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DIRECTIVES OPÉRATIONNELLES

SUR HACT ET PROCÉDURES


FINANCIÈRES
Édition 2016 A l’usage des partenaires
d’exécution et chargés des
programmes financés par UNICEF
,PNUD, FNUAP MADAGASCAR
DIRECTIVES OPERATIONNELLES SUR HACT
A l’usage des partenaires d’exécution et chargés des programmes financés par
UNICEF, PNUD, FNUAP MADAGASCAR

Table des matières

Acronymes 6
Introduction et présentation 7
Partie I : HACT 10
Introduction 11
Module 1 : Principaux éléments de l’approche harmonisée 12
Activités d'évaluation des risques 12
La macro évaluation 12
La micro évaluation 13
Activités de contrôle et d’assurance 15
Audits (programmés et spéciaux) 14
Vérifications ponctuelles 16
Visites de terrain et suivi programmatiques 16
Le formulaire FACE 16
Module 2 : Modalités de transfert de fonds 19
Remise directe d'espèces (DCT : direct cash transfert) 19
Paiement direct 20
Remboursement 22
Module 3 : Le formulaire FACE 25
Module 4 : Enseignements des audits HACT des PE 33
Anomalies financières 33
Anomalies de système 34
Anomalies de conformité 35
Partie II : Procédures financières 37
Introduction 38
Module 1 - Contrôle interne 39
Module 2 - Documentation, classement et archivage 46
Module 3 - Passation de marchés 54
Module 4 - Gestion des actifs 60
Module 5 - Gestion des salaires et du temps 66
Module 6 - Trésorerie et gestion bancaire 71
Module 7 - Comptabilité 75
Module 8 - Reporting financier 83
88

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Annexes
Annexe PIM3-1 : PARTIE I - MODULE 3 – CHECKLIST DE REMPLISSAGE DES 89
FACE
Annexe PIIM1-1 : PARTIE II - MODULE 1 - LISTE DE CONTRÔLE 91
«CONTRÔLES INTERNES»
Annexe PIIM2-1 : PARTIE II - MODULE 2 - LISTE DE CONTRÔLE 100
«DOCUMENTATION»
Annexe PIIM2-2 : PARTIE II - MODULE 2 – NOTE DE FRAIS DIVERS, DE 107
PETITS ACHATS OU DES FRAIS DE DEPLACEMENT
Annexe PIIM3-1 : PARTIE II - MODULE 3 – TABLEAU DES PROCÉDURES
APPLICABLES AUX PROJETS FINANCES PAR A MADAGASCAR

Annexe PIIM4-1 : PARTIE II - MODULE 4 – MODÈLE «TRANSFERT D'ACTIFS» 109


Annexe PIIM4-2 : PARTIE II - MODULE 4 – MODÈLE «REGISTRE D'ACTIFS» 110
Annexe PIIM4-3 : PARTIE II - MODULE 4 – MODÈLE «FICHE D'INVENTAIRE 111
PERMANENT»
Annexe PIIM4-4 : PARTIE II - MODULE 4 – MODÈLE «LIVRE DE BORD D'UN 112
VÉHICULE/MOTO»
Annexe PIIM5-1 : PARTIE II - MODULE 5 – MODÈLE «LISTE DE PRÉSENCE À 113
UN SÉMINAIRE/FORMATION/ATELIER»
Annexe PIIM5-2 : PARTIE II - MODULE 5 – MODÈLE (1) «RELEVÉS DES 114
HEURES DE TRAVAIL»
Annexe PIIM5-3 : PARTIE II - MODULE 5 – MODÈLE (2) «RELEVÉS DES 115
HEURES DE TRAVAIL»
Annexe PIIM6-1 : PARTIE II - MODULE 6 – MODÈLE «LIVRE DE CAISSE» 116
Annexe PIIM6-2 : PARTIE II - MODULE 6 – MODÈLE «FORMULAIRE DE 117
COMPTAGE»
Annexe PIIM6-3 : PARTIE II - MODULE 6 – MODÈLE «LIVRE DE BANQUE» 118
Annexe PIIM6-4 : PARTIE II - MODULE 6 – MODÈLE «RECONCILIATION 119
BANCAIRE»
Annexe PIIM7-1 : PARTIE I - MODULE 7 – MODÈLE DE BUDGET 121
Annexe PIIM7-1 : PARTIE I - MODULE 7 – MODÈLE DE JOURNAL DES 122
DÉPENSES
Annexe PIIM8-1 : PARTIE II - MODULE 8 – MODÈLE DE RAPPORT FINANCIER 123
Annexe PIIM8-2 : PARTIE II - MODULE 8 – MODÈLE DE RAPPORT 124
TECHNIQUE
Annexe PIIM8-3 : PARTIE II - MODULE 8 – RÈGLES DES DEPASSEMENTS 126
BUDGÉTAIRES

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Acronymes

BCAD Bureau de la coordination des activités de développement des Nations Unies


BM Banque mondiale
CC HACT Comité consultatif du GNUD pour le cadre HACT
CPAP Plan d’Action pour la Mise en Œuvre des Programmes de Pays
ExCom Organismes du Comité Exécutif : PNUD, FNUAP, UNICEF et PAM
FACE Autorisation de financement et certification des dépenses
GFP Gestion des Finances Publiques
HACT Cadre opérationnel harmonisé pour la remise d’espèces
ISCFP Institution Supérieure de Contrôle des Finances Publiques
ISRS International Standards on Related Services (Normes internationales en matière de
services connexes)
GNUD Groupe des Nations Unies pour le Développement
PAM Programme Alimentaire Mondial
PE Partenaire d’Exécution
PNUD Programme des Nations Unies pour le développement
PT Le plan de travail de l’institution peut être annuel, sur plusieurs années, continu ou
conjoint.
SNU Système des Nations Unies
TOR Termes de Référence
UNFPA Fonds des Nations Unies pour la Population
UNICEF Fonds des Nations Unies pour l’Enfance
UE Union européenne
USAID Agence des États-Unis pour le développement international

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Introduction et présentation

OBJECTIF DU MANUEL
Le présent manuel a pour but d'aider les bénéficiaires de fonds des Nations Unies (UN) destinés à des
actions à l’intérieur de Madagascar à se conformer aux exigences définies dans leurs contrats, les
normes en vigueur et les bonnes pratiques en matière de gestion financière.
Les règles et procédures énoncées dans le présent guide pratique remplacent l’ensemble des notes et
instructions précédemment diffusées en la matière.
Ses objectifs spécifiques sont les suivants :
 décrire les procédures de demande et décaissement des fonds, selon les modalités applicables ;
 fournir un cadre formel d'exécution des opérations de demande et de justification des dépenses
dans le contexte du processus HACT, à la fois au niveau des PE qu'au niveau des agents du
SNU à Madagascar ;
 fournir des conseils pratiques et concrets, sous une forme facile à utiliser ;
 mieux faire connaître les exigences contractuelles de l’agence des NU ;
 renforcer les capacités, managériale, administrative et financière des partenaires nationaux
d'exécution (PE) ;
 soutenir la continuité et l'efficacité de la gestion financière des programmes et projets,
indépendamment de la rotation du personnel en charge ;
 déterminer les procédures et les modalités relatives à la tenue de la comptabilité, au classement
et à l'archivage des pièces comptables ;
 recenser les principaux risques, mettre en garde contre les problèmes potentiels et expliquer
comment les éviter ;
 créer les conditions optimales d'un système de contrôle de gestion du risque permettant aux
Agences du Système des Nations Unies (SNU) et aux PE de s'assurer de l'utilisation efficiente et
efficace des ressources disponibles, selon les objectifs de développement convenus ;
 fournir des exemples concrets d'application pour une utilisation aisée du FACE ; et
 fournir des exemples de bonnes pratiques, des outils et des modèles.
CE MANUEL
 ne contient pas de nouvelles règles s'ajoutant aux cadres juridiques, contractuels et
réglementaires existants;
 n'est pas un manuel exhaustif de gestion financière ;
 Nous ne saurions garantir qu‘il couvre, avec exactitude, l'ensemble des conditions contractuelles
existantes en matière de gestion financière ;
 n'est pas une interprétation des conditions contractuelles existantes des Agences des Nations
Unies ayant adhéré à HACT, et
 ne peut pas se substituer à une lecture des conditions contractuelles ni des instructions
existantes.
Toute exception aux règles énoncées dans le présent guide pratique doit être approuvée
préalablement par les Chef des Opérations des Agences des Nations Unies dans le cas de l’UNDP,
FNUAP et UNICEF.
UTILISATION DU MANUEL ET TERMES DE BASE
Le présent manuel s'adresse aux bénéficiaires de fonds des Agences des Nations Unies ayant adhéré à
HACT destinés à des actions à l’intérieur de Madagascar.

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Par bénéficiaires de fonds des Agences des Nations Unies ayant adhéré à HACT destinés à des actions
à l’intérieur de Madagascar, on entend des organisations ayant signé un contrat en vue de recevoir un
financement. .
Le bénéficiaire des fonds est responsable de l'exécution du contrat, de la gestion et de l'utilisation des
fonds, ainsi que de la présentation de rapports relatifs à l'affectation de ceux-ci.
Les bénéficiaires de fonds destinés à des actions à l’intérieur de Madagascar appelés Partenaires
d’Exécution peuvent être :
 les institutions gouvernementales. Ces institutions peuvent elles-mêmes devenir des
Administrations contractantes. Par Administration contractante, on entend l'autorité qui a conclu
un contrat de financement avec un bénéficiaire.
 les organisations inter-gouvernementales ;
 les organisations de la société civile admissibles, y compris les organisations non
gouvernementales (ONG) qui se sont vu attribuer un contrat de subvention financé par l'. Les
Organisations de la société civile admissibles sont celles qui sont légalement enregistrées (si
nécessaire) dans le pays où elles opèrent ; et
 des attributaires de contrats de services financés par l' (souvent des cabinets de conseil ou
d'assistance technique) ;
 des attributaires de contrats de travaux et fournitures financés par l'Agence des Nations Unies ;
 d'autres organismes admissibles des Nations Unies.
Le terme « contrat » peut se référer à tout document conventionnel ou contractuel signé par l’Agence des
Nations Unies ou son partenaire d’exécution et un bénéficiaire, jetant les bases légales d'une action
financée par l'agence. Les annexes audit contrat font également partie intégrante de celui-ci.
Les Accords de Coopération pour le Financement des Programmes (PCA) et les Accords de
Financement à Petite Echelle (SSFA) sont les contrats les plus courants dans le contexte du financement
d'actions par.
Les Plans de Travail (PT) sont une autre manière fréquente de dispenser les financements. Ils ne
constituent toutefois pas stricto sensu un contrat.
Ces trois façons de réaliser des actions financées par l'Agence des NU seront souvent mentionnées dans
ce manuel. Les autres types de contrat (p. ex. contrats de travail et de fournitures et contrats de
contribution conclus avec des organisations internationales) n'y seront pas explicitement abordés.
Au sens du présent document, on entend par exigences contractuelles les conditions, règles et critères
définis dans un contrat de financement portant sur des actions à l’intérieur de Madagascar.
Les termes « bénéficiaire » de fonds des NU destinés à des actions à l’intérieur de Madagascar » (ou «
Partenaire d’Exécution (PE) »), « contrat », « conditions contractuelles », « Administration contractante »
et « action » (ou activité ou projet ou programme) seront utilisés tout au long du présent document. La
vocation du manuel est de fournir des orientations de base en matière de gestion financière, pouvant en
principe être utilisées par tout type de bénéficiaire et pour tout type de contrat, indépendamment de
l'Administration contractante concernée.
OBLIGATION DE RENDRE COMPTE
En signant un contrat (PT, lettre d’accord, PCA, SSFA), les PE acceptent d'être responsables et
redevables pour :
 l'exécution de l'action ainsi que la gestion et l'affectation des fonds conformément aux exigences
contractuelles ;
 la bonne gestion financière du projet et ;
 la présentation, à l'Administration contractante, de rapports sur l'action et l'utilisation des fonds de
l’Agence des Nations Unies.
Les Agences des Nations Unies se réservent le droit de vérifier si les PE remplissent leurs obligations en
confiant la réalisation de vérification, de contrôles et d'audits à ses propres agents ou à des cabinets
d'audit professionnels. Le Bureau de l’Audit Interne et des Investigations (Office of Internal Audit and
Investigations (OIAI) peut également réaliser des audits ou ouvrir une enquête.

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Les PE sont également responsables de tout contrat portant sur une action financée par l'Agence des
Nations Unies conclu avec une Administration contractante autre que ladite agence.
En l'espèce, la chaîne de responsabilité englobera à la fois le PE et l'Administration contractante.

POSSIBLES CONSÉQUENCES DU NON-RESPECT DES OBLIGATIONS CONTRACTUELLES


Si un PE ne respecte pas les exigences contractuelles, les conséquences peuvent être lourdes, telles
que :
 le recouvrement, par l’Agence des Nations Unies, des fonds liés à des dépenses injustifiées ou
inéligibles ;
 des audits ou contrôles supplémentaires portant sur d'autres actions financées par l'agence des
Nations Unies dont le PE est responsable, ou l'extrapolation des erreurs à ces actions, en cas de
problèmes systémiques ;
 des sanctions qui peuvent prendre la forme d'une rupture de contrat.
En cas de fausses déclarations, d'erreurs substantielles, d'irrégularités ou de fraudes avérées, le PE peut
être exclu de tout contrat financé par les Nations Unies pour une période dont la durée dépendra de la
décision du Management.

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Partie I : HACT

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Introduction

POURQUOI UNE APPROCHE HARMONISÉE?


Pour atteindre les objectifs la Déclaration du Millénaire, les autorités nationales, les cadres techniques du
Gouvernement et les partenaires au développement doivent concentrer toutes leurs énergies pour
surmonter les obstacles et développer les capacités locales permettant de relever les défis du
développement.
A travers l'adoption de la Déclaration de Rome sur l'harmonisation de l'aide (2003), suivie de la
Déclaration de Paris sur l'efficacité de l'aide au développement (2005), les responsables des institutions
bilatérales et multilatérales ainsi que les représentants des institutions financières internationales, ont
convenu d'harmoniser les politiques, procédures et pratiques opérationnelles de leurs institutions avec
celles en vigueur dans les pays partenaires. L'utilisation de différents systèmes de transfert de fonds
impose en effet un lourd fardeau aux partenaires, tant au niveau des coûts que des modalités de
transactions.
Les principes de ces déclarations se sont traduits par la mise en place de nouvelles méthodes de gestion
des procédures de remises des fonds auprès des PE. Au sein du SNU, cette approche dénommée
l'Approche Harmonisée sur les Transferts de Fonds - Harmonized Approach to Cash Transfers (HACT),
est décrite dans un cadre opérationnel qui s'applique à ce jour au PNUD, au FNUAP, à l'UNICEF et au
PAM - les organismes membres du Comité exécutif du Groupe des Nations Unies pour le Développement
(UNDG ExCom).
Outre l'objectif de concourir à l'atteinte des Objectifs du Millénaire pour le Développement, HACT a pour
ambition de recourir davantage aux systèmes nationaux. La gestion des procédures de remises
d'espèces passe ainsi d'un système de contrôle des fonds vers une politique de gestion du risque.
HACT a pour objectifs de :
 réduire les coûts de transaction relatifs à l'exécution des programmes des agences ExCom en
simplifiant et en harmonisant les règles et procédures en vigueur ;
 renforcer les capacités des partenaires d'exécution pour une gestion efficiente des ressources
disponibles ; et
 gérer les risques relatifs à la gestion des fonds et accroître de façon générale l'efficacité
opérationnelle.
HACT requiert des éléments préalables permettant de déterminer ses modalités d'application :
 la macro évaluation analyse les capacités de gestion des finances publiques ;
 la micro évaluation évalue les capacités de gestion financières des partenaires d'exécution et
permet de définir le niveau de risque à gérer et les besoins en termes de renforcement de
capacités ;
 les activités de contrôle et d'audit interviennent durant l'exécution des plans de travail annuel
selon des modalités consignées dans les PTA ; et
 l'utilisation du Formulaire d'Autorisation de Décaissement et de Justificatifs des Dépenses -
FACE - Funding Authorisation and Certificate of Expenditures Form.
Ces différents éléments font pleinement partie du processus de programmation commune des Agences
ExCom. La programmation commune des agences se concrétise avec l'élaboration du Plan-cadre des
Nations Unies pour l’Aide au Développement (UNDAF) qui se décline ensuite sur les programmes pays et
les plans de travail des agences du SNU.

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Principaux éléments de l’approche


Module 1
harmonisée

L'approche HACT comprend :


L’activité d'évaluation des risques :
 La micro évaluation.
Des activités de contrôle et de gestion de risques :
 Audit ;
 Vérifications ponctuelles ; et
 Visites de terrain et suivi programmatiques.
L'utilisation du formulaire d'autorisation de financement et de confirmation des dépenses (FACE)
L'approche harmonisée 'HACT' marque le passage d'un "système de contrôles" à un "système de gestion
des risques".
Dans le système de contrôles, les agences mettent en place des vérifications pour s'assurer que les
fonds affectés aux partenaires d'exécution sont utilisés à des fins appropriées. Par exemple, les
partenaires d'exécution fournissent des récépissés pour chaque dépense planifiée dans le budget
prévisionnel.
Dans le système de "gestion des risques", la responsabilité première des contrôles incombe au
partenaire d'exécution. Ce système reconnaît que les remises d'espèces présentent un risque mais aussi
que le niveau de risque est variable selon les partenaires. Par exemple : dans le cas de partenaires de
longue date qui ont une gestion stable et des systèmes de gestion interne solides, le risque est faible ;
dans le cas d'un nouveau partenaire sur lequel on dispose de peu d'informations, le risque sera plus
élevé. Les activités de gestion des risques et de contrôle s'effectueront en fonction du niveau de risque
identifié pour le partenaire.
1.1. ACTIVITÉS D’ÉVALUATION DES RISQUES
L'évaluation des risques se fait à travers la macro-évaluation et la micro-évaluation.
1.1.1. LA MACRO-EVALUATION
La macro-évaluation n’est plus exigée.
1.1.2. LA MICRO-EVALUATION
C'est une évaluation de la fiabilité des systèmes de gestion financière et des contrôles internes du
partenaire d'exécution. Elle est effectuée une fois par cycle de programmation, par un consultant ou un
cabinet d'expertise comptable. Elle concerne en priorité les PE qui reçoivent 100.000 US$ ou plus par an
de la part de tous les organismes du SNU.
La micro-évaluation permet d'identifier le niveau de risque du partenaire (faible, modéré, significatif,
élevé) mais n'est pas sanctionnée par un verdict de "réussite" ou d'"échec" pour les PE.
La micro-évaluation permet de :
 déterminer les points forts et les lacunes des pratiques de gestion financière du PE ;
 repérer les domaines se prêtant à un renforcement des capacités ;
 déterminer la modalité de remise d'espèces la plus appropriée ; et
 guider la décision concernant la fréquence et l'ampleur des activités de contrôle.
Le niveau de risque identifié par la micro-évaluation conditionne :

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 le choix de la modalité appropriée de remises d'espèces (avance, remboursement ou paiement


direct) ;
 l'ampleur et la fréquence des activités de contrôle ; et
 aide à l'identification les besoins en renforcement de capacités.
En ce qui concerne les PE considérés comme nécessitant une microévaluation (conformément au plan
de l’agence), l’agence devrait considérer que la cote de risque la plus récente est maintenue jusqu’à la
réalisation d’une nouvelle microévaluation. Lorsqu’il n’existe pas d’évaluation antérieure, un risque élevé
devrait être considéré pendant la durée du programme, jusqu’à ce que la microévaluation ait été
effectuée et que la cote de risque globale ait été déterminée.

Les PE dont il n’est pas nécessaire de faire l’objet d’une microévaluation sont appelés « non évalués ».

Ce qui suit décrit les différents scénarios :

Fonds prévus à être transférés au PE  100 000 US$/an

Si la microévaluation est effectuée alors le niveau de risque variera entre Faible, Modéré, Significatif ou
Élevé (FMSE) selon le rapport de microévaluation.

Si la microévaluation n’est pas possible alors :

- si le PE a été déjà microévalué, on maintient la cote de risque la plus récente jusqu’à la


réalisation d’une nouvelle microévaluation
- si le PE n’a pas été microévalué dans le passé, on affecte au PE un niveau de risque élevé
jusqu’à la réalisation d’une nouvelle microévaluation.

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Les résultats de la microévaluation sont valables pour une période ne pouvant dépasser la durée du
cycle de programmation et peuvent couvrir plusieurs cycles de programmation. Par exemple, une
microévaluation effectuée au début de la quatrième année d’un cycle de programmation de pays de cinq
ans sera valable jusqu’à la fin de la troisième année du cycle de programmation de pays suivant, sauf si
un changement intervient dans la structure de direction ou dans les processus et procédures du PE, ainsi
que cela est indiqué ci-dessus. Si des changements significatifs concernant l’organisation de la structure
de direction ou les processus et procédures d’un PE sont relevés, une nouvelle microévaluation pourra
être jugée nécessaire par l’agence au cours du cycle de programmation.

Il est à noter que les résultats de l’audit planifié peuvent être utilisés par le Country Management
Team (CMT) pour réviser le niveau de risque d’un partenaire qui a déjà fait l’objet de microévaluation.

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SCHEMA RECAPITULATIF

Evaluation des risques

Micro-évaluation
Macro-évaluation
(PE)

Choix des Ampleur et la fréquence


modalités de des activités de contrôle
financement

Remise Paiement Remboursement Spot checks Audits Audits


directe (DCT) direct programmés spéciaux

1.2. ACTIVITES DE CONTRÔLE ET DE GESTION DES RISQUES


Ces activités de contrôle et de gestion des risques ont pour objectif de :
 vérifier les pratiques de contrôles internes et de gestion financière du PE ;
 déterminer si les fonds ont bien été utilisés aux fins convenues ; et
 vérifier l'exactitude des rapports du PE sur l'utilisation des fonds afin de s'assurer que cette
utilisation est conforme et juste.
La fréquence et l'ampleur des activités de contrôle dépendent du niveau de risque repéré au cours de la
micro-évaluation et du montant des remises des fonds. Plus le risque repéré d'un PE est élevé, plus il
sera nécessaire d'investir dans des activités régulières de contrôle à l'attention de ce partenaire.
1.2.1. AUDITS PROGRAMMÉS ET SPECIAUX
Les PE qui reçoivent au moins 500.000 USD d'une ou de plusieurs agences du SNU durant un cycle de
programmation (cinq ans) doivent faire l'objet d'au moins un audit au cours de cette période. Les
auditeurs doivent fournir un rapport de leurs conclusions en ce qui concerne les fonds utilisés par rapport
aux activités planifiées et exécutées. Ils doivent également fournir une liste de recommandations liées
aux résultats de l'audit pour apporter les améliorations nécessaires au système financier et de contrôle et
mieux utiliser les ressources.
Outre les audits réguliers des partenaires, l'Agence du SNU peut, le cas échéant, effectuer des audits
spéciaux en cas de constat d'anomalies significatives dans la gestion du projet ou du programme.

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1.2.2. VERIFICATIONS PONCTUELLES


Des vérifications ponctuelles seront conduites pour examiner sur place - c'est à dire dans les locaux du
PE - les pièces comptables qui sont liées aux dépenses effectuées pour les activités mises en œuvre
dans le cadre du PT. Cela permet aussi de fournir un appui au PE pour améliorer les points faibles
identifiés lors d'une micro-évaluation et de renforcer ses capacités.
Les directives sur les seuils minimums concernant les activités de vérification ponctuelle figurent dans le
tableau ci-dessous

SUIVI SUR TERRAIN ET SUIVI PROGRAMMATIQUE


Les activités des plans d'action doivent faire régulièrement l'objet d'un suivi par les différents
responsables des agences du SNU et du Gouvernement, à tous les niveaux, pour s'assurer de leur
niveau d'exécution, de leur qualité et des progrès réalisés en vue de l'atteinte des résultats.
Ce suivi se fait de deux façons :
 Visites de terrain ; et
 Examens périodiques ou revues de la mise en œuvre des plans d'action.
1.3. LE FORMULAIRE FACE
Le FACE est le Formulaire d'Autorisation de Financement et de Confirmation des Dépenses (Funding
Authorization and Certificate of Expenditures - en anglais).
C'est un document à la fois de demande et d'autorisation de financement et de confirmation des
dépenses. Autrement dit, c'est un document d'appel de fonds et de compte rendu de l'utilisation des
ressources mises à disposition.
Il remplace les anciens formulaires de demandes de fonds ou de rapports de l'exécution financière des
agences adoptant l'approche HACT. Il vise donc à simplifier les procédures et réduire les coûts de
transaction pour les partenaires d'exécution et le personnel des organismes des Nations Unies.
Le FACE a donc comme principales fonctions de :
Pour le PE :
 Requérir un décaissement de fonds ; et
 Établir un rapport sur les dépenses encourues durant la période comptable.

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Pour l'agence des Nations Unies


 Autoriser un partenaire d'exécution à encourir ou engager des dépenses jusqu'à concurrence
d'un plafond autorisé ;
 Approuver le décaissement des fonds au profit du partenaire ; et
 Certifier de l'exactitude des données et informations financières fournies par le partenaire
d'exécution.
Davantage d'informations sur l'utilisation du FACE sont fournies dans le module N°3.

ELEMENTS GENERAUX DE HACT ET GESTION DES RISQUES

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SCHEMA RECAPITULATIF

Transfers de fonds au PE Non HACT ne s’applique pas

Oui

HACT s’applique

Remise directe
Risque élevé (DCT)
Non
effectuée
Micro-évaluation Paiement direct
Risque élevé Choix de la modalité
Effectuée du transfert des
fonds
Remboursement

Renforcement
des capacités Exécution
du PE
directe

Risque
faible

Plannification des Formulaire


activités d’assurance Niveau de Activités FACE
risque d’assurance

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Module 2 Modalités de transfert de fonds

DEFINITION
Quatre modalités de transfert de fonds sont à la disposition des Agences du SNU dans le cadre des
procédures HACT :
1. Les remises directes d'espèces aux PE pour les obligations et les dépenses qu'ils prendront à leur
charge selon les activités convenues dans les PT. Les remises d’espèces directes sont censées être
demandées et versées au titre de périodes de mise en œuvre de programme ne dépassant pas trois
mois et, exceptionnellement, six mois au maximum, conformément aux directives de chaque Agence ;
2. Les paiements directs par les agences du SNU aux fournisseurs de biens et services pour les
obligations encourues par le PE en l'appui aux activités convenues dans les PT. Les paiements directs au
titre de dépenses antérieurement autorisées sont censés être demandés et versés chaque trimestre ou
après achèvement des activités, conformément aux directives de chaque Agence ;
3. Le remboursement aux PE des obligations et dépenses encourues en appui aux activités
convenues dans les PT. Les remboursements au titre de dépenses antérieurement autorisées sont
censés être demandés et versés chaque trimestre ou après achèvement des activités, conformément aux
directives de chaque Agence ;
4. L'exécution directe par l'Agence du SNU : dans le cas de cette modalité, aucun transfert de fonds
n'est exécuté au profit du PE. L'Agence du SNU assure la mise en œuvre de la gestion financière de
l'activité.
2.1. REMISE DIRECTE D'ESPECES (DCT : DIRECT CASH TRANSFERT)
Pour assurer une utilisation optimale des ressources, les avances sont consenties sur la base d'une
prévision des dépenses, conformément au PT. Le PE soumet toutes les demandes d'avance à l'Agence à
travers le formulaire FACE, accompagné du descriptif des activités et d'un budget détaillé.
Les documents exigés pour le paiement sont :

- Formulaire FACE original


- Budget détaillé
- Lettre de demande de financement
- Requête narrative des activités

Liquidations ou rapportage : les documents exigés pour la liquidation des DCT sont :

- Formulaire FACE original


- Rapport financier
- Rapport technique

NB : La demande de financement et le rapportage des dépenses peuvent se faire soit en version


papier, soit électroniquement selon le système utilise par l’Agence

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TYPE 1 : Processus pour une remise directe d’espèces

Phase 1 Phase 3 Phase 4


Phase 2
Élaboration du Plan Activités Rapport sur
de Travail Demande et préparation du
paiement de suivi l’utilisation des fonds
PE et Agence

1. Projet de 4. Signature 11. Le PE 13. Le PE soumet le


Plan de 6. Le PE soumet
des PTA par le accuse FACE certifié (rapport
Travail (PT) sa demande à
PE et l’Agence réception des sur l’utilisation des
l’Agence à travers
fonds 12. Activités fonds) accompagné du
le FACE
de suivi rapport financier des
accompagné du
dépenses
budget détaillé

2. Budgétisation du
projet de PT
14. La Section
7. L’Agence 10.
Programme examine le
analyse et Notification du
FACE et le rapport
approuve le FACE paiement au
financier pour
et le budget PE avec le
approbation
FACE
3. Création du approuvé et le
PT dans le budget
système de détaillé
gestion de
l’Agence
15. Vérification de la
Section Finance pour
acceptation de liquidation

5. Disponibilité 8. La demande de
des Fonds paiement est
préparée, certifiée
et approuvée 16. La copie du FACE
approuvé est
renvoyée au PE

9. Signature de
l’ordre de virement
ou du chèque

2.2. PAIEMENT DIRECT


C'est la modalité par laquelle le PE demande à l’Agence des Nations Unies d'effectuer des paiements au
profit de tiers pour des biens et services fournis à un programme ou projet. Ce dernier doit remplir les
colonnes appropriées du formulaire FACE et le soumettre à l'Agence avec la facture du fournisseur et
tout autre documents requis.
L’Agence des Nations Unies effectue le paiement directement aux prestataires de biens et services au
nom du PE.
Une fois le paiement effectué, l'Agence doit en informer le PE et lui transmettre les copies des factures
payées.
Lorsque l’Agence des Nations Unies effectue des paiements directs à la demande du PE, elle n'est que
l'agent payeur qui exécute une transaction financière à la demande du PE. Ce dernier doit s'assurer de la
conformité des biens ou services commandités.

