une nouvelle forme au projet (Instruction
de gestion …).
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Plan d’élaboration de la procédure : Le rédacteur de la procédure adoptera le plan


suivant:

a) Objet : Décrire en quelques mots le but et l’objet du document.

b) Domaine d’application : Définir les secteurs d’activité concernés, les limites


éventuelles d’application.

c) Documents de référence : Citer les normes, bonnes pratiques ou autres


documents internes ou externes auxquels le document se réfère.

d) Définitions : Indiquer les termes spécifiques employés pouvant porter à


confusion ou mal connus, ainsi que les abréviations utilisées.

e) Responsabilité : Définir le champ des acteurs intervenant dans le processus.

f) Processus :

• Equipement : Liste du matériel, des documents, logiciels, nécessaires à


la réalisation de la procédure.
• Processus : Décrire précisément l’organisation et le processus avec
ses interfaces.

g) Annexes : Insérer les documents supports nécessaires à la bonne réalisation


de l’activité décrite (formulaires, imprimés, listes...).

h) Evolution du document : L’ensemble des versions de la procédure sont


reprises sous forme d’un tableau.
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VII. 2. 3. Identification des documents

Conformément à :
- La décision A-003 du 25/12/1970 amendée par la décision A-003 (R1) du 28
février 1995 portant établissement, mise à jour et diffusion du Manuel général
d’Organisation ;
- La décision D-143 du 08/03/1995 et des différents amendements (R1, et R2)
portant décentralisation de la gestion des cadres supérieurs vers les branches
d'activités ;
- la procédure E-001 du 05 novembre 1996 portant l’objet de définir la procédure
de gestion du manuel général d’organisation :
(voir MGO)

Chaque procédure sera identifiée par son titre, son code classement et son code de
référence élaboré comme suit :

¾ Le code classement est composé de trois parties :

1. Code mnémonique de l’Activité en trois caractères alphabétiques (AAA)


Exemple : Activité Transport par Canalisation TRC

2. Un identifiant en deux caractères numériques de l’organe ou la structure


dans l’organisation d’ensemble de l’Activité (NN) :
Exemple : Division Exploitation de TRC c’est 13 (cf. annexe 5)

3. Un chiffre définissant le type de document : pour les documents de nature


procédures c’est le numéro 5

¾ Le code référence est en alphanumérique est composé de deux parties :

1ere Partie : Indique l’objet du texte en caractères alphanumériques :

a) pour la décision de la procédure : un caractère qui est le E


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b) pour l’annexe de la dite procédure :

ƒ un code mnémonique composé de deux lettres « PC » qui


signifie procédure.
ƒ Un code mnémonique composé de trois lettres correspondant à
l’observation du thème traité par la procédure (ttt).

2eme Partie : Indique le numéro d’ordre chronologique d’émission de la décision


et/ou son annexe en deux caractères numériques (nn).

™ Cas d’Amendement (Révision) de la procédure :

La révision d’une procédure donnée porte le même code classement que celle de
la procédure d’origine, cependant le code référence est complété par la lettre
« R », suivie d’un numéro de série en deux caractères numériques (rr).

Le modèle ci-après définit l’Identification des procédures :

Titre de la procédure Code Classement Code Référence


Procédure X AAA NN 5 PC ttt nn R rr

Par ailleurs, est mentionné la page / le nombre total de page, le nom et la date de
validation.

Ces informations sont reportées sur toutes les pages du document.


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VII. 2. 4. Validation

Une fois rédigée par le groupe de travail créé à cet effet, la procédure est mise en forme
par le Département Procédures/OSI qui se prononce sur la forme. Ce dernier la diffuse
pour enrichissement auprès des structures concernées dont la Direction Audit et la
structure initiatrice, accompagnée de la fiche de validation (cf. annexe 2). La fiche de
validation est retournée au Département Procédures/OSI qui veille à obtenir un
consensus sur les points non validés. La validation définitive est réalisée par le Vice-
Président ou le Directeur mandaté en fonction du type de procédure (cf. § annexe 4).
Celle-ci se concrétise par l’apposition de la date de validation et par le visa du
responsable.

VII. 2. 5. Diffusion

Chaque procédure validée sera diffusée par le Département Procédures/OSI auprès des
structures concernées. Chacun aura à émarger le bordereau de diffusion (cf. annexe 3)
avant de le retourner au Département Procédures/OSI. L’ensemble des procédures en
vigueur sont consultables sur le site de la Direction OSI (http:
//shtrc/intranet/DOSI/Procedure).
Par ailleurs, pour chaque catégorie de procédures un exemplaire est consultable à un
endroit déterminé, défini en annexe 1.

