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http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/taches-basiques-dans-access-2010-
HA101829991.aspx?CTT=5&origin=HA010341722#_Toc254780074

Tâches basiques dans Access 2010


S'applique à : Microsoft Access 2010

Imprimer

 
Afficher tout
Voici quelques tâches basiques qui vous permettront d’apprendre à utiliser
Microsoft Access 2010.
 

Contenu de cet article

 Qu’est-ce qu’Access ?
Bases de données relationnelles dans Access
Lorsque vous ouvrez Access
 Trouver et appliquer un modèle
 Créer une base de données entièrement nouvelle
 Ouvrir une base de données Access
 Utiliser votre nouvelle base de données
Ajouter une table
Coller des données d’une autre source dans une table Access
Importer ou lier des données issues d’une source externe
Étapes suivantes
 Importer des données depuis une feuille de calcul ou un autre programme
Importer une feuille de calcul Excel dans Access
Importer une feuille de calcul Excel sous la forme d’une table dans une
nouvelle base de données
Utiliser l’Assistant Analyseur de table pour organiser des données
Utiliser des données provenant d’autres programmes
 Utiliser une base de données de version antérieure dans plusieurs versions
d’Access
Utiliser une base de données Access dans plusieurs versions d’Access
Étape 1: effectuer une copie de la base de données existante, et
l’enregistrer dans un autre format
Étape 2 : fractionner la base de données copiée et utiliser le fichier
d’origine comme base de données principale
Étape 3 : connecter la nouvelle base de données frontale à la base de
données d’origine
Utiliser une application frontale/principale dans plusieurs versions
d’Access

Qu’est-ce qu’Access ?

1
Access 2010 est un outil de déploiement et de conception d’application de base de
données que vous pouvez utiliser pour effectuer le suivi d’informations importantes.
Vous pouvez conserver vos données sur ordinateur ou vous pouvez les publier sur le
Web afin que d’autres puissent utiliser votre base de données avec un simple navigateur
Web.

Beaucoup de gens commencent à utiliser Access lorsque le programme qu’ils utilisent


pour effectuer le suivi de leurs données n’est plus adapté à l’usage qu’ils en font. Par
exemple, supposons que vous soyez organisateur d’événements et que vous souhaitiez
effectuer le suivi de tous les éléments à gérer pour que vos événements soient réussis. Si
vous utilisez un processeur Word ou un tableur pour cela, vous pouvez facilement
rencontrer des problèmes à cause de données non cohérentes ou redondantes. Vous
pouvez utiliser un logiciel de planification, mais un calendrier n’est pas particulièrement
adapté pour le suivi d’informations financières.

Bases de données relationnelles dans Access

Il est parfois nécessaire d’utiliser une base de données relationnelle pour effectuer le suivi
de ce type d’informations : un entrepôt de stockage de données réparties en plusieurs
collections de données plus petites (les tables) pour éliminer les redondances et reliées
entre elles par les informations qu’elles ont en commun (les champs). Par exemple, une
base de données relationnelle dédiée à la planification d’événements peut inclure une
table contenant les informations sur les clients, une autre contenant les informations sur
les fournisseurs et une autre avec les informations sur les événements. Cette dernière
table peut contenir un champ la reliant à la table des clients et un autre la reliant à la
table des fournisseurs. De cette façon, par exemple, lorsqu’un fournisseur change de
numéro de téléphone, l’information est mise à jour dans la table des fournisseurs
uniquement, et il n’est pas nécessaire de la modifier dans tous les événements
impliquant le fournisseur.

Access est un outil qui permet de développer rapidement et facilement des applications
de base de données relationnelle afin de gérer vos informations. Vous pouvez créer une
base de données pour effectuer le suivi de n’importe quel type d’informations, par
exemple, un inventaire, des contacts professionnels ou des procédures d’entreprise. En
fait, Access est fourni avec des modèles que vous pouvez utiliser en l’état pour suivre
toute une variété d’informations et qui rendent les choses aisées même pour un
débutant.

Lorsque vous ouvrez Access

Lorsque vous démarrez Access 2010, le mode Microsoft Office Backstage apparaît : vous
pouvez y obtenir des informations sur la base de données active, créer une nouvelle base
de données, ouvrir une base de données existante et afficher du contenu proposé dans
Office.com.

2
Le mode Backstage contient également de nombreuses autres commandes que vous
pouvez utiliser pour modifier, maintenir ou partager vos bases de données. Les
commandes dans le mode Backstage s’appliquent généralement aux bases de données
entières et non aux objets contenus dans une base de données.

 REMARQUE    Vous pouvez afficher le mode Backstage à tout moment en cliquant sur
l’onglet Fichier.

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Trouver et appliquer un modèle

Access fournit de nombreux modèles que vous pouvez utiliser pour accélérer la création
de vos bases de données. Un modèle est une base de données prête à l’emploi
contenant toutes les tables, les requêtes, les formulaires et les états requis pour effectuer
une certaine tâche. Par exemple, vous pouvez avoir recours à des modèles pour assurer le
suivi des problèmes, pour gérer vos contacts ou pour enregistrer vos notes de frais.
Certains modèles contiennent des exemples d’enregistrements afin d’illustrer leur
utilisation. Vous pouvez utiliser ces modèles de base de données tels quels ou les
personnaliser en fonction de vos besoins.

Pour trouver et appliquer un modèle à votre base de données, procédez comme suit :

1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Nouveau.


2. Sous Modèles disponibles, effectuez l’une des opérations suivantes :

 Pour réutiliser un modèle récemment utilisé, cliquez sur Modèles récents, puis
sélectionnez le modèle de votre choix.

3
 Pour utiliser un modèle déjà installé, cliquez sur Mes modèles, puis
sélectionnez le modèle de votre choix.

 Pour trouver un modèle sur Office.com, sous Modèles Office.com, cliquez sur
une catégorie de modèle, sélectionnez le modèle de votre choix, puis cliquez
sur Télécharger pour télécharger le modèle depuis Office.com vers votre
ordinateur.

 REMARQUE     Vous pouvez également rechercher des modèles sur


Office.com à partir d’Access. Dans le champ Rechercher des modèles dans
Office.com, tapez un ou plusieurs termes de recherche, puis cliquez sur la
flèche pour lancer la recherche.

3. Vous pouvez également cliquer sur l’icône en forme de dossier en regard du


champ Nom fichier pour accéder à l’emplacement où vous voulez créer la base de
données. Si vous n’indiquez pas d’emplacement, Access crée la base de données à
l’emplacement par défaut qui est affiché sous le champ Nom fichier.
4. Cliquez sur Créer.

Access crée la base de données et l’ouvre pour l’utiliser.

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Créer une base de données entièrement nouvelle

 REMARQUE    Pour une présentation plus détaillée des concepts qui sous-tendent
l’utilisation d’Access pour la création de bases de données, voir l’article Concepts de base
sur la conception d’une base de données.

Si aucun des modèles ne correspond à vos besoins ou si vous voulez utiliser dans Access
des données d’un autre programme, vous pouvez décider qu’il vaut mieux créer une base
de données entièrement nouvelle. Dans Access 2010, vous avez le choix entre une base
de données de bureau standard ou une base de données sur le Web.

 REMARQUE    Pour plus d’informations sur les bases de données sur le Web, voir l’article
Créer une base de données sur le Web.

Pour créer une nouvelle base de données, procédez comme suit :

1. Démarrez Access.
2. Sous l’onglet Nouveau dans le mode Backstage, cliquez sur Base de données
vide ou Base de données Web vide.

 IMPORTANT    Votre choix détermine les fonctionnalités disponibles dans la


nouvelle base de données. Les bases de données de bureau ne peuvent pas être

4
publiées sur le Web, et les bases de données Web ne prennent pas en charge les
fonctionnalités de bureau, telles que les requêtes globales.

3. Sur la droite, tapez le nom de votre base de données dans le champ Nom de
fichier.

Pour modifier l’emplacement de création du fichier, cliquez sur Parcourir en


regard du champ Nom de fichier, puis sélectionnez le nouvel emplacement et
cliquez sur OK.

4. Cliquez sur Créer.

Access crée la nouvelle base de données, puis ouvre une table vide (appelée
Table1) en .

5. Access place le curseur dans la première cellule vide de la colonne Cliquer pour
ajouter de la nouvelle table.

Pour ajouter des données, commencez à taper ou collez des données provenant
d’une autre source comme indiqué dans la section Coller des données d’une autre
source dans une table Access, plus loin dans cet article.

 REMARQUES 

 L’entrée de données en mode Feuille de données est très similaire à l’entrée de


données dans une feuille de calcul Excel. La principale contrainte est qu’il est
obligatoire d’entrer les données dans des lignes et des colonnes contiguës, en
commençant par l’angle supérieur gauche de la feuille de données. N’essayez pas
de mettre en forme vos données en insérant des lignes ou des colonnes vides,
comme vous le feriez dans une feuille de calcul Excel : cette opération se solderait
par une perte d’espace dans la table. La table ne contient que les données. Leur
présentation visuelle se fait dans les formulaires et les états que vous créez
ultérieurement.

 La structure de la table est créée lors de l’entrée des données. Un nouveau champ
est défini dans la table à chaque ajout d’une colonne à la feuille de données.
Access définit le du champ en fonction du type de données que vous entrez. Par
exemple, si la table contient une colonne dans laquelle vous n’avez renseigné que
des dates, Access attribue le type de données Date/Heure à ce champ. Par la
suite, si vous essayez d’entrer une valeur qui n’est pas une date (comme un nom
ou un numéro de téléphone) dans ce champ, Access affiche un message vous
informant que cette valeur ne correspond pas au type de données de cette
colonne. Dans la mesure du possible, pensez à concevoir une table où chaque
colonne contient un type de données unique, que ce soit du texte, des dates, des
nombres ou toute autre valeur. C’est ainsi que vous faciliterez la génération de

5
requêtes, de formulaires et d’états qui sélectionnent uniquement les données
souhaitées.

Si vous ne souhaitez pas entrer de données, cliquez sur Fermer .

 REMARQUE    Access supprimera la Table1 si vous la fermez sans l’enregistrer.

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Ouvrir une base de données Access

 CONSEIL    Pour ouvrir rapidement l’une des dernières bases de données que vous aviez
ouverte, sous l’onglet Fichier, cliquez sur Récent, puis cliquez sur le nom du fichier.

1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.


