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Microsoft ACCESS

Gestion de base de données

Mohammed MERZOUGUI

Université Mohammed Premier


FSJES – Oujda
1
Introduction à ACCESS

• Microsoft Access est un système de gestion


de base de données ( SGBD ) qui permet de
stocker et de gérer de vaste ensembles
d’informations.

2
Introduction à ACCESS (suite)
• Quel est l’intérêt d’une base de données ?
• Fins Personnelles : Nombreux sont ceux
qui se servent d’une base de données pour
gérer des informations personnelles comme
des adresses, des recettes, des inventaires
de disques. Le stockage et la recherche des
informations se révèlent bien plus efficaces
qu’avec des feuilles de papier ou un
système de fiches.

3
Introduction à ACCESS (suite)
• Fins Professionnelles : Les entreprises
utilisent des bases de données pour stocker
des informations telles que leurs listes
d’adresses, leur comptabilité, leurs
commandes, leurs dépenses, leurs stocks et
la gestion de paies. Access permet de
revoir, d’actualiser et d’analyser
efficacement des informations en constante
évolution.

4
Introduction à ACCESS
Fonctions des bases de données (suite)

• Stocker des informations : Une base de


données stocke et gère un ensemble
d’informations relatives à un but ou à un
sujet particulier. Vous pouvez ajouter,
mettre à jour, revoir et organiser avec
efficacité ces informations.

5
Introduction à ACCESS
Fonctions des bases de données (suite)
• Recherche des informations : Il est facile de
retrouver instantanément des données
recherchées dans une base de données.
Vous pouvez localiser tous les clients dont
le nom de famille est Mansouri, par
exemple. Il est également possible de
mener des recherches plus poussées, telles
qu’identifier l’ensemble des clients
habitants à Rabat et ayant acquis pour
plus de 50000 DH. de marchandises l’année
précédente.

6
Introduction à ACCESS
Fonctions des bases de données (suite)
• Analyser et imprimer des informations:
Vous pouvez effectuer des calculs sur les
données contenues dans la base de
données, afin de prendre plus facilement
des décisions rapides, précises et fiables.
Les informations peuvent être imprimées
sous la forme d’états de qualité
professionnelle.

7
Eléments d’une base de données
• Une base de données est composée de
tables, de formulaires, de requêtes et
d’états.
• Table : Elle stocke les informations
concernant un sujet particulier, comme une
liste des adresses. Une base de données
peut renfermer plusieurs tables, chacune
se composant de champs et
d’enregistrements

8
Eléments d’une base de données (suite)

N° Prénom Nom Ville Tél


1 Ali Mrabat Casa 022536363
2 Laila Mouradi Fès 035897410 Enregistrement

3 Jamal Hadri Oujda 036665541


4 Hamid Mansour Oujda 036514235

Champ
9
Eléments d’une base de données (suite)

• Champ : Il correspond à une catégorie


d’informations précise dans une table, telle
que les prénoms de tous vos clients.
• Enregistrement : Il correspond à une série
d’informations concernant une même
personne, un même endroit ou un même
article, comme le nom et l’adresse d’un
client.

10
Eléments d’une base de données (suite)

• Formulaire : Il permet de consulter, saisir


et modifier rapidement les informations
d’une base de données, en les présentant
sous un format attrayant et pratique. Il
affiche généralement un enregistrement à
la fois et propose des zones de saisie
indiquant clairement où placer les données.

11
Exemple de Formulaire

12
Eléments d’une base de données (suite)

• Requête : Elle permet d’extraire de la base


de données des informations dont vous
avez besoin. Vous y définissez des critères
destinés à spécifier le type d’informations
recherchées. Vous pouvez par exemple
établir une requête qui localise tous les
clients résidant à Oujda

13
Eléments d’une base de données (suite)

• Etat : c’est un document d’aspect


professionnel qui synthétise les
informations d’une base de données. Vous
pouvez y effectuer des calculs, afin
d’analyser vos données. Il est par exemple
possible de créer un état affichant le total
des ventes de chacun des produits.

14
15

CRÉER UNE BASE DE


DONNÉES VIDE

Si vous voulez concevoir votre propre base de


données, vous pouvez créer une base vide et
disposer ainsi d’une souplesse et d’un
contrôle accrus.
Créer une base de données vide

16
Créer une base de données vide

17
Créer une table
18

 Une table regroupe les informations


concernant un sujet précis, tel qu’une
liste d’adresses. Vous pouvez en créer
une pour ajouter de nouvelles
informations dans votre base de
données.
Créer une table
19
Créer une table
20
Créer une table
21
Créer une table
22

 Ouvrir une table


 Changer la largeur d’une colonne

 Changer la largeur d’une ligne

 Renommer un champ

 Réorganiser des champs

 Ajouter un champ

 Supprimer un champ

 Renommer une table

 Supprimer une table


Parcourir des données
23

 Si votre base de données renferme un grand


nombre de données, vous risquez de ne pas
pouvoir les afficher toutes à l’écran
simultanément. Il est possible de faire défiler les
champs et les enregistrements pour afficher les
données qui n’apparaissent pas à l’écran.
Parcourir des données ( suite )
24

