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SUPPORT DE COURS

LOGICIEL SAGE SAARI PAIE 100


SOMMAIRE

Pages
Avant-propos 3
Introduction 4
Processus de réalisation d’un fichier Paie de A à Z 5
Chemin d’accès au programme 6
I – Création du fichier Paie 7
I – 1 Création du fichier Paie
I – 2 Comment créer les organisations de la société ?
II – Comment créer une fiche de personnel ? 8
III – Comment établir un bulletin de paie ? 11
III – 1 Comment entrer les valeurs de base d’un bulletin ?
II – 2 Comment personnaliser un bulletin ? 14
IV – Comment calculer ou éditer les bulletins de salaire ? 16
IV – 1 Le calcul des bulletins
IV – 1 – 1 Le calcul individuel
IV – 1 – 1 Le calcul simultané
III – 2 L’édition des bulletins 19
IV – 1 – 1 L’édition individuelle
IV – 1 – 1 L’édition simultanée
V – Comment faire la modélisation comptable ? 25
V – 1 Création des comptes généraux 25
V – 2 Création des comptes auxiliaires 25
V – 3 Création des journaux de saisie 26
VI – Comment éditer les états après calcul ou édition des bulletins ? 28
VII – Comment faire la clôture d’une paie ? 29
VIII – Comment faire l’ouverture d’une nouvelle période de paie ? 30
IX– Conclusion 32

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AVANT PROPOS
Le présent document n’est pas un manuel de référence ; c’est tout simplement un guide
d’utilisation, un « aide mémoire ». A cet effet, répondant aux interrogations « Comment… ? », il
permet à l’utilisateur de se sentir à l’aise dans l’exploitation pratique de son programme.
Cependant, la parfaite compréhension de ce document passe nécessairement par une
formation préalable au cours de laquelle, le formateur donne une explication détaillée
concernant l’utilisation des fenêtres, des menus et de toutes les particularités relatives à
l’ergonomie du programme et à celles de l’intégrateur Microsoft WINDOWS.
Par soucis de simplification, nous ne reprendrons pas dans la présente « aide mémoire »
toutes les explications concernant le maniement des fenêtres et des zones de saisie.
Nous supposerons également que votre société a été déjà crée et que vous avez lancé
le programme comme indiqué dans la documentation de gamme.

Ainsi le présent document s’articulera sur :

 Comment créer les organisations de la société ?

 Comment créer une fiche de personnel ?

 Comment établir un bulletin de paie ?

 Comment calculer un bulletin de paie ?

 Comment éditer un bulletin de paie ?

 Comment faire la modélisation comptable ?

 Comment sortir les états après la paie ?

 Comment faire la clôture d’une paie ?

 Comment ouvrir une nouvelle paie ?

C’est à toutes ces interrogations auxquelles nous tenterons d’apporter des éléments de
réponses à travers de document. Pour le reste seule l’utilisation régulière de ce logiciel vous
permettre de maîtriser tous les contours.

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INTRODUCTION
PRESENTATION

Le logiciel PAIE 100 WINDOWS de SAGE SAARI est un logiciel conçu et spécialement
adapté à la gestion des PME / PMI, tous secteurs d’activité confondu. Ce logiciel possède une
interface utilisateur identique dans les environnements WINDOWS et MACINTOSH et des
fichiers compatibles sur les deux environnements.

Forte d’une grande puissance fonctionnelle, la ligne 100 automatise les taches les plus
complexes. Son extrême puissance de paramétrage lui permet de s’adapter à l’organisation et
aux spécificités de chaque secteur d’activité.

D’une grande richesse fonctionnelle, la paie est capable de gérer les cas de paie les plus
complexes. Elle assure la gestion courante de la paie et la gestion administrative du personnel.
Ses larges possibilités de personnalisation lui permettent de s’adapter aux méthodes de travail
de chaque utilisateur. Intuitif, puissant et évolutif, ce Logiciel répond à tous les besoins
inhérents aux changements structurels de l’entreprise et s’adapte aisément aux nouvelles
règles sociales.

La PAIE 100 WINDOWS simplifie toutes vos taches grâce à des nombreux automatismes.

La PAIE 100 WINDOWS possède :

 Une Gestion des fichiers.


 Une Gestion Multisociété.
 Une Gestion avancée.
 Une Gestion des acomptes.
 Des éditions et traitements comptables.