2. Cliquez sur le raccourci dans la boîte de dialogue Ouvrir ou dans le champ
Rechercher dans, cliquez sur le lecteur ou le dossier contenant la base de données
souhaitée.
3. Dans la liste de dossiers, double-cliquez sur les dossiers l’un après l’autre jusqu’à
parvenir au dossier contenant la base de données.
4. Une fois que vous avez trouvé la base de données, effectuez l’une des opérations
suivantes :

 Pour ouvrir la base de données en mode d’ouverture par défaut, double-cliquez


dessus.
 Pour ouvrir la base de données en mode d’accès partagé dans un environnement
de sorte que vous et les autres utilisateurs puissiez lire et écrire dans la base de
données en même temps, cliquez sur Ouvrir.
 Pour ouvrir la base de données en lecture seule afin de pouvoir la consulter mais
pas la modifier, cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en
lecture seule.
 Pour ouvrir la base de données en mode exclusif, empêchant ainsi toute autre
personne de l’ouvrir au même moment que vous, cliquez sur la flèche en regard du
bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en exclusif.
 Pour ouvrir la base de données en mode lecture seule, cliquez sur la flèche à côté
du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en mode lecture seule exclusif. D’autres
utilisateurs peuvent ouvrir la base de données, mais en lecture seule uniquement.

Si la base de données à ouvrir est introuvable     

1. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez sur le raccourci vers le Poste de travail 
ou, dans le champ Rechercher dans, cliquez sur Poste de travail.
2. Dans la liste de lecteurs, cliquez avec le bouton droit sur le lecteur contenant la
base de données, puis cliquez sur Rechercher.
3. Entrez vos critères de recherche puis appuyez sur la touche ENTRÉE pour
rechercher la base de données.
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4. Si vous trouvez la base de données, ouvrez-la en double-cliquant dessus dans la
boîte de dialogue Résultats de la recherche.

 REMARQUE    Étant donné que la recherche a été lancée dans la boîte de dialogue
Ouvrir, cliquez sur le bouton Annuler de cette boîte de dialogue pour que la base
de données s’ouvre.

Vous pouvez ouvrir directement un fichier de données dans un format de fichier externe
(tel que dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Microsoft Excel). Vous pouvez également
ouvrir directement n’importe quelle , telle que Microsoft SQL Server ou Microsoft FoxPro.
Access crée automatiquement une base de données Access dans le même dossier que le
fichier de données, puis ajoute des liens vers chaque table de la base de données
externe.

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Utiliser votre nouvelle base de données

Selon le modèle utilisé, vous devrez peut-être effectuer l’une des opérations suivantes
pour démarrer la nouvelle base de données :

 Si Access affiche une boîte de dialogue Connexion incluant une liste vide
d’utilisateurs, utilisez l’une des procédures suivantes pour commencer :

1. Cliquez sur Nouvel utilisateur.


2. Complétez le formulaire Détails de l’utilisateur.
3. Cliquez sur Enregistrer et fermer.
4. Sélectionnez le nom d’utilisateur que vous venez d’entrer, puis cliquez sur
Connexion.

 Si Access affiche une feuille de données vide, vous pouvez commencer à taper
directement les données dans la feuille de données ou cliquez sur les autres boutons
et onglets pour découvrir la base de données.

 Si Access affiche une page Mise en route, vous pouvez cliquer sur les liens de
cette page pour en savoir plus sur la base de données, ou cliquez sur les autres
boutons et onglets pour découvrir la base de données.

 Si Access affiche un message Avertissement de sécurité dans la barre des


messages et que vous faites confiance à la source du modèle, cliquez sur Activer le
contenu. S’il est nécessaire de se connecter à la base de données, vous devrez vous
reconnecter.

Pour les bases de données de bureau et Web, vous pouvez également commencer par
l’une des étapes suivantes :

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 Ajout d’une table, puis ajout de données dans la table.
 Importation de données à partir d’autres sources et création de tables au cours du
processus.

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Ajouter une table

Vous pouvez ajouter une nouvelle table à une base de données existante en utilisant les
outils du groupe Tables sous l’onglet Créer.

 REMARQUE    Dans la base de données Web, seule la commande Table est disponible
dans le groupe Tables.

Quel que soit le mode utilisé en premier lieu, vous pouvez basculer de l’un à l’autre grâce
aux boutons de modes d’affichage situés dans la barre d’état de la fenêtre Access.

Créer une table vide en mode Feuille de données    Le mode Feuille de données
permet d’entrer directement des données. La structure de la table est alors créée en
tâche de fond. Les noms sont attribués aux champs par incréments numériques (Champ1,
Champ2, etc.) et Access définit leur type de données en fonction du type de données que
vous y entrez.

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table .


2. Access crée la table, puis place le curseur dans la première cellule vide de la
colonne Cliquer pour ajouter.
3. Pour ajouter des données, commencez à taper dans la première cellule vide ; vous
pouvez également les coller à partir d’une autre source, comme décrit plus loin dans cet
article.

 Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur l’en-tête correspondant,


puis tapez le nouveau nom.

 CONSEIL    Attribuez un nom significatif à chaque champ afin de pouvoir en


déterminer le contenu sans avoir à afficher les données.

 Pour déplacer une colonne, sélectionnez-la en cliquant sur son en-tête avant de la
faire glisser à l’emplacement souhaité. Vous pouvez également sélectionner
plusieurs colonnes contiguës et toutes les faire glisser vers une nouvelle destination.

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Pour ajouter d’autres champs à votre table, vous pouvez soit commencer à
taper dans la colonne Cliquer pour ajouter en mode Feuille de données, ou
vous pouvez ajouter de nouveaux champs à l’aide des commandes du groupe
Ajouter et supprimer sous l’onglet Champs.

Créer une table en mode Création    En mode Création, vous devez d’abord créer la
structure de la nouvelle table. Vous pouvez ensuite basculer en mode Feuille de données
pour entrer des données, ou bien vous pouvez entrer des données à l’aide d’une autre
méthode, comme avec un formulaire.

 REMARQUE    Le mode Création n’est pas disponible pour les tables d’une base de
données Web

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Création de table.
2. Pour chaque champ de la table, tapez un nom dans la colonne Nom du champ,
puis sélectionnez un type de données dans la liste Type de données.
3. Vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans chaque champ dans la
colonne Description. Cette description s’affiche dans la barre d’état lorsque le point
d’insertion se trouve dans ce champ et lorsqu’il est utilisé comme texte de la barre
d’état pour tous les contrôles que vous créez en faisant glisser le champ du volet liste
de champs vers un formulaire ou un état, ainsi que pour tous les contrôles créés pour
ce champ par le biais de l’Assistant Formulaire ou État.
4. Après avoir ajouté tous les champs, enregistrez la table :
 Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer.
5. Vous pouvez commencer à entrer des données dans la table à tout moment en
basculant en mode Feuille de données, en cliquant sur la première cellule vide, puis en
tapant les données. Vous pouvez par ailleurs coller des données à partir d’une autre
source, comme décrit dans la section suivante.

Création d’une table à partir d’une liste SharePoint    Avec une liste SharePoint, vos
données sont utilisables par des personnes n’ayant pas Access. En outre, les données de
la liste sont stockées sur un serveur, qui offre généralement une meilleure protection
contre la perte des données que des fichiers stockés sur un ordinateur de bureau. Vous
pouvez commencer avec une nouvelle liste ou lier votre table à une liste existante. Vous
devez avoir les droits appropriés sur le site SharePoint où vous souhaitez créer la liste ;
cela peut varier selon le site, aussi nous vous recommandons de contacter votre
administrateur SharePoint pour connaître les options disponibles.

 REMARQUE    Cette fonctionnalité n’est pas disponible dans une base de données
Web.

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Listes SharePoint.
2. Vous pouvez utiliser l’un des modèles de la liste pour créer une liste SharePoint
standard, par exemple une liste Contacts ou Événements.

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Vous pouvez également choisir de créer une liste personnalisée ou de lier
votre table à une liste existante ou d’importer une liste existante. Cliquez sur
l’option de votre choix.

3. Si vous choisissez l’un des modèles de la liste ou si vous créez une liste
personnalisée, la boîte de dialogue Créer une nouvelle liste s’ouvre pour vous guider
tout au long de la procédure. Si vous choisissez d’utiliser une liste existante, la boîte de
dialogue Données externes s’ouvre pour vous aider.

Pour plus d’informations sur les tables, voir l’article Présentation des tables.

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Coller des données d’une autre source dans une table Access

Si les données sont stockées dans un autre programme, comme Excel, vous pouvez les
copier et les coller dans une table Access. En règle générale, pour optimiser cette
opération, il est recommandé que les données soient déjà organisées en colonnes,
comme dans le cas d’une feuille de calcul Excel. Si les données sont contenues dans un
programme de traitement de texte, il vaut mieux séparer les colonnes de données à l’aide
de tabulations ou convertir les données en tableau dans le programme de traitement de
texte avant de les copier. Si les données doivent être modifiées ou manipulées (par
exemple, fractionner les noms complets en prénoms et noms), il est recommandé de le
faire avant de les copier, notamment si vous n’avez pas l’habitude d’utiliser Access.

Lorsque vous collez des données dans une table vide, le type de données de chaque
champ est automatiquement défini en fonction du type des données collées. Par
exemple, si un champ collé ne contient que des dates, Access lui applique le type de
données Date/Heure. Si le champ collé ne contient que les mots « oui » et « non »,
Access lui applique alors le type de données Oui/Non.

Pour attribuer le nom des champs, Access se base sur le contenu de la première ligne de
données collées. Si le type de cette ligne est similaire aux lignes suivantes, Access
détermine que la première ligne fait partie des données et attribue aux champs des noms
génériques (F1, F2, etc.). Si la première ligne de données collées n’est pas similaire aux
lignes suivantes, Access détermine qu’elle est constituée de noms de champs. Les
champs sont alors nommés en conséquence et la première ligne n’est pas incluse dans
les données.

Si Access attribue des noms de champ génériques, renommez les champs dès que
possible pour éviter toute confusion. Suivez la procédure ci-dessous :

1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la table.

5. En mode Feuille de données, double-cliquez sur chaque en-tête de colonne, puis


tapez un nom pour la colonne.

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6. Enregistrez à nouveau la table.

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Importer ou lier des données issues d’une source externe

Vous pouvez vouloir utiliser dans Access des données collectées dans un autre
programme. Vous travaillez peut-être avec des personnes qui stockent leurs données sur
d’autres programmes, et vous souhaiteriez pouvoir travailler avec leurs données dans
Access. Ou bien encore, vous utilisez plusieurs sources de données et avez besoin d’un
« point de collecte » où rassembler vos données en vue de les analyser plus avant.

Access facilite l’importation de données, ou la liaison de données, à partir d’autres


programmes. Vous pouvez importer des données provenant d’une feuille de calcul Excel,
d’une table appartenant à une autre base de données Access, d’une liste SharePoint ou
de tout un éventail d’autres sources. Le processus varie légèrement en fonction de la
source choisie, mais les instructions ci-dessous faciliteront la mise en route :

1. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur la
commande correspondant au type de fichier à partir duquel vous effectuez l’importation.

