Workflow, Groupware et Ressources

Humaines

La thématique du partage des connaissances au sein des Eléments complémentaires

entreprises est actuellement en plein essor. Elle
s’accompagne, ou du moins est impulsée dans bon Groupware
nombre de cas par le développement et l’implémentation
des intranets et d’outils informatiques coopératifs Outils informatiques permettant le
(groupware) tels que Lotus Notes ou Microsoft Exchange. développement du travail
collaboratif.
Dans ce type de fonctionnement, et pour simplifier,
chacun des participants est rendu responsable du bon Ces outils permettent l’échange et la
fonctionnement de l’échange et la mise à disposition des diffusion de documents au sein d’une
données, informations et savoirs nécessaires à l’atteinte communauté de travail, ainsi que la
des objectifs. La circulation des informations revêt donc planification des différentes actions
une importance toute particulière. (agendas, réunions, forums,
workflow)
Les applications de Workflow, appelées à gérer le
séquencement et la nature des échanges d’information OSSAD
constituent donc une ossature naturelle à cette
organisation coopérative. Office Support Systems Analysis and
Design. Cette méthode développée
Il existe différents types d’utilisation des workflow dans le cadre d’un projet européen
(gestion administrative / actions spécifiques projets / propose une reconception de
métiers), toutefois, ces outils seront principalement systèmes d’informations
utilisés dans le cadre de la fonction RH pour la administratifs combinée à une
formalisation de processus de gestion administrative tels conduite de projet organisationnel.
que : la gestion des demandes de congés, demande de Méthode socio-technique OSSAD
formation, etc … fonctionne en quelques grandes
car ce sont des process répétitifs, facilement étapes permettant la formalisation et
formalisables et faisant intervenir plusieurs acteurs la représentation ainsi que des
parfois géographiquement éloignés. principes de gestion de projet et de
conduite des changements induits.
Les Workflow peuvent alors permettre un accroissement
de l’efficacité, (réduction des coûts, réduction des Workflow
délais, identification des responsables)
Les principes de base d’un workflow
Principes d’élaboration d’un workflow
Les tâches peuvent être organisées
En dehors de l’aspect de gestion de projet informatique de manière :
RH que l’on pourrait qualifier de classique, les workflow
doivent, plus encore, être élaborés en collaboration avec • Séquentielle
l’ensemble des professionnels participant à la réalisation • Parallèles
de la mission. • Mixte, combinaison
Il est nécessaire d’identifier, en commun, la structure du
workflow grâce à des techniques telles que l’OSSAD
l’essentiel étant de bien vérifier que chaque mission sera
décomposée en tâches élémentaires, ayant une unité de
lieu, de temps et d’acteur. Cette phase effectuée il
faudra éventuellement recomposer le travail (si des
incohérences sont apparues) ou le formaliser en fonction
de règles de circulation de l’information.
La mise en œuvre des workflow, peut donc assez facilement s’envisager au sein d’une direction des
ressources humaines sur (et de manière non limitative) des tâches telles que :

Processus de gestion administrative des dossiers du personnel

- Entretiens annuels
- Mise à jour des données individuelles dans le cadre d’un self/serve
- Consultation des dossiers individuels
- Autres

Processus de gestion plan de formation

- Recueil des besoins en formation des services
- enquêtes

Processus de gestion administrative des demandes du personnel

- congés
- formation …

Processus de gestion des mobilités et recrutement

- Bourse des emplois/Bourse à la mobilité
- Gestion des candidatures internes
- Gestion de la procédure de recrutement

Processus de gestion administrative des organisations

- Définition de postes et de fonctions

Cette formalisation et éventuelle reconception des process de travail s’inscrit alors assez facilement
dans les programmes de BPR ou d’assurance qualité.

Toutefois, l’évidente formalisation et les avantages qu’elle recèle ne doivent pas masquer, ni les
risques, ni les inconvénients d’un tel mode de fonctionnement. Les réticences des utilisateurs sont
nombreuses, la critique la plus souvent mise en avant réside dans la ‘déshumanisation du travail’
l’ordinateur (outil froid et mécaniste par nature) devenant le centre de vie du travail au détriment
des relations interpersonnelles (même si celles ci n’étaient que téléphoniques), viennent ensuite
des comportements de rejet liés à une formalisation trop grande des procédures, coupant les
acteurs de leurs marges d’autonomie et rigidifiant ainsi le travail. Il est possible également de
mettre en avant des problèmes de comportement vis à vis de l’outil, refus de l’informatique,
crainte du changement, pertes de repères.

Parmi les critiques de l’outil certaines viennent jusqu'à remettre en cause des fonctionnements de
la Gestion des Ressources Humaines, en effet :

• les workflow viennent acter et rendre très lisible l’intrication du travail de chacun au sein d’une
chaîne de traitement d’un processus, dans quelle mesure les systèmes d’évaluation (individuels)
conservent-ils leur légitimité ?
• Les systèmes de workflow permettent d’augmenter sensiblement la productivité administrative.
Il peut alors se présenter certains cas (souvent quand le workflow est directement et
intimement lié au process de production, comme dans le secteur banque assurances [suivi des
dossiers clients, traitement des sinistres …]) où le rapport rétribution / contribution des
intervenants dans le processus, se trouve modifié et donc un ensemble de revendications
concernant le partage des gains se faire jour.
• Ensuite et de manière plus large que les simples workflow, pourquoi s’intégrer dans un mode de
fonctionnement collaboratif ? la connaissance c’est le pouvoir, si tout le mode dispose de ma
connaissance aurait-on encore besoin de moi ?