CONCEPTOS BASICOS DE CONTROL

La actividad de control se encuentra indisolublemente unida a toda actividad administrativa. El control

constituye la cuarta y última fase del proceso administrativo, el cual consiste en planificar, organizar, dirigir y
controlar. El control de cualquier institución, actividad o tarea consiste en establecer un patrón, medir el
comportamiento, comparar el resultado alcanzado con los resultados previstos, con el objeto de analizar las
desviaciones e introducir las medidas correctoras que corresponda. El propósito fundamental de toda la
actividad del control es vigilar que toda empresa o institución este funcionando como se debe, de conformidad
con los objetivos, políticas, procedimientos, etc. del plan y los programas y los principios de buena
administración.

DEFINICIONES DE CONTROL

Consultados varios autores sobre la materia podemos indicar las siguientes:

" En una empresa el control consiste en verificar si todo sucede de acuerdo con el programa adoptado, con
las ordenes impartidas y principios adoptados" (Henri Fayol en Administración General e Industrial).

"El control se puede definir como el proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo
y, si es necesario, aplicando mediadas correctivas de manera que la ejecución se lleve de acuerdo con lo
planeado" (George Terry en Principios de Administración).

" El propósito de los controles es asegurar que los resultados de las operaciones se ajusten lo más posible a
las metas implantadas" ( Summer Newmann en La Dinámica Administrativa).

" El control es un proceso administrativo que consiste en asegurar que tareas especificas se cumplan en
forma eficaz y eficiente" (Robert Anthony en Sistemas de Planeación y Control).

" El control no es sino que el envío del mensaje que efectivamente cambia la conducta de la entidad que lo
recibe. El control, y en un sentido más amplio, la existencia física del hombre, se extiende hasta el punto
donde llegue la palabra del hombre o alcance su poder de percepción" ( N. Wiener en The Human Use of
Beings) .

CARACTERÍSTICAS Y NATURALEZA DEL CONTROL

De las definiciones precedentes se concluyen ciertos aspectos irreductibles o comunes entre ellas:

- El control se aplica sobre hechos, situaciones, operaciones y tareas específicas.

- El control busca conseguir que las metas se cumplan con eficacia

- El control persigue que se logren objetivos, metas, políticas, procedimientos, etc.

- El control es un proceso en sí mismo y, además forma parte del proceso administrativo.

- El control comprende dos aspectos: detección y corrección.

ELEMENTOS DEL CONTROL

Al igual que en el punto anterior se desprenden los siguientes elementos del control:

- Una actividad sobre la cual se puede aplicar el proceso de control.

- Un patrón de comparación, un estándar, un modelo, un estado deseado, un optimo, un nivel previsto

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con el cual compara la actividad.

- Un medio o instrumento de medición, un sensor, que permita efectuar la medida.

- Una regla que garantice la igualdad del resto de las condiciones "ceteris paribus".

- Un rango de variabilidad para aceptar o rechazar los grados de desviación de lo real con lo esperado o
estándar..

- Una regla de retroalimentación que permita revisar lo deseado y ajustarlo a la dinámica del momento.
El control se extiende en realidad a toda la organización o institución, y es tanto más necesario cuanto más
grande, compleja y descentralizada sea la misma.

ETAPAS DEL CONTROL

En todo proceso de control es posible identificar un conjunto de pasos o etapas mínimas. Estas etapas son las
siguientes:

- Establecimiento de un objetivo, meta, padrón, estándar u optimo esperado o deseado.

- Medición de la actividad o comportamiento de la empresa o institución.

- Retroalimentación para la adopción de decisiones destinadas a tomar medidas correctivas.

El control como ya se ha señalado anteriormente surge como una necesidad para el administrador, directivo,
ejecutivo o gerente. Es este personaje el principal destinatario o usuario del control. El control en
consecuencia surge del seno de la empresa u organización por ello se ha dado en llamar "control interno”.

De las áreas funcionales de la empresa ( finanzas, producción, personal, comercialización, producción etc.)
las dos primeras han sido pioneras o las que más han utilizado el control en su gestión. Esta situación ha
influido en los enfoques existentes del "control interno".