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Cette modalité se fait en deux étapes : demande d’autorisation pour le paiement direct avant de
s’engager avec le fournisseur et puis la demande de payement au fournisseur une fois la facture finale
est obtenue avec services faits. Les documents exigés pour la demande d’autorisation sont :

- Formulaire FACE original


- Budget détaillé
- Factures Pro forma
- Lettre de demande de financement
Requête narrative des activités

Les documents exigés pour le paiement direct au fournisseur sont :

- Formulaire FACE original


- Factures originales
- Rapport financier
- Rapport technique

NB : La demande de financement et le rapportage des dépenses peuvent se faire soit en version papier,
soit électroniquement selon le système utilise par l’Agence.

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TYPE 2 : Processus pour un paiement direct

Phase 1 Phase 2 Phase 3

Élaboration du Plan
de Travail
PE et Agence Autorisation du paiement direct Activités de suivi

6. Le PE soumet sa demande à
l’Agence à travers le FACE
accompagné du budget détaillé
1. Projet de 4. Signature des et les pro formas
Plan de PTA par le PE
Travail (PT) et l’Agence
) 11. Activités de suivi

2. Budgétisation du
projet de PT
7. L’Agence analyse
et approuve le FACE 10. Notification au
et le budget et PE du paiement du
renvoie une copie du prestataire avec
FACE approuvé au copie des factures
3. Création du PE payées
PT dans le
système de
gestion de
l’Agence

5. Disponibilité 8. La demande de paiement est


des Fonds préparée, certifiée et approuvée

9. Le paiement est
effectué au
prestataire de biens
et services

2.3. REMBOURSEMENT
C'est la modalité qui permet de rembourser au PE des obligations et dépenses encourues en appui aux
activités convenues dans les PT.
Au préalable, le PE soumet un FACE accompagné du budget prévisionnel de l'activité pour validation par
l'Agence avant sa réalisation.
Cette modalité se fait en deux étapes : demande d’autorisation pour avancer les fonds et puis la
demande de remboursement une fois les activités ont été effectuées.

Les documents exigés pour la demande d’autorisation sont :

- Formulaire FACE original


- Budget détaillé
- Lettre de demande de financement
- Requête narrative des activités

Les documents exigés pour la demande de remboursement des dépenses déjà encourues par le
partenaire sont :

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- Formulaire FACE original


- Rapport financier
- Rapport technique

NB : La demande de financement et le rapportage des dépenses peuvent se faire soit en version papier,
soit électroniquement selon le système utilise par l’Agence.

TYPE 3 : Processus pour une demande de remboursement

Phase 1 Phase 3
Phase 2 Phase 4
Élaboration du Plan de Travail Activités
PE et Agence Demande et Rapport sur l’utilisation des fonds
préparation du de suivi
paiement

1. Projet de 4. Signature 14. Le PE


Plan de 6. Le PE soumet 10. Le PE soumet le
des PTA par le FACE certifié (rapport accuse
Travail (PT) sa demande à
PE et l’Agence sur l’utilisation des réception des
l’Agence à travers 9. Activités
le FACE fonds) accompagné du fonds
de suivi rapport financier des
accompagné du
budget détaillé dépenses

2. Budgétisation du
projet de PT
11. La Section 15. Notification
7. L’Agence Programme examine le du paiement au
analyse et FACE et le rapport PE
approuve le FACE financier pour
et le budget approbation
3. Création du
PT dans le
système de
gestion de
l’Agence 12. Vérification de la 16. Le
Section Finance pour rembourseme
acceptation de nt est
liquidation effectué sur
la base du
5. Disponibilité FACE
des Fonds 8. Le PE réalise
l’activité tel que approuvé
convenu avec
13. La copie du FACE
l’Agence
approuvé est
renvoyée au PE

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BASE DES DÉCAISSEMENTS


Tout paiement, quel qu'en soit la modalité, se fonde sur les activités et budget décrits dans les PT.
PERIODICITÉ DES DECAISSEMENTS
Les remises directes d'espèces seront demandées et effectuées pour des périodes d'exécution du
programme ne dépassant pas trois mois.
Le remboursement de dépenses précédemment autorisées sera demandé et effectué après l'achèvement
des activités.
Les paiements directs pour des activités précédemment autorisées seront effectués sur la base d'une
requête signée par le responsable désigné du PE.
RAPPORT SUR L'UTILISATION DES FONDS
Le PE qui reçoit des fonds utilisera le formulaire FACE pour soumettre le rapport sur l'utilisation des fonds
reçus ou pour demander le remboursement de dépenses déjà encourues ou aussi pour toute demande
de paiement directe
Le formulaire FACE qui sert de rapport peut également être utilisé pour formuler une nouvelle demande.
Les fonds décaissés par l’Agence des Nations Unies mais non utilisés par le PE peuvent être réutilisés
ou reprogrammés par accord mutuel si cela est conforme à l'objectif et au calendrier du PT. A défaut, ils
doivent être rendus à l’Agence.
L'exactitude des rapports soumis par le PE sera vérifiée lors des activités de contrôles (voir module 1).

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Module 3 Le formulaire FACE

DÉFINITION :
FACE : Funding Authorization and Certificate of Expenditure, soit en français " Autorisation de
Financement et de Confirmation des Dépenses ".
C'est l'un des éléments clé du HACT. Il constitue un outil simplifié et harmonisé qui remplace les anciens
formulaires du système de rapportage de l'exécution financière des Agences ExCom afin de faciliter les
demandes des fonds et les rapports des dépenses des PE.
POURQUOI LE FORMULAIRE FACE ?
 Réduire la complexité des procédures de gestion des remises d'espèces aux PE ;
 Réduire les coûts de transaction pour les PE ; et
 Recentrer les efforts des parties prenantes sur les questions de programmation.
NB : Toutes les agences ayant mettant en œuvre HACT utilisent le formulaire FACE soit papier soit sous une forme
électronique, simplement.

QUELLES SONT LES FONCTIONS DU FORMULAIRE FACE ?


Le formulaire FACE remplit plusieurs fonctions importantes, dont :
 la demande d’autorisation de financement : le PE utilise la section « Demandes/Autorisations »
pour indiquer le montant des fonds à verser aux fins d’utilisation au cours de la nouvelle période
de déclaration. Sur la base de cette demande, l’Agence peut accepter, rejeter ou modifier le
montant à approuver ;
 le rapportage des dépenses : le PE utilise la section « Déclaration » pour déclarer à l’agence les
dépenses engagées au cours de la période de déclaration. L’agence peut accepter ou rejeter les
dépenses déclarées ou demander leur modification ;
 la certification ou la confirmation des dépenses : le responsable désigné du PE (la/les personnes
mentionnées dans la lettre d’accord) utilise la section « Certification » pour certifier l’exactitude
des données et informations fournies.
Le FACE permet également de :
 Approuver le montant à décaisser en faveur du PE ;
 Préciser la modalité de remises d'espèce aux partenaires d'exécution ; et
 Définir la responsabilité des parties prenantes (les PE et les agences du SNU).
QUELS SONT LES AVANTAGES DU FORMULAIRE FACE ?
 Un seul et même format pour toutes les agences ExCom ;
 Sa transmission ne requiert pas de pièces justificatives (factures, divers registres, les divers
bordereaux, les rapports de mission, pièces justificatives, etc…) mais une documentation
complémentaire peut être requise selon la spécificité de l'activité (budget détaillé, TDR et factures
pro forma….) ; et
 Le formulaire FACE permet la reprogrammation des montants décaissés et non utilisés par les
PE pour une nouvelle période ou le reversement du reliquat à l'Agence.
QUELS SONT LES LIENS ENTRE LE PT ET LE FORMULAIRE FACE ?
Le PT et les activités qui y sont consignées servent de référence à l'utilisation du formulaire FACE.
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Généralement, l'instance qui signe le PT est celle qui signe le formulaire FACE.
Toutefois une "délégation" de signature du formulaire FACE peut être octroyée avec l'accord formel des
parties prenantes (nom des personnes habilités mentionnées dans la lettre d’accord). La délégation de
signature du FACE est assurée par défaut via la hiérarchie directe en place. Toutefois, la délégation
formelle est explicitement nécessaire au cas où la personne désignée n’appartient pas à la ligne
hiérarchique directe du signataire du PT.
Exemple : le responsable désigné signant le PT peut appartenir au niveau central du ministère de la
santé tandis que les dépenses peuvent être encourues par une direction régionale du même ministère et
ainsi le FACE sera signé par le Directeur Régional.
COMMENT UTILISER LE FORMULAIRE FACE ?
Toute demande de financement par le formulaire FACE s'accompagne d'une estimation détaillée des
coûts suivant les directives de l'agence des Nations Unies et en utilisant le canevas de budgétisation
proposé dans ce manuel.
Le formulaire FACE doit être utilisé pour :
 Les remises directes d'espèces
 Les remboursements
 Les paiements directs.
La périodicité normale des décaissements avec le formulaire FACE s'effectue sur une base trimestrielle
en ce qui concerne les remises directes d'espèces. À noter que cette périodicité pourra être réduite ou
étendue à titre exceptionnel selon les besoins des activités, moyennant une autorisation émanant de
l’autorité compétente de l’Agence des Nations Unies. Les raisons du non-respect de la périodicité
trimestrielle doivent être bien documentées. Normalement, dans le cas où aucune dépense ne serait
engagée et si aucuns fonds supplémentaires ne seraient demandés, le PE n’a pas besoin de remplir un
FACE. Toutefois, l’Agence des Nations Unies peut exiger que le FACE, en version papier ou
électronique, soit soumis même si aucune dépense n’est engagée.
LES DIFFÉRENTES PARTIES DU FACE :
Le FACE comprend quatre (4) parties essentielles sur une seule et unique page :
1. L'en-tête ;
2. Le corps du formulaire : le cadre de description des activités, le cadre des codes (coding), le
cadre du rapport financier et le cadre des demandes et autorisations de financement ;
3. La partie « confirmation des demandes d'autorisation de décaissement/ou de dépenses » ; et
4. La partie « approbation de l'Agence de l'ONU ».
Toutes les parties du formulaire ne seront pas utilisées tout le temps.
Les parties hachurées en jaune ou en gris dans le cadre du rapport financier et dans le cadre des
demandes et autorisations de financement sont à remplir par l'Agence

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Autorisation de financement et confirmation des dépenses Organisme des NU XXXXXXXXXX Date: Jour/Mois/Année

Pays XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Type de demande

En-tête
Code et titre du programme XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX □ Remise directe d'espèces (DCT)
Code et titre du projet XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX □ Remboursement
Responsable(s) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX □ Paiement direct
Titre code du plan de travail XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Partenaire d'exécution XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Devise

RAPPORT DEMANDES / AUTORISATIONS

Dépenses Nouvelle période


Dépenses effectives Montant autorisé non

Corps du formulaire
Codage pour le PNUD, le Montant autorisé acceptées par Solde comptable et montant Montant autorisé
Description de l'activité d'après l'AWP et durée au titre du projet versé
FNUAP et le PAM l'organisme demandé
Mois -Mois/Année Mois-Mois/Année
A B C D=A-C E F G =D +F
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX (Mois/Année - Mois/Année)

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX (Mois/Année - Mois/Année)

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX (Mois/Année - Mois/Année)

Total 0 0 0 0 0 0 0

CONFIRMATION

décaissements ou de
Le soussigné, responsable autorisé du partenaire d'exécution susmentionné, confirme que :

Confirmation des

d'autorisation de
□ La demande de financement ci-dessus représente des estimations de dépenses conformes à l'AWP et aux estimations détaillées de coûts jointes en annexe

demandes

dépenses
Les dépenses effectives pour la période mentionnée ici ont été effectuées conformément à l'AWP et aux estimations détaillées de coûts précédemment approuvées. Au besoin, les documents comptables détaillés concernant ces dépenses sont disponibles
□ sur demande.
Date de présentation de la demande : Nom : Titre :

A NOTER: * Les cases en jaune sont à remplir par l'organisme des NU et les autres cases par l'homologue.

A L'USAGE DE L'ORGANISME DES NU UNIQUEMENT :


POUR TOUS LES ORGANISMES A L'USAGE DE L'UNICEF UNIQUEMENT A L'USAGE DU FNUAP UNIQUEMENT

Approbation par l'Agence de


Approuvé par : Frais à imputer sur le compte Informations sur le règlement : Nouveau décaissement de fonds

Ref.CAG; Ref CRQ; Ref. Bordereau Ref.CAG;Ref.CRQ, JV

CRQ CAG GL: Activité 1 0

Formation (762010) 0 Montant DCT 0

Frais de voyages (762020) 0 Activité 2 0

l'ONU
Nom : __________________________________________ Réunions,conférences (762030) 0 Moins :

Salaires, dépenses d'appui (761030) 0

T itre : __________________________________________ Constr - Loc.proj. (761040) 0 Montant du règlement 0

Autres CAG (761010) 0

Date: __________________________________________ Total 0 Solde 0 Total 0

Ref CAG (Cash Assistance to Government): No de référence pour le transfert de fonds en espèces aux partenaires d'exécution
Ref CRQ (Cash Requisition): No de référence pour les fonds bloqués en vue d'activités spécifiques
CAG GL (Cash Assistance to Government General Ledger): No de référence pour les différentes catégories de dépenses
Constr - Loc. Proj = Construction de locaux au titre des projets

1. En-tête
Ces données sont nécessaires pour un codage correct dans les systèmes de gestion financière et de
comptabilité. Les éléments d’information spécifiques incluent :
 Le nom de l'Agence des Nations Unies ;
 La date de la demande ;
 Le type de demande (remise directe d'espèces, paiement direct ou remboursement) ;
 Le pays où le programme est mis en œuvre ;
 Le titre et le code (le cas échéant) du programme ;
 Le nom du responsable (de la part du partenaire d'exécution qui signe le FACE) ;
 Le titre et le code du plan de travail ;
 Le PE (Ministère/Département du PE, ONG) ; et
 La devise dans laquelle la demande/le décaissement est effectué(e).

Autorisation de financement et confirmation des dépenses Organisme des NU XXXXXXXXXX Date: Jour/Mois/Année

Pays XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Type de demande

Code et titre du programme XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX □ Remise directe d'espèces (DCT)


Code et titre du projet XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX □ Remboursement
Responsable(s) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX □ Paiement direct
Titre code du plan de travail XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Partenaire d'exécution XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Devise

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2. Corps du formulaire
Il est composé de :
Colonne de l'activité : description de l'activité telle qu'elle figure dans le PT, ainsi que sa durée.
Colonne des codes : cette deuxième colonne permet à l'Agence du SNU de saisir ses propres codes de
comptabilité. Elle peut entrer ces données elle-même ou demander au PE de le faire, selon les codes
fournis par l'Agence.

Codage pour le PNUD, le


Description de l'activité d'après l'AWP et durée
FNUAP et le PAM

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX (M ois/Année - M ois/Année)

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX (M ois/Année - M ois/Année)

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX (M ois/Année - M ois/Année)

Total

Cadre du rapport financier : cette partie est remplie par le PE pour faire rapport à l'Agence sur les
dépenses encourues au cours de la période comptable considérée. L'Agence peut accepter, refuser ou
demander un amendement.
Le FACE est un formulaire dynamique qui doit s'équilibrer et rapprocher la période comptable considérée
avec la suivante.
Colonne A - Montant autorisé : elle sera vide lors de la première demande. Dans le cadre du rapport
financier, elle comprend la période de la dernière autorisation obtenue et reprend les données de la
dernière colonne (colonne G) du formulaire FACE antérieurement soumis et autorisé. Elle devra inclure la
période de rapportage.
Colonne B - Dépenses effectives : elle indique les dépenses effectives du PE au titre de la période
considérée. A ce stade, les dépenses sont encore soumises à l’examen et à l’approbation de l’Agence.
Colonne C - Dépenses acceptées par l'agence : elle est utilisée par l'Agence pour examiner et approuver,
refuser ou demander une modification des dépenses signalées par le PE. Si les montants sont acceptés
tels que déclarés, aucune autre modification de cette partie du formulaire FACE ou communication avec
le PE concernant ces dépenses n’est requise. Les montants dans ce cas doivent être repris comme tel
dans cette colonne. Cependant, si des modifications sont apportées (par exemple pour mettre en
question ou refuser une dépense signalée), le montant inscrit par l'Agence dans la colonne C sera
différent de celui qui figurera dans la colonne B. Ce changement doit être communiqué au PE par la
Section Programme.
Colonne D - Solde : elle est remplie par l'Agence et indique le solde des fonds autorisés au cours de la
période comptable considérée et qui ne sont pas encore dépensés à la date du formulaire. L'expression «
non dépensé » peut également désigner des dépenses qui sont soit connues, soit en cours à la date du
formulaire FACE, mais qui ne peuvent être confirmées et certifiées par le PE pour des raisons de
calendrier ou de retards affectant la communication interne d’informations. Le solde restant des fonds
autorisés par activité peut être reprogrammé, réutilisé ou remboursé, selon les procédures internes de
l’Agence.
Les colonnes C, D, F et G sont en jaune ou en gris. Elles sont vides lorsque le formulaire FACE est
présenté à l'Agence. Elles seront remplies par la Section Programme concernée avant le traitement
financier du formulaire.
Toutes les autres colonnes doivent être remplies par le PE.

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Aucune pièce justificative n'est requise lors de la transmission du formulaire FACE.


L’ensemble des pièces justificatives se rapportant à l’exécution d'une action financée par l’Agence des
Nations Unies doit être conservé pendant au moins une période de 5 ans à compter de la date de
clôture de l’exercice au cours duquel cet engagement a été effectué. En cas d’un projet spécifique
financé par un bailleur de fonds les 5 années doivent être comptées à partir de la clôture du projet.
Afin de garantir la conservation et la disponibilité effective de ces pièces justificatives en cas de
nécessité, toutes les dispositions relatives à leur archivage ainsi que leur conservation doivent être
décidées par le PE.

RAPPORT

Dépenses
Dépenses effectives
M ontant autorisé acceptées par Solde
au titre du projet
l'organism e
Mois -Mois/Année
A B C D=A-C

0 0 0 0

Cadre des Demandes et d'Autorisation de financement :


Colonne E - Nouvelle période comptable et montant demandé : cette colonne définit la période comptable
sur laquelle porte la nouvelle demande et qui normalement suit immédiatement la période de déclaration
précédente. Cette partie est remplie par le PE qui y inscrit le montant des fonds requis au cours de la
nouvelle période comptable. Chaque fois qu'une nouvelle demande de fonds est présentée, elle est
accompagnée d'une liste détaillée des dépenses conformément au PT ou au PCA. Par rapport à cette
demande, l'Agence peut accepter, refuser ou modifier le montant approuvé. Cette colonne peut
également indiquer tout solde relatif à une activité de la colonne D et dont la reprogrammation est
demandée. Ceci réduira d’autant le montant total de la nouvelle demande de versement.
Colonne F - Montant autorisé : cette colonne est remplie par l'Agence pour établir les montants des fonds
par activité, qui seront décaissés au titre de la nouvelle période comptable. Elle est utilisée pour accepter,
refuser ou modifier les montants demandés dans la colonne E. Il est tenu compte de tout crédit de
reprogrammation dans cette colonne pour les besoins du rapprochement des montants.
Colonne G - Montant autorisé non versé : la colonne G est la somme des colonnes D et F. Elle indique le
montant total accordé pour l'activité. Dans les rapports ultérieurs, le montant de cette colonne sera
rapporté dans la colonne A du nouveau formulaire FACE.
DEMANDES / AUTORISATIONS

Nouvelle période
M ontant autorisé non
com ptable et m ontant M ontant autorisé
versé
dem andé
Mois-Mois/Année
E F G =D +F

0 0 0

3. Confirmation des demandes d'autorisation de décaissement et/ou remboursement de dépenses

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Cette partie est utilisée par le responsable désigné du PE pour confirmer (certifier) la demande et/ou les
dépenses. La date, la signature du responsable, son titre et le cachet de son organisme doivent figurer
dans cette partie.
Lors du processus de confirmation, le responsable désigné coche l'une des déclarations suivantes ou les
deux :
 « La demande de financement ci-dessus représente les estimations des dépenses programmées
conformément aux demandes de financement antérieures, au CPAP/au PT/PCA, ou autre
document équivalent et/ou aux autres accords connexes conclus avec l’agence et aux
estimations détaillées de coûts sont jointes en annexe » : sera cochée lors d’une demande de
financement ;
 « Les dépenses effectives pour la période considérée ont été effectuées conformément aux
demandes de financement antérieures, au CPAP/au PT/PCA ou autre document équivalent et/ou
aux autres accords connexes conclus avec l’agence et aux estimations détaillées de coûts
précédemment approuvées » : sera cochée lors du rapportage des dépenses.
En outre, le responsable désigné atteste que les justificatifs financiers seront disponibles sur demande
pendant une période de cinq ans.

CONFIRMATION
Le soussigné, responsable autorisé du partenaire d'exécution susmentionné, confirme que :

□ La demande de financem ent ci-dessus représente des estimations de dépenses conformes à l'AWP et aux estimations détaillées de coûts jointes en annexe
Les dépenses effectives pour la période mentionnée ici ont été effectuées conformément à l'AWP et aux estimations détaillées de coûts précédemm ent approuvées. Au besoin, les documents comptables détaillés concernant ces dépenses sont disponibles sur
□ demande.
Date de présentation de la demande : Nom : Titre :

4. Approbation de l'Agence du SNU


Cette partie est à l'usage de l'Agence uniquement.
Approbation : L'encadré " Pour toutes les agences " en bas et à gauche du formulaire doit être signé par
le fonctionnaire compétent de l'Agence. Cette partie indique que la demande de fonds a été examinée et
approuvée. Le/La fonctionnaire doit signer et dater le formulaire et indiquer son titre et le cachet de son
Agence.
Encadrés pour les codes comptables : Le reste du formulaire est utilisé par l’Agence de Nations Unies
pour y inscrire les codes exigés par leur système de comptabilité et de gestion financière.

A L'USAGE DE L'ORGANISME DES NU UNIQUEMENT :


POUR TOUS LES ORGANISMES A L'USAGE DE L'UNICEF UNIQUEMENT A L'USAGE DU FNUAP UNIQUEMENT
Approuvé par : Frais à imputer sur le compte Informations sur le règlement : Nouveau décaissement de fonds
Ref.CAG; Ref CRQ; Ref. Bordereau Ref.CAG;Ref.CRQ, JV

CRQ CAG GL: Activité 1 0

Formation (762010) 0 Montant DCT 0

Frais de voyages (762020) 0 Activité 2 0


Nom : __________________________________________ Réunions,conférences (762030) 0 Moins :

Salaires, dépenses d'appui (761030) 0


Titre : __________________________________________ Constr - Loc.proj. (761040) 0 Montant du règlement 0

Autres CAG (761010) 0

Date: __________________________________________ Total 0 Solde 0 Total 0

RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU SIGNATAIRE DÉSIGNÉ DU PE


Le responsable désigné du PE : il lui appartient de certifier l’exactitude des données fournies dans le
formulaire FACE. En général, il s’agit de la même personne que celle qui signe le plan de travail. La
certification inclut ce qui suit :
 la demande de financement indiquée correspond aux dépenses estimatives programmées,
conformément au plan de travail, et les estimations détaillées des coûts sont jointes en annexe ;

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 les dépenses effectives au titre de la période de déclaration ont été effectuées conformément au
plan de travail et aux estimations détaillées des coûts antérieurement approuvées ; et
 les documents comptables justificatifs doivent être tenus à la disposition de l’agence pendant une
période de cinq ans.

REMARQUES

Remarques importantes :
 La communication doit être au centre des relations entre le PE et le Chargé de programme.
Si lors de la réalisation d'une activité, pour des raisons indépendantes du PE, des
changements survenaient, le PE les signale au Chargé de programme qui lui précisera son
accord ou sa désapprobation par écrit.
 Le formulaire FACE doit obligatoirement contenir les éléments suivants :
- La signature appropriée du responsable désigné ; et
- Les activités consignées dans le PT.
- Si le partenaire d’exécution n’a pas accès au système de gestion utilisé par l’Agence
des Nations Unies, un exemplaire copie du formulaire FACE approuvé doit être
renvoyé par la Section Programme au PE avec l'avis de décaissement, l’ordre de
virement, etc… en cas d’oubli, le PE doit exiger cet exemplaire copie.
 Les formulaires FACE ne sont pas utilisés en cas de mise en œuvre directe par les agences,
comme indiqué plus haut.
 Les fonds versés mais non utilisés par le PE au cours de la période de déclaration peuvent
être reprogrammés au cours du trimestre suivant par accord mutuel écrit, si cela est
conforme aux politiques et procédures de l’Agence (par ex. pour financer une activité
similaire dont l’objet et le calendrier sont conformes aux exigences de la source de
financement ou du donateur). La reprogrammation concerne des activités non planifiées et
qui s’avèrent nécessaire pour l’atteinte des résultats. Les fonds peuvent également être
remboursés ou encore réutilisés pour continuer l’exécution des mêmes activités ou des
extensions de celles-ci.

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Remarques importantes :
 Il est important de signaler que la période de demande de fonds mentionnée dans le FACE
(Cadre des Demandes et d'Autorisation de financement) doit correspondre à celle mentionnée
dans la requête de financement préparée par le PE qui à son tour doit être la même que celle
indiquée dans le formulaire de budget détaillé
 Le scénario idéal de processus de financement et de liquidation des demandes de transferts
de cash est le suivant : l’entité du PE qui prépare la demande de financement est elle même
qui signe le FACE, met en œuvre les activités et soumet le rapport financier et garde les
pièces justificatives. Il arrive des exceptions non encouragées par le HACT qui doivent être
bien justifiées et documentées où :
- la requête de financement émane par exemple du Ministère, le FACE est signé par le
Ministère qui demande à de transférer les fonds aux régions. Ces dernières mettent en
œuvre les activités et soumettent les rapports financiers ; et
- la requête de financement émane par exemple du Ministère pour le compte des régions
alors que les FACE sont signés par les régions. Ces dernières mettent en œuvre les
activités et soumettent les rapports financiers.

Annexe PIM3-1 : PARTIE I - MODULE 3 – CHECKLIST DE REMPLISSAGE DES FACE


Cette annexe présente deux checklists des FACE pour la demande de financement et pour le rapportage
des dépenses. Ces deux checklists servent à aider le PE à bien remplir les FACE conformément aux
enseignements de HACT. Ils sont fournis à titre indicatif et constituent des exemples non contraignants
que les PE peuvent adapter en fonction de leurs besoins.

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Module 4 Enseignements des audits HACT des PE

Le présent module fait un point sur les principales leçons tirées des audits HACT des PE au cours des
dernières années
En revenant synthétiquement sur les rendus d’audits, plusieurs anomalies ont été révélées et qui
pourraient être évitées par une bonne application des procédures dans le présent manuel.
Ainsi, il est très utile de savoir quel type d’anomalies pouvant faire l’objet de constatations d’audit afin
d’en tirer des leçons pour la gestion des fonds.
Les anomalies citées dans les rapports d’audits se catégorisent en 3 types :
 Anomalies financières ;
 Anomalies de système ; et
 Anomalies de conformité.

ANOMALIES FINANCIÈRES
Il s’agit des dépenses qui ne satisfont pas les exigences contractuelles du PT/PCA/SSFA en faisant
référence à une gestion financière saine et aux principes généralement acceptés d’économie, d’efficience
et d’efficacité.
Ainsi, les constatations concernant des dépenses inéligibles et la non communication de recettes seront
classées comme constatations financières, en raison de leur impact financier direct, avec recouvrement
(potentiel) de créance par l’Agence. Nous citerons à titre d’exemples la non éligibilité des dépenses ou
des actifs acquis et la non communication d’informations concernant les intérêts créditeurs.

Exemple d’anomalie financière Description

Pas de pièces justificatives Il n’est donc pas possible de confirmer soit la validité de l’élément
de la dépense soit de confirmer que le montant a été exactement
enregistré.

Pièces justificatives En conséquence, il n’est pas possible soit de confirmer la validité


insuffisantes de l’élément de dépense soit de confirmer que le montant a été
correctement enregistré.

Erreur d’imputation Lorsque la dépense en question est affectée à une ligne budgétaire
non appropriée ou non conforme aux stipulations de PTA/PCA.

Erreur de césure Des dépenses rapportées ont été encourues après la fin de
l’exercice (c'est-à-dire après la fin de la période d’exécution du
PTA/PCA).

Dépenses doublement- Dépenses rapportées qui ont été trouvées avoir été financées par
financées un autre donateur.

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Exemple d’anomalie financière Description

Dépenses qui n’étaient pas Dépenses qui n’ont pas pu être confirmées comme nécessaires ou
aux fins du projet liées au projet.

Absence de preuve de Il n’a pas été trouvé de preuves qu’une dépense a été encourue et
paiement payée, donc il n’est pas possible de confirmer la validité des
montants rapportés.

Absence de preuve que les Il n’y a pas de preuve que les biens ou services ont été reçus, donc
biens / services ont bien été il n’est pas possible de confirmer la validité de montants rapportés.
reçus

Taux des indemnités ou Le PTA/PCA stipule que les indemnités et les rémunérations ne
d’honoraires supérieurs à doivent pas dépasser les taux maximaux convenus par l’équipe
ceux budgétisés nationale de l’ONU à tous les niveaux.