VII. 2. 6. Mise en application

La procédure est applicable à partir de la date de sa signature.

La Direction Audit veillera à son application par les différentes structures de l’Activité
TRC, et vérifiera au moins une fois par an, l’application de ces procédures par la
réalisation d’audits internes.
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VII. 2. 7. Modification et mise à jour

Toute structure concernée par une procédure peut proposer au Département


Procédures/OSI des mises à jour si elles s’avèrent nécessaires. Le Département
Procédures juge de l’importance de celles-ci ; une mise à jour mineure est corrigée
immédiatement ; quand il s’agit d’une mise à jour majeure, elle est soumise à
revalidation comme pour une nouvelle procédure. Toute modification entraîne une
évolution de l’indice de la procédure. Le Département Procédures s’assure de la
diffusion de la nouvelle version, du retrait de l’ancienne et de son archivage. Il maintient
à jour une liste de l’ensemble des procédures.

VII. 2. 8. Classement

Toutes les versions de toutes les procédures sur papier, ainsi que les documents liés à
leur validation et diffusion sont archivés par la Direction OSI pendant une durée de 5
ans, dans les locaux de DOSI. Par contre, la dernière version subsiste sur site
électronique de la Direction OSI (http: //shtrc/intranet/DOSI/Procedure).

VIII. EVOLUTION DU DOCUMENT

DATE AUTEUR OBJET DE LA MODIFICATION


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ANNEXE 1 : CODIFICATION ET LOCALISATION DES PROCEDURES EN


FONCTION DE L’ACTIVITE

CODE ACTIVITES CONCERNEES LOCALISATION


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ANNEXE 2 : FICHE DE VALIDATION

FICHE DE VALIDATION

INTITULE DE LA PROCEDURE :

REFERENCE :
DATE :

NOM REMARQUES PARAPHE


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ANNEXE 3 : BORDEREAU DE DIFFUSION

BORDEREAU DE DIFFUSION

INTITULE DE LA PROCEDURE :

REFERENCE :
DATE :

NOM FONCTION DATE PARAPHE


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ANNEXE 4 : LOGIGRAMME DE REALISATION ET DE GESTION D’UNE


PROCEDURE

LOGIGRAMME RESPONSABLES DOCUMENT

Initialisation de la rédaction Structure Utilisatrice

Rédaction
Groupe de Travail

Codification OSI

Non
1ère validation
Structures concernées Fiche de validation

Oui
Validation définitive Le Vice Président / Directeur Décision
Mandaté

Diffusion Département Procédures / OSI Bordereau de diffusion

Mise en Application Structures concernées/ Mise en Application


Audit Procédure Audit interne

Modifications et mise à Département Procédures Liste des procédures


jour

Classement OSI
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ANNEXE 5 : CODE MNEMONIQUE DES STRUCTURES DE L’ACTIVITES TRC
Code Mnémonique Codification
Activité Transport par Canalisation TRC 2.29. (DG)
Structures Centrales
Cellule Vice-président VP 00
Coordonnateur chargé du Secrétariat Vice-président CVP 00
Direction Ressources Humaines DRH 17
Direction Administration Siège DAS 18
Direction Etudes et Planification DEP 21
Direction Juridique JUR 22
Direction Organisation et Systèmes d’Information OSI 23
Direction Finances FIN 24
Direction Audit AUD 25
Direction Santé Sécurité Environnement (HSE) HSE 26
Direction Télécommunications TLC 27
Cellule Communication CMN 28
Coordonnateur Sûreté Interne SIE
Structures Opérationnelles
Division Exploitation EXL 13
Direction Exploitation EXP
Direction Technique TEC
Direction Comptage et Comptabilité Matière CCM
Direction Travaux Neufs TNF
Direction Administration Finances DAF
Direction Régionale Haoud El Hamra (HEH) RTH
Direction Régionale In Aménas RTI
Direction Régionale Est (Skikda) RTE
Direction Régionale Centre (Bejaïa) RTC
Direction Régionale Ouest (Arzew) RTO
Gazoduc Enrico Matteï (Oued Saf Saf) GEM
Gazoduc Pedro Duran Farell (Laricha) GPDF
Division Maintenance MTN 19
Direction Approvisionnements APP
Direction Technique TEC
Département Administration Finances DAF
Direction Maintenance Laghouat DML
Direction Maintenance Biskra DMB
Direction Réparation Canalisations (Béthioua) DRC
Division Etudes et Développement TRC / EDV 14
Direction Exécution des Projets PRJ
Direction Etudes et Technologie DET
Direction Réhabilitation des Ouvrages DRO
Direction Administration et Finances DAF
Holding Sonatrach Investissement Participation SIP