•Sélectionner un champ
•Sélectionner un enregistrement
•Sélectionner une cellule
•Sélectionner des données dans une cellule
•Sélectionner tous les enregistrements d’une table
•Effectuer un zoom dans une cellule
•Ajouter un enregistrement
•Supprimer un enregistrement
•Modifier la police des données
Modifier la présentation d’une table
25

 Vous pouvez améliorer la présentation d’une


table en ajoutant des effets et des couleurs
aux cellules.
Modifier la présentation d’une table
26

 Apparence de la cellule
 Afficher le quadrillage
 Modifier la couleur de l’arrière plan
 Masquer /Afficher un champ
 Figer/Libérer un champ
27

CONCEVOIR UNE TABLE

Personnaliser vos tables, de façon


qu’elles répondent mieux à vos besoins
Changer l’affichage d’une table
28

• Changer l’affichage d’une table


1. mode Feuille de données.
2. mode Création.

• Ajouter un champs
• Supprimer un champs
• Réorganiser des champs
• Ajouter une description de champ
• Changer le type de données
Les différents types de données
29

 Texte : Peut contenir jusqu’à 255 caractères et


accepte toute combinaison de lettres et de chiffres,
comme un nom ou une adresse.
 Attention ! Veillez à utiliser ce type pour des nombres
qui ne serviront pas dans des calculs, tels que des
numéros de téléphone ou des codes postaux.
 Mémo : Accepte jusqu’à 65536 caractères
alphanumériques et s’emploie notamment pour des
remarques, des commentaires ou de longs
descriptions.
 Numérique : Accepte tout nombre susceptible de
servir ensuite dans un calcul.
Les différents types de données
30 (suite)
 Date/Heure : N’accepte que des dates et des heures.
 Monétaire : Accepte exclusivement des valeurs
monétaires.
 NuméroAuto : Numérote automatiquement chaque
enregistrement.
 Oui/Non : N’accepte que l’une des deux valeurs
Oui/Non, Vrai/Faux ou Actif/Inactif.
 Objet OLE : Accepte des objets OLE, c’est-à-dire des
objets créés dans un autre programme, comme un
document, une feuille de calcul ou une image
Les différents types de données
31 (suite)
 Lien hypertexte : Accepte les liens hypertexte, qui
permettent d’accéder à un document ou à une page
Web.
 Assistant Liste de choix : Lance l’assistant Liste de
choix, qui permet de créer une liste d’éléments
possibles à saisir dans un champ.
Modifier la taille d’un champ
32
(champ texte)
Modifier la taille d’un champ
33
(champ numérique)
Tailles de champ des nombres
34

Taille du champ Plage Décimales autorisées

Octet 0 à 255 Aucune

Entier -32768 à 32767 Aucune

Entier long -2,1x109 à 2,1x109 Aucune

Réel simple -3,4x1038 à 3,4x1038 7

Réel double -1,8x10308 à 15


1,8x10308
Décimal -1024 à 1024 28
Modifier le nombre de décimales
35
Autres propriétés du champ
36

 Ajouter une légende


 Définir une valeur par défaut

 Exiger l’entrée d’une donnée

 Ajouter une règle de validation


Exemples de règles de validation
37

Règle Description
<100 Valeur inférieure à 100

<>0 Valeur zéro interdite

Entre 100 et 200 Valeur strictement comprise entre 100 et 200

“ Oujda “ ou “Casa " Valeur égale à Oujda ou Casa

Comme “???? " Valeur composée de quatre caractères

Comme “## " Valeur composée de deux chiffres


38

LA CLÉ PRIMAIRE

Une clé primaire est formé d’un ou plusieurs


champs identifiant de manière unique
chaque enregistrement d’une table
Définir une clé primaire
1. Cliquez le champ à définir
39
comme clé primaire.
2. Cliquez ce bouton.
3. Un symbole de clé apparaît en
regard du champ.
4. Enregistrez vos
modifications.
5. Access règle la propriété
indexé du champ sur Oui
- Sans doublons. (l’expression
Sans doublons indique
qu’Access refuse la saisie d’une
valeur déjà existante dans un
autre enregistrement.
Affecter une clé primaire à
40
plusieurs champs

1. Appuyez sur la touche Ctrl et maintenez-


la enfoncée.
2. Sans relâcher, cliquez à gauche de chaque
champ à définir comme clé primaire.
3. Cliquez ce bouton, afin de définir les
champs comme clé primaire.
4. Un symbole de clé apparaît à coté de
chaque champ.
Types de clés primaires
41