Pour une utilisation optimale du logiciel, les aptitudes suivantes sont nécessaires :

 Avoir des connaissances fiscales et des aptitudes comptables.

 La connaissance du système d’exploitation Windows, et des applications Bureautiques


(Word et Excel) sera un véritable atout.

Ce document de paramétrage contient la méthodologie à adopter pour mettre en place une


paie 100 adaptée à vos besoins.

L’expérience que nous avons dans la mise en œuvre des procédures de paie, nous a
profondément guidée dans l’élaboration de ce manuel.

Dans l’espoir qu’il réponde à votre attente, nous vous en souhaitons bonne utilisation.

La Direction

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PROCESSUS DE CREATION D’UN FICHIER PAIE de A à Z

Schéma de création d’un fichier paie de a à z.

Ouverture d’une
Création du
nouvelle Paie
fichier de Paie

Clôture d’une
Paie
Création des
Organisations de
la société

Sauvegarde du
Fichier de Paie
Création d’une
fiche de
Personnel

Edition des Etats


après Calcul ou
Etablissement Edition de la Paie
d’un Bulletin de
Paie

Calcul ou Modélisation
Edition des comptable
bulletins de Paie

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CHEMIN D’ACCES AU PROGRAMME SAGE SAARI PAIE 100.

Pour accéder au fichier comptable, procéder de la façon suivante :

Faire : Cliquer
Cliquer sur Ensuite sur Ensuite aller Enfin sur
Paie 100
Démarrer Programme sur Sage Paie 100.

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I – INSTALLATION DU LOGICIEL
Installation et répertoire d’installation
Pour installer le logiciel il faut insérer le CD-ROM dans le lecteur. Cliquer sur le bouton

puis la fonction après l’exécution de la fonction Exécuter

Cette fenêtre s’affiche taper D:\Setup.exe puis valider par OK.

Cliquer ensuite sur suivant puis cocher dans l’une des cases précédant la version voulue puis
cliquer encore sur suivant pour lancer l’installation de votre logiciel.

Cliquer sur suivant pour continuer l’installation.

L’écran suivant nous permet d’accepter les conditions générales d’utilisation des logiciels
SAGE en validant par oui.

Par défaut le répertoire d’installation est : C: \ Program files \ Pmssybel


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Après l’affichage de cet écran, saisir la clé d’authenticité dans les zones réservées à cet effet.

Une fois la clé d’authenticité renseignée, cliquer sur suivant pour continuer toujours
l’installation de votre logiciel.

Laisser par défaut le type d’installation proposé par le logiciel, puis cliquer sur suivant pour
continuer toujours l’installation de votre logiciel.

Cet écran permet de renseigner les éléments obligatoires pour l’acquisition du logiciel.

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Libellé champs Exemple Type de champs Longueur Observations
Code client 351205 Facultatif
Statut Sarl Facultatif
Raison sociale 1 NOUVELLE GEMAS Obligatoire 35αN
Raison sociale 2 Facultatif 35αN
Adresse 1 Blvd ROUME Obligatoire 35αN
Adresse 2 Supplément adresse Facultatif 9αN
Code postal 09 Obligatoire 35αN
Ville Abidjan Obligatoire 9αN
Pays COTE D’IVOIRE Facultatif 35αN
Téléphone 20 30 01 00 Obligatoire 10
Télécopie 20 30 01 06 Obligatoire 10
Chiffre d’affaires Facultatif
Effectif société Facultatif
SIRET Facultatif
N.A.F

Cliquer sur suivant pour continuer toujours l’installation de votre logiciel.

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I - CREATION DU FICHIER PAIE

I - 1 Création du fichier de paie

Pour créer un fichier paie, entrer dans le programme par le menu


Démarrer Programme Sage Paie 100 Cliquer enfin sur Paie 100.

Ou procéder par un double clic sur l’icône de raccourci de sage.

NB : Le document présent ne traitera pas cette partie. Car nous supposons que la société est
déjà créée.

I - 2 Comment créer les organisations de la société ?

Le Menu Listes ouvert, activer la fonction Organisations en cliquant à l’aide de la souris ou en


enfonçant la lettre O. L’écran ci-dessous représentant une liste à quatre entrées apparaît ; cette
liste est vide si aucun élément n’a été crée auparavant.