Como el "control interno" se manifiesta en cada uno de los niveles jerárquicos (dirección, división,
departamento, sección, etc.). Así como en la las diversas áreas funcionales (finanzas, producción, personal,
etc.) podemos hablar de la existencia de un " Sistema de Control Interno"

CONTROL INTERNO

CONCEPTO DE CONTROL INTERNO

El control interno comprende el plan de la organización y el conjunto coordinado de los métodos y

medidas adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y
contabilidad de la información contable promover la eficiencia operativa y alentar la adhesión a las
políticas de la empresa u organización.

El control interno considerado en un sentido amplio incluye, en consecuencia, controles que pueden ser
tanto financieros, contables y administrativos, etc.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

• OBJETIVO BASICO

El objetivo básico o fundamental del sistema de control interno es permitir el logro de los fines de
la organización.

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OBJETIVOS ESPECIFICOS

Los objetivos específicos del sistema de control interno de una organización o empresa son:
1. PROTECCION DE LOS ACTIVOS

Preservación de los recursos frente a cualquier pérdida por despilfarro, abuso, mala gestión,
errores, fraude e irregularidades en la realización de las operaciones y manejo de los bienes
correspondientes.

2. OBTENCION DE INFORMACION ADECUADA Y CONFIABLE

Garantizar la exactitud, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa

y técnica que emana de las distintas áreas funcionales, ya sea para uso interno de la dirección o de uso
externo.

3. EFICIENCIA OPERATIVA

Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes, eficaces, así como productos y

servicios de calidad acordes con la misión de la institución.

4. ESTIMULAR LA ADHESION A LAS POLITICAS DE LA DIRECCION

Estimular la adhesión a las políticas y prácticas ordenadas por las máximas autoridades de la
institución, con el objeto que el personal las adopten como propias y, por tanto efectúen las operaciones
dentro de los lineamientos generales emanados de la dirección

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Los elementos que constituyen un sistema de control interno son: plan de organización,
procedimientos y métodos de trabajo, sistema de información, personal, y Unidad de Auditoria Interna

a) PLAN DE ORGANIZACIÓN

Corresponde a la estructura de la entidad y comprende los manuales de funciones, organigramas y

todas aquellas disposiciones que le afecten.

b) PROCEDIMIENTOS Y METODOS DE TRABAJO

Comprende la descripción de tareas y asignación de responsabilidades expresadas a través de

manuales de procedimientos

c) SISTEMA DE INFORMACION

Comprende el conjunto de documentos, registros e informes que entregan información útil para
ejercer el control.

d) PERSONAL

Comprende el conjunto de elementos humanos que componen la entidad y de cuya calidad y

desempeño depende, en gran medida la efectividad del sistema.

e) UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

Elemento fiscalizador del control interno de una organización o empresa, configurada como una

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unidad administrativa que, con el carácter de asesora de los niveles máximos de la organización, efectúa una
evaluación regular e independiente de los controles establecidos.
PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO

PLAN DE ORGANIZACION

- Que exista una adecuada independencia entre los distintos departamentos, secciones, funciones
respecto a la autorización, ejecución y control de operaciones, como asimismo, con relación a la custodia de
los activos involucrados.

- Que existan líneas de autoridad y responsabilidad claramente definidas, lo que hace

recomendable generalmente el uso de manuales de organización.

PROCEDIMIENTOS Y METODOS

- Existencia de normas escritas, reiteradas en manuales de procedimientos y cursogramas, etc.

- Separación de cada operación en fases, de tal manera que ninguna persona tenga a su cargo la
totalidad de la misma.

- Disposición de registros y formularios adecuados.

- Mantención de archivos adecuados y seguros, que posibiliten la reconstrucción de la

historia de las operaciones que, por cualquier razón, deban ser estudiadas.

- Designación correcta de o deberes y responsabilidades de cada funcionario, en lo que se refiera

operaciones especificas.

- Funcionamiento de controles sobre el cumplimiento de normas de y procedimiento establecidos.

SISTEMA DE INFORMACION

- Existencia de planes y manuales de cuentas que eviten dudas en el registro de datos económicos y
financieros y que faciliten la preparación de informes contables de uso interno y externo.