Taux des indemnités Les taux appliqué ne doit pas supérieur à la grille harmonisé des
journalières (DSA) dépassés Nations Unies
Intérêts bancaires non Tout intérêt perçu sur les fonds fournis par l’Agence des Nations
déclarés Unies doit être déclaré et remboursé à cette agence et/ou réinjecté
au projet après autorisation préalable de la section programme de
ladite agence.
Coûts d’appui incorrectement Les coûts d’appui (jusqu’à 7% des dépenses effectivement
calculés encourues) seront remboursés seulement en proportion du
montant des dépenses qui ont effectivement été faites.
Dépenses imputées mais Des dépenses sont déclarées sans que les prestations
activités non réalisées correspondantes n’aient été effectuées ou les biens livrées.
Avances figurant en tant que Le PE ne peut pas déclarer comme dépenses des décaissements
dépenses consentis à des sous-traitants et pour lesquels il n’a pas de preuve
que les activités ont eu lieu.
Engagements pris traités Le PE a pris un engagement interne à dépenser de l’argent pour
comme des dépenses quelque chose, puis l’a enregistré comme une dépense avant que
l’achat ne soit fait.
TVA réclamée à tort Les dépenses rapportées relativement au projet ont inclus des
montants de TVA recouvrable
Autres Ce titre couvre toute les autres Constatation financières non
mentionnés ci-dessus

ANOMALIES DE SYSTÈME
Le terme système recouvre principalement des questions de contrôle interne pour lesquelles le PE est
responsable et dans lesquelles il peut prendre des mesures recommandées par l’auditeur.
Les constatations de contrôle de gestion font apparaître des faiblesses structurales et systématiques, et il
est important pour le PE de savoir où résident ces problèmes de façon à améliorer leur gestion à la fois
pour les projets existants et pour les projets futurs.

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Exemple d’anomalie de Description


système

Absence de piste de C’est lorsque les dépenses déclarées ne peuvent être rapportées
vérification clairement au système comptable du PE ou à des pièces
justificatives ou autres preuves.

Incohérence du système Le principe de la comptabilité de trésorerie ou celui de la


comptable comptabilité d’exercice doit être suivi constamment. Cette
constatation indique des cas où le PE comporte une incohérence
dans l’application de la méthode comptable.
Absence de séparation des C’est un aspect fondamental du contrôle financier qui réduit le
responsabilités risque de fraude et d’erreur par la séparation des tâches entre ceux
qui sont chargés d’ordonner des achats et ceux qui sont chargés
de faire les paiements.

Paiements non approuvés Des paiements ont été faits alors qu’ils n’avaient pas été approuvés
par les personnes appropriées.

Absence de procédures pour Ceci concerne les cas où les actifs d’un projet sont mal contrôlés :
la vérification des actifs un registre des actifs du projet n’est pas tenu, ou bien les actifs
détenus sont dans des locaux partagés et ne sont pas clairement
identifiables, ou bien encore les actifs ne sont pas dans un endroit
sécurisé. De même lorsque le registre des actifs ne spécifie pas la
marque et le type de l’article, le coût, la date de l’achat, le numéro
de série, le lieu et le nom de la personne responsable de l’actif. Les
transferts d’actifs ne sont, parfois, pas pleinement documentés et
prouvés.

Factures de fournisseurs non Il n’y a pas de procédures pour assurer que les factures des
approuvées fournisseurs sont bien autorisées. Les dépenses du projet ne sont
pas autorisées par les personnes responsables désignées.

Absence de rapprochements Elément essentiel de contrôle pour assurer que les sommes
bancaires dépensées sont correctement enregistrées et qu’on les retrouve
dans les relevés bancaires.

Passation de marchés de gré Le PE ne suit pas les bonnes pratiques relatives à la passation des
à gré marchés c’est-à-dire ne suit ni les procédures établies par l’Agence
des Nations Unies ni les siennes propres.

Absence de mise en œuvre Le PE n’a pas mis en œuvre les recommandations de l’audit, de la
des recommandations de micro-évaluation ou du spot-check précédents.
l’audit, de la micro-évaluation
ou du spot-check précédents

Mauvais archivage et tenue La documentation du projet n’est pas convenablement classée ou


des documents était enregistrée de façon désorganisée.

Utilisation excessive des L’usage d’espèces accroît le risque de fraude car il peut facilement
paiements en espèce donner lieu à des malversations.

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ANOMALIES DE CONFORMITÉ
Les constatations de conformité comportent des questions de non-conformité aux termes et conditions du
contrat (PT/PCA/SSFA), dans la mesure où ces questions n’ont pas déjà été signalées comme
constatations d’un contrôle financier ou de gestion.
Ces constatations n’ont pas d’effet financier, mais montrent des cas de non-respect important des
obligations stipulées dans le PT/PCA/SSFA.

Exemple d’anomalie de Description


conformité

Signataires des Formulaire La demande des avances monétaires sous la forme d’un FACE
FACE différents de ceux doit être signée d’un représentant mandaté du PE pour engager les
désignés dans le PTA/PCA ou dépenses, demander des remboursements ou des avances de
le vendor ou la lettre d’accord fonds et certifier les rapports sur les dépenses se rapportant aux
activités. Cette constatation est faite lorsqu’une personne,
différente de celle nommée comme responsable, est le signataire
d’un Formulaire FACE.
Formulaires FACE soumis en Le PE doit soumettre à l’agence un FACE qui liste les
retard décaissements faits au cours de la période d’exécution des
activités conformément au format prévu. Cette constatation est
faite quand les rapports ne sont pas soumis en temps voulu.

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Partie II :
PROCÉDURES
FINANCIÈRES

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Introduction

Cette seconde partie du guide pratique contient et explique les règles et procédures financières à
appliquer sous la responsabilité du PE.
Ces lignes directrices visent à apporter des suggestions et des bonnes pratiques dans le cadre de la
gestion de l’action.
Les informations ci-dessous constituent des orientations d’ordre général et devront être observées.

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Module 1 CONTRÔLE INTERNE

POURQUOI LE CONTRÔLE INTERNE REVÊT-IL UNE TELLE IMPORTANCE?


Le contrôle interne a pour but de s'assurer, avec un degré de certitude raisonnable, que les opérations
sont réalisées efficacement, que les informations financières disponibles sont fiables et que les exigences
contractuelles sont respectées. Faute de bons contrôles internes, il existe un risque réel que les fonds de
l’Agence des Nations Unies ne soient pas bien utilisés, de la manière convenue dans le contrat. Des
actifs peuvent se perdre, et la traçabilité des fonds peut ne pas être garantie.

Absence de contrôles internes adéquats : un risque majeur


Il est essentiel de disposer d'un système de contrôle interne offrant des garanties raisonnables quant
à la réalisation des objectifs.

Contenu de ce module
 Exigences contractuelles minimales ;
 Conseils de base ;
 Problème spécifique : l'importance de l'environnement de contrôle interne ;
 Problème spécifique : projets multisites/multipartenaires ; et
 Outils et modèles.
EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES
Les contrats et les accords portant sur des actions financées par l'Agence des Nations Unies ne
comportent pas de clauses exhaustives concernant les contrôles internes. Ils prévoient néanmoins
certaines exigences spécifiques en la matière.
Les principales sont les suivantes :
Stricte séparation des tâches
Une gestion saine des fonds des Nations Unies exige une stricte séparation des tâches du gestionnaire
du projet et de celles du comptable, de la personne chargée d’ordonner des achats et celle qui est
chargée de faire les paiements. Cette exigence vise à bien distinguer les tâches qui consistent à autoriser
les dépenses de celles qui consistent à effectuer les transactions (on parle à cet égard du principe « des
quatre yeux »).
Interdiction des conflits d'intérêts et des paiements confidentiels
Tous les contrats portant sur des actions financées par les Nations Unies interdisent les conflits d'intérêts,
les paiements confidentiels (p. ex. commissions occultes, pots-de-vin) et toute autre pratique contraire à
l'éthique.
Contrôles réguliers
Dans les actions mises en œuvre directement par un PE ou par « coopération déléguée » (p. ex.
contributions apportées à des organisations nationales ou accords de délégation conclus avec des
organismes publics), le contrat exigera généralement que le PE ou le délégataire effectue des contrôles
réguliers pour s'assurer que l'action a été correctement exécutée.

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Mesures visant à prévenir les irrégularités, la fraude et la corruption


Dans les actions exécutées par un PE ou par « coopération déléguée », le contrat exige généralement du
PE ou du délégataire qu'il mette en place des mesures visant à prévenir les irrégularités, la fraude et la
corruption.
CONSEILS DE BASE
Le contrôle interne est un processus continu, qui requiert une attention constante de la part des
gestionnaires. Cette section aborde d'importantes mesures élémentaires à prendre dans le cadre des
activités de contrôle.

Message-clé : veillez à une séparation suffisante des tâches.

L'un des grands principes de base consiste à s'assurer qu'aucune transaction ou chaîne de transactions
ne soit laissée aux mains d'une seule et même personne. La répartition des tâches constitue une activité
de contrôle interne capitale qui implique la répartition de rôles et de privilèges associés entre plusieurs
membres du personnel pour une procédure opérationnelle spécifique.
Une transaction, ou chaîne de transactions, inclut souvent de nombreuses tâches. En confiant celles-ci à
des personnes différentes, les bénéficiaires réduisent le risque que des personnes se trouvent en
position de frauder ou de dissimuler des erreurs commises dans l'exercice de leur mission.

Exemples d'activités susceptibles d'être utilement scindées :


 contrôle physique des actifs et tâches de vérification (p. ex. gestion des liquidités et
rapprochement des liquidités) ;
 tâches de gestion et tâches d'autorisation (p. ex. respect des procédures d'adjudication et
validation du contrat avec le fournisseur) ;
 tâches de gestion et tâches comptables (p. ex. approbation des factures d'achats et
comptabilisation de celles-ci) ; et
 tâches comptables et paiements (p. ex. préparation d'un paiement et signature du
virement).
Exemples de fonctions devant être réparties :
 Encaissement vs enregistrement des fonds : le membre du personnel chargé de la
réception des fonds et de leur dépôt à la banque ne doit pas être responsable de l'activité
d'enregistrement des fonds et de gestion des créances dans le système afin de réduire le
risque de dissimulation de fonds non déposés ;
 Gestion des fiches fournisseurs vs le traitement des paiements : le droit de créer et
d'éditer des fiches fournisseurs dans le système doit être restreint à un nombre de
membres du personnel le plus réduit possible afin d'éviter le risque de création de fausses
fiches fournisseurs et de modification non autorisée des données sensibles des
fournisseurs. Les membres du personnel affectés au rôle de création de fournisseurs ne
doivent pas être affectés à des rôles d'approvisionnement où ils peuvent créer ou
approuver des bons de commande, des rôles liés à la gestion des programmes où ils
peuvent créer ou autoriser des transferts de fonds ni à des rôles de gestion financière où
ils peuvent créer ou approuver toute partie du processus de gestion des dettes et des
paiements ;

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 Fonction de saisie des bons de commande vs fonction de saisie de demandes


d'approvisionnement/commandes clients : le membre du personnel qui saisit les
demandes d'approvisionnement/commandes clients doit être différent de la personne
qui saisit les bons de commande afin de réduire le risque de commande de fournitures
et de services qui ne respectent pas le processus d'approvisionnement requis. Les
bons de commande doivent être créés par une personne qui assume la fonction
d'approvisionnement ;
 Fonctions de création des bons de commande vs fonction d’approbation des bons de
commande : la création (saisie) et l'approbation (émission) des bons de commande
doivent être effectuées par des employés différents. En général, l'agent d'approbation
des bons de commande est généralement un responsable de l'approvisionnement ou
un autre cadre supérieur qui atteste que le processus d'approvisionnement a été suivi ;
 Fonction de réception des biens/services vs fonction de traitement des paiements : les
membres du personnel intervenant dans l'achat des biens/services ne doivent pas
recevoir les biens/services afin de réduire le risque d'acceptation de biens/services non
conformes aux spécifications définies ou d'enregistrement de biens/services qui n'ont
pas été réellement reçus. Ils ne doivent pas également être autorisés à traiter des
paiements ou des sorties de bilan afin de réduire le risque de paiements ou
d'ajustements inappropriés en faveur des fournisseurs ;
 Fonction de réception des biens et services vs fonction de la gestion des fiches
fournisseurs et des paiements : les employés chargés de la réception des biens et
services ne doivent pas être impliqués dans le processus d'approvisionnement ou de
décaissement afin de réduire le risque de falsification des fiches fournisseurs et de
traitement de paiements inappropriés. En général, la réception doit être effectuée par le
personnel de l'unité ayant fait la demande ou celui de l'entrepôt qui peut attester que les
biens/services reçus sont acceptables ;
 Fonction de saisie des factures vs la fonction d'approbation de factures : la saisie des
informations dans une facture et l'approbation de celle-ci doivent être effectuées par
des membres du personnel distincts afin de réduire le risque de paiements
inappropriés. Cette recommandation s'applique également à la création (saisie) et à
l'approbation de tout transfert de fonds ;
 Fonction de caissier vs fonction de comptable : la fonction de caissier implique le
processus de décaissement de la fonction de paiement, par exemple remplissage de
chèques et/ou lancement de virements de fonds auprès de la banque. Pour prévenir et
détecter des modifications non autorisées aux fichiers de paiement, les membres du
personnel impliqués dans la fonction de caissier ne doivent pas intervenir dans le
traitement des factures, la gestion de la fiche fournisseur et le processus de
rapprochement bancaire. Cette mesure est nécessaire pour réduire le risque de
transactions inappropriées ;

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 Fonction de rapprochement bancaire vs fonction d'encaissement et de traitement de


paiements : les rapprochements bancaires représentent un contrôle interne
extrêmement important, car ils constituent la principale mesure de contrôle qui permet
de détecter des paiements non autorisés. Les rapprochements bancaires doivent être
effectués mensuellement afin de pouvoir détecter rapidement la fraude et/ou des
erreurs comptables. Les rapprochements bancaires doivent être préparés par un
employé qui n'intervient pas dans l'encaissement et le paiement (création et
approbation de paiements) et n'assume aucune responsabilité bancaire ou liée à la
trésorerie afin de réduire le risque de dissimulation d'erreurs ou de mauvaise conduite.
Cependant, si les seuls employés compétents en matière de rapprochements bancaires
sont ceux du service financier, le membre du personnel chargé du rapprochement ne
doit assumer, autant que possible, aucune fonction d'encaissement, de paiement ou
liée à la banque ou à la trésorerie. La personne chargée de préparer le rapprochement
bancaire ne doit jamais être quelqu'un qui a accès au stock de chèques vierges, ni une
personne autorisée à signer des chèques/déblocages de fonds ;
 Fonction de modification des données de référence des membres du personnel vs
fonction de paie : les modifications de données de références sont très sensibles, car
elles affectent les droits aux prestations et les paiements de salaires des employés. Afin
de réduire le risque de modifications non autorisées des données relatives aux salaires,
les personnes chargées de modifier les données de référence des employés ne doivent
pas être impliquées dans le processus de paie et celles qui interviennent dans le
processus de paie ne doivent pas être autorisées à modifier les données de référence
des membres du personnel. En outre, les personnes chargées de modifier les données
de référence des employés ne doivent pas modifier leurs données de référence
personnelles. Celles-ci doivent être modifiées par un autre membre du service des
ressources humaines ; et
 Fonction de gestion des stocks et des immobilisations corporelles vs fonction de
décompte physique : les comptages de stocks physiques dans le cadre de l'inventaire
(fournitures, …) et des immobilisations corporelles doivent être effectués par des
employés autres que ceux qui sont chargés de sa gestion. Cette indépendance
augmente la probabilité de détecter des anomalies dans la gestion des biens. Lorsque
les comptages ne peuvent pas être effectués par un personnel indépendant de la
gestion des fournitures et des immobilisations corporelles, un employé indépendant doit
faire partie des équipes de décompte physique. Les ajustements nécessaires dans les
grands livres auxiliaires à la suite des décomptes physiques doivent être effectués par
une personne autre que les employés chargés de la tenue quotidienne des documents
et ceux qui ont procédé au décompte physique. Cette indépendance réduit le risque de
dissimulation d'anomalies dans la gestion des biens.

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Message-clé : réfléchissez à la meilleure manière de répartir les tâches.

Il peut y avoir plusieurs façons de répartir les tâches, et certaines peuvent être plus efficaces que
d'autres. Ainsi, il est parfois possible d'organiser les tâches de manière telle que les personnes qui les
effectuent se contrôlent l'une l'autre. Cette façon de faire est de nature à améliorer les contrôles et à
limiter les risques.

Les PE doivent prendre le temps de bien réfléchir à la meilleure manière de répartir les tâches, selon
la nature des activités ou du projet

Message-clé : prévoyez des points d'approbation stratégiques. Approuver signifie aussi


vérifier.

Des procédures d'autorisation appropriées rendent les contrôles plus efficaces. Recensez les points
d'approbation pertinents pour le projet et confiez aux personnes les mieux placées la responsabilité
d'effectuer ces tâches. Ces personnes doivent comprendre qu'il leur incombe de vérifier tout ce qu'elles
approuvent.

Par exemple, pour un contrat de services, on peut demander au chef d'équipe d’approuver le relevé
des heures de travail de l'équipe. Il marquera généralement son approbation en signant ledit relevé.
Toutefois, pour garantir un contrôle efficace, le chef d'équipe doit effectivement vérifier le relevé
avant de le signer.

Message-clé : chacun doit bien comprendre ses responsabilités.

Pour que la répartition des tâches fonctionne comme prévu, chacun doit bien comprendre ses
responsabilités.

Pour éviter tout malentendu, il importe de décrire toutes les tâches et responsabilités par écrit, par
exemple au moyen:
 de descriptions de fonction écrites ;
 d'un organigramme clair indiquant les tâches et responsabilités ; et
 de descriptions (ou diagrammes) du processus que doivent suivre les transactions,
mentionnant les points de contrôle et la fréquence des contrôles.
Une bonne manière de faire consiste à mettre tout cela noir sur blanc dans un manuel conçu pour
le PE, projet ou programme.

Message-clé : les petites Organisations doivent elles aussi répartir les tâches et les
contrôles.

Les organisations tournant avec des effectifs réduits auront peut-être du mal à bien séparer les tâches.
Toutefois, un degré minimal de répartition (p. ex. séparation des principales fonctions, comme les
autorisations et la comptabilité) est nécessaire. Il y a certains contrôles qui ne doivent pas faire l'objet de
compromis en raison du risque élevé de malversation ou de fraude dans un tel cas. Si un PE estime qu'il
ne dispose pas de la structure adéquate pour prendre en charge la répartition minimale énoncée ci-
dessous et si cela est possible et lorsque les ressources le permettent, le personnel d'une même unité ou
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d'un même service doit être encouragé à assumer à tour de rôle chacune des fonctions a) car cela
permet de réduire le risque de fraude comme mesure de prévention et de détection ; et b) afin qu'ils
acquièrent les diverses aptitudes nécessaires pour suppléer ou remplacer les personnes absentes, sans
compromettre les normes minimales de répartition des tâches.
a. Autorisation des demandes d'approvisionnement/commandes clients à travers l'émission de
bons de commande ;
b. Création de fournisseurs à travers le traitement des approvisionnements et des paiements ;
c. Gestion des stocks et des immobilisations corporelles à travers l'inventaire physique ; et
Processus de rapprochement bancaire à travers le traitement des encaissements et des paiements.

Parfois, la séparation des tâches est limitée par les ressources du PE ou du projet. Les PE doivent
compenser ces limitations en introduisant un système de révision et de contrôle précis, géré par la
direction du PE ou du projet.

PROBLÈME SPÉCIFIQUE : L'IMPORTANCE DE L'ENVIRONNEMENT DE CONTRÔLE INTERNE


La base première d'un bon système de contrôle interne réside dans l'environnement mis en place par le
PE.
Cet environnement de contrôle englobe :
 l'intégrité, la déontologie et le comportement des cadres ;
 le style de gestion de la direction du projet ;
 le dévouement et la compétence de la direction du projet ;
 la structure organisationnelle et l'attribution des responsabilités et de l'autorité ; et
 les politiques et pratiques en matière de ressources humaines.
En mettant en place l'environnement de contrôle, la direction du PE ou du projet « donne le ton » à
l'ensemble de l'organisation, et contribue à sensibiliser son personnel à l'importance des contrôles. De
même, en valorisant l'intégrité, l'éthique, la transparence, la compétence et le souci d'appliquer de
bonnes pratiques de gestion, par exemple, la direction crée un cadre favorisant la discipline et la
structure.

Le référentiel de contrôle interne élaboré par le «Committee on Sponsoring Organizations» de la


Commission Treadway (COSO) est actuellement le cadre le plus largement accepté.
Ce référentiel définit plusieurs niveaux et axes de contrôle interne :
 l'environnement de contrôle interne ;
 la définition d'objectifs ;
 l'évaluation et la gestion des risques ;
 les activités de contrôle ;
 la communication ; et
 le suivi.

PROBLÈME SPÉCIFIQUE : PROJETS MULTISITES/MULTIPARTENAIRES


Les projets multi-sites sont souvent gérés par plusieurs partenaires indépendants, chacun possédant sa
propre structure de contrôle interne.
Dans ce cas, il est fréquent qu'une entité unique dirige et coordonne le projet dans son ensemble. Dans
les contrats portant sur des actions financées par l’Agence des Nations Unies', l'entité dirigeante du projet
est généralement le bénéficiaire principal, lequel est considéré comme le responsable du projet dans son
ensemble.

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L'entité dirigeante (de coordination) d'un tel projet est généralement jugée responsable en cas de
mauvaise exécution de certaines activités par les partenaires de projet.

Afin de limiter ce risque, le bénéficiaire principal (coordinateur) devrait envisager de prendre les
mesures suivantes :
 lors de la conception du projet, évaluer si les entités participantes disposent de mécanismes
de contrôle interne adéquats, conformément aux principes généraux exposés dans le présent
module ;
 pendant l'exécution du projet, assurer un suivi étroit des performances des partenaires du
projet, afin de s'assurer que leurs contrôles internes restent adéquats et qu'ils conservent la
maîtrise de l'exécution ; et
 à intervalle régulier en cours de projet, obtenir des copies et/ou vérifier les registres
comptables et pièces justificatives portant sur les activités gérées par les entités participantes,
afin de s'assurer qu'ils répondent aux exigences contractuelles.

Annexe PIIM1-1 : PARTIE II - MODULE 1 - LISTE DE CONTRÔLE « CONTRÔLES INTERNES »


Les PE sont encouragés à utiliser la liste de contrôle « Contrôles internes » proposée dans ce manuel.
Les contrôles internes s'inscrivant dans la durée, il est vivement conseillé aux PE de prendre le temps de
régulièrement mettre à jour leurs réponses à la liste de contrôle.

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DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET
Module 2
ARCHIVAGE

POURQUOI LA DOCUMENTATION REVÊT-ELLE UNE TELLE IMPORTANCE?

Message-clé : pas documenté, pas accepté!

Pour un PE, il est vital de tenir une documentation claire et pertinente. Faute d'une documentation
adéquate, il est impossible de démontrer que les coûts communiqués à l'Agence des Nations Unies
remplissent bien les conditions définies dans l’accord de partenariat/contrat/convention.
Dans le contexte du financement de projets, environ 2 problèmes sur 10 relevés lors d'audits menés par
l’Agence des Nations Unies résultent d’un archivage inadéquat des pièces et documents.

Absence de documentation adéquate: un risque majeur


Si un PE ne peut pas prouver, au moyen de pièces justificatives, que les fonds ont bien été utilisés
conformément aux exigences contractuelles, l’agence des Nations Unies peut décider de ne pas
couvrir les dépenses non étayées.

Contenu de ce module
 Exigences contractuelles minimales ;
 Problèmes éventuels et contrôles clés ;
 Conseils de base ;
 Problème spécifique : projets multisites/multipartenaires ;
 Problème spécifique : environnements locaux difficiles ;
 Problème spécifique : documentation électronique ; et
 Outils et modèles.
EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES

Message-clé : comprendre les exigences contractuelles.

Les pages suivantes résument les exigences contractuelles minimales en matière de documentation et
d'archivage pour les actions financées par l'Agence des Nations Unies et gérées au travers un PE.
Les directives de HACT précisent que :
 pour être éligibles, les coûts doivent être identifiables et vérifiables (voir checklist de vérification
des dépenses). En d'autres termes, il doit exister une documentation adéquate prouvant que
chaque dépense a bel et bien trait au projet ;
 le PE doit permettre à l’Agence des Nations Unies d'effectuer des contrôles et des audits et de
vérifier les pièces justificatives, documents comptables et tout autre document pertinent pour le
financement du projet ;
 les pièces justificatives et documents comptables doivent être tenus à la disposition de l’Agence
des Nations Unies, à des fins de contrôle, pour une période de 5 ans à compter de la date de
clôture de l’exercice au cours duquel cet engagement a été effectué. En cas d’un projet
spécifique financé par un bailleur de fonds les 5 années doivent être comptées à partir de la
clôture du projet ;

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 les pièces justificatives et documents comptables doivent être facilement accessibles et classés
de façon à permettre un contrôle aisé ;
 en ce qui concerne les contrats de services à prix unitaires, des feuilles de présence enregistrant
les jours ou heures ouvré(e)s doivent être conservées (timesheets) ; et
 la documentation à conserver inclut tout document requis pour vérifier les dépenses, tels que les
feuilles de présence, les billets de transport, les cartes d'embarquement, les fiches de paie, les
factures ou encore les quittances pour frais occasionnels.
L’annexe PIIM2-1 fournit une liste indicative des documents requis pour documenter les paiements par
type de dépense à garder dans les dossiers de paiement ainsi que les documents d’appui des fonctions
clés (cf. « Liste de contrôle « documentation» »).
L’annexe PIIM2-2 présente un modèle de note de frais divers, de petits achats ou des frais de
déplacement dans le cas où il serait impossible d’obtenir une preuve de paiement de la part du
prestataire de service/fournisseur/transporteur.
PROBLÈMES ÉVENTUELS ET MESURES DE CONTRÔLE CLÉS

Problèmes éventuels Mesures de contrôle clés

Certains documents n'ont pas été établis ou S'assurer que l'équipe du PE connaît les
conservés. exigences contractuelles et les comprend.
Par exemple, les procédures internes du
bénéficiaire peuvent ne pas prévoir certains
documents qu'exige le contrat.

Les documents concernés ne fournissent pas de Veiller à ce que la documentation de projet


preuves suffisantes du respect des exigences fournisse des preuves solides et pertinentes (p.
contractuelles. ex. documents officiels émanant d'une source
extérieure : factures, attestations, …).

Les documents de projet ont été conservés, mais Mettre en place un système de numérotation, de
il n'est pas possible de les retrouver. classement et d'archivage facile à suivre,
permettant de retrouver aisément les documents.

Les documents de projet ont été détruits Mentionner clairement la date jusqu'à laquelle les
prématurément. documents doivent être conservés dans les
archives.
Ceci peut arriver si les règles internes du
bénéficiaire n'exigent pas qu'un document soit Noter cette date sur les cartons contenant les
conservé pendant au moins 5 ans. documents de projet.

Les documents de projet se sont détériorés au fil Veiller à ce que les documents soient archivés en
du temps. toute sécurité.
Ceci peut arriver si les documents ne sont pas
protégés de la chaleur ou de l'humidité.

CONSEILS DE BASE

Message-clé : prudence est mère de sûreté. Mieux vaut prévenir que guérir!

L'équipe de projet peut ne plus être disponible lorsque l’agence des Nations Unies décide d'effectuer un
audit. C'est souvent le cas lorsque ses membres sont embauchés sur une base ad hoc. Dans ce cas, la
documentation de projet constitue la seule source fiable de documents d'appui.
Garder à l'esprit que la plupart des contrats portant sur des activités financées par l’agence des Nations
Unies l’autorisent à effectuer des audits et des contrôles jusqu'à cinq ans après le dernier paiement.

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Il convient donc de tenir des dossiers complets et de les conserver, de manière à pouvoir montrer
ultérieurement comment le projet a été géré.
Nous conseillons aux PE de se référer aux checklists fournis en annexe PIIM2-1. Ils trouveront ci-
après quelques conseils utiles.

Message-clé : la documentation du projet fournit-elle des preuves suffisamment solides?

Examinez toute votre documentation d'un œil critique afin de vous assurer qu'elle suffit à prouver
l'éligibilité des dépenses. Quelques principes de base :

 Un document original est plus fiable qu'une copie, car plus difficile à falsifier. Il offre en outre
une meilleure protection contre la double comptabilisation des mêmes dépenses. Pour cette
raison, lors des contrôles et audits, les vérificateurs demanderont généralement à voir les
documents originaux.
 Un document officiel est plus fiable qu'un document officieux. Ainsi, un relevé bancaire officiel
constitue une meilleure preuve de paiement qu'un reçu établi par le caissier du PE.
 Un document délivré par une source extérieure constitue une meilleure preuve qu'un
document interne. Ainsi, pour un marché passé, une offre ou une lettre envoyée par le
soumissionnaire constitue une preuve plus fiable de mise en concurrence qu'une note du PE
indiquant que le soumissionnaire a été contacté.
 Pour une formation, une feuille de présence remplie et signée par les participants constitue
une preuve plus fiable qu'une synthèse rédigée par le service administratif du PE.

Message-clé : la documentation du projet prouve-t-elle que les dépenses sont éligibles?

Il est possible que plusieurs documents soient nécessaires pour prouver l'éligibilité d'une dépense. Ainsi,
la facture d'un fournisseur peut prouver qu'un article a été acheté à un prix donné, mais pas que la
dépense est éligible à d'autres points de vue :

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Lien avec le projet : la facture du fournisseur montre que des marchandises ont été achetées,
mais pas forcément qu'elles ont été utilisées dans le cadre du projet. Il est possible que le lien
au projet doive être attesté, p. ex. au moyen d'un reçu signé par l'utilisateur final (bon de
réception). Pour les véhicules, un journal de bord peut être tenu en vue de prouver que le
véhicule a été utilisé exclusivement aux fins du projet.
 Réalité : la documentation du projet doit prouver que les frais ont bel et bien été engagés.
Ainsi, la facture du fournisseur peut prouver que le projet devait de l'argent à celui-ci. En
revanche, elle ne prouve pas forcément que le projet a clos la transaction en acceptant les
marchandises et en les réglant. Il peut donc se révéler nécessaire de conserver la facture
du fournisseur ET le bordereau de livraison ET le relevé bancaire (ou reçu) montrant que le
paiement a été effectué.
 Au cours de la période de projet : les contrats portant sur des activités financées par l'
agence des Nations Unies mentionnent généralement la période pendant laquelle les
activités peuvent être menées à bien. Il se peut que la facture ne suffise pas à prouver que
les frais ont été engagés pendant la durée du contrat. Un bordereau de livraison ou un
document de transport mentionnant la date de réception des marchandises peut dès lors se
révéler utile.
 Exigences contractuelles spécifiques : le contrat peut inclure des conditions particulières
requérant p. ex. une procédure de mise en concurrence. Dans ce cas, la documentation de
projet devra inclure non seulement la facture du fournisseur mais également la preuve que

Message-clé : évitez tout système peu clair ou ambigu!