 NuméroAuto : Champ attribuant


automatiquement un numéro unique à chaque
nouvel enregistrement. Lors de la création
d’une table, Access peut créer pour vous une clé
primaire de ce type.
 Clé primaire simple : Champ contenant une
valeur unique pour chaque enregistrement.
 Clé primaire composée : Plusieurs champs qui,
combinés, constituent une valeur unique pour
chaque enregistrement.
Etablir une relation entre des tables
42 1. Cliquez ce bouton, afin
d’afficher la fenêtre Relations. (Si
ce bouton n’est pas disponible,
afficher la fenêtre Base de
données, en appuyant sur la
touche F11.
Etablir une relation entre des tables (suite)
43
▪ La fenêtre Relations apparaît. Au
cas où il existerait déjà des
relations entre les tables de votre
base de données, chacune de ces
tables figure dans cette fenêtre.
▪ la boite de dialogue Ajouter une
table s’ouvre aussi parfois,
donnant la liste de toutes les tables
de la base.
2. Si la boite de dialogue Ajouter
une table n’apparaît pas cliquez
ce bouton pour l’ouvrir.
Etablir une relation entre des tables (suite)
44 3. Cliquez la table à ajouter à la fenêtre
relations.
4. Cliquez la commande Ajouter.
5. Répétez les étapes 3 et 4 pour chaque
table à intégrer.

6. Une fois les tables ajoutées, cliquez


Fermer, afin de faire disparaître la boite
de dialogue Ajouter une table

▪ Chaque encadré de la fenêtre


Relations affiche les champs d’une
table.
▪ La clé primaire apparaît en gras.
Etablir une relation entre des tables (suite)
45 7. Placez le pointeur de la souris sur le
champ à utiliser pour établir une relation
avec une autre table.
8. Faites glisser ce champ au-dessus de la
liste de la seconde table, jusqu’à ce qu’un
petit cadré apparaisse sur le champ
correspondant. (la boite Modification des
relations apparaît).

▪ Cette zone affiche le nom des tables


que vous mettez en relation et des
champs correspondants.
▪ cette zone affiche le type de la relation.

9. Cliquez Créer, afin d’établir la


relation.
Etablir une relation entre des tables (suite)
46
▪ Un trait relie les champs des deux
tables, matérialisant la relation.

10. Cliquez ce bouton, afin


d’enregistrer vos modifications.
Supprimer une relation
47

1. Cliquez le trait matérialisant la


relation à supprimer.
2. Appuyez sur la touche Suppr.
(Une boite de dialogue
d’avertissement apparaît,
demandant de confirmer la
suppression).
3. Cliquez Oui, afin de
supprimer la relation.
Les différents types de relations
48

 Un à un : Chaque enregistrement d’une table


ne correspond qu’à un enregistrement de la
seconde : chaque client ne possède qu’un seul
compte, par exemple.
 Un à plusieurs : Chaque enregistrement d’une
table peut correspondre à plusieurs
enregistrements de la seconde. Il s’agit du type
de relation le plus fréquent : un client peut
avoir passé plusieurs commandes.
Appliquez une intégrité référentielle
49

 L’intégrité référentielle correspond à un


ensemble de règles qui empêche de modifier
ou de supprimer un enregistrement en
présence d’enregistrements correspondants
dans une autre table.
Appliquez une intégrité référentielle (suite)
1. Pour appliquer une intégrité
50
référentielle entre deux tables,
double-cliquez le trait matérialisant
la relation entre ces dernières. (la
boite de dialogue Modification des
relations apparaît).
2. Cliquez cette option, afin
d’appliquer l’intégrité référentielle
entre les tables.
3. Cliquez l’option souhaitée, selon
que vous désirez qu’Access
actualise automatiquement les
champs associés ou supprimer les
enregistrements apparents.

4. Cliquez OK, afin de valider vos choix.


Appliquez une intégrité référentielle (suite)
51 ▪ Lorsque vous appliquez l’intégrité
référentielle, le trait matérialisant la relation
entre les tables devient plus épais.
▪ Le symbole au dessus du trait indique le
type de relation.
▪ les symboles qu’on peut trouver soit :

1 ∞
ou bien

1 1
Les options de l’intégrité
52
référentielle
 Mettre à jour en cascade les champs correspondants:
Lorsque vous modifiez des données dans la clé
primaire d’une table, Access actualise
automatiquement les informations correspondantes
dans la table liée.
 Effacer en cascade les enregistrements
correspondants: Lorsque vous retirez un
enregistrement d’une table, Access supprime
automatiquement les enregistrements
correspondants dans la table liée.
53

CONCEVOIR UN
FORMULAIRE

Présentations des formulaires


Créer un formulaire avec l’Assistant
54
Formulaire Instantané
1. Cliquez Formulaires dans la
fenêtre Base de données.
2. Cliquez Nouveau (la boite de
dialogue Nouveau formulaire
apparaît).
3. Cliquez le type de formulaire
instantané désiré.
4. Cliquez la flèche dans cette zone,
afin de sélectionner la table dont
les données figureront dans le
formulaire.
5. Cliquez OK, afin de créer le
formulaire.
Créer un formulaire avec l’Assistant
55
Formulaire Instantané (suite)
▪ Le formulaire apparaît, affichant
les noms de champ de la table
sélectionnée et les données du
premier enregistrement.
6. Enregistrez le formulaire (la boite
de dialogue Enregistrer sous
s’affiche.
7. Donnez un nom au formulaire et
appuyez sur la touche Entrée.
Modes d’affichage d’un formulaire
56