L’onglet qui se place au dessus des autres onglets au bas de ce tableau est celui qui est actif et
il indique la liste de l’organisation concernée. Pour passer à une organisation donnée, cliquer
sur l’onglet du même nom.

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La création d’une organisation se fait soit en cliquant sur le bouton droit de la souris puis créer,

soit sur l’icône [créer]

Saisir le code, puis l’intitulé de l’organisation concernée et valider la création en cliquant sur
[OK]. Réitérer cette manipulation pour créer l’ensemble des organisations de la société.
En faire de même pour la création des autres organisations.
Pour la création des services, unités et catégories, cliquer sur leurs onglets respectifs.

NB : le code des organisations peut être soit numérique, alphabétique ou alphanumérique


selon le choix de l’utilisateur.

II – COMMENT CREER UNE FICHE DE PERSONNEL ?

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Le menu LISTES ouvert, activer la fonction Fiche de personnel en cliquant à l’aide de la souris
ou en enfonçant la lettre F. En cliquant sur Fiche du personnel la liste des salariés s’ouvre (liste
vide si la commande est exploitée pour la première fois).

La fenêtre Liste des salariés étant affichée, cliquer sur l’icône [Créer] pour saisir
les informations sur tous les salariés de l’entreprise et faire la mise à jour de votre fichier
personnel.
Il faut remarquer que la création d’une fiche de personnel complète nécessite le
renseignement de 14 onglets (14 pages) dont les 7 premiers sont les plus importants car
renfermant les informations au bon déroulement du traitement des salaires.

A l’activation de l’icône de création, l’écran ci-dessous apparaît :

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La première page représentée par l’onglet Salarié s’active par défaut ; renseigner les
différentes zones proposées puis passer à la page suivante en cliquant tout simplement sur
l’onglet suivant. Procéder de même pour les autres pages.
Après avoir renseigné la dernière page (onglet banque), cliquer sur [OK] pour valider votre
saisie. Si au contraire vous voulez l’annuler, cliquer sur [Annuler]
Réitérer les mêmes manipulations pour créer tout le personnel de l’entreprise.

NB : Pour créer de façon successive plusieurs fiches sans avoir à revenir sur la liste des
salariés, quand la liste des salariés est ouverte, avant d’activer l’icône de création, activer
d’abord le menu Options puis cliquer sur création en chaîne.

Pour vous permettre de renseigner plus facilement les zones de la page 6 représentées par
l’onglet Congés, nous vous présenterons plus en détail celle-ci.

 Reste à prendre sur l’année précédente : mettre le nombre de jours de congé acquis
depuis le dernier congé jusqu’au mois de décembre (ce mois étant le dernier mois de l’année).

 Acquis pendant l’année en cours : laisser cette zone à zéro par défaut ; si l’on commence
la paie par le mois de Janvier, le programme se charge de le remplir au fur et à mesure des
clôtures mensuelles.

 Acquis pendant l’année précédente : entrer les mêmes valeurs que celles contenues dans
la première zone (zone du reste à prendre sur l’année précédente).

Laisser les valeurs par défaut des deux zones suivantes (droit supplémentaire et nombre de
samedis pris).

 Brut congés période précédente : Saisir dans cette zone, la base congé depuis le dernier
congé jusqu’au mois de Décembre.

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 Brut congés année en cours : Laisser cette zone à zéro par défaut ; le programme se
chargeant de le remplir au fur et à mesure des clôtures mensuelles.

 Mois de clôture des congés : Laisser la valeur par défaut.

NB : Cette page est à renseigner pour les employés présents dans l’entreprise avant
l’acquisition du Logiciel de Paie SAARI 100.

 Pour les salariés nouvellement embauchés, cette page ne doit faire l’objet d’aucune saisie de
valeurs ; le programme se chargeant de le remplir automatiquement au fur et à mesure des
clôtures mensuelles.

 Toutes les informations saisies sur les différentes pages d’une fiche salarié peuvent être
modifiées à l’exception de matricule.

 La suppression d’un salarié de la liste du personnel n’est possible que si le salarié donné n’a
fait l’objet d’aucune clôture mensuelle ou intérimaire ; dans ce cas, la liste des salariés étant
affichée, sélectionner l’employé concerné, faire ensuite un double clic sur sa ligne ou presser
sur [F5] pour ouvrir sa fiche puis aller à la page 3 pour désélectionner toutes les dates qui y
figurent et valider la modification par un clic sur [OK].

