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Centre national de la recherche scientifique

Direction des systèmes d'information

REFERENTIEL QUALITE
Guide méthodologique

Bilan de projet

Référence : CNRS/DSI/conduite-projet/developpement/gestion-projet/guide-bilan-projet

Date de dernière mise à jour : 28 mai 2001

Version : 00

Etat : Terminé

Auteurs : Y. SOLER

Diffusion : DSI

Objet :
Ce guide a pour but de décrire les dispositions d'élaboration d'un bilan de projet ainsi que le contenu
et la forme de ce dernier dans le cadre des projets réalisés au sein de la DSI.
Guide méthodologique - Bilan de projet

Table des mises à jour du document

Version du Date Objet de la mise à jour


document

00 28 mai 2001 Création du document

CNRS/DSI/conduite-projet/developpement/gestion-projet/guide-bilan-projet 28 mai 2001 2/11


Guide méthodologique - Bilan de projet

Sommaire

1 - OBJET ET DOMAINE D’APPLICATION .............................................................................. 4

2 - DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE ............................................................................................. 4

3 - ABRÉVIATIONS ET TERMINOLOGIE................................................................................. 5

4 - PRINCIPES D’ÉLABORATION............................................................................................... 5

5 - CONTENU TYPE DU DOCUMENT ........................................................................................ 5

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Guide méthodologique - Bilan de projet

1 - OBJET ET DOMAINE D’APPLICATION

Le bilan de projet a pour objet l'analyse objective des succès ou des difficultés rencontrées et
l'expression de toute disposition susceptible d'être retenue dans le futur pour l'amélioration de la
qualité des produits et le déroulement des projets (AFNOR/Z67-100-3).
Faire des bilans de projet systématiques à la DSI permet de constituer une mémoire du service et
d’améliorer le déroulement des projets futurs. Ils sont diffusés à l’ensemble des responsables de la
DSI et sont analysés chaque année par le bureau de la qualité.

Un bilan doit être produit pour tout projet suffisamment important, de production d’une application
(nouvelle ou refonte) ; une évolution d’une application existante ne fait l’objet d’un bilan que si son
volume en charge est conséquent. Des bilans portant sur la maintenance d’une application pourront
être produits pour les applications les plus importantes en cours de maintenance (par ailleurs les
prestataires de TMA sont tenus de produire des bilans annuels ou de fin de tranche).

Le bilan de projet permet d'une part de comparer les dispositions initialement prévues avec le
déroulement réel du projet, et d'autre part de porter un regard critique sur tous les aspects du projet
pour en tirer des voies d'amélioration.
Les finalités d'un bilan de projet sont :
- évaluer le projet (atteintes des objectifs, raisons des écarts…),
- capitaliser le savoir-faire (tirer tous enseignements techniques, de gestion ou
d'organisation utiles pour les projets futurs).
L'objectif d'un bilan de projet n'est pas de décerner des "satisfecit" et des blâmes au chef de projet et
aux membres de l'équipe mais d'identifier ce qui a donné de bons résultats et, ce qui en a donné de
moins bons dans la conduite de projet, dans la coordination des équipes, la maîtrise de la qualité,
des coûts et des délais.
Un bilan de projet doit déboucher autant que possible sur des propositions d'amélioration pour
chacun des aspects d'un projet :
- Gestion de projet :
§ adéquation entre les besoins et les ressources,
§ planification de projet et suivi de l'avancement.
- Techniques :
§ choix des méthodes et des outils de développement et de tests,
§ formation et acquisition de compétences sur de nouveaux domaines.
- Qualité :
§ évolution des procédures et des plans types du système qualité,
§ efficacité des contrôles,
§ analyse des coûts de non qualité,
§ analyse des non-conformités,
§ possibilité d'émettre des actions préventives.