Par exemple, si vous importez des données d’une feuille de calcul Excel, cliquez sur
Excel. Si le type du programme n’est pas affiché, cliquez sur Plus.

 REMARQUE    Si le type de format adéquat n’apparaît pas dans le groupe


Importer et lier, il vous faudra peut-être démarrer le programme dans lequel les
données ont été créées, puis utiliser ce programme pour enregistrer les données
dans un format de fichier courant (, par exemple) avant de les importer dans
Access.

2. Dans la boîte de dialogue Données externes, cliquez sur le bouton Parcourir


pour accéder au fichier de données source ou tapez le chemin d’accès complet de ce
fichier dans la zone Nom fichier.
3. Cliquez sur l’option de votre choix sous Spécifiez le mode et l’emplacement de
stockage des données dans la base de données active. Vous pouvez créer une table
en utilisant les données importées, ajouter les données à une table existante ou créer
une table attachée qui conserve un lien avec la source de données.
4. Enfin, cliquez sur OK.

Selon le choix effectué, la boîte de dialogue Lier des objets ou Importer des
objets s’ouvre.

5. Utilisez la boîte de dialogue pour terminer le processus. La procédure exacte


dépend de l’option d’importation ou de liaison choisie.
6. Dans la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.

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Si vous avez choisi l’importation, Access demande si vous voulez enregistrer les
détails de l’opération d’importation que vous venez d’effectuer.

7. Si vous pensez renouveler cette importation, cliquez sur Enregistrer les étapes
d’importation, puis entrez les détails.

Vous pouvez ensuite facilement reproduire l’opération d’importation en cliquant


successivement sur Importations enregistrées dans le groupe Importer de
l’onglet Données externes, sur la spécification d’importation, puis sur Exécuter.

8. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les détails de l’opération, cliquez sur Fermer.

Access importe les données dans une nouvelle table, qu’il affiche ensuite sous Tables
dans le volet de navigation.

Pour en savoir plus la procédure d’importation des données dans Access, suivez les liens
dans la section Voir aussi de cet article.

HAUT DE LA PAGE

Étapes suivantes

Le reste du processus de création dépend de vos objectifs, mais vous souhaitez


probablement pouvoir créer des requêtes, des formulaires, des états ou des macros.
Cette article ne fournit pas d’informations sur la création d’objets de base de données
supplémentaires.

Pour plus d’informations, voir les articles suivants :

 Présentation des requêtes

 Présentation des formulaires

 Présentation des états

HAUT DE LA PAGE

Importer des données depuis une feuille de calcul ou un autre programme

Si vous avez utilisé d’autres programmes de base de données ou feuilles de calcul, vous
connaissez probablement déjà leurs principes de fonctionnement ainsi que les principaux
usages et fonctions des bases de données. Contrairement à la plupart des autres
systèmes de gestion de base de données, Access permet de créer des , et diffère de la
plupart des autres feuilles de calcul en proposant des outils pour le développement de
requêtes, formulaires et états sophistiqués. Il offre en outre de nombreuses options
d’interaction avec d’autres programmes de base de données, comme SQL Server.

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Importer une feuille de calcul Excel dans Access

Nombreux sont ceux qui se mettent à explorer Access après avoir généré une liste dans
Excel. Si Excel se prête idéalement à la création initiale d’une liste, plus cette dernière
s’étoffe et plus son organisation et sa mise à jour deviennent délicates. Généralement, le
transfert de cette liste vers Access constitue l’étape logique suivante.

La structure d’une table de base de données ressemble à celle d’une feuille de calcul, en
cela que les données sont stockées dans des lignes et des colonnes. Par conséquent,
l’importation d’une feuille de calcul dans une table de base de données est en général
une opération simple. C’est au niveau du mode d’organisation des données que l’on
constate la principale différence selon que les données sont stockées dans une feuille de
calcul ou dans une base de données. Il ne suffit pas d’importer une feuille de calcul
complète dans une nouvelle table d’une base de données pour résoudre les problèmes
associés à l’organisation et à la mise à jour des données, en particulier si des données
redondantes sont présentes dans votre feuille de calcul. Pour résoudre ces problèmes,
vous devez séparer les données de la feuille de calcul en plusieurs tables, chacune
contenant des données associées. Pour plus d’informations sur l’organisation des
données dans les tables, voir l’article Notions fondamentales sur la conception d’une
base de données.

Access comporte un Assistant Analyseur de table, qui peut vous aider dans ce processus.
Après l’importation de vos données dans une table, cet Assistant facilite le
fractionnement de la table, chacune contenant des données qui ne sont dupliquées dans
aucune autre table. Il crée également les relations nécessaires entre les tables.

HAUT DE LA PAGE

Importer une feuille de calcul Excel en tant que table dans une nouvelle base de
données

2. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Nouveau, puis sur Base de données vide.
3. Tapez un nom pour la nouvelle base de données dans la zone Nom de fichier,
puis cliquez sur le bouton Créer.

La nouvelle base de données s’ouvre et Access crée une nouvelle table vide, la
Table1.

4. Fermez la Table1.

Lorsque vous êtes invité à enregistrer les modifications apportées à la conception


de la Table1, cliquez sur Non.

5. Sous l’onglet Données externes dans le groupe Importer et lier, cliquez sur

Excel.

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6. Dans la boîte de dialogue Données externes, cliquez sur Parcourir.
7. Utilisez la boîte de dialogue Ouvrir pour accéder au fichier.
8. Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.
9. Dans la boîte de dialogue Données externes, vérifiez que l’option Importer les
données sources dans une nouvelle table de la base de données active est
sélectionnée.
10. Enfin, cliquez sur OK.

L’Assistant Importation de feuille de calcul démarre ; répondez aux questions qui


vous sont posées sur les données.

11. Suivez les instructions en cliquant sur le bouton Suivant ou Précédent pour
parcourir les pages. Sur la dernière page de l’Assistant, cliquez sur le bouton Terminer.

 REMARQUE    Access demande si vous voulez enregistrer les détails de l’opération


d’importation que vous venez d’effectuer. Si vous pensez renouveler cette
importation, cliquez sur Oui, puis entrez les détails. Vous pouvez alors facilement
reproduire l’importation en cliquant sur Importations enregistrées dans le groupe
Importer de l’onglet Données externes. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les
détails de cette opération, cliquez sur le bouton Fermer.

Access importe les données dans une nouvelle table, qu’il affiche ensuite sous Toutes les
tables dans le volet de navigation.

HAUT DE LA PAGE

Utiliser l’Assistant Analyseur de table pour organiser des données

Après l’importation de données dans une table Access, vous pouvez recourir à l’Assistant
Analyseur de table pour identifier rapidement les données en double. Cet Assistant
simplifie l’organisation des données dupliquées en tables séparées, de façon à optimiser
leur stockage. Access sauvegarde une copie de la table initiale, puis crée de nouvelles
tables sur lesquelles s’appuiera votre application de base de données.

1. Ouvrez la base de données Access contenant la table que vous souhaitez analyser.
2. Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Analyser, cliquez sur
Analyse table.

L’Assistant Analyseur de table démarre.

Les deux premières pages de l’Assistant lui sont consacrées : ce court didacticiel
comprend des boutons sur lesquels vous pouvez cliquer pour afficher des
exemples. Si les pages d’introduction ne s’affichent pas, activez la case à cocher
Afficher les pages d’introduction et cliquez deux fois sur le bouton Précédent
pour revenir à l’introduction. Si, après avoir lu l’introduction, vous ne souhaitez plus

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voir apparaître ces pages, vous pouvez désactiver la case à cocher Afficher les
pages d’introduction.

3. Sur la page commençant par la phrase Quelle table contient des champs dont
les valeurs sont répétées dans plusieurs enregistrements, sélectionnez la table que
vous souhaitez analyser, puis cliquez sur Suivant.
4. L’Assistant peut organiser les champs dans les tables automatiquement, ou vous
pouvez effectuer ces choix vous-même. Si vous suivez les suggestions de l’Assistant, vous
pouvez toujours modifier la disposition des tables à la page suivante.

 REMARQUE    Les choix effectués par l’Assistant lorsqu’il organise les champs dans
les tables ne sont pas toujours appropriés, en particulier si le volume de données
est faible. Vérifiez donc minutieusement les résultats obtenus avec l’Assistant.
Néanmoins, il est possible que ce dernier recommande une meilleure organisation
que la vôtre, c’est pourquoi il est judicieux de l’exécuter au moins une fois. Si ces
suggestions ne vous conviennent pas, vous pouvez toujours réorganiser les
champs manuellement et cliquer sur le bouton Précédent pour revoir la
disposition des champs vous-même.

5. Cliquez sur le bouton Suivant. Cette page permet de spécifier les tables et les
champs qu’elles contiennent. Si vous aviez opté pour l’organisation déterminée par
l’Assistant, vous devriez voir plusieurs tables connectées par des lignes de jointure. Sinon,
Access crée une seule table contenant tous les champs. Quoi qu’il en soit, vous pouvez
apporter les modifications souhaitées sur cette page.

 Vous pouvez faire glisser des champs d’une table vers une zone vide de la page
pour créer une nouvelle table les contenant. Vous êtes invité à entrer un nom de
table.
 Vous pouvez faire glisser les champs d’une table à une autre si vous pensez que
cela peut optimiser leur stockage.
 Un champ ID ou Numéro unique généré est octroyé à la plupart des tables. Pour
en savoir plus sur les champs d’identification, cliquez sur Conseils dans le coin
supérieur droit de l’Assistant.
 Pour annuler une modification, cliquez sur le bouton Annuler.
 Pour renommer une table, double-cliquez sur sa barre de titre, tapez le nouveau
nom, puis cliquez sur OK.

6. Après avoir organisé les champs comme vous le souhaitez, cliquez sur Suivant.
7. Si l’Assistant identifie des enregistrements aux valeurs très similaires, il les
considère comme d’éventuelles erreurs typographiques et affiche un écran où vous
pouvez confirmer la conduite à tenir face à ces enregistrements. Faites défiler la liste
pour trouver les enregistrements avec des valeurs dans la colonne Correction puis
cliquez sur l’élément approprié dans la liste déroulante. Sélectionnez (Laisser tel quel)
pour que l’Assistant ne modifie pas la valeur. Une fois terminé, cliquez sur Suivant.