Le curseur étant toujours sur l’employé sélectionné, presser enfin sur la touche [Supp] et
confirmer la suppression par un clic sur [OK].

III – COMMENT ETABIR UN BULLETIN DE PAIE ?


L’exactitude d’un bulletin de paie dépend de la façon dont il est établi :

 Savoir saisir les valeurs de base (éléments variables et éléments fixes).

 Savoir personnaliser un bulletin (c’est à dire adapter un bulletin modèle (voir formation ou
manuel de référence) au cas spécifique d’un employé.

III / 1 - Comment entrer les valeurs de base d’un bulletin ?

La préparation d’un bulletin se fait à partir du menu Gestion ou de l’icône [bulletins

salariés].

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Le menu Gestion ouvert, cliquer sur la commande [bulletins salariés] ou de l’icône

[Bulletins salariés].

Sélectionner sur cette liste employé dont les valeurs de base doivent être saisies ; faire un

double clic sur sa ligne.

L’écran ci-dessous s’affiche :

NB : Les zones de cette première page ne doivent pas subir de modification à l’exception de la
zone [en sommeil] qui doit être coché si le salarié est absent (congés) pour le mois
de paie en cours de traitement.

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Cliquer sur l’onglet Heures. L’écran des heures supplémentaires apparaît :

Saisir le nombre d’heures supplémentaires du salarié concerné puis cliquer sur l’onglet
[Absence].
L’onglet ci-dessous apparaît :

Par exemple dans la ligne nombres de jours travaillés dans la partie Valeur, on saisie 30 si le
salarié a travaillé pendant tout le mois.
Renseigner les différentes zones puis passer à l’onglet [Cumuls].
Vous avez l’écran suivant :

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Saisir les valeurs des zones concernées. La dernière page, l’onglet Congés n’est pas concerné
par les saisies que lorsqu’il s’agit d’un nouvel employé géré sur le programme de Paie SAARI.
Une fois l’écran des Congés affiché, saisir la valeur de la zone Congés Acquis dans le mois
(généralement sa valeur est de 2,75)

Après avoir terminé la saisie des valeurs de base, cliquer sur le bouton pour
avoir accès à l’écran ci-dessous :

2 - Comment personnaliser un bulletin ?

La saisie du code bulletin modèle (page 5 de la fiche du personnel), génère pour l’ensemble
des salariés ayant ce même code, un bulletin uniforme (c’est à dire constitué par les mêmes
rubriques) que l’utilisateur se doit de l’adapter aux spécificités de chaque employé. Mais
comment ?

La personnalisation consiste donc à modifier le bulletin standard en supprimant ou en rajoutant


de rubriques.

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 Si le bulletin en cours de traitement n’est pas concerné par une rubrique y figurant,
sélectionner la puis presser sur la touche [Supp] ou sur le bouton pour la supprimer.

 Des rubriques spécifiques à ce bulletin sont absentes, le bulletin étant affiché, presser la
touche [Inser] ou cliquer sur le bouton la liste de toutes les rubriques s’affiche.

 Sélectionner celles qui sont concernées par le rajout en pressant la touche numérique [+]
(le curseur étant sur la rubrique à sélectionner), cliquer enfin sur le bouton pour les
intégrer dans le corps du bulletin du salarié.

 La valeur d’une rubrique doit être modifiée ; placer le curseur sur celle-ci, faire un double
clic ou presser la touche [F5]. L’écran ci-dessous du salarié.

 La valeur d’une rubrique doit être modifiée ; placer le curseur sur celle-ci, faire un double
clic ou presser la touche [F5]. L’écran ci-dessous apparaît.

Saisir la valeur voulue dans la zone montant et cliquer sur [OK] au bas du bulletin pour valider
les différentes modifications effectuées sur ce bulletin.

NB : Procéder ainsi pour l’ensemble des bulletins à traiter.

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IV – COMMENT CALCULER OU EDITER LES BULLETIN DE SALAIRE ?

Après la préparation des bulletins, l’étape suivante consiste donc à déterminer les valeurs des
différentes rubriques contenues dans le bulletin soit par le calcul, soit l’édition.

IV – 1 Le calcul des bulletins

Le calcul des bulletins de paie peut se faire individuellement ou simplement pour tous les
salariés.