Examinez l'organisation de la documentation d'un œil critique afin de vous assurer qu'elle est totalement
transparente et exempte d'ambiguïtés. Certains systèmes d'organisation peuvent sembler pratiques a
priori, mais poser des problèmes ultérieurement, faute d'être suffisamment clairs.

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Exemple 1
Un projet comporte plusieurs antennes décentralisées, avec du personnel basé dans des
villages éloignés. Faute d'un bon système bancaire dans la région, leur salaire doit être réglé
en espèces. Pour des raisons pratiques, les équipes de certains villages envoient l'un des
villageois collecter leurs salaires au bureau central du projet. Ce villageois propose, en toute
bonne foi, de signer le reçu au nom des bénéficiaires - le personnel.
Sur le moment, le personnel de projet peut trouver qu'il s'agit là d'une manière facile et rapide
de documenter le paiement.
Toutefois, en procédant de la sorte, le bénéficiaire risque de ne pas pouvoir prouver que le
personnel a effectivement été payé. Un auditeur examinant les documents plusieurs années
après les faits risque de mettre en doute la validité du reçu.
Exemple 2
Un bénéficiaire gère plusieurs projets de développement sanitaire, dont certains sont financés
par l'agence des Nations Unies et d'autres par d'autres donateurs internationaux (p. ex. USAid,
UE).
Il se peut que, pour obtenir de meilleurs prix, le bénéficiaire décide de regrouper l'achat de
fournitures pour les différents projets.
Toutefois, si toutes les marchandises figurent sur une seule facture, celle-ci devra être répartie
entre les différents projets. La même facture sera aussi utilisée comme pièce justificative dans
le cadre de différents projets.
Ceci peut entraîner des erreurs d'imputation et compliquer la traçabilité de la documentation. Il

Message-clé : les pièces justificatives sont-elles faciles à retrouver?

Si le bénéficiaire ne parvient pas à retrouver la documentation du projet au cours d'un audit, les
conséquences peuvent être les mêmes que si aucune documentation n'avait été conservée, surtout si le
projet est terminé et que le personnel n'est plus disponible. Comment éviter cela ?

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 Référencement simple, facile à utiliser : utilisez un système de numérotation et de référence


simple, que tout le monde, y compris des personnes étrangères au projet, puisse suivre.
Assurez-vous que le système permet de retrouver facilement et rapidement les documents
recherchés. Les références du projet peuvent suivre un ordre chronologique, numérique,
thématique, géographique ou autre. Il appartient au bénéficiaire de décider du système le
plus approprié selon les circonstances. Un index de classement clair peut épargner bien des
soucis. Classement méthodique : ayez recours à un système physique structuré pour classer
les documents. Par exemple, classez les documents dans des dossiers pour pouvoir les
retrouver plus facilement, plutôt que de les relier avec des cordelettes, de les conserver dans
des sacs ou de les empiler. Si vous conservez vos archives dans des cartons, mentionnez le
contenu du carton sur son étiquette.
 Conditions d'archivage sûres : veillez à ce que les documents soient physiquement protégés
et ne risquent pas de se détériorer pendant leur conservation ou lors de leur transport. Ils ne
doivent pas être entreposés dans un lieu humide ou à proximité de produits inflammables ou
chimiques. Ils doivent être conservés dans un endroit fermé, à l'abri des rongeurs et autres
animaux.

PROBLÈME SPÉCIFIQUE : PROJETS MULTISITES/MULTIPARTENAIRES


Le chef de file d'un projet multipartenaires et/ou multisites (p. ex. Direction Régionale comparée aux
structures des districts) doit répondre à plusieurs exigences.
 En tant que chef de file, il doit être conscient du fait que les partenaires secondaires (locaux)
devront parfois conserver leur documentation localement pour se conformer à la réglementation
comptable et fiscale en vigueur.
 En tant que principal récipiendaire des fonds, il est responsable, vis-à-vis de l', de l'exécution du
contrat par les partenaires secondaires.
À ce titre, il doit :
 présenter les pièces justificatives lorsque l'agence des Nations Unies effectue des audits et des
vérifications (spotchecks) ;
 tenir compte du fait que les auditeurs demanderont généralement à voir les pièces originales ;
 faciliter les audits et les contrôles, en gardant à l'esprit que si la documentation est conservée en
différents points, cela peut créer des obstacles.

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Le chef de file du projet devra trouver des solutions pratiques en vue de concilier ces objectifs
contradictoires. Voici quelques pistes.
 Au stade de la proposition de projet, se demander si l'exécution/la documentation du projet
doit réellement être répartie entre plusieurs acteurs locaux. S'il est possible d'organiser le
projet de manière à éviter toute dispersion inutile, ceci simplifiera les audits et contrôles ;
 Voir si la documentation peut être regroupée en un nombre limité de lieux (p. ex. en
rassemblant toute la documentation sur un seul site) ;
 Voir si la documentation peut être conservée provisoirement au siège central lorsqu'un audit
est en cours ; et
 Examiner la possibilité de demander aux partenaires secondaires d'envoyer une copie de
leur documentation en même temps que leurs rapports financiers. Ceci devrait aider le chef
de file à vérifier le travail effectué par les partenaires secondaires.
Cette approche facilitera aussi les vérifications, car les vérificateurs pourraient examiner les
copies de manière centralisée. Il se peut néanmoins qu'ils souhaitent examiner si les copies
correspondent aux originaux.

PROBLÈME SPÉCIFIQUE : ENVIRONNEMENTS DIFFICILES


Certains projets peuvent présenter des difficultés spécifiques liées à l'environnement régional, p. ex. :
 Certains acteurs locaux peuvent être analphabètes (fournisseurs incapables de lire, rédiger ou
signer des documents) ;
 Le nombre de fournisseurs fiables sur le marché peut être limité, ce qui complique les procédures
de mise en concurrence ;
 En cas d’absence de système bancaire efficace, les acteurs risquent de demander à être
rémunérés en espèces, et non par virement bancaire ; et
 L'éloignement des opérations de terrain, allié à d'autres difficultés, peut empêcher de rassembler
les pièces justificatives.

Dans de telles circonstances, il importe de trouver des solutions pratiques pour s'adapter à la
situation locale tout en veillant à disposer de pièces justificatives acceptables.
Exemples :
 Si des empreintes digitales doivent être recueillies en lieu et place de signatures, pensez à
faire une copie de la carte 'identité du signataire et à noter son nom en regard de ses
empreintes ;
 Évitez les pratiques ambiguës. Par exemple, si une personne signe un reçu en lieu et place
d'une autre personne, vous risquez de ne pas pouvoir prouver ultérieurement que la
transaction était régulière ;
 S'il est impossible d'éviter les règlements en espèces, soyez extrêmement strict quant à la
documentation de ceux-ci ; et
 Si le projet se déroule dans des circonstances telles qu'il est impossible d'obtenir une
documentation suffisante, il est conseillé aux bénéficiaires d'en informer l'Administration
contractante par écrit le plus rapidement possible, en proposant des mesures visant à
réduire les risques et en demandant son approbation écrite préalable.

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PROBLÈME SPÉCIFIQUE : DOCUMENTATION ÉLECTRONIQUE


Le recours à la documentation électronique se généralise.
Les exigences contractuelles liées à la documentation, au classement et à l'archivage s'appliquent aussi
à la documentation électronique.
Pour éviter le risque que des e-documents soient considérés trop peu fiables, il est conseillé aux PE de
respecter les principes ci-dessous :
 La documentation électronique ne doit être utilisée que si la législation comptable du pays du PE
l'autorise ;
 Si un PE a recours à une documentation électronique, il doit le faire pour toutes ses opérations et
pas uniquement pour le projet financé par l'agence des Nations Unies ;
 Le système de contrôle interne du PE doit être conçu de manière à garantir que les e-documents
sont authentiques, valables et appropriés et qu'ils sont soumis à des procédures d'approbation
adaptées ; et
 Si les documents originaux ont été reçus ou établis sur papier, le PE doit les tenir à la disposition
de l'agence des Nations Unies pour contrôle.

Les PE qui utilisent des systèmes d'archivage électronique ou de traitement d'images (en d'autres
termes, les documents originaux sont numérisés et archivés au format électronique) sont invités à
organiser leur système de contrôle interne de manière à offrir les garanties suivantes :
 Chaque e-document numérisé est identique à son original papier ;
 Il est impossible de numériser le même document papier en vue de produire différents e-
documents ;
 Chaque e-document est unique et ne peut être réutilisé à des fins autres que son but initial ;
 Le processus d'approbation, de comptabilisation et de paiement de chaque e-document doit
être unique. Il ne doit pas être possible d'approuver, d'imputer ou de régler le même e-
document deux fois ; et
 Une fois numérisés, les e-documents ne doivent pas être modifiables ou permettre la création
de copies altérées.

Pour chaque agence des Nations Unies appliquant le cadre HACT, tous les documents de transfert de
fonds (accord, requête de financement, rapport financier, et autres documentations) sont archivés dans le
système de gestion qu’utilise l’agence. Cependant, les Partenaires d’Exécution conservent toujours avec
eux les originaux

Annexe PIIM2-1 : PARTIE II - MODULE 2 - LISTE DE CONTRÔLE « DOCUMENTATION »


Les PE sont encouragés à utiliser la liste de contrôle « Documentation » proposée avec ce manuel.
Chaque projet présentant ses propres particularités, il appartient à chaque PE de déterminer les
questions applicables à son projet.
Annexe PIIM2-2 : PARTIE II - MODULE 2 – NOTE DE FRAIS DIVERS, DE PETITS ACHATS OU DES
FRAIS DE DEPLACEMENT

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Module 3 PASSATION DE MARCHÉS

POURQUOI LA PASSATION DE MARCHÉS REVÊT-ELLE UNE TELLE IMPORTANCE?

Message-clé : la passation des marchés est cruciale, si les règles ne sont pas respectées, l'
peut exiger le remboursement des fonds.

Une saine gestion financière est l'un des principes clés des règlements financiers de l'agence des
Nations Unies. Elle exige que les fonds soient utilisés conformément aux principes d'économie,
d'efficience et d'efficacité.
Pour ce faire, une bonne procédure de passation de marchés est essentielle.

L’agence des Nations Unies accorde une grande attention à la passation des marchés.
Si les normes et les exigences contractuelles relatives à la passation des marchés ne sont pas
pleinement respectées, il se peut que les dépenses du projet soient refusées et que l'agence des
Nations Unies exige le remboursement des fonds.

Contenu de ce module
 Exigences contractuelles minimales ;
 Problèmes éventuels et contrôles clés ;
 Conseils de base ; et
 Outils et modèles.
EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES

Message-clé : comprendre les exigences contractuelles.

De manière générale, les PE devront se référer à leurs manuels de procédures afin de déterminer les
procédures de passation de marché à suivre :
- Les ONG se réfèrent à leur manuel de procédure d’achat interne.
- Les PE publics appliquent les procédures dérivées du Code des marches publics et
de leurs procédures internes.
Il est important de noter que les Agences pourront exiger des partenaires, en fonction du niveau
de risque déterminé par la microévaluation ou par les agences elles-mêmes et de l’historique de
leur relation de travail, des procédures et seuils spécifiques pour les achats de biens et services
qui diffèrent de ceux appliqués normalement par les PE.
Les seuils applicables à la passation des marchés en général dans ce cas sont exposés dans l’annexe
PIIM3-1. Des informations et mesures supplémentaires concernant les achats dont la valeur est
supérieure ou égale à 2 500 USD figurent également dans cette annexe.
Normalement trois factures proforma / offres au minimum sont toujours requises. Dans la mesure où il
n’est pas possible d’avoir les trois proforma/offres, une note explicative claire doit être préalablement
établie et approuvée par le responsable de l’Agence des Nations Unies.

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Dans certains cas exceptionnels strictement définis ci-dessous, le PE peut également avoir recours à la
procédure négociée fondée, au besoin, sur une offre unique. La liste de ces cas exceptionnels est
présentée ci-dessous.
Cas exceptionnels donnant lieu à la négociation fondée sur une offre unique
Les PE peuvent recourir à une procédure de l’offre unique (consultation d’un seul fournisseur) dans les
cas suivants sous réserve de l’autorisation préalable de l’agence des Nations Unies, soit le Chef de
Section soir le Responsable habilité, :
a. Lorsque l’urgence impérieuse, résultant d’événements imprévisibles pour les PE en question et
ne pouvant en aucun cas leur être imputables, n’est pas compatible avec les délais exigés par les
procédures d'appel d'offres ouvert ou les procédures concurrentielles. Les circonstances
invoquées pour justifier l’urgence impérieuse ne doivent en aucun cas être imputables au PE.
Sont assimilées à des situations d'urgence impérieuse, les interventions effectuées dans le cadre
des situations de crise ou des activités non prévues.
b. Lorsque les prestations sont confiées à des organismes publics ou à des institutions ou
associations sans but lucratif et ont pour objet des actions à caractère institutionnel ou visant à
mettre en œuvre une assistance aux populations dans le domaine social ;
c. Pour des prestations de service en prolongation de services déjà engagés. Deux cas de figure
peuvent se présenter :
- prestations complémentaires ne figurant pas dans le marché principal, mais qui, à la suite
de circonstances imprévues, sont devenues nécessaires à l’exécution du marché, à
condition que les prestations complémentaires ne puissent être techniquement ou
économiquement séparées du marché principal sans créer un inconvénient majeur pour le
pouvoir adjudicateur et que le montant cumulé des prestations complémentaires ne dépasse
pas 50 % de la valeur du marché principal ; et
- prestations additionnelles consistant dans la répétition de services similaires confiés à
prestataire titulaire du marché initial, à condition que la prestation initiale ait fait l’objet d’une
passation de marchés conforme aux procédures. Une seule extension du marché est
possible pour des valeurs et durée égales, au maximum, à la valeur et à la durée du marché
initial.
d. Pour les livraisons complémentaires effectuées par le fournisseur initial et destinées soit au
renouvellement partiel de fournitures ou d’installations d’usage courant, soit à l’extension de
fournitures ou d’installations existantes, lorsque le changement de fournisseur obligerait le PE à
acquérir un matériel présentant des caractéristiques techniques différentes entraînant une
incompatibilité ou des difficultés techniques d’utilisation et d’entretien disproportionnées.
e. Pour les travaux complémentaires, ne figurant pas dans le marché initialement conclu et qui sont
devenus nécessaires à la suite d’une circonstance imprévue pour l’exécution de l’ouvrage
couvert par ce marché initial, qui sont attribués à l’entrepreneur qui exécute déjà cet ouvrage et à
condition que :
- ces travaux ne puissent être techniquement ou économiquement séparés du marché
principal (c'est-à-dire le marché initial) sans inconvénient majeur pour le bénéficiaire ;
- ces travaux, quoiqu’ils soient séparables de l’exécution du marché initial, soient strictement
nécessaires à son achèvement ; et
- le montant cumulé des marchés passés pour des travaux complémentaires ne dépasse pas
50 % du montant du marché principal.
f. Lorsque, après deux tentatives, un appel d’offres ou la procédure négociée concurrentielle est
demeuré infructueux, c’est-à-dire n’a donné aucune offre méritant d’être retenue sur les plans
administratifs et techniques ou méritant d'être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier,
a. Auquel cas, après annulation de la procédure en question, le PE peut entamer des négociations
avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé à la passation du marché, pour
autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées et en
respectant le principe concurrence loyale ;
b. Pour les services dont l'exécution, pour des raisons techniques ou tenant à la protection de droits
d'exclusivité, ne peut être confiée qu'à un prestataire déterminé ;
c. Pour les marchés déclarés secrets, ou pour les marchés dont l'exécution doit s'accompagner de
mesures particulières de sécurité, ou lorsque la protection des intérêts essentiels de l’Agence des
Nations Unies ou du pays bénéficiaire l'exige.

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Dans ces cas exceptionnels, le PE doit préparer un rapport de négociation décrivant la manière dont les
négociations ont été conduites et justifiant les bases de la décision d’attribution du marché à laquelle ont
abouti ces négociations. Le rapport de négociation approuvé par le responsable habilité du PE doit être
inclus dans le dossier du contrat.
Elles sont synthétisées ci-dessous.

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PROBLÈMES ÉVENTUELS ET CONTRÔLES CLÉS

Problèmes éventuels Mesures de contrôle clés

Le processus de passation de marchés n’est pas  Veillez à ce que les documents d'appel
transparent. d'offre/invitation soient clairs.
 Établissez des critères de sélection clairs
Ceci peut être le cas si les critères de sélection et
préalablement et veillez à ce qu'ils soient
d'adjudication utilisés ne sont pas précisés ou si
connus de tous les intéressés.
la décision de sélection n'est pas adéquatement
 Assurez-vous que l'ensemble du processus
motivée dans la documentation.
de passation de marché (peut être que c’est
mieux de détailler) est clairement documenté.
Conservez les procès-verbaux des réunions
d'évaluation et étayez les décisions de
sélection.

Le processus de passation de marchés n’obéit  Assurez-vous que le processus d'appel


pas aux principes de non-discrimination et d'offres est aussi ouvert que possible et est
d'égalité de traitement. accessible à tous les fournisseurs potentiels.
 Envoyez/publiez les demandes d'offres
Ainsi, il se peut que les appels d'offres/invitations
suffisamment tôt pour permettre aux
ne soient pas correctement rédigés ou ne
fournisseurs intéressés de répondre.
prévoient pas un délai suffisant. Ou que le cahier
 Veillez à ce que les invitations couvrent le
des charges soit si restrictif qu'il limite l'accès à
marché aussi largement que possible.
certains fournisseurs potentiels (p. ex. le cahier
 Veillez à ce que tous les participants reçoivent
des charges exige une marque bien déterminée).
les mêmes informations au même moment.
 Veillez à ce que toutes les offres soient
ouvertes au même moment dans un
environnement contrôlé.

Le processus d'évaluation n’est pas objectif ou  Veillez à ce qu'aucun des évaluateurs n'ait de
impartial. conflit d'intérêts.
 Assurez-vous que les critères de sélection et
Par exemple, l'évaluation des offres ne se fait pas
d'adjudication sont correctement appliqués.
conformément aux critères de sélection et
 Faites-en sorte que les offres ne soient
d'adjudication prédéfinis ou les évaluateurs font
évaluées qu'après la date de clôture de
preuve de partialité.
l'appel d'offres.

Procédure inadéquate de passation de marchés. Vérifiez que la procédure appliquée est la bonne
en fonction des seuils précisés dans le manuel
C’est par exemple le cas si le PE n’applique pas
des procédures du PE ou selon les bonnes
les procédures en vigueur dans son organisation
pratiques en vigueur qui garantissent un minimum
ou ne respecte pas les normes ou les bonnes
de niveau de concurrence.
pratiques en vigueur.

Irrégularités dans l'application des procédures  Planifiez la passation des marchés bien à
concurrentielles requises. l'avance, afin de réduire les risques
d'irrégularités.
Par exemple, il se peut que les besoins soient
 Assurez-vous que tous les biens / services de
subdivisés en plus petites quantités, débouchant
nature similaire requis au cours d'une même
ainsi sur une procédure négociée plutôt que sur
période sont pris en compte ensemble lors du
une véritable procédure d'appel d'offres
calcul des seuils déterminant le type de
(fractionnement du marché).
procédure à appliquer.

Des conflits d'intérêts peuvent survenir.  Demandez aux évaluateurs de signer une
déclaration attestant qu'ils n'ont pas de
conflits d'intérêts.

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Problèmes éventuels Mesures de contrôle clés

 Veillez à ce qu'ils n'aient pas de liens de


parenté avec les soumissionnaires.

Le contrat n’est pas adjugé conformément aux Définissez des critères d'adjudication tenant
critères appropriés. compte du type de contrat et du type d'article à
acheter, en veillant à les justifier.

CONSEILS DE BASE

Message-clé : planifiez le marché bien à l'avance!

Prévoyez des délais suffisants pour exécuter correctement la procédure de passation de marchés, dans
le respect des règles.

Si vous ne planifiez pas le marché suffisamment longtemps à l'avance, vous risquez d'être tenté de
«prendre des raccourcis» pour rattraper le temps perdu. Ceci accroît le risque d'irrégularités.

Message-clé : l'ensemble du processus doit être documenté.

Pour bien documenter le processus de passation de marchés, il ne suffit pas de conserver les copies de
trois offres. Les PE doivent pouvoir montrer comment ils ont géré l'ensemble du processus.

Une bonne pratique consiste à rédiger un document décrivant les étapes suivies, du recensement
initial des fournisseurs à la décision finale d'adjudication. Ce document ne doit pas être long et peut
revêtir la forme d'une brève «note destinée au dossier». Il permettra de retracer ultérieurement
comment tout le processus a été géré.

Message-clé : veillez à ce que le contrat soit conforme à la procédure de passation de


marchés.

Les informations mentionnées dans le contrat conclu avec le fournisseur/consultant/sous-traitant doivent


correspondre à celles fournies au cours de la passation du marché. Tout écart lors de la rédaction du
contrat (quantités ou prix supérieurs, p. ex.) peut alimenter des doutes quant au bon respect de la
procédure.

Ceci signifie aussi que les contrats ne doivent pas être signés avant le terme de la procédure de
passation de marchés. De même, si vous commencez à travailler avec le
fournisseur/consultant/sous-traitant avant la fin de la procédure, les dépenses seront questionnables.

Message-clé : assurez-vous que le contrat est signé au cours de la période d’exécution.

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Les PE peuvent préparer la procédure de passation de marchés dès qu'ils le souhaitent (même avant le
début de la période officielle d’exécution de l'activité). Toutefois, aucun contrat ne peut être adjugé en
dehors de la période officielle d’exécution du projet ou des activités.

Le PE doit attribuer (signer) les contrats au cours de la période de mise en œuvre du projet ou des
activités.

Message-clé : ne laissez pas les formalités prendre le dessus sur la substance!

Les règles de passation de marchés ne doivent pas être vues comme un simple ensemble de formalités
administratives. Ces règles sont élaborées en vue de garantir un processus transparent, concurrentiel,
basé sur l'égalité des chances et offrant le meilleur rapport qualité/prix.
Dans les exemples suivants, l'équipe de projet a perdu de vue ces objectifs fondamentaux et ne s'est
concentrée que sur l'aspect formel des choses :

Exemple 1
Il se peut que, dans certaines régions, les fournisseurs locaux soient analphabètes et ne
puissent pas rédiger d'offres écrites. L'équipe de projet peut n'avoir d'autre choix que de mener
la procédure de passation de marchés verbalement.
Toutefois, un problème se poserait si l'équipe de projet rédigeait elle-même des offres écrites
«comme si» celles-ci avaient été établies par les fournisseurs locaux, dans l'unique but de
disposer d'une documentation d'apparence officielle pour ses dossiers.
Au cours d'un audit, ces offres pourraient être considérées comme frauduleuses parce qu'ayant
été rédigées en vue de masquer la nature réelle de la procédure.
Dans une telle situation, l'équipe de projet doit documenter l'incapacité des fournisseurs locaux
à produire des offres écrites et consigner la manière dont les négociations ont été réellement
menées.
Exemple 2
Si le temps presse, l'équipe de projet peut être tentée de subdiviser un marché important en
plusieurs contrats de faible valeur , de manière à pouvoir recourir à une procédure simplifiée,
sans avoir à passer par une procédure d'appel d'offres concurrentielle plus fastidieuse. Ce
faisant, l'équipe de projet peut être convaincue de s'être conformée aux exigences formelles,
parce qu'elle dispose de documents démontrant qu'une procédure négociée simplifiée a été
appliquée. Mais en scindant le marché, elle a en fait enfreint les principes fondamentaux d'une
passation de marchés adéquate et transparente.

Message-clé : en cas de doute, contactez l'Administration contractante.

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De temps à autre au cours d'une procédure de passation de marchés, il se peut que les PE soient
confrontés à une situation exceptionnelle qui n'est pas prévue dans leurs manuels de procédures.
En cas de doute, les PE ne doivent pas hésiter à contacter l'agence des Nations Unies par écrit, en vue
d'obtenir des précisions sur la procédure à appliquer.

Les PE peuvent également avoir recours à des procédures plus élaborées, veuillez-vous référer aux
conseils fournis dans ce manuel et ses annexes.

Annexe PIIM3-1 : PARTIE II - MODULE 3 – TABLEAU DES PROCÉDURES APPLICABLES AUX PROJETS
FINANCES PAR UN A MADAGASCAR
En général, c’est à l’agence des Nations Unies de décider si la passation de marché doit se faire à son
niveau ou au niveau du partenaire selon son appréciation des risques et de la capacité du partenaire à
assurer le bon déroulement de l’opération.
Toutefois, à moins que les exigences contractuelles régissant les projets et activités prévoient autrement
et à moins que l’agence des Nations Unies décide autrement, le HACT encourage vivement les PE à
utiliser leurs propres procédures de passation de marchés pour les petits achats y compris leurs propres
seuils distinguant l’application d’une procédure par rapport à une autre.
Dans le cas d’absence des procédures claires régissant les passations de marchés des petits achats
pour le PE, ce manuel invite vivement le PE à suivre le tableau définissant les seuils d’application des
procédures et présenté dans cette annexe. Ce tableau a été établi en vue d'assurer un minimum de
transparence, d’impartialité et de non-discrimination au niveau des choix des fournisseurs.
Pour le cas des grands achats, c’est le département des approvisionnements de l’agence des Nations
Unies qui se charge de l’opération.

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MODULE 4
Module 4 GESTION DES ACTIFS

POURQUOI LA GESTION DES ACTIFS REVÊT-ELLE UNE TELLE IMPORTANCE?

Message-clé : les actifs du projet doivent être conservés en lieu sûr et utilisés aux fins
prévues.

Dans les projets financés par l’agence des Nations Unies, il arrive que des actifs de valeur soient acquis.
Il est important pour les PE que ceux-ci soient utilisés aux fins prévues et protégés, de manière à pouvoir
produire des bénéfices à long terme.

Il est essentiel de bien gérer les actifs du projet, tant pour garantir une saine gestion financière que
pour prévenir les irrégularités et les fraudes. Ce module explique les mesures spécifiques en vue de
gérer les actifs. Les procédures relatives à l'acquisition de ces actifs (passation de marchés) sont
abordées au module 3.

Contenu de ce module
 Exigences contractuelles minimales ;
 Problèmes éventuels et contrôles clés ;
 Conseils de base ; et
 Outils et modèles.
EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES

Message-clé : veillez à bien comprendre les exigences contractuelles.

Les pages suivantes résument les principales exigences contractuelles en matière de gestion des actifs
pour les activités financées par l'agence des Nations Unies et gérées au travers des PT ou PCA.
Les conditions précisent les points suivants :
 Selon ce qui a été convenu avec l’agence des Nations Unies, les équipements, véhicules et
matériels financés par le budget du projet peuvent être transférés aux PE et/ou bénéficiaires
finaux du projet. La preuve de ce transfert doit être conservée.
 Pour être éligibles, les coûts doivent répondre aux exigences de bonne gestion financière, en
particulier en termes d’économie et d’efficacité. Si un bénéficiaire ne veille pas à ce que les actifs
du projet soient protégés et correctement utilisés, il se peut que les conditions ci-dessus ne
soient pas remplies.
 Un registre des immobilisations doit être établi. Pour les véhicules, il convient de tenir une liste
récapitulative du kilométrage parcouru et de la consommation de carburant et de lubrifiant qui
permet de suivre le coût de chaque véhicule, p. ex. au moyen de livres de bord (cf. annexe
PIIM4-4, sous « Coûts du matériel roulant »).
 Les PE n'utilisent les matériels et équipements que pour exécuter les activités du projet.

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PROBLÈMES ÉVENTUELS ET MESURES DE CONTRÔLE CLÉS

Problèmes éventuels Mesures de contrôle clés

Le registre d'actifs peut être inadéquat ou Tenez un registre clair et à jour des actifs, qui
inexistant. Faute d'un bon registre des actifs, il concorde avec les documents comptables et
peut être impossible de déterminer où se trouvent permet de retrouver aisément les actifs physiques
les actifs du projet, s'ils existent toujours et dans concernés.
quel but ils sont utilisés.

Les actifs peuvent ne pas faire l'objet d'un Inspectez régulièrement les actifs. Une pratique
contrôle physique régulier. largement admise consiste à dresser un
inventaire physique complet de tous les actifs au
Il peut alors devenir impossible de savoir si les
moins une fois par an.
actifs existent toujours et sont toujours en état de
fonctionner.
Sans compter que les vols et pertes peuvent
passer inaperçus.

Les actifs peuvent ne pas clairement être Assurez-vous que tous les actifs du projet sont
recensés comme relevant du projet. dûment et physiquement identifiés comme tels (p.
ex. au moyen d'étiquettes, de numéros de
En conséquence, ils peuvent être mêlés à
référence, etc.).
d'autres actifs et il peut se révéler impossible de
les retrouver.

Il se peut que l'utilisation des actifs ne soit pas Assurez-vous que les bons outils sont en place
correctement supervisée. pour surveiller l'utilisation des actifs du projet – y
compris les consommables (cf. Outils et modèles
Par exemple, si les livres de bord des véhicules
prêts à l'emploi).
ne sont pas bien tenus ou si l'usage des
consommables n’est pas surveillé. Dans ce cas,
les actifs risquent d'être utilisés de manière
abusive, voire volés.