 Mode Création : permet de modifier les mises


en page et en forme d’un formulaire.
 Mode Formulaire : affiche normalement un
enregistrement à la fois, de façon claire et
organisée.
 Mode Feuille de données : affiche tous les
enregistrements en lignes et en colonnes. Les
noms des champs en haut de la fenêtre.
Modes d’affichage d’un formulaire
(suite)
57

1. Dans cet exemple, le


formulaire est affiché en
mode Formulaire. Cliquez la
flèche, afin de sélectionner
un autre mode d’affichage,
puis cliquez le mode
souhaité.
2. Le formulaire s’affiche dans
le mode sélectionné.
Déplacer un contrôle
58
1. Affichez le formulaire à modifier en
mode Création.
2. Cliquez le contrôle à déplacer. Des
poignées () apparaissent autour de
lui.
3. Placez le pointeur de la souris sur la
bordure du contrôle et faites glisser
ce dernier vers un nouveau endroit.
Déplacer un contrôle (suite)
59

▪ Dans cet exemple, l’intitulé et la


zone de texte correspondante
apparaissent au nouvel emplacement.
4. Enregistrez vos modifications.
▪ Pour déplacer une zone de texte ou
un intitulé particulier, répétez les
étapes 1 à 4, mais à l’étape 3,
positionnez cette fois le pointeur de
la souris sur la grosse poignée (),
située dans le coin supérieur gauche
du contrôle.
Redimensionner un contrôle
60

1. Affichez en mode création le formulaire à


modifier.
2. Cliquez le contrôle à redimensionner. Des
poignées () apparaissent autour de lui.
3. Placez le pointeur sur un poignée et faites la
glisser jusqu’à ce que le contrôle soit aux
dimensions souhaitées.
4. Enregistrez vos modifications.
Redimensionner un formulaire
61

1) Affichez le formulaire à modifier en mode


création.
2) Placez le pointeur de la souris sur la bordure
droite ou gauche du formulaire.
3) Faites glisser la bordure jusqu’à ce que le
formulaire atteigne les dimensions
souhaitées. (Une ligne indique la nouvelle
taille du formulaire).
4) Enregistrez vos modifications.
Ajouter un champ
62 1. Afficher le formulaire à modifier
en mode création.
2. Cliquez ce bouton afin d’afficher
une liste des champs de la table
utilisée pour créer ce formulaire.
3. Placez le pointeur de la souris sur
le champ à ajouter à votre
formulaire, puis faites glisser le
champ à l’endroit voulu.
4. L’intitulé et la zone de texte
correspondant au champ
apparaissent sur le formulaire.
5. Enregistrez vos modifications.
Ajouter un intitulé
63 1. Cliquez le bouton Aa, afin
d’ajouter un intitulé au formulaire.
2. Si Aa n’est pas affiché, cliquez ce
bouton, afin de faire apparaître la
barre d’outils Boite à outils.
3. Cliquez à l’endroit où devra
figurer le coin supérieur gauche
de l’intitulé.
4. Saisissez le texte à placer dans
l’intitulé, puis appuyez sur la
touche Entrée.
5. Enregistrez vos modifications.
Appliquer un format automatique
64
1. Afficher en mode Création le
formulaire à modifier.
2. Cliquez ce bouton, afin de
sélectionner le formulaire.
3. Cliquez ce bouton, pour
sélectionner un format
automatique. (la boite de
dialogue Format automatique
apparaît).
Appliquer un format automatique
65
(suite)

4. Cliquez le format automatique à


utiliser. (cette zone donne un aperçu
du format automatique sélectionné).
5. Cliquez OK, afin de valider votre
choix. (le formulaire adopte le
nouveau format automatique).
6. Enregistrez vos modifications.
Ajouter une image
66
1. Cliquez ce bouton, afin d’ajouter
une image à votre formulaire.
2. Cliquez à l’endroit où devra figurer
le coin supérieur de l’image. (la
boite de dialogue insérer une image
apparaît).
3. Cliquez le nom de l’image à ajouter
au formulaire, puis cliquez
OK.(l’image apparaît dans votre
formulaire).
4. Enregistrez vos modifications.
67

