Process Management) P R É PA R É PA R : L A K H RO U I T J I H A N E D O C T E U R E N I N FO R M AT I Q U E Plan Partie I : C’est quoi Workflow? Pourquoi Workflow? Utilité des Workflow? Exemple
Partie II : Le langage BPMN Business Process Management Notation Définitions des concepts Exemple de diagramme Définition du Workflow Un workflow c’est : l’automatisation de tout ou partie d’un processus d’affaire, impliquant des tâches humaines et automatisées dans un environnement organisationnel distribué et informatisé, au cours duquel l’information circule d’une activité à l’autre, c’est-à-dire d’un participant à l’autre, pour action, en fonction d’un ensemble de règles de gestion.
Le Workflow permet de rationnaliser, coordonner et contrôler un processus d’affaire.
C’est quoi Workflow? De façon pratique, le workflow sert à décrire le circuit des traitements, les tâches à répartir entre les différents acteurs d'un processus, les délais, les contrôles et modes de validation, et à fournir à chacun des acteurs les informations nécessaires à l'exécution de sa tâche. Le workflow identifie les acteurs en précisant leur rôle et la manière de le remplir au mieux. Les acteurs peuvent être "humains" ou des automates présents dans le système d'information. Le workflow permet un pilotage et un suivi des traitements. Pour un processus de publication en ligne par exemple, il s'agit de la modélisation des tâches de l'ensemble de la chaîne éditoriale.
4 C’est quoi Workflow? On appelle "WorkFlow" (traduisez littéralement "flux de travail") la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier (aussi appelé processus opérationnel). Le terme de Workflow pourrait donc être traduit en français par Gestion électronique des processus métier. De façon pratique, un WorkFlow peut décrire : ◦ le circuit de validation, ◦ les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus, ◦ les délais à respecter, ◦ les modes de validation
5 Workflow? Quelques constats : ◦ Les développeurs sont rarement spécialisés métier. ◦ Les consultants métiers ont rarement des connaissances techniques suffisantes pour manipuler du code.
Les idées : ◦ Création de moteur de workflow permettant un découpage entre les parties techniques et les parties métiers.
6 Workflow? Un workflow c’est (défini par la WFMC) : ◦ l’automatisation de tout ou partie d’un processus d’affaire, impliquant des tâches humaines et automatisées dans un environnement organisationnel distribué et informatisé, au cours duquel l’information circule d’une activité à l’autre, c’est-à-dire d’un participant à l’autre, pour action, en fonction d’un ensemble de règles de gestion. ◦ Le Workflow permet de rationnaliser, coordonner et contrôler un processus d’affaire.
7 Objectifs du workflow C’est l'optimisation des processus informationnels liés à un processus d’affaire : ◦ répartir au mieux le travail entre l'homme et les ordinateurs ◦ documenter et renforcer la logique gouvernant les transitions entre les tâches d’un processus d’affaire (contrôle/management) ◦ mettre en rapport au bon moment : ◦ les ressources humaines affectées à un travail avec l'information nécessaire pour l'accomplir (JIT administratif)
8 Exemple Soit une compagnie d'assurance : création d'une " application workflow " pour la gestion des déclarations d'accident activités concernées :
Réception de la déclaration Paiement à l’assuré
Etc.
Échange de courrier avec la compagnie adverse
Prise en compte de son rapport
Convocation d’un expert
à chaque étape : lancement automatique ou à l'initiative du collaborateur des applications informatiques appropriées possible à tout moment : ◦ de connaître l'avancement d'un cas 9
◦ de disposer d'informations statistiques pour optimiser les procédures utilisées ou pour facturation (interne/externe) des services associés. Autres exemples de Workflow Liste non exhaustive de workflows que l’on retrouve communément dans les entreprises : ◦ Demande de congés ◦ Suivi des corrections des applicatifs ◦ Suivi de dossier client ◦ Gestion de la documentation qualité ◦ Demande d’investissement ◦ Suivi des réclamations Client ◦ Suivi des infos consommateurs ◦ Demande de formation ◦ Demande d’intervention ◦ Démarrage nouveau produit ◦ Modification produit ◦ Validation de note interne classique ◦ Remboursement de frais ◦ Engagement ◦ Etc. 10 Gestion des processus métier (BPM)
11 Introduction au BPM
12 Processus métier Les workflows sont souvent utilisés dans le cadre d'une solution de gestion des processus métiers (ou Business Process Management, BPM) Un processus métier est un ensemble de tâches liées les unes aux autres qui prennent fin à la livraison d'un service ou d'un produit à un client. Le processus métier a également été défini comme un ensemble d'activités et de tâches qui, une fois effectuées, rempliront l'un des objectifs de l'entreprise. Le processus doit inclure des entrées clairement définies et une seule sortie.