2 - DOCUMENTS DE REFERENCE

• Plans types : plan-type-bilan-projet

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Guide méthodologique - Bilan de projet

3 - ABREVIATIONS ET TERMINOLOGIE

cf. Glossaire « Conduite de projet Systèmes d’information »

4 - PRINCIPES D’ELABORATION

En fin de phase de développement, le chef de projet a la responsabilité de rédiger un bilan qualité


avec l’aide de son équipe. Le bilan couvre les étapes du projet depuis l’étude préalable jusqu’à la
mise en œuvre de l’application, du point de vue maîtrise d’œuvre DSI

La démarche demande un certain investissement de la part du chef de projet, qui doit veiller tout le
long du projet à collecter les éléments qui lui permettront de dresser un bilan de projet pertinent. A
cet effet, le document "Bilan de projet" peut être mis à disposition de l’équipe dès le début du projet
et complété au fur et à mesure du déroulement par toute expérience vécue intéressante (points forts
ou faibles identifiés, ce qui donne ou pas de bons résultats…). La charge pour la rédaction du bilan
en fin de projet doit également être prévue et planifiée.

Les éléments quantitatifs (charges, délais…) qui permettront de rédiger le bilan doivent être extrait
des documents de suivi de projet.
Les conventions de dénomination suivantes doivent être appliquées dans la mesure du possible au
niveau des acteurs :
• maître d’ouvrage : commanditaires du projet (direction du SG, département scientifique…),
• maître d’œuvre : DSI,
• utilisateur : utilisateur de l’application en production,
• prestataire : société de service extérieure à laquelle est confiée un certain nombre de tâches via
un marché.

Le bilan ainsi constitué fait partie des documents relatifs à la gestion de projet et à ce titre se trouve
dans le répertoire CNRS/DSI/#projet#/GE/ avec comme nom BILAN.doc.

5 - CONTENU TYPE DU DOCUMENT

Le document "bilan de projet" est un document Word conçu comme un dossier de plusieurs parties
couvrant l'ensemble des aspects du projet :
- des informations sur le projet,
- des informations sur le maître d'œuvre et le maître d'ouvrage,
- l'équipe projet et les formations suivies,
- la charge et le coût du projet,
- la planification du développement et les méthodes utilisées,
- la technique,
- les anomalies et les évolutions au cours du développement,
- la documentation du système qualité,
- une estimation des coûts d'obtention de la qualité (coût qualité et coûts de non-qualité).

Une appréciation générale conclut le bilan de projet.

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1. IDENTIFICATION DU PROJET
Ce paragraphe permet de décrire de manière synthétique les caractéristiques principales du projet
(intitulé du projet, objet et caractéristiques du projet, nom du chef de projet, technologies mises en
œuvre…). Ce paragraphe se présente sous la forme d'un tableau qui devra tenir de préférence sur
une page.

LE PROJET
Intitulé :

Chef de projet :

Domaine du système d'information :

Maître d'œuvre :

Résumé du projet :

- Objet

- Utilisateurs

- Caractéristiques du projet ou de l'application

- Technologies mises en œuvre

- Volume de l'application

PRESTATAIRES
Société Type de prestation Appréciation

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Les zones à remplir sont :

LE PROJET

Intitulé : Libellé du projet (reprendre la dénomination en page de garde de tous les documents
projet).

Chef de projet : Nom du chef de projet.

Domaine du système d’information : Préciser ici : PRH, BFC, AST, PIAD, IART…

Maîtres d’ouvrage : Donner le nom du ou des commanditaires du projet (direction du SG,


département scientifique…).

Résumé du projet
- Objet :
Principales fonctionnalités de l’application (gestion, description, consultation, aide à la décision…),
nouvelle application ou refonte d’une application existante.

- Utilisateurs :
Préciser les utilisateurs (gestionnaires en laboratoire/délégation/siège, chercheurs, comité national,
agents CNRS, grand public…)

- Caractéristiques du projet :
Donner les éléments sensibles (risques) identifiés en début de projet (technologie nouvelle,
complexité fonctionnelle, niveaux de performance requis, délais tendus, instabilité des besoins…).

- Technologie mise en œuvre :


Décrire les technologies mises en œuvre sur le projet (progiciels, langages, SGBD, matériels…).

- Volume total de l’application :


Donner le volume de l'application en précisant la mesure utilisée (lignes de code, taille de la base de
données…).