CONSEILS DE BASE

Message-clé : les différentes catégories d'actifs exigent des mesures de contrôle différentes.

Les risques relatifs aux actifs de projet peuvent être élevés ou faibles, selon la nature des actifs. Il
appartient dès lors aux bénéficiaires de déterminer quels sont les principaux risques pour leurs actifs et la
meilleure manière de protéger ces derniers.
Exemples de risques par catégorie d'actifs :

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 Le risque d'une utilisation abusive est plus grand pour les équipements mobiles (ordinateurs,
matériel de bureau, voitures, motos, etc.). Pour protéger les actifs contre ce type de risque,
mettez en place un registre précis, que vous tiendrez à jour. Pour les véhicules, prévoyez des
livres de bord où consigner le kilométrage parcouru. L’annexe PIIM4-4 présente un modèle de
livre ou carnet de bord que nous recommandons à utiliser.
 Le risque de vol est élevé pour les consommables, tels que l'essence, le diesel, les
semences, les petits outils et les pièces détachées, par exemple. Pour les protéger, mettez
en place un système d'inventaire fiable.
 Les infrastructures, par exemple les immeubles, constructions et forages, ne risquent en
principe pas d'être volées. En revanche, elles peuvent se détériorer faute d'un entretien
adéquat. Elles peuvent aussi n’être peu ou pas utilisées par les bénéficiaires finaux. Pour
protéger ce type d'actifs, mettez en place un bon système de maintenance, doublé d'un
système d'inspection physique.

Message-clé : un registre d’immobilisation (des biens d'investissement) est un outil de


contrôle vital.

Pour être efficace, un registre des biens immobilisés doit contenir suffisamment d'informations pour
permettre de remonter, pour chaque actif répertorié, jusqu'aux documents comptables correspondants et
de retrouver l'actif physique concerné.

Parmi ces informations, citons :


 le numéro d'identification et la description de l'actif (p. ex. type, modèle, numéro de série) ;
 le coût de l'actif, qui doit correspondre aux pièces comptables du projet ;
 la date de son acquisition et la référence à l'écriture comptable correspondante (p. ex. numéro
de référence de la facture du fournisseur) ;
 le numéro d'identification de l'actif dans les dossiers de projet (ce numéro doit également
figurer sur une étiquette apposée sur l'actif, de sorte que celui-ci puisse être reconnu) ;
 l'emplacement de l'actif (et, pour les équipements mobiles, le lieu où ils sont basés) ; et
 la personne et/ou le département responsable de l'actif.
Vous trouverez, en annexe PIIM4-2, un modèle proposé de registre d'actifs prêt à l'emploi. Pour
garantir la fiabilité du registre, il importe que les bénéficiaires vérifient régulièrement s'il
correspond aux documents comptables et aux actifs physiques concernés.

Message-clé : les biens d'investissement doivent être physiquement identifiables à des fins
de contrôle.

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Afin de faciliter sa localisation, chaque actif devrait se voir attribuer un numéro d'identification (interne au
projet).
Ce numéro doit être inscrit sur une étiquette physiquement apposée sur l'objet. Il convient de le
répertorier dans le registre des actifs.

Cette procédure permettra de rapprocher plus facilement le registre et les actifs physiques et vice-
versa. Elle simplifiera aussi les contrôles physiques ultérieurs.

Message-clé : le contrôle des actifs requiert une inspection régulière.

Inspectez régulièrement tous les actifs du projet afin de vous assurer qu'ils existent toujours, qu'ils sont
en bon état de marche et qu'ils sont toujours employés aux fins du projet.

Une pratique financière généralement admise consiste à dresser un inventaire complet de tous les
actifs du projet au moins une fois par an.
Les consommables, pour lesquels le risque d'erreur est plus grand, seront, au besoin, contrôlés plus
fréquemment.

Message-clé : un inventaire permanent est nécessaire pour contrôler l'usage des


consommables.

Certains projets peuvent posséder de grandes quantités de consommables (p. ex. essence, pièces de
rechange et petits outils).
Ceux-ci étant fongibles, un registre des investissements semble moins approprié. La meilleure manière
de garder la maîtrise des consommables consiste à tenir un inventaire permanent.

Pour permettre un contrôle approprié, les fiches d'inventaire doivent contenir une description de
l'article et mentionner la quantité détenue ainsi que tout mouvement entrant (achat) ou sortant
(utilisation ou distribution).
Vous trouverez, en annexe PIIM4-3, un modèle de fiche d'inventaire permanent prêt à l'emploi. Pour
garantir la fiabilité des fiches d'inventaire, il convient d'organiser des inspections régulières.

Message-clé : les écarts doivent être analysés et résolus immédiatement!

Les inspections des inventaires de biens d'investissement et/ou de consommables peuvent révéler des
écarts. Les PE sont vivement encouragés à mener l'enquête immédiatement.
Ceci augmentera leurs chances de déceler la cause de ces écarts et de retrouver les actifs en question.

Si l’enquête n’aboutit pas, le PE devra ajuster les comptes du projet afin de refléter la perte des
actifs. Les PE sont encouragés à consigner les pertes/vols d'actifs sur un compte spécial et à les
mentionner dans le rapport financier. Ces imputations doivent être approuvées par le responsable de
projet au niveau adéquat.

Message-clé : il est vital de contrôler l'utilisation des actifs.

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Une bonne gestion requiert des PE qu'ils prennent des mesures afin de s'assurer que les actifs sont
utilisés efficacement et aux seules fins du projet. A défaut, les actifs du projet risquent d'être utilisés de
manière frauduleuse.
Si les actifs sont utilisés dans un but sans rapport avec le projet, les frais engagés peuvent être refusés
comme inéligibles.

Moyens de contrôle possibles de l'usage des actifs :


 Un livre de bord peut être tenu pour chaque véhicule. Le kilométrage parcouru y sera consigné
et ce document sera vérifié régulièrement. Vous trouverez, en annexe PIIM4-4, un modèle de
livre de bord prêt à l'emploi.
 Pour les biens à distribuer, des reçus peuvent être obtenus auprès de leurs destinataires
finaux, afin de s'assurer que les biens sont exclusivement utilisés aux fins prévues.
Pour les biens d'infrastructure, des visites d'inspection régulières peuvent être effectuées afin de
s'assurer qu'ils sont bel et bien utilisés.

Message-clé : les actifs loués doivent aussi être contrôlés!

Dans certains projets, les actifs sont loués et non achetés. C'est le cas, par exemple, des véhicules,
équipements ou locaux.
Si le projet est responsable de l'utilisation de ces actifs, une bonne pratique consiste à superviser leur
utilisation de la même manière que le projet supervise l'utilisation de ses propres actifs.

Moyens de contrôle possibles de l'usage des actifs loués :


 Pour les véhicules loués, un carnet de bord consignant les trajets effectués par ceux-ci peut être
tenu.
 Pour les grands projets qui louent des immeubles en vue d'y abriter des équipes à court terme,
un registre des immeubles loués peut être tenu, mentionnant l'emplacement et l'usage qui est
fait des immeubles répertoriés, ainsi que la date des baux.

Message-clé : fuyez les accords ambigus ou douteux.

Un bénéficiaire qui s'engage dans une transaction douteuse peut s'exposer à des fraudes. La prudence
commande donc d'éviter de conclure des transactions à moins que celles-ci soient parfaitement
régulières.
Exemples de points à vérifier :

Actifs du PE loués au projet : compte tenu du conflit d'intérêts inhérent à une telle transaction, le PE
ne devrait pas louer au projet des équipements ou des infrastructures lui appartenant.
L'agence des Nations Unies considèrera généralement que le coût lié à l'utilisation de ces
équipements ou infrastructures est couvert par le forfait convenu pour les coûts indirects dans le
cadre des PCA et par la contribution de contrepartie de partenariat dans le cadre des PT.

Message-clé : les transferts d'actifs doivent être dûment prouvés.

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Dans certains cas, le contrat exige du PE qu'il transfère les équipements, véhicules et fournitures
financés par le budget du projet à des partenaires locaux ou à d'autres destinataires dans le pays
bénéficiaire.
Ces transferts doivent avoir lieu, au plus tard, à la fin de la période d’exécution du projet.

Dans ces cas, les transferts doivent être documentés, et les pièces justificatives conservées dans la
documentation de projet.
Vous trouverez un modèle de document de transfert d'actifs en annexe PIIM4-1.

Annexe PIIM4-1 : PARTIE II - MODULE 4 – MODÈLE « TRANSFERT D'ACTIFS »


Annexe PIIM4-2 : PARTIE II - MODULE 4 – MODÈLE « REGISTRE D'ACTIFS »
Annexe PIIM4-3 : PARTIE II - MODULE 4 – MODÈLE « FICHE D'INVENTAIRE PERMANENT »
Annexe PIIM4-4 : PARTIE II - MODULE 4 – MODÈLE « LIVRE DE BORD D'UN VÉHICULE »
Ces modèles sont fournis à titre indicatif et constituent des exemples non contraignants que les PE
peuvent adapter en fonction de leurs besoins.

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Module 5 GESTION DES SALAIRES ET DU TEMPS

POURQUOI LA GESTION DES SALAIRES REVÊT-ELLE UNE TELLE IMPORTANCE?

Message-clé : les salaires sont un poste de dépenses important qu'il convient de bien
contrôler.

Les ressources humaines sont un élément de coût majeur pour de nombreux projets, et surtout pour les
contrats de services.
Dans ce type de projets, il est essentiel de garder la maîtrise de ces coûts et d'en rendre compte avec
exactitude.

Parmi les aspects critiques des coûts liés aux salaires, citons :
 le calcul exact des rémunérations et le respect de la réglementation sociale en vigueur et des
règles connexes ;
 la régularité de l’embauche du personnel ;
 la mise en place de systèmes adéquats pour l'imputation des frais de personnel aux projets ;
 un contrôle adéquat des présences ; et
 l'application de bonnes pratiques en matière de rémunération.

Contenu de ce module
 Exigences contractuelles minimales ;
 Problèmes éventuels et contrôles clés ;
 Conseils de base ;
 Problème spécifique: droit à une indemnité compensatrice pour congés non pris ; et
 Outils et modèles.
EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES

Message-clé : comprendre les exigences contractuelles.

Les points suivants résument les principales exigences en matière de gestion des salaires et du temps
pour les activités financées par l'agence des Nations Unies et gérées au travers des PT et des PCA.
 Les coûts salariaux éligibles comprennent « les coûts du personnel affecté à l’activité,
correspondant aux salaires bruts réels incluant les charges sociales et les autres coûts entrant
dans la rémunération ». Ces coûts ne doivent pas excéder ceux normalement supportés par le
PE ou ses partenaires ;
 Les pièces justificatives à fournir sont les registres du personnel et des salaires tels que contrats,
fiches de salaire et feuilles de présence, avec une ventilation en salaire brut, charges sociales,
assurances et salaire net ; time sheet au cas où le coût serait supporté par plusieurs bailleurs
 En ce qui concerne les contrats de services à prix unitaires, le contractant doit tenir des feuilles
de présence enregistrant les jours ou heures ouvré(e)s par son personnel. Les feuilles de
présence doivent être approuvées par le gestionnaire du projet ou par toute personne habilitée
par le pouvoir adjudicateur sur une base mensuelle ;

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 Les jours et les heures de travail du personnel du contractant doivent répondre à la législation, à
la réglementation et aux coutumes du pays bénéficiaire et aux exigences liées aux prestations ;
 Pour un contrat à prix unitaires, ceux-ci sont réputés tenir compte du congé annuel du personnel.
En conséquence, les jours de congés annuels ne sont pas considérés comme des jours ouvrés ;
 Les fonctionnaires et autres agents de l'administration publique du pays bénéficiaire ne peuvent
être recrutés comme experts pour des contrats exécutés dans le pays bénéficiaire, à moins que
la structure de tutelle n’ait préalablement donné son accord ;
 Dans le cas de recrutement de personnel contractuel, des termes de référence et contrats
doivent être établis. Ces contrats sont, en principe, à durée déterminée et alignés sur la durée du
projet. La liste du personnel, les barèmes salariaux et le barème des indemnités
complémentaires doivent être bien définis ; et
 Le PE doit tenir à jour un registre du personnel et un journal des paies avec des tableaux
mensuels indiquant le détail des dépenses en personnel. Il doit par ailleurs établir annuellement
une liste du personnel par fonction et par nom, mentionnant les salaires et les contributions
connexes.
PROBLÈMES ÉVENTUELS ET MESURES DE CONTRÔLE CLÉS

Problèmes éventuels Mesures de contrôle clés

Il peut être impossible de démontrer le temps  Établissez un système en vue de consigner et de


passé par le personnel sur le projet. contrôler les heures prestées par le personnel.
Faites contrôler les feuilles de présence de tout le
personnel par une personne responsable.
 Conservez en outre toute la documentation
relative aux déplacements et les cartes
d'embarquement du personnel expatrié travaillant
pour le projet et mentionnant les dates d'arrivée et
de départ en relation avec le projet.

Les heures mentionnées par le personnel sur Assurez-vous que les feuilles de présence sont
les feuilles de présence peuvent ne pas être vérifiées par une personne responsable participant au
fiables. projet (p. ex. le chef d'équipe ou le chef de l'unité
d'appui au projet).
Feuilles de présence à certifier par la personne
responsable

Les coûts salariaux réels peuvent ne pas être  Tenez les registres du personnel et des salaires
déterminés correctement, ou le montant peut conformément à la législation nationale en
ne pas être pris en charge. vigueur. Établissez des fiches de salaire par
personne et un relevé global.
 Veillez à ce que les barèmes salariaux soient
conformes à ceux du marché.

La réglementation sociale et/ou le droit du Vérifiez au respect de la réglementation sociale et/ou


travail national en vigueur peuvent ne pas être le droit du travail national en vigueur.
respectés.

Des indemnités (journalières ou autres) Vérifiez que toute indemnité réglée au personnel est
indues peuvent être versées au personnel et justifiée.
facturées au projet.

Message-clé : envisagez d'utiliser des feuilles de présence.

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Un système efficace de saisie du temps travaillé peut contribuer à atteindre plusieurs objectifs
importants :
 l'imputation des frais de personnel au projet en fonction des heures réellement prestées ;
 l'imputation correcte à la bonne activité de projet ;
 la vérification de la présence effective du personnel ; et
 la documentation du travail effectué par le personnel dans le cadre du projet.
Les PE sont encouragés à mettre en place un système pour gérer le temps de travail du personnel.

Les exigences en matière de saisie du temps de travail peuvent être plus ou moins strictes en
fonction des objectifs. Ainsi, si le personnel mène plusieurs projets de front, un système plus strict
que s'il est appelé à se consacrer à un seul projet peut être nécessaire. La page suivante présente
des mesures de base qui peuvent être prises pour rendre le système de saisie du temps travaillé
plus strict.

Message-clé : réfléchissez à ce qui fait un bon système de saisie du temps.

Parmi les mesures de nature à renforcer l'efficacité des systèmes de saisie du temps, citons :

 Préparation par le personnel lui-même : veillez à ce que les feuilles de présence soient
remplies par les personnes qui ont effectué le travail. Demandez-leur de signer leurs
propres relevés afin qu'elles en assument la responsabilité ;
 Préparation sans délai : demandez au personnel du projet de rentrer ses feuilles de
présence un jour ou deux au plus après la fin de la période concernée. Pour l’y encourager,
surveillez le respect de ce délai ;
 Périodicité : veillez à ce que la période couverte par les feuilles de présence soit
suffisamment courte (une semaine, deux semaines ou, au plus, un mois) ;
 Intégrité des données : une fois les feuilles de présence remplies et approuvées, l'employé
ne doit plus pouvoir les modifier ;
 Format standardisé : créez un format de feuille de présence standard, que doit contenir les
informations pertinentes ;
 Contrôle et approbation : faites contrôler et approuver les feuilles de présence des agents
par leur supérieur direct (p. ex. le chef d'équipe). Si l'objectif des feuilles de présence
consiste à lutter contre l'absentéisme, envisagez de demander au personnel de rentrer ses
feuilles de présence auprès de son supérieur sur une base quotidienne (sans quoi son
contrôle sera peut-être moins efficace) ; et
 Rapprochement avec le total des heures prestées : si le personnel travaille sur plusieurs
projets de front, veillez à conserver un aperçu du temps consacré par chaque personne aux
différents projets. La somme de ces heures doit correspondre aux heures totales prestées.
Cette pratique devrait permettre au PE de s’assurer que les mêmes heures ne sont pas
comptabilisées deux fois.

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Message-clé : assurez-vous que le personnel actif sur le projet a été approuvé.

Si certains agents sont cités nommément dans le budget ou dans la proposition de projet, veillez à
toujours obtenir l'approbation écrite de l’agence des Nations Unies avant d'apporter des modifications à la
composition de l'équipe (notamment pour le cas des PCA). Le budget et la proposition de projet font
partie intégrante de l'accord contractuel conclu entre le PE et l’agence des Nations Unies. Toute
modification apportée aux clauses du contrat requiert un avenant.

Les PE ne doivent en aucun cas remplacer un membre de l'équipe accepté par l’agence des Nations
Unies sans l'autorisation écrite préalable de celui-ci.

Message-clé : veillez à ce que le personnel du projet travaille au cours de la période


contractuelle.

Les contrats portant sur des activités financées par l'agence des Nations Unies mentionnent
généralement la période pendant laquelle les actions peuvent être réalisées. Les coûts de personnel liés
à des tâches effectuées en dehors de cette période sont inéligibles.

Les PE doivent informer le personnel des dates de début et de fin de la période de mise en œuvre du
projet, seule période où il peut travailler à celui-ci et charger les coûts y afférents.

Message-clé : assurez-vous de bien respecter la législation sociale et fiscale.

Les PE ne doivent en aucun cas « contourner » les cotisations sociales ni les impôts sur le revenu en vue
de réduire les coûts du projet. De même, le personnel de projet ne peut être autorisé à éluder ces
contributions pour bénéficier d'un salaire net plus élevé.
À défaut, le PE ou son personnel s'expose à des sanctions de la part des autorités nationales. Cela
constituerait aussi un risque inacceptable pour la réputation des projets financés par l'agence des Nations
Unies dans le pays.

Conservez une documentation suffisante afin de démontrer que vous vous êtes conformé aux
législations sociale et fiscale en vigueur.
Exemples:
 contrats de travail correctement établis ;
 fiches de paie montrant que les salaires brut et net correspondent pour chaque personne et
pour l'entité dans son ensemble ;
 copies des déclarations fiscales, si la législation nationale l'exige ;
 déclarations rentrées auprès des autorités nationales concernant les cotisations sociales et
les impôts sur le revenu, rapprochées avec la comptabilité des salaires, et preuve de
paiement aux autorités;
 le cas échéant, preuve de paiement par les membres du projet eux-mêmes s'ils sont
responsables, en vertu de la réglementation nationale, du règlement des cotisations sociales
et des impôts sur le revenu (envisagez de demander au personnel de fournir une telle
preuve) ; et
 La législation sociale de certains pays pouvant se révéler complexe, à moins de disposer
d'un comptable familier des règles en vigueur, il peut être préférable de faire appel à un
organisme spécialisé.

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Message-clé : appliquez toujours de bonnes pratiques en matière d'indemnités.

Ne perdez pas de vue que l'objectif, lorsque l'on paie des indemnités au personnel de projet ou à d'autres
agents, est de couvrir leurs dépenses.
Le versement d'indemnités sans commune mesure avec un remboursement raisonnable peut causer
divers problèmes.
Exemples :
 Des indemnités des formations excessives (perdiem) peuvent attirer des participants sans
motivation, qui viennent uniquement pour toucher les indemnités et pas pour suivre la formation ;
et
 De même, des indemnités de mission excessives (perdiem) peuvent encourager le personnel de
projet à organiser des missions inutiles, qui ne sont pas dans l'intérêt du projet.

Les PE peuvent envisager les solutions suivantes:


 Indemnités des formations et des missions : se conformer à la grille des perdiems de l’agence
des Nations Unies. Documentez la base de calcul des indemnités. N’oubliez pas que les
montants publiés par l’agence des Nations Unies correspondent à un maximum. Les PE ont
toujours la possibilité de verser des indemnités moins élevées, p. ex. lorsque la mission a lieu
dans une région du pays où la vie est moins chère ou si les frais réels sont moindres.
 Tenez des listes de présence. Demandez aux participants de fournir un feed-back sur les
formations suivies.
 Conservez la documentation attestant que la mission a bien eu lieu (ordres de mission,
rapports, cartes d'embarquement dans le cas de missions internationales, copies des factures
d'hôtel mentionnant les dates d'arrivée et de départ, etc.).

Annexe PIIM5-1 : PARTIE II - MODULE 5 – MODÈLE « LISTE DE PRÉSENCE À UN


SÉMINAIRE/FORMATION/ATELIER »
Annexe PIIM5-2 : PARTIE II - MODULE 5 – MODÈLE (1) « RELEVÉS DES HEURES DE TRAVAIL »
Annexe PIIM5-3 : PARTIE II - MODULE 5 – MODÈLE (2) « RELEVÉS DES HEURES DE TRAVAIL»

Ces modèles sont fournis à titre indicatif et constituent des exemples non contraignants que les
bénéficiaires peuvent adapter en fonction de leurs besoins.

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Module 6 TRÉSORERIE ET GESTION BANCAIRE

POURQUOI LA TRÉSORERIE ET LA GESTION BANCAIRE SONT-ELLES SI IMPORTANTES POUR


LA GESTION FINANCIÈRE ?

Message-clé : les liquidités doivent être conservées en lieu sûr et les banques utilisées de
manière adéquate, sans quoi c'est le projet dans son ensemble qui peut être
compromis.
Ce module est particulièrement important pour les projets gérés au travers des DCT. Les projets de ce
type dépendent des fonds versés par l'agence des Nations Unies et, sans ceux-ci, pourraient être
contraints à mettre un terme à leurs activités.

Une bonne gestion des ressources financières est essentielle pour ces projets.
L'agence des Nations Unies voudra généralement savoir comment ses fonds ont été employés.

Contenu de ce module
 Exigences contractuelles minimales ;
 Problèmes éventuels et contrôles clés ;
 Conseils de base ; et
 Outils et modèles.
EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES
Les pages suivantes résument les principales exigences en matière de trésorerie et de gestion bancaire
pour les activités financées par l'agence des Nations Unies et gérées au travers des PT et des PCA.
 Désignation d'un compte bancaire
Tous les contrats exigent en principe du PE qu'il désigne, dès le début du partenariat, le compte bancaire
sur lequel les paiements seront effectués par l'agence des Nations Unies. Ce compte doit faire l’objet
d’approbation par le Bureau du Trésor. Il est nécessaire de partager cette approbation avec l’agence des
Nations Unies lors de l’enregistrement du PE dans le système de l’Agence. Les coordonnées du compte
bancaire doivent être mentionné dans l’accord signé entre l’agence et le PE.
 Comptes de projet dédiés
L’agence des Nations Unies n’exige généralement pas qu'un ou plusieurs comptes bancaires soient
ouverts aux seules fins de gérer les fonds de projet. Toutefois, l’ouverture d’un sous compte dédié pour
chaque bailleur peut-être une option pour une meilleure gestion de risque.

Problèmes éventuels Mesures de contrôle clés

Les fonds versés par l'Un peuvent ne pas parvenir  Assurez-vous que les fonds sont acheminés
au PE en temps utile pour l'exécution du projet. le plus directement possible, sans
intermédiaires.
 Établissez les demandes de
réapprovisionnement en temps utile (dans le
cas des DCT).

Les fonds versés par l’Agence des Nations Unies  Ayez recours à des comptes bancaires

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Problèmes éventuels Mesures de contrôle clés

peuvent être utilisés pour financer des activités dédiés, même si cela n'est pas exigé.
autres que le projet. Ceci peut se produire, par  Rapprochez les mouvements de trésorerie.
exemple, si le PE est confronté à des problèmes
de trésorerie et utilise les fonds destinés au projet
pour couvrir d'autres besoins urgents.

Des ordres de paiement non autorisés peuvent  Scindez les tâches de préparation,
être établis. d'autorisation et de signature des paiements.
 Scindez les tâches de comptabilité et de
gestion des liquidités.
 Vérifiez les documents de paiement sur la
base des pièces justificatives.
 Ayez recours à une double signature sur les
comptes bancaires.

 Des fonds peuvent être détournés.  Effectuez un rapprochement mensuel des


 Les fonds peuvent ne pas parvenir à leur comptes bancaires et caisses.
destinataire.  Privilégiez les virements bancaires pour les
paiements
 Définissez le montant maximum (plafond) a
détenir en petite caisse avec l’accord de
l’agence NU,
 Assurez-vous que les rapprochements des
comptes bancaires/liquidités ne sont pas
effectués par des personnes en charge de la
gestion des avoirs bancaires/liquidités.

CONSEILS DE BASE

Message-clé : assurez-vous toujours que les fonds suivent le chemin le plus direct.

Si les modalités d'acheminement des fonds sont inefficaces, de nombreux problèmes peuvent survenir :
 les fonds peuvent mettre trop longtemps pour parvenir à l'unité d’exécution du projet (p. ex. d’une
direction régionale à un district), entravant sa réalisation ;
 une partie des fonds peut être détournée par les intermédiaires ; et
 il peut devenir impossible de déterminer les intérêts générés par les fonds de l’agence des
Nations Unies .

Veillez à ce que les fonds à transférer à l'unité d’exécution du projet empruntent le chemin le plus
direct.
Exemples :
 Envisagez d'employer un système d'avances, dans lequel un montant fixe est versé à l'unité
d’exécution à hauteur du montant exact des dépenses que cette dernière peut prouver.
 Si c’est nécessaire, envisagez d'ouvrir des comptes bancaires dédiés, même si cela n'est pas
exigé. Les comptes dédiés ne sont pas obligatoires. Toutefois, ils peuvent également se révéler
utiles, car ils permettent de bien distinguer les fonds du projet des autres fonds.

Message-clé : si possible, ouvrez des comptes bancaires dédiés pour le projet.

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Les comptes bancaires dédiés rassemblent tous les fonds du projet sur un ou plusieurs comptes
bancaires utilisés exclusivement aux fins du projet. Il s'agit d'une manière très efficace de gérer les
liquidités du projet. Elle comporte de nombreux avantages :
 elle assure la traçabilité des fonds de leur source à leur affectation ultime ;
 elle facilite les contrôles et les rapprochements ;
 elle minimise le risque que des fonds destinés à financer le projet soient affectés à d'autres
activités ;
 elle contribue à réduire le risque de double financement ; et
 si le contrat prévoit des contributions de plusieurs parties (cofinancement), elle permet de
démontrer que toutes les parties ont apporté la contribution financière mentionnée et que ces
contributions ont été utilisées dans le cadre du projet.

Il est généralement conseillé aux organisations de la société civile (CSO) et aux ONG l'ouverture de
comptes bancaires dédiés. Pour les structures gouvernementales, en revanche, ceci n'est pas
conseillé. Cette pratique est toutefois vivement conseillée, compte tenu de ses nombreux avantages.

Message-clé : effectuez des rapprochements et vérifications fréquents.

Il est facile de détourner des liquidités. Des mesures de contrôle strictes sont donc nécessaires.
En voici quelques exemples :
 Rapprochement et contrôle des soldes : comptez régulièrement la caisse. Vérifiez que le montant
obtenu correspond aux registres comptables et au livre de caisse. Vérifiez régulièrement que les
soldes mentionnés sur les relevés bancaires correspondent aux registres comptables.
 Rapprochement des mouvements de trésorerie : effectuez fréquemment des rapprochements
des mouvements de trésorerie afin de vous assurer que les liquidités/transactions bancaires
correspondent aux soldes des comptes.
 Séparation des tâches : scindez les tâches autant que possible :
- les personnes ayant accès aux liquidités (p. ex. celles qui préparent les virements
bancaires/signent les virements bancaires/gèrent la caisse) doivent être différentes de
celles qui tiennent les comptes ; et
- les personnes ayant accès aux liquidités et avoirs bancaires doivent être différentes de
celles chargées des contrôles et des rapprochements.
 Double signature : veillez à ce que deux signatures soient nécessaires pour effectuer les
paiements bancaires.

Message-clé : limitez le fonds de caisse et les transactions en espèces.

Il est facile de mal gérer des espèces, par exemple en falsifiant des reçus.
Restreignez les paiements en espèces au strict minimum (plafond ?), et limitez le fonds de caisse.

Message-clé : payez autant que possible par virement bancaire.

Les virements bancaires présentent plusieurs avantages sur les autres modes de paiement :
 ils autorisent un contrôle par double signature ;
 ils limitent le risque de vols ;
 ils permettent de s'assurer que le paiement parvient à son destinataire, moyennant un contrôle
adéquat du numéro de compte ; et
 ils garantissent la traçabilité des fonds au moyen de relevés bancaires.

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Ces avantages expliquent en quoi les virements bancaires sont beaucoup plus sûrs que les
paiements en espèces. Ils sont aussi plus sûrs que les règlements par chèque. Les chèques peuvent
se perdre ou ne pas être encaissés tout de suite. Il peut également se révéler difficile de prouver
qu'un paiement a été fait, le nom du bénéficiaire du chèque n'apparaissant généralement pas sur le

Message-clé : ne procédez pas à des prêts inter-projets.

Les fonds de l’agence des Nations Unies ne peuvent être utilisés qu'aux fins de l'action couverte par
l'accord correspondant.
Les PE ne peuvent en aucun cas financer d'autres projets, même subventionnés par les autres agences
du système des Nations Unies, au moyen d'avances provisoires ou de prêts émanant des fonds du
projet.

Si, dans le cadre d'un projet, un PE envisage de fournir une avance provisoire à un autre projet
subventionné par l'agence des Nations Unies sur la base des fonds du projet, il doit obtenir l'accord
préalable de la section programme concernée de ladite agence.