- Integración adecuada de los distintos componentes del sistema de información.

- Plan de cuentas clasificado de acuerdo con las necesidades de preparación de los estados de
situación, balances, y estados de situación financiera.

- Establecimiento de requisitos para los informes contables, que garanticen su eficacia, para apoyar
la toma de decisiones.

- Aplicación de cuentas de control y de procedimientos que permitan comprobar la exactitud y

contabilidad de la información.

- Mantención de un método de control de presupuestario que incluya el informe y análisis oportuno

de las variaciones entre la ejecución real del presupuesto y las estimaciones presupuestarias.

PERSONAL

- Escoger personal de calidad y apto para las funciones que asuma tanto en el presente como en el
futuro.

- Entregar capacitación y entrenamiento permanente, y evaluar el desempeño.

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- Aplicar una política de remuneraciones y promociones que incentive su dedicación y desempeño.

- Promover la rotación de los puestos y obligar a los funcionarios a tomar sus vacaciones anuales
en aquellos casos en que estén a cargo de tareas en las cuales las posibilidades de cometer irregularidades
sean mayores.

- Todo los funcionarios que tengan a su cargo la recaudación, administración o custodia de fondos
o bienes del Estado, de cualquier naturaleza, deberán rendir una caución o fianza para asegurar el correcto
cumplimiento de sus deberes u obligaciones.

- Debe establecerse una política de incompatibilidades para el desempeño de determinadas

funciones.

- Moralidad o probidad en la conducta funcionaria

- Los requisitos de admisión y el permanente interés de los dueños o directivos por el

comportamiento el personal son, en efecto, ayuda importante al apropiado funcionamiento del control
interno.

UNIDAD AUDITORIA INTERNA

- La Unidad de Auditoria Interna debe depender del más alto nivel de la organización y tener el
carácter de asesora.

- Se debe establecer por escrito la necesidad de a la auditoria interna y las facultades y grados de
responsabilidad de los funcionarios que la forman.

- Autoridad para realizar auditorias financieras, operaciones y de gestión.

- Acceso de los funcionarios de la unidad a todos los registros, bienes y personal de la

organización.

- Exigencia de que los auditores se ajusten a las normas de auditoria generalmente aceptadas.

- Para el cumplimiento de las labores asignadas es imprescindible que desarrolle sus labores con
base a programas e instrucciones escritas.

- Establecer mecanismos de evaluaciones de las normas y procedimientos en vigencia,

relacionados con la organización.

- La Unidad de Auditoria Interna debe proponer medidas, y estas deben ser tomadas en cuenta,
para mejorar o dar cumplimiento a normas y procedimientos de control preestablecidos.

LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO

En primer lugar ninguna estructura de control interno, por muy detallada y compleja que sea, puede
garantizar por si misma una administración eficiente, unos registros completos y exactos, ni puede que este
libre de un fraude entre otros, porque:

- Los controles internos que dependen de la separación de funciones pueden ser vulnerados por
la colusión de intereses.

- Los controles de autorización pueden ser objeto de abuso por la personaba que detenta tales
poderes.

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- Los controles interno pueden ser sorteados por las propias autoridades que los han implantado

En segundo término, cualquier estructura de control interno depende del factor humano, y por
tanto puede verse afectado por un error de concepción, de juicio o de interpretación, por malentendidos,
negligencias, fatiga o distracción, del personal etc.

- Los sistemas de reclutamiento, selección, evaluación y capacitación a pesar de estar bien

concebidos pueden ser objeto de presiones internas o externas.

ESTIMACION DE LOS RIESGOS: IDENTIFICACION Y ANALISIS

Todo servicio o entidad, independiente de su tamaño, naturaleza o sector, debe hacer frente a una
serie de riesgos (proximidad de daño patrimonial) tanto de origen interno como externo, que deben
evaluarse.

No existe ninguna forma práctica de reducir el riesgo a cero, el riesgo es inherente a las actividades
de toda institución, solo debe establecerse el nivel aceptable de riesgo y tratar de mantenerlo dentro de esos
límites.