LES PRESTATAIRES

Prestataires : Donner le nom des prestataires intervenus sur le projet, le type de prestations
réalisées et une appréciation de cette prestation.
Identifier les succès/défaillances dans l’établissement du marché, dans sa mise en œuvre
opérationnelle (relations opérationnelles ou contractuelles, satisfaction ou pas des exigences du
CNRS par le prestataire, définition floue ou incomplète de ce qui était attendu…).

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2. BILAN DE LA CHARGE ET DU COUT DES ACHATS

Cette partie permet de dresser un bilan économique du projet et d'expliciter les causes et
conséquences de dépassement éventuel. Ce paragraphe se présente sous la forme d'un tableau.

Bilan Prévu Réel Diff. Ecart


Date de début
Date de fin
Charge DSI (h/m)
Charge prestataire (h/m)
Coût matériel (KF)
Coût logiciel (KF)
Interruptions: #Préciser s’il y a eu des interruptions#

Les zones à remplir sont les suivantes

Date de début : Prévu Date prévue pour le début du projet sous la forme jj/mm/aaaa.
Réel Date réelle de début du projet sous la forme jj/mm/aaaa.
Diff. Réel - Prévu (en jours).
Ecart Sans objet.

Date de fin : Prévu Date prévue pour la fin du projet sous la forme jj/mm/aaaa.
Réel Date réelle de fin du projet sous la forme jj/mm/aaaa.
Diff. Réel - Prévu (en jours).
Ecart Sans objet.

Charge DSI : Prévu Charge prévue lors du chiffrage du projet en hommes/mois (h/m).
Réel Charge réelle imputée sur le projet en hommes/mois (h/m).
Diff. Charge réelle en h/m - charge prévue en h/m.
Ecart Diff / charge prévue en h/m.

Charge prestataire : Prévu Charge prévue lors du chiffrage du projet en hommes/mois (h/m).
Réel Charge réelle imputée sur le projet en hommes/mois (h/m).
Diff. Charge réelle en h/m - charge prévue en h/m.
Ecart Diff / charge prévue en h/m.

Coût matériel : Prévu Budget des achats en matériels chiffré en début de projet, ainsi que les
avenants portant sur les achats matériels (en KF).
Réel Ensemble des achats matériels imputés sur le projet.
Diff. Coût des achats réels - Coût des achats prévus.
Ecart Diff. / Coût des achats prévus.

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Coût logiciel : Prévu Budget des achats en logiciels chiffré en début de projet, ainsi que les
avenants portant sur les achats logiciels (en KF).
Réel Ensemble des achats logiciels imputés sur le projet.
Diff. Coût des achats réels - Coût des achats prévus.
Ecart Diff. / Coût des achats prévus.

Interruption : Cette ligne permet de préciser si le projet à fait l'objet d'une interruption
(nombre de jours, causes…).

2.1 Respect des charges


Ce paragraphe permet de faire une analyse des causes des écarts par rapport aux prévisions
effectuées sur les charges de la DSI et les charges du prestataire.

2.2 Respect des délais


Ce paragraphe permet de faire une analyse des causes des écarts par rapport aux prévisions
effectuées sur les délais du projet.

2.3 Respect des coûts


Ce paragraphe permet de faire une analyse des causes des écarts par rapport aux prévisions
effectuées sur les coûts matériels et logiciels du projet.

3. BILAN TECHNIQUE

3.1 Objectifs et résultats


Ce paragraphe permet d'évaluer l’adéquation des moyens mis en œuvre, d'analyser les choix
techniques et l'efficacité des équipes projet, de décrire les points forts et faibles des solutions
techniques.

3.2 Problèmes rencontrés et solutions apportées


Identifier dans ce paragraphe les événements qui ont eu ou auraient pu avoir un impact significatif
sur le déroulement ou les résultats du projet : évolution des contraintes, décisions, aléas, sous-
estimation des performances…

3.3 Suggestions et améliorations


Lister ici les évolutions que l'on pourrait proposer ou tous les éléments à faire évoluer dans le cas
d'un développement similaire.