Annexe PIIM6-1 : PARTIE II - MODULE 6 – MODÈLE « LIVRE DE CAISSE »


Annexe PIIM6-2 : PARTIE II - MODULE 6 – MODÈLE « FORMULAIRE DE COMPTAGE »
Annexe PIIM6-3 : PARTIE II - MODULE 6 – MODÈLE « LIVRE DE BANQUE »
Annexe PIIM6-4 : PARTIE II - MODULE 6 – MODÈLE « RECONCILIATION BANCAIRE »
Ces modèles sont fournis à titre indicatif et constituent des exemples non contraignants que les
bénéficiaires peuvent adapter en fonction de leurs besoins.

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Module 7 COMPTABILITÉ

Message-clé : une comptabilité fiable est vitale aux fins de la gestion financière et du
reporting.
La comptabilité poursuit deux objectifs fondamentaux :
 présenter les recettes, dépenses, actif et passif du projet aux fins de la gestion financière ;
 fournir les données requises pour élaborer des rapports financiers précis.
Pour remplir ces objectifs fondamentaux, les documents comptables doivent être :
 à jour ;
 précis et fiables ; et
 établis conformément aux normes, méthodes, politiques et règles comptables adéquates.

Le comptable de projet doit être une personne rigoureuse et compétente, qualifiée et expérimentée,
possédant une bonne connaissance des techniques comptables.
Il est essentiel de bien tenir les registres comptables. Faute d'une comptabilité à jour et fiable, il est
impossible de connaître l'utilisation des ressources financières du projet.

Contenu de ce module
 Exigences contractuelles minimales ;
 Problèmes éventuels et contrôles clés ;
 Conseils de base ; et
 Problème spécifique : apports en nature.

Message-clé : comprendre les bonnes pratiques et les exigences contractuelles.

Les pages suivantes résument les principales bonnes pratiques et exigences contractuelles en matière
de comptabilité pour les activités financées par l'agence des Nations Unies.
 Le PE doit tenir des relevés et des comptes précis et systématiques relatifs à la mise en œuvre
des projets, sous la forme d'une comptabilité appropriée et à double entrée ;
 Les comptes et dépenses des projets doivent être aisément identifiables et vérifiables ;
 Ceci peut être fait en utilisant des comptes séparés pour le projet ou en assurant que les
dépenses et recettes de projet puissent être aisément identifiés et retrouvés à l’intérieur du
système comptable du PE. Les comptes doivent indiquer précisément les intérêts perçus sur les
fonds versés par l’agence des Nations Unies. En effet, la comptabilité doit prendre en compte
toutes les sources de financement du projet, y compris les ressources propres générées par le
projet lui-même ;
 Pour être éligibles, les coûts doivent être enregistrés dans les états de compte du PE et
déterminés conformément aux normes de comptabilité du pays où le PE est établi et en
conformité avec les pratiques comptables habituelles du PE ;
 Les lignes budgétaires des activités ou du projet permettent d’avoir une idée sur les coûts
éligibles au financement de l’agence des Nations Unies. Ces informations devraient permettre
aux PE d'établir une distinction entre dépenses éligibles et inéligibles dans leur comptabilité ;

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 L'agence des Nations Unies est en droit d'effectuer, si nécessaire, un audit complet des pièces
justificatives, des documents comptables et de tout autre document en rapport avec le
financement du projet ;
 Le système comptable doit être conçu pour lier les dépenses à leur source de financement et au
budget ;
 Il est conseillé que le système comptable utilise un progiciel présentant toutes les garanties de
fiabilité et de sécurité. Le logiciel Excel n’est pas exclu pour autant qu’il soit utilisé de manière
appropriée ; et
 Il est également recommandé aux ONG de consulter les clauses du PCA afin de vérifier si elles
contiennent d'autres exigences spécifiques.

Problèmes éventuels Mesures de contrôle clés

Le système comptable peut être inadéquat.  Tenez une comptabilité en partie double ; et
 Envisagez d'utiliser un logiciel comptable
Par exemple, il peut ne pas s'appuyer sur un
spécialisé.
système en partie double.

Les registres comptables peuvent ne pas Assurez-vous que le personnel Du PE en charge


répondre aux normes comptables généralement de la comptabilité est qualifié et expérimenté.
admises.
Par exemple, les actifs (p. ex. avances
récupérables) peuvent être directement imputés
comme des dépenses.

Le PE peut ne pas tenir la comptabilité du projet Veillez à ce que les politiques et pratiques
conformément à ses pratiques habituelles. comptables appliquées au projet financé par l'
Agence des Nations Unies soient conformes aux
Par exemple, il peut appliquer une comptabilité de
principes de la comptabilité de caisse pour toutes
caisse pour ses opérations normales et une
les opérations du projet.
comptabilité d'exercice pour le projet financé par
l'Agence des Nations Unies.

Des écritures comptables erronées peuvent être Assurez-vous que les documents comptables sont
enregistrées. bien vérifiés par des personnes habilitées à le
faire.
Exemples d'écritures comptables erronées :
erreur de classification ou imputation de dépenses
inéligibles dans les comptes de dépenses
éligibles.

Les comptes peuvent ne pas être tenus à jour ou Rapprochez les comptes régulièrement. Assurez-
des soldes en souffrance peuvent ne pas être vous que toutes les transactions sont encodées
rapprochés en temps utile. sans retard.

Les dépenses effectives et le budget peuvent ne Vérifiez régulièrement les dépenses effectives en
pas être comparés régulièrement, donnant lieu à les comparant au budget.
des dépassements ou des sous-utilisations
budgétaires (vers le haut ou vers le bas).

Le budget peut être inadéquat, parce que les Établissez les budgets avec le plus grand soin
activités et ressources requises n'ont pas fait (vous trouverez de plus amples informations à ce
l'objet d'une analyse minutieuse ou peuvent être sujet dans ce module, sous « Conseils de base
irréalistes ou ne pas se fonder sur des »).
hypothèses plausibles.

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Message-clé : appliquez de bonnes techniques comptables!

Pour bien tenir leur comptabilité, les PE doivent prêter attention aux points suivants :

 Principes comptables fondamentaux : si les principes répertoriés ci-dessous ne sont pas


observés, la comptabilité ne peut être bien tenue :
- le système comptable doit se composer d'une comptabilité en partie double
(débit/crédit) ;
- les registres comptables doivent se fonder sur un plan comptable bien défini ; et
- les méthodes utilisées doivent garantir qu'une fois imputée, une écriture ne puisse
plus être modifiée.
 Connaissance des techniques comptables : la personne désignée pour tenir les comptes
du projet doit posséder les compétences requises pour ce faire. Cela est capital. En effet,
la comptabilité suppose l'utilisation d'outils et techniques spécifiques. Une personne qui
n'est pas familière de ceux-ci ne peut pas tenir correctement une comptabilité ;
 Méthodes manuelles ou informatisées : si le comptable est compétent et observe les
principes fondamentaux de la comptabilité, il n'est pas toujours nécessaire d'avoir recours
à un outil informatique ;
 Toutefois, un programme comptable spécialisé offrira généralement des fonctions de
contrôle plus puissantes qu'un système manuel (tel que Excel). En ce sens, il est
préférable d'avoir recours à un tel logiciel.
 Comptabilité distincte ou intégrée : les PE peuvent choisir de tenir une comptabilité
distincte pour le projet, ou de l'inclure dans leur propre système comptable. Dans ce
dernier cas, ils doivent disposer d'une méthode garantissant une identification aisée de la
comptabilité du projet. Par exemple, si le bénéficiaire possède un système d'ERP
(«Enterprise Resource Planning»), il peut distinguer les opérations du projet au moyen de
codes analytiques.

Message-clé : appliquez les règles et principes comptables appropriés.

Les principes d’utilisation des formulaires FACE exigent que la comptabilité du projet soit tenue
conformément aux normes IPSAS (Normes internationales de la comptabilité publique) et suit les
principes et règles de la comptabilité de caisse ou appelée encore de trésorerie. Celle-ci est basée sur le
principe de l’encaissement et du décaissement. Ainsi, les recettes et les dépenses ne sont prises en
compte que lorsqu’elles sont effectivement perçues ou payées. Les recettes acquises qui n’ont pas
encore été perçues et les dépenses engagées qui n’ont pas encore été payées ne doivent donc pas être
enregistrées. Le PE ne peut pas rapporter tous les décaissements faits aux sous-traitants et pour
lesquels il n’a pas de preuve que des actions ont eu lieu comme dépense. Les décaissements aux
fournisseurs (transactions commerciales) peuvent être déclarés comme dépenses si le contrat spécifie un
programme de paiement et de livraison qui justifie le décaissement
Dans ce cadre, certaines transactions doivent faire l’objet d’une attention particulière lors de leur
enregistrement dans les états des dépenses puisqu’elles restent toujours des éléments d'actif ou de
passif.
Exemples :

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Exemples d'actifs :
 Garanties récupérables : par exemple, une garantie locative payée au propriétaire pour les
bureaux du projet est déboursée au début du projet comme dépense mais reste toujours
récupérable à la fin du projet (élément d’actif), parce que le propriétaire devra, en définitive,
la restituer au projet. Il faut prévoir l’incorporer au début dans un FACE comme une sortie
de fonds et dans le FACE de clôture du projet comme entrée de fonds ;
 Avances payées aux fournisseurs : il s'agit des sorties de fonds (dépenses) mais restent
également comme des actifs de projet, parce que ces avances restent la propriété du projet
jusqu'à ce que le fournisseur soit en droit d'être payé pour l'exécution du contrat ; et
 Avances versées aux bénéficiaires ou bénéficiaires secondaires : il s'agit des sorties de
fonds (dépenses) mais restent également comme des actifs de projet, parce que ces
avances restent la propriété du projet jusqu'à ce que le bénéficiaire soit en droit d'être payé
pour l'exécution du contrat.
Exemples d'éléments de passif :
 Retenue de garantie pour les travaux de construction : il s'agit d'un passif et ne donnera lieu
à des mouvements de trésorerie qu’à la fin du projet, car elle devra être versée à
l'entrepreneur une fois la période de garantie terminée ; et
 Les sommes dues à des fournisseurs pour des contrats exécutés qui restent à payer. Ces
sommes devraient être payées avant la clôture du projet.

Message-clé : les feuilles de calcul (Excel) ne sont pas une panacée!

Les feuilles de calcul peuvent se révéler utiles à plusieurs égards, et notamment :


 pour préparer l'apurement des comptes ;
 pour préparer une analyse des comptes ;
 pour préparer un registre des immobilisations, un inventaire, un suivi budgétaire ou tout autre
outil de suivi ; et
 pour préparer des rapports financiers.

Les applications de tableur ne sont toutefois pas conçues pour tenir une comptabilité en partie
double. Les feuilles de calcul peuvent facilement être modifiées et, à ce titre, elles ne répondent pas
à l'exigence que les écritures comptables ne puissent pas être modifiées. Par conséquent, c’est
préférable pour les PE d’utiliser des logiciels spéciaux pour tenir leur comptabilité, sauf si les feuilles
de calcul sont utilisées en conjonction avec d'autres outils de calcul garantissant le respect des
principes de la comptabilité en partie double et de l'inaltérabilité des écritures.

Message-clé : les comptes doivent répertorier tous les intérêts générés par les avances.

Tout intérêt généré par les avances versées par l'agence des Nations Unies doit être porté en compte et
figurer dans les rapports financiers. Cette obligation suppose un bon suivi des flux financiers que ce soit
dans le cas d’un compte bancaire spécifique ou d’un compte bancaire commun.

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 Pour les PE ayant ouvert un compte bancaire spécifique pour chaque projets financés par
l’agence des Nations Unies, la comptabilité des intérêts ne pose pas de problèmes particuliers,
eu égard au fait que ces projets utilisent des comptes bancaires dédiés.
 .

Message-clé : les registres comptables doivent inclure toutes les transactions.

La comptabilité doit répertorier tous les coûts du projet, qui doivent figurer dans le rapport financier.

Les registres comptables et le rapport financier du projet doivent couvrir non seulement les
activités du projet financées par des fonds , mais également toute activité financée par des
contributions nationales ou des fonds d'autres donateurs ou par les ressources financières propres
du PE (p. ex. cofinancement). La raison en est que le bon déroulement du projet est fonction de la
contribution ainsi que des autres contributions. En d'autres termes, l' est en droit d'auditer toutes
les dépenses du projet, et pas seulement celles qu'elle a financées.
Le système comptable doit aussi quantifier les dépenses encourues par les autres partenaires et
classifier les dépenses en fonction de la source qui les a financées. En conséquence, les états
financiers préparés par le PE doivent présenter la situation financière des fonds reçus de chaque
agence avec prise en compte de la contribution des autres sources de financement au titre de leur
contribution aux fonds de projet. La répartition budgétaire entre fonds et autres fonds devrait être
respectée.

Message-clé : utilisez un plan comptable et un système de codification adaptés.

Un bon système de codification des écritures comptables permet de rédiger plus facilement les rapports
financiers. Il est recommandé aux PE de prêter attention aux points suivants :

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 Classifications comptables
L’agence des Nations Unies exige toujours que les rapports financiers du projet utilisent les
mêmes classifications que le budget du projet. Les PE doivent concevoir le plan comptable du
projet de manière à répondre à cette exigence.
 Distinction entre coûts éligibles et coûts inéligibles
Tous les types de coûts ne sont pas éligibles. Pour être éligibles, les coûts de projet doivent (i)
remplir tous les critères définis dans le contrat/lettre d’accord et (ii) ne pas être expressément
exclus dans les clauses contractuelles (p. ex. dépenses non liées au projet). Les PE doivent
concevoir le plan comptable du projet de manière à permettre une distinction entre coûts
éligibles et coûts inéligibles.
 Classification analytique par source de financement
Les procédures applicables aux projets financés par l’agence des Nations Unies exigent que
les dépenses soient liées à chaque source de financement et à chaque activité. Les PE doivent
concevoir le plan comptable du projet de manière à permettre l'encodage de chaque dépense
en fonction de la source de son financement.
 Vérification des codes comptables
Pour garantir une bonne classification des comptes, mettez au point une méthode permettant
de vous assurer que chaque écriture est imputée au compte adéquat. Par exemple, faites en
sorte que les écritures comptables du projet soient approuvées par le directeur ou responsable
financier du projet.

Message-clé : le budget est un outil de contrôle essentiel.

Objet du budget
Le budget d'un projet financé par l'agence des Nations Unies est une prévision des coûts liés aux
objectifs et activités définis dans le contrat. Le budget est donc une composante essentielle de celui-ci.
C'est un outil permettant de vérifier la réalisation et un volet essentiel du rapport financier.
Problèmes possibles
Un PE qui n'établit pas ses budgets avec soin peut rencontrer les problèmes suivants :
 dépassements de budget, qui seront parfois considérés inéligibles par l'agence des Nations
Unies (voir conditions) ;
 sous-utilisation du budget, qui laisse entendre que le budget n'était pas correct et que des fonds
ont été engagés pour le projet alors qu'ils auraient pu être utilisés valablement ailleurs ;
 problèmes d'interprétation, qui peuvent pousser l'agence des Nations Unies à refuser certaines
dépenses à la clôture financière du projet ; et
 nécessité de demander des modifications budgétaires en cours de projet (voir ci-dessous).

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Principes budgétaires clés


Lors de l'établissement du budget, les bénéficiaires doivent garder quelques principes clés à
l'esprit :
 Le budget est un instrument de conformité financière.
Dans le cadre des projets financés par l'agence des Nations Unies, le budget convenu dans le
contrat est un instrument de conformité. En d'autres termes, les montants des différentes
rubriques et lignes budgétaires sont des plafonds de dépenses.
 Le budget est un instrument de planification et de contrôle.
Un budget contribue à maîtriser les dépenses en définissant des orientations, références,
estimations et critères de coûts. Il est essentiel que le budget reflète avec exactitude toutes les
dépenses projetées, conformément aux activités financées par le contrat.
 Le budget sera reflété dans le rapport financier.
Les dépenses effectivement consenties lors de la réalisation des objectifs et activités planifiés et
convenus seront présentées dans le rapport financier et seront comparées aux dépenses
prévues dans le budget.

Conseils de base pour établir un bon budget


Pour préparer un bon budget, suivez les conseils suivants :

Message-clé : les budgets doivent être établis avec le plus grand soin.

Conseils de base pour établir un bon budget :


 Examinez minutieusement le lien de causalité entre les activités planifiées et les coûts projetés.
Commencez par recenser les activités, puis répertoriez toutes les ressources nécessaires afin de
dégager les données qualitatives et financières pertinentes ;
 Dans un mémoire annexé au budget, documentez la manière dont vous avez calculé les coûts
projetés ;
 Assurez-vous que le budget est clair, transparent et complet ;
 Veillez à ce que le budget soit réaliste. S'il inclut trop d'estimations globales, il risque de ne pas
constituer un bon outil de planification et de contrôle et de contenir de nombreuses
surestimations et sous-estimations ;
 Assurez-vous de bien estimer les coûts et de vous appuyer sur des hypothèses plausibles ; et
 Veillez à ce que les dépenses budgétisées soient correctement classifiées en fonction des
activités prévues par le contrat. Sans cela, il risque d'y avoir des dépassements dans certaines
rubriques, et ceux-ci pourraient être considérés comme des dépenses inéligibles.

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 Veillez à ce que tous les éléments de coûts soient clairement définis et ne risquent pas de
semer la confusion quant à la rubrique et à la ligne dont ils relèvent. Assurez-vous qu'il
n'existe aucun chevauchement entre les différentes rubriques et lignes.
 Le cas échéant, précisez les quantités. Par exemple, mentionnez le type et le nombre
d'articles à acheter (p. ex. véhicules, équipements, outils, etc.), les effectifs, le temps requis
(heures, semaines, mois) et les mesures (p. ex. poids, distance, contenance, etc.) des
ressources à consommer (conformément au modèle du budget fourni en annexe PIIM7-1).
 Appuyez-vous sur des données de prix et de coûts appropriées (prix et coûts unitaires des
articles).
 Veillez à ce que les données quantitatives budgétées soient clairement définies. Elles doivent
se fonder sur les mesures à utiliser en cours d’exécution.
 Imputez les coûts correctement (p. ex. évitez d'inclure des frais généraux dans les lignes de
coûts directs).

Message-clé : observez les règles en matière de modification budgétaire.

Il existe des règles à suivre pour modifier le budget d'un projet :


 Le bénéficiaire doit soumettre une proposition d'amendement budgétaire écrite à l'agence des
Nations Unies. Celui-ci décidera de rédiger ou non un avenant au contrat (les modifications
budgétaires requièrent en général un avenant au contrat) ;
 Certains remaniements budgétaires n'exigent pas d'avenant ; et
 Les contrats ne peuvent pas être modifiés rétroactivement, et il existe des délais à respecter.

Cas dans lesquels un avenant au contrat n'est pas requis :


 Pour les PCA, sauf exceptions, le PE peut effectuer des réallocations entre les postes (lignes
élémentaires) d'une même ligne budgétaire principale, avec un plafond de 10 % ou 20% du
montant initial de ladite ligne principale selon ce qui a été fixé dans le document du PCA (article
27 pour les PCA de plus de 100 000 US$). Prière se référer au Module 4 relatif aux directives
sur les PCA et SSFA ;
 Pour les PT, l’instruction ci-dessus est applicable sans exception avec l’idée que plafond est
unique et est fixé à 10%.

Les points suivants sont importants si le budget prévoit des apports en nature.
 Les apports en nature doivent faire l’objet d’une valorisation dans le budget et ne peuvent pas
être considérés comme des dépenses de projet ; et
 Tout apport en nature inclus dans le budget doit également figurer dans le rapport financier.

Annexe PIIM7-1 : PARTIE I - MODULE 7 – MODÈLE DE BUDGET


Annexe PIIM7-1 : PARTIE I - MODULE 7 – MODÈLE DE JOURNAL DES DÉPENSES

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Module 8 REPORTING FINANCIER

POURQUOI LE REPORTING FINANCIER REVÊT-IL UNE TELLE IMPORTANCE POUR LA GESTION


FINANCIÈRE?

Message-clé : le reporting financier est une exigence contractuelle fondamentale.

Tous les contrats portant sur des projets financés par l'agence des Nations Unies exigent du PE qu'il lui
remette des rapports financiers et narratifs relatifs au projet.
Ces rapports poursuivent plusieurs objectifs :
 permettre à l'agence des Nations Unies de vérifier que les fonds ont bien été utilisés
conformément aux objectifs, activités et budget convenus dans le contrat ;
 dans le cas des rapports financiers intermédiaires, informer l'’agence des Nations Unies de l'état
d'avancement des activités ; et
 fournir à l'agence des Nations Unies les informations dont elle a besoin pour déterminer le
montant final de la contribution de ladite agence au projet.

Un rapport financier final, couvrant l'ensemble de la période de projet, est toujours exigé. Des
rapports financiers intermédiaires joints au formulaire FACE relatifs à chaque justification des
dépenses sont aussi demandés.

Contenu de ce module
 Exigences contractuelles minimales ;
 Problèmes éventuels et contrôles clés ;
 Conseils de base ; et
 Outils et modèles.
EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES

Message-clé : comprendre les exigences contractuelles.

Les pages suivantes résument les principales exigences contractuelles en matière de reporting financier
pour les activités financées par l' agence des Nations Unies et gérées au travers des PT et des PCA.

Le PE est tenu de présenter un rapport financier. Celui-ci doit couvrir la totalité du projet,
indépendamment de la part de financement de l’Agence des Nations Unies'.
• PCA et SSFA
Les clauses contractuelles des PCA précisent les points suivants :

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Rapports périodiques sur la mise en œuvre du Projet


Le Partenaire transmettra à l’agence des Nations Unies, en version papier ou électronique
travers le système de gestion de l’agence, des rapports sur l’état d’avancement des travaux
de mise en œuvre du Projet une fois tous les 6mois
. Il le fera en utilisant le modèle qui est joint au présent manuel en annexe PIIM8-1. Chaque
rapport sur l’état d’avancement des travaux contiendra :
- une description détaillée des travaux effectués et de l’emploi des fournitures et des
équipements remis au Partenaire par l’agence des Nations Unies pendant la période
couverte par le rapport ;
- une évaluation de la conformité de la mise en œuvre du Projet aux dispositions du
Document du Projet (y compris le budget) ;
- une évaluation des résultats atteints par le Projet en ce qui concerne les enfants par
rapport aux objectifs qui avaient été fixés pour ce Projet ; et
- une description de tous obstacles éventuels à une mise en œuvre complète et ponctuelle
(ainsi que des suggestions sur des façons de surmonter ces obstacles).
Le premier rapport périodique sur l’avancement des travaux devra être remis au même
moment que le premier rapport financier périodique. Par la suite, les autres rapports sur
l’avancement des travaux devront être remis en même temps qu’une demande écrite de
transfert de fonds en espèces sur deux.
Rapport financier annuel certifié
Dans les trois (3) mois suivant la fin de chaque année civile pendant laquelle il reçoit ou
dépense des fonds fournis par l’agence des Nations Unies en vertu du présent Contrat, le
PE remettra à l’agence des Nations Unies un rapport annuel sur les dépenses, libellé dans
la monnaie locale et certifié par l’employé de niveau le plus élevé du PE ayant le contrôle
des questions financières, en utilisant le modèle qui est joint au présent manuel en annexe
PIIM8-1.
Rapport final
Trois (3) mois après la fin du projet ou la résiliation du contrat (en tenant compte de la
première de ces deux dates), le PE remettra à l’agence des Nations Unies un rapport final
conforme aux stipulations ci-dessus. Ce rapport final couvrira la totalité du Projet et inclura
un rapport financier final sur l’utilisation de tous les versements de transfert de fonds en
espèces effectués au bénéfice du PE, et il devra être certifié par l’employé de niveau le plus
élevé du PE ayant le contrôle des questions financières.
• PT
Des rapports financiers et narratifs trimestriels accompagnés aux formulaires FACE doivent
être transmis à l’agence des Nations Unies et rédigés conformément aux modèles joints en
annexes PIIM8-1 et PIIM8-2 de ce manuel. Ces rapports doivent au moins faire état de la
situation financière et comprendre une synthèse des dépenses effectuées au cours de la
période concernée et le solde disponible pour chaque rubrique budgétaire.
Les rapports financiers doivent être réconciliés avec les registres comptables qui les sous-
tendent. Il incombe au PE de rédiger et de conserver ces réconciliations.
• Autres types de contrat

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Problèmes éventuels Mesures de contrôle clés

Les rapports financiers peuvent ne pas être Assurez-vous que les registres comptables sont
rédigés conformément aux exigences tenus à jour et que les rapports financiers sont
contractuelles ou être inexistants. Dans ce cas, établis dans le respect des délais fixés dans le
l'agence des Nations Unies peut décider de contrat.
mettre un terme au contrat et exiger le
remboursement des paiements déjà effectués.

Il peut ne pas y avoir de lien entre le rapport • Assurez-vous que les rapports financiers sont
financier et les registres comptables et/ou les conformes aux registres comptables qui les sous-
pièces justificatives. Dans ce cas, l'Agence des tendent.
Nations Unies pourrait exiger le remboursement
• Assurez-vous qu'il existe un lien adéquat entre
des dépenses non justifiées.
les registres comptables et les pièces
justificatives.

Le rapport financier peut ne pas refléter la Assurez-vous que le rapport financier utilise la
classification appliquée dans le budget. Dans ce même classification que le budget et permet une
cas, l'Agence des Nations Unies contractante comparaison entre dépenses effectives et
pourrait rejeter le rapport financier. budgétées.

Le rapport financier peut ne pas couvrir toutes les Veillez à ce que le rapport financier couvre toutes
sources de financement du projet. Dans ce cas, les sources de financement.
l'Agence des Nations Unies pourrait rejeter le
rapport financier.

CONSEILS DE BASE

Message-clé : la rédaction de rapports financiers est un must!

Tous les contrats portant sur des activités financées par l'Agence des Nations Unies (à l'exception des
contrats de fournitures et de travail) exigent du PE qu'il lui présente des rapports financiers. En l'absence
de tels rapports, l'Agence des Nations Unies peut décider de mettre un terme au contrat et exiger le
remboursement des montants déjà versés et non justifiés.

En cas d’audit du projet, l'absence de rapports financiers peut conduire les auditeurs à s’abstenir
d’émettre une opinion (c’est à dire déclarer qu'il leur est impossible de formuler une opinion sur le
rapport financier du projet). L'agence des Nations Unies pourrait alors décider de recouvrer les fonds
versés.

Message-clé : le rapport financier doit correspondre aux registres comptables.

Les bénéficiaires doivent veiller à ce qu'il existe une piste de vérification claire entre le FACE, le rapport
financier, les registres comptables (détail des dépenses) et les pièces justificatives.
Faute de quoi, les dépenses ne peuvent pas être vérifiées et le rapport financier st déclaré non pertinent
et peut être remis en cause. Les conséquences pour le PE peuvent être les mêmes que s'il n'avait produit
aucun rapport financier.

Idéalement, le rapport financier doit directement correspondre à la présentation budgétaire et aux


registres comptables, compte par compte, ligne par ligne, sans ajout, regroupement, ajustement ni
omission. Si ce n'est pas possible, le PE doit au moins établir un rapprochement clair entre les deux.
Cette réconciliation doit être conservée dans la documentation de projet.
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Message-clé : les rapports financiers doivent refléter la classification appliquée dans le


budget.

Il est essentiel d'utiliser, dans le rapport financier, les mêmes classifications que dans le budget convenu.
Ce budget, annexé au FACE ou au PCA, est la seule version faisant foi. Pour de plus amples
informations à ce sujet, veuillez-vous reporter au module 7.

Il est capital de respecter cette exigence pour permettre la comparaison entre dépenses budgétées et
effectives.

Message-clé : les rapports financiers doivent couvrir toutes les sources de financement du
projet.

Le rapport financier doit couvrir l'ensemble du projet, et pas seulement la partie de celui-ci financée par
l'Agence des Nations Unies.

Les comptes du projet doivent couvrir l'ensemble des activités, quelle que soit leur source de
financement.
En outre les dépenses doivent être liées à leur source de financement (cf. la rubrique «Rapports
d'exécution»). Ceci suppose que les rapports financiers incluent un relevé des recettes et des
dépenses tant globales que par source de financement.

Message-clé : les apports en nature doivent être bien distingués des dépenses de projet.

Les apports en nature, s’ils figurent dans le budget du projet, il convient d'également les inclure dans le
rapport financier.

Si le projet reçoit des apports en nature, le PE doit :


 en quantifier la valeur ; et
 faire figurer cette valeur dans le rapport financier, en veillant à bien la distinguer des dépenses
de projet.
Pour de plus amples informations à ce sujet, veuillez-vous reporter au module 7.

Message-clé : les rapports financiers doivent respecter un format approprié.

Vous trouverez ci-dessous une synthèse, par type de contrat (PT, PCA ou SSFA), des exigences
formelles concernant les rapports financiers.

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 Pour les PT, établissez les rapports financiers au format présenté à l'annexe PIIM8-1 du
présent manuel ;
 Pour les PCA ou SSFA, reportez-vous au modèle fourni en annexe PIM4-1.
 En l'absence d'un format contraignant applicable aux rapports financiers, les bénéficiaires
doivent au moins suivre les conseils de base fournis dans le présent module. Notamment :
- Le rapport financier doit utiliser la même classification que le budget convenu et
permettre une comparaison entre dépenses effectives et budgétées ; et
- Le rapport financier doit couvrir toutes les sources de financement du projet.