CRÉATION DES REQUÊTES

La requête vous permet d’extraire des


informations précises de votre base de données.
Bâtir une requête en mode création
68
1. Cliquez Requêtes dans la fenêtre Base
de données.
2. Double-cliquez Créer une requête en
mode Création. ( Les fenêtres Requête
Sélection et Ajouter une table
apparaissent).
Bâtir une requête en mode création
69
(suite)
Cette zone donne la liste de toutes les tables de
la base de données.
3. Cliquez la table dont vous voulez extraire
des données à l’aide de la requête.
4. Cliquez Ajouter pour intégrer la table à
votre requête.( un cadre apparaît dans la
fenêtre Requête Sélection, contenant les
champs de la table sélectionnée.).
5. Répétez les étapes 3 et 4 autant de fois que
nécessaire pour toutes les tables qui serviront à
la requête.
6. Cliquez Fermer pour faire disparaître la
boite de dialogue Ajouter une table
Bâtir une requête en mode création
70
(suite)
▪ Chaque cadre de cette zone affiche les
champs d’une table.
▪ Si vous ajoutez par erreur une table à la
requête, cliquez dans son cadre et appuyez
sur la touche Suppr. Ceci supprime la
table de la requête, mais ne l’enlève pas de
la base de données.
7. Double-cliquez le premier champ à
inclure.
Bâtir une requête en mode création
71
(suite)
Le nom du champ et sa table
d’origine s’affichent ici.
8. Répétez l’étape 7 pour chacun des
champs à placer dans la requête.
Pour Exécuter la requête :
1. Cliquez ce bouton pour lancer la
requête.( Access affiche les résultats
de la requête).
Bâtir une requête en mode création
72
(suite)
▪ Les noms des champs appartenant
à la requête se trouve ici.
▪ Les enregistrements répondant aux
critères spécifiés apparaissent.
Enregistrer la requête :
1. Cliquez ce bouton pour enregistrer
la requête, afin de pouvoir la lancer
à nouveau. (la boite Enregistrer
sous apparaît).
Bâtir une requête en mode création
73
(suite)

2. Donnez un nom à la requête, puis cliquez


OK.
3. Lorsque vous avez terminé de consulter les
résultats, cliquez ce bouton pour fermer la
requête.
Utiliser l’assistant requête simple
74
1. Double-cliquez Créer une requête
à l’aide de l’Assistant.
2. L’assistant Requête simple apparaît.
Utiliser l’assistant requête simple (suite)
75

3. Cliquez la flèche dans cette zone pour


faire votre choix parmi les tables.
4. Cliquez la table contenant les champs
à inclure dans la requête.
Utiliser l’assistant requête simple (suite)
76

▪ Les champs de la table sélectionnée


s’affichent dans cette zone.
5. Double-cliquez chaque champ à inclure dans
la requête.
▪ Les champs sélectionnés sont affichés ici.
▪ Pour enlever un champ sélectionné par
erreur, double-cliquez son nom dans cette
zone.
6. Vous pouvez ajouter des champs provenant
d’autres tables en répétant les étapes 3 à 5 pour
chaque table.
7. Cliquez Suivant pour continuer.
Utiliser l’assistant requête simple (suite)
77

▪ Si la requête contient des informations


qu’Access peut synthétiser, vous pouvez
choisir comment afficher les résultats.
▪ Si cet écran n’apparaît pas, passez à l’étape
16 pour continuer la création de la requête.
8. Cliquez la façon dont vous voulez afficher
les informations dans le résultat de la requête.
Si vous sélectionnez Détaillée passez à l’étape
15.
9. Cliquez Options de synthèse pour
sélectionner comment résumer les données.(
La boite de dialogue Options de synthèse
apparaît ).
Utiliser l’assistant requête simple
78
(suite)
▪ Les champs pouvant être synthétiser s’affichent
ici.
10. Cliquez la case () correspondant à chaque
calcul à effectuer ( devient ).

11. Pour consulter le nombre d’enregistrements


dans chaque groupe synthétisé par Access, cliquez
cette option.
12. Cliquez OK.
13. Cliquez Suivant
Somme : Additionne les valeurs ; Moy : Calcule la valeur moyenne ; Min : Trouve la plus petite
valeur ; Max : Trouve la plus grande valeur et Compter les enregistrements : Compte le
nombre d’enregistrements.
Utiliser l’assistant requête simple
79
(suite)
▪ cet écran apparaît si un champ de la requête
contient des dates.
14. Cliquez la façon dont vous voulez regrouper
les dates.

15. Cliquez Suivant.


Utiliser l’assistant requête simple
80
(suite)

16. Donnez un nom à votre requête.

17. Cliquez Terminer pour créer la requête. ( les


résultats de la requête apparaissent ).
Modes d’affichage d’une requête
81

 Mode Création : Il permet de construire la requête.