3.4 Eléments réutilisables


Expliciter les enseignements à tirer dans l’utilisation de techniques ou d’outils, les pièges à éviter,
les savoir-faire acquis, les composants susceptibles d’être réutilisés dans d’autres projets.

4. BILAN DE L'ORGANISATION

4.1 Organisation mise en œuvre


Evaluer dans ce paragraphe la répartition des responsabilités, la fréquence et l'efficacité des
réunions, l'efficacité du cycle de décision et de la circulation de l'information.
Identifier les améliorations concernant l'organisation ou la communication : au sein de l'équipe, au
sein de la DSI, avec les prestataires ou avec les commanditaires.

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4.2 Bilan des ressources humaines


Décrire les motivations des membres de l'équipe, le climat relationnel…Analyser en particulier
l'adéquation, la disponibilité et les performances de ces ressources humaines.

4.3 Bilan des formations


Lister dans ce paragraphe les formations suivies dans le cadre du projet. Préciser, pour chacune
d'elle, le temps passé, les compétences acquises et le nom des personnes concernées.

5. BILAN QUALITE-METHODES

5.1 Documents du système qualité


Porter un regard critique sur les documents du système qualité applicables au projet (PACQ,
procédures, guides méthodologiques, plans types). Dans le cas où vous souhaiteriez des évolutions
de documents, faire une fiche de relecture (par document) et la transmettre au responsable qualité de
la DSI.

5.2 Contrôles qualité


Porter un regard critique sur les contrôles qualité réalisés au cours du projet dans le but d'en
améliorer leur efficacité.
Les contrôles qualité vous semblent-ils efficaces ? Si non, faites des propositions.

5.3 Estimation des coûts d'obtention de la qualité


Ce paragraphe permet de faire une estimation des coûts d'obtention de la qualité imputables au
projet (coûts d'obtention de la qualité = coûts qualité + coûts de non qualité). Il se présente sous la
forme d'un tableau.

Estimation des coûts qualité


Activités Nb jours
Actions de prévention Formation de l'équipe projet nécessaire pour la réalisation du projet.
Planification de la qualité (PAQ, revues, etc.)
Total
Actions de contrôle Durée des étapes de validation interne
Contrôles qualité (lecture de document, audit, etc.).
Total
Estimation des coûts de non qualité.
Anomalies internes Temps perdu : modification des produits réalisés en avance de phase
Temps perdu : refaire ce qui a déjà été fait (non réutilisabilité)
Temps perdu : modification des ressources humaines
Temps perdu : moyens de production inadéquates (outils de dév., test, ...)
Recherche de solutions techniques non prévues initialement.
Modification suite à des anomalies apparues lors de la réception interne
Autres anomalies.
Total
Anomalies externes Correction d'anomalies suite au passage en sites pilotes
Autres anomalies.
Total

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Les zones à remplir sont :

- Estimation des coûts qualité : Indiquer pour chacun des thèmes le nombre de jours passés
(certain pouvant être sans objet). Les coûts qualité sont positifs
(actions de prévention et de contrôle).

- Estimation des coûts de non qualité : Indiquer pour chacun des thèmes le nombre de jours
passés (certain pouvant être sans objet). Les coûts de
non qualité sont négatifs (anomalies).
Nota : Une anomalie doit toujours être documentée par
une Fiche d'Anomalie.

5.4 Améliorations à apporter au niveau méthodologie, éléments réutilisables


Proposer des orientations pour l'amélioration du référentiel qualité/méthodes : identifier les règles
qui ont aidé au bon déroulement du projet et celles, au contraire, qui ont été des freins.
Proposer des actions pour une meilleure compréhension ou une meilleure connaissance de ces
règles.

6. APPRECIATION GLOBALE

6.1 Impression générale du chef de projet


Donner dans ce paragraphe l'impression générale sur le déroulement du projet du point de vue du
chef de projet, sur les réalisations du projet par rapport aux objectifs initiaux.

6.2 Suites possibles au projet


Identifier ici les ouvertures possibles pour poursuivre le projet dans le même contexte ou dans un
contexte différent, compte tenu de l'expérience acquise et des idées d'amélioration/innovation
apparues.

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