IV - 1-1 le calcul individuel

Le bulletin affiché, cliquer sur le bouton pour activer le calcul. Un petit tableau
vous permet de modifier si possible la date de calcul ou la période de calcul :

Saisir la date que l’on désire (par défaut on a la date du jour) puis cliquer sur [OK] pour
confirmer le calcul. Un message d’attente vous signale que le calcul est entrain d’être fait.
Quelques instants après, le message d’attente disparaît pour faire place à un bulletin à
« valeur » comme l’écran ci-dessous :

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Vérifier l’exactitude des valeurs des différentes rubriques, en cas d’erreur, la modification est
toujours possible à partir de cet écran. Pour cela, mettre le curseur sur la rubrique dont la valeur
doit être modifiée puis cliquer sur le bouton [Modifier] ; saisir la bonne valeur et cliquer sur
[OK].

La modification est tout de suite prise en compte. Une fois la vérification terminée. Cliquer sur le
bouton [Fermer] pour revenir à l’écran précédent (bulletin sans valeur calculée), cliquer enfin
sur [OK] pour valider ce bulletin.

IV-1-2 Le calcul simultané

A la différence du calcul individuel, les montants issus du calcul simultané des bulletins ne
peuvent être consultés que sur un état (par exemple le journal de paie ou livre de paie).
La procédure est aussi simple. Pour cela, il faut cliquer sur le menu [Gestion] ensuite sur
[Calcul des bulletins] ou presser simplement sur la lettre L pour avoir l’écran ci-dessous :

Le menu Gestion ouvert, activer le calcul par un clic sur la fonction [Calcul des bulletins] ou
presser simplement sur la lettre L pour avoir l’écran ci-dessous :

Cliquer sur le bouton [OK] pour lancer le calcul de l’ensemble des bulletins des salariés
présents.

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 Si le calcul ne concerne qu’une partie des employé, par exemple ceux d’un département ou
d’une unité ou d’une catégorie ou d’un établissement donné, sélectionner l’option voulue dans
le petit cadre en haut à droite , puis cliquer sur le bouton [Inser] ; l’option choisie s’affiche dans
la zone « Critères »

Saisir le code de départ dans la zone [De] et le code d’arrivé (il s’agit des codes de l’option
choisie) dans la zone [A] puis cliquer sur [OK].
Le calcul se fera donc pour les salariés dont les codes renseignés sur leur fiche pour l’option
choisie appartiennent à l’intervalle matérialisé par les valeurs de la zone [De] à [A].

 Si le calcul doit concerner un groupe de salariés dont les matricules se suivent, le tableau ci-
dessus affiché, taper le matricule de départ dans la zone activer le [De] et celui d’arrivé dans la
zone [A], puis activer le calcul en cliquant sur le bouton [OK].

 Si par contre les matricule ne se suivent pas, utiliser la sélection manuelle. Pour cela, cliquer
sur le bouton [Sélection Manuelle] ; une liste des salariés marqués par des astérisques
apparaît, désélectionner ceux qui ne sont pas concernés par le traitement en plaçant d’abord le
curseur sur eux et en pressant ensuite sur la touche numérique [-] pour effacer le marquage.
Cliquer ensuite sur le bouton pour refermer cette liste.

Activer enfin le calcul par un clic sur le bouton [OK]. Le calcul est alors effectué pour tous les
salariés dont le marquage n’a pas été annulé.

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IV – 2 L’EDITION DES BULLETINS

L’édition des bulletins, tout comme le calcul, peut être faite individuellement à partir du corps du
bulletin ou simultanément à partir de la commande [Edition des bulletins].

IV – 2-1 L’édition à partir du corps du bulletin ou édition individuelle

Le corps bulletin étant affiché, activer l’édition par un clic sur le bouton l’écran ci-
dessous apparaît :

Modifier la date de paiement si vous le voulez (généralement la date de fin de la période de


paie concernée) puis sélectionner le modèle de papier (bulletin) suivant le paramétrage effectué
par le technicien (la sélection se fait n cliquant sur le petit losange comme le montre l’image).

Cliquer ensuite [OK] pour déclencher l’édition ou sur [Annuler] pour l’annuler. Si vous avez
cliqué sur [OK], l’image suivant apparaît :

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La zone imprimante contient le nom de l’imprimante par défaut initialisée lors de l’installation
des imprimantes à partir de Windows. Pour choisir une autre imprimante, cliquer sur le bouton

Si l’on désir consulter le bulletin à l’écran avant sa sortie de l’imprimante, activer la zone
[Aperçu avant impression] en cliquant sur le petit rectangle (une virgule marque la sélection).
Cliquer enfin sur [OK] pour déclencher l’édition. A la fin de celle-ci, cliquer sur [OK] pour
valider.

