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Managers, identifiez et maîtrisez les risques dans votre organisation

Vous allez trouver une série de questions regroupées par domaines.


Vous travaillerez en détail le domaine ou la fonction dont vous Etes responsable, et vous parcourrez les autres afin d'identifier
ce qui peut aussi vous concerner.
Voici la liste des domaines
Domaine n° 1 Organisation
Domaine n° 2 Informatique
Domaine n° 3 Investissements
Domaine n° 4 Production
Domaine n° 5 Achats
Domaine n° 6 Stocks
Domaine n° 7 Ventes
Domaine n° 8 Trésorerie et Engagements
Domaine n° 9 Personnel
Domaine n° 10 Ressources Humaines
Vous avez choisi un domaine. Vous avez devant vous une liste de « soucis ». Chacun est organisé en trois volets. Que faire
maintenant ?
Commencez par les questions auxquelles vous avez répondu « = Peut-Etre » : demandez au(x) responsable(s) concerné(s) d'y
répondre, comme vous avez essayé de le taire ! Comptez maintenant les réponses
• Si vous avez plus de 90 % de « Oui », vous passerez à 100 % en traitant la question en Comité de Direction, inspirez-vous
de la deuxième partie et notamment des Pratiques d'Organisation Communément Adoptées.
• Si vous avez entre 75 % et 90 % de « Oui », vos Directeurs sont peut-Etre capables de remédier aux faiblesses de leur
organisation, inspirez-vous de la deuxième partie et notamment des Pratiques d'Organisation Communément Adoptées.
• Si vous avez entre 50 % et 75 % de « Oui », un Service d'Audit Interne sera rentable. passez à la troisième partie de cet
ouvrage
• Si vous avez moins de 50 % de « Oui », commencez à vous organiser ! commencez tout de suite, n'importe comment et par
n'importe quel bout, ça sera déjà ça de fait
1° volet : l'exposé du souci, sous forme positive ou « critère de maîtrise de l'activité » ( 1ère colonne), et sous forme négative ou
«risques et contre-performances » (2e colonne). En effet, il est parfois plus aisé de partir de l'objectif à atteindre, et parfois
plus parlant de visualiser les risques d'échec (2° colonne).
2° volet : les moyens que les entreprises ont développés pour éviter ces risques et atteindre ces objectifs ou « Pratiques
d'Organisation Communément Adoptées ». Celles qui relèvent de la pratique en milieu informatisé sont identifiées.
Il ne s'agit pas de règles absolues mais de règles de bon sens, de sagesse. Beaucoup seront directement transposables dans
votre entreprise, et cette check-list sera directement utilisable. D'autres nécessiteront des adaptations à votre cas, parfois
des inventions.
3° volet : une zone vierge pour que vous puissiez y inscrire les dispositifs et moyens en place chez vous et identifier ce qui
manque pour éviter les risques et atteindre les objectifs.
Allez voir et décrivez, ou demandez à vos collaborateurs d'aller voir et de décrire (et vérifiez qu'avant de décrire ils sont bien
allés voir !), comment ça se passe chez vous. Une description aussi brève que la nôtre suffit... et est déjà un très important
travail d'investigations (et un travail non négligeable de formulation) !
Reprenez ensuite, objectif par objectif, votre liste et la nôtre, réfléchissez aux risques, et notez vos conclusions.
Pour ces conclusions, il est souvent commode d'utiliser des signes plutôt que des mots
• Vous noterez « OK » sur le risque quand vous Etes sûr que vos dispositifs suffisent ;
• Vous soulignerez le risque d'un ou plusieurs traits (importance/ enjeux) quand il subsiste ;
• Vous noterez alors « * » en face des pratiques qu'il vous semble souhaitable d'adopter (amorce de plan d'actions).
Faites le travail Vous-même ou faites le faire par vos collaborateurs puis discutez-en. À ce stade, le travail n'est pas de
résoudre, de mettre en place, mais d'identifier, de noter ce qui manque.
Le stade suivant, vous vous en doutiez, c'est de commencer à combler les failles de votre organisation que vous avez ainsi
identifiées, en constituant des groupes de travail pour le faire. Vous savez maintenant ce qu'il faut faire et pourquoi il faut le
faire.
Recommandation : balayez l'ensemble des soucis sous votre responsabilité avant de les analyser en détail et de renseigner la
colonne de droite, et estimez l'ampleur du travail.
Si vous le pouvez, faites-le Vous-même, avec vos collaborateurs. Sinon, envisagez la création d'un Service d'Audit Interne : lisez
la troisième partie.
1. ORGANISATION
Critère de maîtrise de Risques et contre- Pratiques d'Organisation Communes
l'activité performances

1.1. Etre sûr de Perte d'efficacité de - Existence de l'énoncé de la stratégie de la société voire du
l'existence, de la cohérence l'entreprise. groupe concernant le domaine de la société.
et de la connaissance des Non atteinte des objectifs - Connaissance de ce référentiel par les administrateurs de la
référentiels stratégiques. de développement, société, la direction support et les dirigeants de la société.
gaspillage de ressources. - Existence d'un plan stratégique de la société.
- Existence d'un processus de validation du plan stratégique de la
société par le groupe.
- Existence d'un business-plan et d'une validation adaptée :
examen du BP modalités de construction, hypothèses, qualités des
études préliminaires, robustesse au fil du temps.

1.2. Etre sûr de Absence de réactivité - Existence d'études internes à la société sur son développement :
l'existence des éléments stratégique état du marché, de la concurrence, contexte réglementaire,
nécessaires à l'analyse Perte d'efficacité, voire évolutions organisationnelles, évolutions des systèmes
stratégique. risque de disparition d'informations, du contrôle interne,
de la société. - Existence d'analyse de risque formalisée pour la société.
- Existence d'études de benchmarking et incidences.
- Existence d'études et de suivi de la stratégie des partenaires.
- Exploitation des rapports des CAC.
- Existence de l'analyse de l'arrEté des comptes de la société et
son exploitation.

1.3. Etre sûr que les Défiance des actionnaires - Statuts : conformes à l'activité de la société et mis à jour
organes sociaux fonctionnent (cotations boursières). régulièrement.
correctement. Mauvais positionnement - Rôle du CA (C S, Directoire...] : exercice effectif et régulier des
pour la maîtrise des rôles de ces instances.
résultats de la société. - Instances liées au CA (CAC, comités, Commissaire aux comptes :
exercice effectif de leur mandat, respect des règles du groupe,
rencontre avec les contrôleurs financiers du groupe, Comité
d'audit : rote, fréquence...
- Préparation et débriefing des CA.

1.4. Etre sûr que les Non atteinte des objectifs. - Fixation des orientations et des objectifs des directions ou
objectifs de la société sont Perte d'efficacité de services par les dirigeants.
clairement définis. l'organisation, - Existence d'objectifs annuels d'amélioration de l'organisation
clairement définis (évolutions, changements de systèmes.../.
- formalisation et diffusion des objectifs.

1.5. Etre sûr que Difficulté de réaction - Existence d'un tableau de bord.
l'activité générale de la rapide aux évolutions de - Existence d'indicateurs pertinents et fiables mesurant
société est correctement l'activité. l'efficacité des différentes fonctions de l'entreprise.
suivie. Absence d'information - Etablissement et suivi d'un budget par direction ou service.
centralisée sur l'activité. - Existence d'une fonction contrôle de gestion indépendante.
- Existence d'un dispositif d'animation et d'information des
contrôleurs.
- Cohérence du reporting avec l'analyse de risque de la société.
- Existence d'une politique de promotion du contrôle dans la
société.

1.6. Etre sûr de Absence d'information à la - Présence à la société d'un responsable du suivi des filiales.
l'existence et du respect société sur les variations - Existence d'une procédure de remontée des informations.
des procédures de remontée anormales de l'activité de - Existence d'une procédure budgétaire.
des informations des filiales ses filiales. - Utilisation d'un système informatisé de reporting.
à la société. Résultats consolidés ne
reflétant pas la situation
réelle de l'activité.
Retord dans la remontée
des informations.
1. ORGANISATION
Critère de maîtrise de Risques et contre- Pratiques d'Organisation Communes
l'activité performances

1.7. Etre sûr que les Perte d'efficacité en cas de - Existence d'un organigramme à jour.
responsabilités de choque départ du personnel - Clarté des liens hiérarchiques (forme de l'organigramme,
membre de l'organisation Absence de pérennité des connaissance des liens hiérarchiques par les opérationnels.../.
sont clairement définies et modes de fonctionnement - Existence d'une ligne hiérarchique réduite.
connues de tous Risques de doublons ou - Existence de définition de fonction ou de définition
d'absence de contrôle d'attributions de chaque service (notes de service).
Réalisation des tâches non - Pertinence des définitions de fonctions (absence de doublon,
adaptées aux besoins définitions de fonctions couvrant l'exhaustivité des opérations
Engagements non autorisés réalisées dans la société).
- Existence de délégations de pouvoir et signatures à jour.

1.8. Etre sûr de Organisation - Formalisation par chaque responsable des moyens à mettre en
l'efficience de l'organisation surdimensionnée ou sous- place pour atteindre les objectifs.
et de l'adéquation entre la dimensionnée - Adéquation entre les moyens utilisés et les objectifs atteints.
qualité des opérations Mauvaise productivité des - Existence d'un tableau de bord de suivi de la productivité et de
administratives et les services. la qualité par fonctions.
besoins de la société Coût de l'organisation non - Niveau de productivité et de qualité exprimé par ces indicateurs.
optimisé. - Existence d'un responsable de la qualité et/ou de groupes de
Qualité des opérations non travail (cercles de qualité.../.
adaptée aux besoins de En milieu informatisé
l'entreprise. - Gains de productivité liés à l'informatisation.
Surcoûts administratifs. - Importance des tâches manuelles par rapport aux tâches
informatisées.

1.9. Etre sûr que les Perte d'efficacité en cas de - Présence des filiales sur les listes de diffusion de la société.
règles départ - Existence dans la société des procédures de la société et du
et les procédures sont du personnel. Groupe.
clairement Absence de pérennité des - Existence d'un recueil de procédures internes.
définies et connues de tous. modes - Formalisation des documents.
de fonctionnement. - Diffusion de ces procédures à chaque service concerné.
Risques de doublons ou - Connaissance de l'existence de ces procédures par les
d'absence utilisateurs.
de contrôle. - Désignation d'un lieu de classement des procédures.
- Désignation d'une personne pour la société ou par service
responsable de la mise à jour.
En milieu informatisé
- Existence de schémas physique et fonctionnel du système
d'information de la société (applicatifs, interfaces ...).
- Connaissance du schéma fonctionnel par les intéressés.

1.10. Etre sûr de la correcte Perte financière en cas de - Existence de moyens matériels de protection adaptés (accès
protection des actifs de sinistre. locaux, accès stocks, sécurité des immobilisations..).
l'entreprise. Litige avec la société - Recours à la couverture Groupe et absence de double couverture.
d'assurance. - Couverture exhaustive des dommages par les assurances (RC,
Surévaluation de la prime incendie, dégâts des eaux,, exploitation, immobilisations,
d'assurance. informatique...).
Risque de vol et/ou de perte - Revue périodique des assurances et mise en concurrence.
de confidentialité. - Déclaration rapide des sinistres aux assurances.
- Suivi du remboursement des sinistres.
- Respect des obligations des assureurs à la charge de l'entreprise
et contrôle régulier.
- Existence d'un calcul de provisions pour les sinistres
significatifs.
2. INFORMATIQUE

Critère de Risques et contre- Pratiques d'Organisation Communes


maîtrise de performances
l'activité

2.1. Altération/destruction - Existence de moyens de protection des installations, matériels sensibles


des équipements (calculateur
Etre sûr de la informatiques et/ou des central, câbles de transmission...) et supports magnétiques : protection des accès,
pérennité de programmes et fichiers protection contre l'incendie, le dégât des eaux...
fonctionneme de données. - Existence d'une procédure de sauvegarde des programmes et des fichiers de
nt des Reprise compromise de données (responsable, fréquence, lieu de conservation....
systèmes l'exploitation. - Respect du droit d'utilisation prévu en contrat par le fournisseur du logiciel.
informatiques Absence de maîtrise du - Existence d'une protection contre les virus (cas des réseaux de micro-ordinateurs).
et de la système d'information. - Existence de moyens pour reprendre l'exploitation en cas de panne ou de perte
protection du Perte d'informations importante de données plan de reprise, contrat de maintenance.../.
matériel. stratégiques. - Existence d'une documentation générale décrivant les systèmes d'information
Diminution de la (modules et interfaces) et d'une documentation technique sur les applications et
compétitivité de la fichiers utilisés.
société. - Existence d'une documentation d'exploitation (lancement du système,
Contre-publicité dans la sauvegardes...
presse en cas de - Conservation des informations (comptables 10 ans) ou d'un historique pendant les
poursuite de la part d'un durées légales des opérations courantes concourant directement ou indirectement à
fournisseur (respect des la formation des résultats comptables ou fiscaux.
droits d'utilisation des
logiciels).

2.2. Etre Perte de confidentialité. - Existence d'autorisations d'accès aux systèmes informatiques, aux applications
sûr de la Perte de et aux fichiers/ données sensibles, codes d'accès, outils de gestion des accès (tables
protection qualité/intégrité des d'accès par identifiant, notion de groupe d'utilisateurs, différenciation
des accès informations, lecture/écriture...).
logiques aux absence de détection de - Existence d'un/de responsables) de l'attribution des niveaux de confidentialité et
systèmes modification de fichiers/ de la gestion des autorisations d'accès.
informatiques données sensibles. - Respect du principe de séparation de fonctions dans la gestion des autorisations
. Non-respect du principe d'accès (séparation décision/réalisation).
de séparation de - Limitation ou service informatique de l'accès au système d'exploitation.
fonctions. - Respect du principe de séparation de fonction dans autorisations d'accès aux
Risque financier. différentes opérations (fichier clients, avoirs, annulations de commandes ...).
- Existence de procédures d'attribution (arrivée/ mutation de personnel), de
suppression (départ/mutation de personnel) et de mise à jour des mots de passe et
codes d'accès.
- Cas d'utilisation de personnel intérimaire ou extérieur (sous-traitance).
- Séparation des tâches entre les services Informatique et utilisateurs.

2.3. Risque financier. - Existence d'orientations claires concernant


Dépendance vis-à-vis du l'appel à la sous-traitance.
Etre sûr de la sous-traitant. - Détermination des applications sur lesquelles peuvent intervenir les prestataires et
maîtrise des Absence de maîtrise des le type de travaux pouvant Etre sous-traités suivant le caractère stratégique de
relations projets sous-traités chaque application.
avec les (adéquation aux besoins, - Réalisation d'une étude d'opportunité avant appel à la sous-traitance (bilan de
sociétés respect des délais et des compétences, étude de coûts, prise en compte risques, opportunités éventuelles.../.
extérieures coûts, maintenance et - Montant du ratio effectif externe/interne et évolution dans le temps.
(fournisseurs évolution des - Niveau de dépendance vis-à-vis de sociétés extérieures (location/vente de
, sous- applications...). matériels ou logiciels, sous-traitance développement ou maintenance ...).
traitants). Risque de délit de - Fiabilité et pérennité des sociétés.
marchandage (régie). - Modalités de transfert de connaissances prévues et organisées.
- Documentation complète et à jour, notamment pour les applicatifs stratégiques.
- Préférence accordée à obligation de résultats forfait) plutôt qu'à obligation de
moyens (régie).
- Utilisation de types de régie réduisant les risques de la régie classique (dérive des
délais et des coûts, délit de marchandage) régie plafonnée, régie contrôlée.
- Existence de contrat entre la société et les prestataires de services (forfait, régie,
maintenance, achat...) et contrôle par un service compétent (validité, risque de délit
de marchandage...).
- Existence d'appels d'offres Formalisés, auxquels participe le Service Achats (cas
de développement de projet en forfait).
Critère de Risques et contre- Pratiques d'Organisation Communes
maîtrise de performances
l'activité

2.4. Inadéquation du système - Définition des responsabilités.


d'information aux - Existence d'un schéma directeur décrivant l'état actuel des systèmes
Etre sûr de besoins de la société. d'information et leur évolution et/ou de plans informatiques pluriannuels validés par
l'efficacité Absence de maîtrise du la Direction Générale.
de volume de travaux - Existence (selon la taille de la société d'un Comité Systèmes d'Information
l'organisation informatiques réunissant la Direction Générale, les Responsables utilisateurs et les Responsables
de la fonction Perte d'efficacité. Informatiques.
informatique Insatisfaction des - fonctions de ce comité et périodicité de ces réunions.
en interne et utilisateurs. - Pertinence des critères de décision et de hiérarchisation des développements à
en relation Risque financier : réaliser.
avec les absence de maîtrise des Définition d'une politique de choix des matériels informatiques.
utilisateurs. coûts. Existence d'un budget et d'un suivi des coûts.
Disponibilité/fiabilité du système (pannes, temps de réponse....)
Modalités d'échanges entre informaticiens et utilisateurs (existence de
correspondants modalités des transmissions des demandes ou des
dysfonctionnements à l'informatique).
Modalités de réalisation d'applications :
chef de projet et comité de pilotage réunissant informaticiens et utilisateurs
(définition des besoins et suivi régulier de la prestation),
utilisation d'une méthodologie de développement d'applications,
tests avant installation,
formation des utilisateurs,
documentation utilisateurs.