15
8. L’Assistant vous demande si vous souhaitez créer une requête qui ressemble à la
table initiale. Si vous avez déjà généré des formulaires et des états fondés sur la table
initiale, la création d’une telle requête est une idée judicieuse. Si vous sélectionnez Oui,
créer la requête, l’Assistant renomme la table initiale en ajoutant le suffixe « _ANCIEN »
au nom de la table. Il octroie alors un nom à la nouvelle requête en reprenant celui de la
table initiale. Les formulaires et les états reposant sur cette table utilisent à présent la
requête pour leurs données et fonctionnent comme auparavant.
9. Cliquez sur Terminer.

L’Assistant crée les nouvelles tables, comme indiqué, avant de les ouvrir. Fermez-
les lorsque vous en avez fini avec l’inspection des résultats.

HAUT DE LA PAGE

Utiliser des données provenant d’autres programmes

Access 2010 offre des fonctionnalités permettant d’utiliser des données stockées dans
d’autres programmes.

Créer une nouvelle base de données Access liée aux données dans un autre format
de fichier    Vous pouvez utiliser Access pour ouvrir un fichier dans un autre format de
fichier, comme un fichier texte ou dBASE ou une feuille de calcul. Access crée
automatiquement une base de données Access et lie le fichier à votre place.

1. Démarrez Access.
2. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.
3. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez sur le type de fichier que vous souhaitez
ouvrir dans la liste. Si vous ne savez pas quel type choisir, cliquez sur Tous les
fichiers (*.*).
4. Le cas échéant, accédez au dossier contenant le fichier à ouvrir. Une fois le fichier
localisé, double-cliquez dessus pour l’ouvrir.
5. Suivez les instructions de l’Assistant. Dans la dernière page de l’Assistant, cliquez
sur Terminer.

Importer des données dans une base de données existante ou lier des données à
une base de données Access existante    Vous pouvez importer des données provenant
d’autres sources et programmes vers des tables Access, afin que ces données soient
contenues dans ce fichier Access. Une autre option consiste à créer dans Access une
liaison vers ces données, qui de cette façon, demeureront dans leur fichier initial (en
dehors du fichier Access).

1. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur le
format utilisé pour stocker les données.

Vous pouvez importer ou lier des données à partir des sources suivantes :

16
 Excel    Vous pouvez récupérer les données d’une feuille de calcul ou d’une
plage définie dans un classeur Excel. Chaque feuille de calcul ou plage définie
doit être importée ou liée séparément.
 Access    Ce format est particulièrement utile pour séparer processus et
données, lors de la création d’une base de données fractionnée. En bref, vous
pouvez conserver tous vos formulaires, états et macros dans une base de
données et vos données dans une autre. Par la suite, vous pouvez procéder à
des améliorations sans devoir interrompre le travail de quiconque. Vous pouvez
également combiner les données de nombreuses bases de données Access
dans une seule base, facilitant ainsi la synthèse de données provenant de
départements différents ou entre partenaires commerciaux.
 Base de données ODBC    Plusieurs programmes prennent en charge ce
format, y compris de nombreux produits de serveur de base de données. Cela
vous permet de créer des bases de données utilisées comme « points de
collecte », où vous pouvez centraliser les données provenant de différents
systèmes.
 Fichier texte    Vous pouvez vous connecter à un simple fichier texte, et même
utiliser Access pour modifier le contenu de ce fichier. Cela simplifie l’utilisation
des données Access par un grand nombre de programmes.
 Fichier XML    Ce format est également compatible avec toute une variété de
programmes, y compris certains serveurs Web.
 Liste SharePoint    Ce format rend vos données utilisables dans un navigateur
Web, mode d’utilisation standard d’une liste SharePoint.
 Services de données    Vous pouvez vous connecter aux services de données
Web au sein de votre entreprise.
 Document HTML    
 Dossier Outlook    Vous pouvez vous connecter à des dossiers Outlook, afin
d’intégrer plus facilement vos informations de contact à vos autres données.
 Fichier dBase    dBase est un autre système de base de données pris en charge
par Access

La boîte de dialogue Données externes s’affiche.

2. Suivez les instructions affichées dans la boîte de dialogue.

Access importe les données dans votre base de données ou lie les données à
votre base de données. Pour la plupart des formats de fichier, vous devez
spécifier l’emplacement des données, puis indiquer la façon dont celles-ci
seront stockées dans la base de données.

HAUT DE LA PAGE

Utiliser une base de données de version antérieure dans plusieurs versions d’Access

Si votre base de données ou projet Access a été créée dans Access 2000 ou une version
ultérieure, vous pouvez l’utiliser dans la version d’Access qui a servi à sa création ou dans

17
une version ultérieure, même si la sécurité du fichier est activée. Par exemple, les fichiers
Access 2000 sont utilisables dans Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 et
Access 2010.

Il peut arriver que vous souhaitiez conserver vos données dans une version antérieure
d’Access, mais que des utilisateurs disposant d’une version ultérieure d’Access souhaitent
se lier à ces données tout en bénéficiant de certaines fonctionnalités de la version
ultérieure. La solution consiste à créer une nouvelle base de données « frontale » dans la
version ultérieure (contenant les formulaires, états, requêtes, macros, mais aucune table)
et de la lier aux tables du fichier de la version précédente. Utilisez l’une des procédures
suivantes, selon que votre base de données est contenue dans le fichier ou déjà
fractionnée en une .

Utiliser un fichier de base de données Access dans plusieurs versions d’Access

Si toutes les tables, formulaires et autres objets de votre base de données Access sont
contenus dans un seul fichier et si vous voulez utiliser la base de données dans plusieurs
versions d’Access, vous pouvez créer une nouvelle base de données frontale dans une
version ultérieure et la lier au fichier d’origine. Les utilisateurs qui possèdent la version
antérieure d’Access peuvent toujours utiliser la base de données d’origine. Les utilisateurs
qui possèdent la version plus récente peuvent utiliser la nouvelle base de données
frontale pour se lier aux mêmes données. Vous pouvez créer plusieurs versions frontales
si vous avez besoin d’utiliser plusieurs versions d’Access.

HAUT DE LA PAGE

Étape 1: effectuer une copie de la base de données existante, et l’enregistrer dans


un autre format

Utilisez la procédure suivante pour convertir la base de données dans l’un des trois
formats Access récents : Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Cette
commande conserve la base de données d’origine dans son format originel et crée une
copie au format que vous spécifiez.

1. Fermez le fichier Access. S’il s’agit d’une base de données Access multi-utilisateur
située sur un serveur ou dans un dossier partagé, assurez-vous qu’elle n’est pas ouverte
par un autre utilisateur.
2. Démarrez Access 2010.
3. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.
4. Accédez à l’emplacement du fichier à convertir, puis double-cliquez dessus pour
l’ouvrir.

 REMARQUE    Si la boîte de dialogue Amélioration de la base de données


s’affiche vous demandant si vous souhaitez améliorer la base de données, cliquez
sur Non.

18
5. Si un formulaire s’ouvre au démarrage de la base de données, fermez-le.
6. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer la base de données sous.
7. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez le nom de la nouvelle base de
données.

 REMARQUE    À moins d’enregistrer la nouvelle base de données à un autre


emplacement, son nom doit être différent de la base de données d’origine. Quoi
qu’il en soit, il est généralement préférable d’utiliser un autre nom afin de
distinguer plus facilement les bases de données frontale et principale. Sachez
cependant que, lorsque vous convertissez une base de données au format
Access 2007, l’extension du nom du fichier .mdb est remplacée par .accdb, ce qui
signifie que le nom du fichier peut rester le même.

8. Cliquez sur Enregistrer.

HAUT DE LA PAGE

Étape 2 : fractionner la base de données copiée et utiliser le fichier d’origine comme


base de données principale

Fractionnez la base de données convertie en utilisant la procédure suivante :

 Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Déplacer les données,
cliquez sur Base de données Access.

 Dans la boîte de dialogue Assistant Fractionnement de base de données,


cliquez sur Fractionner la base de données.

 REMARQUE    Vous pouvez effectuer une sauvegarde si vous le souhaitez, mais


vous pouvez aussi simplement créer une copie à l’aide de la base de données
d’origine.

 Tapez le nom de la base de données principale, puis cliquez sur Fractionner.

HAUT DE LA PAGE

Étape 3 : connecter la nouvelle base de données frontale à la base de données


d’origine

1. Supprimez la base de données principale que l’Assistant Fractionnement de base


de données a créée tout en veillant à ne pas supprimer la base de données d’origine.
2. Liez la nouvelle base de données frontale aux tables de la base de données
d’origine : sous l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur

Gestionnaire de tables liées.

19
3. Cliquez sur Sélectionner tout puis activez la case à cocher Toujours demander
un nouvel emplacement.
4. Cliquez sur OK, accédez à la base de données de version antérieure et double-
cliquez dessus.

Si l’opération se passe bien, Access affiche un message indiquant que toutes les
tables liées sélectionnées ont été correctement actualisées.

Vous pouvez à présent optimiser la nouvelle base de données frontale afin qu’elle prenne
en charge de nouvelles fonctionnalités pour les utilisateurs qui ont la dernière version
d’Access. Les utilisateurs équipés d’une version antérieure du programme peuvent
continuer à utiliser la base de données d’origine.

HAUT DE LA PAGE

Utiliser une application frontale/principale dans plusieurs versions d’Access

Si votre base de données Access est déjà une , vous pouvez convertir la base de données
frontale au nouveau format de fichier. Aucune modification n’est requise pour la base de
données principale.

La procédure suivante explique comment utiliser la commande Enregistrer la base de


données sous pour convertir la base de données frontale dans l’un des trois formats
Access récents : Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Cette commande
conserve la base de données d’origine dans son format originel et crée une copie au
format que vous spécifiez.

1. Fermez la base de données frontale. S’il s’agit d’une base de données Access
multi-utilisateur située sur un serveur ou dans un dossier partagé, assurez-vous qu’elle
n’est pas ouverte par un autre utilisateur.
2. Démarrez Access 2010.
3. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.
4. Parcourez l’arborescence jusqu’à accéder à la base de données frontale, puis
double-cliquez sur celle-ci pour l’ouvrir.

 REMARQUE    Si la boîte de dialogue Amélioration de la base de données


s’affiche vous demandant si vous souhaitez améliorer la base de données, cliquez
sur Non.

5. Si un formulaire s’affiche à l’ouverture de la base de données, fermez-le.


6. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer la base de données sous.
7. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez le nom de la nouvelle base de
données.
8. Cliquez sur Enregistrer.

20
Vous pouvez à présent optimiser la nouvelle base de données frontale afin qu’elle prenne
en charge de nouvelles fonctionnalités.

Tâches basiques dans Access 2010

S'applique à : Microsoft Access 2010

Imprimer

Afficher tout

Masquer tout

Voici quelques tâches basiques qui vous permettront d’apprendre à utiliser


Microsoft Access 2010.

21
Contenu de cet article

Qu’est-ce qu’Access ?