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ANNEXES

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Annexe PIM3-1 : PARTIE I - MODULE 3 – CHECKLIST DE REMPLISSAGE DES FACE

Nom du partenaire :
___________________________________________________________________
Date de vérification :
__________________________________________________________________
Activités/Projet concerné :
_____________________________________________________________
Montant concerné : ___________________________________________________________________

N° Vérification à effectuer Oui/Non Commentaires

FACE DEMANDE
FACE Original (en version papier ou électronique dans le système de
1
gestion de l’Agence des Nations Unies)
Adéquation entre PTA/PCA et FACE au niveau des lignes budgétaires :
1 les activités mentionnées sur le FACE correspondent bien aux activités
prévues dans le PTA/PCA
2 Adéquation entre montants dans le FACE et ceux dans le budget
3 Calcul arithmétique vérifié dans le budget
3 Remplissage du FACE :
- la case de la modalité de financement est bien cochée
- la case de demande de financement est cochée (1ère case)
- la date de remplissage de FACE est mentionnée (date en haut
à droite)
- la période de demande des fonds est remplie (cohérente avec
l’exécution prévue des activités ainsi que la période mentionnée
dans la requête)
- la colonne des montants demandés est bien remplie
- la date de signature du partenaire est remplie
- la signature du FACE est celle du responsable habilité à signer
les FACE, sinon joindre une procuration officielle (délégation de
signature)
- le cachet du partenaire est apposé
Les montants inscrits sur le budget sont raisonnables, justifiables et
4
réalistes
5 Budget signé et paraphé (si plus d’une page)
Autorisation préalable écrite du Chef de la Section Programme en cas
6
de demande de remboursement ou de paiement direct
5

FACE LIQUIDATION
FACE Original
1 Adéquation entre FACE demande et FACE liquidation
Adéquation entre montants dans le budget et ceux dans le rapport
2
financier
Les dépassements budgétaires de plus de 10% sur les lignes principales
3 sont-ils justifiés et approuvées au préalable par le Chef de la Section
Programme ?
Vérifier l’existence des lignes budgétaires non prévue dans le budget
4 initial : toute modification doit être approuvée par le Chef de Section
Programme
5 Remplissage du FACE :
- la case de la modalité de financement est bien cochée
- la case de rapportage des dépenses est cochée (seconde
case)
- la date de remplissage de FACE est mentionnée (date en haut

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N° Vérification à effectuer Oui/Non Commentaires


à droite)
- la période de rapportage des fonds est remplie (cohérente avec
l’exécution effective des activités ainsi que la période
mentionnée dans le rapport financier)
- Les deux colonnes de rapportage des montants dépensés sont
bien remplies par le partenaire
- les activités mentionnées sur le FACE correspondent bien aux
activités prévues dans le PTA/PCA
- la date de signature du partenaire est remplie
- la signature du FACE est celle du responsable habilité à signer
les FACE, sinon joindre une procuration officielle
- le cachet du partenaire est apposé
6 Rapport financier signé et paraphé (si plus d’une page)
Existence de toutes les pièces justificatives originales (nécessaires)
avec les références de paiement (factures certifiées, bons de livraison,
factures proforma, contrats, ordre de mission, état de décomptes des
DSA, …)

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Annexe PIIM1-1 : PARTIE II - MODULE 1 - LISTE DE CONTRÔLE «CONTRÔLES INTERNES»

LISTE DE CONTRÔLE «CONTRÔLE INTERNE» Oui Non S. o.1 Commentaires/remarques

A. ENVIRONNEMENT DE CONTRÔLE INTERNE


DÉONTOLOGIE

Votre organisation possède-t-elle un code de conduite à


A1 l'usage du personnel destiné à encourager l'intégrité, la
déontologie et les valeurs éthiques ?
A2 Ce code de conduite:
- interdit-il les conflits d’intérêts ?
- interdit-il d'accepter des paiements, cadeaux et autres
avantages de la part de fournisseurs existants ou
potentiels ?
- interdit-il l'usage des actifs du projet à des fins autres
que celles du projet ?
- interdit-il tout autre comportement contraire à l’éthique
?
Des mesures ont-elles été mises en place en vue de
garantir le respect dudit code de conduite, avec des
A3
sanctions disciplinaires à la clé en cas de violation de
celui-ci ?

RESSOURCES HUMAINES
Votre organisation dispose-t-elle d'un système
A4 permanent d'évaluation des performances du personnel
?
Existe-t-il un plan de développement et de formation du
A5
personnel ?

Vos procédures de recrutement prévoient-elles des


A6 mesures visant à déterminer les compétences des
candidats ?
Des mesures destinées à fidéliser vos agents
A7 compétents et soutenir leur motivation sont-elles en
place ?

Lorsque des agents quittent votre organisation, les


procédures de départ garantissent-elles la transmission
A8
adéquate des informations et dossiers ainsi que
l'annulation des mots de passe et droits d’accès ?

STRUCTURE DE L'ORGANISATION
A9 Existe-t-il un organigramme à jour ?
Disposez-vous de descriptions de fonctions écrites,
A10
claires, pour chaque poste/salarié/cadre ?

1
Sans objet.
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LISTE DE CONTRÔLE «CONTRÔLE INTERNE» Oui Non S. o.1 Commentaires/remarques

Ces descriptions de fonctions évitent-elles des doublons


A11
?
Existe-t-il un manuel de procédures et/ou de projet
A12
détaillé ?
A13 Le manuel de procédures et/ou de projet contient-il:
- l'organigramme?
- la description des tâches et responsabilités des
différentes fonctions ?
- le processus et les procédures de passation de
marchés ?
- les procédures de gestion des actifs ?
- les procédures à suivre pour faire état des heures
ouvrées et des dépenses ?
- les procédures de gestion de trésorerie ?
- les politiques et procédures comptables, ainsi que le
processus de reporting financier ?

- les procédures de suivi budgétaire ?

- la liste des dépenses autorisées/interdites, ainsi


qu'une liste des dépenses inéligibles ?
Votre équipe de projet est-elle dûment informée de
A14
l'existence de manuels de procédures/de projet ?

B. DÉFINITION D'OBJECTIFS
Le manuel de projet décrit-il clairement les objectifs et
B1
activités du projet ?

B2 Le processus d'établissement du budget garantit-il :


- qu'il existe un lien clair entre les activités planifiées et
les coûts projetés ?
- que les hypothèses qui le sous-tendent sont plausibles
?
- que chaque dépense est adéquatement classifiée et
que sa description/son contenu ne laisse pas de place à
l’interprétation ?
- qu'il n'existe aucun chevauchement entre les rubriques
et lignes
budgétaires ?
- que les quantités indiquées dans le budget sont claires
et ne sont pas sujettes à interprétation.
- que les estimations de prix utilisées sont raisonnables
?
Les budgets sont-ils comparés, au moins
B3 trimestriellement, aux chiffres effectifs et les écarts sont-
ils dûment analysés ?

C. GESTION DES RISQUES

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LISTE DE CONTRÔLE «CONTRÔLE INTERNE» Oui Non S. o.1 Commentaires/remarques

Existe-t-il un processus permettant de recenser les


principaux risques (y compris financiers) du projet et de
C1
déterminer leur probabilité ainsi que leur impact potentiel
?

Un plan ou processus est-il en place pour


C2
atténuer/réduire/gérer ces risques ?
C3 Ce plan est-il documenté par écrit ?

D. ACTIVITÉS DE CONTRÔLE
RÉPARTITION DES TÂCHES

Votre organisation a-t-elle mis en place des mesures


D1
pour scinder les tâches entre :

- gestion des actifs et missions de contrôle ? (Exemple :


tenue de la caisse et rapprochement de la caisse)

- tâches de gestion et d’autorisation ? (Exemple :


exécution des procédures de passation de marchés et
validation d'un contrat avec un fournisseur)

- tâches de gestion et tâches comptables ? (Exemple :


approbation des factures d'achat et comptabilisation de
ces factures)

- tâches comptables et tâches de paiement ? (Exemple


: préparation et signature des ordres de paiement)

ACTIVITÉS DE SUPERVISION

Pour les fonctions ayant un impact sur les transactions


D2 financières, un contrôle par un agent de rang supérieur à
celui qui exécute la tâche est-il prévu ?

GESTION DES ACTIFS - BIENS D'INVESTISSEMENT

D3 Existe-t-il un registre des immobilisations ?

Ce registre comporte-t-il, pour chaque immobilisation,


D4
une description et un numéro d'identification uniques ?

Ces numéros d'identification sont-ils inscrits


D5
physiquement sur les biens à proprement parler ?

Ce registre mentionne-t-il la valeur de chaque actif,


D6 conformément aux factures d'achat, ainsi que la
référence de la facture d’achat ?

Le registre indique-t-il l'emplacement de l'actif et/ou le


D7
département/la personne qui en a la responsabilité ?

Le registre des immobilisations fait-il l'objet d'un


D8 rapprochement périodique (au moins annuel) avec le
grand livre ?

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LISTE DE CONTRÔLE «CONTRÔLE INTERNE» Oui Non S. o.1 Commentaires/remarques

Les actifs répertoriés dans le registre des


immobilisations font-ils l'objet d'une inspection
D9
périodique (au moins annuelle) en vue de vérifier s'ils
existent toujours et sont en bon état ?

Ces inspections sont-elles effectuées par des personnes


D10
autres que les détenteurs desdits actifs ?

Les personnes responsables d'un actif ont-elles signé


D11 une déclaration par laquelle elles reconnaissent leur
responsabilité pour l'actif en question ?

GESTION DES ACTIFS - VÉHICULES

D12 Un livre de bord est-il tenu pour chaque véhicule ?

D13 Ces livres de bord consignent-ils :


- le kilométrage parcouru chaque jour, avec une
indication des trajets effectués ?
- la consommation en carburant?
- les consommables (pneus, filtres, lubrifiants, etc.)
utilisés pour le véhicule ?

Ces livres de bord sont-ils régulièrement visés ? (au


D14
moins mensuellement)
D15 La révision de ces livres de bord prévoit-elle :

- un contrôle de vraisemblance des trajets répertoriés ?

- un contrôle sur la base du compteur kilométrique du


véhicule ?

- un contrôle de vraisemblance de la consommation de


carburant moyenne effective du véhicule ?

- un contrôle de vraisemblance des consommables du


véhicule ? (pneus, filtres, lubrifiants, etc.)

GESTION DES ACTIFS - CONSOMMABLES

D16 Existe-t-il un inventaire permanent des consommables ?


D17 Cet inventaire comporte-t-il, pour chaque article :
- la description/référence unique de l’article ?
- les quantités des entrées de marchandises (achats),
avec une référence à la facture d'achat ou à un reçu ?

- les quantités des sorties de marchandises


(consommation), avec une référence au document de
réquisition ?

- le solde théorique de l'inventaire à tout moment ?

Un document de réquisition est-il établi pour chaque


D18 sortie de marchandises de l'inventaire permanent ? Ces
documents sont-ils numérotés ? Sont-ils approuvés ?

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LISTE DE CONTRÔLE «CONTRÔLE INTERNE» Oui Non S. o.1 Commentaires/remarques

Des contrôles physiques réguliers de l'inventaire sont-ils


D19 effectués (dont un contrôle intégral au moins une fois
par an)?

Ces contrôles physiques de l'inventaire sont-ils effectués


D20
par des personnes autres que le magasinier?

Les registres de l'inventaire permanent font-ils l'objet


D21 d'une réconciliation par des personnes autres que le
magasinier?

Ces registres d'inventaire permanent sont-ils


D22 régulièrement rapprochés du solde du grand livre, sur la
base des registres comptables?

GESTION DES ACTIFS - AUTRES ASPECTS

Les actifs loués sont-ils, le cas échéant, soumis aux


D23
mêmes mesures de contrôle que vos propres actifs?

Les comptes contiennent-ils une liste détaillée de tous


D24
les articles transitoires et avances?

Cette liste est-elle régulièrement rapprochée du solde du


D25 grand livre, sur la base des registres comptables? (au
moins mensuellement)

Cette liste fait-elle l'objet d'une révision régulière, à la


D26 recherche des chiffres obsolètes, et des mesures sont-
elles rapidement prises pour corriger la liste?

GESTION DES SALAIRES ET DU TEMPS

Votre organisation possède-t-elle un système de saisie


D27
des temps?

D28 Les relevés horaires sont-ils :


- préparés par le personnel lui-même?
- préparés avec une périodicité suffisante (p. ex. toutes
les semaines, toutes les deux semaines ou tous les
mois)?

- préparés en temps utiles (à savoir pas plus de


quelques jours après la fin de la période concernée)?

- rapprochés du nombre total d'heures ouvrées par la


personne?
- contrôlés/approuvés par le supérieur hiérarchique
direct de l'agent?

D29 Un registre du personnel est-il tenu à jour?

Les décisions d'embaucher, de promouvoir et de


D30 licencier du personnel sont-elles dûment supervisées
par un agent sans fonction comptable ou de paiement?

La préparation des salaires est-elle déléguée à une


D31 personne/une unité/un prestataire familiers des règles
sociales et fiscales en vigueur?

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LISTE DE CONTRÔLE «CONTRÔLE INTERNE» Oui Non S. o.1 Commentaires/remarques

Les communications d'informations liées au personnel


(p. ex. salaires bruts, embauches, départs, etc.) au
D32
préparateur des feuilles de paie sont-elles contrôlées par
un agent sans fonction comptable ou de paiement?

Tous les paiements effectués au titre des salaires


(sécurité sociale, taxes retenues à la source et autres
D33 paiements connexes) sont-ils vérifiés par un agent sans
fonction de préparation des feuilles de paie/des
paiements?

TRÉSORERIE ET GESTION BANCAIRE

Avez-vous ouvert un ou plusieurs comptes bancaires


D34
spécifiques dédiés au projet?
D35 Tous les paiements exigent-ils deux signatures?
Les personnes ayant signature sur les comptes
bancaires sont-elles indépendantes de celles qui
D36 procèdent aux écritures comptables, préparent les
paiements et/ou effectuent les rapprochements
bancaires?

Les soldes bancaires, tels que figurant dans les registres


comptables, sont-ils fréquemment rapprochés des
D37
relevés bancaires? (par exemple, sur une base
hebdomadaire)

Ces rapprochements bancaires sont-ils effectués par


D38
une personne autre que le comptable?
Un rapprochement des mouvements de trésorerie,
D39 couvrant tous les mouvements des fonds de projet, est-il
préparé au moins trimestriellement?
Toutes les factures et notes de paiement sont-elles
D40 marquées comme «PAYÉES» au moment du paiement
afin de prévenir les doubles paiements?
CHÈQUES

Les paiements par chèque sont-ils limités aux cas où un


D41
paiement par virement bancaire n'est pas possible?

Les formules de chèque sont-elles conservées en lieu


D42
sûr, constamment sous clé?

Les formules de chèque sont-elles contrôlées par une


D43
personne autre que le comptable?

La pratique de présigner les formules de chèque est-elle


D44
interdite?

Lorsque que des paiements sont effectués par chèque,


D45
une photocopie du chèque signé est-elle archivée?

CAISSE

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LISTE DE CONTRÔLE «CONTRÔLE INTERNE» Oui Non S. o.1 Commentaires/remarques

Les paiements en espèces sont-ils limités aux cas où un


paiement par virement bancaire ou par chèque n'est pas
D46
possible? Les paiements au départ de la caisse sont-ils
toujours limités à de petites sommes?

La somme conservée dans la caisse est-elle toujours


D47
limitée?

Les espèces sont-elles conservées en lieu sûr,


D48
constamment sous clé?

Le caissier est-il le seul à avoir accès aux espèces? Le


D49 caissier est-il distinct des personnes qui effectuent les
entrées comptables et les rapprochements de caisse?

D50 Un livre de caisse est-il tenu à jour?

Le livre de caisse est-il fréquemment vérifié sur la base


du montant physiquement disponible en espèces? Cette
D51
vérification est-elle effectuée par une personne
indépendante du caissier?

Les mouvements et soldes, tels que mentionnés dans le


D52 livre de caisse, sont-ils fréquemment rapprochés par une
personne indépendante du caissier?

Une note de paiement est-elle établie pour chaque


dépense? Chaque note est-elle approuvée par une
personne indépendante du caissier? L'identité du
D53 destinataire est-elle toujours vérifiée (p. ex. sur la base
de ses documents d'identité) et sa signature est-elle
toujours obtenue en guise d'accusé de réception des
fonds?

E. COMMUNICATION, INFORMATION, LOGISTIQUE, SÉCURITÉ


Des procédures permettent-elles de garantir que toute la
E1 documentation ayant un impact financier est
immédiatement transmise au service comptable?

Tous les ordinateurs et serveurs sont-ils protégés par un


E2 système de sécurisation des données (antivirus, pare-
feu, antispam) à jour?

Des codes d'accès/mots de passe sont-ils utilisés pour


toutes les applications sensibles, dont les systèmes
comptables ou systèmes de paiement?
E3
L'organisation possède-t-elle d'une liste à jour de toutes
les personnes disposant de droits d'accès à ces
applications?

Les données électroniques sont-elles fréquemment


E4 sauvegardées? Ces sauvegardes sont-elles conservées
en lieu sûr?

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LISTE DE CONTRÔLE «CONTRÔLE INTERNE» Oui Non S. o.1 Commentaires/remarques

En cas de perte de données électroniques suite à une


panne informatique, ces sauvegardes vous
E5
permettraient-elles de restaurer rapidement les
données?
Des mesures de sécurité sont-elles en place pour
E6
protéger les ordinateurs du projet contre le vol?

L'accès aux bureaux, et notamment aux pièces où sont


E7 conservés les documents et données financiers, est-il
dûment sécurisé?

Le système de classement et d'archivage permet-il de


retrouver rapidement tous les documents? Ce système
E8
serait-il facilement utilisable par des personnes qui ne
sont pas familières du projet?

E9 Existe-t-il un index de classement et d'archivage à jour?

Chaque document/dossier/carton d'archive est-il


E10 étiqueté avec une référence à cet index de classement
et d'archivage?
Tous les documents de projet archivés sont-ils à l'abri
E11
des incendies et inondations?
Les conditions d'archivage sont-elles de nature à
empêcher la dégradation des documents au fil du temps,
E12
du moins pendant une période de 7 ans après le
versement du solde du projet/programme?

F. ACTIVITÉS DE SUIVI
La direction passe-t-elle régulièrement en revue les
F1 contrôles internes du projet ainsi que les changements
qui y ont été apportés?
La direction a-t-elle pris des mesures de suivi
F2
concernant :
- les rapports d'audit interne ;
- les rapports d'audit externe ;
de manière à remédier à toutes les lacunes détectées?

G. ACTIVITÉS DE COORDINATION
(si votre organisation coordonne les activités d'autres
entités/participants/partenaires au projet) :

En tant qu'organisation coordinatrice, avez-vous obtenu


G1 des garanties appropriées concernant les contrôles
internes appliqués par d'autres partenaires de projet?

Obtenez-vous et vérifiez-vous régulièrement les rapports


G2
financiers de projet établis par ces autres partenaires?

Contrôlez-vous régulièrement ces rapports financiers en


les comparant aux budgets et demandez-vous des
G3
explications au participant/partenaire en cas d'écarts
significatifs?

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LISTE DE CONTRÔLE «CONTRÔLE INTERNE» Oui Non S. o.1 Commentaires/remarques

Vérifiez-vous les rapports financiers soumis par les


G4 partenaires de projet en fonction des pièces
justificatives?
Si oui, dans quelle mesure? (à 100%? sur la base d'un
G5
échantillon?)
Avez-vous procédé à des contrôles sur site du travail
G6 effectué par les participants/partenaires que vous
coordonnez?

Préparé par : Nom, fonction, signature, date

Approuvé par : Nom, fonction, signature, date

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Annexe PIIM2-1 : PARTIE II - MODULE 2 - LISTE DE CONTRÔLE «DOCUMENTATION»

LISTE DE CONTRÔLE «DOCUMENTATION» Oui Non S. o.2 Commentaires/remarques

A. PASSATION DE MARCHÉS
Dossier d'appel d'offres, appel à propositions, cahier
A1 des charges, instructions aux soumissionnaires, termes
de référence et autres documents analogues
A2 Copie des publications effectuées
Copie des invitations envoyées aux participants, avec
A3
une preuve d'envoi/un accusé de réception
Si des informations complémentaires sont envoyées
aux participants concernant l'appel d'offres, copie de
A4
ces informations complémentaires, avec preuve de leur
envoi simultané à tous les participants

PV de visite du terrain/Certificat de visite des lieux pour


A5
la cas des marchés des travaux

Offres techniques et financières reçues de tous les


A6 participants à l'appel d'offres, y compris celles des
soumissionnaires non retenus

A7 Factures pro-forma - Remarque (1)


Rapport signé de l'ouverture des offres et liste de
contrôle jointe (y compris le registre de réception des
A8
offres pour vérifier le respect de la date limite de
réception des offres)
A9 Rapport d'évaluation signé et liste de contrôle jointe

Déclarations d'objectivité et de confidentialité signées


par les personnes qui ont préparé le dossier d'appel
A10
d'offres ainsi que par les membres des comités
d'ouverture et d'évaluation des offres (si applicable)

A11 Proposition d'adjudication du contrat - Remarque (2)


Lettre d'approbation de l'adjudication du contrat par
A12
l’Agence des Nations Unies - Remarque (2)
Lettres de notification des résultats de l'appel d'offre
A13
aux soumissionnaires retenus et non retenus

B. ADJUDICATION DE CONTRATS
Contrat de fournitures, de services ou de travail signé
B1
avec le fournisseur/prestataire/contractant
Contrat de subvention signé avec le bénéficiaire -
B2
Remarque (3)
Copie des garanties bancaires et autres, si le contrat
B3
l'exige

C. EXÉCUTION

2
Sans objet.
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Documents de livraison, émanant de préférence d'un


tiers (p. ex. bordereau de livraison du fournisseur,
C1
documents de transport ou documents douaniers dans
le cas de marchandises importées)

- Ordre de service de démarrage ;


C2 - Ordre(s) d’arrêt de travaux ; et
- Ordre(s) de reprise de travaux.

Procès-verbaux de réception provisoires/finals des


C3
fournitures

C4 Certificats de réception provisoires/finals des travaux

Rapport sur les services fournis, dûment approuvé et


C5
daté (un certificat d’acceptation du rapport est joint)

Rapport d'exécution de la subvention, dûment approuvé


C6
et daté - Remarque (3)

Factures officielles et originales du fournisseur -


C7
Remarque (4)

C8 Notes de crédit, le cas échéant - Remarque (5)

Les factures/notes de crédit obtenues comportent-elles


C9
au moins les informations suivantes :

- le nom officiel et l'adresse du siège du fournisseur,


ainsi que ses coordonnées (p. ex. téléphone, fax, e-
mail, site web) ?
- le numéro d'immatriculation officiel du fournisseur
dans le pays où il est établi (p. ex. NIF et Carte
Statistique)?
- le numéro de compte bancaire du fournisseur ?
- l'identité de l'entité ou du projet auquel la facture est
adressée ?
- une description (liste) détaillée des articles vendus et
de leurs prix unitaires ?

- si la facture se rapporte à certains articles


spécifiquement identifiables, les numéros
d'identification uniques de ces articles ?
- Remarque (6)
- le montant total à payer, avec mention distincte du
montant de la TVA ou d'autres taxes à la vente?
Les factures/notes de crédit obtenues sont-elles
C10
originales ?
Les factures/notes de crédit obtenues sont-elles
C11
acquittées ?

D. TRÉSORERIE ET DOCUMENTS BANCAIRES

Relevés bancaires officiels émis par la banque pour


D1
tous les paiements et recettes

Livre ou registre de caisse et reçus connexes -


D2
Remarque (7)

Madagascar │Page 100


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D3 Livre ou registre de banque - Remarque (8)

E. DOCUMENTS DE PAIEMENT

Demandes de paiement reçues du fournisseur -


E1
Remarque (9)

Relevés bancaires, mentionnant le bénéficiaire, le


E2
numéro de compte et le montant versé
Copies des chèques signées par les bénéficiaires ayant
E3 une fonction d’accusé de réception (en cas de paiement
par chèque)
En cas de paiement en espèces, accusé de réception
E4
du paiement, signé par le bénéficiaire.

F. FRAIS DE PERSONNEL

Registre du personnel, répertoriant les employés avec


F1 les données les concernant (données d'identification de
la personne, état civil, fonction, titre, etc.)

Contrats d'embauche/de travail signés et avenants à


F2
ceux-ci

Liste des calculs de paie pour chaque période de


F3
référence

F4 Fiches de paie (établies à des fins fiscales et internes)

Copies des déclarations rentrées auprès des autorités


compétentes concernant les cotisations sociales, les
assurances sociales, les taxes retenues à la source et,
F5
en général, toutes autres déclarations à rentrer aux
autorités du pays en relation avec les contributions
obligatoires liées aux salaires

F6 Preuve de paiement des salaires nets aux employés


Preuve de paiement des taxes liées aux salaires et des
F7 cotisations sociales aux autorités nationales
compétentes
F8 Déclarations de congé

En cas de résiliation du contrat d'emploi, documentation


concernant les indemnités de licenciement, preuves
F9
que celles-ci sont légales et ne sont pas excessives et
preuve de leur paiement

En cas de paiement des coûts liés au personnel


F10
détaché par d'autres entités (ministères, …) :

- liste du personnel concerné


- copie des accords relatifs aux paiements effectués

- calcul des montants versés


- preuve de paiement

G. FRAIS DE MISSION ET DE DÉPLACEMENT REMBOURSABLES

Madagascar │Page 101


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Ordre de mission approuvé par la personne habilitée,


avec mention de la date/du lieu de la mission, de la
personne envoyée en mission et du numéro de la
plaque du véhicule à utiliser. Un ordre de mission doit
G1 donc être nominatif et être visé, dans la mesure du
possible, au départ, au passage et à l’arrivée afin de
démontrer le déplacement effectif de l’agent. Un ordre
de mission collectif doit mentionner les noms des
missionnaires - Remarque (10)
G2 Termes de référence de la mission - Remarque (11)

Rapport de mission dument validé par le supérieur


G3
hiérarchique ou le chargé du projet - Remarque (12)
Décompte des frais de mission et des indemnités
journalières (per diems) acquitté par le bénéficiaire
cohérent avec la dernière version de la grille des per
G4
diems partagée (distance couverte par le voyage plus
de 5km et absence de domicile de plus de 8h) -
Remarque (13)
G5 Factures de transport - Remarque (14)
Souches ou billets des moyens de transport -
G6
Remarque (14)
Notes d'hôtel et factures des autres frais sur le lieu de
G7
la mission - Remarque (15)
Liste de présence signée par les participants et le
G8 responsable de l’évènement en question (atelier,
formation, séminaire, …) - Remarque (16)

H. FRAIS DE TRANSPORT
Ticket ou billet ou reçus (factures acquittées) provenant
H1 des compagnies ou coopératives de transport (avion,
taxi-brousse, taxi etc.) - Remarque (17)
Carte(s) d’embarquement pour chaque trajet aérien -
H2
Remarque (18)

Preuve de paiement du billet ou de la facture du moyen


H3
de transport - Remarque (19)
Etat de paiement en bonne et due forme, dûment
acquitté par les bénéficiaires et décomptes des frais
H4 pour les déplacements à pieds (cohérence des calculs
avec les taux de la Grille de remboursement des frais
de déplacement et des per diems ).

I. LOCATION DE VEHICULE
Trois factures pro-forma au minimum ou dossier de
I1 consultation des fournisseurs (prix, destination,
diverses conditions, …)
I2 Note ou procès-verbal sur le choix du fournisseur
Contrat de location dument signé par les deux parties
I3
prenantes

I4 Facture en bonne et due forme certifiée et acquittée

J. ACHAT DE CARBURANT

Factures ou reçus de la compagnie pétrolière (station-


J1
service) - Remarque (20)

Madagascar │Page 102


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Liste des véhicules dont les frais de fonctionnement


J2
sont pris en charge par le projet

J3 Ordre de mission avisé et certifié (visa de passage)

Le carnet de bord (Log book) signé par le chauffeur et


J4
dûment émargé par le passager - Remarque (21)

K. RESTAURATIONS ET PAUSE-CAFE
Trois factures proforma au minimum ou dossier de
K1
consultation des fournisseurs.
Note ou procès-verbal sur le choix du fournisseur
K2 (Veiller au respect de la dernière version de la grille des
per diems partagée)
Bon de commande et facture en bonne et due forme
K3
dûment acquittée
Liste de présence signée aussi bien par les participants
K4 que par le responsable de l’évènement en question
(atelier, formation, séminaire, …) - Remarque (22)

L. ACTIFS
L1 Registre des immobilisations - Remarque (23)

Listes d'inventaire et registres d'inventaire permanent -


L2
Remarque (24)

Demandes approuvées de sortie de marchandises des


L3
registres d'inventaire permanent

Liste des véhicules dont les coûts de fonctionnement


L4
sont réglés par le projet

L5 Carnet de bord des véhicules - Remarque (25)

L6 Registre des actifs loués (si applicable)

Déclarations de transfert de propriété d'équipements au


L7
bénéficiaire final (à la fin du projet)

M. COMPTABILITÉ
M1 Comptes du grand livre et bilans de vérification
M2 Tous les rapprochements comptables, dont :
- réconciliations bancaires - Remarque (26)
- formulaires de calcul et rapprochements de la caisse
- listes d'inventaire physique
- analyse et rapprochement de chaque élément d'actif
ou de passif, montrant le détail du contenu du compte

Rapports financiers des partenaires de projet ou


M3
d'autres entités d'exécution du projet

N. AUTRES

Madagascar │Page 103


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Si des litiges sont en instance concernant le projet,


N1 dossier juridique par litige contenant les courriers,
décisions de justice et autre documentation pertinente

Préparée par: Nom, fonction, signature, date

Approuvée par: Nom, fonction, signature, date

REMARQUES
1 Dans le cas de certains marchés de fournitures, il est fréquent que le fournisseur soumette son offre sous la forme d'une
facture pro-forma suite à la consultation de plusieurs fournisseurs (généralement au moins trois fournisseurs mais il arrive
que ce soit impossible de pouvoir identifier trois fournisseurs, le PE doit documenter les raisons sous-jacentes).
2 Pour les cas où les procédures du projet exigent l'approbation ex-ante de l'adjudication du contrat par l’Agence des
Nations Unies
3 En cas de subventions secondaires dans le cadre du projet ou du programme
4 Notez que c'est de la facture officielle qu'il s'agit, et non de la facture pro-forma (qui n'est pas une facture officielle mais
uniquement une offre de prix).
5 Une note de crédit est une facture officielle avec un montant négatif (facture d’avoir). Les notes de crédit sont
généralement utilisées pour apporter une correction à un montant déjà facturé.
6 Par exemple, numéro de série du véhicule en cas d'achat d'un véhicule, ou numéro d'immatriculation de celui-ci pour
l’achat de carburant
7 Un modèle de registre de caisse est fourni en annexe PIIM6-1

8 Un modèle de registre de banque est fourni en annexe PIIM6-3


9 Si aucune facture n'est établie, p. ex. demandes d'avances
10 Un ordre de mission est un document autorisant un personnel à effectuer une tâche spécifique, pour une durée limitée et
à un lieu précis, autre que son lieu de travail normal ou habituel. Les ordres de mission ont pour but de prouver que la
mission a été dûment autorisée et est dans l'intérêt du projet.