IDENTIFICACION DE LOS RIESGOS

Los riesgos se pueden identificar tanto en el ámbito de la organización, como en el ámbito de actividad o
función y el origen de estos pueden ser factores interno y externos.

a. FACTORES EXTERNOS

- El avance de la tecnología puede afectar las actividades o labores.

- Las necesidades o expectativas cambiantes de los clientes o usuarios puede influir en los
servicios prestados.

- Las nuevas normas o reglamentos a veces obligan a modificar objetivos y políticas.

- Los desastres naturales y actos de guerra o terroristas.

- Los cambios económicos pueden repercutir en las decisiones de financiamiento, inversiones,

etc.

b. FACTORES INTERNOS

- La naturaleza de las actividades de la institución.

- El acceso del personal a los activos de la institución.

- El aumento acelerado o desmesurado de la institución puede afectar a los sistemas de control

existentes.

- Los cambios de responsabilidad de los directivos pueden afectar la forma de efectuar los
controles.

- La calidad de los funcionarios, así como los métodos de formación y motivación pueden
afectar el conocimiento del sistema de control.

c. ANALISIS DE LOS RIESGOS

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Una vez identificados los riesgos en el ámbito de la identidad y de actividades o funciones se deben
efectuar el análisis de los riesgos.

El análisis de los riesgos deben considerar aspectos tales como:

- Una estimación de la magnitud o envergadura del riesgo, pudiendo ser evaluado en categorías
con alto, mediano y bajo.

- Una probabilidad de que se materialice el riesgo, o la frecuencia con que este se produce.

- Elaborar una estrategia de manejo del riesgo y un seguimiento de esta en el tiempo.

Una estrategia adecuada a seguir para enfrentar el riesgo es realizar una anticipación de los nuevos
o futuros riesgos de manera de elaborar planes de contingencia para afrontarlos. Una forma útil es
la reunión periódica de la jefatura con los responsables de las distintas funciones o actividades
de la entidad y con persona s externas que proporcionen información útil y actualizada acerca de
las tendencias.

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

El examen del control interno es de primera importancia y necesidad para la dirección de la

institución o empresa.

La evaluación o examen del control interno requiere formularse cuatro interrogantes:

¿ Que controles deben ser examinados?

¿ Que pasos se deben seguir en la evaluación?
¿ Que medios emplear?
¿ Cuándo deben ser evaluados?

El análisis de los controles establecidos, es decir, la obtención de información acerca de cómo

funciona el sistema y realizar pruebas y observaciones que permitan establecer como funciona el sistema
de control interno.

METODOLOGIA DE EVALUACION

ETAPAS DE EVALUACION

En una revisión del sistema de control interno, para los fines de fiscalización deben cumplirse
cuatro etapas.

- Conocer los controles y procedimientos impuestos por reglas y políticas de la entidad.

- Precisar si los controles descritos están en práctica.

- Evaluación de los controles efectivamente en vigencia.

- Selección de las pruebas de control.

METODOS DE EVALUACION

La evaluación del sistema de control interno implica el uso de ciertos métodos que la facilitan y
que, a la vez, le sirven como constancia de haberla llevado a cabo.

METODO DESCRIPTIVO

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Consiste en una descripción detallada de las características del sistema que se esta evaluando, la
que puede consistir en explicaciones referidas a las funciones, procedimientos, registros, formularios,
archivos, funcionarios, departamentos y unidades que intervienen en el sistema.

METODO DE CUESTIONARIO

Se basa en la utilización de listado de preguntas referidas a aspectos básicos del sistema. Los
cuestionarios suelen ser estándares, conteniendo preguntas cuyas respuestas son de carácter dicotómico, es
decir SÍ o NO o no APLICABLE, o bien en forma narrativa.

METODO DE FLUJOGRAMA

Para aplicar este método implica definir, como mínimo, los códigos o simbología a emplear y
capacitar al personal en la técnica de la flujogramación y en la lectura de los flujogramas .
En general los flujogramas permiten diagramar sin dificultades las actividades relacionadas con
normas y procedimientos; no así vinculado con la estructura organizativa de la entidad y con la
administración de personal

PROCEDIMIENTOS
Las evaluaciones deberán realizarse según procedimientos coherentes que ofrezcan un mínimo de
aceptación.