Bases de données relationnelles dans Access

Lorsque vous ouvrez Access

Trouver et appliquer un modèle

Créer une base de données entièrement nouvelle

Ouvrir une base de données Access

Utiliser votre nouvelle base de données

Ajouter une table

Coller des données d’une autre source dans une table Access

Importer ou lier des données issues d’une source externe

Étapes suivantes

Importer des données depuis une feuille de calcul ou un autre programme

Importer une feuille de calcul Excel dans Access

Importer une feuille de calcul Excel sous la forme d’une table dans une nouvelle base de
données

Utiliser l’Assistant Analyseur de table pour organiser des données

Utiliser des données provenant d’autres programmes

Utiliser une base de données de version antérieure dans plusieurs versions d’Access

Utiliser une base de données Access dans plusieurs versions d’Access

Étape 1: effectuer une copie de la base de données existante, et l’enregistrer dans un autre
format

Étape 2 : fractionner la base de données copiée et utiliser le fichier d’origine comme base de
données principale

Étape 3 : connecter la nouvelle base de données frontale à la base de données d’origine

Utiliser une application frontale/principale dans plusieurs versions d’Access

22
Qu’est-ce qu’Access ?

Access 2010 est un outil de déploiement et de conception d’application de base de données que


vous pouvez utiliser pour effectuer le suivi d’informations importantes. Vous pouvez conserver
vos données sur ordinateur ou vous pouvez les publier sur le Web afin que d’autres puissent
utiliser votre base de données avec un simple navigateur Web.

Beaucoup de gens commencent à utiliser Access lorsque le programme qu’ils utilisent pour
effectuer le suivi de leurs données n’est plus adapté à l’usage qu’ils en font. Par exemple,
supposons que vous soyez organisateur d’événements et que vous souhaitiez effectuer le suivi
de tous les éléments à gérer pour que vos événements soient réussis. Si vous utilisez un
processeur Word ou un tableur pour cela, vous pouvez facilement rencontrer des problèmes à
cause de données non cohérentes ou redondantes. Vous pouvez utiliser un logiciel de
planification, mais un calendrier n’est pas particulièrement adapté pour le suivi d’informations
financières.

Bases de données relationnelles dans Access

Il est parfois nécessaire d’utiliser une base de données relationnelle pour effectuer le suivi de ce
type d’informations : un entrepôt de stockage de données réparties en plusieurs collections de
données plus petites (les tables) pour éliminer les redondances et reliées entre elles par les
informations qu’elles ont en commun (les champs). Par exemple, une base de données
relationnelle dédiée à la planification d’événements peut inclure une table contenant les
informations sur les clients, une autre contenant les informations sur les fournisseurs et une
autre avec les informations sur les événements. Cette dernière table peut contenir un champ la
reliant à la table des clients et un autre la reliant à la table des fournisseurs. De cette façon, par
exemple, lorsqu’un fournisseur change de numéro de téléphone, l’information est mise à jour
dans la table des fournisseurs uniquement, et il n’est pas nécessaire de la modifier dans tous les
événements impliquant le fournisseur.

Access est un outil qui permet de développer rapidement et facilement des applications de base
de données relationnelle afin de gérer vos informations. Vous pouvez créer une base de données
pour effectuer le suivi de n’importe quel type d’informations, par exemple, un inventaire, des
contacts professionnels ou des procédures d’entreprise. En fait, Access est fourni avec des
modèles que vous pouvez utiliser en l’état pour suivre toute une variété d’informations et qui
rendent les choses aisées même pour un débutant.

Lorsque vous ouvrez Access

Lorsque vous démarrez Access 2010, le mode Microsoft Office Backstage apparaît : vous pouvez
y obtenir des informations sur la base de données active, créer une nouvelle base de données,
ouvrir une base de données existante et afficher du contenu proposé dans Office.com.

23
Le mode Backstage contient également de nombreuses autres commandes que vous pouvez
utiliser pour modifier, maintenir ou partager vos bases de données. Les commandes dans le
mode Backstage s’appliquent généralement aux bases de données entières et non aux objets
contenus dans une base de données.

 Remarque   Vous pouvez afficher le mode Backstage à tout moment en cliquant sur l’onglet
Fichier.

Haut de la page

Trouver et appliquer un modèle

Access fournit de nombreux modèles que vous pouvez utiliser pour accélérer la création de vos
bases de données. Un modèle est une base de données prête à l’emploi contenant toutes les
tables, les requêtes, les formulaires et les états requis pour effectuer une certaine tâche. Par
exemple, vous pouvez avoir recours à des modèles pour assurer le suivi des problèmes, pour
gérer vos contacts ou pour enregistrer vos notes de frais. Certains modèles contiennent des
exemples d’enregistrements afin d’illustrer leur utilisation. Vous pouvez utiliser ces modèles de
base de données tels quels ou les personnaliser en fonction de vos besoins.

Pour trouver et appliquer un modèle à votre base de données, procédez comme suit :

Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Nouveau.

Sous Modèles disponibles, effectuez l’une des opérations suivantes :

Pour réutiliser un modèle récemment utilisé, cliquez sur Modèles récents, puis sélectionnez le
modèle de votre choix.

Pour utiliser un modèle déjà installé, cliquez sur Mes modèles, puis sélectionnez le modèle de
votre choix.

24
Pour trouver un modèle sur Office.com, sous Modèles Office.com, cliquez sur une catégorie de
modèle, sélectionnez le modèle de votre choix, puis cliquez sur Télécharger pour télécharger le
modèle depuis Office.com vers votre ordinateur.

 Remarque    Vous pouvez également rechercher des modèles sur Office.com à partir d’Access.
Dans le champ Rechercher des modèles dans Office.com, tapez un ou plusieurs termes de
recherche, puis cliquez sur la flèche pour lancer la recherche.

Vous pouvez également cliquer sur l’icône en forme de dossier en regard du champ Nom fichier
pour accéder à l’emplacement où vous voulez créer la base de données. Si vous n’indiquez pas
d’emplacement, Access crée la base de données à l’emplacement par défaut qui est affiché sous
le champ Nom fichier.

Cliquez sur Créer.

Access crée la base de données et l’ouvre pour l’utiliser.

Haut de la page

Créer une base de données entièrement nouvelle

 Remarque   Pour une présentation plus détaillée des concepts qui sous-tendent l’utilisation
d’Access pour la création de bases de données, voir l’article Concepts de base sur la conception
d’une base de données.

Si aucun des modèles ne correspond à vos besoins ou si vous voulez utiliser dans Access des
données d’un autre programme, vous pouvez décider qu’il vaut mieux créer une base de
données entièrement nouvelle. Dans Access 2010, vous avez le choix entre une base de données
de bureau standard ou une base de données sur le Web.

 Remarque   Pour plus d’informations sur les bases de données sur le Web, voir l’article Créer
une base de données sur le Web.

Pour créer une nouvelle base de données, procédez comme suit :

Démarrez Access.

Sous l’onglet Nouveau dans le mode Backstage, cliquez sur Base de données vide ou Base de
données Web vide.

 Important   Votre choix détermine les fonctionnalités disponibles dans la nouvelle base de


données. Les bases de données de bureau ne peuvent pas être publiées sur le Web, et les bases
de données Web ne prennent pas en charge les fonctionnalités de bureau, telles que les
requêtes globales.

Sur la droite, tapez le nom de votre base de données dans le champ Nom de fichier.

25
Pour modifier l’emplacement de création du fichier, cliquez sur Parcourir en regard du champ
Nom de fichier, puis sélectionnez le nouvel emplacement et cliquez sur OK.

Cliquez sur Créer.

Access crée la nouvelle base de données, puis ouvre une table vide (appelée Table1) en Mode
Feuille de données (mode Feuille de données : fenêtre qui affiche des données d’une table, d’un
formulaire, d’une requête, d’une vue ou d’une procédure stockée sous forme de lignes et de
colonnes. En mode Feuille de données, vous pouvez modifier des champs et ajouter, supprimer
ou rechercher des données.).

Access place le curseur dans la première cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter de la
nouvelle table.

Pour ajouter des données, commencez à taper ou collez des données provenant d’une autre
source comme indiqué dans la section Coller des données d’une autre source dans une table
Access, plus loin dans cet article.

 Remarques 

L’entrée de données en mode Feuille de données est très similaire à l’entrée de données dans
une feuille de calcul Excel. La principale contrainte est qu’il est obligatoire d’entrer les données
dans des lignes et des colonnes contiguës, en commençant par l’angle supérieur gauche de la
feuille de données. N’essayez pas de mettre en forme vos données en insérant des lignes ou des
colonnes vides, comme vous le feriez dans une feuille de calcul Excel : cette opération se
solderait par une perte d’espace dans la table. La table ne contient que les données. Leur
présentation visuelle se fait dans les formulaires et les états que vous créez ultérieurement.

La structure de la table est créée lors de l’entrée des données. Un nouveau champ est défini
dans la table à chaque ajout d’une colonne à la feuille de données. Access définit le type de
données (type de données : caractéristique d’un champ qui détermine le type des données qu’il
peut contenir. Les différents types de données sont Boolean, Integer, Long, Currency, Single,
Double, Date, String et Variant (par défaut).) du champ en fonction du type de données que vous
entrez. Par exemple, si la table contient une colonne dans laquelle vous n’avez renseigné que
des dates, Access attribue le type de données Date/Heure à ce champ. Par la suite, si vous
essayez d’entrer une valeur qui n’est pas une date (comme un nom ou un numéro de téléphone)
dans ce champ, Access affiche un message vous informant que cette valeur ne correspond pas au
type de données de cette colonne. Dans la mesure du possible, pensez à concevoir une table où
chaque colonne contient un type de données unique, que ce soit du texte, des dates, des
nombres ou toute autre valeur. C’est ainsi que vous faciliterez la génération de requêtes, de
formulaires et d’états qui sélectionnent uniquement les données souhaitées.

Si vous ne souhaitez pas entrer de données, cliquez sur Fermer .

 Remarque   Access supprimera la Table1 si vous la fermez sans l’enregistrer.

26
Haut de la page

Ouvrir une base de données Access

 Conseil   Pour ouvrir rapidement l’une des dernières bases de données que vous aviez ouverte,
sous l’onglet Fichier, cliquez sur Récent, puis cliquez sur le nom du fichier.

Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.

Cliquez sur le raccourci dans la boîte de dialogue Ouvrir ou dans le champ Rechercher dans,
cliquez sur le lecteur ou le dossier contenant la base de données souhaitée.

Dans la liste de dossiers, double-cliquez sur les dossiers l’un après l’autre jusqu’à parvenir au
dossier contenant la base de données.