13 Notion de processus
14 Définition d’un processus
15 Définition
16 Types de processus
17 Exemple Processus métier: gestion de commande
18 Cycle de vie d'un processus métier Le cycle de vie d'une démarche BPM peut globalement être décomposé de la manière suivante : ◦ Etude de l'entreprise en analysant ses objectifs et son organisation afin d'être en mesure de décomposer l'ensemble de son activité en processus métier. ◦ Modélisation des processus métiers, c'est-à-dire représenter informatiquement un modèle le plus proche possible de la réalité, ◦ Implémentation de la solution : mise en oeuvre d'une solution de BPM, reliée au système d'information de l'entreprise (applications et bases de données) ◦ Exécution : il s'agit de la phase opérationnelle où la solution de BPM est mise en oeuvre. ◦ Pilotage, consistant à analyser l'état des processus à travers des tableaux de bords présentant les performances des processus ◦ Optimisation, c'est-à-dire proposer des solutions permettant d'améliorer les performances des processus métiers
19 Approche processus suivant ISO 9001 Identifier les processus
Décrire les processus
Assurer l’efficacité du fonctionnement des processus
Analyser les processus
Améliorer les processus 20 Approche Processus dans la pratique Cartographier les Mettre en relief les éléments, séquence et interaction. processus
Définir les méthodes adéquates, mettre à disposition les ressources
Piloter les et assurer les flux pour garantir la cohérence des processus processus
Surveiller, mesurer, corriger pour avoir des
Améliorer les processus opérationnels, efficaces et efficients processus
21 L’étude de cas : Gestion des ressources humaines o Tâches et circuit simples, acteurs peu nombreux et pourtant résultat insatisfaisant pour le demandeur
o Dépenses de l’entreprise, en temps et argent, disproportionnées par rapport à ce processus routinier
o De plus, ce processus se répète des centaines de fois par an.
o Lourdeur des enchaînements de tâches et des flux d’information sous forme de documents papiers.
o Le but : o Améliorer les processus o Automatiser une partie des tâches et leur enchaînement Exemple de workflow Exemple de workflow L’étude de cas : Automatisation sans workflow Chaque application doit connaître l’existence des applications qu’elle appelle ; Chaque fois qu’un processus change, les applications doivent changer ; Des procédures identiques peuvent être amenées à être répétées dans des applications différentes ; Il n’est pas possible de contrôler la synchronisation des étapes car elle est entremêlée àla description des tâches L’étude de cas : Gestion des ressources humaines vue en processus Définitions des concepts Processus d’entreprise Workflow Système de Gestion de Workflow Définition de processus Tâches, activités Cas Ressources Rôles unité organisationnelle Définitions des concepts : Système de gestion de workflow Un ensemble d’outils permettant la définition de processus, l’exécution de workflow, et l’administration et la surveillance d’instances de processus.
Exemple de FlowMind, Bonita.
Définitions des concepts :Instance de processus : «case» Correspond à une exécution d’un schéma de processus. Un schéma peut être instancié plusieurs fois, et plusieurs instances peuvent s’exécuter concurremment. Le moteur de bonita supporte l’exécution de cas (cases) en ordonnançant les tâches (conformément à la définition du schéma) et en les assignant à des humains ou des agents automatiques. Relations entre les concepts du workflow Instance de workflow Définitions des concepts : Une tache Une tâche: unité de travail représentant une étape d’un processus. Une tâche fait appel à des ressources humaines ou matérielles pour son accomplissement. La tâche est la plus petite entité de travail gérée par un moteur de workflow (planifier, exécuter, affecter), bien qu’une tâche puisse nécessiter de nombreuses opérations élémentaires. Les opérations élémentaires servent à préciser le contenu d’une tâche. Exemple: remplir un formulaire, l’exécution par une BD d’une transaction Méta-Model Fonctions principales assurées par le workflow Gestion des ressources 3R : «rôles, règles, (rôles) :classification des routes,» ressources à utiliser et règles d’allocation ;
Routage des Règles de coordination documents, des des tâches (règles de informations et des gestion) ; tâches Routage des taches et des informations Ressource, Rôle, Unité organisationnelle
Une ressource (participant, acteur, utilisateur, agent) est un humain ou une machine pouvant exécuter une tâche. Une classe de ressources est un groupe de ressources ayant des caractéristiques similaires. Un rôle est une classe de ressources ayant les mêmes capacités fonctionnelles. Une unité organisationnelle(équipe, branche, département) est une classe de ressources appartenant a une même structure organisationnelle. Modélisation en BPMN Les événements élémentaires
Événement de démarrage : démarre un processus
Événement intermédiaire (interruptions) : se produit durant un processus Événement de fin : Termine un processus Les événements complexes Les événements complexes Les événements complexes Les événements -Exemple Les structures de contrôles Les structures de contrôles Les structures de contrôles Les structures de controles Les structures de contrôles Exemple de diagramme Exemple de diagramme : Processus Visite Médecin Exemple de diagramme : Processus Visite Médecin Exemple de diagramme : Processus Visite Médecin Exemple de diagramme : Processus Commande Rappel Etude de cas à Réaliser Modéliser en BPMN les procédés suivants : 1. Collaboration patient-médecin 2. Gestion d’une commande (de la réception à la facturation) 3. Vente de produit sur le web avec la gestion de vérification de l’autorisation de paiement par carte bleue 4. Réservation transactionnelle d’une chambre d’hotel et d’un billet d’avion 5. Vote électronique sur le web 6. Gestion des enchères sur le web