Vous indiquez à Access quelles données voulez vous
extraire, où se trouvent ces données et comment vous
souhaitez voir s’afficher les résultats.
 Mode Feuille de données : Ce mode affiche les résultats
de la requête. Chaque ligne affiche les informations
d’un enregistrement répondant aux conditions que
vous avez spécifiées.
 Mode SQL : SQL (Structured Qurey Language) lors de
la création de la requête, Access génère les instructions
SQL décrivant la requête.
Supprimer un champ
82

 Placez le pointeur de la souris juste au dessus


du champ à supprimer, puis cliquez pour
sélectionner le champ.
 Appuyez sur la touche Suppr.
 Le champ disparaît de la requête.
Masquer un champ
83 ▪ chaque champ affichant une
case cochée () sera visible
dans les résultats de la requête.
1. Si vous voulez masquez un
champ, ôtez la coche de la case
en cliquant la zone Afficher de
ce champ ( devient ).
2. Pour exécuter la requête,
cliquez le bouton d’exécution.
(le champ n’apparaît plus dans
la feuille de résultats).
Sélectionner tous les champs
84
Utiliser la barre de titre de la barre
1. Double-cliquez la barre de titre
de la table contenant les champs
qui deveront figurer dans la
requête. (tous les champs de la
table sont sélectionnés).
2. Placez le pointeur sur un champ
et faites-le glisser vers la première
colonne vide.
3. Chaque champ de la table
apparaît dans sa propre colonne.
Sélectionner tous les champs
Utiliser l’astérisque
85

1. Double-cliquez l’astérisque (*) dans la


table contenant les champs à inclure
dans la requête.
2. Le nom de la table suivi d’un astérisque
(*) s’affiche dans une colonne. Tous les
champs de la table apparaissent dans les
résultats de la requête.
3. Pour définir un critère ou d’autres
options pour un champ particulier de la
table, double-cliquez ce champ pour le
placer dans une colonne distincte
4. Cliquez la case de ligne Afficher ( devient )
pour indiquer à Access de ne pas afficher 2 fois ce
champ dans le résultat.
Trier les résultats de la requête
86 1. Cliquez la zone Tri du champ qui
servira de clé de tri. Une flèche
apparaît.
2. Cliquez la flèche.
3. Choisissez l’ordre de tri des résultats.
4. Pour exécuter la requête, cliquez ce
bouton.( les enregistrements
apparaissent dans l’ordre spécifié.

▪ Les données peuvent être triées de deux


façons :
▪ Si vous ne voulez plus utiliser un champ pour
trier les résultats, répétez les étapes 1 à 3, en Tri croissant : de A à Z et de 1 à 9.
sélectionnant (Non trié) à l’étape 3. Tri décroissant : de Z à A et de 9 à 1
Définir des critères
87

1. Cliquez la zone Critères du


champ à utiliser pour trouver
des enregistrements
spécifiques.
2. Saisissez le critère, puis
appuyez sur la touche Entrée.
Access peut ajouter
automatiquement les
apostrophes (“ “) ou des
dièses (#) au critère saisi.
3. Exécutez la requête. (les
résultats de la requête
apparaissent).
Exemple de critères
88

 Correspondance exacte : = 100 (trouver le nombre 100).


 Inférieur à : < N (trouver les textes commençant par les
lettres A à M).
 Supérieur ou égale à : >= 05/09/99 (trouver les dates
postérieures au 5 septembre 1999).
 Différent de : <> Paris (trouver tout texte différent de
Paris).
 Trouver dans une liste : Dans (100;101) (trouver les
nombres 100 et 101).
 Champ vide : Est Null (trouver les enregistrements ne
possédant pas de données dans ce champ).
Est Non Null (trouver les enregistrements possédant des
critères dans ce champ).
Exemple de critères (suite)
89

 Entre …Et… : Entre A Et D (trouver les lettres D


et les textes commençant par par A, B ou C.
 Caractères génériques : Le caractère générique
astérisque (*) représente un ou plusieurs
caractères. Le point d’intérogation (?) représente
un caractère unique.
Comme Ba* (trouver le texte commençant par Ba,
comme Balle ou Ballon.
Comme *ea* (trouver le texte contenant ea,
comme Jean et Jeanne.
Comme Mar? (trouver les textes de quatre lettres
commençant par Mar, comme Marc ou Mari.
Afficher les valeurs supérieures ou
90
inférieures
1. Cliquez la zone Tri du champ dont
vous souhaitez afficher les valeurs
supérieures ou inférieures.
2. Cliquez la flèche, afin d’afficher une
liste des options de tri.
3. Cliquez le type de tri souhaité pour
les enregistrements.
4. Cliquez la flèche de cette zone, afin
d’indiquer le nombre ou le
pourcentage d’enregistrements à
faire apparaître dans les résultats.
Afficher les valeurs supérieures ou
91
inférieures (suite )
5. Cliquez le nombre ou le pourcentage
d’enregistrements à afficher.
▪ Si le nombre ou le pourcentage voulu
n’apparaît pas, double-cliquez cette
zone et saisissez le nombre ou le
pourcentage souhaité.
6. Cliquez le bouton d’exécution. (le
nombre ou pourcentage
d’enregistrements spécifié apparaît dans
les résultats de votre requête.