Une fois que vous avez trouvé la base de données, effectuez l’une des opérations suivantes :

Pour ouvrir la base de données en mode d’ouverture par défaut, double-cliquez dessus.

Pour ouvrir la base de données en mode d’accès partagé dans un environnement multi-
utilisateur (base de données multi-utilisateur (partagée) : base de données qui permet à un ou
plusieurs utilisateurs d’accéder au même ensemble de données et de le modifier en même
temps.) de sorte que vous et les autres utilisateurs puissiez lire et écrire dans la base de données
en même temps, cliquez sur Ouvrir.

Pour ouvrir la base de données en lecture seule afin de pouvoir la consulter mais pas la modifier,
cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en lecture seule.

Pour ouvrir la base de données en mode exclusif, empêchant ainsi toute autre personne de
l’ouvrir au même moment que vous, cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir, puis sur
Ouvrir en exclusif.

Pour ouvrir la base de données en mode lecture seule, cliquez sur la flèche à côté du bouton
Ouvrir, puis sur Ouvrir en mode lecture seule exclusif. D’autres utilisateurs peuvent ouvrir la
base de données, mais en lecture seule uniquement.

Si la base de données à ouvrir est introuvable     

Dans la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez sur le raccourci vers le Poste de travail  ou, dans le
champ Rechercher dans, cliquez sur Poste de travail.

Dans la liste de lecteurs, cliquez avec le bouton droit sur le lecteur contenant la base de
données, puis cliquez sur Rechercher.

Entrez vos critères de recherche puis appuyez sur la touche ENTRÉE pour rechercher la base de
données.

Si vous trouvez la base de données, ouvrez-la en double-cliquant dessus dans la boîte de


dialogue Résultats de la recherche.

27
 Remarque   Étant donné que la recherche a été lancée dans la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez
sur le bouton Annuler de cette boîte de dialogue pour que la base de données s’ouvre.

Vous pouvez ouvrir directement un fichier de données dans un format de fichier externe (tel que
dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Microsoft Excel). Vous pouvez également ouvrir
directement n’importe quelle source de données ODBC (sources de données ODBC : données et
informations requises pour accéder à ces données à partir de programmes et de bases de
données prenant en charge le protocole ODBC (Open Database Connectivity).), telle que
Microsoft SQL Server ou Microsoft FoxPro. Access crée automatiquement une base de données
Access dans le même dossier que le fichier de données, puis ajoute des liens vers chaque table
de la base de données externe.

Haut de la page

Utiliser votre nouvelle base de données

Selon le modèle utilisé, vous devrez peut-être effectuer l’une des opérations suivantes pour
démarrer la nouvelle base de données :

Si Access affiche une boîte de dialogue Connexion incluant une liste vide d’utilisateurs, utilisez
l’une des procédures suivantes pour commencer :

Cliquez sur Nouvel utilisateur.

Complétez le formulaire Détails de l’utilisateur.

Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Sélectionnez le nom d’utilisateur que vous venez d’entrer, puis cliquez sur Connexion.

Si Access affiche une feuille de données vide, vous pouvez commencer à taper directement les
données dans la feuille de données ou cliquez sur les autres boutons et onglets pour découvrir la
base de données.

Si Access affiche une page Mise en route, vous pouvez cliquer sur les liens de cette page pour en
savoir plus sur la base de données, ou cliquez sur les autres boutons et onglets pour découvrir la
base de données.

Si Access affiche un message Avertissement de sécurité dans la barre des messages et que vous
faites confiance à la source du modèle, cliquez sur Activer le contenu. S’il est nécessaire de se
connecter à la base de données, vous devrez vous reconnecter.

Pour les bases de données de bureau et Web, vous pouvez également commencer par l’une des
étapes suivantes :

Ajout d’une table, puis ajout de données dans la table.

Importation de données à partir d’autres sources et création de tables au cours du processus.

28
Haut de la page

Ajouter une table

Vous pouvez ajouter une nouvelle table à une base de données existante en utilisant les outils
du groupe Tables sous l’onglet Créer.

 Remarque   Dans la base de données Web, seule la commande Table est disponible dans le
groupe Tables.

Quel que soit le mode utilisé en premier lieu, vous pouvez basculer de l’un à l’autre grâce aux
boutons de modes d’affichage situés dans la barre d’état de la fenêtre Access.

Créer une table vide en mode Feuille de données    Le mode Feuille de données permet d’entrer
directement des données. La structure de la table est alors créée en tâche de fond. Les noms
sont attribués aux champs par incréments numériques (Champ1, Champ2, etc.) et Access définit
leur type de données en fonction du type de données que vous y entrez.

Sous l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table .

Access crée la table, puis place le curseur dans la première cellule vide de la colonne Cliquer
pour ajouter.

Pour ajouter des données, commencez à taper dans la première cellule vide ; vous pouvez
également les coller à partir d’une autre source, comme décrit plus loin dans cet article.

Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur l’en-tête correspondant, puis tapez le
nouveau nom.

 Conseil   Attribuez un nom significatif à chaque champ afin de pouvoir en déterminer le contenu


sans avoir à afficher les données.

Pour déplacer une colonne, sélectionnez-la en cliquant sur son en-tête avant de la faire glisser à
l’emplacement souhaité. Vous pouvez également sélectionner plusieurs colonnes contiguës et
toutes les faire glisser vers une nouvelle destination.

Pour ajouter d’autres champs à votre table, vous pouvez soit commencer à taper dans la colonne
Cliquer pour ajouter en mode Feuille de données, ou vous pouvez ajouter de nouveaux champs à
l’aide des commandes du groupe Ajouter et supprimer sous l’onglet Champs.

Créer une table en mode Création    En mode Création, vous devez d’abord créer la structure de
la nouvelle table. Vous pouvez ensuite basculer en mode Feuille de données pour entrer des

29
données, ou bien vous pouvez entrer des données à l’aide d’une autre méthode, comme avec un
formulaire.

 Remarque   Le mode Création n’est pas disponible pour les tables d’une base de données Web

Sous l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Création de table.

Pour chaque champ de la table, tapez un nom dans la colonne Nom du champ, puis sélectionnez
un type de données dans la liste Type de données.

Vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans chaque champ dans la colonne
Description. Cette description s’affiche dans la barre d’état lorsque le point d’insertion se trouve
dans ce champ et lorsqu’il est utilisé comme texte de la barre d’état pour tous les contrôles que
vous créez en faisant glisser le champ du volet liste de champs vers un formulaire ou un état,
ainsi que pour tous les contrôles créés pour ce champ par le biais de l’Assistant Formulaire ou
État.

Après avoir ajouté tous les champs, enregistrez la table :

Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez commencer à entrer des données dans la table à tout moment en basculant en
mode Feuille de données, en cliquant sur la première cellule vide, puis en tapant les données.
Vous pouvez par ailleurs coller des données à partir d’une autre source, comme décrit dans la
section suivante.

Création d’une table à partir d’une liste SharePoint    Avec une liste SharePoint, vos données sont
utilisables par des personnes n’ayant pas Access. En outre, les données de la liste sont stockées
sur un serveur, qui offre généralement une meilleure protection contre la perte des données que
des fichiers stockés sur un ordinateur de bureau. Vous pouvez commencer avec une nouvelle
liste ou lier votre table à une liste existante. Vous devez avoir les droits appropriés sur le site
SharePoint où vous souhaitez créer la liste ; cela peut varier selon le site, aussi nous vous
recommandons de contacter votre administrateur SharePoint pour connaître les options
disponibles.

 Remarque   Cette fonctionnalité n’est pas disponible dans une base de données Web.

Sous l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Listes SharePoint.

Vous pouvez utiliser l’un des modèles de la liste pour créer une liste SharePoint standard, par
exemple une liste Contacts ou Événements.

Vous pouvez également choisir de créer une liste personnalisée ou de lier votre table à une liste
existante ou d’importer une liste existante. Cliquez sur l’option de votre choix.

Si vous choisissez l’un des modèles de la liste ou si vous créez une liste personnalisée, la boîte de
dialogue Créer une nouvelle liste s’ouvre pour vous guider tout au long de la procédure. Si vous

30
choisissez d’utiliser une liste existante, la boîte de dialogue Données externes s’ouvre pour vous
aider.

Pour plus d’informations sur les tables, voir l’article Présentation des tables.

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Coller des données d’une autre source dans une table Access

Si les données sont stockées dans un autre programme, comme Excel, vous pouvez les copier et
les coller dans une table Access. En règle générale, pour optimiser cette opération, il est
recommandé que les données soient déjà organisées en colonnes, comme dans le cas d’une
feuille de calcul Excel. Si les données sont contenues dans un programme de traitement de texte,
il vaut mieux séparer les colonnes de données à l’aide de tabulations ou convertir les données en
tableau dans le programme de traitement de texte avant de les copier. Si les données doivent
être modifiées ou manipulées (par exemple, fractionner les noms complets en prénoms et
noms), il est recommandé de le faire avant de les copier, notamment si vous n’avez pas
l’habitude d’utiliser Access.

Lorsque vous collez des données dans une table vide, le type de données de chaque champ est
automatiquement défini en fonction du type des données collées. Par exemple, si un champ
collé ne contient que des dates, Access lui applique le type de données Date/Heure. Si le champ
collé ne contient que les mots « oui » et « non », Access lui applique alors le type de données
Oui/Non.

Pour attribuer le nom des champs, Access se base sur le contenu de la première ligne de
données collées. Si le type de cette ligne est similaire aux lignes suivantes, Access détermine que
la première ligne fait partie des données et attribue aux champs des noms génériques (F1, F2,
etc.). Si la première ligne de données collées n’est pas similaire aux lignes suivantes, Access
détermine qu’elle est constituée de noms de champs. Les champs sont alors nommés en
conséquence et la première ligne n’est pas incluse dans les données.

Si Access attribue des noms de champ génériques, renommez les champs dès que possible pour
éviter toute confusion. Suivez la procédure ci-dessous :

Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la table.

En mode Feuille de données, double-cliquez sur chaque en-tête de colonne, puis tapez un nom
pour la colonne.

Enregistrez à nouveau la table.

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Importer ou lier des données issues d’une source externe

Vous pouvez vouloir utiliser dans Access des données collectées dans un autre programme. Vous
travaillez peut-être avec des personnes qui stockent leurs données sur d’autres programmes, et

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vous souhaiteriez pouvoir travailler avec leurs données dans Access. Ou bien encore, vous
utilisez plusieurs sources de données et avez besoin d’un « point de collecte » où rassembler vos
données en vue de les analyser plus avant.

Access facilite l’importation de données, ou la liaison de données, à partir d’autres programmes.