2.5. Perte de Sur la base d'un schéma décrivant l'architecture des systèmes d'information
qualité/intégrité des (achats, ventes, stocks, comptabilité, trésorerie, immobilisations, paie/personnel...),
Etre sûr de la informations. existence d'interfaces appropriées entre les systèmes et applications
fiabilité du . absence de double saisie,
système . contrôle automatique des saisies,
d'information . contrôle des échanges de données (états d'exception, compte rendus
s. d'interfaces...
3. INVESTISSEMENTS

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

3.1. Etre sûr que le Inadéquation de l'investissement à - Connaissance et respect d'une procédure d'investissement
processus de la stratégie de la société ou par Groupe.
demande rapport à ses priorités (Groupe). - Existence et diffusion d'une procédure interne de demande
d'autorisation Absence de maîtrise des projets d'investissement.
d'investissement d'investissements, due à des - Existence d'une procédure particulière dans le cas des
est clairement responsabilités non clairement désinvestissements et démolitions suivies ou non de
défini et connu de définies ou à des délais excessifs reconstruction.
tous. du processus d'autorisation - Organigramme de la société avec définition de fonction et de
exemple : multiples signatures). responsabilité.
Surcroît de taxe professionnelle. - Liste de diffusion et responsabilité de mise à jour des
organigrammes.

3.2. Etre sûr que la Absence de maîtrise par la - Intervenants par étape et définition des relations entre les
procédure de Direction du suivi de la gestion des intervenants.
demande investissements. - Définition précise des classes d'investissements : individualisé
d'investissement Engagement tardif de travaux stratégique, individualisé non stratégique, courant.
prévoit neufs individualisés devenu non - Classification des investissements par type d'objectifs.
l'exhaustivité des prioritaire (investissement - Inclusion dans la procédure investissements des principes
opérations à mener stratégique). essentiels : approbation du budget, règles de signature des
(de l'idée à Engagement tardif de travaux autorisations d'investissement (travaux neufs ordinaires, travaux
l'accord neufs ordinaires sur l'enveloppe neufs individualisés), délai de validité de l'autorisation
d'investissement), des années précédentes. d'engagement (catégorie d'investissement, délégation budgétaire
dépenses d'investissements non annuelle pour investissement courant), modalités d'autorisation
autorisées (dépense au-delà de de dépassement de crédit travaux neufs individualisés (avec
l'autorisation initiale, visa d'une définition d'un seuil significatif de dépassement), modalités
personne sons pouvoir de d'autorisation de dépassement sur le montant global autorisé au
délégation...) budget (travaux neufs ordinaires), circuit du projet par type
d'investissement, circuit d'autorisation pour les biens acquis en
crédit bail
- Cohérence de la procédure interne avec la procédure Groupe.
- Mise à jour de la liste de délégations de signature pour les
autorisations d'investissement

3.3. Etre sûr Sur ou sous évaluation du montant - Connaissance des distinctions comptables
que le projet total de l'investissement, charges/immobilisations.
d'investissement Risque de redressement fiscal (IS - Modalités de classification de l'opération d'investissement.
correspond bien à et taxe professionnelle.
une nouvelle Image des comptes annuels non
immobilisation et sincère.
qu'il est
correctement
découpé entre les
charges et les
montants
immobilisables.

3.4. Etre sûr Inadéquation du projet à la - Degré de développement du dossier en accord avec
que le dossier politique de l'entreprise. l'importance de l'investissement.
d'investissement Sous estimation des coûts liés au - Existence d'un dossier standard d'investissement ou d'un
est complet et projet (montage, chantier, document formalisé comprenant : nature de l'investissement,
correctement suivi. réorganisation des équipes, objectifs généraux, description du projet, résultats attendus,
formation...) intervenants par étape, définition des relations entre les
intervenants, étude de rentabilité, financement, planning des
travaux, devis (estimation de tous les coûts liés au projet par
nature de dépenses, résultats attendus en régime opérationnel),
risques de non obtention des résultats (commercial, industriel,
approvisionnement, social, financier, technique).
- Circuits de ce document suivant le type d'investissements.
- Existence d'un responsable du dossier (chef de projet).
- Prise en compte de l'ensemble des coûts liés au projet par
nature de dépenses.
- Numérotation de la demande d'investissement.
3. INVESTISSEMENTS

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

3.5. Etre sûr Dépenses d'investissement non - Existence d'une procédure définissant les pouvoirs
que le projet autorisées (découpage d'un mEme d'engagement (personnes autorisées et seuils, modalités en cas
d'investissement investissement sous plusieurs de dépassement).
est correctement numéros de crédit, utilisation de - Diffusion de la procédure.
autorisé (ouverture crédits investissements soldés qui - Mise à jour de la procédure.
du crédit). auraient dû Etre fermés) - Respect des pouvoirs d'engagement d'investissement
(personnes autorisées et seuils).
- Existence d'un document formalisé d'autorisation.
- Respect du délai de validité de l'autorisation du crédit
- Affectation du projet à un numéro de crédit.
- Modalités de l'ouverture de crédit : existence d'un responsable
de l'ouverture du crédit (fixation code spécifique, ouverture
code informatique), contrôle et sécurité des ouvertures de
crédit
- Respect des modalités de dépassement sur le crédit.
- Contrôle du solde disponible sur le budget investissement
(travaux neufs ordinaires) avant toute nouvelle autorisation de
crédit.

3.6. Etre sûr Investissement non autorisé. - Existence de procédures d'investissements conformes aux
de la régularité des Engagement de dépenses non procédures Groupe.
décisions et contrôlées. - Existence d'une liste des pouvoirs selon montants autorisés.
engagements Surcoût financier. - Etude de rentabilité ou d'opportunité avec chiffrage des gains
d'investissement Dérives sur les coûts et les délais espérés.
(physique et non détectées. - Existence d'un cahier des charges.
financier). Non-respect des procédures - Existence d'un budget par investissement cour, calendrier).
Groupe. - Existence d'un suivi des engagements.
- Procédure d'autorisation de dépassement.
- Consultation de la Direction Financière pour le choix du mode
de financement et procédure d'autorisation.

3.7. Etre sûr Redressement fiscal (IS et taxe - Existence d'un suivi de l'ensemble des coûts correspondants
du suivi des professionnelle). (comptabilité analytique ou fiches de suivi).
immobilisations - Conservation et classement des justificatifs.
faites par
l'entreprise pour
elle-même.

3.8. Etre sûr Redressement de l'assiette de la - Existence d'un fichier des immobilisations.
que les acquisitions taxe professionnelle (surévaluée). - Existence d'une procédure de mise à jour du fichier des
et cessions sont Non-respect de l'image fidèle immobilisations.
correctement comptable. - Contrôle périodique de la concordance fichier des
enregistrées dans Problème de séparation des immobilisations/comptabilité.
le fichier des exercices. - Existence de justificatifs de mise en service.
immobilisations et - Prise en compte de la nouvelle immobilisation dans les polices
en Comptabilité. d'assurance.
- Existence de justificatifs de cession ou de PV de mise au rebut.
- Existence d'une procédure sur les plus ou moins values de
cessions.
- Conservation de l'ensemble des documents justificatifs.
- Connaissance des règles comptables certifiées en matière de
distinction Immobilisations/char es.
- Dossier de suivi des désinvestissements partiels ou des
transferts d'établissement.
- Procédure de mise à jour de l'assiette de la taxe
professionnelle (nouvelles immobilisations et cessions).
En milieu informatisé
- Existence d'une interface automatique ou manuelle entre le
fichier des immobilisations et la Comptabilité et de procédures
de contrôle permettant dé vérifier la cohérence et la fiabilité
des données.
3. INVESTISSEMENTS

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

3.9. Etre sûr Risque fiscal. - Identification des immobilisations (n° Ordre).
qu'à tout montant Réalité comptable différente de la - Existence d'un inventaire physique périodique.
enregistré réalité physique.
correspond une
immobilisation
physique et que
toute
immobilisation est
enregistrée.

3.10. Etre sûr du Résultat comptable erroné - Existence de règles d'amortissement.


correct (séparation des exercices, calcul - Respect des règles comptables certifiées.
amortissement des Impôts sur les Sociétés). - Permanence des méthodes.
immobilisations. - Application des règles de prorata.
- Modalités d'enregistrement en Comptabilité.
- Contrôle périodique de la concordance fichier des
immobilisations/comptabilité.
En milieu informatisé
- Existence d'une interface automatique ou manuelle (avec
reprise des calculs réalisés automatiquement à partir du fichier
des immobilisations) entre le fichier des immobilisations et la
Comptabilité.
- Existence de procédures de contrôle permettant de vérifier la
cohérence et la fiabilité des données.

3.11. Etre sûr du Surcoût financier. - Existence d'une étude d'opportunité de recours au crédit-bail.
correct suivi du Incidence sur la trésorerie et le - Autorisation par la Direction Financière du choix de ce mode de
crédit-bail et de la ratio d'endettement. financement.
location longue Non-respect de l'image fidèle. - Existence de dossiers de suivi des contrats.
durée. - Existence d'échéanciers de versement.
- Inventaire périodique des immobilisations acquises en crédit-
bail.
- Mention des contrats et des principales échéances dans
l'annexe aux états financiers.

3.12. Etre sûr que Non-respect des règles société et Titres :


les immobilisations Groupe en matière de placement - Procédure d'investissement et d'autorisation
financières sont et de financement. - Existence d'un suivi des titres.
correctement Incidence sur le patrimoine de - Existence de règles d'évaluation.
suivies et l'entreprise. - Règles de provision.
appréciées. Divulgation d'informations PrEts
stratégiques. procédure d'obtention de prEts.
Divulgation contraire aux intérEts - Procédure d'autorisation.
de l'entreprise. - Existence de contrats avec échéancier.
- Règles de provision.
Dépôts et cautionnements
- Existence d'un suivi.
- Règles de dépréciation.
Processus de décision rapide et fiable
- Procédures garantissant la confidentialité des opérations.
- Classification permettant de distinguer les immobilisations
financières et les voleurs mobilières de placement.
- Détermination formalisée du coût d'entrée et de la voleur
d'inventaire.
- Procédure formalisée de cessions des titres.
- Procédure formalisée de réévaluation des titres immobilisés.
- Procédure de provision pour dépréciation des immobilisations
financières.
- Comptabilisation des revenus des titres.
- Approbation par le niveau hiérarchique approprié (sur la base
d'une information produite à l'aide des compétences adéquates).
3. INVESTISSEMENTS

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

3.13. Etre sûr que Résultats annuels faussés Mise à jour des informations concernant les participations
les immobilisations Dérive par rapport à la stratégie - Liaison avec la direction juridique responsable de l'inventaire
financières sont définie et aux objectifs permanent des participations.
correctement poursuivis.. - Procédure de remontée des évaluations de l'intérEt, la
suivies et rentabilité et le risque des participations à la direction
appréciées. (suite) financière.
- Evaluation : les participations sont correctement évaluées
(dépréciations éventuelles).
Réflexion menée périodiquement sur l'opportunité industrielle ou
commerciale de chaque participation et sur sa cohérence avec la
stratégie adoptée
- Résultats de chaque participation analysés selon un calendrier
fixé et évaluation le la rentabilité des capitaux investis menée.
- Evaluation des risques encourus menée selon un calendrier fixé.
- Respect du cahier des charges initial et de la stratégie définie.

3.14. Etre sûr que Réalité comptable différente de la - Procédure d'examen de l'utilisation réelle des immobilisations
les réalité physique, décalages dans permettant des compte rendus périodiques.
désinvestissements les inventaires Physique - Désignation des personnes habilitées à autoriser les
sont correctement Incidence sur les amortissements, dépréciations, mises au rebut, cessions.
suivis. incidence sur la taxe - Existence de bons de sortie pré-numérotés pour les sorties
professionnelle d'immobilisations et d'une procédure de transmission en
comptabilité pour la sortie des comptes et du fichier
immobilisations.
- Procédure de traitements éventuels de facturation,
encaissements ou constats officiels de destruction.
- Procédure concernant les plus-values et moins-values de
cession.
- Suivi des dossiers par une personne désignée.
4. PRODUCTION

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

4.1. Etre sûr Production en déphasage avec les - Existence de documents standard pour la préparation et la
que la production prévisions de ventes et communication des prévisions de ventes et plans de charge.
est planifiée de disponibilité de l'outil industriel. - Connaissance des prévisions de ventes et de la disponibilité de
façon à réduire les Conflits pour déterminer les l'outil industriel par le personnel de production.
coûts à leur priorités. - Existence de procédures de comparaison des plans de
minimum. Défaillance dans la planification production aux prévisions et d'identification d'écart en termes
des approvisionnements en termes de délais et de quantités.
de quantités ou de délais. - Etablissement de niveaux de priorités au niveau de la
Insuffisance ou excédent de production sur la base de critères préétablis.
matières. - Etablissement d'un plan de production annuel précis et réaliste,
approbation du plan de production ou niveau approprié.
- Elaboration mensuelle d'une prévision détaillée du degré
d'utilisation de la capacité de production pour les deux ou trois
mois à venir.
- Procédure d'information du service Achats des impératifs
d'approvisionnement.
- Existence d'indicateurs de performance pour suivre les cas
d'insuffisance ou d'excédent de stocks de matières.

4.2. Etre sûr que Perte d'informations, erreurs. - Existence de documents appropriés et approuvés justifiant les
l'on produit et que Absence d'aide à la gestion de la entrées et sorties de matières (bons de réception, bons de
l'on traite les production. sortie, bons de pesage, attestations
quantités requises, Quantités à produire inadaptées de contrôle qualité...).
conformément aux ou peu claires, - Existence d'une administration de la production qui permet de
spécifications et Absence de compréhension des suivre : les résultats de production, l'avancement du processus,
aux plans de étapes du processus de le nombre d'heures de travail, les matériaux utilisés, autres...
production production. - Existence de documents standardisés pour la préparation et la
Absence de développement dans le communication des plans et directives de production.
domaine des machines, des moyens - Utilisation de normes de production.
de transport et des technologies. - Existence d'un schéma détaillé décrivant le processus et les
méthodes de production.
- Procédure d'évaluation des techniques de gestion de la
production et des stocks.
- Existence de groupes de travail qui étudient les possibilités de
simplification de production.
- Connaissance du processus de production des concurrents.

4.3. Etre sûr que Non-réalisation des objectifs de - Existence d'un programme d'entretien préventif préétabli et
les périodes production. respecté.
d'interruption de la Coût de maintenance mal maîtrisé - Evaluation périodique du matériel de production en regard
production sont lié à un mauvais entretien, une des réparations, des frais de maintenance, de la capacité de
minimisées mauvaise utilisation du matériel ou production, des arrêts de la production, de l'obsolescence du
(maintenance) son obsolescence, matériel, d'autres facteurs.
Perte d'efficacité. - Niveau de qualité des indicateurs de mesure.
Manque de compétence. - Evaluation du rapport coûts/bénéfices pouvant Etre dégagé par
Interruption prolongée de la l'acquisition de nouvelles machines.
production, paralysie du système. - Degré de qualification du personnel à l'utilisation efficace des
Dépendance vises-vis du sous- machines.
traitant. - Existence d'actions de formation du personnel en poste sur la
réalisation des tâches.
- Existence d'un plan de reprise en cas de catastrophes
naturelles ou d'incidents graves.
- Evaluation périodique des conditions d'application de ce plan de
reprise.
- Existence et validité d'un contrat de maintenance si celle-ci est
sous-traitée.
4. PRODUCTION

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

4.4. Etre sûr Ignorance des lois et - Existence d'un recueil des normes et mesures de sécurité.
du respect des lois réglementations. - Indicateurs de suivi des manquements aux problèmes de
et réglementations Priorités données ou respect des sécurité.
émises en matière délais de production entraînant - Existence d'actions de sensibilisation et de formation.
d'hygiène et de des risques d'accidents ou
sécurité. d'infractions.

4.5. Etre sûr Problèmes de qualité pas - Existence de procédures visant à garantir la qualité du
que la production découverts ou signalés processus de production.
est réalisée tardivement. - Réalisation de tests de contrôle.
conformément aux Impact sur l'image de l'entreprise. - Existence d'indicateurs qualité touchant d'autres aspects que
normes de qualité les caractéristiques techniques (exemples : délais, service,
adoptées par entretien, pollution....)
l'entreprise. - Pertinence et fiabilité des indicateurs de mesure
correspondants.
- Nomination de responsables qualité.
- Actions de sensibilisation du personnel à la maîtrise de la
qualité.
- Contacts auprès d'instances externes intervenant dans le
domaine de la qualité.