- Estudio general de la entidad.

- Evaluación del sistema de control interno existente.
- Definición de áreas especificas.
- Planificación y programación de las evaluaciones del control interno en
- programas y funciones seleccionadas.
- Obtención del conocimiento específico del área o áreas a examinar
- Proceso de análisis para establecer si los controles son satisfactorios y detectar posibles
deficiencias u omisiones del sistema de Control Interno.
- Establecimiento de conclusiones.
- Preparación de informes.

CLASIFICACION DEL CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO.

El control financiero comprende el plan de organización y los métodos y procedimientos que están
directamente vinculados con la protección de los activos y la contabilidad de los registros contables.
Incluye generalmente controles tales como los sistemas de autorización y aprobación, la separación
de las funciones relacionadas con los registros, como asimismo con los informes financieros que están
vinculados a las operaciones o a la custodia de los activos, a los controles físicos sobre los activos y a la
auditoria interna.

El control administrativo comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos

que están relacionados, principalmente con la eficiencia operativa y la adhesión a las políticas de la
dirección de la institución.
Incluye generalmente, el análisis estadístico, estudios de tiempos y movimientos, informes de
funcionamiento, programas de adiestramiento de personal y controles de calidad

CONTROL INTERNO CONTABLE Y EXTRACONTABLE

El control contable incluye el plan de organización y todos los procedimientos que están
relacionados principalmente con el cumplimiento de las normas de contabilidad.
Incluye generalmente, la verificación del principio de la partida doble, las conciliaciones de las

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cuentas, el repaso de los asientos, la obligada existencia de documentos de soporte en todos los registros, la
existencia del plan de cuentas, normas de valoración en criterios uniformes.
El control extracontable incluye el plan de organización y todos los que están relacionados con
los aspectos no contables tales como materias de personal, desarrollo organizacional, liderazgo, motivación
etc.

CONTROL INTERNO AUTOMATICO Y DISCRECIONAL

El control automático implica su puesta en práctica, en virtud del, propio procedimiento

administrativo, cada vez que se presenta una situación en que las normas de control interno prevén su
intervención. Por este motivos la forma más extendida y también la que suele citarse
como más adecuada ya que, de actuar correcta y permanentemente, supone una garantía de fiabilidad.
Los controles discrecionales deben interpretarse, en su mayor parte, como una comprobación de
que precisamente los controles automáticos actúan o mejor dicho, se aplican, tal como está previsto. Por
regla general es medida no contenidas en el conjunto de normas de control interno de la empresa sino que
se aplican como consecuencia de una decisión del auditor interno o persona que realice sus funciones (jefes,
supervisores, etc.).

CONTROL INTERNO PERMANENTE Y ESPORADICO

El control interno permanente es aquel que se aplica de manera sistemática y continua en el tiempo,
esta asociado al control automático. Los actos de control interno permanente tienen lugar deforma regular
y continuada cada vez que se presentan los hechos o circunstancias que las normas prevén como
motivadores de los mismos.
El control esporádico es aquel que se aplica con discontinuidad en el tiempo, esta asociado al
control discrecional.

CONTROL INTERNO PREVENTIVO, CONCOMITANTE Y A POSTERIORIDAD

El control interno preventivo es aquel que busca prevenir, preparar y disponer con anticipación las
cosas para un fin determinado, y también evitar o impedir una cosa, un daño o perjuicio. Este control actúa
antes de que sucedan mal o de mala manera los hechos, operaciones u acciones.
El control interno concomitante es aquel que se aplica durante el desarrollo de lo hechos,
operaciones u acciones de manera que de producirse una desviación respecto de lo establecido en forma
previa es corregido de forma inmediata.
El control a posterioridad es aquel que se aplica una vez que los hechos, operaciones u acciones han
sucedido y se desea conocer si se han realizado de acuerdo a lo previsto. Si se encuentran desviaciones se
entregaran las recomendaciones para que en la próxima oportunidad se efectúen adecuadamente.