Vous pouvez importer des données provenant d’une feuille de calcul Excel, d’une table
appartenant à une autre base de données Access, d’une liste SharePoint ou de tout un éventail
d’autres sources. Le processus varie légèrement en fonction de la source choisie, mais les
instructions ci-dessous faciliteront la mise en route :

Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur la commande
correspondant au type de fichier à partir duquel vous effectuez l’importation.

Par exemple, si vous importez des données d’une feuille de calcul Excel, cliquez sur Excel. Si le
type du programme n’est pas affiché, cliquez sur Plus.

 Remarque   Si le type de format adéquat n’apparaît pas dans le groupe Importer et lier, il vous
faudra peut-être démarrer le programme dans lequel les données ont été créées, puis utiliser ce
programme pour enregistrer les données dans un format de fichier courant (fichier texte
délimité (fichier texte délimité : fichier qui contient des données où les valeurs de champs sont
séparées des autres par un caractère, tel qu’une virgule ou une tabulation.), par exemple) avant
de les importer dans Access.

Dans la boîte de dialogue Données externes, cliquez sur le bouton Parcourir pour accéder au
fichier de données source ou tapez le chemin d’accès complet de ce fichier dans la zone Nom
fichier.

Cliquez sur l’option de votre choix sous Spécifiez le mode et l’emplacement de stockage des
données dans la base de données active. Vous pouvez créer une table en utilisant les données
importées, ajouter les données à une table existante ou créer une table attachée qui conserve
un lien avec la source de données.

Enfin, cliquez sur OK.

Selon le choix effectué, la boîte de dialogue Lier des objets ou Importer des objets s’ouvre.

Utilisez la boîte de dialogue pour terminer le processus. La procédure exacte dépend de l’option
d’importation ou de liaison choisie.

Dans la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.

Si vous avez choisi l’importation, Access demande si vous voulez enregistrer les détails de
l’opération d’importation que vous venez d’effectuer.

Si vous pensez renouveler cette importation, cliquez sur Enregistrer les étapes d’importation,
puis entrez les détails.

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Vous pouvez ensuite facilement reproduire l’opération d’importation en cliquant successivement
sur Importations enregistrées dans le groupe Importer de l’onglet Données externes, sur la
spécification d’importation, puis sur Exécuter.

Si vous ne souhaitez pas enregistrer les détails de l’opération, cliquez sur Fermer.

Access importe les données dans une nouvelle table, qu’il affiche ensuite sous Tables dans le
volet de navigation.

Pour en savoir plus la procédure d’importation des données dans Access, suivez les liens dans la
section Voir aussi de cet article.

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Étapes suivantes

Le reste du processus de création dépend de vos objectifs, mais vous souhaitez probablement
pouvoir créer des requêtes, des formulaires, des états ou des macros. Cette article ne fournit pas
d’informations sur la création d’objets de base de données supplémentaires.

Pour plus d’informations, voir les articles suivants :

Présentation des requêtes

Présentation des formulaires

Présentation des états

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Importer des données depuis une feuille de calcul ou un autre programme

Si vous avez utilisé d’autres programmes de base de données ou feuilles de calcul, vous
connaissez probablement déjà leurs principes de fonctionnement ainsi que les principaux usages
et fonctions des bases de données. Contrairement à la plupart des autres systèmes de gestion de
base de données, Access permet de créer des bases de données relationnelles (base de données
relationnelle : type de base de données qui stocke des informations dans des tables. Utilise les
valeurs correspondantes de deux tables pour relier les données de l’une des tables à celles de
l’autre table. Dans une base de données relationnelle, vous ne stockez en général qu’une fois un
certain type de données.), et diffère de la plupart des autres feuilles de calcul en proposant des
outils pour le développement de requêtes, formulaires et états sophistiqués. Il offre en outre de
nombreuses options d’interaction avec d’autres programmes de base de données, comme SQL
Server.

Importer une feuille de calcul Excel dans Access

Nombreux sont ceux qui se mettent à explorer Access après avoir généré une liste dans Excel. Si
Excel se prête idéalement à la création initiale d’une liste, plus cette dernière s’étoffe et plus son

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organisation et sa mise à jour deviennent délicates. Généralement, le transfert de cette liste vers
Access constitue l’étape logique suivante.

La structure d’une table de base de données ressemble à celle d’une feuille de calcul, en cela
que les données sont stockées dans des lignes et des colonnes. Par conséquent, l’importation
d’une feuille de calcul dans une table de base de données est en général une opération simple.
C’est au niveau du mode d’organisation des données que l’on constate la principale différence
selon que les données sont stockées dans une feuille de calcul ou dans une base de données. Il
ne suffit pas d’importer une feuille de calcul complète dans une nouvelle table d’une base de
données pour résoudre les problèmes associés à l’organisation et à la mise à jour des données,
en particulier si des données redondantes sont présentes dans votre feuille de calcul. Pour
résoudre ces problèmes, vous devez séparer les données de la feuille de calcul en plusieurs
tables, chacune contenant des données associées. Pour plus d’informations sur l’organisation
des données dans les tables, voir l’article Notions fondamentales sur la conception d’une base de
données.

Access comporte un Assistant Analyseur de table, qui peut vous aider dans ce processus. Après
l’importation de vos données dans une table, cet Assistant facilite le fractionnement de la table,
chacune contenant des données qui ne sont dupliquées dans aucune autre table. Il crée
également les relations nécessaires entre les tables.

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Importer une feuille de calcul Excel en tant que table dans une nouvelle base de données

Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Nouveau, puis sur Base de données vide.

Tapez un nom pour la nouvelle base de données dans la zone Nom de fichier, puis cliquez sur le
bouton Créer.

La nouvelle base de données s’ouvre et Access crée une nouvelle table vide, la Table1.

Fermez la Table1.

Lorsque vous êtes invité à enregistrer les modifications apportées à la conception de la Table1,
cliquez sur Non.

Sous l’onglet Données externes dans le groupe Importer et lier, cliquez sur Excel.

Dans la boîte de dialogue Données externes, cliquez sur Parcourir.

Utilisez la boîte de dialogue Ouvrir pour accéder au fichier.

Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.

Dans la boîte de dialogue Données externes, vérifiez que l’option Importer les données sources
dans une nouvelle table de la base de données active est sélectionnée.

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Enfin, cliquez sur OK.

L’Assistant Importation de feuille de calcul démarre ; répondez aux questions qui vous sont
posées sur les données.

Suivez les instructions en cliquant sur le bouton Suivant ou Précédent pour parcourir les pages.
Sur la dernière page de l’Assistant, cliquez sur le bouton Terminer.

 Remarque   Access demande si vous voulez enregistrer les détails de l’opération d’importation


que vous venez d’effectuer. Si vous pensez renouveler cette importation, cliquez sur Oui, puis
entrez les détails. Vous pouvez alors facilement reproduire l’importation en cliquant sur
Importations enregistrées dans le groupe Importer de l’onglet Données externes. Si vous ne
souhaitez pas enregistrer les détails de cette opération, cliquez sur le bouton Fermer.

Access importe les données dans une nouvelle table, qu’il affiche ensuite sous Toutes les tables
dans le volet de navigation.

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Utiliser l’Assistant Analyseur de table pour organiser des données

Après l’importation de données dans une table Access, vous pouvez recourir à l’Assistant
Analyseur de table pour identifier rapidement les données en double. Cet Assistant simplifie
l’organisation des données dupliquées en tables séparées, de façon à optimiser leur stockage.
Access sauvegarde une copie de la table initiale, puis crée de nouvelles tables sur lesquelles
s’appuiera votre application de base de données.

Ouvrez la base de données Access contenant la table que vous souhaitez analyser.

Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Analyser, cliquez sur Analyse table.

L’Assistant Analyseur de table démarre.

Les deux premières pages de l’Assistant lui sont consacrées : ce court didacticiel comprend des
boutons sur lesquels vous pouvez cliquer pour afficher des exemples. Si les pages d’introduction
ne s’affichent pas, activez la case à cocher Afficher les pages d’introduction et cliquez deux fois
sur le bouton Précédent pour revenir à l’introduction. Si, après avoir lu l’introduction, vous ne
souhaitez plus voir apparaître ces pages, vous pouvez désactiver la case à cocher Afficher les
pages d’introduction.

Sur la page commençant par la phrase Quelle table contient des champs dont les valeurs sont
répétées dans plusieurs enregistrements, sélectionnez la table que vous souhaitez analyser, puis
cliquez sur Suivant.

L’Assistant peut organiser les champs dans les tables automatiquement, ou vous pouvez
effectuer ces choix vous-même. Si vous suivez les suggestions de l’Assistant, vous pouvez
toujours modifier la disposition des tables à la page suivante.

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 Remarque   Les choix effectués par l’Assistant lorsqu’il organise les champs dans les tables ne
sont pas toujours appropriés, en particulier si le volume de données est faible. Vérifiez donc
minutieusement les résultats obtenus avec l’Assistant. Néanmoins, il est possible que ce dernier
recommande une meilleure organisation que la vôtre, c’est pourquoi il est judicieux de
l’exécuter au moins une fois. Si ces suggestions ne vous conviennent pas, vous pouvez toujours
réorganiser les champs manuellement et cliquer sur le bouton Précédent pour revoir la
disposition des champs vous-même.

Cliquez sur le bouton Suivant. Cette page permet de spécifier les tables et les champs qu’elles
contiennent. Si vous aviez opté pour l’organisation déterminée par l’Assistant, vous devriez voir
plusieurs tables connectées par des lignes de jointure. Sinon, Access crée une seule table
contenant tous les champs. Quoi qu’il en soit, vous pouvez apporter les modifications souhaitées
sur cette page.

Vous pouvez faire glisser des champs d’une table vers une zone vide de la page pour créer une
nouvelle table les contenant. Vous êtes invité à entrer un nom de table.

Vous pouvez faire glisser les champs d’une table à une autre si vous pensez que cela peut
optimiser leur stockage.

Un champ ID ou Numéro unique généré est octroyé à la plupart des tables. Pour en savoir plus
sur les champs d’identification, cliquez sur Conseils dans le coin supérieur droit de l’Assistant.

Pour annuler une modification, cliquez sur le bouton Annuler.

Pour renommer une table, double-cliquez sur sa barre de titre, tapez le nouveau nom, puis
cliquez sur OK.

Après avoir organisé les champs comme vous le souhaitez, cliquez sur Suivant.

Si l’Assistant identifie des enregistrements aux valeurs très similaires, il les considère comme
d’éventuelles erreurs typographiques et affiche un écran où vous pouvez confirmer la conduite à
tenir face à ces enregistrements. Faites défiler la liste pour trouver les enregistrements avec des
valeurs dans la colonne Correction puis cliquez sur l’élément approprié dans la liste déroulante.
Sélectionnez (Laisser tel quel) pour que l’Assistant ne modifie pas la valeur. Une fois terminé,
cliquez sur Suivant.