4.6. Etre sûr du Risques d'amendes ou de - Existence d'un recueil des textes réglementaires.
respect des normes redressement des autorités - Existence d'indicateurs de suivi et de contrôle.
et obligations administratives.
légales en matière Risque d'interruption de la
d'environnement. production.

4.7. Etre sûr Absence de communication - Existence d'un circuit d'information et de recueil des besoins
que les usines et la efficace des besoins au service et opportunités par activité.
Direction technique. - Procédure de revue périodique et d'approbation des projets de
Technique Les projets de développement développement.
maîtrisent les peuvent s'écarter des objectifs et - Degré de qualification du personnel chargé des activités de
technologies stratégies fixés à l'échelle de développement, notamment au niveau des compétences
existantes et l'organisation. techniques.
peuvent identifier Responsabilités mal assumées.
de nouvelles
technologies
permettant de
satisfaire les
besoins.

4.8. Etre sûr La direction n'a pas accès aux - Existence d'un suivi des documents publiés sur l'environnement
que les usines et la informations relatives aux économique, la technique et l'industrie dans lesquels évolue
Direction dernières avancées technologiques. l'organisation.
Technique Non prise en compte par la - Participation à des séminaires et conférences techniques, aux
s'informent direction d'informations salons, expositions...
constamment des pertinentes qui pourraient - Notes de synthèse des progrès technologiques observés ou
dernières avancées s'avérer utiles dans le cadre d un réalisés, y compris des projets de recherche et développement
technologiques qui projet de développement autre que en cours et prévus.
peuvent avoir un ceux auxquels les personnes du - Diffusion notes de synthèse aux niveaux appropriés.
impact sur service développement sont
l'organisation. associées.

4.9. Etre sûr que Définition inadéquate des - Existence d'un suivi et d'une mise à jour des spécifications
les développements technologies. technologiques, plans, croquis, schémas détaillés depuis la
technologiques ne Les brevets significatifs peuvent création du projet.
transgressent pas ne pas avoir été identifiés. - Procédure de communication aux conseillers juridiques des
les brevets Les brevets existants peuvent ne données techniques à utiliser lors de la recherche de brevets
existants. pas Etre pris en compte. existants.
- Revue par la direction de l'ensemble des projets de
développement technologiques.
5. ACHATS

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

5.1. Etre sûr Risque de doublons ou d'opérations - Existence d'organigrammes détaillés.


que l'organisation hors contrôle. - Existence de définitions de fonctions écrites.
des services Connaissance orale des principes - Existence réglés et pouvoirs de signature.
intervenant dans le de fonctionnement. - Hiérarchisation des pouvoirs au niveau : des demandes d'achat,
circuit Achats est Interprétations possibles, des engagements de dépenses à la commande, de
clairement définie, disparités, insécurité, manque de l'ordonnancement des paiements.
connue de tous et rigueur. - Existence de procédures et notes de service regroupées dans
répond aux besoins un dossier.
de la société. Séparation des fonctions entre : définition des besoins,
négociation/relation fournisseur, réception/contrôle de qualité,
gestion des stocks, ordonnancement du paiement, enregistrement
comptable.

5.2. Etre sûr Incohérence dans la politique - Existence d'objectifs clairs et connus.
que la politique d'achat. - Prise en compte de différents types d'objectifs : niveau de
d'achat au niveau Absence de maîtrise de l'activité. productivité, niveau de qualité, taux de service, sécurité des
de l'unité est Interprétations possibles. approvisionnements.
cohérente avec la - Définition et formalisation des grands axes de la politique
politique d'achat d'achat (en matière de qualité, d'exclusivité ou de répartition
définie à l'échelon des fournisseurs...).
de la société ou du - Définition des éléments de suivi de la politique.
Groupe.

5.3. Etre sûr Service Achats limité dans son - Qualité des supports utilisés : documentation sur les marchés
que le service activité et n'assurant pas son rôle amonts, les produits, les fournisseurs, existence d'études
Achats dispose des ou sein de la société. prospectives d'achat.
moyens nécessaires Absence de prospective. - Qualité des outils de gestion : fiabilité des prévisions sur
à la réalisation de Risque sur l'aval en terme de l'évolution des marchés et des prix, connaissance des évolutions
ses objectifs. rupture d'approvisionnement et de technologiques.
non adaptation des achats aux - Existence d'un budget d'approvisionnement mensuel : par
besoins. produit, par fournisseur.
- Connaissance et utilisation de la notion du « coût d'usage »
permettant d'Etre sûr que les besoins sont satisfaits au minimum
de leur coût.

5.4.Etre sûr que le Risque d'un système budgétaire - Degré d'implication du service Achats dans le processus
service Achats incohérent. budgétaire.
participe à - Participation à l'analyse des écarts.
l'élaboration et au
suivi du budget

5.5. Etre sûr Absence de maîtrise des achats. - Degré d'implication du service Achats dans l'établissement du
que le service Risque de sur-stockage ou de plan des achats.
Achats participe à ruptures. - Connaissance des achats à réaliser.
l'établissement du - Nomenclature des matières et fournitures : pour les matières,
plan annuel existence d'une documentation acheteur à jour, par
d'achats. spécification, des produits exigés par la production, pour
fournitures, existence de statistiques sur les consommations des
différents services.
- Fiabilité du plan d'achats établi (se référer aux écarts entre le
prévisionnel et le réel).

5.6. Etre sûr Risque d'éclatement de la fonction - Rapports entre les acheteurs, les demandeurs et les
que le service Achats. fournisseurs.
Achats est Risque de court-circuitage du - Situation de l'acheteur comme interlocuteur obligé des
l'interlocuteur service Achats par les fournisseurs (même s'il s'appuie sur les services d'Assurance
privilégié des demandeurs. Qualité de la société pour l'homologation des produits et la
fournisseurs. Favoriser le maintien de reconnaissance de la qualité du processus de fabrication).
fournisseurs devenus moins - Existence d'éléments d'appréciation connus des acheteurs sur :
performants. la qualité technique, le respect des délais, la compétitivité/coût
Risque de sur-stockage ou de de chaque fournisseur.
ruptures.
5. ACHATS

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

5.7. Etre sûr Risque d'éclatement de la fonction - Répartition de l'activité Achats dans les différents services.
que la structure Achats. - Coordination au sein du service Achats.
(centralisée, Risque de court-circuitage du - Coordination entre le service Achats et les autres services de
décentralisée) est service Achats par les l'unité : service production, service d'assurance qualité, service
adaptée à la nature demandeurs. d'assistance financière, services administratifs.
de l'activité et aux - Image du service auprès des utilisateurs.
objectifs de - Pourcentage des achats passant par le service Achats.
l'unité. - Existence d'un montant minimum pour soumission au service
Achats.
- Domaine Achats réservé exclusivement au service Achats.
- Existence de domaines d'exclusion.

5.8. Etre sûr Maîtrise insuffisante de l'activité - Existence d'un tableau de bord.
que l'activité du service. - Pertinence des destinataires et périodicité d'édition.
Achat est Absence d'information de - Normalisation des documents.
correctement gestion ; peu de visibilité. - Pertinence des indicateurs.
suivie. Charge de travail superflue au - Existence des informations suivantes : situation de l'activité
moment où les informations sont (nb de demandes d'achat, répartition des montants, nb de
nécessaires, particulièrement en commandes, nb d'appels d'offre, montant des achats par
fin d'année. fournisseur et par produit, capacité de stockage), information
Appréciation limitée des sur les écarts en prix, qualité et délais, informations sur la
performances individuelles des gestion (ratio de productivité, rupture de stock), anomalies
acheteurs. (commandes urgentes ou de régularisation, commandes sons appel
d'offre, retards de livraison, nb de relances, toux de rotation
des Fournisseurs)
-Suivi d'un taux d'utilisation du tableau de bord et d'un taux de
satisfaction.
- Existence d'objectifs pour les acheteurs : critères
d'évaluation, pertinence de ces critères.
- Existence de comptes-rendus d'activité des acheteurs.

5.9. Etre sûr Logiciel Achats accessible - Existence de mots de passe.


que l'ensemble des facilement : possibilité d'achats - Existence de menus sélectifs.
documents personnels ou de collusion avec les - Existence d'une procédure de sauvegarde.
circulant dans la fournisseurs. - Stockage des disques de sauvegarde dans un local ignifugé.
société répond aux Risque pour la pérennité de - Diffusion sélective des informations stratégiques.
besoins des l'activité. - Existence de tampons « confidentiel » sur les documents.
utilisateurs Risque de diffusion d'informations
confidentielles.

5.10. Etre sûr Logiciel Achats accessible - Existence de mots de passe.


de la protection facilement : possibilité d'achats - Existence de menus sélectifs.
des informations personnels ou de collusion avec les - Existence d'une procédure de sauvegarde.
traitées. fournisseurs. - Stockage des disques de sauvegarde dans un local ignifugé.
Risque pour la pérennité de - Diffusion sélective des informations stratégiques.
l'activité. - Existence de tampons « confidentiel » sur les documents.
Risque de diffusion d'informations
confidentielles.
5. ACHATS

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

5.11 Etre sûr que Risque d'erreurs liées à des - Existence d'un cahier des charges prenant en compte les règles
l'ensemble des modifications de programmes existant dans la société et notamment les règles de
applications Absence de sauvegarde du savoir- programmation(codification des données, homogénéité de
informatiques faire : une documentation garantit l'ensemble de l'application).
Achats est fiable la pérennité de l'application et la - Existence d'une documentation complète et structurée des
sauvegarde de la connaissance programmes.
Nécessité de contrôles à - Existence de contrôles et dispositifs susceptibles de déceler
posteriori, consommateurs de les erreurs, les fautes ou les accès non autorisés : contrôle des
temps. saisies, contrôle des traitements, contrôle des résultats
Régularisations. (totalisation, vraisemblance, pré numérotation, échantillonnage
Absence de séparations de d'essai), contrôle des rejets et des anomalies.
fonctions. - Existence de champs protégés.
Autorisation d'accès - Existence de mots de passe.
insuffisamment contrôlée. - Existence d'une procédure d'apurement des données périmées.
Alourdissement des fichiers, Existence et validité d'un contrat de maintenance si l'application
occupation non justifiée de la à été développée en externe.
mémoire.
Risque de maintenir dans les
systèmes des données non fiables
(fournisseurs, commandes en
cours)
Danger pour la pérennité de
l'application.

5.12. Etre sûr que Système non adapté aux besoins - Performance service rendu aux utilisateurs :
le système pouvant entraîner : retords, . Planning (traitement journalier, mensuel, annuel, à la
informatique ruptures de stock, insatisfaction, demande)
correspond aux conflits... . convivialité (existence de menus et sous-menus, de dessins
besoins des A terme, court-circuitage du d'écran, d'un réseau permettant des connexions avec autres
utilisateurs système par les demandeurs. services),
. installation des terminaux (ergonomie),
. répartition des tâches (préparation + frappe: intégrée ou
dissociée).

5.13. Etre sûr de Risque de lourdeurs entraînant des - Suppression de papiers (entrée des demandes d'achat (DA) par
l'efficacité du retards ou des travaux terminal).
système complémentaires. - Obtention aisée des états prévisionnels de réception.
informatique Coût sans commune mesure avec - Chiffrage des engagements financiers : engagements
les gains de productivité fermes/commandes passées, engagements prévisionnels/DA.
engendrés par le système. - Gestion de trésorerie facilitée.
- Relance automatique des fournisseurs.
- Rapidité d'accès à l'information (délai d'obtention de données
prioritaires) par ex : liste fournisseurs pour un produit donné
avec indications de prix et délai de livraison, prix moyen du
produit sur le marché.
Rapidité de traitement de l'information : délai entre le lancement
d'une DA et son autorisation, délai entre l'obtention de la DA
signée et l'établissement de la commande.
- Coûts de fonctionnement acceptables : niveau de coût
d'exploitation, niveau de coût du matériel, niveau de coût de la
maintenance, ratio coût/volume des transactions, ratio coût/nb
de fichiers.
5. ACHATS

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

5.14. Etre sûr Risque d'achats non nécessaires - Emission d'une demande d'achat (DA).
que l'achat (ex : commande personnelle) ou - Pré numérotation des DA et vérification de la séquence
correspond à un impossibles (Pas de budget, pas de numérique au service Achats.
besoin de trésorerie). - Existence d'une liste des personnes autorisées à signer des DA.
l'entreprise et qu'il Risque d'achats non autorisé. - Mise à jour régulière de la liste.
est validé par une Risque d'achats non conformes aux - Présence de la liste ou service Achats.
personne autorisée. principes de la société : luxe - Existence d'un montant maximum qu'une personne peut
technique, problème de autoriser.
standardisation... - Circuit de l'imprimé. Existence de différents exemplaires
dont : 1 conservé ou service émetteur, 1 suivant le circuit
signature, puis envoyé au service Achats et conservé.
- Contrôle de la DA (visa formalisé) avant émission du bon de cde.

5.15. Etre sûr que Risque de dépassement par - DA comportant un prix estimatif.
la demande d'achat rapport au budget, détecté - Signature du gestionnaire.
(DA) est valorisée tardivement. - Existence de budget spécifique par type d'achats et par
et correspond à un service.
budget ou à une
autorisation
dépense

5.16. Etre sûr que Achat pas assez défini risquant de - Description du produit, du service, de l'immobilisation.
la DA fait ne pas correspondre aux besoins. - Existence d'un aval supplémentaire pour certains types
référence à un d'achats (informatique, bureautique, achat lié à un
cahier des charges investissement).
pour certains types - Existence d'informations sur : le service demandeur, la
d achats, et qu'elle référence du produit, la consommation annuelle et la périodicité,
est complète. la nécessité d'une garantie SAV, le stock minimum, le délai, la
quantité et la qualité désirés.
- Calcul d'un toux des demandes incomplètes et d'un taux des
demandes incomplètes acceptées par le service Achats.

5.17. Etre sûr de la Risque de fournisseurs potentiels - Existence de moyens d'information à la disposition des
pertinence du non consultés et de fournisseurs acheteurs (revues, annuaires professionnels, publications, foires,
système privilégiés. expositions, congrès).
d'information - Existence de dépenses de documentation du service examen du
fournisseurs. compte 618).
- Liste à jour des fournisseurs possibles, homologués et consultés
avec les informations suivantes : articles offerts, qualité des
produits, respect des délais, services, renseignements divers.
- liste des sociétés qui doivent Etre soumises à une attention
particulière (sociétés dont la position est ambiguë, filiales de
sociétés concurrentes...).
- Visites aux fournisseurs.
- Temps consacré à la réception des représentants.
- Existence d'une fiche standard de compte-rendu des relations
avec les fournisseurs remplie par les acheteurs.

5.18. Etre sûr Risque de fournisseurs potentiels - Liste de fournisseurs agréés par le Groupe connue et
de la qualité des non consultés et de fournisseurs régulièrement mise à jour.
procédures de privilégiés. - Existence d'une procédure d'appel d'offre.
consultation des Absence de véritable mise en - Nb représentatif et suffisant de Fournisseurs contactés pour
fournisseurs. concurrence entraînant un surcoût une commande (à comparer avec le nombre de fournisseurs
des achats. inscrits dans le fichier pour le produit.
Pour les commandes ouvertes, - Temps consacré au choix du fournisseur.
risque d'achats non autorisés et - Existence d'un suivi des commandes ouvertes (commandes
de dépassement du plafond global permettant de bénéficier de conditions avantageuses liées à
négocié. l'effet de masse) et communication aux fournisseurs des
informations suivantes : noms des personnes autorisées à
émettre des ordres de service, paiement dans la limite du
montant global négocié, montant maximum autorisé, durée de
validité de l'achat (en principe l'année en cours).
5. ACHATS

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

5.19. Etre sûr Comparaisons faussées : prix non - Prix : détermination du prix complet (c-à-d produit rendu à
que les critères homogènes, absence de prix de destination tous frais annexes inclus : transport, emballage,
d'utilisation des référence. contrôle, condition de paiement), justification économique du
fournisseurs sont Non prise en compte du rapport choix (prix d'acquisition/prix du marché).
clairement définis Qualité/Prix. - Qualité technique des produits : existence d'un « juge » de la
et sont utilisés. Risque de rupture qualité (utilisateur final ou acheteur), existence de tests de
d'approvisionnement. continuité de la qualité, calcul du taux : valeur refus/valeur
commandes.
- Situation du fournisseur : santé financière (réalisation d'études
financières par le service financier), capacité d'adaptation aux
mutations technologiques, localisation géographique (impact d'une
grève, transport, douane)
- Existence d'une étude permettant de déterminer le risque de
rupture d'approvisionnement accepté et couvert.