▪ Pour afficher de nouveau tous les enregistrements, répétez les étapes 4 et 5, en sélectionnant
cette fois Tout à l’étape 5.
Utiliser plusieurs critères
Utiliser « OU » avec un champ
92

1. Cliquez la zone Critères du champ dont


vous voulez souhaitez rechercher des
enregistrements spécifiques, puis saisissez
le premier critère.
2. Cliquez la zone Ou du champ utilisé à
l’étape 1, puis tapez le second critère.
3. Cliquez le bouton d’exécution pour
exécuter la requête. ( les résultats de la
requête s’affichent ).
4. Dans cet exemple Access extrait les
étudiants dont les prénoms Ali ou Omar.
Utiliser plusieurs critères
Utiliser « OU » avec deux champs
93

1. Cliquez la zone Critères du champ dont


vous voulez souhaitez rechercher des
enregistrements spécifiques, puis saisissez
le premier critère.
2. Cliquez la zone Ou du second champ à
utilisé, puis tapez le second critère.
3. Cliquez le bouton d’exécution pour
exécuter la requête. ( les résultats de la
requête s’affichent ).
4. Dans cet exemple Access extrait les
étudiants dont les prénoms Ali ou qui
ont la note de M2 supérieur ou égale à
12.
Utiliser plusieurs critères
Utiliser « ET » avec un champ
94

1. Cliquez la zone Critères du champ dont


vous voulez souhaitez rechercher des
enregistrements spécifiques,
2. Saisissez le premier critère. à utiliser, puis
tapez ET
3. Saisissez le second critère à utiliser
4. Cliquez le bouton d’exécution pour
exécuter la requête. ( les résultats de la
requête s’affichent )..
5. Dans cet exemple Access extrait les
étudiants qui ont la note entre 10 et 12.
Utiliser plusieurs critères
Utiliser « ET » avec deux champs
95

1. Cliquez la zone Critères du champ


dont vous voulez souhaitez rechercher
des enregistrements spécifiques, puis
saisissez le premier critère.
2. Cliquez la zone Critères du second
champ à utiliser, puis tapez le second
critère.
3. Cliquez le bouton d’exécution pour
exécuter la requête. ( les résultats de la
requête s’affichent )..
4. Dans cet exemple Access extrait les
étudiants dont le prénom Ali et qui
ont la note supérieur à 12.
Effectuer des calculs
96
1. Cliquez la zone Champ de la
première colonne vide.
2. Saisissez un nom pour le champ
où apparaîtront les résultats de
calcul. Suivi de deux points (:).
Insérer ensuite un espace en
appuyant sur la barre d’espace.
3. Saisissez une expression pour le
calcul à réaliser,
4. Exécutez la requête. (Les résultats
du calcul s’affichent).
Effectuer des calculs (suite)
Comment entrer une expression pour effectuer un calcul ?
97

 Pour entrer un champ dans une expression,


saisissez le nom de la table qui renferme le
champ entre crochets ([Commandes]), suivi d’un
point d’exclamation (!). Tapez ensuite le nom du
champ entre crochets ([Quantité]). Veillez à
respecter l’orthographe des noms de table et de
champ. (par exemple :
[Commandes]![Quantité]* [Commandes]![Prix])
 Lorsque le champ souhaité n’existe que dans une
seule table, il est inutile de saisir le nom de cette
table. (par exemple : [Quantité]*[Prix] ).
Utiliser des paramètres
1. Cliquez la zone Critères du champ
98
pour lequel vous souhaitez utiliser un
paramètre.
2. Saisissez un opérateur de recherche
pour le paramètre.
3. Saisissez le message qu’Access devra
afficher lors de l’exécution de la
requête. Ecrivez-le entre crochets [ ].
4. Cliquez le bouton d’exécution. (la boite
de dialogue Entrer la valeur du
paramètre apparaît, affichant le message
saisi à l’étape 3).
5. Saisissez les données à rechercher et
Cliquez OK (les résultats de la requête
s’affichent).
Synthétiser des données pour un
champ
99 1. Créez une requête qui renferme
uniquement le champ à synthétiser.
2. Cliquez ce bouton, afin d’afficher la
ligne Opération.
3. Cliquez la zone Opération du
champ.(une flèche apparaît).
4. Cliquez cette flèche, afin d’afficher
une liste des opérations possibles.
5. Cliquez l’opération à exécuter.
6. Cliquez le bouton d’exécution.
7. Les résultats de l’opération
apparaissent.
Synthétiser des données pour un champ
Opérations pour synthétiser des données
100

 Somme : Ajoute les valeurs.