IV - 2-2 L’édition des bulletins à partir de la commande édition des bulletins ou


édition simultanée

Le menu Gestion ouvert, activer la commande [Edition des bulletins] par un clic sur sa ligne

ou cliquer sur l’icône [Edition des bulletins] le tableau suivant apparaît :

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Après avoir choisi le modèle de bulletin voulu, cliquer sur le bouton [OK] puis lancer l’édition de
l’ensemble des salariés présents :

 Si l’édition ne concerne qu’une partie des employés, par exemple ceux d’un
département ou d’un service ou d’une unité ou d’une catégorie ou d’un établissement donné,
sélectionner l’option voulue dans le petit cadre en haut à droit, puis cliquer sur le bouton
[Inser] ; l’option choisie s’affiche dans la zone « critères ».
Saisir le code de départ dans la zone [De]et le code d’arrivé (il s’agit des codes de
l’option choisie) dans la zone [A]puis cliquer sur [OK].
L’édition se fera donc pour les salarié dont les codes renseignés sur leur fiche pour l’option
choisie appartiennent à l’intervalle matérialisée par les valeurs de la zone [De] à [A].

 Si l’édition doit concerner un groupe de salariés dont les matricules se suivent, le


tableau ci-dessus affiché, taper le matricule de départ dans la zone [De]et celui d’arrivé dans la
zone [A], puis activer le calcul en cliquant sur le bouton [OK].
Si par contre les matricules ne se suivent pas, utiliser la sélection manuelle. Pour cela,
cliquer sur le bouton [Sélection manuelle] ; une liste des salariés marqués par des astérisques
apparaît, désélectionner ceux qui ne sont pas concernés par le traitement en plaçant d’abord le
curseur sur eux et en passant ensuite sur la touche numérique [-] pour effacer le marquage.
Cliquer ensuite sur le bouton pour refermer cette liste.

Activer enfin l’édition par un clic sur le bouton [OK]. L’édition est alors effectuée pour
tous les salariés dont le marquage n’a pas été annulé.

Si vous avez cliqué sur [OK] pour confirmer l’édition, l’écran ci-dessus s’affiche.

La zone imprimante contient le nom de l’imprimante par défaut initialisée lors de


l’installation des imprimantes à partir de Windows. Pour choisir une autre imprimante, cliquer
sur le bouton si l’on désire consulter le bulletin à l’écran avant sa sortie de
l’imprimante.
Activer la [Aperçu avant impression] en cliquant sur le petit rectangle (une virgule marque la
sélection). Cliquer enfin sur [OK] pour déclencher l’édition. A la fin de celle-ci, cliquer sur [OK]
pour valider.

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V – MODELISATION COMPTABLE OU VOLET COMPTABILITE DU LOGICIEL DE PAIE

Le modèle comptable doit présenter par compte général l'ensemble des mouvements
traduits par les rubriques et les éléments de paie. Le modèle comptable défini permettra au
programme de générer chaque mois le journal comptable des écritures de paie et un fichier
ASCII contenant ces écritures à transmettre en comptabilité. Pour que le logiciel de comptabilité
puisse récupérer correctement le fichier comptable généré par la Paie, il est nécessaire que le
plan comptable défini dans ces deux logiciels soit identique.

V – A / Création des comptes généraux


Chemin d’accès : Menu Liste / Modélisation comptable / Compte généraux

La Liste des comptes généraux étant affichée, cliquer sur le bouton créer ou clic droit dans le
cadre blanc puis cliquer sur créer .

Libellé champs Exemple Type de Longueur Observations


champs
Compte Obligatoire En conformité avec
422000 la compta & défini à
la page 3
Intitulé Rémunération Obligatoire 35 Saisie du libellé du
personnel due compte général.
Sens Crédit Obligatoire
Type Au choix Facultatif

V – B / Création des comptes auxiliaires


La création des comptes auxiliaires obéit à la même règle que les comptes généraux.
Le chemin d’accès est le suivant : Liste / Modélisation comptable / comptes auxiliaires

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PORTE 10– Tél: 20 30 01 00/01 Fax: 20 30 01 04
Département Formation
Libellé champs Exemple Type de Longueur Observations
champs
Compte Obligatoire En conformité avec
4211GO la compta & défini à
la page 3
Intitulé Acompte Gre goly Obligatoire 35 Saisie du libellé du
compte général.
Compte collectif 4211100 Obligatoire

V – C / Création des Journaux de saisie


Les journaux comptables vont permettre au programme de générer les écritures de paie.
Chemin d’accès : Listes / Modélisation comptable / Journaux.