5.20. Etre sûr Risque de collusion. - Existence d'une Charte de l'acheteur : interdiction de recevoir
que les relations des cadeaux, notion de protection de l'information.
Acheteur/Fourniss - Liberté de l'acheteur vis à vis du fournisseur : (achats réalisés
eur sont clairement par l'acheteur auprès du fournisseur X/CA total fournisseur X) <
définies et que 15 %.
l'impact du poids - Existence d'un contrôle si ratio > 25 %.
du fournisseur est
contrôlé.

5.21. Etre sûr du Comparaisons faussées. - Procédure connue et formalisée.


respect de la Le principe de mise en concurrence - Rédaction de l'appel d'offre faite par l'acheteur et revue par
procédure d'appel loyale garanti par la non- le demandeur.
d'offre (AO) et de connaissance des offres peut ne - Envoi des mémos informations à tous les participants
son utilisation. pas titre respecté : risque de présélectionnés (de même pour les compléments d'information).
consultation faussée, de collusion. - Existence d'une date d'échéance pour la proposition.
Non prise en compte du rapport - Existence d une procédure de dépouillement des offres :
Qualité/Prix existence d'un meuble fermé pour recevoir les offres, ouverture
des offres en présence de deux personnes (1 acheteur, 1
gestionnaire), tampon appliqué sur les offres ouvertes,
élimination de toute offre incomplète, renégociation avec les 2
moins disants.
- Etablissement d'un rapport de choix (justificatif s du choix
final en matière de prix, Qualité, quantité, délai de livraison).
- Contrôle de l'efficacité des appels d'offre : taux
d'irrégularités, délai entre l'arrivée de la DA et l'AO, nombre
d'appels d'offres lancés par an et par type d'achat.
- Comparaison des stipulations des commandes, marchés et
accords de prix avec les demandes, nomenclatures et
consommations prévisionnelles.
5. ACHATS

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

5.22. Etre sûr que Risque de court-circuitage par le - Existence d'une liasse cde standard, numérotée et comportant
les commandes service demandeur de la procédure les conditions gales d'achat.
existent, sont d'achat Formalisée. - Exhaustivité des informations apparaissant sur la commande,
complètes et Risque de litiges avec les notamment : conditions de transport (fret et port payé),
correctement fournisseurs. conditions de paiement, tribunal compétent en cas de litige.
autorisées. Risque d'engagements non - Contrôle de la DA, et lancement de la cde à la seule condition
autorisés. d'une DA complète,
Engagements faussés - Liste à jour pers. autorisées à signer 1 cde.
Les termes de la cde (quantité, Contrôle interne lié au système informatique
libellé, prix) peuvent Etre modifiés Protection
à des fins personnelles - Existence de mots de passe pour entrer dans le menu de
Risque de non-respect des termes création d'une commande.
de la cde par le fournisseur - Existence protections pour modifications des fichiers
demandeurs, signataires et fournisseurs.
- Existence de protections permettant de ne pas accéder au
système de commandes d'autres sites (dans le cas d'une société
multi sites).
Fichiers
- Existence d'une procédure pour la mise à jour régulière du
fichier des demandeurs partir d'informations fiables.
- Existence d'une procédure pour la mise à jour régulière du
fichier des signataires.
- Existence d'une procédure pour la mise à jour régulière du
fichier des fournisseurs.
- Fiabilité et responsabilité des informations du fichier
fournisseurs : conditions de paiement et code taxe.
Bon de commande
- Incrémentation automatique du n° du bon de cde (sans
possibilité de modification).
- Annulation du bon de cde informatique en cas de refus de
signature.
- Les modifications significatives des termes d'une cde après
édition donnent lieu à l'annulation de cette cde et à l'émission
d'une nouvelle cde.
- Modification du bon de cde informatique en fonction de l’AR du
fournisseur.

5.23. Etre sûr Risque d'engagements non Existence


que toute autorisés (achats personnels - d'une liste de fournisseurs autorisés et diffusion de cette
commande est notamment). liste.
formalisée et Risque d’achats non conformes aux - d'une procédure connue.
autorisée, dans le principes de la société. - d'un montant maximum d'achat par bon d'enlèvement.
cadre d'achats par Risque de dépassement par - d'une ligne de crédit annuel/mensuel chez chaque fournisseur &
Bons d'enlèvement rapport au budget. suivi de cette ligne/possibilité d'une cde ouverte informatique).
(à adopter pour - d'une liste des personnes autorisées à passer cde.
petits travaux et - de bons d'enlèvement standards pré numérotés, contenant
sous-traitance toutes les mentions requises.
d'usinage, petites - d'un Chiffrage des bons d'enlèvement avant visa.
fournitures, sous- - d'une validation formalisée du bon d'enlèvement par une
traitance personne autorisée.
dactylographie). - d'un classement en attente de réception.
- de l'envoi d'un exemplaire à la comptabilité.

5.24. Etre sûr Risque de non-respect des termes - Diffusion de l'information de la passation de cde au service
que le système de de la cde par le fournisseur. demandeur, au service comptabilité fournisseur, et au service
suivi de la Risque de litiges importants ; de réception.
commande est non-respect des délais de livraison. - Classement du bon de commande (BC) en attente de réception.
efficace. Conditions d'achat non - Contrôle systématique du retour des accusés de réception de
acceptables par la société commande du fournisseur (ARC)
- Rapprochement du BC et de l'ARC.
- Visa de contrôle et date de réception sur l'ARC.
5. ACHATS

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

5.25. Etre sûr Absence de suivi des engagements - Existence d'un fichier ou tableau de suivi des commandes en
que les commandes de la société. cours.
en cours font - Existence d'une procédure d'apurement des commandes
l'objet d'un suivi. anciennes non soldées.

5.26. Etre sûr Favorise le maintien de - Existence d'une analyse causale des litiges.
que les litiges sont fournisseurs devenus non - Suivi de la durée des litiges.
correctement performants. - Suivi de la fréquence des litiges.
suivis. La défense des intérêts de la - Existence d'une procédure de relance des fournisseurs
société n'est pas assurée avec susceptibles de ne pas remplir leur contrat.
certitude. - Existence d'une procédure d'interdiction des fournisseurs.

5.27. Etre sûr Méconnaissance des livraisons. - Réception des livraisons en des lieux définis.
que le contrôle des Non-conformité en quantité ou en - Emission systématique d'un bon de réception (BR) pré
livraisons ou de la qualité (par rapport du BC). numéroté.
prestation est Quantité du bon de livraison - BC conservé ou service Réception.
correctement différente de celle reçue. - Rapprochement du BC avec le BR par le service Réception ;
effectué Risque de collusion. rapprochement avec le bon de livraison.
(conformité avec la Non-conformité en quallité. - Séparation des fonctions Achat/Réception.
commande). Problème de cut-off (non-respect - Si écarts constatés, relance du fournisseur et information
de la règle comptable de diffusée au service utilisateur.
séparation des mois/années). - Contrôles qualité effectué par les services compétents (service
Risque de paiement sans réception utilisateur si le contrôle est très spécifique ou existence d'un
ou sans contrôle de qualité service qualité, ce qui évite une collusion possible
Risque de collusion. utilisateur/Fournisseur).
- Existence d'un état des réceptions partielles ou en anomalies.
- Exploitation effective de cet état.
- Envoi d'un double du BR au service Comptable dès acceptation
de la marchandise (ou réalisation de la prestation) pour
classement des BR en attente de facture.
- Si retard de livraison, relance du fournisseur par le service
Achats.
- Contrôle interne lié au système informatique.
- L'enregistrement du bon de réception vaut Bon à Payer (BAP)
technique. Possibilité de réception partielle informatique.
- Séparation de fonctions entre l'encodage des demandes
d'achat (émission des bons de commande) et l'enregistrement du
bon de réception (qui vaut BAP technique).

5.28. Etre sûr Efficacité. Risque de rupture. - Respect des délais de livraisons prévus.
de la rapidité de Omissions d'entrée en stock ; - Délai de mise à disposition pour les utilisateurs.
mise à disposition entrée en quantité différente, sur - Degré de satisfaction des utilisateurs.
des marchandises. un compte différent, double - Existence d'une fiche d'entrée en stock.
entrée, enregistrement en sortie. - Entrée sur écran informatique formalisée et contrôlée par
Régularité comptable. rapprochement avec le bon de réception.
Impact sur les coûts de reviens. - Contrôle prévu pour la mise à jour des prix du matériel stocké.

5.29. Etre sûr La défense des intérêts de la - Existence d'une procédure formalisée concernant les litiges
de l'existence société n'est pas assurée avec (avec ou sans retour, réclamations).
d'une procédure de certitude. - Existence d'un avis de retour accompagnant la facture pour
retour de la Risque d'erreurs. demande de rectification de facture.
marchandise au Quantité ou prix différents de la - Existence d'un bordereau de retour pré numéroté
fournisseur. facture. accompagnant la marchandise (si retour).
Conditions de remboursement - Contrôle de l'avoir reçu du fournisseur : vérification par
différentes de celles demandées. rapprochement entre la facture initiale, bordereau de retour et
Erreur d'imputation (tiers) – l'avoir, avoir visé pour accord, comptabilisation de l'avoir
Erreur d'affectation (charges). uniquement à partir de l'avoir visé, rapprochement du moyen de
Double comptabilisation. paiement et de l'avoir visé.
Enregistrement comme facture. - Examen périodique des avoirs non reçus des fournisseurs.
Absence d'avoir. - Comptabilisation de l'encaissement uniquement à partir de la
5. ACHATS

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

Absence d'encaissement. pièce justificative de l’encaissement.


- Examen périodique des comptes

5.30. Etre sûr de la Retard dans la comptabilisation. - Réception directe des factures à la compta.
qualité de la Problème de cut-off. - Dès l'arrivée de la facture, apposition de la date, d'un numéro
procédure de Perte de factures. de réception, du tampon facture originale, et du tampon duplicata
réception des Double paiement. sur les doubles.
factures. Erreur de calcul. - Contrôle systématique de la facture par le service
Non-conformité entre : comptabilité : aspect formel de la facture correct, date récente
. quantité reçue et facturée et calculs exacts, rapprochement de la facture avec le BR
. prix commandé et prix facturé (qualité, quantités et le BC (prix).
. taxes prévues et facturées - Procédure de circulation (enregistrement, bon pour accord,
. conditions de paiement de la BAP, règlement).
commande et de la facture. - Suivi des factures en circulation.
- Matérialisation de l'acceptation de la facture originale par un
«Bon à payer » signé et daté.
- Classement des factures dans un échéancier en attente du
paiement.

5.31. Etre sûr que Omission de la comptabilisation ou Ecritures passées à partir de l'original et non d'une copie de
l'enregistrement double comptabilisation. facture.
des factures et Non-respect des règles - Contrôle régulier de la centralisation.
avoirs dans les comptables de séparation des - Analyse périodique des cptes fournisseurs.
comptes mois/années. - Existence d'une procédure de cut-off.
fournisseurs est - Existence d'un suivi particulier des comptes fournisseurs
correctement débiteurs.
réalisé. - Faible nombre d'OD sur les comptes fournisseurs.

5.32. Etre sûr de la Risque de paiement non autorisé. Achats par Bons d'Enlèvement (à adapter pour petits travaux,
régularité du Risque de double paiement. sous-traitance d'usinage, petites fournitures, sous-traitance
paiement. Risque d'achats non autorisés, dactylographie).
d'achats personnels ou ne - Procédure d'autorisation des règlements (bon à payer
correspondant pas aux principes formalisé, liste des pers. autorisées).
de la société. - Indication de la référence de l'enregistrement et du règlement
sur la facture.
- Procédure de signature des ordres de paiement.
Billetterie/location de voitures/Frais d'hôtel et de restaurant
payés directement par le site.
- Existence d'un nombre limité d'agences de voyage agréées par
le site.
- Existence d'une feuille de mission.
- Existence d'une procédure sur les frais de déplacement
incluant la partie billetterie.
- liste des personnes autorisées à passer une commande.
- Existence de bons de commande standards pré numérotés,
contenant toutes les mentions requises.
- Validation formalisée du bon de commande par une personne
autorisée.
- Classement en attente de réception.
- Envoi d'un exemplaire à la comptabilité.
- Procédure d'autorisation des règlements (bon à payer
formalisé, liste des pers. autorisées).
- Indication de la référence de l'enregistrement et du règlement
sur la facture.
- Procédure de signature ordres de paiement.
5. ACHATS

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de l'activité

5.33. Etre sûr de la Paiement non autorisé. - Existence d'une procédure d'autorisation des règlements (. Bon
régularité de la Double paiement. à payer...).
procédure de Omission de paiement. - Signature du document de paiement uniquement au vu de la
paiement des Perte de la justification du facture originale revêtue de la mention . Bon à payer
factures. paiement. - Existence d'un contrôle des escomptes pour paiement
Risque de paiement sons rapport comptant.
avec l'activité de la société. - Apposition d'une mention « Payé » (timbre poinçon) sur la
Détournements. facture avec indication numéro du règlement (chèque,
Risque de paiement sons réception virement...).
ou sons contrôle de qualité. - Absence d'émission de chèques signés d'avance et en blanc.
Non-récupération des avoirs. - Conservation des chèques annulés.
Contrôle interne lié au système informatique.
- Impossibilité d'émettre un règlement pour une facture n'ayant
pas de Bon à Payer technique.
- Les règlements émis tiennent compte des avoirs reçus.

5.34. Etre sûr que Double comptabilisation. - Comptabilisation uniquement au vu du justificatif.


la comptabilisation Absence de comptabilisation. - Contrôle périodique des comptes de trésorerie.
des paiements est - Rapprochement du total facture avec le total des documents de
exhaustive. paiement émis.

5.35. Etre sûr Perte de temps en cas de - Conservation d'un exemplaire de la facture classé accompagné
de l'existence d'un recherche. du BL et du BR (chronologiquementpar ordre de fournisseur/ par
système de Non-disponibilité des documents numéro de facture).
classement des lors de contrôle (administration Documents afférents à l'achat remis au service Achats pour
document) s au fiscale, CAC.../. classement.
service
comptabilité.

5.36. Etre sûr du Risque de détournement. - Opérations de règlement effectuées par des personnes
respect de la règle différentes de celles qui : approuvent les pièces justificatives,
de séparation des comptabilisent les opérations d'achat, mouvementent les comptes
fonctions. fournisseurs, comptabilisent les opérations de trésorerie,
pointent les relevés bancaires.

5.37. Etre sûr que Coût financier. - Choix du sous-traitant correctement effectué :
les marchés de Achat pas assez défini et risquant . étude économique (faire soi-même ou sous-traiter ?)
sous-traitance sont de ne pas correspondre aux . cahier des charges (rédigé par le demandeur et contrôlé par
correctement besoins. la hiérarchie),
organisés. Absence de véritable mise en . organisation d'un appel d'offre,
concurrence pouvant entraîner un . étude financière (pérennité du sous-traitant),
surcoût (fournisseur privilégié). . synthèse (raisons du choix, tableau des avantages et
Risque de non-exécution de la inconvénients),
prestation. . contrat (contrat standard, revu par le service juridique).
Risque de litige avec le - Personne autorisée à passer le marché de sous-traitance.
fournisseur; non-respect des
termes du contrat.
Risque d'achat non autorisé.

5.38. Etre sûr de la Non-conformité de la prestation - Existence de contrôles et de sécurités au cours des
validité des règles par rapport à la demande. interventions : suivi et respect des délais, état d'avancement,
de uivi et de Favorise le maintien d'un bonne exécution et conformité pendant l'exécution, contrôle
contrôle de la sous- prestataire devenu non qualitatif et quantitatif, potentiel de contrôle et d'encadrement
traitance. performant. du sous-traitant.
- Contrôle et coût après l'intervention.
- Respect des objectifs de départ.
- Personnes responsables du suivi.
5. ACHATS

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de l'activité

5.39. Etre sûr du Problèmes juridiques. - Définition des personnes responsables de l'entretien du
suivi du matériel en Risque de détérioration du matériel.
dépôt chez le matériel ou d'usage non conforme - Spécification de l'entretien nécessaire.
façonnier. à l'objet. - Spécification du responsable de l'assurance.
- Spécification de l'utilisation du matériel (uniquement pour la
production du maître d’œuvre ou non ?).

5.40. Etre sûr de la Régularité comptable. - Comparaison des états physiques des stocks avec l'état
cohérence entre comptable.
les stocks réels et - Périodicité de ces comparaisons.
comptables chez le
façonnier et le
maître d’œuvre

5.41. Etre sûr que Risque de litige. - Facturation (périodicité, forme, justification des factures
les conditions de émises).
Facturation et de - Règlement (modalités).
règlement sont
définies.

5.42. Etre sûr Risque pénal. - Absence de personnel extérieur travaillant en permanence dans
qu'aucun délit de l'entreprise.
prêt de maître - Existence de contrats d'entreprise faisant référence à la
d’œuvre illicite réalisation de travaux spécifiques étayés par des devis
n'est constitué. descriptifs.
- Personnel extérieur non intégré dans les équipes de la société.
- Sociétés extérieures apportant des outillages et des matières à
mettre en oeuvre.
- Absence de rémunération en fonction des heures accomplies
(mais au forfait).