 Moyenne : Calcule la valeur moyenne.
 Min : Recherche la plus petite valeur.
 Max : Recherche la plus grande valeur.
 Compte : Calcule le nombre de valeurs.
 EcartType : calcule l’écart standard.
 Var : Calcule la variance.
 Premier : Recherche la valeur du premier
enregistrement.
 Dernier : Recherche la valeur du dernier
enregistrement.
Synthétiser des données pour des
101
enregistrements groupés
1. Créez une requête qui renferme
uniquement le champ à utiliser pour
regrouper vos enregistrements et le
champ à synthétiser.
2. Cliquez ce bouton pour afficher la ligne
Opération.
3. Cliquez la zone Opération du champ à
synthétiser. (une flèche apparaît).
4. Cliquez cette flèche afin d’afficher la liste
des opérations possibles.
5. Cliquez l’opération à exécuter (Access
regroupe les enregistrements d’après le
champ regroupement.
6. Cliquez le bouton d’exécution.
Synthétiser des données pour des
102
enregistrements groupés (suite)
Société Produit Quantité
 Pour déterminer la quantité Sport A 40
totale de chaque produit
achetée par les diverses Sport B 60
sociétés, par exemple,
regroupez les enregistrements
Loisir A 80
d’après les champs Société et Loisir B 30
Produit, et synthétiser les
données d’après le champ Véloland A 25
Quantité commandée. Véloland B 60
Le Sportif A 90
Le Sportif B 100
103

CRÉER DES ÉTATS


Les états permettent de présenter les données
sous forme de rapports d’aspect professionnel.
Créer un état à l’aide de l’assistant état
104

1. Cliquez Etats dans la fenêtre


Base de données.
2. Double-cliquez Créer un état
à l’aide de l’Assistant. (la
boite de dialogue assistant Etat
apparaît).
Créer un état à l’aide de l’assistant état
(suite)
105
3. Cliquez la flèche dans cette zone pour
sélectionner la table contenant les champs
que vous voulez inclure dans votre état.
4. Cliquez le nom de la table.
▪ Cette zone affiche les champs de la table
sélectionnée.
5. Double-cliquez chaque champ à ajouter à
l’état..
▪ Cette zone affiche les champs
sélectionnées.
6. Vous pouvez ajouter des champs
provenant d’autres tables, en répétant les
étapes 3 à 5 pour chaque table.
7. Cliquez Suivant pour continuer.
Créer un état à l’aide de l’assistant état
(suite)
106

▪ Si vous avez sélectionné des champs


provenant de plusieurs tables, vous
pouvez choisir la table à utiliser pour
regrouper les données de l’état.
8. Cliquez la table à utiliser comme base
de regroupement.
▪ Cette zone affiche un exemple du
regroupement choisi.

9. Cliquez Suivant pour continuer


Créer un état à l’aide de l’assistant état
(suite)
107
10. Pour utiliser un champ spécifique
comme support du regroupement,
double cliquez son nom.

▪ Cette zone affiche un exemple du


regroupement choisi.

11. Cliquez Suivant pour continuer.


Créer un état à l’aide de l’assistant état
(suite)
108

12. Cliquez la flèche, afin de trier vos


données.
13. Cliquez le champ qui servira de clé de
tri.
14. Cliquez ce bouton jusqu’à ce qu’il
affiche l’ordre de tri souhaité.
15. Pour trier selon un second champ,
répétez ici les étapes 12 à 14.
16. Pour effectuer des calculs dans l’état,
cliquez le bouton Options de synthèse.
(Cette option peut ne pas être disponible
dans certains états. Si tel est le cas, passez à
l’étape 21).
Créer un état à l’aide de l’assistant état
(suite)
109

▪ La boite de dialogue Option de synthèse


apparaît.
▪ Les champs qui permettent d’effectuer des
calculs apparaissent ici.
17. Cliquez la case () correspondant à
chaque calcul demandé ( devient ).
18. Cliquez une option selon que vous voulez
afficher tous les enregistrements et la
synthèse ou la synthèse seule.
19. Pour afficher le pourcentage du total
représenté par chaque groupe, cliquez cette
option ( devient )..
20 Cliquez Ok, puis Suivant pour continuer
Créer un état à l’aide de l’assistant état
Affichage des synthèse dans un état
110

 Détail et total : Affiche tous les enregistrements de la


table et la synthèse. Par exemple, un état donnera
toutes les commandes et le total des commandes du
mois.
 Total uniquement : N’affiche que la synthèse. Par
exemple, l’état ne donnera que le total mensuel.
 Calcul du pourcentage du total pour les sommes :
Affiche le pourcentage représenté par chaque groupe
par rapport au total. Par exemple, l’état donnera le
pourcentage de chaque mois par rapport au total des
commandes.
Créer un état à l’aide de l’assistant état
(suite)
111

22. Cliquez la présentation choisie.


▪ Un exemple s’affiche ici.

23. Cliquez l’orientation de page


souhaitée.

24. Cliquez Suivant pour continuer.


Créer un état à l’aide de l’assistant état
(suite)
112

25. Cliquez le style à utilise pour l’état.

▪ Un exemple de style s’affiche ici.

26. Cliquez Suivant pour continuer.


Créer un état à l’aide de l’assistant état
(suite)
113

27. Entrez un nom pour votre état si


vous voulez le changé.

28. Cliquez Terminer pour lancer la


création de l’état.