L’Assistant vous demande si vous souhaitez créer une requête qui ressemble à la table initiale. Si
vous avez déjà généré des formulaires et des états fondés sur la table initiale, la création d’une
telle requête est une idée judicieuse. Si vous sélectionnez Oui, créer la requête, l’Assistant
renomme la table initiale en ajoutant le suffixe « _ANCIEN » au nom de la table. Il octroie alors
un nom à la nouvelle requête en reprenant celui de la table initiale. Les formulaires et les états
reposant sur cette table utilisent à présent la requête pour leurs données et fonctionnent
comme auparavant.

Cliquez sur Terminer.

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L’Assistant crée les nouvelles tables, comme indiqué, avant de les ouvrir. Fermez-les lorsque
vous en avez fini avec l’inspection des résultats.

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Utiliser des données provenant d’autres programmes

Access 2010 offre des fonctionnalités permettant d’utiliser des données stockées dans d’autres
programmes.

Créer une nouvelle base de données Access liée aux données dans un autre format de
fichier    Vous pouvez utiliser Access pour ouvrir un fichier dans un autre format de fichier,
comme un fichier texte ou dBASE ou une feuille de calcul. Access crée automatiquement une
base de données Access et lie le fichier à votre place.

Démarrez Access.

Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.

Dans la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez sur le type de fichier que vous souhaitez ouvrir dans la
liste. Si vous ne savez pas quel type choisir, cliquez sur Tous les fichiers (*.*).

Le cas échéant, accédez au dossier contenant le fichier à ouvrir. Une fois le fichier localisé,
double-cliquez dessus pour l’ouvrir.

Suivez les instructions de l’Assistant. Dans la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.

Importer des données dans une base de données existante ou lier des données à une base de
données Access existante    Vous pouvez importer des données provenant d’autres sources et
programmes vers des tables Access, afin que ces données soient contenues dans ce fichier
Access. Une autre option consiste à créer dans Access une liaison vers ces données, qui de cette
façon, demeureront dans leur fichier initial (en dehors du fichier Access).

Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur le format utilisé pour
stocker les données.

Vous pouvez importer ou lier des données à partir des sources suivantes :

Excel    Vous pouvez récupérer les données d’une feuille de calcul ou d’une plage définie dans un
classeur Excel. Chaque feuille de calcul ou plage définie doit être importée ou liée séparément.

Access    Ce format est particulièrement utile pour séparer processus et données, lors de la
création d’une base de données fractionnée. En bref, vous pouvez conserver tous vos
formulaires, états et macros dans une base de données et vos données dans une autre. Par la
suite, vous pouvez procéder à des améliorations sans devoir interrompre le travail de quiconque.
Vous pouvez également combiner les données de nombreuses bases de données Access dans
une seule base, facilitant ainsi la synthèse de données provenant de départements différents ou
entre partenaires commerciaux.

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Base de données ODBC    Plusieurs programmes prennent en charge ce format, y compris de
nombreux produits de serveur de base de données. Cela vous permet de créer des bases de
données utilisées comme « points de collecte », où vous pouvez centraliser les données
provenant de différents systèmes.

Fichier texte    Vous pouvez vous connecter à un simple fichier texte, et même utiliser Access
pour modifier le contenu de ce fichier. Cela simplifie l’utilisation des données Access par un
grand nombre de programmes.

Fichier XML    Ce format est également compatible avec toute une variété de programmes, y
compris certains serveurs Web.

Liste SharePoint    Ce format rend vos données utilisables dans un navigateur Web, mode
d’utilisation standard d’une liste SharePoint.

Services de données    Vous pouvez vous connecter aux services de données Web au sein de
votre entreprise.

Document HTML    

Dossier Outlook    Vous pouvez vous connecter à des dossiers Outlook, afin d’intégrer plus
facilement vos informations de contact à vos autres données.

Fichier dBase    dBase est un autre système de base de données pris en charge par Access

La boîte de dialogue Données externes s’affiche.

Suivez les instructions affichées dans la boîte de dialogue.

Access importe les données dans votre base de données ou lie les données à votre base de
données. Pour la plupart des formats de fichier, vous devez spécifier l’emplacement des
données, puis indiquer la façon dont celles-ci seront stockées dans la base de données.

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Utiliser une base de données de version antérieure dans plusieurs versions d’Access

Si votre base de données ou projet Access a été créée dans Access 2000 ou une version
ultérieure, vous pouvez l’utiliser dans la version d’Access qui a servi à sa création ou dans une
version ultérieure, même si la sécurité du fichier est activée. Par exemple, les fichiers
Access 2000 sont utilisables dans Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 et
Access 2010.

Il peut arriver que vous souhaitiez conserver vos données dans une version antérieure d’Access,
mais que des utilisateurs disposant d’une version ultérieure d’Access souhaitent se lier à ces
données tout en bénéficiant de certaines fonctionnalités de la version ultérieure. La solution
consiste à créer une nouvelle base de données « frontale » dans la version ultérieure (contenant
les formulaires, états, requêtes, macros, mais aucune table) et de la lier aux tables du fichier de

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la version précédente. Utilisez l’une des procédures suivantes, selon que votre base de données
est contenue dans le fichier ou déjà fractionnée en une application frontale/principale
(application frontale/principale : application qui se compose d’un fichier de base de données «
principale » contenant des tables et des copies d’un fichier de base de données « frontale »
contenant tous les autres objets de base de données qui comportent des liaisons vers les tables
« principales ».).

Utiliser un fichier de base de données Access dans plusieurs versions d’Access

Si toutes les tables, formulaires et autres objets de votre base de données Access sont contenus
dans un seul fichier et si vous voulez utiliser la base de données dans plusieurs versions d’Access,
vous pouvez créer une nouvelle base de données frontale dans une version ultérieure et la lier
au fichier d’origine. Les utilisateurs qui possèdent la version antérieure d’Access peuvent
toujours utiliser la base de données d’origine. Les utilisateurs qui possèdent la version plus
récente peuvent utiliser la nouvelle base de données frontale pour se lier aux mêmes données.
Vous pouvez créer plusieurs versions frontales si vous avez besoin d’utiliser plusieurs versions
d’Access.

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Étape 1: effectuer une copie de la base de données existante, et l’enregistrer dans un autre
format

Utilisez la procédure suivante pour convertir la base de données dans l’un des trois formats
Access récents : Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Cette commande conserve la
base de données d’origine dans son format originel et crée une copie au format que vous
spécifiez.

Fermez le fichier Access. S’il s’agit d’une base de données Access multi-utilisateur située sur un
serveur ou dans un dossier partagé, assurez-vous qu’elle n’est pas ouverte par un autre
utilisateur.

Démarrez Access 2010.

Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.

Accédez à l’emplacement du fichier à convertir, puis double-cliquez dessus pour l’ouvrir.

 Remarque   Si la boîte de dialogue Amélioration de la base de données s’affiche vous


demandant si vous souhaitez améliorer la base de données, cliquez sur Non.

Si un formulaire s’ouvre au démarrage de la base de données, fermez-le.

Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer la base de données sous.

Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez le nom de la nouvelle base de données.

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 Remarque   À moins d’enregistrer la nouvelle base de données à un autre emplacement, son
nom doit être différent de la base de données d’origine. Quoi qu’il en soit, il est généralement
préférable d’utiliser un autre nom afin de distinguer plus facilement les bases de données
frontale et principale. Sachez cependant que, lorsque vous convertissez une base de données au
format Access 2007, l’extension du nom du fichier .mdb est remplacée par .accdb, ce qui signifie
que le nom du fichier peut rester le même.

Cliquez sur Enregistrer.

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Étape 2 : fractionner la base de données copiée et utiliser le fichier d’origine comme base de
données principale

Fractionnez la base de données convertie en utilisant la procédure suivante :

Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Déplacer les données, cliquez sur Base
de données Access.

Dans la boîte de dialogue Assistant Fractionnement de base de données, cliquez sur Fractionner
la base de données.

 Remarque   Vous pouvez effectuer une sauvegarde si vous le souhaitez, mais vous pouvez aussi
simplement créer une copie à l’aide de la base de données d’origine.

Tapez le nom de la base de données principale, puis cliquez sur Fractionner.

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Étape 3 : connecter la nouvelle base de données frontale à la base de données d’origine

Supprimez la base de données principale que l’Assistant Fractionnement de base de données


a créée tout en veillant à ne pas supprimer la base de données d’origine.

Liez la nouvelle base de données frontale aux tables de la base de données d’origine : sous
l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur Gestionnaire de tables

liées.

Cliquez sur Sélectionner tout puis activez la case à cocher Toujours demander un nouvel
emplacement.

Cliquez sur OK, accédez à la base de données de version antérieure et double-cliquez dessus.

Si l’opération se passe bien, Access affiche un message indiquant que toutes les tables liées
sélectionnées ont été correctement actualisées.

Vous pouvez à présent optimiser la nouvelle base de données frontale afin qu’elle prenne en
charge de nouvelles fonctionnalités pour les utilisateurs qui ont la dernière version d’Access. Les

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utilisateurs équipés d’une version antérieure du programme peuvent continuer à utiliser la base
de données d’origine.

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Utiliser une application frontale/principale dans plusieurs versions d’Access

Si votre base de données Access est déjà une application frontale/principale (application
frontale/principale : application qui se compose d’un fichier de base de données « principale »
contenant des tables et des copies d’un fichier de base de données « frontale » contenant tous
les autres objets de base de données qui comportent des liaisons vers les tables « principales ».),
vous pouvez convertir la base de données frontale au nouveau format de fichier. Aucune
modification n’est requise pour la base de données principale.

La procédure suivante explique comment utiliser la commande Enregistrer la base de données


sous pour convertir la base de données frontale dans l’un des trois formats Access récents :
Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Cette commande conserve la base de données
d’origine dans son format originel et crée une copie au format que vous spécifiez.

Fermez la base de données frontale. S’il s’agit d’une base de données Access multi-utilisateur
située sur un serveur ou dans un dossier partagé, assurez-vous qu’elle n’est pas ouverte par un
autre utilisateur.

Démarrez Access 2010.

Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.

Parcourez l’arborescence jusqu’à accéder à la base de données frontale, puis double-cliquez sur
celle-ci pour l’ouvrir.

 Remarque   Si la boîte de dialogue Amélioration de la base de données s’affiche vous


demandant si vous souhaitez améliorer la base de données, cliquez sur Non.

Si un formulaire s’affiche à l’ouverture de la base de données, fermez-le.

Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer la base de données sous.

Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez le nom de la nouvelle base de données.

Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez à présent optimiser la nouvelle base de données frontale afin qu’elle prenne en
charge de nouvelles fonctionnalités.

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