5.43. Etre sûr que Risque de fournisseurs potentiels - Conditions de mise en concurrence des fournisseurs.
la société ne non consultés et de fournisseurs - Degré d'indépendance des acheteurs vis-à-vis des
possède pas de privilégiés. fournisseurs : achats réalisés par l'acheteur auprès du
sources uniques ou Trop grande dépendance. fournisseur X/CA total fournisseur X.
une trop grande - Degré d'indépendance de la société vis-à-vis des fournisseurs :
dépendance vis à achats produit Y auprès du fournisseur X/total achats produit Y.
vis de ses
fournisseurs.

5.44. Etre sûr que Risque de relations conflictuelles - Information du fournisseur sur les valeurs des prestations et
des accords de mettant en péril fournitures et sur l'évolution future des besoins dons le temps,
partenariat sont l'approvisionnement et donc - Respect mutuel du contrat d'engagement : règles de délégation
conclus, assurant l'activité de la société des signatures, rédaction des engagements à MLT de telle sorte
une convergence que les remises en couse restent possibles, diffusion au
des intérêts sans partenaire du cahier des charges, du dossier technique et des
réduire la informations nécessaires, paiement conforme aux conditions du
compétitivité du contrat, application des pénalités convenues, éviter toute
fournisseur. exclusivité au-delà d'une courte période.
6. STOCKS

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

6.1. Etre sûr Montants en stocks non justifiés. - Procédure d'enregistrement des entrées en stock (bons de
de l'exhaustivité et Pertes ou vols de marchandises. réception) et de sorties de stock (bons d'expédition).
de la réalité des Rupture de stocks. - Procédure de traitement et enregistrement des bons de
mouvements de Résultats comptables et fiscaux réception.
stocks enregistrés. erronés. - Procédure d'émission et d'autorisation des bons d'expédition.
- Numérotation chronologique des bons d'entrée et de sortie.
- Procédure de rapprochement bons de livraison fournisseur/bons
de réception en stock.
- Procédure de rapprochement bons d'expédition (ou BL) bons de
commande.
- Existence d'un état des mouvements des stocks (inventaire
permanent) et qualité des informations fournies (type,
emplacement, date d'entrée...).
- Procédure de remontée d'informations lors de constatation par
les manutentionnaires de différences entre le stock théorique et
le stock physique.
- Procédure de rapprochement des sorties stocks et des
facturations.
En milieu informatisé
- Protection des accès au fichier stocks et au système de mise à
jour de ce fichier (cf. informatique).
- Incrémentation automatique des bons d'entrée et de sortie.
- Absence d'utilisation des bons de réception et d'expédition
manuels.
- Existence d'un contrôle périodique de fiabilité du fichier
stocks en vérifiant l'absence réelle de stock en entrepôt pour les
articles dont la quantité stock système est égale à 0.

6.2. Etre sûr Non-facturation des sorties de - Identification claire des stocks externes.
du suivi correct stocks. - Existence d'un responsable clairement identifié pour chaque
des stocks Litiges avec le stockiste en cas de stock externe.
externes. sinistre ou de vol. - Existence d'une procédure d'enregistrement et de suivi des
Montants en stocks non justifiés. stocks externes.
Détournements de stocks. - Existence et validité des contrats de stocks externes (durée,
Accroissement du BFR. signatures).
- Définition modalités sortie stocks et facturation.
- Définition des responsabilités de chaque partie au contrat
(assurances...).
- Définition supports de transmission de l'information.
- Procédure d'inventaire physique et conservation des feuilles de
comptage.
- Edition périodique et analyse d'un état des stocks consignation.

6.3. Etre sûr Litige avec les tiers en cas de - Identification claire des stocks internes.
du suivi correct sinistre. - Existence d'une procédure d'enregistrement et de suivi des
des stocks internes Détournement de stocks. stocks internes.
appartenant à des - Validité des contrats de stocks internes (durée, signatures).
tiers (matières, - Définition des modalités de sortie des stocks.
emballages - Définition des responsabilités de chaque partie au contrat
consignés...). (assurances...).
- Définition des supports de transmission de l'information.
- Procédure d'inventaire physique et conservation des feuilles de
comptage.
En milieu informatisé
- Procédure d'enregistrement des stocks internes dans le
système informatique.
- Existence d'un statut « stock interne » et d'un listing
spécifique.
6. STOCKS

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

6.4. Etre sûr Valorisation des stocks erronée en - Existence de règles formalisées de valorisation des stocks
que les stocks sont comptabilité. (facture d'achats + éventuellement frais de transport)
correctement Calcul de provision erroné ou non - Conformité avec règles comptables Groupe.
valorisés. conforme aux règles comptables - Rapprochement périodique Achat de stocks
Groupe. comptabilité/valorisation entrées en stock.
Résultat comptable erroné. - Existence règles de valorisation des en-cours.
Risque de redressement fiscal. - Existence d'un suivi de la rotation et de l'ancienneté.
Surévaluation des stocks et du - Procédure d'inventaire physique permettant de déceler les
BFR. produits obsolètes ou dégradés.
- Ajustement de la valeur des stocks à rotation lente par une
personne autorisée.
- Existence de règles de calcul des provisions pour rotation lente,
pour dépréciation technique et pour hausse de prix.
En milieu informatisé
- Prise en compte en système du prix facture fournisseur au cas
où celui-ci est différent du prix de la commande.
- Edition d'un listing des corrections de valeur du stock, visé par
le Directeur financier.

6.5. Etre sûr Litiges avec des tiers. - Procédure d'enregistrement des retours de marchandises.
de Détournement de stocks. - Etablissement systématique d'un bon de retour signé par une
l'enregistrement personne autorisée.
et du suivi des - Analyse périodique des retours pour décision (destruction,
retours de réintégration en stock, revente).
marchandises. - Autorisation de la destruction ou de la réintégration par une
personne autorisée.
- Emission d'un avoir au client.
- Identification claire de la zone des retours dans l'entrepôt.
- Analyse des causes de retours et opérations engagées.
En milieu informatisé
- Edition périodique pour analyse d'un état des retours et
indication des causes.

6.6. Etre sûr Inventaire non fiable. - Existence d'une procédure d'inventaire des stocks exhaustive
de l'efficacité et Stocks en comptabilité erronés. intégrant les éléments suivants : pertinence des responsabilités
de la fiabilité des Résultat comptable erroné. confiées (séparation de fonction comptage/saisie,
inventaires des Réserves dans la certification des manutentionnaires n'inventoriant pas seuls leur zone habituelle
stocks réalisés par comptes par les commissaires aux de travail, signature des feuilles de comptage par une personne
la société. comptes. autorisée, personnes autorisées à passer les écarts d'inventaire
Pertes ou vols de marchandises ou à demander un double comptage (par seuil de quantité), équipe
non dételés. de comptage allant vérifier les écarts de stocks différente de
l'équipe ayant procédé au premier comptage), inventaire et
pesage de l'ensemble des stocks (internes et externes),
interdiction de mouvementer la zone inventoriée, numérotation
chronologique des feuilles de comptage, vérification de la
remontée exhaustive des feuilles de comptage à la personne
chargée de leur saisie dans le système, contrôle et traitement
(saisie en système ou double comptage) des différences entre les
résultats de l'inventaire et le stock en système.
- Validation de cette procédure par les commissaires aux cptes.
En milieu informatisé :
- Existence d'un fichier spécifique «Stocks comptés» où sont
saisis les stocks inventoriés (enregistrement sans effacement
des stocks théoriques en système avant inventaire).
- Possibilité d'édition d'un état listant les écarts entre les
stocks inventoriés et les stocks en système (avant inventaire).
- Limitation dans les profils utilisateurs de l'accès à la
transaction . Saisie des stocks comptés » et à la transaction «
Validation des écarts avec le stock en système d’enregistrement
- Edition périodique d'un état de correction des écarts stocks.
- Contrôle et validation de cet écart par un responsable autorisé.
6. STOCKS

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

6.7. Etre sûr Montants en stocks non justifiés. - Existence d'un tableau de bord de la fonction et pertinence des
de l'efficacité de Importance des besoins en fonds indicateurs suivis,
la gestion des de roulement. - Existence d'un fichier stocks et d'un suivi formalisé.
stocks. Risque de détérioration de stock. - Existence d'une personne responsable de la gestion des stocks.
- Réalisation dans un passé récent d'une étude d'optimisation des
stocks.
- Existence d'opérations de réduction des stocks réalisées dans
le passé et résultats obtenus (en particulier au niveau des stocks
consignation).
- Suivi au niveau global et par article : du stock minimum, des
quantités optimales de réapprovisionnement, taux de rupture des
stocks (nombre de commandes satisfaites/ensemble des
commandes passées), taux de rotation de stock, coût de
possession des procédures de réapprovisionnement.
- Existence de règles de rangement de stocks : zones de
stockage, désignation des emplacements, étiquettes apparentes,
rangements en hauteur.
- Taille de l'entrepôt et taux d'occupation.

6.8. Etre sûr que Détournement, perte ou - Existence de protection contre le vol (parc de stockage clôturé,
les stocks sont détérioration de stock. alarme, mise sous clef des articles de valeur).
sécurisés. - Accès limité aux personnes autorisées.
- Système de protection contre les incendies, inondation...
- Adéquation des conditions matérielles de stockage aux produits
et aux types de mouvements.
- Assurance des locaux et des marchandises.
7. VENTES

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

7.1. Etre sûr que Perte d'efficacité en cas de - Existence d'organigrammes détaillés.
l'organisation des départ du personnel. - Existence de définitions de fonctions écrites, (absence de
services Pérennité des modes de doublons et exhaustivité).
intervenant dans le fonctionnement. - Respect des règles de séparation de fonction.
circuit Ventes est Risque de doublons ou d'absence - Existence de règles et de pouvoirs de signature.
clairement définie, de contrôle. - Existence de procédures et notes de service centralisées dans
connue de tous et Risque de détournements un dossier.
répond aux besoins financiers.
de la société

7.2. Etre sûr Organisation surdimensionnée ou - Existence d'un tableau de bord.


que l'activité sous-dimensionnée. - Destinataires et périodicité d'édition.
commerciale est Mauvaise productivité des services - Pertinence des indicateurs.
correctement administratifs. - Taux d'utilisation, taux de satisfaction.
suivie. Absence de vision sur la gestion - Liste des documents utilisés/liste des documents reçus par le
commerciale. service commercial.
Réalisation non adaptée aux - Existence d'objectifs pour les vendeurs.
objectifs. - Existence de comptes-rendus d'activité des vendeurs.

7.3. Etre sûr que Information inadaptée aux besoins - liste des documents existants avec destinataires et périodicité.
l'ensemble des des utilisateurs. - Recensement des besoins/satisfaction.
documents Doublons. - Taux d'utilisation.
circulant dans la Perte d'information ou lourdeur
société répond aux administrative
besoins des
utilisateurs.

7.4. Etre sûr Perte de confidentialité. - Existence de mots de passe.


de la protection Non-respect du principe de - Existence de menus sélectifs.
des informations séparation de fonctions. - Existence d'une procédure de sauvegarde.
traitées Altération/destruction des - Stockage des disquettes de sauvegarde dons un local ignifugé.
programmes et fichiers de - Diffusion sélective des infos stratégiques.
données. - Existence de tampons K confidentiel » sur les documents.

7.5. Etre sûr Réalisations non adoptées aux - Existence d'un cahier des charges prenant en compte les règles
que l'ensemble des objectifs et aux besoins. de contrôle interne.
applications Non-respect du principe de - Liste des contrôles.
informatiques séparation de fonctions. - Champs protégés.
Ventes sont Paralysie du système de - Existence d'états d'exception.
fiables. traitement, perte d'informations, - Existence d'une documentation utilisateur.
retards. - Taux de satisfaction par rapport aux applications.
Risque d'erreur non détectable. - Existence d'une procédure d'apurement des données périmées.
- Existence et validité d'un contrat de maintenance si application
développée en externe.

7.6. Etre sûr Litige client. - Formalisation des conditions (prix, avances, délais de livraison
que les conditions Engagements contraires aux et de paiement, quantités, qualité, réserves, devises).
générales de vente intérêts de l'entreprise. - Existence de formulaires standards (verso du BC, A/R et
sont définies Perte financière. facture).
Non-respect de règles Groupe et - Utilisation systématique par les agents commerciaux.
effet négatif sur le BFR - Existence de procédures Groupe.

7.7. Etre sûr Engagements contraires aux - Liste des personnes autorisées.
que les personnes intérêts d'entreprise. - Règles de signature.
autorisées à Risque de litige. - Contrôle par échantillonnage du respect de ces règles
négocier sont Perte financière. (supervision).
définies. Non-respect de règles Groupe. - Existence de délais de règlements préconisés par le Groupe.
7. VENTES

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

7.8. Etre sûr Prix erronés. - Support informatisé.


de la fiabilité du Perte de commande (produit - Périodicité d'édition et mise à jour.
fichier produits au inexistant physiquement). - Personnes ayant accès au fichier informatique.
catalogue. Litige client. - Personnes autorisées à le modifier.
- Satisfaction des utilisateurs (agents cciaux).

7.9. Etre sûr que Erreur sur les paramètres de la - Contenu standard du dossier.
les commandes sont commande (type, prix, quantités...). - Formulaire standard pré numéroté.
formalisées, Engagements non autorisés. - Liste des visas nécessaires aux différents stades de la
contrôlées et Difficulté de preuve en cas de commande.
autorisées. litige avec le client. - Circulation du bon de commande conforme/visas nécessaires.
Perte de commande manuelle - Délai entre la commande client et l'envoi de la confirmation (A/
(absence de numérotation). R).
- Existence d'une procédure de modification de commande (y
compris autorisation).

7.10. Etre sûr de la Retard dans l'expédition. - Contenu du dossier commande.


qualité du dossier Litiges clients. - Possibilité de consulter sur informatique l'état d'avancement
de suivi des Retard de traitement. de la commande.
commandes clients. Perte de clients. - Edition et exploitation d'un état des commandes en cours ou
non soldées.

7.11. Etre sûr que Détournements de marchandises. - Zones d'expédition limitées et contrôlées.
toutes les sorties Différences d'inventaire. - Liste des personnes autorisées à expédier.
de stock sont Stocks comptables erronés. - Personne désignée pour la responsabilité du stock.
justifiées et Litiges clients. - Existence de bons de sortie pré numérotés.
correctement Vols. - Contenu précis du BE (poids, nature, destinataire...).
enregistrées. Retard de livraison. - Rapprochement entre les bons (entrées/sorties) et mouvements
Livraison erronée. de stock.
livraison non autorisée. - Rapprochement bon de sortie/bon d'expédition/bon de
Surcharge administrative. commande.
Absence de preuve en cas de - Visa obligatoire du client ou du transporteur sur le bon lors de
litige. l'enlèvement de la marchandise.
- Nb de retours de marchandises pour erreur d'expédition.
- Horaires d'ouverture en accord avec l'activité de la société.
- Inventaires réguliers.
- Contrôle régulier des instruments de mesure.

7.12. Etre sûr qu'à Prestation ou livraison erronée. - Existence de documents numérotés servant et générant la
toute Prestation ou livraison non facturation. (Bon de prestation BP ou Bon de livraison BQ)
prestation/expéditi autorisée. - Exhaustivité des mentions sur le bon de prestation BP ou bon de
on correspond une Litige avec le client. livraison BL (émetteur, date, références, quantité).
commande ou un Retard de réalisation des - Modalités d'établissement des bons de prestations BP ou bons
contrat et que prestations ou retard de livraison. de livraison Bl.
toute commande ou Non-facturation des prestations - Concordance entre les données du bon de commande ou du
contrat fait l'objet effectuées ou des marchandises contrat et du bon de prestation BP ou bon de livraison Bl.
d'une livrées. - Signature du BP ou BL par le client.
prestation/expéditi Impossibilité de contrôle de la - Classement d'un exemplaire du BP ou BI dans le service
on. facturation exhaustive des émetteur.
prestations effectuées ou des - Modalités d'utilisation des BP ou BL manuels.
marchandises expédiées. - liste des personnes habilitées à effectuer des BP ou BL
manuels.
- Limitation de l'établissement des BP ou BP manuels.
- Identification et suivi des commandes ou des contrats traités
partiellement.
En milieu informatisé
- Incrémentation automatique du numéro du bon de prestation ou
de livraison (sans possibilité de modification manuelle).
- Possibilité de traitement informatique des prestations ou
livraisons partielles.
7. VENTES

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

7.13. Etre sûr que Litige avec le client. - Remise en cause régulière des contrats.
les opérations de Surcoût du transport. - Suivi des retards et réclamations par type de transport et
transport sont Perte financière. transporteur.
optimisées. Perte de marchandises ou - Refacturation des frais d'expédition aux clients.
détérioration de la marchandise.
Vols.
Erreur d'expédition.

