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LOS ARCHIVOS
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PRINCIPIOS RECTORES
FINES DEL ESTADO
GARANTIZAR A
LA COMUNIDAD
PRINCIPIOS
DEBERES
DERECHOS
PARTICIPÁCIÓN
CONTROL
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EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA:
LA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURA
IDENTIDAD
NACIONAL
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ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVOS PÚBLICOS
Interés General
Derecho a la información
Derecho de
Consulta petición
Reproducción copias
Interés particular
Excepto:
•C.N.
•Restricciones Legales
•Conservación: Prestamo de información en otros soportes
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LA NORMATIVIDAD Y
LA GESTIÓN
DOCUMENTAL EN LOS
ARCHIVOS
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Gestión documental
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Gestión documental
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El Programa de Gestión Documental -
PGD, como proceso archivístico
sistemático
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EL COMITÉ DE ARCHIVO
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COMPONENTES DE UN PGD
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COMPONENTES DE UN PGD
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COMPONENTES DE UN PGD
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
Ley 43 de 1913
Código Penal
Código de Comercio
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
NTC 1673
NTC 2223:1986
NTC 2676
NTC 3393
NTC 4436
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1. PRODUCCIÓN
PROCESOS
3. DISTRIBUCIÓN DE UN
PGD 7. CONSERVACIÓN
4. TRÁMITE 6.CONSULTA
5. ORGANIZACIÓN
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
Generación de documentos
de las instituciones en
cumplimiento de sus
funciones.
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Creación y Medios y técnicas de
diseño de producción y métodos de
impresión
documentos
Determinación y selección de
soportes documentales
Determinación de
dimensiones, calidad y tipos de
soportes, gramaje, tintas.
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1. Creación y Instrucciones para el
diseño de diligenciamiento de formularios
documentos Determinación de uso y finalidad
de los documentos
Diplomática:imagen corporativa,
características internas y
externas, tipo de letra, firmas
autorizadas
Adecuado uso de la reprografía
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Identificación de dependencias
2. productoras
Definición de tipologías
Normalización
documentales, formatos y
de la producción
formularios según TRD
documental Determinación de formatos
preimpresos y plantillas
predeterminadas
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Directrices relacionadas con el
2. Normalización número de copias
Control de la producción de
de la producción
nuevos documentos
documental
Determinación de la periodicidad
de la producción documental
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PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
Constitución Política
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PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
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PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
Radicación:
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PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
Registro:
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PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1. Registro de Definición de medios de recepción
documentos Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de
folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo
AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envios
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PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Radicación Asignación de consecutivo, fecha
de documentos y hora
Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos
recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de
radicación y control
Elaboración de estadísticas
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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1.Distribución de Identificación de dependencias y
documentos determinación de competencia
recibidos Enrutamiento de documentos a
dependencia competente
Registro de control de entrega de
documentos recibidos
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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Distribución de Identificación de dependencias
documentos Enrutamiento de documentos a
internos dependencia competente
Registro de control de entrega de
documentos internos
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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Definición de medios de
3. Distribución de distribución: personal, fax, correo
documentos tradicional, correo electrónico,
enviados apartado aéreo, trámite en línea,
página web, otros
Control y firma de guías y planillas
de entrega
Organización mensajería externa
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PROCESO DE TRÁMITE DE
DOCUMENTOS
Constitución Política.
Ley 58 de 1982
Decreto 01 de 1984
Decreto 2150 de 1995.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
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PROCESO DE TRÁMITE DE
DOCUMENTOS
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PROCESO DE TRÁMITE DE
DOCUMENTOS
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PROCESO DE TRÁMITE DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.Recepción de -Confrontación y
solicitud o trámite diligenciamiento de planilla
de control y ruta del trámite
-Determinación de
competencia
-Preparación y proyección
2. Respuesta
de respuesta
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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
Ley 4 de 1913.
Ley 80 de 1993.
Código de Comercio.
Decreto 1382 de 1995.
Decreto 254 de 2000.
Decreto 4124 de 2004.
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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.Clasificación -Identificación de unidades
documental administrativas funcionales
-Aplicación de la tabla de
retención y/o valoración de la
dependencia
-Conformación de series y
subseries documentales
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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
2. Ordenación -Conformación y apertura de
documental expedientes
-Determinación de los
sistemas de ordenación
-Organización de series
documentales
-Foliación
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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
Transferencias Organización y entrega de
documentales transferencias documentales
y aplicación de la disposición
final de las TRD y/o TVD
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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
3. Descripción -Análisis de información y
documental extracción de contenidos
-Diseño de instrumentos de
recuperación como Guías,
Inventarios, Catálogos e
Índices
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PROCESO DE CONSULTA DE
DOCUMENTOS
Constitución Política.
Ley 4 de 1913.
Ley 57 de 1985.
Decreto 01 de 1984.
Decreto 2126 de 1992.
Acuerdo AGN 47 de 2000
Acuerdo AGN 56 de 2000
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PROCESO DE CONSULTA DE
DOCUMENTOS
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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Estrategia de -Disponibilidad de expedientes
búsqueda -Disponibilidad de fuentes de
información
-Establecimiento de herramientas de
consulta
-Ubicación de los documentos
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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
3. Respuesta a Infraestructura de servicios de
consulta archivo
-Sistemas de registro y control de
préstamo
-Uso de testigos y formatos para el
control de devolución
-Implantación de medios manuales o
automáticos para localización de
información
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PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
Constitución Política.
Código Procedimiento Civil.
Ley 47 de 1920.
Ley 14 de 1936.
Ley 39 de 1981.
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PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
Ley 63 de 1986.
Ley 80 de 1993.
Ley 397 de 1997.
Código de Comercio.
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PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
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PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
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PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
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PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDI ACTIVIDADES
MIENTOS
Sistema Sensibilización y toma de conciencia
Integrado Reproducción, duplicación y migración
de de información
Conserva Inspección y mantenimiento de
ción instalaciones
Control de condiciones ambientales
Limpieza
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PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDI ACTIVIDADES
MIENTOS
Sistema Control de plagas
Integrado Almacenamiento, realmacenamiento y
de empaste
Conserva Primeros auxilios y reparaciones
ción menores
Prevención de desastres
Planes de contingencia (copias de
seguridad, protección en incendios,
robos, inundaciones, catástrofes
naturales, atentados, guerras)
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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS
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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS
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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS
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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS
NTC 3723.
NTC 4080.
NTC 5174.
NTC 5238.
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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS
CONSERVACIÓN ELIMINACIÓN DE
TOTAL DOCUMENTOS
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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
La Recepción de transferencias
conservación secundarias
total Organización de documentos para
disponerlos al servicio de los
usuarios
Conservación y preservación de
los documentos
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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMI ACTIVIDADES
ENTOS
Eliminación Aplicación de lo estipulado en la
de TRD o TVD
documentos Valoración avalada por el Comité de
Archivo.
Levantamiento de acta y
determinación de procedimiento.
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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
S
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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Microfilmación Determinar metodología y plan de trabajo
Fines en la utilización de la técnica
Control de calidad durante todo el proceso
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LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS Y EL USO DE NUEVAS
TECNOLOGÍAS
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contacto@archivogeneral.go
v.co
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www.archivogeneral.gov.co
contacto@archivogeneral.gov.co
Teléfono: (1)3373111
Fax: (1)3372019
Cra. 6 Nº 6-91
A.A. 37555
Bogotá D.C., Colombia
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