NB : Saisir un code en 3 caractères alphanumériques conforme à celui existant en


comptabilité) puis un intitulé (Journal des OD de paie par exemple).

Saisie des écritures

 Activer Listes / Modélisation comptable / Ecritures.


Cette fenêtre présente la liste des journaux créés par la fonction Modélisation comptable
Journaux.
 Sélectionner le journal sur lequel la pièce comptable en cours de paramétrage devra
être enregistrée puis double clic dessus.
 Cliquer sur le menu édition Valider Edition / Créer (ou clic droit, créer) pour obtenir
l'écran de saisie des écritures composant la pièce comptable.
 Paramétrer chaque ligne d'écriture en sélectionnant Edition / Créer, ou cliquer sur le
bouton Créer dans la barre d’outils.

Cliquer sur OK pour valider la saisie.

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Département Formation
Libellé champs Exemple Type de champs Longueur Observations
Compte généraux Obligatoire conforme avec la
661100 compta & défini à la
page 3
Compte auxiliaires A renseigner selon Inactif si le compte
le type du compte est un compte
utilisé collectif
Référence Paie ‘Jan 02’ Obligatoire Paie du moie en
cours
Libellé Appointement, Obligatoire Conforme avec la
salaire comptabilité
Sens Débit Le sens dépend du
compte général

Après la validation de notre saisie cet écran ci-dessous apparaît, il nous permet de faire
la sélection du personnel concerné par cette pièce comptable :

Après la sélection du personnel cliquer sur le bouton OK pour valider.

Il faut à présent sélectionner les constantes et/ou les rubriques qui interviennent dans la
composition du montant de cette ligne d'écriture. Choisir en cliquant, un des onglets suivants :
Constantes, Rubriques part salariale et Rubriques part patronale.
Sélectionner successivement les constantes et/ou les rubriques dont le montant
intervient dans cette ligne d'écriture en cliquant sur le bouton Insérer.

Sélectionner l'option adéquate suivant que la valeur de la constante ou de la rubrique à


sélectionner doit être cumulée en positif ou en négatif dans le montant de la ligne d'écriture.

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La liste des constantes ou des rubriques s'affiche, sélectionner la (les) constante(s) ou la
(les) rubrique(s) par le bouton Ajouter à la sélection après avoir placé le curseur sur leur ligne.
Valider en cliquant sur le bouton Sélectionner.

La fenêtre Montant revient à l'écran et les éléments sélectionnés sont affichés précédés
de leur signe. Réitérer ces manipulations jusqu'à ce que toutes les constantes et rubriques qui
interviennent dans la constitution du montant de la ligne d'écriture soient sélectionnées.
Valider en cliquant sur le bouton Quitter.

La fenêtre Saisie des écritures revient à l'écran, réitérer ces mêmes manipulations pour
saisir les lignes d'écritures suivantes. Valider enfin en cliquant sur OK la création de la pièce. La
fenêtre Saisie des écritures / Pièces revient à l'écran. Le code attribué par le programme à la
pièce correspond à son numéro d'ordre de création (1 si c'est la première pièce créée…). La
référence et le libellé affichés sont ceux saisis pour la dernière ligne d'écriture. Reprendre la
procédure de création à son départ si d'autres pièces doivent être créées.

VI / COMMENT EDITER LES ETATS APRES CALCUL OU EDITION DES BULLETINS ?

Les Etats de paie (livre de paie, déclaration des impôts, déclaration CNPS, Etats de virement,
etc…) peuvent être édités à partir du menu ETATS ou du menu GA fonction Edition. Dans ce
qui suit, nous nous limiterons uniquement à la description des procédures d’édition de ces Etats
à partir du GA.
Nous considérons que le module GA est acquis et que les Etats à éditer y sont paramétrés.