7.14. Etre sûr que Risque de pertes ou de vols. - Liste des lieux de stockage.
les stocks sont Dépréciation du stock ou - Gardiennage et protection physique.
correctement détérioration des produits. - Pesées à l'entrée et à la sortie.
protégés. Ecart d'inventaire - Clés et personnes autorisées.
(comptable/physique). - Contrats d'assurance exhaustifs et à jour.
Litige avec les tiers. - Inventaires réguliers.
Perte financière en cas de sinistre. - Suivi pertinent et à jour des emballages consignés.
- Suivi pertinent et à jour des stocks consignés chez des tiers.

7.15. Etre sûr de la Double facturation (2 codes - Procédure d'ouverture et de modification des codes clients.
fiabilité du fichier clients). - Support fiable.
clients. Dépassement de crédit. - Personnes autorisées à l'accès et à la mise à jour.
Conditions clients erronées. - Contenu du fichier.
Modification des conditions clients - Tests de recherche de double codification.
non autorisée. - existence d'un fichier clients complet.
Perte financière en cas de vente à - Etude de la solvabilité de chaque nouveau client.
des clients insolvables ou en - fixation d'un crédit maximum.
dépassement de limite de crédit. - Périodicité et responsabilité de mise à jour du fichier.
Risque de modification non - Liste des personnes autorisées à renseigner le fichier clients
autorisée du fichier clients. (ajouts, retraits, modifications),
Perte d'efficacité. - Procédure d'apurement du fichier,
- Nombre de clients actifs/nombre de clients en fichier.

7.16. Etre sûr de la Dépassement de limite de crédit. - Mise à jour du niveau de risque dans le fichier client.
fiabilité des Livraison non autorisée. - Mise à disposition de l'encours commercial et/ou financier dès
données « risque Perte de commande (risque non à la prise de commande.
client ». jour). - Pertinence des éléments pris en compte dans la formule de
Absence de vision claire du calcul du dépassement.
Commercial sur son portefeuille - Existence d'un clignotant pour tout dépassement.
clientèle. - Existence de visas pour autorisation de dépassements.
Perte financière.
Retards de paiement.

7.17. Etre sûr que Perte financière en cas de sinistre. - Montant des dépenses d'assurance.
la société est Surcoût export (non mise à jour de - Liste des assurances (France/Export).
correctement couvertures occasionnelles sur des - Contrôle entre contrat et comptes d'assurance (prime
assurée. marchés captifs Grande réellement versées).
Exportation - Contenu et validité des contrats.
Risques non couverts. - Périodicité, remise en cause des contrats.
Prise de commande non autorisée.
Dépassement de limite de crédit.
Retards de paiement.
Annulation de commandes.
Litiges avec les clients.
Pertes financières.

7.18. Etre sûr de la Risque clients - Renseignement du fichier client en matière de risque client
mise à disposition (score, découvert autorisé).
de l'information - Mise à disposition de l'encours commercial et/ou financier dès
aux services la prise de commande.
concernés.
7. VENTES

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

7.19. Etre sûr que Retord de paiement de créances - Existence d'une procédure de relance (relance préventive et
les créances litigieuses. relance curative).
anciennes et Relances non effectuées dans les - Partage clair des responsabilités entre commercial et
douteuses sont délais. administratif.
correctement Surévaluation des créances clients - Mise à jour des échéances dans les comptes.
traitées. et de l'actif de la société. - Cohérence entre fichier clients, balance auxiliaire et balance
Frais financiers non justifiés. générale.
Présentation des comptes faussée. - Balance âgée fiable.
Provisions non effectuées ou sous- - Suivi du montant des échus, nombre de relances, nombre de
évaluées. recouvrements effectifs.
Comptabilité générale erronée. - Contenu des lettres de relance.
- Contenu du dossier de relance (renseignements et intérêts de
retard).
- Suivi des délais réels de règlement et intérêts liés aux retards.
- liste des conditions nécessaires pour accorder des prorogations
d'échéances.

7.20. Etre sûr de Perte de trésorerie. - Nombre de réclamations.


l'efficacité du Perte de crédibilité de la société - Nombre d'avoirs.
traitement des vis-à-vis du client. - Nombre de retours sur marchandises.
litiges clients. Retard de paiement. - Délai moyen de retard de livraison.
Sous-évaluation de la provision - Nombre de procès en cours, ancienneté.
pour risque. - Fait générateur du traitement d'un dossier.
Allongement du délai des créances - Appel à des sociétés de recouvrement.
irrécouvrables - Délai du passage du dossier chez l'avocat.
Pertes de clients. - Honoraires d'avocats.
Frais administratifs - Sanctions commerciales.
- Informations transmises aux différents services.
- Montant moyen annuel des créances irrécouvrables.

7.21. Etre sûr du Retards de comptabilisation. - Procédure de transmission des factures à la comptabilité.
bon enregistrement Non-respect de la règle de - Présence sur la facture des informations permettant un
comptable des séparation des exercices. enregistrement correct.
factures. Comptabilité erronée - Classement des factures comptabilisées.
Non-respect de l'image fidèle : - Existence d'une balance auxiliaire clients.
surévaluation ou sous-évaluation. - Suivi régulier des comptes clients.
- Suivi particulier des comptes clients créditeurs.
- Procédures relatives aux facturations particulières (révision de
prix, avances, acomptes).
En milieu informatisé:
- Mise à jour automatique de la balance auxiliaire clients
(interfaçage entre système de facturation client et système
comptable).
7. VENTES

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de l'activité

7.22. Etre sûr que Risque de double facturation. - Déversement automatique de la facturation en comptabilité.
toutes les Retard de comptabilisation. - Différenciation originaux/duplicatas,
expéditions ou Non-respect de la règle de cul-off. - Contenu de la facture.
services rendus Non-respect de l'image fidèle : - Nb d'exemplaires, destinataires, numérotation.
sont correctement surévaluation ou sous-évaluation. - Rapprochement total montants facturés et total factures
facturés et que comptabilisés.
toutes les factures - Contrôle de la séquence des factures.
correspondent à - Procédures relatives aux facturations particulières (révision de
des expéditions. prix, avances, acomptes.
- Numérotation séquentielle des BP/Bt et suivi.
- Envoi systématique de l'ensemble des BP/BL au service
facturation.
- Classement des BP/BL en attente de facture (facture à
établir).
- Existence d'une procédure d'émission des factures.
- Numérotation chronologique des factures.
- Référence de la prestation ou de la livraison sur la facture.
- Rapprochement facture/BP ou Bl/bon de commande ou contrat.
- Etat de contrôle entre les prestations/expéditions et les
factures émises.
- Informatisation de l'émission des BP/Bl.
- En milieu informatisé : numérotation chronologique des factures
par le système informatique.
- En milieu informatisé : édition périodique d'un listing des
prestations/expéditions non facturées.

7.23. Etre sûr de Détournement de fonds. - Chrono d'arrivée des règlements reçus.
l'enregistrement Non-respect de l'image fidèle des - Enregistrement dès la réception et remise en banque dans la
exhaustif et rapide comptes. journée.
des règlements. Non-recouvrement ou - Rapprochement règlements enregistrés et remises en banque.
recouvrement tardif de créances. - Enregistrement des virements avec l'avis de crédit de la
banque.
- Comptes utilisés pour les écarts de change.

7.24. Etre sûr de la Non-paiement des clients ou - Existence d'une procédure de contrôle et de traitement des
régularité du règlement pour des montants encaissements.
paiement. erronés. - Revue régulière des comptes clients.
Risque de détournements - Contrôle des remises en banques et du journal des
financiers. encaissements clients (chèques, effets).
- Suivi particulier des encaissements par caisse.
- Séparation des tâches (réception des règlements,
enregistrement comptable, remise en banque, suivi clients
douteux, rapprochements bancaires).
- Fiabilité des prévisions d'encaissement clients.
- Procédure de suivi automatique des écarts
(prévisions/réalisations.
- En milieu informatisé : lettrage automatique des factures avec
les règlements correspondants.
- En milieu informatisé : interface automatique entre les comptes
de banque et les comptes de tiers clients.

7.25. Etre sûr que Annulation de créances anciennes - Existence d'une balance âgée.
les créances ou report d'échéance en balance - Procédure de suivi et de relance des retards et des impayés.
anciennes et clients. - Formalisation des procédures de prorogations d'échéances
douteuses font Retards de paiement. Non- (conditions, personnes habilitées).
l'objet d'un suivi. recouvrement de créances - Séparation des tâches.
anciennes. - Tableau de suivi des créances douteuses.
Sous-évaluation des provisions - Action régulière auprès des clients douteux.
pour risque clients. - Règles de calcul des provisions pour dépréciation des créances
Risque de détournement. anciennes et clients douteux.
Présentation des comptes faussée.
7. VENTES

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

7.26. Etre sûr de la Frais financiers surévalués. - Existence d'un échéancier des règlements attendus.
fiabilité des Non-optimisation de la Trésorerie - Date de départ de l'échéance clairement définie.
données utilisées (surfinancement/placement non - Formule de calcul automatique des dates d'échéance.
pour le calcul des optimisé). - Données reprises dans le fichier client pour le calcul de la date
prévisions d'échéance.
d'encaissement. - Suivi des écarts entre prévisions d'encaissement et
réalisations.

7.27. Etre sûr de la Détournements de fonds. - Rapidité de remise en banque.


sécurité des Risque de vols. - Local de conservation des supports vierges et des effets.
opérations - Inventaire des effets et chèques détenus.
bancaires et des - Procédure de remise en banque et d'endossement des chèques.
supports de
règlement.

7.28. Etre sûr de la Insolvabilité du client. - Délai d'enregistrement des impayés.


bonne circulation Non-recouvrement ou - Modalité de traitement de la comptabilité.
de l'information en recouvrement tardif de créances. - Liste des impayés transmise au service x relance y.
matière d'impayés Sous-évaluation des provisions
(litiges) et de pour risque clients.
règlement
(relance).

7.29. Etre sûr de la Comptabilité erronée. - Rapprochement balance auxiliaire/balance générale.


fiabilité des Non-respect de l'image fidèle. - Rapprochement entre les montants facturés et les mouvements
comptes clients Absence de visibilité de la gestion de comptes.
clients. - Nombre d'O.D. de comptes clients à comptes clients.
Mauvaise évaluation des provisions - Nombre d'écritures annulées.
clients. - Existence d'une circularisation en fin d'exercice.
- Processus d'annulation des écritures réservé à une personne.

7.30. Etre sûr de Retard dans les relances. - Procédure d'ouverture d'un compte client.
l'efficacité du suivi Retard de paiement de créances - Procédure de lettrage.
des comptes clients. - Lien entre code client et compte client.
clients. Perte de Trésorerie. - Mise à jour en temps réel des comptes.
- Adéquation des états aux besoins : taux d'utilisation et de
satisfaction.
- Périodicité de révision des comptes.
- Justification des comptes clients créditeurs.

7.31. Etre sûr que Non-respect de la règle de cul off. - Procédures de passage en provision avec fait générateur, base
les provisions ou Comptabilité erronée de calcul et toux clairement définis.
reprises sont :surévaluation ou sous-évaluation - Méthode d'ajustement pour les devises.
correctement du résultat. - Rapprochement créances douteuses annulées ou reprises et
calculées. reprises de provisions.

7.32. Etre sûr que Ecart de consolidation sur le - Ecart entre le taux groupe et le taux
les provisions résultat Groupe - Conformité du fait générateur
enregistrées sont
conformes aux
procédures
comptables
préconisées par le
Groupe
7. VENTES

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

7.33. Etre sûr de la Risque de fraude. - Existence d'une procédure relative aux avoirs (émission,
fiabilité du Etablissement d'avoir non autorisation, enregistrement, classement).
processus autorisé. - Apposition systématique d'un visa sur les avoirs par une
d'autorisation et Annulation non autorisée de personne autorisée avant envoi à la Comptabilité.
d'enregistrement créances. - Vérification par la Comptabilité de l'existence d'un visa
comptable des Possibilité de collusion entre des d'autorisation sur les avoirs avant de procéder à leur
avoirs. membres de la société et les enregistrement.
clients - Edition périodique d'un état des avoirs émis et contrôle pare
Directeur financier et la Direction responsable de la prestation.
- Procédures et personnes autorisées.
- Rapprochement avoir et document justificatif(facture, bon de
retour).
- Nb d'avoirs annulés.

7.34. Etre sûr que Non respect règle de cut-off. - Déduction des avoirs pour le calcul des commissions de la force
les avoirs émis sont Différence d'inventaire en stock de vente.
correctement pris comptable et stock physique. - Prise en compte des avoirs pour retour de marchandises dons
en compte. les mouvements du stock.

7.35. Etre sûr de la Perte de crédibilité de la société - Suivi du nb d'avoirs émis.


connaissance des auprès du client. - Classification détaillée des causes des avoirs.
causes des avoirs Retord de paiement du client. - Suivi des clients concernés.
Perte financière.
Récupération de TVA tardive.

7.36. Etre sûr que Perte financière. - Procédure d'escompte.


les conditions Engagement auprès du client - Tableau des taux d escomptes autorisés.
d'attribution des contraire aux intérêts financiers - Périodicité et rapidité de mise à jour.
escomptes sont de la société. - Respect des conditions préconisées par le Groupe.
correctement Divergence entre politique - Mention de l'escompte sur facture.
définies. commerciale et politique - Relations et échanges d'informations entre services financier,
financière commercial et risque client

7.37. Etre sûr que Non-respect des conditions de la - Possibilité et obligation de vérifier la réalisation du règlement
les escomptes commande. anticipé avant l'attribution de l'escompte.
accordés sont Frais financiers superflus. - Suivi des taux accordés par clients, par nature de règlement
suivis et justifiés anticipé.
7. VENTES

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

7.38. Etre sûr de la Perte financière - Protection des accès logiques au fichier clients.
qualité et sécurité Perte d'efficacité. - Existence d'un responsable du fichier clients n'appartenant pas
des protections Risque de modification non au service informatique, chargé de sa m-à-j et de sa fiabilité.
informatiques sur autorisée des fichiers. - Existence d'une interface entre le système de passation de
l’ensemble du commandes et le système de gestion du risque clients.
domaine clients - Existence de la formule de calcul de l'encours (commandes +
facturation + effets non échus).
- Blocage informatique dans le cas où l'enregistrement de la
commande client dépasse la limite de crédit.
- Edition périodique d'un état des dépassements d'encours
autorisés.
- Protection des accès logiques au système de création d'une
commande.
- Incrémentation automatique du n° de bon de commande (sans
possibilité de modification manuelle.
- Cas d'existence d'une offre client transfert automatique des
données de l'offre vers le bon de commande.
- Contrôle automatique de la solvabilité du client.
- Contrôle automatique de la disponibilité en usine.
- Numérotation chronologique des accusés de réception de
commande.
- Transfert automatique des données des bons de commande vers
les accusés de réception de commande.
- Existence d'un statut pour les livraisons partielles.
- Edition périodique et revue des commandes en cours et des
livraisons partielles.
- Protection des accès logiques à la transaction de modification
de commandes ou de contrat.
- Edition périodique d'un listing des modifications de commande
ou de contrat visé par un responsable.
8. TRÉSORERIE ET ENGAGEMENTS

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

8.1. Etre sûr Engagements financiers vis-à-vis - Existence de documents à jour formalisant les pouvoirs
de la régularité des de tiers ou des banques, non bancaires.
pouvoirs financiers. autorisés. - Conformité à des procédures Groupe et/ou société existantes.
Non-respect des procédures
Groupe et/ou société.

8.2. Etre sûr Risque financier. - Séparation de fonctions.


du respect des Risque de détournement de fonds. - Autorisation et signature d'un responsable pour les
règles de contrôle Non-détection de décaissements décaissements.
interne en matière non autorisés et/ou non justifiés. - Collège de signatures pour les pouvoirs bancaires.
de trésorerie Perte de produits financiers. - Protection des chéquiers, effets et caisse conservation en lieu
Pertes, falsification. sûr.
- Protection informatique des lettres chèques et effets.
- Inventaire régulier des chéquiers.
- Dépôt régulier en banque des recettes.

8.3. Etre sûr que Risque de non-détection d'une - Procédure d'enregistrement des opérations bancaires (journal
les opérations de erreur de la banque ou d'un de banque, numérotation des pièces, classement).
banque sont détournement de fonds. - Existence d'un rapprochement bancaire mensuel formalisé et
correctement Comptabilité générale erronée. supervisé.
enregistrées

8.4. Etre sûr que Risque de détournement de caisse. - Existence de pièces de caisse et d'un journal de caisse.
les opérations de Non-détection d'écarts de caisse. - Existence d'un contrôle de caisse mensuel formalisé et
caisse sont Non-justification des soldes de supervisé.
correctement caisse. - limitation du nombre et de la nature des mouvements de caisse.
enregistrées. Lourdeur et perte d'efficacité de
la gestion de la caisse.