11 Les TDR sont un document de mission ou d’une activité que l’on envisage de réaliser, et qui précisent la finalité et les
fonctions de la mission ou de l’activité, son étendue et ses limites.

12 Un rapport de mission est un document rédigé par la personne qui a effectué la mission, expliquant ce qu'elle a accompli.
Le but d'un rapport de mission consiste à prouver que le travail a bel et bien été effectué et était dans l'intérêt du projet.
13 Une note de frais est une déclaration, établie par la personne qui a effectué la mission, détaillant les frais de mission dont
elle demande le remboursement.

14 Ces documents prouvent le déplacement, en cas de déplacement par les transports publics autres que l'avion (p. ex. train
ou bus ou taxi).
15 Les notes d'hôtel et factures pour les autres coûts consentis sur le lieu de la mission ne sont pas nécessaires pour
prouver les coûts si les frais de mission sont remboursés au moyen d'une indemnité forfaitaire ou per diem. Il peut
toutefois être utile de les conserver car elles peuvent servir à prouver la présence de la personne sur le lieu de la mission
aux dates prévues.

16 Des listes de présence signées peuvent être utiles pour démontrer la présence des participants à une séance de
formation. Elles peuvent servir à prouver les frais remboursés aux participants. Elles peuvent également montrer que la
formation a bien eu lieu.

Madagascar │Page 104


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17 A vérifier la cohérence des dates et des lieux de destination sur le ticket ou le billet par rapport à la période et les localités
de réalisation des activités selon l’Ordre de mission.

18 En l’absence de carte d’embarquement pour les voyages internationaux par avion, une copie des tampons d’entrée et de
sortie de l’aéroport apposés sur le passeport ainsi qu’une copie du visa peuvent faire foi.
Pour les voyages par avion à l’intérieur du pays, il est primordial de veiller à garder la carte d’embarquement comme
preuve de réalisation du voyage sinon une confirmation de la compagnie aérienne est nécessaire en cas de perte de
ladite carte.
19 Au cas où il serait impossible d’obtenir une preuve de paiement de la part du transporteur, prière d’utiliser le formulaire de
note de frais de transport fournie en annexe PIIM2-2.

20 Les pièces justificatives (factures ou reçus) doivent au minimum comporter les informations suivantes :
- le numéro de la plaque minéralogique du véhicule bénéficiaire ;
- la date ;
- le nom du projet ou du partenaire ;
- le cachet de la station et la signature de l’agent serveur ;
- le nombre de litres de carburant acheté ;
- le prix unitaire ; et
- le montant total à payer.
21 Le carnet de bord de chaque véhicule doit reprendre les informations suivantes : la nature et la marque du véhicule, le
numéro de plaque minéralogique, le nom de l’utilisateur, le motif de chaque déplacement, les parcours effectués, les
kilométrages journaliers, les quantités de carburant versées dans le réservoir, le prix payé pour chacune de ces quantités
ainsi que la consommation moyenne. Un modèle de carnet de bord est fourni en annexe PIIM4-4
22 La liste de présence devrait contenir au minimum les informations suivantes :
- nom du bailleur de fonds (l’Agence des Nations Unies) ;
- date de l’évènement (atelier, formation, workshop, réunion, séminaire, …) ;
- lieu de l’évènement (atelier, formation, workshop, réunion, séminaire, …) ;
- objet de l’évènement (atelier, formation, workshop, réunion, séminaire, …) ; et
- noms complets des participants, titres et fonctions, émargement.
23 Un modèle de registre des immobilisations est fourni en annexe PIIM4-2.
24 Un modèle de registre d'inventaire permanent est fourni en annexe PIIM4-3.
25 Un modèle de carnet de bord des véhicules/moto est fourni en annexe PIIM4-4.
26 Un modèle de réconciliation bancaire est fourni en annexe PIIM6-4.

Madagascar │Page 105


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Annexe PIIM2-2 : PARTIE II - MODULE 2 – NOTE DE FRAIS DIVERS, DE PETITS ACHATS OU DES
FRAIS DE DEPLACEMENT

[logo de l’Agence des Nations Unies]

NOTE DE FRAIS DIVERS PETITS ACHATS/DEPLACEMENT

Date : …………………………………………………………………………………....................……..
Fournisseur/Transporteur : ………………………………………………………………………………
Objet : ………………………………………………………………………………………………………

Montant en
Désignation Quantité Prix Unitaire
Ariary

Montant total

Montant total en Ariary (en toutes lettres) : ……………………………………………….…………....


……………………………………………………………………………………………………...………..

Signature Fournisseur/ Signature Bénéficiaire Certification Responsable


Transporteur Partenaire d’Exécution

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Annexe PIIM3-1 : PARTIE II - MODULE 3 – TABLEAU DES PROCÉDURES APPLICABLES AUX


PROJETS FINANCES PAR l’AGENCE DES NATIONS
UNIES A MADAGASCAR

MARCHE MONTANT DU MARCHÉ PROCÉDURE À APPLIQUER

Procédure d'appel d'offres ouvert, suivant publication d'un


≥ 10 000 000 MGA
avis de marché dans la presse nationale uniquement

SERVICES Procédure négociée concurrentielle suivant envoi


< 10 000 000 MGA et > 300 000
d'invitations à soumissionner une offre à 3 fournisseurs au
MGA
moins (sans publication) – Note 2

≤ 300 000 MGA Offre unique (consultation d’un seul fournisseur) – Note 3

Procédure d'appel d'offres ouvert, suivant publication d'un


≥ 10 000 000 MGA
avis de marché dans la presse nationale uniquement

FOURNITURES Procédure négociée concurrentielle suivant envoi


< 10 000 000 MGA et > 300 000
d'invitations à soumissionner une offre à 3 fournisseurs au
MGA
moins (sans publication) – Note 2
≤ 300 000 MGA Offre unique (consultation d’un seul fournisseur) – Note 3

Procédure d'appel d'offres ouvert, suivant publication d'un


≥ 20 000 000 MGA
avis de marché dans la presse nationale uniquement

Procédure négociée concurrentielle suivant envoi


TRAVAUX < 20 000 000 MGA et > 2 000 000
d'invitations à soumissionner une offre à 3 fournisseurs au
MGA
moins (sans publication) – Note 2

≤ 2 000 000 MGA Offre unique (consultation d’un seul fournisseur) – Note 3

Notes:
1 L’agence des Nations Unies, selon ses procédures peut décider de procéder à l’acquisition de
certains biens, services ou travaux spécifiques.
2 Dans la procédure négociée concurrentielle, le PE invite les candidats de son choix à soumettre une
offre. A l’issue de cette procédure, il retient l’offre techniquement conforme qui présente le meilleur
rapport qualité/prix pour les services, et l'offre la moins-disante pour les fournitures et les travaux.
3
Voir exigences contractuelles minimales au niveau du module 3.
4 Si l’approvisionnement directe en biens et services par l’Agence n’est pas le choix le plus pratique ou
approprié, l’Agence peut confier les achats aux PE gouvernementaux ou ONGs à qui des fonds seront
transférés. Dans un tel cas et pour les achats d’une valeur supérieure ou égale à 2 500 USD,
l’Agence effectue une évaluation de la capacité d’approvisionnement en biens et services du PE. En
fonction du résultat de l’évaluation, l’Agence doit planifier et mettre en place un système de suivi
renforcé et de vérification du processus d’achat et de l’utilisation de ces biens/services. Cette
évaluation peut s’appuyer sur les résultats de la section « Passation des marchés » de la micro-
évaluation, ou en cas de nécessité d’une évaluation approfondie, utiliser le modèle proposé ci-après :

Madagascar │Page 107


Évaluation de la fonction approvisionnement
Remarque : Cette évaluation de la fonction approvisionnement est utilisée lorsque des partenariats avec
un partenaire gouvernemental ou ONG, exigent l'achat de services ou de fournitures de plus de 2 500
$US et qu'une micro-évaluation n'est pas disponible ou requise pour ce PE. Cependant, l’agence peut
aussi utiliser ce document d’évaluation pour confirmer ou infirmer le constat initial de la micro-
évaluation en cas de doute raisonnable sur l’évolution de la capacité du partenaire à gérer les
approvisionnements.

Instructions :
1. Fournir le modèle au partenaire pour le compléter ou le compléter au moyen d'une entrevue
avec le personnel des approvisionnements/des opérations/des finances du PE.
2. Examinez la réponse et obtenez la preuve des déclarations, le cas échéant.
3. Pour chaque question, assigner un niveau de risque faible ou élevé selon la réponse.
4. Si l'évaluation entraîne un risque significatif ou élevé, l'UNICEF devrait procurer directement les
biens/services.
5. Si l'évaluation entraîne un risque significatif ou élevé et que l’Agence des Nations Unie autorise
le PE à procéder à des achats de grande valeur, l’Administrateur de programme documente le
fondement de la décision, les mesures d'atténuation des risques mises en place et assure
l’obtention de l'approbation du Gestionnaire du budget selon la table d'autorité dans l’agence,
ou de la personne responsable à délivrer une telle autorisation au sein de l’Agence.

Partenaire de mise en œuvre : Date :


Pour
Question Brève description ou lien Répartition des
Oui/Non/NA l'Agence
d'approvisionnement vers la politique points
NU
1. Le PE a-t-il des politiques et
des procédures
d'approvisionnement écrites ?
2. Le PE exige-t-il des
autorisations écrites ou
systématisées pour les achats
ayant des contrôles d'accès Oui à
adéquats et une séparation faible
des tâches/responsabilités risque
entre la saisie des bons de (1 point)
commande, l'approbation et la / Non et
réception des biens et services risque
? élevé (4
3. Le PE exige-t-il points)
suffisamment d'approbations
avant de signer un contrat
conformément à son tableau
de pouvoir de décision ?
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Partenaire de mise en œuvre : Date :


Pour
Question Brève description ou lien Répartition des
Oui/Non/NA l'Agence
d'approvisionnement vers la politique points
NU
4. Le PE suit-il un processus
bien défini d’identification et
de pré-qualification des
fournisseurs, ou effectue-t-il
un mode
d’approvisionnement formel
incluant une large diffusion
des appels d’offres ?
5. Le PE suit-il un processus
bien défini pour assurer un
processus d'appel d'offres et
d'évaluation sûr et
transparent ?
6. Lorsqu'une demande
d'appel d'offres officielle a été
publiée, le PE attribue-il le
contrat sur une base
prédéfinie énoncée dans la
documentation de sollicitation
en tenant compte de l’offre
technique et financière ?

Points de risque moyens

Nombre moyen de Évaluation


points des risques
4 Elevé
3 Significatif
2 Modéré
1 Faible

Préparé par :

Nom et date du Responsable Nom et date de l’Administrateur de


habilité du Partenaire Programme de l'Agence

Madagascar │Page 109


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En cas de risque significatif ou élevé, si le Bureau décide d'autoriser le PE à faire des achats directs,
veuillez fournir les fondements de la décision et les mesures prises pour atténuer les risques :

Fondements de la décision :

Mesures d'atténuation :

Approuvé par

Date Représentant Adjoint - Programme

Madagascar │Page 110


Annexe PIIM4-1 : PARTIE II - MODULE 4 – MODÈLE «TRANSFERT D'ACTIFS»

TRANSFERT DE PROPRIÉTÉ D'ÉQUIPEMENTS, DE MATÉRIEL ET D'ACTIFS

Nom du projet : ___________________________________________________________


Numéro du projet : ___________________________________________________________

À compter de la date de ce document, les équipements, les matériels et les actifs répertoriés ci-dessous
sont transférés aux conditions suivantes :

Organisation (A) dont les actifs sont transférés :


Nom de l'organisation qui transfère l'équipement : ___________________________________________
Nom de la personne responsable : _______________________________________________________
Fonction :
___________________________________________________________________________

Organisation (B) à laquelle les actifs sont transférés :


Nom de l'organisation à laquelle l'équipement est transféré : ___________________________________
Nom de la personne responsable : _______________________________________________________
Fonction :
___________________________________________________________________________

Equipements, matériels et actifs objet de transfert :

Numéro Coût d'achat


Description de l'article Numéro d'identification(1) Quantité
de l'article d'origine

(1) Si l'article transféré possède un numéro d'identification unique, veuillez l'indiquer (p. ex. numéro de châssis d'un véhicule,
numéro de série d'un ordinateur, numéro de plaque signalétique, etc.).

Les deux parties reconnaissent qu'une fois ce transfert de propriété effectif, tous les droits et obligations
relatifs à l'équipement et au matériel sont transférés à (insérer le nom de l'organisation à laquelle sont
transférés les actifs). Si les actifs concernés requièrent une immatriculation administrative et le
paiement de taxes (p. ex. immatriculation de véhicules ou enregistrement de bâtiments), (insérer le nom
de l'organisation à laquelle les actifs sont transférés) s'engage à effectuer toutes les formalités
nécessaires en relation avec lesdits actifs et à payer les taxes en question. (Insérer le nom de
l'organisation à laquelle les actifs sont transférés) accepte également de permettre à l’Agence des
Nations Unies ou aux auditeurs désignés par celui-ci d'accéder aux actifs aux fins de contrôler le projet
susmentionné.

Fait à ____________________________________ (lieu) le ________________________ (date)

Organisation A Organisation B

Nom, titre, signature Nom, titre, signature


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Annexe PIIM4-2 : PARTIE II - MODULE 4 – MODÈLE «REGISTRE D'ACTIFS»

REGISTRE DES IMMOBILISATIONS

NOM DU PE/PROJET : ___________________________________________________________________________

Référence à Date ou Département Personne


Catégorie Description Numéro de Coût
N° la facture mois ou service responsable de
d'actifs(1) de l'article(2) l'étiquette(3) d'achat(4)
d'achat(5) d'achat utilisateur l'actif(6)

Montant total 0.00

Date Approbation Superviseur

REMARQUES

(1) Indiquez la catégorie de l'actif (véhicule, ordinateur, etc.). Si des catégories d'immobilisations sont spécifiées
dans le budget de projet, utilisez-les.
(2) Fournissez une description permettant de facilement reconnaître l'actif. Pour les actifs présentant un numéro
d'identification (p. ex. voitures, ordinateurs, etc.), mentionnez-le ici.
(3) Indiquez le numéro interne unique vous permettant de reconnaître l'actif. Ce numéro doit être inscrit sur une
étiquette physiquement apposée sur l'article concerné.
(4) Indiquez le coût des actifs, tel que mentionné sur la facture d'achat. Le montant indiqué ici doit correspondre à
celui figurant dans les registres comptables du projet.
(5) Indiquez la référence comptable sous laquelle vous avez enregistré la facture d'achat liée à l'actif.
(6) Il doit s'agir de la personne qui a signé la Déclaration de responsabilité pour l'actif.

Madagascar │Page 112


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Annexe PIIM4-3 : PARTIE II - MODULE 4 – MODÈLE «FICHE D'INVENTAIRE PERMANENT»

REGISTRE D'INVENTAIRE PERMANENT

NOM DU PROJET : ___________________________________________________________________________


DESCRIPTION DE L'ARTICLE : _________________________________________________________________
RÉFÉRENCE DE L'ARTICLE : __________________________________________________________________

Quantités
Numéro de Description du
Date Quantité d'entrée Quantité de sortie Solde courant
la note mouvement

Date Approbation Superviseur

Madagascar │Page 113


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Annexe PIIM4-4 : PARTIE II - MODULE 4 – MODÈLE «LIVRE DE BORD D'UN VÉHICULE/MOTO»

TYPE ET MARQUE DU VÉHICULE/MOTO : ______________________________________________________________________________________________

NUMÉRO DE CHÂSSIS DU VÉHICULE/MOTO : ___________________________________________________________________________________________

NUMÉRO D'IMMATRICULATION DU VÉHICULE/MOTO : ___________________________________________________________________________________

Litres
Descri Person de
Conso Coût
ption ne carbur Coût
Nom Kilomé Numér m. des Coût
et ayant Compt ant des
du Compt trage Montan o de la carbur entreti des Autres
Date motif autoris eur injecté conso
chauffe eur fin parcou t payé facture ant ens et assura coûts
du é le début s dans mmabl
ur ru / note (litres/1 réparat nces
déplac déplac le es
00 km) ions
ement ement réserv
oir

Totaux

Date Approbation Superviseur

Madagascar │Page 114


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Annexe PIIM5-1 : PARTIE II - MODULE 5 – MODÈLE «LISTE DE PRÉSENCE À UN


SÉMINAIRE/FORMATION/ATELIER»

LISTE DE PRÉSENCE À UN SÉMINAIRE/FORMATION/ATELIER

NOM DU PE : _______________________________________________________________________________________

NOM DU PROJET : __________________________________________________________________________________


INTITULÉ DU SÉMINAIRE : ___________________________________________________________________________

SÉMINAIRE TENU À (indiquer le lieu) : __________________________________________________________________


DATE : ____________________________________________________________________________________________
MATIN/APRÈS-MIDI (préciser) : ________________________________________________________________________

Nom du Fonction du Coordonnées du Signature à Signature au


N° Observations
participant participant participant l'arrivée départ

10

11

12

13

14

15

Date Approbation Superviseur

Madagascar │Page 115


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Annexe PIIM5-2 : PARTIE II - MODULE 5 – MODÈLE (1) «RELEVÉS DES HEURES DE TRAVAIL»

RELEVÉ D'HEURES

NOM DE L'ORGANISATION OU ENTITÉ :


NOM DU PROJET :
NOM DE LA PERSONNE :
FONCTION :
PÉRIODE COUVERTE :

Description Heures 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Projet A -
tâche n° 1
Projet A -
tâche n° 2
Projet B -
tâche n° 1
Projet B -
tâche n° 2
Projet C -
tâche n° 1
Projet C -
tâche n° 2

Total
quotidien

Nbre
0
d'heures :

Nbre de
0
jours :

SIGNATURE : _____________________________________________________________________________

DATE : __________________________________________________________________________________

APPROBATION : __________________________________________________________________________

NOM : ___________________________________________________________________________________
FONCTION : ______________________________________________________________________________
DATE : __________________________________________________________________________________

Notes explicatives

- Ce modèle peut être utilisé dans les cas où une personne est employée sur plusieurs projets ou tâches au cours d'une même période.

- Pour éviter les erreurs, il peut être utile de surligner les week-ends ou les jours fériés.

- Si vous préférez utiliser des relevés d'heures avec une périodicité de moins d'un mois (toutes les semaines ou toutes les deux semaines), veuillez adapter le modèle en conséquence.
- Si votre organisation possède son propre système interne de saisie des temps, vous pouvez également l'utiliser. Si vous utilisez des formulaires différents pour les projets financés par l'agence des Nations Unies, les
heures qui y sont consignées doivent correspondre à celles de votre système interne de saisie des temps.

Madagascar │Page 116


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Annexe PIIM5-3 : PARTIE II - MODULE 5 – MODÈLE (2) «RELEVÉS DES HEURES DE TRAVAIL»

RELEVÉ D'HEURES

NOM DE L'ORGANISATION OU ENTITÉ :


NOM DU PROJET :
NOM DE LA PERSONNE :
FONCTION :
PÉRIODE COUVERTE :

Jours
Description 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
ouvrés

Jours
ouvrés pour
le projet
Jours de
congé

SIGNATURE : _____________________________________________________________________________

DATE : __________________________________________________________________________________

APPROBATION : __________________________________________________________________________

NOM : ___________________________________________________________________________________
FONCTION : ______________________________________________________________________________
DATE : __________________________________________________________________________________

Notes explicatives

- Ce modèle peut être utilisé dans les cas où une personne est employée à temps plein exclusivement pour le projet.

- Pour éviter les erreurs, il peut être utile de surligner les week-ends ou les jours fériés.

Madagascar │Page 117


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Annexe PIIM6-1 : PARTIE II - MODULE 6 – MODÈLE «LIVRE DE CAISSE»

REGISTRE DE CAISSE

NOM DE L'ENTITE : _______________________________________________________________________


BUREAU ou SOUS-BUREAU : ______________________________________________________________
NOM DU CAISSIER : ______________________________________________________________________
DEVISE : ________________________________________________________________________________

Numéro
Imputation Solde
Date Sequence de la Description Recettes Paiements Obs.
comptable progressif
note/PJ

Préparé par Approuvé par

Date Date

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Annexe PIIM6-2 : PARTIE II - MODULE 6 – MODÈLE «FORMULAIRE DE COMPTAGE»

FORMULAIRE DE COMPTAGE DE CAISSE

NOM DE L’ENTITE : _____________________________________________________________


BUREAU ou SOUS-BUREAU : ____________________________________________________
NOM DU CAISSIER : ____________________________________________________________
DEVISE : ______________________________________________________________________
DATE ET HEURE DE COMPTAGE : ________________________________________________

Nominal Montant disponible


Billets
10000 x =
5000 x =
2000 x =
1000 x =
500 x =
200 x =
100 x =
Sous-total (A)

Monnaie 50 x =
20 x =
10 x =
5 x =
Sous-total (B)

Espèces totales
disponibles
(C)=(A)+(B)

Solde conformément
au livre de caisse (D)

Écart (E )= (C ) - (D)(1)

Préparé par (Nom, fonction, signature, date) :

Approuvé par (Nom, fonction, signature, date) :

(1) Si l'écart est différent de zéro, rapprochez-le.

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Annexe PIIM6-3 : PARTIE II - MODULE 6 – MODÈLE «LIVRE DE BANQUE»

REGISTRE DE BANQUE

NOM DE L'ENTITE : __________________________________________________________________________


BUREAU ou SOUS-BUREAU : _________________________________________________________________
NOM DU COMPTABLE : ______________________________________________________________________
NUMERO DU COMPTE BANCAIRE : ____________________________________________________________
DEVISE : ___________________________________________________________________________________

Numéro
Imputation Solde
Date Sequence du Description Recettes Paiements Obs.
comptable progressif
chèque/virement

Préparé par Approuvé par

Date Date

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Annexe PIIM6-4 : PARTIE II - MODULE 6 – MODÈLE «RECONCILIATION BANCAIRE»

RÉCONCILIATION BANCAIRE

NOM DU PROJET : _______________________________________________________________________________


NOM DU COMPTE BANCAIRE : ____________________________________________________________________
N° DU COMPTE BANCAIRE : ______________________________________________________________________
DEVISE DU COMPTE : ____________________________________________________________________________
DATE DE RÉCONCILIATION DU SOLDE : ____________________________________________________________

Montant
Référence
Date Description dans la
de la note
devise

1 Solde mentionné dans les registres comptables du


projet
2 Entrées non encore débitées ou créditées par la
banque :
2.1. Chèques émis, non encore débités par la
banque :

2.2. Paiements effectués, non encore débités


par la banque :

2.3. Recettes enregistrées, non encore créditées par la


banque :

3 Entrées débitées/créditées par la banque, non


encore enregistrées :
3.1. Intérêts ou charges crédités/débités, non
encore enregistrés :

3.2. Montants débités par la banque, non


encore enregistrés :

3.3. Autres :

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4 Solde mentionné sur les relevés


bancaires

Préparé par (Nom, fonction, signature, date) :

Préparé par (Nom, fonction, signature, date) :

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Annexe PIIM7-1 : PARTIE I - MODULE 7 – MODÈLE DE BUDGET


Budget Estimatif de …………………………….……………..………………………………. (intitulé de l'activité / la tranche)
Periode: ………….……………………………….
Partenaire d'Exécution: ……………………………………………..…………………………………
Programme : ………………………………...…………………………………………………………..
Projet : ……………………………………………………………………………...………..……………
Activité(s) :
- ………………………………………………………………………………………………………………
- ………………………………………………………………………………………………………………
- ………………………………………………………………………………………………………………

Résultat(s) attendu(s) :
- ………………………………………………………………………………………………………………
- ………………………………………………………………………………………………………………
- ………………………………………………………………………………………………………………

REGION: Cliquer ici et choisir parmi la liste


DISTRICT
PERIODE DE LA REQUETE
DEVISE MGA
Ce tableau est flexible, vous pouvez ajouter autant de lignes et de colonnes que nécessaires
Budget

Rubrique Nbre
Nbre jours Fréquence Px unitaire Montant Total
personnes
(b) (c) (d) (e)=(a)x(b)x(c)x(d)
(a)

ACTIVITE 1
Rubrique (Indemnité, Transport, Fournitures, …)
Directeurs
Technicien
Chauffeurs
Rubrique
Carburant véhicule
Carburant moto
Autres transports

……………………………..

ACTIVITE 2

……………………………..
……………………………..
……………………………..
……………………………..
……………………………..
……………………………..
……………………………..
……………………………..
TOTAL

Arrêté le présent budget à la somme de (montant en toutes lettres)


………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...…
…………………… (montant en chiffres) …………………………………MGA

Fait à ________________________________________, le __________________________________________________

(signature)

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Annexe PIIM7-1 : PARTIE I - MODULE 7 – MODÈLE DE JOURNAL DES DÉPENSES


Journal des dépenses
Projet/Activités

Montant des Montant des


No PJ Code activité Date Libellé
Dépenses (Ar) Recettes (Ar)

2.1 Activité 1 0 0

2.2 Activité 2 0 0

2.3 Activité 3 0 0

Total 0 0

Solde 0

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Annexe PIIM8-1 : PARTIE II - MODULE 8 – MODÈLE DE RAPPORT FINANCIER

Rapport financier de …………………………….……………..………………………………. (intitulé de l'activité / la tranche)


Periode: ………….……………………………….
Partenaire d'Exécution: ……………………………………………..…………………………………
Programme : ………………………………...…………………………………………………………..
Projet : ……………………………………………………………………………...………..……………
Activité(s) :
- ………………………………………………………………………………………………………………
- ………………………………………………………………………………………………………………
- ………………………………………………………………………………………………………………

Résultat(s) attendu(s) :
- ………………………………………………………………………………………………………………
- ………………………………………………………………………………………………………………
- ………………………………………………………………………………………………………………

REGION: Cliquer ici et choisir parmi la liste Montant Reçu de l'UNICEF

DISTRICT Montant Dépensé


PERIODE DE RAPPORT
Reliquat
DEVISE MGA Cliquer ici et choisir parmi la liste
Ce tableau est flexible, vous pouvez ajouter autant de lignes et de colonnes que nécessaires
Dépenses Ecarts Explications des écarts

Budget prévisionnel Nbre


Rubrique Nbre Fréquen Px Montant
(a) personn
jours ce unitaire (f)=(b)x(c)x(d) (f)=(a)-(f) % = (f)/(a)
es
(c) (d) ( e) x( e)
(b)

ACTIVITE 1
Rubrique (Indemnité, Transport, Fournitures,
…)
Directeurs
Techniciens
Chauffeurs
Rubrique
Carburant véhicule
Carburant moto
Autres transports

ACTIVITE 2

……………………………..
……………………………..
……………………………..
……………………………..
……………………………..
……………………………..
……………………………..
……………………………..
TOTAL

Arrêté le présent budget à la somme de (montant en toutes lettres)


………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...……………………… (montant en
chiffres) …………………………………MGA

Fait à ________________________________________, le __________________________________________________

(signature)

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Annexe PIIM8-2 : PARTIE II - MODULE 8 – MODÈLE DE RAPPORT TECHNIQUE

DATE :
REQUETE No:

1. Description

Programme :
Projet :
Activité(s) : (suivant description du PTA)
Résultats attendus : (suivant description du PTA)
Période et durée :
Région :
Organisme Responsable :
Premier responsable (nom, adresse, tel, mail) :

Montant reçu:
Montant déjà rapporté :
Montant du présent rapport :
Reliquat :

2. Résultats des Activités spécifiques liées à l’activité et Bénéficiaires de la présente requête

2.1. Contexte et justification de l’activité (pourquoi cette activité ? quelle est son importance ?
l’activité est-elle inscrite dans le plan d’action ? Si non, pourquoi entreprendre l’activité)

2.2. Objectifs de l’activité

Objectif général

Objectifs spécifiques

2.3. Description détaillée de l’activité avec explication de la stratégie de mise en œuvre

2.4. Indicateurs d’activité (Désagréger les données par sexe et âge)

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2.5. Activités réalisées (avec constatations et explications des écarts par rapport à la prévision)

2.6. Bénéficiaires

3. LIEU EXACT ET DATE DU DEROULEMENT DE L’ACTIVITE

4. LISTE, PROFIL ET NOMBRE DES PARTICIPANTS.

5. PRINCIPAUX PARTENAIRES

Indiquer les principaux partenaires et leur rôle dans le déroulement de l’activité

6. DIFFICULTES RENCONTREES, MESURES PRISES ET RECOMMANDATIONS

7. BONNES PRATIQUES, LECONS APPRISES, HUMAN INTEREST STORY

8. RAPPORT FINANCIER DETAILLE (joindre à part)

Fait à ___________________________________, le ______________________

(signature)

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Annexe PIIM8-3 : PARTIE II - MODULE 8 – RÈGLES DES DEPASSEMENTS BUDGÉTAIRES

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