La procédure est la suivante :


La menu GA ouvert, activer la fonction Edition par un clic sur sa ligne ou par un clic sur l’icône
[Edition GA]. Un tableau à double entrée apparaît comme ci-dessous :

NB : Les GA décrits dans ce document concernent le cas de la Côte d’Ivoire.

Dans la zone Nom du modèle, sélectionner le modèle à éditer en cliquant sur sa ligne puis
choisissez dans la zone Sélection le Nom de la sélection rattaché au modèle. Cliquer par la
suite sur OK, l’écran ci-dessous apparaît.

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Pour les listes simples comme le journal de Paie ou l’état des virements, laisser toutes les
options par défaut puis cliquer sur OK pour lance l’impression. Décochez la zone [Détail par
salarié] par un clic sur le petit rectangle pour sortir un état regroupant l’ensemble des
cotisations (Impôts ou CNPS) de tous les salariés traités. A la fin de l’édition de l’état concerné,
cliquer sur [Annuler] pour revenir à l’écran.
Avant de sélectionner un autre modèle prendre soins de cliquer sur le bouton…….
pour refermer le tableau, cliquer sur l’icône …….

VII / COMMENT FAIRE LA CLOTURE D’UNE PAIE ?

La clôture d’une paie est le processus au cours duquel les valeurs d’une paie sont archivées
(enregistrées) par le programme. Elle est donc à cet effet indispensable. Mais avant d’exécuter
ce processus, il vous est formellement conseillé de faire une SAUVEGARDE.

La procédure est la suivante :

Le menu Gestion ouvert, placer le curseur sur la fonction Clôtures mensuelle, presser ensuite
sur le bouton gauche de la souris pour lancer le processus. Un écran indiquant en clair les
effets de la clôture apparaît comme le montre l’image ci-dessous :

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La date de clôture est par défaut celle de la période de paie concernée (elle est donc
modifiable).
Pour continuer le processus, cliquer [OK] ou cliquer sur [Annuler] pour l’interrompre. Vous
avez cliqué sur [OK]. A la fin de la clôture, un rapport sur celle-ci s’affiche :

Si la clôture s’est bien déroulée, c’est le message « clôture effectuée pour tous les salariés
présents » qui s’affiche. Cliquer sur interrompre pour revenir à l’écran principal.

Si le programme rencontre des anomalies à la clôture, un message apparaît.


Répondre à cette interrogation par un clic Un rapport présentant les salariés pour
lesquels la clôture n’a pu être effectuée apparaît. Cliquer sur interrompre pour revenir à l’écran
principal. Corriger les anomalie contenues dans le rapport puis relancer de nouveau la clôture.
NB : Pour faire la clôture de la paie de journaliers, lancer le processus en cliquant sur l’option
intermédiaire. Puis suivre les étapes décrites ci-dessus.

VIII – COMMENT FAIRE L’OUVERTURE D’UNE NOUVELLE PERIODE DE PAIE ?

Le processus de l’ouverture permet au programme, après archivage des données par la clôture
de passer à une nouvelle période de paie (mois suivant).

La procédure est la suivante : après la clôture, les fonctions du menu Gestion sont complétées
par une nouvelle fonction : la fonction « Ouverture du mois » comme le décrit l’image ci-
dessous.

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Pour lancer le processus de l’ouverture, cliquer sur la fonction Ouverture du mois. Un écran
indiquant les effets de l’ouverture s’affiche comme ci-dessous :

Cliquer sur [OK] pour continuer ou sur [Annuler] pour suspendre le processus.

A la fin de l’ouverture, remarquer au bas de l’écran principal le changement de mois. Vous êtes
ainsi dans une nouvelle période de paie.

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CONCLUSION

La conclusion de ce document fera l’objet d’une série de recommandations :

 Vous voulez acquérir le Logiciel de Paie 100 et d’autres Logiciels de Gestion de SAGE
SAARI ? Contacter la Société NOUVELLE GEMAS.

 Vous voulez une formation adéquate ? Contacter les techniciens de la Société NOUVELLE
GEMAS.

 Vous avez des problèmes de fichiers ? Contacter la NOUVELLE GEMAS. En un temps


recors nous intervenons.

Tout en espérant que ce présent document vous facilitera l’exploitation du Logiciel que vous
venez d’acquérir, la Société NOUVELLE GEMAS vous remercie de votre confiance.

Nous sommes à votre service.


Gardons donc le contact pour une franche collaboration

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