8.5. Etre sûr Risque d'engagement non autorisé - Procédure d'autorisation.


du correct vis-à-vis des banques. - Existence de contrats et d'échéanciers.
enregistrement des Difficulté de contrôle des - Procédure de suivi et d'enregistrement
opérations conditions bancaires. - Suivi des frais financiers.
relatives aux Augmentation non maîtrisée des
emprunts. frais financiers.

8.6. Etre sûr de Perte d'efficacité. - Tableau de suivi de trésorerie en dates de valeur.
l'efficacité des Non-optimisation de la gestion de - Règles de trésorerie zéro.
suivis de trésorerie trésorerie. - limitation du nombre de comptes bancaires.
et de l'optimisation - Conditions négociées régulièrement Avec les banques.
des ressources - Equilibrage des comptes.
- Minimisation des frais bancaires.
- Recours aux virements.
- Limitation des prélèvements automatiques.
- Connaissance des conditions négociées par le Groupe
8. TRÉSORERIE ET ENGAGEMENTS

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

8.7. Etre sûr de Information incomplète ou - Existence d'une procédure interne écrite prévoyant notamment
la régularité des inexacte des dirigeants sur la . la centralisation de tous les engagements pris,
engagements situation de l'entreprise. . la définition précise et claire du concept d'engagement
donnés, reçus et Protection insuffisante des actifs . la mise à jour systématique des engagements dans une liste
réciproques de l'entreprise. communiquée aux dirigeants.
Appréciation inexacte des actifs - Existence de pouvoirs précisant très clairement le champ
de l'entreprise. d'application et les limites des délégations données.
Engagements financiers vis-à-vis - Existence d'un responsable du suivi des engagements.
des tiers, non autorisés et/ou non - Existence de documents à jour formalisant les règles
valides. d'engagements pour l'ensemble des responsables.
Risque de pertes financières. - Existence procédures Groupe et/ou société sur les pouvoirs et
Non-respect des procédures engagements financiers vis-à-vis des tiers.
société et/ou Groupe. - Existence d'un système d'enregistrement des engagements ou
Non-respect des normes d'une liste de suivi des engagements donnés et reçus.
comptables. - Autorisation du conseil d'administration (ou de surveillance)
nécessaire pour l'octroi d'avals, cautions et garanties.
- Contrôle des services juridiques compétents sur les
engagements donnés ou reçus.
- Existence d'engagements donnés
. effets escomptés non échus,
. avals et cautions,
. biens donnés en garantie pour des tiers ou pour des dettes
de l'entreprise,
. engagements donnés à l'égard d'entreprises liées,
. accords oves le personnel pour le versement d'indemnités
(déport, retraite, décès),
. participation à un GIE ou à une autre société.
- Existence d'engagements reçus
. actions détenues par les administrateurs,
. sûretés obtenues sur des créances clients, des prêts...
- Existence d'engagements réciproques
. commandes larmes d'immobilisations non livrées,
. opérations de crédit bail,
. promesse d'achat ou de vente

8.8. Etre sûr de Non-respect de la politique de - Existence et respect d'une procédure de reporting des
la régularité du l'entreprise. engagements Groupe ou société
reporting des Appréciation imprécise de la - Remontée de l'ensemble des engagements contractés ou reçus
engagements des situation d’entreprise et des dons le système informatisé de reporting.
filiales vis-à-vis de risques liés à ses engagements.
la société et de la Risque de perte financière
société vis-à-vis du
Groupe.

8.9. Etre sûr Principe de la comptabilité image - Mentions de ces engagements dans les comptes annuels et
de la correcte fidèle de l'entreprise non provision éventuelle des risques.
comptabilisation respecté
des engagements Principe de prudence non respecté.
et des provisions Risque de réserves ou de non-
qu'ils pourraient certifications des comptes par un
entraîner. commissaire aux comptes.
Risque financier.
9. PERSONNEL

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

9.1. Etre sûr Perte d'efficacité en cas de - Protection d'accès aux données de paie.
que le suivi et départ ou d'absence du - Existence d'un fichier du personnel.
l'administration responsable. - Procédure de mise à jour du fichier du personnel (autorisation,
des effectifs sont Risque de litiges avec les salariés. embauche, changement de situation, départ).
satisfaisants. Risque de fraude de la part des - Existence d'un livre de paie.
salariés. - Existence de dossiers individuels complets.
- Existence de procédure d'embouche et de départ.
- Etat de suivi du personnel extérieur
- Suivi de la situation légale des travailleurs étrangers.
- Suivi des effectifs par catégorie.
- Tableau de bord social

9.2. Etre sûr de Risque de méconnaissance des - Contrats, conventions et accords collectifs.
l'exhaustivité des éléments de rétribution. - Bulletins de salaire.
éléments de Evaluation fausse des avantages en - Organisation fichier paie.
rémunération (par nature - listing des rubriques de paie.
nature) y compris Risque de rémunération injustifiée. - Balance comptable.
avantages en - Bilan social.
nature. - Procès verbaux des Conseils d'Administration.
- Accords d'intéressement.
- Fichier paie.
- Procédure de suivi des avantages en nature.
- Évaluation individuelle.
- Justification des comptes.

9.3. Etre sûr de Risque d'engagement de la société - Existence d'une procédure de contrôle de présence du
la régularité des vis-à-vis des salariés par des personnel et de saisie des temps.
bulletins de paie. personnes non autorisées. - Bulletin de paie édité informatiquement à partir du fichier du
Risque de rémunération injustifiée. personnel.
- Suivi, autorisation des éléments exceptionnels (primes, heures
supplémentaires).
- Existence et exploitation d'états d'anomalies.
- Contrôle et autorisation d'émission des bulletins de paie avant
diffusion.
- Existence de contrôles mensuels.
- Connaissance de la législation.
- Suivi des taux de cotisation (paramétroge logiciel paie).

9.4. Etre sûr du Risque de virement ou de paiement - Procédure de rapprochement des bulletins de paie et des
correct paiement pour des montants erronés virements.
des rémunérations - Existence d'un rapprochement entre le net à payer du mois M
et celui de M-1 .
- Existence d'un visa sur bulletins de pointage
- Compte bancaire spécifique et rapprochement bancaire
spécifique.
- Respect des dotes de virement.
- Contrôle des paiements hors virements.

9.5. Etre sûr du Comptabilité générale erronée. - Connaissance des imputations comptables
bon enregistrement Risque de non-respect de la règle - Contrôle de l'imputation analytique
comptable de la de séparation des exercices. - Suivi budgétaire (écarts).
paie. - Procédure de transmission des données paie/ comptabilité.
- Existence d'un rapprochement Déclaration Annuelle Des
Salaires DADS/comptabilité, formalisé et supervisé.
- Rapidité d'enregistrement.
- Existence d'une procédure pour le calcul « du solde de tout
compte » lors d'un départ ou d'un transfert.
- Etablissement à bonne date des déclarations de charges
sociales.
9. PERSONNEL

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

9.6. Etre sûr de Engagement de la société vis-à-vis - Liste des personnes autorisées à octroyer des avances,
l'autorisation et du des salariés par des personnes non acomptes, prêts.
suivi des acomptes, autorisées, - Document formalisant l'engagement du salarié (prêts).
avances et prêts - Existence d'un échéancier de prêt et contrôle des
remboursements.
- Support pour l'octroi des avances et acomptes (signé du
salarié).
- Tableau de suivi des avances et acomptes, pour suivi des
remboursements ou imputation sur la paie (notamment lors d'un
transfert ou d'un départ).
- Transmission systématique des informations à la comptabilité.

9.7. Etre sûr Redressement fiscal en cas de - Existence d'une procédure de provision.
que les surévaluation des provisions - Diffusion à l'ensemble des sites.
rémunérations sont déductibles. - Commentaires des commissaires aux comptes sur l'exercice
correctement Non-respect des principes précédent.
provisionnées en comptables d'image fidèle et - Liste des éléments à provisionner.
fin d'exercice. d'indépendance des exercices. - Procédure de transmission des informations de la paie à la
comptabilité.
- Procédure de recensement des décalages.

9.8. Etre sûr de la Perte de confidentialité des - Existence de codes d'accès au fichier du personnel et au
protection des informations de paie, système d'établissement de paie.
informations Falsification des données de - Conservation des informations confidentielles dons un lieu sûr.
relatives à la paie. paiement. - Classement des documents répondant aux besoins des
utilisateurs.

9.9. Etre sûr que Insatisfaction du personnel. - Date des ordres de virement.
les éléments de - Date des enregistrements comptables de la paie.
rémunérations sont - Existence d'un calendrier mensuel.
établis et - Suivi des décalages de rémunération.
enregistrés dans un
délai satisfaisant.

9.10. Etre sûr de Erreur dons le calcul des charges - Existence d'une liste.
l'établissement, sociales (base et toux) et dans - Procédure de contrôle des déclarations
l'enregistrement l'imputation comptable. - Rapprochement mensuel bases/charges.
et le paiement des Redressement fiscal sur les - Existence d'une contrôle URSSAF récent,
charges sociales. provisions - Déclarations établies par la comptabilité.
Non-respect des principes - Comptabilisation sur justificatifs
comptables d'image fidèle et - Contrôles bases et toux.
d'indépendance des exercices. - Liste des éléments à provisionner
- Procédure de transmission des informations de la paie à b
comptabilité.
- Procédure de recensement des décalages.
- Existence d'un plan comptable.
- Contrôle de l'imputation analytique.
- Suivi budgétaire (écarts).

9.11. Etre sûr de la Risque d'engagement de dépenses - Existence d'une procédure de remboursement des frais
justification et de non autorisées. professionnels
l'autorisation des Risque de redressement URSSAF. - Existence d'un support standardisé.
dépenses Risque de double remboursement. - Exhaustivité et contrôle des justificatifs, vérification
enregistrées en Risque de réintégration fiscale arithmétique.
notes de frais. pour les salariés. - Existence d'un visa de la hiérarchie,
- Existence d'un Bon à Payer.
- Absence de cartes de crédit société.
9. PERSONNEL

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

9.12. Etre sûr de la Risque d'engagement de dépenses - Existence d'un support standardisé.
justification et de non autorisées, - Exhaustivité et contrôle des justificatifs, vérification
l'autorisation des Risque de redressement URSSAF. arithmétique.
dépenses Risque de double remboursement. - Existence d'un visa du service du personnel
enregistrées pour Risque de réintégration fiscale
la formation. pour les salariés.

9.13. Etre sûr du Risque de non-couverture du - Existence d'une procédure.


suivi et de salarié en cas d'occident. - Utilisation d'un formulaire standard.
l'autorisation Risque de litige avec le salarié. - Visa du responsable hiérarchique et du responsable de parc.
d'utiliser les Risque d'utilisation abusive des - Signature de l'utilisateur.
véhicules du parc véhicules du parc.
automobile.

9.14. Etre sûr que Perte d'efficacité. - Existence d'un organigramme..


les tâches et Risque de détournement au profit - Existence de définitions de fonctions
responsabilités de salariés. - Absence de tâches redondantes.
sont clairement - Séparation des tâches.
définies ou sein du - Liste de signatures autorisées.
service du
personnel et des
Services
Administratifs
décentralisés

9.15. Etre sûr que Mauvaise circulation de Existence de supports pour toutes les données récurrentes
la transmission des l'information. comme exceptionnelles.
données entre les Retard dans l'établissement des - Utilisation de l'informatique.
différents fiches de paie du mois - Liste de destinataires à jour.
interlocuteurs - Procédure de remontée formalisée des informations
repose sur des (documents standards, contrôle, centralisation).
documents
standardisés et
clairs sont
concernés : Service
du
personnel,
comptabilité
générale, services
Administratifs
décentralisés
10. RESSOURCES HUMAINES

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

10.1. Etre sûr de Risque de démotivation des - Existence d'un bilan social et d'un suivi de ratios sociaux :
l'adaptation du hommes qui ne sont pas mis en absentéisme (décomposition par causes), turnover (départs
personnel aux situation de valoriser leurs talents. volontaires, turnover des salariés ayant suivi une formation),
besoins de Risque d'absence de coordination toux d'occident du travail, conflits sociaux/grèves.
l’entreprise. entre formation et gestion des - Niveau des ratios sociaux suivis par la société (évolution).
carrières. - Mise en lace d'un système d'entretien annuel d’appréciation du
Risque de déficits en cadres personnel.
capables de prendre le relais des - Compte rendus d'entretiens classés dans les dossiers
anciens. individuels des salariés.
Risque de besoins non satisfaits et - Existence, dans le support d'entretien, d'une rubrique
de formations ne répondant pas d'évaluation des besoins de formation pour le poste occupé et
aux besoins. pour un poste futur.
Risque d'échec des actions de - Existence d'un plan de formation, de son suivi : formalisation,
développement de l'entreprise. tableau de bord, recensement des besoins, critères de choix,
Besoins mol définis ou mal connus. suivi de la qualité, évaluations.
Inadéquation entre formation - Cohérence des orientations politiques de la formation par
reçue et besoins réels. rapport à la stratégie de l'entreprise à moyen et long terme.
Risque de formations ne - Cohérence entre la politique de formation et la qualification du
correspondant à aucune évolution personnel recruté.
envisagée. - Existence d'une procédure de formation qui formalise les
Risque de dérive des coûts de étapes du processus : Analyse et recueil des besoins, Passation
formation. de commandes auprès des prestataires, Déroulement des
formations, Suivi des coûts et évaluation qualitative des
formations effectuées.

10.2. Etre sûr de Perte d'efficacité en cas - Existence d'une politique de polyvalence du personnel.
l'existence d'une d'absences ou départs. - Non cloisonnement des services par grondes fonctions.
polyvalence du Surcoûts liés à l'utilisation du - Recours ou personnel extérieur en cas d'absence (intérim : coût
personnel. personnel extérieur. annuel et fonctions concernées).
- Affectation de mêmes travaux à plusieurs personnes (cf.
définitions de fonctions).

10.3. Être sûr de Non atteinte des objectifs. - Existence d'un document formalisé et diffusé.
l'existence d'une Risque de déséquilibre de la - Plan de gestion prévisionnelle tenant compte des options
politique et d'une pyramide des âges. stratégiques à moyen et long terme.
procédure de Moyens en hommes insuffisants ou - Procédure de recrutement adaptée qui prévoit
recrutement excédentaires pour la stratégie . rôles et responsabilités,
connues, comprises retenue. . accueil des candidats,
et appliquées par Perte d'efficacité. . méthode de sélection,
tous. Coûts de non qualité liés à des . gestion des candidatures refusées,
erreurs de recrutement ou à un . intégration des jeunes embouchés,
mauvais climat social. . fiches de postes,
Absence de la maîtrise du . entretiens avec le supérieur hiérarchique,
recrutement. . décision collégiale.
Obsolescence ou rigidité de la - Existence de moyens de recrutement
procédure. . collecte d'informations sur le marché de l'emploi,
Conflits d'intérêt. . existence d'un service chargé du recrutement,
Mauvaise image de l'entreprise. . recours aux cabinets spécialisés ou Groupe,
Sélection arbitraire ou inégale des . outils de sélection et critères d'évaluation.
candidats. - Existence d'un recensement des métiers de l'entreprise.
Mauvaise adaptation par rapport - Formation de base du personnel.
au poste.

10.4. Etre sûr que Postes vacants. - Nombre de postes à pourvoir.


les acteurs Excédents catégoriels. - Profil des postes.
connaissent en - Plans de carrière.
permanence les
Postes à pourvoir à
moyen et long
terme et leur profil
10. RESSOURCES HUMAINES

Critère de maîtrise Risques et contre-performances Pratiques d'Organisation Communes


de l'activité

10.5. Être sûr que Moyens en hommes insuffisants - Modèle informatique.


les besoins à long ou excédentaires pour la stratégie - Plan de gestion prévisionnelle.
terme sont définis retenue - Estimation en fonction des options stratégiques
et calculés en
fonction des
options
stratégiques

10.6. Être sûr de Perte de motivation. - Indicateurs de promotion interne.


l'existence Excédent ou insuffisance - Gestion prévisionnelle de la promotion interne.
d'objectifs de catégoriels. - Connaissance des postes à pourvoir.
promotion interne, - Profil des postes.
de leur réalisation, - Plan de carrière.
de leur prise en
compte dans la
politique de
recrutement.

10.7. Être sûr que Inadéquation du - Plan de formation.


les plans de recrutement/postes - Pourcentage de la masse salariale consacré à la formation.
formation sont Turnover, démotivation.
conçus en Formations inadaptées ou
cohérence avec le insuffisantes.
recrutement et la Qualité du travail déficiente.
promotion interne.

10.8. Être sûr que Organisation peu performante. - Organigramme du service.


le service Coûts budgétaires excessifs. - Analyse des postes.
recrutement est Mauvaise qualité du recrutement. - Statistiques d'activité.
organisé, adopté - Habitudes culturelles dans le domaine.
aux objectifs, à la - Procédures d'appréciation.
culture de - Plan de formation
l'entreprise, que
les taches sont
bien définies, le
personnel de
recrutement est
correctement
formé.

10.9. Être sûr que Conflits d'intérêt. - Analyse de postes.


les rôles dans le Duplication ou omission taches. - Organigramme.
processus de
recrutement sont
bien définis,
compris et
assumés.

10.10. Être sûr de Absence de maîtrise du - Guide de procédure.


l'existence d'une recrutement. - Pratique courante et reconnue.
procédure de Obsolescence ou rigidité de la - Liste de diffusion exhaustive.
recrutement procédure.
connue, appliquée,
mise à jour,
supervisée.
10. RESSOURCES HUMAINES

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de l'activité

10.11. Être sûr qu'il Le meilleur choix peut ne pas être - Étude comparée des coûts.
existe une règle de retenu. - Mise en concurrence et procédures d appels d'offres.
recours aux Rentes de situation. - Critères d'appréciation de la qualité.
cabinets et autres Absence de concurrence. - Tradition de recours aux cabinets extérieurs.
moyens externes, Coûts excessifs. - Directives.
que cette règle est Mauvaise qualité du recrutement. - Contrats.
adaptée aux
objectifs, à la
culture, que le
cabinet appelé est
le plus adapté et
qu'il remplit sa
mission.

10.12. Être sûr que Inégalité dans la sélection. - Entretiens.


les outils de - Tests.
sélection sont - Comités de recrutement.
définis, leur règle - Graphologie.
d'utilisation - Règles et procédures.
commune existe, - Diffusion et formation.
les outils sont
adaptés aux
objectifs, à la
culture.

10.13. Être sur que Difficulté d'intégration pour les - Grille d'évaluation
les critères embauchés.
d'évaluation sont Inégalité dans sélection.
définis et adaptés Choix irrationnel et
aux objectifs, à la contradictoire.
culture, la règle Mauvaise adaptation par rapport
d'utilisation existe. ou poste.

10.14. Être sûr qu’il Inadéquation Offre/Demande. - Participation à des forums.


existe un processus Méconnaissance de l'entreprise - Relations avec les écoles et les universités.
de collecte de (manque de notoriété). - Stagiaires.
l'information sur le Non-qualité et fiabilité de - Statistiques récentes.
marché de l'emploi, l'information. - Volume des statistiques.
qu'elle est - Statistiques régionales/nationales.
pertinente, précise, - Sources d'obtention.
exacte et obtenue - Fréquence.
rapidement. - Rapidité/coût d'obtention.
- Directives

10. 15. Être sûr de Personnel sous-qualifié. - Coût obtention de l'information.


l'efficacité du Qualifications inadaptées. Délai de recrutement externe.
système Marque de compétences. - Compétence des recrutés.
d'information
externe.

10.16. Être sûr de Inadaptation à maîtriser le marché - Rassemblement documents statistiques :


l'existence d'un . pyramide des âges,
système . répartition par catégories,
d'information . statistiques postes vacants,
interne, de son . information recueillie sur les postes
unicité et d'un de travail
calcul des besoins

10.17. Être sûr de Risque inadéquation - Satisfaction des responsables sur les recrutés.
l'exhaustivité du Offre/Demande. - Notes de service.
S.I. interne et de Risque de dérives - Réunions.
son adéquation. - Directives..
10. RESSOURCES HUMAINES

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de l'activité

10.18. Être sûr de Malaise des candidats. - Locaux d'accueil.


la qualité de Entretien faussé - Commodités présentes sur le site.
l'accueil des Désistements. - Instructions pour l'accueil des candidats.
candidats et de la Mauvaise image de l'entreprise. - Connaissance des délais de réponse.
présentation de
l'entreprise.

10.19. Être sûr que Sélections arbitraires. - Grille d'évaluation par candidat.
les résultats des Sous-utilisation d'outils
tests de sélection sophistiqués.
sont exploités et
qu'on est en
mesure de faire le
compte rendu aux
candidats éliminés.

10.20. Être sûr de Annonces inutiles. - Programme de mailing.


l'existence d'une Difficulté dons la prise de contact - Fichier des candidatures refusées.
réponse avec des candidatures
systématique aux intéressantes
candidats refusés
dons les plus brefs
délais, et d'un suivi
des candidatures
refusées pour
l'avenir.

10.21. Être sûr que Démission à court terme. - Instructions adressées à l'unité d'accueil
le niveau de qualité Insatisfaction - Livret d'accueil.
de l'accueil des
nouveaux
embouchés est
mesuré.

10.22. Etre sûr de Démission à court terme. - Suivi des recrutements/démissions/départs.


l'existence d'un Insatisfaction - Turnover.
suivi des - Tableaux de bord et indicateurs d'activité.
réalisations et de - Indicateurs de qualité.
l'efficacité du - Enquêtes de satisfaction.
recrutement à - Nombre de besoins exprimés par rapport aux besoins satisfaits.
travers les - Nombre de réponses par annonce.
indicateurs - Nombre de personnes recrutées par recruteurs.
suivants : - Coût moyen d'un recrutement interne/externe.
existence,
adaptation,
exhaustivité,
homogénéité, suivi.
10. RESSOURCES HUMAINES

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de l'activité

10.23. Etre sûr de Absence de prise de conscience du - Vision de la Direction Générale sur la formation (élément de la
l'importance de la rôle fondamental de la formation stratégie, respect des obligations légales ...).
formation dons la dans l'accomplissement de la - Définition de fonction du Responsable formation.
culture de stratégie. - Connaissance de la stratégie de l'entreprise par le Responsable
l'entreprise. Risque de formations Formation.
déconnectées des compétences - Existence d'un Plan de formation prévisionnel en cours.
requises par le plan de - Horizon du Plan (degré d'anticipation des besoins).
développement de l'entreprise. - Clarté des objectifs des actions à mener.
Risque d'échec de la stratégie. - Existence d'un Bilan social.
- Pertinence des indicateurs (critères quantitatifs - Nombre
d'heures, % de la Masse Salariale - uniquement ou existence de
critères qualitatifs - Nombre de formations qualifiantes,
participation aux projets d'entreprise).
- Existence d'un tableau de bord du service formation (objectifs
et indicateurs de performance).
- Niveau hiérarchique du Responsable formation (place dans
l'organigramme)

10.24. Etre sûr de Risque de mauvaise identification - Connaissance des aspects techniques de la société par le
l'implication du des objectifs des formations. Responsable Formation.
service Formation Formation ne contribuant pas aux - Existence de notion d'acquisition de compétences dans le Plan
et de sa perception besoins réels des opérationnels. de formation ou seulement de sensibilisation des salariés
dans l'entreprise Désintérêt, à terme, de la - Existence de moyens (enquête, sondage, questionnaires,
hiérarchie, entretiens) permettant au service Formation de connaître
Risque de non-compréhension par régulièrement l'avis du personnel sur la Formation
les hommes et la hiérarchie de la - Résultats de ces travaux ; pour le personnel la formation est
mission de la fonction formation. . une obligation légale,
Risque d'absence de gestion . une dépense utile d'un point de vue social (climat,
prévisionnelle des compétences en motivation),
fonction de l'évolution prévisible . un élément de la gestion des ressources humaines
des organisations. (adaptation à l'environnement, rassemblement des salariés
Risque de projets paralysés par autour du projet d'entreprise)
l'absence des compétences
nécessaires (retards provoquant
des coûts financiers et humains).

10.25. Être sûr que Risques de sites, services ou - Positionnement de la fonction dans l'organigramme de la société
le service fonctions exclus du processus de - Clarté et pertinence des rattachements hiérarchique et
formation dispose formation d’où l’apparition d'une fonctionnel (DG, DRH, rattachement décentralisé par fonction,
de moyens entreprise à deux vitesses. site, secteur)
organisationnels Inadéquation entre l'organisation - Existence de définitions de fonction du Responsable Formation
suffisants pour du service formation et le rôle qui et de son équipe prestation de services à partir de besoins
exercer son rôle lui a été assigné. exprimés par les opérationnels ou couverture de l'exhaustivité
efficacement Risque d'une fonction formation des opérations (détection des besoins, plan et politique de
déconnectée d'une gestion des formation, commandes...)
ressources humaines. - Existence d'un organigramme.
Qualité pédagogique plus faible - Clarté des liens de rattachement à l'intérieur du service.
des formations. - Pertinence de l'organisation par rapport au rôle assigné et à
Risque d'inefficacité des l'organisation des ressources humaines.
formations - Nombre de personnes dédiées à la fonction par rapport à
l'organisation.
- Moyens matériels disponibles (ordinateur, logiciels...) Voir
fichier des immobilisations.
- Niveau de qualification des formateurs et expérience dans
l'entreprise.
10. RESSOURCES HUMAINES

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de l'activité

10.26. Etre sûr de Risque de besoins non satisfaits et - Existence d'une politique de la formation.
la cohérence des de formations ne répondant pas - Formalisation et clarté de cette politique
politiques de aux besoins. - Définition, par la Direction des Ressources Humaines, des
formation par Risque d'échec des actions de développements de compétence requis pour les salariés et liés
rapport à stratégie développement de l'entreprise. aux orientations stratégiques
de développement Risque d'un recours à des solutions - Cohérence entre les orientations stratégiques précédentes et
de l'entreprise de rechange plus coûteuses : celles figurant dons la politique de formation.
renouvellement des compétences - Existence Plan formation prév. en cours.
par recrutement et licenciements. - Existence Plan de développement à 5 ans.
- Existence, dans le Plan de développement à 5 ans, de projets qui
requièrent des compétences dont l'entreprise ne dispose pas
encore.
- Prise en compte, dans le Plan de formation, d'actions prévues
visant à obtenir ces compétences manquantes.
- Pourcentage des actions de formation (Plan de formation) par
rapport aux actions du Plan de développement à 5 ans.
- Existence, dons le plan de formation, d'actions sans lien
apparent avec des objectifs professionnels (formations de
développement personnel, par exemple).
- Pertinence de ces formations par rapport au salarié concerné
(dossier individuel)

10.27. Être sûr de Risque d'absence de coordination - Rattachement du service Formation à la DRH.
l'intégration du entre les sous-fonctions de la DRH - Existence d'un fichier du personnel commun à toutes les sous-
service Formation à et la formation fonctions de la DRH (gestion des emplois, gestion des carrières,
la gestion des formation, recrutement, mobilité interne…)
ressources - Existence de dossiers du personnel commun à toutes les sous-
humaines fonctions de la DRH et structure des dossiers (une rubrique par
sous-fonctions ou non).
- Inscription des formations reçues dans les dossiers individuels
des salariés, à partir des feuilles d'émargement.
- Existence de comptes rendus des réunions DRH
- Pourcentage de réunions où le service Formation est représenté

10.28. Être sûr que Risque d'absence de coordination - Prise en cpte objectifs d'optimisation des flux promotionnels
la formation entre formation et gestion des dans le Plan de formation ou dans doc. formalisant la politique de
favorise une carrières. formation.
gestion optimale Risque de déficits en cadres - Mise en place d'un système d'entretien annuel d’appréciation du
des carrières capables de prendre le relais des personnel,
anciens. - Comptes-rendus d'entretiens classés dans les dossiers
Risque de démotivation des individuels des salariés.
hommes qui ne sont pas mis en - Existence, dans le support d'entretien d'une rubrique
situation de valoriser d'évaluation des besoins de formation pour le poste occupé et
leurs talents. pour un poste futur (rubrique Formation)
- Existence de formations obligatoires pour atteindre des
niveaux définis de la hiérarchie.

10.29 Etre sûr que Risque d’absence de coordination - Existence, dans la politique de formation, de projets qui
la formation entre formation et GPEC requièrent des compétences dont l'entreprise ne dispose pas
favorise une Risque de non anticipation sur les encore
gestion risques à venir - Prise en compte, dans le Plan de formation, d'actions prévues
d’optimisation de la Risque d’absence des compétences visant à obtenir ces compétences manquantes.
gestion nécessaires (ex : incapacité de - Existence d'une identification et d'un suivi par la DRH des
quantitative et l’entreprise à utiliser de nouvelles populations à risques » (métiers stratégiques, métiers appelés à
qualitative des technologies) disparaître, populations de faible qualification).
emplois Risque d’absence de coordination - Prise en compte, dans le Plan de formation, d'actions prévues
entre formation et gestion pour ces salariés.
prévisionnelle des effectifs - Mise en place d'un système de bilan annuel ou bisannuel pour
Risque de non redistribution des ces populations à faible niveau de qualification.
RH dans l’entreprise - Plan de formation ne contenant pas de stages concernant des
Risques de licenciements métiers appelés à disparaître.
conflictuels
10. RESSOURCES HUMAINES

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de l'activité

10.30. Etre sûr de Risque d'absence de coordination - Existence de définitions de fonction des responsables du
la coordination entre recrutement, formation et recrutement et de la mobilité interne.
entre formation, mobilité interne. - Cohérence entre ces définitions de fonction et celle du
recrutement et Risque de réponse non adéquate Responsable Formation.
mobilité interne aux besoins de compétence. - Existence de collaborations régulières entre les 3 fonctions.
Risque de concurrence entre la - Intégration des 3 fonctions lors de décisions importantes de
formation en interne et le l'entreprise (projets industriels ou commerciaux).
recrutement externe (politiques
contradictoires) pouvant entraîner
une démotivation des salariés
promus.
Gaspillage de ressources
financières et humaines.

10.31. Être sûr que Évolution de l'organisation mal Existence de dispositifs respectant les principes suivants
le processus de cernée entraînant des formations - l'analyse des besoins est conduite au plus près des problèmes
formation est inutilisables. du terrain.
efficace et sous Besoins mol connus. - le service Formation a mis en place les moyens lui permettant
contrôle Risque d'inadaptation, à terme, de garantir la pertinence de l'analyse des besoins.
des hommes à leurs postes de - les besoins exprimés par les opérationnels sont bien motivés par
travail et de non-réactivité de l'organisation actuelle ou future du travail.
l'entreprise à son environnement. - les méthodes pédagogiques sont adaptées ou public visé et ou
Besoins mol définis. contenu à transmettre.
Besoins à moyen et long terme - le service Formation dispose de moyens suffisants pour
négligés au profit du court terme. effectuer un choix rationnel entre Formation Interne et
Risque de formations inutiles. Formation Externe.
Cibles mol connues. - le recours à des organismes externes est justifié et garantit
Risque de formations sans clients l'efficacité des formations.
réels d'où gaspillage de - la hiérarchie est impliquée dans l'animation de sessions de
ressources. formation.
Besoins non satisfaits. - les salariés sont bien informés des stages proposés.
Risque de démotivation. - la procédure d'inscription aux stages est claire.
Inadéquation entre formation - les stagiaires et les formateurs sont préparés à l'action de
reçue et besoins réels. formation.
Risque de formations ne - l'organisation du travail a bien été prévue pendant l'absence du
correspondant à aucune évolution stagiaire.
envisagée. - une mesure d'appréciation de la formation est prévue à
Risque d'une mauvaise définition posteriori.
des priorités. Existence d'indicateurs repris dans un tableau de bord
Risque d'abandon de formations
importantes.
Objectifs non définis ou mal
définis.
Risque de formations sons rapport
avec les préoccupations du terrain
et peu orientées vers l'action
Connaissances acquises non
applicables.
Mesure des résultats difficiles.
Risque d'absence de feed-back.
Risque de non-respect du plan de
formation.
Risque de non-correction des
dérives.
10. RESSOURCES HUMAINES

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de l'activité

10.32. Etre sûr de Risque de dérive des coûts de - Existence d'un budget de formation.
l'existence d'un formation. - Existence d'une procédure budgétaire spécifique à la
budget de Risque d'absence d'actions formation.
formation et d'un correctrices. - Responsabilité de l'élaboration du budget (décentralisation sur
suivi des dépenses. Risque fiscal et social dans le les sites ou réalisation en central).
cadre de la participation de - Modalités d'élaboration et de valorisation du Plan de formation.
l'employeur à la formation - Procédure d'arbitrage des besoins recensés pour l'élaboration
professionnelle du Plan.
- Cohérence de ces données avec le réalisé et les budgets
antérieurs.
- Prise en compte dons le budget des dépenses liées aux frais de
fonctionnement (tél., location de salles...), au coût des
formateurs (internes ou coût horaire et externes en fonction des
honoraires).
- Clarté, concision du support au budget.
- Homogénéité des supports utilisés si plusieurs sites.
- Destinataires du budget
- Conservation des budgets des années antérieures pour
comparaison.
- Existence d'une procédure de suivi budgétaire.
- Suivi par coût (temps et francs) des formations réalisées par
rapport aux formations inscrites au budget définitif.
- Exhaustivité de la remontée des informations concernant les
formations réalisées vers le service chargé du suivi budgétaire et
du suivi des justificatifs de présence, notes de frais, factures...
- Existence d'analyse de la répartition des dépenses par rapport
au budget (frais d'inscription, rémunération, frais annexes, frais
de fonctionnement, charges de formation (temps et heures)
internes/externes.
- Intégration d'indicateurs de formation dans le tableau de bord
mensuel de l'entreprise